[Escribir texto] ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO CONTENIDO: ¿QUE ES LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO? DELEGAR EL RELOJ Y LA BRÚJULA ADICCIÓN A LO URGENTE MISIÓN-VALORES DETECTORES DE PROBLEMAS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO MÉTODOS PARA PODER ADMINISTRAR EL TIEMPO 1 PROFESOR: ELEAZAR GONZÁLEZ ÁLVAREZ FCA-UAS [Escribir texto] ¿QUE ES LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO? ¿Qué es la administración del tiempo? Establecer las condiciones que nos permitan mejorar nuestro desempeño ejecutivo (principalmente en lo personal) a partir de una mejor administración de nosotros mismos. ¿Porque estudiar la administración del tiempo? -Porque es una forma concreta para administrar nuestro tiempo -Es el único recurso del que todos podemos disponer de igual manera -No todos lo utilizamos con la misma eficacia -Los objetivos deben realizarse en función del tiempo -No se puede almacenar ni utilizar anticipadamente ¿La formulación de objetivos asegura la obtención de los resultados esperados? Cuando ponemos en práctica lo planeado, nos encontramos gran cantidad de eventos inesperados que consumen el tiempo que habíamos destinado a la consecución de nuestros objetivos. 2 PROFESOR: ELEAZAR GONZÁLEZ ÁLVAREZ FCA-UAS [Escribir texto] LOS SIETE HÁBITOS DE LA GENTE EFICAZ 1.-SER PROACTIVO: DEPENDENCIA NECESITAS VICTORIA PRIVADA NO TIENES QUE HACER CULPAS QUE SON TUYAS. Es ser auto determinado y no reaccionar a las situaciones No ser reactivo donde si algo sucede a la persona reacciona Es no programarse no engañarse 2.- EMPEZAR CON OBJETIVOS EN MENTE Si no tenemos el síndrome del zopilote estreñido 3.- PRIMERO ES LO PRIMERO INDEPENDENCIA NECESITAS VICTORIA PUBLICA ES LA HABILIDAD PARA INTERACTUAR CON LOS DEMÁS INTERDEPENDENCIA Hacer más cosas vitales y menos triviales concentrarse en el camino debido parta lograr los objetivos 4.- PIENSE EN GANO Y GANAS EQUIDAD 5.- BUSCA PRIMERO COMPRENDER Y LUEGO COMPRENDIDO EMPATÍA (INTEGRIDAD SENTIMIENTO LÓGICA) 6.-SINERGIA ECUACIÓN MATEMÁTICA IMPOSIBLE PERO PSICOLÓGICAMENTE PRECISO 7.-AFILAR LA SIERRA ES LA AUTO RENOVACIÓN EN VARIAS DIMENSIONES FÍSICAMENTE MENTALMENTE 3 PROFESOR: ELEAZAR GONZÁLEZ ÁLVAREZ FCA-UAS [Escribir texto] DELEGAR DELEGAR: ES DAR ALAS PERSONAS QUE HACER ADMINISTRAR: PROCEDIMIENTO PARA LOGRAR QUE LAS COSAS SE HAGAN A TRAVÉS DE LAS PERSONAS EL EJECUTIVO ES EL QUE RELACIONA ÍNTIMAMENTE LA DELEGACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN COMO ACTIVIDAD CLAVE DEL EJECUTIVO LA DELEGACIÓN TIENE BENEFICIOS DIRECTOS COMO DERIVADOS LOS MÁS SIGNIFICATIVOS SON QUE LA DELEGACIÓN: 1.- EXTIENDE LOS RESULTADOS DE LOS QUE EL HOMBRE PUEDE HACER A LOS QUE EL HOMBRE PUEDE DELEGAR. 2.- LIBERA EL TIEMPO PAR UN TRABAJO MAS IMPORTANTE 3.- DESARROLLA LA INICIATIVA, LA DESTREZA, EL CONOCIMIENTO Y LA COMPETENCIA DE LOS SUBORDINADOS. 4.-MANTIENE EL NIVEL DE DECISIÓN 4 PROFESOR: ELEAZAR GONZÁLEZ ÁLVAREZ FCA-UAS [Escribir texto] BARRERAS PARA LA DELEGACIÓN LA DELEGACIÓN ES LA HERRAMIENTA ESENCIAL PARA QUE EL EJECUTIVO PUEDA ADMINISTRAR SU TIEMPO. NO OBSTANTE, ESTA HERRAMIENTA POCAS VECES ES BIEN UTILIZADA. LA NECESIDAD DE ELLA RARAMENTE ES COMPRENDIDA. EXISTEN BARRERAS CRITICAS PARA LA DELEGACIÓN EFICAZ EN EL DELEGADOR, EN LE DELEGADO Y EN LA SITUACIÓN. BARRERAS EN EL DELEGADOR 1. Preferencia por la operación. 