Plan Institucional de Emergencias

DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
COMITÉ INSTITUCIONAL DE EMERGENCIAS
PLAN PARA REDUCCION DE LA VULNERABILIDAD
ANTE DESASTRES
ACTUALIZADO EN JULIO 2008
INTRODUCCION
Las características físicas, geográficas y sociales que tiene Costa Rica, la
hacen vulnerable ante la manifestación de diversas amenazas tanto naturales
como las provocadas por el hombre (antrópicas), las cuales en algunos casos
conllevan a provocar emergencias y desastres.
Ante esta situación del país, la Dirección General del Archivo Nacional,
considera necesario establecer mecanismos que ayuden a minimizar los riesgos
en la institución, ante las posibles amenazas, para salvaguardar la vida, integridad
y seguridad de las personas, así como reducir la pérdida material.
Se pretende establecer una organización tendiente a la prevención,
mitigación, preparación y respuesta ante desastres o emergencias en el edificio
donde se ubica el Archivo Nacional, plasmada en un plan para la reducción de la
vulnerabilidad, del cual son partícipes los tomadores de decisiones y el personal
de la institución.
Finalmente, el Comité Institucional de Emergencias agradece a las señoras
Siria Aguilar Castro y Laura Córdoba Camacho, los aportes realizados en la
elaboración de este documento.
2
JUSTIFICACION
En razón de la importante responsabilidad que le ha sido asignada a la
Dirección General del Archivo Nacional, como lo es la de custodiar, organizar,
conservar y facilitar a los usuarios que así lo requieran, el patrimonio documental
del país y como ente rector del Sistema Nacional de Archivos, cuyo cumplimiento
de objetivos hace necesario disponer de Recurso Humano y material con los
cuales se satisfagan las necesidades de los usuarios de sus servicios, cobra vital
importancia el establecimiento de un plan que reduzca al máximo el riesgo de que
esas vidas humanas y los recursos materiales sean vulnerados a causa de algún
desastre.
El presente plan se elaboró como producto de una serie de tareas de análisis,
observación y evaluación de las condiciones y recursos tanto personales como
materiales que posee la Dirección General del Archivo Nacional, para la
prevención y preparación ante desastres naturales y antrópicos a los que está
expuesta.
A su vez, se realizó un breve estudio de antecedentes de las situaciones de
emergencia de que ha sido objeto el Archivo Nacional.
Por último, se procedió a inspeccionar de una forma detallada todas las áreas y
departamentos que conforman la institución, con el fin de identificar las posibles
zonas de riesgo o aquellas áreas que son más vulnerables a los desastres, las
zonas de seguridad y señalizar las rutas de evacuación.
Todo lo anterior, con la finalidad de salvaguardar la vida humana, la seguridad
y la salud tanto de los funcionarios, como de los usuarios de la institución, así
como de los documentos, en momentos en que se presente una emergencia, ello
a través de la aplicación del plan de emergencia.
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PLAN PARA REDUCCION DE LA VULNERABILIDAD ANTE DESASTRES DE
LA DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
OBJETIVO GENERAL
Preservar la vida humana y la seguridad del personal de la institución y de los
usuarios, así como de los documentos, del equipo y mobiliario y del edificio, ante
una posible emergencia o desastre natural o antrópico.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Establecer las amenazas tanto naturales como antrópicas que afectan a la
institución.
2. Definir las áreas que representan mayor amenaza dentro de la institución,
así como las zonas más propicias para usarlas como áreas de seguridad.
3. Determinar los medios humanos y materiales con que cuenta la Dirección
General del Archivo Nacional para afrontar posibles emergencias.
4. Elaborar el plan de evacuación de la institución.
5. Confeccionar un sistema de evaluación, mejoramiento y renovación del
presente plan, una vez que este se ponga en práctica.
6. Actualizar la capacitación e información a los funcionarios y público en
general, en todo lo relacionado con este plan, una vez que se comience a
ejecutar.
4
ORGANIZACION
A continuación se brinda la conformación del Comité Institucional de Emergencias
de la Dirección General del Archivo Nacional, así como de las Brigadas que lo
integran, a saber, la Brigada de Evacuación y Rescate la Brigada de Prevención y
Combate de Incendios y la Brigada de Primeros Auxilios.
