Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios

Dirección General de Planeación Institucional • Monto autorizado: $69,931,243.00 RUBRO SEP HONORARIOS SERVICIOS MATERIALES INFRAESTRUCTURA ACADÉMICA ACERVO IMPORTE $ 1,509,987.00 $ 28,784,355.00 $ 6,322,398.00 % 2% 41% 9% $ 24,561,226.00 $ 8,753,277.00 35% 13%
Dirección General de Planeación Institucional
Planeación Institucional • Último día hábil del mes de octubre (sin prorroga). • Revisión presencial de Comités Pares. • Cortes trimestrales. • Priorizar ejercicio de fondos etiquetados (P.I.F.I. y PROMEP) Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios Mtra. Esperanza Morales Pérez Directora General de Planeación Institucional [email protected] o [email protected] Extensión: 5380 Lic. Mónica Huerta González Área de Desarrollo Institucional [email protected] Extensión: 5381 Mtro.. Jorge Quirarte Escartín Área de Seguimiento, Evaluación y Estadistica [email protected] Extensión: 3170
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Proveeduría e Inventarios CONSIDERACIONES PARA SOLICITAR BIENES DE INFRAESTRUCTURA ACADEMICA Y MATERIALES EN EL MARCO DEL PIFI 2012. • • • • • • • • RECURSO FEDERAL NORMATIVIDAD EN MATERIA DE ADQUISICION, PARA SU EJERCICIO Y COMPROBACION. TIEMPOS DE EJECUCION Y COMPROBACION DEL GASTO APEGO A LAS DISPOCISIONES ESTABLECIDAS EN EL ANEXO “A” DE EJECUCIÓN Y LAS REGLAS DE OPERACIÓN. COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS CUMPLIMIENTO DE POLITICAS INSTITUCIONALES AUDITORIAS EXTERNAS E INTERNAS DAPI, DEPENDENCIA INTEGRANTE DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, CUYA FUNCIÓN SON LAS ADQUISICIONES. Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios
Proveeduría e Inventarios El DAPI debe asegurarse de que los bienes adquiridos cumplan con los requisitos de compra requeridos por los usuarios. Para que esta condición se cumpla, es necesario que antes de comunicar el listado de los “requisitos de compra o especificaciones técnicas” al proveedor, se obtenga el visto bueno o aval de aquellas áreas que se verían directamente afectadas (usuario final), esto permite realizar las correcciones necesarias antes de que la información llegue a manos del proveedor. La calidad de los bienes que se adjudiquen a través de los diferentes procesos, de acuerdo a la normatividad establecida y a los diferentes proveedores, dependerá en gran medida de la información o requisitos suministrados por nuestros usuarios. Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios
Proveeduría e Inventarios El Comité de Adquisiciones, ha autorizado determinar la calidad de los bienes que se requerirán, estableciendo con ello la marca y el modelo de todos los bienes a adquirir llámese: Infraestructura Académica. Equipo de laboratorio, Audio y video, Cómputo Mobiliario Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios
Proveeduría e Inventarios Materiales Reactivos Material de laboratorio Periféricos de cómputo Software Nombre del fabricante Versión Número de usuarios Actualizaciones Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios
Proveeduría e Inventarios Se debe tener en cuenta si algún equipo requerirá, condiciones o adecuaciones especiales para su instalación y dentro de la ficha deberá estar incluida la capacitación o asesoría del usuario, esto se deberá señalar como requisito, y considerarlo dentro del techo presupuestal asignado, para que cuando los bienes sean instalados y puestos en marcha, el proveedor lo pueda realizar de manera inmediata y así cumplir con los tiempos establecidos en el contrato pedido y el pago a éstos, ya que el Departamento de Adquisiciones, ha tenido innumerables casos en que las instalaciones no son las idóneas y requieren de trabajos previos para la instalación de los equipos, en donde es necesaria la intervención de la Dirección de Obras. Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios
Proveeduría e Inventarios Es importante mencionar que se ha implementado como política institucional que todos los bienes que sean solicitados deberán ser instalados y puestos en marcha, y a través del Departamento de Patrimonio se verificará dicha situación, para que posteriormente la petición de pago, realizada a la Tesorería proceda, por lo que hacemos de su conocimiento, que cómo parte del Control Interno se trabajará de manera conjunta con el Departamento de Patrimonio en la entrega de los bienes y en donde debe estar presente el responsable de la recepción de bienes, que en este caso es el Secretario Administrativo de la U. A, DAPI y el proveedor, a fin de verificar que lo adjudicado en el contrato pedido sea lo entregado por el proveedor con la respectiva factura. Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios
Proveeduría e Inventarios Para realizar el trámite de pago, la factura debe presentar los siguientes requisitos: • Sello de la dependencia con fecha de recibido. • Nombre y firma de quien recibe el bien. • Leyenda “ESTE EQUIPO O MATERIAL, DEPENDE EL RUBRO QUE SE TRATE CON RECURSOS DEL PIFI 2012” Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios
Proveeduría e Inventarios Una vez identificado el equipo que se requiere, se deberá requisitar la ficha técnica considerando lo siguiente: • • • • • • • Especificaciones técnicas o características del bien, que se espera recibir. Cantidad requerida en función al techo presupuestal autorizado en el anexo de ejecución. Para los casos en que el techo presupuestal sea insuficiente, deberá indicar como será cubierta la diferencia del bien solicitado. Normas o estándares que aseguren la calidad de los bienes solicitados. Plazos de entrega, recordando que en el caso de equipo de laboratorio en un 90% se tiene que importar. Garantías, estas deben ser congruentes con los bienes solicitados y el costo de los mismos. Condiciones de entrega, en este requisito se contempla la instalación, puesta en marcha y capacitación. Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios
Proveeduría e Inventarios Para el caso de mobiliario es necesario que en el apartado de descripción del bien soliciten la visita del proveedor para que este verifique los espacios disponibles así como también los colores y las características particulares de los bienes solicitados. El responsable de la elaboración de las “especificaciones”, cuando sea necesario, deberá solicitar el apoyo técnico que considere a los responsables de área o usuarios directos. Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios
Proveeduría e Inventarios MATERIALES: Reactivos: En este caso al momento de solicitarlos, así como en todos los bienes se debe de ser muy específico y en donde los usuarios deben establecer: • Presentación • Pureza • Lote (en caso de ser fármacos, hormonas o péptidos específicos) • La reproducibilidad de los experimentos requiere que los reactivos sean del mismo proveedor desde un inicio. Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios
Proveeduría e Inventarios Material de laboratorio: Todos aquellos artículos de uso diario en los trabajos de investigación, utilizados en los laboratorios, por ejemplo: tubos de ensayo, instrumental quirúrgico, material de curación, lote de materiales para los diferentes laboratorios óptica, mecánica, optoelectrónica etc. Periféricos de cómputo: Todas aquellas partes requeridas para actualizar y modernizar los equipos existentes tales como: discos duros, memorias usb, tarjetas adicionales (video, de red etc.), dispositivos ópticos Unidad combo de DVD‐ROM/grabadora de CD de 48x Para este rubro se tienen disponibles dos formatos mismos que son de utilidad al momento de llenar de ficha. Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios
Proveeduría e Inventarios Software. Para este tipo de bien se debe considerar lo siguiente: • • • • • Nombre del fabricante, Versión Número de usuarios o licencias requeridas Plataforma (Windows , Linux) Configuración ( red, individual o grupal) Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios
Proveeduría e Inventarios CONSIDERACIONES FINALES Estos son los requisitos que el DAPI, requiere se alimente en la ficha técnica, por partes de los usuarios, para proceder a otorgar el aval correspondiente, y comenzar a emitir reportes al Comité, respecto a que unidades académicas o administrativas no han llenado fichas técnicas, ya que se debe tener en su totalidad el monto autorizado por rubro, para iniciar el proceso de compra. Se solicita que la información en cuanto a la distribución interna del recurso por DES, sea del conocimiento del responsable del proyecto por unidad académica, o bien del cuerpo académico o laboratorio beneficiado, para que el techo presupuestal sea congruente con lo solicitado o programado. Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios
Proveeduría e Inventarios Se sugiere que las requisiciones o listados sean entregados y sellados de recibido a los responsables de concentrar o subir al sistema, a fin de evitar confusiones, al momento de recibir los bienes y no conocer que fueron solicitados. Importante también es realizar la consulta del precio mercado con proveedores y no precios de referencia en internet, o bien cuidando siempre el tipo de moneda o tipo de cambio que se debe aplicar, en relación al monto del recurso disponible. Atender de manera puntual lo descrito en el anexo de ejecución al momento de solicitar los bienes ya que de no apegarse, no podrá ser avalado para la adquisición correspondiente. Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios
Proveeduría e Inventarios De acuerdo a lo estipulado por SEP, no se puede llevar a cabo, la aplicación de saldos en diferentes op ó rubros diferentes. Mencionar en la ficha técnica que el bien solicitado requiere de una prioridad o entrega de manera urgente, debido a cualquier compromiso de la unidad académica para llevar a cabo una actividad sustantiva en fecha próxima, como puede ser una acreditación. Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios
Proveeduría e Inventarios Establecer en la ficha técnica, la referencia del proveedor exclusivo, para la cotización de la marca requerida, y hacerlo del conocimiento del DAPI, a fin de poder atender de manera puntual su petición. Se encuentran en la página de PIFI, un formato para el llenado de materiales, el cual se solicita se requisite y se adjunte a la ficha técnica, para que de esta manera se tenga la información de manera ordenada y clara, y además se puede indicar la prioridad de los materiales, en caso de que el techo presupuestal no sea suficiente para suministrar todo el listado, evitando así retrabajos o llamadas telefónicas, al responsable del proyecto y éste a su vez al usuario. Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios Formato de Materiales UNIVERSIDAD AUTONOMA DE PUEBLA DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES PROVEEDURIA E INVENTARIOS REQUISICION DE MATERIALES DE LABORATORIO PIFI 2012 UNIDAD ACADEMICA No DE FICHA DESCRIPCION UNIDAD DE MEDIDA (GR PZ ML GALON UG,FCO) CANTIDAD MARCA MODELO GRADO DE PUREZA CATALOGO TIJERAS CURVAS CROMADAS PIEZAS 50 CROW C2 N/A N/A GASAS DE 5 X5 PQ/10 10 PROLAF N/A N/A N/A ALCOHOL ETILICO GALON 18LTS CTR N/A 98% N/A 50UG 1 MILLIPORE N/A N/A AB1784P 1 2 3 ANTIDOPAMINE D1 4 ANTIHUMANO
5 6 7 8 9
10 FCO 1 SIGMA‐ ALDRICH N/A N/A OBSERVACIONES SE REQUIERE CROMADO POR SER MATERIAL QUE SE UTILIZA EN QUIROFANO (PRIORIDAD UNO) RESPETAR LA MARCA SOLICITADA (PRIORIDAD DOS) RESPETAR LA PUREZA (PRIORIDAD TRES) RESPETAR MARCA Y CATALOGO (PRIORIDAD CUATRO) SE DEBE DE MANEJAR BAJO TEMPERATURA CONTROLADA, DE PRONTA CLAVE DE PROVEEDOR ENTREGA PARA EVITAR PERDIDA DEL MISMO (PRIORIDAD CINCO) Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios Ejemplos Infraestruct ura Académica Materiales 1 Campana de Flujo Laminar para el Laboratorio de Bromatología 1 Compra de reactivos(sales, bases, acidos, entre otros) para los laboratorios de la Facultad de Ingeniería Química.
$ 62,872 $ 62,872 $ 38,397 $ 38,397 Recordemos que lo que no se establezca de manera clara y precisa en la ficha, provocará al momento de evaluar las propuestas técnicas y económicas, tiempo y trabajo perdido para todos. Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios Cualquier duda, quedamos a sus órdenes: Mtro. José Balderas Farías Jefe de Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios [email protected] Extensión: 7450 Lic. Jacqueline Rosas Ramos Subjefa de Compras y Proveedores [email protected] Extensión: 7454 Lic. Liliana Valencia Rangel Coordinadora de Compras Especiales A [email protected] Extensión: 7456 Ing. Eduardo Vázquez López Coordinadora de Compras Especiales B [email protected] Extensión: 7456 GRACIAS POR SU ATENCIÓN
Dirección General de Bibliotecas AVAL TÉCNICO
RUBRO ACERVO
PIFI 2012
Dirección General de Bibliotecas INTRODUCCIÓN La Subdirección de Desarrollo de Colecciones revisa los requerimientos de las Unidades Académicas correspondientes al rubro Acervo en cada PIFI, con la finalidad de otorgar el aval técnico correspondiente a la Dirección General de Bibliotecas.
