Criterios en la Revisión Documental del Proceso de Afiliación Subdirección de Administración de Productos Electrónicos Versión 4-07022014 • • • • • • • • Convenio Sujeto de Apoyo Nafin (2 originales) Contrato Único / Intermediario Financiero (3 originales) Copia simple de la Cédula del Registro Federal de Contribuyentes. Copia simple del Alta de Hacienda. Copia simple del Comprobante de Domicilio Fiscal. Vigencia no mayor de 3 meses. Copia simple de la Identificación Oficial vigente del Representante Legal. Copia simple del Estado de Cuenta Bancario donde se abonarán los recursos. Vigencia no mayor de 3 meses. Carta Declaratoria (Ventas, Empleados) OBLIGATORIA – en caso del envío de la versión de Convenio PyME- Versión 4-07022014 • • • • • • • • • • • Convenio Sujeto de Apoyo Nafin (2 originales) Contrato Único / Intermediario Financiero (3 originales) Copia simple de la Cédula del Registro Federal de Contribuyentes. Copia simple del Alta de Hacienda. Copia simple del Comprobante de Domicilio Fiscal. Vigencia no mayor de 3 meses. Copia simple de la Identificación Oficial vigente del Representante Legal. Copia simple del Estado de Cuenta Bancario donde se abonarán los recursos. Vigencia no mayor de 3 meses. Copia simple del Acta Constitutiva, debidamente inscritas en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio. Copia simple del Acta de Poderes (si aplica, inscrita en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio.) Copia simple del Acta de Reformas Estatutarias, debidamente inscritas en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio. Carta Declaratoria (Ventas, Empleados) OBLIGATORIA – en caso del envío de la versión de Convenio PyMEVersión 4-07022014 Para la afiliación de los Sujetos de Apoyo se debe considerar lo siguiente: • • Deben ser empresas mexicanas, es decir, constituidas en la República Mexicana. En el caso de Personas Morales se validará dentro del Objeto Social que: o o Se valida dentro del objeto social del proveedor que los bienes y servicios que ofrece y que señala en los contratos de adhesión al Programa coincidan con la actividad de la empresa; Se valida que cuenten con personalidad jurídica suficiente para celebrar contratos y/o actos Jurídicos y/o actos de comercio. En el caso de Organismos Públicos Descentralizados (OPD's) que operen como proveedores directos de una Cadena Productiva, se solicitará lo siguiente: o o Confirmación por escrito de la Empresa de Primer Orden (Pública o Privada) en la que se detalla la relación comercial con el proveedor. Contrato de prestación de servicios, ejemplo de factura y su validación correspondiente ante el SAT Versión 4-07022014 CONVENIO SUJETO DE APOYO • Se requieren dos originales completamente legibles, tanto en carátula como en clausulados. • Debe venir firmado en el recuadro asignado para firma del representante legal. • La 1er hoja y hojas del clausulado pueden venir firmadas o rubricadas. • La impresión puede ser por ambos lados de las hojas, siempre y cuando sean hojas propias del propio Convenio (no se aceptan impresiones de otros contratos) • No se aceptan contratos impresos en hojas recicladas. • No se aceptan convenios manchados, editados a mano, perforados o con corrector. • Toda la información solicitada en el Convenio debe ser debidamente requisitada. • La razón social se coteja Vs el acta constitutiva o la última reforma a la Cláusula de Denominación Social. • Los productos principales deberán ser congruentes con el Objeto Social de la empresa y el Sector al que pertenece. • El número de empleados debe ser tanto empleos directos como indirectos (entiéndase este último como outsourcing o cualquier figura similar) • El RFC del representante legal es obligatorio. • Si el convenio no trae dirección de correo electrónico del Contacto será causa Versión 4-07022014 de rechazo. CONTRATO ÚNICO • Se requieren tres originales completamente legibles, tanto en carátula como en clausulados. • La segunda hoja debe venir firmada arriba del nombre, en el espacio asignado para el representante legal. • La primer hoja y hojas del clausulado y anexo pueden venir firmadas o rubricadas. • La impresión puede ser por ambos lados de las hojas (incluyendo las carátulas), siempre y cuando sean hojas propias del Contrato (no se aceptan impresiones de otros contratos) • No se aceptan contratos impresos en hojas recicladas. • No se aceptan convenios manchados, editados a mano, perforados o con corrector. • Toda la información debe ser debidamente requisitada. • La razón social se coteja Vs el acta constitutiva o la última reforma a la Cláusula de Denominación Social. • Si el convenio no trae dirección de correo electrónico del Contacto será causa de rechazo. Versión 4-07022014 CONTRATO IF • Se requerirán los originales que cada IF solicite (revisar el espacio para firma, pues generalmente ahí se indica si son por duplicado o triplicado) en caso de que no se indique cuántos originales requiere el IF será necesario enviar un original y una copia del contrato completamente legibles, tanto en carátula como en clausulados. • La firma deberá estar arriba del nombre del representante, en el espacio asignado, ya sea en carátula y/o clausulados, si no se especifica se requiere rúbrica y/o firma en los clausulados. • No se aceptan contratos impresos en hojas recicladas. • No se aceptan convenios manchados, editados a mano, perforados o con corrector. • Toda la información debe ser debidamente requisitada. • La razón social se coteja Vs el acta constitutiva o la última reforma a la Cláusula de Denominación Social. • FISO AAA SORIANA: Pide actos de dominio (sin excepción) y acepta únicamente cuentas de Banorte, BBVA Bancomer, Banamex y HSBC; es importante aclarar que la cuenta que deje registrada para la afiliación debe ser la misma que registro con su comprador para el tramite interno con su cliente, previa autorización