módulos de
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MÓDULOS DE ÍNDICE ÁREA COMERCIAL .........................................................................................1 1 MÓDULO BASE..................................................................................................................2 2 PLANTILLAS DE COMPRAS ...........................................................................................39 3 OFERTAS MASIVAS ........................................................................................................41 4 ALMACENES SEMIAUTOMÁTICOS Ó RF......................................................................45 5 VENTA CASH & CARRY.................................................................................................49 6 VENTA TRADICIONAL O REPARTO .............................................................................62 7 VENTA TIENDAS PROPIAS ............................................................................................75 8 AUTOVENTAS .................................................................................................................76 9 PREVENTAS.....................................................................................................................82 10 QUIVIR TPV .................................................................................................................91 11 COMERCIO ELECTRÓNICO......................................................................................106 12 PERECEDEROS ..........................................................................................................107 13 FIDELIZACIÓN...........................................................................................................112 14 ADD Ó ANÁLISIS DINÁMICO DE DATOS................................................................116 AREA ECONÓMICO-FINANCIERA ........................................123 15 CONTABILIDAD GENERAL ......................................................................................124 16 CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA .......................................................................127 Página I 17 CONTABILIDAD ANALÍTICA ....................................................................................128 18 TESORERÍA................................................................................................................129 19 GESTIÓN DE PAGOS ................................................................................................130 19.1. SUBMÓDULO DE PAGOS POR CADENA.................................................................131 20 GESTIÓN DE COBROS ..............................................................................................136 21 GESTIÓN DE INMOVILIZADOS ................................................................................138 21. CONCILIACIÓN BANCARIA...........................................................................................144 LA GESTIÓN DE LA TRAZABILIDAD EN QUIVIR ................................................................................................................................................149 NECESIDAD DE ALMACENAMIENTO DISPERSO DENTRO DE LOS LOCALES DE ALMACENAJE ..........151 ELEVADA DINÁMICA DE UNIDADES EN ENTRADAS/SALIDAS....................................................151 PUNTOS DE INTERVENCIÓN ..............................................................................................152 TRANSPORTE .................................................................................................................152 DEVOLUCIONES ..............................................................................................................152 B.1. B. DEFINICIÓN DE TRAZA A NIVEL DE ARTÍCULO .....................................................................153 2 RASTREO DEL PRODUCTO ................................................................................................154 B.3. LOCALIZACIÓN DEL PRODUCTO ........................................................................................154 B.4. EXPLOTACIÓN DE DATOS .................................................................................................155 B.5. CODIFICACIÓN Y ETIQUETAJE ...........................................................................................155 Página II ÁREA COMERCIAL Página 1 1 MÓDULO BASE El módulo base incluye todas las funciones necesarias para trabajar con la gestión comercial de Quivir. Se podría decir que por medio de este modulo base, se podría llevar una gestión comercial básica de una empresa. Así, este modulo base incluirá: Una Base de datos con los mantenimientos generales. Un Circuito de reaprovisionamiento (pedidos, albaranes, conformación de facturas, devoluciones, averías…). Gestión de Almacenes (traspasos, inventarios, regularizaciones…) Gestión de tarifas para gestionar precios normales, promociones en precio, en cantidad,… Facturación libre: módulo que permite elaborar prefacturas y facturas a cualquier cuenta de terceros por cualquier concepto. Este módulo base se verá completado con otros módulos incluidos en Quivir entre los que cabe destacar: - Diferentes módulos de venta para distintos canales: reparto, cash, tiendas, autoventas, etcétera. - Un módulo de plantillas de compra - Un módulo de gestión de almacenes por radiofrecuencia... - Etcétera. Estos terminarán de reflejar el proceso comercial de cualquier empresa comercial. A) Base de Datos Página 2 La base de datos de Quivir es una base de datos relacional, es decir, en ella se encuentran multitud de maestros o tablas que están relacionadas entre sí, y que a su vez serán la base para poder trabajar con el resto de módulos de gestión comercial al encontrarse en estas tablas, todos los datos de partida que precisa una empresa o empresas. Por tanto, antes de comenzar a comprar, vender o realizar tareas logísticas en su empresa, será necesario que haya definido antes estos datos: • Los ARTÍCULOS que va a comercializar (productos, servicios, lotes, materias prima, envases, alternativos, cross docking …) • Los TERCEROS con los que va a relacionarse su empresa en la gestión comercial (proveedores, acreedores, clientes, cadenas de compra, agencias aduaneras, gobiernos autónomos...) • Los ALMACENES con los que va a trabajar (central, sucursales, plataformas, tiendas propias o franquicias, depósitos de clientes, tránsito, despachos,…) Estas bases de datos generales estarán accesibles tanto en este modulo de base de datos como desde cualquier modulo de gestión. Así compras contendrá la base de datos de artículos y proveedores, venta reparto contendrá la base de datos de artículos y clientes,…. Ahora bien, las bases de datos más especificas estarán incluidas dentro de cada módulo de gestión comercial, así por ejemplo el módulo de venta cash: en su base de datos específica se definirán sus áreas de venta, cobradores, tarjetas de cash, Página 3 tarjetas de crédito… a.1. Base de datos de artículos La base de datos de artículos es muy completa, debido a la gran cantidad de información que se puede incluir en ella y asociar a un artículo. Esto no impide que por ejemplo, dar de alta un artículo, sea a la vez un proceso rápido. Los artículos que gestiona Quivir van desde productos terminados, artículos de peso, productos servicio, promociones, lotes, materias prima, envases,... hasta artículos genéricos, artículos alternativos, cross docking, …. Cada uno llevará su gestión particular. Estos artículos podrán estar identificados por múltiples códigos: código interno alfanumérico, código rápido, EAN / DUN para cada artículo – formato (cálculo del dígito de control o posibilidad de llevar un EAN propio), código PLU (balanza), código INTRASTAT, etc. La localización de los artículos en Quivir es una tarea rápida, al poder utilizar cualquiera de los códigos antes mencionados y otros criterios como: descripción, marca, proveedor habitual, familia de ventas, familia AECOC, … . En cualquier caso, si desea localizar un artículo o artículos que tengan una característica especial (electrodomésticos de clase energética A, artículos que se venden por kilos, ….) podrá definir todos los atributos y valores que desee y que agilizarán aún más su búsqueda. Contará con diferentes estados para utilizarlos en los artículos que desee, por medio de los cuales y según como estén definidos, podrá impedir, por ejemplo, que se establezcan precios manuales o que se pueda pedir a proveedor, o recepcionarlo en el almacén, o bloquear la venta de algún artículo en algún canal,… Página 4 En esta base de datos de artículos se incluirán otros mantenimientos necesarios para la definición de los mismos, como podrían ser: sus unidades básicas a las que les marcará el precio, sus diferentes formatos indicando cual será el habitual de compra y cual el mínimo de venta en cada uno de los canales y por cada almacén, las familias de venta que los agrupan, las tarifas que tendrá cada artículo, los tipos impositivos, la codificación dada por AECOC… Sobre información relacionada con los artículos, destacar, por ejemplo: - Datos como tipo de rotación (alta, media, baja, estacional…), stock de seguridad, % ajuste, …. necesarios para el calculo de rotación y cálculo de la cantidad a pedir. - Control del número de serie / lotes (EAN 128) para la Trazabilidad. - Control de caducidad. - Gestión del punto verde, para empresas fabricantes y envasadoras. - Gestión de formatos de compra y de venta (habitual y mínimo), en cada uno de los canales existentes. - Gestión del Precio unidad de medida1 - Control de Periodo para campañas y de su periodo de devolución. - Datos Logísticos del artículo y de sus diferentes formatos para su gestión en los almacenes. - 1 Real Decreto 3423/2000, 15 de diciembre Página 5 - Programa de autorevisión de la propia base de datos, donde se indica qué campos y datos se desean revisar al definir un artículo y controla que estén incluidos…. - Listados de los diferentes mantenimientos, y otros como un Informe de artículos no vendidos, valorados o sin valorar, etc. - Consulta general a nivel de artículo. En ella consultará información como: sus diferentes costos, márgenes, estadísticas de compra y de venta en cada uno de los canales, estadísticas de roturas, precios de venta para sus diferentes tarifas, clientes que le han comprado en el canal de reparto, clientes que lo han comprado en el canal de cash, en que documentos se encuentra, su stock en cada uno de los almacenes de la empresa, su consumo, .… a.2. Base de datos de proveedores Podrá definir todos los proveedores, acreedores, cadenas de compra,… con los que mantenga una relación comercial a través del circuito de compras, ya sea desde la grabación de un pedido, hasta la conformación de su factura. Cada proveedor tendrá asignada su cuenta contable que le identificará fiscalmente, y que servirá a su vez, para los asientos contables que se generen en sus operaciones comerciales. Ahora bien, podrá hacer distinciones comerciales (divisiones) dentro de un mismo proveedor, en el caso de que decida distinguir alguna característica comercial, así cada una de las divisiones podrá tener su forma de pago habitual, su propio catálogo de artículos, sus tarifas de compra y, en su caso, si lo desea el PVP recomendado, su propia plantilla de compra, sus condiciones de cargos por averías,… A cada división comercial podrá asociar, a su vez, una o varias direcciones que podrán ser o no direcciones comerciales, de facturación, de pago, de almacén, según el caso, y además podrá definir diferentes medios de Página 6 comunicación, así por ejemplo, si su sistema está preparado para trabajar con fax automático, a la hora de confirmar un pedido directamente es enviado por fax al número de la división comercial del proveedor que corresponda. Entre los mantenimientos necesarios para la definición del propio proveedor y que afectarán en la relación que mantenga su empresa con ellos, destacar: o Un mantenimiento de tipos y formas de pago donde reflejar desde un simple contado, hasta formas de pago con días de ajuste antes y después del cálculo del vencimiento, de uno o varios pagos, con vencimientos fijos o variables, teniendo en cuenta días fijos o naturales para los meses, periodos de campaña…, definiciones en función de las cuales así se comportará el documento en el módulo de pagos. o Un mantenimiento de cadenas de compra, subcadenas…, si trabaja con ellas. o Un mantenimiento de Puntos operacionales, para identificar a los proveedores en EDI. o Un mantenimiento de bancos y sucursales, y de bancos propios, para la gestión de los pagos. Además podrá asignar a cada banco en particular, los formatos de impresión que utiliza cada uno para sus documentos de pago (cheques, pagarés,…) o Un mantenimiento de estados de proveedores, por medio de los cuales podrá conseguir que a los proveedores que contengan dichos estados no se les pueda pedir, o recibir su mercancía, conformar sus facturas, trabajar con sus plantillas o condiciones de compra, o incluso se podría bloquear cambiar sus tarifas de compra a modo de control dentro del circuito de compras. o Un mantenimiento de tipos de incidencias, donde deberá encontrar todas aquellas incidencias que podrían darse en todo el recorrido de compras, Página 7 desde que se pide hasta que llega la factura . Hay incidencias automáticas (cantidad recibida > a la pedida, fecha entrada > que la de servicio prevista, ha llegado tarde) y manuales (el embalaje ha venido mal, precio factura incorrecto…). o Podrá consultar de cada división comercial el informe de calidad reflejando todas estas incidencias encontradas en el circuito de compras junto con más información. Podrá llevar una gestión de estas incidencias si así lo desea y notificar sobre la marcha al proveedor la incidencia encontrada, con el fin de que esta sea subsanada en la mayor brevedad posible (envío de fax automático o correo electrónico desde la gestión de incidencias). Este menú de base de datos de proveedores, al igual que en la de artículos, incluye una consulta general a nivel de proveedor desde la cual podrá consultar sus condiciones de plantilla, condiciones del último pedido, sus compras netas, los artículos de su catálogo, los documentos relacionados,… a.3. Base de datos de clientes En esta base de datos encontrará todos los clientes de su actividad mayorista, cadenas de compra,… con los que mantenga una relación comercial a través de cualquiera de los canales de venta. Cada cliente será identificado por una cuenta contable que le identificará fiscalmente y que servirá a su vez para los asientos contables que se generen en sus operaciones comerciales. Ahora bien, podrá trabajar con más de una división comercial de cada cliente si así lo desea (por ejemplo, un cliente que posea diferentes centros o puntos de venta), y a su vez, cada división comercial podrá tener más de una dirección, más de un medio de comunicación,… A cada división comercial de cliente le podrá asociar su forma de pago particular, la cual definirá su circuito de cobros, podrá establecer días fijos de cobro, Página 8 establecer su régimen de IVA y si está sujeto a recargo de equivalencia, indicar si va a permitir recibir restos de sus pedidos, si se trata de un cliente sólo de contado,…. Cada división comercial de cliente podrá trabajar en cada canal de ventas con una tarifa diferente, podrá especificar si tras la entrega de la mercancía va a solicitar albarán o factura, si se le va a facturar por pedido, albarán, o por todo lo pendiente, si permite artículos alternativos, a qué ruta pertenece, cuál es su comercial por omisión,… En esta base de datos encontrará otros mantenimientos necesarios para la definición del propio cliente como: mantenimiento de comerciales, de comisiones, transportistas autónomos y empleados, conductores, tipos y formas de cobro, rutas de venta, bancos y sucursales, sectores de actividad, puntos operacionales para EDI, cadenas de compra,… Otros puntos de interés son: - Control de riesgo de clientes, posibilidad de concesión de créditos y control de sus ventas. Posibilidad de trabajar con diferentes compañías aseguradoras. - Gestión de clientes provisionales (venta cash) - Plantillas de clientes para descuentos y precios netos a nivel de artículo, por familias… y mantenimiento de una tabla de descuento por pronto pago que aplicará automáticamente un descuento u otro dependiendo del número de días en los que el cliente pague - Gestión de precios especiales por cliente Página 9 - Lista habitual de compra: por cada cliente se dará de alta manual o automáticamente aquello que suele comprar. Esto ayudará, en gran medida, en la grabación de pedidos de venta reparto (call center). - Estados de clientes: podrá bloquear por medio de estos canales que se le venda a los clientes en determinados canales, o no permitir realizarle abonos o devoluciones, e incluso bloquear el hecho de que un cliente pida mercancía. Incluye una consulta general a nivel de cliente desde donde podrá ver: sus pedidos, albaranes y facturas efectuadas por el canal de reparto, sus facturas y/o tickets efectuados por cash, los vales que le haya generado por el canal cash, los impagados, el riesgo, los artículos que ha comprado cada cliente por cada canal de ventas, los artículos de regalo que se le han entregado en cada canal,…. a.4. Base de datos de almacenes Podrá trabajar y gestionar múltiples tipos de almacenes: desde un almacén central, hasta un almacén secundario, tienda propia o franquicia, almacén de despacho (mercancía preparada pendiente de expedición), almacén-vehículo (para autoventas), de depósito de proveedores o de clientes, de transito de entrada, de averías o roturas o de devolución al proveedor. Estos podrán funcionar, a su vez, como almacenes tradicionales o ser gestionados por radiofrecuencia, ambos módulos pertenecientes al área comercial de Quivir. En cada uno de ellos podrá gestionar de manera separada sus stocks, la rotación de sus artículos, las entradas (compras, traspasos), salidas (ventas y traspasos), regularizaciones, …de los artículos que incluyen. Pero también podrá tener almacenes asociados, así por ejemplo el almacén principal podrá tener asociado un almacén de rotura, de despacho, de transito y de devolución, que deberá gestionar conjuntamente. Página 10 Los almacenes podrán pertenecer a la misma empresa contable o a diferente, según el caso. Podrá trabajar con almacenes que sean clientes o proveedores de su empresa, y también existe la posibilidad de realizar facturaciones entre empresas. Esta funcionalidad permite gestionar en Quivir grupos de empresas, de forma que, desde el punto de vista comercial, son vistas como un único ente y, desde el punto de vista financiero, son contempladas como diferentes empresas. Cada almacén podrá trabajar con una o diferentes tarifas de venta (por ejemplo: un almacén cash tendrá asociada una tarifa sin IVA incluido, una tienda podrá tener varias tarifas IVA incluido…), encontrarse en diferentes rutas de venta, tener asociado su punto operacional (EDI)… En esta base de datos encontrará otros mantenimientos relacionados: Posibilidad de definir diferentes motivos de regularizaciones, ya sea en unidades, importe o kilos. Posibilidad de valorar dichas regularizaciones al costo o precio que desee de los existentes en Quivir. Posibilidad de trabajar con diferentes zonas dentro de cada almacén, definir múltiples ubicaciones, trabajar con las características físicas de cada hueco, distinguir calles, alturas, diferenciar entre ubicaciones de picking, ubicaciones disponibles, ubicaciones preferentes, ubicaciones de oferta,…, definir circuitos logísticos (para la preparación de la mercancía, reposición, …), poder trabajar con diferentes tipos de paletas,… Posibilidad de trabajar con operarios y asignarles tareas dentro del almacén con su correspondiente seguimiento y control. A través de la figura de Quivir: Categoría de tienda podrá definir los distintos modelos de negocio de su empresa, así podría distinguir entre supermercado de barrio, supermercado de costa, bazar, tiendas de perfumería y droguería, tiendas exclusivas de perfumería,…. Podrá definir a Página 11 priori la lista de productos o surtidos que se gestionan en cada almacén o tienda de su empresa a través de su correspondiente categoría o individualmente. Además, por medio de esta figura será fácil copiar catálogos de almacenes y tiendas, completos junto con sus definiciones de stocks mínimos, máximos, …que ayudarán al montar nuevas áreas de negocio (apertura de nueva tienda propia o franquiciada,…) Posibilidad de definir grupos logísticos para agrupar a los artículos que logísticamente tengan características similares. Esto ayudará en las tareas propias del almacén (almacenamiento, reposición…). B) Circuito de Compras Módulo que contempla todos los puntos necesarios para realizar cualquier proceso de compras o reaprovisionamiento de mercancía en cualquier empresa de distribución. Este irá desde la realización de un pedido, su correspondiente entrada de mercancía, hasta la conformación de la factura. También incluirá una gestión de devoluciones, una gestión de averías, y una gestión de calidad donde aparecerán entre otras cosas, las incidencias encontradas en el todo el circuito. En el circuito de compras de Quivir se podría decir que: - Un pedido podrá tener desde un sólo albarán de entrada para pedidos que no necesitan servicio total, hasta múltiples entradas, tantas como sean necesarias hasta completar la cantidad pedida. Página 12 - Podrá recibirse más mercancía que la pedida, si así lo decide (configurado). - Existe la posibilidad de grabar entradas directas sin pedido previo, posibilidad que estará controlada para evitar entradas no esperadas. - Un solo pedido podrá recibir una o varias facturas, las cuales representarán cada una a un albarán o a varios. - Por último, una factura podrá representar desde un albarán hasta varios, los cuales, a su vez, pueden proceder de uno o varios pedidos. La valoración económica y su posible efecto en los diferentes costos estará reflejada en el pedido al proveedor desde su grabación, valoración que podrá ser rectificada hasta incluso la misma recepción de su factura, momento en el que se contrastará la información enviada por el proveedor con la del propio pedido. En cuanto a al stock, este estará actualizado en todo momento desde la misma confirmación del pedido, actualizando el stock pendiente de recibir, afectando al disponible. Será en la actualización del albarán, cuando afecte al stock actual del almacén implicado en la compra, todo ello de manera inmediata, información indispensable en toda gestión comercial. Será al finalizar el circuito de compras con la contabilización de la factura cuando vuelque la información pertinente a los módulos de contabilidad, libros registro de IVA y pagos. Página 13 b.1. Pedidos a proveedores Una vez que ha negociado con sus proveedores las condiciones económicas, dispone de su catálogo y de sus tarifas de compra, tiempos de reposición…, el comienzo de todo circuito de compras es la realización de un pedido a un proveedor (a una división y a una dirección concretas). En este menú podrá: - Grabar desde un pedido normal o urgente a un proveedor, hasta pedidos multi almacén (pedido a un proveedor el cual deberá servir a diferentes almacenes las cantidades solicitadas). - Grabar pedidos a proveedores para clientes (programa que conectará el circuito de compras con el de ventas, al indicar de antemano, en el pedido al proveedor el cliente al cual se enviará finalmente la mercancía y el precio de venta). - Realizar Operaciones de Cross Docking, es decir, gestionar pedidos de clientes de artículos que no están incluidos en el catálogo de la empresa, a modo excepcional, relacionándolos con pedidos a proveedor realizados expresamente para estas situaciones. - Generar pedidos automáticos o propuestas de pedidos, generándose un pedido para cada proveedor que estime que sea necesario solicitar mercancía, partiendo de datos de rotación de cada artículo, teniendo en cuenta los días de cobertura de ventas o días de planificación de stocks y las ventas históricas día, del stock mínimo, máximo y punto pedido de cada artículo en el almacén desde el que se pide, de los desajustes en las ventas según el periodo considerado,… Página 14 A la hora de grabar un pedido, entre otras cosas, tendrá la posibilidad de: - Indicar a priori si se sirven restos o no. En caso de no servir restos, con la recepción del primer albarán se anulará el resto del pedido automáticamente. - Indicar a priori que se retendrán los pagos en caso de llegar la factura y no haberse producido la recepción de la mercancía. - Indicar el número de días para stock o de cobertura de ventas (por ejemplo, se va a pedir para cubrir las ventas de los próximos 15 días), dato importante que podrá ser rescatado de la