2. Exigir que todo mundo conozca los detalles. 3. La mentira de “yo lo puedo hacer mejor”. 4. Falta de experiencia en el puesto o en la delegación. 5. Inseguridad. 6. Temor a ser rechazado. 7. Resistencia a tolerar errores. 8. Falta de confianza en los subordinados. 9. Falta de habilidad organizativa para equilibrar cargas de trabajo. 10. Incertidumbre en las tareas e incapacidad para explicar. 11. Falta de controles eficaces y de supervisión. BARRERAS EN EL DELEGADO 1. 2. 3. 4. 5. 6. Falta de experiencia Rehuir responsabilidades Dependencia exagerada del jefe Desorganización Carga de trabajo excesiva Inmersión en trivialidades BARRERAS EN LA SITUACIÓN 1. 2. 3. 4. 5. Intolerancia a los errores Carácter crítico en las decisiones Urgencia, falta de tiempo para explicar Confusión de responsabilidades y de autoridad Falta de personal Práctica en pareja: (Mencionar un ejemplo por cada punto de los temas anteriores) 5 PROFESOR: ELEAZAR GONZÁLEZ ÁLVAREZ FCA-UAS [Escribir texto] N El reloj y la brújula Nuestra lucha por colocar primero lo primero se caracteriza por el contraste existente entre dos poderosas herramientas que nos dirigen: el reloj y la brújula. El reloj representa los compromisos, las citas, los horarios, las metas, las actividades; lo que hacemos con el tiempo y como lo administramos. La brújula representa nuestra visión, nuestros valores, nuestros principios, nuestra misión, nuestra conciencia moral, nuestra orientación; todo lo que sentimos que es importante y el modo como dirigimos nuestra vida. La lucha se desencadena cuando percibimos una brecha entre el reloj y la brújula, cuando lo que hacemos no contribuye a lo que es más importante en nuestras vidas. Para muchos de nosotros, el dolor que produce la brecha es intenso. No podemos hacer lo que decimos. Nos sentimos atrapados y controlados por otras personas y situaciones. Siempre nos enfrentamos a crisis. Muy a menudo quedamos aprisionados en una “maraña de trivialidades”, ocupados en apagar incendios y sin tiempo para hacer lo que reconocemos como trascendente. Tenemos la impresión de que los demás viven nuestras vidas por nosotros. Para otros, el dolor no resulta una leve incomodidad. No logramos hacer coincidir lo que creemos que debemos hacer, lo que deseamos hacer y lo que en realidad hacemos. Nos encontramos frente a dilemas. Dada la culpabilidad que sentimos por lo que no llevamos a cabo, no disfrutamos lo que hacemos. 6 PROFESOR: ELEAZAR GONZÁLEZ ÁLVAREZ FCA-UAS [Escribir texto] LA ADICCIÓN A LO URGENTE Algunas personas se acostumbran al flujo de adrenalina descargada en la crisis, que dependen de ella para sentirse con entusiasmo y energía, ¿cómo se siente usted en los caos de la urgencia? ¿Estresado? ¿Presionado? ¿Tenso? ¿Exhausto?, no cabe duda pero al hablar esas resultan situaciones vivificantes. Nos sentimos útiles, exitosos y valorados. Experimentamos una superioridad temporaria al resolver crisis urgentes e importantes. Cuando debemos resolver algo sin importancia nuestra fijación en la urgencia es tan poderosa que hacemos cualquier cosa por el simple hecho de estar activos, se espera que siempre estemos ocupados con exceso de trabajo, y esta expectativa se ha convertido en un símbolo de nivel social; si estamos ocupados