Normas Técnicas - Junta de Comunidades de Castilla

DIRECTRICES TÉCNICAS RELATIVAS A LAS AYUDAS DESTINADAS A
LOS CENTROS DE LA IGLESIA CATÓLICA EN CASTILLA-LA MANCHA
PARA EL DESARROLLO DE PROGRAMAS ARCHIVÍSTICOS
La redacción de estas directrices tiene dos finalidades. La primera
servir como guía y ayuda a los beneficiarios de la ayuda a la hora de
planificar y realizar el proyecto subvencionado; la segunda finalidad es
garantizar que el trabajo realizado por las entidades beneficiarias que ha de
entregarse a la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, posea la
calidad y las propiedades necesarias para su integración, explotación y
difusión en los repositorios y recursos digitales de la Administración
Regional. El seguimiento de estas directrices es de obligado cumplimiento
por la entidad beneficiaria y los técnicos a su cargo que desarrollen el
trabajo.
Estas directrices se dividen en cuatro apartados: 1) Descripción de
documentos – Esquema de metadatos, 2) Digitalización de documentos, 3)
Estructura, nombrado y vinculación de imágenes a metadatos y 4)
Almacenamiento de objetos digitales.
1. DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS- ESQUEMA DE METADATOS
De cada uno de los objetos descritos, sean estos documentos simples,
documentos compuestos o expedientes, documentos iconográficos tales
como fotografías, planos, etc, o agrupaciones documentales, se redactará
un registro en la base de datos suministrada a las entidades beneficiarias
(formato mdb – Microsoft Access), que constara de los siguientes datos:
1- Beneficiario: entidad beneficiaria de la subvención (Ejemplo: Iglesia
Parroquial de San Antón en Cuenca)
2- Archivo: Archivo de la Parroquia de San Antón en Cuenca
3- Clasificación: Consignar sólo si el archivo o el fondo documental
objeto del proyecto tuviese un cuadro de clasificación u organización
de fondos (Ejemplo: Obra y Fábrica; Libros de Bautismo, etc.)
4- Contenido: Descripción del contenido del documento o agrupación
documental a registrar (Ejemplo: Proceso inquisitorial contra Pedro
Coveta y Sancho del Águila, pastores de Huete (Cuenca), por
blasfemia)
5- Descriptores: puntos de acceso de carácter geográfico, onomástico,
institucional o materia (Ejemplo: Inquisición/ Huete (Cuenca) /
pastor/ blasfemia)
6- Signatura: Código que identifica la ubicación física del documento en
el archivo (Ejemplo: Caja 1280/nº2)
7- Fecha: Fecha o fechas extremas del documento o agrupación
documental, en el formato año/mes/día (Ejemplos: 1890/12/07 –
1890/12/09)
8- Lugar: lugar donde se emite el documento (Ejemplo: Cuenca)
9- Soporte: Soporte físico o material del documento (Ejemplo: papel,
pergamino)
10- Tipo objeto: Documento textual, fotografía, plano, mapa
11- Lengua: lenguaje o lenguajes en lo que está escrito el documento
(Ejemplo: español, francés, latín…)
12- Volumen: Medida física o extensión del volumen del documento o la
agrupación documental (Ejemplo: 1 folio, 1 caja, 40 cajas, 23 metros
lineales)
13- Vínculos a la imagen: hipervínculo que contenga la dirección, ruta o
url de la imagen o de cada una de las imágenes digitales de un
documento, objeto del proyecto. Se procurará que la ruta sea
relativa. Ejemplo de ruta absoluta: d:\Archivo de la Catedral de
Cuenca\Caja 1280\Documento 0001\0002.jpg. Ejemplo de ruta
relativa: ..\Archivo de la Catedral de Cuenca\Caja 1280\Documento
0001\0002.jpg). Ver punto 3 de estas directrices.
La aplicación suministrada a los beneficiarios contiene un formulario
donde consignar toda esta información. Existen campos obligatorios y
campos no obligatorios. Los obligatorios son los campos 1, 2,4, 6, 7, 10 y
12. En el caso de que existan imágenes digitales del documento descrito, el
campo 13 también es obligatorio.
Esta estructura de metadatos se basa en un esquema Dublin Core que
puede ser mapeado a otros esquemas de metadatos.
2. DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Aquellos documentos incluidos en los proyectos de digitalización
subvencionados, serán capturados de acuerdo a los parámetros relacionados
más abajo. Se generará una copia o fichero master de cada una de las imágenes
digitalizadas, más un juego de ficheros de referencia o consulta y un último juego
de miniaturas o thumbnails para otros fines de difusión. Estos dos últimos se
obtendrán convertidos a partir a partir de los ficheros master en un proceso por
lotes de conversión y redimensionamiento.
Ficheros Master:
•
•
•
Modo de digitalización- profundidad de bits: color (modo rgb), 24 bits.
Formato de archivo TIFF sin comprimir
Resolución mínima de captura: no se admitirán imágenes capturadas con
una resolución menor a 300 puntos por pulgada. (ppp/dpi).
Ficheros de referencia:
•
•
•
Modo de digitalización- profundidad de bits: color (modo rgb), 24 bits.
Formato de archivo: JPEG con un nivel de compresión mínimo (entre 80 y
100%)
Resolución mínima de captura: no se admitirán imágenes capturadas con
una resolución menor a 300 puntos por pulgada. (ppp/dpi).
