Servicios de Padrinazgos Internacionales

Servicios de
Padrinazgos
Internacionales
Manual para la
Organización Aldeas Infantiles SOS
Publicado en mayo del 2006
Aprobado por el Presidente
y el Secretario General
Elaborado en consulta con las Asociaciones Nacionales, la Secretaría General
y la Academia Hermann Gmeiner de
Aldeas Infantiles SOS
Índice
Resumen
Introducción ......................................................................... 5
Principios ............................................................................. 6
Estándares ........................................................................... 7
Tipos de Padrinazgos............................................................. 8
Responsabilidades ................................................................. 9
Poniendo en Práctica los Estándares
1 Proveemos un flujo continuo de información y servicios ......... 13
2 Manejamos cuidadosamente el vínculo entre el padrino
y el niño o la niña ................................................................. 18
3 Salvaguardamos la información personal .............................. 22
4 Nuestra sólida cooperación interna significa un servicio
confiable para nuestros padrinos..............................................26
5 Utilizamos los fondos de padrinazgos de forma
responsable y transparente .................................................... 30
Índice Alfabético ...................................................................34
3
El propósito de los padrinazgos es desarrollar una
relación a largo plazo con padrinos para asegurar
nuestra financiación, lo cual nos permite proveer
a los niños y niñas a nuestro cuidado la oportunidad
de crecer dentro de una familia
con amor, respeto y seguridad.
4
Introducción
Aunque los padrinos tienen diferentes motivos para participar en el programa de padrinazgos,
todos tienen algo en común: se comprometen a ofrecer un apoyo a largo plazo a niños y niñas
necesitados/as. Al asumir un padrinazgo, les brindamos la oportunidad de tomar conciencia de la situación de las niñas y los niños, sus familias y comunidades en otros lugares del
mundo. Se vinculan a un nombre y a un lugar específico y, con frecuencia, este lazo afectivo
dura muchos años e inclusive décadas. Personas que asumieron un padrinazgo hace más de
30 años siguen siendo padrinos hoy en día. Sus aportes continuos y estables nos permiten
marcar una diferencia en las vidas de muchos niños y niñas que son atendidos en nuestras
instalaciones y programas. Los fondos de padrinazgos constituyen un aporte fundamental a
nuestro ingreso total mundial y, por ende, juegan un papel vital en la seguridad financiera a
largo plazo de la organización Aldeas Infantiles SOS.
Una relación sólida se desarrolla con los padrinos, ya que se les muestra continuamente que
las instalaciones y programas de Aldeas Infantiles SOS se manejan profesionalmente en el
contexto de cuidado y respeto hacia los derechos de los niños y niñas y que se administran de
una forma confiable y efectiva. Todos los y las colaboradores/as involucrados/as en el trabajo
de padrinazgos tienen la responsabilidad conjunta de mantener a los padrinos a largo plazo.
Esto es principalmente, responsabilidad de las coordinadoras de padrinazgos que trabajan a
nivel mundial y quienes están en contacto directo con los padrinos.
Este manual es específicamente sobre padrinazgos internacionales, no sobre padrinazgos
locales. Ha sido desarrollado para proporcionar información global sobre el programa de padrinazgos y para proveer a los y las colaboradores/as involucrados/as en el trabajo de padrinazgos de un marco de políticas acordes con la siguiente tabla:
Principios
Resumen la filosofía general que define cómo deben los y las colaboradores/as
de la organización enfocar su trabajo.
Estandáres
Declaraciones claras sobre el nivel de calidad que se requiere; muestran lo que
nuestro trabajo busca lograr.
Responsabilidades
Son las tareas, funciones y responsabilidades específicas de todos los/las colaboradores/as y cuerpos de toma de decisiones.
Directrices
Explican lo que se debe hacer para implementar cada estándar.
Sugerencias Prácticas
Explicaciones adicionales sobre las directrices.
• Debido a que la mayoría de coordinadoras de padrinazgos son mujeres, se utiliza únicamente
el pronombre femenino.
• Para simplificar la redacción se utilizan los términos “padrino” y “padrinazgo” para referirse
tanto a madrinas como a padrinos.
• En este documento, el término “filial SOS” se refiere a Aldeas Infantiles SOS y a todas las
instalaciones y programas SOS en la misma área geográfica.
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Principios
1
Fomentamos relaciones duraderas con nuestros padrinos
Tratamos a nuestros padrinos como socios valiosos y respetables en nuestro trabajo mundial por los niños y las niñas. Intentamos atraer a nuevos padrinos y forjamos relaciones duraderas con ellos para asegurar que esta sociedad se mantenga a
largo plazo. A medida que esta relación crece, trabajamos en función de aumentar
su compromiso con el desarrollo de las niñas y los niños. Cumplimos con lo prometido a nuestros padrinos asegurando así que sus contribuciones marquen una
diferencia en las vidas de las niñas y los niños.
2
El interés superior del niño y de la niña guía nuestras acciones
Respetamos el derecho del niño y de la niña a la privacidad y manejamos toda
la información personal con confidencialidad. De esta forma aseguramos que el
trabajo de padrinazgos se desarrolle en consistencia con los derechos de la niñez,
proclamados en la Convención sobre los Derechos del Niño, y de acuerdo a leyes
nacionales y de la Unión Europea sobre protección de datos.
3
Un trabajo de padrinazgos exitoso está arraigado en el ámbito nacional
Los servicios provistos por las asociaciones nacionales son la columna vertebral
del trabajo de padrinazgos. El funcionamiento fluido del programa de padrinazgos
resulta del hecho de que nuestra organización tiene buenos recursos, un personal
profesional y una cooperación sólida entre oficinas nacionales, instalaciones y otras
áreas involucradas de nuestra organización. Para asegurar que todos nuestros padrinos reciban consistentemente servicios de alta calidad, nuestro objetivo es lograr comprender las ventajas y exigencias de un trabajo de padrinazgos exitoso.
6
Estándares
1
Proveemos un flujo continuo de información y servicios
Una comunicación amistosa, motivadora y eficiente con nuestros padrinos forja
relaciones duraderas. Se les alienta a continuar brindando su apoyo económico y
se les asegura que sus contribuciones son utilizadas eficazmente. Al mantener la
información de padrinazgos actualizada, creamos una base estable para proveer a
nuestros padrinos de información regular sobre el desarrollo del niño o la niña que
apadrinan o la aldea que apoyan.
2
Manejamos cuidadosamente el vínculo entre el padrino y el niño o la niña
Para proteger el derecho de la niña y del niño a la privacidad, ponemos cuidadosa
atención en asegurar que crezcan en un ambiente familiar y que las actividades de
padrinazgos causen una interferencia mínima en su vida cotidiana. Por lo tanto, se
limita el contacto directo entre padrinos y niños o niñas.
3
Salvaguardamos la información personal
La información personal sobre niños y niñas, sus familiares, colaboradores/as SOS
y padrinos es salvaguardada y se mantiene confidencial. Sólo aquella información
que no afecta la privacidad de los niños y niñas es compartida con los padrinos y
viceversa. Para que una niña o un niño pueda ser apadrinada/o sus tutores legales
deben dar su consentimiento para la utilización de sus datos.
4
Nuestra sólida cooperación interna significa un servicio fiable para nuestros padrinos
Una coordinadora de padrinazgos es responsable del trabajo de padrinazgos en cada
país. Ella implementa los sistemas y procedimientos organizacionales necesarios
para el desarrollo fluido del programa de padrinazgos. Todos los niveles de la organización trabajan conjuntamente para aumentar el compromiso de los padrinos. Se
ofrecen apoyo mutuo y comparten información, conocimientos y pericia.
5. Utilizamos los fondos de padrinazgos con responsabilidad y transparencia
Mantenemos un registro detallado de todas las contribuciones y regalos en efectivo. Las contribuciones para todo tipo de padrinazgo y los regalos en efectivo para
instalaciones se utilizan para cubrir gastos de manutención. Los regalos en efectivo
para niñas y niños se ahorran y se utilizan para apoyar su transición hacia la independencia.
