como se elabora una consulta en excel

¿Qué es Microsoft Query?
Microsoft Query es un programa para llevar los datos de fuentes externas en otros programas de
Microsoft Office -, en particular, Excel, Microsoft. Al utilizar Query para recuperar datos de su
empresa de bases de datos y los archivos, usted no tiene que volver a escribir los datos que desea
analizar en Excel. También puede actualizar los informes y resúmenes de Excel automáticamente
de la base de datos fuente original siempre que sea la base de datos se actualiza con nueva
información.
Tipos de bases de datos se puede acceder Usted puede recuperar datos de varios tipos de bases
de datos, como Microsoft Access, Microsoft SQL Server y Microsoft SQL Servicios OLAP Server.
También puede recuperar datos de las listas de Excel y de archivos de texto.
En Excel, también puede recuperar datos de páginas Web, pero no es necesario de consulta para
hacer esto. Para obtener información acerca de cómo recuperar datos de páginas Web, vea Ayuda
de Excel.
Selección de los datos de una base de datos que recuperar datos de una base de datos creando
una consulta, que es una pregunta que hacer sobre los datos almacenados en una base de datos
externa. Por ejemplo, si los datos se almacenan en una base de datos, es posible que desee
conocer las cifras de ventas para un producto específico por región. Usted puede recuperar una
parte de los datos, seleccionando sólo los datos del producto y la región que desee analizar y
omitir los datos que no necesita.
Puede utilizar Query para crear un cubo OLAP a partir de los datos de una consulta para que se
tarda menos tiempo y esfuerzo para crear archivos de Microsoft Excel informes basados en los
datos. Para crear un cubo OLAP, se ejecuta el Asistente para cubos OLAP desde el Asistente para
consultas o directamente desde la consulta. Usted puede devolver los datos a Excel como un
informe de tabla dinámica .
Una fuente de datos es el medio por el cual consulta y
Excel conectarse a una base de datos específica y
recuperar datos.
Columnas seleccionadas en el Asistente para consultas
Columnas seleccionadas puesta en
Excel
Actualización de la hoja de cálculo en una sola operación
Una vez que haya datos externos en un libro de Excel,
siempre que su base de datos cambia, usted puede los
datos para actualizar su análisis - sin tener que volver a crear informes de resumen y
gráficos. Por ejemplo, puede crear un resumen de ventas mensual y actualizarlo cada mes
cuando las cifras de ventas nuevos vienen pulg. Uso de consultas para recuperar datos de
traer datos externos en Excel con Query tiene tres pasos: En primer lugar, configurar un
origen de datos para conectarse a la base de datos, a continuación, se utiliza el Asistente
para consultas para seleccionar los datos que desea, y, finalmente, devolver los datos a
Excel donde puede darle formato, que resumen, y crear informes de él.
La creación de fuentes de datos
¿Qué es un origen de datos? Un origen de datos es un conjunto almacenado de
información que permite a Microsoft Excel y Microsoft Query para conectarse a una base
de datos externa. Cuando se utiliza para consultas para crear un origen de datos, dar la
fuente de datos un nombre, y luego proporcionar el nombre y la ubicación de la base de
datos o servidor, el tipo de base de datos, y su inicio de sesión y contraseña. La
información también incluye el nombre de un controlador ODBC o un controlador de
origen de datos , que es un programa que realiza conexiones a un determinado tipo de
base de datos. Para algunos tipos de bases de datos externas ( OLAP cubos), todo lo que
tiene que hacer para recuperar los datos es la creación de un origen de datos.
¿Cómo de consultas utiliza fuentes de datos Después de configurar un origen de datos
para una base de datos, se puede usar cada vez que desee crear una consulta para
seleccionar y recuperar datos de esa base de datos - sin tener que volver a escribir toda la
información de conexión. Consulta utiliza la fuente de datos para conectarse a la base de
datos externa y mostrar lo que se dispone de datos. Después de crear la consulta y
devolver los datos a Excel, consulta recupera los datos y proporciona el libro de Excel que
contiene la consulta y la información de la fuente de datos para que pueda volver a
conectarse a la base de datos cuando desee actualizar los datos.
Definición de la consulta
Utilice el Asistente para consultas para la mayoría de las consultas El Asistente para
consultas, que forma parte de Microsoft Query, está diseñado para usuarios que son
nuevos en la creación de consultas. El asistente hace que sea fácil para seleccionar y
reunir datos de diferentes tablas y campos en la base de datos. Después de seleccionar
los datos, también puede utilizar el asistente para filtrar y ordenar los resultados de la
consulta. Usted puede utilizar el Asistente para consultas o para crear una consulta
completa o para iniciar una consulta que realizar más cambios directamente en Query.
Trabajar directamente en Query para otros tipos de consultas Si está familiarizado con la
creación de consultas o si desea crear una consulta más compleja, se puede trabajar
directamente en Query. Puede utilizar Query para ver y cambiar las consultas de empezar
a crear en el Asistente para consultas, o puede crear consultas nuevas sin utilizar el
asistente.
Uso de consultas directamente cuando desee crear consultas que haga lo siguiente:

Seleccione los datos específicos de un campo en una base de datos grande, es
posible que desee elegir algunos de los datos en un campo y omitir los datos que
no necesita. Por ejemplo, si necesita los datos de dos de los productos en un
campo que tiene información de muchos productos, puede utilizar los criterios
para de datos para seleccionar sólo los dos productos que desee.

Recuperar datos basados en criterios diferentes cada vez que ejecute la consulta
Si necesita crear el mismo informe de Excel o un resumen de varias zonas de los
mismos datos externos - como un informe de ventas por separado para cada
región - puede crear un tipo de consulta denominado una consulta de parámetros
. Cuando se ejecuta una consulta de parámetros, se le pide los datos que se utiliza
como criterio cuando la consulta selecciona los registros. Por ejemplo, una
consulta de parámetros le pida que introduzca una región específica, y usted
puede volver a utilizar esta consulta para crear cada uno de sus informes de ventas
regionales.

Combinar datos de diferentes maneras Puede utilizar Query para combinar o unir
los datos de diferentes tablas en su base de datos. Por ejemplo, si usted tiene una
tabla de información de ventas de productos y una mesa de información del
cliente, es posible unirse a estas tablas de forma que muestran que los clientes no
han realizado compras recientemente.
Creación de un cubo OLAP a partir de los datos en una consulta on-procesamiento
analítico en línea ( OLAP ) es una forma de organización de datos para consultas e
informes en vez de procesar transacciones. En una base de datos OLAP, los datos se
organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.
Trabajar con los datos en Microsoft Excel
Después de crear una consulta, ya sea en el Asistente para consultas o Microsoft Query,
puede devolver los datos a una hoja de cálculo Microsoft Excel. Los datos se convierte en
un rango de datos externos o un informe de tabla dinámica que se puede dar formato,
analizar , y volver a cargar.
Formato y el análisis de los datos en Excel, puede utilizar herramientas familiares como
el Asistente para gráficos o subtotales automáticos para presentar y resumir los datos.
Puede dar formato a los datos, y su formato se conserva al actualizar los datos externos
de la base de datos de origen. Si agrega columnas de fórmulas para el rango de datos
externos, las fórmulas se pueden copiar automáticamente a las filas nuevas que se
agregan a la gama al actualizar los datos. Puede utilizar las etiquetas propia columna en
lugar de los nombres de campo, y agregar números de fila automáticamente. Para
obtener información acerca de cómo controlar el formato y el diseño de un rango de
datos externos, consulte la Ayuda de Excel.
La reutilización y el intercambio de consultas Tanto en el Asistente para consultas y de
consultas, se puede guardar un archivo. Dqy consulta de archivos que se pueden
modificar, reutilizar y compartir. Excel puede abrir archivos. Dqy directamente, lo que
permite que usted u otros usuarios a crear nuevos rangos de datos externos de la misma
consulta.
Si desea compartir un resumen de Excel o informe que se basa en datos externos, puede
dar a otros usuarios un libro que contiene un rango de datos externos o puede crear una
plantilla de informe . Una plantilla de informe le permite guardar el resumen o informe
sin guardar los datos externos para que el archivo es más pequeño. Los datos externos se
recuperan cuando un usuario abre la plantilla del informe. Para obtener información
sobre la creación de plantillas de informes, consulte la Ayuda de Excel.
Actualizar datos externos Cuando se actualiza datos externos , se ejecuta la consulta
para recuperar todos los datos nuevos o modificados que coincide con sus
especificaciones. Puede actualizar una consulta en dos consultas y Excel. Excel
proporciona varias opciones para las consultas de restauración, incluyendo actualizar los
datos cada vez que abra el libro y automáticamente actualizar a intervalos regulares.
Usted puede continuar trabajando en Excel mientras los datos se actualizan, y también se
puede comprobar el estado mientras está siendo renovado. Para obtener información
acerca de cómo actualizar los datos externos en Excel, consulte la Ayuda de Excel.