manual de usuario

TRAVEL SUITE - Gestión integral de agencias minoristas
MANUAL DE USUARIO
Avda. de la Osa Mayor, 179 B
28023 - Aravaca -Madrid - España
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TRAVEL SUITE - Gestión integral de agencias minoristas
ÍNDICE
Series de facturación ___________________ 14
ÍNDICE ________________________________ 2
Cliente calle __________________________ 14
1. INTRODUCCIÓN_______________________ 5
Proveedor AMADEUS / GALILEO __________ 14
Características ......................................................5
5. FICHERO DE CLIENTES ________________ 16
Estructura de la aplicación..................................5
Símbolos utilizados en este manual..................5
Posibles dudas al rellenar este fichero ______ 16
Requerimientos ________________________ 6
Botones exclusivos de esta pantalla ________ 18
2. INSTALACIÓN ________________________ 7
Creación del Cliente calle________________ 18
Instalación de la aplicación________________ 7
6. FICHERO DE COMITENTES/PROVEEDORES19
Como instalar TRAVEL SUITE en red _______ 7
Botones exclusivos de esta pantalla ________ 19
Recomendaciones generales de uso ________ 7
Posibles dudas al rellenar este fichero ______ 19
Botones comunes a todos los procesos ______ 8
Productos____________________________ 20
Normas comunes_______________________ 8
Cupos ______________________________ 22
3. CONFIGURACIÓN _____________________ 9
Compras ____________________________ 23
General______________________________ 9
Creación Proveedor AMADEUS / GALILEO __ 23
Dirección_____________________________ 9
7. FICHERO DE PRESTATARIOS ___________ 24
Contabilidad __________________________ 9
Abrir un expediente ____________________ 25
Expedientes__________________________ 10
Datos del cliente .................................................26
Condiciones .........................................................26
Varios ______________________________ 10
Pasajeros .............................................................27
Amadeus / Galileo_____________________ 11
Productos .............................................................27
Avión _________________________ 30
Capturas de mayoristas _________________ 11
4. PRIMEROS PASOS ___________________ 12
Tipos de IVA _________________________ 12
Tren, Barco y Bus _______________ 31
Hotel _________________________ 31
Traslados _____________________ 32
Vehículo ______________________ 33
Medios de pago _______________________ 12
General _______________________ 33
Formas de pago_______________________ 13
Cupos ...............................................................33
Serie de caja........................................................13
Otros.................................................................34
Número de cuenta..............................................13
Bonos....................................................................34
Porcentaje de comisión.....................................13
Varios....................................................................35
Número de cuenta de comisiones ...................13
Totales ..................................................................36
Configuración de liquidaciones____________ 13
Cerrar un expediente ___________________ 37
Anular un expediente ___________________ 37
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Botones exclusivos de esta pantalla________ 37
Liquidaciones de mayoristas ______________ 56
9. BÚSQUEDA DE DESTINOS: MEJOR
ALTERNATIVA_________________________ 41
Liquidación de BSP Amadeus_____________ 56
BSP AUTO : Conciliación del BSP _________ 57
Configuración del sistema _______________ 41
Liquidación con otros mayoristas __________ 57
Búsqueda de la mejor alternativa __________ 41
Compras a stock ______________________ 58
10. CAPTURA DE DATOS DE AMADEUS ____ 42
16. PROVEEDORES DE GASTOS GENERALES59
Configuración para la captura ____________ 42
Fichero de proveedores de gastos generales _ 59
Proceso de captura ____________________ 42
Otras opciones _______________________ 44
Notas técnicas ________________________ 44
Gestión de gastos de proveedores de gastos
externos_____________________________ 59
Gestión de pago de facturas a proveedores de
gastos externos _______________________ 59
11. CAPTURAS DE DATOS DE GALILEO ____ 45
17. MULTIEMPRESA_____________________ 61
Configuración para la captura ____________ 45
Fichero de empresa____________________ 61
Proceso de captura ____________________ 45
Multiempresa: Pantalla principal ___________ 61
12. CAPTURAS DE DATOS DE MAYORISTAS 47
Traspaso de empresa___________________ 61
Incorporación de reservas de mayoristas ____ 47
18. UTILIDADES ________________________ 63
13. GESTIÓN DE SERIES DE CAJA _________ 50
Accesos directos ______________________ 63
Caja pendiente de cierre ________________ 50
Presupuestos _________________________ 63
Cierre de caja ________________________ 50
Asistente de hoteles ____________________ 63
Gestión de cierres de caja _______________ 50
Correo externo________________________ 64
Traspaso de saldos ____________________ 51
Correo interno ________________________ 64
14. FACTURAS EMITIDAS ________________ 52
Agenda diario_________________________ 64
Fichero de facturas emitidas _____________ 52
Datos del cliente .................................................52
Datos comerciales ..............................................52
Líneas ...................................................................52
Mailing y cartas _______________________ 65
Cambiar usuario activo __________________ 65
Generador de contabilidad _______________ 65
Vencimientos .......................................................53
Totales ..................................................................53
Consulta de destinos ___________________ 66
Cobro de facturas emitidas_______________ 53
Calculadora __________________________ 66
Cobro masivo de facturas emitidas_________ 54
Fecha de trabajo ______________________ 66
15. GESTIÓN DE PAGOS / COBROS A
PROVEEDORES / CONCILIACIÓN__________ 55
Notas _______________________________ 66
Gestión de pago a proveedores / Conciliación 55
Chat________________________________ 67
19. LISTADOS__________________________ 68
Gestión de cobros de pagos directos _______ 55
Revisión 20-09-04 - Página 3
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Listado de clientes _____________________ 68
Listado de proveedores _________________ 68
Listado de expedientes _________________ 69
Listado de facturas emitidas ______________ 70
Listado de pagos / cobros de comitentes ____ 70
Listado de caja _______________________ 71
Listado de check - in ___________________ 72
Listado de comisiones de vendedores ______ 72
Listado de gastos de proveedores generales _ 72
Listado de estadística de ventas __________ 73
Listado de estadística de Implant´s Aéreos __ 73
Informe de situación____________________ 74
20. VARIOS ___________________________ 75
Fichero de usuarios ____________________ 75
Niveles de acceso _____________________ 75
Actualización del programa ______________ 75
Copias de seguridad ___________________ 76
Registrar controles_____________________ 76
Registro de licencia ____________________ 76
Borrado de licencia ____________________ 76
Tablas ______________________________ 76
Reindexar ___________________________ 77
Ejemplo de impresión de facturas__________ 78
ANOTACIONES ________________________ 79
Revisión 20-09-04 - Página 4
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
1. INTRODUCCIÓN
1.
Travelsuite es una aplicación multiusuario realizada
por Microdata Informática y Comunicaciones para
las Agencias de Viajes Minoristas .
•
•
•
Su cuidado diseño hace posible una notable
facilidad de manejo y posibilita un rápido
aprendizaje por parte de los usuarios finales.
Está desarrollado con unos de los más potentes
lenguajes
de
programación,
por
técnicos
especialistas y para su desarrollo hemos contado
con la valiosísima colaboración de agencias tanto
minoristas como mayoristas.
•
•
Características
•
•
•
•
•
•
•
•
Tecnología 32 bits
Totalmente desarrollada con el Euro como
moneda nativa
Compatible con cualquier versión de
Windows a partir del 98.
Multiusuario
No necesita un servidor de red dedicado
Generación de archivos PDF, Word y otros
desde cualquier tipo de listado o informe
Envío de correos electrónicos desde la propia
aplicación
Envío de cartas personalizadas tanto a
clientes como a proveedores
•
•
Comercial: manejo y control de facturas
emitidas, series de facturación, creación de
mailings y cartas y envío de correo externo.
Tesorería:
- de Caja: gestión de cierres de caja y de
cajas pendientes de cierre
- de Clientes, cobros de facturas emitidas
- de Proveedores, pagos / cobros de
facturas, liquidaciones de mayoristas y
compras a stocks
- de Proveedores externos, gestión de
gastos externos y pago de facturas.
Ficheros : proveedores de gastos generales,
tipos de IVA, tarjetas, formas y medios de
pago, configuración de liquidaciones y textos
predefinidos.
Listados : de clientes, de expedientes, de
facturas emitidas, de compras y pagos a
proveedores, de caja, de check-in, de
comisiones a vendedores y de gastos
externos.
Utilidades : correo interno (herramienta para
envío y recepción de mensajes entre los
usuarios de la aplicación dentro de la
agencia), agenda diario (utilidad para
organizar el calendario), cambio de usuarios,
generador contable, ofertas de mayoristas,
ficheros de consulta, consulta de destinos
(enlace a la página de información de países
del Ministerio de Exteriores) y calculadora.
Tablas : aquí podemos encontrar todas las
tablas que la aplicación utiliza para sus
búsquedas, provincias, poblaciones, bancos,
códigos IAT A, países, etc.
Varios:
utilidades
para
el
buen
funcionamiento
de
la
aplicación:
reorganización de ficheros, configuración de
usuarios
y
niveles
de
seguridad,
actualizaciones de la aplicación (automáticas
por Internet), copias de seguridad, etc.
Símbolos utilizados en este manual
ATENCIÓN: punto de especial interés
NOTA: nota o aclaración
SUGERENCIA: cuestiones planteadas por
clientes
Estructura de la aplicación
•
Gestión: fichero de clientes, comitentes y
prestatarios, creación de expedientes, y
captura de datos de Amadeus.
Revisión 20-09-04 - Página 5
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Requerimientos
Debido a su tecnología 32 bits, Travel Suite
necesita
como
mínimo
para
funcionar
correctamente:
•
Sistema operativo:
o
o
o
Windows 98 (2ª edición)
Windows 2.000
Windows XP (recomendado)
•
Resolución de pantalla (mínimo
colores)
o 800 * 600 (recomendado)
o Superior
•
Memoria RAM:
o
o
o
256
64 Mb
Recomendado 256 Mb
Superior
•
Unidad de disco:
o El espacio que la aplicación
necesita se determina en función
del volumen de datos que
introduzca el usuario
•
Sistema de red:
o Windows NT 4 (recomendado)
o Novell netware 3.12 o superior
o Windows 2.000 server
Windows Millenium no está soportado, pues
es un producto de Microsoft destinado a usuarios
domésticos y no para entornos empresariales. De
todas formas, Travel Suite funciona de forma
correcta en la mayoría de las instalaciones con
Milenium.
Para poder generar archivos PDF con
logotipos será necesario tener Windows Nt,
Windows 2.000, Windows Milenium o Windows XP.
Este requerimiento es únicamente para PDF con
logotipo.
Si dispone de equipos que no reúnan estas
características mínimas, le recomendamos que no
opte por la ampliación y renueve directamente el
parque. Puede solicitarnos presupuesto.
Revisión 20-09-04 - Página 6
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
2. INSTALACIÓN
ninguna otra aplicación para evitar un posible
conflicto de versiones.
En este capitulo trataremos los siguientes temas:
•
•
•
•
Instalación de la aplicación
Recomendaciones generales de uso
Teclas comunes a todos los procesos
Conservación y mantenimiento de los
datos
La aplicación, al detectar que se trata de una
instalación nueva, pedirá reorganizar archivos.
Siempre que le pregunte si desea hacerlo, conteste
afirmativamente y compruebe que, ningún otro
usuario tiene abierta la aplicación. Esto garantiza un
correcto funcionamiento del programa en todo
momento.
Instalación de la aplicación
Para iniciar el proceso de instalación deberá
disponer del CD-ROM de instalación o bien, haber
descargado desde la página web el archivo de
instalación.
En función del sistema operativo de que disponga y
del navegador, al introducir el CD-ROM se iniciará
automáticamente el instalador. En caso contrario,
abra MI PC, unidad de CD-ROM y ejecute el archivo
llamado TRAVELSUITESETUP.EXE
Por defecto, la unidad y ruta de instalación es
C:\TSUITE. Si usted trabaja en una red y desea que
los demás us uarios también puedan acceder al
programa, especifique la unidad correspondiente a
la red. Ejemplo: F:\TSUITE.
El programa sin datos ocupa aproximadamente 60
Mbytes de espacio en su disco duro.
Si trabaja con Windows 2.000 profesional o
Windows XP, es recomendable que, al ejecutar la
instalación, inicie la sesión con el usuario
Administrador (o uno que tenga sus mismos
privilegios) para que se puedan registrar
correctamente los controles locales que utiliza el
programa.
Si durante la instalación tiene cualquier tipo de
problema estaremos encantados en ayudarles
desde nuestro correo de soporte técnico
[email protected] o bien a través de una
consulta telefónica.
Una vez finalizado el proceso de ins talación,
dispondrá de dos iconos de acceso directo: uno en
el escritorio, y otro, en el menú de Inicio
Programas
Microdata.
La primera vez que entre en Travel Suite, se inicia
el proceso de registro de controles. Puede ser que,
debido a la instalación de alguno de estos controles,
le pida que reinicie el equipo. Si es así, reinícielo y
al volver a cargar continuará el proceso donde se
detuvo.
Por otro lado, la primera vez que ejecute Travelsuite
en un ordenador de la red, se iniciará el proceso de
instalación de librerías locales (reindexación de
archivos). Le recomendamos no mantenga abierta
Es muy importante que nunca borren el
directorio donde han instalado Travel Suite. Si
desean trasladar la aplicación de unidad y/o
directorio, primero deben llevar la protección a un
disco flexible y después realizar esta tarea. Una vez
reubicada, entren de nuevo en el programa y
establezcan la protección que hemos pasado al
disco flexible.
En caso de estar instalando una versión de
demostración, tendrá el límite de funcionamiento
establecido.
Por último, pasaremos directamente a la pantalla de
configuración del programa: Varios Configuración
del sistema
Como instalar TRAVEL SUITE en red
Los pasos a seguir son idénticos. Una vez instalado,
diríjase a otro ordenador al que desea permitirle
acceder al programa. Cree un acceso directo a la
unidad de red y seleccione el directorio de trabajo
donde instaló la aplicación. El ejecutable principal
se llama Ts.exe
Siempre debe crear los accesos directos con
una unidad física conectada al servidor de red. El
acceso directo será: f:\tsuite\ts.exe y no
\\servidor\disco\tsuite\ts.exe.
Recomendaciones generales de uso
En general, las teclas que se utilizan con mayor
asiduidad son:
•
•
•
•
ENTER, aceptar datos.
ESCAPE, abortar operaciones.
Recuerde que pulsando F3 obtiene ayuda:
aparece una lista con los valores posibles
del campo, siembre que éstos estén
codificados: códigos postales, de países,
tipos de Iva, formas de pago, etc.
Para pasar de un campo a otro, hágalo
siempre con la tecla TABULADOR, es la
que está situada a la izquierda de la Q en
el teclado.
Revisión 20-09-04 - Página 7
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Botones comunes a todos los procesos
Todas las pantallas de TRAVELSUITE tienen el
mismo formato, es decir, cada fichero cuenta con
una serie de carpetas en la parte inferior y una lista
de botones situados en el margen derecho que
comunes para todas:
•
Salir: se sale de la pantalla en cuestión
•
-A: ir al registro Anterior
•
+S: ir al registro Siguiente
•
P: ir al Primer registro
•
U: ir al Ultimo registro
•
Alta: crear un nuevo cliente, proveedor,
producto... según sea el caso
•
Modificar: cambiar datos ya grabados
•
Borrar: eliminar el fichero
•
Grabar: grabar los cambios realizados
• Cancelar: descartar los cambios realizados
puede hacer clic en el botón que aparece junto a
cada dirección, y le enviará un e-mail o visitará su
página web.
Si Ud. se encuentra en una pantalla y quiere
acceder a otra, ábrala desde el menú principal, si no
le da opción desde donde se encuentra.
En la parte inferior de la pantalla disponen de una
barra con las siguientes opciones:
•
•
•
•
•
•
•
•
Nombre de ventana: aquí aparecerá un
listado de todas las ventanas abiertas y
minimizadas, y desde aquí podrá acceder
a ellas.
Plantilla:
listado
de
las
plantillas
disponibles. Puede cambiar la plantilla
activa seleccionándola en la lista.
Calendario: muestra la fecha y hora del
sistema.
Calc (A): acceso a la calculadora. Tecla
abreviada: Control + A.
Expedientes: acceso rápido al fichero de
expedientes. Tecla abreviada: Control + E.
Clientes: acceso rápido al fichero de
clientes. Tecla abreviada: Control + L.
Proveedores: acceso rápido al fichero de
comitentes / proveedores. Tecla abreviada:
Control + P.
Prestatarios: acceso rápido al fichero de
prestatarios. Tecla abreviada: Control + S.
Normas comunes
Todos los listados, informes, facturas, fichas; en
general, cualquier
documento que se pueda
imprimir, también se puede guardar en disco o
enviar por correo electrónico , en varios formatos
(PDF, Word, Excel, etc.)
Siempre que exista una dirección de correo, o una
página web (URL) del cliente o del proveedor,
Revisión 20-09-04 - Página 8
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
3. CONFIGURACIÓN
Seleccione en el menú Varios, Configuración del
sistema y especifique los siguientes datos:
•
Contabilidad
•
General
•
•
•
•
•
•
•
Nombre de la agencia
Eslogan
Sucursal: acceda al botón de configuración
de sucursales. Dé de alta la sucursal 00,
como central o agencia única. En caso de
disponer de varias sucursales, si éstas
también manejan la aplicación, debe
configurar cada una, asignando códigos
correlativos (01, 02, 03 ...) para cada
sucursal que esté dando de alta. Una vez
que se haya creado la 00, puede salir de esta
pantalla y seleccionar en la lista desplegable
la sucursal donde está instalando el
programa.
•
Logo Agencia : Si quiere que Travelsuite
tenga en la pantalla principal el logotipo de
su Agencia, indique la ruta donde está el
logo ubicado. Para ello acceda desde el
botón
Dirección
•
•
•
Domicilio
Teléfono
Fax
y seleccione este lugar.
Mail
•
Indique el número de dígitos con los que
desea trabajar en las subcuentas, el rango
puede ser de 4 a 12 dígitos.
Si desea que, al dar de alta clientes y
comitentes (proveedores), se generen de
forma automática los números de
subcuenta con el prefijo de la cuenta + el
CIF, marque la correspondiente casilla.
Si quiere que se generen automáticamente
los movimientos contables de sus
operaciones, marque la casilla
Opción para que al dar de alta clientes, se
le asigne automáticamente un número de
cuenta que sea 430 + Código de cliente
Generar asientos de compras con
importes brutos: si no marca la casilla, se
generarán asientos de forma estándar. Al
marcarla, el asiento se simplifica con el
bruto contra el cliente y el proveedor, su
gestor de contabilidad tendrá que
desglosar el asiento a mano.
Generar un único apunte a proveedores
con el neto y las tasas: genera el asiento
sumando el neto y las tasas en el mismo
apunte.
•
Contabilización de los gastos de
gestión globales de expedientes: si
desea
que
se
contabilicen
automáticamente estos gastos de gestión,
rellene el número de cuenta contable a
donde llevar el total sin impuestos. Señale
también el tipo de IVA que llevan; si lo deja
en blanco, se contabilizará como exento.
•
Conciliación de facturas y previsiones
de pago (contable): si desean utilizar la
Conciliación de facturas, indique aquí la
cuenta de previsión de facturas a recibir y
los asientos de compras se pasarán
directamente a la cuenta de previsiones.
Más tarde, en el apartado de Pago a
Proveedores / Conciliación, se procede a
pasar de la cuenta de Previsión a la cuenta
de Proveedores.
Revisión 20-09-04 - Página 9
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•
•
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Mail de contabilidad: especifique el
correo electrónico de su asesor contable,
para enviar el fichero que genere el
programa.
Configuración de series de caja: Dispone
de 26 series de caja ( de la A a la Z) para
que asigne la descripción de cada una.
Escriba directamente a la derecha de cada
serie de caja, el nombre que le quiere
adjudicar. De esta forma, se crean las
series de caja que va a utilizar.
Ejemplo:
SERIE A: Caja Efectivo
SERIE B : Banco Español de Crédito
SERIE C : Banco de Santander
...
•
•
Facturación – Series predeterminadas
La aplicación cuenta con series de
facturación de la A a la Z; si queremos que
todos los expedientes se facturen o se
anulen en unas series predeterminadas,
indique la serie para cada caso. Para
seleccionar la serie en el momento de
hacer la factura / abono deje los campos
en blanco.
Facturación – Procesos automatizados
Puede marcar si quiere que al facturar se
mande directamente a la impresora
predeterminada la factura, o la ficha de
expediente, o ambas, si lo desea.
Varios
Si es la primera vez que accede al programa deje
estos datos en blanco. Una vez creadas las formas
y medios de pago y revisado los tipos de IVA
predeterminados en el menú principal, vuelva a esta
pantalla para comprobar el tipo y configurar la forma
de pago que se asignará automáticamente al dar de
alta clientes y comitentes / proveedores.
Véase: Configuración de formas y medios de
pagos, en el capítulo 4.
Algunas agencias realizan el cierre diario,
diferenciando el tipo de tarjeta con la que se ha
efectuado el pago, VISA, MASTER,...; al tener 26
series de caja, puede crearse una serie por cada
tipo de tarjeta para poder llevar este control.
Expedientes
Importe de cada punto: Travelsuite cuenta con un
programa de fidelidad para sus clientes. Consiste en
ir asignando puntos por importe de compras. Desde
esta opción configure el valor del punto; así, al dar
de alta clientes, este dato se traspasará.
•
Validación El
programa por defecto
realiza una serie de comprobaciones en
cada expediente de forma automática; si
quiere deshabilitar cualquiera de estas
comprobaciones
marque
la
casilla
correspondiente.
Búsqueda aniversarios: si marca esta opción,
cada vez que entre en la aplicación se buscarán los
aniversarios de clientes y empleados para esa
fecha, y se generará un aviso en la agenda. Señale
el número de días de antelación con los que quiere
que la aplicación le avise. En el menú Mailings y
Cartas (Comercial), tiene la opción de crear cartas
de felicitación para sus clientes.
Copias de seguridad: Por defecto, el sistema de
copias de seguridad de Travelsuite le obliga a
generar una copia cada 10 días. Pero si desea
modificar este intervalo puede hacerlo desde aquí.
Revisión 20-09-04 - Página 10
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Si marca la casilla, sólo podrá hacer las copias de
seguridad el usuario GESTOR y, por lo tanto el
mensaje de que se va a realizar la copia de
seguridad se le mostrará únicamente a este usuario.
Los datos que debe introducir son los que utilice
para acceder al la página web de reservas del
mayorista.
A esta pantalla, sólo se accederá una única vez,
con el fin de grabar los datos de cada mayorista.
Amadeus / Galileo
Si dispone de SAVIA / AMADEUS o GALILEO,
puede solicitarles que le configuren su sistema para
que, cada vez que emita un billete por la impresora
ATB, se genere un fichero denominado AIR / MIR.
Travelsuite captura los datos de este fichero y
genera un expediente con todos los datos de la
reserva.
Se irán incorporando a este listado nuevos
mayoristas, a través de las actualizaciones
automáticas por Internet, una vez se tengan
preparadas las capturas.
Antes de configurar estos parámetros,
véase el Capitulo 10 de Captura de datos de
Amadeus.
Deje los campos en blanco hasta entonces.
