Contratación mediante procedimiento abierto

COMISIÓN DE ARCHIVO. UNIVERSIDAD PÚBLICA DE NAVARRA
Norma de conservación:
02/2015 (116)
Denominación de la serie:
EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN MEDIANTE PROCEDIMIENTO
ABIERTO
Poseedor principal:
Negociado de Contratación
Período de permanencia en los archivos de gestión, una vez cerrado
el expediente:
2 años
Valor administrativo, una vez cerrado el expediente:
5 años con carácter general; 15 años para la documentación
relacionada con subvenciones y gastos de financiación afectada
Acceso:
Libre, salvo que contengan datos de carácter personal en cuyo caso
habrá una restricción de 50 años.
Conservación permanente:
Se conservan únicamente los expedientes de obras y contratos de
adquisición de bienes de singulares características culturales,
artísticas, literarias, históricas y similares.
En cuanto a la documentación que presentan las empresas, la de la
empresa adjudicataria pasará a formar parte del expediente de la
contratación. El resto se eliminará una vez superado el plazo que señale
el pliego para ser retirada.
Observaciones:
Fecha de dictamen de la Comisión de Archivo:
27 de febrero de 2015
Procedimiento: CONTRATACIÓN MEDIANTE PROCEDIMIENTO
ABIERTO
Número del Catálogo de Procedimientos (NCP): X.9 (ASUNTOS ECONÓMICOS)
Número de Expediente de la Comisión de Archivo (NECA): 116 (2015/02) VERSIÓN
1- 20150227
Procedimiento administrativo
LA UFG envía la solicitud al Negociado de Contratación que comienza con la
tramitación del expediente. Las etapas que contempla la tramitación son las siguientes:
1.- Se elabora el documento contable de Retención de Crédito (RC).
2.- Se elabora el informe de inicio.
3.- Se remite el informe de inicio a la Jefa de la Sección de Gestión Económica, y el RC
a la Jefa de la Sección de Contabilidad para su firma. Ambos documentos se envían al
Director del Servicio de Asuntos Económicos para su visto bueno.
4.- Cuando los documentos vuelven firmados y visados a la Sección de Gestión
Económica, la gestora comienza con la elaboración de los pliegos de cláusulas
administrativas y de prescripciones técnicas.
5.- Ambos pliegos se firman por el Órgano de Contratación o su delegado según
proceda.
6.- El expediente se remite a la Asesoría Jurídica para que elabore un informe sobre los
condicionados.
7.- Cuando la Asesoría Jurídica remite el informe favorable, se elabora la Propuesta de
resolución de autorización. Se remite a la firma del Gerente y a continuación a
Intervención.
8.- Una vez recibida el documento firmado y sellado, se elabora la resolución de
autorización, previa solicitud de número a la Secretaría General.
9.- La resolución es firmada por el Órgano de Contratación, junto con los pliegos.
10.- El Negociado de Contratación elabora los traslados de resolución y los remite a
Secretaría General para que sean firmados y enviados a los miembros de la Mesa de
Contratación (en caso de haberla), al Gerente y a la Jefa de la Sección de Contabilidad.
11.- Se elabora el documento contable A o el documento contable AD, según sea el
caso.
12.- Se hace el anuncio de licitación accediendo al Portal de Contratación de Navarra. Si
procede, previamente se elabora el anuncio para el DOUE.
13.- Se elabora asimismo un anuncio que se remite al servicio Infoweb de la universidad
para su publicación en la web.
14.- Se comunica la publicación del anuncio de licitación al responsable del contrato así
como al Registro General, dando a conocer a este último los plazos de los que disponen
los licitadores para presentar sus ofertas.
15.- El Registro General va remitiendo a la Sección de Gestión Económica las ofertas
que van llegando. Al finalizar el plazo, el Negociado de Contratación elabora la
convocatoria de la Mesa de contratación consultando la agenda de los participantes.
16.- Tras la celebración de la primera sesión de la Mesa de contratación, la secretaria de
la misma remite los datos significativos al Negociado de contratación, que se encarga de
elaborar el acta. Firman el acta todos los asistentes. Durante esta primera sesión, se
entregan los sobres nº 2 (documentación técnica) a los vocales técnicos para que vayan
elaborando el informe de puntuaciones técnicas de cada oferta.
17.- Si se han detectado errores en la documentación administrativa que sean
subsanables, se elaboran los correspondientes requerimientos para comunicar la
necesidad de subsanar, concediéndoles al menos un plazo de 5 días naturales.
18.- Finalizado el plazo de subsanación, se redacta el acta de subsanación, que será
aprobada por los miembros en la segunda sesión de la Mesa de contratación.