ficha del proveedor y necesario para calcular la cantidad a pedir automáticamente y para la generación de propuestas de pedido. - Obtener las fechas de servicio y tope calculadas automáticamente a través de los tiempos de reposición. Fechas que a su vez servirán para controlar la gestión de las entregas puntuales. En cuanto al detalle del pedido podrá: - Grabar artículo a artículo, o seleccionarlos directamente del catálogo del proveedor. - Consultar qué artículos sugiere el sistema que debe pedir la empresa, basándose en sus stocks, sus ventas, su rotación… dando la posibilidad de incluir los que desee, en el pedido que está grabando - Trabajar con tarifas de compra y condiciones línea manuales o rescatadas automáticamente de la plantilla del proveedor. En cualquier caso, la información rescatada automáticamente podrá ser rectificada para casos puntuales y siempre podrá volver a recalcular las condiciones de los pedidos partiendo de la tarifa de Página 15 compra y plantillas definidas en la base de datos, hasta la misma confirmación de la factura del proveedor. - Copiar descuentos en la grabación del detalle del pedido para facilitar la labor de grabación. - Consultar las condiciones negociadas en plantilla y las últimas condiciones aplicadas si fueron diferentes, o consultar las condiciones negociadas para alguna promoción si el pedido se encuentra próximo en fecha, consultar datos de la competencia, consultar los stocks,… - Definir manualmente condiciones pie pedido o seleccionar / deseleccionar las rescatadas automáticamente de la plantilla o anexo (promoción) correspondiente a nivel de línea. Al confirmar el pedido: - Este se enviará automáticamente por fax, EDI, e-mail… según lo que haya seleccionado a priori. - Obtendrá impreso un pedido valorado para el proveedor y sin valorar para el almacén si lo desea. - Se actualizará el stock pendiente de recibir. - Podrá generar cambios de precios por variación de los costos. - Se actualizarán las previsiones de pago. - El pedido cambiará de estado pasando de estar grabado a estar confirmado pendiente de emitir o directamente pendiente de recibir si se ha impreso o enviado por fax. En este menú encontrará, entre otras cosas: Página 16 Listados como el de artículos bajo mínimos o punto pedido, de pedidos pendientes de recibir… La Ficha de compra (herramienta fundamental para cualquier responsable de compras que incluirá información estándar, condiciones plantilla, últimas condiciones de pedido, stocks, estadísticas de compras y ventas año actual y anterior, mensual…) Un programa de modificación masiva de pedidos recepcionados (recuperará la tarifa de compra y las condiciones negociadas en plantilla o anexos en función de sus fechas)… La consulta de pedidos vivos (pedidos confirmados, pendientes de recibir, recibidos parcialmente,…) e histórico de pedidos (aparecerán los anteriores junto con los completados, anulados resto…) desde donde podrá ver los albaranes y facturas recibidas de los mismos, y las incidencias detectadas en la gestión de los pedidos; podrá copiar pedidos, anular resto, modificarlos hasta la misma confirmación de las condiciones mediante la contabilización de su factura, etc. b.2. Entrada de mercancía Incluirá desde entradas de mercancía normales, entradas de servicio directo, entradas de perecederos, hasta albaranes sin cargo, albaranes de devolución por reposición de averías, por reposición comercial,… Página 17 Ofrece la posibilidad de trabajar con almacenes alternativos, cuando la entrada se produzca en un almacén diferente al que la solicitó, con el consiguiente traspaso automático. No será necesario que exista un pedido previo para dar una entrada de mercancía. En este caso, se generará un pedido automáticamente rescatando las condiciones de plantilla o últimas condiciones económicas negociadas. Se podrá controlar que no se permita recibir más mercancía de la pedida a nivel de artículo. Al grabar la entrada de la mercancía: - Podrá introducir unidades u otros formatos, o incluso kilos para artículos de peso. - Podrá solicitar la fecha de caducidad para aquellos artículos que desee y así controlar que no entren caducados, que entren con un margen de caducidad suficiente… - Si se controla el lote o número de serie para la trazabilidad, será solicitada la información pertinente. - También podrá enviar la mercancía a Tránsito cuando al grabar la entrada en el almacén que la solicitó, detecte alguna incidencia o anomalía. - Posibilidad de trabajar con la referencia del proveedor. - Existencia de una grabación rápida de entradas de mercancía rescatando la información pertinente del pedido, del que también rescatará la valoración económica considerando la cantidad que realmente entre. Página 18 - Se podrá localizar el pedido directamente de la lista de pedidos pendientes del proveedor que corresponda, o a través de cualquiera de los artículos que se está recibiendo (mediante EAN…) Al confirmar la entrada: - Se podrá generar automáticamente la factura del proveedor, rescatando la información del albarán y pedido original. - Se actualizarán los stocks tanto en unidades como en kilos si se trata de artículos de peso, en el almacén implicado. - Se actualizarán los costos de los artículos que han entrado, tanto los últimos como los medios. - Cambiará instantáneamente el estado del pedido relacionado con la entrada, pasando este a estar servido parcialmente, completado o anulado resto, según el caso. - Se podrá configurar para que se genere un asiento contable que represente dicha situación. - Se generará un traspaso automático con la mercancía que se desea enviar a tránsito. - Volcará la información pertinente a facturación de plantillas (para el cálculo de los ráppeles, liquidaciones periódicas y atípicos) según configuración. - Se actualizarán los ficheros de estadísticas - Se generarán las incidencias automáticas para el informe de calidad del proveedor (por ejemplo: fecha entrada real superior a la fecha servicio del pedido…). En este menú encontrará diversos listados: de recepciones diarias, de recepciones previstas, de albaranes pendientes de recibir facturas, etc. Página 19 Además encontrará una Consulta de entradas grabadas y del histórico de entradas desde donde podrá ver todos los albaranes, incluidos los pendientes de recibir factura y podrá ver, para cada albarán, su pedido original y/o factura correspondiente en caso de haberla recibido. Además, accederá a información de trazabilidad y podrá gestionar las incidencias relacionadas con esta parte del circuito de compras, dando la posibilidad de enviar por fax automáticamente al proveedor una notificación informando de estas incidencias encontradas… También podrá realizar copias o abonos de entradas generándose los registros pertinentes automáticamente. b.3. Conformación de facturas En este menú deberá incluir cualquier factura recibida, ya sea de sus proveedores, de profesionales con IRPF, de su cadena de compra, así como de cualquier otro acreedor con el que mantenga una relación comercial. Por tanto, podrá encontrar: Facturas de las compras habituales. Facturas de diferentes empresas contables, indicando la empresa donde deberá hacer posteriormente el vuelco y la fecha a la que desea imputar el movimiento. Facturas de operaciones intracomunitarias Una gestión particular de arbitrios Una gestión particular de facturas de importación, desde donde podrá liquidar con la comunidad autónoma y con las agencias correspondientes, y realizar las reclamaciones que estime pertinentes Página 20 El proceso de conformación de facturas de Quivir, en el caso de las compras normales, es una herramienta muy útil ya que ayudará a detectar si la información que aparece en las facturas de los proveedores son o no correctas. Para ello, en el proceso de conformación se comparará: - La información tal y como aparece en la factura enviada por el proveedor. - Con la información incluida en el sistema, en el albarán o albaranes asociados a dicha factura. Estos albaranes tomarán su valoración de los pedidos, los cuales podrían contener condiciones particulares o bien, rescatar la valoración general de las tarifas de compra y plantillas negociadas a priori con el proveedor. El sistema informará si detecta alguna desviación. El responsable de este proceso: a) Tendrá acceso directo a toda la información que pudiera producir dicha desviación: detalle de los albaranes, artículos incluidos, cantidades de entrada, tarifas de compra, descuentos línea, descuentos pie, … b) Podrá analizar donde se encuentra la desviación (el proveedor ha cobrado una tarifa mayor a la negociada, me han cobrado más mercancía de la que ha entrado, no han aplicado el descuento línea o el pie factura es menor al pactado en el pedido, las tarifas de compras no están actualizadas en el sistema…) c) Tendrá la posibilidad de: Página 21 • Rectificar la información que corresponda antes de pasar a la actualización y contabilización de la factura, recalculándose la valoración de los albaranes afectados. • O de asumir la diferencia encontrada, si así lo estima pertinente, debiendo cuadrar el asiento contable. • O de reclamar la diferencia, y si lo desea de generar el cargo correspondiente al proveedor. Por todo lo anterior, el encargado de esta tarea será el último responsable de controlar que las facturas enviadas por los proveedores son correctas, y de realizar las correcciones que correspondan que reflejen fielmente la realidad. En cualquier caso, Quivir guardará la información del usuario, descuadre, y decisión que se haya tomado en cada caso. De todo este proceso, habría que destacar que en un solo paso se consigue resolver toda la administración de compras, ya que la tarea del responsable de conformar se reduce exclusivamente a introducir los datos tal y como aparecen en la factura, y será el sistema el que se encargue de: o Calcular los IVAS correspondientes a cada base y comprobar que cuadran las bases y cuotas de IVA con el total factura. o Comprobar, en el caso de las facturas de compra habituales, si detecta alguna diferencia con respecto a los albaranes incluidos en el sistema que estén relacionados. o Generar el asiento contable correspondiente de forma automática, marcando la factura como contabilizada. Página 22 o Generar la correspondiente previsión de pagos atendiendo a la fecha de vencimiento que se calcule, según la forma de pago o Generar el registro correspondiente en el libro de IVA. o Quitar los albaranes relacionados con la factura del pendiente de conformar. Y en el caso de encontrar diferencias, en el mismo proceso, el responsable tendrá acceso directo a los albaranes relacionados con opción de cambiar la información que corresponda, si fuera el caso. Ahora bien, si el responsable estima que la diferencia se debe imputar al proveedor, podrá optar por generar automáticamente: La reclamación pertinente, emitiendo la notificación por carta, fax, EDI… Directamente el cargo al proveedor, que podrá facturar si así lo decide, con la consiguiente generación automática del registro en pagos y del asiento contable que corresponda. Cuando el sistema detecte que la factura se encuentra en una situación irregular (marcada como reclamada, generado cargo, pendiente de albaranes….), podrá retener automáticamente su correspondiente previsión, en el módulo de pagos, hasta que la situación se marque como normal. Por tanto, con todo esto se consigue centrar en un único departamento toda la gestión de compras (conformación, contabilización e IVA, anotación automática en pagos, gestión de reclamaciones, gestión de cargos,…), Página 23 consiguiendo una menor manipulación de los documentos, menor número de departamentos implicados, y por tanto, una reducción de errores. Al confirmar la factura tras su conformación, los albaranes seleccionados en el proceso dejarán de estar pendientes de recibir factura y volcará automáticamente la información correspondiente a los módulos de contabilidad y libros registro de IVA, facturación de plantillas, estadísticas y pagos desde donde seguirá su circuito correspondiente. En este menú contará con consultas desde las que podrá gestionar de manera separada las facturas en sus diferentes estados y situaciones. Así encontrará una consulta de facturas pendientes: de recibir albarán, de decidir, de generar cargo, de reclamar, …. Desde esta podrá realizar un seguimiento de cada una de ellas y, por ejemplo, podrá volver a reclamar, ver la fecha de la última reclamación realizada, generar un cargo o incluso abonar los cargos ya generados, según estime pertinente. También contará con un histórico y con una consulta de albaranes sin factura desde la que podrá anular de facturas aquellos documentos que por alguna razón ya no van a recibir factura. b.4. Gestión de averías Si su empresa ha negociado con algún proveedor cierto tipo de compensación por las averías y desea llevar un control de los productos averiados (cantidad, valoración…), en Quivir contará con una herramienta con la que podrá llevar su gestión particular. A través de este módulo, podrá llevar un control de las averías de proveedor y una gestión completa de las mismas con el fin de controlar su repercusión económica en la empresa. Podrá generar partes de averías, realizar notificaciones a los Página 24 proveedores, generar cargos por las mismas, regularizar el almacén de averías por medio de la destrucción de las mismas,… Se ofrecen varias formas de gestionar las averías en función de las negociaciones con cada proveedor en particular, dando la posibilidad de generar cargos, de obtener una simple valoración económica de las mismas, etc. C) Almacenes Módulo que incluye, además de la Base de datos general de almacenes, otros puntos desde donde podrá llevar diferentes gestiones estrechamente relacionadas con sus almacenes: c.1. Traspasos entre almacenes Menú donde reflejar el tráfico de mercancía que se produce entre los almacenes con los que trabaja su empresa. Este comenzará con la grabación de un pedido de un almacén origen a otro destino, el cual será preparado siguiendo una o varias órdenes de servicio según el stock disponible y si el pedido necesita servicio total o no. Una vez preparada la mercancía permanecerá en el despacho hasta su salida hacia el almacén destino, movimiento reflejado a través de un albarán o albaranes internos. Todos estos movimientos tendrán su fiel reflejo en el stock de cada uno de los almacenes implicados a medida que vaya transcurriendo el proceso, así comenzará por afectar al stock pendiente de servir y recibir de ambos almacenes, y por tanto, al stock disponible y el reservado. Cualquier movimiento de mercancía realizada entre almacenes tendrá su control de trazabilidad ya sea manual o automática (siguiendo un método FIFO,..) Página 25 Estos almacenes podrán pertenecer a la misma o a diferentes empresas contables, de ahí que un traspaso podría concluir en una facturación entre empresas en el acto a posteriori. En este menú contará con diversas consultas: de pedidos internos, órdenes de servicio, despachos pendientes de salir, albaranes internos, … desde donde podrá consultar las relaciones entre ellos y toda la información que desee relacionada con este proceso como qué artículos y qué cantidades fueron pedidos en un inicio, qué cantidad fue realmente preparada, cuál fue la servida, quién preparó la mercancía, ….. Además, podrá copiar pedidos, abonar albaranes, anular resto de pedidos, etc. Ofrece la posibilidad de generar propuestas de pedidos o pedidos automáticos; se trata de pedidos sugeridos pensados para gestionar los pedidos de los puntos de venta (tiendas, cash , vehículos autoventas,…) a los almacenes centrales o plataformas de distribución. El sistema se encargará de estimar la mercancía que cada punto de venta necesita solicitar, partiendo de datos de rotación de cada artículo, teniendo en cuenta los días de cobertura de ventas, las ventas históricas, el stock mínimo, máximo, punto pedido de cada artículo en cada uno de los almacenes, etc. Esta gestión ayudará al responsable de cada punto de venta a realizar un reaprovisionamiento eficaz. c.2. Regularizaciones Contará con un menú desde el que podrá realizar las regularizaciones en unidad, peso, importe o combinación de las anteriores, afectando al stock del almacén seleccionado de manera instantánea, con la fecha que desee. Podrá valorar las regularizaciones a cualquiera de los costes o precios existentes en Quivir, trabajar con diferentes motivos de regularización, o incluso imputar la regularización a un proveedor en particular,… Página 26 También afectará a la trazabilidad de los artículos. c.3. Inventarios Menú desde el que podrá grabar inventarios, listar los artículos a contar, trabajar con bolsas de recuento, listar diferencias entre el stock teórico y el contado, obtener un inventario valorado al coste o precio que desee de los existentes en Quivir, generar regularizaciones automáticas con las diferencias encontradas actualizando el stock inmediatamente, o incluso podrá recalcular el stock teórico cuando lo vea necesario (está haciendo inventario y al mismo tiempo se están produciendo ventas, entradas …). Contará con un histórico de inventarios que contendrá toda la información. Además, desde este menú, podrá obtener un listado de inventario a una fecha, un listado de inventario por proveedor, un listado de inventario actual, un listado de inventario comparativo, un inventario sin valorar o valorado a cualquiera de los precios o costes existentes en Quivir. c.4. Procesos de composición/descomposición de lotes Menú desde el cual podrá componer / descomponer los lotes que desee y que se encuentren dentro de un almacén, procesos que tras su actualización afectarán al stock del propio artículo lote y al de sus componentes, según el caso. Así por ejemplo, si desea descomponer un lote proveedor para vender sus artículos sueltos y no como lote, en un proceso de descomposición se darán de baja el stock del artículo lote y aumentará el de sus componentes en las cantidades que lo compongan. Página 27 c.5. Costos En este apartado destacar que en Quivir podrá decidir si gestionar los costos de cada artículo a nivel de: 1) Empresa o grupo (general) 2) Plataforma 3) Almacén: caso de desear diferenciar los costos de un artículo dependiendo del almacén. Independientemente de la elección, también podrá decidir si llevar un solo costo de cada artículo por cada nivel (empresa, plataforma o almacén) o distinguir por cada artículo, hasta 4 costos diferentes. El primero de ellos será siempre el costo fiscal y los otros 3 posibles dependerán de la política de costos de su empresa. Por ejemplo, podría querer distinguir en cada artículo: • Costo fiscal • Costo 1: costo línea para la comprobación de las facturas. • Costo 2: costo negociación o base para el cálculo de los precios de venta. • Costo 3: costo referencia o costo más reducido del artículo, que le servirá para hacer estimaciones o incluso para planificar ofertas agresivas. Con respecto al párrafo anterior añadir que realmente nos referimos al doble de costos, ya que para cada costo Quivir siempre gestiona el último y el medio. Quivir tendrá en cuenta que podrán grabarse en el sistema entradas y salidas de forma desordenada, hecho que desvirtúa el costo medio de los artículos afectados. Página 28 Por ello , el sistema cuenta con una herramienta particular para solventar este suceso: el recálculo de los costos medios de los artículos que así lo necesiten, el cual podrá ser ejecutado manualmente o bien, podrá ser planificado para que se ejecute periódicamente de forma automática, reconstruyéndose los costos de los artículos que así lo requieran y a partir de la fecha en la que se produjo el desajuste. Dispondrá de un informe con los artículos que necesiten recálculo. c.6. Cálculo de rotación Para la generación de pedidos automáticos o propuestas de pedidos se hace necesario calcular la rotación de los artículos con los que trabaja nuestra empresa. Así contará con un punto desde el que podrá planificar el cálculo de la rotación de manera periódica. Así, para los artículos a los que tenga definidos el tipo de cálculo de rotación (alta, media, baja, estacional), su tiempo de reposición y stock de seguridad en días, … se calcularán automáticamente su stock máximo, stock mínimo, punto pedido,… en los almacenes que desee, y así, en función de las ventas reales, ventas históricas, la rotación calculada, los días de planificación de stocks y demás información, podrá obtener las cantidades que se necesitan pedir de cada artículo, al menos de manera aproximada, teniendo en cuenta las posibles variaciones que pueden afectar a las ventas de cada uno de los artículos (ventas pelotazo, % ajuste, etc.). Destacar en este proceso, que el usuario básicamente se encargará de decidir en días, es decir, sólo tendrá que incluir en el sistema días que tarda el proveedor en suministrar cada uno de los artículos de su catálogo, días de seguridad por si no llega la mercancía a tiempo, días para los que desea tener stocks…. y será el sistema el que se encargue de ofrecerle cantidades (cantidad a pedir, cantidad mínima, máxima y punto pedido…) Página 29 Al igual que en el caso de los costos, el cálculo de rotación podrá realizarse a nivel de: o Empresa o Plataforma o Almacén (tienda, cash, vehículo…) c.7. Consultas y listados • Consulta del catálogo de tiendas: donde encontrará información de stocks máximos, mínimos, punto pedido,…para cada uno de los artículos que se encuentren en el mismo. • Consulta de faltas de pedidos internos por almacén y por artículo. • Consulta de stock y rotación de artículos por almacenes: desde donde podrá ver en qué almacenes se encuentra un artículo de los existentes en la empresa, el stock actual, disponible, pendiente de servir, pendiente de recibir, reservado, flotante, máximo, mínimo, punto pedido,… que tiene el artículo en cada uno de ellos, además de información relacionada con la rotación, y multitud de información obtenida de los ficheros de estadísticas de Quivir como compras, mermas, averías, ventas, regularizaciones,… • Histórico de movimientos por artículo y almacén, desde donde podrá consultar todas las entradas y salidas que ha sufrido un artículo en particular en el almacén que seleccione: entradas de proveedores, entradas de almacén, salidas de almacén, regularizaciones, lote, ventas cash, reparto, tiendas, autoventas, despachos, otros… Página 30 • Consulta de mercancía en depósito de proveedores desde la que podrá consultar los artículos que tienen stock en dicho almacén y desde donde podrá acceder al histórico de movimientos por almacén y artículo. También podrá conocer la mercancía que se encuentra en Tránsito, o incluso en el almacén de averías. • Listado de faltas en pedidos internos, listado de pedidos no servidos, … D) Tarifas y Ofertas Desde este punto, podrá gestionar los precios de venta y promociones de todos los artículos con los que trabaja su empresa. d.1. Tarifas y precios generales Tendrá la posibilidad de trabajar con una o distintas tarifas o listas de precios para cada artículo. Estas tarifas podrán ser independientes en su cálculo o podrá trabajar con tarifas secundarias que dependan de una primaria. Podrá encontrar tarifas con o sin IVA incluido, tarifas cuyo cálculo podrá basarse en un costo diferente al de por omisión (8 posibles costos existentes), tarifas dirigidas exclusivamente a un canal de ventas, etc. Podrá concretar en cada almacén o en cada cliente en particular, la tarifa que va a utilizar en cada uno de los canales de venta, así un cliente podrá tener una tarifa para el canal de reparto y otra para el cash sin IVA incluido,… y por otro lado, un cliente especial podrá tener asociadas tarifas diferentes para dichos canales... Así mismo, podrá, a su vez, distinguir una tarifa para sus tiendas propias y otra para sus tiendas franquiciadas, tiendas que se encuentren en diferentes localidades,… Página 31 Será a nivel de artículo donde deberá indicar como será el cálculo de sus tarifas, si se trata de un PVP con descuentos o de un coste más un porcentaje (últimos o medios: coste fiscal, referencia, negociación o línea). Además, a nivel de tarifa deberá indicar si el porcentaje se aplicará sobre el costo o si es un margen de la venta. Tendrá la posibilidad de redondear los precios de venta generados utilizando un redondeo superior, inferior, normal,… e incluso hacer que un precio termine en un determinado número (0,5,9…). También, tendrá la posibilidad de trabajar con precios por kilos para los artículos de peso, rescatar en las etiquetas de precios el precio por unidad de medida que exige la ley (Real Decreto 3423/2000, 15 de diciembre) Un concepto clave a la hora de definir el precio de un artículo es lo que denominamos en Quivir “Marcaje”, que será tanto el “margen” como los “descuentos” aplicados a los artículos para la fijación de su precio. Estos marcajes pueden estar relacionados con una única