Manual de Ayuda - Gobierno del principado de Asturias
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G OBIERNO DEL P RINCIPADO DE A STURIAS Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno Viceconsejería de Modernización y Recursos Humanos Dirección General de Informática publiBOPA MANUAL DE USUARIO publiBOPA (09-032-publiBOPA-MDU_publiBOPA_1.0) G OBIERNO DEL P RINCIPADO DE A STURIAS Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno Viceconsejería de Modernización y Recursos Humanos Proyecto publiBOPA Proceso Construcción Documento MDU Manual de Usuario publiBOPA Página 2 de 14 ÍNDICE 1. CONTROL DEL DOCUMENTO ........................................................................................................3 1.1. Histórico de revisiones...................................................................................................................3 2. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................4 2.1. Descripción de la aplicación ..........................................................................................................4 2.2. Alcance de la aplicación ................................................................................................................5 2.3. Usuarios de la aplicación ...............................................................................................................5 2.4. Acceso ............................................................................................................................................6 3. FUNCIONALIDAD..............................................................................................................................7 3.1. Solicitud de inserción de anuncio (usuarios no registrados)..........................................................7 3.1.1. Funcionalidad de solicitud de inserción de anuncio (usuarios no registrados).......................7 3.1.2. Pantalla de Solicitud de inserción de anuncios en el BOPA (usuarios no registrados) ..........8 3.1.2.1. Datos generales ................................................................................................................9 3.1.2.2. Archivos adjuntos ..........................................................................................................10 3.1.2.3. Tarifación .......................................................................................................................10 3.1.2.4. Responsable del anuncio................................................................................................11 3.1.2.5. Pantalla de Confirmar solicitud......................................................................................11 3.1.2.6. Pantalla de Resguardo solicitudes..................................................................................12 3.2. Alta de usuario (usuarios no registrados).....................................................................................13 3.2.1. Funcionalidad de alta de usuario (usuarios no registrados) ..................................................13 3.2.2. Pantalla alta de nuevo Usuario (usuarios no registrados) .....................................................14 Dirección General de Informática 09-032-publiBOPA-MDU_NoRegistrado_1.0.doc 23/11/2009 G OBIERNO DEL P RINCIPADO DE A STURIAS Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno Viceconsejería de Modernización y Recursos Humanos Proyecto publiBOPA Proceso Construcción Documento MDU Manual de Usuario publiBOPA Página 3 de 14 1. CONTROL DEL DOCUMENTO 1.1. Histórico de revisiones Versión Fecha 1.0 18-11-2009 Dirección General de Informática Autor Alberto Fernández Zapico Unidad o Departamento / Empresa Software AG 09-032-publiBOPA-MDU_NoRegistrado_1.0.doc Observaciones publiBOPA versión 1.0 23/11/2009 G OBIERNO DEL P RINCIPADO DE A STURIAS Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno Viceconsejería de Modernización y Recursos Humanos Proyecto publiBOPA Proceso Construcción Documento MDU Manual de Usuario publiBOPA Página 4 de 14 2. INTRODUCCIÓN 2.1. Descripción de la aplicación La aplicación publiBOPA está orientada a permitir el registro de solicitudes de anuncios para su