Una vez introducido los datos de Configuración del
sistema, pulse Grabar y accederá a la pantalla
principal de Travelsuite.
Capturas de mayoristas
Introduzca los datos exigidos por cada mayorista
para poder acceder a la captura de datos de
mayoristas del programa.
Revisión 20-09-04 - Página 11
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
4. PRIMEROS PASOS
Incluimos en este capítulo los siguientes temas:
•
Tipos de IVA
•
Medios de pago
•
Formas de pago
•
Configuración de liquidaciones
•
Series de facturación
•
Cliente calle
•
Proveedor AMADEUS
En cada agencia existen diferentes medios de pago
en función de las distintas entidades bancarias con
las que trabaje, números de datáfonos, si se
aceptan o no talones, o si se realizan
transferencias. Y formas de pago, si admitimos al
cliente o hacemos al proveedor pagos aplazados
Tipos de IVA
Localice la pantalla de Tipos de IVA en el menú
Ficheros.
En Ficheros
Formas de pago, Ud. dará de alta
tantos medios como utilice.
Recomendamos que utilice la siguiente
estructura para los medios de pago:
•
Cash: pago en metálico al momento
Travelsuite le ofrece la posibilidad de utilizar tantos
tipo de IVA como sean requeridos, tanto por el tipo
de cliente o proveedor, como por las variaciones de
la ley que, sobre este impuesto, puedan producirse.
De forma predeterminada, aparecen los tipos
utilizados en el régimen general y especial de
agencias de viajes. Si en algún momento, se
produce una variación en la Ley, Ud. podrá
modificar el tipo en esta pantalla.
Por cada entidad con la que trabaje:
•
Transferencia
•
Pago con tarjeta (datáfono) no UATP
•
Talón
Se considerará pago 100% en efectivo,
cuando cualquier transacción se realice mediante
cash, transferencia o tarjeta de crédito. De esta
forma, Travelsuite considera la transacción
realizada.
Si Ud. es una agencia de Islas Canarias,
debe dar de alta un tipo de impuesto denominado
IGIC, del Régimen General, al 5.00%
•
Los datos a introducir si necesita crear un nuevo
tipo de impuesto, son: Descripción, Régimen, si se
trata de IVA soportado o repercutido, el porcentaje
(puede introducir hasta dos decimales) y el número
de cuenta contable.
•
Recuerde que el IVA siempre ha de ser
repercutido, salvo en el que se va a utilizar en el
apartado de gastos generales.
•
•
•
•
Medios de pago
•
Ejemplos de medios de pago:
Descripción: Tarjeta de Otro banco (B.
Santander) por datáfono del B. Popular.
Marco pago 100% en efectivo: porque es
tarjeta de crédito.
Serie de caja: seleccione la serie de caja
del Banco Popular.
Nº de cuenta: detalle de la cuenta contable
de la entidad bancaria Banco Popular
% comisión: señale que porcentaje le
cobra el Banco Popular al pagar con este
tipo de tarjeta en su datáfono.
Nº de cuenta de comisiones : detalle de la
cuenta contable de las comisiones del
banco.
Ejemplos de descripción de medios de pago:
Transferencia al Banco XXX
Revisión 20-09-04 - Página 12
TRAVEL SUITE -
•
•
•
•
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Talón de otros bancos al Banco XXX
Tarjeta de crédito de Banco XXX por el
datáfono del Banco XXX
Tarjeta de crédito de Otros bancos por el
datáfono de Banco XXX
...
Formas de pago
Localice la pantalla de Formas y Medios de pago en
el menú Ficheros.
Existen dos maneras de efectuar el pago:
•
contado: pago en efectivo
•
aplazado: configure en pagos aplazados
número de días hasta el primer
vencimiento, número de vencimiento y
número de días entre cada vencimiento.
Por ejemplo: puede crear esta forma de
pago: 30, 60 y 90 días, de la siguiente manera:
Días hasta primer vencimiento: 30
Número de vencimientos : 3
Días entre cada vencimiento: 30
Configuración de liquidaciones
Si Ud. tiene pactado con cualquier mayorista
(incluyendo BSP) compras a crédito, puede
configurar en esta pantalla las distintas opciones de
cada liquidación.
En la práctica, la liquidación de BSP consiste en ir
comprando billetes a través de AMADEUS o
GALILEO y en una fecha concreta, liquidar con éste
las compras pendientes .
Probablemente, en su agencia se trabaje de la
misma forma con otros mayoristas, con los que Ud.
tiene concertado un día de pago de compras
previas. Travelsuite ha ampliado este concepto,
permitiéndole configurar las liquidaciones para cada
uno de los mayoristas.
Código de liquidación
Indique un código para asignar a esta liquidación.
Le recomendamos
correlativos del 01 al 99.
que
utilice
números
Puede forzar que el primer vencimiento sea
distinto al resto indicando un porcentaje de entrada.
Serie de caja
Especifique a qué serie de caja quiere llevar los
movimientos que se generen con el medio de pago
que esté dando de alta.
Recuerde que puede crear más series de
caja si lo necesita en Varios
Configuración
del sistema
Contabilidad
Configuración
de series de caja.
Número de cuenta
Código de cuenta para el enlace contable.
Recuerde que las cuentas deben ser:
570
Caja efectivo
572
Bancos
576
Posición de talones
Porcentaje de comisión
Porcentaje pactado con la entidad bancaria cuando
se utilice un datáfono en la transacción.
Número de cuenta de comisiones
Código de cuenta para el enlace contable: 626
Descripción
Nombre del mayorista
Forma de pago
Predetermine el medio habitual de pago a este
mayorista en concreto. En el momento de la
liquidación, el programa le cargará el importe en la
serie de caja correspondiente al medio de pago.
Le recordamos que siempre podrá modificar
este dato a la hora de liquidar.
Comisión del pago
La prefijada en la configuración de medios de pago.
Siempre puede modificarla al realizar la liquidación
aquí.
Configuración del método de búsqueda
Revisión 20-09-04 - Página 13
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Ud. selecciona para cada mayorista la condición a
partir de la cual se hará la liquidación.
En el caso de AMADEUS / GALILEO, las
liquidaciones se hacen a partir de la fecha de billete
del avión, y de esta manera lo configuramos.
Otros mayoristas le exigirán la liquidación con
referencia a otras fechas. Le ofrecemos la
posibilidad de configurar los parámetros de la
liquidación, escogiendo el suyo de entre todos los
posibles:
Mayoristas Avión:
Fecha billete
Salida
Regreso
Salida expediente
Entrada expediente
Mayoristas Tren, Barco y Bus:
Salida
Regreso
Salida expediente
Entrada expediente
Mayoristas Hotel y Traslados:
Entrada
Salida
Salida expediente
Entrada expediente
Mayoristas Alquileres:
Recogida
Devolución
Salida expediente
Entrada expediente
Mayorista General:
Inicio
Fin
Salida expediente
Entrada expediente
Ejemplo: Una cadena hotelera, con la que
tiene pactada compra a crédito, le requiere que la
liquidación se haga a partir de la fecha de salida del
hotel. Ud. entonces marcaría la condición “Salida
hotel” .
Si su agencia trabaja con BSP AMADEUS /
GALILEO, debe de crear un código de liquidación,
donde indique como método de búsqueda la fecha
de emisión del billete.
Le damos la posibilidad de dar de alta series de
facturación que no vaya a formar parte del fichero
de contabilidad que se genere.
Indique la serie de facturación habitual en el
menú Configuración del sistema Varios. Si de lo
contrario, en el momento de facturar cada
expediente prefiere elegir la serie de facturación,
deje el campo en blanco. En este apartado también
predetermine, si lo desea, la serie de abonos.
Número de factura
Indique la última factura emitida.
Si es la primera vez que accede a la
aplicación y coincide con el inicio de ejercicio
contable, escriba 0; Si el ejercicio contable está
empezado, indique el número de factura por el que
va su contabilidad en ese momento.
Cliente calle
Le recomendamos la creación de un CLIENTE
CALLE, lo utilizaremos para clientes inusuales y,
como verá más tarde, en la CAPTURA DE DATOS
DE AMADEUS.
El cliente Calle está dentro de los datos
precargados que le ofrece el programa al instalar. Si
ha aceptado la incorporación de datos precargados,
ya tiene a cliente Calle dado de alta. Si no, siga las
instrucciones del manual.
Series de facturación
Véase CREACIÓN DE CLIENTE CALLE en
Fichero de clientes en el Capítulo 5.
Ud. puede crear tantas series de facturación
(dispone de un rango desde la A a la Z), según
requiera su empresa.
Proveedor AMADEUS / GALILEO
Normalmente, se creará una serie A de facturas, y
otra B de abonos.
Es necesario crear el proveedor AMADEUS o
GALILEO (o ambos si en su agencia utilizan las
dos) en el fichero de PROVEEDORES.
Revisión 20-09-04 - Página 14
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El proveedor Amadeus está dentro de los
datos precargados que le ofrece el programa al
instalar. Si ha aceptado la incorporación de datos
precargados, ya tiene al proveedor Amadeus dado
de alta. Si no, siga las instrucciones del manual.
Véase CREACIÓN DE PROVEEDOR
AMADEUS / GALILEO en Fichero de Comitentes /
Proveedores, en el Capítulo 6.
Revisión 20-09-04 - Página 15
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5. FICHERO DE CLIENTES
Datos fiscales
Datos comerciales
Datos económ icos
Datos de envío y facturación
Datos de Tarjetas
Datos de empleados
Historial de expedientes del cliente
Introduzca todos los datos en cada pestaña. Si es
un CLIENTE nuevo el programa le preguntará si
quiere que se le asigne un código de forma
automática, una vez asignado comience a rellenar
los datos pasando de un campo a otro con la tecla
TABULADOR para que se validen los datos.
Si su agencia cuenta con sucursales, donde
también va a instalar Travelsuite, y va a volcar la
información de cada sucursal en la central, le
recomendamos codifique los clientes de la central y
las sucursales comenzando a dar de alta el cliente
con la siguiente numeración, para evitar
duplicidades:
CENTRAL
000001
SUCURSAL 1
100001
SUCURSAL 2
200001
...
Una vez dado de alta el primer cliente, el programa
le asignará un código a los siguientes, dándoles un
número correlativo.
Para pasar de un campo a otro, hágalo
siempre con la tecla TABULADOR, es la que está
situada a la izquierda de la Q en el teclado.
En el campo Sexo: las opciones disponibles son de
Hombre, Mujer o Empresa.
Recuerde que pulsando F3 obtiene ayuda:
aparece una lista con los valores posibles del
campo, siembre que éstos estén codificados:
códigos postales, de países, tipos de IVA, formas de
pago, etc.
Posibles dudas al rellenar este fichero
Datos comerciales
Actividad y Tipo de cliente, en ambos casos,
Travelsuite le permite hacer una agrupación de sus
clientes por actividad o tipo, con el fin de
localizarlos, enviar mailings por grupos de clientes,
etc.
Véase en el Capítulos de Tablas, Tipos de
clientes y Tipos de Actividades.
Aniversario: si lo desea, introduzca el día y el mes
de aniversario del cliente, con el fin de poder
felicitarlo. Travelsuite le avisará de los aniversarios
de clientes y empleados con una nota en la agenda.
En el menú Mailings y Cartas (Comercial), tiene la
opción de crear cartas de felicitación para sus
clientes .
Si se trata de un particular (H o M), el
programa calcula directamente la letra del NIF.
Cada vez que entre en la aplicación se buscarán los
aniversarios de clientes y empleados para esa
fecha, y se generará un aviso en la agenda.
Si conoce el código postal, escríbalo en el
campo de población, de forma automática, se crea
la población y la provincia.
Para configurar los días de antelación y dar
de alta el servicio de aniversarios diríjase a Menú
Varios Configuración del sistema
Varios
Revisión 20-09-04 - Página 16
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Programa de puntos : Le proponemos establecer un
programa de puntos para premiar la fidelidad del
cliente. Viene a ser como el programa de Iberia
Plus.
La fórmula que se utiliza para conseguir un
punto será el total del expediente dividido entre el
importe unitario del punto.
•
Agencia asociada: Si su agencia es IATA, y emite
billetes a otras agencias que dispongan de
Travelsuite, puede dar de alta a estas agencias
como clientes y marcar que es Agencia asociada. Si
rellena los datos de correo electrónico, podrá
enviarles directamente a ellos los MIR y AIR que
capture, para que la agencia asociada pueda
procesar el expediente.
Cuando capture un AIR / MIR de esta Agencia,
seleccione como cliente la Agencia asociada y pulse
el botón Enviar. Le enviará directamente los
archivos MIR / AIR que le corresponden.
•
•
•
Importe unitario: establezca el valor de cada
punto.
Acumulados: número de puntos disponibles.
Vencimiento: si quiere añadir una fecha de
caducidad de puntos.
Último canjeo: información de la fecha.
Enlace contable: Asigne el número de cuenta del
cliente.
Si en Configuración del sistema ha predeterminado
que los números de cuenta sean Prefijo + CIF, se
creará automáticamente esta cuenta.
Recuerde que dispone de un esquema de
números de cuentas para su información al lado de
cada número de cuenta que rellene.
Datos económicos
Condiciones :
• Forma de pago: Pulse F3 para acceder a las
formas de pago que, anteriormente, ha dado de
alta. Seleccione la que corresponde al cliente,
la lista viene ordenada por orden alfabético.
• Descuentos: Tiene la posibilidad de apuntar la
concesión o no de descuentos. Travelsuite
recalculará los importes de los expedientes con
este tipo de descuento, de forma automática.
• Día de pago: Ajusta el vencimiento de las
facturas emitidas a este día.
Ejemplo: Cliente empresa que tiene como día
de pago el 20 de cada mes. Si se crea una factura
el 15 del mes, el vencimiento se ajusta al día 20; y
si se emite el 21, se ajusta al 20 del mes siguiente.
Tarjetas : Puede crear una base de datos con las
tarjetas de crédito y frecuent flayer que
habitualmente utiliza este cliente.
Cuando esté creando un cliente, pulse el botón
Fichero de la pestaña de Tarjetas. Le aparece una
nueva pantalla donde irá dando de alta cada tarjeta
de pago del cliente.
•
Código: siga un número correlativo
•
Tarjeta: Pulse F3 y encontrará los tipos de
tarjeta que tiene dados de alta en la Tabla
de Tarjetas.
•
Siempre puede dar de alta un tipo nuevo
en esta pantalla.
Véase en Ficheros
dar de alta distintas
MASTERCARD, IBERIA...)
Tarjetas,
para
modalidades (VISA,
Datos del representante: Si su agencia dispone de
comerciales, puede asignar a cada cliente su
comercial, y el porcentaje de comisión.
Empleados : Si el cliente es una empresa, puede
crear una base de datos con los empleados.
Crédito: Si Ud. concede crédito a el cliente, apunte
el importe máximo de crédito. Travelsuite
comprueba antes de cerrar cada expediente el
importe de las facturas pendientes de cobro y del
expediente a cerrar, por si se supera este límite.
Depósitos : Si el cliente le hace una entrega a
cuenta en concepto de depósito, apunte el importe y
el programa le avisará cuando el depósito se agote.
Mientras existan depósitos, los expedientes se dan
como cobrados, y se resta el importe en el depósito.
Cuando esté creando un cliente y éste sea una
empresa, pulse el botón Fichero de la pestaña de
Empleados. Le aparece una nueva pantalla donde
irá dando de alta cada empleado del cliente, que
habitualmente solicita sus servicios para viajar.
Rellene los datos personales de cada empleado, así
como las habituales tarjetas de pago de cada uno.
Incluya además el DNI del empleado para
posteriormente poder utilizarlo en los billetes
electrónicos, ...
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Recuerde en el apartado CREACIÓN DE
TARJETAS, la forma de dar altas de tarjetas de
crédito.
Tarjetas y empleados les servirán para agilizar la
creación de expedientes.
• Estadísticas : Información de facturación del
cliente: número de servicios realizados, suma
de importes brutos, de las tasas, de las
comisiones y de los gastos de gestión.
Pudiendo ver al instante la rentabilidad real
del cliente. En esta información no entran los
expedientes anulados ni los que se ha
anulado la factura.
Botones exclusivos de esta pantalla
Además de los botones similares con las demás
pantallas, existen una serie de botones inherentes a
este fichero:
•
Localizar: Buscar un cliente dentro de la lista
abatible, o escribiendo condiciones de
búsqueda por código, CIF, nombre, teléfono
o correo. Puede escribir la cadena de texto
que quiera encontrar y pulsar sobre el botón
de contenido, se activa un filtro con todos los
registros que contengan esa cadena en el
nombre.
•
Ficha: Crear una ficha del cliente, para
imprimir, ver por pantalla o enviar por correo
electrónico.
Incluye
datos
fiscales,
comerciales, económicos y de envío.
•
Ficha detallada: Formato ampliado, incluye
además datos de tarjetas y empleados.
•
Listados : Crear listados de distintas
combinaciones
seleccionando
las
condiciones con el tipo de listado que
necesite en ese momento, a saber: básico,
detallado, de etiquetas, de depósitos o de
puntos; y pudiendo elegir el orden de
impresión por código, CIF, nombre y teléfono.
Todos los listados se pueden ver por
pantalla, imprimir , guardar en disco o enviar
por correo electrónico.
Listado básico: incluye: código de
cliente, nombre, dirección y número de
teléfono.
Listado detallado: incluye: código,
nombre, CIF, persona de contacto,
dirección, número de teléfono y de fax.
Etiquetas : crea un listado de etiquetas
para mandar por correo ordinario.
Depósitos : listado de clientes con
depósitos: incluye el código, nombre,
dirección y cantidad en depósito.
Puntos : listado de clientes en
programa de puntos: incluye el código,
nombre, dirección, número de puntos
acumulados e importe unitario del
punto.
Si su agencia utiliza a menudo un tipo de
listado específico, puede grabar las condiciones
asignando un nombre y guardando la configuración.
Así, la próxima ocasión que necesite ese listado,
sólo tendrá que seleccionar el perfil que ha
guardado con anterioridad. Lo mismo sucede con
las opciones de impresión.
•
Puntos : Imprima la tarjeta de puntos del
cliente (personalizable)
Carta
Como se explicará en el Capítulo de mailings y
cartas, la aplicación le da la oportunidad de crear
una serie de cartas comerciales, de felicitación, de
presentación,... y guardarlas para poder enviárselas
a continuación a los clientes o proveedores que Ud.
elija. Podrá guardar tantos tipos de cartas como
quiera, y podrá disponer de ellas desde está opción
del fichero de Clientes.
Seleccione el modelo de carta y se combinarán los
datos del cliente que tenga en pantalla con el
modelo de carta seleccionado, todo ello en el
procesador de textos de su ordenador.
Esta opción de Cartas estará a su disposición en
Clientes, Proveedores y Expedientes
Creación del Cliente calle
Es probable que no desee dar de alta como clientes
a todos los que entran en su agencia, nos referimos
a clientes esporádicos.
Le sugerimos que cree un CLIENTE CALLE para
crear los expedientes de estos compradores no
habituales.
Siempre puede apuntar sus datos en la ficha del
expediente que se crea.
Sólo dé de alta al CLIENTE CALLE si no ha
incorporado los datos precargados que le ofrece el
programa al instalarlo.
Véase la función del CLIENTE CALLE en el
Capítulo 9 de Captura de Amadeus.
Revisión 20-09-04 - Página 18
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6. FICHERO DE COMITENTES/PROVEEDORES
Datos fiscales
Datos comerciales
Datos económicos
Datos de envío y facturación
Datos de productos
Datos de compras
Introduzca todos los datos en cada pestaña. Si es
un proveedor nuevo el programa le preguntará si
quiere que se le asigne un código de forma
automática, una vez asignado comience a rellenar
los datos pasando de un campo a otro con la tecla
TABULADOR para que se validen los datos.
Razón social y nombre comercial, posibilidad de
indicar los dos nombres que necesita del proveedor.
Actividad, Tipo de proveedor y Calidad, en todos los
casos, Travelsuite le permite hacer una agrupación
de sus proveedores por actividad, tipo o calidad,
con el fin de localizarlos, enviar mailings por grupos
de proveedores, dividirlos por grupos de
comisiones, etc.
Véase en el Capítulo de Utilidades, en
Tablas, Tipos de Proveedores y Tipos de
Actividades.
Código liquidación: Travelsuite ofrece la posibilidad
de hacer liquidaciones no sólo de BSP AMADEUS,
sino de todos aquellos proveedores con los que
haya pactado una forma de pago. A los que nos
conceden forma de pago le asignaremos un código
de liquidación.
Datos mayorista: Estos campos son meros
informativos sobre el contrato que tiene vigente con
el mayorista.
Datos económicos
Botones exclusivos de esta pantalla
Además de los botones similares con las demás
pantallas, existen una serie de teclas inherentes a
este fichero:
•
Localizar:
Buscar
un
proveedor
seleccionándolo en el listado, o bien,
escribiendo condiciones de búsqueda por
código, CIF, razón social, nombre
comercial, teléfono o correo. Puede escribir
la cadena de texto que quiera encontrar y
pulsar sobre el botón de contenido, se
activa un filtro con todos los registros que
contengan esa cadena en el nombre.
•
Productos : Abre el fichero de productos de
este proveedor.
•
Ficha: Crear una ficha del proveedor, para
imprimir, ver por pantalla o enviar por
correo electrónico. Incluye todos los datos
del fichero de este proveedor.
•
Ficha detallada: Ficha del proveedor donde
se especifican los productos.
•
Notas : Puede anotar información acerca de
este proveedor. Cuando seleccione un
producto de este proveedor, en un
expediente, si existe alguna anotación, se
le mostrará.
Posibles dudas al rellenar este fichero
Datos comerciales
Condiciones :
• Tipo de IVA: pulse F3 y seleccione el tipo con el
que se trabaje.
• Forma de pago: pulse F3 y seleccione el medio
de pago habitual. Para localizarlo, vendrán
ordenados por orden alfabético.
Cuando está creando un expediente,
siempre puede variar la forma de pago de la
predeterminada.
• Descuento: Tiene la posibilidad de apuntar la
concesión o no de descuentos. Travelsuite
recalculará los importes de los expedientes con
este tipo de descuento, de forma automática.
• Día de pago: Ajusta el vencimiento de las
facturas emitidas a este día.
Ejemplo: Mayorista con el que se concierta
como día de pago el 20 de cada mes. Si emite el
mayorista una factura el 15 del mes, el vencimiento
se ajusta al día 20; y si la emite el 21, se ajusta al
20 del mes siguiente.
Rappels sobre ventas: Apunte los rappels que le
ofrece el mayorista por importes de venta.
Datos del representante: Si el mayorista dispone de
representantes, puede tener la información del que
le corresponde.
Crédito: Si el mayorista le concede crédito, apunte
el importe máximo.
Revisión 20-09-04 - Página 19
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Enlace contable: Asigne el número de cuenta del
proveedor y el de las comisiones.
Si en Configuración del sistema ha predeterminado
que los números de cuenta sean Prefijo + CIF, se
creará automáticamente esta cuenta.
Recuerde que dispone de un esquema de
números de cuentas para su información al lado de
cada número de cuenta que rellene.
Productos
Es casi una necedad introducir todos los productos
que le ofrece un mayorista, cuando lo que nos
interesa de cada uno es el porcentaje de comisión
que tenemos.
