criterios y procedimientos para la validez de documentos

CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA VALIDEZ DE DOCUMENTOS
DIGITALIZADOS
POR:
DIEGO ALEJANDRO GUTIÉRREZ MONTILLA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
DIVISIÓN DE FORMACIÓN AVANZADA
ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Y GERENCIA DE DOCUMENTOS
88105 – TALLER DE PROYECTO DE INVESTIGACIÓN II
BOGOTA
2007
CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA VALIDEZ DE DOCUMENTOS
DIGITALIZADOS
POR:
DIEGO ALEJANDRO GUTIÉRREZ MONTILLA
ASESOR METODOLÓGICO
HÉCTOR ELÍAS PINZÓN TORRES
Magíster
ASESOR TÉCNICO
MONICA ADRIANA HINESTROZA
Bibliotecóloga
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
DIVISIÓN DE FORMACIÓN AVANZADA
ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Y GERENCIA DE DOCUMENTOS
88105 – TALLER DE PROYECTO DE INVESTIGACIÓN II
BOGOTA
2007
ADECIMIENTOS
Este Informe no se habría podido
preparar sin la generosa colaboración
de muchas personas, a quienes
expreso mi agradecimiento.
Deseo
extender
un
especial
reconocimiento al profesor Héctor Elías
Pinzón Torres, y a la profesora Mónica
Adriana Hinestroza,
DEDICATORIA
Dedico este proyecto a mi familia especialmente a mi hermana Janneth
Gutiérrez, quien me a brindado su apoyo absoluto, también lo dedico a mis
amistades las cuales me ayudaron con su soporte incondicional a ampliar mis
conocimientos y estar más cerca de mis metas profesionales. Esto fue posible
primero que nada con la ayuda de Dios, gracias por otorgarme la sabiduría y la
salud para lograrlo. Gracias a los intercambios y exposiciones de ideas con mis
compañeros y amigos de estudios durante el proceso de la especialización.
Desarrolle este proyecto aportando trabajo voluntario con amor y desinterés, y
quiero ofrecerlo a todos sin distingo de raza, religión, sexo, condición política y
social. Hice todo con las mejores intenciones, trabajando transparentemente
con respeto y humildad, sin forzar a otros a creer en lo que creo, ofreciéndolo
de corazón.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ________________________________________________ 6
1.
MARCO DE REFERENCIA ___________________________________ 10
1.1 MARCO CONCEPTUAL____________________________________ 10
1.1.1 Digitalización _________________________________________ 10
1.1.2 Escáner _____________________________________________ 10
1.1.3 Ventajas De La Digitalización ____________________________ 11
1.1.4 Archivo Electrónico ____________________________________ 12
1.2 MARCO LEGAL __________________________________________ 12
2.
RESULTADOS _____________________________________________ 16
2.1 FORMATEAR LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS____________ 16
2.2 EL DOCUMENTO DEBE SER LEÍDO POR UN EDITOR DE TEXTOS 16
2.3 TODOS LOS DOCUMENTOS DEBEN LLEVAR UNA FIRMA DIGITAL.
16
2.4 DEPENDIENDO DE LA CAPACIDAD ECONÓMICA SE HACEN USO
DE LA TECNOLOGÍA._________________________________________ 16
2.4.1 Tecnología magnética: _________________________________ 16
2.4.2 Tecnología óptica: _____________________________________ 17
2.5 ESTRATEGIAS DE PROTECCIÓN DE DATOS _________________ 18
2.6 MANTENIMIENTO, ASISTENCIA TÉCNICA Y PROGRAMAS DE
REEMPLAZO________________________________________________ 20
2.7 TRANSFERENCIA ________________________________________ 20
2.8 TAMAÑO _______________________________________________ 20
2.9 CONDICIONES APROPIADAS DE ALMACENAMIENTO Y
TRATAMIENTO DE LOS SOPORTES ____________________________ 21
3.
2.10
COPIAS DE SEGURIDAD ________________________________ 21
2.11
SEGURIDAD DEL SISTEMA ______________________________ 21
2.12
RECURRIR A PROVEEDORES DE SERVICIOS ______________ 22
PROPUESTA ______________________________________________ 23
3.1 DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA _________________________ 23
4
CONCLUSIONES___________________________________________ 25
BIBLIOGRAFIA ________________________________________________ 26
INTRODUCCIÓN
En nuestro país las leyes que establecen la forma y utilización de documentos
digitalizados no son muy claras y no definen unos parámetros y criterios para
llevar a cabo este proceso. 1
La ley 527 de 1999 por medio del cual se define y reglamenta el acceso y uso
de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y
se establecen las entidades de certificación, se creo para dar seguridad jurídica
a las transacciones electrónicas.
En este momento solo se puede hablar de documento electrónico en el campo
archivístico, evidentemente el documento electrónico requiere un análisis mas
detenido, el cual debe ir más allá de su estructura jurídica, para darle soporte a
la estructura judicial y legal. Los principales problemas de la entidades es que
no existen criterios claros para la digitalización de documentos que existen en
medio físico y esto hace que al haber un gran volumen de documentos estos se
acumulen progresivamente y los archivos cada vez necesiten mas espacio, a
esto se suma la ausencia de políticas documentales frente al manejo del
documentos digitalizados, desactualización tecnológica rápida, obsolescencia y
débil o nula compatibilidad entre sistemas de gestión electrónica de
documentos de diferentes marcas y casas de desarrollo de software.
Partiendo de una óptica integral de formación en las denominadas ciencias de
la información, es necesario abordar en el estudio de criterios y procedimientos
para la validez de documentación digitalizada desde un punto de vista global
las necesidades de las administraciones modernas junto con la denominada
sociedad de la información, obligan a considerar el uso de la documentación
digitalizada.
La organización de archivos está en capacidad de incorporar a nuestros
archivos actuales documentos digitalizados, ya que actualmente los problemas
que enfrentan las entidades en cuanto a la organización de volumen
documental que producen y reciben en cumplimiento de sus funciones, es muy
grande y es tiempo de definir y ejecutar acciones que puedan incidir en la
adecuada organización de los documentos y en el mejoramiento de los
procesos administrativos.