Comité Institucional de Emergencias
Nombre
Ubicación en
Nº de
Danilo Sanabria Vargas
el edificio
extensión
Departamento 213
(Coordinador)
Administrativo
Marco A. Calderón Delgado
Financiero
Departamento
239
de
Marilia Barrantes Trivelato
Conservación
Unidad
217
Christian Sánchez Coto
Médica
Asesoría
249
Octavio Alízar Vaglio
Legal
Dirección
235
General
Brigada de Evacuación y Rescate
5
Nombre
Ubicación en
Nº de
Octavio Alpízar Vaglio
el edificio
Dirección
extensión
236
(Coordinador)
Laura Córdoba Camacho
General
Departamento
223
Archivo
Jorge Arias Eduarte
Notarial
Departamento
237
Walter Bravo Chacón
de Cómputo
Departamento
241
de
Mariano Sánchez Solano
Conservación
Departamento
248
Servicios
Archivísticos
Externos
Brigada de Prevención y Combate de Incendios
Nombre
Ubicación en
Christian Sánchez Coto
el edificio
Asesoría
(Coordinador)
Legal
Nombre
Rosa Isela Orozco Villalobos
Nº de
extensión
249
Ubicación en
el edificio
Departamento
Nº de
extensión
221
Archivo
Manuel García Quirós
Notarial
Departamento
241
6
de
Conservación
Brigada de Primeros Auxilios
Nombre
Ubicación en
Nº de
Marilia Barrantes Trivelato
el edificio
Unidad
extensión
217
Melina Mora García
Médica
Departamento
225
Archivo
Patricia Arrones Cordero
Notarial
Departamento 226
Administrativo
Jorge Zeledón Solano
Financiero
Departamento
237
José Garro Zamora
de Cómputo
Departamento
241
de
Vinicio Méndez Mora.
Conservación
Departamento
244
Archivo
Carolina Marín Chacón
Histórico
Departamento
Servicios
Archivísticos
Externos
Agentes de Seguridad (Grupo de Apoyo)
Nombre
Ubicación en
Nº de
el edificio
extensión
7
Luis Zamora Sánchez
Departamento 220
(Coordinador)
Administrativo
Gerardo García Gómez
Financiero
Departamento 220-234
Administrativo
Financiero
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CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE EMERGENCIAS
DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
Comité de
Emergencias
Coordinador
General
Agentes de
Seguridad
Brigada de
Evacuación
Brigada de
Incendios
Brigada de
Primeros
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INFORMACION GENERAL Y DIAGNOSTICO
Nombre de la Institución:
Dirección General del Archivo Nacional.
Tipo de Actividad de la Institución:
Su principal función es custodiar, organizar, conservar y facilitar el
patrimonio documental del país y ser el ente rector de la política archivística
nacional.
Número de Teléfono:
2283-1400.
Nombre del Director General:
Virginia Chacón Arias.
Nombre del Subdirector General:
Ana Virginia García De Benedicits.
Jornada Laboral:
Jornada continua de las 8 a las 16 horas.
Ubicación Geográfica:
La Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica, está ubicada en
el cantón de Curridabat, de la provincia de San José.
Sus colindantes son:
Este: lote baldío y zona residencial
Oeste: Calle pública
Sur: Registro Nacional
Norte: Calle y zona residencial
Clima:
Con respecto al clima, en época seca es caliente, por lo que al interior del
edificio provoca mucho calor, primordialmente en el tercer piso. En la época
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lluviosa la lluvia hay algunas inundaciones en ciertas áreas, debido a que el agua
se filtra con facilidad, sobre todo por las paredes y techos.
Población:
La Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica cuenta con un
total de cien funcionarios, distribuidos en siete departamentos a saber:
1- Dirección General y Junta Administrativa: diez funcionarios
2- Departamento Administrativo Financiero: treinta funcionarios
3- Departamento de Cómputo: tres funcionarios
4- Departamento Servicios Archivísticos Externos: catorce funcionarios
5- Departamento Archivo Histórico: trece funcionarios
6- Departamento Archivo Notarial: dieciséis funcionarios
7- Departamento de Conservación: catorce funcionarios
Adicionalmente, se cuenta con personal externo (contratado por la institución)
según se detalla a continuación: seis misceláneos de la empresa de limpieza, dos
agentes de la empresa de vigilancia en las noches y fines de semana,
un
funcionario de la Sociedad Anónima Laboral de Trabajadores Discapacitados
(Saltradis) y uno de la Academia de Ciencias Genealógicas y los miembros de
ambas Academias, que asisten a reuniones. Igualmente, existe personal que
realiza trabajos por contrato, tanto dentro como fuera de horas de oficina.
Finalmente, se contempla la posibilidad de que existan empleados de la sodacafetería, una vez que este servicio se reactive.
Por las funciones que desarrolla la Institución, ésta es visitada en diferentes
departamentos, para realizar diversos trámites tales como: consultas en sala,
consultas notariales, visitas guiadas, trámites administrativos y sesiones de la
Junta y Academias, en un promedio de cien usuarios diarios.
