BASES DE DATOS (Microsoft Access)

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BASES DE DATOS
(Microsoft Access)
1er d’administració i
finances del cicle de Grau
superior de formació
professional específica
ÍNDICE
TEORÍA SOBRE BASES DE DATOS.....................................................................................................4
BASE DE DATOS RELACIONAL ...................................................................................................................4
SISTEMA DE GESTIÓN DE BASE DE DATOS .................................................................................................5
Propósito.............................................................................................................................................5
Objetivos .............................................................................................................................................5
SGBD libres ........................................................................................................................................6
SGBD comerciales..............................................................................................................................6
Información general ...........................................................................................................................7
BREVE GUÍA PARA LA CREACIÓN DE BASES DE DATOS ..........................................................8
INTRODUCCIÓN.........................................................................................................................................8
NUESTRA BASE DE DATOS ........................................................................................................................8
DIVISIÓN DE TABLAS ................................................................................................................................9
CAMPOS CÓDIGOS ..................................................................................................................................10
DEFINICIÓN DE RELACIONES ...................................................................................................................10
RELACIÓN DE UNO A VARIOS ..................................................................................................................11
BASES DE DATOS (MICROSOFT ACCESS) .....................................................................................12
¿POR QUÉ USAR UNA BASE DE DATOS? ..................................................................................................13
¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?..............................................................................................................13
CONCEPTOS UTILIZADOS EN ACCESS ......................................................................................................14
INICIAR MICROSOFT ACCESS ..................................................................................................................15
SALIR DE MICROSOFT ACCESS ...............................................................................................................16
ABRIR UNA BASE DE DATOS EXISTENTE ..................................................................................................16
CREAR UNA BASE DE DATOS NUEVA .......................................................................................................16
TABLAS DE UNA BASE DE DATOS ...................................................................................................17
CREAR UNA TABLA .................................................................................................................................17
DEFINIR LOS CAMPOS .............................................................................................................................19
AÑADIR / ELIMINAR CAMPOS A LA TABLA...............................................................................................19
TIPOS DE DATOS DE UNA TABLA .............................................................................................................20
ESTABLECER LAS PROPIEDADES DE LOS CAMPOS ...................................................................................21
ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL .........................................................................................................24
GUARDAR UNA TABLA ............................................................................................................................25
ESTABLECER VALORES PREDETERMINADOS ...........................................................................................25
USAR REGLAS DE VALIDACIÓN ...............................................................................................................26
ESTABLECER RELACIONES ENTRE TABLAS ..............................................................................................26
Bases de datos relacionales.........................................................................................................26
Tipos de relaciones........................................................................................................................27
CONSULTAS SOBRE UNA BASE DE DATOS. ..................................................................................28
CARACTERÍSTICAS DE LAS CONSULTAS ....................................................................................29
CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN......................................................................................30
UNIR TABLAS EN UNA CONSULTA................................................................................................32
SELECCIONAR CAMPOS ..................................................................................................................32
EXPRESIONES PARA FILTRAR REGISTROS .................................................................................34
INTRODUCIR EXPRESIONES ...........................................................................................................35
OPERADORES .....................................................................................................................................36
ORDENAR LOS REGISTROS .............................................................................................................39
CALCULAR TOTALES .......................................................................................................................40
MOSTRAR VALORES SUPERIORES ................................................................................................42
CONSULTAS DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS ...........................................................43
CONSULTAS DE CREACIÓN DE TABLA ........................................................................................45
CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN ................................................................................................46
CONSULTAS DE DATOS ANEXADOS.............................................................................................46
CONSULTAS DE ELIMINACIÓN ......................................................................................................47
CONSULTAS DE PARÁMETROS ......................................................................................................48
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GENERAR INSTRUCCIONES SQL DESDE UNA CONSULTA ......................................................49
FORMULARIOS (MICROSOFT ACCESS).........................................................................................50
CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS ...............................................................................50
CÓMO CREAR FORMULARIOS........................................................................................................51
DISEÑAR UN FORMULARIO: VISTA DISEÑO ...............................................................................52
LOS CONTROLES DEL CUADRO DE HERRAMIENTAS ...............................................................55
MANEJO DE LOS CONTROLES ........................................................................................................56
CREAR UN FORMULARIO CON EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS ..................................57
INFORMES (MICROSOFT ACCESS...................................................................................................59
CARACTERÍSTICAS DE LOS INFORMES........................................................................................59
CÓMO CREAR UN INFORME............................................................................................................60
ASISTENTE PARA INFORMES..........................................................................................................61
ASISTENTE PARA ETIQUETAS........................................................................................................62
MACROS (MICROSOFT ACCESS) .....................................................................................................63
ACLARACIONES PREVIAS ...............................................................................................................63
CARACTERÍSTICAS DE LAS MACROS...........................................................................................64
CÓMO CREAR MACROS ...................................................................................................................64
ARGUMENTOS DE ACCIÓN .............................................................................................................64
GUARDAR UNA MACRO...................................................................................................................65
EJECUTAR UNA MACRO ..................................................................................................................65
EJECUTAR UNA MACRO PASO A PASO.........................................................................................66
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Teoría sobre bases de datos
Una base o banco de datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto
almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca
puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos
impresos en papel e indexados para su consulta.
En la actualidad, y gracias al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la
electrónica, la mayoría de las bases de datos tienen formato electrónico, que ofrece un
amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.
En informática existen los sistemas gestores de bases de datos (SGBD), que permiten
almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las
propiedades de los sistemas gestores de bases de datos se estudian en informática.
Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas.
También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar
la información experimental.
Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se
encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo en España, los datos
personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos de
Carácter Personal (LOPD).
Base de datos relacional
Artículo principal: Modelo relacional
Éste es el modelo más utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y
administrar datos dinámicamente. Tras ser postulados sus fundamentos en 1970 por
Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San José (California), no tardó en
consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos. Su idea
fundamental es el uso de "relaciones". Estas relaciones podrían considerarse en forma
lógica como conjuntos de datos llamados "tuplas". Pese a que ésta es la teoría de las
bases de datos relacionales creadas por Edgar Frank Codd, la mayoría de las veces se
conceptualiza de una manera más fácil de imaginar. Esto es pensando en cada relación
como si fuese una tabla que está compuesta por registros (las filas de una tabla), que
representarían las tuplas, y campos (las columnas de una tabla).
En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia
(a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto tiene la considerable
ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar para un usuario esporádico de la
base de datos. La información puede ser recuperada o almacenada mediante "consultas"
que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la información.
El lenguaje más habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales es
SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar
4
implementado por los principales motores o sistemas de gestión de bases de datos
relacionales.
Sistema de gestión de base de datos
(Redirigido desde Sistema Gestor de Bases de Datos)
Saltar a navegación, búsqueda
Los Sistemas de gestión de base de datos son un tipo de software muy específico,
dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la
utilizan. Se compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de
manipulación de datos y de un lenguaje de consulta. En los textos que tratan este tema,
o temas relacionados, se mencionan los términos SGBD y DBMS, siendo ambos
equivalentes, y acrónimos, respectivamente, de Sistema Gestor de Bases de Datos y
DataBase Management System, su expresión inglesa.
Propósito
El propósito general de los sistemas de gestión de base de datos es el de manejar de
manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos.
Objetivos
Existen distintos objetivos que deben cumplir los SGBD:
•
•
•
•
•
•
Abstracción de la información. Los SGBD ahorran a los usuarios detalles
acerca del almacenamiento físico de los datos. Da lo mismo si una base de datos
ocupa uno o cientos de archivos, este hecho se hace transparente al usuario. Así,
se definen varios niveles de abstracción.
Independencia. La independencia de los datos consiste en la capacidad de
modificar el esquema (físico o lógico) de una base de datos sin tener que realizar
cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.
Redundancia mínima. Un buen diseño de una base de datos logrará evitar la
aparición de información repetida o redundante. De entrada, lo ideal es lograr
una redundancia nula; no obstante, en algunos casos la complejidad de los
cálculos hace necesaria la aparición de redundancias.
Consistencia. En aquellos casos en los que no se ha logrado esta redundancia
nula, será necesario vigilar que aquella información que aparece repetida se
actualice de forma coherente, es decir, que todos los datos repetidos se
actualicen de forma simultánea.
Seguridad. La información almacenada en una base de datos puede llegar a
tener un gran valor. Los SGBD deben garantizar que esta información se
encuentra asegurada frente a usuarios malintencionados, que intenten leer
información privilegiada; frente a ataques que deseen manipular o destruir la
información; o simplemente ante las torpezas de algún usuario autorizado pero
despistado. Normalmente, los SGBD disponen de un complejo sistema de
permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversas
categorías de permisos.
Integridad. Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar la validez
de los datos almacenados. Es decir, se trata de proteger los datos ante fallos de
5
•
•
•
•
hardware, datos introducidos por usuarios descuidados, o cualquier otra
circunstancia capaz de corromper la información almacenada.
Respaldo y recuperación. Los SGBD deben proporcionar una forma eficiente
de realizar copias de seguridad de la información almacenada en ellos, y de
restaurar a partir de estas copias los datos que se hayan podido perder.
Control de la concurrencia. En la mayoría de entornos (excepto quizás el
doméstico), lo más habitual es que sean muchas las personas que acceden a una
base de datos, bien para recuperar información, bien para almacenarla. Y es
también frecuente que dichos accesos se realicen de forma simultánea. Así pues,
un SGBD debe controlar este acceso concurrente a la información, que podría
derivar en inconsistencias.
Tiempo de respuesta. Lógicamente, es deseable minimizar el tiempo que el
SGBD tarda en darnos la información solicitada y en almacenar los cambios
realizados.
Ventajas:
1.
2.
3.
4.
Facilidad de manejo de grandes volúmenes de información.
Gran velocidad en muy poco tiempo.
Independencia del tratamiento de información.
Seguridad de la información (acceso a usuarios autorizados), protección de
información, de modificaciones, inclusiones, consulta.
5. No hay duplicidad de información, comprobación de información en el
momento de introducir la misma.
6. Integridad referencial el terminar los registros.
•
Inconvenientes:
El costo de actualización del hardware y software son muy elevados.
Costo (salario) del administrador de la base de datos es costoso.
El mal diseño de esta puede originar problemas a futuro.
Un mal adiestramiento a los usuarios puede originar problemas a futuro.
Si no se encuentra un manual del sistema no se podrán hacer relaciones con
facilidad.
6. Generan campos vacíos en exceso.
7. El mal diseño de seguridad genera problemas en esta.
1.
2.
3.
4.
5.
SGBD libres
•
•
•
•
•
PostgreSQL (http://www.postgresql.org Postgresql) Licencia BSD
MySQL Licencia Dual, depende el uso.
Firebird basada en la versión 6 de Interbase, Initial Developer's PUBLIC
LICENSE Version 1.0.
SQLite (http://www.sqlite.org SQLite) Licencia Dominio Público
Sybase ASE Express Edition para Linux (Edición gratuita para Linux)
SGBD comerciales
•
•
•
dBase
FileMaker
Fox Pro
6
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
IBM DB2 Universal Database (DB2 UDB)
IBM Informix
MAGIC
Microsoft SQL Server
Open Access
Oracle
Paradox
PervasiveSQL
Progress (DBMS)
Sybase ASE
Sybase ASA
Sybase IQ
WindowBase
Información general
Adaptive Server Anywhere
Fecha de la
primera
Creador
versión
pública
Sybase/iAnywhere
1992
Última
Licencia de
versión
software
estable
10.0
15.0 (Sep.
2005)
3.0
9
Propietario
Sybase Inc
1987
ANTs Software
IBM
1999
1982
Firebird
Firebird Foundation
25 de julio
de 2000
2
Informix
Informix Software
1985
10.0
HSQLDB
Hsqldb.Org
2001
1.8.0
1980
2006
CA-TOSL
1985
7.5.1
Propietario
GPL con
drivers
LGPL
GPL o
propietario
Adaptive Server Enterprise
ANTs Data Server
DB2
Ingres
InterBase
Berkeley
University,
Computer
Associates
Borland
SapDB
SAP AG
?
7.4
MaxDB
MySQL AB, SAP
AG
?
7.5
Microsoft SQL Server
MySQL
Oracle
PostgreSQL
SmallSQL
SQLite
Propietario
Propietario
Propietario
Licencia
Pública
InterBase
Propietario
Licencia
BSD
9.00.2047
(2005 Propietario
SP1)
Noviembre
GPL o
MySQL AB
5.0
de 1996
propietario
10g
Oracle Corporation
1977
Propietario
Release 2
PostgreSQL Global Junio de
Licencia
8.2.3
Development Group
1989
BSD
16 de abril
SmallSQL
LGPL
0.12
de 2005
Dominio
D. Richard Hipp 17 de agosto 3.1.3
Microsoft
1989
7
Creador
de 2000
Fecha de la
primera
versión
pública
público
Última
Licencia de
versión
software
estable
Breve guía para la creación de bases de datos
Introducción
En este curso queremos ofrecer una guía de cómo debemos realizar el diseño de una
base de datos, desde que tenemos la idea en nuestra cabeza hasta la creación completa
en Access.
En el momento de diseñar una base de datos lo más importante es tener muy clara la
planificación.
No podemos ponernos a diseñarla sobre el ordenador sin antes haber pensado bien su
estructura, sus tablas, sus relaciones, que deseamos conseguir, resultados a obtener,
etc...
Un buen diseño de nuestra base de datos nos hará el trabajo mucho más fácil. Pudiendo
hacer todo el trabajo en el ordenador de forma mucho más rápida y evitando los
posibles fallos ya que después intentarlos solucionar en Access nos puede traer
problemas y nos puede hacer perder mucho tiempo.
En este curso plantearemos una base de datos con la que trabajaremos en el resto de
lecciones, pero el procedimiento que utilizaremos puede ser utilizado para cualquier
otra, más o menos compleja.
Nuestra base de datos
Para hacer la base de datos que utilizaremos a lo largo del curso imaginaremos que nos
gusta el cine y queremos guardar datos de todas las películas que nos gustan para así
tenerlas clasificadas, realizar consultas, informes y todo lo que se nos ocurra con los
datos de estas películas.
Recuerda que este primer proceso de diseño lo tenemos que realizar sobre papel y que
de momento no vamos a utilizar para nada el ordenador.
Primero de todo tenemos que hacer una lista de todos los datos que queremos guardar
de estas películas, no importa el orden, ni que repitamos conceptos, simplemente
queremos hacer una lista, después ya la estructuraremos.