tarifa o con más de una, en función de la lista de precios que deseemos tener para cada uno de los artículos en cuestión. Visto lo anterior, decir que a la hora de generar precios de venta en Quivir encontrará diferentes métodos: - Cambio de precios directo, para gestionar los precios de cada artículo en cada una de sus tarifas manualmente. - Generación de precios automática partiendo de los PVP o costes según el artículo y de los marcajes asociados a nivel de artículo o familia de venta. Esta generación podrá estar planificada. Página 32 - Gestión de cambio de precios por variación de costo. Todo cambio que se produzca en el coste de un artículo se verá reflejado en esta gestión, desde donde podrá consultar el posible efecto que tendrá en los precios de sus diferentes tarifas. Allí podrá decidir si aplicar el cambio o no en los precios de venta, ya sea manualmente o automáticamente, o bien aplazar la decisión. La decisión de cambiar los precios podrá ser individualmente artículo a artículo o de manera masiva. Contará con un histórico donde podrá consultar las decisiones tomadas. - Copiar precios: podrá copiar los precios de una tarifa a otra, o incluso de la misma tarifa tomando cualquiera de los precios de su histórico, al poder situarse por fecha. Estos precios serán iguales o podrán variar en un porcentaje con respecto a la tarifa original según desee, y entrarán en vigor en la fecha que crea oportuna. - Alineación de precios con la competencia. Si mantiene actualizada la base de datos de la competencia, podrá alinear precios con el competidor que seleccione, durante el tiempo que desee o mientras duren los precios del competidor. - A parte podrá trabajar con precios futuros, y por configuración establecer que cuando el sistema detecte la confirmación de una entrada de mercancía con los artículos afectados, estos precios entren automáticamente en vigor. En este menú contará con una consulta de precios general donde encontrará todos los artículos con todas sus tarifas y con todo el histórico de precios que ha tenido cada una de ellas, mostrando los precios en vigor o todos según desee, y en la Página 33 moneda que desee, junto con más información. Será desde este menú desde donde podrá obtener las etiquetas para los lineales, con los precios de antes, durante o de después de una promoción Encontrará un generador de listados que podrá personalizar el propio usuario, y diversos listados más particulares como: un listado de artículos sin precio en una tarifa, un listado de tarifas con los precios de los artículos que quiera y más información, con posibilidad de modificar en un porcentaje los precios, un listado comparativo de márgenes, etc. d.2. Ofertas Según la RAE, oferta es la puesta en venta de un producto a precio rebajado (RAE). Sin embargo, existen también otro tipo de ofertas que no consisten en establecer un descuento en el precio del artículo sino en promociones en las que por la compra de n productos se regala otro/s, similares o no, al mismo. La primera definición se correspondería con lo que en Quivir denominamos “Ofertas en Precio”, mientras que la segunda se correspondería con “Ofertas en Cantidad”. El objetivo de cualquier oferta es perseguido a corto plazo, ya que se pretende que el cliente/consumidor adquiera el producto en un momento puntual, en el periodo de duración de la oferta, aumentando en dicho periodo las ventas del mismo. En Quivir, a la hora de fijar una oferta, será necesario indicar: - Su período de duración. Este podrá ser rectificado en caso necesario (si la promoción dura más tiempo…). Podrá incluso incluir las horas felices. - El código de la tarifa afectada - Almacén o almacenes en los que será de aplicación. Página 34 - Canal o Canales de Venta en los que se aplicará la oferta al artículo. - El Tipo: o Oferta en precio: destacamos ofertas de precio sustitutivo, disminución en el marcaje, descuento nuevo o sustitutivo con o sin cálculo de precio automático, … o Oferta en cantidad: dentro de este tipo encontrará ofertas como, por ejemplo, por la compra de cierta cantidad de un artículo regalan cierta cantidad de otro o del mismo, por la compra de cierta cantidad de cualquier artículo de una lista, regalan cierta cantidad de otro o de otros tantos, … Así mismo, existirán las ofertas masivas por cliente, … con cantidad máxima y mínima para aplicar oferta, y cantidad mínima y máxima para obtener oferta, cantidad de aviso… o Ofertas mixtas, en cantidad y precio A la hora de definir una oferta, también existe la posibilidad de definir la cantidad de unidades que desea o espera vender durante la oferta para posteriormente compararla con la real, cuantificar la “pérdida de margen” de la oferta,etc. En este menú contará con una consulta general donde estarán todas las ofertas en cualquier estado: grabadas, generadas, pendientes de regenerar y anuladas, estén o no en vigor. Podrá rectificar los precios normales y en oferta. Podrá rectificar cualquier oferta en cualquier momento cambiando su estado momentáneamente. Deberá dar el visto bueno para que se apliquen las ofertas en el periodo indicado. También podrá copiar la información de una determinada oferta para aplicarla en otro periodo, cambiar su tarifa,…. Para ofertas de precio sustitutivo podrá añadir o Página 35 disminuir en un porcentaje dichos precios ya introducidos en el detalle de la oferta. En este menú encontrará también un listado personalizado de ofertas, podrá obtener impresa la relación de precios al finalizar una determinada oferta con los artículos afectados,… E) Facturación libre Módulo que permite elaborar prefacturas y facturas a cualquier cuenta de terceros por cualquier concepto. Será donde irán a parar todas aquellas funciones de facturación de Quivir que no sean facturación normal de mercancía, como los cargos a proveedores por abonos aparte, atípicos, liquidaciones periódicas, etc. Dispone de enlace opcional con pagos y cobros, definición del asiento contable a generar, series de factura. F) Otras gestiones f.1. Gestión de firma de documentos Sistema implantado en Quivir para gestionar operaciones especiales (precios manuales o exceso de riesgo, por ejemplo) consistente en la definición de usuarios autorizados a firmar operaciones y tipo de operaciones que pueden firmar (por ejemplo, el responsable financiero autoriza excesos de riesgos y el responsable comercial autoriza precios manuales). Cada usuario define su firma consistente en una fórmula matemática mediante operaciones aritméticas básicas sobre unos dígitos asignados aleatoriamente a cada operación introducida que requiera ser firmada. Cuando se introduce una operación que requiere ser autorizada, el usuario recibe un mensaje con el número aleatorio asignado y debe localizar a alguna de las personas que pueden autorizar ese tipo de operación para obtener su visto bueno. Página 36 El autorizador en cuestión, si la aprueba, aplicará su fórmula matemática al numero aleatorio obteniendo el número-firma que el mismo operario que introdujo la transacción o cualquier otro indicará a Quivir para que la operación sea considerada como válida. De todo ello, se guarda el oportuno registro para su gestión posterior. f.2. Tamaños de las bases de datos Quivir no borra ninguna transacción introducida por los usuarios. Los ficheros de transacciones son simultáneamente ficheros históricos, por tanto, pueden almacenar tantos meses o años como se desee y el servidor soporte. El usuario puede definir para cada base de datos de Quivir cuánto tiempo desea guardar la información en el disco (por ejemplo, tres meses para los pedidos de compra, dos años para las facturas de venta), realizándose un proceso desatendido y planificado periódicamente que extrae a algún soporte externo (cinta, dvd, etc.) los datos históricos que superen la antigüedad deseada. Por tanto, Quivir contará con un menú desde el que se llevarán las tareas propias de salvado y borrado, tan necesarias en toda aplicación informática para salvaguardar la información que contiene. f.3. Seguridad de acceso El activo más importante que se posee es la información y, por lo tanto, deben existir técnicas que la aseguren, más allá de la seguridad física que se establezca sobre los equipos en los cuales se almacena. Estas técnicas las brinda la seguridad lógica que consiste en la aplicación de barreras y procedimientos que resguardan el acceso a los datos y sólo permiten acceder a ellos a las personas autorizadas para hacerlo. Existe un viejo dicho en la seguridad informática que dicta: "lo que no está permitido debe estar prohibido" y esto es lo que debe hacer esta seguridad lógica. Los objetivos para conseguirlo son: Página 37 1. Restringir el acceso (de personas de la organización y de las que no lo son) a los programas y archivos. 2. Asegurar que los operadores puedan trabajar pero que no puedan modificar los programas ni los archivos que no correspondan (sin una supervisión minuciosa). 3. Asegurar que se utilicen los datos, archivos y programas correctos en/y/por el procedimiento elegido. 4. Asegurar que la información transmitida sea la misma que reciba el destinatario al cual se ha enviado y que no le llegue a otro. 5. Asegurar que existan sistemas y pasos de emergencia alternativos de transmisión entre diferentes puntos. 6. Organizar a cada uno de los empleados por jerarquía informática, con claves distintas y permisos bien establecidos. Con Quivir, las empresas pueden asegurar, por tanto, su información y sus recursos, así como racionalizar sus procesos cotidianos de negocio y mejorar la productividad. f.4. Otros • Mantenimiento de competidores e información de competencia. • Series de los documentos comerciales. • Mensajes EDI. • Monedas y valores de conversión. • Etcétera. Página 38 2 PLANTILLAS DE COMPRAS Gestiona plantillas propias, de cadena o subcadena y fechas de vigor y de prórroga. En ellas se definen: - La Forma de pago habitual. - Las formas de pago en campañas. - Acciones sobre averías (reposición del proveedor, facturación del/al proveedor, económica o no hay). - Acciones sobre diferencias en facturas (reclamar o facturar cargo). - Plazos de entrega. - Cláusulas en contrato. - Observaciones. - Condiciones de descuento en línea de factura entre fechas (en pesetas, en porcentaje, sobre precio, simple o en cascada, descuento en mercancía, descuento quebrado y precios netos). También se definen las condiciones fuera de línea de factura, indicando donde se aplica (en pie factura, en factura/abono adjunto, en liquidación periódica o sin relación con la facturación normal), quién factura (empresa, proveedor, cadena, subcadena u otro),y quién paga. Días tras fin liquidación para facturar o recibir la factura. Acción a tomar si no se recibe la factura (carta reclamación, descontar previsión de pagos o retener pagos). Página 39 Si se aplica siempre la condición o si se pregunta al elaborar el pedido si se aplica. Si está condicionado a portes debidos/pagados, a pedido normal/urgente o a un número máximo de días de pago. Para cada condición se especifica si afecta al costo fiscal y al costo de negociación y de referencia (y en porcentaje). De qué artículos y la posibilidad de indicar el escalón garantizado y el previsto. Consulta de condiciones de compra de artículos del proveedor y de costes que origina. Consulta del estado de facturación de la plantilla, con indicación de si está o no facturada y el consumo o el importe conseguido actualmente. Reclamaciones de facturas no recibidas o facturación de las mismas. Página 40 3 OFERTAS MASIVAS Podemos definir el término OFERTA como la puesta en venta de un producto a precio rebajado (RAE). Sin embargo, existen también otro tipo de ofertas que no consisten en establecer un descuento en el precio del artículo sino en promociones en las que por la compra de n productos se regala otro/s, similares o no al mismo. La primera definición se correspondería con lo que en Quivir denominamos “Ofertas en Precio”, mientras que la segunda se correspondería con “Ofertas en Cantidad”. El objetivo de cualquier oferta es perseguido a corto plazo, ya que se pretende que el cliente/consumidor adquiera el producto en un momento puntual, en un determinado momento, en concreto, en el periodo de duración de la oferta, aumentando en dicho periodo las ventas del mismo. Los motivos por los que una empresa quiera poner, en un determinado periodo de tiempo, un producto en oferta pueden ser varios: por excedente de stock, para fidelizar a su clientela, para promocionar el producto en su introducción/lanzamiento al mercado, para retirar el producto por su próxima obsolescencia o caducidad, para reforzarlo frente a los productos homogéneos que pueda ofrecer la competencia, para promocionar puntualmente tal producto según la época (campañas de navidad, campañas de verano, etc.). Estas empresas necesitan controlar exhaustivamente la gestión de los artículos ofertados y maximizar las ventajas de dichas ofertas, y precisamente a ello está dirigido el Módulo de Ofertas de Quivir. A la hora de fijar una oferta, es necesario establecer una serie de criterios o requisitos que deberán de darse necesariamente para poder aplicarla. Estos criterios serán especificados en la cabecera de la misma, cabecera que es exactamente igual que las del resto de ofertas que se contemplan en Quivir: Período de duración. Página 41 Tipo Oferta en Precio Oferta en Cantidad Almacén o almacenes en los que será de aplicación. Canal o Canales de Venta en los que se aplicará la oferta al artículo. Tarifa/as a las que será de aplicación (puede ser a una, a varias o a todas). A) Ofertas Masivas (OM) Lo que denominamos en Quivir “ofertas masivas” son aquellas ofertas que consisten en que por la compra de ciertas cantidades de unos artículos concretos (artículos condicionantes), el cliente recibirá otro/s artículo/s con descuento en precio desde el 0% al 100%, por lo que básicamente son ofertas en cantidad, según la definición que hemos dado en líneas anteriores. Por tanto, son ofertas que se componen de varios (n) artículos condicionantes y, de ahí, el denominarlas “masivas”. Además, las ofertas masivas son compatibles con cualquier otro tipo de ofertas y son válidas tanto para Venta Cash como para Venta Reparto. Se distinguen en Quivir, varios subtipos: a.1. Por cantidad mínima Son fijadas unas cantidades mínimas de compra para unos artículos concretos o condicionantes. El cliente deberá adquirir todos y cada uno de dichos artículos y en sus cantidades/unidades mínimas indicadas en la oferta. Por ejemplo: por la compra de, como mínimo, 2 latas de refrescos de cola “light” “Y” de, como mínimo, 2 latas de cola “sin cafeína” se regala 1 vaso de cristal. a.2. Por cantidad total Página 42 En este caso, son fijadas unas cantidades totales de compra de una composición cualquiera de artículos condicionantes. El cliente podrá recibir el/los artículos de regalo siempre y cuando adquiera al menos dicha cantidad total, pudiendo comprar una combinación cualquiera de los artículos condicionantes, y no tener que comprar necesariamente todos y cada uno de ellos. En este caso, será posible también especificar el formato tanto de los artículos condicionantes como del o de los regalados. Por ejemplo: por la compra de un total de 4 latas de refrescos de cola, ya sean light “Y/O” “Sin Cafeína”, será regalado un vaso de cristal. a.3. Por cantidad mínima y total Son fijadas unas cantidades mínimas de compra de unos artículos condicionantes y la suma de dichas cantidades debe llegar, al menos, a la cantidad total indicada. Por ejemplo: por la compra de un total de 6 latas de refrescos de cola, ya sean estos “light” y/o “sin cafeína” pero como mínimo 2 latas de cada uno, se regalará un vaso de cristal. En todos los casos, por cuantas veces un cliente cumpla en su compra con las condiciones fijadas en la oferta, tantas veces se le regalarán los artículos definidos. En Quivir, las Ofertas Masivas podrán ser impresas así como copiadas unas de otras cuando sean parecidas con sólo ser retocadas en aquello que el cliente desee modificar. B) Oferta Masiva por Clientes (MC) Consiste en definir un descuento fijo en la cabecera de la oferta, el cual se aplicará por igual a todos los artículos incluidos en el detalle de la misma y a unos clientes determinados que serán asociados a ella. Página 43 Debemos precisar también que, si así lo deseamos, un cliente que no esté asignado a esta oferta MC pero sí cumpla todas las condiciones fijadas para la aplicación de la misma al realizar un pedido, podrá disfrutar de dicha oferta y pasará automáticamente a formar parte del fichero de clientes asociados a ella. El descuento fijo se aplicará sobre el importe total de la línea sin IVA. Página 44 4 ALMACENES SEMIAUTOMÁTICOS ó RF El objeto de este módulo, integrado dentro del sistema de información para empresas de distribución Quivir, es mecanizar el trabajo de los operarios de almacén, mediante la utilización de terminales inalámbricos conectados al servidor vía radio-frecuencia. Es compatible y complementario al Módulo Base de Almacenes Tradicionales y ambos pueden coexistir en un mismo servidor. Está basado en la división del almacén en "microalmacenes" o ubicaciones y en la gestión de los mismos por el módulo. Con esto, se consigue que el sistema conozca con exactitud la ubicación de todos y cada uno de los artículos y que el sistema "gobierne" el trabajo de los operarios. Se contemplan todas las operaciones típicas del trabajo de los operarios de almacén, divididas en tres grandes grupos: - Entradas. - Movimientos. - Salidas. Entradas: Cuando en un almacén controlado por el módulo entra mercancía, esta entrada pasa a estado de “pendiente de cuadrar”. Para ello, existe una función mediante la cual el operario identifica las paletas de la entrada y su contenido, pudiendo establecer en este punto controles de calidad con el fin de evitar incidencias posteriores (por ejemplo, chequeo de EAN). Posteriormente y mediante otra función, se cuadra la entrada de mercancía con las paletas contadas y se avisa de las posibles diferencias. Página 45 Una vez cuadrada la entrada, esta estará disponible para su ubicación. Mediante la función de “ubicar paleta”, cuando un operario recoja una, el sistema le informa de si puede ubicarla y dónde debe situarla; el operario puede solicitar una ubicación alternativa (por ejemplo, porque se encuentre bloqueada la calle donde debe dejarla) o bien, ubicarla manualmente. En cualquier caso, el sistema guarda lo que ha hecho el operario. El sistema indica una ubicación en base al artículo de mayor cantidad de la paleta y lo más cercano posible a la ubicación preferente del artículo. La paletas quedan identificadas con un número en la tarea de identificar su contenido; dicho número puede ser el número de entrada con el número de paleta (dentro de la entrada) o un número único de paleta impreso en una etiqueta de código de barras. Existen funciones para consultar las entradas pendientes de cuadrar y las paletas pendientes de ubicar. Movimientos: Para realizar movimientos dentro del almacén existe una función en la que se indica al sistema las tareas a realizar por los operarios: cambio de ubicación, bajar paleta a picking (o zona de venta) o subir paleta desde picking; así como la prioridad del trabajo y las observaciones al operario. Independientemente de las órdenes manuales de reposición de picking, se pueden utilizar cuatro sistemas automáticos de generación de órdenes de reabastecimiento de picking. La función “bajar paleta” le indica al operario la ubicación en la que debe recoger el artículo (sistema fifo por caducidad o por antigüedad en el almacén) y en la que debe dejarlo. El operario puede solicitar una ubicación alternativa e indicar al sistema la cantidad de mercancía que deja en picking y, en el caso de quedar mercancía en la paleta, el sistema le indicará la ubicación más cercana actualmente. Página 46 La función de “subir paleta” consiste en indicar al operario el artículo a retirar de la sala de ventas y donde se encuentra; el operario indica la cantidad que recoge y el sistema le indica donde debe dejarlo. Salidas: Para efectuar salidas del almacén, independientemente de las órdenes de servicio cursadas por otros módulos de Quivir (Venta Reparto o Venta Tiendas), se pueden grabar órdenes de servicios para mover mercancía a otros almacenes. Mediante la función de “preparar órdenes de servicio”, el operario va realizando un recorrido diseñado por el sistema y recogiendo los artículos y cantidades que se le indican para llevarlos a una determinada "calle" de la salida (o "playa") del almacén. Una última función permite recontar el almacén aunque este funcionando normalmente. Otras funcionalidades: Existe un menú de funciones del jefe de almacén en el que puede consultar las ubicaciones usadas por un artículo, el stock de un artículo por almacenes, las ubicaciones por fecha de último recuento y las ubicaciones libres y el porcentaje que representan sobre el total. También puede consultar el trabajo pendiente, donde visualizará el número de trabajos clasificados según prioridad y el tipo de trabajo que realiza cada operario; a partir de esta información, podrá ordenar cambios de trabajo a los operarios, cambios que el sistema ejecutará cuando estos terminen las órdenes en curso. Además, podrá realizar cambios masivos de prioridad para controlar la ejecución de las tareas del almacén. Todas la funciones de operario y la mayoría de las del jefe de almacén están diseñadas para su ejecución en los terminales inalámbricos, aunque las funciones que no hayan sido diseñadas así, también se puedan ejecutar en estos terminales. Página 47 Existen consultas y listado de operaciones ubicadas manualmente, errores encontrados por los operarios en su trabajo y quién los ocasionó, y calles y operarios con más conflictos. Quivir soporta huecos multiproducto y paletas multiproducto, gestiona cambios de unidades/caja, caducidades, etc. El diseño del software es “en base a componentes”, actuando cada uno como piezas de un puzzle, que permiten ser encajados entre sí de muy diversas formas para componer una solución que se adapta a cualquier tipo de cliente con una gran sencillez de uso para los operarios, siendo utilizado, en la actualidad, incluso por operarios que desconocen el castellano. El módulo permite funcionar bajo diferentes topologías de almacén, existiendo instalaciones en almacenes con sistemas filoguiados y picking caótico a cualquier altura, zonas de almacenamiento auxiliar y masivo tipo pulmón, apilados, compactos, zonas de preparación por radio coexistiendo en la misma instalación con zonas de preparación a papel o etiquetas, etc. Asersa realiza instalaciones de almacenes por radio-frecuencia desde el año 1991, algunas de las cuales están trabajando en horario 24x7 con soluciones de alta disponibilidad implantadas por Asersa. También realiza instalaciones donde su software se integra con aplicaciones de otros proveedores o desarrollos propios del cliente. Página 48 5 VENTA CASH & CARRY El Cash & Carry (pagar y llevar) es definido como una fórmula comercial evolucionada de la venta mayorista tradicional, con la particularidad de dirigirse única y exclusivamente a profesionales (detallistas independientes y hosteleros) y operar en régimen de libreservicio, mediante el sistema de venta al contado. Para la gestión de esta forma de venta, es fundamental contar con un sistema de información RÁPIDO Y EXHAUSTIVO EN EL CONTROL DE LOS COBROS, dada la naturaleza de este sistema de venta. Es aquí donde entra el módulo de Venta Cash de Quivir, módulo que le permitirá realizar las ventas y los cobros de su almacén cash, de forma ágil y eficaz. A) Funcionalidades principales a.1. Gestión General: El módulo de Venta Cash de Quivir gestiona: • Diferentes tipos de funcionamiento, al poder definir diferentes áreas de venta: o Cobro por calle de venta: se define una caja de cobro en cada calle de venta, de forma que cada caja gestiona tanto la venta como el cobro de la misma. o Cobro general: se definen varias calles de venta y tantas cajas de cobro como deseemos. La gestión de la venta y del cobro es independiente, por tanto, cada caja sólo podrá cobrar o vender, según su definición. Página 49 o Cobro dinámico: combina las dos opciones anteriores, de forma que podrá trabajar con cajas exclusivamente de venta, cajas exclusivamente de cobro y con cajas que serán de venta y cobro simultáneamente. Según el funcionamiento de cada área, cada caja se hará responsable de su pendiente de cobro o podrá centralizar dicho control en una única caja central. • Diferentes posibilidades de tipos de clientes: desde los clientes registrados en los ficheros maestros, hasta clientes provisionales (aún no registrados, a los que se le puede vender) y el cliente vario. • Diversos tipos de documentos: podrá elegir en el momento de la venta, desde emitir la clásica Factura o Ticket de cash, hasta