de afiliación por parte de su comprador (incluyendo cambios de cuenta). Versión 4-07022014 • BANAMEX: Para cadenas de Gobiernos, Estados, Municipios y/o Ayuntamientos, el IF sólo está habilitando cuentas que sean de origen Banamex (esto es provisional y se notificará en cuanto haya cambio de criterio por parte del IF). • FISO AAA OMNILIFE: La EPO hace la afiliación. • FISO AAA ROTOPLAS: Solicita facultades de Dominio. • FISO AAA HERFIN: En el caso de las personas morales, es requisito que el Representante firme con Facultades de Dominio. Adicionalmente, la cuenta que deje registrada para la afiliación debe ser la misma que registro el proveedor con HERDEZ para su alta como proveedor –trámite interno- (incluye cambios de cuenta) • FIDEICOMISO AAA KIMBERLY CLARK: La cuenta que registran de forma interna con Kimberly debe ser la misa que quede registrada en los contratos. • FISO AAA HOMEX: La EPO solo afilia al Fideicomiso y pide cuenta HSBC. Versión 4-07022014 • SCOTIABANK INVERLAT: Para operaciones en dólares se requiere cuenta de Scotiabank. • PEMEX: para las 5 empresas del grupo PEMEX los IF’s que solicitan contrato especial son: Bajío, BBVA Bancomer (solo cuentas Bancomer para estas cadenas), Interacciones (1 carta de Instrucción) GE Capital (contrato y carta de buró de crédito) Todos los demás IF’s operan bajo el esquema de Contrato Único. • FIFOMI: ya opera dentro del esquema del Contrato Único, pide dominio estricto. • ARRENDADORA Y FACTOR BANORTE / BANCO MERCANTIL DEL NORTE: No habilitan aquellos proveedores que tengan menos de 1 año de constituidos. Versión 4-07022014 ALTA DE HACIENDA • • • Copia completamente legible. No se aceptan aperturas de establecimiento. Los formatos R-1, R-2, RU o la Constancia de Inscripción se aceptan como documento probatorio para cotejar la razón social y el domicilio Fiscal. CÉDULA DEL RFC • Copia completamente legible. COMPROBANTE DE DOMICILIO • • • Los comprobantes oficiales son los recibos de agua, luz, telefonía fija, cartas emitidas por Municipios o Ayuntamientos (con domicilio y razón social correctos), comprobantes de predial y estados de cuenta a nombre de la razón social. No mayor a 3 meses de antigüedad. En el caso de los estados de cuenta se aceptan, pero se recomiendan tomarlos como última opción, pues hay IF’s que no los toman como comprobante de domicilio (IF Santander es el único que ha confirmado); para el expediente incluir copia adicional de este documento indicando que uno es el comprobante de domicilio. Versión 4-07022014 …COMPROBANTE DE DOMICILIO • • En caso de que el comprobante no esté a nombre de la razón social se requiere contrato de arrendamiento, comodato o en último caso carta aclaratoria en hoja membretada indicando el por qué el recibo no está a nombre de la razón social, así mismo la carta deberá ratificar el domicilio fiscal, que debe ser el mismo de contratos y comprobante. La carta deberá estar firmada por el Representante Legal. Si el comprobante de domicilio tiene alguna diferencia con el documento de hacienda, se requiere una carta bajo protesta indicando el por qué de la diferencia y ratificando el domicilio, el cual deberá ser el mismo registrado en los contratos. IDENTIFICACIÓN OFICIAL • • Se requiere copia completamente legible. Las identificaciones oficiales en el caso de mexicanos son: Pasaporte vigente y credencial del IFE vigente. o En el caso de la credencial del IFE el número de identificación que se debe registrar es el que viene al costado izquierdo de la firma. Versión 4-07022014 FM3 La forma Migratoria de No Inmigrante (tipo credencial color gris, ver anexo) sustituye a la FM3 (cuadernillo verde) y es aplicable al extranjero titular de la calidad de No Inmigrante en cualquiera de sus características migratorias cuando su estancia en el país sea mayor a ciento ochenta días (salvo el visitante trabajador fronterizo). Versión 4-07022014 FM2 (Inmigrante) La forma Migratoria de Inmigrante (tipo credencial color rosa, ver anexo) sustituye a la FM2 (cuadernillo gris) y es aplicable al extranjero titular de la calidad de Inmigrante en cualquiera de sus características migratorias. Versión 4-07022014 FM2 (Inmigrado) La forma Migratoria de Inmigrado (tipo credencial color azul, ver anexo) sustituye a la FM2 (libreta y fotocredencial) y es aplicable al extranjero titular de la calidad de Inmigrado. Versión 4-07022014 Como bien sabemos, las credenciales con terminación ’03 ya no son vigentes, a partir del 1° de enero del 2014 tampoco serán vigentes las que sólo terminen en “09” y “12”, por lo anterior, la credencial deberá traer al reverso la terminación “15”, o en su caso, ser del nuevo formato para el trámite. Para el llenado de los contratos se debe tomar en cuenta el número de Identificación, OCR (Registro Óptico de Caracteres), el cual se muestra en las siguientes imágenes: Versión 4-07022014 Para mayor referencia, se deja la siguiente imagen del IFE donde se muestra los diferentes tipos de credenciales que hay y cuáles son o no vigentes: Versión 4-07022014 Otros ejemplos de formatos migratorios: Estos datos son iguales y después del número va una letra… mucho ojo! Versión 4-07022014 FMM (Anverso) La parte izquierda de la forma corresponde al Registro de Entrada, y en su lado derecho, el de salida, el primero será conservado por la autoridad migratoria al ingreso al país por parte del extranjero y la parte derecha quedará en posesión del extranjero. FMM (Reverso) La parte remarcada en el recuadro color naranja es el que, en copia legible, deberá entregar. Versión 4-07022014 …IDENTIFICACIÓN OFICIAL • Cuando la firma plasmada en los contratos no se parezca a la de la identificación, se requerirá el reconocimiento de firma ante Fedatario Público. • En el caso de Extranjeros se requiere el formato FM3 vigente (en caso de Migrados) o FM2 vigente (en caso de inmigrados) y recientemente el