7
Tipos de Padrinazgos
Aunque las personas tienen diferentes motivos para unirse al programa de padrinazgos,
todas comparten el objetivo común de querer brindar un apoyo a largo plazo a los niños
y las niñas. Al cubrir no sólo los costos de manutención incluidos en el presupuesto de
la Aldea Infantil SOS, sino también los costos de todas las instalaciones y programas de
la filial SOS con sus contribuciones, los padrinos también ayudan a fortalecer a las familias y a prevenir el abandono infantil. Para atender a las diversas razones por las cuales
nuestros padrinos ofrecen sus contribuciones y garantizar una financiación equilibrada,
el programa de padrinazgos ofrece dos tipos de padrinazgos.
Padrinazgos de Niños y Niñas
Los padrinos internacionales realizan contribuciones económicas regulares al presupuesto de la Aldea Infantil SOS en la cual vive el niño o la niña apadrinado/a y al de los demás
programas e instalaciones SOS de la misma filial SOS. A cambio de ello, la oficina nacional ofrece regularmente a los padrinos informes de progreso y fotografías del niño o la
niña y de la Aldea Infantil SOS, así como de los otros programas e instalaciones ubicados
en la misma área geográfica. Esto permite a los padrinos seguir el trabajo de Aldeas Infantiles SOS en la región y el desarrollo de los niños y niñas.
Padrinazgos de Aldea
Los padrinos de aldea envían contribuciones regulares para cubrir los gastos de manutención de una Aldea Infantil SOS en particular y de otros programas e instalaciones SOS
en la misma filial SOS. Los padrinos de Aldea reciben regularmente de la oficina nacional
informes y fotografías, así como información sobre otros programas e instalaciones SOS
de la misma filial SOS.
Las asociaciones promotoras y de apoyo que financian la construcción de nuevas Aldeas
Infantiles SOS pueden ofrecer padrinazgos de construcción como fase preliminar de
los padrinazgos de aldea regulares. Los padrinos siguen el avance de la construcción a
través de informes y fotografías. Al completarse la construcción, se pide a los padrinos
continuar con su apoyo convirtiéndose en padrinos de aldea de la Aldea Infantil SOS que
han ayudado a construir. Hasta tanto no se conviertan en padrinos de aldea, ellos sólo
tienen contacto con las asociaciones promotoras y de apoyo.
8
Responsabilidades
Asociaciones Nacionales
Las asociaciones nacionales son socios esenciales en la atención a los padrinos y son los
principales puntos de contacto para los padrinos y la oficina internacional de padrinazgos
en Viena.
Director/a Nacional
• Tiene la responsabilidad total del trabajo de padrinazgos en el país, responde ante
la junta directiva y asegura que se cumplan los estándares y las directrices.
• Asegura la asignación de los recursos necesarios para cumplir con todos los requerimientos del servicio.
• Asegura que las descripciones de puesto de trabajo de los y las colaboradores/as
respectivos incluyan tareas de padrinazgos.
Asegura el intercambio de experiencias entre los y las colaboradores/as.
Coordinadora de Padrinazgos
• Tiene una posición clave y es directamente responsable de asegurar el buen desarrollo del trabajo de padrinazgos en el país.
• Está en contacto directo con los padrinos y asume la responsabilidad del flujo de información tanto con los padrinos como con la oficina internacional de padrinazgos.
• Ofrece asesoramiento y orientación inicial y continua a todos/as los y las colaboradores/as encargados de asuntos de padrinazgos, especialmente a asistentes de
padrinazgos en la aldea.
• Planifica y establece plazos conjuntamente con el/la colaborador/a de padrinazgos
de la aldea.
Asesor/a Nacional de Finanzas
• Registra los fondos de padrinazgos y las donaciones especiales que recibe de la
oficina internacional de padrinazgos.
• Deposita todos los regalos en efectivo de los niños y niñas en una cuenta bancaria
abierta a nombre de la asociación nacional.
• Mantiene al día el balance de cada niña y niño y administra los pagos.
• Asegura que las contribuciones y regalos en efectivo de padrinazgos sean auditados
como parte de la auditoría financiera global de la asociación.
Directoras/es de Instalaciones y Programas
• Aseguran que el trabajo de padrinazgos cuente con los recursos necesarios para que
sea desarrollado con eficacia, y suministra información sobre las instalaciones y programas para los informes.
Asistente de Padrinazgos de la Aldea
• Coordina las actividades de padrinazgos dentro de la aldea.
• Trabaja en cooperación con las madres SOS, los/las acompañantes de jóvenes y el
9
•
•
•
equipo pedagógico con respecto a la información sobre niñas y niños y con todos los
directores de programas e instalaciones para la preparación del informe de aldea.
Provee la información correspondiente a los formularios de inscripción, notificaciones de egreso, informes de progreso e informes de aldea. Asegura que todas las
fotografías e información cumplan con los requerimientos estipulados.
Asegura que los paquetes y la correspondencia sean distribuidos a los niños y niñas.
Atiende a los padrinos que visiten la filial.
Secretaría General
La oficina internacional de padrinazgos en Viena es el vínculo entre las asociaciones promotoras y de apoyo y las oficinas nacionales.
• Coordina el trabajo de padrinazgos a nivel internacional.
• Asegura que los padrinos reciban servicios consistentes de alta calidad al contribuir en
los procesos de evaluación del trabajo de padrinazgos de las asociaciones nacionales.
• Dirige la distribución de nuevos padrinazgos de forma que las instalaciones reciban
similares niveles de financiación.
• Ayuda tanto a las asociaciones promotoras y de apoyo como a las oficinas nacionales a responder a las consultas de los padrinos y a manejar sus reclamos.
• Ofrece apoyo para talleres regionales para el personal involucrado en el trabajo de
padrinazgos, a todos los niveles de la organización Aldeas Infantiles SOS.
• Asigna niños/niñas o aldeas a los padrinos y provee información sobre nuevos padrinazgos y cambios de padrinazgo.
Oficinas Regionales y Continentales
• Aseguran el trabajo en red entre coordinadoras de padrinazgos y su apoyo mutuo.
• Contribuyen donde se precise en la capacitación y desarrollo de la calidad.
• Supervisan la implementación del trabajo de padrinazgos en nuevos países.
• Aseguran que se cumplan los estándares y directrices.
• Intervienen si un asunto no puede resolverse directamente con la asociación nacional.
• Los editores regionales proveen historias “de contenido humano” y fotografías para
proveer a los padrinos de determinadas aldeas de un buen servicio online y las ponen
a disposición de la organización para un uso ulterior. Estimulan al personal de padrinazgos para que desarrollen sus habilidades fotográficas y de redacción.
Asociaciones Promotoras y de Apoyo
Asociaciones Promotoras y de Apoyo
• Trabajan en estrecha cooperación con la secretaría general estableciendo una dirección estratégica para el trabajo de padrinazgos incluyendo el desarrollo de nuevos
productos de padrinazgo.
• Desarrollan campañas para captar nuevos padrinos para todos los tipos de padrinazgo en concordancia con las necesidades financieras de las instalaciones SOS.
• Sirven como primer punto de contacto donde las personas interesadas en padrinazgos
pueden obtener información y atienden las consultas y reclamos de los padrinos.
• Permanecen en contacto con los padrinos a través de boletines y otra información de
interés sobre el trabajo de la organización Aldeas Infantiles SOS.
• Manejan la administración de padrinazgos y registros de pagos de acuerdo con las
directrices establecidas para las asociaciones promotoras y de apoyo.
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Poniendo
en Práctica
los Estándares de
Servicios de Padrinazgos
11
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Proveemos un flujo continuo
de información
y servicios
Estándar
1
Una comunicación amistosa, motivadora y eficiente con nuestros
padrinos forja relaciones duraderas. Se les alienta a continuar
brindando su apoyo económico y se les asegura que sus contribuciones son utilizadas eficazmente. Al mantener la información de
padrinazgos actualizada, creamos una base estable para proveer
a nuestros padrinos de información regular sobre el desarrollo del
niño o la niña que apadrinan o la aldea que apoyan.