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Diagnóstico:
El edificio cuenta con un área aproximada de construcción de trece mil cien metros
cuadrados, conformado por: un Núcleo Central de cuatro plantas y un edificio
anexo (Archivo Notarial) con dos plantas (área administrativa y área de depósitos);
una segunda etapa, compuesta por depósitos de documentos, Departamento de
Conservación, salón multiusos y soda cafetería; cuatro edificios anexos (Archivo
Intermedio), una casa de máquinas y una rampa de acceso donde se encuentran
oficinas, bodegas y el consultorio médico.
En su mayoría, el edificio está construido en concreto armado y “blocks”.
Internamente posee divisiones de paneles tipo “panelex” con vidrios, pisos de
terrazo, cerámica y cemento. El núcleo central está rodeado de grandes
ventanales en posición inclinada y cuenta con gradas de cemento, así como con
un ascensor en el centro del núcleo central; asimismo, las salidas de emergencia
de la II etapa, en el segundo piso, donde se encuentran los depósitos de
documentos, cuentan con puertas “antipánico” y con gradas de metal en forma
de “caracol”.
Instalaciones Eléctricas:
La instalación eléctrica es de doscientos veinte voltios en algunas áreas y
de ciento diez voltios en otras. Esta se encuentra entubada dentro de las
columnas, paredes y cielo rasos.
En los baños de mujeres del primer nivel, se encuentran las cajas de
interruptores (breakers), cuya finalidad es desconectar las líneas en caso de que
haya cortocircuitos, sobrecargas u otros daños.
Así mismo, en la casa de máquinas existe una caja de interruptores de
emergencia, que tiene como objetivo suministrar energía a través de la planta
eléctrica, cuando el fluido eléctrico proporcionado por la Compañía Nacional de
Fuerza y Luz es interrumpido.
En algunas áreas y oficinas del edificio central se han detectado problemas
en la instalación eléctrica que, por aparente falta de contacto,
provoca que
12
algunos interruptores (apagadores) no funcionen adecuadamente, al tratar de
encender y apagar algunas luces.
Sistema de Iluminación:
En las oficinas predominan los tubos fluorescentes de cuarenta wats,
mientras que en pasillos y gradas, existen luces de tipo incandescente. En la Sala
de Consulta e Investigación y sus pasillos, se cuenta con lámparas
incandescentes de doscientos veinte voltios.
Sistema de Ventilación:
El mezanine y el tercer piso en el núcleo central, así como los depósitos de
documentos, poseen poca ventilación natural, estos últimos cuentan con aire
acondicionado y extracción automática de humedad. Las demás áreas cuentan
con una ventilación adecuada.
Mobiliario y Equipo: en su mayoría son muebles de oficina, equipo de cómputo,
equipo eléctrico, estanterías para depósitos de documentos,
equipo de taller
(como por ejemplo maquinaria y equipo de imprenta, offset, planta eléctrica,
subestación,
máquina soldadora, cortadoras de césped, etc), así como dos
vehículos automotores.
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AMENAZAS QUE SE ENCUENTRAN EN LA
DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
Se enumeran a continuación las principales amenazas a las que está expuesto el
edificio, ante las que este es o puede ser vulnerable, así como la población que se
encuentra en él.
Amenazas:
•
Sismo
•
Inundación
•
Erupción volcánica
•
Fuertes vientos
•
Huracán
•
Tornado
•
Incendio estructural
•
Derrame de tóxicos
•
Contaminación de aguas
Una vez realizada una inspección completa de todo el edificio, se determinaron los
siguientes puntos, como los principales factores de vulnerabilidad que afectan a
este, así como el grado de vulnerabilidad que representa cada uno de ellos.
FACTORES DE VULNERABILIDAD
GRADO DE
VULNERA
BILIDAD
La estructura del edificio (núcleo central) rodeado de grandes
ventanales sin ningún tipo de protección que al romperse, dada su
inclinación, caerían en los pasillos y áreas de trabajo del edificio.
Cabe mencionar que este vidrio no es de seguridad.
En el tercer piso no existe una salida de emergencia.
Humedad del piso en varias áreas de trabajo, la cual se incrementa
en época lluviosa, lo cual podría provocar accidentes en el personal
y usuarios.
Presencia de cables de alta tensión detrás del Archivo Notarial.
Gradas en forma de espiral con un lado angosto, en el Núcleo
Alta
Alta
Media
Alta
Alta
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Central y salidas de emergencia de la II etapa.
FACTORES DE VULNERABILIDAD
GRADO DE
VULNERA
BILIDAD
El sistema seco contra incendio, no posee una bomba que genere la
presión para llevar el agua a los gabinetes.
En la casa de máquinas hay cantidad de materiales inflamables
(gasolina y diesel) y presencia de alto voltaje.
Matorrales propensos al fuego.
Uso de materiales inflamables,
en el Departamento de
Conservación.