Principalmente de una película querremos guardar: título, título original (en caso que lo
tenga), duración aproximada en minutos, nombre del director, puntuación que le damos,
opinión personal, sinopsis, año en la que se ha realizado, carátula, página Web y actores
que participan.
Bien… en un principio ya tenemos apuntados todos los datos que deseamos guardar de
nuestra película favorita. Ahora el siguiente paso que tenemos que realizar sería mirar
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con detenimiento los datos que deseamos guardar para ver cual de ellos puede ser igual
entre diferentes películas.
División de tablas
Todo lo que hemos visto que necesitamos guardar de nuestras películas serían los
campos que formarán parte de una tabla que por ejemplo la podremos llamar Películas.
En un principio hemos visto una única tabla, pero al ver que podremos duplicar
información nos tendremos que plantear crear más tablas donde guardemos esta
información que podremos utilizar de forma repetida.
Podemos crear una nueva tabla donde guardaremos los datos de los actores. En ella
almacenaremos, el nombre, la foto, la página Web y la filmografía o vida de este actor.
También crearemos otra tabla donde guardaremos los datos referentes a los directores
de las películas. En ella almacenaremos el nombre y algo sobre su vida.
De esta forma vemos que lo que era una tabla inicial se ha convertido en tres tablas
diferenciadas que después tendremos que unir de alguna forma para así tenerlas
relacionadas.
Es conveniente tener bien claro la diferencia de información que introduciremos en
nuestras tablas.
Veamos… el título, título original, duración, puntuación, opinión, sinopsis, año, carátula
y página Web, serán específicos y únicos para cada película. Pero... que pasa con el
director y los actores que aparecen en esta película.
Cada película tendrá un director y unos actores, pero estos se pueden repetir en muchas
películas. Además, si queremos tener también la filmografía del director, para conocer
que otras películas ha realizado, no sería conveniente escribirla en cada película que este
dirige ya que estaríamos multiplicando el trabajo. Lo mismo pasaría en el caso de los
actores, ya que de ellos puede ser que también nos interese tener una foto, su página
Web y su filmografía entre otras cosas.
Para no multiplicar nuestro trabajo tendremos que pensar alguna forma para poder hacer
esto mucho más sencillo y tener los datos de los directores y de los actores relacionados
con las películas en las que participan.
En todas las bases de datos este punto es muy importante ya que es el momento en el
que decidiremos si utilizamos una o varias tablas y como estarán relacionadas entre
ellas.
Recuerda, mira siempre de todos los datos que quieres almacenar en tu base de datos
aquellos que se van a repetir y queremos evitar volverlos a introducir. El truco en una
base de datos bien estructurada es la forma de tener muchos datos y de introducir los
menos posibles y después poderlos relacionar de forma que podamos tener muchos
cruces de datos.
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Campos códigos
Hasta este momento hemos visto los campos que necesitamos para guardar información,
tanto de las películas, directores y actores. Toda esta información es la que nosotros
deseamos tener, pero hay información que el ordenador necesita y con la que tendrá que
trabajar para después poder unir las diferentes tablas.
Esta información adicional, con la que nosotros no trabajaremos, son códigos que el
ordenador utiliza para identificar cada registro (película, director o actor).
De esta forma pondremos un nuevo campo en cada una de las tablas que ya hemos
definido anteriormente.
- En la tabla Películas, pondremos un nuevo campo llamado Cod. Película.
- En la tabla Directores, pondremos un nuevo campo llamado Cod. Director.
- En la tabla Actores, pondremos un nuevo campo llamado Cod. Actor.
En la siguiente lección veremos que estos campos nos servirán para realizar las uniones
(relaciones) entre las diferentes tablas.
Definición de relaciones
Las tablas en este momento no están relacionadas entre ellas. Los datos estarían
completamente separados, con lo que tendremos que buscar una forma para que los
datos de las tablas queden unidos entre ellos.
Para esta unión crearemos relaciones.
En primer lugar vamos a definir y ver que tipo de relaciones necesitamos entre las
diferentes tablas y después ver entre que campos las realizaremos.
Las relaciones nos las plantearemos de dos en dos tablas. Veremos que al final si todo lo
hacemos correctamente quedarán todas las tablas relacionadas la unas con la otras.
Vamos a relacionar la tabla Películas y la tabla Directores.
Para ver las relaciones realizaremos las siguientes preguntas:
- ¿En una película pueden haber diferentes directores? En un principio en un 95% de las
películas, sólo hay un director, con lo que la respuesta sería No.
- ¿Un director puede hacer diferentes películas? Un director sí que puede haber hecho
diferentes películas, aunque nosotros no las tengamos contempladas o no estén en
nuestra base de datos, pero puede ser que más adelante aparezca alguna película en la
que repitamos director. La respuesta a esta pregunta sería Sí.
Si nos quedamos con la respuesta afirmativa tenemos definida la primera relación: un
director - varias películas. A esta relación se le llama: relación de uno a varios entre la
tabla director y la tabla películas.
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Ya tenemos una relación, veamos alguna otra que necesitemos.
Otra relación que podemos ver sería la que existe entre la tabla Películas y la tabla
Actores. Hagamos también las preguntas oportunas para ver que tipo de relación
aparece en este caso:
- ¿En una película pueden aparecer diferentes actores? La respuesta sin dudarlo sería Sí.
En nuestra base de datos tendremos en cuenta sólo los actores principales que aparecen
en la película.
- ¿Un actor puede aparecer en varias películas? La respuesta, también sin dudarlo, sería
Sí.
Este tipo de relación es de uno a varios en los dos sentidos. Esta relación es un poco
especial. A esta relación se le llama: relación de varios a varios.
En el siguiente capítulo vamos a ver entre que campos realizamos las relaciones.
Relación de uno a varios
Vamos a empezar a crear las relaciones explicando la más sencillas de las dos que
hemos visto que necesitamos. Esta es la relación de uno a varios entre la tabla Director
y Película. Recordemos que era: Un director <–> varias películas.
Según hemos visto anteriormente en la tabla Directores tenemos un campo llamado
Cod. Director, en el cual iremos introduciendo un número que será exclusivo para cada
uno de los directores de nuestra base de datos. Será único sin que pueda repetirse.
Es importante hacer notar que de este código no nos tenemos que acordar, será para uso
exclusivo del ordenador. Además en el momento de montar la base de datos
realizaremos las acciones oportunas para que el mismo programa sea quien se encarga
de generar este código y además… se encargará que este no se repita siendo así un
código único para cada director. A este tipo de campo se le denomina Campo clave.
Ahora nos falta poder hacer algo para que esté relacionado con cada una de las películas
que dirige este Director. Para ello simplemente tendremos que añadir un nuevo campo
(Director) en la tabla Películas en el que introduciremos el Código del Director
correspondiente.
Veamos un ejemplo y así lo entenderemos mucho mejor…
Imagina que en nuestra tabla Directores tenemos dado de alta el Director: Jay Roach y
este en el momento de introducirlo en la base de datos tiene como código el 12. (Repito
que no hace falta que en el momento que introduzcamos los datos en la base de datos
sepamos que código tiene asignado, pero para poder entender el ejemplo es importante).
Junto con el nombre, terminamos de rellenar los campos de nuestra tabla, como sería su
filmografía.
Ahora daremos de alta una película en la tabla Películas. En este caso sería: Los padres
de él. En esta tabla también rellenaríamos todos los campos de la tabla con los datos
concretos sobre la película.
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En el momento de introducir datos en el campo Director, no introduciremos el nombre
del director, lo que haremos será poner el código de este Director. En este caso
introduciremos un 12. Este código no lo introduciremos nosotros, lo pondrá la base de
datos, nosotros sólo tendremos que buscar entre los directores dados de alta en la tabla
Directores y ver si se encuentra entre alguno de ellos.
Imaginemos ahora que deseamos dar de alta otra película, en este caso: Los padres de
ella. En esta tabla introduciríamos todos los datos.
En el momento de llegar al director volveríamos ha realizar los mismos pasos,
buscaríamos entre todos los directores que tenemos dados de alta y asignaremos el
director de la misma, en este caso también es Jay Roach, con lo que en el campo
Director de la tabla Películas, pondremos un 12.
Al utilizar el código podremos hacer consultas de muchas formas diferentes. Por
ejemplo si buscamos la película: Los padres de ella en la tabla Películas la base de datos
nos la relacionará con el director correspondiente: Jay Roach en la tabla Directores
gracias al código pudiendo así ver más datos de este como su filmografía a parte de
poder buscar dentro del resto de películas que tenemos en nuestra base de datos todas
las que aparecen con un 12 en el campo Director de la tabla Películas.
Lo importante de una buena relación es que de esta forma desde cualquier película
podemos buscar los datos del director y ver toda su filmografía y demás datos sin
tenerlo que introducir tantas veces como películas tengamos dirigidas por él en nuestra
base de datos. Solamente nos tenemos que preocupar de mirar si está dado de alta en
nuestra tabla de Directores.
Utilizando correctamente las relaciones evitaremos repetir información y así En una
base de datos tenemos que evitar repetir información ya que esto ocupará más espacio
en nuestra base de datos y una de las cosas que tenemos que tener clara es en ahorrar en
espacio para que la base de datos funcione más rápida.
Bases de datos (Microsoft access)
¿Por qué usar una base de datos?
¿Qué es una base de datos?
Conceptos utilizados en Access
Iniciar Microsoft Access
Salir de Microsoft Access
Abrir una base de datos existente
Crear una base de datos nueva
12
¿Por qué usar una Base de Datos?
Una de las características que definen el mundo actual es la ingente cantidad de información
de que disponemos, a la que hay que añadir la que recibimos por distintos canales y la que
buscamos por iniciativa propia.
Una buena solución para no sentirnos asfixiados por tal cúmulo de información es organizarla
de manera sistemática y estructurada. Y es aquí donde las bases de datos muestran toda su
potencia y eficacia.
Imaginemos por un momento una situación que muy probablemente se dé en algunos hogares.
El cartero nos trae (por desgracia, casi a diario) cartas del banco con letras de la hipoteca,
recibos de teléfono, de gas, de agua, de luz, de seguros, etc. Supongamos que cada vez que
abrimos una carta, tras comprobar su contenido, introducimos el correspondiente recibo en un
cajón habilitado a tal efecto; es decir, los recibos quedarán ordenados según la fecha de
recepción, que no tiene por qué corresponderse, necesariamente, con la fecha de emisión del
mismo.
Pasados algunos meses, queremos ordenar los recibos de la luz según su importe. Nos
veríamos obligados a realizar dos tareas: En primer lugar, extraer del cajón SÓLO los recibos
de la luz; en segundo lugar, comparar unos recibos con otros para poder ordenarlos. Es de
suponer que esta tarea nos supondrá un pequeño esfuerzo y alguna cantidad de tiempo.
Una base de datos nos hubiera hecho esta ordenación en décimas de segundo.
¿Qué es una Base de Datos?
Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos,
ordenarlos y manipularlos.
También permite organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información
no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo.
Debe permitir, en principio:
•
Introducir datos
•
Almacenar datos
•
Recuperar datos y trabajar con ellos
13
Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero, a medida que la
cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas.
Se pueden usar carpetas, archivadores…, pero en un momento dado es conveniente acudir a
los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas.
Microsoft Access es un sistema de administración de Bases de Datos Relacionales (RDBMS).
El nombre relacional procede del hecho de que cada registro de la base de datos contiene
información relativa a un solo asunto o materia.
En una base de datos relacional, el sistema gestiona los datos en tablas. Las tablas almacenan
información sobre un asunto (por ejemplo, países del mundo) y tiene columnas que contienen
los diferentes tipos de información (nombre, capital, superficie...). Cuando se consulta
información de una o más tablas, el resultado es siempre algo que tiene el aspecto de otra
tabla. De hecho, puede ejecutarse una consulta que utilice los resultados de otra.
Los datos sobre dos asuntos diferentes pueden ser manejados como si pertenecieran a una
sola entidad de información basada en valores relacionados de las tablas a las que pertenecen
(datos del país y datos económicos).
Microsoft Access proporciona cuatro tipos principales de capacidades:
Definición de datos: Permite especificar el tipo de datos que tiene y cómo deberían ser
almacenados esos datos. También se pueden definir reglas para asegurar la integridad de los
datos (sólo números, que comiencen por una letra...).
Microsoft Access, como aplicación Windows, puede utilizar las características de intercambio
dinámico de datos (DDE = cortar/copiar/pegar) y del enlace e incrustación de objetos (OLE).
Se puede, asimismo, importar y exportar datos desde ficheros de procesador de textos, hojas
de cálculo u otras bases de datos (Paradox, dBase, Btrieve...).
Manipulación de datos: Se pueden realizar búsquedas en una o varias tablas o ficheros
relacionados. Se puede actualizar un solo campo o muchos registros con un solo comando.
Microsoft Access utiliza el potente lenguaje de base de datos SQL (Structured Query
Language= Lenguaje de Consulta Estructurado) para procesar los datos. Y tiene una potente
herramienta que automatiza la elaboración de consultas SQL llamada QBE (consulta según
ejemplo).
Control de datos: Microsoft Access está diseñado para ser utilizado en un solo puesto de
trabajo o en modo de compartición cliente-servidor a través de una red. Está provisto de
excelentes características en cuanto a integridad y seguridad de datos. También proporciona
automáticamente mecanismos de cierre para asegurar que no se dé el caso de que dos
usuarios de una red actualicen registros a la vez.
Diseñar y construir aplicaciones: La utilización de macros con acciones predefinidas y el
lenguaje de módulos Access Basic facilitan esta labor.
Conceptos utilizados en Access
Access llama objeto a todo lo que pueda tener un nombre. Los objetos principales en una base
de datos son:
14
Tablas: datos con un tema común.
Objeto que se define y utiliza para almacenar datos. Cada tabla contiene información sobre una
materia o un asunto concreto. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes tipos
de datos. Se puede definir una clave principal (uno o más campos que tienen un valor único
para cada registro) y uno o más índices en cada tabla.
Consultas y hojas de respuesta dinámica: una pregunta y su respuesta.
Objeto que proporciona la visión requerida por el usuario de los datos de una o más tablas. Se
pueden utilizar las herramientas SQL o QBE para crear consultas.
Formularios: introducir o consultar información.
Objeto diseñado principalmente para la entrada y visualización de datos, o para el control de la
ejecución de la aplicación.
Informes: resultados impresos.
Objeto diseñado para formatear, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados.
Macros: automatizar un proceso repetitivo.