publicación en el Boletín Oficial del Principado de Asturias. El sistema está abierto a un muy amplio rango de colectivos de usuarios, entre los que se incluyen: Administración Local (usuarios de ayuntamientos, mancomunidades, parroquias), Administración del Estado, Administración de Justicia, otros colectivos (empresas privadas, notarías, etc.) De esta forma, el objetivo principal es proporcionar el servicio de alta de solicitudes de publicación, procediendo al envío automatizado al sistema de Gestión y Publicación del Boletín Oficial del Estado (eBOPA); así como permitir la posterior consulta, o en su caso la rectificación, de los registros insertados en el propio sistema publiBOPA. La aplicación consta de un área para usuarios registrados, donde cualquier usuario dado de alta podrá insertar solicitudes y/o consultar las registradas en el sistema, dependiendo de los privilegios que le hayan sido asignados por el administrador. Además, cuenta con un acceso para usuarios no registrados donde cualquier empresa o ciudadano interesados podrán realizar una solicitud de publicación de anuncio en el sistema. Con el fin de permitir una adecuada gestión de los usuarios así como del resto de datos necesarios, la aplicación permite que un usuario administrador gestione: • Los usuarios registrados en el sistema, así como los privilegios configurables para cada uno. • Las entidades responsables de las solicitudes de publicación registradas en el sistema. • Otra información de interés como tipos de procedimiento, plantillas, preceptos de gratuidad, URLs de alta de usuario y procesos automáticos. La Administración del Principado de Asturias dispone actualmente de un amplio catálogo de sistemas informáticos encargados de centralizar y homogeneizar una serie de servicios estándar. La aplicación publiBOPA hace uso de aquellos sistemas preexistentes cuyas funcionalidades sean aplicables. Se utilizan los siguientes Módulos Comunes y sistemas informáticos disponibles: • Módulo Común de Autenticación. Todos los usuarios registrados en la aplicación utilizan para su autenticación las credenciales previamente dadas de alta en el Metadirectorio del Principado de Asturias. Dirección General de Informática 09-032-publiBOPA-MDU_NoRegistrado_1.0.doc 23/11/2009 G OBIERNO DEL P RINCIPADO DE A STURIAS Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno Viceconsejería de Modernización y Recursos Humanos • • • • • Proyecto publiBOPA Proceso Construcción Documento MDU Manual de Usuario publiBOPA Página 5 de 14 Módulo Común de Firma Digital. Permite el firmado digital de los anuncios cuya publicación en el BOPA se solicita a través de la aplicación. Sistema de Genéricos. Utilizado para consultar los valores de los maestros gestionados por dicho sistema externo. Sistema de Terceros. Sistema donde se almacenan los datos de contacto de todas las personas (físicas o jurídicas) que tienen algún tipo de relación con el Principado de Asturias. Utilizado para consultar y asociar en dicho sistema los usuarios de publiBOPA. Módulo Común de Documentación. Utilizado como repositorio para el almacenamiento de cada uno de los documentos que forman parte del módulo de plantillas de la aplicación. Módulo Común de SMS. Mediante este módulo se realiza el envío de correos electrónicos, siendo ésta la vía principal de comunicación de la aplicación con los usuarios. Se considera como solicitud de publicación de un anuncio a la propuesta realizada antes de su inserción en el sistema eBOPA; posteriormente a ese proceso de alta se considerará ya un anunciodisposición efectivo. Aunque con diferencias de matiz, en adelante se utilizarán equivalentemente en muchos casos los términos ‘solicitud’ y ‘anuncio-disposición’. 2.2. Alcance de la aplicación Registro de solicitudes de anuncio para su publicación en el Boletín Oficial del Principado de Asturias. 