Varias puertas y portones con llave o candado: Puerta lateral del
comedor y portones a un costado del patio interno del
Departamento de Conservación.
Ubicación de automóviles en la zona de entrada y salida de
funcionarios, que obstaculizan el paso de personas, sobre todo en
días de sesión de Junta Administrativa,.
Estantes de los depósitos, que en algunos casos son bastante altos,
en los que se ubican grandes cajas de documentos. Aunque los
estantes están asegurados entre sí, una fuerte oscilación a causa
de un movimiento sísmico, podría ocasionar la caída de cajas.
Ascensor inestable, es decir, presenta fallas con alguna frecuencia.
El IV depósito de Archivo Intermedio carece de salida de
emergencia, posee una sola puerta en el extremo noroeste.
Alta
Alta
Media
Alta
Media
Alta
Media
Media
Alta
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COMITÉ DE EMERGENCIAS
Es el órgano responsable de coordinar la ejecución de las actividades que
se realizan en las fases de antes, durante y después de una emergencia o
desastre. A él le corresponde la planificación, dirección y toma de decisiones.
Descripción de las Funciones del Comité:
Antes de una emergencia:
 Evaluar las características del lugar y proponer las medidas correctivas
para eliminar o reducir los riesgos que se detecten, así como el grado de
vulnerabilidad.
 Elaborar el plan institucional de emergencias tomando en cuenta la
información suministrada por las diferentes brigadas.
 Supervisar el funcionamiento de las brigadas según sus planes de trabajo y
procedimientos establecidos.
 Coordinar con otras instituciones y organismos, actividades referentes a
preparativos para desastres.
 Divulgar permanentemente el plan de emergencia y las medidas de
seguridad y protección para los funcionarios.
 Coordinar programas de capacitación e información para los miembros del
comité y el personal de la Dirección General del Archivo Nacional (incluye
simulacros).
 Coordinar las asesorías y todo tipo de recursos que requiera la institución
para poner en ejecución el plan.
 Incorporar en la planificación anual el plan de actividades del programa.
Durante una emergencia:
 Evaluar la situación ante un evento para determinar la necesidad de
evacuar o no.
16
 Instalar el puesto de mando.
 Coordinar las acciones de respuesta de acuerdo con los planes de las
diferentes brigadas.
Después de una emergencia:
 Evaluar la aplicación del plan de emergencia y elaborar el informe
respectivo.
 Adoptar las medidas correctivas necesarias para mejorar la capacidad de
respuesta con base en la evaluación realizada.
17
LAS BRIGADAS
Las brigadas constituyen grupos que prestan auxilio, apoyo y servicio al
Comité de Emergencias. Su labor y funcionamiento se basan en el espíritu de
solidaridad y compañerismo de los funcionarios de la institución. En nuestra
institución existen las siguientes brigadas:
A- BRIGADA DE EVACUACIÓN Y RESCATE:
 Funciones que debe cumplir esta brigada ante emergencias
ANTES
DURANTE
DESPUÉS
Localizar
áreas
que
representan
mayor
peligro
dentro y fuera de la institución y
la concurrencia a estos sitios en
horario laboral.
Identificar áreas más seguras
dentro y fuera de la institución,
que podrían ser utilizadas en
caso de emergencia.
Aplicar y dirigir el plan de Evaluar la aplicación de los
evacuación predefinido
planes de respuesta y elaborar
el informe respectivo
Identificar y señalar las rutas
más seguras para evacuar el
edificio, en caso de que se
presente una emergencia.
Mantener informado al puesto
de mando sobre acciones que
realiza y requerimientos para la
ejecución de sus tareas
Realizar las labores de rescate Adoptar las medidas correctivas
que sean necesarias
necesarias, para mejorar la
capacidad de respuesta con
base en la evaluación
Elaborar
un
plan
de
evacuación.
Evaluar posibles tipos de
rescate
y
planificar
las
acciones.
Disponer recursos necesarios
para las labores de rescate.
Coordinar la capacitación para
los miembros de la brigada y
mantener informado de todo al
personal.
Hacer simulacros para probar la
efectividad del plan y realizar
las mejoras correspondientes.
B- BRIGADA DE PREVENCIÓN Y COMBATE DE INCENDIOS:
18
 Funciones que debe cumplir esta brigada ante emergencias
ANTES
Coordinar el análisis de riesgo
de incendio del edificio e
impulsar acciones correctivas
para eliminar o disminuir dicho
riesgo.
Asesorarse con profesionales
en este campo y mantener una
coordinación permanente con la
estación de bomberos más
cercana.
Identificar las áreas de mayor
exposición al peligro incendio y
los tipos posibles de fuego.
Tener disponible equipo básico
de prevención y combate de
incendios,
ubicado según
zonas de peligro y de posibles
tipos fuego.