19.- Se convoca la segunda sesión de la Mesa o tercera sesión (si ha habido
subsanación) para la valoración de criterios técnicos. Se aprueba el informe técnico y se
incorpora al acta.
20.- Tras celebrarse la sesión de la Mesa de valoración de los aspectos técnicos, el
Negociado de Contratación redacta el acta de la sesión, que firman todos los asistentes.
21.- Se convoca con al menos 72 horas de antelación la tercera o cuarta (si hay
subsanación) sesión de la Mesa para la apertura pública de las ofertas económicas. El
anuncio de la convocatoria se publica en el Portal de Contratación de Navarra,
indicando la fecha, el lugar y la hora en la que se procederá a la apertura del sobre con
la oferta económica..
22.- En la sesión de la Mesa, se hacen públicas las puntuaciones técnicas de las
empresas con carácter previo a la lectura las ofertas económicas. Finalizada la sesión, la
secretaria de la misma comunica los resultados al personal del Negociado de
Contratación para la elaboración del acta.
23.- El Negociado de Contratación elabora un borrador de la resolución de adjudicación
que se remite a Intervención junto con todo el expediente, para realizar el informe de
fiscalización.
24.- Cuando vuelve el expediente a la Sección de Gestión Económica con el informe
favorable de Intervención, se redacta la resolución de adjudicación, previa petición de
número a la Secretaría General. La resolución es firmada por el Órgano de
Contratación.
25.- Se elaboran los traslados de resolución para que desde Secretaría General se firmen
y se remitan a los licitadores, a los miembros de la Mesa de contratación y a la Jefa de la
Sección de Contabilidad.
26.- La Jefa de la Sección de Contabilidad elabora el documento contable de
compromiso de gasto (D) o de Autorización y Compromiso (AD), según proceda.
27.- Se remite un fax al adjudicatario para notificarle la adjudicación.
28.- Se publica la adjudicación en el Portal de Contratación de Navarra.
29.- Se redacta el contrato y remite al adjudicatario dos ejemplares del mismo, junto con
los pliegos y un oficio de remisión. El adjudicatario devuelve los dos ejemplares
prestados y aporta eventuales certificados necesarios y el justificante de haber
depositado la garantía definitiva.
30.- Los datos de la garantía definitiva son almacenados en la base de datos.
31.- Se remiten los dos ejemplares del contrato firmado por el adjudicatario, al Órgano
de Contratación para su firma.
32.- Un ejemplar del contrato firmado, se envía junto con un oficio de remisión, al
adjudicatario.
33.- A partir de este momento, empieza la ejecución de contrato.
Si es un suministro:
34.- El responsable del contrato recibe la factura que le proporciona el adjudicatario
proveedor. La firma y la remite a la Sección de Gestión Económica.
35.- Se registra el Justificante del Gasto e imprime la Conformidad de Factura. Si se
trata de un bien inventariable, se crean las etiquetas necesarias y se procede a
inventariar.
36.- Se elabora el acta de recepción.
37.- La Conformidad de Factura, tras ser firmada por la Jefa de la Sección de Gestión
Económica, se envía a la Sección de Contabilidad para proceder al abono de la factura.
38.- Cuando finaliza el plazo de garantía definitiva, se procede a la devolución de la
misma, y se da por cerrado el contrato.
Si es un contrato de servicios (Asistencias)
39.- Mensualmente o con la periodicidad que se estipule, el responsable del contrato
recibe la factura que remite el proveedor. Tras firmarla, la remite a la Sección de
Gestión Económica.
40.- Se registra el Justificante de Gasto en la aplicación e imprime la Conformidad de
Factura.
41.- La conformidad de factura es firmada por la Jefa de Sección de Gestión
Económica, se remite a la Sección de Contabilidad donde se elaboran los documentos
contables correspondientes y se paga la factura.
42.- Cuando termina la ejecución del contrato, se devuelve la garantía definitiva y se da
por cerrado el contrato.
Si es un contrato de administrativo especial (de ingresos, tipo cafeterías o
reprografía)
43.- La Sección de Gestión Económica remite a la Sección de Contabilidad una nota
comunicando la necesidad de emitir periódicamente las facturas necesarias.
44.- Tras emitir las facturas, en la Sección de Contabilidad registran los
correspondientes justificantes de los ingresos realizados por el adjudicatario, y pasa
copia de los mismos a la Sección de Gestión Económica para archivarlos en la carpeta
del expediente.