2.3. Usuarios de la aplicación Los usuarios de la aplicación pueden pertenecer a los siguientes grupos: • Usuarios no registrados. Tienen a su disposición la posibilidad de realizar la solicitud de un nuevo anuncio en el Boletín Oficial del Principado de Asturias (BOPA) sin necesidad de estar dado de alta como usuario registrado. • Usuarios registrados no administradores. Acceden a la aplicación con un nombre de usuario que comienza por E seguido del NIF (por ejemplo: E01234567P). Disponen de un conjunto de funcionalidades superior al de los usuarios no registrados. • Usuarios registrados administradores. Acceden a la aplicación con un nombre de usuario que comienza por E seguido del NIF (por ejemplo: E01234567P). Disponen de funcionalidades adicionales a los usuarios registrados no administradores, como la gestión de usuarios, perfiles y registros de las diferentes tablas. Dirección General de Informática 09-032-publiBOPA-MDU_NoRegistrado_1.0.doc 23/11/2009 G OBIERNO DEL P RINCIPADO DE A STURIAS Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno Viceconsejería de Modernización y Recursos Humanos Proyecto publiBOPA Proceso Construcción Documento MDU Manual de Usuario publiBOPA Página 6 de 14 2.4. Acceso Existen dos formas de acceso a publiBOPA en función del tipo de usuario que desee utilizar el sistema. • Acceso de usuarios no registrados. Cualquier usuario, sin necesidad de registro, puede acceder a la funcionalidad de la aplicación para realizar la solicitud de inserción de anuncios en el Boletín Oficial del Principado de Asturias (BOPA). Esto se realizará mediante la ficha de servicio correspondiente dentro del portal del Principado de Asturias (http://www.asturias.es) • Acceso de usuarios registrados. Los usuarios que dispongan de nombre de usuario y contraseña, además de la solicitud de alta de anuncio, pueden acceder a funcionalidades más amplias de publiBOPA. El acceso de esta forma a la aplicación se realizará desde Internet a través de una url de este tipo: http://nombreMaquina:puertoMaquina/publiBOPA (nombreMaquina: nombre de la máquina donde está desplegada la aplicación; puertoMaquina: puerto de escucha de la aplicación). Alternativamente, podrá existir un acceso equivalente proporcionado desde el portal del Principado de Asturias. Dirección General de Informática 09-032-publiBOPA-MDU_NoRegistrado_1.0.doc 23/11/2009 G OBIERNO DEL P RINCIPADO DE A STURIAS Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno Viceconsejería de Modernización y Recursos Humanos Proyecto publiBOPA Proceso Construcción Documento MDU Manual de Usuario publiBOPA Página 7 de 14 3. FUNCIONALIDAD La funcionalidad esencial de la aplicación es el registro de solicitudes de anuncio para su publicación en el Boletín Oficial del Principado de Asturias. A continuación se describen las funcionalidades específicas disponibles sobre las distintas pantallas de la aplicación para usuarios no registrados en la misma. 3.1. Solicitud de inserción de anuncio (usuarios no registrados) 3.1.1. Funcionalidad de solicitud de inserción de anuncio (usuarios no registrados) El sistema permite la inserción de solicitudes de publicación de anuncios en el BOPA también a usuarios que no se encuentren dados de alta en el sistema como usuarios registrados. Los pasos a seguir para completar el registro de una nueva solicitud de anuncio por parte de un usuario no registrado son: • Acceder a la ficha de servicio de publiBOPA a través del portal de www.asturias.es • Rellenar el formulario de alta incluyendo como mínimo los campos marcados como obligatorios. Entre dichos campos se encuentran los datos de contacto, que serán incluidos en la solicitud de anuncio registrada. • Dicho formulario de alta incluye un campo activable donde el usuario puede solicitar ser dado de alta en el sistema como usuario registrado. En caso de solicitar el registro, una vez finalizado el alta de la solicitud, se enviará automáticamente una solicitud de alta de nuevo usuario vía correo electrónico al administrador del sistema, adjuntando los datos de contacto introducidos por el usuario. • Al igual que para los usuarios registrados, una vez completado el formulario y tras enviar los datos al servidor, se muestra una pantalla resumen de la solicitud enviada. El usuario deberá firmar la solicitud mediante un certificado digital válido, no existiendo en este caso la posibilidad de posponer el firmado. • Seguidamente se presenta un mensaje de confirmación del alta de la solicitud, que incluirá en detalle el anuncio insertado