Travelsuite le propone agrupar los productos de
cada mayorista por grupos de comisiones. Mejor
vea este ejemplo práctico:
El mayorista XXXX le ofrece diferentes
comisiones por tipo de producto:
Folleto nacional
15% Comisión
Islas
14% Comisión
Folleto internacional
10% Comisión
...
Descripción
Pulse el botón Fichero, para dar de alta los
productos, especifique un código (puede utilizar
dígitos y caracteres), y anote una descripción del
mismo.
Le proponemos crear un proveedor que se
denomine HOTELES PAGO DIRECTO. Puede crear
productos dentro de este proveedor para cada hotel
de pago directo. Para el caso de vuelos, cree un
proveedor de VUELOS PAGO DIRECTO, obien,
directamente el nombre de la compañía.
Para indicar que el producto es un pago directo,
marque la casilla. Le saldrá una pantalla
preguntándole si se trata de un hotel o un vuelo,
seleccione el suyo. Una vez seleccionado, indique
un prestatario, le proporcionamos una base de
datos de cerca de 11.000 prestatarios.
Travelsuite necesita saber quién es el prestatario
para generar la factura a su nombre. Cuando en un
expediente se encuentre con este proveedor y este
producto, se generará automáticamente una factura
al hotel o a la Compañía aérea con el importe de las
comisiones.
Paquete Turoperador
Si el producto que está dando de alta es una
paquete, marque la casilla correspondiente. A
continuación apunte los precios básicos por adulto,
niño y bebé.
Al crear un expediente que incluya un producto
PAQUETE DE TUROPERADOR, los precios se
calcularán según el número y tipo de viajeros.
Configuración
Comisión: Porcentaje de comisión que tiene
pactado con el proveedor para este producto
determinado.
La comisión siempre se calcula sobre la base
comisionable.
Comisión vendedor: Si tiene establecidas unas
primas para sus vendedores, puede especificar el
porcentaje a nivel de producto.
Esta comisión se asigna automáticamente al
usuario que crea el expediente.
Tarifa neta: Si para este producto tiene negociada
una tarifa y, por lo tanto, un precio neto, marque
esta casilla. El IVA de la comisión en una tarifa neta
es del Régimen Especial.
Pago directo
Si hace una reserva a un hotel, y es el cliente el que
abona directamente la factura, Ud. debe de mandar
al hotel una liquidación de comisiones. También es
el caso de algunas compañías aéreas (AIR
MADRID) que utilizan el pago directo para su
contratación.
Producto con cupos : Si para este producto tiene
negociado con el mayorista cupos, marque esta
opción. El tipo de producto puede ser un paquete de
un turoperador, si sólo contiene un servicio, o bien,
un servicio individual.
Control de talones: marque esta opción si el
producto lleva asociado Control de Talones.
Revisión 20-09-04 - Página 20
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Prestaciones del producto
Seleccione el servicio asociado al producto, de
entre los posibles:
General
Bus
Avión
Hotel
Barco
Traslados
Tren
Vehículo
Si se trata de un paquete, seleccione tantos como
incluya la oferta del turoperador.
A la hora de crear un expediente, aparecen
activos el / los servicio / s asignados al producto.
Le sugerimos seleccionar siempre el servicio
“General”, donde podrá incluir: entradas a parques,
excursiones, for-fait de esquí, ...
Impuestos
IVA de ventas: Tipo de IVA que se aplica a este
producto, cara al cliente.
Siempre puede modificarlo en el momento de crear
un expediente con este producto.
IVA de comisión: Tipo de IVA que se aplica a
nuestra comisión.
Siempre se trata de un IVA repercutido del Régimen
General, salvo el de las tarifas netas que pertenece
al Régimen Especial.
Stock
Talonario, desde éste podrá acceder a la gestión de
talones en stock.
En esta pantalla, puede dar de alta / baja los talones
que la agencia ha comprado. El alta se hace por
número de talón. Se puede emitir un listado con la
situación de cada talón.
Más tarde, en la pantalla de expedientes, se podrá
asignar los talones en stock al cliente.
En modo informativo, desde esta pantalla se
detallan los talones que han sido dados de alta y su
situación, es decir, si han sido asignados a un
expediente o están libres, en caso afirmativo, a qué
número de expediente y a qué cliente ha sido
asignado el talón, además de la fecha de alta del
talón y el usuario que dio el alta.
También podrá quitar la asignación de algún talón,
en el caso de anulación del expediente, para que
vuelva a quedar libre.
Además puede filtrar el listado de talones por:
Asignados, Libre o Todos.
Destinos asignados
Travelsuite dispone de un sistema de selección de
mejor alternativa de destino basándose en el mejor
porcentaje de comisión.
Véase Capítulo 9 de este manual: Búsqueda
de destinos: Mejor alternativa.
Puede introducir más de un código de destino por
cada producto. No hay límites. En Tablas, Destinos,
podrá definir tantos como necesite. Una vez
definidos los destinos en las Tablas, puede asignar
a cada producto de cada proveedor, los tipos de
destino a los que viaja con ese producto.
Por ejemplo: un Iberojet Europa, puede tener
como destinos: Alemania, Francia, Italia y Bélgica,
pero no el resto de Europa.
Seleccione los destinos que desea asignar a este
producto, para ello, pulse el botón destinos situado
a la derecha de la pantalla.
El programa le permite mantener un stock de
determinado productos: Talonarios de hoteles,
entrada de parques,...
Véase Compras a stock en el Capítulo de 15
de Gestión de pagos / cobros a proveedores.
Si ha marcado la casilla “Control de talones” en la
Configuración, al Grabar se habilita el botón llamado
La pantalla de productos cuenta con dos botones
particulares:
•
Localizar:
Buscar
un
producto
seleccionándolo en el listado, o bien,
escribiendo condiciones de búsqueda por
descripción o código. Si no tiene el
producto dado de alta, puede hacerlo de
esta esta misma pantalla seleccionando el
botón Nuevo.
Revisión 20-09-04 - Página 21
TRAVEL SUITE -
•
•
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Cupos : debido a su complejidad,
desarrollamos esta opción a continuación.
Destinos :
•
Fondo es blanco y el contorno azul, indica
que dispone de cupos y está dentro de
release.
•
Fondo blanco y contorno negro: no tiene
cupos asignados.
•
Fondo rojo: indica que en la fecha
seleccionada no tenemos cupos o estamos
fuera de release.
•
Fondo verde: indica que en la fecha
seleccionada tenemos cupos y estamos
fuera de release.
Cupos
Si su agencia trabaja con cupos, Travelsuite le
proporciona un sistema de gestión automático de
cupos.
Puede definir cupos dentro de cada proveedor y, a
su vez, en cada producto del mismo.
Para que el botón de cupos se active, tiene que
marcar la opción de “producto con cupos” en el
fichero de productos.
Pantalla de consulta de cupos
Desde aquí puede visualizar localizando por meses,
la situación de sus cupos disponibles para cada día.
Siempre que tenga cupos asignados, puede hacer
clic en el día y aparece una pantalla con los
expedientes para los que están distribuidos esos
cupos.
Cada día contiene los siguientes datos:
-
Día del mes (Ej. 03)
Cu: número de cupos contratados (Ej. 16)
Rl: número de días de release (Ej. 4)
Ok: número de cupos asignados (Ej. 16)
Rq: número de cupos en request (Ej. 2)
Di: número de cupos disponibles:
diferencias entre cupos contratados y
cupos en Ok.
Para cada día, se observa el estado de cupos en el
que se encuentra, con los siguientes formatos:
•
•
•
Día en rojo: Tiene cupos asignados en esa
fecha.
Círculo rojo: Fecha actual.
Fondo gris de cada día indica que tiene
cupos en esa fecha pero están fuera de
release.
En la parte inferior de la pantalla de consulta de
cupos se muestra un listado de los cupos activos
para el mes. Además puede cambiar desde aquí de
proveedor y producto.
Botones específicos de esta pantalla:
•
•
•
Actualizar: Refrescar la pantalla.
Fichero de cupos: acceso a la creación de
cupos.
Reasignar cupos: Recalcular, tras una
modificación o alta en cupos, la situación
de cada expediente. Esta función es
automática pero se encuentra disponible
para su tranquilidad.
Siempre que exista movimiento de cupos
en cualquier expediente, se mostrará una
pantalla indicando el número de cupos que
Revisión 20-09-04 - Página 22
TRAVEL SUITE -
tenía anteriormente
asignación actual.
en
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
request
y
la
Pantalla de fichero de cupos
Para poder utilizar la Captura de datos de
AMADEUS necesita crear un proveedor con este
nombre (lo mismo para GALILEO), lo hará de la
siguiente forma:
1.
2.
3.
4.
5.
Desde aquí puede crear, modificar o borrar cupos.
Debe especificar:
•
•
•
•
•
rango de fechas para este cupo.
Número de cupos contratados.
Número de días de release
Descripción del cupo
Tipo de cupo:
- Cupo por período: el mismo número de
cupos para todos los días incluidos en el
rango de fechas. Se creará un único
registro.
- Cupo por días: Indique los días de la
semana para los que son efectivos los
cupos. Se crearán tantos registros como
el número de días marcados durante el
rango de fechas.
Siempre que modifique cualquier dato de un cupo
ya existente, Travelsuite automáticamente regresará
a la pantalla de consulta de cupos y realizará la
reasignación.
Compras
Dé de alta un proveedor con un código a
su antojo, y de nombre Amadeus , o Galileo
en su caso.
Diríjase en el menú Varios
Configuración del sistema
Amadeus /
Galileo.
Apunte en Configuración de capturas, el
código que le ha dado al proveedor
Amadeus y a Galileo
Grabe los cambios y localice en el fichero
de proveedores
Amadeus / Galileo
Entre en el fichero de Productos y observe
que en la parte inferior derecha hay un
nuevo recuadro con los siguientes campos,
rellénelos:
a. CIF Línea aérea
Recuerde que dispone de un botón de ayuda
con los prefijos contables de números de cuenta.
Los PRODUCTOS DEL PROVEEDOR
AMADEUS y EL PROVEEDOR GALILEO son las
compañías aéreas . Tienen que darse de alta con el
código IATA de cada una.
Ejemplo: IBERIA
Código IB
SPANAIR
Código JK
No es necesario que dé de alta las Compañías,
puesto que la aplicación, según vaya haciendo
capturas de Amadeus o de Galileo, le creará los
productos con su código.
Recuerde que si el programa es el que da de
alta los productos automáticamente, Ud. debe
rellenar los campos de números de cuenta y C.I.F.
En esta pestaña dispone de un resumen de
compras a este proveedor.
Para este tipo de productos, tanto las comisiones
como el IVA, NO se apuntan en la ficha, sino que
se capturan del billete.
Tiene la opción de filtrar esta compras por pagadas,
pendientes de pago, confirmadas, pendientes de
confirmación o todas.
Por lo tanto, deje
correspondientes.
en
blanco
las
casillas
Automáticamente, mientras se trabaja con la
aplicación, se apuntan las compras en esta lista.
Creación Proveedor AMADEUS / GALILEO
Sólo dé de alta al PROVEEDOR AMADEUS
si no ha incorporado los datos precargados que le
ofrece el programa al instalarlo.
Revisión 20-09-04 - Página 23
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
7. FICHERO DE PRESTATARIOS
Travelsuite lleva incorporado una base de datos de
aproximadamente
11.000
prestatarios.
Sin
embargo, siempre puede dar de alta o modificar los
prestatarios que desee.
En el caso de que Ud. dé de alta alguno, se le
asignará un código consecutivo.
Localizar: Buscar un prestatario seleccionándolo en
el listado, o bien, escribiendo condiciones de
búsqueda por código o nombre. Puede escribir la
cadena de texto que quiera encontrar y pulsar sobre
el botón de contenido, se activa un filtro con todos
los registros que contengan esa cadena en el
nombre.
Revisión 20-09-04 - Página 24
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
8. FICHERO DE EXPEDIENTES
En un expediente vamos a almacenar todos los
datos de una o varias reservas. Un expediente
abierto es meramente informativo. Una vez que se
entregue la documentación al cliente se cierra el
expediente. Y una vez cerrado un expediente, se
factura y se generan las ventas al cliente y las
compras a los mayoristas.
Abrir un expediente
Crear un expediente significa que Ud. va a vender a
su cliente un producto de un proveedor; el producto
contiene uno o varios servicios que serán realizados
por unos prestatarios.
Cada expediente lo identificamos por una serie de
números:
00-0000-00000
Código de
sucursal
Año
actual
De forma automática, la aplicación asigna la fecha y
el usuario que está dando el alta. Si el usuario tiene
autorización de nivel 4 (Gestor), podrá modificar el
nombre del usuario que ha dado de alta el
expediente.
Para pasar de un campo a otro, hágalo
siempre con la tecla TABULADOR, es la que está
situada a la izquierda de la Q en el teclado.
Número
consecutivo
Recuerde que Travelsuite contabilizará las
comisiones del vendedor a quien haya dado de alta
el expediente.
Si Ud. crea un expediente siga los siguientes pasos:
Al dar de alta se le asignará un número de
expediente de manera automática, compuesto por
código de sucursal, año actual y un número
correlativo de expedientes.
Pax: indique el número de pasajeros.
Fecha salida: seleccione la fecha de partida
Fecha regreso: seleccione la fecha de vuelta
Fecha límite: fecha tope hasta que el cliente puede
confirmar la reserva. Cada vez que ejecute
Travelsuite, se le muestra un listado de los
expedientes con fecha límite de ese día.
Descripción: defina el viaje.
Cliente: Pulse F3 y le aparecerá la ayuda para
localizar el cliente. Si se trata de uno nuevo, desde
esta pantalla puede darlo de alta, y continuar el
proceso. Una vez que valide un código de cliente, la
aplicación le muestra un resumen de facturación:
Nota: notas a añadir sobre el expediente. Si el
expediente tiene fecha límite, la nota se da de alta
para esa fecha. En caso de no tenerla, se crea para
la fecha de salida.
Situación:
•
Pasajeros : Barra informativa sobre el
número y tipo de viajero del expediente.
•
Productos : Travelsuite realiza una serie de
cálculos de comprobación con el fin de
cuadrar el número de viajeros, con las
plazas hoteleras dispuestas, plazas de
avión,...
Si los cálculos concuerdan, aparece la
palabra OK. Si no, ERROR, de color rojo.
En caso de error verifique el estado de los
productos.
Ahora se encuentra con una serie de pestañas que
contiene grupos de datos, pase por cada una de
ellas y vaya rellenándolas. A continuación, se
analizan de forma más detenida como se
cumplimenta un expediente, que cuenta con las
siguientes pestañas o grupos de datos:
•
•
•
•
•
•
•
•
Datos del cliente
Condiciones
Pasajeros
Productos
Bonos
Cartas personalizadas
Itinerario
Totales
Usuario: Nombre del usuario que ha dado de alta el
expediente. Se podrá modificar este usuario a partir
del nivel 3 de seguridad.
Revisión 20-09-04 - Página 25
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Datos del cliente
Estos datos son meramente informativos para Ud.,
recogen los introducidos en la ficha de este cliente.
Empleado
Nombre, dirección y teléfono
Al crear el expediente, Ud. ya localizó el cliente, o
bien, lo dió de alta. En esta pestaña se muestran
todos los datos del cliente de forma automática. En
cualquier momento puede modificar los datos del
cliente, sin afectar a la ficha original.
Si se trata de un particular (H o M), el
programa calcula directamente la letra del NIF.
Direcciones de correo
Los botones que se encuentran a la derecha de las
direcciones de correo electrónico, le servirán para
enviar un e-mail a esa dirección desde esta
pantalla.
Referencia del cliente
En el caso en que un cliente, normalmente una
empresa, necesite todas las facturas a su nombre
pero quiere diferenciarlas por sucursales, puede
introducir una referencia para diferenciar los viajes
de cada oficina.
Este dato se traspasa a las facturas y
posteriormente es posible sacar un listado de
facturas emitidas filtrado por la referencia del
cliente.
Si el cliente es una empresa, seleccione el
empleado que efectuará el viaje.
Tarjeta de pago
Seleccione la tarjeta de crédito con la que se va
realizar el pago. Marque su número y fecha de
caducidad.
Si el pago se realiza a través de U.A.T.P., marque la
casilla correspondiente.
Tipo de cliente / Divisa
Le muestra el grupo de clientes por tipo o actividad
al que pertenece; así como la moneda de pago
habitual del cliente.
Descuento
Ya que esta pestaña recoge datos informativos
exclusivos para Ud., hemos añadido este campo de
descuento, con el propósito de no ser percibido por
el cliente.
Recuerde que el descuento siempre se aplica
sobre la base comisionable.
Crédito
Condiciones
Si Ud. concede crédito a este cliente, aparece el
importe máximo de crédito, así como el saldo
disponible, incluyendo este expediente.
Tipo de IVA y forma de pago: La forma de pago por
defecto, es la que seleccionó para este cliente
determinado. Si el pago se va realizar por otro
medio, puede modificarlo.
La aplicación comprueba, antes de cerrar cada
expediente, el importe de las facturas pendientes de
cobro y del expediente a cerrar, por si se supera
este límite.
Condiciones
Enlace contable
Información sobre el número de cuenta contable del
cliente.
Revisión 20-09-04 - Página 26
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Pasajeros
Siempre que salga de esta pantalla, la aplicación
recalculará automáticamente los productos, por si
ha variado el tipo de viajero.
Inactivo
En el caso de haber dado de alta varios pasajeros, y
alguno se da de baja, puede marcar la casilla
Inactivo para este viajero.
Botones especiales de esta pantalla
•
En esta pantalla se encuentra una lista de todos los
viajeros. Para darlos de alta, acceda al botón
FICHERO y podrá crearlos.
•
•
Si ha capturado una reserva de mayorista o
de AMADEUS / GALILEO los pasajeros aparecerán
automáticamente.
Siempre que salga de la pantalla de pasajeros, se
comprueba que el número de pasajeros activos
coincida con el número de pax.
Acceda al Fichero de pasajeros en el botón
FICHERO, donde encontrará:
Captura de datos de empleados
Si el cliente es una empresa, seleccione los
empleados creados en su ficha de cliente, se creará
automáticamente el pasajero.
Pasajeros
Para crearlos rellene los campos de nombre,
apellidos y tipo (Adulto, Niño o Bebé)
Crear pax: Si está creando un expediente, y
deja para más tarde la introducción de datos de
los pasajeros, puede utilizar este botón para
crearlos sin nombre, y más tarde rellenar los
campos.
Duplicar: Crea un pasajero igual al que esté
seleccionado.
Etiquetas : etiquetas identificativas de cada
pasajero, indicando nombre, apellidos y
empresa. Muy útil en el caso de grupos.
Productos
Lista de todos los productos que lleva este
expediente. Acceda al botón de fichero para incluir
los productos en este expediente.
Sólo se podrán crear y
modificar los
productos cuando está creando o modificando el
expediente. En los demás casos, los datos estarán
en modo “sólo lectura”.
De esta forma, evita que se puedan alterar los
productos de un expediente si no tenemos
privilegios para hacerlo, o si el expediente se
encuentra cerrado o anulado.
Comitente (Proveedor)
Seleccione el que realizará el servicio. Dispone de
ayuda con F3.
Recuerde aplicar correctamente el tipo de
pasajero, ya que en el caso de Paquetes el precio
viene predeterminado por este dato.
Si en la base de datos, no encuentra el comitente
que requiere, puede darlo de alta en este momento
desde el botón Localizar.
Revisión 20-09-04 - Página 27
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Producto
Seleccione el servicio que le proporciona el
proveedor. Dispone de ayuda con F3
El concepto del producto puede modificarlo, puesto
que sólo hemos creado productos por grupos de
comisión. La modificación sólo se hará en el
expediente.
Si en el momento de hacer un expediente, no tiene
creado el producto, puede hacerlo desde esta
pantalla.
Código de destino
Si el producto escogido tiene asignados varios
destinos, puede seleccionar aquí el que le
corresponde al expediente.
Este signo
significa que existen más
datos que se muestran si se pulsa sobre él.
Como los servicios que incluye este paquete, vienen
prefijados por la ficha del producto, están activas las
pestañas de cada servicio.
Un paquete puede incluir cualquier combinación de
los ocho tipos de servicios posibles:
Avión
Tren
Hotel
Vehículos
Barco
Bus
Traslados
General
Servicios individuales
Sólo incluyen un tipo
anteriormente citados.
de
servicio,
de
los
De esta forma, puede emitir listados de expedientes
filtrando por un destino en concreto.
Según el producto escogido, puede clasificarlos en:
•
Paquetes
•
Servicios individuales
•
Capturas de Amadeus
•
Pago directo
y la pantalla, será diferente para cada tipo de
producto.
Si el producto que hemos seleccionado tiene cupos,
aparece un mensaje indicando que tiene cupos.
Puede trabajar con este producto con control de
cupos o sin él.
Paquetes
Los precios por tipo de viajero, vienen prefijados por
el folleto del mayorista. Rellene los campos con el
importe. Indique el número de pax por tipo de
pasajero, en un mismo producto. Con esto
conseguiremos poder introducir en un mismo
expediente dos paquetes a distinto número de
pasajeros.
Si lo deja en blanco, el programa contará como
número de viajeros de ese paquete, los pasajeros
dados de alta en ese expediente.
En “Tipo de servicio” verá marcado el
predeterminado en la ficha de producto del
proveedor
Tarifa neta: Si desea introducir una tarifa
neta, deje a 0 el campo de la comisión (F.M.) y se
activará el campo de tarifa neta (Neto: sin tasas).
Recuerde que la tarifa neta siempre ha de ser
inferior al bruto.
Captura de Amadeus / Galileo
El proveedor es Amadeus / Galileo, y el producto la
Compañía aérea. En “Tipo de servicio” aparece
Revisión 20-09-04 - Página 28
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
marcado “Avión”. Además encuentra nuevos
campos:
•
IVA de la comisión
Travelsuite distingue automáticamente los
billetes nacionales de los internacionales;
además traspasa automáticamente los
destinos nacionales exentos de IVA
(Canarias, Ceuta y Melilla)
•
CIF de la compañía aérea:
•
F.M: Comisión del billete.
•
•
•
F.M.: Porcentaje de comisión que tiene
este producto.
Gastos: gastos de gestión del expediente
(NO ES FEE)
Localizador: Este dato se lo proporciona
el mayorista a la hora de hacer la reserva.
Si al crear el expediente, aún no ha
reservado, deje el localizador en blanco.
Es indispensable rellenar este campo para
cerrar el expediente.
El localizador es la referencia por la que
posteriormente pagaremos al mayorista el producto.
No olvide incluir el dato.
Para las capturas de Amadeus se crea un
producto por cada billete, ya que puede tener el
caso de tener en una misma reserva, billetes
pagados por U.A.T.P y pagados directamente a la
agencia.
•
Pago directo
En “Tipo de servicio” aparece marcado “Hotel” o
“Avión”, a continuación la casilla marcada de Pago
directo.
La compañía de vuelos Air Madrid, por
ejem plo, se contrata como Pago directo.
No se puede aplicar descuentos a billetes
pagados por UATP. Pero si Ud., los quisiera
realizar, marque el descuento, el programa le
dejará, pero tenga en cuenta que cara al expediente
y a la factura se pasan los importes por descuentos,
pero en la liquidación del BSP se pasan los
importes teóricos sin aplicar descuentos.