Elaborar un plan de combate de
incendios que incluya definición
del sistema de alarma y
procedimientos para extinción.
Coordinar la capacitación de los
miembros de la brigada,
realizar simulacros y mantener
informado de todo al personal.
DURANTE
DESPUÉS
Aplicar el “Plan de acción en Evaluar la aplicación de los
caso de incendio”.
planes de respuesta y elaborar
el informe respectivo.
Mantener informado al puesto
de mando, sobre las acciones
que realiza y los requerimientos
para la ejecución de sus tareas.
Adoptar las medidas correctivas
necesarias, para mejorar la
capacidad de respuesta con
base en la evaluación.
C- BRIGADA DE PRIMEROS AUXILIOS:
 Funciones que debe cumplir esta brigada ante emergencias
ANTES
Identificar posibles situaciones
de emergencias médicas que
podrían presentarse en el
edificio
y
mantener
una
estrecha coordinación con la
estación de Cruz Roja más
cercana.
ANTES
DURANTE
DESPUÉS
Ver el estado del paciente, Evaluar la aplicación de los
brindar asistencia básica en planes de respuesta y elaborar
primeros auxilios y determinar el informe respectivo.
la necesidad de traslado y
cuidados médicos.
DURANTE
DESPUÉS
19
Tener disponible el equipo de
primeros auxilios, ubicándolo
en sitios estratégicos del
edificio.
Mantener informado al puesto
de mando sobre acciones y los
requerimientos que tuviera para
la ejecución de sus tareas.
Adoptar medidas correctivas
para mejorar la capacidad de
respuesta, con base en la
evaluación.
.
Coordinar la capacitación de los
miembros de la brigada y
mantener informado de todo al
personal
D- AGENTES DE SEGURIDAD (GRUPO DE APOYO):
 Funciones que debe cumplir este grupo de apoyo ante emergencias
ANTES
Elaborar un plan de seguridad
que contenga los siguientes
aspectos:
-custodia de los bienes del
trabajo como del personal
-despeje de áreas en que
trabajan las brigadas
-control del movimiento del
personal, así como del ingreso
y salida de particulares.
-Coordinación
de acciones
conjuntas con los agentes de
seguridad privada, que permita
dar atención a eventos tanto
dentro como fuera de los
horarios de oficina.
Coordinar la capacitación para
los agentes de seguridad
internos y privados.
DURANTE
DESPUÉS
Aplicar el plan de seguridad
Evaluar aplicación de planes de
respuesta y elaborar informe
respectivo
Mantener informado al puesto
de mando sobre las acciones
que realiza y los requerimientos
que tuviera para la ejecución de
sus tareas.
Adoptar medidas correctivas
para mejorar la capacidad de
respuesta, con base en la
evaluación.
20
PUESTO DE MANDO
El puesto de mando es el lugar estratégico donde se ubicarán los miembros
del Comité de Emergencia y los coordinadores de cada brigada, con el fin de llevar
a cabo la coordinación total y la comunicación constante con las brigadas.
Sus funciones son:
1. Activar el sistema de alarma de acuerdo con los lineamientos establecidos
en el plan de emergencia.
2. Mantener la comunicación y solicitar la información de las brigadas que se
encuentren operando.
3. Analizar la información que se recibe sobre la situación en los sitios
afectados, para tomar decisiones y orientar las tareas de las diferentes
brigadas.
4. Dar instrucciones a las brigadas que están operando, con base en la
información que reciben desde los diferentes sitios afectados.
5. Garantizar la coordinación del trabajo entre las brigadas.
6. Coordinar la movilización de los recursos de apoyo para el trabajo de las
brigadas.
7. Comunicarse con las instituciones u organismos de socorro para solicitar la
asistencia que necesiten.
8. Declarar la finalización de las acciones de respuesta y autorizar el retorno
cuando las condiciones que generaron la emergencia hayan sido
completamente controladas.
21
RECURSOS MATERIALES CON QUE CUENTA LA INSTITUCION PARA
HACER FRENTE A POSIBLES EMERGENCIAS
La institución cuenta con extintores cuyos agentes extinguidores son: polvo
químico, bióxido de carbono y agua. Se encuentran distribuidos dentro de todo el
edificio, según las características de los materiales y equipos que se conservan en
las diferentes áreas. Asimismo, se cuenta con sistema de alarma y detectores de
humo que indicarán el momento en que se produzca fuego en alguna de las áreas
del edificio.
Se dispone de un sistema seco contra incendio; no obstante, al no poseer aún la
bomba que genere presión, funcionará a través de la bomba que porte la máquina
de bomberos al momento de atender la emergencia.