Objeto que consta de una definición estructurada de una o más acciones que el usuario quiere
que lleve a cabo Access en respuesta a un evento concreto.
Iniciar Microsoft Access
Para iniciar Microsoft Access se puede seguir cualquiera de los caminos habituales del entorno
Windows:
•
Desde el Escritorio, hacer doble clic sobre su icono; o hacer clic sobre su icono y
pulsar Intro.
•
Seguir el camino: Inicio -> Programas -> Microsoft Access.
•
Hacer doble clic sobre el icono de la base de datos que queramos abrir; o hacer clic
sobre ella y pulsar Intro.
Cuando activas Access, lo primero que vas a encontrar es una ventana con varias opciones:
•
Base de datos de Access en blanco
15
•
Asistentes, páginas y proyectos de bases de datos de Access
•
Abrir un archivo (una base de datos) existente
Normalmente, utilizarás las opciones primera y tercera. La primera opción (base de datos de
Access en blanco), nos permite crear una nueva base de datos, mientras que la segunda (abrir
una base de datos de Access existente), nos sirve para utilizar una base de datos que ya esté
creada.
Salir de Microsoft Access
Para salir de Microsoft Access se puede seguir cualquiera de los caminos habituales del
entorno Windows:
•
Elegir la opción "Salir" del menú Archivo.
•
Pulsar sobre el botón "Cerrar" en la barra de título de la aplicación (esquina superior
derecha).
•
Hacer doble clic en el icono de la aplicación (esquina superior izquierda).
•
Pulsar las teclas ALT-F4.
Abrir una base de datos existente
Cuando abres una base de datos de Microsoft Access, lo que haces es abrir un archivo que
contiene los datos y las estructuras de las tablas, así como las consultas, formularios, informes
y otros objetos que constituyen la base de datos. Puedes abrir una base de datos con acceso
de sólo lectura y especificar si la usarás exclusivamente o si la compartirás en un entorno
multiusuario.
En la ventana de inicio de Microsoft Access, puedes abrir una base de datos usando los
números y nombres de archivos que se muestran al final del menú Archivo. Éstos representan
las últimas cuatro bases de datos que abriste.
Para abrir una base de datos, haz clic en su nombre de archivo o escribe su número. Microsoft
Access abrirá la base de datos con las mismas opciones de configuración que la última vez que
la abriste.
Para abrir otra base de datos existente: En el menú Archivo, elige "Abrir base de datos".
Microsoft Access mostrará el cuadro de diálogo Abrir base de datos, donde podrás especificar
el nombre y la ubicación de la base de datos que deseas abrir.
Crear una base de datos nueva
Cuando creas una base de datos de Microsoft Access, lo que haces es crear un archivo que
contiene las estructuras de los datos y de la tabla, así como las consultas, formularios, informes
y otros objetos que constituyen la base de datos.
Para crear una base de datos:
16
•
•
•
En el menú Archivo, eliges "Nueva".
En la siguiente pantalla, eliges la opción "Base de datos" (ya seleccionada) y pulsas
sobre el botón Aceptar.
A continuación, Microsoft Access mostrará el cuadro de diálogo "Archivo nueva base
de datos", donde podrás especificar un nombre y una ubicación para la base de datos.
Si seleccionas el nombre de una base de datos existente, Microsoft Access te
preguntará si deseas reemplazarla.
Tablas de una base de datos
Crear una tabla
Definir los campos
Añadir / eliminar campos a la tabla
Tipos de datos de una tabla
Establecer las propiedades de los campos
Establecer la clave principal
Guardar una tabla
Establecer valores predeterminados
Usar reglas de validación
Establecer relaciones entre tablas
Crear una tabla
Un programa de base de datos almacena la información que introducimos en forma de tablas
como las que podemos ver, por ejemplo, en un listín telefónico.
En un listín telefónico nos interesa tener almacenados, de modo ordenado, los datos de una
serie de personas. Para que aparezcan de modo claro, los desglosamos en tres apartados:
Nombre, Dirección y Teléfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. Así
es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona, buscando a partir de su nombre.
En el listín, la información referida a una persona aparece en una fila de la tabla: a esto es a lo
que se denomina Registro. A cada una de las partes en las que hemos desglosado la
información se le denomina Campo, y al conjunto formado por todos los registros, Tabla.
17
Registro: es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la
información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesto por campos.
Tabla: conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.
Para crear una tabla:
1.
En la ventana de la base de datos, haz clic en el objeto “Tablas”.
2.
Haz clic en el botón “Nuevo”.
3.
En la siguiente pantalla puedes optar entre:
•
•
•
•
•
Abrir la tabla en vista hoja de datos, donde puedes empezar a introducir datos
directamente.
Abrir la tabla en vista diseño, que es donde defines los campos de la tabla.
Usar el asistente para tablas, con lo que sólo tendrás que elegir entre las
diferentes opciones que se te ofrecen. Al final, podrás escoger entre modificar
el diseño o introducir datos en la tabla, o a través de un formulario.
Importar tablas.
Vincular tablas.
18
Definir los campos
Para definir los campos de una tabla:
1. Abre la tabla en Vista diseño.
2. En la columna Nombre del campo, escribe el nombre del primer campo, usando las
convenciones de nombre de Microsoft Access.
3. En la columna Tipo de datos, puedes dejar la opción predeterminada (Texto) o hacer
4.
5.
6.
clic en la flecha y seleccionar el tipo de datos que desees.
En la columna Descripción, escribe una descripción de la información que contendrá
este campo. La descripción es opcional.
Si lo deseas, puedes establecer propiedades de campo para el campo en la parte
inferior de la ventana.
Repite los pasos del 2 al 4 para cada campo.
Añadir / eliminar campos a la tabla
Es posible agregar un campo nuevo a una tabla en cualquier momento. Por ejemplo, podrías
darte cuenta de que omitiste el campo correspondiente al cargo que ocupa una persona en una
tabla de contactos relacionados con tu trabajo. Puedes agregar el nuevo campo al final de la
tabla o insertarlo en cualquier lugar de ésta.
Nota: El orden de los campos, en Vista diseño de una tabla, determina el orden de los campos
(encabezados de columna) en la hoja de datos de la tabla.
Para añadir un campo a una tabla:
1. Abre la tabla en Vista diseño.
2. Para insertar el campo dentro de la tabla, mueve el punto de inserción a la fila debajo
de donde desees agregar el campo y en el menú Insertar, elige Filas. Microsoft
Access insertará una fila. Para agregar el campo al final de la tabla, mueve el punto de
inserción a la primera fila en blanco.
3. Define el campo escribiendo un nombre de campo, un tipo de datos y una descripción
(opcional). Usa las convenciones de nombre de Microsoft Access para asignar el
nombre del campo.
4. Establece las propiedades del campo según corresponda.
Para eliminar un campo de una tabla:
1. Abre la tabla en Vista diseño.
2. Para eliminar un campo dentro de la tabla, mueve el punto de inserción a la fila que
desees eliminar y en el menú Edición, elige Eliminar filas. Microsoft Access eliminará
la fila señalada.
19
Tipos de datos de una tabla
Cada campo debe tener definido un tipo de datos. El tipo de datos determina la clase y el rango
de los valores que se pueden introducir en el campo, así como la cantidad de espacio
disponible para almacenaje en éste.
Selecciona el tipo de datos apropiado para cada campo. Por ejemplo, en una tabla de nombres
y direcciones, lo más probable es que definas la mayoría de los campos como Texto. Incluso
un campo de número de teléfono, que sólo contiene dígitos, debería ser un campo de Texto. El
tipo de datos Numérico debe usarse sólo para los campos en los que se desee realizar
cálculos.
A continuación se enumeran los tipos de datos y sus usos:
•
Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dígitos.
Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255
caracteres.
•
Memo: se utiliza para textos extensos, como comentarios o explicaciones. Tiene una
longitud fija de 65.535 caracteres.
•
Numérico: para datos numéricos, utilizados en cálculos matemáticos.
•
Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
•
Moneda: para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos
matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro
decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y
hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
•
Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número
aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una
tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.
•
Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No,
Verdadero/Falso o Activado/Desactivado).
•
Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un
documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).
•
Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y
utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener
hasta cuatro partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
Subdirección: posición dentro del archivo o página.
Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.
20
•
Existe otra posibilidad, el Asistente para búsquedas, que crea un campo que permite
elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un
cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y
al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos, basándose en los
valores seleccionados en él.
Establecer las propiedades
de los campos
Cada campo cuenta con un conjunto de propiedades que se usan para especificar cómo se
desea almacenar, manejar y mostrar los datos. Las propiedades se establecen en la parte
inferior de la Vista diseño de una ventana de Tablas. Las propiedades que pueden
establecerse para cada campo dependen del tipo de datos que se seleccionen para el campo.
Los pasos a seguir son:
1. En la Vista diseño de la tabla, selecciona el campo cuyas propiedades deseas
2.
3.
establecer.
En la parte inferior de la ventana, haz clic en la propiedad que desees establecer.
Establece la propiedad como se explica a continuación.
PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
Tamaño del campo
•
•
Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres
que se pueden introducir en el campo. Por defecto este valor es de 50 caracteres; su
valor máximo es de 255.
Para los campos Numérico, las opciones son:
Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.
28
28
Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10 -1 y 10 -1. Es decir, valores con
una precisión decimal de 28.
Entero para valores enteros comprendidos entre -37.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.
Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45
para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324
para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para
valores positivos.
•
•
Los campos Autonumérico son Entero largo.
A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.
Formato del campo
21
•
•
•
Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla
o en un informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y
Autonumérico.
Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:
Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.
Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario
asignado en Windows como puede ser Pts.
Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estándar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y agrega el signo de porcentaje (%).
Científico: presenta el número con notación científica.
•
Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:
Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo
una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha
corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes
14 de julio de 2003.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00. El
formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son
fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029; y las fechas comprendidas entre el 1/1/30
y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm.
Hora corta: presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
•
•
Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y
Activado/Desactivado. Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que
lo son No, Falso y Desactivado.
Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos; se tendrían que
crear formatos personalizados.
Máscara de entrada
•
Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los
valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de
entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe
introducirse un número nuevo: (___) ___-____.
22
•
Access2000 dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el
establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón
que
aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.
Título
•
Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del
campo. Por ejemplo, si un campo se llama “Fnac” e indicamos “Fecha de nacimiento”
como valor en la propiedad Título, como cabecera del campo “Fnac” veremos “Fecha
de nacimiento”.
Lugares decimales
•
Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un
tipo de dato Numérico o Moneda.
Valor predeterminado
•
•
•
Si se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo
valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así
que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la
tabla.
Por ejemplo, si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de
clientes son de la provincia de Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad
Valor determinado del campo Provincia y así, a la hora de introducir los diferentes
clientes, automáticamente aparecerá el valor Valencia.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y
el Autonumérico.
Regla de validación
•
•
•
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se
especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el
campo para que sea introducido correctamente.
Por ejemplo, si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000,
se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y
el Autonumérico.
Texto de validación
•
•
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos que aparezca en pantalla si
introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada
en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a
la hora de introducir los datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y
el Autonumérico.
Requerido
•
•
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta
propiedad el valor Sí; en caso contrario el valor será el de No.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y
el Autonumérico.
23
Permitir longitud cero
•
Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se
puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.
Indexado
•
•
Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices
hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y
también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si buscas
empleados basándote en un campo llamado Apellidos, puedes crear un índice para
este campo para hacer más rápida la búsqueda.
Esta propiedad dispone de tres valores:
No: Sin índice.
Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice a ese campo y además admite valores
duplicados.
Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.
Establecer la clave principal
La clave principal es un campo -o combinación de campos- que identifican singularmente cada
registro de una tabla. Es el índice principal de la tabla y se usa para asociar los datos entre
tablas. Aunque no se requiere, su uso es altamente recomendado. Acelera la recuperación de
los datos y le permite definir relaciones predeterminadas entre las tablas.
Si la tabla no incluye un campo de clave principal obvio, puedes hacer que Microsoft Access
establezca un campo que asigne un número único a cada registro.
Para establecer o cambiar la clave principal:
1. En la Vista diseño de la tabla, selecciona el campo o los campos que desees
2.
3.
establecer como la clave principal.
Para seleccionar un campo, haz clic en el selector de filas.
Para seleccionar múltiples campos, mantén presionada la tecla CTRL mientras haces
clic en los selectores de fila para cada campo.
4. Haz clic en el botón “Clave principal”
de la Barra de herramientas, o bien, en el
menú Edición, elige Clave principal. Microsoft Access coloca el icono de clave
principal en la columna del selector de filas.
Para hacer que Microsoft Access defina la clave principal:
1. Teniendo visible el diseño de la tabla, guarda la tabla sin especificar una clave
principal.
2. Microsoft Access te preguntará si deseas que cree un campo de clave principal.
3. Elige “Sí”. Microsoft Access creará un campo titulado ID con el tipo de datos
Autonumérico en la tabla.
4. Cuando agregues registros, Microsoft Access, automáticamente, insertará números de
secuencia como valores de este campo.
24
Guardar una tabla
Para guardar una tabla:
1. Una vez que termines de definir los campos, en el menú Archivo, elige Guardar para
guardar el diseño de la tabla (o pulsa sobre el icono que representa un disquete).
Microsoft Access te pedirá que asignes un nombre a la tabla.
2. Escribe un nombre para la tabla usando las convenciones de nombre de Microsoft
Access y después elige "Aceptar".
Establecer valores predeterminados
•
Para acelerar la introducción de datos, puedes asignar un valor predeterminado a un
campo en la Vista diseño de una tabla.
•
Microsoft Access mostrará este valor en el campo cada vez que se agregue un nuevo
registro a un formulario u hoja de datos. En ese momento, puedes aceptar el valor
predeterminado o escribir un nuevo valor.
•
Por ejemplo, supongamos que, en una tabla de direcciones, la mayoría de los registros
a introducir son de Alicante. Podrías escribir Alicante como el valor predeterminado y
Microsoft Access mostrará "Alicante" en el campo Ciudad cada vez que agregues una
nueva dirección. Cuando la dirección esté en otra ciudad, simplemente escribe el
nuevo nombre sobre Alicante.
Para establecer el valor predeterminado:
1. En la Vista diseño de una tabla, selecciona el campo cuyo valor desees establecer.
2. En la parte inferior de la ventana, haz clic en el cuadro de la propiedad Valor
Predeterminado.
3. Escribe el valor predeterminado tal como desees que aparezca en la tabla.
4. Microsoft Access presenta el valor predeterminado cuando se agrega un nuevo registro
en un formulario u hoja de datos.
