consultoría para la digitalización de los expedientes de

Venezuela
PRE/005/INE/2013
TERMINOS DE REFERENCIA
CONSULTORÍA PARA LA DIGITALIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES DE
PERSONAL, QUE CONFORMAN EL FONDO DOCUMENTAL DE LOS
ARCHIVOS DE LA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS DEL INSTITUTO
NACIONAL DE ESTADÍSTICA (INE)
Marzo, 2013
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I. DENOMINACIÓN DE LA CONSULTORÍA
“Consultoría para la Digitalización de los Expedientes de Personal, que
Conforman el Fondo Documental del Archivo de la Oficina de Recursos
Humanos del Instituto Nacional de Estadística (INE).”
II. ANTECEDENTES
El Instituto Nacional de Estadística (INE), adscrito al Ministerio del Poder Popular
para el Despacho de la Presidencia, ejecuta el Programa “Fortalecimiento del
Instituto Nacional de Estadística (INE) como Ente Rector del Sistema Estadístico
Nacional (SEN)”, financiado parcialmente por el Banco Interamericano de
Desarrollo, Contrato 1831/OC-VE”, firmado con fecha 18-12-08 entre la República
Bolivariana de Venezuela y el Banco Interamericano de Desarrollo.
El objetivo del Programa es contribuir a mejorar la generación de información
estadística por parte de agentes públicos y privados, brindando apoyo al Instituto
Nacional de Estadística (INE) en sus esfuerzos por mejorar la calidad, integridad,
oportunidad y acceso a la información estadística. Está organizado en tres
componentes: (a) Mejoramiento de la gestión interna e infraestructura física y
tecnológica del Instituto Nacional de Estadística (INE); (b) Mejora de la producción
estadística del INE; y (c) Fortalecimiento del Sistema Estadístico Nacional (SEN).
El componente de Mejoramiento de la Gestión Interna e infraestructura Física y
Tecnológica del INE comprende un conjunto de actividades dirigidas a la mejora
de las áreas de apoyo administrativo, de la infraestructura física y de la plataforma
tecnológica del Instituto. Para tales efectos, se tiene previsto el financiamiento de
servicios de consultoría, capacitación, adquisición de bienes y realización de obras
físicas.
Dicho componente, a su vez, está integrado por los subcomponentes: a)
Mejoramiento de la Gestión Interna; b) Diseño e Implantación de una Estrategia de
Posicionamiento Institucional; c) Mejoramiento de la Infraestructura Física de la
Sede Central y de las Sedes Estadales y d) Mejoramiento de la Plataforma
Tecnológica.
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El Subcomponente Mejoramiento de la Gestión Interna, comprende un conjunto de
actividades dirigidas a la mejora de las áreas de apoyo administrativo del Instituto.
Para tales efectos, se tiene previsto el financiamiento de servicios de consultoría y
capacitación.
Este subcomponente fue concebido para la resolución de un conjunto de
problemas de gestión interna que afectan el desempeño institucional, los cuales
limitan las capacidades de respuesta del INE frente al cúmulo de requerimientos
internos y externos, reducen la posibilidad de alcance de sus objetivos
estratégicos y el cabal cumplimiento de su Misión.
La consultoría a la cual se hace mención en estos Términos de Referencia, está
inscrita en el Subcomponente de Mejoramiento de la Gestión Interna,
específicamente en el objetivo de “implantar un sistema para la gestión electrónica
de expedientes de recursos humanos”.
SITUACIÓN ACTUAL DE LOS ARCHIVOS DE PERSONAL DE LA OFICINA DE
RECURSOS HUMANOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA - INE
En el año 2001, mediante Decreto de Ley Nº 1.509 en Gaceta Oficial Nº 37.321,
se crea el Instituto Nacional de de Estadística (INE), adscrito al Ministerio de
Planificación y Desarrollo, para asumir el nuevo sistema de estadísticas oficiales a
nivel nacional, con un marco jurídico propio expresado en la Ley de la Función
Pública de Estadística y su Reglamento.
El INE es un Instituto con características técnicas especiales que lo lleva a la
captación, selección e ingreso de personal técnico y profesional altamente
calificado, para cumplir la diversidad de funciones establecidas para cada una de
las unidades del nivel Directivo y Sustantivo, para el logro de los objetivos
estratégicos institucionales insertos en el Primer Plan Socialista de la Nación
Proyecto Simón Bolívar.
La Oficina de Recursos Humanos del INE tiene entre sus funciones, la
conservación y resguardo de los expedientes de personal de todo los ciudadanos
que prestan o prestaron sus servicios en la Institución, dependiendo de su
condición laboral; para ello cuenta con la unidad de Archivo, donde se organiza,
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procesa, conserva y resguarda los expedientes de personal, considerados como
parte de la memoria histórica de la Institución.
Los expedientes de personal poseen documentación que refleja la situación
laboral y personal de un individuo, a través de su formación, y experiencia
profesional; premios, felicitaciones y sanciones; adscripción al puesto de trabajo;
ascensos, jubilaciones y antigüedad; permisos, licencias, sentencias, régimen
asistencial, seguridad social.
Toda esta documentación, una vez ordenada, comprende un gran número de
elementos que son solicitados en forma general o individual, lo cual requiere de
un control que permita acceder a estos datos de forma rápida y segura.
En este orden de ideas, debido a los avances tecnológicos, a las políticas de
modernización de la gestión del Estado y a la rapidez con que se necesita obtener
información localizada en los expedientes de personal, se plantea la necesidad de
organizarlos y digitalizarlos, lo que permitirá agilizar los procedimientos
administrativos, mejoramiento de los servicios de información y el ahorro de
tiempo en el proceso de búsqueda, localización y manejo documental.
1.- Fondo Documental
El Archivo de Personal de la Oficina de Recursos Humanos, cuenta con espacios
para el almacenamiento de la documentación, ubicados en el Edificio Fundación
La Salle, Avenida Boyacá, Maripérez, Caracas; y se han hecho esfuerzos para
adquirir los mejores equipos archivadores del mercado para la colocación de los
mismos.
El Archivo está conformado por un total de 4.048 expedientes físicos clasificados
de la siguiente manera:
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Tipo de Personal
Activo
Empleados
Obreros
Contratados INE
Honorarios Profesionales INE
Sub Total Personal Activo
Inactivo
Jubilados
Pensionados
Egresados y personal flotante de
diversos Programas
Sub total Personal Inactivo
Total General Expedientes de Personal
No.
De Expedientes
814
133
808
20
1775
201
103
1969
2273
4048
Los expedientes se encuentran ordenados por número de cédula de identidad. La
documentación que conforma cada uno es archivada en carpetas dividida por
secciones, clasificando los documentos por tipos de trámites.
A su vez, cada Expediente se encuentra conformado principalmente por los
siguientes documentos:
o Cédula de Identidad
o Foto
o Titulo (Fondo Negro)
o Antecedentes de Servicio APN (si aplica)
o Movimiento de Personal (FP-020)
o Certificado de Carrera Administrativa
o Nombramientos
o Designaciones (si aplica)
o Puntos de Cuenta
o Contrato a Tiempo Determinado (si aplica)
o Liquidación de Prestaciones Sociales (si aplica)
o Trámites Jubilación (si aplica)
o Declaración jurada de Patrimonio (Ingreso, Actualización y Cese).
o Solicitudes y disfrute de vacaciones (si aplica)
o Actas de Amonestaciones y de otra naturaleza.
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Las características del papel de dichos documentos es: papel Bond base 20 y 16,
principalmente en tamaño carta y oficio y papel de fotografía (fondo negro).
Mensualmente se recibe para el procesamiento técnico, un volumen documental
que asciende aproximadamente a la cantidad de 5.000 documentos con diferentes
tipologías. Los requerimientos informacionales, tanto de usuarios de la Oficina de
RRHH, como de otras áreas departamentales, oscilan entre 500 y 600 consultas
mensuales.
Aún cuando para el área de Archivo no se cuenta actualmente con indicadores de
gestión relacionados con los productos y servicios informacionales que presta,
dispone de normas y procedimientos establecidos que garantizan la gestión
documental en aspectos tales como manejo de préstamos, consulta y
recuperación de la información.
Cuenta con personal capacitado para realizar las tareas archivísticas y de
procesamiento de la información, lo cual ha posibilitado que en los actuales
momentos, y a pesar del gran volumen de documentación que se maneja
mensualmente, no exista material pendiente acumulado por archivar.
III. OBJETIVO GENERAL
Contar con un Sistema Automatizado de Archivo de Expedientes de personal del
INE que permita consultar, articular y procesar la información de acuerdo a las
necesidades que se planteen y que permita agilizar los procedimientos
administrativos, mejorar los servicios de información y ahorrar tiempo.
IV. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Organizar y depurar el Archivo de Expedientes físicos de personal.
• Digitalizar los expedientes depurados de personal: Empleados, Obreros,
Contratados y Jubilados del INE.
• Catalogar los expedientes digitalizados.
• Procesar recaudos digitalizados, a fin de crear el Expediente Electrónico.
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• Desarrollar e implementar un Sistema Automatizado de Archivo de los
Expedientes del personal del INE.
• Documentar las normas y procedimientos para la ejecución regular del
trabajo de gestión, control del Archivo y digitalización de los expedientes de
personal por parte del INE.
V.
ALCANCE
• Organizar, depurar y digitalizar el Archivo de 4.048 Expedientes físicos de
personal del INE, aplicando control de calidad al trabajo realizado y
garantizando la nitidez de la imagen.
• Crear los Expedientes Electrónicos.
• Diseño, desarrollo e implementación del Sistema Automatizado de Archivo
de los Expedientes.
• Capacitación del personal INE involucrado en los nuevos procesos
implementados para la gestión, organización y control del Archivo
incluyendo el proceso de digitalización, búsqueda y recuperación de la
documentación.
