Modelo de Atención de Proveedores

Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN
Modelo de
Atención de
Proveedores
Todos ponemos, todos ganamos
Relaciones para construir futuro
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Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN
Contenido
El objetivo: desarrollar competencias
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Modelo de Atención de Proveedores
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Fase 0: Identificación
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Fase 1: Recepción
7
Fase 2: Nivelación
8
Fase 3: Comunicación
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Fase 4: Acompañamiento 11
Fase 5: Avances
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Fase 6: Realimentación
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Glosario
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Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN
El objetivo: desarrollar
competencias
Las relaciones con nuestros proveedores trascienden la gestión contractual y promueven el
desarrollo de competencias, ya que los reconocemos como aliados en el cumplimiento de nuestras
metas y en la construcción de una sociedad con mejores oportunidades.
Para lograrlo creamos espacios que propician la integración de saberes, el trabajo colaborativo, el
fortalecimiento de sus capacidades, y la implementación de prácticas de sostenibilidad.
El siguiente Modelo de Atención de Proveedores describe los criterios y procedimientos para la
aplicación de diferentes estrategias de desarrollo e integración de competencias entre ISAGEN y sus
proveedores y proveedores locales.
Este documento busca además brindar a los trabajadores información útil para conocer la ruta de
desarrollo de los proveedores con los cuales se relacionan y para incorporar en lo cotidiano actitudes
que favorezcan el relacionamiento productivo y de largo plazo.
Al final encontrará un glosario que ayuda a unificar los conceptos y criterios apropiados por ISAGEN
en la gestión de proveedores, los cuales no son necesariamente definiciones teóricas.
Le invitamos a conocer este proceso de crecimiento y desarrollo, en el que todos ponemos esfuerzo
y compromiso y, a la vez, todos ganamos.
Política de relacionamiento
con proveedores
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Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN
Modelo de Atención de Proveedores
Búsqueda del proveedor
indicado para la
necesidad del equipo
Identificación
A
0
Selección de
proveedores para el
proceso de
acompañamiento
C
Recepción
Cierre y balance final de
resultados, con la
posibilidad de nuevas
rutas de desarrollo
B
1
Realimentación
Análisis del nivel de
desarrollo del proveedor
Nivelación
2
6
Base datos
Seguimiento a los
resultados y ganancias
del proceso
Avance
5
Espacios para el
desarrollo de
competencias y la
creación de valor
compartido
Comunicación
Acompañamiento
4
3
Acuerdos mutuos para
iniciar la ruta de
desarrollo
En total las siete fases se
interconectan a una base de
datos que soporta y sustenta la
información necesaria para la
aplicación del Modelo.
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Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN
Todos ponemos, todos ganamos
Aporte
Beneficios
ISAGEN
Recursos humanos
Recursos económicos
Conocimiento
Modelo de gestión
Espacios de encuentro
Proveedores con más capacidades para contribuir al logro de
sus objetivos
Extensión de prácticas sostenibles
Aprendizaje de prácticas de nuestros proveedores
Contribución al cumplimiento de nuestro propósito de aportar a
la prosperidad de la sociedad
PROVEEDORES
Disponibilidad de Tiempo
Recursos humanos
Conocimiento
Experiencia
Oportunidades de negocios
Desarrollo empresarial
Oportunidades de negocio
Transferencia de buenas prácticas de gestión y de
Sostenibilidad
Participar en experiencias de colaboración y creación de valor
compartido
Mejora sus relaciones en el desarrollo de su trabajo
SOCIEDAD
Conocimiento
Experiencia
Tiempo
Proveedores con más capacidades para contribuir al logro de
sus objetivos
Mejores relaciones en el desarrollo de su trabajo
Contribución a la sostenibilidad empresarial y del entorno
Aprendizaje
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Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN
Fase 0: Identificación
La fase de identificación es denominada fase cero pues no es de aplicación permanente y continua,
es decir, esta etapa se aplica eventualmente de acuerdo con las necesidades detectadas en la
organización.
Así, cuando uno de los equipos de trabajo de ISAGEN tiene una necesidad particular y requiere
buscar nuevos proveedores para solucionarla, puede solicitar al Grupo de Gestión de Proveedores la
identificación de proveedores potenciales que ofrezcan la solución más adecuada.
Esta fase se activa solo cuando el equipo hace la solicitud y exista capacidad para atenderla dentro
del Grupo de Atención de Proveedores.
Los equipos de ISAGEN
manifiestan su necesidad y
realiza la selección final del
proveedor.
Gestión de proveedores recopila
y analiza las necesidades.
Además, determina y ejecuta
las herramientas para identificar
nuevos proveedores. (Estudio
de mercado/Rueda de
relacionamiento).
Resultado
Los proveedores potenciales
participan ofertando sus
servicios según los mecanismos
definidos.