Se cuenta con una férula espinal plástica (camilla plana), con 184.88 cm. de
longitud, 40.64 cm. de ancho y 5.58 cm. de espesor y un megáfono.
Existen dos hidrantes ubicados en las zonas aledañas al edificio del Archivo
Nacional.
22
ACTIVACION DE LOS PLANES DE RESPUESTA
El presente plan se elaboró con el objetivo de que todo el personal que
labora en el Archivo Nacional tenga conocimiento acerca de lo que debe hacer en
el caso eventual de que se presente una emergencia, sea esta de carácter natural
o antrópica.
A continuación indicamos los lugares hacia donde debe dirigirse tanto el
personal como los usuarios de los servicios que presta el Archivo Nacional, en el
momento en que se presente una emergencia, sea esta por incendio 1, terremoto,
inundación, huracán, contaminación ambiental, actos terroristas, así como otros
casos que el Comité de Emergencias estime conveniente, y una vez activada la
alarma.
ALARMA:
La alarma será dada por un dispositivo de sirenas a baterías, colocadas dentro de
todas las áreas del edificio en donde se ubiquen personas.
RUTAS DE EVACUACIÓN:
Las rutas de evacuación serán señalizadas
y deberán mantenerse libres de
cualquier obstáculo que impida un tránsito fluido de personas.
PRIMER PISO: el cual abarca los siguientes departamentos o áreas:
a) Sala de Consulta
e) Archivo Histórico
b) Sala de Trabajo “Punta de diamante” f) Archivo Notarial
c) Depósitos
g) Sala de exposiciones
d) SAE, Certificaciones, Caja
1
Al respecto ver Anexo 1
23
a) Sala de Consulta: se subdivide en las siguientes áreas:
a.1. Sala de Video (microfilme): los funcionarios y usuarios que se
encuentren en esta área, deben salir por la puerta 1 (pasillo externo, la cual debe
ser rotulada), para dirigirse hacia la recepción y salir por la puerta de emergencia
A (estando de espaldas al mueble de la recepción, la puerta de la izquierda) y
dirigirse a la zona verde frente a la rampa.
a.2. Sala de Consulta: los funcionarios y usuarios que se encuentren en
esta área, deben dirigirse a la sala de video, para salir por la puerta 1, dirigirse
hacia la recepción y salir por la puerta de emergencia A, a la zona verde frente a la
rampa.
a.3. Cuarto de Ficheros: Posee dos salidas. Lo recomendable es que los
funcionarios que se encuentren aquí, se dirijan a la sala de video, para salir por la
puerta 1, dirigirse hacia la recepción y salir por la puerta de emergencia A, a la
zona verde frente a la rampa.
b) Sala de Trabajo “Punta de Diamante”: c) Depósitos: en esta zona hay dos
salidas de emergencias que se ubican hacia los extremos de los depósitos; la
primera queda al lado derecho, bajando las gradas externas que dan al costado
este de la soda (la cual se debe rotular como salida 2) y la segunda que da al lado
norte del parqueo de los usuarios (la cual se debe rotular como salida 3). Los
funcionarios que se encuentren en estas áreas, deben utilizar dichas salidas para
dirigirse a la zona verde (área que esté libre de objetos tales como cables
eléctricos o árboles que puedan poner en peligro a las personas). En caso de
haber personas en silla de ruedas, deberán dirigirse a la Sala de Consulta e
Investigación y utilizar la ruta de evacuación establecida en el inciso a.2. No
obstante, de acuerdo con la magnitud de la emergencia, la persona deberá ser
auxiliada y bajada por las gradas que dan al costado este de la soda (salida 2) y
dirigirse a la zona verde.
d) SAE, CERTIFICACIONES, CAJA: los funcionarios y usuarios que se
encuentren en estas áreas, deben salir por las puertas que dan a los baños de
24
funcionarios (pasillo interno), para dirigirse hacia la recepción y salir por la puerta
de salida de emergencia B (estando de espaldas al mueble de la recepción, la
puerta de la derecha, la cual hay que rotular) y dirigirse a la zona verde frente a la
rampa.
e) Archivo Histórico: los funcionarios y usuarios que se encuentren en esta área
deben salir por las puertas que dan al pasillo interno, para dirigirse hacia la
recepción y salir por la puerta de salida de emergencias B y dirigirse a la zona
verde.
f) Archivo Notarial: se subdivide en las siguientes áreas
f.1. Atención al Público: los funcionarios y usuarios de atención al público
deben utilizar la puerta lateral que se encuentra en el pasillo de entrada al
departamento y salir hacia la zona verde.
f.2. Jefatura, cómputo, secretaría, microfilm, reproducciones e índices: los
funcionarios que se encuentren dentro de estás oficinas deben salir por la puerta
de índices que da a la parte este del edificio y dirigirse hacia la zona verde frente a
la rampa.
f.3. Depósitos: los funcionarios que se encuentren en el depósito de abajo,
deberán salir por su puerta, que da a la zona verde que se encuentra al costado
este de la soda (para tal efecto se colocará una llave de la puerta en una caja de
vidrio); los funcionarios que se encuentren en el depósito de arriba, deben salir por
la puerta de índices que da a la parte este del edificio y dirigirse hacia la zona
verde frente a la rampa.