(Estándar)
El éxito del programa de padrinazgos se basa en relaciones a largo plazo con los padrinos. Mientras más inspirados y estimulados se sientan por nuestro trabajo, mayor será
la probabilidad de que continúen ofreciendo su apoyo durante un periodo prolongado,
incrementando así nuestra sostenibilidad financiera. A través de toda nuestra interacción
con ellos les motivamos a mantener y a incrementar sus contribuciones. Para mantener
la credibilidad y la confianza de nuestros padrinos, les brindamos información precisa y
veraz sobre los niños, las niñas y aldeas que han apadrinado.
Directrices
1. Los niños y las niñas recién acogidos que cumplan con los criterios establecidos son
registrados en el programa de padrinazgos. La coordinadora de padrinazgos llena una
hoja de inscripción en inglés y la envía a la oficina internacional de padrinazgos con una
foto digital del niño o la niña. De ser necesario, la coordinadora de padrinazgos traduce
la información que recibe de la Aldea Infantil SOS.
2. Los padrinos nuevos reciben una carta de bienvenida. En el plazo de una semana
después de que la oficina internacional de padrinazgos haya notificado los nuevos padrinos asignados a un niño, una niña o a una aldea, la coordinadora de padrinazgos prepara
y envía una carta de bienvenida a los padrinos.
3. Se acusa recibo de regalos en efectivo, donaciones especiales y correspondencia.
La coordinadora de padrinazgos acusa recibo de cartas, paquetes, regalos en efectivo o
donaciones de los padrinos enviándoles una carta de agradecimiento. El acuse de recibo
de las contribuciones económicas se realiza en la moneda utilizada por el padrino, tal
como se menciona en el listado donde se notifican los regalos en efectivo.
4. Los padrinos reciben regularmente información actualizada. Los padrinos reciben informes
de progreso e informes de aldea, de manera que estén informados sobre cualquier evento
13
importante relacionado con los niños, las niñas, las aldeas y otras instalaciones y programas
de la misma filial SOS que apoyan a través de su padrinazgo. La base y estructura de estos
informes deben estar de acuerdo con las directrices que provee la oficina internacional de
padrinazgos. Los padrinos también reciben fotografías y saludos navideños cada año.
5. Los padrinos reciben una comunicación positiva y abierta. Las dificultades y retos de
los niños y las niñas se describen con veracidad y se formulan de forma discreta, dando
énfasis a las medidas que los y las colaboradores/as SOS están tomando para mejorar la
situación.
6. Las preguntas de los padrinos se responden inmediatamente. La coordinadora de
padrinazgos se ocupa rápida y competentemente de los reclamos de los padrinos para
asegurarles que sus inquietudes son tomadas con seriedad y que valoramos su compromiso. La oficina internacional de padrinazgos brinda a las coordinadoras de padrinazgos
asesoramiento y apoyo al enfrentarse a preguntas o reclamos difíciles.
7. Se provee a la oficina internacional de padrinazgos de información y fotografías nuevas o actualizadas de los niños, niñas y de las aldeas. La información sobre niños y niñas
que se mudan a otra familia SOS o a otra Aldea Infantil SOS, o cuyos datos personales
han cambiado (Ej.: nombre o fecha de nacimiento) es enviada a la oficina internacional
de padrinazgos la cual informa de ello al padrino respectivo. Al solicitarse, fotos e información actualizada sobre niños, niñas o aldeas son enviadas también a la oficina internacional de padrinazgos.
8. Las fotografías atractivas y de alta calidad son una parte vital del trabajo de padrinazgos. Todo material fotográfico cumple con las directrices establecidas por la oficina
internacional.
9. Los niños o niñas son retirados del programa de padrinazgos cuando ya no cumplen
con los requerimientos del mismo. En este caso, la coordinadora de padrinazgos envía
inmediatamente una notificación de egreso a la oficina internacional de padrinazgos en
Viena. Las notificaciones de egreso incluyen la razón por la cual los niños y niñas son
retirados del programa de padrinazgos, su formación educativa o profesional, sus planes
futuros e información sobre el destino que se dará a los regalos en efectivo que han recibido los niños y niñas. Los niños, niñas y jóvenes pueden continuar recibiendo apoyo
económico de la asociación nacional de Aldeas Infantiles SOS al dejar el programa de
padrinazgos.
Sugerencias Prácticas
a) Los niños y las niñas recién acogidos que cumplan con los criterios establecidos
son registrados en el programa de padrinazgos (Directriz 1)
• Generalmente todos los niños y niñas que viven en una familia SOS fuera o dentro de
una Aldea Infantil SOS pueden ser registrados en el programa de padrinazgos.
• Las excepciones son:
o Si su tutor legal no ha dado su consentimiento.
o Si existen muchas posibilidades de que el niño o la niña pueda regresar a su familia
biológica o ser adoptado.
14
•
•
o Son hijos/as de madres SOS o de otros/as colaboradores/as.
o Viven en una Aldea Infantil SOS especialmente diseñada para niñas y niños con
necesidades especiales. Esta decisión se tomó considerando las dificultades para
informar sobre su progreso y enviar fotografías sin violar la privacidad de los niños y
niñas. Sin embargo, niñas y niños con necesidades especiales menores que viven en
una clásica Aldea Infantil SOS pueden ser registrados en el programa de padrinazgos.
o Tienen más de 14 años al ser acogidos/as en la Aldea Infantil SOS.
o Viven con familias sustitutas apoyadas por Aldeas Infantiles SOS.
La hoja de inscripción: La/el colaborador/a de la aldea responsable del trabajo de padrinazgos reúne la información necesaria para llenar la hoja de inscripción y asegura
que se redacte una caracterización viva y detallada del niño o niña. La coordinadora
de padrinazgos envía la hoja de inscripción a la oficina internacional de padrinazgos
con una fotografía digital del niño o de la niña.
La oficina internacional de padrinazgos tomará en consideración lo siguiente antes de
asignar un padrino al niño o a la niña:
o La necesidad económica de la instalación.
o El número de padrinos que ya tiene el niño o la niña.
o Las solicitudes del padrino en prospecto, tales como continente, género o edad del
niño o la niña, etc.
b) Los padrinos nuevos reciben una carta de bienvenida. (Directriz 2)
• Las cartas de bienvenida se escriben de forma amistosa, agradeciendo a los padrinos
su apoyo. La coordinadora de padrinazgos se presenta como la persona responsable
de responder preguntas sobre el niño, la niña o la aldea apoyada y firma la carta de
bienvenida.
• La carta de bienvenida que recibe el padrino incluye:
o La información que se enviará regularmente a los padrinos en el futuro.
o Que las visitas a instalaciones deben anunciarse con anticipación.
o Restricciones postales que el país pueda tener en relación a la recepción de
paquetes; informar a los padrinos que envían paquetes a riesgo propio.
o Que no deben enviar cheques ni dinero en efectivo.
c) Se acusa recibo de regalos en efectivo, donaciones especiales y correspondencia.
(Directriz 3)
• La coordinadora de padrinazgos envía una carta cordial de agradecimiento a los padrinos como acuse de recibo de su donación o regalo en efectivo en el plazo de una
semana tras el recibo de la información de la oficina internacional de padrinazgos.
Las cartas estándares se actualizan y revisan al menos una vez cada seis meses
para evitar que los padrinos reciban la misma carta de agradecimiento durante varios
años.
• El envío de paquetes no se estimula ya que con frecuencia el artículo enviado en
el paquete es de menor valor que el costo necesario para liberarlo de la aduana.