Luego de esta fase los
equipos cuentan con
información confiable de
las opciones que existen
en el mercado para
atender su solicitud y los
proveedores participantes
se habrán dado a
conocer, aumentando sus
oportunidades de negocio.
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Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN
Fase 1: Recepción
En esta fase se identifican aquellos proveedores (potenciales, nuevos y/o actuales) que requieren
acompañamiento para mejorar algunas de sus prácticas de gestión. Para ello, Gestión de
Proveedores recibe información por parte de los equipos de ISAGEN, quienes conocen de primera
mano a los aliados con los que trabajan. También considera las bases de datos de los estudios de
mercado previos y los proveedores que ya han cumplido un ciclo de acompañamiento y requieren
una nueva ruta de desarrollo.
Según su conocimiento del proveedor y el impacto
que se tiene sobre su gestión, el equipo identifica
cuales proveedores podrían iniciar un proceso
de acompañamiento y le comunica a Gestión de
Proveedores el resultado de su análisis.
Ser mejores, una
oportunidad que da
sentido
Resultado
Gestión de proveedores consolida la información
recibida de los equipos y los proveedores que
ya han participado en el proceso y requieren una
nueva ruta de desarrollo.
Las solicitudes son recibidas durante todo el año y los procesos de acompañamiento inician en
una fecha determinada, con una frecuencia anual.
Al final de esta fase,
se obtiene la primera
lista de los posibles
proveedores que recibirán
acompañamiento durante
el año, a partir de las
necesidades de desarrollo
identificadas, y las
prioridades de los equipos.
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Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN
Fase 2: Nivelación
A través de una metodología basada en niveles de madurez, Gestión de Proveedores identifica
el nivel de desarrollo empresarial del proveedor y analiza su impacto al negocio. De esta manera,
identifica las áreas de mejoramiento y permite priorizar la aplicación de las diferentes actividades y
metodologías de acompañamiento.
Los siguientes son los niveles en los cuales un proveedor puede quedar clasificado según este
análisis:
5
4
Compromiso
Mejoramiento
3
2
1
Mejor desempeño
Mejora continua
Sistema formal estable
Reconocemos la
diversidad en el
nivel de desarrollo
empresarial.
Una gestión por procesos ampliamente integrada; resultados
demostrados por medio de auditorías y satisfacción de clientes
internos y externos.
Enfoque por procesos en uso; buenos resultados y tendencia
mantenida a la mejora.
Los procedimientos se han estandarizado y documentado y se han
difundido a través de entrenamiento.
Aproximación reactiva
La estrategia no está fundamentada en los procesos de la compañía,
hay procedimientos formalizados pero no usados en su totalidad.
Sin aproximación formal
La estrategia organizacional no está soportada en la estructura de la
organización y carencia completa de procesos formalizados.
Incentivo
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Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN
Gestión de Proveedores
realiza evaluación del
proveedor utilizando las
siguientes herramientas:
Diagnóstico Unificado
Proveedores (DUP)
Registro de Proveedores
de ISAGEN
Auto diagnóstico de
Mínimos de Sostenibilidad
Con toda la información
consolidada, el equipo
identifica el nivel de
madurez del proveedor y se
define la ruta de desarrollo
apropiada para cada caso.
De acuerdo con el nivel de
madurez, se clasifica al
proveedor en el servicio
específico con el que se
realizará el
acompañamiento:
Escuela de Proveedores
Programa de Desarrollo
de Proveedores (PDP)
Redes de Colaboración
Resultados
Consulta de Riesgos
Identificación de riesgos
Esta fase permite identificar
el nivel de madurez del
proveedor y la definición de
un plan de acción preciso y
efectivo.
Autodiagnóstico de
mínimos de sostenibilidad
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Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN
Fase 3: Comunicación
Una vez definido el plan de mejoramiento y/o plan de acción, Gestión de Proveedores le comunica
al proveedor y al equipo los resultados de la nivelación y las rutas de desarrollo propuestas para el
acompañamiento.
Gestión de Proveedores elabora
un informe con los resultados
obtenidos en la nivelación.
Se programa un encuentro
con el proveedor y el equipo
de trabajo para compartir los
resultados obtenidos en la
nivelación y la ruta propuesta
como plan de acción.
Acuerdos para la
acción.
Como resultado de este
encuentro se acuerdan los
compromisos del proceso
de acompañamiento y las
responsabilidades de cada uno
de los participantes.
El proveedor decide si acepta o
no participar en el proceso.
Todos los proveedores obtienen realimentación de su nivel de madurez, no todos entran a un proceso
de acompañamiento, debido a la capacidad del equipo, por lo que se seleccionan los proveedores
con mayor impacto de riesgos para la organización.
Beneficios
Al finalizar esta fase los
proveedores y equipos
estarán informados sobre
los resultados de la
nivelación y sus respectivos
rutas de acompañamiento.