•
•
•
Campos comunes a todos los tipos de producto:
Descuentos: descuentos por producto.
Este descuento prevalece sobre el que
tenga el cliente en su ficha.
En porcentaje: puede introducir un
porcentaje de descuento, se
efectuará
sobre
la
base
comisionable.
En importe: puede introducir un
importe fijo que se restará de la
base comisionable.
•
U.A.T.P.: Marque esta casilla si los billetes
se pagan por este medio.
Gastos U.A.T.P.: si el gasto FEE se paga
por U.A.T.P. marque esta casilla.
Gastos Ocultos en factura: marque esta
casilla si desea que tanto en la Pro forma
como en la factura definitiva no se detallen
los gastos, a la hora de imprimir.
Stock talones: esta casilla aparece
marcada
siempre
que
se
haya
seleccionado un producto con Control de
talones. Pulse el botón “asignar” para
incorporar los talones en stock a este
expediente. Se abre la siguiente pantalla
donde se procederá a Asignar los talones
que necesite para este expediente:
Revisión 20-09-04 - Página 29
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Recuerde
que
puede
cambiar
la
comprobación de errores en el menú de Varios
Configuración del sistema.
Resumen de importes
•
•
•
•
•
•
•
•
Para ello marque la casilla de la izquierda
de cada talón libre, automáticamente se
rellenan los campos de Expediente y
Cliente.
IVA de ventas: Tipo de IVA que se le
aplica al cliente para este producto.
IVA de la comisión: Tipo de IVA que se le
aplica a la com isión, según el producto.
Código de liquidación: Si
en el
proveedor ha definido algún código de
liquidación, aparecerá automáticamente.
Cuando efectúe la liquidación de este
proveedor, este producto se incluirá. En
caso de un producto concreto que no va a
formar parte en la liquidación, deje el
campo en blanco.
Confirmada reserva: Anote el nombre de
la persona del mayorista que le confirma la
reserva.
Observaciones : Campo libre para sus
anotaciones.
Cuadro de estado: Resumen de la
situación del producto:
Paquete: si es o no
Estado: OK o ERROR
Barra de situación de los servicios : Los
servicios en OK tendrán sobre ellos una
línea verde. En el caso de que algún
servicio de este producto esté erróneo,
aparece error, y sobre su pestaña una
línea roja.
Ignorar error del producto: es
posible que un expediente bien
hecho aparezca con error, si
marca esta casilla la barra de
situación se verá de color verde.
Por ejemplo, se crea un expediente para 5
pax, y luego en productos se tiene que meter dos,
porque la mayorista nos ha dado dos localizadores
distintos. Em el primero producto nos indicará que
son menos pax y, en el segundo lo mismo.
Realmente este expediente está correcto, así que
marcaremos la casilla para verlo así.
Base comisionable: Base sobre la que se
calcula la comisión.
En un paquete la base es el resultado de los precios
de los servicios por el número de viajeros.
Para servicios individuales, los precios se fijan en la
configuración del servicio.
•
Tasa exenta: Incluye tasas no sujetas a
IVA, IVA de los hoteles, cuando el hotel le
repercute el IVA del cliente en la
liquidación,
y
suplementos
NO
comisionables de los hoteles.
•
Suplementos sujetos a IVA : tasas
sujetas a IVA (TASA QV)
•
Total gastos: FEE + gastos de gestión.
•
Bruto: Precio total para el cliente: Base
comisionable + Tasas exentas + Tasas
sujetas + Gastos totales.
•
Neto (sin tasas): si la comisión del
servicio no es un porcentaje, escriba el
importe neto de la compra = importe bruto
– tasas – menos comisión – IVA de la
comisión.
Servicios asociados al expediente
En la parte inferior de la pantalla de expedientes, se
muestran, por pestañas, todos los servicios que
pueden prestar los proveedores:
•
•
•
•
•
•
•
•
Avión
Barco
Tren
Bus
Hotel
Traslados
Vehículos
General
Puede acceder a cada servicio, siempre que esté
incluido en algún producto del expediente.
Avión
Revisión 20-09-04 - Página 30
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
-
Duplicar: Botón para duplicar
todos los datos de un billete salvo
el número. Le será muy útil para
expedientes con varios pasajeros.
Si va a entregar un itinerario al cliente,
aparecerán todos estos datos en él.
•
•
•
Tasas exentas : importe de las tasas no
sujetas a IVA por billete
Tasas sujetas: tasa QV
FEE: cargo por emisión por cada uno de
los billetes.
El IVA del FEE siempre va ligado al IVA de la
comisión.
•
•
Prestatario: compañía aérea que presta el
servicio
Fichero: acceso a Datos de vuelos (Billetes
de avión por expediente).
Si ha utilizado una Captura de Amadeus, le
aparecen de forma automática todos los
datos de cada billete.
Número de billete
Reserva confirmada: marque esta
casilla para que cuando emita la
Confirmación de reserva del
expediente, los servicios estén en
OK o Request (RQ) según el
caso.
Titular: seleccione en la lista de
pasajeros.
Importe: en el caso de Paquetes,
no aparece el campo porque el
precio es prefijado.
Fecha billete: fecha de emisión
del billete. En el caso de Captura
de Amadeus, es la fecha de
impresión.
Clase
Plaza / Asiento
Internacional
Electrónico
MCO
Billete de turoperador, si se trata
de un billete de estas condiciones,
los tipos de IVA aplicados serán
los definidos en la Configuración
del sistema.
Trayectos: puede introducir hasta
seis trayectos para un mismo
billete. Para cada trayecto,
introduzca los siguientes datos:
§
Identificador: número de
vuelo.
§
Fecha
§
Hora salida
§
Hora llegada
§
Origen
§
Destino
Observaciones: campo libre
•
•
Estado: OK o error
Listado / Resumen de billetes
Tren, Barco y Bus
Pantalla idénticas a las de avión.
En la pantalla de Tren, cuando acceda al
fichero de Datos del billete, se muestra una opción
para marcar si es billete de vuelta o no, de esta
forma, no se sumará otro pax.
Hotel
•
•
•
•
•
•
Entrada: seleccione el día de ingreso
Salida: indique la fecha de salida
Prestatario: seleccione el hotel donde se
hospedan.
“No comisiona el IVA”: marque esta opción
en su caso.
Total: puede incluir aquí el total del precio
de las habitaciones. Si introducimos este
campo se obviarán los cálculos por el
número de días de reserva y el precio
unitario de las habitaciones. Sólo se
añadirán a este total los suplementos
contratados (sean o no comisionables).
Listado de habitaciones: Debe dar de alta
los datos de las habitaciones:
Distribución de habitaciones:
§
Unidades:
indique
el
número de habitaciones
/apartamentos,...
Revisión 20-09-04 - Página 31
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§
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Tipo
de
habitación:
seleccione de entre las
siguientes:
•
Individual
•
Doble
•
Triple
•
Cuádruple
•
Suite
•
Apartamento
•
Múltiple
servicios estén en OK o
Request (RQ) según el caso.
Suplementos : indique el número y
el importe unitario por día, los
suplementos se dividen en:
§
Terceras personas
§
Niños
§
Vistas
§
Otros: campo libre para
incorporar
algún
suplemento no habitual,
como : toallas, servicio de
habitación, limpieza,...
Si
alguno
de
estos
suplementos NO es comisionable, marque
la casilla correspondiente. En este caso, el
importe se sumará a la base no
comisionable (tasas).
-
En apartamentos y habitaciones múltiples,
Ud. introduce el número de personas por unidad. En
las habitaciones múltiples no se efectúa el control
automático de número de habitaciones.
§
•
§
§
§
§
Régimen: seleccione de entre
los siguientes:
• SA: Solo alojamiento
• AD:
Alojamiento
y
desayuno
• MP: Media pensión
• PC: Pensión completa
• TI: Todo incluido
SP: Según programa
Importe unitario / día: indique
el precio por día y habitación.
En el caso de un paquete,
este campo permanecerá
oculto.
Pax por unidad : número de
pasajeros por habitación.
Este
número
viene
predefinido según el tipo de
habitación elegida : 1 pax
para Individual, 2 pax para
Doble, 3 pax para Triple, 4
pax para Cuádruples. En las
habitaciones tipo Suite o
Múltiples el número de pax
puede ser modificado en su
campo.
Para
los
apartamentos, indíquelo el
número de pax en el campo
corespondiente.
Pasajero:
seleccione
un
pasajero a nombre del cual
va a realizar la reserva
Reserva confirmada: marque
esta casilla para que cuando
emita la Confirmación de
reserva del expediente, los
•
Observaciones : campo en blanco
para sus anotaciones.
Roomig list: Puede configurar un listado de
habitaciones, con la distribución de los
pasajeros, y etiquetas con los datos de
cada pasajero. Muy útil para distribuir en el
equipaje de grupos.
Traslados
•
•
Prestatario: Seleccione el prestatario que
realizará el traslado. Pulse F3 para obtener
ayuda.
Fichero: Va a dar de alta los datos del
traslado, que incluyen: Datos de la reserva:
Fecha de salida
Hora de salida
Fecha de regreso
Hora de regreso
Pasajero: a su nombre se realiza
la reserva
Origen
Destino
Descripción
Reserva confirmada: marque esta
casilla para que cuando emita la
Revisión 20-09-04 - Página 32
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-
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Confirmación de reserva del
expediente, los servicios estén en
OK o Request (RQ) según el
caso.
Importe del servicio según el tipo
de pasajeros: Adulto, Niño o
Bebé; así como número de
pasajeros de cada tipo.
-
-
Descripción
Pasajero: a su nombre se realiza
la reserva.
Número de reserva
Categoría
Tarifa
Número de vehículos Importes
por día:
Importe por día (con 3 decimales):
§
Importe / Unidad / Día
§
Seguro / Unidad / Día
Importe por período:
§
Suplementos / Unidad /
Período
§
Descripción
General
Incluimos en este apartado los demás productos:
entradas a parques, excursiones,...
•
•
•
Estado: Situación del traslado.
Vehículo
•
•
•
•
•
Prestatario: seleccione la empresa de
alquiler de vehículo que prestará el
servicio.
Total comisión: puede incluir aquí el total
del precio deL alquiler. Si introducimos
este campo se obviarán los cálculos por el
número de días de reserva y el precio
unitario de del vehículo.
Total
suplementos:
total
de
los
suplementos contratados
Añadir el IVA al neto: según la compañía
con la que trabaje, tendrá que marcar esta
casilla a fin de que le cuadre la factura que
le envíen.
Fichero: Va a dar de alta los datos del
alquiler del vehículo, que incluyen:
Fecha de recogida
Fecha de entrega
Lugar de recogida
Lugar de entrega
Prestatario: seleccione la empresa que
presta el servicio
Fichero: Va a dar de alta los datos de
producto general, que incluyen:
Concepto: definición del servicio.
Reserva confirmada: marque esta
casilla para que cuando emita la
Confirmación de reserva del
expediente, los servicios estén en
OK o Request (RQ) según el
caso.
Pasajero: a nombre de quién se
realiza la reserva.
De la fecha: inicio del servicio
A la fecha: fin del servicio
Importe del servicio según el tipo
de pasajeros: Adulto, Niño o
bebé; así como número de
pasajeros de cada tipo.
Duplicar: Botón para duplicar
todos los datos de este producto.
Le será muy útil para expedientes
con varios pasajeros
Cupos
Si ha seleccionado un producto con cupos, al grabar
el servicio, la aplicación asigna automáticamente los
cupos.
Revisión 20-09-04 - Página 33
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Si tiene los cupos completos y otro expediente
libera cupos, de forma automática se reasignan los
cupos liberados, apareciendo un listado de los
expedientes en los que han variado los cupos.
Si se encuentran fuera de release los cupos pasan
a Request.
Los campos de esta pestaña de cupos se generan
automáticamente al grabar los servicios, los datos
que se muestran son:
Fecha de cupos
Automáticamente, la aplicación asigna la fecha de
inicio del servicio.
Ej.Hoteles: fecha de entrada
Avión: Fecha de salida del primertrayecto
del primer billete
Vehículo: Fecha de recogida
...
Otros
Información acerca de los datos de la reserva de
ese producto.
•
Persona que efectúa la reserva
•
Fecha en la que se realiza la reserva
•
Fecha de previsión de pago al proveedor
•
Titular de la tarjeta de pago
•
Nº de tarjeta de pago
•
Tipo de tarjeta
•
Notas para facturas a proveedores: campo
en blanco para añadir como texto a la
factura de liquidación de comisiones a
proveedores que se genera al facturar el
expediente.
Número de cupos requeridos
Número de unidades. Automáticamente, la
aplicación busca el nº de unidades requeridas por el
servicio.
Ej.Hoteles: nº de habitaciones
Avión: nº de billetes
Vehículo: nº de vehículos
...
Cupos OK
Los datos del titular de la tarjeta, el número de
tarjeta y el tipo se traspasan automáticamente
desde el expediente (cuando selecciona el cliente) o
desde la captura de Amadeus (si es UATP), en su
caso.
Estos tres datos se muestran en la factura al cliente,
en el detalle del producto.
Número de cupos confirmados para esa fecha.
Cupos Request
Bonos
Número de cupos pendientes para esa fecha.
Los bonos se generan automáticamente, a partir de
los productos que tenga este expediente. Cualquier
modificación en alguno de los productos vuelve a
crear un bono con los nuevos datos.
Fichero de cupos
Acceso al fichero de cupos. Véase en Fichero de
proveedores, Productos, Cupos.
Reasignar cupos
Una vez asignado un cupo a un expediente, éste
nunca se libera. Si por algún motivo necesita liberar
algún cupo, desde esta opción se liberan los cupos
y se reasignan.
Datos que se generan:
•
Prestatario
•
CIF
•
Dirección
•
Población
•
Código Postal: pulse F3 para obtener
ayuda
•
País: pulse F3 para obtener ayuda
•
Teléfono
•
Mayorista
•
Descripción
Revisión 20-09-04 - Página 34
TRAVEL SUITE -
•
•
•
•
•
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Pax
Titular
Salida / Inicio
Regreso / Salida
Localizador
Para el caso de los hoteles, se genera un bono por
cada tipo de habitación y régimen. Los suplementos
se apuntan en el campo Observaciones 1.
En el caso de Paquetes de turoperador, especifique
si quiere un bono único a nombre del mayorista (el
mayorista distribuirá sus bonos al cliente), o generar
un bono por servicio, a nombre de cada prestatario.
Observaciones 1: datos de los suplementos de los
hoteles
Observaciones 2: Campo libre
Observaciones 3: Campo libre
Textos predefinidos: Recuerde que dispone de un
fichero de textos predefinidos (Ficheros
Textos
predefinidos), que puede utilizar para añadir
observaciones a los bonos . Si desea emplear
alguno de estos textos, selecciónelo de la lista
desplegable.
Todos los bonos son personalizables, según
el tipo que utilice en su agencia. Se puede incluir el
logotipo de su empresa.
Varios
Notas
Puede introducir las notas de seguimiento del
expediente que Ud. Crea necesarias. Estas notas
aparecerán impresas en la Ficha del expediente.
presentación,... y guardarlas para poder enviárselas
a continuación a los clientes o proveedores que Ud.
elija. Podrá guardar tantos tipos de cartas como
quiera, y podrá disponer de ellas desde está opción
del fichero de expedientes.
Seleccione el modelo de carta y se combinarán los
datos del expediente que tenga en pantalla con el
modelo de carta seleccionado, todo ello en el
procesador de textos de su ordenador.
En el caso del fichero de expedientes, le
proponemos crear cartas sobre información de
datos del expediente, cartas adjuntas a facturas, o a
presupuestos /proformas,...
Itinerario
Travelsuite genera automáticamente un itinerario,
seleccionando la fecha de salida y regreso de cada
servicio, en el siguiente orden:
1.
Salida avión
2.
Salida barco
3.
Salida tren
4.
Salida bus
5.
Salida traslados
6.
Entrada hotel
7.
Recogida vehículo
8.
Salida general
9.
Regreso general
10.
Devolución de vehículo
11.
Salida hotel
12.
Regreso traslados
13.
Regreso bus, tren, barco y avión.
Dispone de un fichero de textos predefinidos
(Ficheros
Textos predefinidos), que puede
utilizar para añadir observaciones al itinerario. Si
desea emplear alguno de estos textos, selecciónelo
de la lista desplegable. Una vez seleccionado un
texto, puede modificarlo en esta pantalla.
Si desea añadir cualquier observación en el
itinerario, rellene el campo destinado a tal fin.
Cartas personalizadas
Como se explicará en el Capítulo de Mailings y
Cartas, la aplicación le da la oportunidad de crear
una serie de cartas comerciales, de felicitación, de
Ej. “No olvide presentarse en el terminal X, en
el mostrador de X dos horas antes de la salida del
vuelo” “Recuerde llevar encima el pasaporte”
Revisión 20-09-04 - Página 35
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Totales
Rentabilidad real: beneficio real
del expediente que viene dado
por
la
diferencia
de
la
Rentabilidad y otros gastos
generados.
Totalizar: Botón para recalcular totales, si ha
producido alguna modificación.
Entregas a cuenta
En esta pantalla se detalla el resumen de importes
de este expediente.
Totales
En TOTALES
conceptos:
•
•
se
desglosan
los
siguientes
Importe base:
Base imponible
IVA
Suplementos o Tasas :
Tasas no sujetas
Suplementos o tasas sujetas
IVA de los suplementos o tasas
sujetos.
•
Gastos de gestión:
Globales: aquí puede anotar los
gastos de gestión por expediente.
Exentos a IVA: datos arrastrados
desde Productos: gastos de
gestión por productos.
Sujetos a IVA: datos arrastrados
desde Productos: gastos de
gestión por productos.
IVA de los gastos: datos
arrastrados desde Productos:
gastos de gestión por productos.
•
Totales:
Total gastos: Suma de todos los
gastos de gestión.
Total expediente: Es el importe
total que le debe el cliente: Suma
de Base imponible, IVA, Tasas y
Gastos.
•
•
Situación:
Entregado a cuenta: Suma de las
entregas
que
se
hubieran
realizado a cuenta.
Pagado UATP: Suma de lo
abonado por UATP
Pendiente de cobro
Rentabilidad:
Comisiones + ingresos por gastos
de gestión: Rentabilidad
Si el cliente le hace un pago a cuenta, desplácese a
la pestaña Entregas a cuenta / Caja, y acceda al
fichero. Puede dar de alta tantas entregas como
necesite (muy útil en el caso de grupos).
Para cada una de ellas especifique la fecha, el
concepto, el importe, el pasajero que la efectúa y
seleccione la forma de pago. Para localizarla,
vendrán ordenadas por orden alfabético. Puede
incluir Notas en el recibo que va a imprimir,
añadiéndolas al campo correspondiente.
Una vez que el cliente le abone la factura se
creará una entrega a cuenta con el importe total, de
esta forma, el pendiente de cobro se quedará igual
a 0.
La serie de caja será la predeterminada en la forma
de pago y, por último, seleccione si es un ingreso o
una devolución (gasto)
Una vez que haya dado de alta una entrega a
cuenta, puede emitir un recibo para el cliente, en el
botón situado a la derecha de la pantalla.
Si se produce una devolución, se anota una entrega
a cuenta en negativo (ingreso en negativo), desde
aquí puede imprimir un documento de devolución de
dinero.
Desglose de ventas
Se va a detallar por conceptos y por grupos los
importes de ventas que intervienen en este
expediente.
Revisión 20-09-04 - Página 36
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
de expediente estándar del programa. No se
traspasan ni a contabilidad ni a listados.
Cerrar un expediente
Un expediente es meramente informativo hasta que
se cierra. Una vez cerrado el expediente, se
procede a facturar y es en ese momento, cuando se
van a generar las compras a los proveedores y las
ventas a los clientes.
Ventas por conceptos : importes cara al cliente
agrupado por tipo de importe.
Ventas por grupos : importes cara al cliente
agrupados por productos
Desglose de compras
Compras por conceptos : desglose de precios de
compra, comisión del producto, IVA de la comisión y
tasas; agrupado por tipo de importe.
Compras por grupos : desglose de precios de
compra, comisión del producto, IVA de la comisión y
tasas; agrupado por productos.
De forma rápida, sin tener que trasladarse a
la pestaña de Totales, se le informa los importes
pendientes de cobro y total del expediente.
Cuando Ud. procede a entregar la documentación al
cliente, modifique el expediente e introduzca la
fecha de entrega de documentos o fecha de cierre.
Una vez se cierre un expediente, sólo podrá
ser modificado por un usuario con privilegios de
Gestor. Véase Configuración de usuarios.
Antes de grabar el expediente y, una vez
introducida la fecha de entrega, el programa nos
recuerda la forma de pago de este expediente (la
que tiene predeterminada ese cliente), por si quiere
modificarla antes de cerrarlo.
Otros gastos
El próximo paso será facturar.
Dispone de cuatro campos en blanco para poder
introducir aquellos gastos que están directamente
asociados al expediente, pero que no son propios
de los servicios; es decir, mensajería, comidas,...
Estos datos le va a permitir conocer la rentabilidad
real de cada expediente. Estos datos los tendrá a su
disposición en la pestaña de Totales, como ya
vimos.
Anular un expediente
Cualquier expediente abierto se puede anular, para
ello introduzca la fecha de anulación. Un expediente
anulado no genera ni compras ni ventas.
Si necesita anular un expediente
facturado, se hará desde el botón anular.
ya
Botones exclusivos de esta pantalla
Además de los botones similares con las demás
pantallas, existen una serie de teclas inherentes a
este fichero de expedientes :
Localizar
Los
datos
de
otros
gastos
son
INFORMATIVOS y se verán reflejados en la ficha
Revisión 20-09-04 - Página 37
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Cuando ha facturado un expediente, se muestra un
aviso en el centro de la pantalla indicando el nº de
factura.
Buscar un EXPEDIENTE en el listado que aparece,
o escribiendo condiciones de búsqueda por número
de expediente, CIF, cliente o descripción, además
podrá localizar el expediente por el localizador del
producto, o por el nombre del pasajero o , por el
número de factura si el expediente está facturado.,
o bien, por el número de billete (este número se
buscará sólo en los apartados de Avión, Barco, Tren
y Bus). Existe un filtro de búsqueda de expedientes
por: expedientes cerrados, abiertos, pendientes de
facturar, facturados, anulados, o todos. Esta lista
muestra los expedientes abiertos en fondo blanco, y
los cerrados en amarillo.
Imprimir facturas a proveedores
Desde aquí puede acceder a la factura emitida al
cliente e imprimir las facturas de liquidación de
comisiones a los proveedores que intervengan en
este expediente.
Facturar
Opción activa si el expediente está cerrado y no
facturado.
Imprimir estas facturas de liquidación de
comisiones le será de gran utilidad en el caso de
expedientes que contengan Pagos directos .
Al pulsar el botón “Facturar” se le dará la posibilidad
de seleccionar una serie de facturación (siempre
que en: Varios
Configuración del sistema
Expedientes, no haya predeterminado
ninguna serie.)
En las facturas de liquidación de comisiones a
proveedores se incluirán los datos del cliente que ha
disfrutado del servicio.
Puede seleccionar cualquiera de las series activas
para el año en curso (Véase series de facturación).