formato FMM. En el caso de que el representante legal entregue el formato FMM se deberá registrar en los contratos como identificación el pasaporte del país de origen del representante (vigente y legible) y adicionalmente anexar el formato FMM para comprobar la calidad migratoria de la persona. o Es importante señalar que el NUE /NRE es el número de extranjero registrado ante el Instituto Nacional de Migración, y este no es el número que se registra como número de identificación. ESTADO DE CUENTA • • • • Copia completamente legible y no mayor a 3 meses de antigüedad. El estado de cuenta debe indicar todos los datos necesarios para el llenado de contratos, incluyendo el tipo de moneda. En caso de Personas Físicas debe ser una cuenta empresarial, no una cuenta de débito con chequera (la cual puede ser de ahorro). En el caso de Personas Morales se debe corroborar que no sea cuenta de inversión. (En la página de internet de los Bancos, revisar en el rubro de PyME’s o banca empresarial) Si la empresa no tiene estado de cuenta se requiere carta en hoja membretada del banco y con firma y/o sello de la sucursal con los datos completos de la cuenta: razón social, RFC, número de cuenta (11 dígitos), CLABE (18 dígitos), sucursal, plaza, moneda y tipo de cuenta. (la carta deberá traer fecha y no podrá ser mayor a 3 meses) Versión 4-07022014 …ESTADO DE CUENTA • • • • En caso de no haber número de sucursal registrar el nombre de la misma. La cuenta SPEI se valida Vs la Cuenta CLABE, tomando de esta los 11 dígitos; quitando el dígito verificador y contando del final 11 dígitos al inicio, ejemplo: CLABE 111111222222222221 – en este caso la cuenta a 11 dígitos (SPEI) sería los marcados en rojo. Este criterio aplica siempre y cuando haya correspondencia en la CLABE y SPEI. En el caso de algunas cuentas de AF Banregio, la cuenta a 11 dígitos no va contenida en la cuenta CLABE y la registrada como cuenta va a 12 dígitos, por lo anterior y para identificar la cuenta que se debe registrar en los contratos es importante considerar que si la cuenta empieza con 0 (cero) se quita el primer cero y se registran los siguientes 11 dígitos… si la cuenta empieza con cualquier otro número se quita el último dígito y se registran los primeros 11; por ejemplo 00185795-0012 (se quita el primer “0”) y en los casos que empiece por ej. 200-120520015 se quitará el último digito (5). Para el registro de cuentas en dólares es importante considerar que si son cuentas de Bancos en México, se deberá registrar la cuenta SPEI a 11 dígitos, la CLABE a 18 dígitos, la plaza y el SWIFT; en el caso de cuentas de Bancos en el extranjero no hay CLABE pero si número de cuenta, ABA y SWIFT. Scotiabank no manejan cuenta CLABE para cuentas en USD, razón por la cual las cuentas que registren en el EContract no tendrán cuenta CLABE pero si todos los demás datos. Versión 4-07022014 Ejemplo del estado de cuenta de Banregio Del espacio donde se indica "TRADICIONAL" es la cuenta del cliente, y en este caso el número de cuenta que se debe tomar es quitando el último número "2" de dejando los primeros once dígitos (11101111001) para así registrar la cuenta SPEI del cliente, para la cuenta CLABE no hay cambio, se captura tal cual se muestra. • En el caso de cuentas de BANCO DEL BAJÍO, algunas cuentas vienen a 13 dígitos, para esto es importante considerar para el llenado de los contratos se deben quitar los dos primeros ceros de la cuenta y dejar los últimos 11 números de la cuenta. Versión 4-07022014 ACTAS • Todas las actas entregadas deberán estar completamente legibles. o Constitutiva: se toma para el cotejo el número de escritura, fecha y número de notaría, así como el objeto social de la empresa. En caso de que no exista otra acta de poder o reforma, de esta misma se validan las facultades del representante, los cuales deberán ser de Dominio sin limitación. El acta deberá tener su Registro Público de Propiedad y Comercio, si aún no está inscrita, se requiere Carta del Notario indicando que ya se realizó el trámite, la cual deberá traer fecha; así como copia de los recibo de pago de derechos. Este documento tendrá validez únicamente por 3 meses a partir de la fecha de expedición. Invariablemente deberá entregarse la escritura. o Se revisa que el orden del clausulado sea el correcto, si por error notarial se brincan la numeración en los estatutos no hay problema, pero si en las facultades hacen referencia a una cláusula errónea si se requiere la fe de erratas. o Reformas: se requieren aquellas actas que impliquen alguna reforma de estatutos, o bien, la última reforma TOTAL a Estatutos, siempre y cuando al entregar la última reforma incluya todos los estatutos. Esta escritura no exenta que el IF o Nafin pueda solicitar el acta constitutiva y reformas como los cambios de denominación y cambios de domicilio social. Versión 4-07022014 …ACTAS o Las escrituras deberán tener su Registro Público de Propiedad y de Comercio, si aún no está inscrita, se requiere Carta del Notario indicando que ya se realizó el trámite, la cual deberá traer fecha; así como copia de los recibo de pago de derechos. Este documento tendrá validez únicamente por 3meses a partir de la fecha de expedición. o Poderes: se requieren todas aquellas actas que impliquen cambios en la Administración de la sociedad, incluyendo la última reforma u otorgamiento del poder que se haya realizado. El acta deberá tener su Registro Público de Propiedad y Comercio, si aún no está inscrita, se requiere Carta del Notario indicando que ya se realizó el trámite, la cual deberá traer fecha; así como copia de los recibo de pago de derechos. Este documento tendrá validez únicamente por 3 meses a partir de la fecha de expedición. Es importante mencionar que en junio de 2009 hubo una reforma donde queda como opcional el RPPC en los poderes, excepto en aquellos casos donde se otorguen Suscripción de