somos importantes; si no estamos ocupados, nos da vergüenza admitirlo. La seguridad surge del hecho de estar ocupado. Otorga valor, es popular y gratificante. Resulta también una excusa para no encarar lo primordial de la propia vida. La adición a lo urgencia equivale a una conducta autodestructiva que llena de forma temporaria el vacío que produce las necesidades insatisfechas, en lugar de satisfacerlas, las herramientas y los enfoque que empleamos para administrar el tiempo a menudo fomentan esa adicción y nos mantiene concentrados en la priorización diaria de lo urgente. Muchas cosas importantes que contribuyen a alcanzar nuestros objetivos generales que dan plenitud y significado a nuestra vida no tienden a presionarnos. Al no ser “urgentes”, debemos considerarlas y actuar sobre ellas. 7 PROFESOR: ELEAZAR GONZÁLEZ ÁLVAREZ FCA-UAS [Escribir texto] LA SATISFACCIÓN DE LAS CUATRO NECESIDADES Y HABILIDADES HUMANAS Ciertas cosas resultan fundamentales para la realización humana. Si no satisfacemos estas necesidades básicas, nos sentimos vacios, incompletos. Es posible que intentemos llenar ese vacío mediante la adicción a lo urgente, o que nos volvamos complacientes y nos conformemos con la satisfacción temporaria que nos puede brindar una realización parcial. La esencia de estas necesidades se sintetiza en la frase: Vivir, Amar, Aprender Dejar un legado, Vivir es nuestra necesidad física en lo que respecta a los alimentos, vestimenta, vivienda, bienestar económico y salud. Amar es nuestra necesidad social de relacionarnos con los demás, pertenecer, Amar y ser amados Aprender es nuestra necesidad mental de desarrollarnos y crecer, por ultimo la necesidad de dejar un legado equivale a la necesidad espiritual de poseer un sentido del significado, el propósito, la congruencia personal y la contribución. Cada unas de estas necesidades tiene una importancia vital. En caso de no satisfacer alguna de ellas, se reduce la calidad de vida. Si tiene deudas o mala salud, si no cuenta con el alimento, la vestimenta y La vivienda adecuados, si se siente aislado y solo, si se halla mentalmente estancado si no se posee un sentido del propósito y la integridad, la calidad de su vida se perjudica, una salud excelente, la seguridad económica, las relaciones provechosas y satisfactorias, el progresivo desarrollado profesional y un profundo sentido del propósito, la contribución y la congruencia personal crean calidad de vida. 8 PROFESOR: ELEAZAR GONZÁLEZ ÁLVAREZ FCA-UAS [Escribir texto] Lo que supone decir NO IMPORTANTE Matriz de la administración del tiempo I URGENTE II NO URGENTE Crisis Problemas apremiantes Proyectos con fecha de vencimiento, reuniones y preparaciones NO IMPORTANTE III URGENTE Interrupciones Algunas llamadas telefónicas Correspondencia Informes Reuniones Muchos asuntos apremiantes e inmediatos Muchas actividades populares IV NO URGENTE 9 PROFESOR: ELEAZAR GONZÁLEZ ÁLVAREZ FCA-UAS Preparación Prevención Clarificación de valores Planificación Creación de relaciones Verdadera recreación Catalizar el poder interior Triviales Correspondencia publicitaria Algunas llamadas Acciones que representan pérdidas de tiempo Actividades de “escape” [Escribir texto] * TEORÍA DE PETER DRUCKE Las personas eficaces no se orientan hacia los problemas, si no hacia los