Si un paquete no puede ser liberado de la aduana debido a los altos costos que se
requiere para ello, se informará a los padrinos de la razón por la cual les es devuelto
su paquete. Aldeas Infantiles SOS no es responsable de ubicar los paquetes que se
extravíen en el correo.
d) Los padrinos reciben una comunicación positiva y abierta. (Directriz 5)
• En toda correspondencia en inglés se utilizan los términos “sponsor” y “sponsored
15
child” en lugar de “Godparents” o “Godchild” para eliminar connotaciones religiosas
y evitar que el padrino desarrolle una actitud paternalista hacia el niño o la niña. Los
términos aceptados en español, francés y alemán son “padrino, madrina, niño/a apadrinado/a”, “parrain, marraine, enfant parrainé” o “Pate, Patin, Patenkind”.
e) Los niños o niñas son retirados del programa de padrinazgos cuando ya no cumplen
con los requerimientos del mismo. (Directriz 9)
• Los niños o niñas son retirados/as del programa de padrinazgos por cualquiera de las
siguientes razones:
o Dejan la instalación SOS permanentemente.
o Han finalizado su educación o formación profesional.
o Han empezado a trabajar.
o Han cumplido la edad máxima de 23 años.
o Se ha retirado el consentimiento para utilizar la información personal.
o No puede enviarse a los padrinos informes regulares (y fotografías).
• Algunas de las razones por las cuales los niños o niñas dejan las instalaciones SOS
son: reintegración familiar, adopción, servicio militar, transferencia a un programa
ajeno a SOS, inician su vida independiente o fallecen.
• Los niños o niñas que huyen y no regresan en el plazo de un mes son retirados del
programa.
• Se informa a la oficina internacional de padrinazgos sobre aquellos niños o niñas
que son colocados en cuidados alternativos durante más de un mes. Si el niño o la
niña está ausente por más de tres meses, se envía una notificación de egreso a la
oficina internacional de padrinazgos y el niño o la niña es retirado del programa de
padrinazgos.
• Tan pronto un niño o una niña deje de cumplir los requisitos para ser registrado en el
programa de padrinazgos, él o la colaboradora de padrinazgo de la aldea envía una
notificación de egreso detallada a la coordinadora de padrinazgos, quien a su vez
informa a la oficina internacional de padrinazgos. Cuando una asociación promotora
o de apoyo notifica al padrino de la salida de un niño o niña, usualmente le ofrece al
mismo tiempo un padrinazgo diferente en su lugar.
• La coordinadora de padrinazgos no informa a los padrinos el egreso del niño o la niña
que han apadrinado.
• Los niños y las niñas con necesidades especiales que no pueden vivir independientemente pueden permanecer registrados en el programa de padrinazgos siempre y
cuando estén bajo el cuidado de Aldeas Infantiles SOS, aún cuando hayan llegado a
los 23 años de edad. Se informa a la oficina internacional de padrinazgos sobre tales
casos tan pronto como se descubra en un niño o niña una discapacidad de largo
plazo, que pueda afectar su habilidad de llegar a ser auto-suficiente. La oficina internacional de padrinazgos informa a los padrinos que el niño o la niña que apadrinan
podría nunca llegar a vivir independientemente, y les pregunta si están dispuestos a
continuar apoyándolo/a o si prefieren asumir el padrinazgo de otro niño o niña.
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Manejamos cuidadosamente
el vínculo entre el padrino
y el niño o la niña
Estándar
2
Para proteger el derecho de la niña y del niño a la privacidad,
ponemos cuidadosa atención en asegurar que crezcan en un ambiente familiar y que las actividades de padrinazgos causen una
interferencia mínima en su vida cotidiana. Por lo tanto, se limita el
contacto directo entre padrinos y niños o niñas.
(Estándar)
La mayoría de los padrinos prefieren apadrinar a niños y niñas específicos debido al
vínculo que desarrollan con el niño o niña. Nosotros, sin embargo, salvaguardamos los
derechos de la niña y el niño y su privacidad. Por ello, el contacto entre los padrinos
y los niños y niñas se limita a una información cuidadosamente definida. Los padrinos
están familiarizados con las políticas que protegen a los niños y niñas, y las aceptan y
respetan.
Directrices
1. La coordinadora de padrinazgos maneja el contacto con los padrinos. En las asociaciones nacionales, la coordinadora de padrinazgos es la intermediaria entre los padrinos
y los niños y niñas o aldeas que estos apoyan. Toda correspondencia con los padrinos es
canalizada a través de la coordinadora de padrinazgos.
2. No se estimula el contacto directo entre padrinos y niños o niñas. El interés superior
de los niños y niñas se antepone a los deseos de los padrinos. Los niños y niñas no están
obligados a escribir a sus padrinos; pueden hacerlo si así lo desean. Las cartas se envían
a la oficina nacional para ser revisadas, traducidas y despachadas.
3. Las cartas personales y paquetes enviados por los padrinos son revisados por la coordinadora de padrinazgos para proteger a los niños y niñas de cualquier daño posible.
Si una carta es considerada aceptable con respecto a la cultura, religión y estándares
sociales del país, es traducida y enviada a la niña o niño respectivo.
4. Las invitaciones a niños o niñas que aún no son legalmente adultos para visitar a
sus padrinos en el extranjero son rechazadas. La organización Aldeas Infantiles SOS se
opone a la visita de niños y niñas apadrinados a países extranjeros. Esto es con el fin
de evitarles desilusiones debido a expectativas irreales de ambas partes y para proteger
a los niños y niñas de daños posibles. Sin embargo, una vez que un joven ha llegado
a la mayoría de edad legal, se le involucra en el proceso de tomar la decisión. Se considerarán asuntos tales como su madurez y si han culminado su educación o formación
profesional.
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5. Los padrinos que visitan la aldea y/o al niño o la niña que apadrinan son bienvenidos.
Una vez recibida la información sobre la visita planificada, la coordinadora de padrinazgos
sugiere un programa de actividades durante la visita del padrino y asesora a los padrinos
sobre diversos aspectos de su visita.
6. Se desanima enfáticamente a los padrinos de seleccionar niñas o niños para un padrinazgo durante sus visitas. A aquellos padrinos que deseen seleccionar niños o niñas
específicos para un padrinazgo durante su visita, se les niega cortésmente esta opción.
La oficina internacional de padrinazgos es responsable de adjudicar padrinos a los niños y
niñas con el fin de garantizar una distribución equitativa de padrinazgos. De esta forma,
también evitamos que sólo sean seleccionados para un padrinazgo los niños y las niñas
que los padrinos consideren atractivos.
Sugerencias Prácticas
a) El contacto con los padrinos es manejado por la coordinadora de padrinazgos. (Directriz 1)
• La dirección de la oficina nacional se utiliza en la parte superior de las cartas y en los
sobres con correspondencia para los padrinos.
b) Se desaprueba el contacto directo entre los padrinos y los niños y niñas. (Directriz 2)
• Las madres SOS y los acompañantes de jóvenes aseguran que los niños y niñas y
jóvenes no establezcan contacto directo con sus padrinos y que comprendan el papel
de los padrinos. A los/las colaboradores/as y a los niños y niñas se les informa que
las cartas de petición o cartas que contengan información falsa pueden dañar seriamente la credibilidad de nuestra organización.
• Los padrinos y niños o niñas apadrinados/as pueden desear permanecer en contacto
después de que un padrinazgo haya sido cancelado. La coordinadora de padrinazgos sólo ayuda a establecer el contacto enviando la correspondencia inicial si ambas partes están de acuerdo. Cualquier correspondencia posterior entre padrinos y
niños o niñas dados de baja del programa de padrinazgos se realizará directamente,
es decir, sin la participación de colaboradores de la organización Aldeas Infantiles
SOS.
c) Los padrinos que visitan la aldea y/o al niño o niña que apadrinan son bienvenidos.
(Directriz 5)
• Visitas anunciadas: Con el fin de asegurar una visita exitosa y asegurar que el niño
o niña esté presente durante la visita del padrino, se pide a los padrinos anunciar su
visita con anticipación. La coordinadora de padrinazgos acuerda una cita para los
padrinos en la aldea, sugiere actividades e informa sobre ello a la asistente de padrinazgos y a la directora o director de la aldea infantil. A las/los visitantes inesperados
se les solicita anunciar cualquier visita en el futuro con la debida anticipación.