Notas:
•
El insertar un valor predeterminado no tiene ningún efecto sobre los datos existentes.
•
Microsoft Access, automáticamente, muestra el valor predeterminado únicamente en
los registros nuevos.
25
Usar reglas de validación
•
Si defines una regla de validación, podrás limitar los valores que pueden introducirse
en un campo.
•
Las reglas de validación se definen en la parte inferior de la Vista diseño de una tabla.
•
Por ejemplo, podrás definir la expresión de validación ">9" para un campo Pedidos. Si
el usuario intenta pedir siete unidades, Microsoft Access se negará a aceptar el valor y
generará un mensaje de error. El mensaje de error se define al escribirlo en el cuadro
de la propiedad Texto de validación. Por ejemplo, podría escribir "Debe pedir 10
unidades o más".
•
Nota: Microsoft Access copia la regla de validación de la tabla cuando defines un
control en un formulario que es dependiente de un campo. No obstante, puedes
cambiar la regla de validación en el formulario o agregar una regla de validación a un
control que no tuviera ninguna.
Para definir una regla de validación y el texto de un mensaje de error:
1. Abre la tabla en Vista diseño.
2. Selecciona el campo cuyos valores desees limitar.
3. En el cuadro de la propiedad Regla de validación, ubicado en la parte inferior de la
ventana, escribe la regla de validación.
4. En el cuadro de la propiedad Texto de validación, escribe el mensaje de error que
desees que Microsoft Access presente en un cuadro de diálogo cuando la regla se
evalúe como falsa.
Establecer relaciones entre tablas
Bases de datos relacionales
Una base de datos relacional, como Microsoft Access, permite la utilización simultánea de
datos procedentes de más de una tabla.
Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en
el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.
Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio
previo del diseño de la base de datos.
Para poder relacionar tablas entre sí, se deberá especificar un campo en común que contenga
el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en una de ellas.
Las tablas se relacionan “dos a dos”; una de ellas será la tabla principal, de la que parte la
relación, y la otra será la tabla secundaria, destino de la relación.
26
Tipos de relaciones
Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:
1. Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado
2.
3.
con un único registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas, una
con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes. Una población
sólo puede tener un alcalde, y un alcalde lo será únicamente de una población.
Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede
estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de
la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera
tabla (tabla secundaria). Por ejemplo: tenemos dos tablas, una con los datos de
diferentes poblaciones y otra con los datos de los habitantes. Una población puede
tener más de un habitante, pero un habitante pertenecerá (estará empadronado) en
una única población.
Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado
con más de un registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas,
una con los datos de clientes y otra con los artículos que se venden en la empresa. Un
cliente podrá realizar un pedido con varios artículos, y un artículo podrá ser vendido a
más de un cliente. Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una
tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una
tabla “Pedidos” relacionada con clientes y con artículos.
Para definir una relación entre dos tablas:
1. Sin tener abierta ninguna tabla, haz clic en el botón "Relaciones"
de la barra de
herramientas, o bien elige la opción Relaciones en el menú Herramientas.
2. Microsoft Access mostrará la ventana Relaciones y el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
3. En el cuadro "Tablas / Consultas / Ambas" del cuadro de diálogo Mostrar tabla, haz
doble clic en los nombres de las dos tablas que desees relacionar (o un clic y pulsar
sobre el botón Agregar).
4. Cierra el cuadro de diálogo (pulsar sobre el botón Cerrar).
5. En la ventana Relaciones, arrastra el campo que desees relacionar desde una tabla
hasta el campo relacionado de la otra. Para arrastrar múltiples campos, mantén
presionada la tecla CTRL y haz clic en cada uno de ellos. En la mayoría de los casos,
la relación se establece entre el campo clave principal de una tabla y un campo similar
de la otra. Microsoft Access muestra el cuadro de diálogo Relaciones.
6. Compruebe que los nombres que aparecen en las dos columnas son los correctos. Si
es necesario, modifícalos.
7. Establece las opciones de la relación si es necesario. En la mayoría de los casos se
establece la integridad referencial y se selecciona una relación de uno a varios entre
las dos tablas.
8. Elige el botón "Crear" para establecer la relación.
27
9. Cierra la ventana Relaciones cuando hayas terminado (responde afirmativamente a la
pregunta de si guardar las relaciones).
Para editar o eliminar una relación existente:
1. En la ventana Relaciones, sigue los pasos del 1 al 4 del procedimiento anterior para
mostrar las dos tablas relacionadas.
2. Para editar una relación, muestra el cuadro de diálogo Relaciones haciendo doble clic
en la línea que conecta las dos tablas. Haz los cambios oportunos y elige "Aceptar".
3. Para eliminar una relación, haz clic en la línea que conecta las dos tablas y luego
presiona la tecla SUPR
4.
Consultas sobre una base de datos.
Características de las consultas
Crear una consulta de selección
Unir tablas en una consulta
Seleccionar campos
Expresiones para filtrar registros
Introducir expresiones
Operadores
Ordenar los registros
Calcular totales
Mostrar valores superiores
Consultas de tabla de referencias cruzadas
Consultas de creación de tabla
Consultas de actualización
Consultas de datos anexados
Consultas de eliminación
Consultas de parámetros
28
Generar instrucciones SQL desde una consulta
CARACTERÍSTICAS DE LAS CONSULTAS
Dos cuestiones que deben quedar muy claras, antes de proseguir, son las siguientes:
•
LOS DATOS DE UNA BASE DE DATOS RESIDEN EN LAS TABLAS.
•
EL RESTO DE OBJETOS (CONSULTAS, FORMULARIOS E
INFORMES) TRABAJAN CON LOS DATOS CONTENIDOS EN LAS
TABLAS.
Una vez aclaradas esas cuestiones, hay que decir que las tablas son muy poco flexibles
para la manipulación y extracción de datos. Las hojas de datos de las tablas muestran
todos los campos y todos los registros de una tabla. Si sólo deseamos ver algunos
campos de los registros, o sólo los registros que cumplan alguna condición, o ambas
cosas a la vez, deberemos crear consultas.
Las consultas son preguntas preparadas que podemos diseñar para utilizar cuando sea
necesario.
Casi todo el trabajo en Access se basa en las consultas:
•
Si queremos hacer un informe de unos datos determinados, podemos hacerlo a
partir de una consulta.
•
Si queremos un listado por pantalla o por impresora, lo haremos a partir de una
consulta.
Las consultas pueden ser de varios tipos:
•
Consultas de selección: son las más utilizadas. Permiten ver los datos de una o
varias tablas, analizarlos, imprimirlos, etc.
•
Consultas de tablas de referencia cruzadas: presenta los datos en forma de
filas y columnas.
•
Consultas de acciones: se utilizan para crear nuevas tablas a partir de consultas,
eliminar o actualizar registros, añadir o modificar registros, etc. Pueden ser:
De creación de tablas
De actualización
De datos anexados
De eliminación
•
•
•
•
•
Consultas de unión: combinan campos coincidentes o duplicados de una o
varias tablas.
29
Las consultas se crean a partir de Tablas o de otras Consultas que están relacionadas
entre sí. Normalmente, si la base de datos tiene establecidas las relaciones entre tablas
(acción muy recomendada), las uniones entre los campos son automáticas. No obstante,
también se pueden establecer estas uniones manualmente.
CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN
Las consultas de selección son preguntas que se formulan sobre los datos de las tablas.
Cuando se ejecuta la consulta, Microsoft Access crea una hoja de respuestas dinámica
que se puede examinar en la hoja de datos de la consulta.
Para crear una consulta de selección:
1. En la ventana de la base de datos, hacer clic en la pestaña del objeto "Consultas"
y después en el botón "Nuevo".
2. En el cuadro de diálogo "Nueva consulta" podemos optar entre diseñarla
nosotros solos (Vista diseño) o dejar que el Asistente nos eche una mano.
Elegimos la opción "Vista diseño" y pulsamos sobre el botón Aceptar.
3.
4. Microsoft Access muestra una ventana de la consulta vacía en Vista diseño y un
cuadro de diálogo Mostrar tabla para que podamos agregar tablas o consultas a
su consulta.
30
5. Agregamos tablas o consultas haciendo doble clic en los nombres de las tablas o
consultas (o un clic y pulsamos sobre Agregar). Cuando terminemos, pulsar
sobre el botón "Cerrar".
6. Si es necesario, creamos uniones arrastrando los nombres de los campos entre
las tablas y las consultas. Si ya se han definido relaciones predeterminadas entre
las tablas, Microsoft Access muestra automáticamente las líneas de unión.
7. Agregamos campos a la consulta arrastrando los nombres de los campos desde
las listas de campos hasta la cuadrícula QBE.
8. Podemos refinar la consulta introduciendo criterios, ordenando, creando campos
calculados, sumando los datos y ocultando campos.
9. Guardamos la consulta.
Notas:
•
Podemos crear una consulta rápida seleccionando el nombre de una tabla o
consulta en la ventana de la base de datos y haciendo clic en el botón "Nueva
consulta" de la Barra de herramientas.
31
•
•
Las consultas de selección son el tipo de consulta predeterminado.
UNIR TABLAS EN UNA CONSULTA
Si agregamos más de una tabla a una consulta, es necesario establecer una relación entre
las tablas, uniéndolas. Cuando las tablas de una consulta no están unidas entre sí,
Microsoft Access puede combinar y mostrar los datos de maneras imprevistas.
•
Una unión se indica a través de una línea que conecta los campos unidos.
•
Las uniones predeterminadas se muestran automáticamente si se han creado
relaciones predeterminadas para las tablas.
•
Si las tablas de la base de datos no tienen relaciones predeterminadas, sería
conveniente definir sus relaciones para evitar tener que unirlas cada vez que
creemos una consulta.
Para crear una unión:
•
En la Vista diseño de la consulta, agregamos las tablas a la consulta.
•
Para unir dos tablas, arrastramos un campo de una tabla al campo equivalente
(un campo del mismo tipo de datos que contenga datos similares) de la otra
tabla. Microsoft Access automáticamente crea una unión equivalente entre las
dos tablas. Una línea de unión conecta a los campos unidos.
SELECCIONAR CAMPOS
En las consultas, los campos se seleccionan:
32
•
Arrastrándolos desde la lista de campos (parte superior de la ventana) hasta la
cuadrícula QBE.
•
Eligiéndolo del desplegable que aparece en la fila "Campo" de la cuadrícula
QBE.
Para agregar campos a una consulta:
1. Abrimos una consulta en Vista diseño.
2. En la ventana de consulta, agregamos las tablas o consultas del cuadro de
diálogo Mostrar tabla (si el cuadro de diálogo no está visible, lo podemos
conseguir con la opción Consulta -> Mostrar tabla).
3. Seleccionamos los campos de la lista de campos y los arrastramos hasta las
columnas de la cuadrícula. Podemos seleccionar y arrastrar un campo o varios
campos, como se describe a continuación:
Para seleccionar...
Hacemos esto...
Un campo
Hacemos clic en el nombre del campo. (También podemos
seleccionar un campo directamente en el cuadro de lista
desplegable de la fila Campo en la cuadrícula.)
Un bloque de campos
Mantenemos presionada la tecla MAYÚSCULAS y
seleccionamos el primero y el último campo del bloque.
Campos no contiguos
Mantenemos presionada la tecla CONTROL mientras
seleccionamos los campos.
Todos los campos
Hacemos doble clic en la Barra de título de la lista de campos.
Toda la tabla o
consulta
Hacemos clic en el asterisco (*).
Notas:
•
Si arrastramos todos los campos a la cuadrícula, Microsoft Access coloca cada
campo en una columna separada. Si arrastramos el asterisco a la cuadrícula,
Microsoft Access coloca el nombre de la tabla o consulta en una columna y
agrega un punto y un asterisco al nombre (por ejemplo, Autores.*). La hoja de
datos tendrá la misma apariencia después de realizar cualquiera de estas dos
operaciones.
•
La selección del asterisco tiene una ventaja sobre la selección de todos los
campos: Si se agregan o eliminan campos en una tabla o consulta base, la salida
de la consulta incluye, automáticamente, los cambios.
33
•
Si un nombre de campo incluye dos puntos como un carácter del nombre,
deberemos encerrar el nombre entre corchetes si lo usamos en la cuadrícula
QBE. Por ejemplo [Grupo: 2].
•
En la ventana de la consulta, podemos elegir Ver -> Nombres de tabla para
mostrar los nombres de las tablas de origen debajo de los nombres de los
campos en la cuadrícula QBE. Esta opción está activada por defecto.
Para quitar un campo de la cuadrícula en una consulta:
1. Seleccionamos el campo, haciendo clic en su selector de columna (barra gris
superior).
2. Presionamos la tecla SUPR, o bien, usamos la opción Edición -> Eliminar
columnas.
EXPRESIONES PARA FILTRAR REGISTROS
Las expresiones se pueden usar en consultas para especificar criterios, para actualizar
valores en un grupo de registros y para crear campos de consulta que se basan en un
cálculo.
Una expresión se puede escribir en varios lugares de la cuadrícula QBE. La siguiente
tabla muestra dónde escribir una expresión para realizar estas operaciones.
Escribimos en:
Para:
Una celda Criterios
Especificar criterios para una consulta de selección, de
tabla de referencias cruzadas o de acciones.
Una celda de actualización Actualizar registros de acuerdo con los resultados de la
expresión.
Una celda de campo
Crear un campo calculado.
Notas:
•
Si abrimos el cuadro de diálogo SQL, se muestran las instrucciones base de SQL
correspondientes a la consulta, y podremos ver la manera en que Microsoft
Access evalúa las expresiones para la consulta. Para abrir el cuadro de diálogo
SQL, podemos usar la opción Ver -> Vista SQL, o bien utilizar el botón Vista
SQL.
34
•
•
Cuando escribimos expresiones en más de una celda Criterios, Microsoft
Access las combina usando el operador Y o el operador O:
•
Si las expresiones están en diferentes celdas de la misma fila, Microsoft Access
usa el operador Y.
•
Si las expresiones están en diferentes filas de la cuadrícula QBE, Microsoft
Access usa el operador O.
INTRODUCIR EXPRESIONES
Si estamos introduciendo una expresión en una hoja de propiedades, cuadrícula o
argumento de acción cuya longitud es mayor que el área de entrada normal, podemos
escribir la expresión en el cuadro "Zoom". Para abrir el cuadro "Zoom", presionamos las
teclas MAYÚSCULAS + F2 cuando el enfoque esté en el lugar donde deseemos
introducir la expresión; también podemos usar la correspondiente opción del menú
contextual, haciendo clic con el botón derecho del ratón.