VI. ESPECIFICACIONES BÁSICAS DE LA SOLUCIÓN
•
•
•
Respetar los lineamientos establecidos por el INE para el almacenamiento de
la documentación en formato digital (estructura, campos a digitar, entre
otros), a fin de evitar incongruencias o incompatibilidades futuras
Catalogar e identificar los documentos digitalizados, aplicando técnicas
bibliotecológicas y tecnológicas para describir los elementos que identifican a
un documento y los metadatos, estableciendo puntos de acceso para
recuperarlo en físico y en imágenes, utilizando un motor de búsqueda por
palabras claves.
Se procurará utilizar aquellas tecnologías que, más allá de ser consideradas
como el estado del arte en la ingeniería de sistemas, respondan a las
necesidades del INE en cuanto al tipo de sistema que se requiere implantar,
así como la flexibilidad que deberá tener para adaptarse a cambios
institucionales o a los posibles cambios de reingeniería que se requieran a
través del tiempo.
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•
•
VII.
Las soluciones o aplicaciones informáticas ofertadas deben ser, o estar
desarrolladas bajo el esquema de Estándares Abiertos (software libre), a fin
de dar cumplimiento al Decreto Presidencial No. 3.390.
Tanto la propuesta técnico económica, como el desarrollo de la consultoría,
incluyendo los Informes y documentos que se produzcan durante la misma,
deberán ser presentados en idioma Español.
ACTIVIDADES
Para la realización de los productos de esta consultoría se propone la realización
de las siguientes actividades generales:
1. Elaboración y presentación de un Plan de Trabajo y Cronograma de
Actividades detallado al inicio de la Consultoría.
2. Elaborar y presentar un Plan de Gestión y Control del Archivo de
Expedientes de personal INE (procedimientos, automatización y gestión).
3. Revisar, organizar, depurar y digitalizar cada Expediente físico de Personal.
4. Implantar el Sistema Automatizado de Archivo de los Expedientes del
personal del INE desarrollado.
5. Iniciadas las actividades de digitalización, presentar semanalmente,
informes de avance y mensualmente, archivos de las imágenes
digitalizadas, que respalden un informe consolidado mensual.
6. Organizar y dictar talleres teórico-prácticos de capacitación al personal de
Archivo de la Oficina de Recursos Humanos del INE en los nuevos
procesos implementados para la gestión, organización y control del Archivo
incluyendo el proceso de digitalización, búsqueda y recuperación de la
documentación.
VIII. RESULTADOS ESPERADOS/PRODUCTOS
1. Un Archivo de 4.048 Expedientes de personal del INE organizado física y
digitalmente.
2. Una Base de Datos por medio del cual se localizarán las imágenes,
utilizando palabras claves y códigos de referencia.
3. Un Sistema automatizado de manejo de archivos digitales.
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4. Manuales de Normas y procedimientos del área de Archivo y del proceso de
digitalización.
5. Personal de la Oficina de Recursos Humanos del INE capacitado en el
nuevo sistema implantado, y en los procesos relacionados con la
documentación e información digitalizada, gestión, organización y control
del Archivo incluyendo el proceso de digitalización, búsqueda y
recuperación de la documentación.
IX. CONTRAPARTE INSTITUCIONAL
La firma consultora estará bajo la coordinación de la Oficina de Recursos
Humanos del INE.
X. LUGAR DE LA CONSULTORÍA
La firma consultora seleccionada deberá desarrollar el trabajo en la sede del
Instituto Nacional de Estadística, ubicadas en el Edificio Fundación La Salle, Urb.
Maripérez, Caracas, en donde dispondrá de un espacio acondicionado con
mesones, sillas, puntos de electricidad etc.
XI. DURACIÓN
Para la ejecución de esta Consultoría, el INE ha estimado una duración de seis
(06) meses calendario contados a partir de la firma del contrato de servicio, no
obstante, la empresa puede hacerlo en menos tiempo, de acuerdo a su
experiencia y al personal designado, previa consideración entre las partes.
XII. CONFIDENCIALIDAD
La empresa consultora se obliga a mantener y respetar la estricta confidencialidad
de la información y documentación a la cual tenga acceso o se produzca durante
la vigencia de su contratación y prestación de servicios.
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XIII. FORMA DE PAGO
Se realizarán pagos contra la presentación de productos aprobados y validados
por la contraparte institucional, de acuerdo con el siguiente cronograma de
desembolsos propuesto:
Producto
• Plan de Trabajo aprobado
• 4.048 Expedientes de personal del INE organizados
física y digitalmente.
• Una Base de Datos de los archivos digitalizados.
• Un Sistema automatizado de manejo de archivos
digitales implantado.
• Manuales de Normas y procedimientos del área de
Archivo y del proceso de digitalización.
• Personal de la Oficina de RRHH del INE capacitado
en el nuevo sistema implantado, y en la gestión,
organización y control del Archivo incluyendo el
proceso de digitalización, búsqueda y recuperación de
la documentación.
Porcentaje
de pago
Período
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30%
50%
10%
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