• La duración apropiada de las visitas de los padrinos es de un máximo de un día por
año. La asistente de padrinazgos de la aldea sólo es responsable de atender a los
padrinos durante su visita a la instalación, y no durante el resto de su permanencia
en el país.
• Salidas Diurnas: Si durante su visita los padrinos desean sacar al niño o niña fuera
de la Aldea Infantil SOS por un periodo específico (Ej.: por una tarde o día), un/a
colaborador/a SOS debe acompañar al niño o a la niña.
19
•
•
•
•
Alojamiento de visitantes: Los padrinos no tienen derecho a ser alojados en las casas
para huéspedes de una Aldea Infantil SOS, en casas familiares u otras instalaciones
SOS durante su visita. La coordinadora de padrinazgos puede recomendar o ayudar
a encontrar un hotel o taxi y explicar cómo se llega a la instalación.
A los padrinos que dejen sus direcciones postales o electrónicas con alguien de la
Aldea Infantil SOS se les informa que toda correspondencia es manejada por la coordinadora de padrinazgos.
Si un padrino hace preguntas específicas sobre regalos en efectivo que ha enviado
en el pasado que no puedan ser respondidas por el o la colaborador/a de la aldea, se
le refiere a la oficina nacional.
Regalos y donaciones en efectivo: Si los padrinos desean hacer donaciones en efectivo mientras visitan a un niño, niña o programa, se les informa que el regalo en efectivo será incluido en la cuenta de ahorros del niño o niña. Las donaciones para una
Aldea Infantil SOS se utilizan para cubrir costos de manutención. El/la colaborador/a
de la aldea asegura que se emita un recibo por el monto recibido e informa de ello a la
oficina nacional. Se solicita a las madres SOS y demás colaboradores/as no aceptar
regalos económicos personales.
d) Durante su visita, se desanima enfáticamente a los padrinos de seleccionar niños
niñas para ser apadrinados. (Directriz 6)
• Los datos personales de visitantes interesados en participar en el programa son enviados a la oficina internacional de padrinazgos para su registro. A los visitantes se
les informa que las cuotas de padrinazgos internacionales son generalmente superiores a las cuotas de padrinazgo locales.
20
21
Salvaguardamos
la información
personal
Estándar
3
La información personal sobre niños y niñas, sus familiares, colaboradores/as SOS y padrinos es salvaguardada y se mantiene confidencial. Sólo aquella información que no afecta la privacidad de los niños
y niñas es compartida con los padrinos y viceversa. Para que una niña
o un niño pueda ser apadrinada/o sus tutores legales deben dar su
consentimiento para la utilización de sus datos.
(Estándar)
Debido a que la información personal tanto de los padrinos como de los niños y las niñas
fluye a través de diversos niveles de nuestra organización, debe prestarse cuidadosa
atención a su uso de forma confidencial y legal. Toda la información personal de niños,
niñas y padrinos se registra en la oficina internacional de padrinazgos en Viena, Austria,
y por ende, se aplican las leyes de protección de datos de Austria y de la Unión Europea
(UE). Adicionalmente, cada asociación nacional debe tomar en consideración las leyes
nacionales de protección de datos.
Tomamos medidas de precaución para garantizar el uso correcto de la información personal dentro de nuestra organización y solicitamos a nuestros padrinos que manejen
la información personal de los niños y las niñas de manera confidencial y que no la
publiquen. En todos los niveles de la organización Aldeas Infantiles SOS los empleados
reconocen su responsabilidad en el manejo de los datos que se les confían, y manejan en
forma confidencial tanto las direcciones como la información personal.
Directrices
1. Únicamente aquellos niños y niñas para quienes se ha obtenido el consentimiento
para la utilización de sus datos podrán participar en el programa de padrinazgos. Una
vez acogido un niño o una niña en una Aldea Infantil SOS, se solicita a su tutor legal un
consentimiento escrito para la utilización de información personal y fotografías del niño
o niña para fines de padrinazgos. Si el tutor legal rehúsa dar su consentimiento, el niño o
niña no puede ser registrado en el programa de padrinazgos. De retirarse posteriormente
el consentimiento legal, el niño o niña es dado de baja del programa de padrinazgos.
2. La información sensible sobre niños y niñas no se suministra a los padrinos. La información sobre los antecedentes, familiares e historia de los niños y las niñas no se revela
a los padrinos. De acuerdo con las leyes de protección de datos de la Unión Europea,
los “datos sensibles” incluyen estado de salud, religión, raza, grupo étnico, convicciones
políticas y orientación sexual. El estado de salud se ha incluido en la hoja de consentimiento a ser firmada por el tutor legal del niño o niña, de manera que él o ella otorgan a
22
la organización consentimiento para utilizar la información. A los padrinos se les informa
si el niño o niña apadrinado/a tiene necesidades especiales debido a discapacidades mentales o físicas, pero no se le suministran detalles específicos.
3. La información personal de los padrinos se maneja confidencialmente y de acuerdo a
las leyes vigentes sobre protección de datos. La información sobre los padrinos siempre
permanece confidencial y sólo se utiliza dentro de nuestra organización. Se guarda de
forma segura y no es vendida ni suministrada a terceros. Los sistemas que se utilizan
para almacenar la información personal están protegidos contra el mal uso de datos, y
los archivos de datos que contienen dicha información están codificados. Los números
telefónicos y direcciones postales y electrónicas son confidenciales y la oficina nacional
no los envía a las aldeas. A los niños y las niñas sólo se les suministra el nombre del padrino y su país de origen.
4. Los colaboradores y las colaboradoras utilizan la información personal de manera responsable. Los/las colaboradores/as con acceso a la información personal de niños, niñas y/o
padrinos se comprometen a respetar las directrices básicas de seguridad. De incurrir en un
uso inadecuado de datos, la asociación nacional tomaría acciones disciplinarias y/o legales.
Sugerencias Prácticas
a) Sólo aquellos niños y niñas para quienes se ha obtenido el consentimiento para la
utilización de sus datos podrán participar en el programa de padrinazgos. (Directriz 1)
• Generalmente el tutor legal del niño o niña firma un formulario de consentimiento
durante el proceso de acogida. Sin embargo, de existir la posibilidad de que la custodia se transfiera a la organización Aldeas Infantiles SOS, el registro del niño o niña
en el programa internacional de padrinazgos puede posponerse hasta que se cuente
internamente con el consentimiento.
• Al firmar el formulario requerido, el tutor legal da su consentimiento al uso de la
siguiente información:
o Apellido, nombre, sexo
o Fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, nacionalidad
o Fecha de acogida en la Aldea Infantil SOS, número y nombre de la casa
o Información sobre la situación de la familia del niño o niña
o Información sobre hermanos y hermanas biológicos
o Información sobre la historia médica y salud del niño o niña
o Progreso escolar, descripción de su personalidad y desarrollo
o Razones de su salida del programa
o Uso de fotografías
• La oficina internacional de padrinazgos proporciona copias del formulario de consentimiento en inglés, francés y español. El formulario puede ser traducido a otros
idiomas, pero debe contener la misma información.
• El formulario de consentimiento firmado es guardado en el archivo del niño o niña
en la Aldea Infantil SOS. Puede ser revisado o retirado por el tutor legal mientras el
niño o la niña sea aún un menor, o por el mismo niño o niña tan pronto llegue a la
mayoría de edad.
• Una vez que cumplen la mayoría de edad, se informa a los y las jóvenes que pueden
ver o retirar su consentimiento en cualquier momento dado.