La numeración es automática y correlativa, con el
siguiente formato:
Si la factura ya ha sido impresa, aparece
marcada la casilla.
X 00-0000-00000
Opción activa si el expediente está abierto. Emisión
de una factura pro forma que le sirve de
presupuesto y/o albaran.
Serie
Código de
sucursal
Año
actual
Número
consecutivo
Tiene la posibilidad de imprimir directamente la
factura a la impresora predeterminada, al pulsar el
botón de Facturar, se le preguntará al respecto. Si
desea que al facturar mande directamente la factura
a la impresora determinada, active la opción de
“Procesos automatizados” en Configuración del
programa,
Expedientes,
Facturación.
Puede
configurar aquí también, si desea que al facturar, se
imprima directamente a la impresora determinada la
ficha del expediente.
Pro forma / Albarán
Ficha detallada
Detalle del expediente con desglose de productos,
conceptos de ventas, de compras (incluye el
importe del descuento de cada servicio del
expediente), detalle de pasajeros , detalle de cobros
y rentabilidad del expediente.
Si el expediente cuenta con más de cinco
pasajeros, le dan la opción de incluir o no a los
pasajeros en la ficha detallada, con el fin de que la
ficha ocupe más de una página.
Revisión 20-09-04 - Página 38
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Cuando facture un expediente, puede configurar
que se imprima directamente la ficha de expediente
desde la impresora predeterminada, siempre que
haya
activado
la
opción
de
“Procesos
automatizados” en Configuración del programa,
Expedientes, Facturación.
Le recomendamos archivar una copia de
esta ficha junto a la documentación del expediente.
traspasa la información de facturación ni de
anulación de este expediente.
Esta opción le puede ser muy útil cuando un
mismo cliente realice el mismo tipo de servicios con
cierta frecuencia. Simplemente localice el último
expediente que realizó este cliente, duplique y
actualice las fechas.
Revisor
Itinerario
Herramienta para el seguim iento de expedientes.
Impresión detallada de servicios incluidos en el
expediente. Los servicios se presentan desglosados
por fechas. Los datos de los billetes aéreos no se
repiten siempre que sean exactos.
Recuerde que al final de este itinerario se va
a incluir el texto que introdujo en la pestaña de
Varios.
Confirmación de reserva
Emite un informe con la situación de los servicios de
la reserva solicitada. Los datos aparecen agrupados
por tipo de servicio.
Anular
Opción activa si el expediente esta facturado. Travel
Suite genera un abono de la factura emitida con los
importes en negativo y anula las compras a
proveedores.
Desde esta pantalla, puede ver un resumen de
todos los datos importantes de un expediente, es
decir, datos básicos, datos de seguimiento (estado y
datos de facturación), otros datos (fechas de salida
y regreso y usuario que ha creado el expediente),
detalle de productos, de entregas a cuenta y totales.
Seleccione las condiciones de filtrado de
expedientes: todos, cerrados, pendientes, creados,
anulados, facturados, factura anulada, pendientes
de facturar y si desea ver los que Ud. ha creado o
los de todos los usuarios.
Para varios de estas combinaciones, puede
seleccionar la fecha desde la que quiere filtrar.
Ejemplo: expedientes creados desde el día
00/00/0000.
Cuando ha anulado un expediente facturado, se
muestra un aviso en el centro de la pantalla
indicando el nº de factura de abono, el usuario y la
fecha en la que éste se anuló.
También puede indicar la posición inicial una vez
activado el filtro.
Recuerde que puede seleccionar la serie de
los abonos de facturas si no la tiene
predeterminada. Si desea establecer una por
defecto, vea el capitulo Configuración del sistema,
Expedientes.
Duplicar
Crea una nuevo expediente con todos los datos del
actual, salvo las fechas de entrega de
documentación y la de anulación. Tampoco se
Una vez seleccionadas las condiciones, pulse el
botón Filtrar y desplácese por ellos con los botones
anterior, siguiente, primero y último.
Siempre que visualice un expediente en esta
pantalla, puede acceder directamente al fichero de
expedientes y localizar éste, pulsando el botón
Expediente.
Re-facturación de expedientes
Revisión 20-09-04 - Página 39
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Opción para volver a facturar expedientes ya
facturados. Al utilizar la re-facturación, se procede a
eliminar la factura original y vuelve a realizar el
procese de facturar, manteniendo el mismo número
que se asignó a la factura original.
Si se trata de una factura que ya está contabilizada,
tendrá que modificar los datos en su contabilidad. Si
además esta factura, tenía entregas a cuenta,
revise éstas y las cajas.
A continuación, se detallan los botones situados
exclusivamente en la pantalla de
fichero de
productos :
Mejor alternativa
Travelsuite dispone de un sistema de selección de
mejor alternativa de destino basándose en el mejor
porcentaje de comisión. Esta opción, está disponible
en el fichero de Productos, pero también se puede
encontrar directamente desde el menú principal,
esta explicada detenidamente en el
siguiente
capítulo .
Si selecciona desde el listado de Mejor alternativa
el producto que va a incluir en este expediente,
automáticamente se rellenarán los campos de
proveedor y producto.
Duplicar
Este botón de Duplicar, dentro del Fichero de
producto, calca el producto creado en su totalidad.
Reembolso
Cuando tenga que realizar un reembolso, si pulsa
esta opción, duplicará el producto seleccionado
pero con los importes en negativo. Se pasarán
todos los importes en negativo, salvo los gastos y
los fees, éstos últimos quedarán a 0.
Revisión 20-09-04 - Página 40
TRAVEL SUITE -
9.
BÚSQUEDA
ALTERNATIVA
DE
DESTINOS:
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
MEJOR
Travelsuite dispone de un sistema de selección de
mejor alternativa de destino basándose en el mejor
porcentaje de comisión.
A este sistema lo vamos a denominar MEJOR
ALTERNATIVA, y le será muy útil a la hora de
cumplimentar expedientes.
en el Fichero de productos de un expediente se
mostrará en primer lugar, un listado de los tipos de
destinos (que anteriormente dimos de alta en
Tablas, Destinos).
Al seleccionar un tipo de destino, aparece a la
derecha un listado de todos los productos que
integran ese tipo de destino, ordenados de mayor a
menor comisión.
Al lado de cada producto, se muestra el Proveedor
al que pertenece.
Configuración del sistema
Desplácese al menú de Tablas, Destinos, donde
puede definir el tipo de destino por el que desea
agrupar los productos.
Ejemplo: Islas
Cruceros mediterráneo
Nacional
Mallorca
Formentera
Nieve
Hoteles Madrid
Túnez...
Ejemplo: nos pide un cliente un Viaje a
Baleares, y no tiene el cliente prioridad por ningún
mayorista. Entonces selecciono en la Mejor
Alternativa, el producto ISLAS, y compruebo que
con el producto Islas Baleares, que pertenece al
proveedor Viajes Iristours, tengo la mejor comisión,
el 20% en este ejemplo:
Pulse Procesar para que le traslade al expediente
los datos de este producto y proveedor.
El programa le dará ya dados de alta la tabla de
todos los países como destinos, con su código.
Puede dar tantos grupos de destino de alta como
quiera. Desde esta pantalla también podrá borrarlos
y modificarlos cuando lo desee.
Ahora sólo queda asignar a cada producto los tipo
de destino que le corresponde.
Para ello, nos situamos dentro del Fichero de
Proveedores, en Productos, y seleccionamos los
Código de Destino, al que va a pertenecer ese
producto, pulsando F3. Esto lo haremos con todos
los productos que tengamos dados de alta en todos
los proveedores, si queremos que el sistema sea
efectivo.
Búsqueda de la mejor alternativa
Una vez que hemos configurado el sistema, si
seleccionamos el botón de MEJOR ALTERNATIVA,
Revisión 20-09-04 - Página 41
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
10. CAPTURA DE DATOS DE AMADEUS
El programa contiene la más completa captura de
datos de Amadeus, a partir de la cual, podrá crear
un expediente con todos los datos, sin margen de
error, o podrá añadir estos datos capturados a un
expediente ya abierto, y todo ello de manera
instantánea y automática.
Cada vez que en su agencia se emita un billete por
la impresora ATB, Amadeus genera un fichero que
el programa recoge. Este fichero se denomina AIR,
y es el que contiene todos los datos de la reserva.
de 1 céntimo de euro que puedan existir.
Marque esta opción si no quiere ignorarlas.
Proceso de captura
Pulse el botón “Buscar AIR´s”, y aparecerá una lista
de los ficheros que ha generado Amadeus al
realizar la reserva. Seleccione el fichero sobre el
que quiera abrir un expediente; al seleccionarlo
desaparecerá de la lista de pendientes, y pulse el
botón “Procesar”.
Configuración para la captura
Antes de poder utilizar este sistema de capturas,
desplácese a Varios
Configuración
del
sistema
AMADEUS
/
GALILEO,
y
especifique los siguientes datos en Configuración
de capturas Amadeus :
Tiene opción de ordenar esta lista de AIR´s
por nombre de pasajero, por localizador o por fecha
de emisión del billete.
•
•
•
•
•
•
•
•
Cliente: el utilizado por defecto para todas
las capturas, le recomendamos seleccione
el Cliente Calle.
Comitente: Proveedor Amadeus. (Véase
creación del proveedor Amadeus en el
Fichero de comitentes / proveedores)
Código BSP Amadeus: indique el código
para la liquidación de BSP. (Véase en
Primeros
Pasos,
Configuración
de
liquidaciones).
Código Aeropuerto: por defecto, en la
captura de Amadeus, se recogen la ciudad
y aeropuerto del origen y destino. Si marca
esta opción, se recogerá únicamente el
código de aeropuerto de origen y destino.
IVA de billetes nacionales: seleccione el
tipo de IVA del 16% para proveedores, y
del 7% para clientes del Fichero de tipos
de IVA.
IVA de billetes internacionales: seleccione
el tipo de IVA exento para proveedores y
clientes del Fichero de tipos de IVA.
IVA de billetes de turoperadores:
seleccione el tipo de IVA del 16% para
proveedores, y del 6% para clientes.
Por defecto, al realizar la conciliación del
BSP (BSP auto) se ignoran las diferencias
Los datos que se han capturado, son:
•
Cliente: Código de cliente asignado por
defecto para las capturas (le aconsejamos
el Cliente Calle). Desde aquí puede
asignar el cliente, al que efectivamente se
emite el billete. Pulse F3 y seleccione el
cliente.
•
Comitente: Código de proveedor Amadeus.
•
F.M. (Co): Comisión que se introdujo al
hacer la reserva. Se denomina FM para
ocultar al cliente la comisión de su agencia.
•
Billete nacional (con IVA) : el sistema
detecta si es o no nacional.
•
Billete electrónico: el sistema detecta si lo
es o no.
•
Billete nacional (sin IVA): el sistema
detecta si es o no nacional.
•
Localizador
Revisión 20-09-04 - Página 42
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Si el AIR que se ha capturado, es de un
billete de Turoperador (Mundicolor, Viva Tours,...),
marque la casilla correspondiente. Se trasladarán la
configuración de tipos de IVA que se habían
definido en el menú de Varios, Configuración del
sistema, Amadeus -Galileo.
•
•
•
•
•
Fecha de emisión: fecha en la que se
imprime el billete. Sobre esta fecha se
realizan las liquidaciones a BSP.
Compañía: nombre de la compañía con la
que se vuela.
Código: denominación IATA de la
compañía aérea.
Clase
Trayectos: incluye los datos de origen
(ciudad y aeropuerto), destino (ciudad y
aeropuerto), número de vuelo, fecha, hora
de salida y hora de llegada de hasta seis
posibles trayectos en un mismo billete.
En la Configuración del sistema, en la carpeta
de Amadeus/Galileo, puede seleccionar que en las
capturas recoja solamente el código de aeropuerto
de la ciudad de origen y destino, y no el nombre del
aeropuerto.
Pulse el botón “Siguiente” donde se muestran los
datos capturados de los pasajeros, detallados de la
siguiente manera (captura un número ilimitado de
pasajeros):
•
•
Fee : gastos de gestión
Fee UATP.: esta casilla estará marcada si
el Fee ha sido pagado por UATP.
Si desea borrar alguno de los pasajeros que
se han capturado, a la izquierda de la lista marque
el cuadro en blanco, se pondrá en negro. Los
billetes. Cuando procese el AIR, no se trasladará el
billete de este pasajero borrado.
Cualquiera de los datos que se han capturado de
una reserva pueden ser modificados en estas
pantallas, los datos finales serán introducidos
automáticamente al expediente.
Reemisiones: Cuando de leen los datos de
una reemisión, no va a incluir las tasas, se leen
correctamente
Tiene dos opciones de trasladar estos datos, bien
crear un expediente nuevo, o bien, añadir la reserva
como un producto más a un expediente ya
existente.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Número: número correlativo de pasajeros.
Nombre
Tipo: de pasajero.
ADT o en blanco: adulto
CHD: niño
INF: bebé
Número de billete
Cash: El importe que el cliente ha pagado
a la agencia
Tarjeta: El importe que el cliente ha
pagado por UATP
Nº de tarjeta: si se ha pagado por UATP
Tasas exentas: suma de todas las tasas
exentas de IVA que incluya el billete.
Tasas sujetas a gravamen.
Si captura datos de una compañía aérea que
no está dada de alta en el proveedor Amadeus, se
creará como un producto nuevo en el proveedor
Amadeus. Recuerde que debe revisar la ficha de
este producto, e indicar el CIF de la compañía aérea
y los números de cuenta para el enlace contable.
Una vez trasladada la reserva a un expediente, ésta
se eliminará de la lista de ficheros AIR pendientes.
Se ha creado en el expediente un producto por cada
billete emitido en la misma reserva, con todos sus
datos. Ahora, se muestra en pantalla el expediente,
en modo Modificar, para que Ud. finalice el proceso,
es decir, cierre y facturación.
En la captura de Amadeus, cuando se trate
de un billete nacional pero exento de IVA (de
Revisión 20-09-04 - Página 43
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Canarias, Ceuta o Melilla), Travelsuite aplica
directamente el IVA exento cara al cliente.
REVISE SIEMPRE LOS DATOS DE LA CAPTURA
ANTES DE PROCESAR EL EXPEDIENTE
Para poner en marcha el sistema deben acceder al
ordenador maestro de Savia, a la utilidad de
configuración. Le pedirá un nombre de usuario,
teclee SAVIA.
Otras opciones
Desde la misma pantalla de captura de Amadeus,
puede acceder a otras opciones:
Localizar un AIR ya procesado
Encuentra esta opción en la parte inferior de la
pantalla de Captura de datos de Amadeus.
Una vez dentro, nos dirigimos al menú de varios y
nos aparece esta pantalla:
Introduzca el localizador a buscar y pulse, a
continuación, “Buscar AIR procesados”.
Automáticamente se añade a la lista de pendientes
de procesar, para que vuelva a ejecutarlo.
Borrar AIR
Si selecciona un AIR de la lista de pendientes , se le
activará el botón de “Borrar”, en la parte inferior de
la pantalla de Captura de datos de Amadeus.
Notas técnicas
Travelsuite utiliza una carpeta denominada
Amadeus, que se encuentra en el mismo directorio
donde tenga instalada la aplicación. Una vez
procesado un fichero, se mueve a una carpeta
llamada Backup dentro de la carpeta Amadeus.
El programa está diseñado para trabajar con la
versión 2.06 del sistema de capturas de AIR de
SAVIA AMADEUS. Le recomendamos le consulten
la versión que Ud. utiliza en su agencia, para
solicitar la actualización en caso necesario.
Debemos indicarle los siguientes datos:
•
Captura de AIR: fichero
•
Límite de captura: 001
•
Fichero de captura: la ruta donde tenga
instalado el programa mas \AMADEUS\AIR
(Ejemplo: c:\tsuite\amadeus \air).
Una vez introducidos los datos, guarde
configuración y reinicie la sesión en Savia.
la
La generación de AIR´s es gratuita por parte de
AMADEUS, tanto para las versiones SAVIANET
como PROFESIONAL, siempre que disponga de
impresoras de billetes.
Si desea generar un AIR de una reserva ya emitida,
puede teclear el comando BD y aparecerá una lista
de los últimos billetes impresos. Cada billete lleva
un número secuencial, y con el comando
BR_Número Secuencial, se vuelve a generar el
fichero de esa reserva.
También, una vez que tenga recuperada la
reserva (con el comando RT), puede generar
únicamente el IAR usando el comando TTP/BTK.
Revisión 20-09-04 - Página 44
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
11. CAPTURAS DE DATOS DE GALILEO
Como en el caso de Amadeus, Travelsuite contiene
la más completa captura de datos de Galileo, a
partir de la cual, podrá crear un expediente con
todos los datos, sin margen de error, o podrá añadir
estos datos capturados a un expediente ya abierto,
y todo ello de manera instantánea y automática.
Pulse el botón “Buscar MIR´s”, y aparecerá una lista
de los ficheros que ha generado Amadeus al
realizar la reserva. Seleccione el fichero sobre el
que quiera abrir un expediente; al seleccionarlo
desaparecerá de la lista de pendientes,
Cada vez que en su agencia se emita un billete por
la impresora ATB, Galileo genera un fichero que el
programa recoge. Este fichero se denomina MIR, y
es el que contiene todos los datos de la reserva.
Configuración para la captura
Antes de poder utilizar este sistema de capturas,
desplácese a Varios
Configuración
del
sistema
AMADEUS
/
GALILEO,
y
especifique los siguientes datos en Configuración
de capturas Galileo:
•
•
•
•
•
•
•
Cliente: el utilizado por defecto para todas
las capturas, le recomendamos seleccione
el Cliente Calle.
Comitente: Proveedor Galileo. (Véase
creación del proveedor Amadeus/Galileo
en el Fichero de comitentes / proveedores)
Código BSP Galileo: indique el código para
la liquidación de BSP. (Véase en Primeros
Pasos, Configuración de liquidaciones).
IVA de billetes nacionales: seleccione el
tipo de IVA del 16% para proveedores, y
del 7% para clientes del Fichero de tipos
de IVA.
IVA de billetes internacionales: seleccione
el tipo de IVA exento para proveedores y
clientes del Fichero de tipos de IVA.
IVA de billetes de turoperadores:
seleccione el tipo de IVA del 16% para
proveedores, y del 6% para clientes.
Por defecto, al realizar la conciliación del
BSP (BSP auto) se ignoran las diferencias
de 1 céntimo de euro que puedan existir.
Marque esta opción si no quiere ignorarlas.
Proceso de captura
y pulse el botón “Procesar”. (Una vez haya
seleccionado el archivo, se activará la función
“Borrar”)
Los datos que se han capturado, son:
•
Cliente: Código de cliente asignado por
defecto para las capturas (le aconsejamos
el Cliente Calle). Desde aquí puede
asignar el cliente, al que efectivamente se
emite el billete. Pulse F3 y seleccione el
cliente.
•
Comitente: Código de proveedor Galileo.
•
Billete nacional (con IVA) : el sistema
detecta si es o no nacional.
•
Billete electrónico: el sistema detecta si lo
es o no.
•
Billete nacional (exento de IVA): el sistema
detecta si es o no nacional.
•
Localizador
Si el MIR que se ha capturado, es de un
billete de Turoperador (Mundicolor, Viva Tours,...),
marque la casilla correspondiente. Se trasladarán la
configuración de tipos de IVA que se habían
definido en el menú de Varios, Configuración del
sistema, Amadeus -Galileo.
Revisión 20-09-04 - Página 45
TRAVEL SUITE -
•
•
•
•
•
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Fecha de emisión: fecha en la que se
imprime el billete. Sobre esta fecha se
realizan las liquidaciones a BSP.
Compañía: nombre de la compañía con la
que se vuela.
Código: denominación IATA de la
compañía aérea.
Clase
Trayectos: incluye los datos de origen,
destino, número de vuelo, fecha, hora de
salida y hora de llegada de hasta seis
posibles trayectos en un mismo billete.
El único dato que no se captura es
comisión (denominada en pantalla F.M.), ya que
el archivo que nos envía Galileo no aparece
comisión. Por lo tanto, la comisión siempre
rellenará a mano.
la
en
la
se
Pulse el botón “Siguiente” donde se muestran los
datos capturados de los pasajeros, detallados de la
siguiente manera (captura un número ilimitado de
pasajeros):
el cuadro en blanco, se pondrá en negro. Los
billetes. Cuando procese el MIR, no se trasladará el
billete de este pasajero borrado.
Tiene dos opciones de trasladar estos datos, crear
un expediente nuevo, o bien, añadir la reserva como
un producto más a un expediente ya existente.
Si captura datos de una compañía aérea que
no está dada de alta en el proveedor Galileo, se
creará como un producto nuevo en el proveedor
Galileo. Recuerde que debe revisar la ficha de este
producto, e indicar el CIF de la compañía aérea y
los números de cuenta para el enlace contable.
Una vez trasladada la reserva a un expediente, ésta
se eliminará de la lista de ficheros MIR pendientes.
Se ha creado en el expediente un producto por cada
billete emitido en la misma reserva, con todos sus
datos. Ahora, se muestra en pantalla el expediente,
en modo Modificar, para que Ud. finalice el proceso,
es decir, cierre y facturación.
En la captura de Galileo, cuando se trate de
un billete nacional pero exento de IVA (de Canarias,
Ceuta o Melilla), Travelsuite aplica directamente el
IVA exento cara al cliente.
REVISE SIEMPRE LOS DATOS DE LA CAPTURA
ANTES DE PROCESAR EL EXPEDIENTE
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nombre
Tipo: de pasajero.
ADT o en blanco: adulto
CHD: niño
INF: bebé
Número de billete
Cash: El importe que el cliente ha pagado
a la agencia
Tarjeta: El importe que el cliente ha
pagado por UATP
Nº de tarjeta: si se ha pagado por UATP
Tasas exentas: suma de todas las tasas
exentas de IVA que incluya el billete.
Tasas sujetas a gravamen.
Fee
Cualquiera de los datos que se han capturado de
una reserva pueden ser modificados en estas
pantallas, los datos finales serán introducidos
automáticamente al expediente.
Si desea borrar alguno de los pasajeros que
se han capturado, a la izquierda de la lista marque
Revisión 20-09-04 - Página 46
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
12. CAPTURAS DE DATOS DE MAYORISTAS
Ahora, se va a proceder a volcar todos los datos del
fichero que se ha capturado en la aplicación a un
expediente..
Antes de poder utilizar este sistema de
capturas, desplácese a Varios Configuración del
sistema
Capturas, y especifique los datos
exigidos por cada mayorista (este proceso sólo
tendrá que efectuarlo la primera vez).
Para ello, seleccione el mayorista en la lista de la
izquierda y, a continuación, el localizador de ese
mayorista que se va a procesar, en el listado de la
derecha.
Tiene la posibilidad de filtrar los localizadores
que quiere que aparezcan en la lista: todos, los ya
procesados o los pendientes.
A continuación, formalice una captura de reserva de
mayorista a través de los pasos siguientes:
•
Seleccione de la lista, el mayorista o grupo,
del que desea realizar la captura de datos,
haciendo un “clic” sobre el mayorista.
•
Especifique el localizador a capturar
•
Pulse el botón “Procesar” para proceder a
la captura.
•
Puede acceder a través del botón
“Reservas” directamente a la página web
del mayorista seleccionado, se le mostrará
la web con las claves de acceso ya
introducidas automáticamente
Una vez seleccionado el localizador, pulse
“Procesar”, a continuación se muestran todos los
datos que se han recogido automáticamente del
fichero:
•
Datos básicos
Comitente/Proveedor
Producto
Localizador
Descripción
El único dato que tendrá Ud. que poner a
mano es el cliente. Recuerde que pulsando F3
obtiene ayuda, en este caso el listado de clientes. Si
al hacer la captura Travelsuite no encuentra algún
dato, un mensaje la avisará de ello.
Travel Suite tratara de localizar el código de
proveedor correspondiente por nombre. Si no es
capaz de encontrarlo en su fichero de proveedores
le pedirá que lo introduzca a mano.
•
Una vez capturada la reserva, se muestra un
mensaje de confirmación, donde se le pregunta si
desea procesar la reserva en ese momento o más
tarde. TravelSuite ha recibido el fichero con todos
los datos de ese localizador.
Fechas
-
Fecha de reserva
Fecha de emisión
Fecha de salida
Fecha de regreso
Pulse el botón “Desglose de
mostrarán más datos capturados:
importes”,
se
Incorporación de reservas de mayoristas
Revisión 20-09-04 - Página 47
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-
Identificador
Fecha
Hora de salida
Hora de llegada
Origen
Destino
Pulse el botón “Siguiente”, se mostrarán más datos
capturados:
•
Totales
Desglose
de
importes
por
conceptos.
Importe por unidad
Número de unidades
Totales
Muestra si cada importe es o no
comisionable.
-
Importe neto
Importe bruto
Porcentaje de comisión
Si está o no sujeto a IVA
Tasas
Pulse el botón “Siguiente”, se mostrarán más datos
capturados:
•
Datos de alojamiento
Hotel
Fecha de entrada
Fecha de salida
•
Datos del hotel
Número de habitaciones
Tipo de habitación
Régimen
Pasajero
Pulse el botón “Siguiente” donde se muestran los
datos capturados los pasajeros, detallados de la
siguiente manera:
•
•
•
•
•
Datos de transportes
Tipo de transporte
§
A - avión
§
B - barco
§
T - tren
§
U - autobús
Compañía
Apellidos
Nombre
Tipo de pasajero.
ADT o en blanco: adulto
CHD: niño
INF: bebé
Importe
Cualquiera de los datos que se han capturado
de una reserva pueden ser modificados en estas
Revisión 20-09-04 - Página 48
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pantallas, los datos finales serán introducidos
automáticamente al expediente.
Para finalizar, tiene dos opciones de trasladar estos
datos, crear un expediente nuevo, o bien, añadir la
reserva como un producto más a un expediente ya
existente.
Para crear un expediente nuevo pulse el botón
“Crear nuevo”. Para incluir la reserva en un
expediente ya creado teclee el número de
expediente en el campo reservado para ello.
Revisión 20-09-04 - Página 49
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13. GESTIÓN DE SERIES DE CAJA
•
Caja pendiente de cierre
•
En este apartado se gestionan las series de caja
que Ud. dio de alta en el menú Varios,
Configuración
del
sistema,
Contabilidad,
Configuración de series de caja.
Los movimientos que se han introducido
manualmente en la caja no se contabilizarán.
Mientras ha estado trabajando con la aplicación se
han ido generando movimientos en cada caja de
forma automática; es decir, se han apuntado las
compras y las ventas cuando se ha facturado un
expediente, se han apuntado la forma de pago, y la
comisión correspondiente, etc.
Todo ello con el fin de que ahora, su única labor
sea, revisar cada serie de caja y compararla, en su
caso, con los extractos de las entidades bancarias.
Indique, si lo desea, el origen de este
movimiento: número de factura del
proveedor, número de factura emitida,...
Marque si se trata de un gasto o un
ingreso.
Cierre de caja
Pulse el botón “Cierre” en la pantalla de Gestión de
caja. La aplicación la va a informar de que se va a
cerrar la caja, y se va a asignar un número de
cierre:
C 00-0000-0000-00000
Código de
sucursal
Año
Actual
Día y
mes
Horas y
minutos
Este proceso va a generar un nuevo fichero de
cierre en el apartado de Gestión de cierres de caja,
que contendrá todos los movimientos desde el
último cierre, hasta esa fecha y ese momento.
Por último, en la pantalla de gestión de caja, ya
únicamente figuran los saldos acumulados de cada
serie de caja, desde el último cierre.
Si desea tener un listado de los movimientos que en
ese momento se han producido en cada caja, puede
obtenerlo desde el botón “Listados”.
En la pantalla puede ver un listado con todos los
movimientos de todos las series de caja realizados
desde el último cierre, ordenados por fecha. Los
movimientos iniciales se refieren a los saldos
acumulados en cada caja desde el último cierre.
Si se desplaza a través de los botones “Anterior” y
“Siguiente”, podrá tener un información detallada de
cada movimiento, información que se muestra en la
parte superior de la pantalla, y que incluye:
•
Fecha
•
Concepto
•
Importe
•
Forma de pago
•
Serie de caja
•
Documento
•
Si es un gasto o un ingreso
También puede realizar movimientos en caja de
manera manual, para ello dé de alta un apunte
como sigue:
•
Pulse el botón “Alta”.
•
Indique la fecha.
•
Especifique un concepto.
•
Añada el importe.
•
Seleccione la serie de caja en la que se va
a incluir este movimiento.
Gestión de cierres de caja
Este apartado es meramente informativo, y recoge
los cierres que se han generado en el apartado
anterior de Cierre de cajas.
Como ha visto, las series de caja se cierran con
referencia a una fecha y a un momento. Una vez
cerradas, se acumula un saldo en cada una de
ellas.
En la parte superior, dispone de modo informativo,
el código de cierre, los saldos acumulados en cada
una de las cajas después del cierre, el usuario que
realizó el cierre y la fecha; y más abajo, un listado
de los movimientos realizados en todas las cajas,
incluidos en ese cierre.
Si se desplaza a través de los botones “Anterior” y
“Siguiente”, podrá ver los diferentes cierres
realizados en fechas anteriores y posteriores,
respectivamente.
Los cierres no pueden ser modificados ni
borrados.
Revisión 20-09-04 - Página 50
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
comisión, el programa crea en la caja el movimiento
generado por esa comisión.
Pulsando el botón “Listado”, puede imprimir un
documento de los cierres de todas las cajas, con los
movimientos que se han originado en cada una de
ellas.
Recuerde que todos los listados, informes,
facturas, fichas; en general, cualquier documento
que se pueda imprimir, también se puede guardar
en disco o enviar por correo electrónico , en varios
formatos (PDF, Word, Excel, etc.)
Traspaso de saldos
Puede traspasar el saldo de una caja a otra
fácilmente, y de forma automática se contabilizará
este cambio.
Por ejemplo: pasar el saldo de la Caja
efectivo a la Caja Banco XXXX.
Introduzca la fecha en la que se realiza el traspaso,
y a continuación el importe a traspasar. Seleccione
a continuación la forma de pago de la Caja desde la
que se traspasa, y la forma de pago de la Caja en la
que se ingresa (con esta información, el sistema
conoce los números de cuenta contable).
Pulse el botón Grabar, automáticamente se genera
el gasto y el ingreso en cada Caja correspondiente,
este movimiento sí se contabiliza. Si la forma de
pago de destino tiene asignado un porcentaje de
Revisión 20-09-04 - Página 51
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
14. FACTURAS EMITIDAS
Datos comerciales
Fichero de facturas emitidas
Contiene los datos bancarios del cliente y las
condiciones de su forma de pago.
Este archivo lo encontrará en Menú, Comercial,
Facturas emitidas.
Se trata de un fichero meramente informativo,
donde dispone de todos los datos de facturas
creadas.
Líneas
Como información general encuentra:
•
Nº de factura
•
Fecha de emisión
•
Nº de expediente y definición del viaje (si
se hubiera descrito al crear el expediente)
•
Nº de pasajeros
•
Referencia de la factura: espacio de libre
uso, para su comodidad.
•
Referencia del cliente: igual que el anterior.
•
En la esquina inferior derecha de la
pantalla, se le informará si esta factura se
ha impreso o no, a través de una casilla
marcada.
En el caso de que desee crear una factura
sin dar de alta ningún expediente, puede hacerlo
desde esta pantalla. A este tipo nos referiremos
como facturas manuales.
Los demás datos de la factura aparecen clasificados
como sigue:
Datos del cliente
Contiene los datos fiscales del cliente, descripción
del expediente al que se refiere la factura y un
campo
a
su
disposición
denominado
“Observaciones” para sus anotaciones acerca de
esta factura.
Descripción de los conceptos que conforman la
factura, con la distinción de si es o no pagado por
UATP, si los gastos son pagados por UATP o no.
Se incluye en la relación: proveedor; producto; base
imponible, tipo de IVA, importe de IVA; tasas
exentas, suplementos sujetos a IVA, IVA de las
tasas ; gastos de gestión exentos, gastos sujetos,
IVA de los gastos sujetos y total de la línea.
Aquí también puede optar si quiere los gastos
ocultos en factura. Arrastra lo elegido en el
expediente, pero puede modificarlo.
Al pulsar el botón “Fichero” se muestra al detalle la
línea seleccionada y, además, un campo de
desglose en el que se trasladarán todos los datos
del servicio, siempre que se trate de un servicio
individual, y no de un paquete.
Revisión 20-09-04 - Página 52
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
•
Por ejemplo: si se trata de un billete de avión,
se muestra el detalle del nombre de pasajero,
número de vuelo, trayectos, forma de pago...
Vencimientos
Fecha / s de pago de la factura, se indica, por cada
vencimiento: el porcentaje sobre el importe total de
factura, el importe, la fecha de pago y el número de
recibo (si se hubiera impreso) de cada pago
fraccionado.
Si accede al botón “Fichero”, se muestra el
vencimiento de la factura al detalle, incluyendo la
forma de pago, la comisión (si la tuviera) y un
cuadro de notas para sus observaciones.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Gastos globales: datos por expediente (no
incluyen los gastos introducidos por
productos)
Gastos exentos
Gastos sujetos a IVA
IVA de los gastos
Total factura
Entregado a cuenta
Pagado por UATP
Importe a pagar
Vencimientos pagados
Pendiente de cobro.
Botones inherentes a este fichero
•
•
•
Imprimir: seleccione el modelo de factura
que quiere imprimir, normal o resumido. La
diferencia está en que el modelo resumido
no muestra el desglose por productos.
Localizar:
recupere
una
factura
determinada. En el listado de facturas se
distinguirá las realizadas a partir de un
expediente de las manuales.
Nota: accede directamente a la agenda de
Travelsuite. Puede crear un aviso o nota
sobre esa factura y mandárselo a algún
otro empleado o a sí mismo.
Con nivel de acceso gestor, puede modificar
los gastos de gestión desde esta pantalla, pulsando
el botón “Modificar”.
La fecha de pago, forma de pago y comisión
sólo es accesible para el usuario Gestor.
Totales
Resumen de todos los importes que conforman la
factura. El botón “Totalizar” es automático y vuelve
a calcular los importes si se modifican en el
expediente.
Cobro de facturas emitidas
Cuando emite un factura a un cliente, y la forma de
pago del expediente NO es pago 100% en efectivo,
Ud. tiene que apuntar de forma manual el cobro de
la factura cuando éste se produzca.
Se considerará pago 100% en efectivo,
cuando la transacción se realice mediante cash,
transferencia o tarjeta de crédito. De esta forma,
Travelsuite considera la transacción realizada, y la
factura, en este caso, ya cobrada.
Acceda a la pantalla de cobros a través de Menú,
Tesorería, Cobros de facturas emitidas.
Incluye los siguientes datos:
•
Base imponible
•
Sumas de IVAS
•
Tasas
•
Suplementos sujetos a IVA
•
IVA de los suplementos
Revisión 20-09-04 - Página 53
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Cobro masivo de facturas emitidas
Si el cliente le abona varias facturas en un sólo
pago (ya sea talón, transferencia, ...) se debe de
generar un sólo movimiento contable del cobro de
todas las facturas que le han abonado.
En este caso, acceda a la pantalla de Pago masivo,
desde Menú, Tesorería, Cobro masivo de facturas.
Seleccione el cliente (recuerde que pulsando F3
obtiene ayuda), a continuación se mostrará un
listado de las facturas pendientes de ese cliente.
Marque las facturas que va a cobrar en ese
momento.
Si conoce el número de factura, puede indicarlo
directamente, y se mostrarán en el recuadro de la
izquierda, los totales de esa factura, así como el
importe pendiente.
Si desconoce el número de factura, puede indicar el
cliente y aparecerá una relación de facturas
pendientes de ese cliente.
Recuerde que pulsando F3 obtiene ayuda,
en este caso el listado de clientes.
Si hace clic en cualquiera de ellas, tendrá a su
disposición los totales de la factura, así como los
importes pendientes.
Una vez seleccionada la factura, señale la forma en
la que se va a efectuar el pago, indique la fecha y la
comisión, en su caso. Además, puede añadir las
notas que considere necesarias en el campo de
notas y que, aparecerán en el recibo que imprima, a
continuación del concepto.
Automáticamente se le informa del número de
facturas seleccionadas así como del importe total de
la suma de ellas.
Escoja la forma de pago, apunte la fecha y la
comisión de la forma de pago (si la tuviera).
Para su información se exponen el número de
facturas pendientes de pago de ese cliente, así
como el importe total pendiente.
Si el cliente paga la factura mediante talón, u
otra forma de pago, que suponga para Ud. una
comisión en el momento de cobrarlo, apunte la
comisión que le carga el banco para tener un control
de caja al detalle.
Para finalizar, pulse el botón “Grabar”. Entonces
aparece una ventana, confirmando el cobro de que
se acaba de realizar y preguntándole si desea
imprimir un recibo.
Revisión 20-09-04 - Página 54
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
15. GESTIÓN DE PAGOS / COBROS A
PROVEEDORES / CONCILIACIÓN
Gestión de pago a proveedores / Conciliación
Conciliación: Sirve para poder cuadrar las
facturas de proveedores al recibirlas. Sólo se puede
utilizar si se ha configurado en Configuración del
programa – Contabilidad.
Tipo de apunte: Puede seleccionar, en función de
la Configuración de contabilidad del programa,
como se va a generar el pago contablemente.
Dispone de tres opciones:
•
•
•
Anotación del pago: únicamente se anota
en el asiento el pago cuando éste se
produzca. Los datos de la Conciliación
están desactivados.
Conciliación de factura (Pago por
contabilidad) : únicamente se anotan los
datos de la conciliación y el pago real de la
factura se anotará a mano en el gerstor de
contabilidad. Los datos del pago están
desactivados
Conciliación y pago de factura: debe
anotar los datos del pago y de la
conciliación.
Si conoce el número de localizador que
corresponde a la factura que va a pagar, puede
indicarlo directamente, y se mostrarán en el
recuadro los totales de ese localizador, así como el
importe pendiente.
Seleccione (doble clic) el localizador que va a
abonar en ese momento, y a continuación se
mostrarán, en los campos situados a la derecha, los
datos que se han recogido del expediente donde se
encuentra este localizador, de manera automática:
•
A pagar: TOTAL dela suma del neto, las
tasas y las tasas sujetas a IVA
•
Fecha de vencimiento: si la tuviera.
•
Expediente
•
Importe
•
PVP
•
Comisión
•
% de comisión
•
% IVA comisión
•
IVA comisión
•
Tasas y fecha
De forma manual, inserte los siguientes datos:
•
Forma de pago
•
Comisión de la forma de pago, en el caso
de que tuviera (ej.: Transferencia)
•
Documento: Número de factura de
proveedor.
•
Fecha de pago
Si Ud. ha aplicado un descuento al cliente,
por su cuenta, en el expediente; los importes de la
comisión teórica y los de la comisión real vienen
detallados en el cuadro izquierdo. De esta forma,
podrá cuadrar los datos con la factura del mayorista.
Para finalizar, pulse el botón “Grabar”.
Gestión de cobros de pagos directos
Este cobro se realizará desde la misma pantalla que
la Gestión de pagos a proveedores.
Si por el contrario, no lo conoce, puede seleccionar
el proveedor y aparecerá una relación de
localizadores pendientes.
Como Ud. sabe, en los pagos directos, es el
proveedor el que tiene pendiente de pagarle a Ud.
una comisión y el IVA correspondiente.
Si conoce el localizador que van a liquidarle
selecciónelo, si no, localice el proveedor, y
seleccione el localizador en cuestión.
Revisión 20-09-04 - Página 55
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Haga doble clic sobre el localizador y, a
continuación, se mostrarán, en los campos situados
a la derecha, los datos que se han recogido del
expediente donde se encuentra este localizador, de
manera automática:
•
Fecha de vencimiento: si la tuviera.
•
Expediente
•
Importe: En caso de pagos directos el
importe es 0.
•
PVP
•
Comisión
•
% de comisión
•
% IVA comis ión
•
IVA comisión
•
Tasas y fecha
De forma manual, inserte los siguientes datos:
•
Forma de pago
•
Comisión de la forma de pago, en el caso
de que tuviera (ej.: Talón)
•
Documento: Número de factura que se ha
emitido al proveedor.
•
Fecha de pago
Liquidación de BSP Amadeus
Travelsuite le mostrará un listado de todos los
registros encontrados, que Ud. tendrá la opción de
ordenar, a su conveniencia, por tipo, identificador,
expediente, fecha y localizador.
Para finalizar, pulse el botón “Grabar”.
Liquidaciones de mayoristas
Si Ud. tiene pactado con cualquier mayorista
(incluyendo BSP) compras a crédito, rellene los
campos de esta pantalla para proceder a la
liquidación de esas compras.
Seleccione el mayorista sobre el que va a hacer la
liquidación, el período que se va a liquidar, asigne la
fecha de pago (ésta se trasladará a los ficheros de
caja y asientos contables al validar la liquidación) y
la forma de pago. Apunte la comisión de la forma de
pago (transferencias,..) para llevar un control al
detalle.
Si marca la opción “Liquidación mensual” se le
permitirá validar esa liquidación. En caso de que
Ud. vaya a realizar controles semanales de las
compras que ha realizado, no marque esta opción.
En el margen inferior izquierdo de esta pantalla, se
le mostrará el período correspondiente a la última
liquidación validada.
Si hace doble clic sobre el campo del
expediente, se abrirá directamente la pantalla de
expedientes con el número de expediente
seleccionado.
Cada registro contiene los siguientes datos:
•
Tipo
•
Si su estado es OK
•
Identificador del billete
•
Número de expediente
•
Fecha
•
Localizador
•
Proveedor
•
Producto
•
Pasajero
•
Importe
•
Comisión
•
% Comisión
•
IVA
•
% IVA
•
Tasas
•
Si es UATP
•
Si es internacional
•
Si es billete electrónico
•
Si es MCO
A continuación, un listado de todas las compañías
aéreas, donde, de forma manual Ud. debe incluir el
detalle de ADM, ACM y OVER, con el fin de que la
liquidación le cuadre al céntimo. Estos datos se
contabilizarán de forma automática.
Pulse el botón “Procesar”.
Revisión 20-09-04 - Página 56
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
A continuación, se exponen el número total de
billetes, el número de billetes con error y los
correctos.
Se ha incluido una Compañía denominada
con el código 954, en la que se van a reflejar los
Fee’s que hayan sido pagados por UATP.
En el listado de billetes, están los billetes con error
en color rojo. Y si se sitúa con el cursor sobre el
billete incorrecto, se mostrará la causa del error.
En la parte inferior, un resumen de los pagos que se
han realizado por UATP, y los que no; indicando de
éstos los siguientes importes:
•
Compras
•
Comisión
•
IVA de la comisión
•
Tasas
Ejemplo: Se ha realizado la conciliación del
BSP. Como puede observar, existen 99 billetes en
esta liquidación de los que hay 3 con error y 96
correctos.
Por último, el saldo que resulta de la diferencia
entre suma de NO UATP (compras más tasas) y
ADM, menos la UATP (comisión más IVA) + Fee’s
por UATP, OVER y ACM.
Hemos situado el cursor sobre un billete incorrecto
(el de color rojo) y nos sale un texto con el motivo
del error. En este caso nos dice que Amadeus no ha
apuntado la comisión.
Botones que se presentan en esta pantalla:
•
•
•
•
Imprimir: listado de billetes por compañías,
y en cada una de ellas, por tipo de billete
(nacional,
internacional,
MCO...);
a
continuación, los listados de billetes por
turoperadores; y para finalizar, listado del
grupo 954 (Fee´s).
Billetaje: listado similar al que recibe de
Amadeus en cada liquidación mensual.
Recalcular: si ha anotado algún ADM, ACM
u OVER, vuelve a calcular el saldo final.
Validar: desde esta opción se van a anotar
como pagadas todas las compras, y se
generarán los asientos correspondientes.
BSP AUTO : Conciliación del BSP
Para poder realizar la conciliación automática
del BSP directamente desde el archivo PDF que se
descarga en BSPLink, guarde el archivo en el
directorio donde tenga instalado el programa con un
nom bre
corto.
Por
ejemplo:
BSP0803,
correspondiente a la liquidación del mes de agosto
del año 2003
Para proceder a la conciliación, pulse el botón
“Conciliar”, a continuación seleccione el fichero PDF
(lo debe haber guardado en el directorio donde
tenga instalada la aplicación).
Como primer paso se le mostrará un listado de los
billetes que se han encontrado en BSP y no existen
en esta liquidación en Travelsuite.
Puede filtrar el listado y sólo seleccionar los billetes
incorrectos, los conformes o todos los billetes,
pulsando el botón “F” situado al lado de cada
concepto.
Se ha habilitado la posibilidad de ajustar de
forma manual el total de las liquidaciones (tanto de
BSP como de otros mayoristas). Una vez tengan la
liquidación preparada, en el margen inferior derecho
de la pantalla le aparece el saldo resultante de la
liquidación, este es el dato que pueden cambiar a
mano justo antes de validar la liquidación.
Si varía cualquier dato tanto en los billetes, como en
el ADM, ACM u OVER, este saldo se volverá a
recalcular perdiendo el ajuste manual. Por este
motivo le recomendamos que lo ajuste un vez haya
introducido todas las variaciones.
Liquidación con otros mayoristas
Cuando la liquidación se haga con otro mayorista
que no sea BSP Amadeus, la pantalla será la
misma, salvo en lo siguiente.
Se sustituye los ACM por Reembolso, para que
pueda anotar en esta casilla, si el mayorista tiene
alguna deuda con Ud.
Revisión 20-09-04 - Página 57
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Compras a stock
Existen una serie de productos que su agencia
adquiere y mantiene en stock para su venta
posterior. Nos referimos a talonarios de hotel,
entradas a parques, etc.
Cuando se disponga a comprarlos, seleccione el
proveedor al que lo adquiere, y el producto.
De forma automática este compra se traslada
al fichero de proveedor, y se irán descontando, a
medida que se vayan vendiendo, en el momento del
cierre de cada expediente que incluya un producto
de éstos.
En la pantalla de Compras a stock, introduzca:
•
precio total de compra
•
código de liquidación, si compra a crédito
con este proveedor .
•
Localizador que le da el proveedor de esta
transacción.
•
Seleccione la forma de pago
•
Comisión que soporta al realizar el pago
(por ejemplo: en caso de transferencias,..)