Muchas bibliotecas y archivos desearían planificar proyectos de digitalización
pero carecen de experiencia y es necesaria una guía práctica como
herramienta de trabajo para la planificación de proyectos de digitalización.
1
GOMEZ Carlos Humberto. www.ilustrados.com/publicaciones/epy.
La razón de la implementación de un proyecto de digitalización, o más
exactamente de la conversión digital de documentos originales no digitales son
variadas y pueden solaparse. La decisión de digitalizar puede tomarse con
objeto de:
¾ Incrementar el acceso: esta es razón principal y la más obvia, cuando se
sabe que hay una alta demanda por parte de los usuarios y la biblioteca o el
archivo desean mejorar el acceso a una determinada colección
¾ Mejorar los servicios para un grupo creciente de usuarios proporcionando
un acceso de mayor calidad a los recursos de la institución en relación con
la educación y la formación continua.
¾ Reducir la manipulación y el uso de materiales originales frágiles o
utilizados intensivamente y crear una “copia de seguridad” para el material
deteriorado como libros o documentos quebradizos.
¾ Ofrecer a la institución oportunidades para el desarrollo de su
infraestructura técnica y para la formación técnica de su personal.
¾ Impulsar el desarrollo de recursos cooperativos, compartiendo intereses
comunes con otras instituciones para crear colecciones virtuales e
incrementar el acceso a nivel internacional
Al digitalizar, nos permitimos utilizar otro medio físico diferente al original. Ya no
lo restringimos al papel solamente. Los documentos se convierten en un
conjunto de bits, ceros y unos (0, 1), representados físicamente por diferencias
de voltaje, polaridades, etc., y cuyas diferentes combinaciones permiten formar
una imagen o un texto determinado, gracias a la utilización de tecnologías de
información. Algunos años atrás, el inconveniente de digitalizar era la
necesidad de mucho espacio en dispositivos de almacenamiento para poder
almacenar su imagen digital.
Al día de hoy, estos dispositivos permiten un almacenamiento mucho mayor y,
al mismo tiempo, se han mejorado los algoritmos que permiten una compresión
óptima tanto de imagen como para texto. La información almacenada en los
medios digitales persiste de manera inalterable, siendo sumamente fácil
realizar copias de seguridad, para evitar la pérdida de información.
Esto no ocurre con el papel, que con el uso constante y el paso del tiempo, se
deteriora, se destruye. Podemos fotocopiarlo, para tenerlo nuevamente en
papel, pero al hacer esto, pierde calidad, siendo en mayor o menor grado
según la calidad del equipo fotocopiador y del papel utilizado. Si deseamos
obtener una nueva copia, de la versión fotocopiada, también perderá calidad.
Esto no ocurre con el medio electrónico. Los escáners, dispositivos ópticos de
propósito específico, envían directamente la imagen al ordenador, permitiendo
la utilización de diversos filtros y aplicaciones para obtener una imagen de
mayor calidad, muy próxima al original. Una vez obtenida la versión digital, si
se desea realizar una nueva copia de ésta, será una copia digital idéntica a la
primera copia, sin necesidad de repetir el proceso de adquisición de imagen
desde el documento.
En ambos métodos se corre el riesgo de deteriorar o incluso dañar el
documento en cuestión, por lo que hay que mantener un conjunto de medidas y
un procedimiento adecuado al momento de exponerlos a estos dispositivos,
incluso mediante la utilización de tecnologías específicas para esta labor. La
digitalización no solo consiste en la trasformación de objetos físicos en
formatos digitales, mediante la utilización de tecnologías de información sino la
creación a partir de activos digitales de productos y servicios con valor añadido
para un conjunto de usuarios.
Como el objetivo de este proyecto es elaborar criterios y procedimientos que
otorguen validez al documento digitalizado, y este es un tema que no ha sido
abordado con profundidad, este estudio es de tipo exploratorio, ya que tiene el
objeto esencial de familiarizarnos con un tema desconocido para así desarrollar
métodos para buscar los criterios y procedimientos para el uso en nuestro país
de documentación digitalizada.
Esta investigación se soportara sobre fuentes secundarias, como escritos e
investigaciones publicadas en revistas y libros, nacionales e internacionales,
así como paginas Web, además se trabajara sobre bases de datos oficiales.
En el marco de la culminación de la Especialización en Sistemas de
Información y Gerencia de Documentos, se hace necesario como requisito de
grado, la elaboración de un proyecto, donde se tomen en cuenta parámetros o
fases de investigación presentes en cualquier trabajo de esta índole.
Para tal efecto, se presenta la oportunidad de seleccionar entre diversos temas
de interés en el área, el documento digitalizado y como este carece de validez,
la tecnología digital abre una perspectiva para la investigación, y la
comunicación de la información, todas las empresas están acumulando
papeles y no están usando la tecnología para conservar documentos, ya que
guardar documentos digitalizados no tiene validez mediata.
Unos criterios de validez a la documentación digitalizada, puede mejorar los
servicios para las entidades que utilicen este método de conservación, reducir
la manipulación y el uso de materiales originales frágiles o utilizados
intensivamente y crear una “copia de seguridad” para el material deteriorado
como libros o documentos quebradizos.
El desarrollo de la documentación digitalizada se ha desplegando a la misma
velocidad que la informática, por ello en el mundo actual comenzamos a
manejar conceptos tales como documento digitalizado, que en términos
generales se define como el proceso mediante el cual se transforma un
documento impreso en formato electrónico, de manera tal que pueda ser
consultado por medio de un computador. La digitalización de documentos, en
estos momentos, tras el desarrollo en las tecnologías de la comunicación e
información ofrece varias ventajas como mejorar la eficiencia del proceso de
comunicación interna, permitir que un mayor número de personas consulte los
documentos en menor tiempo, un bajo costo de almacenamiento y distribución,
además de minimizar los costos de impresión y fotocopiado.2
Las tecnologías digitales están sometidas a un rápido y continuo desarrollo, la
base para buscar criterios y procedimientos de validez de documentos
digitalizados es entender que la tecnología cambia con frecuencia. 3
El objetivo general de este trabajo es elaborar criterios y procedimientos que
otorgan validez al documento digitalizado.