grabar una pro forma para organismos oficiales, o un albarán e incluso un pedido para los casos excepcionales en que se requiera preparación y transporte de la mercancía. En estos dos últimos casos conectará directamente con el módulo de Venta Reparto desde donde se llevará a cabo su gestión posterior. El formato de impresión de cada documento es personalizado y se podrá determinar en qué momento del proceso desea que se realice la impresión (opciones de configuración). • Devoluciones: posibilidad de emitir abonos, con el consiguiente control de devoluciones al contar con ficheros históricos por cliente, por artículo, por fecha, etc. Posibilidad de abonar una venta completa. Gestión particular de devoluciones de temporada. Usuarios autorizados o bajo firma electrónica. • Diferentes tipos de artículos: desde los productos y servicios propios de su catálogo, hasta artículos especiales (con medidas variables, artículos de Página 50 peso, artículos promocionales, artículo estándar, artículos alternativos, lotes oferta, artículos con desglose de IVA, …). • Facturas a cliente vario solicitando sus datos fiscales incluso desde un ticket ya emitido. • Etcétera. a.2. Gestión de las Ventas: Esta aplicación le permite gran agilidad y dinamismo en la VENTA, que repercute en la imagen de la empresa de cara a los clientes, por la facilidad de manejo de los procesos (vender y cobrar). Así por ejemplo, al grabar una venta: • El sistema rescatará automáticamente: - Los datos fiscales y comerciales del cliente de mayor del que se trate (tarifa de precios, régimen de IVA, tipo de documento, tipo de pago,….) simplemente introduciendo su cuenta, código o CIF, o mediante lectura de sus tarjetas de cash personalizadas o incluso búsqueda alfabética. - Los datos relacionados con cada artículo (formato por omisión del artículo para cash, descripciones adicionales, precio de venta en vigor para la tarifa seleccionada, ofertas relacionadas con el artículo, descuentos en precio, cantidad, …), introduciendo cualquiera de los códigos que le identifiquen (código rápido, interno, PLU, Intrastat…) o mediante lectura de su EAN • Si surge algún imprevisto en la grabación de una venta, el cajero podrá optar por suspenderla para continuar con otra evitando colas innecesarias, y cuando así lo desee podrá recuperar dicha venta suspendida con toda su información. Si por alguna circunstancia intenta pasar por otra caja, la aplicación dará el aviso de venta suspendida. Página 51 • El cajero tendrá la posibilidad de copiar la información de otro documento, con el consiguiente comprobación de las condiciones generales que se deben aplicar… Todo esto evitará teclear información ya registrada en la base de datos, con el consiguiente ahorro de tiempo para el usuario grabador, llegando incluso a reducir su tarea al simple disparo con escáner a la tarjeta del cliente y al EAN de los artículos que pasan por caja. a.3. Gestión de los Cobros: El módulo en cuestión permite una rápida gestión de los COBROS al recuperar la información de los documentos ya grabados desde la gestión de la venta. En esta gestión, encontrará múltiples posibilidades: • Se solicitará importe de cambio inicial cada vez que un cajero comience a trabajar. • Un cajero podrá seleccionar desde un documento a todos los que el cliente desee pagar en un momento determinado permitiéndose, por tanto, realizar liquidaciones múltiples. A la hora de seleccionar un documento o varios de un mismo cliente para realizar el cobro de los mismos, el sistema informará al cajero si el cliente tuviera algo más pendiente, así: o Si tuviera algún otro documento en proceso, el sistema mostrará un aviso o Si tuviera algún documento más impagado, mostrará su relación por si desea pagarlos Página 52 o Si tuviera algún vale generado, su importe se sumará al importe a pagar del documento o documentos seleccionados, de manera automática. En cualquier caso, contará con la posibilidad de deshacer una liquidación mientras no se haya cerrado la caja de cobro (usuario autorizado) • Un cliente contará con diversas formas de pago y podrá utilizar una combinación de ellas: efectivo (control de solo efectivo), tarjeta, vales proveedor, cheques y pagarés, algunas de las cuales podrían estar restringidas en su ficha de cliente. Se podrá generar un vale, a aquellos clientes que así se les permita, para registrar el total de la deuda que dejen pendiente de cobro, e incluso generarlo con importe negativo cuando dejen dinero a cuenta (por ejemplo, entrega un talón con importe superior al de la venta). Y podría trabajar con entregas a cuenta conectando directamente con el módulo de Tesorería. Si un cliente entrega en el cobro, cheques o pagarés, el cajero podrá optar por dejar el registro de dichos documentos para un momento posterior, para agilizar el trabajo de caja. • El cajero autorizado podrá marcar una venta como cobro fallido (caso del cliente vario) la cual seguirá su gestión particular. • Gestión particular de documentos de cobros devueltos (cheques y pagarés) • El usuario autorizado podrá cambiar el código de cliente cuando al realizar el cobro detecte que no es el correcto, con el consiguiente recálculo de los datos de la venta aplicando las condiciones que le correspondan al nuevo Página 53 cliente (tarifa, forma de pago,…). • Se tendrá acceso directo desde la gestión de cobros de una caja a: o Las facturas del día o a todas las que se encuentran pendientes de cobro, con posibilidad de incluir el vale generado de cada cliente o Las liquidaciones realizadas en la caja en la que se encuentre o Las liquidaciones pendientes de desglosar (ventas en las que se ha entregado cheques o pagarés y el cajero dejó pendiente de registrar para agilizar la venta). o Los cobros devueltos de un cliente (cheques pagares) o • La gestión de la caja de tesorería. Cierre de caja por cambio de usuario, o al finalizar el día para un mayor control de cada caja. No se permitirá el cierre de la misma mientras existan documentos pendientes de grabar (cheques / pagarés). • Relacionado con el control de caja, contará con gran cantidad de listados que podrá obtener en cualquier momento y contendrán información en tiempo real. Estos son: o Cuadre de caja o Listado de facturas o vales pendientes o Vales Cobrados y vales generados o Cheques, pagarés, entregados o Operaciones con tarjetas Página 54 o Liquidaciones o Ventas con Facturas, con Tickets, pendientes, con fecha de Precios, Ventas no cerradas / suspendidas o Cobros / Pagos varios o Abonos o Precios Manuales, Líneas suprimidas, Errores de Peso, Líneas que dejan Stock negativo, Líneas con cantidades decimales o • Cobros de Documentos devueltos Y otras, más particulares: envío de mensajes de las sucursales a la central sobre cobros atrasados en cash, Gestión paralela de los partes de caja con contabilidad y libros de IVA,… a.4. Otras gestiones Además de lo comentado hasta ahora, este módulo contará con gestiones específicas como: • Gestión tarjetas del cash: control del número de tarjetas provisionales emitidas,…. Posibilidad de desactivar / activar tarjetas. • Gestión de operaciones con tarjetas de crédito (conformidad automática, comisiones…). • Gestión de tarjetas de fidelización de clientes, con el consiguiente control de puntos. Página 55 • Gestión de premios a clientes por compras realizadas, vales obsequio,... • Gestión de cobros de envases en facturas, cobros de % de distribución,… a.5. Otras características 1) Integración Este módulo está plenamente integrado con otros módulos de Quivir, y además existe la posibilidad de integrarlo con otras aplicaciones externas. Entre ellos destacar: Contabilidad, ya que tras realizar el control de caja, se generará de manera automática el asiento configurado que corresponda, de la venta y del cobro. (la configuración de estos asientos es flexible dando opción a asignar si lo desea, una cuenta para cada caja, una cuenta para cada tipo de pago, una cuenta para cada tipo de IVA, …) IVA: registro en los libros de IVA con los datos que correspondan de cada venta. Cartera de cobros: desde donde podrá gestionar los documentos pendientes de cobro, generar remesas bancarias,… Venta reparto: para contemplar los casos en que lo solicitado por el cliente requiera preparación y reparto. Tesorería: si desea que la caja de cobro del cash gestione la caja de la empresa. Conexflow: solución de medios de pago externa, plenamente integrable con Quivir. Aportará un ahorro de costes (comunicación, gestión, tiempo,…) y eliminación de errores. Se trata de un solución mediante la cual es posible Página 56 cobrar con tarjeta de débito/crédito on-line. 2) Información El módulo de Venta Cash de Quivir cuenta con gran cantidad de información. Esta la encontrará organizada en diferentes ficheros maestros (clientes, áreas de venta, usuarios cobradores, tarjetas cash, tarjetas de crédito…) necesarios para llevar la gestión de cualquier almacén cash y de diversos ficheros históricos. A la hora de gestionar las ventas y los cobros, tendrá acceso rápido a la información relevante y necesaria en cada uno de los procesos. En cualquier caso, también es importante decir que será configurable el controlar el acceso a parte o toda esta información. Este módulo se caracteriza por la rapidez en la obtención y procesamiento de los datos, siendo la información un recurso fundamental para cualquier empresa. Contará con Históricos de venta por cliente, por documento y por fecha de venta, desde donde podrá obtener: o Información puntual de cada uno de los documentos: tipo y número de documento emitido, código y nombre del cliente, estado de la venta, fecha, terminal donde se emitió, desde que área, calle y caja, tiempo transcurrido entre la venta y cobro, hora de inicio y fin de la venta, usuario vendedor, tarifa aplicada, artículos vendidos, condiciones de venta (precio, formato, descuentos, márgenes…)… Tendrá la posibilidad de reimprimir los documentos que desee cuando así lo estime necesario. Gracias a la asignación de estados a los documentos podrá saber en que situación se encuentran, así, una venta podría estar en curso, cobrándose, actualizada, facturada, suprimida (no borrada), calculando totales o contabilizada. Página 57 o Información puntual de cada caja: estado (abierta/ cerrada), desde que hora hasta que hora han estado abiertas, que cajeros han estado en ella, cuantos vales se han entregado, cuantos documentos se han dejado pendientes de cobro, que liquidaciones se han realizado, que ventas han resultado fallidas,… o Información más específica, como el poder localizar el documento al cual pertenece un cheque o un pagaré entregado en la venta, y que se dejó pendiente de registrar…facilitando y agilizando la tarea de búsqueda a los cajeros. Teniendo en cuenta la información almacenada en este módulo, se podrán generar todas las estadísticas personalizadas que se desee. Podrá obtener informes de diversa índole, tales como: o Informes de ventas, por documentos, artículos, familias de venta, proveedores, …. que podrá obtener en resumen o en detalle, cuya información podrá acotar por almacén, fecha, rango de clientes, proveedores, familias, artículos, tipo de venta,… o Informes de Rentabilidad (por Clientes, por Secciones, Familias, Artículos, Documento, ...) o Informe más específicos mediante los cuales podrá conocer qué artículos son los más vendidos, qué clientes compran más, qué artículos se venden en cada cash y qué volumen de venta se obtiene en cada uno… Etcétera Página 58 3) Control Entre los diversos controles que permite llevar a cabo la aplicación, destacar: Control de estaciones de trabajo destinadas a la venta y al cobro, y de usuarios autorizados a cobrar. Solicitud de usuario y contraseña, para acceder al sistema, por cambio de usuario o por bloqueo temporal del terminal. Control de acceso al cash por medio de tarjetas de identificación para los clientes, o mantenimiento de CIF autorizados, estado asignado a clientes o clave de no vender (posibilidad de bloquear este canal de venta a los clientes que desee),… Control de modificación de datos relevantes: tarifa de venta, fecha para precios, descuentos, precios manuales, código de cliente, control de supresión de documentos o de líneas de detalle (artículos), control de abonos,… Usuarios autorizados o autorizaciones por firma electrónica. Control clientes de solo efectivo. Control de ciertas tareas de la caja: suspender una venta, abonar, marcar cobro fallido,… Control de acceso a la información. Control de documentos como: vales, ticket y albaranes. Control de documentos pendientes de cobro a través de la emisión de vales. Control de devoluciones. Usuarios autorizados. Devoluciones de temporada. Control de artículos a abonar al contar con ficheros de históricos. Control de stock en el proceso de venta. Controla y gestiona el stock de la Página 59 tienda y el de la trastienda en tiempo real (stock actual, pendiente de servir, pendiente de recibir, stock reservado, stock de picking...) con lo que facilitará un reaprovisionamiento eficaz. Posibilidad de decidir si se actualizan los stocks en línea o al confirmar la venta. El sistema avisará si el artículo no está disponible. Control de carros, manual o automática. Trazabilidad. Control de caducidad. Control de periodo de garantía. Otros controles: formato mínimo de venta, precio mínimo de venta por línea, importe máximo por operación con ticket, porcentaje mínimo de beneficios por venta… Página 60 Página 61 6 VENTA TRADICIONAL O REPARTO El Módulo de Venta Tradicional o Reparto contempla todos los puntos necesarios para realizar cualquier proceso de ventas con reparto o no, según se decida, en cualquier empresa de distribución. Así pues, le permitirá gestionar cualquier tipo de venta que pueda darse en su almacén o almacenes de distribución. Este módulo es flexible, y puede ser adaptado al proceso particular de cada empresa y a cada una de las posibles situaciones que pueden darse en cualquier venta. En otras palabras, podrá contemplar múltiples situaciones que pueden darse en cualquier relación cliente-empresa. Entre otras, podría reflejar que un cliente: Realice un pedido (por teléfono, fax…) y que requiera: o Servicio total (posibilidad de realizar varias entregas según la disponibilidad). o Preparación. o Reparto. o Albarán, al tener facturación periódica. Se presente en las instalaciones de su empresa, y que: o Solicite sobre la marcha mercancía disponible. o No requiera una gestión de preparación. o No requiera transporte de la empresa, sino que utilice sus medios. o Solicite albarán o factura directa. Página 62 Solicite mercancía que está disponible en parte, en el almacén al que se está dirigiendo y parte en otro u otros almacenes diferentes de la empresa, por tanto, requiera: o Preparación de la mercancía correspondiente en los almacenes implicados. o Reparto ya sea desde cada uno de los almacenes implicados a la dirección indicada por el cliente, o bien, traspaso entre almacenes y reparto desde un único almacén. o Albarán por cada entrega, y factura cuando se complete el pedido. Solicite un simple presupuesto, que pueda desembocar en cualquier tipo de venta. Solicite que sea gestionada una devolución de mercancía, que no requiera transporte por parte de la empresa, o incluso un abono en importe que no afecte al stock. Solicite a la empresa que gestione la recogida de cierta mercancía de una dirección concreta, que desea devolver y está averiada. Etcétera. Estas situaciones y muchas más, pueden ser gestionadas y reflejadas fielmente en Quivir, información útil para el responsable de ventas de la empresa. En cualquier caso, su empresa podrá decidir en todo momento, la gestión de las ventas que desee llevar. Así podría ser: Página 63 1) Una gestión ágil y rápida, que podría consistir en: Grabar un pedido y, tras su confirmación, generar directamente la documentación de salida reflejando sólo las cantidades entregadas. Grabar directamente el albarán con las cantidades entregadas y obtener la factura de la mercancía vendida. Grabar devoluciones sin necesidad de gestionar el transporte. Etcétera. 2) Una gestión detallada y fiel a la realidad, como podría ser grabar desde el simple presupuesto que pudiera solicitar cualquier cliente, hasta grabar, a parte del pedido con las cantidades originalmente solicitadas, todo el detalle de su preparación (si se han realizado varias entregas o no requería servicio total, si se han gestionado varias ordenes de preparación o sólo una, las faltas, rechazos, cambios… producidos en la preparación), e incluso si necesitara transporte por parte de la empresa, podría gestionar la mercancía preparada, desde que esta es depositada en el despacho del almacén que corresponda y es transportada a las rutas definidas, hasta que el camión regresa a la empresa, reflejando la situación real de la venta (venta entregada, cobrada, rechazada, no realizada, …). Así podrá conocer la demanda real de sus productos al gestionar los pedidos, y todo el detalle de la preparación, del transporte, las cantidades realmente vendidas…, y, por tanto, el responsable de la empresa contará con información muy útil para realizar estimaciones, comprobar si están realizando un reaprovisionamiento eficaz, … Para acabar con este punto introductorio, indicar que antes de comenzar con toda esta gestión, tendrá la posibilidad de decidir a priori: Página 64 o Si su empresa desea trabajar con reserva de stock, es decir, reservar la mercancía disponible desde el mismo momento en que es solicitada por el cliente, y reservar la mercancía no disponible, cuando sea recibida. o Si desea servir restos de pedidos por omisión, condición que podrá particularizar por cliente e incluso cambiar según cada situación. o El catálogo de artículos que van a ser comercializados por este canal. Podrá hasta concretar el formato mínimo de venta de cada artículo en este canal. o Los clientes a los que se le permite gestionar los pedidos a través de este canal. o La tarifa a aplicar en todos los procesos que se gestionen por venta reparto, o incluso particularizar una tarifa de reparto por almacén y por cliente, teniendo en cuenta que podrá contar con todas las listas de precios que desee para cada artículo aplicables en este canal. o El sistema de precios: si va a trabajar con precios automáticos o va a permitir precios manuales (controlado por usuario o firma), si va a trabajar con plantilla de descuentos, o en su lugar con precios especiales por clientes. o Las ofertas que van a afectar a este canal. o Las condiciones particulares de cada cliente: régimen de IVA, forma habitual de pago y días fijos de pago, tarifa, plantilla de descuentos, otros descuentos (comerciales, pronto pago, pie factura, rappel), comercial asignado, ruta de venta, crédito concedido, si desea o no recibir restos, si permite artículos alternativos, documento final que Página 65 desea por omisión (albarán o factura), número de copias, tipo de facturación (mensual, quincenal,…), si realiza agrupación de factura por pedido, albarán o por cliente,… o Los controles que desea gestionar mediante firma electrónica o a través de usuarios autorizados. Podrá controlar el riesgo de cada cliente, la modificación de datos relevantes (precios, condiciones económicas, fecha para precio, …), el acceso a la información, la utilización de determinadas opciones, establecer porcentajes mínimos de margen,… Cada una de las fases por las que puede pasar una venta: presupuesto, pedido, preparación, transporte, documentación de salida, devoluciones, cobros, contabilidad, …contará con su gestión particular, por lo que cada responsable podrá dirigirse directamente a la que corresponda. Tendrá un control de la Trazabilidad de cada uno de los artículos comercializados por su empresa. A) Pedidos de clientes - Contará con diferentes sistemas de gestión de pedidos; así, un cliente podrá realizar un pedido: Directo, al departamento correspondiente de su empresa, quien lo reflejará en el sistema A través de un call center, centro de atención telefónica que conectará directamente con el sistema cuando llame un cliente mostrando su intención de compra. El sistema recuperará sus datos: tarifa, régimen de IVA, forma de pago, condiciones económicas generales y particulares, … e incluso su lista habitual de compra, agilizando la grabación del pedido Página 66 A través de un comercial, que podrá grabar el pedido desde su terminal de mano (PDA…) y que posteriormente volcará al sistema. A través de la web de asociados de su empresa, pedidos que serán incorporados a Quivir. - Encontrará un sistema de grabación rápido y flexible, condicionado por: el sistema utilizado (grabación directa, call center, web…), la información suministrada de antemano al sistema (base de datos, política de precios,…), los controles establecidos y particularidades de cada pedido. - Podrá decidir, cuando un cliente solicita un pedido, que almacén lo va a gestionar. - Contará con una búsqueda rápida de clientes por código o descripción, donde el sistema aplicará automáticamente las condiciones generales y particularidades del cliente seleccionado (tarifa, fecha para precios, régimen de IVA, forma de pago, descuentos comerciales…). - Introducción rápida de artículos y cantidades, mediante lectura por escáner del código de barras, códigos rápidos, búsqueda por marca, familia, proveedor, descripción…, o acceso directo a la lista habitual de compra del cliente seleccionado. El sistema se encargará de rescatar el formato, precio (normal, oferta o especial) y descuentos de cada uno de los artículos - En el momento de la grabación, tendrá la posibilidad de: trabajar con artículos alternativos en clientes que así lo permitan, podrá cambiar la descripción de los artículos que determine, introducir líneas de texto libre, incluir líneas sin cargo, realizar repaso de ofertas cuando lo desee o de forma automática, copiar la información de otro pedido, ….. Página 67 - Tendrá un acceso directo a la consulta de stock por almacén y a la de ofertas por artículo. - Podrá recibir avisos: artículo no disponible, artículo solicitado en otro pedido, artículo ya incluido en el pedido, importe de la línea superior al permitido, usuario no autorizado para precio manual, precio inferior al margen, no hay precio para este artículo, - Etcétera. - Asimismo, será posible realizar un seguimiento exhaustivo de cualquier pedido, ya que encontrará diversos Ficheros maestros con información actualizada y organizada por almacén y estado, y podrá: - Localizar rápidamente un pedido (por estado, serie y número, fecha y/o cliente). - Revisar los pedidos grabados y los incorporados al sistema (pedidos web, de comerciales…). - Consultar toda la información detallada de cada pedido (usuario grabador, cliente, fecha para precios, de entrega, de confirmación, riesgo asumido, tarifa, importes y condiciones, …) y en que situación se encuentra al contar con asignación automática de estados por parte del sistema (podrá saber si está simplemente grabado, o se está preparando, o está parcialmente servido, si se encuentra marcado para ser supervisado….) - Acceder a los documentos asociados (orden de servicio, despacho, albarán, factura) y a su información también detallada (artículos, cantidades preparadas y servidas, fecha y hora de preparación, fecha de entrega, faltas, rechazos, cambios con respecto al pedido…) Página 68 - Conocer cuales son las necesidades reales de sus clientes, el stock pendiente de servir, el stock disponible, el stock reservado de cada uno de los artículos solicitados. - Saber si su gestión está siendo eficaz al poder controlar las faltas producidas, si la entrega es fiel a lo demandado, si las entregas han sido puntuales, el riesgo asumido, …información que ayudará a conocer el grado de satisfacción de su mercado objetivo. - Etcétera. - También será posible decidir, una vez confirmado el pedido, si generar la correspondiente orden de preparación de la cantidad solicitada o disponible, o directamente la documentación de salida (albarán/factura) sin gestionar la preparación. - A su vez, podrá realizar operaciones masivas como confirmaciones, reserva de stock, anulación de restos…) de un conjunto de pedidos que delimite según ciertos criterios. - Actualización automática de stock pendiente de servir, disponible y reservado. B) PREPARACIÓN DE PEDIDOS - El responsable de almacén, podrá llevar un control exhaustivo de la carga de trabajo de cada uno de los almacenes que gestionan pedidos (de clientes o internos) en su empresa, ya que: Tendrá acceso a la cartera de pedidos vivos de cada almacén. Podrá conocer la situación en la que se encuentra cada uno de los pedidos vivos de su empresa y el detalle de su preparación, con el consiguiente control de todo el proceso de preparación. Página 69 Tendrá acceso a todas las ordenes de servicio vivas por almacén. Podrá conocer cuantas ordenes de servicio hay pendientes, que líneas de artículos contienen cada