en eBOPA. El formulario de solicitud de publicación de anuncio para usuarios no registrados estará accesible mediante los enlaces que se decida habilitar (p.e. en el portal www.asturias.es desde una ficha de servicio dada de alta en dicho portal); y posibilita el envío de una solicitud de publicación de un anuncio sin especificar el elemento de sumario en el que quedará encuadrado el mismo. Dicho formulario consta de campos con las mismas características y tratamiento que para el caso de alta de anuncios-disposiciones por parte de usuarios registrados. La asignación del elemento de sumario es una tarea que corresponderá a los usuarios responsables del registro de la aplicación eBOPA. La cual recibe como valores asignados a los campos obligatorios Dirección General de Informática 09-032-publiBOPA-MDU_NoRegistrado_1.0.doc 23/11/2009 G OBIERNO DEL P RINCIPADO DE A STURIAS Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno Viceconsejería de Modernización y Recursos Humanos Proyecto publiBOPA Proceso Construcción Documento MDU Manual de Usuario publiBOPA Página 8 de 14 (sección, organismo, etc.) valores como ‘Sección no especificada’ y ‘Organismo no especificado’ que serán incorporados a los maestros de secciones y organismos gestionados en eBOPA. 3.1.2. Pantalla de Solicitud de inserción de anuncios en el BOPA (usuarios no registrados) Los campos del formulario de la pantalla ‘Solicitud de inserción de anuncios en el Boletín Oficial del Principado de Asturias (B.O.P.A.)’ para usuarios no registrados son los siguientes. Todos ellos con las Dirección General de Informática 09-032-publiBOPA-MDU_NoRegistrado_1.0.doc 23/11/2009 G OBIERNO DEL P RINCIPADO DE A STURIAS Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno Viceconsejería de Modernización y Recursos Humanos Proyecto publiBOPA Proceso Construcción Documento MDU Manual de Usuario publiBOPA Página 9 de 14 mismas características y tratamiento que para el caso de alta de anuncios por parte de usuarios registrados. 3.1.2.1. Datos generales Conjunto de información de carácter general vinculada directamente al anuncio a publicar. Fecha de publicación: tipo de fecha de publicación solicitada. Indica al sistema eBOPA el margen de que dispondrá a priori para efectuar la publicación del anuncio. Puede ser: • Normal. Al asignar éste valor, se permite al sistema eBOPA asignar una fecha de publicación límite al anuncio recibido. Dicha fecha de publicación depende de la configuración del sistema eBOPA y se calcula de forma automática agregando un parámetro ‘N’ de días laborables a contar a partir de la fecha de recepción del anuncio. • Urgente. Es un comportamiento análogo al anterior con la diferencia de que el número de días laborables de plazo límite es inferior a la publicación ‘Normal’. En el sistema eBOPA se insertará la solicitud como tipo de fecha de publicación ‘Normal’ agregándole el flag de ‘Urgente’. • Legal (5 ó 20 de cada mes). Este tipo especial de fecha de publicación está destinado a un conjunto de anuncios que deberán publicarse necesariamente los días 5 ó 20 de cada mes. El sistema eBOPA sugiere la fecha de publicación (5, 20 o siguiente día hábil) a partir de la fecha de inserción en eBOPA, teniendo en cuenta también un plazo mínimo de días hábiles entre la fecha de alta en el sistema y la fecha de publicación. • Exacta. En el caso de seleccionar este tipo fecha aparecerán dos nuevos campos obligatorios: ‘Fecha’ y ‘Causa’. Éstos se deben cumplimentar con la fecha de publicación deseada por el usuario y la causa por la que se propone dicha fecha. Esta fecha propuesta no puede ser menor que un umbral mínimo de fechas de publicación. En caso de que se intente fijar una fecha de publicación inferior a ese umbral, el sistema eBOPA fijará como fecha para la publicación del anuncio la primera fecha que cumpla el umbral de días hábiles mínimo fijado en eBOPA para éste tipo de fecha de publicación, y retornará al sistema publiBOPA esta fecha de publicación asignada. Título del anuncio: denominación con la que se inscribe el anuncio. Este título se enviará al sistema eBOPA, donde los responsables de la confección del BOPA podrán, si así lo consideran, modificarlo de forma