instrucciones para la transferencia de documentos de los archivos

INSTRUCCIONES PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN, PERIFÉRICO Y DESCONCENTRADO AL ARCHIVO CENTRAL DEL SISOL
1. La transferencia de documentos de los archivos de gestión, periféricos y desconcentrados 1
al Archivo Central, se realizará de acuerdo a lo establecido en el cronograma de
transferencia (Anexo 1)
2. Los encargados o responsables de los archivos de gestión, periféricos o desconcentrados
coordinarán con el encargado del Archivo Central la transferencia de documentos. De ser
necesario, solicitarán la asesoría del Archivo Central.
3. El encargado del archivo de gestión, periférico, desconcentrado, o quien haga sus veces,
agrupará la documentación en series documentales. Asimismo, las series documentales se
agruparán en paquetes o tomos y se describirán utilizando los formatos de transferencia de
documentos:
a) Información general (Anexo 2a)
b) Inventario – Registro (Anexo 2b)
4. Entiéndase por serie documental al conjunto de documentos emitidos o recibidos por una
unidad orgánica del SISOL en cumplimiento a sus funciones y actividades, las mismas que
tienen características comunes, el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por
consiguiente son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad.
5. Los paquetes o tomos se identificarán asignándole un número y se instalarán en las cajas
archiveras de 25 cm. de ancho x 33 cm. de largo x 34 cm. de alto. (Anexo 3)
6. Las cajas archiveras se identificarán completando la información en la parte frontal de la
caja de la siguiente manera:
Código.- Se anotará las iniciales de la unidad orgánica y de la serie documental. Ejemplo:
HS SJL – B/V = Hospital de la Solidaridad de San Juan de Lurigancho – Boletas de Venta
UTES – C/P = Unidad de Tesorería – Comprobantes de Pago
Caja N°.- Se anotará el número correlativo de caja que corresponda. (Anexo N° 3)
7. De no poder formarse paquetes o tomos como unidad de archivamiento a ser instaladas en
las cajas archiveras, las unidades de archivamiento a utilizarse (archivadores de palanca,
folders manila, etc.) deberán describirse de la misma manera que los paquetes o tomos.
8. No se trasferirá al Archivo Central normas legales, boletines de El Peruano, diarios, revistas,
etc.; toda vez que no son documentos de archivo2.
9. La transferencia de la documentación se realizará mediante un memorando dirigido a la
Gerencia de Administración y Finanzas, firmado por el funcionario a cargo de la unidad
orgánica que remite la documentación, adjuntando los inventarios impresos elaborados por
el encargado de archivo. De igual manera se remitirá el inventario en formato electrónico
(excel) al correo electrónico: [email protected].
Asimismo, las unidades orgánicas que tengan series documentales con registros
electrónicos más detallados (a nivel de unidad documental) deberán enviar dichos registros
al Archivo Central al correo electrónico antes mencionado. Ejemplos de algunos registros:
- Registro de Comprobantes de Pago
- Registro de Locación de Servicios
- Registro de Correspondencia emitida
- Registro de Resoluciones
Cabe señalar, que los registros detallados de series documentales son imprescindibles para
el eficiente servicio archivístico en el Archivo Central, toda vez que permiten la ubicación
rápida y precisa de la unidad documental solicitada.
10. El Archivo Central recibirá la transferencia de documentos firmará y anotará en el inventario
denominado información general la frase “recibido sin verificar”.
11. El personal del Archivo Central, encargado de la transferencia de documentos, realizará la
revisión de la documentación transferida, verificando con el inventario remitido como adjunto
al memorando de transferencia. En caso de detectarse alguna incongruencia se solicitará su
subsanación; caso contrario se aprueba la transferencia y se coloca el sello con la frase
“transferencia verificada”.
__________________________________
1
Archivo Desconcentrado.- Es el encargado de las actividades archivísticas en los órganos desconcentrados del SISOL
(Hospitales de la Solidaridad, Centros Médicos y SISOL JOVEN). Coordina sus actividades con el Archivo Central.