Dentro de los objetivos específicos están el de clasificar y sintetizar la
información recopilada; plantear en distintos documentos la información
empírica que se halla conseguido; revisar los documentos oficiales, y
normatividad vigente en archivistita digitalizada a nivel nacional e internacional;
determinar las condiciones existentes y de tiempo disponible para la
sistematización de la información y formular los procedimientos y criterios para
la validez de documentación digitalizada.
2
3
Ibídem
Ibídem
1. MARCO DE REFERENCIA
1.1 MARCO CONCEPTUAL
1.1.1 Digitalización
El término digitalización se puede asociar de una manera clara, a la forma
como una imagen (texto, fotos, formas, sonido, movimiento...), se pueden
convertir en un idioma comprensible para los computadores.
En general las señales exteriores que hacen posible la identificación en su
estado natural, se transforman en código binario (0’s y 1’s) que mediante la
utilización de programas se pueden transformar de acuerdo a los
requerimientos. 1
1.1.2 Escáner
Los escáneres son periféricos diseñados para registrar caracteres escritos, o
gráficos en forma de fotografías o dibujos, impresos en una hoja de papel
facilitando su introducción en la computadora convirtiéndolos en información
binaria comprensible para ésta. 1
El funcionamiento de un escáner es similar al de una fotocopiadora. Se coloca
una hoja de papel que contiene una imagen sobre una superficie de cristal
transparente, bajo el cristal existe una lente especial que realiza un barrido de
la imagen existente en el papel; al realizar el barrido, la información existente
en la hoja de papel es convertida en una sucesión de información en forma de
unos y ceros que se introducen en la computadora.1
Para mejorar el funcionamiento del sistema informático cuando se están
registrando textos, los escáneres se asocian a un tipo de software
especialmente diseñado para el manejo de este tipo de información en código
binario llamados OCR (Optical Character Recognition o reconocimiento óptico
de caracteres), que permiten reconocer e interpretar los caracteres detectados
por el escáner en forma de una matriz de puntos e identificar y determinar qué
caracteres son los que el subsistema está leyendo. 1
Un caso particular de la utilización de un scanner, aunque representa una de
sus principales ventajas, es la velocidad de lectura e introducción de la
información en el sistema informático con respecto al método tradicional de
introducción manual de datos por medio del teclado, llegándose a alcanzar los
1.200 caracteres por segundo. 1
La tecnología digital abre una perspectiva totalmente nueva. La www mantiene
millones de sitios web e Internet es el lugar de mercado para la investigación, la
enseñanza, la expresión, la publicación y la comunicación de la información.
Las bibliotecas y los archivos son proveedores de información primaria para la
sociedad y fueron usuarios de la nueva tecnología digital primero en relación
con la catalogación y la gestión de los procesos, y más tarde para proporcionar
información sobre sus colecciones a la comunidad de la www. Además de
preservar y proporcionar acceso al “material nacido digital”, en la actualidad un
gran número de archivos y bibliotecas han iniciado también la creación de
copias digitales de sus recursos ya existentes. 1
1.1.3 Ventajas De La Digitalización
1.1.3.1
Gasto en papel y pérdida de tiempo: Elimina los procesos de
impresión y gasto de papel, así como la pérdida de tiempo
profesional en la búsqueda manual de datos y documentos. 4
1.1.3.2
Acceso on-line: El acceso on-line a los documentos desde cualquier
lugar del mundo a través de Internet. Se posibilita su consulta sin
colapsos del sistema, eliminando la necesidad de distribuir múltiples
copias de un mismo documento. En caso que se necesite distribuir
información masiva, contamos también con la posibilidad de volcar
toda la información a CD-Roms, DVD\'s o través de una red
programada. 2
1.1.3.3
Espacio físico: Hoy en día todos los procesos administrativos de las
universidades, empresas e instituciones públicas generan toneladas
de papel, que producen costos directos y ocultos que provocan un
desaprovechamiento del espacio físico. 2
1.1.3.4
Inmediatez: Los usuarios pueden tener fácil acceso y rápidamente a
toda la información disponible con tan solo apuntar y hacer clic y
además, pasar de un documento a otro. La información se obtiene al
instante y las consultas son inmediatas, mediante distintos tipos de
extracción de información (índices de búsqueda, texto dentro del
documento, reportes de un sector específico del documento, etc.). Al
estar montado íntegramente sobre nuestra plataforma web, los
procesos brindan una posibilidad de crecimiento hacia nuevos
servicios que están marcando claramente el futuro. 2
1.1.3.5
Seguridad: Brindar absolutas garantías de seguridad, gracias a
niveles distintos de acceso y restricciones dentro del sistema.
1.1.3.5.1 Se evita el desgaste o rotura de documentos originales
4
ZALDAÑA Bustamante, Hugo et al. Digitalización e integración documental en
Internet.
Universidad
www.documentalistas.com
Pontificia
de
Salamanca
Campus
Madrid.
1.1.3.5.2
1.1.3.5.3
1.1.3.5.4
1.1.3.5.5
1.1.3.5.6
1.1.3.5.7
1.1.3.5.8
No hay riesgo de robo o destrucción de papeles
Los documentos originales no circulan ni interna ni externamente
Los documentos pueden consultarse simultáneamente
Se evita el costo y el tiempo de traslado de documentación
No ocupan lugar en los escritorios
Las imágenes pueden imprimirse con calidad similar a una fotocopia
Ofician de copia de seguridad de documentos. . 2
1.1.4 Archivo Electrónico
Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados
archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico funcional del productor,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada, en el transcurso de su gestión.
El documento electrónico de archivo es el registro de información generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico,
reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la
cantidad de cuentas
habilitadas. En todo caso, las unidades de
correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento
de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. .3
Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio
electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la
Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.