que se ajuste a los estándares de nombres utilizados a la hora de la publicación de los anuncios en dicho boletín. Fecha de firma: figurará como fecha de firma del anuncio a publicar. Observaciones: campo de uso general disponible para la introducción de las observaciones que se considere oportuno aportar a la solicitud de publicación. Dirección General de Informática 09-032-publiBOPA-MDU_NoRegistrado_1.0.doc 23/11/2009 G OBIERNO DEL P RINCIPADO DE A STURIAS Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno Viceconsejería de Modernización y Recursos Humanos Proyecto publiBOPA Proceso Construcción Documento MDU Manual de Usuario publiBOPA Página 10 de 14 3.1.2.2. Archivos adjuntos Texto de anuncio: permite adjuntar un único documento en formato .doc o .rtf que contenga el texto del anuncio que se desea publicar en el BOPA. Anexos, tablas…: permite adjuntar varios documentos anexos en diferentes formatos (.doc, .pdf, .mp3, .avi, .css, .tif, .gif, .jpeg, .jpg, .html, .htm, .bmp, .txt, .rtf, .xls, .xlb, .xld, .xlt, .ppt, .pps, .pot, .swt, .zip, .war, .jar, .mid, .wav, .png, .mpeg, .alb, .xml, .lwp, .wp, .incx, .indd). 3.1.2.3. Tarifación Conjunto de campos orientados a almacenar los datos relativos al encargado de afrontar el pago de las tasas asociadas a la publicación del anuncio en el Boletín Oficial del Principado de Asturias. NIF/NIE: NIF/NIE para tarifación. Notificación postal: dirección, CP, localidad… del responsable del pago de las tasas de publicación. Primer teléfono: teléfono principal del responsable del pago de las tasas de publicación. Segundo teléfono: segundo teléfono del responsable del pago de las tasas de publicación. Persona física/jurídica: tipo de persona responsable del pago de las tasas de publicación. Nombre: nombre de la persona responsable del pago de las tasas (para el caso de personas físicas). Primer apellido: primer apellido de la persona responsable del pago de las tasas (para el caso de personas físicas). Segundo apellido: segundo apellido de la persona responsable del pago de las tasas (para el caso de personas físicas). Solicitud de gratuidad: marcar si se desea solicitar la gratuidad del anuncio. Será necesario además indicar la razón de dicha solicitud en el campo ‘Precepto gratuidad’. Precepto gratuidad: razón por la cual se solicita la gratuidad del anuncio. Dirección General de Informática 09-032-publiBOPA-MDU_NoRegistrado_1.0.doc 23/11/2009 G OBIERNO DEL P RINCIPADO DE A STURIAS Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno Viceconsejería de Modernización y Recursos Humanos Proyecto publiBOPA Proceso Construcción Documento MDU Manual de Usuario publiBOPA Página 11 de 14 3.1.2.4. Responsable del anuncio Grupo de datos asociados a los responsables de la confección del anuncio. Se trata de información de contacto destinada a la corrección de errores sobre la solicitud que se enviará. NIF/NIE, nombre, primer apellido, segundo apellido, primer teléfono, segundo teléfono, correo electrónico: campos del responsable de la confección del anuncio. Desea darse de alta como usuario registrado: marcar si se desea dar de alta como usuario registrado y acceder a funcionalidades adicionales como la consulta de solicitudes registradas. Si se marca esta casilla se enviará un correo electrónico al administrador del sistema solicitando el alta de usuario. 3.1.2.5. Pantalla de Confirmar solicitud Esta pantalla presentará los siguientes datos vinculados a la solicitud de publicación agrupados en tres bloques: datos generales, archivos adjuntos, tarifación y responsable del anuncio. Firmar solicitud: firma la nueva solicitud. Eliminar solicitud: elimina la solicitud. Dirección General de Informática 09-032-publiBOPA-MDU_NoRegistrado_1.0.doc 23/11/2009 G OBIERNO DEL P RINCIPADO DE A STURIAS Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno Viceconsejería de Modernización y Recursos Humanos Proyecto publiBOPA Proceso Construcción Documento MDU Manual de Usuario publiBOPA Página 12 de 14 Modificar solicitud: muestra el formulario de alta de solicitud precargado con los valores de la solicitud, donde se puede modificar y/o firmar la misma. Enviar: envía los datos de la nueva solicitud a procesar. 