CORPORACIÓN INTERUNIVERSITARIA NIT: 811.003.209-8

CORPORACIÓN
INTERUNIVERSITARIA
DE SERVICIOS
NIT: 811.003.209-8
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CIRCULAR INFORMATIVA N° 02 de 2016
De: Jefe de Nómina - CIS
Para: Rectores Instituciones Educativas
Fecha: Enero 11 de 2016
ASUNTO: PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PERSONAL CIS
Desde el 15 de febrero de 2016, la CIS suministrará las diferentes Unidades de Servicio
para Aseo, Servicios Generales, Granjería, Auxiliares Administrativos y Auxiliares de
Biblioteca en las diferentes Instituciones Educativas no certificadas del Departamento; por
lo tanto enuncio a continuación algunos procedimientos administrativos y el procedimiento
para el diligenciamiento de las planillas de reporte de nómina.
El personal firmó un contrato laboral de tiempo completo; es decir 8 horas diarias, 48
horas semanales. No están autorizados a trabajar horas extras. Sólo el personal de
Servicios Generales está autorizado para laborar en jornada nocturna ordinaria, en días
dominicales y/o festivos diurnos o nocturnos, sin generar horas extras.
 REPORTE DE DÍAS TRABAJADOS
El pago de la nómina del personal se realizará en forma mensual el 05 de cada mes,
previa presentación de la planilla de certificación de labor cumplida por cada uno de los
empleados, dicha planilla se deberá enviar a la Corporación el 22 de cada mes o el día
hábil siguiente si es domingo o festivo, adicionalmente la planilla deberá estar firmada por
el Rector de la Institución y en caso de no encontrarse puede firmarse por el Secretario
de Educación o Jefe de Núcleo, indicando el motivo por el cual no firma el Rector.
Las certificaciones se recibirán a través del fax 3547149 opción 2 o a los siguientes
correos
electrónicos:
[email protected]
o
[email protected]
o
[email protected]
A continuación se indica el correcto diligenciamiento de la planilla:
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En la parte superior se deben indicar los datos del municipio, Institución Educativa,
periodo (mes del reporte), cargo (debe ser el mismo que está en la carta de
presentación), cédula, apellidos y nombres completos del empleado.
En el cuadro de Turno/Novedad, están los días del 1 al 31 de cada mes, allí se
debe especificar el horario día a día, al igual que los días de descanso.
En el caso de los Servicios Generales que laboran días domingos se les debe
asignar el día de descanso a la semana siguiente.
Carrera 63 AA Nº 32 D- 31, Conquistadores. PBX: 354 71 40 FAX: 354 71 49
E-mail: [email protected] Web: www.cis.org.co Medellín - Colombia
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En caso de tener alguna novedad como permiso, calamidad, incapacidad, entre
otros, se deben especificar en la casilla correspondiente a esas fechas y envías a
la Corporación el soporte de las mismas.
Se debe diligenciar los apellidos y nombres completos del Rector en la parte
inferior derecha, en la parte izquierda la firma con sello de la institución Educativa,
en caso de no tener sello, se debe enviar una relación de los empleados en papel
membrete y la planilla por cada empleado.
Es muy importante que la planilla quede con los datos completos mencionados
anteriormente, para evitar posibles inconsistencias.
 INCAPACIDADES
Laboralmente, las incapacidades debidamente expedidas por la EPS a la que se
encuentra vinculado el trabajador, son las únicas causas justas para faltar al trabajo. En
este caso, el trabajador nos debe informar sobre su incapacidad y remitir a la CIS el
documento original, expedido por la EPS; en caso de ser expedido por el Hospital o
Centro de Salud local, el empleado debe enviarnos la incapacidad en original y copia de
la historia clínica para desde la CIS proceder con el trámite de transcripción ante la EPS,
y así poder realizar el pago de la incapacidad.
 PERMISOS
Dentro de nuestro Reglamento Interno, están determinados otro tipo de permisos
remunerados; son: licencia de matrimonio y licencia por nacimiento de un hijo. Todos
deben ser debidamente demostrados, con documentos que los certifiquen y en todos los
casos se conceden tres (3) días solares de permiso, contados a partir del día del suceso.
En caso de calamidad doméstica, de acuerdo a la situación, se determinan entre uno (1) y
tres (3) días y de igual manera el hecho debe ser debidamente justificado.
Licencia por luto: Se Concederá al trabajador en caso de fallecimiento de su cónyuge,
compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de
consanguinidad, primero de afinidad, y segundo civil: Hermanos, abuelos y nietos del
adoptado o de éstos hacia él, según el caso. * Adicionado por la Sentencia C - 892 de
2012 de la Corte Constitucional. Una licencia remunerada por luto de cinco (05) días
hábiles.
Cualquier otra situación se considera permiso no remunerado; el trabajador debe
solicitarlo por escrito, mínimo con cinco (5) días hábiles de anticipación, al
Departamento de Gestión Humana, en donde informe con exactitud el motivo del
permiso, las fechas en que se ausentará, se analiza la viabilidad del permiso y se le
responderá oportunamente si es aprobado o no.
 ACCIDENTES DE TRABAJO:
trabajo:
Procedimiento para el reporte accidentes de
Inmediatamente ocurra un accidente de trabajo, el trabajador accidentado debe
informarlo al jefe inmediato o al encargado y llamar a la ARL Colmena Seguros a través
de la LÍNEA EFECTIVA al 444-12-46 en Medellín, 031-401-04-47 desde su celular o 01-
Carrera 63 AA Nº 32 D- 31, Conquistadores. PBX: 354 71 40 FAX: 354 71 49
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8000-9-19667 en el resto del país, con el fin de recibir orientación sobre el
direccionamiento del accidentado y para solucionar cualquier inquietud al respecto.
Reportar de manera formal el accidente de trabajo a la Corporación en el teléfono
3547140 Opción 10 o Extensión: 7127 en las primeras 48 horas hábiles después de la
ocurrencia, para gestionar la radicación del accidente.
El trabajador accidentado para ser atendido en alguna de las IPS de la red prestadora de
servicios de salud, requiere presentar cédula de ciudadanía.
 REPORTE DE ANOMALÍAS
Cuando se presente alguna anomalía en la prestación del servicio de alguno de nuestros
empleados, se debe reportar por escrito a la Corporación de manera oportuna, para
proceder de acuerdo a los procedimientos establecidos en nuestro Reglamento Interno de
Trabajo y al Código Sustantivo de Trabajo; por ningún motivo se les debe llamar la
atención en papelería específica de la Institución, ya que la relación contractual es
directamente con la CIS.
Dicho reporte debe ser enviado por escrito, de manera detallada, indicando fecha, hora,
evento ocurrido, posibles testigos del evento.
 RENUNCIAS
El empleado de la CIS que presente la renuncia en algún momento, debe hacerlo a través
de una carta dirigida a la CIS, debidamente firmada y debe especificar hasta que fecha
realizará sus labores y debe notificar a su jefe inmediato.
Cuenten siempre con nuestra disponibilidad para atender cualquier inquietud que se
encuentre a nuestro alcance.
Atentamente,
CLAUDIA PATRICIA RESTREPO DIAZ
Jefe de Nómina
Carrera 63 AA Nº 32 D- 31, Conquistadores. PBX: 354 71 40 FAX: 354 71 49
E-mail: [email protected] Web: www.cis.org.co Medellín - Colombia