una, que mercancía ha sido preparada, cuantas faltas se han producido, que cambios se han dado, quien o quienes se han encargado de la preparación,… Contará con una asignación automática de estados que le indicará fielmente en qué situación se encuentra cada una de las órdenes de servicio existentes. Así podrá saber si una orden de servicio está pendiente de ser asignada a un operario, o si está en curso, finalizada, suprimida,… - Asimismo, se podrá decidir si: o Generar órdenes de servicio genéricas que puedan ser preparadas por cualquiera (el primero que quede libre), o personalizadas designadas de antemano por el responsable de almacén. En cualquier caso, podrá conocer quién o quiénes se han encargado de la preparación de cualquier pedido. o Generar órdenes de servicio por la cantidad pedida o directamente generar la orden por la cantidad disponible que el sistema determine. o Gestionar las órdenes de servicio a papel o través de un terminal de radiofrecuencia. La Impresión de ordenes de servicio es personalizable. Página 70 - Se podrá llevar a cabo la gestión particular de la mercancía preparada en despachos, donde encontrará diferenciados los pedidos preparados. - Tendrá la posibilidad de generar la salida de documentos (albarán / factura) directamente de aquellos pedidos preparados que no desee gestionar su transporte. - Actualización de stock pendiente de servir y stock en despacho. C) PARTES DE RUTA - El responsable de almacén podrá llevar a cabo un control exhaustivo de cada uno de los repartos que se realizan en cada uno de los almacenes de su empresa. - Organización de reparto de mercancía preparada (despachos) y recogida de devoluciones, por ruta. - Control de carga por camión. Podrá conocer a priori, que mercancía se va a poder cargar en cada camión, al conocer el volumen, peso….de cada uno de los despachos. A la hora de cargar un camión, podrá seleccionar rutas completas, o bien, si lo desea, podrá concretar manualmente los despachos que se dispone a cargar. El sistema incluirá de forma automática, en aquellas rutas que tengan reparto, las devoluciones gestionadas. Así, se aprovecharán los repartos para recoger la mercancía devuelta. Podrá indicar en el sistema si se trata de devoluciones recuperables o no recuperables, con el consiguiente efecto en los stocks del almacén que corresponda o en el almacén de averías. Contará con ficheros históricos donde podrá consultar cualquier información relacionada con cualquier reparto: fecha, transportista, hora de salida, hora Página 71 de llegada, kilómetros de salida, kilómetros de llegada, documentación incluida, destinos, estado (si aún se está cargando el camión, si el camión ya ha salido, si ya ha regresado y se ha realizado la liquidación con almacén, si se ha efectuado la liquidación económica, si ya está cerrado y contabilizado), incidencias encontradas: si ha habido algún despacho descargado antes del reparto, o mercancía no entregada o rechazada, o se ha producido algún cambio,…. - Gestión particular para realizar liquidaciones a los transportistas. Se podrá establecer un importe fijo por reparto realizado, o un porcentaje sobre la venta repartida, sobre el coste, sobre el margen, o sobre lo cobrado,…. Esta gestión diferenciará entre el transportista empleado y el autónomo. - Generación automática de documentos por cada reparto: listado de carga, parte de ruta, albaranes, facturas, notificación de restos a los clientes,… - Posibilidad de reimprimir la documentación que desee relacionada con cualquier reparto. - Actualización automática de stock en el almacén desde el que se gestiona el reparto. - Posibilidad de gestionar el cobro de los documentos en el proceso de reparto. Podrá controlar qué documentos deben ser cobrados en el momento de ser entregados por el transportista. C) ALBARANES/FACTURAS/CARGOS Y ABONOS A CLIENTES - Posibilidad de definir distintas series por almacén para cada documento. - Formatos de impresión de los documentos, personalizada. - Históricos: fácil localización de documentos por serie y número, estado, cliente y Página 72 fecha. - Enlaces con otras gestiones particulares, así podrá conocer de cualquier documento, cuál ha sido el circuito que ha seguido cualquier documento, y todo el detalle incluido en el sistema. Podrá conocer si ha habido un pedido previo, ha sido gestionada su preparación, si ha habido o no gestión de reparto, si ha sido cobrado, contabilizado,…. - Tendrá la posibilidad de grabar directamente un documento sin necesidad de pedido, preparación, ni gestión de transporte. - Posibilidad de realizar facturaciones periódicas masivas, pudiendo acotar por documento, fecha, cliente, periodo de facturación de clientes (mensual, quincenal,…), … con posibilidad de indicar la fecha de facturación que corresponda. - Control de la fecha última facturación, o de fecha fuera de periodo contable,… - Posibilidad de incluir en un documento líneas de cargo y abono. - Devoluciones en cantidad e importe. - Control de devoluciones de clientes al contar con ficheros históricos de venta por artículo / cliente acceso directo desde la propia grabación. - Distinción entre devoluciones recuperables y no recuperables. Podrá definir un almacén asociado de averías donde gestionar de forma diferenciada, el stock no recuperable. - Generación automática de asientos tras la facturación, asientos de venta y modos cobro personalizados. D) Otros puntos de interés Página 73 d.1. Gestión de comisiones de comerciales Generación automática de comisiones de las ventas del cash y de reparto. Posibilidad de establecer comisiones diferentes en función de si se trata de una venta con precios automáticos, con precios manuales o con precios en oferta. Podrá establecer porcentajes de comisión: por artículo, por familia, por tarifa aplicada en la venta, marcaje… Informe de comisiones en resumen o en detalle, por comercial y periodo. Asignación de estados automática, para distinguir entre comisiones generadas o pendientes Generación manual o automática de documentos para los comerciales detallando el pago de las comisiones. Generación automática de asiento de comisiones. d.2. Gestión particular de riesgo de clientes. Podrá trabajar con Compañías aseguradoras d.3. Gestión particular de rappel de clientes: rappel general, rappel por cliente, por familia de artículos, por artículo. Generación automática de rappel. Página 74 7 VENTA TIENDAS PROPIAS Este módulo permite gestionar tanto tiendas propias como franquiciadas. Dispone de gestión de pedidos internos tanto manuales como automáticos. Controles de aviso si se encuentran en el pedido artículos que no existan en el catálogo de ventas, si se piden unidades de servicio erróneas... Gestiona distintos tipos o categorías de tiendas, diferentes tipos de surtido,... Las ventas son descargadas del stock. Informa de errores de precio, stock negativo, etc. Existen funciones para las gestiones de precios de tiendas, ofertas, artículos nuevos... Gestiona la rotación de los artículos en tiendas, fijando stock máximo, mínimo y punto de pedido. Se pueden obtener pedidos automáticos de las tiendas a la central. Permite consolidar y gestionar en central tareas que, habitualmente, se realizan en tienda. Página 75 8 AUTOVENTAS La automatización de la fuerza de ventas supone abrir un canal de comunicación, mediante el cual, se pone a disposición de los vendedores información sumamente útil para una gestión más eficaz de su trabajo. Hoy día, la mejora de la eficacia comercial se ha convertido en una necesidad de primer orden para las empresas y, en este sentido, una óptima mecanización de la autoventa, a través de un sistema que permita la gestión logística y la venta de una manera sencilla, efectiva y automática, permitirá, sin duda alguna, maximizar el rendimiento comercial. Frente a la gestión manual, la informatización del sistema de autoventas supone beneficios inmediatos y contrastables, tales como: Incremento de la productividad y de la eficacia comercial Eliminación de errores derivados del tratamiento manual Optimización de la organización logística de rutas Utilización de información valiosa (tarifas, precios, ofertas, descuentos, históricos, etc.) Exacto control de stocks (gestión de entradas-salidas) Etc., Conseguir estos objetivos no sólo requiere contar con las más avanzadas tecnologías y soluciones, supone también, contar con la experiencia y el asesoramiento de una compañía que conozca a la perfección los procesos de negocio y la problemática específica de este sector. En la actualidad más de 100 instalaciones por toda España avalan las soluciones tecnológicas de ASERSA, una compañía con más de 20 años de experiencia en Distribución. Página 76 La solución de Asersa para autoventa, está desarrollada con el fin de controlar exhaustivamente este tipo de canal de venta, en el que el vendedor/delegado utilizará terminales móviles que le permitirán realizar su trabajo de una manera más profesional, ahorrando tiempo en tareas innecesarias. La dilatada experiencia de Asersa en el desarrollo de aplicaciones para terminales de mano, hace que la aplicación se adecue perfectamente a las necesidades específicas del cliente, en cuanto a funcionalidad y operatividad se refiere. En este sentido, es posible realizar, a partir de especificaciones concretas, adaptaciones o añadidos de funcionalidad particulares en función de las necesidades de cada cliente. Esta solución permite vender en ruta a clientes mediante la utilización de terminales inalámbricos; está diseñada para organizar logísticamente rutas de ventas y reparto, y cuenta con las siguientes características: • Control de stock: el terminal es capaz de gestionar el stock del vehículo (que será tratado como almacén) y además podrá controlar el stock de central (a la hora de la carga). • Control de múltiples tarifas: permite trabajar con varias tarifas de venta de manera que cada cliente podrá tener su propia tarifa. • Control de pagos/riesgo máximo de clientes: el microterminal indicará si es posible o no la venta a un determinado cliente, llegando incluso a mostrar las posibles facturas pendientes de pagor que este tenga. Asimismo, se le puede asignar a un cliente un importe máximo de compra para controles de riesgo. • Ofertas por tarifas: podrán ser cargadas en el terminal las ofertas de cada tarifa, proponiendo éste el precio final. • Descuentos/regalos por compra: será posible introducir en el terminal descuentos en porcentaje o bien regalos según volumen de compra. Página 77 • Retirada de mercancía por fin de temporada, por deterioro, etc. El microterminal puede controlar la retirada mercancía y crear un abono al cliente. • Control de la ruta: la ruta a seguir será mostrada al vendedor con el objetivo de que pueda visitar en orden a los clientes. • Búsqueda de Clientes de forma alfanumérica o por código. • Traspasos de mercancías: si un vehículo se queda sin mercancía, ésta podrá ser traspasada al mismo desde otro vehículo o desde otro almacén. • Pedido Programado: el pedido habitual del cliente es mostrado al vendedor, lo que tiene como consecuencia un importante ahorro de tiempo. • Último pedido: los últimos pedidos del cliente son mostrados al vendedor, con el fin de que conozca las cantidades que dicho cliente adquirió en sus últimas compras. • Listados de inventarios: será posible listar inventarios en el propio terminal. • Búsqueda de artículos por código de barras, código propio o por orden alfabético. A) Descripción del sistema El sistema necesario para implementar este tipo de soluciones móviles parte de la utilización de un terminal de mano como soporte de la aplicación, que permitirá la necesaria movilidad del vendedor y la automatización de las operaciones. Además de este elemento, vamos a mencionar los componentes necesarios para definir la conectividad del sistema, la carga y descarga de la información, los dispositivos de impresión, etc. La necesidad o no de estos componentes, irá en función del uso y la funcionalidad que requiera el cliente. a.1. Comunicaciones Página 78 La estructura del sistema se implementa mediante el establecimiento de comunicaciones bidireccionales entre el terminal de autoventas y, habitualmente, un PC intermedio conectado con el Servidor Central a través de la red local. Las comunicaciones se realizan a través del protocolo definido según las necesidades del cliente (GSM, GPRS, ...). Internamente el terminal trabaja con ficheros ADO CE, XBASE o TEXTO PLANO. Mediante comunicaciones, el terminal recibe ficheros de texto plano sin separadores de campo y con separador CR-LF como separador de registro. Tales ficheros se convierten al formato del terminal antes de ser enviados al sistema central. La carga de datos se realiza en formato texto plano para facilitar la integración con sistemas de gestión centrales no diseñados por Asersa. La experiencia de la compañía permite integrar actualmente el sistema de autoventas con cualquier aplicación de gestión central del mercado, contando con la colaboración del proveedor de dicha aplicación. a.2. Conectividad La gama de posibilidades de conectividad del terminal dependerá de las necesidades del cliente de autoventas y del hardware utilizado. Genéricamente podemos hablar de las siguientes posibilidades: Conexión telefónica desde cuna con MODEM integrado: permite llamar desde una cuna de carga de baterías que contenga un MODEM integrado para la realización de una descarga de datos. La velocidad de conexión es de hasta 56 kbps. Conexión GSM externa: es similar a la anterior aunque conectando un teléfono móvil con MODEM GSM a una cuna de carga de baterías o cuna de camión. La velocidad de conexión es de hasta 19200 bps. Página 79 Conexión GSM interna: en este caso, se inserta una tarjeta SIM de teléfono móvil dentro del terminal, conectándose éste al ordenador central de comunicaciones con una llamada común de teléfono a 19200 bps. Conexión GPRS interna: se inserta una tarjeta SIM de teléfono móvil que posea conexión GPRS dentro del terminal, que conectará a la red vía TCP/IP. La velocidad de conexión es de hasta 56 kbps. Conexión por cable directo: el terminal se conectará al ordenador central mediante cable RS232 y también por USB. La velocidad de conexión variará entre 1 Mbps y 16 Mbps dependiendo del soporte utilizado. Conexión Bluetooth a ordenador: el microterminal se conectará a un ordenador con “llave” bluetooth. La velocidad de conexión aproximada será de 1 Mbps. Conexión Ethernet con red de ordenadores: es posible conectar a la red de ordenadores bien con cable directo a 100 Mbps o bien con wireless a 11 Mbps sin cables. Interconexionado heterogéneo: o Posibilidad de conectar a impresoras Bluetooth sin cables. o Conexionado con impresoras matriciales de camión tipo serie. o GPS para control de tiempo y de la ruta. o Posibilidad de cuna de carga de vehículo. o Scanner laser o CCD integrado. o GSM/GPRS integrado. Página 80 o Wireless integrado. o Bluetooth integrado. Página 81 9 PREVENTAS Con esta aplicación se pretende dar solución a la problemática generada por la información sobre pedidos que la empresa pueda realizar diariamente. La utilización de este sistema informatizado de toma de pedidos, dará como resultado una mayor velocidad en el proceso, así como un menor margen de error ya que la transcripción de los datos al sistema central (en este caso, Quivir) se realizará de forma automática y no de forma manual. En principio, el hardware utilizado serán dispositivos de la marca Intermec, los microterminales de la familia 700, dotados de 64 mb de RAM y sistema operativo Windows CE. La forma de trabajar con esos micro-terminales y programa será sencilla y con cierta similitud al sistema Windows de ordenadores personales. El sistema funciona de la siguiente manera: a primera hora de la mañana el delegado dejará el terminal en la cuna situada en sus oficinas centrales para la descarga de datos del día anterior (si hubiere) y la carga de datos como artículos, ofertas, etc. del día actual. Ésta comunicación sería posible por otro tipo de comunicaciones tal como GPRS, pero conllevaría a estudio de velocidades y tiempos de proceso por la capacidad de los ficheros. Una vez cargado con los datos, el delegado podrá comenzar la ruta: Pantalla de Bienvenida Página 82 Desde este menú principal, se podrá acceder a las distintas funcionalidades de la aplicación como, por ejemplo, realizar un nuevo pedido, repasar algún pedido, consultar las ofertas en vigor, comunicar al inicio del día los pedidos y recibir datos de artículos, clientes etc... y configurar el terminal con datos como el número del último pedido, el delegado al que corresponde , etc. Menú Inicial A continuación, vamos a ver cada uno de los puntos por separado: Nuevo Pedido: para realizar un nuevo pedido, debemos introducir el código de cliente deseado. Si no se conoce éste código, será posible realizar una búsqueda alfabética del cliente: Código de cliente Página 83 Búsqueda alfabética cliente Una vez seleccionado el cliente, nos aparecerá la información del mismo antes de poder venderle. Como se observa, se muestran además de los datos típicos del cliente, la tarifa aplicada y si lleva recargo de equivalencia: Consulta del cliente Página 84 Una vez aceptado el código del cliente, el terminal mostrará la pantalla de pedido a clientes. Esta pantalla muestra los datos como el número de pedido actual y pedirá otros como el código de artículo, tarifa, cantidad y si se aplica oferta o no a esa línea de la nota de pedido Como observamos, se puede añadir la línea actualmente editada, salir (cancelar el pedido), dar por finalizado el pedido e incluso, las consultas. Según el ejemplo que ponemos a continuación, se pretende vender el artículo de la tarifa 2 con una cantidad básica de 100 unidades a un precio de 192.50 euros. El total del pedido actual es de 940.00 euros y el subtotal de 967.56 euros. En el subtotal aún no han sido aplicadas las ofertas mientras que en el caso del total sí se están tomando en cuenta las mismas. Realización de pedido Página 85 Cuando nos referimos a la petición de código de artículo, el delegado puede usar el código de barras (EAN) o bien el código interno del mismo y el código de barras podrá tanto ser pasado por el scanner láser como ser escrito por el teclado. Si se desconoce el código, es posible realizar una consulta. Menú de consultas en el pedido Podremos consultar todas las líneas de pedido que se hayan introducido ya en este pedido, además de las ofertas activas y la consulta de artículos. Para esta última, dispondremos de dos posibilidades: consulta ordenada por descripción y consulta clasificada por familia. Consulta de artículos Página 86 Podremos llevar a cabo, como antes comentamos, tanto la consulta alfabética como por familia. Una vez seleccionada esa consulta, nos aparecerá una lista con los artículos para poder seleccionar alfabéticamente. Consulta de artículos, búsquedas Una vez finalizado el proceso de entrada de datos, éstos serán guardados en la memoria del micro-terminal y volverá al menú principal. Se generará un fichero de texto para la posible futura impresión del documento. Si está activa la impresora (en el menú de configuración), el pedido será visualizado y se nos ofrecerá la posibilidad de la imprimir el documento. Visualización del resultado de la consulta Página 87 Repasar pedidos: Desde esta pantalla a la que accedemos desde el menú principal, será posible consultar todas las líneas de cualquier pedido así como modificar y eliminar líneas del mismo. Ofertas Activas: Desde el menú principal, será posible consultar las ofertas activas, visualizar las fechas de caducidad de las ofertas, precios, etc. Consultas ofertas activas Comunicar: Para comunicar con el ordenador, es necesario introducir el terminal en la cuna de carga de datos. Se realizará un proceso de carga / descarga de datos Página 88 y éstos pasarán automáticamente al sistema central de proceso (Quivir) para su posible tratado o explotación. La comunicación será posible de varias formas: A) Vía MODEM IrDA (teléfono móvil) B) Vía GPRS con tarjeta integrada C) Con cable directo al ordenador. D) Etcétera. Configuración: Desde aquí es posible modificar los parámetros normales para la venta, como son el número de terminal, el delegado y el número del próximo pedido, por si se tratara de un nuevo terminal. Así mismo es posible activar o no la impresora. Página 89 Configuración del terminal Página 90 10 QUIVIR TPV Cuando nuestras tiendas comienzan a crecer, tanto en beneficios como en número de empleados y en número de artículos de los que debemos disponer, controlar el negocio se nos empieza a complicar. Muchos son los que se han visto ante esta situación y que han visto cómo el futuro de su negocio corría peligro. Una de las soluciones por la que muchos de ellos han optado ha sido la informatización de su tienda instalando Terminales Punto de Venta (TPVs). Con la informatización de las tiendas son muchos los beneficios que obtenemos y que nos permiten controlar, de manera exhaustiva, nuestro negocio. Entre los más destacados se encuentran: Facilitar y ayudar a los empleados y encargados a llevar a cabo sus tareas de la manera más correcta y rápida, por ejemplo, evitando que aumente el stock de tiendas de una forma descomunal, no teniendo que etiquetar producto por producto, evitando que pierda el tiempo en buscar el precio en catálogos, etc. Evitar que se apliquen descuentos no válidos por estar fuera de tiempo u ofertas no programadas. Impedir vender en distintas tiendas los mismos artículos a precios distintos, evitando también la consiguiente mala imagen que esto conllevaría. Menor número de incidencias debidas a la existencia de artículos caducados, obsoletos o fuera de temporada. Al llevar un stock más ajustado a las necesidades y demandas de la tienda, el stock queda reducido a lo necesario, no al exceso, por lo que existe menor posibilidad de que existan artículos obsoletos al haber un aumento de la rotación de mercancía en la tienda. También con este hecho, evitaríamos las consecuencias tan Página 91 negativas para la imagen empresarial que nos podría causar el vender productos cuya fecha de caducidad ya ha pasado. Disponer de un inventario fiable que nos refleje el estado real de la tienda en cierto momento. Gracias a la realización del inventario de forma mecanizada, evitaríamos los errores producidos por el personal de tienda que, lógicamente, puede cometer fallos al realizar las transcripciones de manera manual y, a su vez, reduciríamos, con creces, el tiempo que conlleva el hacer un inventario de manera no informatizada. Aumentar la velocidad en la venta una vez que el personal se ha adaptado a la nueva manera de gestionar la tienda, algo que es fundamental para el dinamismo del negocio comercial. Esto no sólo es posible gracias al lector del terminal punto de venta, sino y más importante aún, a la correcta integración de los datos de artículos y códigos de barras que generan una venta más eficaz, sin tener el dependiente que preocuparse por conocer los precios, los códigos de artículos, las ofertas en vigor, etc. Mayor claridad en los tickets ya que la informatización de las tiendas permite que en ellos quede reflejada de manera exacta toda la información de los artículos que el cliente ha adquirido en su compra. Esto beneficia tanto al cliente/consumidor como al personal y gerencia de la propia tienda. Por ejemplo, de esta manera se simplificarían las devoluciones de artículos al reflejar en el propio ticket, los códigos, los precios, la fecha de venta, etc, de una forma clara. En una tienda no informatizada y en la que el personal utilice una o varias cajas registradoras, cuando se venden los productos, al pasarlos por las mismas obtenemos boletas o tickets en los que ni siquiera se indica el producto en sí e, incluso, en muchos casos, ni siquiera aparece el CIF de la empresa. En otros casos, la fecha o no aparece Página 92 o es incorrecta. En el caso de los precios, éstos son marcados de forma manual, algo que, sin duda, nos lleva a cometer errores y, además, nos obliga a tener etiquetados con el precio todos y cada uno de los productos. Mayor eficacia en la gestión de los pedidos de mercancías, al poder realizarlos de una forma automatizada, permitiendo una fácil y rápida supervisión de los mismos. Permite controlar de una manera óptima los débitos de los clientes, pudiendo avisar al encargado de la caducidad del débito para poder efectuar la reclamación pertinente. Permite controlar, de manera exhaustiva, el traspaso de mercancías entre las distintas tiendas. Mayor eficacia en el etiquetaje de artículos; la informatización de la tienda permite la generación automática de etiquetas con las variaciones de precios para los lineales. Control de ingresos y retiradas de caja: se realizan éstos apuntando un concepto, así no hay que realizar tareas mensuales de cuadres de facturas con estadillos de caja. Control de Z. Al realizar