Cuando introducimos una expresión en una hoja de propiedades, cuadrícula o
argumento de acción, Microsoft Access frecuentemente inserta ciertos caracteres
automáticamente cuando el enfoque cambia. Dependiendo del lugar donde
introduzcamos la expresión, Microsoft Access inserta automáticamente:
•
Corchetes ([ ]) para encerrar los nombres de formularios, informes, campos o
controles.
•
Símbolos # para encerrar fechas.
•
Comillas (" ") para encerrar texto.
Introducir nombres de objetos:
Cuando un elemento de identificador está encerrado entre corchetes ([ ]) significa que el
elemento es el nombre de una tabla, consulta, formulario, informe, campo o control.
Cuando escribamos un nombre de objeto en un identificador, si dicho nombre contiene
un espacio o signo de puntuación, tenemos que encerrarlo entre corchetes. Si el nombre
no contiene un espacio o signo de puntuación, podemos escribir el nombre sin corchetes
y Microsoft Access a menudo los inserta automáticamente.
35
Los ejemplos de los nombres de formularios, informes, campos y controles en la
documentación de Microsoft Access muestran los nombres entre corchetes.
Introducir valores de fecha/hora:
Cuando un elemento de una expresión está encerrado entre símbolos #, significa que el
elemento es un valor de fecha/hora.
Microsoft Access automáticamente evalúa un valor encerrado entre símbolos # como un
valor de fecha/hora y nos permite escribir el valor en cualquier formato común de fecha
u hora.
No es necesario encerrar un valor de fecha/hora entre símbolos # en una expresión de
validación o Criterios para un campo cuyo tipo de datos es Fecha/Hora. Microsoft
Access nos permite escribir el valor en cualquier formato común de fecha u hora e
inserta automáticamente un símbolo # a cada lado del valor.
Microsoft Access muestra el valor de acuerdo a la configuración de la sección
Configuración regional del Panel de control de Windows. El formato de salida se puede
cambiar usando la propiedad Formato.
Introducir texto:
Cuando un elemento de una expresión está encerrado entre comillas, significa que el
elemento es texto.
Cuando escribimos texto en una expresión de validación o Criterios, el texto deberá
encerrarse entre comillas si contiene un espacio o puntuación. Si el texto no contiene un
espacio o puntuación, podemos escribir el texto sin las comillas y Microsoft Access las
insertará automáticamente. Por ejemplo, si escribimos la expresión París, Microsoft
Access muestra la expresión "París".
OPERADORES
Microsoft Access incluye seis categorías de operadores: aritméticos, de comparación, de
concatenación, lógicos, de coincidencia de caracteres y varios.
Operadores aritméticos
Operador
Operación
*
Multiplicación
+
Suma
-
Resta
/
División
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\
División de enteros
^
Exponenciación
Mod
Módulo aritmético
Operadores de comparación
Operador
Significado
<
Menor que
<=
Menor que o igual a
>
Mayor que
>=
Mayor que o igual a
=
Igual a
<>
No igual a
Operadores de concatenación
Operador
Operación
&
Concatenación de
cadenas
Operadores lógicos
Operador
Operación
Y
Conjunción
Eqv
Equivalencia
Imp
Implicación
Negado
Negación
O
Disjunción (O
inclusivo)
OExcl
Exclusión (O
exclusivo)
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Operadores de coincidencia de caracteres
Operador
Operación
Como
Comparación de
cadenas
Operadores varios
Operador
Descripción
!
Usado para separar elementos en un identificador; precede
el nombre de un objeto definido por el usuario.
.(dot)
Usado para separar elementos en un identificador; precede
el nombre de un objeto definido por Microsoft Access.
Entre...Y
Determina si el valor de una expresión está comprendido
entre un rango de valores.
En
Determina si el valor de una expresión es igual a cualquiera
de los valores en una lista especificada.
Es
Usado con la palabra reservada Null para determinar si una
expresión es Null
A continuación vamos a aclarar algunos operadores que pueden resultar interesantes:
ENTRE: Útil para especificar un rango de valores. La cláusula Entre 10 Y 20 es la
misma que la especificación >=10 Y <=20.
EN: Útil para especificar una lista de valores, entre los que uno de ellos puede ser igual
que el campo que se está buscando. La cláusula En
("ALICANTE";"CASTELLON";"VALENCIA") tiene el mismo resultado que
"ALICANTE" O "CASTELLON" O "VALENCIA".
COMO: Permite buscar muestras en campos de texto. Se pueden incluir caracteres
especiales y rangos de valores en cadenas de comparación ‘COMO’ para definir la
muestra de carácter deseada. El carácter ? sustituye a cualquier carácter simple en esa
posición; * indica ninguno o más caracteres en esa posición; # especifica un único
dígito numérico en esa posición. Se pueden definir rangos entre corchetes [a-g] o [0-5]
y excepciones usando ! [!0-9] (que significa "cualquier carácter, menos un número").
Por ejemplo, la expresión Como "?[a-k]d[0-9]*", selecciona: un carácter cualquiera en
la primera posición; una letra entre la a y la k en la segunda posición; la letra d en la
38
tercera posición; cualquier número (entre 0 y 9) en la cuarta; y cualquier número de
caracteres después de todo eso.
DIA (fecha): Devuelve un valor de 1 a 31 para el día del mes. Por ejemplo,
Día([Nacido])<15, selecciona los nacidos en la primera quincena.
MES (fecha): Devuelve un valor de 1 a 12 para el mes del año. Por ejemplo,
Mes([Nacido])=6, selecciona los nacidos en junio.
AÑO (fecha): Devuelve un valor entre 1900 y 9999 para el año. Año([Nacido])=1985,
selecciona los nacidos en el año 1985.
DIASEM (fecha): Devuelve un valor de 1 (domingo) a 7 (sábado) para el día de la
semana. DíaSem([Nacido]) Entre 2 y 6, selecciona los nacidos en día laboral.
HORA (fecha): Devuelve la hora (desde 0 hasta 23). Por ejemplo,
HORA([Entrega])<12, selecciona los entregados antes de las 12.
AHORA(): Devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Por ejemplo, <AHORA()-30,
selecciona fechas de hace más de 30 días.
ORDENAR LOS REGISTROS
Los registros de una consulta se pueden ordenar en orden alfabético o en secuencia
numérica, ya sea en orden ascendente (A-Z, 0-9) o descendente (Z-A, 9-0). Podemos
ordenar en base a un solo campo (por ejemplo, un campo Apellidos) o usando hasta diez
campos.
Para ordenar los registros en una consulta:
1. Abrimos la consulta en Vista diseño.
2. Hacemos clic en la celda Orden de la cuadrícula QBE del campo por el que
deseemos ordenar.
3. Hacemos clic en la flecha abajo y seleccionamos una opción.
4. Para ordenar por campos adicionales, repetimos los pasos 2 y 3.
Para quitar un orden:
1. Hacemos clic en la celda Orden del campo cuyo orden deseemos quitar.
2. Hacemos clic en la flecha abajo y en la lista, seleccionamos "(sin ordenar)".
Notas:
39
•
El orden de los campos en la cuadrícula QBE es importante cuando se desea
ordenar por múltiples campos. Microsoft Access primero ordena por el campo
Orden más a la izquierda, después por el siguiente campo Orden a la derecha y
así sucesivamente. Por ejemplo, para ordenar primero por el campo Apellidos y
después por el campo Nombre, el campo Apellidos deberá estar a la izquierda
del campo Nombre en la cuadrícula.
•
Cuando se cierra una consulta, Microsoft Access mueve los campos Orden a las
columnas más a la izquierda de la cuadrícula QBE. Si posteriormente abrimos la
consulta en Vista diseño, la cambiamos y guardamos los cambios, Microsoft
Access muestra los campos Orden en el extremo izquierdo de la hoja de datos.
Si es necesario, podemos reorganizar los campos.
•
No es posible ordenar basándose en un asterisco (que representa a todos los
campos de una tabla o consulta). Si deseamos ordenar los registros de una
consulta que incluya un asterisco, tendremos que agregar los campos
individuales por los que deseamos ordenar (además del asterisco), y después
ocultar los campos adicionales, para impedir que Microsoft Access los muestre
dos veces.
•
Se usa el orden de clasificación ascendente para ordenar fechas y horas de la
más antigua a la más reciente. Se usa el orden de clasificación descendente para
ordenar de la más reciente a la más antigua.
CALCULAR TOTALES
Una consulta se puede usar para calcular totales para todos los registros o para grupos
de registros. Por ejemplo, se puede buscar el número total de pedidos procesados o el
número de pedidos procesados por categoría de productos.
Microsoft Access calcula los totales basándose en la función de agrupamiento que
seleccionemos en la fila Total de la cuadrícula QBE. Por ejemplo, podemos seleccionar
Suma para que Microsoft Access sume los valores seleccionados o Promedio para
encontrar el promedio de los valores seleccionados.
Si lo deseamos, podemos especificar criterios en un cálculo de totales para limitar los
registros ya sea antes o después de que Microsoft Access realice el cálculo.
Para calcular totales en una consulta:
1. Creamos una consulta de selección o de tabla de referencias cruzadas en Vista
diseño.
2. Agregamos las tablas cuyos registros deseemos sumar.
3. Hacemos clic en el botón "Totales" de la Barra de herramientas (o usamos la
opción Ver -> Totales). Microsoft Access muestra la fila Total en la cuadrícula
QBE.
4. Arrastramos los campos para los que deseamos calcular totales, definir
agrupamientos y especificar criterios a la cuadrícula QBE.
40
5. En la fila Total, seleccionamos la opción apropiada para cada campo de la
cuadrícula. Para cada campo de una consulta de totales, deberemos seleccionar
una opción en la fila Total.
6. Si lo deseamos, podemos introducir criterios en los campos apropiados.
7. Si es necesario, desactivamos la casilla de la fila Mostrar para aquellos campos
que no deseemos incluir en la hoja de respuestas dinámica. También podemos
ordenar por campos.
8. Hacemos clic en el botón "Vista hoja de datos" de la Barra de herramientas para
ver la hoja de respuestas dinámica.
Nota:
•
No es posible agregar la opción asterisco (*) a una fila Campo de una consulta
en la que está calculando totales.
Para especificar criterios al calcular totales:
•
Para limitar las agrupaciones, podemos especificar los criterios en los campos
Agrupar por. Por ejemplo, si estamos calculando el número de pedidos por
categoría de productos, podríamos especificar criterios para devolver totales
únicamente para Productos del mar y Frutas y verduras.
•
Para devolver únicamente los valores de totales seleccionados, debemos
especificar los criterios en la fila Total (el campo en el que selecciona una
función de agrupamiento). Por ejemplo, si estamos calculando el número de
pedidos por departamento, podemos especificar los criterios para que Microsoft
Access muestre solamente aquellos departamentos que cuenten con más de 200
pedidos en la hoja de respuestas dinámica.
•
Para limitar los registros en los que se realiza el cálculo, debemos usar la opción
"Dónde" en la fila Total. Podemos especificar criterios para el mismo campo
que estamos usando para calcular totales arrastrando el campo hacia abajo una
segunda vez. O bien, podemos especificar criterios para otros campos
arrastrando esos campos y seleccionando "Dónde" en la fila Total. Por ejemplo,
si estamos calculando el número de pedidos por departamento, podemos limitar
los pedidos a aquellos realizados en el último trimestre de 1991 especificando
criterios para el campo Fecha de pedido.
Para especificar criterios para una consulta de totales:
41
Creamos una consulta en Vista diseño, agregando las tablas que deseemos usar en la
consulta. A continuación:
1. Arrastramos los campos que deseamos usar en la consulta a la cuadrícula QBE.
2. Hacemos clic en el botón "Totales" de la Barra de herramientas para agregar la
fila Total a la cuadrícula.
3. Seleccionamos una opción en la fila Total para cada campo de la cuadrícula.
4. En la fila Criterios, escribimos criterios para los campos apropiados.
5. Hacemos clic en el botón "Vista Hoja de datos" de la Barra de herramientas
para ver la hoja de respuestas dinámica.
Notas:
•
Microsoft Access evalúa los criterios Dónde antes de realizar el cálculo.
•
Hay que ocultar siempre los campos para los que seleccionó "Dónde",
desactivando la casilla de verificación de la fila Mostrar.
MOSTRAR VALORES SUPERIORES
Es posible especificar cuántos valores (de los más altos o de los más bajos) debe
devolver la consulta. Para ello, escribimos una cifra en la fila "Valores superiores" de
las propiedades de la consulta.
La configuración de la propiedad Valores Superiores es un entero o un
porcentaje. Por ejemplo, para mostrar los 10 valores superiores de un campo, escribimos
10 en el cuadro de la propiedad Valores Superiores; y para mostrar los valores que se
encuentren en el 10 por ciento superior, escribimos 10%.
Para mostrar las propiedades de la consulta, podemos elegir la opción Ver ->
Propiedades o utilizar el botón adecuado de la barra de herramientas. Para asegurarnos
de que mostramos las propiedades de la consulta, y no las de un campo, podemos hacer
clic en una zona vacía de la parte superior del diseño de la consulta.
Observaciones:
•
El campo cuyos valores superiores deseemos mostrar debe ser el campo de
Orden situado más a la izquierda en la cuadrícula QBE. En la celda Orden del
campo, seleccionaremos Descendente para presentar los valores más altos o
Ascendente para presentar los más bajos. Podemos ordenar según otros campos,
en caso de que la consulta devuelva varios registros con el mismo valor en el
primer campo.
42
•
•
Para obtener los valores más altos o más bajos sin que aparezcan valores
duplicados, debemos establecer Sí en la propiedad Valores Únicos.
Al establecer la propiedad Valores Superiores, Microsoft Access devuelve los
primeros n registros en los que los valores de los campos especificados cumplen
los criterios. También se devuelven todos los registros con valores que
concuerdan con el valor del registro n-ésimo.
CONSULTAS DE TABLA
DE REFERENCIAS CRUZADAS
Usaremos una consulta de tabla de referencias cruzadas cuando deseemos resumir
datos en un formato de filas y columnas. Con una consulta de tabla de referencias
cruzadas, usamos valores de un campo determinado o una expresión como encabezados
de columnas, a fin de poder ver los datos en un formato más compacto que el que se
obtiene con una consulta de selección.
Podemos crear una consulta de tabla de referencias cruzadas con la ayuda de un
Asistente, o bien seguir los pasos siguientes para hacerlo sin él:
Para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas sin un
Asistente:
1. En el modo de Vista Diseño, de la consulta, hacemos clic en el botón
desplegable "Tipo de consulta" de la barra de herramientas, o bien elegimos el
comando Consulta -> Tabla de referencias cruzadas. Microsoft Access
mostrará las filas Total y Tab ref cruz en la cuadrícula QBE.
2.
3. Si es necesario, agregamos tablas, incluimos campos y establecemos criterios
(de la misma forma que al crear una consulta de selección) para seleccionar los
registros que deseemos con la consulta de tabla de referencias cruzadas.
4. Para el campo o campos cuyos valores deseemos que aparezcan como filas,
hacemos clic en la fila Tab ref cruz y en el cuadro de lista desplegable,
seleccionamos "Encabezado de fila". Debemos dejar el valor predeterminado
de Agrupar por en la fila Total de estos campos.
5. Para los campos cuyos valores deseemos que aparezcan como encabezados de
columnas, hacemos clic en la fila Tab ref cruz y seleccionamos "Encabezado
43
de columna". También debemos dejar el valor predeterminado de Agrupar por
en la fila Total de estos campos.
6. Para los campos cuyos valores deseemos usar en la tabla de referencias
cruzadas, hacemos clic en la fila Tab ref cruz y seleccionamos "Valor". En la
fila Total de este campo, seleccionamos el tipo de función de agrupamiento que
deseemos para la tabla de referencias cruzadas (por ejemplo, Suma, Promedio o
Cuenta).
7. Si estamos especificando criterios, seleccionamos "Dónde" en la fila Total del
campo deseado y escribimos una expresión en la fila Criterios. Por ejemplo,
podríamos mostrar los totales de ventas para los productos de ciertas categorías,
tal como Carnes y Pescados/Mariscos. Dejamos la fila Tab ref cruz de este
campo en blanco.
8. Para ver el resultado de la consulta de tabla de referencias cruzadas, hacemos
clic en el botón "Vista Hoja de datos" de la barra de herramientas.
Para detener la ejecución de la consulta:
Presionar las teclas CTRL+INTERRUMPIR.
Notas:
•
Microsoft Access cuenta con una opción especial para ordenar y limitar los
valores de los encabezados de columna. Por ejemplo, podemos ordenar los
meses del año cronológicamente en lugar de alfabéticamente, como se muestra
en el ejemplo de consulta de tabla de referencias cruzadas. Para ordenar o limitar
los títulos de las columnas, hacemos clic en el botón "Propiedades" de la barra
de herramientas, y seleccionamos la propiedad Encabezados de columna.
Escribimos los encabezados en el orden que deseemos, separándolos con un
punto y coma.
•
Si incluimos un campo en la consulta, pero elegimos "(sin mostrar)" en la celda
Tabla de referencias cruzadas y "Agrupar por" en la celda Total, Microsoft
Access agrupa de acuerdo a ese campo como Encabezado de columna, pero no
muestra la fila en la hoja de respuestas dinámica.
•
Si los valores de Encabezado de columna incluyen caracteres que normalmente
no se permiten en los nombres de campos (por ejemplo, decimales), Microsoft
Access reemplaza el carácter con un carácter de subrayado en la hoja de datos.
44
CONSULTAS DE CREACIÓN DE TABLA
Se puede crear una tabla a partir de la hoja de respuestas dinámica de una consulta,
definiendo una consulta de creación de tabla.
Las consultas de creación de tabla se pueden usar para archivar registros antiguos, crear
copias de seguridad de las tablas o crear copias para exportar a otras bases de datos, o
usar como la base de informes que muestran datos correspondientes a un período de
tiempo específico. Por ejemplo, podríamos crear una tabla de Ventas mensuales por
región ejecutando la misma consulta de crear tabla cada mes.
Para crear una tabla a partir de los resultados de una consulta:
1. Creamos una consulta de selección para seleccionar los registros que deseamos
incluir en la nueva tabla.
2. Hacemos clic en el Botón "Vista hoja de datos" para verificar la hoja de
respuestas dinámica y asegurarnos de que hemos seleccionado los registros
correctos. Cuando estemos satisfechos con la hoja de respuestas dinámica,
volvemos a la Vista diseño.
3. Elegimos la opción Consulta -> Consulta de creación de tabla.
4. Microsoft Access muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.
5.
6. En el cuadro "Nombre de tabla", escribimos el nombre de la tabla nueva, o
bien, seleccionamos la tabla en el cuadro de lista desplegable si deseamos
reemplazar los datos de la tabla seleccionada con los datos de la hoja de
respuestas dinámica. Si el nombre de tabla que escribimos o seleccionamos es el
mismo nombre de una tabla existente, Microsoft Access reemplaza la estructura
y datos de la tabla original con los de la tabla nueva.
7. Hacemos clic sobre "Aceptar" cuando terminemos. En este momento, aún NO
se ha creado la nueva tabla.
8. Para crearla efectivamente, hay que ejecutar la consulta. Para ello, hacemos clic
en el botón "Ejecutar"
de la Barra de herramientas (o usamos la opción
Consulta -> Ejecutar). Microsoft Access muestra un cuadro de confirmación
que nos indica cuántos registros se agregarán a la nueva tabla.
45
9. Elegimos "Aceptar" para ejecutar la consulta.
CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN
Una consulta de actualización se puede usar para realizar cambios a un grupo de
registros que nosotros especifiquemos con criterios establecidos. Podemos usar
expresiones en una consulta de actualización para realizar el cambio. Por ejemplo,
podemos disminuir el precio de todas las bebidas en un 10 por ciento o aumentar los
gastos por envío de todos los artículos en un 3 por ciento.
Para actualizar registros:
1. Creamos una consulta de selección para seleccionar los registros que deseemos
actualizar.
2. Hacemos clic en el botón "Vista hoja de datos" para verificar la hoja de
respuestas dinámica y asegurarnos de que hemos seleccionado los registros
correctos. Cuando estemos satisfechos con la hoja de respuestas dinámica,
volvemos a la Vista diseño.
3. Elegimos la opción Consulta -> Consulta de actualización. Microsoft Access
agrega la fila Actualizar a, a la cuadrícula QBE de la consulta de actualización.
4. En la celda Actualizar a del campo que deseamos actualizar, introducimos una
expresión o un valor para cambiar los datos. Por ejemplo, para reducir los
precios en un 20 por ciento en un campo Costo, escribimos [Costo]*0,8.
5. Hacemos clic en el botón "Ejecutar" de la Barra de herramientas. Microsoft
Access muestra un cuadro de confirmación que nos indica cuántos registros se
actualizarán en la tabla.
6. Elegimos "Aceptar" para ejecutar la consulta.
Nota:
Es mejor usar el comando Edición -> Reemplazar (en una hoja de datos o formulario)
en lugar de una consulta de actualización cuando se desee confirmar cada cambio o
cambiar sólo una cadena de texto en los registros. Por ejemplo, es posible que sea más
rápido usar el comando Reemplazar para cambiar un título de Vendedor a Representante
de ventas que cambiarlo usando una consulta de actualización.
CONSULTAS DE DATOS ANEXADOS
Usaremos una consulta de datos anexados cuando queramos copiar todos los registros
(o un grupo determinado de registros basados en un conjunto de criterios) de una tabla a
otra.
46
Para anexar registros:
1. Creamos una consulta de selección para seleccionar los registros que deseemos
anexar.
2. Hacemos clic en el botón "Vista hoja de datos" para verificar la hoja de
respuestas dinámica y asegurarnos de que hemos seleccionado los registros
correctos. Cuando estemos satisfechos con la hoja de respuestas dinámica,
volvemos a la Vista diseño.
3. Elegimos la opción Consulta -> Consulta de datos anexados.
4.
5. Tras escribir o seleccionar el nombre de la tabla a la que se anexarán los
registros seleccionados, pulsamos sobre el botón Aceptar.
6. En la cuadrícula QBE aparecerá la fila Anexar a.
7. En la celda Anexar a indicaremos el nombre del campo de la tabla de destino
donde se pegarán los datos correspondientes al campo de la tabla de origen.
8. Hacemos clic en el botón "Ejecutar" de la Barra de herramientas. Microsoft
Access muestra un cuadro de confirmación que nos indica cuántos registros se
anexarán en la tabla.
9. Elegimos "Aceptar" para ejecutar la consulta.
CONSULTAS DE ELIMINACIÓN
Son un tipo de consulta de acciones. Usaremos una consulta de eliminación para
eliminar numerosos registros, que podemos especificar estableciendo criterios. Por
ejemplo, usaremos una consulta de eliminación para eliminar todos los registros de los
pedidos recibidos en 1999.
Importante:
•
Hay que asegurarse de haber seleccionado los registros correctos antes de
ejecutar una consulta de eliminación, y comprobar la hoja de respuestas
47
dinámica haciendo clic en el botón "Vista Hoja de datos". Una vez ejecutada la
consulta, si elegimos "Aceptar" para confirmar la eliminación, no podremos
deshacer la operación.
•
Es muy importante conservar copias de seguridad de los datos en todo momento.
Así, si eliminamos los registros incorrectos, podremos recuperarlos a partir de
las copias de seguridad.
Notas:
•
Microsoft Access ignorará la propiedad Valores Únicos (establecida en la hoja
de propiedades de la consulta) si primero se crea una consulta de selección y
luego se la convierte en una consulta de eliminación haciendo clic en el botón
"Consulta de eliminación".
•
Sólo se puede eliminar registros completos de una tabla y no datos de campos
específicos.
•
Se puede eliminar registros de una sola tabla o de múltiples tablas que tienen
una relación uno a uno. Sin embargo, se debe ejecutar dos consultas para
eliminar los registros de múltiples tablas que tienen una relación uno a varios.
CONSULTAS DE PARÁMETROS
Cuando contamos con consultas que ejecutamos periódicamente, podemos automatizar
el proceso de cambiar los criterios creando una consulta de parámetros. Cuando
tenemos una consulta de parámetros, Microsoft Access nos pide los criterios cuando
ejecutamos la consulta. Esto elimina los pasos adicionales de abrir la consulta en Vista
diseño y cambiar los criterios.
Por ejemplo, podríamos definir una consulta para mostrar las ventas semanales de los
vendedores individuales y hacer que Microsoft Access nos pida el nombre del vendedor
cuyas ventas deseamos examinar.
Las consultas de parámetros son particularmente útiles cuando se usan como la base de
formularios o informes, pues podemos hacer que Microsoft Access nos pida los criterios
cuando abra el formulario o cuando imprima el informe. También podemos crear
nuestro propio formulario que nos pida los criterios antes de imprimir un informe.
Para crear una consulta de parámetros:
1. Creamos una consulta de selección.
2. En la fila Criterios del campo en el que generalmente introducimos los criterios,
escribimos el texto que deseamos que aparezca en el cuadro de diálogo,
encerrándolo entre corchetes. Por ejemplo, escribiremos [Escriba el nombre del
país] para que Microsoft Access nos pida que escribamos el nombre del país.
Nota: No se debe usar solamente el nombre de campo como mensaje, pues la
48
duplicación del nombre de campo podría causar problemas. Sin embargo, sí se
puede incluir el nombre de campo dentro del mensaje.
3. Hacemos clic en el botón "Vista hoja de datos" para comprobar la consulta.
Microsoft Access nos pedirá los criterios, usando el texto que hayamos escrito.
Notas:
•
Podemos hacer que Microsoft Access nos pida múltiples criterios. Para ello,
escribimos los diferentes textos en las celdas apropiadas de la cuadrícula QBE.
•
Se puede usar el operador Entre...Y en una consulta de parámetros para permitir
un rango de valores. Por ejemplo, podríamos escribir Entre [Precio mínimo] Y
[Precio máximo] en la fila Criterios para permitir al usuario mostrar una lista
de productos dentro de un determinado rango de precios.
•
Una consulta de parámetros se puede usar con el operador Como que le permite
al usuario usar caracteres comodín. Por ejemplo, podría escribir Como [Escriba
la primera letra]&* para permitir que el usuario escriba B para mostrar todos
los valores que comienzan con la letra B.
GENERAR INSTRUCCIONES SQL
DESDE UNA CONSULTA
Las cláusulas e instrucciones SQL pueden usarse en muchas expresiones, como
argumentos para los procedimientos de Access Basic y como configuraciones de
propiedad.
Cada vez que creamos una consulta en la ventana de la consulta, en el fondo, Microsoft
Access construye el equivalente en SQL. Podemos examinar esta instrucción SQL y
copiarla y pegarla en cualquier lugar donde la necesitemos.
Para generar una instrucción SQL y copiarla y pegarla:
1. En la ventana de diseño de la consulta, creamos la consulta a partir de la que
deseamos generar la instrucción SQL.
2. Elegimos Ver -> Vista SQL. El cuadro de diálogo muestra el equivalente SQL
de lo que hayamos creado en la ventana de la consulta.
3. En el cuadro de diálogo, seleccionamos toda o parte de la instrucción SQL y
después presionamos CTRL+C para copiar el texto seleccionado en el
Portapapeles.
4. Cerramos el cuadro de diálogo.
5. Colocamos el punto de inserción donde deseemos pegar la instrucción SQL.
6. Presionamos las teclas CTRL+V para pegar el texto.
49
Formularios (Microsoft Access)
Características de los formularios
Cómo crear formularios
Diseñar un formulario: Vista diseño
Los controles del cuadro de herramientas
Manejo de los controles
Crear un formulario con el Asistente para
formularios
CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS
La introducción de datos directamente sobre las tablas es bastante incómoda. No sólo no
se pueden ver todos los campos sin desplazarse con la barra de herramientas, sino que,
además, los registros están uno encima de otro. Si se pierde la referencia del registro, se
pueden introducir datos que no correspondan a ese registro.
Los formularios permiten la introducción de datos en las tablas de una forma más
sencilla y más limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los
datos se introducen en la tabla a través de los formularios.
Hay diferentes formatos de formularios: en alguno de ellos, los registros se pueden ver
de forma aislada; en otros, todos los registros juntos; finalmente, también se puede
diseñar un formulario con un formato totalmente personalizado.
En una base de datos se puede crear más de un formulario basado en una misma tabla.
Un formulario puede coger unos cuantos campos de una tabla o todos, e incluso puede
tomar campos de diferentes tablas.
Las tablas almacenan la información y los formularios se encargan de recogerla y
mostrarla. Para que las tablas puedan incluir los datos de los formularios deben estar
cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan.