Dirección General de Bibliotecas Se deberán considerar para el rubro acervo las siguientes fuentes de información: FUENTE DE INFORMACIÓN FORMATO SOPORTE Libro Impreso / Electrónico Papel, cartón, CD, Dispositivo de almacenamiento de archivos, licencia de uso, repositorio, otros (Descripción) Publicación Periódica : Revista, Journal , Periódico, folleto, etc. Impreso / Electrónico Papel, cartón, CD, Dispositivo de almacenamiento de archivos, licencia de uso, repositorio, otros (Descripción) Audio Digital CD, DVD, Dispositivo de almacenamiento de archivos, otros (Descripción) Video Digital CD, DVD, Blue Ray, Dispositivo de almacenamiento de archivos, otros (Descripción) Mapa, Plano Impreso / Electrónico Papel, cartón, CD, Dispositivo de almacenamiento de archivos, licencia de uso, repositorio, otros (Descripción) Partitura Impreso / Electrónico Papel, cartón, CD, Dispositivo de almacenamiento de archivos, licencia de uso, repositorio, otros (Descripción) Sistema de Información en Línea: Base de datos, Banco de datos, Índice, etc. Electrónico Licencia de uso de repositorios, plataformas web, URL, Convenio, otros (Descripción)
Dirección General de Bibliotecas Nota: El software para la instalación o ejecución de programas computacionales, no se considera rubro acervo, se sugiere sea considerado en el rubro de materiales
Dirección General de Bibliotecas IMPORTANTE: Por regla de operación PIFI, NO se adquirirán recursos de información en línea (Bases de datos, Revistas, libros o cualquier otra fuente de información en formato electrónico), ya que la adquisición de estos recursos se esta canalizando a través del Consorcio Nacional de Recursos de Información Científica y Tecnológica (CONRICYT) del CONACYT.
Dirección General de Bibliotecas CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN MATERIAL BIBLIOGRAFICO La revisión de listados de solicitudes de material documental se realizará bajo los siguientes criterios. 1. Pertinencia: la temática, como el idioma del material solicitado, deberá apoyar los planes y programas de la Unidades Académicas solicitantes, así como atender las recomendaciones y/u observaciones de los Organismos Evaluadores o Acreditadores.
Dirección General de Bibliotecas CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN MATERIAL BIBLIOGRAFICO 2. Actualización: Dependiendo de las áreas del conocimiento, se deberá solicitar material documental de ediciones recientes, se exceptúan de este criterio las Unidades Académicas del Área de Ciencias Sociales y Humanidades.
Dirección General de Bibliotecas CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN MATERIAL BIBLIOGRAFICO 3. Optimización del Recurso: por criterio de Desarrollo de Colecciones y con el fin de adquirir una mayor cantidad de títulos, se deberán solicitar hasta 4 ejemplares por cada uno, en caso de ser mayor este número, se considerará la justificación que exprese la Unidad Académica por escrito dirigido a la DGB, así mismo se procurará evitar la duplicación de material ya existente en sus colecciones o solicitudes anteriores.
Dirección General de Bibliotecas CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE PUBLICACIONES PERIODICAS (REVISTAS)
La revisión de listados de solicitudes de material documental se realizará bajo los siguientes criterios. 1. Pertinencia: Las publicaciones periódicas que se suscriban por la universidad, deberán apoyar las líneas de investigación institucionales y/o la labor académica Dirección General de Bibliotecas CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE PUBLICACIONES PERIODICAS (REVISTAS) 2. Consolidación de las colecciones: En el caso publicaciones periódicas se debe procurar contar con colecciones completas desde la fecha de suscripción hasta el año corriente. (Valor de la colección), por lo que debe asegurarse el recurso para la renovación de los subsecuentes años de la publicación.
Dirección General de Bibliotecas REQUISITOS PARA EL LLENADO DE FICHAS TECNICAS 03. NOMBRE DEL BIEN: Libros y/o revistas impresas 07. MARCA Y MODELO: N/A 08. CANTIDAD CON NÚMERO: n (otro) Volúmenes 10. LUGAR DE ENTREGA: Subdirección de Desarrollo de Colecciones, Boulevard Valsequillo y Av. Las Torres, Biblioteca Central, Planta Baja C.P. 72570 11. LOCALIDAD: Puebla, Pue. 12. OBSERVACIONES: Material Bibliográfico para el PE de ..., se anexa listado de solicitud de material bibliográfico, cuya ubicación final será la biblioteca …
Dirección General de Bibliotecas REQUISITOS PARA EL LLENADO DE FICHAS TECNICAS Libros Impresos: No. 1 2 3 No. De Titulo Autor Editorial Volúmenes 4 Metodología de la Investigación Hernández Sampieri 5ta edición 4 Microbiología Médica Patrick Murray 6ta edición 2 8 Edición Mc Graw Hill Elsevier Mosby ISBN Año Observaciones 9786071502919 2011 9788480864657 2012 Títulos Volúmenes Se solicita que los listados se apeguen al formato de la DGB y al techo presupuestal de la partida. Con el fin de agotar los recursos de cada partida se sugiere sobrar los listados hasta por un 15 % de títulos adicionales y en la columna “Observaciones” podrán indicar prioridad.
