manual de funcionalidades portal pentagrama

MANUAL DE FUNCIONALIDADES
PORTAL PENTAGRAMA
1.
Realizar un Pedido o una Cotización
Pag 2
2.
Recuperar una Cotización y Convertirla en Pedido
Pag 9
3.
Personalizar una Cotización y Exportarla en PDF
Pag 11
3.1 Información del Distribuidor
3.2 Información del Cliente y Datos Complementarios
4.
Pagar un Pedido
Pag 15
5.
Consultar el Estado de un Pedido
Pag 17
6.
Consultar la Guía de Despacho
Pag 19
7.
Administrar mis Usuarios
Pag 20
7.1 Crear/Editar el Perfil de un Usuario
7.2 Eliminar un Usuario
8.
Modificar los Datos de Contacto del Distribuidor
Pag 22
9.
Modificar el Usuario y la Clave Personal
Pag 24
10.
Olvidé la Clave
Pag 25
11.
PQR: Preguntas, Quejas y Reclamos
Pag 26
12.
Solicitar una Garantía
Pag 27
13.
Ver el Detalle de una Garantía
Pag 29
DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES
PENTAGRAMA S.A
Funcionalidades
1. Realizar un Pedido o una Cotización
Los pedidos y las cotizaciones se hacen de la misma forma. El proceso se empieza igual,
sólo que al final se le debe indicar al sistema si lo que se está montando es un pedido o
una cotización.
*Los pedidos son los que se envían a Pentagrama para que se fabrique el producto. NO se
debe enviar un pedido a menos que se esté seguro de que se quiere proceder con su
fabricación.
*Las cotizaciones son las que se envían al cliente final o que se tienen provisionalmente
porque el cliente no ha toado aún la decisión de compra. Estas son para uso del
distribuidor. Pentagrama no tiene acceso a las cotizaciones del distribuidor.
Paso 1: ingrese a la sección “Pedidos y Cotizaciones” en el menú de transacciones que
está a lado derecho de la pantalla:
2 Paso 2: hacer clic en el botón “Nuevo Pedido/Cotización” en la esquina superior
izquierda de la pantalla:
Paso 3: seleccione el producto que quiere solicitar con el sistema de filtro, seleccionando
cada una de las categorías hasta llegar al detalle del producto.
*Algunos productos tienen 5 categorías, mientras que otros puede tener menos. Revise
siempre que haya llegado a la última categoría.
*Una manera de saber si el producto está bien seleccionado es cuando el sistema muestra
la Disponibilidad del Material:
3 Paso 4: ingrese la cantidad, el ancho y el alto del producto:
*Tenga en cuenta que las medidas se deben ingresar en METROS como se muestra en la
imagen anterior. Para separar los decimales se puede usar , (coma) o . (punto).
Para dos metros con cuarenta centímetros:
Incorrecta: 240
Incorrecta: 24,0
Incorrecta: 24
Correcta: 2,40
Para ochenta centímetros:
Incorrecta: 80
Incorrecta: 8,0
Correcta: 0,80
Una vez ingrese los datos anteriores el sistema mostrará el precio de lista del producto
(precio público sin descuento y sin IVA), y el precio con el descuento del distribuidor:
4 *Algunos productos como por ejemplo Huper Optik no tienen el mismo descuento de las
persianas. Por esta razón el descuento del distribuidor es modificable.
Para modificar el descuento se debe borrar el que el sistema trae por default y se debe
ingresar el nuevo:
Paso 5: en caso que el producto tenga un descuento adicional (descuento por promoción
de mes o promoción extraordinaria) ingrese éste valor en la casilla en frente del descuento
del distribuidor.
*El sistema aplicará el descuento adicional ingresado al subtotal.
Paso 6: seleccione los campos adicionales que se solicitan sobre cada producto. Algunos
de estos campos son obligatorios ya que sin ellos no se puede fabricar el producto:
5 *Los campos adicionales que tienen un recargo se mostrarán en frente para que el valor
del producto sea el correcto. Si el campo seleccionado tiene un descuento adicional éste se
deberá ingresar en la casilla en frente:
Paso 7: marque la casilla de Pentaexpress en caso que quiera este servicio.
*El sistema mostrará el valor del Pentaexpress en frente y lo sumará al total:
Paso 8: si desea conocer el valor del producto para el cliente final ingrese el descuento
que le vaya a dar. El sistema liquidará el producto con este descuento. Esta funcionalidad
es especial para cuando se quiere montar una cotización para el cliente final.
Paso 9: escriba las observaciones que tenga sobre el producto y si ya finalizó haga clic en
el botón “Confirmar”:
6 Paso 10: Aparecerá una ventana en la que se pregunta si el usuario desea continuar
agregando productos o si va a finalizar el pedido. Haga clic en el botón correspondiente
según lo que desee hacer:
Paso 11: al finalizar el pedido verá una pantalla con el resumen de lo que solicito:
*Si necesita modificar algún dato del pedido puede hacer clic en el Botón Editar:
7 *Si necesita eliminar el producto del pedido puede hacer clic el el Botón Eliminar:
Paso 12: ingrese el nombre del cliente final o cualquier referencia que le permita
identificar el pedido más adelante como la orden de compra, el número de pedido interno,
etc. Esto le permitirá tener una organización adecuada para cuando necesite buscar un
pedido más adelante.
Ingrese los otros campos que se solicitan como observaciones generales o datos de
despacho. Los Datos de Despacho sólo se deben llenar cuando necesite enviar la mercancía
a una dirección diferente a la que tiene registrada en Pentagrama. Si la dirección es la
misma que tiene registrada omita estos campos pues nuestro sistema la tomará
automáticamente.
Paso 13: defina si quiere guardar esta orden como una Cotización o como un Pedido:
Pedido: cuando haga clic en “Realizar Pedido” es porque quiere enviar esta orden a producción. Al hacer clic el pedido se
está enviando a los asesores, quienes se encargarán de revisarlo y lo pasarán a cartera para aprobación.
Cotización: cuando haga clic en “Guardar como Cotización” es porque todavía no es una orden para enviar a producción.
Como se explica más adelante, la opción de “Guardar como Cotización” permite guardar la información provisionalmente y
permite recuperarla cuando sea que lo necesite.
8 Funcionalidades
2. Recuperar una Cotización y Convertirla en Pedido
En el portal se pueden recuperar las cotizaciones que se hayan hecho, ya sea para editarlas
o para convertirlas en un Pedido.
Paso 1: en la pantalla principal de “Pedidos y Cotizaciones” aparecen todos los pedidos
y cotizaciones mezclados. Para facilitar la búsqueda puede filtrar las cotizaciones:
*Las cotizaciones tienen un consecutivo que comienza por Cot, mientras los pedidos tienen
un consecutivo que comienza por Ped. Así puede diferenciarlos fácilmente.
Paso 2: para recuperar una cotización haga clic en el botón “Recuperar” que se
encuentra en la última columna de opciones de cada cotización. De esta manera el sistema
le traerá nuevamente la cotización.
9 Cuando se recupera una cotización el sistema muestra el resumen de ésta:
Además de recuperar la cotización se puede editarla (ícono Editar), para por ejemplo
modificar las medidas de un item si éstas cambiaron después de una rectificación de
medidas o para eliminar un item (ícono Eliminar).
Paso 3: para guardar nuevamente la cotización haga clic en el botón “Guardar como
Cotización”. La otra opción que da el sistema es convertirla en un Pedido (enviarlo a
producción) lo cual se logra haciendo clic en el botón “Realizar Pedido”
Paso 4: al hacer clic sobre “Realizar Pedido” el sistema traerá una pantalla de resumen.
Revise el pedido y cuando esté seguro haga clic en el botón “Enviar Pedido”.