Títulos de Crédito, para estos casos si se requiere el RPPC. Es indispensable el RPPC si quien firma los convenios, adicional a los poderes de Dominio y Administración le otorgan Suscripción de Títulos de Crédito. Versión 4-07022014 En el caso donde el representante legal sea extranjero y no tenga FM2/FM3/FMM y si quiera firmar los contratos, tenemos dos opciones: Que ésta persona de nacionalidad extranjera otorgue un poder a alguien que resida en México, asumiendo sin conceder que si el poder lo otorga fuera del país, éste deberá apostillarse y protocolizarse en México ante Notario. Si la persona que reside en el extranjero firma el contrato fuera de México, tendría que estar apostillada y/o legalizada la firma ante un fedatario del país donde resida. Lo anterior en virtud de que al no estar en México el representante, solo un fedatario o autoridad equivalente del país donde resida puede cerciorarse de la identidad y firma de la persona que suscribirá el contrato. Versión 4-07022014 …ACTAS No se aceptan asambleas hechas por Corredores Púbicos donde el único punto de la orden del día sea el otorgamiento de poderes, por ley los corredores no pueden otorgar poderes. o Si un corredor otorga un poder, porque se está celebrando una asamblea donde se dan facultades como órgano administrativo, si es válido. Es decir… nombran nuevo consejo de administración o nombran a un director y le dan facultades, el poder ante corredor público es válido. Si sólo es un otorgamiento de poder de un representante a otro (sin algún nombramiento en particular) no es válido. o Los Corredores Públicos pueden otorgar facultades de representación orgánica, tal cual lo establece el Art. 6, Fracciones 5 y 6 de la Ley Federal de Correduría Pública. Esto se traduce en que los Corredores pueden protocolizar asambleas donde otorguen poderes a una persona dentro de la estructura orgánica de la Sociedad, es decir, donde se realice el nombramiento y otorgamiento del poder al Administrador único, al Tesorero, al Secretario, al Director General. No aplica un otorgamiento del representante a una persona para algún “acto” o mandato civil. Versión 4-07022014 …ACTAS • • • En el Estado de Jalisco los poderes solo tienen duración de 5 años, por lo cual se debe considerar la vigencia. Así lo marca el Código Civil del Estado. En relación a los poderes otorgados en el Estado de Jalisco y la reforma al artículo 2214 del Código Civil del Estado Libre y Soberano de Jalisco, dónde se modifica la vigencia de los poderes otorgados siendo esta no mayor a 5 años fue el 13 de septiembre de 1995; es decir, todos los poderes otorgados hasta antes de esta fecha son vigentes siempre y cuando no exista un poder posterior donde ya aplique la nueva ley referente a la vigencia. Las compulsas se aceptan con sus excepciones, y lo anterior con las siguientes condiciones: siempre y cuando el acta indique que es una compulsa, hay IF’s que no aceptan estos documentos, por lo anterior se requiere que aunque las actas sean muy ilegibles o viejitas se puedan incluir en el expediente y la compulsa como complemento a la ilegibilidad de la documentación. Cabe mencionar que de forma obligatoria se requieren las actas posteriores a la elaboración de la compulsa, la última reforma total a estatutos, modificaciones a la razón social a la empresa y poderes. Ninguna hoja enviada en copia debe estar con marcatexto. Los Corredores Públicos no pueden protocolizar asambleas donde el único punto del orden del día sea el otorgamiento de poderes; esto sólo puede ser mediante los Notarios. Versión 4-07022014 …ACTAS • En el caso de Infonavit se requiere riguroso dominio, actas certificadas en original y se valida, adicional a lo antes mencionado, que dentro del objeto social se incluya la celebración de contratos y que indique que parte de la actividad es la construcción y compra/venta de bienes inmuebles. • Para el caso de los Poderes la validación siempre es bajo facultades de dominio, si el Representante Legal no cuenta con este poder se deberá solicitar el Poder Especial de Dominio, el cual se sugiere como texto: PODER ESPECIAL: - - -Se otorga a favor del señor (es) ___ un Poder Especial para Actos de Dominio, en términos de los artículos dos mil quinientos cincuenta y cuatro y artículo dos mil quinientos ochenta y siete del Código Civil para el Distrito Federal y sus correlativos de las demás entidades federativas de la República Mexicana, pero limitado única y exclusivamente para celebrar contratos y convenios con la Entidad Financiera denominada Nacional Financiera, S.N.C., Institución de Banca de Desarrollo (NAFIN) y los Intermediarios Financieros participantes, para operar en su programa de factoraje Cadenas Productivas. - - - - - - - - - - Este poder especial no requiere el RPPC, si es que al representante solo le dan esta facultad “especial”. Es importante considerar que la redacción es un ejemplo, lo que no debe omitirse es la figura del producto "Cadenas Productivas", de Nafin y de los Intermediarios Participantes. Versión 4-07022014 GENERALIDADES • • • • • • En el caso de Personas Morales donde su Representante Legal firme bajo Facultades de Administración, la revisión en Nafin será bajo los criterios en este documento, excepto el tema de las facultades, donde el trámite y autorización del expediente se realizarán en función de los criterios del Intermediario Financiero y con la liberación correspondiente en el sistema Nafinet. Todos los expedientes emitidos del sistema E-Contract deberán de traer su correspondiente guía (check list) que emite el sistema. En el caso de Personas Físicas, si una persona da poder a otra, dicho poder deberá venir ante Fedatario Público (Corredor o Notario) y el llenado de los contratos deberá ser similar al de una Persona Moral. No se aceptan cartas poder. El poder deberá ser General de Administración. En el caso de Personas Morales es importante que el nombre del representante legal sea el mismo en identificación, poder y contratos. En caso de no ser así se requiere el reconocimiento de los alias de la persona y deberá venir ante Fedatario Público. Cualquier documento del expediente enviado en hoja reciclada será causa de rechazo. Cuando el cliente no tenga su R-1 o R-2 se requiere la Constancia de Inscripción actualizada, misma que podrá obtener desde Internet en la página del SAT de la siguiente forma: “…dentro de MI PORTAL solo requiere contar con clave CIEC actualizada y su RFC para ingresar a la aplicación, posteriormente da click en Servicios por Internet-Cambio de situación fiscal-Impresión de constancia-Acceso a la impresión e inmediatamente aparece su constancia o CIF para que la imprima…”. Versión 4-07022014 GENERALIDADES • • • • • En el caso de menores de edad se requiere: • Poder de representación ante Notario. • Identificación oficial de los padres. • Acta de nacimiento del menor. • Que ambos padres firmen los contratos. Los clientes que deseen realizar cambio de cuenta y/o alta en dólares deberán ser canalizados al Call Center. Los cambios de razón social (pero con el mismo RFC), cambio de representante, cambio de domicilio o cambio de contacto deberán ser canalizados a la Coordinación de Gestión Documental Factoraje para ser atendidos. En el caso de Personas Morales, si el Representante Legal tiene limitado su poder por monto de operación y afecte la cesión de bienes de la empresa, en cualquier Facultad otorgada en su acta de poder, no podrá ser procesado el expediente, se requerirá la firma del apoderado que tenga poder sin limitación o bien un poder especial de Dominio para el programa de Cadenas Productivas. En el caso de actas (constitutiva, poderes y/o reformas) que se encuentren en proceso de inscripción, se deberá entregar el comprobante del pago de derechos del RPPC y una carta del notario indicando que la Inscripción en el RPPC se encuentra en trámite, la carta deberá traer los datos de la empresa y la fecha de expedición. Versión 4-07022014 Mecanismo de Control y envío a Intermediarios Financieros Con la finalidad de dejar una constancia documentada de que los expedientes de afiliación de proveedores incorporados a Cadenas Productivas cumplen con los requisitos de aceptación, se estableció un mecanismo de control para que durante la revisión de cada expediente, se incluya un sello en la guía (check list), que indique que ese expediente fue verificado de acuerdo a las políticas contenidas en estas Políticas de Revisión, a fin de que los Intermediarios Financieros tengan elementos previos a la autorización de cada registro para su afiliación a Cadenas Productivas. Este mecanismo se instrumentó a partir del 1° de diciembre de 2013 y aplicará con los expedientes de afiliación recibidos desde esa fecha. (Se anexa ejemplo del sello) Versión 4-07022014 Versión 4-07022014 Las Cadenas que requieren de la integración de un expediente diferente son ENTREGA CONTINUA DE VIVIENDA INFONAVIT y FOVISSSTE PARA DESARROLLADORES DE VIVIENDA, para lo cual se detalla a continuación la integración de los mismos. Con relación a los acuerdos tomados con el Ejecutivo de esta Cadena, la afiliación de los Desarrolladores no es abierta, por lo que antes de dar de alta un registro SAS de la Empresa que está solicitando su afiliación, el Promotor deberá canalizar al Desarrollador con la EPO, en este caso el Fovissste, a fin de validar que efectivamente dicha EPO requiere de su adhesión al programa de Cadenas Productivas. Actualmente para llevar a cabo la afiliación de un Desarrollador a esta Cadena, Nacional Financiera, debe recibir la solicitud expresa del Fovissste. De acuerdo a la instrucción de la EPO, se instruye: "Le hago de su conocimiento que puede consultar el procedimiento en la pagina de internet de FOVISSSTE www.fovissste.gob.mx en la sección de consultas y en el apartado de Factoraje para desarrolladores de vivienda en el cual vas encontrar todas las especificaciones para el ALTA. Versión 4-07022014 PROCEDIMIENTO FACTORAJE 1. Deberá hacer una selección de los créditos que procederán por factoraje. • Los créditos del ejercicio 2011, deberán estar en Fase 6 (Verificación final de Importes) 2. Su empresa debe estar dada de alta en Cadenas Productivas de Nafin-FOVISSSTE es independiente con INFONAVIT. 3. Debe enviar el formato de solicitud de factoraje a la Subdirección de Finanzas (el formato debe solicitarlo a la Jefatura de Servicios Financieros, [email protected]) ó a la persona que le envió esta información. 4. 4.- Su empresa debe tener clave de desarrollador del Sistema de Originación del Fovissste, si no lo tiene debe solicitarlo a: • [email protected] • [email protected] Les aviso que estos correos no acepta • [email protected] correos públicos solo institucionales 5. Una vez cumplido el punto anterior, debe enviar un correo a Norma Leonor Serrano López ([email protected]), debe solicitar la habilitación del modulo de Factoraje en el Sistema de Originación en el cual deberá mencionar el nombre de la persona y su clave de acceso (usuario, no la contraseña) asignada en el Sistema de Originación, quien será la persona responsable de marcar los créditos en el módulo correspondiente, al igual el nombre de su Empresa y R.F.C. a la que representa misma que dará respuesta aproximada entre 2 ó 3 días. Versión 4-07022014 Guía o Marcado de documentos de FOVISSSTE PARA DESARROLLADORES DE VIVIENDA 3 Ejemplares originales debidamente firmados por el Representante Legal del CONVENIO DE DESCUENTO AUTOMATICO, PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA – CADENAS PRODUCTIVAS (pyme). 3 Ejemplares originales debidamente firmados por el Representante Legal del CONVENIO DE ADHESION PARA LA CADENA DE FOVISSSTEDESARROLLADORES DE VIVIENDA-VENDEDOR. 