2 Documento
de Archivo.- Es todo aquel documento emitido y recibido por una institución y contiene información relativa
al ejercicio exclusivo de las funciones, actividades y competencias que esta institución desarrolla. Siendo de cualquier
soporte material: impresos, manuscritos, mapas, CD-ROM, etc
ANEXO 1
CRONOGRAMA ANUAL DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL 2013
ITEM
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
ÓRGANO O UNIDAD ORGÁNICA
Presidencia del Consejo Directivo
Gerencia General
Oficina de Comunicaciones
Unidad de Sistemas y Procesos
Oficina de Control Institucional
Oficina de Asesoría Jurídica
Oficina de Planeamiento y Presupuesto
Unidad de Presupuesto
Unidad de Racionalización
Unidad de Infraestructura
Gerencia de Administración y Finanzas
Control Patrimonial
Mesa de Partes
Coordinación Nacional de Seguridad
Unidad de Tesorería
Unidad de Contabilidad
Unidad de Personal
Unidad de Logística y Servicios Generales
Locación de Servicios
Servicios Generales y Mantenimiento
Almacén
Unidades Móviles
Gerencia de Servicios de Salud
Unidad de Apoyo Social
Bioseguridad
Coordinación Nacional de Servicio Social
Coordinación Nacional de Enfermería
Dirección Nacional de Servicios Odontológicos
Servicio de Ambulancia
Hospital Solidaridad Acho
Hospital Solidaridad Ate
Hospital Solidaridad Camaná
Hospital Solidaridad Comas
Hospital Solidaridad Chorrillos
JUNIO
6
7 13 14 20 21 4
JULIO
5 11 12 18 19 26 8
AGOSTO
9 15 16 22 23 5
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DIC.
6 13 19 20 30 11 14 24 25 31 8 14 15 22 29 6 10
CRONOGRAMA ANUAL DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL 2013
ITEM
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
ÓRGANO O UNIDAD ORGÁNICA
Hospital Solidaridad El Agustino
Hospital Solidaridad La Victoria
Hospital Solidaridad Magdalena del Mar
Hospital Solidaridad Mirones
Hospital Solidaridad Punta Hermosa
Hospital Solidaridad Puente Piedra
Hospital Solidaridad Metro – UNI
Hospital Solidaridad Risso
Hospital Solidaridad Santa Isabel
Hospital Solidaridad San Juan de Lurigancho
Hospital Solidaridad San Juan de Miraflores
Hospital Solidaridad San Martin de Porres
Hospital Solidaridad Surquillo
Hospital Solidaridad Villa el Salvador
Hospital Solidaridad Cusco
Hospital Solidaridad Chiclayo
Hospital Solidaridad Ica
Hospital Solidaridad Sullana
Hospital Solidaridad Tacna
Hospital Solidaridad Tarapoto
Hospital Solidaridad Tumbes
Centro Médico José Carlos Mariátegui
Centro Médico Juan Pablo II
Centro Médico Señor de los Milagros
Centro Médico Trabajadores del Hospital del Niño
Centro Medico La Ensenada
Centro Medico Las Violetas
Centro Médico San Ramón
Centro Médico Sinchi Roca
Centro Médico Villa Limatambo
Centro Medico El Nazareno
Centro Médico Huaycán
JUNIO
6
7 13 14 20 21 4
JULIO
5 11 12 18 19 26 8
AGOSTO
9 15 16 22 23 5
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DIC.
6 13 19 20 30 11 14 24 25 31 8 14 15 22 29 6 10
ANEXO 2a
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS (Información General)
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
INFORMACIÓN GENERAL
1. SECTOR
2. ENTIDAD
: MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA
: SISTEMA METROPOLITANO DE LA SOLIDARIDAD
3. UNIDAD ÓRGANICA
:
4. DATOS DE LA REMISIÓN
4.1 AÑO
4.2 REMISIÓN N°
:
:
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO A TRANSFERIRSE:
6. METROS LINEALES DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO A TRANSFERIRSE:
7. LUGAR Y FECHA:
8. LUGAR Y FECHA:
…………………………………………
(Firma y Sello)
ARCHIVO REMITENTE
…………………………………………
(Firma y Sello)
ARCHIVO RECEPTOR
Leyenda:
1.
2.
3.
4.1.
4.2.
5.
6.
7.
8.
Nombre o denominación de la institución de la que depende SISOL como Organismo Público
Descentralizado. En nuestro caso: Municipalidad Metropolitano de Lima.
Nombre o denominación de nuestra entidad: Sistema Metropolitano de la Solidaridad.
Nombre de la unidad orgánica cuya documentación va a transferir. Ej.: Gerencias, Unidades, Hospitales,
Centros Médicos.
El año en que se realiza la transferencia.
Es el número de transferencia que se realiza en el año al Archivo Central.
Deberá señalarse de manera resumida las series documentales, sus fechas extremas y el total de cajas ha
transferir.
Deberá registrarse la totalidad de Metros Lineales de la transferencia realizada.