Prórrogas de expedientes de contratación
Los contratos prorrogables en la universidad suelen tener validez anual y su comienzo
suele coincidir con el año. Por ello a primeros del mes de septiembre, la Sección de
Gestión Económica remite a los responsables de las unidades de gasto un informe de los
expedientes que están a punto de finalizar y susceptibles de ser prorrogados. Cada
responsable indica qué expedientes deben ser prorrogados.
Recibida la propuesta de prórroga, se elabora una solicitud de conformidad y
certificados que, firmada por la Jefa de la Sección de Gestión Económica, se remite al
adjudicatario. Recibida la respuesta afirmativa del adjudicatario aceptando la prórroga,
así como los certificados de estar al corriente con las obligaciones tributarias y de la
Seguridad Social, la Sección de Gestión Económica elabora un informe proponiendo la
prórroga del contrato.
Paralelamente se elabora el documento contable de compromiso y autorización del
gasto (AD). El informe es firmado por la Jefa de la Sección, con el Visto Bueno del
Director de Servicio. Y el AD se remite a la Jefa de la Sección de Contabilidad para que
asiente y firme el documento.
Se elabora un borrador de la resolución de prórroga y, junto con el resto de la
documentación, se envía a la Asesoría Jurídica para que se emita el informe jurídico.
Una vez elaborado el informe jurídico, se devuelve el expediente a la Sección de
Gestión Económica.
Se remite el expediente a Intervención para su fiscalización. Intervenido
favorablemente, se envía el expediente al Gerente para su firma. Se elaboran dos
ejemplares de la resolución de prórroga que se envían al órgano de contratación para su
firma.
Firmada la Resolución se remiten los traslados a Secretaría General, y una vez firmados
por el Secretario General se hacen llegar al adjudicatario, al responsable del contrato a
la Sección de Contabilidad y a Intervención.
Si se produce un reajuste del precio de contrato en el momento de conocer el dato
oficial del IPC (15 de enero del año siguiente), se firma un nuevo documento contable
AD por parte de la Jefa de la Sección, y se notifica el reajuste al adjudicatario con la
remisión de un documento a través del fax.
Modificaciones de expedientes de contratación
La modificación surge por una petición del responsable del contrato, que elabora un
informe para proponer una modificación y lo remite a la Sección de Gestión Económica.
La gestora de la modificación elabora un documento para dar audiencia al contratista
indicándole que la universidad tiene la voluntad de modificar el contrato. La Jefa de
Sección firma el documento y se remite a la empresa, señalando un plazo (5 días) para
presentar alegaciones o disconformidades
Cuando la empresa da su conformidad, se elabora la propuesta de inicio de
modificación. A continuación, el documento contable de compromiso y autorización del
gasto (AD). La propuesta de modificación y el documento contable son firmados por la
Jefa de la Sección de Gestión Económica; a continuación el Director del Servicio de
Asuntos Económicos da su visto bueno. La Jefa de la Sección de Contabilidad asienta y
firma el documento contable.
Se redacta el borrador de la resolución de modificación que junto con toda la
documentación anterior, se remite a la Intervención para su fiscalización.
A continuación se prepara la resolución de modificación que firma el órgano de
contratación. Se elaboran asimismo los traslados de la resolución que firma el Secretario
General.
Se elabora el contrato de modificación y se hacen llegar dos ejemplares a la empresa.
Una vez firmados, la empresa los envía a la universidad para que firme el órgano de
contratación. Finalmente se remite un ejemplar firmado a la empresa y se continúa la
ejecución del contrato contemplando la modificación.
Devolución de las garantías
La devolución de las garantía definitivas se realiza una vez haya pasado el periodo de
garantía fijado en el contrato (y señalado en la Resolución de Adjudicación). El control
de estos plazos se realiza a través de una base de datos File Maker. Este procedimiento
de devolución puede iniciarse a través de dos vías:
a) De oficio. Mensualmente se hace una comprobación de las garantías que van a vencer
ese mes. Actualmente la mayoría de las devoluciones de garantías se inician de oficio.
b) Por petición de la empresa. Las empresas solicitan la devolución de la garantía. Se
comprueba que la garantía está vencida o a punto de vencer. Si es así, se inicia con el
procedimiento de devolución. Si no es así, se remite una carta firmada por la Jefa de la
Sección de Gestión Económica en la que se deniega la cancelación y se señala la fecha
estimada para que esta sea posible.
Se genera el documento de “Solicitud de Visto Bueno para la devolución de la
garantía”, que está firmado por la Jefa de la Sección de Gestión Económica, y se remite
a la persona responsable del contrato.