Dirección General de Bibliotecas REQUISITOS PARA EL LLENADO DE LISTADOS Revistas Impresas: Suscripción No. Titulo / Renovación JAPANESE JOURNAL OF APPLIED 1 Renovacion PHYSICS PART 1 2 Renovacion OPTICS COMMUNICATIONS 3 2 Editor INST.OF PURE AND APPLIED PHYSICS ELSEVIER ISSN Año 0021‐4922 0030‐4018 2012 2012 Periodicida Observaciones d / Frecuencia Anual / 12 x año Prioridad 1 24 x año Prioridad 1 Suscripciones / Renovaciones Se solicita que los listados se apeguen al formato de la DGB y al techo presupuestal de la partida, en el caso de publicaciones extranjeras considerar tipos cambiarios. Con el fin de agotar los recursos de cada partida se sugiere sobrar los listados por un 15 % de títulos adicionales y en la columna “Observaciones” podrán indicar prioridad.
Dirección General de Bibliotecas RECOMENDACIÓN: Se solicita a las Unidades Académicas apegarse al procedimiento establecido para la ejecución de recursos PIFI y evitar en lo posible el ejercicio de estos recursos de manera anticipada.
Dirección General de Bibliotecas Por cualquier duda, comentario u observación, quedamos a sus gentiles ordenes: Mtro. Alfredo Avendaño Arenaza Director General de bibliotecas [email protected] Extensión: 2901 Lic. Marco Antonio Serrano Velázquez Subdirector de Desarrollo de Colecciones [email protected] Extensiones: 2940 y 2941 GRACIAS POR SU ATENCIÓN
Tesorería General TRANSFERENCIAS BANCARIAS Información de la cuenta: • Nombre del beneficiario. • Nombre del banco. • No. de cuenta bancaria. • Clabe Interbancaria. • Sucursal bancaria.
Tesorería General Mtro. David Mario Riveroll Carrasco Director de Egresos [email protected] Extensión: 5201 C.P. Amparo Cervantes Aranda Enlace [email protected] Extensión: 5253 C.P. A. Ivonne Collazo Coronado Egresos [email protected] Extensión: 5053 GRACIAS POR SU ATENCIÓN
Contraloría General LEGISLACIÓN APLICABLE: • Reglas de Operación • Procedimiento General PIFI • Requisitos para la comprobación de los Fondos Extraordinarios Federales, aprobados en el Presupuesto de Egresos (PEF), vigente al ejercicio de los recursos. • Políticas Institucionales para las adquisiciones, arrendamientos y servicios, contratados por la Institución a través de sus dependencias y/o unidades académicas, sin importar el recurso con el que se cubra el importe respectivo.
Contraloría General Link de referencia: www.contraloria.buap.mx / Legislación Estratégica
Contraloría General Principales cambios: • Sellos de identificación de la documentación (Punto 3 de Requisitos…). • Comprobantes digitales (Punto 4 de Requisitos…). • Conservar las facturas electrónicas recibidas, en medios electrónicos actualizados (Punto 5 de Requisitos…). • No se dará trámite a la liberación de recursos, como gasto a reserva de comprobar, cuando la Unidad Académica o Administrativa tenga un pendiente de comprobar del 10% del total del recurso asignado, otorgado bajo esta modalidad con anterioridad (Procedimiento PIFI).
Contraloría General Principales cambios: • Apartado de CURSOS (Requisitos...): • Si el curso es organizado por la institución, y se pretende cuente con valor curricular, se deberá obtener visto bueno de la Dirección de Educación Continua, en cuanto al contenido temático e indicar nombre del ponente; en caso de ser docente de la institución, se deberá contar con aval de la dependencia en la que se indique que la actividad se realizó fuera de su jornada laboral. • Si el evento es externo se deberá celebrar contrato, justificando económica y técnicamente la elección del proveedor, a través de cotizaciones y presentación del currículo o acta constitutiva, que muestre evidencia del giro del prestador del servicio, así como el número de registro del proveedor ante SEP o institución educativa que avale.
Contraloría General RECOMENDACIÓN: • Estricto cumplimiento a las fechas compromiso establecidas y reportadas a la SEP. • Atención a techos presupuestales autorizados, en caso de diferencias, éstas deberá ser absorbidas con recursos propios.
Contraloría General Cualquier duda, quedamos a sus órdenes: