Busqueda de Proovedores

Aprovisionamiento
TEMA 2: EL PROCESO DE COMPRAS:
BUSQUEDA DE PROVEEDORES
1. EL APROVISIONAMIENTO
Es el conjunto de operaciones que permite que la empresa tenga los materiales necesarios en
el momento oportuno y en la cantidad y calidad deseadas para realizar las actividades de
fabricación o comercialización de sus productos.
Las principales funciones de la gestión de aprovisionamiento son:
Adquirir los materiales necesarios para la elaboración o comercialización de los productos.
Gestionar el almacén de los productos y mantener los stocks mínimos de cada material.
Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos.
El stock son las existencias en mercancías o productos que una empresa tiene en el almacén a
la espera de su posterior consumo.
El aprovisionamiento de materiales y productos está estrechamente relacionado con el
almacenaje de los mismos. Durante el tiempo que el producto está almacenado no aumenta de
valor, pero en cambio en la empresa se generan unos costes que encarecen el coste total.
Los almacenes en la empresa pueden ser:
Almacenes de aprovisionamiento
Almacenes de productos terminados
1.1. Funciones del departamento de compras
El departamento de compras recibe las solicitudes de los materiales que necesitan en otros
departamentos o secciones, busca a los proveedores y realiza las gestiones necesarias para
que los productos adquiridos lleguen a los inventarios de la empresa. Las principales funciones
del departamento de compras son:
Recibir las solicitudes de los artículos y materiales que se deben adquirir, buscar
proveedores y gestionar las compras.
Analizar la evolución del mercado en cuanto a precios, moda, etc.
Estudiar los envíos de los proveedores haciendo un seguimiento de los pedidos.
Mantener con los proveedores relaciones eficientes para obtener rápidamente el producto
solicitado.
Buscar soluciones para mejorar los costes y actuar en coordinación con los demás
departamentos.
2. EL PROCESO DE COMPRAS
1. Planificar las compras: Consiste en estudiar las necesidades de la empresa y buscar fuentes
de suministro.
2. Analizar las necesidades: El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de
materiales emitidos por fabricación, almacén, ventas, etc. y estudia la prioridad de las
peticiones.
3. Solicitar ofertas y presupuesto.
4. Evaluar las ofertas y seleccionar al proveedor: Hay que examinar las ofertas recibidas y
comparar precio, calidad, condiciones, etc.
5. Negociar las condiciones: Se trata de pactar algunos puntos de la oferta.
6. Solicitar el pedido: Se formaliza el contrato de compra-venta.
7. Seguimiento del pedido y los acuerdos: Comprobar que hemos recibido todo el material
solicitado y que se corresponde a las características detalladas en el pedido.
-1-
Aprovisionamiento
2.1. La búsqueda de proveedores
El personal encargado de gestionar los aprovisionamientos necesita recopilar información sobre
los posibles proveedores y la puede obtener a través de medios o de forma directa.
Los proveedores se pueden encontrar consultando internet, asociaciones empresariales, prensa
y revistas especializadas, organismos oficiales, etc.
La búsqueda de proveedores por contacto directo se utiliza cuando queremos obtener más
información. Los métodos que más se utilizan son:
Entrevista con los representantes del proveedor
Visitar mercados centrales
Visitar ferias y exposiciones
Acudir a las oficinas de compra
3. LA SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTOS
3.1. Información que debemos solicitar
Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos contactar con ellos para
solicitarles la información que necesitamos. La información gira entorno a tres aspectos:
Condiciones económicas
Condiciones técnicas
Servicios posventa
-2-
Aprovisionamiento
4. EL PRESUPUESTO DE LA OFERTA
El presupuesto enviado por el proveedor generalmente indica el precio unitario por artículo o
por lotes, pero refleja el importe global de los gastos y para comprar las ofertas de varios
proveedores debemos conocer el coste unitario.
El coste unitario se puede calcular utilizando tres métodos:
Prorrateo de gastos comunes: Consiste en repartir proporcionalmente descuentos,
embalajes, portes, etc. entre los distintos artículos.
Reparto de gastos con la constante de la proporcionalidad (K):
K = Coste total neto / Importe bruto
Importe bruto = Cantidad1 · Precio1 + C2 · P2 ... + ... Cn · Pn
Coste total neto = Importe bruto + Gastos – Descuentos
Una vez conocido el valor de K el coste unitario de cada artículo será igual a K por el precio
de cada unidad.
Coste unitario = K · Precio unitario
Reparto de gastos por el método simplificado:
Coste unitario = Importe gastos / Número unidades
-3-