SEGUNDO PISO (mezanine): el cual abarca los siguientes departamentos o
áreas:
a) Biblioteca
b) Servicios Generales
Los funcionarios y usuarios que se encuentren en estas áreas, deben bajar
por las gradas internas de la biblioteca, que dan a la sala de consultas, para luego
dirigirse a la sala de video, salir por la puerta 1 (pasillo externo, esta puerta será
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rotulada),
y posteriormente ir hacia la recepción para salir por la puerta de
emergencia A y dirigirse a la zona verde frente a la rampa. En caso de haber
personas en silla de ruedas, deberán ser auxiliadas y bajadas por la misma ruta
establecida en este punto.
TERCER PISO: el cual abarca los siguientes departamentos o áreas:
Junta Administrativa
Academias
f) Asesoría Legal
g) Cómputo
Dirección General y Subdirección
DAF
h) Planificación
i) Secretaría
Auditoria
Los funcionarios y usuarios que se encuentren en estas áreas, deben bajar
las gradas por el lado izquierdo (hay pasamanos en los dos lados), dirigirse hacia
la biblioteca, para bajar las gradas internas que dan a la sala de consulta, y luego
dirigirse a la sala de video para salir por la puerta 1 (la cual debe ser rotulada), y
posteriormente ir hacia la recepción para salir por la puerta de emergencia A y
dirigirse a la zona verde frente a la rampa. En caso de haber personas en silla de
ruedas, deberán ser auxiliadas y bajadas por la misma ruta establecida en este
punto.
SOTANO: comprende las siguientes áreas:
a) Bodega
e) Archivo Central
b) Bodega de limpieza
f) Soda
c) Area Técnica
g) Conservación
d) Archivo Central
h) Salón Multiusos
Los funcionarios y usuarios que se encuentren en las bodegas, área
técnica, sala de capacitación, y archivo central, deben dirigirse hacia la puerta
de entrada de los funcionarios, que se ubica bajo la Sala de Trabajo “Punta de
26
Diamante” (primer piso), y quedarse en la zona verde (área que esté libre de
objetos tales como cables eléctricos o árboles que puedan poner en peligro a las
personas).
e) Salón Multiusos: quienes se encuentren en esta área deben usar la salida de
emergencias que se ubica al lado oeste del salón o las puertas laterales de vidrio
que están en dirección a la zona verde y quedarse en ella. Las puertas laterales
deberán abrirse siempre que haya alguna actividad en el salón, igualmente, en
casos de actividades masivas con personas ajenas a la institución, al inicio de
cada actividad se les deberá indicar el procedimiento a seguir en caso de ser
necesario evacuar el salón.
f) Soda: Los funcionarios y usuarios que se encuentren en la soda, deben dirigirse
hacia su puerta este y quedarse en la zona verde adjunta (área que esté libre de
objetos tales como cables eléctricos o árboles que puedan poner en peligro a las
personas).
g) Conservación: se subdivide en las siguientes áreas
g.1. Microfilm: los funcionarios que se encuentren aquí, deben salir por la
puerta que está al costado sur de dicha área, dirigirse a la puerta de entrada de
los funcionarios y quedarse en la zona verde.
g.2. Fotografía, Secretaría y Jefatura: los funcionarios que se encuentren en
estas áreas, deben dirigirse hacia la puerta de entrada de los funcionarios y
quedarse en la zona verde.
g.3. Encuadernación y restauración: los funcionarios que se encuentren en
estas áreas, deben dirigirse hacia la puerta de entrada de los funcionarios y
quedarse en la zona verde. Lo recomendable en esta área, es utilizar la puerta
lateral de emergencias, que está más cercana a las zonas verdes; no obstante,
para ello se deberá eliminar los candados de los portones que están en dirección
a ellas.
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Archivo Intermedio: los funcionarios que se encuentren en los depósitos dos y
tres, deben utilizar las salidas de emergencias que dan al costado oeste del
Archivo. Las personas que se encuentren en las siguientes áreas: depósito uno,
área de trabajo y depósito cuatro, deben salir por las correspondientes puertas
principales, para posteriormente dirigirse hacia la zona verde que da a la puerta de
entrada de los funcionarios.
Casa de Máquinas: los funcionarios que se encuentren es esta zona, deben salir
por la puerta principal y dirigirse hacia la zona verde frente a la puerta de entrada
de funcionarios.