En el caso de que el responsable del contrato no dé el visto bueno, se consultan las
razones para establecer un nuevo plazo. Si el procedimiento se ha iniciado con la
petición de la empresa, se le remite una carta comunicando las razones del responsable
del contrato así como la fecha de fin del plazo de la garantía.
Una vez recibido el Visto Bueno de la persona responsable de la adquisición, por la que
se autoriza a la devolución de la garantía:
a) Si se trata de un aval, fianza, crédito de caución (documento emitido por entidad que
garantiza), se cancela el propio documento en su reverso (sello de DILIGENCIA, con
fecha y firma de la Jefa de la Sección de Gestión Económica). Junto a este documento
original se remite una carta, así como una copia del documento con el sello de Recibí,
para que sea remitido a la Sección de Gestión Económica por la persona de la empresa
que lo recibe. El envío se hace por correo postal certificado.
b) Si se trata de un ingreso hecho en cuenta de la Universidad Pública de Navarra, se
procede a su devolución realizando un documento PMP, Propuesta de Mandamiento de
Pago, a través de la aplicación de gestión económica y contable. Una vez firmado por la
Jefa de la Sección de Gestión Económica, se remite a la Sección de Contabilidad para
que se proceda a su pago.
Finalmente se actualiza la base de datos, señalando el día de devolución de la garantía,
y, cuando llega la copia con el Recibí, se introducen los datos de la persona que lo firma
(o, si no llega, la persona que ha firmado el acuse de recibo de correos).
0
NCP: X.09 (A.ECONÓMICOS)
Procedimiento: CONTRATACIÓN MEDIANTE PROCEDIMIENTO ABIERTO
NECA: 116 (2015/02) VERSIÓN 120150227
SOLICITUD DE CONTRATACIÓN, ELABORACIÓN DEL CONDICIONADO Y RESOLUCIÓN DE AUTORIZACIÓN
UFG
Inicio de
procedimiento
SECCIÓN DE GESTIÓN
ECONÓMICA
SECCIÓN DE
CONTABILIDAD
DIRECCIÓN SERVICIO
AAEE
ASESORÍA JURÍDICA
Solicitud de
contratación
RC
Informe de inicio
Firma
Firma Jefe
Sección
Informe + RC
Condicionados
Visto bueno
Firmas del
Órgano de
Contratación
Solicitud de
informe
Informe jurídico
Propuesta de
resolución de
autorización
Firma el
Gerente y sella
la Interventora
Resolución de
autorización
-Miembros de la mesa
-Gerente
-Sección de
Contabilidad
Aviso de la
publicación
Traslados de
resolución
Traslado de
resolución
Anuncio de
licitación en el
Portal y en la web
Documento
Contable A
Aviso al Registro
General
Fin
subprocedimiento
Si procede, se
elabora anuncio
para el DOUE
PROCEDIMIENTO ABIERTO
MESAS DE CONTRATACIÓN
MESA DE
CONTRATACIÓN
SECCIÓN DE GESTIÓN
ECONÓMICA
LICITADORES
Ofertas
Incio
Convocatoria
Mesa de
Contratación
La gestora elabora
las actas. Las
firman todos los
asistentes
Sesión
Entrega de los
sobres 2
Acta de la primera
mesa
Comunicación de
plazo de
subsanación
Acta de
subsanación
Convocatoria 2.ª
Mesa de
Contratación
Sesión
Valoración de
criterios diferentes
al precio
Acta de la 2.ª
mesa
Anuncio en el
Portal del día,
lugar y hora de la
apertura de
ofertas
Mínimo 72 horas de
antelación
Convocatoria 3.ª
Mesa de
Contratación
Sesión
Apertura del sobre
3
Acta de la 3.ª
mesa
Firma Jefa de Sección
VB Director Servicio
Propuesta de
adjudicación
Fin
subprocedimiento
PROCEDIMIENTO ABIERTO
ELABORACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN Y FIRMA DEL CONTRATO
LICITADOR
UFG
SECCIÓN DE
CONTABILIDAD
SECCIÓN DE GESTIÓN
ECONÓMICA
Inicio
Borrador de
resolución de
adjudicación
Fiscalización
Resolución de
adjudicación
Firmada por el
Órgano de
Contratación
También:
-Miembros Mesa
-Interventora
Traslado de
resolución
Traslados de
resolución
Traslado de
resolución
Compromiso de
gasto
(D)
FAX notificando
adjudicación y
solicitando doc
Si el importe
lo requiere
Anuncio en el
Portal de
Contratación
Documentación
Elaboración
contrato
Contrato y
condicionado
Contrato firmado
Contrato + oficio
de remisión
Fin
subprocedimiento
Contrato
Firma por el
Órgano de
contratación
Autorización y
compromiso
(AD)
PROCEDIMIENTO ABIERTO
EJECUCIÓN DE CONTRATO SI ES UN SUMINISTRO (HASTA 2014)
PROVEEDOR
Inicio
RESPONSABLE DEL
CONTRATO
Recepción de
factura y firma
SECCIÓN DE GESTIÓN
ECONÓMICA
SECCIÓN DE
CONTABILIDAD
Factura
Justificante del
gesto y
conformidad de
factura
Inventario
Acta de recepción
Firma de la
conformidad de
factura
Factura
Documentos
contables
Abono de factura
Devolución de la
garantía
Fin del
procedimiento
PROCEDIMIENTO ABIERTO
EJECUCIÓN DE CONTRATO SI ES UN CONTRATO DE SERVICIOS (HASTA 2014)
RESPONSABLE DEL
CONTRATO
PROVEEDOR
Recepción de
factura y firma
Inicio
SECCIÓN DE GESTIÓN
ECONÓMICA
SECCIÓN DE
CONTABILIDAD
Factura
Justificante del
gesto
Conformidad de
factura
Firma de la
conformidad de
factura
Factura
Documentos
contables
Abono de factura
No
¿Prórroga?