23
b) La información sensible sobre niños y niñas no se suministra a los padrinos. (Directriz 2)
• La información inicial enviada a los padrinos por la oficina internacional de padrinazgos contiene una descripción del niño o de la niña y el estado del niño o niña
(huérfano/ huérfano de madre o padre / huérfano social / abandonado). También se
solicita a los padrinos su comprensión en cuanto a que no pueden revelarse mayores
datos sobre las razones por las cuales el niño o la niña ha sido admitido/a debido a
regulaciones sobre la protección de datos.
• La información sobre la discapacidad mental o física o la enfermedad terminal de un
niño o niña se provee para que el padrino pueda comprender su desarrollo. De este
modo, el padrino no se sorprenderá enterándose de que el niño o niña que apadrina
es discapacitado o está enfermo al ver una fotografía o visitarle. La información
suministrada se basa en hechos y nunca pretende provocar compasión o pena.
• Esto concierne igualmente a los informes y a la información que se suministra a los
padrinos durante su visita.
c) La información personal de los padrinos se maneja confidencialmente y de acuerdo
a las leyes vigentes sobre protección de datos. (Directriz 3)
• Los niños y niñas SOS sólo reciben el nombre del padrino y su país de origen. Toda correspondencia entre los padrinos y los niños y niñas se canaliza a través de la coordinadora
de padrinazgos, quien asegura que ninguna dirección postal y electrónica sea visible.
d) Los colaboradores y las colaboradoras utilizan la información personal de manera
responsable. (Directriz 4)
• Todos los colaboradores y colaboradoras cumplen con las directrices de seguridad TI
(tecnología de la información) establecidas por la Secretaría General.
• Los colaboradores y colaboradoras con acceso a la información personal de padrinos
y/o niños y niñas firman una declaración de cumplimiento con los requerimientos de
protección de datos.)
Membrete de la Asociación Nacional
Declaración de cumplimiento con los requerimientos de protección de datos
Nombre:
Apellido:
Departamento:
_______________________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________
Los datos personales de donantes, padrinos, beneficiarios SOS y sus familias, así como los
de colaboradoras/es SOS son manejados en forma confidencial y de acuerdo a las leyes
vigentes de protección de datos por todos los empleados de Aldeas Infantiles SOS.
Por este medio declaro que no transmitiré a otros la información del procesamiento de datos
que me ha sido confiada o se ha puesto a mi disposición como parte de mi actividad profesional, de acuerdo a condiciones especiales de confidencialidad, excepto por orden expresa
del empleador o sus representantes.
Prometo además estar sujeto a los requerimientos de protección de datos aún después de finalizada mi relación laboral con Aldeas Infantiles SOS. Soy consciente de que el incumplimiento con el acuerdo de confidencialidad tendrá consecuencias.
Fecha ___________________ Firma del empleado/a: _____________________________________
24
25
Nuestra sólida cooperación interna
significa un servicio fiable
para nuestros padrinos
Estándar
4
Una coordinadora de padrinazgos es responsable del trabajo de
padrinazgos en cada país. Ella implementa los sistemas y procedimientos organizacionales necesarios para el desarrollo fluido del
programa de padrinazgos. Todos los niveles de la organización
trabajan conjuntamente para aumentar el compromiso de los padrinos. Se ofrecen apoyo mutuo y comparten información, conocimientos y pericia.
(Estándar)
La oficina nacional juega un papel fundamental en el éxito del programa de padrinazgos al proveer los servicios que se han prometido a los padrinos. La coordinadora
de padrinazgos y el o la colaborador/a de padrinazgos de la aldea trabajan en equipo
y elaboran la planificación anual para asegurar que todas las tareas necesarias se
lleven a cabo dentro de los plazos estipulados.
Las asociaciones promotoras y de apoyo sustentan el programa captando padrinos
y la oficina internacional de padrinazgos coordina el programa a nivel internacional.
Todos los colaboradores y colaboradoras conocen la importancia de las contribuciones de padrinazgos y que son una fuente primordial de ingresos para cubrir los
gastos de manutención de las instalaciones y programas.
Directrices
1. La coordinadora de padrinazgos guía el trabajo de padrinazgos en el país. Ella cuenta
con el apoyo del director o directora nacional en la implementación de las medidas
requeridas para ofrecer a los padrinos un servicio confiable. Entrena y guía a otros colaboradores y colaboradoras involucrados en actividades de padrinazgos y asegura la
continuidad en el procesamiento del trabajo de padrinazgos asegurando que los colaboradores y colaboradoras se adhieran a su planificación anual. Entrena a una colaboradora con experiencia para que le sustituya como coordinadora de padrinazgos cuando
sea necesario.
2. El personal en las instalaciones apoya el trabajo internacional de padrinazgos. El director o directora de aldea asigna a un/a colaborador/a como responsable del trabajo
de padrinazgos en la filial SOS. El/la colaborador/a de padrinazgos asignado en la aldea
obtiene la información necesaria de otros/as colaboradores/as y apoya a la coordinadora
de padrinazgos.
26
3. El personal involucrado en el trabajo de padrinazgos recibe entrenamiento y orientación por parte de la coordinadora de padrinazgos. Posteriormente recibe entrenamiento
adicional basado en una evaluación de sus necesidades individuales para desarrollar las
destrezas específicas que se requieren. La coordinadora de padrinazgos visita cada aldea
por lo menos una vez al año.
4. Las asociaciones nacionales y la oficina internacional de padrinazgos intercambian
información semanalmente. La oficina internacional de padrinazgos notifica a la coordinadora de padrinazgos los nuevos padrinos, cambios, anulaciones, información sobre
regalos en efectivo, listas de control e inquietudes de los padrinos. La coordinadora de
padrinazgos envía a la oficina internacional de padrinazgos información nueva o actualizada y fotografías recientes de niños, niñas y jóvenes, registros, transferencias y egresos
y los informes de instalación. Se utiliza un software de base de datos estándar de modo
que la transferencia de la información pueda obtenerse rápida y fácilmente.
5. Se acusa recibo de la recepción de las inquietudes de padrinos dos días después de su
recepción y se manejan con prontitud. La oficina internacional de padrinazgos y la coordinadora de padrinazgos cooperan para dar respuesta a las inquietudes de los padrinos
de una forma eficiente y cabal. Las asociaciones promotoras y de apoyo dirigen todas
las inquietudes de los padrinos a la oficina internacional de padrinazgos. No establecen
contacto directo con las oficinas nacionales ni con las instalaciones SOS.
6. La retroalimentación bi-direccional permite una mejora continua. Una retroalimentación
bi-direccional significa que tanto la oficina internacional de padrinazgos como las coordinadoras de padrinazgos son capaces de resaltar las áreas del trabajo de padrinazgos que
deben desarrollarse y tomar acciones para mejorarlas. La coordinadora de padrinazgos
contribuye con un informe escrito a la evaluación de desempeño del o de la colaborador/a
de padrinazgos de la instalación, la cual es elaborada por el director o directora de aldea.
A los/las colaboradores/as de la aldea se les da la oportunidad de aportar información
para mejorar el trabajo de la coordinadora de padrinazgos.
Sugerencias Prácticas
a) La coordinadora de padrinazgos guía el trabajo de padrinazgos en el país. (Directriz 1)
• Una coordinadora de padrinazgos debe:
o Tener muy buen dominio del idioma inglés
o Ser una buena comunicadora y tener buenas habilidades de redacción
o Conocer las costumbres y tradiciones locales
o Tener una mentalidad abierta, ser sociable, concienzuda, confiable y precisa
o Tener buenas habilidades de organización y destrezas en computación
• La coordinadora de padrinazgos recibe un entrenamiento extenso de su predecesora,
de la coordinadora de padrinazgos de otro país o del asesor regional de padrinazgos
en lo siguiente:
o Información general sobre el trabajo de Aldeas Infantiles SOS en el país, la región
y dentro de la organización como un todo
o Información detallada sobre el programa de padrinazgos
o Información sobre las actitudes de los padrinos de los diferentes países
o Intereses y necesidades que un padrino puede tener
27
o Confidencialidad de los datos de padrinos, niños y niñas
o Los requerimientos tal como se describen en el manual de servicios de padrinazgos
internacionales
o Comprensión básica sobre el flujo financiero relacionado con los fondos de padrinazgos
o La importancia del dinero de padrinazgos para la financiación.
o La importancia de los regalos en efectivo y su utilización como apoyo al proceso
de integración de las y los jóvenes
o Comprensión de nuestra responsabilidad con respecto a los regalos individuales de
los niños, niñas y jóvenes y cómo se utilizan en una etapa posterior.
o Cooperación con el/la asesor/a nacional de finanzas
o Criterios para un material fotográfico bueno
o Crear conciencia sobre una “cultura de recaudación de fondos” ofreciendo capacitación en la comunicación con padrinos (Ej.: talleres de redacción).