Centro de mando y las brigadas: el centro de mando y las brigadas se ubicarán
en:
Zona verde que se encuentra frente a la rampa de acceso, contiguo a la acera de
entrada al edificio.
1. Salón multiusos que se encuentra ubicado en el sótano (cuando las
condiciones atmosféricas y ambientales no lo permitan, utilizar la Nº 1).
Posterior a la evacuación y en caso de ser necesario, la Brigada de
Primeros Auxilios brindará la atención requerida, en la medida de su preparación,
capacidades, materiales y equipos con que cuente; brindará atención a los
pacientes, mientras llegue la asistencia médica profesional.
Para casos aislados y de accidente o emergencia, en los que no se active el
plan de evacuación, se accionarán únicamente las Brigadas correspondientes; ya
sea por medio del teléfono o personalmente. Los miembros de la Brigada
atenderán el llamado haciéndose presentes al lugar y brindando la atención
requerida de acuerdo a su capacidad, a los instrumentos o medios con que
cuenten y a la emergencia presentada, mientras llegue la asistencia médica
profesional.
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En caso de emergencias fuera de horas laborales, los agentes de seguridad
(institucionales y privados) serán capacitados en cuanto a detección de fuego
(cuando los detectores de humo activen la alarma), en cuanto a uso de extintores
y se les dará a conocer las rutas de evacuación. De igual manera, se les instruirá
acerca de los pasos a seguir en caso de emergencia, entre ellos, llamar a los
cuerpos de socorro (bomberos, Cruz Roja, etc.) y a los miembros del Comité y
Brigadas, para lo cual se les entregará un directorio telefónico con los números de
todos ellos.
En lo que respecta a personas que realizan contratos fuera de horas de oficina, se
les dará una guía para que procedan en caso de evacuación.
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PLAN DE ACCION EN CASO DE INCENDIO.
1. Detectar el fuego (humo, si se oyen chispas o se ve un corto circuito).
2. Dar la voz de alerta a los miembros de la Brigada de Incendios, para lo cual
cada departamento tendrá un directorio telefónico con los nombres y
números de teléfono de sus miembros.
3. Llamar de inmediato a los bomberos, dar nombre completo, número de
teléfono desde el que se llama, extensión y ubicación del fuego. Colgar y
esperar llamada de verificación. (Miembro de la Brigada de Incendios).
4. Informar a la Brigada de Evacuación para que coordine
y decida la
evacuación del edificio.
5. Accionar la alarma.
6. Se activa el plan de evacuación.
7. Tratar de contener el fuego (Brigada de Incendios).
8. Destacar a una persona de la Brigada de Incendios para que espere y guíe
a los bomberos hasta el área afectada.
9. Brindar a los bomberos el apoyo que requieran para facilitarles su labor.
10. Una vez apagado el fuego, revisar que no haya residuos de materiales
peligrosos dentro de las instalaciones, para determinar si se puede o no
ocuparlas de nuevo.
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RECOMENDACIONES
1- En las salas de ficheros de la Sala de Consulta e Investigación, reubicar el
archivador que está junto a la columna, para que la entrada quede
despejada.
2- En el Departamento Servicios Archivísticos Externos y en general, en
cualquier departamento, quitar los cables, plantas y otros obstáculos que
están en el suelo, con el fin de no tropezar con ellos, sobre todo, se deben
mantener despejadas las rutas de evacuación.
3- Habilitar una puerta en el área de certificaciones, por el lado de atrás,
contiguo a los baños de funcionarios.
4- En el área de microfilm, reubicar los tanques de agua caliente, ya que
obstaculizan el paso de los funcionarios que laboran allí, así mismo
representan un peligro porque lo recomendable es que estos tanques estén
en zonas externas.
5- Mantener el área interna que se encuentra en la zona de entrada de los
funcionarios, libre de vehículos, para no obstaculizar la salida de los
funcionarios en el caso de que se presente una emergencia.
6- No utilizar la casa de máquinas para fines distintos para los que fue creada,
de modo que no se realicen otro tipo de labores como taller o
mantenimiento, para que no represente un peligro para ningún funcionario.
7- En las áreas de encuadernación y de restauración, habilitar una especie de
armario o bodega pequeña en la que puedan guardar el material inflamable.
8- Construir una salida (escalera) de emergencias en el tercer piso del núcleo
central.
9- Modificar las gradas de las salidas de emergencia de los depósitos de la
segunda etapa, de modo que su actual forma de “caracol”, no represente
peligro en el momento de realizar una evacuación.
10- Construir una salida de emergencia en el extremo opuesto al que se
encuentra la puerta del IV depósito de Archivo Intermedio.
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