10 Funcionalidades
3. Personalizar una Cotización y Exportarla en PDF
Las Cotizaciones se pueden personalizar con 2 tipos de información:
3.1 Información del Distribuidor:
Paso 1: el distribuidor puede personalizar sus datos desde la sección “Datos de
Cotización” que se encuentra en el menú de usuarios.
*Esta sección solo está habilitada para el usuario administrador.
11 Los datos que podrá personalizar son los que se muestran en la imagen como el logo, el
nombre del distribuidor, el texto introductorio, el teléfono de contacto y la dirección:
*Para adjuntar un logo verifique que esté en formato JPG, GIFF o PNG. El sistema no
reconoce otros formatos como PDF, AI (Illustrator), CRD (Corel Draw).
Paso 2: al terminar de ingresar los datos haga clic en el botón “Guardar”:
3.2 Información del cliente e información complementaria de la cotización:
Cuando se va a exportar una cotización en PDF el sistema trae una pantalla de Datos
Complementarios.
Paso 1: en la pantalla principal de “Pedidos y Cotizaciones” aparecen todos los pedidos
y cotizaciones mezclados. Para facilitar la búsqueda filtre las cotizaciones.
12 Paso 2: para exportar la cotización a PDF haga clic sobre el botón “PDF”:
Al hacer clic sobre este botón el sistema trae una pantalla de "Datos Complementarios”.
Paso 3: llene los datos relacionados con la información del cliente como: nombre del
cliente, el teléfono, el correo, la dirección.
Paso 4: llene los datos relacionados con la cotización como: fecha de validez (seleccione la
fecha en el calendario), forma de pago, tiempo de entrega, observaciones generales.
13 Además marque la casilla “Mostrar las medidas” en caso que quiera que el cliente final
conozca las medidas de los productos. Si no se marca esta casilla el PDF no las mostrará.
Paso 5: haga clic en el botón imprimir cotización:
*El sistema exportará la cotización en formato PDF y la dejará en la carpeta de descargas
de su computador. Es importante tener instalado Acrobat Reader desde la versión 7 en
adelante para que se pueda visualizar el PDF.
Así se verá la cotización:
14 Funcionalidades
4. Pagar un Pedido
Con el portal se pueden hacer pagos Online.
IMPORTANTE: para hacer pagos online se debe tener activa la segunda clave. Esto se
solicita directamente con el banco.
Si quiere pagar el pedido tan pronto lo digite siga los pasos a continuación:
Paso 1: al finalizar el pedido haga clic sobre el botón “Paga aquí tu pedido”:
Paso 2: al hacer clic en el botón anterior el sistema lo direccionará a la plataforma de
pagos. Elija la opción de Anticipos:
15 Paso 3: digite el valor que va a pagar y escriba los comentarios necesarios (ejemplo
número de pedido). Haga clic en el botón “Continuar”:
Paso 4: seleccione si va a pagar con una cuenta de ahorros o una tarjeta de crédito.
Seleccione el banco (en caso de cuenta de ahorros) o el tipo de tarjeta (en caso de
crédito):
*El sistema lo redireccionará a la sucursal virtual de su banco. Continúe hasta finalizar el
pago.
IMPORTANTE: para hacer pagos online se debe tener activa la segunda clave. Esto se
solicita directamente con el banco.
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5.
Consultar el Estado de un Pedido
Con el Portal Pentagrama puede hacerle seguimiento a todos los pedidos que ha hecho a
través del Portal de manera que sepa en qué estado se encuentran.
Paso 1: ingrese a la sección “Pedidos y Cotizaciones” en el menú de transacciones:
Paso 2: en la pantalla principal va a encontrar todos los pedidos y cotizaciones que ha
realizado a través del Portal. Aquellos que son Pedidos tendrán la opción de Consultar el
Estado. Éste se consulta haciendo clic en el botón “Estado” (ícono lupa):
*Al hacer clic sobre el botón “Estado” el sistema mostrará una pantalla con el detalle del
estado del Pedido, el producto y la fecha y hora de autorización:
17 *Con la fecha y hora de autorización se puede saber la fecha estimada de despacho del
producto. Para esto se debe tener en cuenta: 1) los días de despacho de cada línea de
producto, 2) que el día se cuenta siempre y cuando el pedido haya quedado autorizado
antes de las 11:30am, 3) que no se debe contar el sábado como primer día hábil de
producción, 4) que nunca se deben contar los domingos o festivos.
Los pedidos pueden estar en los siguientes estados:
No registrado: significa que el pedido ya se recibió pero no se ha digitado.
Registrado: significa que el pedido está predigitado pero no se ha enviado a producción.
En Producción: significa que el pedido está siendo fabricado.
Facturado: significa que el pedido ya se fabricó y ya tiene factura y guía de despacho.
Cancelado: significa que el pedido fue anulado.
*Si el pedido incluye productos diferentes, ejemplo: enrollables, romanas y paneles, cada
uno de estos productos tendrá su propio estado pues el tiempo de despacho de cada línea
de producto puede variar.
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6. Consultar la Guía de Despacho
Con el Portal Pentagrama puede consultar la Guía de cada pedido si éste ya fue
despachado.
Paso 1: en la pantalla principal de “Pedidos y Cotizaciones” aparecen todos los pedidos
y cotizaciones mezclados. Para facilitar la búsqueda puede filtrar los pedidos.
Paso 2: haga clic sobre el botón “Guías” (ícono camión) que se encuentra en la última
columna de opciones al final de cada pedido:
*Al hacer clic sobre el botón “Guías” el sistema mostrará una pantalla con la relación de
las guías que estén relacionadas con ese pedido y mostrará la fecha de envío.
*Otra forma de mirar las guías en nuestro portal es a través de la sección de “Consulta de
Guías” en el menú de transacciones.
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7. Administrar Mis Usuarios
Con el Portal Pentagrama cada distribuidor tendrá un usuario administrador y tendrá la
posibilidad de tener usuarios hijos los cuales puede administrar. El usuario
administrador debe estar a cargo de la persona Jefe.
El usuario administrador puede crear, modificar o eliminar usuario hijos y les puede
permitir o denegar funciones como realizar pedidos, realizar pagos o ver descuentos.
Paso 1: haga clic en la sección “Administrar Usuarios”:
*Al hacer clic en la sección aparecerá una pantalla en la que se mostrará el listado de todos
los usuarios del Distribuidor:
20 7.1 Crear/Editar el Perfil de un Usuario:
Para crear un nuevo usuario haga clic en el botón “Agregar Usuario”:
Para editar un usuario ya creado haga clic en el botón “Editar Usuario”
Edite o llene la información del usuario (nombre, apellido, email y contraseña). Así mismo
defina el tipo de usuario y asígnele el permiso para ver los descuentos.
21 *La funcionalidad de “Ver Información de Descuentos” es muy útil para casos en los
que el distribuidor no quiere que el usuario que está creando o editando tenga acceso a los
costos de los productos, ni tenga acceso a la información sobre los descuentos del
distribuidor. Si no se marca esta casilla el usuario sólo verá los valores a precio público.
*En caso que al hacer una cotización no se muestren los descuentos del
distribuidor será porque está casilla no está marcada. Si quiere que se visualicen
los descuentos para conocer el costo de los productos, ingrese a la sección
“Administrar Usuarios” y active esta función. Para que los cambios queden
aplicados deberá salir del portal y volver a ingresar.
7.2 Eliminar un Usuario:
Paso 1: haga clic en el botón “Eliminar Usuario”:
*Como mínimo el distribuidor deberá tener 1 usuario. El sistema no permitirá eliminar el
último usuario.
22 Funcionalidades
8. Modificar los Datos de Contacto del Distribuidor
Para modificar los datos en caso de haber un cambio de dirección, teléfono o personas de
contacto esto se hace de la siguiente manera:
Paso 1: ingrese a la sección “Datos del Distribuidor” en el menú de Usuarios:
Paso 2: ingrese los datos que necesite modificar y guárdelos:
*Al hacer un cambio en el portal éste quedará aplicado en el sistema de información de
Pentagrama. Un asesor comercial se comunicará con el distribuidor para confirmar los
cambios y de ser necesario solicitar el RUT.
23 Funcionalidades
9. Modificar el Usuario y la Clave Personal
Paso 1: para modificar el usuario o la clave ingrese a la sección “Mis Datos de Acceso”
en el menú de Usuarios:
Paso 2: si necesita modificar el usuario edítelo en el campo “Email”. Si necesita modificar
la contraseña, edítela y confírmela en el siguiente campo.
24 Funcionalidades
10. Olvidé la Clave
Si ha olvidado la clave:
Paso 1: vaya a la pantalla de ingreso al Portal y haga clic en el botón “Olvidó su clave”:
Paso 3: ingrese su dirección de correo electrónico (la cual usa como usuario) y haga clic
en “Recordar Contraseña”. Inmediatamente recibirá un correo en el que se le enviará
una nueva clave.
*Una vez pueda ingresar al Portal cambie la contraseña en la sección “Mis Datos de
Acceso”
*Si
no
recuerda
ni
la
clave
[email protected]
ni
el
usuario
escriba
un
correo
a
25 Funcionalidades
11. PQR: Preguntas, Quejas y Reclamos
El Portal Pentagrama cuenta con una sección que se llama “PQR”. Esta sección está
diseñada para que envíe todas las preguntas, quejas o reclamos que tenga respecto a los
temas que le interesan.
Paso 1: ingrese los datos que solicita el formulario como el teléfono de contacto.
Paso 2: seleccione si quiere enviar una pregunta, queja o reclamo.
Paso 3: ingrese los comentarios en el campo correspondiente.
Paso 4: Haga clic en enviar.
26 Funcionalidades
12. Solicitar una Garantía
“Mis Garantías” es un módulo en el portal a través del cual se pueden administrar las
solicitudes de garantías de una manera más fácil; teniendo la información en un mismo
sitio y de una manera organizada.
Paso 1: ingrese a la sección “Garantías y Reparaciones” del menú de transacciones:
Paso 2: haga clic en el botón “Nueva Garantía”:
*Al hacer esto se cargará un formulario en el cual se solicitan los datos principales da la
garantía, datos que para el departamento de Garantías son fundamentales para tramitarla
(número de pedido o factura, el producto, la cantidad y la descripción del problema).
27 Paso 3: complete el formulario:
*Al finalizar el formulario está la posibilidad de adjuntar imágenes lo cual puede ser muy
útil para que nuestro departamento tenga una idea más clara del inconveniente.
Paso 4: Una vez termine de llenar el formulario haga clic en “Enviar Garantía”:
*Después de enviar la garantía ésta aparecerá en el listado general con el número, el
usuario, la fecha de solicitud, el número del pedido, y el estado actual.
28 Funcionalidades
13. Ver el Detalle de una Garantía
Paso 1: para ver la información completa de cada garantía, y hacerle seguimiento a cada
una de ellas por medio del botón “Detalle” (ícono lupa) en el listado general.
Al hacer clic en “Detalle” va a encontrar 2 pestañas:
En la primera verá la información general que usted envió:
29 En la segunda pestaña verá todas las notificaciones que tenga esta garantía relacionadas
con los cambios de estado (abierta, cerrada, anulada), la programación de visitas, entre
otros.
Así mismo desde esta pestaña podrá enviar mensajes al departamento de garantías que se
relacionen con ésta y el departamento podrá contestar por este medio también de manera
que haya mayor comunicación entre el distribuidor y nuestro departamento.
Cualquier información o duda acerca del portal escriba un correo a
[email protected]
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