Los formularios ofrecen:
•
Una interfaz de usuario mucho más cómoda, ordenada y atractiva que la
ofrecida por las tablas y las consultas.
50
•
Una introducción más rápida y sencilla de datos.
•
La posibilidad de controlar y mejorar la manera en que los datos aparecen en la
pantalla. Por ejemplo, se puede añadir color y sombreado, o añadir formatos
especiales de números.
•
La visualización de objetos OLE como fotografías, gráficos o dibujos
directamente en el formulario.
•
Unos nuevos elementos (los controles) que sirven para mostrar los datos
(controles textuales o gráficos) o para automatizar tareas (controles de
automatización).
•
La posibilidad de añadir controles como listas desplegables o cuadros de
comprobación.
•
La incorporación de tareas que no se pueden realizar en la introducción de
datos directamente en una tabla o en una consulta.
•
La posibilidad de incorporar macros.
CÓMO CREAR FORMULARIOS
Para crear un nuevo formulario, tenemos que seleccionar la pestaña Formularios de la
ventana de la base de datos.
Tras pulsar sobre el botón Nuevo, aparecerá la siguiente ventana:
En esta ventana se nos dan siete posibilidades distintas para crear un formulario, que
responden a tres situaciones distintas:
51
1) Crear el formulario, manualmente, en Vista diseño;
2) crearlo con ayuda de los asistentes;
3) que se cree él solo, mediante los autoformularios.
Veamos las siete posibilidades:
•
Vista Diseño: seleccionando esta opción, podremos crear un formulario
totalmente personalizado. Sin embargo, tendremos que hacer todo el trabajo
nosotros.
•
Asistente para formularios: Access crea automáticamente un formulario con
los campos que nosotros seleccionemos, y con las opciones que escojamos en
cada paso. Con este asistente podemos crear formularios de formatos muy
distintos.
•
Autoformulario: en columnas: Access crea automáticamente un formulario en
columnas con todos los campos de la tabla. Cada registro aparece de forma
independiente con los campos ordenados en una columna.
•
Autoformulario: en tabla: Access crea automáticamente un formulario con
todos los campos en formato tabular: Los registros aparecen en filas y columnas.
En este tipo de formulario se presentan todos los registros que se hayan
introducido.
•
Autoformulario: en hoja de datos: esta opción crea automáticamente un
formulario con el formato de hoja de datos. Éste es el mismo formato que el que
tienen las tablas para introducir datos.
•
Asistente para gráficos: crea un formulario con un gráfico, es decir, muestra
los datos en formato gráfico.
•
Asistente para tablas dinámicas: crea un formulario de Microsoft Access con
una tabla dinámica de Microsoft Excel. Una tabla dinámica es una tabla
interactiva que puede resumir grandes cantidades de datos, utilizando el formato
y los métodos de cálculo que se elijan.
DISEÑAR UN FORMULARIO: VISTA DISEÑO
Habrá casos en los que queramos diseñar un formulario independiente, es decir que no
dependa de ninguna tabla o consulta. Por ejemplo, el formulario principal que se abre al
iniciar Access y que funciona como un "centro de control" que nos lleva, mediante el
uso de botones, a las demás opciones de la aplicación de base de datos.
En el resto de casos, lo más frecuente y práctico es dejar que Access cree el formulario
(con los asistentes o los autoformularios) y, posteriormente, nosotros retocaremos el
diseño, para adaptarlo a nuestros gustos o necesidades.
Por ejemplo, así se vería un autoformulario (en columnas) de la tabla Países del
mundo.
52
Al pasar a la Vista diseño, el aspecto sería éste:
53
Como su nombre indica, en esta vista, fundamentalmente, se varía el diseño del
formulario. La ventana se compone de la barra de menús y tres barras de herramientas:
La primera barra de herramientas se refiere al diseño de formularios. La mayoría
de los botones son conocidos. Hay que destacar el botón caja de herramientas
que sirve para abrir o cerrar el cuadro de herramientas.
,
La segunda barra de herramientas se refiere al formato del formulario, y es muy
parecida a la barra de herramientas de un editor de textos.
Está compuesta por:
Objeto: dentro del marco aparece el objeto seleccionado. Si pulsamos la flecha de la
derecha, aparecerán todos los objetos del formulario. Si hacemos clic sobre cualquiera
de ellos, el objeto se selecciona y le podemos aplicar todas las características de formato
que queramos. A través de este menú, sólo podemos seleccionar los objetos de uno en
uno.
Fuente: al pulsar la flecha de la derecha, se despliegan los diferentes tipos de fuentes
que existen, y que podemos aplicar a todos los objetos de un formulario.
Tamaño: sirve para dar mayor número de puntos a una fuente, y, de esta forma,
aumentar el tamaño.
Negrita, Cursiva y Subrayado: Para aplicar estos estilos al objeto seleccionado.
Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha: Para aplicar estos estilos al
objeto seleccionado.
Color de fondo o de relleno, Color de fuente o de primer plano, Color de borde o
de línea: pulsando sobre cualquiera de estos botones, se despliega una paleta de colores
predeterminados. Al elegir cualquiera de ellos, este color se aplicará al objeto que esté
seleccionado.
Ancho de borde o de línea: hay seis grosores diferentes, además del que viene por
defecto.
Efecto especial: hay seis efectos especiales para aplicar al campo: sin relieve, con
relieve, bajo relieve, grabado, sombreado y cincelado.
La tercera barra de herramientas se refiere al cuadro de herramientas. En él se
encuentran todos los elementos que componen el formulario, los "controles". Dada la
importancia de los mismos, se estudia en capítulo aparte.
54
LOS CONTROLES DEL CUADRO DE HERRAMIENTAS
Toda la información de un formulario está contenida en los controles:
•
Los controles son objetos de un formulario que muestran datos, realizan
acciones o decoran el formulario.
•
Los controles también son elementos del informe.
•
Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados.
•
Control dependiente: está unido a un campo de una tabla o consulta. Los
controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de
los campos de la base de datos.
•
Control independiente: no tiene origen en una tabla o consulta. Los controles
independientes se pueden utilizar para mostrar información, líneas, rectángulos e
imágenes, independientemente de que éstos existan en la tabla.
•
Control calculado: el origen de los datos de un control calculado es una
expresión, no un campo. Una expresión es una combinación de operadores ("=",
"+", "-", "*" y "/"), nombres de controles, nombres de campos, funciones que
devuelven un solo valor y valores constantes. La expresión puede incluir datos
de un campo de la tabla o consulta del formulario o datos de otro control del
formulario.
A los controles se tiene acceso a través del cuadro de herramientas de la Vista diseño.
Estos son los diferentes tipos de controles:
Etiqueta
Crea una etiqueta
Cuadro de texto
Sirven para mostrar o introducir datos
Grupo de opciones
Formado por un grupo de casillas de verificación o
botones de opción. Sólo permite que se active una
opción.
Botón de alternar
Para valores Si/No. No puede utilizarse dentro de
un grupo de opciones.
Botón de opción
Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un
grupo de opciones.
Casilla de verificación
Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un
grupo de opciones.
55
Cuadro combinado
Permite seleccionar un elemento de una lista o
escribir el dato directamente.
Cuadro de lista
Permite seleccionar un elemento de una lista.
Botón de comando
Inserta un botón que, al ser pulsado, ejecuta
instrucciones.
Imagen
Inserta un marco para incluir una imagen. No es un
objeto OLE. No se edita.
Marco de objeto
independiente
Inserta un marco para incluir un objeto OLE que
no depende del contenido de un campo.
Marco de objeto
dependiente
Inserta un marco para incluir un objeto OLE que
depende del valor de un campo.
Salto de página
Cuando el formulario tiene más de una página, así
se indica dónde empieza cada una.
Control ficha
Sirve para presentar varias páginas de información
como un solo conjunto de información.
Subformulario/subinforme
Permite introducir un formulario dentro de otro.
Línea
Inserta una línea en el formulario.
Rectángulo
Inserta un rectángulo.
En el cuadro de herramientas hay otros botones que no son controles:
Pulsando este botón se podrá seleccionar cada uno de los objetos.
Para utilizar el asistente de controles.
Para ver más controles.
MANEJO DE LOS CONTROLES
Hay controles independientes que muestran información que sólo está en el
formulario. Por ejemplo, las etiquetas, las líneas y los rectángulos.
Hay controles dependientes que muestran información contenida en la tabla o consulta
subyacente. Por ejemplo, los cuadros de texto y los marcos de objeto.
Para realizar cualquier modificación en un control, hay que seleccionarlo, haciendo clic
sobre él.
56
Para modificar el tamaño de las etiquetas y desplazar los campos se selecciona la
etiqueta.
Seleccionar: para seleccionar varios campos, se debe pulsar la tecla Mayúsculas y, sin
soltarla, hacer clic sobre todos los elementos que se desee seleccionar. Si, por
equivocación, se seleccionara uno que no se quisiera, sin soltar la tecla Mayúsculas se
debe volver a hacer clic sobre el elemento equivocado para deseleccionarlo. También se
puede seleccionar uno o varios elementos haciendo un cuadrado con el ratón. Para
realizar esta operación se hace clic sobre una de las esquinas de lo que va a ser el
cuadrado, se arrastra el ratón en diagonal sin soltar el botón y, cuando ese cuadrado
abarque todo lo que se quiere seleccionar, se suelta el botón del ratón.
Modificar el tamaño: haciendo clic sobre los cuadraditos pequeños de las esquinas, se
modifica el tamaño del objeto seleccionado. El ratón se convertirá en una flecha que
apunta en dos direcciones; al estirar hacia una de ellas, variará el tamaño.
Modificar la posición: si se pulsa sobre la esquina superior izquierda el ratón se
convertirá en una mano con el dedo índice apuntando hacia arriba. Haciendo clic
se podrá mover la etiqueta o el campo de forma independiente.
Sin embargo, si se pasa el ratón sobre cualquiera de los bordes del campo o de la
etiqueta el cursor será una mano abierta. Si se hace clic y se mueve, se moverá tanto
el campo como la etiqueta.
Alinear: para alinear varios elementos, primero hay que seleccionarlos y luego elegir la
opción Formato -> Alinear. Se desplegará un menú para seleccionar respecto a qué
lado se deben alinear esos campos.
CREAR UN FORMULARIO CON EL
ASISTENTE PARA FORMULARIOS
1. En la ventana de la base de datos, hacer clic en la pestaña del objeto
"Formularios" y después en el botón "Nuevo".
2. En la siguiente ventana, seleccionar la opción Asistente para formularios y la
tabla de la que se van a extraer los campos.
57
3. En la siguiente ventana, elegir los campos que se desea que aparezcan en el
formulario. Aunque en la ventana anterior se ha seleccionado la tabla de la cual
se quieren extraer los campos para el formulario, aún se puede cambiar de tabla
pulsando sobre la flecha que se encuentra bajo Tablas/Consultas. Una vez
seleccionada la tabla, escoger los campos que se quiere que aparezcan en el
formulario. Se pueden seleccionar todos los campos o sólo algunos. Incluso se
pueden seleccionar campos de diferentes tablas para un mismo formulario.
4. Para seleccionar los campos del formulario se utilizan los botones que hay entre
Campos disponibles y Campos seleccionados:
Pasar un campo
Pasar todos los campos
Eliminar un campo ya seleccionado
Eliminar todos los campos ya seleccionados
5.
6. Para añadir un campo a la lista de Campos seleccionados: primero se selecciona
. El campo aparecerá en la
el campo con el ratón y después se pulsa el botón
zona de la derecha: Campos seleccionados. A su vez, el campo desaparecerá de
la lista de Campos disponibles.
7. Tras seleccionar todos los campos que se quiere que aparezcan en el formulario,
se pulsa el botón Siguiente para continuar con la creación del formulario.
8. Siempre se puede volver al paso anterior pulsando el botón Atrás para volver y
modificar alguna de las elecciones hechas. Si se pulsa el botón Cancelar se
cancela la creación de un formulario sin guardar lo que se ha hecho. Si se pulsa
el botón Finalizar el formulario quedará guardado hasta el paso en el que se esté
en ese momento.
9. Tras pulsar Siguiente aparece una nueva pantalla, en la que se debe seleccionar
el tipo de distribución de los campos. Al seleccionar cada opción, aparece una
muestra de cada distribución en la ventana izquierda:
•
En columnas: cada columna tiene un campo y una etiqueta.
•
Tabular: cada fila es un registro. En la primera fila están las etiquetas.
•
Hoja de datos: es el mismo formato que el de las tablas.
•
Justificado: los campos están juntos, respetando la longitud de cada uno.
9. Tras elegir el tipo de distribución se pulsa Siguiente.
10. En la siguiente ventana se selecciona el aspecto gráfico del formulario: el color o
la imagen de fondo y el color de las etiquetas y los botones. Se selecciona uno
de los modelos de la lista y se pulsa Siguiente.
58
11. En la nueva ventana, se le da nombre al formulario. Éste es el último paso de
creación del formulario. A partir de este momento se pueden introducir datos a
través del formulario. También cabe la opción de seguir modificando el diseño
del formulario desde la Vista diseño.
12. El formulario ya está creado. Dependiendo de las modificaciones personales,
tendrá un aspecto distinto, pero la finalidad es la misma: introducir datos de una
forma más cómoda.
INFORMES (Microsoft Access)
Características de los informes
Cómo crear un informe
Crear un informe con el Asistente para informes
Crear un informe con el Asistente para etiquetas
CARACTERÍSTICAS DE LOS INFORMES
Se pueden imprimir tablas y consultas en el modo de Vista Hoja de Datos; también se
pueden imprimir datos provenientes de formularios. Pero el método más correcto para
imprimir datos es la utilización de informes.
Los informes no guardan información, sólo son una presentación gráfica de los datos
contenidos en tablas o los hallados en consultas. Esta presentación gráfica está orientada
a la impresión de los datos. El diseño puede ser en columnas, en tablas o en etiquetas,
dependiendo de la utilidad que se le vaya a dar al impreso. También se pueden hacer
informes que contengan gráficos.
Los informes constituyen la mejor manera de crear una copia impresa de la información
extraída o calculada a partir de los datos de la base de datos. Poseen dos ventajas
principales sobre otros métodos de impresión de datos:
1. Los informes pueden comparar, resumir y calcular subtotales a partir de grandes
conjuntos de datos.