•
•
Después de asumir el cargo de un predecesor, la coordinadora de padrinazgos:
o Se presenta a su persona de contacto en la oficina internacional de padrinazgos y
a los padrinos a través de la próxima correspondencia regular que deba hacerles.
o Garantiza que todas las preguntas pendientes se respondan inmediatamente.
El director o directora nacional designa a un sustituto o sustituta que pueda cubrir
las ausencias de la coordinadora de padrinazgos durante enfermedad, vacaciones o
permiso de maternidad. De prolongarse la ausencia de la coordinadora de padrinazgos por más de dos semanas, debe informarse de ello a la oficina internacional de
padrinazgos en Viena.
b) El personal en las instalaciones apoya el trabajo internacional de padrinazgos.
(Directriz 2)
• En los países sin oficina nacional o en los cuales el trabajo de padrinazgos aún es
realizado por el/la colaborador/a de una aldea, el director de la aldea designa un sustituto o sustituta quien es entrenado por el/la colaborador/a de padrinazgos de la aldea
para asistirla durante enfermedad, vacaciones o permiso por maternidad. En caso de
que su ausencia se prolongue por más de dos semanas, deberá informarse de ello a
la oficina internacional de padrinazgos.
c) Las asociaciones nacionales y la oficina internacional de padrinazgos intercambian
información semanalmente. (Directriz 4)
• La coordinadora de padrinazgos revisa todos los listados para asegurar que se haya
recibido y que la información que se ha enviado sobre niños y niñas haya sido procesada por la oficina internacional de padrinazgos. Informa a la oficina internacional
de padrinazgos sobre cualquier discrepancia que pueda haber.
28
29
Utilizamos los fondos de
padrinazgos con responsabilidad
y transparencia
Estándar
5
Mantenemos un registro detallado de todas las contribuciones y regalos en efectivo. Las contribuciones para todo tipo de padrinazgo y los
regalos en efectivo para instalaciones se utilizan para cubrir gastos de
manutención. Los regalos en efectivo para niñas y niños se ahorran y se
utilizan para apoyar su transición hacia la independencia. (Estándar)
Las contribuciones de los padrinos son una fuente fundamental de ingresos y contribuyen a cubrir los gastos de manutención de instalaciones y programas SOS. Además,
los padrinos suelen transferir regalos en efectivo para ocasiones especiales, como
cumpleaños o Navidad. Los “regalos en efectivo” no son regalos directos a un/a niño/
a, es decir, que no son su propiedad, sino donaciones especiales de los padrinos a las
asociaciones promotoras y de apoyo. Aldeas Infantiles SOS es legalmente responsable
de asegurar que este dinero sea utilizado para apoyar al niño o a la niña para que llegue
a ser independiente.
Los niños y niñas apadrinados/as y aquellos que no tienen padrinos o regalos en efectivo son tratados de la misma forma. Todos los niños y las niñas tienen igualdad de
oportunidades en la consecución de sus metas, independientemente de su situación
de padrinazgo. Las asociaciones nacionales deben incluir una partida para el apoyo a la
integración de jóvenes con pocos o ningún regalo en efectivo en el presupuesto anual
de manutención de las instalaciones respectivas.
Directrices
1. Los pagos de padrinazgos son registrados por la oficina internacional de padrinazgos
que realiza un balance semestral de los mismos. Los estados de cuenta semestrales son
comprobados y regresados a la oficina internacional de padrinazgos por el/la asesor/a de
finanzas de la oficina nacional.
2. Los regalos en efectivo para niñas y niños son utilizados íntegramente para su futuro. No
se efectúan pagos a los niños y niñas al recibirse un regalo en efectivo. Los regalos en efectivo se ahorran y se utilizan posteriormente para ayudar a los niños y niñas en su proceso
de independencia. Su uso exacto lo determina el proceso de planificación del desarrollo individual del joven o la joven. No deben efectuarse arreglos directos entre colaboradores/as
de una instalación SOS y los padrinos para darles un uso diferente al establecido.
3. Los regalos en efectivo se ahorran en una cuenta bancaria colectiva. Se abre una sola
cuenta a nombre de la asociación de Aldeas Infantiles SOS en la cual se depositan los re30
galos en efectivo de todos los niños y niñas. La cuenta de ahorros se maneja en moneda
local o en moneda extranjera si en el país no existe estabilidad económica.
4. Se mantiene un registro de regalos en efectivo por niño y niña. Cada regalo en efectivo
que se recibe para un niño o una niña se registra en la base de datos de padrinazgos.
El/la asesor/a nacional de finanzas es responsable por los registros entrantes y salientes
de los pagos para cada niño/a en la base de datos de finanzas. Los intereses derivados
de los ahorros se acreditan anualmente según el balance de cada niño/a una vez que las
comisiones bancarias se hayan deducido. Los montos de regalos en efectivo cancelados
se deducen del balance del niño o niña respectivo.
5. El procedimiento para el pago del dinero está diseñado de acuerdo con la cultura y
costumbres del país. Aldeas Infantiles SOS asume el papel paternal y ofrece a los y las
jóvenes todo su apoyo en la utilización del dinero. Los ahorros se pagan de acuerdo al
plan de desarrollo individual del joven o la joven. El monto restante debe haberse desembolsado en su totalidad doce meses después de que el cuidado de Aldeas Infantiles SOS
haya llegado a su fin, tal como lo defina el plan de desarrollo individual.
6. Los fondos acreditados a niñas y niños apadrinadas/os que dejan de estar al cuidado
de Aldeas Infantiles SOS antes de ser independientes se distribuyen en una forma especial. Si un niño o una niña apadrinado/a deja de estar al cuidado de Aldeas Infantiles SOS
antes de ser independiente, el pago de los regalos en efectivo ahorrados lo organizan la
oficina nacional y el nuevo tutor legal. Si un niño o niña apadrinado/a huye y no puede
ser encontrado en el transcurso de un año, o si un niño o una niña muere, el dinero se
distribuirá entre sus hermanos y hermanas biológicos siempre y cuando vivan en la Aldea
Infantil SOS, o entre los demás niños y niñas de la misma familia SOS. La oficina nacional
informa al respecto a la oficina internacional de padrinazgos para que el padrino pueda
ser informado adecuadamente.
7. El dinero de legados es registrado como donación con un fin determinado y es utilizado de la misma forma que los regalos en efectivo regulares. Los legados dejados por
los padrinos a la organización Aldeas Infantiles SOS, a una Aldea Infantil SOS en un determinado país o a un niño o niña en particular son usualmente manejados por un notario
público en el país de origen del padrino. Si el legado es condicional, se cumple con las
condiciones del mismo. De lo contrario, y si los fondos han sido legados a un niño o una
niña en particular, se asignan al financiamiento de los planes de desarrollo individual de
la misma forma que los regalos en efectivo regulares, tomando en cuenta que el legado
le pertenece al niño o a la niña.
8. Los regalos en efectivo para instalaciones se utilizan para cubrir gastos de manutención
presupuestados e inversiones de la instalación. No se colocan en una cuenta de ahorros y
se gastan de la misma forma que las contribuciones mensuales de padrinazgos.
9. El/la asesor/a nacional de finanzas entrega al director o directora de la aldea una lista
anual del balance de regalos en efectivo de cada niño o niña. Los niños, niñas y jóvenes
SOS y las madres SOS no necesitan ser informados sobre cada regalo en efectivo que
se reciba a lo largo del año. El director o directora de la aldea decide cuándo los jóvenes
son lo suficientemente maduros para informarles sobre el monto acumulado que se ha
ahorrado para ellos/as.
31
Sugerencias Prácticas
a) Los pagos de padrinazgos son registrados por la oficina internacional de padrinazgos
que realiza un balance semestral de los mismos. (Directriz 1)
• Los fondos de padrinazgos comprenden contribuciones mensuales de padrinazgos,
donaciones con uso determinado y regalos en efectivo adicionales pagados por los
padrinos. Las asociaciones promotoras y de apoyo transfieren el dinero recibido de
los padrinos a la oficina internacional de padrinazgos, donde es acreditado a cada
instalación SOS y remitido a la cuenta de la asociación nacional de Aldeas Infantiles
SOS.
• Periodo contable: Los dos periodos contables son del 1° de enero al 30 de junio y del
1° de julio al 31 de diciembre. La fecha de pago del padrino determina a que periodo
se asignan los regalos en efectivo.
• Balances semestrales: Los fondos de padrinazgos se reflejan en balances semestrales. Los balances que cubren el periodo de los últimos seis meses del año anterior
se preparan en junio del año siguiente y los que cubren los primeros seis meses del
año en curso en diciembre. Estos balances son enviados por la oficina internacional
de padrinazgos a las oficinas nacionales, y el/la asesor/a de finanzas de la oficina
nacional los comprueba y los remite a la oficina internacional de padrinazgos dentro
del plazo establecido para fines de auditoría.
• Cuotas bimestrales: La oficina internacional de padrinazgos transfiere cuotas cada
dos meses, así como un balance de pago por cada instalación SOS al final de cada
periodo de seis meses.
• Aldeas sin cuotas bimestrales: Las Aldeas Infantiles SOS nuevas no reciben cuotas
bimestrales al comienzo. La oficina internacional de padrinazgos y el/la asesor/a regional de finanzas acuerdan una forma regular de pago posteriormente.
b) Los regalos en efectivo para niñas y niños son utilizados íntegramente para su futuro.
(Directriz 2)
• Las formas razonables de utilizar el dinero incluyen la formación profesional superior,
la creación de una micro-empresa, el alquiler o compra de vivienda, apartamento o terreno, matrimonio o un tratamiento médico especial. Los regalos en efectivo no tienen
que ser pagados tan pronto el/la joven cumpla la mayoría de edad legal o deje de estar
al cuidado de Aldeas Infantiles SOS. En particular, este sería el caso si un joven o una
joven carece de planes razonables específicos para la utilización del dinero.
c) Los regalos en efectivo se ahorran en una cuenta bancaria colectiva. (Directriz 3)
• En países sin asociación nacional, la secretaría general abre una cuenta bancaria a
nombre de SOS-Kinderdorf International. El/la asesor/a nacional de finanzas es responsable de cumplir con los criterios de administración e informe.
• Los regalos en efectivo se mantienen en una cuenta en fideicomiso a favor de los
niños, niñas y jóvenes y no pueden ser utilizados por Aldeas Infantiles SOS para especulaciones financieras (Ej.: en acciones o negocios inmobiliarios).
• Algunos padrinos pueden tener en su propio país cuentas de ahorro para los niños y
las niñas que apadrinan. Esto aplica particularmente a padrinos alemanes. Una vez
al año las asociaciones promotoras y de apoyo presentan los balances actualizados
de estas cuentas de ahorro. La información es enviada por la oficina internacional de
padrinazgos a las oficinas nacionales. En la mayoría de los casos, estos fondos sólo
32
se transfieren a través de la oficina internacional de padrinazgos una vez que el niño
o la niña haya dejado la Aldea Infantil SOS, después de haber consultado tanto al
padrino como a la oficina nacional.
d) Se mantiene un registro de regalos en efectivo por niño y niña. (Directriz 4)
• El registro de regalos en efectivo sólo se realiza manualmente en los países que no
utilizan el software de padrinazgos (SPS).
La coordinadora de padrinazgos pide al asesor o asesora nacional de finanzas realizar
las acciones necesarias cuando algún ingreso se haya cancelado o si los regalos en
efectivo deben transferirse a otros niños o niñas.
• Cualquier dinero en efectivo o cheque entregado directamente a colaboradores/as
SOS por padrinos visitantes debe sumarlo el/la asesor/a nacional de finanzas a los
ahorros del niño o la niña.
e) Los fondos acreditados a niñas y niños apadrinadas/os que dejen de estar bajo el
cuidado de Aldeas Infantiles SOS antes de llegar a ser independientes se distribuyen
de una forma especial. (Directriz 6)
• Si un niño o una niña deja el cuidado de Aldeas Infantiles SOS antes de ser independiente y no se llega a un acuerdo con su nuevo tutor, Aldeas Infantiles SOS en el
mejor interés del niño o niña, conservará los ahorros hasta que el niño o niña llegue
a la mayoría de edad legal.
• Si un padrino desea hacer un regalo en efectivo a un niño o niña que ya no viva en
una Aldea Infantil SOS, la oficina internacional de padrinazgos primero pregunta a la
oficina nacional si el dinero aún puede hacérsele llegar. De no ser posible contactar
al niño o a la niña, y habiendo pagado ya el regalo en efectivo el padrino y habiéndose acreditado el mismo a la niña o al niño anteriormente apadrinado, el dinero se
registra a favor del nuevo niño o niña que el padrino apoyará, siempre y cuando viva
en la misma Aldea Infantil SOS. De no haber niño/a sustituto/a en la misma Aldea
Infantil SOS, el monto total de ese regalo en efectivo se distribuirá entre los niños
y niñas que permanecen en la familia SOS y el/la asesor/a nacional de finanzas lo
suma a su balance personal. De recibirse regalos en efectivo para niños y niñas que
hayan partido con más de un año de anterioridad sin que haya habido un acuerdo
entre la oficina internacional de padrinazgos y la oficina nacional, la coordinadora de
padrinazgos informa al respecto a la oficina internacional de padrinazgos.
33
Índice Alfabético
Asesor/a nacional de finanzas
9, 28, 31-33
Carta de agradecimiento
13, 15
Carta de bienvenida
13, 15
Colaborador/a sustituto/a
28
Colaborador/a de padrinazgos de la aldea
9, 19, 26, 28
Consentimiento
14, 16, 22-23
Contribuciones de padrinazgos
26, 30-32
Coordinadora de padrinazgos
9, 13-16, 18-20, 24, 26-28, 33
Correspondencia
13, 15, 18-20, 24, 28
Cuentas bancarias
20, 30-32
Declaración de cumplimiento (formulario)
24
Declaración de cumplimiento
24
Derechos de los niños y niñas
18
Director/a de aldea
9, 19, 26-28, 31
Director/a nacional
9, 26, 28
Donaciones especiales (con uso determinado)
13, 15, 30, 32
Editor/a regional
10
Entrenamiento y orientación
26-27
Fondos de padrinazgos
30-32
Fotografías
14-16, 22-24, 27
Gastos de manutención
20, 26, 30-31
Tutor/a legal
14, 22-23
Hoja de inscripción
13, 15
Informes de progreso
13
Información personal
16, 22-24
Información sensible
22, 24
Invitaciones
18
Notificación de egreso
14, 16
Oficina internacional de padrinazgos
10, 13-16, 19-20, 22-24, 26-28, 30-33
Padrinazgo de construcción
8
Padrinazgo de aldea
8
Padrinazgo de niños y niñas
8
Paquetes
13, 15, 18
Preguntas de los padrinos
14-15, 28
Protección de datos
22-24
Regalos en efectivo
13-15, 20 27, 30-33
Retroalimentación
27
Visitas
15, 18-20, 24, 27, 33
34