Ficheros miniatura (Thumbnails)
•
•
•
•
Modo de digitalización- profundidad de bits: color (modo rgb), 24 bits.
Formato de archivo: JPEG
Tamaño: 70 X 70 píxeles
Resolución: 72 puntos por pulgada.
Por último, añadir que las imágenes obtenidas deben incluir sus propios
metadatos relativos al proceso de digitalización.
3. ESTRUCTURA, NOMBRADO Y VINCULACIÓN DE IMÁGENES A
METADATOS
Aquellos proyectos subvencionados en esta orden que conlleven la
digitalización de patrimonio documental o fotográfico, tienen que entregar
por un lado los registros descriptivos de la documentación digitalizada y por
otro las imágenes debidamente nombradas y estructuradas en directorios o
carpetas.
VINCULACIÓN
En el registro de la base de datos existe un campo de tipo hipervínculo
(punto 1 de estas directrices, nº 13) para vincula el registro a la imagen o
imágenes digitalizadas de un documento.
Esta vinculación se realiza insertando la ruta o rutas relativas
correspondiente registro de la base de datos.
en el
ESTRUCTURA
Con el objeto de obtener una vinculación consistente y ordenada entre
descripción archivística e imagen digital, se propone la siguiente
estructuración y nombrado de ficheros digitales.
-
Se creará una carpeta o directorio con el nombre del Archivo,
objeto del proyecto. Ejemplo: Archivo Catedral de Cuenca.
Dentro de este directorio se creará una carpeta por cada
unidad de instalación (caja, carpeta, legajo, etc.) con objetos
digitalizados. Ejemplo: caja 01280, caja 01281, carpeta
00022…
Dentro de cada uno de estos subdirectorios, se crearán
tantos subdirectorios por documentos digitalizados. Ejemplo:
documento 00001, documento 00002, documento 00003,
etc.
Finalmente dentro de estos subdirectorios que identifican a
los
documentos
se
almacenarán
las
imágenes
correspondientes a cada documento. Ejemplo: 00001.tif,
00002.tif, 00003.tif ,etc.
EJEMPLO: ESTRUCTURA DE DIRECTORIOS
ARCHIVO CATEDRAL CUENCA
CAJA 01280
DOCUMENTO 00001
DOCUMENTO 00002
DOCUMENTO 00003
IMAGEN 0001.TIF
IMAGEN 00002.TIF
IMAGEN 00003.TIF
IMAGEN 00004.TIF
CAJA 01281
CAJA 01282
EJEMPLO: Ruta relativa de la imagen 00002.TIF
..\Archivo Catedral Cuenca\Caja 01280\Documento 00001\00002.TIF
NOMBRADO DE FICHEROS Y DIRECTORIOS
a) Directorios
-
-
-
-
El directorio raíz que identifica el archivo u objeto del
proyecto puede nombrarse en lenguaje natural, ejemplos:
Archivo de la Catedral de Cuenca, o Archivo Catedral
de Cuenca.
Los directorios o carpetas que identifiquen unidades de
instalación (cajas, carpetas, legajos, etc.), se denominarán
con el tipo de instalación y un número, que puede
corresponder a la signatura archivística de la unidad de
instalación, este número tendrá invariablemente cinco
dígitos, el número si es inferior a 10000, se completará con
ceros a la izquierda hasta completar los cinco dígitos.
Ejemplos: para la caja nº 1280, el directorio
podría
denominarse “Caja 01280”, para la carpeta nº 22 “Caja
00022”, etc.
Los directorios que identifiquen documentos dentro o fuera
de una unidad de instalación, se denominarán con la palabra
documento más una cifra de cinco dígitos que identifique su
secuencia, u orden interno dentro de la unidad de
instalación. Ejemplos: documento 00001, documento
00002, documento 00755, etc.
Finalmente los ficheros correspondientes a imágenes
digitalizadas, contenidos en un directorio de documentos se
nombrarán simplemente con la palabra “imagen” más una
cifra de cinco dígitos y la extensión correspondiente.
Ejemplos: “imagen 00269.tif” , “imagen 00040.jpg”,
“imagen 00006.tif”, etc.
4. ALMACENAMIENTO DE OBJETOS DIGITALES
La entrega del resultado del proyecto a justificar se almacenará en
discos duros externos con conexión USB, de los que se generarán al menos
dos copias. Una de las copias será para el beneficiario de la ayuda y la otra
se remitirá a la Consejería de Cultura, Turismo y Artesanía.
Dicho(s) disco(s) duro(s) externo(s) contendrá:
-
La base de datos suministrada por la Junta de Comunidades
de Castilla-La Mancha, con los registros descriptivos de la
documentación tratada y su vinculación a las imágenes
digitalizadas.
-
Los ficheros master en formato tif, debidamente
estructurados y nombrados
Los ficheros de referencia en formato jpg, debidamente
estructurados y nombrados
Los ficheros miniatura debidamente estructurados y
nombrados.
Un documento explicativo del trabajo realizado, indicando la
documentación descrita, su alcance, su volumen, nº de
documentos digitalizados y nº de ficheros master, formato tif
producidos, así como los parámetros de digitalización usados
en el trabajo.
Por último, en la redacción de contratos con empresas o técnicos
para realizar el trabajo subvencionado, debe incluirse el compromiso de
conservar en sus instalaciones el trabajo durante dos años sin hacer ningún
uso del mismo, como medida de seguridad y recuperación en caso de
pérdida o destrucción de las copias obtenidas.