oportunidades. Alimentan las oportunidades. Alimentan las oportunidades u dejan morir de iniciación a los problemas. Piensan preventivamente. Tiene autenticas crisis y emergencias del cuadrante I que requieren su atención inmediata, pero su número es comparativamente pequeño. Mantienen la PRODUCTIVIDAD y la CAPACIDAD DE PRODUCIR en equilibrio, al centrarse en las actividades importantes, pero no urgentes, de alto poder de generar capacidad, del cuadrante II en investigaciones efectuados se dice que los americanos pertenecen 50% cuadrante I y 20% de cuadrante II. Japoneses 20% de cuadrante I y 50% de cuadrante II. *BENEFICIOS DEL CUADRANTE II: Si cultivas la PRODUCTIVIDAD y las pones en práctica, finalmente se lograran buenos resultados Aumentara la eficacia extraordinariamente Crisis y problemas se reducirán hasta adquirir proporciones manejables, porque pensara con anticipación, trabajando sobre las raíces, tomando para empezar, las medidas que impidan que las situaciones lleguen a convertirse en crisis. 10 PROFESOR: ELEAZAR GONZÁLEZ ÁLVAREZ FCA-UAS [Escribir texto] Experiencia Concurrí una vez a un seminario donde el instructor daba una conferencia sobre el tiempo. En un cierto momento dijo:” muy bien, es tiempo de jugar a las preguntas y respuestas”. Saco debajo del escritorio un frasco de unos cuatro litros y medio con boca ancha. Lo colocó sobre la mesa junto a una bandeja piedras del tamaño de un puño y preguntó: ¿Cuántas de esas piedras piensan que caben en el frasco? Una vez que todos expresaron sus conjeturas, dijo: “Muy bien. Vamos a averiguarlo”. Introdujo una piedra… luego otra… luego otras. No recuerdo cuantas metió, pero llenó el frasco. Luego preguntó: “¿Está lleno?” Todo el mundo miró las piedras y asintió. Entonces él agregó: “Ahh”. Metió la mano bajo la mesa y saco un balde de pedregullo. Luego introdujo parte de el en el tarro y lo sacudió. Las piedrecillas penetraron por pequeños espacios que dejaban las piedras grandes. El conferencista rió con ironía y repitió: “¿Está lleno?” Esa vez nos acercamos y dudamos. “Tal vez no”. “¡Bien!”, replicó. Y extrajo un balde arena que había debajo de la mesa. Comenzó a volcar la arena en el frasco que se infiltraba por los pequeños espacios que dejaban las piedras y el pedregullo. Otra vez nos miró e interrogó. “¿Está lleno?” “¡No!”, exclamamos todos. “¡Bien!”, comentó y tomo una jarra de agua y comenzó a verterla en el tarro. Había más de un litro de agua en la jarra. Entonces indagó, “¿Bueno que se demostró?” Alguien respondió: “Bueno, existen vacíos, que si reciben atención, es posible incorporar más elementos en la vida”. 11 PROFESOR: ELEAZAR GONZÁLEZ ÁLVAREZ FCA-UAS [Escribir texto] “No”. Contestó el conferencista. “Ese no es el caso. Se trata de lo siguiente: si ustedes no hubieran colocado las piedras grandes en primer lugar, ¿Habrían podido introducirlas alguna vez?”