1.2 MARCO LEGAL
En el año 2005 se expidió la Ley 962 /2005 por la cual se dictan disposiciones
sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los
organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones
públicas o prestan servicios públicos. En su artículo 28 reza “Racionalización
de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del
comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años
contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante,
pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su
conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o
electrónico que garantice su reproducción exacta”
En 1999 se expidió la ley de firma digital, pero existieron importantes
antecedentes sobre la incorporación de las nuevas tecnologías en la
administración pública, entre los cuales conviene citar:
Desde 1970 el decreto ley 1250 de 1970, por el cual se expide el estatuto del
registro de instrumentos públicos, fue una de las primeras normas en
incorporar el uso de mensajes de datos con consecuencias jurídicas (registro
provisional), en este caso el telegrama.
El decreto 1711 de 1984 reglamentó la relación entre el registro de
instrumentos públicos y el catastro, contiene un capítulo sobre la informática
registral, el cual, entre otras disposiciones, establece el deber de la
Superintendencia de Notariado y Registro de sistematizar el servicio de registro
de instrumentos públicos y de sus archivos.
La ley 30 de 1987 fue una de las primeras que tuvo en cuenta la importancia de
la Informática en la gestión judicial, pues en el literal E del artículo 1, concedía
facultades para “simplificar el trámite de los procesos judiciales y ajustarlo a la
informática y las técnicas modernas”
Una de las normas más importantes en este campo es el decreto 2150 de
1995, “por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o
trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”. Este decreto
estableció que las entidades de la Administración Pública deberán habilitar
sistemas de transmisión electrónica de datos para que los usuarios envíen o
reciban información requerida en sus actuaciones frente a la administración. De
igual forma, señaló que en ningún caso las entidades públicas pueden limitar el
uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, sin
perjuicio de los estándares tecnológicos que las entidades públicas adopten
para el cumplimiento de algunas de las obligaciones legales a cargo de los
particulares.
La ley 270 de 1996 -Estatutaria de la Administración de Justicia-, en su artículo
95 establece que los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales podrán
utilizar medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos para el
ejercicio de sus funciones.
En 1999 el Presidente sancionó la ley 527, por medio de la cual se definió y
reglamentó el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico
y de las firmas digitales.
La ley 588 de 2000 estableció que las notarías podrán ser autorizadas por la
Superintendencia de Industria y Comercio como entidades de certificación, de
conformidad con la Ley 527 de 1999.
La ley 794 de 2003 - Por la cual se modifica el Código de Procedimiento Civil,
se regula el proceso ejecutivo y se dictan otras disposiciones- estableció la
posibilidad de notificación por correo electrónico, la cual es obligatoria en el
caso de los comerciantes:
La ley 599 de 2000, por la cual se expidió el código penal - define como
documento “toda expresión de persona conocida o conocible recogida por
escrito o por cualquier medio mecánico o técnicamente impreso, soporte
material que exprese o incorpore datos o hechos, que tengan capacidad
probatoria”. La Corte constitucional, en sentencia C-356 de 2003, consideró
que en dicha definición estaba incluido el documento electrónico.
El decreto 2170 de 2002, que reglamenta la contratación estatal, dispone que
siempre que las entidades estatales dispongan de una página web con
adecuada capacidad, deberán publicar en Internet toda la información relativa a
la etapa precontractual y contractual, y contempla la celebración de audiencias
públicas por medios electrónicos. Este decreto también se ocupa del archivo
electrónico de documentos, estableciendo que toda la información contenida en
los documentos electrónicos que se produzcan durante un proceso de
contratación realizado con el apoyo de herramientas tecnológicas, debe hacer
parte del archivo electrónico de la entidad y constituirá uno de los elementos
del expediente del proceso de contratación.
La ley 892 de 2004 estableció el mecanismo electrónico de votación e
inscripción, que sustituye las urnas por registros en bases de datos, y otorga un
plazo de cinco años para su implementación, sin embargo, la Organización
Electoral debe garantizar que los planes pilotos comiencen a principios de
2005
En lo relativo a la inscripción de documentos en el registro mercantil, el decreto
898 de 2002, establece en su artículo 6 la posibilidad de realizar la petición de
matrícula, su renovación, y en general la solicitud de inscripción de cualquier
acto o documento relacionado con los registros públicos o la realización de
cualquier trámite ante las Cámaras de Comercio mediante el intercambio
electrónico de mensajes de datos o a través de formularios prediligenciados
según lo dispuesto en la ley 527 de 1999 o cualquier norma que la sustituya,
complemente o reglamente.
La ley de firma digital en Colombia se expidió en 1999, es decir, antes de la ley
modelo de Uncitral sobre el tema (2000). A esto se debe que no se incorpore la
terminología sugerida por la Comisión, en la cual, la firma electrónica es el
género, y la firma digital o numérica es simplemente una modalidad de firma
electrónica, basada en el sistema de infraestructura de clave pública o PKI.
Aunque este medio sea el más utilizado, no es el único que existe, ni el único
reconocido por el Estado colombiano, que respeta el principio de neutralidad
tecnológica. De todas maneras, legalmente solo está definida la firma digital, y
no la firma electrónica, lo que ha contribuido a dar la impresión de que el
sistema de PKI administrado por las entidades de certificación es el único
válido para efectos de comercio electrónico.
La ley se conoce como “ley de comercio electrónico y de firma digital”. No
necesariamente el comercio electrónico necesita de la firma digital, ni la firma
digital se utiliza exclusivamente para el comercio electrónico.
La ley 527 de 1999 establece en su artículo 6, lo siguiente: “ESCRITO. Cuando
cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito
quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste
contiene es accesible para su posterior consulta.
El artículo 10 de la misma ley prevé: “ADMISIBILIDAD Y FUERZA
PROBATORIA DE LOS MENSAJES DE DATOS. Los mensajes de datos serán
admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las
disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo
del Código de Procedimiento Civil.
En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o
fuerza obligante y probatoria a todo tipo de información en forma de un
mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en
razón de no haber sido presentado en su forma original.”
El soporte digital presenta ventajas de almacenamiento. Es más barato
almacenarlo, y gracias a la firma digital, es posible detectar su alteración. El
archivo de dichos documentos y la gestión documental se hacen mucho más
fácil que en el formato de papel, y requiere mucho menos personal para su
administración. Además, el envío de un documento digital toma segundos, sin
importar a que lugar se desee enviar, mientras que el envío de un documento
en soporte papel está sujeto a innúmeras contingencias. Las nuevas
tecnologías, las mismas que permiten desarrollar la escritura pública en soporte
digital, sirven de manera ilegítima para producir falsificaciones en los
documentos tradicionales revestidos de mayor seguridad. Pero la criptografía y
la firma electrónica garantizan un alto grado de seguridad en los documentos
que utilizan esas tecnologías.