•
Documento con el que se formaliza la
compra. Número de factura del proveedor.
•
Fecha de compra.
Cuando su agencia realiza compras a stock,
los productos adquiridos se contabilizan sin
comisión. En el momento de la venta, a cada
unidad vendida se le da el 100% de comisión.
Le aconsejamos utilizar la opción de Control
de talones para la gestión de talonarios de
hotel.
Revisión 20-09-04 - Página 58
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
16. PROVEEDORES DE GASTOS GENERALES
Fichero de proveedores de gastos generales
Travelsuite va a generar de forma automática todos
los asientos contables que se producen durante la
utilización de la aplicación, como se verá
posteriormente.
A través de esta pantalla, irá introduciendo los
gastos con este grupo de proveedores, de la
siguiente manera:
•
Seleccione el proveedor
•
Fecha
•
Concepto del gasto
•
Tipo de IVA a aplicar
•
Importe
Por ello, y para poder llevar un control contable, no
sólo de la gestión propia de una agencia de viajes,
Ud. puede dar de alta en este fichero, todos los
proveedores de gastos habituales de su agencia.
Entendemos por gastos generales: limpieza,
papelería, teléfono, luz, calefacción, agua,...
Una vez confirmado el importe (Tabulador)
automáticamente
se
rellenan
las
casillas
correspondientes a:
•
Porcentaje de IVA aplicado
•
Importe de IVA
•
Total: suma de la base imponible y el IVA
Encontramos el fichero de estos proveedores en
Menú, Ficheros, Fichero de proveedores de gastos
generales.
En esta pantalla vamos dando de alta a estos
suministradores, indicando los siguientes datos:
•
CIF / NIF
•
Dirección
•
Población
•
Código postal
•
País
•
Número de cuenta del proveedor, para el
enlace contable
•
Número de cuenta de los gastos, que
corresponden al grupo 6 del plan general
contable.
•
Números de teléfono y fax
•
Dirección de correo electrónico. Acceso
directo para el envío de un mail.
•
Página web
•
Observaciones
Recuerde que pulsando F3 obtiene ayuda.
Gestión de gastos de proveedores de gastos
externos
Acceda a esta pantalla a través de Menú, Tesorería,
Gastos de proveedores externos.
Por último,
•
Seleccione la forma de pago. Si se trata de
un pago 100% en efectivo (cash, tarjeta de
crédito o transferencia) se anotará el cargo
directamente en la caja correspondiente.
•
Comisión que soporta al realizar el pago
(por ejemplo: en caso de transferencias,..)
•
Documento con el que se formaliza la
compra. Número de factura del proveedor.
Si desea modificar un gasto ya introducido,
anote el proveedor y la fecha y, si existe algún gasto
en esta fecha, la aplicación le preguntará si desea
añadir este gasto o modificar el existente.
Gestión de pago de facturas a proveedores de
gastos externos
Cuando recibe una factura de un proveedor de
gastos generales, y la forma de pago del documento
NO es pago 100% en efectivo, Ud. tiene que
apuntar de forma manual el pago de la factura
cuando éste se produzca.
Si conoce el número de documento que
corresponde a la factura que va a liquidar, puede
indicarlo directamente, y se mostrarán en el
recuadro los totales de esa factura, así como el
importe pendiente.
Si por el contrario, no lo conoce, puede seleccionar
el proveedor y aparecerá una relación de facturas
pendientes.
Revisión 20-09-04 - Página 59
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Seleccione (doble clic) la factura que va a abonar en
ese momento, y a continuación se mostrarán, en los
campos situados a la derecha, los datos que se han
recogido de el fichero de introducción de gastos de
proveedores generales, de manera automática:
•
•
•
•
•
•
Fecha de vencimiento: si la tuviera.
Base imponible
IVA
Tipo de IVA
Total
Fecha
De forma manual, inserte los siguientes datos:
•
•
•
Forma de pago
Comisión de la forma de pago, en el caso
de que tuviera (ej.: Transferencia)
Fecha de pago
Para finalizar, pulse el botón “Grabar”.
Revisión 20-09-04 - Página 60
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
17. MULTIEMPRESA
Travelsuite cuenta con un sistema de Multiempresa,
que le puede ser muy útil para dos procesos :
•
•
Con el fin de almacenar los datos
generados en su Agencia por años.
Para traspasar datos, si su agencia tiene
sucursales .
Cada vez que acceda a la aplicación, se le presenta
una pantalla, donde selecciona su usuario, se le
pide su contraseña, y desde donde puede
seleccionar la empresa (o ejercicio) al que quiera
acceder.
Para dar de alta Empresas, desplácese al Menú,
Ficheros, Definición de empresas. Desde este
fichero podrá darlas de alta, modificarlas o
borrarlas.
El código de empresa se genera de forma
automática, y está formado por:
EM-2003-01
La posibilidad de cambiar de empresa en
esta pantalla, esta diseñada principalmente para
aquellas agencias que tienes varias sucursales
trabajando contra una misma aplicación con
Terminal Server o Citrix Metaframe.
El sistema de acceso por Citrix, acceso remoto vía
Internet, permite instalar Travelsuite en una central
y, desde el resto de las sucursales de la misma
agencia, trabajar todos los usuarios on-line contra el
mismo programa en diferentes empresas, o incluso
en la misma, según se desee. De esta forma se
consigue centralizar los datos y controlar el trabajo
de todas las oficinas.
Para los usuarios de Travelsuite que acceden
al programa instalado en la central mediante acceso
remoto a servidores de Citrix, les recordamos que
para desconectarse de la aplicación utilicen el botón
de Salir del programa y NO cerrar la netana
directamente, ya que si no, se queda la aplicación
activa y la sesión abierta.
Código de
empresa
Año
Número
consecutivo
A continuación, rellene los datos que se les pide en
la ficha: Nombre de empresa, Dirección, Teléfonos,
Dirección electrónica y Observaciones (campa en
blanco para sus anotaciones)
Multiempresa: Pantalla principal
Una vez dada de alta empresas, en la página
principal del programa, se muestra a modo
informativo, el Nombre de la empresa con la que se
está trabajando.
En la lista desplegable. Puede seleccionar la
empresa con la que quiera trabajar. Puede cambiar
de una empresa a otra en cualquier momento desde
esta pantalla principal.
Fichero de empresa
Traspaso de empresa
La primera vez que trabaje con Travelsuite, se
creará automáticamente una empresa, por lo que no
empiece a crear empresas hasta que bien, acabe el
ejercicio actual, o bien dé de alta agencia
sucursales.
En el menú de Utilidades, se encuéntrale Traspaso
de datos entre empresas.
Revisión 20-09-04 - Página 61
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Seleccione de la lista desplegable la empresa de
origen y la empresa de destino, y pulse Continuar.
Se muestran ahora los ficheros que puede
traspasar. Seleccione de la lista los ficheros que
desea traspasar de una empresa a otra y pulse
Traspasar.
Los ficheros que se pueden traspasar son :
•
Usuarios
•
Fichero de clientes
•
Fichero de tarjetas de clientes
•
Empleados
•
Formas de pago
•
Tipos de tarjetas
•
Prestatarios
•
Correo interno
•
Seguridad de usuarios
•
Configuración de listados
•
Listado de clientes
•
Configuración del sistema
•
Listado de expedientes
•
Definición de sucursales
•
Listado de facturas emitidas
•
Listado de facturas recibidas
•
Listado de caja
•
Listado de check - in
•
Listado de comisiones de vendedores
•
Configuración de series de caja
•
Cartas
•
Proveedores externos
•
Clientes de cartas
•
Gastos de proveedores externos
•
Textos predefinidos
•
Cupos
•
Definición de subcuentas
•
Histórico de capturas de mayoristas
•
Listado de proveedores
•
Notas de usuarios
Recuerde que si traspasa datos de una
empresa a otra, los datos que existan en la empresa
de destino serán suplantados.
Revisión 20-09-04 - Página 62
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
18. UTILIDADES
Presupuestos
Accesos directos
Para mayor facilidad a la hora de utilizar el
programa, existen en la pantalla principal de
Travelsuite varios accesos directos:
En el Menú General, en Comercial, encuentra la
posibilidad de hacer presupuestos, si éste resultara
aceptado podrá traspasarlo como un expediente
nuevo.
Iconos de la pantalla principal
Formulario de notificación de incidencias .
Rellene el formulario para hacer saber sus
dudas a nuestro departamento técnico.
Las cuestiones planteadas se solucionarán por
rigurosos orden de llegada.
Manual de usuario
Acceso rápido a consultas al manual de
usuario que se presenta como archivo
PDF. Las modificaciones en la aplicación se irán
actualizando
des pués
en
el
manual
automáticamente. Al actualizar el programa por
cualquier motivo, también se actualizará el manual,
si tiene novedades.
Ayuda On Line
Acceso a nuestro servicio de
soporte técnico on – line.
Puede chatear con nuestro departamento técnico e
incluso, con su autorización, los técnicos pueden
acceder al control remoto de su ordenador., para
solucionar el problema de forma rápida.
Fichero de expedientes
Fichero de clientes
El fichero de presupuestos es similar al de
expedientes salvo en dos puntos, cambia el botón
de Facturar por el de Aceptado. Cuando el
presupuesto está aceptado, al pulsar este botón se
le pregunta si quiere traspasar este presupuesto
como un expediente.
Además el botón de Pro forma/Albarán de los
expedientes, se llama aquí Presupuesto.
Asistente de hoteles
Se encuentra en la pantalla principal, es un nuevo
icono con la letra H. Consiste en un ASISTENTE
para dar de alta expedientes de HOTEKES sin
necesidad de entrar en la pantalla de expedientes,
de una forma más rápida y resumida.
Capturas de Amadeus
Capturas de mayoristas
Asistente de hoteles
Accesos en la parte inferior de la pantalla
principal
Calculadora
Fichero de expedientes
Fichero de clientes
Listado de usuarios utilizando el
programa en ese momento
Desde esta pantalla podrá introducir los datos
básicos de una reserva de un hotel y crear
directamente el expediente con los datos
introducidos.
Los datos a introducir son:
Revisión 20-09-04 - Página 63
TRAVEL SUITE -
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Cliente
Comitente
Producto
Localizador
Descripción
Nombre y apellidos de 2 pasajeros.
Fecha de entrada
Fecha de salida
Importe
F.M. (Comisión)
Prestatario
Número de habitaciones
Tipo de habitación
Pax total
Régimen
seleccione el botón “Añadir” en la casilla de Datos
Adjuntos.
Dé un título, y escriba el mensaje que desee. Puede
solicitar una vista previa del envío que va a realizar
o, por el contrario, que el mensaje se envíe
directamente.
CC: envío con copia visible para otros destinatarios
CCOO: envío con lista de destinatarios oculta.
Para finalizar, presione el botón “Enviar mensaje” y
se abrirá el programa de correo que Ud. tenga en su
ordenador.
Correo interno
El campo de “Nombre” le permite crear plantillas de
reservas, por ejemplo, “Reservas de hoteles Meliá”,
estas plantilla pueden ser almacenadas para poder
utilizarlas más tarde, cambiando algún dato.
En el asistente podrán añadir los datos básicos de
una reserva, si llevara pasajeros adicionales, ..
deberá añadirlos cuando traspase todos los datos al
expediente.
Puede añadir los datos a un expediente abierto o a
uno nuevo.
Correo externo
El correo interno es una utilidad muy práctica para
cualquier empresa. Se trata de un método de
comunicación entre los usuarios del programa. Ud.
puede enviar mensajes a cualquiera de los usuarios
de la aplicación para ordenarles un trabajo,
avisarles de llamadas, ...
Dispone de
•
bandeja de entrada de mensajes
•
bandeja de mensajes pendientes
recepción
•
bandeja de elementos enviados
de
Travelsuite incorpora un gestor de correo
electrónico, similar al que suele utilizar en su
ordenador.
Lo más práctico que incorpora este gestor, son las
direcciones de correo electrónico de clientes y
proveedores. Automáticamente el programa recoge
todas las direcciones de correo que Ud. ha
introducido en los ficheros de clientes y
proveedores.
Cuando vaya a enviar un e-mail, pulse el botón
“Seleccionar” para obtener un listado de direcciones
de correo de sus clientes y proveedores; haga
“doble clic” sobre las direcciones a las que va a
remitir el correo y pulse “Añadir” para agregar a la
lista de destinatarios las direcciones seleccionadas.
Puede crear nuevos mensajes, responder, borrar o
imprimirlos.
Agenda diario
La agenda le será de gran utilidad para recordarle
las tareas pendientes de realizar por Ud. o para
cualquier usuario del programa.
Cuando dé de alta una tarea, puede seleccionar a
qué usuario se la envía, puede ser a cualquiera de
la red, a Ud. mismo o a todos.
Como en cualquier gestor de correo electrónico,
puede adjuntar diferentes archivos; para ello,
Cada vez que entre en el programa un usuario y
posteriormente cada 5 minutos, la aplicación busca
si hay tareas pendientes para ese día y se lo hace
saber.
Revisión 20-09-04 - Página 64
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Para insertar un código de la lista desplegable,
posicione el cursor donde quiere insertar ese
campo, busque en la lista de campos disponibles el
código y selecciónelo.
El calendario de la agenda tiene unas serie de
leyendas, que aparecerán situadas en el día donde
se haya dado de alta una tarea:
•
P: tareas Pendientes
•
L: tareas Leídas
•
S: Sistema: tareas que se han enviado
para todos los usuarios.
Mailing y cartas
La aplicación va a insertar un código entre #, que
cuando imprima serán sustituidos por datos.
De esta forma, cada modelo de carta se convierte
en una plantilla.
Botones exclusivos de esta pantalla
•
Dispone de esta opción en el Menú, Comercial,
Mailings y Cartas.
Desde aquí puede crear una base de datos con
todos los formatos de cartas que utiliza su agencia.
Los modelos de cartas los puede combinar con
datos de clientes, comitentes o expedientes.
•
•
•
Leer fichero: el sistema utiliza el tipo de
ficheros RTF (estándar internacional para
texto con formato), que podrá generar
desde cualquier procesador de textos. Si
ya tiene modelos de cartas creados,
importelos desde esta opción.
Crear fichero: Crear un archivo RTF con la
plantilla seleccionada.
Imprimir: Realizar la fusión entre la carta y
los datos reales. Una vez efectuado este
proceso, se iniciará de forma automática el
procesador de textos predeterminado de
Windows. En caso de que la carta sea para
más de un destinatario, se insertará
automáticamente un salto de página entre
cada carta.
Clientes : si desea enviar esta carta para
más de un cliente, seleccione desde aquí
los clientes y se generará una carta para
cada uno.
Cambiar usuario activo
Opción a su disposición en Menú, Utilidades,
Cambiar usuario activo.
Cómo crear una carta personalizada
•
•
•
•
Dé de alta un modelo, especificando un
código y una descripción.
Posiciónese en el texto de la carta, y
escriba el texto que llevará este modelo en
particular.
Puede cambiar el formato de la letra, el
tamaño y el color.
Dispone en la lista desplegable, de una
serie de códigos que, al imprimir esta carta
serán sustituidos por los datos de clientes,
comitentes o expedientes seleccionados.
Generador de contabilidad
Mientras ha ido utilizando el programa, si ha
apuntado correctamente las cuentas del Plan
General Contable, la aplicación va tomando nota de
estas operaciones para que al final, proceda a
generar la contabilidad.
En el momento de generar la contabilidad de su
agencia durante un determinado período, acceda a
esta pantalla del menú de utilidades.
Revisión 20-09-04 - Página 65
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Se le preguntará si quiere enviar un archivo
electrónico
con
el
fichero
creado
directamente a su asesor contable.
•
Seleccione el período a generar y pulse el botón
“Procesar”, para crear los movimientos introducidos
durante estas fechas.
Se van a crear asientos contables de:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Volver a generar movimientos validados : Si
marca esta casilla, se volverán a generar
los
asientos
correspondientes
a
movimientos ya validados de ese período.
Una vez que esté generado el asiento del
grupo de gastos de gestión globales, éstos
no se podrán modificar en el expediente.
Consulta de destinos
Link con la página de información de destinos del
Ministerio de Asuntos Exteriores, por Comunidades
Autónomas y por Países.
Compras a comitentes
Pagos a comitentes
Cobros a clientes
Entregas a cuenta
Liquidaciones
Compras a proveedores generales
Pagos a proveedores generales
Gastos globales: no incluye los gastos
incluidos en cada producto, sólo los
globales por expediente.
Conciliación
Si no desea generar la contabilidad de alguno de los
anteriores
grupos ,
desmarque
la
casilla
correspondiente.
Al procesar, se crean todos los asientos por cada
grupo, si existiese algún error se muestra una raya
roja debajo del grupo con error, si hace clic sobre
esta línea, se le muestran en el cuadro de la
derecha el listado de errores. Puede observar los
diferentes listados de asientos que se han generado
de forma automática.
Calculadora
Travelsuite incorpora una calculadora científica para
sus operaciones.
Fecha de trabajo
Botones particulares del generador
•
•
•
•
•
Imprimir: Se crea un documento con los
asientos generados.
Validar listados : Si valida los asientos
generados, la próxima vez que quiera abrir
el proceso del generador, no recogerá los
movimientos incluidos en los asientos
validados.
Traspasar a Contaplus : Se crea el fichero
que importará automáticamente Contaplus.
Traspasar a ASCII Se crea el fichero en
este formato
Traspasar a Contawin Se crea el fichero
que importará automáticamente Contawin.
Si su agencia dispone de otro programa de
contabilidad, le adaptamos el fichero a
importar.
Para trabajar con la aplicación con fecha anterior a
l a actual, seleccione del calendario la fecha de
trabajo que desee.
Notas
Durante el trabajo cotidiano de la agencia, es muy
habitual recibir peticiones de clientes y al mismo
tiempo difícil de poner en marcha, en ese mismo
momento, la apertura de expedientes.
Le proponemos que utilice nuestro sistema de
Notas en el que apuntará los datos básicos de un
futuro expediente, pudiendo asignar a cada nota
una fecha límite de aviso.
Encontrará las Notas en el menú de Utilidades, o en
la barra inferior de la pantalla principal del
programa.
Revisión 20-09-04 - Página 66
TRAVEL SUITE -
El botón
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
accede directamente a la creación de
una Nota nueva. Mientras que desde el botón
accede directamente a la lista de Notas ya creadas.
En el desplegable que se encuentra a la izquierda
de estos dos accesos, se muestran los títulos de las
Notas que tiene activas. Este campo permanecerá
en azul cuando no hay notas pendientes, y en rojo
cuando sí las haya.
No hay notas pendientes
Existen Notas pendientes
Se muestran las notas activas, o las que tiene
pendientes en la parte superior. Y, abajo, los datos
completos de la que está seleccionada de la lista.
Creación de una Nota
Desde esta pantalla se puede modificar, borrar o
imprimir las notas activas. También, desde luego,
crear una nueva.
Puede enviar una copia de la nota a cualquier otro
usuario, seleccionándolo de la lista desplegable en
la parte inferior de la pantalla.
Directamente puede crear un expediente con todos
estos datos desde el botón de Crear expediente.
Chat
Automáticamente se rellenan los campos de
usuario, hora y fecha de alta de la Nota.
Ponga una descripción o título, el código de cliente
(pulse F3 si lo desconoce), una persona de contacto
(en el caso de empresa), teléfono, dirección de
correo electrónico y, si lo desea, las observaciones
que crea oportunas.
Por último, seleccione una Fecha límite, al
cumplirse esa fecha y no haberse borrado la nota,
se mostrará un mensaje recordatorio de la Nota.
Para finalizar, grabe los datos.
Listado de Notas
Dispone de la posibilidad de mantener una
conversación entre dos usuarios de la agencia
mediante Travelsuite, incluso entre personas que
trabajan en diferentes sucursales y utilizan el
programa situado en la Central.
Para invitar a un usuario a iniciar una conversación
por Chat, debe ir a la barra inferior de la pantalla
principal de la aplicación, junto a la fecha, y
seleccionar el usuario con el que desea chatear.
Al usuario seleccionado le aparecerá un mensaje
de aviso (puede tardar hasta 5 segundos)
avisándole que Ud. quiere iniciar una conversación.
Si acepta, aparecerá una pantalla donde se verá
reflejado el texto que ambos hayan escrito.
Esta herramienta es especialmente útil para las
agencias que trabajan con sistemas de acceso
remoto entre sucursales.
Revisión 20-09-04 - Página 67
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
19. LISTADOS
Travelsuite genera multitud de listados, en
referencia a numerosas condiciones de selección, y
de diferente modalidades.
Como norma general a todos los listados, puede
guardar la configuración de un listado (las
condiciones de selección) y darle un nombre. Le
será muy útil si quiere sacar listados de este tipo
habitualmente. Esta opción se denomina “Perfil" y la
puede encontrar en todas las pantallas de listados.
•
•
Seleccione el tipo de listado:
•
•
•
Listado de clientes
•
•
Elija de entre las siguientes condiciones de
selección que aparecen en el fichero de clientes,
puede unir tantas condiciones como desee:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Sexo
Código: intervalo por códigos de cliente.
Nombre: intervalo por nombres, de la A a
la Z
Población: intervalo por población.
Aniversario: intervalo por fechas de
aniversario.
Puntos: intervalo por cantidad de puntos
adquiridos.
Depósitos: intervalo de cantidad en
depósitos.
Descuento: intervalo por descuentos
Código postal: intervalo de códigos
postales.
País: intervalos por país
Divisa: intervalo por divisas
Actividad: intervalo por grupo de actividad
Tipo de cliente: intervalo por tipo de cliente
Tipo de IVA: intervalo por tipo de IVA
aplicado
Forma de pago: intervalo por forma de
pago por defecto.
Representante: seleccione el listado de
clientes de un representante.
Seleccione la orden de salida de los datos de entre
los siguientes:
•
•
Código
CIF
Nombre
Teléfono
Básico:
Código,
nombre,
dirección,
población, número de cuenta contable y
teléfono.
Detallado: Código, nombre, CIF, contacto,
dirección, código postal y provincia,
teléfono y fax.
Etiquetas : Imprime etiquetas para cartas,
en formato estándar de etiquetas 8x3 de
APLI (8 filas y 3 columnas). Si selecciona
un listado de este tipo, puede señalar la
etiqueta por la que quiere que se comience
a imprim ir, contando por filas.
Depósitos : Código, nombre, dirección,
población y depósito
Puntos : Código, nombre, dirección,
población, puntos adquiridos e importe del
punto.
Puede realizar la selección de clientes con los
intervalos que desee, y exportar el grupo
seleccionado a una carta que tenga dada de alta en
Mailings. Pulse el desplegable que se encuentra al
lado de “Exportar selección a una carta”, y elija la
carta a la que desea exportar los datos de los
clientes escogidos.
Listado de proveedores
Elija de entre las siguientes condiciones de
selección que aparecen en el fichero de
proveedores, puede unir tantas condiciones como
desee:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Código: intervalo por códigos de cliente.
Nombre: intervalo por nombres, de la A a
la Z
Población: intervalo por población
Código postal: intervalo de códigos
postales.
País: intervalos por país
Divisa: intervalo por divisas
Actividad: intervalo por grupo de actividad
Tipo de proveedor: intervalo por tipo de
proveedor
Forma de pago: intervalo por forma de
pago por defecto.