2. Se pueden crear informes para generar, en un formato muy atractivo, diversos
documentos como facturas, pedidos de compra, etiquetas de correos, elementos
de presentación y otros tipos de documentos que se pudieran necesitar.
Como características principales de los informes se pueden señalar éstas:
•
Se pueden definir criterios de agrupación para separar los niveles de detalle.
•
Se pueden definir encabezados y pies independientes para cada grupo.
59
•
Se pueden realizar cálculos complejos, no sólo dentro de un grupo o conjunto de
filas, sino también a lo largo de varios grupos.
•
Además de encabezados y pies para cada página, se puede definir un encabezado
y un pie para todo el informe.
CÓMO CREAR UN INFORME
Para crear un informe, hay que seleccionar, en la ventana de la base de datos, la pestaña
de Informes.
•
Para crear un informe nuevo, se hace clic sobre el botón Nuevo.
•
Para modificar el diseño de un informe ya creado se selecciona Diseño.
•
Para ver cómo se imprimirá el informe se selecciona Vista Previa.
Tras seleccionar Nuevo, aparece la ventana donde se indican los diferentes modos de
creación de un informe:
1. Vista Diseño: permite crear manualmente un informe, sin ayuda de los
Asistentes.
2. Asistente para informes: el Asistente guía al usuario para la creación de varios
modelos de informes.
3. Autoinforme: en columnas: es una forma automática de crear un informe en
columnas. Sólo hay que seleccionar la tabla o la consulta de la que se van a
extraer los datos. Los nombres de los campos aparecen en la columna izquierda,
mientras que en la columna derecha aparecen los datos. En cada registro vuelven
a aparecer los nombres de los campos.
4. Autoinforme: en tablas: esta opción crea, de forma automática, un informe con
un diseño en filas y columnas, como en una hoja de cálculo. En la primera fila
aparecen los nombres de los campos, y, en el resto de las filas, los datos.
5. Asistente para gráficos: es un Asistente que crea informes gráficos. El
Asistente ayuda a elegir los campos a incluir en el gráfico y el tipo de gráfico
que se quiere. Con este Asistente se seleccionan los campos que se desea que
pasen a formar parte de un gráfico donde, por ejemplo, se pueden hacer
comparaciones entre datos visualmente.
6. Asistente para etiquetas: ayuda a la creación de informes tipo etiquetas. Con
este formato se pueden confeccionar etiquetas postales. El Asistente ayuda a la
elección de los campos a incluir en la etiqueta y al diseño de la misma.
60
ASISTENTE PARA INFORMES
Con este Asistente se pueden crear informes genéricos con diseños variados.
Tras haber seleccionado Asistente para informes en la ventana de nuevo Informe, se
debe seleccionar la tabla o la consulta con la que se va a elaborar el informe.
En la siguiente ventana se seleccionan los campos que se quiere que aparezcan en el
informe. Si se quiere, en esta ventana se puede cambiar de tabla o, incluso, seleccionar
campos de diferentes tablas. Para seleccionar los campos se utilizan los mismos botones
que se vieron en el tema de los formularios. Una vez ya se han seleccionado los campos
que aparecerán en el informe, se pulsa sobre el botón Siguiente.
En la siguiente ventana se especifican los niveles de agrupamiento. Para añadir o quitar
un agrupamiento, se utilizan las flechas que hay entre los dos recuadros:
•
Recuadro izquierdo: muestra los campos seleccionados para el informe.
•
Recuadro derecho: muestra los campos del informe agrupados según se haya
seleccionado. Si no se toca nada, los campos aparecerán sin agrupación.
Para agrupar los campos del informe, se selecciona el campo deseado en el recuadro
izquierdo y se pulsa el botón adecuado. Una vez determinado el agrupamiento de los
campos, se hace clic sobre Siguiente.
En la siguiente ventana se establece si se quiere modificar el orden en el que aparecerán
los registros. Se pueden ordenar por uno o por varios campos, de forma ascendente o
descendente. En los campos en blanco, se selecciona el nombre del campo por el que se
ordenarán los registros; y pulsando el botón de la derecha, varía el orden a aplicar
(ascendente o descendente). Tras haber determinado el orden de los registros se hace
clic sobre Siguiente para continuar.
En la siguiente ventana se selecciona el tipo de distribución del informe.
Seleccionando cada tipo de distribución, la pantalla izquierda mostrará gráficamente de
qué se trata. Para un informe sólo se puede utilizar un tipo de distribución. También se
puede modificar la orientación de la página. Finalmente, con la opción "Ajustar el
ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página" cabrán
todos los campos en una sola línea del ancho de la página, pero es posible que no se vea
el contenido completo. Esto se puede intentar mejorar, bien cambiando posteriormente
el tamaño de la letra, o bien seleccionando menos campos.
Tras pulsar Siguiente, aparecerá una nueva ventana para seleccionar un diseño
predeterminado de los que presenta el programa. Según se vayan seleccionando los
nombres del recuadro derecho, el aspecto del recuadro izquierdo variará. Este diseño no
tiene por qué ser definitivo, se podrá modificar posteriormente. Se selecciona un diseño
y se pulsa Siguiente.
En la última ventana se le asigna un nombre al informe que se ha creado y se decide si
se quiere ver el aspecto del informe ("Vista previa del informe") o si se quiere
61
"Modificar el diseño del informe". Una vez seleccionadas las opciones que se quieran
utilizar, se pulsa Finalizar. Con ello, la creación del informe habrá concluido.
Si, una vez confeccionado y cerrado el informe, se desea hacer algún cambio, se
selecciona la pestaña Informes y se pulsa el botón Diseño.
Desde Vista Diseño se hacen todos los cambios referentes al aspecto del informe. Se
pueden modificar las fuentes de los campos, añadir logotipos, texto, etc.
Para cambiar un campo, se selecciona el campo haciendo clic sobre él. A continuación,
se busca en la hoja de propiedades la que se quiera modificar.
Para ver cómo quedará el informe impreso se utiliza la Vista preliminar.
ASISTENTE PARA ETIQUETAS
Las etiquetas son un tipo de informe de Access que permite imprimir información de
una tabla o consulta en forma de etiquetas.
La creación de etiquetas utilizando el Asistente resulta muy sencilla. Al igual que con el
Asistente para informes, sólo hay que ir completando las pantallas que aparezcan.
Para crear etiquetas con el Asistente se selecciona Asistente para etiquetas. Tras
seleccionar el Asistente y la tabla, se pulsa Aceptar.
En la ventana que aparece se debe elegir el tamaño de las etiquetas. Todo depende del
papel de impresión de etiquetas que se tenga. Dependiendo del modelo habrá una, dos o
tres etiquetas por fila. En la caja de las etiquetas suele venir el nombre del modelo, que
está en la primera columna.
En la segunda columna se encuentran las dimensiones de la etiqueta, para seleccionarla
según su medida. Estas dimensiones se pueden ver en dos tipos de medidas (inglesa o
métrica), dependiendo de la que esté seleccionada en Unidad de medida. Además del
tamaño de las etiquetas, se puede seleccionar si el papel en el que se imprimirán las
etiquetas es continuo o si son hojas sueltas. Tras seleccionar todo, se pulsa sobre el
botón Siguiente.
En la siguiente ventana se selecciona el formato del texto de las etiquetas: el nombre de
la fuente, el tamaño, si es normal, fina, negrita..., y el color de la letra.
A continuación se seleccionan los campos que aparecerán en la etiqueta. Se pueden
seleccionar todos los campos o sólo aquellos que interesen. Para seleccionar un campo,
se hace doble clic sobre el campo o bien se utiliza el botón que hay entre los dos
recuadros. Los campos aparecerán todos en la misma línea si no se pulsa la tecla Intro
después de insertar un campo. También se puede escribir texto dentro del prototipo.
62
El orden que presenten las etiquetas puede ser el que se utilizó cuando se introdujeron
los datos u otro distinto. En la siguiente ventana, Access permite seleccionar el campo
por el que se ordenarán las etiquetas para la impresión.
En la última ventana se indica el nombre del informe y el paso que se dará a
continuación, bien Ver las etiquetas tal y como se imprimirán (Vista preliminar), o
bien Modificar el diseño de la etiqueta (Vista Diseño). Tras seleccionar todo, se pulsa
sobre el botón Terminar.
MACROS (Microsoft Access)
Aclaraciones previas
Características de las macros
Cómo crear macros
Argumentos de acción
Guardar una macro
Ejecutar una macro
Ejecutar una macro paso a paso
ACLARACIONES PREVIAS
•
En los formularios de Access se pueden insertar Botones de comando que, al
pulsarlos, realicen acciones sueltas o conjuntos de acciones.
•
Estas acciones las podemos definir mediante el uso de macros.
•
Para añadir un Botón de comando a un formulario usaremos la herramienta
adecuada del Cuadro de herramientas del diseño de formularios.
•
Para indicar a los Botones de comando la acción o acciones a realizar, podemos
seguir dos caminos:
•
Automático: Cuando se añade un Botón de comando a un formulario y se
activa el Asistente correspondiente, éste nos guía, paso a paso, en la creación de
dicho botón y en la asignación de las acciones a realizar.
•
Manual: Crear, previamente, la macro o macros que ejecutarán más tarde los
botones de comando del formulario. A continuación, añadir los Botones de
comando necesarios al formulario sin activar el Asistente para controles.
Finalmente, asociar las macros a los eventos de los botones.
63
CARACTERÍSTICAS DE LAS MACROS
•
Una macro es una lista de instrucciones, a la que se ha asignado un nombre,
que nosotros podemos crear para que Microsoft Access las siga. A cada
instrucción se le llama acción.
•
Cuando Access ejecuta la macro, realiza las acciones en el orden en que
aparecen, usando los objetos o datos que hayamos especificado para los
argumentos de acción.
•
Podemos usar las macros para automatizar las tareas repetitivas y para aumentar
las capacidades de la base de datos.
•
Ejemplos de macros: enviar a imprimir un informe de forma automática, abrir
automáticamente un formulario, o una hoja de datos de una tabla, o ejecutar
automáticamente una consulta.
•
Las macros se ejecutan a través de botones de comando; estos botones se
pueden incluir en un formulario o en un informe.
•
Si a una macro le ponemos el nombre Autoexec, se ejecutará automáticamente
al abrirse la base de datos.
CÓMO CREAR MACROS
Las macros se crean exactamente igual que los demás objetos de Access. Seleccionando
la pestaña Macros y pulsando el botón Nuevo, se abrirá la ventana para definir las
macros.
Para la creación de una macro:
•
En la columna Acción se indican, en cada fila, las diferentes acciones a ejecutar,
en el orden en que se deben ejecutar.
•
En la columna Comentario se puede escribir una explicación de lo que realiza
esa acción.
•
Una vez se ha seleccionado una acción en la columna adecuada, aparecerán, en
la parte inferior de la pantalla, los Argumentos de Acción (dependiendo de la
acción seleccionada, aparecerán más o menos argumentos). Cada acción tiene un
número de argumentos con valores distintos. Un argumento con el mismo
nombre puede actuar de forma distinta dependiendo del objeto sobre el que
actúe.
ARGUMENTOS DE ACCIÓN
1. Nombre de Tabla / Consulta / Formulario / Informe: Nombre del objeto de la
base de datos sobre el que recaerá la acción. Al hacer clic en el campo, aparecerá
64
una flecha desplegable en la parte derecha; si se pulsa, se muestra la lista de
todos los elementos del objeto seleccionado que haya en la base de datos.
2. Vista: Indica la vista en la que se activará el objeto seleccionado. Variará según
el objeto del que se trate: un informe tiene tres vistas, pero un formulario tiene
cuatro vistas.
3. Nombre del filtro: Con el filtro se activan criterios de selección; de esa forma
sólo se obtendrán determinados datos. Se puede utilizar un filtro o una consulta
existente, con la condición de que coincida en número de campos con el objeto
que se desee abrir.
4. Condición WHERE: Es una cláusula del lenguaje SQL, que permite
seleccionar determinados registros de una tabla o consulta. Si se seleccionan
Nombre del filtro y Condición WHERE, entonces ésta se ejecutará sobre el
resultado de aplicar el filtro. Para redactar la condición, se hace clic sobre los
puntos suspensivos que aparecen a la derecha y se abrirá el generador de
expresiones.
5. Modo de datos: En esta opción se indica la forma en la que se va a trabajar
sobre los datos que se muestren:
•
Agregar: Permitirá agregar nuevos registros a la tabla en la que esté basado el
formulario o la consulta.
•
Modificar: Permite tanto agregar nuevos registros como modificar los
existentes.
•
Sólo lectura: No permite realizar ningún cambio en los registros existentes ni
añadir ninguno nuevo; sólo permite consultar los registros existentes.
6. Modo de la ventana: Esta opción es el modo en el que se mostrará el objeto
seleccionado. Los posibles modos son normal, oculta, icono, diálogo. El modo
normal muestra el objeto según las propiedades normales.
GUARDAR UNA MACRO
Una vez se han determinado todas las acciones sucesivas, y los argumentos de acción de
cada una de las acciones seleccionadas, se guarda la macro pulsando el botón Guardar.
Aparecerá la correspondiente ventana, en la que se debe poner un nombre a la macro
creada.
EJECUTAR UNA MACRO
1. Desde la ventana de la base de datos, seleccionando la pestaña Macros,
aparecerán todas las macros creadas.
2. Se selecciona la macro que se desea ejecutar.
65
3. Se pulsa el botón Ejecutar. Automáticamente se ejecutará la macro
seleccionada.
EJECUTAR UNA MACRO PASO A PASO
Al pulsar el botón Ejecutar, desde la pestaña Macros de la ventana de la base de datos,
todas las acciones se realizan de una sola vez.
Para poder observar cada uno de los pasos de la macro:
1. Abrir la macro en Vista diseño.
2. Seleccionar el botón paso a paso, o elegir la opción Ejecutar -> Paso a paso.
3. Pulsar el botón Ejecutar.
Al ejecutar la macro, en modo paso a paso, aparecerá cada acción en una ventana, con
sus argumentos y la posibilidad de ver, en cada paso, lo que se ha puesto en la Macro,
para depurarla en el caso de que tenga algún error.
Las opciones que aparecen en cada paso son:
Paso a paso: Pulsando este botón, se ejecuta la acción que se muestra en ese momento
en la ventana, y muestra la ventana de la siguiente acción.
Detener: Detiene la macro. Se cerrará la ventana de Paso a paso y se cancelará la
macro.
Continuar: Continúa ejecutando la macro, pero sin mostrar la ventana de Paso a paso
antes de realizar cada acción.
66