el Terminal Punto de Venta las operaciones de ingresos/retiradas y ventas/devoluciones, es generado un cierre de tienda más claro, limpio y rápido de gestionar que el cierre realizado “a mano”. Página 93 “Impersonalidad de la máquina”: cuando un cliente intenta conseguir una rebaja en el precio, el dependiente puede excusarse argumentándole que debe aplicar el precio que le indica el terminal sin tener él potestad para modificarlo. De esta manera, se convence de manera “justificada” al cliente. Mayor control del escaparate de la tienda. Hoy día y dada la importancia de la imagen externa, es fundamental contar con un escaparate en el que estén presentes los artículos más representativos de la tienda y que atraigan, en mayor medida, la atención del cliente para hacerlo entrar en la misma. Mayor control del auto-consumo (bolsas, consumibles, productos de limpieza, etc). Etcétera. Como conclusión a este punto introductorio, podemos decir que los terminales puntos de venta (TPVs) han pasado de ser durante años el centro de cobros por excelencia en todo tipo de empresas para convertirse en una plataforma de servicio al cliente, válida también para el análisis y la gestión de las ventas, así como para la administración de la propia tienda, del almacén y, por extensión, de toda la cadena de suministro. En definitiva, los TPVs de hoy día, son un verdadero centro de datos conectados con el resto de aplicativos de la compañía. La edición de Quivir-TPV es una aplicación multisectorial, es decir, está diseñada para tiendas de alimentación, droguerías, perfumerías, ferretería, bricolaje, jardinería, juguetería, etc. Proporciona todos los beneficios anteriormente descritos, funcionando con la sencillez de una caja registradora, pero contando con Página 94 todas aquellas funcionalidades que proporciona un PC, lo que aporta una gran agilidad en los comercios. Es sencilla de aprender ya que en su desarrollo, tuvimos muy en cuenta que puede ser manejada por usuarios que quizás no estén habituados al manejo de herramientas informáticas. Elementos de Quivir TPV A) Visor del TPV para el cliente: el visor sirve para informar al cliente, mediante una serie de mensajes, del momento de la compra en el que se encuentra o del estado de la misma y sus resultados. Los mensajes del visor pueden ser activados o desactivados desde las opciones de la aplicación. B) Las secciones: La forma de organizar los artículos en la tienda es a través de secciones. Estas pueden también utilizarse como elemento de venta, disponiendo siempre de un artículo asociado para que se pueda realizar una venta por sección. C) Avisos en la venta: el TPV tiene la posibilidad de mostrar avisos de alerta a la hora de vender ciertos artículos. A continuación, vamos a describir las funcionalidades de la solución, estableciendo una serie de puntos. Inicio de la aplicación Cuando se inicia la aplicación, ésta de manera automática, verifica y chequea el estado actual del sistema antes de empezar a funcionar. Asimismo, lleva a cabo las siguientes funciones establecidas por el sistema: o Chequeos y verificaciones: Comprueba que la tienda y TPV están registrados en la base de datos y muestra un mensaje con el dinero de apertura de la caja. Página 95 o Solicita vendedor: cuando se inicia la aplicación, ésta solicita la identificación del vendedor que va a utilizar, en esta ocasión, el TPV. o Carga la configuración del TPV utilizada: si se realiza algún cambio en la configuración, éstos serán aplicados al iniciar nuevamente la aplicación. (Nota: existe una opción mediante la cual es posible consultar y modificar la configuración dada inicialmente al TPV). Gestión de errores El sistema dispone de una gestión integral de los errores producidos, que permite hacer un seguimiento exhaustivo de los mismos. Permite registrar en un archivo, mostrar en una ventana de sistema o enviar por correo electrónico, los posibles errores que produzcan en la aplicación. Reimpresión de tickets Desde el TPV se podrá reimprimir el último ticket o aquel que se indique mediante el número que lo identifica. Por defecto, aparecerá el número del último ticket. Se podrá optar por una visualización en pantalla del ticket o bien por su impresión en formato papel. Página 96 Cambio de vendedor Desde la opción de cambio de vendedor se puede indicar cuál es el vendedor actual. Si el empleado tiene registrada una contraseña, se mostrará la ventana de logon, para que sea validada. Desde cualquier punto del programa se puede realizar el cambio de vendedor y, si así se hiciera, la aplicación cargaría la nueva configuración del cajero o empleado. Traspasos de mercancía Con esta función se indican los artículos que van a ser traspasados de un almacén (tienda) a otro. Con el registro del traspaso, se informará al sistema central QUIVIR, quien deberá gestionar todo el proceso. Se tomará como origen del traspaso el almacén o tienda actual. Página 97 Este proceso modificará los stocks de artículos en el almacén. Gestión de Pedidos Este punto gestiona los pedidos de nuevas mercancías a la central, informando de aquellos que estén pendientes de recibir. Se tomará como origen del pedido el almacén o tienda actual. Con el registro del pedido, se informará al sistema central QUIVIR, quien deberá gestionar el proceso. Gestión del autoconsumo Mediante esta funcionalidad, se gestiona el autoconsumo de los artículos de la tienda. El almacén actual será tomado como origen del autoconsumo. Con el registro del autoconsumo, se informará al sistema central Quivir acerca del mismo. Este proceso modifica los stocks de artículos en el almacén. Devoluciones Aquí se gestionan las devoluciones de mercancías a la central. Al igual que en las otras ocasiones, se tomará como origen de la devolución el almacén o tienda actual. Con el registro de la devolución, se informará al sistema central QUIVIR, que será quien gestione la devolución. Página 98 Este proceso también modifica los stocks de artículos en el almacén. Ofertas La aplicación de TPV dispone de distintas posibilidades a la hora de realizar descuentos u ofertas de los artículos. Se tomará como origen de la oferta el almacén o tienda actual. Estos descuentos se podrán agrupar en tres modalidades: a) Descuentos directos: se aplican al artículo a la hora de obtener el precio. Se muestran en la línea de cada artículo y permite obtener la cantidad que se ha descontado para que sea mostrada en el ticket. b) Descuentos en venta: se aplican una vez que se ha terminado de pasar los artículos y antes de indicar la forma de pago, pues afecta al importe de la venta. Tendrán una zona de impresión en el ticket. Página 99 c) Cupón descuento: no afecta a la venta en la cual han sido generados, imprimiéndose con posterioridad al ticket. Serán aplicados en la próxima compra del cliente como un descuento en venta. Obtención de listados Esta opción permite obtener listados creados y registrados en la base de datos. Estos listados podrán estar restringidos por seguridad de acceso. Recepción de mercancías Permite recepcionar “Pedidos a Central” y envíos de traspasos entre tiendas. Se toma como origen de la recepción el almacén o tienda actual. Este proceso modifica los stocks de artículos en el almacén. Si la recepción corresponde a un pedido, éste se marcará como recibido. Para que se registre la recepción, el artículo deberá estar dado de alta en la base de datos. Recepción proveedores directos Esta función permite recepcionar mercancías que no provienen de los almacenes de la empresa, sino de proveedores no controlados por el sistema central QUIVIR. Se tomará como origen de la recepción el almacén o tienda actual. Cobros a clientes Esta función es utilizada para realizar el cobro a los clientes que hicieron una compra con una forma de pago que solicita su identificación o determinados datos sobre él. Se toma como origen del cobro el almacén o tienda, y el TPV actual. En la pantalla se indican los datos del cliente, el importe del cobro, y un campo para rellenar las posibles observaciones que se quieran realizar. Página 100 Cada vez que un cliente efectúe un pago, se registrará la fecha como la del último pago y su saldo será actualizado. Pagos de facturas Esta funcionalidad tiene el fin de registrar las facturas o los recibos pagados. Al igual que en las demás ocasiones, se toma como origen del pago el almacén o tienda, el TPV y el vendedor de la selección actual. En la pantalla, se incluye asimismo un campo en el que se indica el concepto de la factura, así como el importe de la misma, los cuales serán registrados en la base de datos. Consulta de artículo Esta función hace posible la consulta de información detallada acerca de un artículo determinado (del que indiquemos su código) desde cualquier punto de la aplicación. Página 101 Mantenimiento de clientes Este punto permite incorporar a los clientes que compran en el almacén o tienda, con el fin de que esta información sea utilizada en el caso de formas de pago que solicitan la identificación del mismo. Por tanto, para agilizar el proceso, se deberá facilitar el acceso a esta función desde la forma de pago en la venta. Ingresos o retirada de efectivo de caja Esta función registra los ingresos o retiradas de dinero de la caja del TPV. El importe introducido es siempre positivo, tanto para el ingreso como para la retirada debiendo indicarse, de cual de estos dos procesos se trata. Si se elige la retirada, hay que tener en cuenta que el sistema cambiará internamente el signo del importe. Cierre de caja (Z) Esta función genera un informe del cierre de la caja para el día indicado. El saldo inicial será el informado en la configuración del TPV. Arqueo de caja (X) Gracias a esta función obtenemos un informe sobre el estado actual del saldo en caja. En dicho informe se indica, por un lado, el terminal del que se trata, la fecha de cierre y la hora y, por otro, los números de tickets o pases, el saldo inicial del día, las ventas del día, las retiradas de caja, los ingresos y los pagos, obteniendo finalmente el saldo final. Página 102 La interfaz gráfica del sistema de generación de ventas es el que mostramos a continuación: El sistema de ventas, mantiene un registro de la operación actual de modo que, si ocurriera algún problema (como, por ejemplo, un corte de corriente) se puede volver al mismo instante de la venta que se estaba realizando. El TPV mantiene una gestión de stock de los artículos, siendo éste actualizado al registrar la venta. Una vez concluida la venta, se guardará una copia del ticket resultante de la misma y los cupones descuentos, por si hubiera que consultarlos en caso necesario. A) Con respecto a los vendedores, el terminal tendrá indicado según su configuración, si en cada nueva venta el vendedor ha de volver a registrarse. El vendedor podrá tener una serie de parámetros definidos que le permitirá realizar una serie de operaciones y le impedirá llevar a cabo otras. Página 103 B) Con respecto a la introducción de artículos en la venta, éstos podrán ser identificados mediante: el código de barras, el código interno del artículo, el código de sección o departamento, si el artículo está asociado a la venta por sección. En este punto, se podrá llamar a la ventana de búsqueda, cuando no se quiera o pueda introducir ningún código del artículo. Si el artículo en cuestión estuviera en oferta, esta información aparecerá reflejada en pantalla de manera detallada. En el caso de elegir la opción de cambio manual de precio, se puede elegir entre: precio directo (se introduce el precio del artículo), y descuento (se introduce el porcentaje de descuento a aplicar en el precio). También resulta interesante destacar que, cuando un cliente pretende devolver un artículo cuyo periodo válido de devolución ya ha finalizado, aparecerá un mensaje para impedir que se proceda a su devolución. C) En relación con las formas de pago, el TPV mostrará la opción por defecto si esto ha sido indicado en la configuración del terminal. También será posible que aparezcan en una ventana de búsqueda las distintas opciones posibles, para que el vendedor, según la forma de pago elegida por el cliente, seleccione de manera rápida la opción determinada. Si alguna de las formas de pago tiene asociada a un cliente, la fecha de la venta se registrará en los datos del cliente con la última compra y se incrementará el saldo con el importe de la forma de pago. D) Una vez finalizada la venta, el sistema comprobará de forma automática si el dinero de la caja está por encima del máximo arqueo indicado para el terminal. Si Página 104 así fuera, será mostrado un mensaje que indica que está ocurriendo esta circunstancia (aviso de máximo arqueo). E) Con respecto a la impresión del ticket en el momento de la venta, existen dos opciones: que se imprima el ticket de manera simultánea a la realización de la venta (impresión en línea), o bien que sea impreso al final de la misma (impresión al final de la venta). Es conveniente destacar que, las secciones que aparecerán en el ticket, son totalmente parametrizables, es decir, configurables, de manera que sean cumplidas las necesidades y demandas del cliente. En el caso de que el empleado pulse el botón para cerrar la ventana de ventas, la aplicación de forma automática comprobará si hay una venta en curso. Si así fuera, informará de este hecho y pedirá una confirmación para salir. De este modo, se evita que, por error, se cierre la ventana y haya que volver a grabar todo el proceso de venta. Página 105 11 COMERCIO ELECTRÓNICO Se basa en el uso del producto NET-COMMERCE de IBM; Este módulo ofrece total integración con el resto de Quivir. Permite definir galerías comerciales compuestas por distintas tiendas. Permite vender al consumidor final y a clientes registrados. Transacciones de compra seguras bajo protocolo SSL. Posee funciones para añadir al carro de la compra, consultar o modificar su contenido. Si la compra la realiza un cliente registrado, se le mostrarán sus precios y/o descuentos en vez de los generales. Los pedidos recibidos son generados directamente en el módulo de reparto. Página 106 12 PERECEDEROS El Módulo de Perecederos (E/D) de Quivir está dirigido a la gestión de aquellos artículos que requieren mano de obra, ya sea para elaborarlos a partir de un conjunto de (elaboración) componentes o separados considerados descomponerlos/despiezarlos en como materia partes prima perfectamente diferenciadas o elementos integrantes (despiece). Por ello, pese a que su uso habitual pueda ser en el sector de alimentación, la funcionalidad de este módulo, puede extenderse a otros muchos ámbitos que lleven a cabo elaboraciones y/o despieces de sus productos (como, por ejemplo, el sector de material eléctrico pensemos en el montaje de kits, en la construcción de cables, etc.). El Módulo de Perecederos permite controlar de manera fácil y eficaz tanto la elaboración como el despiece de los productos/artículos de la empresa, al contar en un único menú con 2 áreas perfectamente diferenciadas desde un punto de vista funcional (maestro/partes de elaboración y maestro/partes de despiece), aunque realmente se trate de un solo módulo desde el punto de vista del software ya que comparten multitud de componentes. A) Elaboración. Como decíamos anteriormente, la elaboración engloba a todos aquellos productos que son constituidos a partir de un conjunto de componentes separados. Por ejemplo, 1 Bandeja de Pescado congelado = pescado + agua + bandeja + etiqueta + congelación. Página 107 En la cabecera del fichero de elaboración, se reflejarán los productos que se elaboran habitualmente en la empresa (por ejemplo, bandeja de pescado congelado) siendo posible entrar en detalle en cada uno de ellos para ver los componentes necesarios para la elaboración del producto final y para crear, posteriormente, los partes de elaboración que deseemos. Para el funcionamiento de este área, se definen unas plantillas que recogerán las características de los componentes necesarios para la elaboración del producto final, tanto en unidades fijas como en factor de unidades elaboradas, indicando el almacén habitual de elaboración en el que acabará almacenándose el producto resultante ("almacén de destino") que podrá ser distinto de aquel en el que se almacene la materia prima y en el que se elabore el producto ("almacén original"). A través de estas plantillas y de la información contenida en ellas, Quivir realizará los descuentos de stock correspondientes de los almacenes originales, controlando perfectamente, de esta manera, la variación de stock. La aplicación permite realizar el escandallo de manera automática o según las necesidades del usuario, pudiendo éste indicar y modificar de manera manual los consumos reales de cada componente, quedando guardada esta información en la base de datos, y pudiendo ser comparada con la que teóricamente, según el escandallo, debería haberse consumido. Siguiendo con el ejemplo anterior: - Consumo teórico: Para elaborar 50 bandejas de pescado congelado, necesitaría teóricamente 50 bandejas, 12,5 kg de pescado, 10 litros de agua, 50 etiquetas EAN, etc. Página 108 - Consumo Real: Para elaborar 50 bandejas de pescado congelado, he necesitado realmente 60 bandejas porque 10 se rompieron y 55 etiquetas porque 5 se mojaron y estropearon... En otras palabras, este sistema permite comparar las cantidades estándares de cada componente que harían falta teóricamente para la elaboración del producto con las cantidades reales que han sido necesarias finalmente para la elaboración, pudiendo medir fácilmente las posibles desviaciones sucedidas. Todo ello, hace posible realizar el cálculo del producto terminado con opción de cambiar el precio del mismo en el acto. Es decir, una vez tengamos el coste real de la elaboración, podemos modificar el precio a la vista de que se haya producido un determinado cambio de costo. También es posible, antes de realizar un cambio de costo, ver cuáles serían los márgenes resultantes si no cambiara la tarifa de ventas. Además de todo ello, se llevará a cabo una actualización continua ya que cada una de estas opciones contenidas en el módulo de perecederos, está integrada con el resto de módulos de Quivir, a efectos de stocks, radiofrecuencia, costes, etc. B) DESPIECE Según la definición dada anteriormente, el despiece consiste precisamente en el proceso inverso al anterior, es decir, en la descomposición de un producto en sus elementos integrantes o componentes. Por ejemplo: Pechuga + muslos + contramuslos + pescuezo + alitas + asaduras,... obtenidos a partir de 1 pollo Página 109 Este área, incluye opciones y funciones bastante parecidas a las del área de elaboración, con la diferencia de que en la cabecera del fichero de despiece se indicará el producto a despedazar pudiendo consultar en el detalle, los productos obtenidos a partir del mismo. Podremos visualizar los productos despedazables junto con el almacén habitual donde se realizará la tarea de despiece, así como los productos obtenidos a partir del despiece siendo posible indicar una cantidad fija o un porcentaje del despedazado (por ejemplo, de 1 pollo obtendremos 2 alitas y una cantidad en porcentaje de asadura). El área de despiece, incluida dentro del Módulo de Perecederos, permitirá también ponderar el precio de venta de los productos obtenidos a partir del despiece según el valor que queramos adjudicarle - valor que normalmente va en función del valor que tiene en el mercado y que normalmente está ligado a la calidad de dicho producto y a la cantidad que obtengamos del mismo en el despiece. Por ejemplo, evidentemente la pechuga, por su mayor calidad y su consecuente mayor valor en el mercado, tendrá un precio superior a la carne destinada a elaborar las salchichas de pollo. Es decir, es posible determinar un factor de precio sobre el producto a despedazar: si tenemos un producto a un determinado coste y peso, y de él, el 10% corresponde al subproducto 1, el 15% al subproducto 2, el 30% al subproducto 3 y el resto al subproducto 4, podremos a través del factor de precio definir que, sobre el precio de compra, el subproducto 1 se valore a venta en un 300% sobre el precio de coste, el subproducto 2, un 20% sobre el mismo precio, etc. Al igual que en el área de elaboración, el sistema permite realizar el escandallo de manera automática o según las necesidades del usuario, pudiendo de este modo, comparar el escandallo de los productos obtenidos con las cantidades teóricas que de los mismos se obtendrían tras el despiece con las cantidades reales que Página 110 finalmente han sido obtenidas de cada uno de ellos, y así observar las posibles desviaciones desde un punto de vista estadístico. Por otra parte, la aplicación realiza el cálculo de coste de los productos obtenidos, ofreciendo la posibilidad de modificar alguno de ellos y que se recalculen todos los demás. De esta forma, si rebajamos o aumentamos el coste de un subproducto concreto, automáticamente se recalculará el coste de todos los demás. Asimismo, como en el caso anterior, se llevará a cabo una actualización continua ya que cada una de estas opciones, está integrada con el resto de módulos de Quivir, a efectos de stocks, radiofrecuencia, costes, etc. Por último mencionar que, tanto los partes de elaboración como los de despiece pueden ser impresos, de manera que obtendríamos en papel un informe detallado del producto elaborado con los componentes que han sido necesarios para la obtención del mismo, en el caso de la elaboración, o bien, del producto despedazado con los componentes obtenidos a partir de él, en el caso del despiece. Además de todo esto, se pueden montar automatizaciones de manera que al entrar un determinado producto en una tienda, el sistema lleve a cabo de manera inmediata la elaboración y/o , en su caso, el despiece del mismo. Página 111 13 FIDELIZACIÓN La fidelidad de un cliente hacia una empresa o compañía puede definirse como el comportamiento repetitivo de compra/contratación hacia los productos o servicios de dicha entidad. Con el fin de alcanzar esta repetición en la compra y de conseguir la confianza del cliente, muchas compañías, fundamentalmente del sector de la distribución, han volcado sus esfuerzos en el desarrollo de Programas de Fidelización. Los objetivos de cualquier Programa de Fidelización son crear, desarrollar y mantener en el tiempo relaciones duraderas y rentables con los clientes/compradores para aumentar su vinculación con la empresa. De ello, se desprende que los fines de cualquier programa de este tipo son perseguidos a medio/largo plazo, no debiendo nunca ser confundidos con los de las ofertas promocionales, las cuales buscan el aumento de la venta del artículo promocionado/ofertado en un momento puntual. Las actividades de los Programas de Fidelización se basan en recompensar a los compradores por su fidelidad con ventajas y premios de tipo económico o en especie, asociados generalmente al importe de las compras realizadas. Gracias a estos programas, la empresa obtiene el valioso beneficio de conocer a su cliente, su frecuencia de compra y los productos que suele adquirir con mayor asiduidad, pudiendo así diseñar posteriormente ofertas adaptadas al perfil de su público objetivo. Al control de todo ello, está dirigido el nuevo Módulo de Fidelización de Clientes de Quivir, que permite gestionar y controlar exhaustivamente los Programas de Fidelización diseñados por la empresa de distribución y obtener de ellos el mayor número de ventajas posibles. Página 112 A) Obtención de puntos y definición de regalos. Antes de entrar en detalles sobre la obtención de puntos y la definición de regalos, debemos precisar que, el Módulo de Fidelización de clientes en Quivir, está desarrollado tanto para venta menor como para venta mayor (Venta Cash & Carry y Venta Reparto), siendo el sistema, en este último caso, mixto. Esto es, se le asignarán puntos al cliente indistintamente del canal de venta a través del que realice su compra ( ya sea por Venta Cash como por Venta Reparto), siempre y cuando el cliente así lo desee. Además, en venta mayor, podrá darse de alta a un cliente sin necesidad de emitirle una tarjeta de fidelización ya que éste estará perfectamente identificado. Existe también la posibilidad de personalizar el sistema de obtención de puntos, por ejemplo, asignándole una determinada cantidad de ellos al darse de alta el cliente, con motivo de su cumpleaños o aniversario, etc. a.1. Obtención de Puntos. El Módulo de Fidelización de Quivir, está basado en la obtención de puntos por parte del comprador, en un rango de fechas especificado, los cuales va acumulando para posteriormente canjearlos por regalos. Se contemplan dos modos de conseguir estos puntos: - Por importe total de la compra: se le concederán al cliente una serie de puntos en función del importe de la compra, es decir, el comprador conseguirá x puntos por n euros de compra, ya sea con redondeo o no. Página 113 Por ejemplo, si por