. Según el paradigma de “cuanto más, mejor”, siempre intentamos agregar más actividades al tiempo con que contamos. Sin embargo, ¡que importancia tiene la cantidad de tareas que se realiza, si no son las más importantes? Las metas del Cuadrante II equivalen a las “piedras grandes”. Si colocamos en primer lugar otras actividades (el agua, la arena y el pedregullo) y luego intentamos introducir las piedras grandes, no sólo no cabrán, sino que terminaremos por hacer un buen lío en el proceso. No obstante, si sabemos lo que son las piedras grandes y las colocamos en primer lugar, es sorprendente la cantidad que se llega a introducir y cuanta arena, pedregullo y agua llena los vacíos--. Al margen de todo lo que realmente cabe, la clave reside en introducir primero las piedras grandes: las metas del Cuadrante II. 12 PROFESOR: ELEAZAR GONZÁLEZ ÁLVAREZ FCA-UAS [Escribir texto] ACTITUDES, REACCIONES Y AJUSTES AL CAMBIO LOGROS AUTO -REALIZACIÓN ALCANZO Y SUPERO METAS CREZCO – ME DESARROLLO SOY MEJOR MODIFICACIÓN DIRECTA (IMPULSO) ACEPTACIÓN ACCIONES MODIFICACIÓN INDIRECTA GRADUAL (PENSAMIENTO) RETO OPORTUNIDAD PRODUCTIVIDAD ENERGÍA QUE NOS RELAJA Y TORNA MAS SOLVENTES (-) IMPRODUCTIVIDAD ENERGÍA NEGATIVA QUE NOS BLOQUEA O NULIFICA ME QUEDO IGUAL CONFORMISMO ME MODIFICO SEGÚN ME CONVENGA RESISTENCIA ME NIEGO RECHAZO MEDIOCRIDAD 13 (+) C A M B I O FRUSTRACIÓN CAMBIO DEFORMANTE PROFESOR: ELEAZAR GONZÁLEZ ÁLVAREZ FCA-UAS AMENAZA DUDA NO INTEGRIDAD [Escribir texto] Causas de pérdida de tiempo. Eventos, planeados o no, que consumen el tiempo y no contribuyen al logro de los objetivos. a) b) c) d) e) f) g) h) Información insuficiente para tomas decisiones. Requerimientos inesperados de trabajo. Escasez de recursos. Problemas originados en jefes o compañeros. Llamadas telefónicas. Reuniones de trabajo no previstas. Visitantes inesperados. Deficiencias en la comunicación. Otras causas de pérdida de tiempo. a) b) c) d) e) f) g) 14 Desorganización de las propias actividades. Errores en la estimación del tiempo a cada actividad. Tendencia a no aceptar ayuda en la realización de algunas actividades. Falta de decisión para poder decir “NO”. Decisiones apresuradas. Consultas frecuentes por incapacidad de decidir. Actividades ajenas al desempeño del trabajo. PROFESOR: ELEAZAR GONZÁLEZ ÁLVAREZ FCA-UAS [Escribir texto] MÉTODOS PARA PODER ADMINISTRAR EL TIEMPO EXISTEN UN SIN NUMERO DE MÉTODOS, PLANES Y ACTIVIDADES PARA ADMINISTRAR EFECTIVAMENTE EL TIEMPO, PRIMERAMENTE PARA LOGRARLO DEBE EXISTIR LA VOLUNTAD Y LA INICIATIVA ENFOCADA EN UNA MANERA POSITIVA. EN EL CURSO NOMBRAN ACTIVIDADES PREVENTIVAS PARA EVITAR QUE LOS PROBLEMAS LLEGUEN A SER CRISIS, EN LA SECUENCIA DE ESTE RESUMEN EXISTEN MUCHAS TÉCNICAS GENÉRICAS PARA LOGRARLO, POR LA EXPERIENCIA PERSONAL EN ESTE NEGOCIO CONSIDERO QUE SE REQUIEREN DE CONSIDERAR LOS SIGUIENTES PUNTOS: EVITAR LO URGENTE Y HACER LOS IMPORTANTE. TENER ACTITUD PROACTIVA. CAPACITACIÓN. EFECTUAR JUNTAS PERIÓDICAS CON EL PERSONAL DE MANDOS INTERMEDIOS PARA VER INICIATIVAS DE CRECIMIENTO. COMPRENDER EL RUMBO O MISIÓN DE LA EMPRESA HACIA DONDE VAMOS GENERANDO PROYECTOS ÚTILES DE APLICACIÓN INMEDIATA QUE NO SEAN FLACHAZOS DE IDEAS. EVITAR MASLO TRATOS, PROVOCAN DESGASTE TANTO EL AGRESOR COMO DEL AGREDIDO GENERANDO PERDIDAS DE TIEMPO. DICEN QUE EL OPTIMO CUADRANTE PARA UNA EMPRESA ES EL NUMERO II, PERSONALMENTE PIENSO LO MISMO, SOLO QUE UN COMIENZO IMPLICA UN FUERTE ARRANCÓN Y DESVIACIÓN DE CAMBIO, ESTA EMPRESA CUENTA CON PERSONAL CAPAZ PARA LOGRARLO, SOLO SE NECESITA ANIMAR O DIRIGIR POSITIVAMENTE ESTE CAMBIO, ES TIEMPO DE PREPARARNOS PARA PODER ENTRAR EN ESTA NUEVA ERA. 15 PROFESOR: ELEAZAR GONZÁLEZ ÁLVAREZ FCA-UAS [Escribir texto] DETECTORES DE PROBLEMAS EN LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO DENTRO DE CADA EMPRESA SIN IMPORTAR SU GIRO, LOS MAS USUALES PROBLEMAS DE ADMINISTRACIÓN PROVIENEN DE UNA AMALGAMA DE SITUACIONES NEGATIVAS QUE EN OCASIONES CONSCIENTES O INCONSCIENTES LOS EJECUTIVOS, COMO SUBORDINADOS INCIDIMOS, U ESTAS SITUACIONES DESGRACIADAMENTE AFECTAN EL DESARROLLO NORMAL Y PROGRAMADO DE LA EMPRESA. LAS SITUACIONES SON LAS SIGUIENTES: PROBLEMAS DE ESTRUCTURA DE LA EMPRESA. INSTRUCCIONES CRUZADAS O DUPLICADAS. PROBLEMAS DE TRATO CON EL PERSONAL. PROBLEMAS DE NEGLIGENCIA. NO DEFINICIÓN DE FUNCIONES DE JEFES Y SUBORDINADOS. PROBLEMAS ECONÓMICOS. FALTA DE DISPOSICIÓN POR VENGANZA. ADMINISTRACIÓN NO DIRECTA. IMPREVISTOS. ACTIVIDADES NO PROGRAMADAS. NO PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES POR DEPARTAMENTOS (Compras, Informática, Ventas, Finanzas, Producción, Innovación). FALTA DE CONFIANZA A RESPONSABILIZAR A LAS QUIENES SE DELEGA. 1+1=3 16 PROFESOR: ELEAZAR GONZÁLEZ ÁLVAREZ FCA-UAS [Escribir texto] SUGERENCIAS PRÁCTICAS: 1. Identifique un actividad del cuadrante II que usted sabe que ha descuidado en su vida, una actividad que bien realizada tendrá un efecto significativo en su vida, personal o profesionalmente. Póngala por escrito y comprométase a realizarla. 2. Dibuje una matriz de administración del tiempo y trate de estimar que porcentaje de su tiempo destina a cada cuadrante. Después registre su uso del tiempo durante tres días en intervalos de quince minutos. ¿Cuán precisa fue su estimación? ¿Está satisfecho con el modo en que utiliza el tiempo? ¿Qué necesita para cambiar? 3. Haga una lista de responsabilidades que podrían delegar y de las personas que podrían hacerse cargo de ellas, o que podrían adiestrarse para asumirlas. Determine lo necesario para iniciar el proceso de delegación o adiestramiento. 4. Organice su próxima semana (en las páginas 206-207, hay una muestra de la Hoja de Trabajo Semanal del Organizador de los Siete Hábitos). Empiece por fijar sus roles y metas para la semana, u después convierta esas metas en un plan de acción específico. Al final de la semana, evalúe hasta qué punto su plan ha traducido sus valores y propósitos profundos con respecto a la vida diaria, y el grado de integridad que ha podido mantener respecto de esos valores y propósitos. 5. Comprométase a iniciar la organización semanal y reserve tiempo para hacerlo regularmente. 6. Convierta su herramienta de planificación actual en una herramienta de cuarta generación, o consiga una herramienta de este último tipo. 7. Recorra el apéndice B (“Un día de cuadrante II en la oficina”), para obtener una comprensión más profunda del efecto del paradigma del cuadrante II. 17 PROFESOR: ELEAZAR GONZÁLEZ ÁLVAREZ FCA-UAS [Escribir texto] Vive tu tiempo Date tiempo para trabajar: es el precio del triunfo. Date tiempo para pensar: es la fuente del poder. Date tiempo para jugar: es el secreto de la eterna juventud. Date tiempo para leer: es el fundamento de la sabiduría. Date tiempo para ser amigo: es el camino de la felicidad. Date tiempo para soñar: es atar tu carrera a una estrella. Date tiempo para amar y ser amado: es el privilegio de los dioses. Date tiempo para mirar alrededor: el día es muy corto para ser egoísta. Date tiempo para reír: es la música del alma. Anónimo. 18 PROFESOR: ELEAZAR GONZÁLEZ ÁLVAREZ FCA-UAS