Se trabaja actualmente para incorporar la firma electrónica a los trámites
relacionados con el comercio exterior, teniendo en cuenta las negociaciones
que se adelantan para un tratado de libre comercio con Estados Unidos.
Igualmente, la Agenda de Conectividad estudia la posibilidad de facilitar a los
ciudadanos realizar pagos al Estado por Internet (por conceptos como
expedición de pasaportes o de licencias de conducción).
2. RESULTADOS
Después de haber recopilada información acerca de las formas como en
Colombia y en el mundo se lleva la documentación, se ha hecho una síntesis y
se ha elaborado los siguientes criterios y procedimientos que podrían servir
para nuestro país.
2.1 FORMATEAR LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS
Para que todos los documentos digitalizados resulten legibles resulta
particularmente importante la elección del formato en que se van a generar
dichos documentos. Dicho formato tiene que ser un estándar y abierto para
que, en el peor de los casos pueda ser leído con cualquier editor de textos o
que fácilmente pueda programarse una interfase que los lea.
2.2 EL DOCUMENTO DEBE SER LEÍDO POR UN EDITOR DE TEXTOS
El formato estándar de los documentos que circulan es un lenguaje de
etiquetas orientado a identificar estructuras de datos en un documento. Es
abierto, gratuito, no necesita intérpretes especiales, puede ser leído por
cualquier editor de textos y todos los lenguajes de programación en la
actualidad tienen soporte para interpretarlo.
2.3 TODOS LOS DOCUMENTOS DEBEN LLEVAR UNA FIRMA DIGITAL.
La firma digital es una herramienta tecnológica que permite garantizar la
autoría e integridad de los documentos digitales, permitiendo que estos gocen
de una característica que únicamente era propia de los documentos en papel.
2.4 DEPENDIENDO DE LA CAPACIDAD ECONÓMICA SE HACEN USO DE
LA TECNOLOGÍA.
Se dispone de distintos soportes de almacenamiento que se disponen para
conservar los documentos, entre los principales tenemos.
2.4.1 Tecnología magnética:
Principal uso en almacenamiento de datos se lleva usando desde hace
decenas de años. Consiste en la aplicación de campos magnéticos a ciertos
materiales cuyas partículas reaccionan a esa influencia, generalmente
orientándose en unas determinadas posiciones que conservan tras dejar de
aplicarse el campo magnético. Les afectan las altas y bajas temperaturas, la
humedad, los golpes y sobre todo los campos magnéticos. Formateados en
pistas y sectores.
2.4.2 Tecnología óptica:
Almacenamiento por láser es bastante reciente. Un haz láser va leyendo (o
escribiendo) microscópicos agujeros en la superficie de un disco de material
plástico, recubiertos a su vez por una capa transparente para su protección del
polvo. El método es muy similar al usado en los antiguos discos de vinilo,
excepto porque la información está guardada en formato digital (unos y ceros
como valles y cumbres en la superficie del CD) en vez de analógico y por usar
un láser como lector. El sistema no ha experimentado variaciones importantes
hasta la aparición del DVD, que tan sólo ha cambiado la longitud de onda del
láser, reducido el tamaño de los agujeros y apretado los surcos para que quepa
más información en el mismo espacio.
La principal característica de los dispositivos ópticos es su fiabilidad. No les
afectan los campos magnéticos, apenas les afectan la humedad ni el calor y
pueden aguantar golpes importantes (siempre que su superficie esté
protegida). Sus problemas radican en la relativa dificultad que supone crear
dispositivos grabadores a un precio razonable, una velocidad no tan elevada
como la de algunos dispositivos magnéticos y en que precisan un cierto
cuidado frente al polvo y en general cualquier imperfección en su superficie, por
lo que es muy recomendable que dispongan de funda protectora.
2.4.2.1 CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory). Medio óptico más
común, siendo un medio de solo lectura (533 – 650 Mb). Unisesión.
2.4.2.2 CD-R (CD Recordable). CD grabable. Unisesión o multisesión.
2.4.2.3 CD-RW (CD ReWritable) CD regrabable varias veces (1000 aprox)
2.4.2.4 DVD (Digital Versatile Disc) 12 cm de diametro al igual que un CD.
Capacidad mínima de 4.7 Gb. mayor capacidad de almacenamiento
y velocidad de transferencia. Varias capas sobre el mimo disco
(diferentes profundidades). Utilización de ambas caras.
2.4.2.4.1 DVD de una cara y una capa, con una capacidad máxima de 4.7 Gb
(DVD-5)
2.4.2.4.2 DVD de una cara y dos capas, con una capacidad máxima de 9.4 Gb
(DVD-9)
2.4.2.4.3 DVD de dos caras y una capa, con una capacidad máxima de 8.5 Gb
(DVD-10)
2.4.2.4.4 DVD de dos caras y dos capas, con una capacidad máxima de 17 Gb
(DVD-18)
2.4.2.4.4.1 DVD-V (DVD Video)
2.4.2.4.4.2 DVD-A (DVD Audio)
2.4.2.4.4.3 DVD-ROM (4.7 – 17 Gb), DVD-R (for Write Once, 3,9 – 7.9Gb),
DVD-RAM (for rewriteable 2.6 Gb – 5.2 Gb).
2.4.2.5 Discos ópticos
2.4.2.5.1 WORM (Write Once - Read Many) Mediante la tecnología láser que
utiliza puede alterar permanentemente los sectores del medio.