Se deberá constar el lugar y la fecha de procedencia de la transferencia, firmada por la secretaria, asistente
y/o auxiliar encargado del Archivo de su Unidad, Gerencia, Hospital, Centro Médico, etc.
Se deberá registrar el lugar y la fecha de recepción de la transferencia, firmada por el encargado, asistente
y/o auxiliar encargado del Archivo Central del SISOL, por cuestiones del proceso de transferencia se debe
anotar la siguiente frase: "recibido sin verificar", constando la recepción con sello de recibido y quedando
pendiente su verificación por el personal del Archivo Central.
ANEXO 2b
Pág. 1 de ……pags.
INVENTARIO - REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
1.Órgano:
2.Unidad Orgánica:
4.Nº 5.N°
CAJA PAQ.
3.Elaborado por:
6.SERIE DOCUMENTAL
7.Nº CORRELATIVO DEL
8.FECHAS EXTREMAS
DOCUMENTO
DEL
AL
DEL
AL
9.N°
10.METROS
FOLIOS LINEALES
11.OBSERVACIONES
Leyenda:
1.
Nombre o denominación del órgano que produce (emite o recibe) el documento. Ej.: Presidencia del Consejo Directivo, Gerencia General, Oficina de Control Institucional, Oficina de Asesoría
Jurídica, Oficina de Planeamiento y Presupuesto, Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de Servicios de Salud, Hospital de la Solidaridad Rímac, etc.
2. Nombre o denominación de la unidad de organización en que se dividen los órganos del SISOL. Ej.: Oficina de Comunicaciones, Unidad de Presupuesto, Unidad de Personal, Unidad de
Apoyo Social, etc.
3. Nombre del personal encargado de elaborar el inventario.
4. Se registra el número de caja.
5. Se registra el número de tomo o paquete comenzando desde el 01 continuando de manera correlativa por serie documental.
6. Se registra el nombre de la serie documental.
7. Se registra la numeración extrema de los documentos.
8. Se registra la fecha extrema del documento.
9. Se registra la cantidad de folios por cada documento.
10. Se registra la cantidad de metros lineales que contiene cada caja archivera.
11. Se registra alguna característica especial que presente el documento, como por ej.: el formato (A3), originales, fotocopias, deteriorado, documentos faltantes, etc.
ANEXO 3
Caso a) Instalación de paquetes o tomos de documentos (tamaño A4)
Los paquetes o tomos de documentos de tamaño A4 se instalarán de manera vertical en las cajas archiveras, tal
como se muestra en el gráfico caso a). La documentación instalada de esta forma en las cajas de archivo
tendrán la medida aproximada de 0.30 metros lineales.
Caso b) Instalación de boletas de venta, recibos de caja, facturas, etc. (documentos de tamaño A5) en
cajas archiveras
En caso que los paquetes de documentos sean de tamaño A5 (Boletas de venta, recibos de caja, facturas, etc.)
los paquetes se colocarán de forma horizontal y en dos niveles. La documentación instalada de esta forma en
las cajas de archivo tendrán una medida aproximada de 0.60 metros lineales.
Caso c) Instalación de archivadores de palanca
En caso que las cajas archiveras contengan archivadores de palanca, éstos deberán instalarse de manera
vertical, tal como se muestra en el gráfico. La documentación instalada de esta forma en las cajas de archivo
tendrán una medida aproximada de 0.21 metros lineales.
 Como regla general las cajas de archivo no se llenarán totalmente, dejando un espacio aproximado de 3 cm.,
esto con el objetivo de poder sujetar las cajas de sus respectivos orificios para facilitar su desplazamiento.
 Luego de haber instalado los paquetes o tomos en las cajas archiveras se procede a registrar en la parte
frontal de la caja el código y el número de caja correspondiente.
Código.- Se anotará las iniciales de la unidad orgánica y de la serie documental.
-
-
Ejemplo en los órganos y/o unidades orgánicas de la Sede Central
CÓDIGO
= U. TES – C/P = Unidad de Tesorería – Comprobantes de pago
CÓDIGO
= GAF – RES = Gerencia de Administración y Finanzas – Resoluciones de GAF
Ejemplo en Hospitales de la Solidaridad y Centros Médicos
CÓDIGO
HS SJL – B/V
=
Hospital de la Solidaridad
de San Juan de Lurigancho
Boletas de Venta
CÓDIGO
HS VMT- R/C
=
Hospital de la Solidaridad
de Villa María del Triunfo
-
Recibos de caja
CÓDIGO
HS ACH - HC
=
Hospital de la Solidaridad
de Acho
-
Historias Clínicas
Caja N°.- Se anotará el número correlativo de caja que corresponda.