cada 10 euros de compra se le entregan al cliente 3 puntos, si el importe total de la compra es de 77 euros, sin redondeo serán 21 puntos (3x7) y con redondeo a la alza 24 puntos (3x8). - Por líneas de la compra: se trata de un sistema adicional al anterior, aunque es necesario llevar a cabo un mayor cálculo. En este caso, se le concederán al cliente una serie de puntos en función de las unidades o importe en euros, con o sin redondeo, de una determinada marca comercial y/o familia de venta especificada, al nivel 1 a 4, o bien del artículo especificado. Por ejemplo, 1 punto por cada 10 unidades de refrescos con redondeo, 1 punto por cada 10 unidades de leche Puleva entera sin redondeo, 1 punto por cada 5 euros de chocolates Nestlé con redondeo-no serían válidos ni chocolates de otra marca, ni otros productos de esa misma marca comercial-, etc. Los puntos acumulados por el cliente, ya hayan sido obtenidos de una manera o de otra, serán guardados en el fichero de cuenta corriente de puntos y la suma total de los mismos podrá ser impresa en el documento de venta (ticket, factura, ...). a.2. Definición de Regalos. Como hemos dicho anteriormente, los puntos acumulados por los clientes podrán ser canjeados por regalos, los cuales serán incluidos como artículos en la base de datos de Quivir. Estos artículos, además de pertenecer o no a una familia especial, tendrán un precio en la tarifa de puntos que ha sido configurada como tal. Este precio indicará los puntos necesarios que el cliente deberá acumular para canjearlos por ese regalo/artículo. Tener los regalos introducidos como artículos en la base de datos, permitirá entre otras cosas, gestionar sus compras y su stock, permitiendo esto tener un mayor control de ellos. Página 114 Antes de la entrega de los regalos solicitados, se confirmará que el cliente tiene los puntos necesarios acumulados en su cuenta corriente. Una vez confirmado esto, se emitirá un documento de entrega de regalo, anotando éste en el fichero de cuenta corriente de puntos. Paralelamente, se generará una regulación de almacén por motivo configurado (de regalo por puntos). La grabación de los regalos que han sido entregados solicitará algunos datos como: - El cliente y la fecha de entrega del regalo/artículo. - El regalo entregado y la cantidad del mismo que el cliente ha solicitado. B) Cuenta corriente de puntos. Como decíamos en líneas anteriores, los puntos que el cliente vaya consiguiendo y acumulando, irán siendo incluidos en su cuenta corriente de puntos. Esta cuenta podrá ser consultada en cualquier momento y se podrán imprimir extractos periódicos, que serán numerados, y que indicarán los puntos conseguidos, los consumidos, los cercanos a caducar y el saldo total de puntos hasta ese momento. Los puntos podrán configurarse con una fecha de caducidad, a los n meses de su obtención, y un proceso de ejecución mensual caducará los que correspondan. Página 115 14 ADD ó ANÁLISIS DINÁMICO DE DATOS Actualmente, uno de los elementos clave para cualquier compañía es la información. En un entorno tan competitivo y globalizado como el actual, es crucial contar con información de: - Nuestros clientes: con el objetivo de conocer sus tendencias y hábitos de consumo y personalizar así nuestra oferta de productos y servicios y fidelizarlos, incrementando de esta manera nuestras ventas. - Nuestros productos. - Nuestras ventas y nuestros márgenes: para conocer el estado económico actual y pasado de nuestra compañía e intentar predecir y mejorar el futuro de la misma. - Nuestra competencia: con el objetivo de no quedarnos atrás con respecto a ella, y de posicionarnos en un puesto superior en el mercado. - Nuestros empleados. Además, en la mayoría de las ocasiones, necesitamos combinar unos criterios y otros, unos datos con otros, para obtener información que sea verdaderamente relevante para el óptimo funcionamiento de nuestra empresa y para reaccionar de manera rápida y eficaz ante posibles cambios que se puedan producir en nuestro mercado. Ahora bien, no basta con tener almacenados miles de datos y no saber "sacarles jugo", y no saber entender y sacar provecho de toda esa información corporativa. En otras palabras, de nada nos sirve, disponer de una "montaña" de información almacenada en nuestras bases de datos y no saber extraer de manera Página 116 rápida y eficaz aquella que realmente nos sea útil para el desarrollo de nuestro negocio, entendiéndola y analizándola para la toma de decisiones que sean de importancia y que puedan asegurar el mantenimiento y crecimiento de nuestra compañía. He aquí, donde se sitúa el Módulo ADD o de Análisis Dinámico de Datos de Quivir. A) Definición y funcionamiento del módulo ADD. El módulo ADD se trata de una herramienta de Data Warehouse , que minimiza el tiempo de análisis de la información almacenada, ya que permite explotar, extraer y extrapolar mediante formulaciones estadísticas, los datos que se ajustan a las necesidades específicas de nuestra empresa y que realmente requerimos en un determinado momento y en unas determinadas circunstancias. Su misión es la de recolectar, procesar, filtrar y transformar en CONOCIMIENTO la información disponible en variadas fuentes de origen o aplicaciones (en las Bases de Datos de los distintos módulos de Quivir). Se trata, por tanto, de una bodega o almacén de datos transformados y separados de la/s aplicacion/es de las que se extrajeron. Todo ello para ayudarnos a: - Analizar factores que influyen en determinados procesos. - Predecir o estimar variables o comportamientos futuros. Es evidente que "el futuro pertenece a quienes pueden verlo y llegar ahí primero". - Segmentar o agrupar ítems similares. - Obtener secuencias de eventos que provocan comportamientos específicos. Página 117 - Realizar comparaciones (el módulo contendrá tanto datos actuales/recientes como datos pasados/históricos) y análisis de tendencias. El proceso analítico se podrá utilizar para llevar a cabo análisis históricos complejos, con el fin de servirnos del pasado como prólogo de lo que pueda ocurrir en el futuro y poder, de este modo, planificarlo y predecirlo. - Llevar a cabo análisis multidimensionales: los datos empresariales son multidimensionales, es decir, se encuentran relacionados y normalmente son jerárquicos; por ejemplo, los datos de ventas, los datos del inventario y los pronósticos de presupuestos están interrelacionados y dependen entre sí. En la práctica, para predecir las ventas de un nuevo producto, se requiere analizar los patrones de compras anteriores, las preferencias regionales,... En el análisis multidimensional, los datos se representan mediante dimensiones como producto, territorio y cliente. Generalmente, las dimensiones se relacionan en jerarquías, por ejemplo, ciudad, estado, región, país y continente; o estado, territorio y región. El tiempo es también una dimensión estándar con su propia jerarquía como: día, semana, mes trimestre y año. Mediante esta herramienta será posible obtener diversas visualizaciones de los datos, por ejemplo, ventas por marcas, tienda, temporada y periodos de tiempo. - Etcétera. Esta herramienta nos permite manejar grandes volúmenes de datos almacenados en los diferentes módulos de Quivir, accediendo de manera segura y directa a aquellos que voluntariamente hemos seleccionado, para analizarlos y obtener o construir a partir de ellos unos resultados que nos ayudaran a responder a las preguntas que nos hayamos planteado y de las que, de otro modo, nos llevaría mucho tiempo obtener las respuestas Página 118 acertadas. Los resultados serán representados de manera gráfica y atractiva visualmente, en forma de reportes, cuadros o gráficas, diseñados bajo elección del cliente. El diseño y la visualización de los resultados representados en modo gráfico se llevará a cabo con la herramienta de diseño Crystal Report. Este módulo permite, pues, normalizar la información que queremos obtener, siendo esta fiable, mostrada/ejecutada en tiempo real y sin altos recursos ni humanos, ni técnicos (del servidor). El funcionamiento del módulo parte de una definición previa de los datos estadísticos que posteriormente deseemos obtener. Es decir, el cliente solicita previamente la información que desea explotar estadísticamente, pudiendo determinar que esos datos se actualicen cada cierto tiempo, transacción a transacción en el horario que él mismo decida, mediante al programación del sistema. De ahí, que esta herramienta permita una elevada PARAMETRIZACIÓN DEL CLIENTE. A partir de esa definición, cada vez que una transacción pasa a definitiva en Quivir, es decir, aquellas que ya no son posibles de modificar, se envía a una cola de datos para que sea actualizada en el Módulo de ADD. Esta colas de datos pueden estar operativas permanentemente - en el caso de que el servidor se encuentre desahogado de carga de CPU, con lo que la actualización se realizaría en tiempo real - o bien dichas colas pueden ser activadas durante las horas del día en las que la actividad de la CPU sea baja, en los casos de servidores con alto uso de la misma. Por tanto, en cualquier caso, el mantenimiento de las bases de datos estadísticas se realizaría sin merma en el tiempo de respuesta que obtienen los usuarios de sus tareas habituales. Este sistema de actualización transacción a transacción permite el aparente "milagro" de que, cuando se solicite una Página 119 estadística, el tiempo de ejecución y de respuesta sea prácticamente instantáneo. Según todo lo dicho, los procesos que conforman el Módulo ADD son: 1. Extracción desde el origen de los datos: se lleva a cabo según la información estadística que el cliente ha solicitado. 2. Transformación/ Elaboración: esta fase se compone de una serie de procesos en los que se realizarían las modificaciones y cambios oportunos con el fin de orientar los datos a los objetivos que espera el cliente de los mismos. Los datos deberán ser integrados antes de introducirlos en el almacén de datos. 3. Carga: una vez que los datos han sido introducidos en el módulo, no podrán ser modificados o cambiados, solamente podrán ser cargados, leídos y/o accedidos. 4. Explotación: el módulo cuenta con la posibilidad de utilizar distintos medios de explotación como impresoras, pantallas, discos y web. B) Diseño y visualización de los resultados: CRYSTAL REPORT. Como decíamos anteriormente, Crystal Report es el software que permite diseñar y visualizar los resultados de manera gráfica y dinámica. Esta herramienta incluye más de 100 opciones de formato, entre las que mencionamos las siguientes: - Elaboración de gráficos - Elaboración de mapas - Agrupar Página 120 - Ordenar - Programar Alertas - Resaltar campos - Profundización - Peticiones de parámetros (permite visualizar los datos de formas distintas. El cliente podrá seleccionar parámetros predefinidos y recibir los datos personalizados). Crystal Report permitirá al cliente ver e interactuar con la información en diferentes formatos y a través de entornos ya conocidos como los dispositivos inalámbricos, los portales y los documentos de Microsoft Office. Los formatos en los que se pueden presentar los resultados son: XML, PDF, DHTML, Excel, RTF, Word, Text, Lotus 1-2-3, correo electrónico, etc. Por último, resaltar que Crystal Report es un programa sin cargo para [hasta] 5 usuarios concurrentes, es decir, podrán acceder a consultar los resultados en modo web, sin cargo, hasta 5 usuarios simultáneamente. C/ Explotación vía web: iEscritorio La herramienta que permite consultar los archivos creados en Crystal Report en un entorno web, es decir, a través de un navegador, es: iescritorio. Se trata de una plataforma basada en web, que permite desplegar la información solicitada por el cliente en dicho entorno; es totalmente personalizable ya que es posible organizar, categorizar y clasificar la información estructurada. Integra los modelos de resultados dentro de aplicaciones de intranet, extranet, internet y aplicaciones corporativas para distribuir la información a miles de personas de manera rápida y segura. Distribuye información a cualquier dispositivo en cualquier formato utilizando estándares web: DHTML, XML y PDF, entre otros. Página 121 Según lo comentado, la herramienta completa está compuesta por tres elementos: 1. Módulo ADD de Quivir. 2. El software Crystal Report. 3. Servicios: a. Clásicos (instalación, puesta en marcha, mantenimiento...). b. De desarrollo de la presentación de los resultados en Crystal Report. Página 122 AREA ECONÓMICO-FINANCIERA Página 123 15 CONTABILIDAD GENERAL Este módulo, entre otro puntos, contempla: - Maestros de cuentas, conceptos, departamentos y datos fiscales. Características generales del módulo de contabilidad general: - Grabación de asientos con actualización inmediata opcional. - Función de copia de asientos, verificación y actualización por usuarios, pantallas y/o número de asientos. - Auditoría de asientos con información de quién lo introdujo, quién lo modificó, cuándo, con qué función y en qué pantalla, además de las observaciones del asiento. - Punteo de movimientos contables y consulta de los mismos por caracteres de punteo, conceptos y/o fechas, conectado con la consulta del diario, además se puede modificar la información descriptiva de los apuntes. - Estadísticas de movimientos contables de cuentas o subcuentas por conceptos, generador de informes de subcuentas con selección de conceptos y búsqueda de movimientos por importe. - Libre codificación del Plan de Cuentas y sus niveles (hasta siete niveles de totales). Balances a cualquier nivel con o sin totales a cualquier nivel superior, entre límites de cuentas, y con selección de cualquier periodo de información (mensuales, bimensuales, trimestrales, cuatrimestrales, etc.). Página 124 No existen cierres mensuales y todos los procesos, incluido el cierre anual, pueden deshacerse. Dispone de fecha de bloqueo para evitar modificar información anterior a ella. - Listados de auditoría entre los libros de I.V.A. y contabilidad. - Reconstrucción contable en caso de cortes de proceso por falta de suministro eléctrico o similares. - Generador de informes (tipo hoja de cálculo) para obtener ratios y similares. - Submódulo de cuentas anuales que incluye tablas de composición de Balance de Situación, Cuenta de Explotación, Cuadro de Financiación y Cuadro de Variación de Capital Circulante. - Tablas suministradas con la misma codificación que los modelos oficiales y pueden ser modificadas. - Control de las cuentas utilizadas que no contempla las tablas. - Impresión de las cuentas anuales según los modelos oficiales a cualquier mes con control de las variaciones de existencias. - Hoja de trabajo del EOAF en pantalla para realizar los ajustes/eliminaciones necesarios y documentarlos con facilidad, control del cuadre de los ajustes/eliminaciones. Hoja de trabajo impresa con indicación Página 125 de aquellas partidas que necesitan forzosamente ser ajustadas o eliminaadas ya que su información no será recogida en los cuadres finales. - Etc. Página 126 16 CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA Las funcionalidades fundamentales de este módulo son: - Elaboración de presupuestos manuales y automáticos. - Control e incorporación opcional de cuentas que no están en presupuestos. - Listados de desviación presupuestaria por cuentas o subventas. - Estudio mes a mes de desviaciones presupuestarias por cuentas o subcuentas. - Facilidades para la elaboración del presupuesto a partir del presupuesto del año anterior o de los datos contables. Página 127 17 CONTABILIDAD ANALÍTICA Dispone de tres dígitos para la composición de centros de coste/secciones, además de los departamentos. Existen tres sistemas de reparto de apuntes en contabilidad analítica: -Reparto automático y predefinido, porcentual directo, de los apuntes de las cuentas que se definan. -Reparto automático y predefinido, porcentual según ventas, de los apuntes de las cuentas que se definan. -Reparto manual de resto de los apuntes, control de los apuntes pendientes de repartir. Gestión del Plan Contable Analítico. Generación automática del Presupuesto de las ventas analíticas que son de reparto porcentual directo. Página 128 18 TESORERÍA El objetivo de este módulo es la mecanización del trabajo de los cajeros en la empresa mediante la plasmación en pantalla del libro clásico de caja donde el cajero registra los cobros y pagos tal como lo haría en el libro físico, y sin conocimientos contables. Gracias a la codificación previa de las distintas operaciones de caja, tras el arqueo, y en el proceso de visto/bueno, Quivir genera automáticamente los asientos contables de la caja. Dispone de funciones para imprimir recibos comprobantes de los cobros o pagos, gestión de los documentos pendientes de firma, etc. Página 129 19 GESTIÓN DE PAGOS Es un módulo parametrizable tanto en los tipos de pagos a utilizar, en la definición de su funcionamiento, como en los asientos que genera. Contempla las problemáticas de acepto (letras o pagos a cadena), realizaciones individuales de pagos (cheques, pagarés, transferencias) o colectiva (órdenes de pagos), asi como confirmaciones de pago por los bancos individuales o colectivas. Permite la sustitución de uno o varios pagos por uno o varios nuevos pagos a la misma cuenta o a otra (caso de pago por cadena) con el fin de agrupar pagos, efectuar deducciones, cambiar vencimientos, etc. Dispone de API para la incorporación desde otros módulos y de entradas manuales para incorporar retenciones y previsiones repetititvas (leasing, mantenimientos, etc.) Consultas por estados (pendientes de acepto, aceptadios, sin acepto, retenidos, sustituidos, sustituyentes, realizados y pagados), por proveedor/documento y resumen por proveedor. Mismas consultas a papel más listado de previsiones negativas, estado de previsiones por bancos o tipos de pago y periodos, y estadística de plazos medios de pago por proveedor o tipo de pago. Todos los procesos pueden deshacerse y en su caso anulación del asiento o la creación de un contrasiento según configuración. Página 130 En todas las consultas se pueden ver cuando se realizaron los procesos que hayan sufrido la previsión. y toda la historia de la misma si es origen o destino de sustitución. 19.1. SUBMÓDULO DE PAGOS POR CADENA En la actualidad, existe una tendencia evidente en el mercado: la agrupación estratégica. Las compañías, rodeadas de un entorno caracterizado por una elevada concentración (mercado liderado por muy pocas, aunque fuertes compañías) y una feroz competencia, se ven obligadas, en muchas ocasiones, a emprender o a entrar en “guerras en precio”. Ante esta situación, es fundamental disminuir nuestros costes de compra con el fin de reducir nuestros precios y captar/fidelizar a nuestros clientes/consumidores. Pues bien, la alianza o asociación es una importante herramienta/arma para conseguir estos objetivos ayudándonos a sobrevivir, mantenernos y crecer en nuestro mercado de actividad. Convertirnos en más competitivos en precios, asumir inversiones que de forma individual nunca podrían realizarse, optimizar los procesos de compra, etc... son algunos de los beneficios más significativos derivados de la asociación. Pues bien, debido a todo ello, las compañías están cada vez más dispuestas a asociarse a una CENTRAL DE COMPRAS, que les permitirá: 1. Conseguir importantes beneficios económicos gracias a la obtención de significativos descuentos en precios. 2. Mejorar la eficacia de sus departamentos de compras. 3. Acceder a un mayor número de proveedores potenciales posibilitando información de un mayor número de ofertas de manera rápida, sencilla y automática. Página 131 4. Etcétera. Para desarrollar correctamente todas estas ventajas, es crucial disponer de un sistema de información que disponga de las funcionalidades necesarias para poder gestionar de manera eficaz todo lo referente a nuestras operaciones con la cadena de compras a la que pertenezcamos. Este sistema de información es Quivir, el cual cuenta con un submódulo específico de Cadenas de Compras (“submódulo de Pagos por Cadena” dentro de su área económico-financiera), mediante el cual se gestionan cada una de las distintas cadenas con las que usted podría trabajar (multicadena). Asimismo, Quivir hace posible tener claramente cuantificados los beneficios que a usted, como asociado, le reporta el hecho de pertenecer a esta cadena, gracias a que permite plasmar en las plantillas de compra las condiciones ventajosas que se negocien por la relación asociado – cadena – proveedor y que serán diferentes de las que el asociado conseguiría por sí solo. Como hemos dicho anteriormente, estar asociados a una central de compras nos permite obtener importantes descuentos en los precios de adquisición de los artículos (descuentos por rappel, por ejemplo) debido al hecho de que la suma de las cantidades que cada uno de sus asociados demandan de un proveedor, permite a la cadena emprender negociaciones más eficaces y eficientes que si éstos las emprendieran de manera individual. En otras palabras, las economías de escala que puede obtener una cadena de compras, al realizar pedidos de parte de sus asociados, es mucho mayor de la que podría obtener un asociado actuando por sí sólo. De ahí, que obtenga mejores condiciones en la negociación con los proveedores, de las cuales se aprovecharán los asociados. Estas condiciones de cadena, se plasmarán en las Plantillas de compra de Quivir de forma diferenciada a las condiciones particulares obtenidas de la relación asociado – proveedor. En el siguiente gráfico, intentamos reflejar este tipo de relación comercial: Página 132 ASOCIADO PROVEEDOR Negocia CADENA DE Estudia COMPRAS comunes ASOCIADO necesidades ASOCIADO REAPROVISIONA Como hemos dicho anteriormente, Quivir cuenta con un submódulo específico de Cadenas de compras dentro del cual gestiona cada una de las distintas cadenas con las que usted podría trabajar, ya que es multicadena (por ejemplo, Euromadi y Redder). Por medio del mismo, podrá controlar y gestionar de una manera eficaz, los documentos de compra y sus respectivas previsiones de pago a las cadenas. Gracias a este módulo, podrá contrastar de manera inmediata y automática la información que le envía la central de compras con la información almacenada previamente en el sistema Quivir, esta última relacionada con los documentos de compra (efectuada a través de la cadena) de los proveedores y sus respectivas previsiones de pago. Esto es, la cadena envía periódicamente las correspondientes previsiones de pago a sus asociados, bien en un listado en formato papel (por lo que la entrada de los datos en Quivir se realizaría de manera manual) o bien en un fichero (que permitirá la entrada automática de los datos gracias a la interfaz de Quivir). Esta información será comparada con la que el asociado tiene almacenada previamente en el sistema, correspondiente a los documentos de compra Página 133 (efectuada a través de la cadena) de los proveedores y sus respectivas previsiones de pago. Esto le permitirá realizar tareas de control y verificación de manera inmediata, detectando, por tanto, cualquier posible equivocación, ya sea por parte de la cadena, o bien por parte de nuestra propia gestión. Una vez contrastada una información y otra, Quivir generará una previsión de pago por el importe total de todos los pagos con los que estamos conformes, descontando de dicho importe los posibles cargos y abonos pendientes (por ejemplo, cargos por publicidad o abonos por rappel o promociones). Si, por el contrario, no aceptamos los pagos por considerar que la cadena ha cometido posibles errores, Quivir le enviará a la misma un listado en formato papel o bien un fichero en el que le especificaremos las previsiones con las que no estamos conformes y los motivos por los cuales no vamos a pagarlas. Los errores que podríamos encontrarnos, en este tipo de relación comercial, podrían consistir en: • Error en el vencimiento: no coincide la fecha de vencimiento del pago que me exige la cadena con la que, según nuestra gestión, tengo almacenada en Quivir. • La previsión ya ha sido pagada: la cadena nos exige un pago que, según hemos registrado en Quivir, ya ha sido pagado con anterioridad. • Error en el importe: los importes no coinciden. • Error por factura retenida: la cadena nos exige un pago cuya factura está retenida; en ocasiones, debido a ciertos problemas (por ejemplo, que la mercancía nos llegue defectuosa o porque no coincida el importe del pedido con el importe de la factura que me llega del proveedor) retenemos Página 134 determinadas facturas cuyos pagos no aprobaremos hasta que no se solvente el problema. • Etcétera Página 135 20 GESTIÓN DE COBROS Alimentada desde los módulos de cuenta del área comercial. Se divide en tres partes: Cartera bancaria: A partir de unas tablas de condiciones financieras por bancos, se pueden obtener simulaciones de remesas con el cálculo de los gastos de las mismas con