Tamaños: 5 ¼ ,12 y 14 pulgadas (este último aún no es un tamaño
estándar).Capacidad ej 5.2Gb
2.4.2.5.2 Rewritable Optical (tecnología óptica re-escribible):
2.4.2.5.3 Disketera: Son conocidos 2 formatos. El de 5 1/4 y el de 3 1/2. En
formato de 5 1/4, el IBM PC original sólo contaba con unidades de
160 Kb., esto era debido a que dichas unidades sólo aprovechaban
una cara de los disquettes. Luego, con la incorporación del PC XT
vinieron las unidades de doble cara con una capacidad de 360
Kb.(DD o doble densidad), y más tarde, con el AT, la unidad de alta
densidad (HD) y 1,2 Mb. El formato de 3 1/2 IBM lo impuso en sus
modelos PS/2.
2.4.2.5.3.1 Drive Magneto – ópticos. Utilizan laser para leer, mientras que
utilizan campos magnéticos combinados con la acción del láser
para escribir la información. La combinación de ambos principios
para escribir se realiza aplicando una cabeza magnética en una
cara del disco y simultáneamente un laser sobre la cara opuesta.
2.4.2.5.3.2 Cintas magnéticas: Dispositivos de acceso secuencial, puesto
que es necesario rebobinar o avanzar la cinta hasta la posición
adecuada del dato. Tienen un bajo costo por bit almacenado, por
lo que se utilizan para realizar copias de seguridad (backups) o
para intercambiar software entre sistemas. Funcionan de manera
similar a las cintas de audio con las siguientes características:
ƒ Operan mucho más rápido
ƒ Mecanismos especiales para tensar las cintas
ƒ Mecanismo de arrastre muy preciso para ubicar el dato
ƒ El cabezal es de tipo electromagnético y sirve para leer y
escribir la cinta.
2.4.2.5.3.3 Formatos: Cintas con Carretes (Magnetic Tape), Cartucho de
cinta (Magnetic Cartridge), cinta de video de 8mm – 2.3 Gb-,
Cintas de audio digital 4mm (DAT Digital Audio Tape) – 2.3 Gb-.
2.4.2.5.4 Unidades Zip: Unidad de disco extraible, tecnología parecida a la de
un disquete guarda entre 100 y 250 Mb
2.4.2.5.5 Rocola (jukeboxes): Este dispositivo contiene varios medios de
almacenamiento (arreglos de discos) que pueden ser accedidos de
manera aleatoria y cuya información puede ser grabada o leída una
vez el medio se encuentre en el respectivo drive. Tamaño de los
medios 5 ¼ 12 y 14 pulgadas
2.5 ESTRATEGIAS DE PROTECCIÓN DE DATOS
Para la gestión de datos almacenados a largo plazo, se puede utilizar una serie
de estrategias estándar razonables que, en su mayoría, asumen que sólo los
datos necesitan ser preservados y no los soportes.
2.5.1 Asignación de la responsabilidad. Alguien tiene que asumir claramente
la responsabilidad de la gestión del almacenamiento y la protección de
los datos. Se trata de una responsabilidad de carácter técnico que
requiere un conjunto de capacidades y conocimientos, además una
buena experiencia administrativa. Para poder llevar adelante el
almacenamiento y la protección de los datos, salvo en caso de
pequeñas colecciones, es preciso disponer de recursos específicos,
trabajar en función de un plan apropiado y rendir cuenta de las
estrategias adoptadas.
2.5.2 Infraestructura técnica apropiada para realizar el trabajo. El
almacenamiento y la gestión de los datos debe llevarse a cabo con
sistemas apropiados y utilizando los soportes más convenientes. Existen
sistemas de gestión de activos digitales o sistemas de almacenamiento
de objetos digitales que responden a los requisitos de los programas de
preservación. Una vez determinados, los requisitos deben discutirse
detenidamente con los posibles proveedores. Los diferentes sistemas y
soportes están previstos para responder a necesidades diversas, por lo
que cada programa de preservación debe elegir el que mejor se adapte
a su propósito. El sistema completo debe disponer de capacidades
adecuadas, esto es:
2.5.2.1 Capacidad de almacenamiento suficiente. La capacidad de
almacenamiento puede irse incrementando con el paso del tiempo,
pero el sistema debe poder realizar la gestión de la cantidad de datos
prevista durante su ciclo de vida.
2.5.2.2 Capacidad indispensable para duplicar los datos en función de la
demanda sin que ocurran pérdidas, y para transferirlos a un soporte
nuevo o “refrescado” sin perder tampoco elementos.
2.5.2.3 Solvencia demostrada y apoyo técnico para responder rápidamente a
los problemas.
2.5.2.4 Capacidad para correlacionar los nombres de archivos en un sistema
de denominación de archivos adaptado a su arquitectura de
almacenamiento. Los sistemas de almacenamiento se forman en
torno a objetos que llevan un nombre y, según sus características,
utilizan arquitecturas diferentes para organizar, lo que puede imponer
ciertas limitaciones a su denominación dentro del almacenamiento.
2.5.2.5 Capacidad para realizar la gestión del almacenamiento redundante.
2.5.2.6 Control de errores. La mayor parte de los almacenamientos
informáticos poseen un determinado control automático de controles .
Puesto que los materiales del patrimonio deben conservarse durante
largos periodos de tiempo, a menudo casi sin ser consultados por
usuarios, el sistema debe ser capaz de detectar los cambios o
pérdidas de datos y tomar las medidas apropiadas.
2.5.2.7 La infraestructura técnica también debe disponer de medios para
almacenar metadatos y enlazarlos de manera segura con los objetos
digitales almacenados. A menudo, si se manejan grandes cantidades
de datos, se necesita instaurar sistemas de gestión de objetos
digitales enlazados con el sistema digital de almacenamiento masivo,
pero separados de él, para poder hacer frente a los numerosos
procesos necesarios y permitir que los metadatos y las interfaces de
trabajo cambien sin tener que cambiar el almacenamiento masivo.
2.6 MANTENIMIENTO,
REEMPLAZO
ASISTENCIA
TÉCNICA
Y
PROGRAMAS
DE
Por lo general, los componentes del sistema necesitan ser reemplazados cada
pocos años. Normalmente, la vida útil de los equipos es de unos cinco años
antes de que pueda ser difícil obtener asistencia técnica. Los soportes de
almacenamiento también necesitan un refrescamiento (reescritura de los
datos) regular y ser reemplazados periódicamente por otros nuevos.