3.1.2.6. Pantalla de Resguardo solicitudes La pantalla ‘Resguardo solicitudes’ presenta la confirmación de cada uno de los anuncios firmados y enviados con su código y fecha correspondiente, además de la posibilidad de impresión en formato PDF de cada resguardo. Imprimir resguardo: botón que permite la generación en PDF para su impresión del resguardo de solicitud realizada. Nueva solicitud: redirige al formulario donde realizar una nueva alta de solicitud, pero conserva los valores de los campos ‘Sección’, ‘Subsección’, ‘Organismo’, ‘Suborganismo’, ‘Tipo de anuncio’ y ‘Tipo de procedimiento’. Nueva solicitud en blanco: redirige al formulario donde realizar una nueva alta de solicitud. Dirección General de Informática 09-032-publiBOPA-MDU_NoRegistrado_1.0.doc 23/11/2009 G OBIERNO DEL P RINCIPADO DE A STURIAS Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno Viceconsejería de Modernización y Recursos Humanos Proyecto publiBOPA Proceso Construcción Documento MDU Manual de Usuario publiBOPA Página 13 de 14 3.2. Alta de usuario (usuarios no registrados) 3.2.1. Funcionalidad de alta de usuario (usuarios no registrados) Las URLs de usuario generadas por los administradores de la aplicación están destinadas a ser enviadas de forma personal a cada usuario que deba darse de alta en el sistema. Al ser utilizadas mediante un navegador web, el usuario accede a la pantalla del formulario donde puede cumplimentar sus datos personales y enviarlos a publiBOPA. Tras efectuarse dicha inserción en la base de datos esa URL no puede ser utilizada para una nueva alta de ningún otro usuario. El proceso habitual que seguirá un administrador para la generación y envío de las URLs de alta de usuario son: • Acceder al listado de URLs de usuario mediante las opciones ‘Administración’ – ‘URLs usuario’. • Generar una o varias URLs, si no existieran o ya hubieran sido todas utilizadas. (Una URL ya utilizada se muestra en color anaranjado) • Coger una de las URLs libres y remitir al usuario destinatario mediante, por ejemplo, correo electrónico. • Editar la información de la URL marcándola como ya utilizada e incluyendo las observaciones necesarias (como podrían ser los datos de la persona a la que se ha enviado). La persona que reciba la URL solamente debe incluirla en un navegador web, y acceder de esta forma al formulario de alta. Una vez cumplimentado el formulario y enviados los datos, el sistema procederá al alta del nuevo usuario y a eliminar la URL utilizada de la base de datos (de forma que no podrá ser usada de nuevo). A continuación el administrador deberá validar los datos del nuevo usuario y consolidarlo dentro de la aplicación, tal y como si se tratase de un alta realizada por él mismo. Dirección General de Informática 09-032-publiBOPA-MDU_NoRegistrado_1.0.doc 23/11/2009 G OBIERNO DEL P RINCIPADO DE A STURIAS Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno Viceconsejería de Modernización y Recursos Humanos Proyecto publiBOPA Proceso Construcción Documento MDU Manual de Usuario publiBOPA Página 14 de 14 3.2.2. Pantalla alta de nuevo Usuario (usuarios no registrados) Los elementos de la pantalla ‘Usuario’ para los usuarios no registrados se detallan a continuación. NIF/NIE: campo de Número de Identificación Fiscal o de Extranjero del usuario. Nombre: campo de nombre del usuario. Primer apellido: campo de primer apellido del usuario. Segundo apellido: campo de segundo apellido del usuario. Centro de trabajo: campo de centro de trabajo del usuario. Puesto: campo de puesto que desempeña el usuario dentro de su centro de trabajo. Teléfono: campo de los teléfonos de contacto del usuario. Correo electrónico: campo de correo electrónico de contacto del usuario. Provincia: desplegable de provincia donde se encuentra situado el lugar de trabajo del usuario. Municipio: desplegable de municipio donde se encuentra situado el lugar de trabajo del usuario. Población: desplegable de localidad donde se encuentra situado el lugar de trabajo del usuario. Es usuario firmante: marcar si el usuario debe disponer de permisos de firma de solicitudes de publicación. Dirección General de Informática 09-032-publiBOPA-MDU_NoRegistrado_1.0.doc 23/11/2009