3 Ejemplares originales debidamente firmados por el Representante Legal del CONTRATO UNICO DE FACTORAJE Y/O DESCUENTO ELECTRONICO. 1 SOLICITUD DE ADHESIÓN PARA LA CADENA FOVISSSTE DESARROLLADORES DE VIVIENDA (original) El check list en cuanto a la documentación que integra el expediente es el mismo que el de un expediente de factoraje, pero debe contemplarse que el mismo desarrollador que va para Fovissste puede ir para Infonavit. Toda la documentación en copia simple debe ser completamente legible. Versión 4-07022014 Recomendaciones. Es importante aclara que estos expedientes, sólo los valida y autoriza Mesa de factoraje, es decir, no son validados por jurídico de Nacional Financiera, como es el caso de INFONAVIT. Así mismo, esta cadena cuenta con el servicio de dispersión de pagos, por lo que la cuenta del proveedor deberá ser validada por el Banco de México antes de su alta en el sistema de Cadenas Productivas. Esta validación toma 1 día en el proceso de afiliación, por lo que este tiempo de deberá contemplar en el nivel de servicio ofrecido al cliente. Se reitera que la principal particularidad de esta Cadena es: que no es abierta y se debe ser claro con el Desarrollador para no generar falsas expectativas, y que la adhesión requiere de la firma de un contrato en específico llamado CONVENIO DE ADHESION PARA LA CADENA DE FOVISSSTE-DESARROLLADORES DE VIVIENDAVENDEDOR. Los contratos deben estar firmados por el Representante legal en todas y cada una de las hojas, en clausulado puede ser rúbrica. Versión 4-07022014 En el caso de Entrega Continua de Vivienda Infonavit, el poder que debe tener el Representante legal, es estrictamente para Actos de Dominio sin ninguna limitante. No se hacen excepciones de poder para esta Cadena. Todas las actas, sin excepción deberán venir certificadas en original. En el caso de la afiliación de esta Cadena, se acepta como comprobante de domicilio el Estado de cuenta; siempre y cuando este contenga el domicilio fiscal actual del proveedor y se encuentre vigente; por lo tanto, el llenado del contrato con respecto al domicilio, debe se igual al que se refleja en el Estado de cuenta. *Para el llenado de contratos de esta Cadena, se debe tomar el contenido en el comprobante de domicilio. No se aceptan cartas bajo protesta de decir verdad, si el domicilio fiscal varia en los documentos, se debe tomar como bueno el que prevalezca en la mayoría de los documentos, tomado siempre como referencia el del comprobante de domicilio. Si el comprobante de domicilio no se encuentra a nombre de la empresa, en esta caso, se debe anexar estrictamente, el contrato de arrendamiento o comodato. Para esta caso, tampoco se acepta carta bajo protesta de decir verdad. Cuando se anexe el Estado de cuenta como comprobante de domicilio, se debe agregar una copia adicional de dicho documentos con la leyenda “Comprobante de domicilio”. Dicha leyenda, no debe invadir ningún dato del documento. La razón social se coteja Vs la cláusula de denominación social o la última reforma a la misma. Versión 4-07022014 Con relación al nombre del Notario, tanto en la Sección de Poderes como de Datos de constitución, el nombre se escribirá tal cual como lo indique el Acta Constitutiva, y si el notario que da Fe de la asamblea es un notario Adscrito o Suplente, esto deberá ser indicado en el contrato conforme lo indique la escritura. Ejemplo: Pedro Chávez adscrito a la Notaria núm. 102 o Juan Rosalio Gómez Rodríguez actuando en ausencia del Titular Licenciado Francisco Javier Mazoy Kury. En el caso de que l sistema no permita Capturar los datos completos, solicitarás apoyo a tu coordinador mediante un correo electrónico en el que le harás llegar el contrato requisitado y la especificación clara de lo que debe decir. La Ciudad y Estado en los contrato, tanto en la Sección de Poderes como de Datos de Constitución, debe ser idéntica a la que se menciona en las escrituras. Ejemplo: Sahagún, Municipio de Tepeapulco, Distrito de Apan, Hidalgo. En el caso de que el sistema no permita Capturar los datos completos, solicitarás apoyo a tu coordinador mediante un correo electrónico en el que le harás llegar el contrato requisitado y la especificación clara de lo que debe decir. Loa datos de Inscripción en el Registro público, tanto en la Sección de Poderes como en los Datos de Constitución, se debe capturar en el orden en el que los menciona el contrato; es decir LUGAR, FECHA y DATOS DEL REGISTRO PUBLICO. Ejemplo: Cancún, Quintana Roo 10 de Enero de 2002 bajo el número 63 a Fojas 675-695 del Tomo CCLXXV Del registro público de la propiedad y del comercio. **Este dato debe transcribirse tal cual esta contenido en el sello del Registro público de la escritura que se anexa (número, volumen, fojas, libro, partida, etc.)** En este caso, se debe seleccionar la opción “otros” en el sistema E-Contract permita capturar en este orden y la información completa según se requiera. Versión 4-07022014 Se puede aceptar como R1 o R2, el formato de INSCRIPCION EN EL RFC, siempre y cuando este contenga los datos vigentes de la empresa (domicilio fiscal, RFC) y debe ser del año en curso. Así mismo, esta cadena cuenta con el servicio de dispersión de pagos, por lo que la cuenta del proveedor deberá ser validada por el Banco de México antes de su alta en el sistema de Cadenas Productivas. Esta validación toma 1 día en el proceso de afiliación, por lo que este tiempo de deberá contemplar en el nivel de servicio ofrecido al cliente. Los expedientes integrados para esta cadena, además de la revisión y autorización de la mesa de factoraje, estarán sujetos a la validación y aprobación del Jurídico de Nacional Financiera. El jurídico de Nacional Financiera, cuenta con 72 hrs para emitir el dictamen de dicho expediente. Es importante mencionarle al cliente que aun cuando su expediente haya sido enviado al jurídico, cabe la posibilidad de que este sea rechazado por lo que en ese caso, el Desarrollador deberá entregar la documentación complementaria solicitada. Los contratos deben estar firmados por el Representante legal en todas y cada una de las hojas, es decir, también las clausulas, con firmas completas como aparece en su identificación oficial, NO RUBRICAS. Versión 4-07022014 Existen algunas cadenas que tienen características especiales, ya sea por su captura o por necesitar de ciertos formatos adicionales, se requiere por lo menos un original de cada carta pues son para las EPO's. A continuación se detalla cuales son y que se necesita hacer en cada caso: 1. Sigma Alimentos Centro.