Sí
Devolución de la
garantía
Prórroga
Ver procedimiento de
Prórroga
Fin del
procedimiento
PROCEDIMIENTO ABIERTO. MODIFICACIONES DE CONTRATO
Elaboración de
informe
Inicio
SECCIÓN DE
CONTABILIDAD
SECCIÓN DE GESTIÓN
ECONÓMICA
UFG
ADJUDICATARIO
Petición de
modificación de
contrato
Propuesta de
modificación.
Audiencia al
contratista
Propuesta de
modificación.
Audiencia al
contratista
Firma Jefa de
Sección
Conformidad
-Firma la Jefa de
Sección
-Visto Bueno Director
del Servicio
Propuesta de
inicio de modif
Documento
contable AD
Documento
contable AD
Documento
contable AD
Firma Jefa de
Sección
Borrador de
resolución
Fiscalización
Firma el Órgano de
contratación
Traslado de
resolución
También se traslada a la
Interventora
Resolución de
modificación
Traslado de
resolución
Traslado de
resolución
Contrato
Contrato
Firma
Contrato
Contrato
Firma
Firma el órgano de
contratación
Fin
subprocedimiento
Ejecución
PROCEDIMIENTO ABIERTO. PRÓRROGAS DE CONTRATOS
ADJUDICATARIO
SECCIÓN DE
CONTABILIDAD
SECCIÓN DE GESTIÓN
ECONÓMICA
UFG
Informe con las
prórrogas posibles
ASESORÍA JURÍDICA
Inicio
Propuesta de
prórroga
Solicitud de
conformidad y
certificados
Conformidad y
certificados
-Firma la Jefa de
Sección
-Visto Bueno Director
del Servicio
Informe de
prórroga
En función del
órgano de
contratación que
corresponda
Propuesta/
Borrador de
resolución de
prórroga
Documento
contable AD
Firma Jefa
de
Sección
Documento
contable AD
Expediente de
prórroga
Expediente de
prórroga
Expediente de
prórroga
Informe
Fiscalización
Firma del Órgano de
contratación. Si es el
Rector, previamente el
Gerente habrá firmado
la propuesta
Resolución de
prórroga
Traslados de
resolución
Traslado de
resolución
Traslado de
resolución
También se traslada
a Intervención
Traslado de
resolución
Fin
subprocedimiento
Comunicación
precio ajustado
IPC
Ejecución
PROCEDIMIENTO ABIERTO. DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS DEFINITIVAS
RESPONSABLE DEL
CONTRATO
SECCIÓN DE GESTIÓN
ECONÓMICA
EMPRESA
Inicio
SECCIÓN DE
CONTABILIDAD
Inicio
Solicitud de
devolución
Comprobación
mensual
Firma Jefa
de Sección
Solicitud de visto
bueno
SÍ
¿Procede?
Denegación
devolución de
garantía
NO
¿Procede?
Visto bueno
SÍ
NO
Aval, fianza,
crédito de caución
Ingreso en cuenta
Nuevo plazo
Cancelación en el
reverso
Propuesta de
mandamiento de
pago
Firma Jefa
de Sección
Propuesta de
mandamiento de
pago
Sello de diligencia
Carta de
devolución + copia
del aval con sello
de recibi
Pago
Recibí firmado
Fin
Fin