El obligado reemplazo de los sistemas de almacenamiento supone costos
recurrentes considerables que abarcan los equipos propiamente dichos y los
procesos de recuperación y transferencia de los datos que deben realizarse
antes y después de instalados los nuevos equipos. Estos costos deben
incluirse en los planes presupuestarios a largo plazo.
El reemplazo de los soportes de datos también supone costos que hay que
considerar, aunque normalmente los nuevos medios ofrecen una mayor
capacidad de almacenamiento. Lamentablemente, suele ocurrir que la cantidad
de datos que deben almacenarse anula esta capacidad suplementaria.
2.7 TRANSFERENCIA
Periódica de los datos a nuevos soportes. Para proteger los datos, los sistemas
de almacenamiento confían en una réplica segura y completa, más que en la
resistencia de los soportes. Los datos deben copiarse de un soporte a otro para
evitar las consecuencias que conlleva su deterioro. A medida que los nuevos
soportes dan pruebas de su utilidad en los sistemas de almacenamiento, los
datos se transfieren de los modelos anteriores a los nuevos, lo cual debe
realizarse antes de desechar los equipos o programas informáticos necesarios
para recuperar los datos.
2.8 TAMAÑO
Un archivo pequeño y poco activo que almacena los datos en CD conservados
en anaqueles, debe seguir la evolución de la edad y del estado de los CD, así
como de los signos que anuncien el necesario reemplazo de su tecnología. Por
lo general, los sistemas más complejos que almacenan grandes cantidades de
datos automatizan las decisiones relativas a la transferencia regular de los
datos entre soportes, pero los responsables de programas deben decidir de
todos modos cuándo deben ser reemplazados los medios por otros nuevos y
cuándo la tecnología subyacente debe considerarse caduca.
2.9 CONDICIONES
APROPIADAS
DE
TRATAMIENTO DE LOS SOPORTES
ALMACENAMIENTO
Y
Los soportes de datos digitales deben almacenarse en condiciones que no
aceleren su ritmo de deterioro.
Los principales riesgos para los soportes de datos son la temperatura y la
humedad excesivas que pueden dañarlos; el polvo u otras partículas que
pueden dificultar el acceso a los datos, y la luz, en caso de materiales
codificados con medios ópticos, que puede dañar los datos grabados con esta
tecnología. Las cintas modernas poseen una coercividad tan alta que no hay
mayor riesgo de que las borre accidentalmente un campo magnético. Las
cintas magnéticas para el registro de datos pueden integrarse a un sistema de
almacenamiento digital.
Normalmente, deben conservarse en una sala de informática limpia, a una
temperatura controlada de 18°C, una humedad relativa del 40% y con una
circulación continua de aire limpio y exento de polvo que debe ser purificado
diariamente para prevenir cualquier tipo de contaminación. Las condiciones
sólo admiten variaciones de 2°C y un 10% de humedad relativa como máximo
en un lapso de 24 horas. Para que su vida útil sea óptima (fuera de la sala de
informática), las cintas magnéticas deben almacenarse en condiciones aún
más rigurosa, a una temperatura entre 18°C y 10°C, con una tolerancia diaria
que no puede superar una variación de 1°C, y con una humedad relativa de
entre un 30% y un 40% , con una tolerancia máxima de variación del 3%. Los
soportes ópticos, como los CD-R (discos compactos regrabables), deben
almacenarse en condiciones similares y en un ambiente oscuro, pues son
sensibles a la luz.
2.10
COPIAS DE SEGURIDAD
En todos los programas de preservación digital por ser una garantía contra los
daños o pérdidas de las copias únicas. Considerar los riesgos de una
catástrofe que pueda dañar todas las copias almacenadas en un mismo lugar.
El almacenamiento de las copias en lugares diferentes es un requisito básico
para evitar las consecuencias de catástrofes regionales, como inundaciones,
terremotos, propagación de incendios o guerras. Por lo tanto, los programas
deben considerar la necesidad de almacenar copias de seguridad de los datos
más importantes fuera de su propia región. Los programas de preservación
también pueden necesitar modificar el calendario normal de realización de
copias de seguridad para que los datos de preservación, que deben
conservarse, sean refrescados, es decir reescritos, y no sobrescritos con
nuevos datos.
2.11
SEGURIDAD DEL SISTEMA
Los controles de seguridad garantizan que los datos almacenados sólo puedan
ser sometidos a operaciones controladas y autorizadas. Las medidas estándar
de seguridad informática para los activos de información de vital importancia
son absolutamente indispensables y deben aplicarse en su totalidad.
2.12
RECURRIR A PROVEEDORES DE SERVICIOS
De todas las responsabilidades de los programas de preservación, el
almacenamiento y la protección de los datos probablemente sean las más
fáciles de dejar en manos de proveedores de servicios externos. Ante las
considerables inversiones en equipos y competencias que requiere la gestión
interna de los datos, esta opción puede constituir una alternativa atractiva.
3. PROPUESTA
3.1 DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA
Tomando como base los 12 puntos de los resultados uno de ellos es quizás el
mas importantes, al momento de darle validez al documento digitalizado;
TODOS LOS DOCUMENTOS DEBEN LLEVAR UNA FIRMA DIGITAL.
La firma digital es una herramienta tecnológica que permite garantizar la
autoría e integridad de los documentos digitales, permitiendo que estos gocen
de una característica que únicamente era propia de los documentos en papel.
En Colombia estas firmas tienen soporte jurídico según la ley 527 de 1999 y el
decreto 1747 de 2000.