- Se requiere entregar junto al expediente la carta de 8 días, la cual se genera al imprimir los contratos. ( dicha carta deben pasarla a word para llenarla). 2. Las cadenas Oxxo Express, Cadena comercial OXXO e Impulsora de Mercados de México.- Requieren de tres formatos en especifico y que ya se encuentran cargados en E Contract para cada Epo. ( dicha carta deben pasarla a word para llenarla). 3. Grupo Bimbo.- Requiere de carta de instrucción, la cual ya viene integrada al generar los contratos ( deben tener cuidado que el proveedor no modifique dicha carta, pues debe ir dirigida a Grupo Bimbo SAB de CV ). La carta SIEMPRE debe venir en hoja membretada. ** Grupo Bimbo incluye ( Barcel, Bimbo, Corporativo Productos Rich, Moldes y Exhibidores y Gastronomía Avanzada. Versión 4-07022014 4. Los proveedores que deseen afiliarse a la cadena de Wal-Mart deberán solicitar autorización previa por parte de su comprador y dentro del grupo no deberán facturar mas de 40 MDP al año, de lo contrario NO serán autorizados por parte de la EPO para el pago y operación en el programa. 5. Cemex México.- El proceso de afiliación y de reafiliación a la EPO, se debe hacer a través de la promotoría de Monterrey, pues se requiere de un formato especial que envía Cemex y que contiene el nuevo plazo al que le publicaran a la pyme. ** Solo las reafiliaciones banco (BMARIF's) podrán ser atendidas a nivel nacional. 6. El Instituto Fonacot tiene 3 cadenas distintas: 1 y 2.- INSTITUTO DEL FONDO NACIONAL PARA EL CONSUMO DE LOS TRABAJADORES – y la con el mismo nombre “2ª Instituto del Fondo… - (cadenas para DISTRIBUIDORES) –estas cadenas son para aquellas PyME's que venden algún tipo de bien o dan algún servicio y el medio de pago es el crédito Fonacot que se da a los trabajadores, es el medio de "cobro" de dicho crédito y 3.- INSTITUTO FONACOT (PROVEEDORES) (cadena para PROVEEDORES –aquellas PyME's que le proveen al InFonacot algún bien o servicio como lo es la papelería, limpieza, sistemas… etc.- ) mucho cuidado al afiliar a las PyME’s, hay que identificar perfectamente para qué cadena va. Versión 4-07022014 7. Otras cadenas con formatos especiales: SERVICIOS DE SALUD DE NUEVO LEON LEISER HEMSA MABE MEXICO LABORATORIOS GRIFFITH MABE UNIVERSIDAD DE NUEVO LEON MCM AMERICAS LAMOSA REVESTIMIENTOS 1 CARTA POR SANITARIOS LAMOSA LAS 3 EPO's PORCELANITE LAMOSA OXXO EXPRESS 1 CARTA POR CADENA COMERCIAL OXXO LAS 3 EPO's IMPULSORA DE MERCADOS DE MEXICO MARMOLES ARCA PROMOTORA AMBIENTAL AKRA POLYESTER DAK RESINAS AMERICAS 1 CARTA POR TEREFTALATOS MEXICANOS LAS 4 EPO's PRODUCTORA DE TEREFTALATOS DE ALTAMIRA Versión 4-07022014 1 CARTA POR LAS 4 EPO's Para poder enviar un expediente digital se debe tomar en cuenta lo siguiente: 1. El formato para los documentos digitalizados es PDF. 2. Cada uno de los documentos mencionados en la guía deben ser escaneados y guardados en archivos. 3. Para subir los archivos, se requiere comprimirlos en formato ZIP, cuyo nombre debe ser el RFC de la empresa. 4. El archivo ZIP no puede ser mayor a 10 MB. 5. Se recomienda el uso de un scanner con las siguiente características: Resolución mínima de 250 dpi Salida a formato PDF * Alimentador automático de hojas * Escaneo en hojas de doble cara * Selección del tamaño de hoja final Velocidad de 50 ppm 6. Toda la documentación debe estar escaneada de forma vertical. 7. Los archivos deberán nombrarse de forma correcta, tal cual se muestra en la pantalla de carga para cada caso. 8. Es importante validar la información una vez cargada, por medio de los visores. 9. Windows 7 10. Explorer 9 Versión 4-07022014 Estos son los documentos/archivos que integran el expediente digital Y cada uno de ellos, debe estar ya digitalizado en archivos PDF En el explorador de Windows, hay que seleccionar todos los archivos, y con el botón derecho seleccionar la opción de: Enviar a -> Carpeta comprimida ZIP, y poner como nombre de archivo el RFC Versión 4-07022014 Visualizador del Expediente Digital Completo Hay un visor para cada documento que se envió en el expediente digital Versión 4-07022014 Es importante que una vez cargado el expediente digital el estatus haya cambiado a “EXPEDIENTE DIGITAL ENVIADO A NAFIN” y el tipo de expediente diga “DIGITAL”, en caso de que no estén en dicho estatus quiere decir que el expediente no se cargó de forma correcta y la Coordinación de Factoraje no podrá visualizar el expediente, para evitar cualquier problema, si los estatus no son los correctos, se recomienda cargar nuevamente el expediente asegurándose que los archivos estén nombrados correctamente (nombrar los archivos sin acentos ni caracteres especiales). Cuando ya esté revisado y validado el Expediente Digital, las solicitudes cambiarán al estatus de "EN ESPERA DE CONTRATOS FISICOS“ y posteriormente a “EN PROCES DE AUTORIZACIÓN IF”, pero hasta que no se reciban los contratos originales no se autorizarán los pagos, aunque el registro ya esté habilitado por el IF y confirmado por la EPO. Versión 4-07022014 CHECK LIST NOMBRE DEL TIPO DE ARCHIVO PERSONA CONVENIO SUJETO DE APOYO DE NACIONAL FINANCIERA convenio_pyme CONTRATO UNICO contrato_unico CONTRATO IF contrato_if COPIA SIMPLE DE COMPROBANTE DE ALTA DE HACIENDA alta_de_haciend a COPIA SIMPLE DE CEDULA DE cedula_del_rfc REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES DOCUMENTACIÓN A CARGAR DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA En caso de haber error en el llenado de Se deberá cargar solo 1 juego los contratos o cambio de PF / PM del Convenio PyME Nafin. representante legal, todos los contratos deberán ser sustituidos. En caso de haber error en el llenado de Se deberá cargar solo 1 juego los contratos o cambio de PF / PM del Contrato Único representante legal, todos los contratos deberán ser sustituidos. Contratos de Fideicomicos En caso de haber error en el llenado de Contratos especiales de los contratos o cambio de Intermediarios (PEMEX) representante legal, todos los contratos PF / PM En caso de no haber algún deberán ser sustituidos, en caso de no contrato especial, subir la hoja haber contrato especial de IF se deja la "de carga genérica" hoja de carga genérica Se deberá cargar el R-1, R-2, RU o bien la constancia de Se deberá sustituir el archivo en caso inscripción (aunque esta de que se tenga que actualizar por PF / PM última ya se haya cargado en ilegible o por faltar el cambio de el apartado de "copia simple domicilio fiscal, dependiendo la causa de cédula de registro federal de rechazo. de contribuyentes" Se deberá sustituir en caso de que sea Se deberá cargar la cédula PF / PM ilegible y cargar con mayor calidad en del RFC. la imagen. Versión 4-07022014 CHECK LIST COPIA SIMPLE DE COMPROBANTE DE DOMICILIO FISCAL COPIA SIMPLE DE IDENTIFICACION OFICIAL VIGENTE DEL CLIENTE / REPRESENTANTE LEGAL NOMBRE DEL ARCHIVO comprobante_de_do micilio identificacion_oficial COPIA SIMPLE DEL ESTADO DE CUENTA DE estado_de_cuenta CHEQUES DONDE SE DEPOSITARA TIPO DE PERSONA DOCUMENTACIÓN A CARGAR DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA PF / PM Se deberá cargar el comprobante de domicilio vigente, no mayor a 3 meses; los comprobantes oficiales son recibo de agua, luz o teléfono. En caso de existir contrato de arrendamiento, comodato o carta bajo protesta el documento se deberá escanear en el mismo archivo que el comprobante de domicilio. En caso de existir rechazo por la carta / contrato de arrendimiento o comodato, se deberá escanear nuevamente junto con el comprobante de domicilio; si el rechazo fuera por el comprobante de domicilio y se incluyen cualquiera de los documentos comprobatorios antes mencionados, se deberá escanear todo en un solo archivo nuevamente. PF / PM Las identificaciones válidas son la credencial del IFE vigente, FM2/FM3 vigentes o pasaporte de la República Mexicana vigente. Si existiera algún documento adicional como un reconocimiento de firmas o de "alias" de la persona, se deberá subir en este mismo archivo. En caso de existir rechazo por que la identificación está ilegible se deberá volver a cargar con mayor calidad en la imagen así como la documentación adicional, si existe, en el mismo archivo. si fuera el caso que cambia el representante legal deberán sustituir el archivo con la identificación correcta de acuerdo al representante registrado en los contratos. PF / PM Se deberá cargar el estado de cuenta vigente, no mayor a 3 si se rechaza por vigencia se meses; en su caso carta deberá cargar nuevamente el membretada del banco con sello documento. con datos completos de la PyME y la cuenta. Versión 4-07022014 CHECK LIST COPIA SIMPLE DEL ACTA COSTITUTIVA Y REFORMAS NOMBRE DEL ARCHIVO acta_constitutiva COPIA SIMPLE DEL ACTA DE PODERES DE acta_poderes DOMINIO OTROS DOCUMENTOS cartas_epos DE FACTORAJE REPORTE GUIA reporte_guía TIPO DE DOCUMENTACIÓN A CARGAR PERSONA DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA PM Si existe rechazo por una hoja, por En este rubro se deberá cargar el el RPPC, por ilegibilidad en al Acta Constitutiva de la empresa, si menos una hoja se deberá cargar la existe reforma a la razón social, documentación completa duración de la sociedad, aumentos nuevamente, pues cada archivo de capital, también deberán subirse cargado como complemento en este mismo archivo. sustituye al archivo anterior. PM Se deberá cargar el acta de poderes o ratificaciones de los representantes legales. Si existe rechazo por una hoja, por el RPPC, por ilegibilidad en al menos una hoja se deberá cargar la documentación completa nuevamente, pues cada archivo cargado como complemento sustituye al archivo anterior. Se deberán subir las cartas especiales que manejan algunas EPO's, como el caso de CEMEX, InFonacot, MABE, etc. (ojo… son cartas para las EPO's, no se sube ningún formato de Fideicomiso, los formatos de Fideicomisos van en el apartado de Contrato IF) si la cadena no maneja ningún formato se deberá cargar "la hoja de carga genérica" Si hubiera rechazo referente a dicho formato se deberá cargar la carta correspondiente o bien "la hoja de carga genérica" Se deberá cargar la guía firmada por el promotor. Si hubiera rechazo referente a este documento se deberá complementar conforme a lo requerido para el expediente. PF / PM PF / PM Versión 4-07022014 EJECUTIVO GESTION DOCUMENTAL FACTORAJE Extensión Mail Mónica Iris Lara Báez 6967 [email protected] María Luisa Pérez Vázquez 6641 [email protected] Luis Manuel Martínez Cedillo 6980 [email protected] Lic. Rosa Elizabeth Ovín Mejía Titular – Coordinador Gestión Documental Factoraje 6587 [email protected] Call Center proveedores: 01800 NAFINSA (6234672) Versión 4-07022014 Ejecutivo Promoción Extensión Mail Adan Aguirre Hidalgo 6654 [email protected] Juan Idelfonso Méndez Cano 6667 [email protected] Juan Francisco Reyes Galicia 6349 [email protected] Ernesto Guerrero Meneses 8069 [email protected] Miguel Jesus Ancona Pino 6927 [email protected] Edith Fuerte Reyes 7119 [email protected] Rosa Martha García López 6303 [email protected] Call Center proveedores: 01800 NAFINSA (6234672) Versión 4-07022014 Criterios en la Revisión Documental del Proceso de Afiliación Versión 4-07022014