el fin de remesar por el banco con mejor opción. Es posible definir los clientes cuyo papel no desean los bancos, los límites de riesgo pactado y otros datos de interés. Se pueden remesar, al cobro o al descuento, letras, recibos, cheques pagarés, etc. indicando en cada remesa diferentes criterios de selección, incluso clientes sueltos, bancos de clientes o poblaciones de bancos de remesa. Es posible retrotraer las remesas. Las remesas pueden ser impresas en papel o generar disquete bajo norma 19,32 ó 58. Se generan asientos de las remesas y de sus gastos, existiendo un control posterior de los gastos cargados por el banco y sus posibles regularizaciones. Diferentes cartas a clientes para reclamación de impagados. Informes de la cartera por vencimientos, bancos / vencimientos, y clientes / vencimientos, tanto de cartera viva como del histórico; situación bancaria, documentos que no se pueden remesar, riesgos bancarios, coste de financiación por bancos según aplazamiento. Gestión de cobradores: Posibilidad de definir el momento de impresión de los recibos de cobro, al facturar o al remesar al cobro. Página 136 Posibilidad de gestionar recibos al cobro con aplazamiento. Emisión de remesas por cobradores, zonas, rutas, clientes, días de la semana de visita, fechas, etc. Posibilidad de gestionar liquidaciones parciales de la remesa con alta en cartera bancaria de los documentos recibidos (cheques, pagarés, etc) para su pronta remesa. Completa gestión de las liquidaciones de remesas, con gestión de cobros parciales, cobros agrupados, etc. Gestión de recibos de pequeño importe, que no interesa remesar por banco, pudiendo remesar por cobradores en cualquier momento o quedando pendiente hasta nueva factura de mayor importe, donde se acumularán notificándolo a pié de factura o en carta. Facturación de intereses de demora: Tanto para facturas de contado como para impagados. Gestión de facturas periódicas (semanales, por ejemplo) sustituyendo la anterior por la nueva o una sola factura de intereses en porcentaje o importe fijo. Estas facturas pueden ser remesadas o considerarse de pequeño importe para su gestión. Independientemente, existe la posibilidad de definir tantos por ciento de recargo financiero para las operaciones realizadas mediante determinadas formas de pago. Página 137 21 GESTIÓN DE INMOVILIZADOS El Módulo de Gestión de Inmovilizados de Quivir permite llevar a cabo un control exhaustivo de los bienes del inmovilizado de la empresa así como gestionar los planes de amortización2 de los mismos. Así pues, mediante esta herramienta es posible tener bajo control los inmovilizados de manera sencilla y rápida, siendo sus principales funcionalidades las siguientes: • Aplicación multiempresa: permite el tratamiento de múltiples empresas con diferentes actividades y bienes. • Generar Amortizaciones de forma manual o automática. • Valoración instantánea en cualquier fecha: se pueden realizar los cálculos a partir de una determinada fecha y sobre la base de amortización, teniendo en cuenta el pendiente que se desea amortizar. Esto es, bienes parcialmente amortizados. • Generación de asientos contables de forma automática. (Enlace con el programa de contabilidad) • Generación de informes de forma automática para imprimir. • Etcétera A) Funcionalidades principales 2 Definición de “Amortización”: Depreciación calculada automáticamente por procedimientos matemáticos, aplicando los métodos y parámetros indicados para cada activo. Página 138 Son varias las funcionalidades con las que cuenta el módulo en cuestión. Entre las principales: Permite visualizar además de los inmovilizados pendientes de amortizar, los que han sido ya amortizados al 100%. Es posible alternar el orden de los registros por: a) La Fecha de Adquisición del inmovilizado. b) Cuenta Contable. Posibilita la grabación de nuevos registros de adquisición de inmovilizado de forma fácil y rápida, siendo los datos a introducir los siguientes: Nombre del registro de inmovilizado que está creando (Descripción) Fecha de adquisición que será igual a la fecha de inicio de la amortización. Cuenta contable sobre la que va a repercutir la amortización del inmovilizado adquirido (Cuenta Contable Amortización). Cuenta contable a las que serán imputados los gastos amortizados de la adquisición (Cuenta Contable Gasto). Coste total de la adquisición (Valor Adquisición). Porcentaje que se desea amortizar anualmente del valor de la adquisición (%Amortización Anual). Una vez grabados los inmovilizados, es posible generar de forma automática sus amortizaciones. En otras palabras, el módulo permite Página 139 crear las líneas de amortización correspondientes al registro de inmovilizado automáticamente. En este caso, Quivir mostrará un panel en el cual debemos seleccionar los inmovilizados para los cuales se desea obtener la amortización automática. El usuario podrá seleccionar las amortizaciones a generar mediante el rango de Cuenta Contable del inmovilizado y el Departamento. Una vez que el usuario graba la fecha de amortización, el sistema calcula la amortización correspondiente hasta el mes de la fecha introducida. Paralelamente, el sistema crea el/los apunte/s contable/s correspondientes, en el año contable de la fecha de amortización así como un informe con el diario del ejercicio en cuestión, y otro con el cuadro de inmovilizado, para ser impreso. Los datos de los apuntes contables serán trasladados de forma automática al programa de Contabilidad de Quivir, es decir, estos apuntes se grabarán en la Contabilidad del sistema, con el consecuente ahorro de tiempo para el usuario que ello supone. Veamos un ejemplo práctico para ilustrar esto último: 1º) Creamos un registro de adquisición de inmovilizado: Cuenta Contable ---- 2173 00005 Fecha Adquisición----14052004 Cuenta Contable Amortización ---- 2823 00001 Cuenta Contable Gasto ---- 6820 00000 Valor Adquisición ---- 600,00 % Amortización Anual ---- 10% 2º) Procedemos a generar una amortización automática: Página 140 Cuenta Contable ---- 2823 00001 a 282300001 Departamento ---- _ a 9 Fecha Amortización ---- 122004 Esta sería la amortización que genera: FECHA AMORT. IMPORTE AMORT. PORCENTAJE M/A 31/12/04 35,00 5,83 A Este sería el apunte contable correspondiente: 3º) Procedemos a generar otra amortización automática con fecha 122005 Cuenta Contable ---- 2823 00001 a 282300001 Departamento ---- _ a 9 Fecha Amortización ---- 122005 Esta sería la amortización: FECHA AMORT. IMPORTE AMORT. PORCENTAJE M/A 31/12/05 60,00 10,00 A Y este el apunte contable: Página 141 El Cuadro de Inmovilizado obtenido será: Si, por el contrario, decidimos llevar a cabo una amortización manual, es evidente que el sistema no tendrá en cuenta para el cálculo, el porcentaje de amortización anual grabado en la cabecera del inmovilizado; por ello, en este caso, se debe grabar el importe a amortizar, o el porcentaje a amortizar. Si el usuario rellenara los dos campos, el sistema sólo tendría en cuenta el primero. A) OPCIONES DISPONIBLES Las opciones disponibles que nos ofrece el módulo de Gestión de Inmovilizados son: Página 142 b.1. Opciones Disponibles para cada Adquisición: 1) Visualizar: mediante esta opción podremos ver los datos de la cabecera de la adquisición del inmovilizado. 2) Cambiar/Modificar: utilizando esta opción, será posible modificar los datos de un registro existente. 3) Eliminar: permite borrar el registro de cabecera de la adquisición de inmovilizado, previa eliminación de las líneas de amortización creadas (en el caso de que las hubiera). 4) Detalle: aquí podremos visualizar las líneas de detalle de una adquisición. En cada línea de amortización se muestra: la fecha de la amortización, el Importe amortizado, el porcentaje correspondiente amortizado y si la amortización se hizo automáticamente (“A”) o de forma manual (“M”). b.2. Opciones Disponibles para las Amortizaciones (el detalle) 1) Autodocumentación: esta opción permite asignar documentación a una línea de amortización. 2) Cambiar: el sistema recalculará los valores en función de los campos modificados. 3) Suprimir: permite eliminar líneas de amortización. Página 143 21. CONCILIACIÓN BANCARIA El Módulo de Conciliación Bancaria de Quivir permite automatizar los procesos de incorporación y recogida de información bancaria y contable, y conciliar los apuntes generados, es decir, los que nos son enviados por el banco con los almacenados en la contabilidad general propia, de Quivir. En otras palabras, el módulo se basa en un proceso sistemático de comparación entre los apuntes contables de una cuenta corriente realizados por el banco (extractos suministrados por la entidad bancaria en un fichero informático normalizado (Norma 43)) y la cuenta de bancos correspondiente en la contabilidad de su empresa. Contempla dos modalidades de conciliación: a) Sencilla: conciliación de un solo apunte bancario con un solo apunte contable. b) Multiapunte: conciliación de uno o varios apuntes contables, con uno o varios apuntes bancarios. Esto es, podrá conciliar un apunte del banco con más de uno de Quivir ( y al revés) siempre y cuando cumplan la condición de que la suma de los mismos sea por importes iguales y signo diferente (debe y haber). Entre las distintas características del módulo, podemos mencionar las siguientes: Automatización en la captura de los datos enviados por el banco. Ahorro de tiempo en la entretenida tarea de conciliación. Página 144 Menor número de errores gracias a la eliminación del papel y del punteo a mano, y también a que el sistema advierte sobre posibles fallos de la incorporación de los extractos bancarios. Multidivisa: el sistema permite grabar sólo las divisas con las cuales el usuario prefiere trabajar y que proporciona la Norma 43. Multiempresa, por lo que hay que especificar cuál es el/los banco/s que pertenece a la empresa en cuestión. Multiusuario. Etcétera. Así pues, mediante esta herramienta es posible tener bajo control la tediosa tarea de conciliación, de una forma mucho más rápida y eficaz que en la puramente manual. A) INCORPORACIÓN DE EXTRACTOS Según hemos dicho anteriormente, los extractos del banco serán automáticamente incorporados para posteriormente ser conciliados con los correspondientes almacenados en la base de datos de Quivir. Pues bien, el proceso de integración de esos extractos es el siguiente: 1. Los extractos enviados por la entidad bancaria son grabados automáticamente en la carpeta destinada para ello de su servidor. 2. Estos datos serán incorporados a la Base de Datos de Quivir, para posteriormente poderlos visualizar y así proceder a su conciliación. Podrán ser incorporados todos de una vez, así como visualizar los extractos que previamente ya hemos incorporado. Por tanto, mientras esté realizando el proceso de conciliación, podrá Página 145 visualizar tanto los extractos enviados por el banco que ya se encuentran almacenados en Quivir, como los apuntes contables correspondientes a la cuenta del banco, y así proceder a su conciliación. INTERNET Entidad INCORPORACIÓN DE EXTRACTOS Carpeta PC QUIVIR Bancaria 3. Si ocurriera algún error en la incorporación de los extractos, el sistema nos avisará de ello. Estos errores pueden ser: • Banco no encontrado • El banco no está en conciliación. • Fecha inicial incorrecta • Saldo inicial incorrecto • Fichero incompleto B) FUNCIONALIDADES PRINCIPALES Como decíamos, el módulo se basa en la conciliación de los movimientos que son iguales en sociedad y banco. Permite localizar fácilmente los movimientos conciliados así como los pendientes de conciliar. Entre sus funcionalidades principales mencionamos: Página 146 Establecimiento de equivalencias/relaciones entre los conceptos comunes proporcionados por la Norma 43, esto es, equivalencia entre los conceptos del banco y los conceptos que utilice en la contabilidad de Quivir. También es posible la grabación de los conceptos utilizados por el banco, cuyos movimientos va a conciliar con su contabilidad, lista que deberá suministrar la propia entidad bancaria. Mantenimiento de un registro histórico de movimientos que permite realizar todo tipo de consultas antes y después del proceso de conciliación: o Posibilidad de visualizar todos los movimientos del banco, todos los de nuestra contabilidad o ambos a la vez. o Posibilidad de comprobar los asientos creados y modificados. o Permite entrar en el detalle de cada extracto esté o no conciliado, obteniendo de este modo información más exhaustiva acerca del mismo. En cada momento, el usuario podrá entrar en el detalle del apunte contable, ya sea de Quivir o del Banco, mostrándose los datos más específicos sobre el mismo. o Una vez conciliados, muestra para cada extracto bancario aquellos almacenados en Quivir de signo contrario y del mismo importe. El usuario podrá elegir distintos tipos de criterios para que Quivir les muestre los movimientos por: o Fecha de operación o Fecha de valor o Importe y fecha operación Página 147 o Importe y fecha valor Control exhaustivo de los movimientos bancarios “descargados” comprobando posibles errores o duplicaciones de los mismos. Página 148 LA GESTIÓN DE LA TRAZABILIDAD EN QUIVIR Las continuas crisis alimentarias ocurridas en los últimos años, han dado lugar a la necesidad de establecer un reglamento sobre la seguridad de los alimentos, con el fin de minimizar o , a ser posible incluso eliminar, los riesgos que los alimentos que no cumplan con los requisitos sanitarios pueden suponer para la salud de los humanos. Precisamente, ésta es la explicación de la nueva normativa sobre trazabilidad, impuesta desde el 1 de Enero de 2005 y que se encuentra establecida en el Reglamento de la CE nº 178/2002, del que se extrae la siguiente definición del concepto de trazabilidad: “Posibilidad de encontrar y seguir el rastro , a través de todas las etapas de producción, transformación y distribución, de un alimento, un pienso, un animal destinado a la producción de alimento o una sustancia destinados a ser incorporados en alimentos o piensos o con probabilidad de serlo” Así mismo también se establecen en el mismo documento las definiciones de: ”Etapas de la producción, transformación y distribución: cualquiera de las fases, incluida la de importación, que van de la producción primaria de un alimento, inclusive, hasta su almacenamiento, transporte, venta o suministro al consumidor final, inclusive, y, en su caso, todas las fases de la importación, producción, fabricación, almacenamiento, transporte, distribución, venta y suministro de piensos.” Página 149 “Producción primaria: La producción, cría o cultivo de productos primarios, con inclusión de la cosecha, el ordeño y la cría de animales de abasto previa a su sacrificio.” ”Consumidor final: El consumidor ultimo de un producto alimenticio que no empleara dicho alimento como parte de ninguna operación o actividad mercantil en el sector de la alimentación.” Estas son tres definiciones clave para el concepto que de la trazabilidad describe el reglamento de la CE, para el grueso de las empresas a las que va dirigido este informe, siendo la primera de ellas la que nos afecta directamente al estar íntimamente ligada con las actividades y operativa diaria de nuestros clientes (empresas de distribución mayoristas y minoristas). A) CARACTERÍSTICAS PARTICULARES DEL SECTOR DISTRIBUCIÓN Según establece el reglamento, desde el 1 de Enero del 2005 se debe estar en condiciones de suministrar la información de trazabilidad que la Autoridad Sanitaria competente pueda solicitarnos, lo que nos obliga a disponer de medios de identificación que nos permitan tener este tema controlado. El sector de la DISTRIBUCIÓN cuenta con unas características muy particulares entre las cuales, varias han influido directamente en el enfoque que le hemos dado a la solución que hemos desarrollado para el control de la trazabilidad como son las que describimos a continuación: Página 150 Necesidad de almacenamiento disperso dentro de los locales de almacenaje La necesidad de aprovechar al máximo el bien escaso que representa el espacio de almacenaje obliga a tener los productos dispersos por el almacén, incluso en unidades de almacenaje multiproducto, haciendo más compleja la labor de control sobre la relación lote/producto. Esto obliga a un reetiquetado de dichas unidades y a establecer puntos de recogida de datos en entrada y salida para mercancía. En este aspecto, debemos hacer hincapié en la ventaja que, para ello, dispondrán los clientes que disponen de una gestión de su almacén/es con tecnología de radiofrecuencia, implantada en el caso de Quivir, a través del “Módulo de Almacenes Semiautomáticos” o “por Radiofrecuencia”, ya que el control de la unidad de almacenaje irá enlazado, de modo indisoluble, con el movimiento que de dicha unidad se haga a través del almacén. Elevada dinámica de unidades en entradas/salidas La cantidad de mercancía que se mueve en la distribución es elevadísima, lo que implica que, a partir de que establezcamos un control exhaustivo sobre los lotes asociados a las diferentes unidades que recepcionamos, almacenamos y distribuimos, el volumen de información que tendremos que manejar se eleve enormemente, creando una necesidad de consolidación de dicha información. Esta información nos podrá ser requerida, en cualquier momento, por el organismo Competente que así lo considere y la fiabilidad y veracidad de la misma será responsabilidad nuestra. Página 151 Puntos de intervención La distribución tiene dentro de su estructura tres puntos diferenciados a los que hemos asociado la trazabilidad, estos son la recepción, el almacenaje y la distribución; su aparente simplicidad queda diluida cuando observamos detalladamente dichos puntos, la recepción no va seguida de un almacenaje estático y una distribución posterior sin más. Los tres puntos están llenos de movimientos adicionales que hacen que los productos sufran vaivenes a lo largo de la cadena de abastecimiento. Esto obliga a llevar a cabo un control de dichos artículos en cada uno de estos movimientos, entre los que podemos mencionar: devoluciones de mercancía a proveedor, traspasos entre plataformas de distribución y almacenajes, reembalaje de la mercancía para su predistribución y venta, admisión de devoluciones de clientes y un largo etcétera. Transporte El uso del trasporte, tanto propio como de terceros (operadores logísticos, agencias de trasportes, etc.) obliga a establecer, a su vez, procedimientos de trazabilidad que permitan delimitar cuándo ésta es responsabilidad nuestra y cómo podemos establecer la certificación necesaria para poder dejar constancia de que nuestros sistemas de control de trazabilidad son adecuados. Devoluciones Obviando que la mejor solución es que no existan o que no vuelvan a incorporarse a la cadena de suministro (destrucción), hay dos vertientes a considerar: a proveedores y de clientes. En ambos casos, se han de establecer serios y rigurosos Página 152 controles para aceptarlas con el fin de evitar los posibles problemas de conservación cuando la mercancía ha estado fuera del control del que debe aceptar la devolución. Estas no son ni mucho menos las únicas características que hacen de la distribución un sector en el que la implementación de la trazabilidad es algo delicada, pero dan un ligero esbozo de lo frágil que puede llegar a ser un enfoque erróneo de la misma y de la importancia de acudir a un proveedor de confianza y que cuente con experiencia en la implantación de este tipo de soluciones. En este sentido, mencionar que la solución de Quivir se encuentra ya instalada incluso en empresas proveedoras del sistema sanitario, sector en el que la trazabilidad es de obligado cumplimiento desde hace ya varios años. C) LA TRAZABILIDAD EN QUIVIR Quivir como aplicación informática integral para las empresas de distribución, aborda la trazabilidad enfocándola principalmente desde varios puntos clave que son: b.1. Definición de traza a nivel de artículo Dado que no todos los artículos que una empresa de distribución venda deben estar sujetos a la normativa en cuestión, Quivir permite indicar si hay o no control de trazabilidad a nivel de artículo, y qué tipo de control se le implementa (nº de lote o nº de serie). Página 153 b. 2 Rastreo del producto Quivir mantiene un registro que permite rastrear el producto a través de la cadena de abastecimiento mientras éste se desplaza de un punto a otro (recepción, almacenaje y distribución), en: o Sentido ascendente: a partir de una unidad de producto localizada en uno de nuestros puntos de venta podremos recomponer su historia hasta la recepción de la partida o lote. o Sentido descendente: a partir de un lote recibido de un producto podremos averiguar el destino final (y los pasos seguidos) de cada una de las unidades que lo componen. b.3. Localización del producto Quivir es capaz de localizar un producto asociado a un número identificativo de lote dentro de nuestra organización. Evidentemente, la capacidad de localización con el Módulo de Gestión de Almacenes por Radiofrecuencia de Quivir será mucho mayor. En relación con este tema, mencionar que en Asersa llevamos más de 15 años instalando sistemas de gestión de almacenes por Radiofrecuencia, tecnología mediante la cual todas las operaciones y tareas llevadas a cabo dentro del almacén se encuentran automatizadas. Esto permitirá controlar de manera automática y precisa la operativa necesaria para cumplir con la normativa de trazabilidad. Página 154 b.4. Explotación de datos Quivir es capaz de generar archivos o informes sobre productos o lotes dando información específica sobre su traza dentro de nuestra organización, esto es su recepción, almacenaje y distribución. Esta información puede ser solicitada, según la normativa, por el organismo competente y estaremos obligados a suministrarla, sin demora, ante una crisis. b.5. Codificación y etiquetaje Quivir basa gran parte de su gestión referente a la trazabilidad en el etiquetado del producto y la utilización que del código UCC/EAN128 podamos hacer; esto será más efectivo a medida que se imponga el uso del mismo por parte de los fabricantes (algo que debido a la trazabilidad se está generalizando en las paletas mono producto principalmente). Quivir almacena toda la información asociada a los Identificadores de Aplicación que se pueda extraer del etiquetado logístico (EAN128) que encontremos en la recepción del producto, claro está que si no se puede introducir la información mediante lectura electrónica, ésta podrá efectuarse a través de pantallas que solicitarán un mínimo de información necesaria para implementar la trazabilidad del producto recepcionado. Para el cliente que use el Modulo de Gestión de Almacenes por Radiofrecuencia, esta tarea prácticamente irá integrada en lo que ya realiza al recepcionar el producto y efectuar el conteo de paletas en muelle para su posterior cuadre. Esta funcionalidad del EAN128 permitirá mejorar los procesos en recepción de mercancía y, en parte, en almacenaje; pero pensamos servirá de poco en la distribución y/o venta de la misma, ya que si bien es cierto que un alto porcentaje de los productos lo recibimos (o podemos recibir) en paletas, no es menos cierto que el porcentaje de paletas mono productos en venta o distribución es sensiblemente inferior. Página 155 Esto nos sitúa ante el asunto mas polémico de la trazabilidad en una empresa de distribución alimentaria: el altísimo volumen de líneas de venta o distribución a las que debemos identificar su nº de lote, ya que la norma obliga a identificar el destino final de los lotes de cada artículo salvo cuando es vendido al público. La falta, pues, de un código de barras con el número de lote en el embalaje de distribución o venta, obligará a localizar el lote en la unidad del producto e introducirlo a mano en cada operación, lo que puede ralentizar el ritmo de trabajo hasta límites imposibles de asimilar. Sólo vemos un caso en que esto se puede resolver de manera automática sin afectar gravemente al funcionamiento habitual de la empresa, y es gracias al Módulo de Gestión de Almacenes por Radiofrecuencia de Quivir, mediante el cual tendremos siempre el nº de lote asociado a cada paleta de mercancía, lo que nos permitirá asignar de manera automática el lote de cada línea de venta o distribución, siempre y cuando Quivir sea configurado bajo la modalidad de reponer mercancía en picking cuando el mismo se encuentre vacío y no se trate de un almacén usado como cash & carry. En todos los demás casos se debería introducir el nº de lote en la venta o distribución de la mercancía, ya sea manualmente o mediante lector de código de barras sobre una etiqueta EAN128. Somos concientes de que este planteamiento es en muchos casos insuficiente o incluso inviable, pero con la normativa en la mano no vemos otra alternativa. En cualquier caso, estamos abiertos a cualquier sugerencia o desarrollo adicional que minimice el impacto de la puesta en marcha de la trazabilidad. Página 156