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Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN
Fase 4: Acompañamiento
En esta fase se pone en marcha el plan definido, con el fin de aportar las herramientas necesarias para
contribuir a la reducción de brechas en la gestión empresarial de nuestros proveedores. El plan de
acción se define de acuerdo con el nivel de madurez en el que haya sido clasificado el proveedor, así:
Mejor desempeño
Nivel 4 y 5 COMPETITIVO:
Redes de colaboración
Mejora continua
Sistema formal estable
Aproximación reactiva
Nivel 2 y 3 SUFICENTE:
Programa de Desarrollo de Proveedores
Nivel 1 BÁSICO:
Escuela de Proveedores
Sin aproximación formal
Las actividades de esta fase se agrupan en las tres líneas de acción.
Escuela de Proveedores:
Formación virtual y/o presencial
para los proveedores que
aporta conocimientos, transfiere
buenas prácticas y temás de
interés general.
Una solución para
cada nivel de
madurez.
Programa de Desarrollo
de Proveedores:
Identificación de oportunidades
de mejora, ejecución de un
plan de trabajo mediante
la transferencia de buenas
prácticas, aportando
herramientas y asesorías.
Redes de Colaboración:
Resultados
En esta fase se llevan a
cabo los planes de acción
y rutas de desarrollo que
aportan herramientas para
la reducción de brechas en
la gestión empresarial de los
proveedores y contribuyen
al fortalecimiento de sus
relaciones con el entorno.
Esquema de relacionamiento
para integrar competencias
y construir conocimiento
compartido.
Aprendemos a tejer redes
con nuestros proveedores
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Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN
Fase 5: Avances
Como parte del proceso de acompañamiento, se realizan sesiones de seguimiento para identificar
la transformación, mejoramiento o cambios vividos por el proveedor en la ejecución de su ruta de
acompañamiento.
Para verificar los avances que el proveedor
ha alcanzado con la ejecución de su plan de
acompañamiento se aplica una encuesta de
seguimiento usando en las herramientas iniciales
Se analizan los resultados obtenidos, se
visibilizan los avances y se definen nuevas rutas
de trabajo.
Resultados
Al final de esta fase es posible tener una medición sobre los aspectos trabajados y se permite
tener una trazabilidad del compromiso del proveedor en la ruta de intervención.
Medir el progreso
permite conocer
el compromiso del
proveedor.
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Fase 6: Realimentación
Entre Gestión de proveedores, el proveedor y el equipo de ISAGEN, se comparten los resultados
del acompañamiento, posibilitando un espacio de comunicación para comentarios, observaciones y
propuestas de nuevas rutas de desarrollo.
En un encuentro presencial se comparten los
resultados del proceso.
A partir de los resultados obtenidos se
establecen nueva rutas de acción, para continuar
con el acompañamiento a los proveedores.
Resultado
Esta fase facilita que las partes estén informadas respecto al ciclo de acompañamiento,y
fortalece el relacionamiento entre el proveedor y el equipo de ISAGEN.
Hora de hacer
balance de lo
realizado.
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Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN
Glosario
Gestión de proveedores
Entendemos la Gestión de proveedores como la labor que propicia
la creación y fortalecimiento de relaciones sostenibles con los proveedores, gestionando la conformación de redes de colaboración,
programas de desarrollo y espacios de formación empresarial que
optimicen las competencias y promuevan el desarrollo.
Desarrollo
Concebimos el desarrollo como la condición integral que agrupa
aspectos personales, sociales y económicos orientados al progreso mediante la optimización de recursos humanos y financieros que
contribuyan a la satisfacción de las necesidades de la sociedad.
Redes de colaboración
Entendemos las redes de colaboración como el esquema de relacionamiento que promueve la integración de competencias y la
construcción de conocimiento compartido, a través del desarrollo
de la competitividad empresarial y la articulación productiva orientada al cumplimiento de metas comunes.
Mutuo beneficio
Las relaciones de mutuo beneficio se basan en la posibilidad de
construir valor compartido entre las partes, es decir, la oportunidad
de crear un escenario de actividades conjuntas orientadas al mejoramiento y desarrollo de competencias.
Creación de valor compartido
ISAGEN entiende la creación de valor compartido como la gestión
de competencias que mejoren la competitividad empresarial, a través de la identificación y conexión del progreso económico y social
de las empresas y sus entornos.
Proveedor
Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios y con
plena disposición para construir relaciones armoniosas y productivas con ISAGEN, basada en la confianza y en la mutua colaboración.
Proveedor local
Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios y con
plena disposición para construir relaciones armoniosas y productivas con ISAGEN, basada en la confianza y en la mutua colaboración.
Es aquel que cumple con los criterios de cercanía, accesibilidad y
nivel de servicio respecto a la zona de cobertura de una central de
generación de energía.
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