Representante: seleccione el listado de
proveedores de un representante.
Seleccione la orden de salida de los datos de entre
los siguientes:
•
•
•
•
Código
CIF
Nombre
Número de cuenta
Seleccione el tipo de listado:
Revisión 20-09-04 - Página 68
TRAVEL SUITE -
•
•
•
•
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
•
Básico:
Código,
nombre,
dirección,
población y provincia y teléfono.
Detallado: Además de los datos del listado
básicos incluyen los datos de cada
producto de este mayorista: Código,
nombre,
porcentaje
de
comisión,
porcentaje de comisión a vendedores, Si
es o no Paquete, Cupos, si es o no Pago
directo, IVA del cliente, IVA de la comisión,
Si es o no Tarifa neta y si incluye o no:
gastos generales, avión, barco, tren, bus,
traslados, hotel y coche de alquiler. Al final
un total del numero de productos
asociados a este proveedor.
Etiquetas : Imprime etiquetas para cartas,
en formato estándar de etiquetas 8x3 de
APLI (8 filas y 3 columnas). Si selecciona
un listado de este tipo, puede señalar la
etiqueta por la que quiere que se comience
a imprimir, contando por filas
Cuentas : código, nombre, CIF/NIF, número
de cuenta del proveedor, número de
cuenta de comisiones.
Listado de expedientes
•
•
•
•
•
•
•
Documentación: por intervalos de fecha de
entrega de documentación
Anulados: por intervalos de fechas de
expedientes anulados
Total: por intervalos de importes totales del
expediente
Gastos: por intervalos de importe de
gastos
Descuento: por intervalos de porcentajes
de descuento
Confirmados: los confirmados, los NO
confirmados o todos
Cobrados: los cobrados, los NO cobrados
o todos
Puede marcar la casilla, si quiere filtrar por
expedientes que están abiertos, es decir,
pendientes de entregar la documentación y
además no se encuentren anulados.
Condiciones de selección por productos:
•
•
•
•
Comitente
Producto
Liquidación: intervalos de códigos de
liquidación
UATP: expedientes pagados por UATP, los
que no, o todos
Seleccione la orden de salida de los datos de
entre los siguientes:
•
•
•
•
•
Número
CIF
Nombre
Descripción
Fecha de salida
Seleccione el tipo de listado:
Elija de entre las siguientes condiciones de
selección que aparecen en los expedientes, puede
unir tantas condiciones como desee:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Expediente: intervalo de expedientes
Cliente: intervalo de clientes.
Usuario: intervalo por usuarios, para hacer
un listado de expedientes dados de alta
por un usuario en particular.
Divisa: intervalo por divisas
Actividad: intervalo por grupo de actividad
del cliente
Tipo de cliente: intervalo por tipo de cliente
Tipo de IVA: intervalo por tipo de IVA
aplicado
Forma de pago: intervalo por forma de
pago satisfecha en el expediente.
Salida: por intervalos de fecha de salida
Regreso: por intervalos de fecha de
regreso
Fecha de alta: intervalos por fecha de alta
del expediente.
•
•
•
•
•
•
Básico:
Código,
nombre,
dirección,
población y teléfono. Si selecciona este
formato, las condiciones de filtrado por
productos no están activas. Si necesita
filtrar por productos, seleccione cualquier
otro.
Básico con productos
Detallado: Código, nombre, CIF, contacto,
dirección, código postal y provincia,
teléfono y fax.
Detallado con productos : Código, nombre,
dirección, población y depósito
Detallado con estado de compras : Número
de expediente, cliente, fecha de salida,
fecha de regreso, número de pax, fecha de
entrega
de
documentación,
base
imponible, IVA, tasas, total, entregado a
cuenta, gastos de gestión, UATP,
pendiente de cobro.
Productos : proveedor, UATP, BSP,
localizador, porcentaje de comisión, PVP,
porcentaje de IVA, IVA, tasas, fecha de
pago, fecha de vencimiento.
Revisión 20-09-04 - Página 69
TRAVEL SUITE -
•
•
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
No se incluirán en este listado los
expedientes anulados.
Pasajeros : Número, cliente, fecha de
salida, fecha de regreso, número de pax,
fecha de entrega de documentación, si
está anulado, total, gastos de gestión y
listado de pasajeros.
Expedientes por usuario: agrupados por
usuario, se detallan los expedientes dados
de alta: número, cliente, fecha de salida,
fecha de regreso, número de pax, fecha de
entrega de documentación, si está
anulado, total y gastos de gestión. Al final,
una comparativa por usuarios en un
gráfico.
Listado de facturas emitidas
Elija de entre las siguientes condiciones de
selección que aparecen en las facturas, puede unir
tantas condiciones como desee:
•
•
•
•
•
•
•
•
Número de factura: intervalos por número
de factura.
Código: intervalo por código de cliente
Referencia: intervalo por referencias del
cliente
Fecha: intervalo por fechas de factura
Pax: intervalo por número de pax.
Descuento: intervalo por descuento en
factura.
Tipo de IVA: intervalo por tipo de IVA de la
factura
Forma de pago: intervalo por forma de
pago de la factura.
•
•
•
Seleccione el orden de salida de los datos de
entre los siguientes:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Comitente: intervalo por proveedores
contenidos en las líneas de factura
Producto: intervalo por productos incluidos
en las línea de factura.
UATP: facturas pagadas por UATP, las
que no, o todas.
Número de factura
Cliente
Fecha de factura
Nombre
Seleccione el tipo de listado:
•
Condiciones de selección por líneas de factura:
Vencimiento: intervalo por fecha de
vencimiento
Pago: intervalo por fecha de pago
Situación: facturas cobradas, pendientes o
todas
•
Básico: Número de factura, fecha, cliente,
CIF, total, gastos de gestión, entregado a
cuenta, UATP, a pagar, pagado y
pendiente.
Detallado: Número de factura, fecha,
cliente, CIF, tipo de IVA, forma de pago,
descuento, número de expediente, total,
gastos de gestión, entregado a cuenta,
UATP, a pagar, pagado y pendiente.
Detallado con conceptos y vencimientos :
se muestran todos los datos del listado
detallado y además la descripción de cada
línea incluida en la factura: proveedor,
producto, base imponible, porcentaje de
IVA, IVA, tasas, UATP, fecha de
vencimiento, importe y forma de pago,
número de líneas y totales.
Desglose de facturas : Se muestran las
facturas completas seleccionadas. Le será
de gran utilidad para sacar todas las
facturas de un cliente, o en un período
determinado. Al final, tiene un resumen del
total de facturas, incluyendo la suma total
de los importes de total factura, gastos,
entregas a cuenta, pagos por UATP,
pendientes de pago...
Extracto de facturas por cliente: listado de
facturas por cliente, en formato carta.
Incluye la siguiente información: nº de
factura, fecha, total gastos, entregado a
cuenta, UATP, pendiente de pago, pagado
por
vencimientos,
pendiente
por
vencimientos.
Básico sin gastos : listado similar al básico,
en el que se excluyen los gastos.
Resumen por cliente: parte del listado de
extracto de facturas por cliente, pero
agrupado para que quede más resumido.
Listado de pagos / cobros de comitentes
Condiciones de selección por vencimientos:
Revisión 20-09-04 - Página 70
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Seleccione el tipo de listado:
•
•
Elija de entre las siguientes condiciones de
selección, puede unir tantas condiciones como
desee:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Expediente: intervalo por número de
expediente
Comitente: seleccione un proveedor
Producto: seleccione un producto
Fecha salida: intervalo por fechas de salida
Fecha compra: intervalo por fechas de
compras
Fecha pago: intervalo por fechas de pago a
proveedores
Fecha de conciliación de factura
Fecha de previsión de pago a proveedores
Fecha vencimiento: intervalo por fecha de
vencimiento de pagos a proveedores
Forma de pago: intervalo por códigos de
formas de pago
Código de liquidación: intervalo por
códigos de liquidación
Puede marcar la casilla que dice: No incluir
en el listado los expedientes anulados.
UATP: los pagados por UATP, los que no o
todos.
Pago directo: los que sean pagos directos,
los que no o todos
Situación: las facturas de proveedores
pendientes, pagadas o todas
PVD: intervalo por PVD
PVP: intervalo por PVP
Porcentaje de comisión: intervalo por
porcentaje de comisión
Comisión: intervalo por importe de
comisión
Porcentaje de IVA: intervalo por porcentaje
de IVA
IVA: intervalo por importe de IVA
Tasas: intervalo por importe de tasas
Seleccione el orden de salida de los datos de
entre los siguientes:
•
•
•
•
•
Número de expediente
Fecha de compra
Fecha de vencimiento
Fecha de pago
Fecha de salida
•
•
•
•
•
•
•
Básico: agrupado por código de proveedor
y totalizando las compras: número de
expediente, producto, precio de compra,
precio de venta, porcentaje de comisión,
comisión, IVA de la comisión, fecha de
compra, fecha de pago, fecha de salida,
localizador.
Detallado:
número
de
expediente,
producto, precio de compra, precio de
venta, porcentaje de comisión, comisión,
porcentaje de IVA de la comisión, IVA de la
comisión, tasas, UATP, gastos de gestión,
forma de pago, fecha de compra, fecha de
pago, fecha de salida, localizador.
Liquidación de comisiones / pagos
directos : número de factura propia, número
de expediente, comisión, IVA de la
comisión, total, fecha de compra,
localizador.
Estadística por proveedor y producto:
agrupados por proveedor: producto,
número de servicios, porcentaje sobre el
total de servicios, importe neto (sin tasas),
importe bruto, comisión, IVA de la
comisión. Al final se muestra un total con
el número de servicios realizados, y la
suma de importes netos, brutos, comisión
e IVA de la comisión.
Conciliación:
Situación
de
las
conciliaciones agrupadas por proveedor:
número de expediente, producto, importe
neto, importe bruto, porcentaje de
comisión, comisión, IVA de la comisión,
fecha de compra, fecha de pago, fecha de
salida, localizador.
Detalle por proveedor: Igual que el listado
de conciliación, pero al final de cada
proveedor se muestra los totales por
proveedor.
Detalle de gastos : agrupado por proveedor:
número de expediente, producto, importe
neto, importe bruto, porcentaje de
comisión, comisión, IVA de la comisión,
gastos exentos, gastos sujetos, IVA de los
gastos sujetos y localizador.
Listado de previsión de pagos : agrupados
por proveedor, los expedientes ordenados
por fecha de previsión del pago: nº de
expediente, producto, neto, a cuenta,
bruto, porcentaje de la comisión, comisión,
IVA de la comisión, fecha de compra, fecha
de pago, fecha de previsión y localizador.
Facturas
emitidas
a
proveedores :
agrupados por proveedor, nº de factura, nº
de expediente, producto, importe neto,
importe bruto, porcentaje de comisión,
comisión, IVA de la comisión, fecha de
compra, exento, Base, IVA.
Listado de caja
Revisión 20-09-04 - Página 71
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
•
•
•
Desde la fecha
Hasta la fecha
Usuario: puede seleccionar todos.
Elija de entre las siguientes condiciones de
selección, puede unir tantas como des ee:
•
•
•
Desde la fecha
Hasta la fecha
Serie de caja: si selecciona la serie Z,
aparece en el listado todas las cajas.
En este listado existe únicamente un orden de
salida y un tipo. El listado incluye los siguientes
datos agrupados por cada serie de caja, fecha,
número de expediente, concepto, otros datos (nº de
documento...), forma de pago, ingresos, gastos y
saldo.
Listado de check - in
Para llevar un control de los movimientos que se
van a generar próximamente, según los expedientes
creados, hemos creado este listado de check-in.
Elija de entre las siguientes condiciones de
selección, puede unir tantas como desee:
•
Desde la fecha
•
Hasta la fecha
•
Avión, Barco, Tren, Bus, Hotel, Traslados,
Vehículos, General.
Condiciones de selección por productos:
•
•
Com itente
Producto
En este listado existe únicamente un orden de
salida y un tipo. El listado incluye los siguientes
datos agrupados por fecha de salida de cada
servicio:
Comitente,
producto,
número
de
expediente, pax, unidades de producto, localizador,
descripción del servicio, nombre del pasajero titular
de la reserva, importe bruto del cliente, suplementos
del cliente y fecha de pago.
En este listado existe únicamente un orden de
salida y un tipo. El listado incluye los siguientes
datos agrupados por cada usuario de la aplicación:
fecha, comitente, producto, número de expediente,
base comisionable, porcentaje de comisión y
comisión.
Listado de gastos de proveedores generales
Elija de entre las siguientes condiciones de
selección, puede unir tantas condiciones como
desee:
•
Proveedor: intervalo ordenado por código
de proveedor
•
Tipo de IVA: intervalo por tipos de IVA
•
Forma de pago: intervalo por formas de
pago.
•
Fecha de compra: intervalo por fechas de
compra.
•
Fecha de pago: intervalo por fechas de
pago
•
Fecha de vencimiento: intervalo por fechas
de vencimiento
•
Base imponible: intervalo por importes de
base imponible
•
Porcentaje
de
IVA:
intervalo
por
porcentajes de IVA
•
Total: intervalo por importes totales
•
Situación:
facturas
de
proveedores
generales pagadas, pendientes o todas
Seleccione el orden de salida de los datos de
entre los siguientes:
•
•
•
•
Proveedor
Fecha de compra
Fecha de vencimiento
Fecha de pago
Listado de comisiones de vendedores
Elija de entre las siguientes condiciones de
selección, puede unir tantas condiciones como
desee:
Revisión 20-09-04 - Página 72
TRAVEL SUITE -
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Seleccione el tipo de listado:
•
•
Por fechas : proveedor, concepto, base
imponible, porcentaje de IVA, IVA, total y
fecha de vencimiento, agrupados por
fechas.
Por
proveedor:
fecha,
documento,
concepto, base imponible, porcentaje de
IVA, IVA, total, fecha de pago, forma de
pago, comisión, fecha de vencimiento,
cuenta de proveedor, cuenta de gastos.
•
Listado de estadística de ventas
Listado que permite sacar la estadística de ventas
de un período anual, de cualquier oficina o
empresa, de una a una o varias a la vez, y poder
compararlo con el período que desee.
•
Se van a agrupar los resultados por meses, así le
damos la opción de elegir entre hacer la agrupación
por fecha de salida del expediente, o por la fecha de
alta.
Seleccione el tipo de informe:
•
Estadística por oficina y año: agrupados
por mes:
Servicios (unidades y porcentaje
por empresa)
Importes brutos (importe y
porcentaje de empresa)
Tasas ( importes y porcentaje de
empresa)
Comisiones netas (Importe e IVA
de la comisión)
Gastos (importe e IVA de los
gastos)
Total: Brutos + tasas
Total: Comisiones + IVA de la
comisión + Gastos + IVA del
gasto.
Gráfico de servicios por mes
Gráfico de importes brutos por
mes
Gráfico de comisiones por mes
Si se hubieran seleccionado varias
oficinas, además:
Gráfico
de comparativa de
número de servicios por oficinas
Gráfico de comparativa de
importes brutos entre oficinas.
Gráfico de comparativa de
comisiones entre oficinas.
Gráfico de comparativa de gastos
entre oficinas.
Estadística
detallada
por
oficina:
estadística por agencia y por tipo de
servicio, agrupado por mes:
Servicios: número de servicios,
importe bruto y comisiones.
Avión: unidades e importes.
Tren: unidades e importes.
Bus: unidades e importes.
Hotel: unidades e importes.
Traslado: unidades e importes.
Coche: unidades e importes.
General: unidades e importes.
Paquetes: unidades e importes.
Gráfico de comparativa de tipo de
servicio por número de servicios
realizados
Gráfico de comparativa de tipo de
servicio por importes brutos.
Comparativa con otro período: agrupado
por mes y por oficina:
Años de comparativa
Servicios (unidades y porcentaje
por empresa)
Importes brutos (importe y
porcentaje de empresa)
Tasas ( importes y porcentaje de
empresa)
Comisiones netas (Importe e IVA
de la comisión)
Gastos (importe e IVA de los
gastos)
Total: Brutos + tasas
Total: Comisiones + IVA de la
comisión + Gastos + IVA del
gasto.
Si al procesar la estadística, se encontrara cualquier
error, le sería comunicado a través del cuadro
inferior de incidencias de la pantalla.
Listado de estadística de Implant´s Aéreos
Para aquella agencia de viajes que tenga instalado
un Implan´t en una empresa, este listado le será de
gran utilidad.
Elija de entre las siguientes condiciones de
selección, puede unir tantas condiciones como
desee:
•
Cliente: intervalo por código de cliente.
•
Pasajero: Introduzca Apellidos, Nombre en
mayúsculas.
•
Tarifa
•
Usuario
Revisión 20-09-04 - Página 73
TRAVEL SUITE -
•
Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Fecha de emisión: intervalo por fechas de
emisión.
Seleccione el tipo de listado:
•
•
•
•
•
•
Fechas : Parte de ventas agrupado
fechas.
Pasajero: Parte de ventas agrupado
pasajeros.
Trayecto: Parte de ventas agrupado
trayectos.
Tarifa: Parte de ventas agrupado
tarifas.
Resumen por fecha y compañía
Usuario: Parte de ventas agrupado
usuarios.
entregas a cuenta (Total, Pendiente y Cobrado),
Compras y pagos a proveedores (Total, Pagado, A
cuenta, Pendiente). Al final del listado, un total de
importes.
por
por
por
por
por
Informe de situación
Control de tesorería; a partir de este listado podrá
emitir un listado de todos los expedientes que
tengan algo pendiente de cobro, o pendiente de
pago, a ambas cosas a la vez.
Seleccione una o varias oficinas sobre las que
desea realizarla consulta, e indique el intervalo de
fechas.
Puede elegir entre las fecha de alta del expediente,
o la fecha de salida del mismo.
En este listado existe únicamente un orden de
salida y un tipo. El listado incluye los siguientes
datos agrupados por empresa u oficina: Nº de
expediente, Fecha, Descripción, Cliente, Cobros y
Revisión 20-09-04 - Página 74
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
20. VARIOS
Fichero de usuarios
Desde esta pantalla, se dan de alta los usuarios de
la aplicación. Siempre se podrán modificar o borrar
los datos.
•
•
•
•
B: baja de registros.
M: modificación de registros
O: botones exclusivos de cada pantalla,
salvo localizar.
E: entrar a la pantalla.
El usuario gestor tiene privilegios especiales, como
modificar expedientes ya cerrados, modificar
vencimientos de facturas, etc.
Actualización del programa
Travel Suite cuenta con un sistema automático de
actualizaciones vía Internet.
Cada vez que efectuemos una modificación
relevante en la aplicación, le avisaremos por correo
electrónico de que ya tienen disponible una nueva
versión del programa.
Indique un código de usuario (número correlativo),
una clave o contraseña, el nombre y apellidos del
usuario, y seleccione de la lista desplegable uno de
los siguientes niveles de acceso a pantallas:
•
•
•
•
Básico
Intermedio
Avanzado
Gestor
Debe ejecutar esta opción y automáticamente se
instalaran las últimas versiones de los archivos de la
aplicación,
incluyendo
sus
documentos
personalizados.
Es importante que ningún otro usuario tenga abierto
el programa, ya que si es así, los archivos estarán
bloqueados.
En Plantilla, dispone de varios modelos de fondo de
pantalla, elija el que más le guste.
Niveles de acceso
Ud. es quien va a configurar cada nivel de acceso a
las pantallas de Travelsuite.
A la izquierda aparece un listado de todas las
pantallas del sistema, y a la derecha cuatro
columnas correspondientes a los cuatro niveles de
acceso: básico, intermedio, avanzado y gestor.
Una vez conectados a Internet, le pregunta el
nombre de usuario y la contraseña. Estos datos se
los facilitaremos a la firma del contrato.
Introduzca los datos y pulse “Enter”. El sistema
detecta los ficheros nuevos y los marca para
descargar sin necesidad de intervención por su
parte.
Para cada una de las pantallas y niveles, puede
configurar las siguientes columnas:
•
A: alta / creación de registros.
Revisión 20-09-04 - Página 75
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Simplemente pulse el botón descargar y se iniciará
el proceso.
de almacenamiento (CD si dispone de grabadora,
cintas de BACK-UP, unidad ZIP...)
Copias de seguridad
Registrar controles
Travelsuite dispone de un sistema automático de
copias de seguridad. Por defecto este sistema le
obliga a hacer copias de seguridad cada 10 días.
Ud. puede variar el intervalo de ejecución en
Configuración del sistema del menú Varios .
Este es un proceso automático del programa. Si
tiene problemas con controles de Windows, ejecute
este procedimiento.
Registro de licencia
La aplicación se envía como versión de
demostración. Si desea registrar el programa, pulse
esta opción y se generará un código de licencia.
Notifique al departamento técnico de MICRODATA
este código y le devolverán el correspondiente.
No entre en está opción a no ser por petición
del departamento técnico ya que puede perder la
licencia de la aplicación.
Traslado de licencia
Esta opción es utilizada por si necesita mover la
aplicación de un ordenador a otro o por ejemplo, por
un cambio de servidor.
Seleccione la/s empresa/s de las que desea hacer
una copia de seguridad.
Puede incluir en las Copias de seguridad, si lo
marca, el Fichero de Prestatarios.
Cuando realice una copia de seguridad de
empresa, no incluirá los datos comunes a todas
ellas si no marca la opción de Copia Completa.
A continuación pulse en “Hacer copia”. El proceso
se completará en unos segundos.
Traslade la licencia a un disco flexible, copie el
programa donde necesite y cargue la aplicación
desde su nueva ubicación.
Este aparecerá como versión de demos tración.
Ahora pulse sobre registro de licencia y seleccione
importar desde A: con el disco insertado.
Borrado de licencia
Esta opción debe usarse solo bajo supervisión del
departamento técnico de MICRODATA.
Tablas
Travel Suite cuenta con unas tablas de ayuda al
usuario, la mayoría van precargadas.
Si durante el proceso de copia, surge algún
error, se activa el botón “Enviar por mail”, si lo
pulsa, lo recibirá el servicio técnico de Travelsuite.
Una vez terminada la copia, se deja el archivo en el
directorio
COPIAS dentro de la carpeta
TRAVELSUITE. Los ficheros se llaman de la
siguiente manera:
Datos de empresa:
TS_+”empresa”+_+”fecha copia”: TS_EM200400_26404.ZIP
Datos de la central:
TS_+” CENTRAL ”+_+”fecha copia”: TS_CENTRAL _26404.ZIP
En esta sección encontrará tablas de:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Bancos
Provincias
Poblaciones
Países
Divisas
Códigos IATA
Tipos de cliente
Actividades
Representantes
Calidades
Destinos
Tipos de proveedores
Le recomendamos guarde esta copia de
seguridad, regularmente, en un dispositivo externo
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Gestión integral de agencias minoristas – Manual de usuario
Reindexar
Esta opción comprueba la integridad de todos los
ficheros de programa.
Es muy recomendable utilizarla siempre que
suframos un corte de luz, cuando algún usuario
cierre la aplicación de forma incorrecta, etc.
Es muy importante que, cuando ejecute este
proceso, ningún otro usuario esté dentro de la
aplicación.
Revisión 20-09-04 - Página 77
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Ejemplo de impresión de facturas
Revisión 20-09-04 - Página 78
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ANOTACIONES
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