3.1.1 Características – Firma digital
3.1.1.1
3.1.1.2
Valor numérico adherido a un mensaje de datos
Se genera con procesos matemáticos que tienen en cuenta la llave
privada del emisor y los datos del mensaje
3.1.1.3 Autentica los generadores de mensajes o documentos
3.1.1.4 Permiten validar la integridad del mensaje
3.1.1.5 No proveen confidencialidad por si solas
3.1.1.6 La revelación de la llave privada implica volver a generar un nuevo
par de llaves, pero no restringe el acceso a los mensajes firmados
con dicha llave
3.1.1.7 Existe control de acceso para el uso de la llave privada
3.1.1.8 Si se revela la llave privada, el impacto se restringe a su dueño
3.1.1.9 No es posible deducir la llave privada a partir de la pública ni de los
patrones de los mensajes. La seguridad está en la llave y no en lo
secreto del algoritmo
3.1.1.10 Resuelve el problema de distribución de las claves secretas
3.1.1.11 No es necesario distribuir la llave privada
3.1.1.12 No es necesario proteger el medio de distribución de la llave pública
3.1.2 Que es – Firma digital
Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y
que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del
iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha
obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no
ha sido modificado después de efectuada la transformación5
3.1.3 Entidad de Certificación
Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente ley, está facultada
para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas,
ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la
transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras
funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales6
3.1.4 Que es firmar un documento digitalizado
Cuando el iniciador utilizando su clave privada, cifra, aculta o encripta un
documento digitalizado, para que a su turno el destinatario, utilizando la clave
publica pueda ver el documento digitalizado. Lo anterior garantiza que el
documento proviene del iniciador y que no ha sido alterado o vulnerado en su
conservación.
3.1.5 Atributos jurídicos de una firma digital
Cuando una firma digital haya sido fijada en un documento digitalizado se
presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese
documento y de ser vinculado con el contenido del mismo.7
Parágrafo. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el
uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos:
3.1.5.1
3.1.5.2
3.1.5.3
3.1.5.4
3.1.5.5
5
Es única a la persona que la usa.
Es susceptible de ser verificada.
Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos
son cambiados, la firma digital es invalidada.
Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno
Nacional.
LEY 527 DE 1999
Ibídem
7
Ibídem
6
4 CONCLUSIONES
9 La implementación de unos criterios y procedimientos para la
documentación digitalizada es un proyecto de alto impacto ya que trae
consigo innumerables beneficios directos e indirectos: Es sinónimo de
modernización, optimización de procesos, racionalización de recursos y
costos, y representa una estrategia de fortalecimiento comercial y de
servicio.
9 La importancia de la documentación digitalizada, no es simple capricho
que esta de moda en Colombia; se sabe por fuentes fidedignas que las
empresas que tienen un buen manejo de la documentación; tienden a
ser más duraderas en el tiempo, a soportar mas las catástrofes
económicas y por supuesto que las cosas nuevas (competencias;
tratados; Tendencias, en fin todo aquello que afecte a la empresa.
9 La principal ventaja de tener información digitalizada es la consulta ágil
para aquellos expedientes que son dinámicos en el tiempo; es
básicamente para consulta y agilización de la información y esta avalado
en este momento.
9 La complejidad del entorno actual, por otra parte, saturado de
competencia, de problemas sociales, de clientes exigentes, de rígidas
leyes ambientales, e inmerso en un creciente proceso de globalización,
hace que trabajar -per se- sea hoy insuficiente. Es necesario más que
nunca el pensar y repensar las organizaciones, darles sentido de
dirección, rediseñar u optimizar los procesos medulares, desarrollar
estructuras organizacionales aptas para que dicho procesos funcionen
oportunamente, utilizar agresivamente la tecnología de punta que ayude
a materializar la visión trazada para la organización.
9 El fracaso de los esfuerzos de cambio en muchas organizaciones ha
radicado en no tomar en cuenta, más allá de la retórica, al personal
como centro de la transformación y en no lograr un equilibrio adecuado
entre la adaptación de éste y los cambios en los procesos.
BIBLIOGRAFIA
1.
ABDALA BARCENAS, Adalgisa. Objetivos de un proyecto de
administración de y gestión de documentos y archivos electrónicos.
Bogotá: Archivo General de la Nación; Comité de Gestión de
Documentos, 2000. 15 p.
2.
Acuerdo No. 060 del 30 de octubre de 2001, expedido el Consejo
Directivo del Archivo General de la Nación de la república de
Colombia.
3.
CASAS DE BARRAN, Alicia. Los expedientes electrónicos: un
desafío. En: Revista INFOLAC. Vol. 13, N° 4, 2000. 6 p.
4.
CHAIN NAVARRO, Celia. La Gestión de Información en la
Organizaciones. Murcia: Universidad de Murcia, 2000.
5.
DAVENPORT. Thomas. Ecología de la Información. México:
Oxford University Press, 1999.
6.
Decreto 1711 de 1984, emitido por el presidente de la republica de
Colombia
7.
Decreto 2150 de 1995, Por el cual se suprimen y reforman
regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en
la Administración Pública; emitido por el MINISTERIO DE JUSTICIA
Y DEL DERECHO
8.
ESTÁNDARES DE DIGITALIZACIÓN. Elementos Mínimos.
Propuesta del cbuc (actualizado en julio de 2005)
GAETE GONZALEZ. Eugenio. Instrumento público electrónico.
Barcelona: Editorial Bosch, 2002.
9.
10.
GAETE GONZALEZ. Eugenio. Instrumento público electrónico.
Barcelona: Editorial Bosch, 2002.
11.
GOMEZ Carlos Humberto. www.ilustrados.com/publicaciones/epy.
12.
Ley 270 de 1996, ESTATUTARIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE
JUSTICIA de la república de Colombia
13.
Ley 892 de 2004, PODER PÚBLICO - RAMA LEGISLATIVA,
República de Colombia.
14.
Ley 30 de 1987, PODER PÚBLICO - RAMA LEGISLATIVA,
República de Colombia
15.
Ley 527 de 1999, PODER PÚBLICO - RAMA LEGISLATIVA,
República de Colombia
16.
MACILWAINE JOHN et al MARC COMMENT JEAN. Directrices
para proyectos de digitalización de colecciones y fondos de dominio
publico, en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y
Archivos Marzo de 2002 (International Council on Archives)
invitados a elaborarlas por la UNESCO
17.
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES. Internet, comercio electrónico y
telecomunicaciones. Bogotá: La universidad, 2002.
18.
ZALDAÑA Bustamante, Hugo et al. Digitalización e integración
documental en Internet. Universidad Pontificia de Salamanca
Campus Madrid. www.documentalistas.com
19.
ZAPATA, Carlos Alberto. Administración y manejo de archivos
electrónicos. Bogotá Colombia , 15 p.