Procedimiento XXX - Universidad de Jaén

Instrucciones Técnicas de la BUJA
IT.[PC06.212]-07
CATALOGACIÓN CON EL MÓDULO DE
ADQUISICIONES DE MILLENNIUM
Elaborado por
Sección de Normalización y Proceso Técnico
Aprobación
Junta Técnica de 4 de febrero de 2009
Objeto
Normalizar los cambios que supone la implementación del módulo de adquisiciones de
Millennium respecto a la catalogación
Proceso
BIBL-SPE.03 – ANÁLISIS DOCUMENTAL
Histórico de cambios
Código edición
Fecha
01
2009-02-04
02
2012-09-26
Modificaciones
Se elimina la procedencia de documentos de Absys, cambio en la
asignación del código de barras, se incide en la asociación del pedido
con el ejemplar.
Universidad de Jaén
Vicerrectorado de Extensión Universitaria
Biblioteca
IT.[PC06.212]-07 – CATALOGACIÓN CON EL MÓDULO DE ADQUISICIONES DE MILLENNIUM• 2
Instrucciones Técnicas de la BUJA
1. DESARROLLO
A partir de Enero de 2009, queda implementado el módulo de Adquisiciones de Millennium. El
procedimiento para catalogación es el siguiente:
1. Los documentos entran a Proceso Técnico, procedentes de adquisiciones, con fotocopia de factura,
en la que viene indicado el n. de pedido de cada documento (número precedido de una “o”). Todos
los pedidos están asociados a un registro bibliográfico que tendremos que recuperar para revisar o
completar la catalogación. Para la entrada de documentos electrónicos véase la instrucción técnica
“Catalogación de monografías electrónicas on-line” (en elaboración).
2. Seleccionamos el índice “.Número del registro” y recuperamos con el n. de pedido que viene en la
factura:
3. El ejemplar que vamos a crear, tiene su registro de pedido colgado de un bibliográfico ya existente
en nuestra base de datos o nuevo, creado por adquisiciones (en cuyo caso hay que revisarlo).
4. En adquisiciones NO darán de alta ejemplares ni asignarán el código de barras, salvo en el caso de
pedidos que contienen varios ejemplares iguales y NO se han recibido en su totalidad, en cuyo caso
darán de alta el ejemplar recibido y pegarán al ejemplar el código de barras. Adquisiciones nos
advierte de ello, y el sistema también, ya que si damos de alta un ejemplar con el código de barras
repetido, millennium nos avisa de ello. Atención a los ejemplares que vengan creados por
adquisiciones, porque hay que corregir datos:
•
•
•
•
En “Ubicación”, vendrá cumplimentado con “Fondo Lagunillas” o “Fondo Linares”, cuando los
libros son para Biblioteca. En el caso de libros de departamento, servicios, etc., vendrá
cumplimentado con el departamento correspondiente.
El campo Icódigo2, vendrá siempre cumplimentado con el código “a” “OCULTAR ADQUIS”.
Este código hay que cambiarlo a “- -“ para que el ejemplar pueda visualizarse en el opac cuando
ya esté disponible.
En el campo Área, sólo tenemos que poner el nombre del Área, pero ya no tenemos que
cumplimentar los datos de factura, ni el código de la bibliografía recomendada, ya que ambos se
pueden ver en el registro de pedido (en el campo “d” con literal “Código”). En el caso de
donaciones, intercambios, etc., que no entran por el módulo de adquisiciones véase el campo
de “Procedencia” del Manual de catalogación.
Los datos del campo “Código” del ejemplo siguiente, contienen el código de la titulación, el
nombre de la asignatura y el código de la asignatura.
IT.[PC06.212]-07 – CATALOGACIÓN CON EL MÓDULO DE ADQUISICIONES DE MILLENNIUM• 3
Instrucciones Técnicas de la BUJA
•
Procedencia, siempre vendrá “Compra”
5. Atención, se ha creado un campo nuevo en el ejemplar, que importa los datos de factura y de
pedido introducidos previamente en adquisiciones, es el campo marc 979 con código “u” y literal “Inf.
factura”.
• Los datos de este campo se importan automáticamente. Para ello, cuando estemos
modificando el ejemplar, usaremos “Importar Información de pedidos”, tal como se ve en la
imagen de abajo, y este campo se cumplimentará. En él se copian los datos del pedido.
Esta es la imagen del campo 979 “Inf. factura”, ya importado al registro de ejemplar:
•
Y esta es la imagen del registro de pedido (.o), de donde proceden los datos del campo 979:
IT.[PC06.212]-07 – CATALOGACIÓN CON EL MÓDULO DE ADQUISICIONES DE MILLENNIUM• 4
Instrucciones Técnicas de la BUJA
L estructura del campo marc 979 es la siguiente:
979 __
o1000194|b08490625|c02-01-2009|d138|e12-01-2009|f€65.22|h12012009|kstar
|l17120|mf|nb|pd|q-|s-|tn|u001 copies
979 __
| ao1000194 (nº pedido .o)
|b08490625 (nº fact., .n)
|c02-01-2009 (fecha fact., .n)
|d138 (nº curren de la facturas dado por el sistema, .n)
|e12-01-2009 (Fecha facturación, .n)
|f€65.22 (Precio real, .n)
|h12012009 (fecha pedido, .o)
|kstar (Proveedor, .o)
|l17120) (fondo, partida presupuestaria, .o)
|mf (Tipo de pedido, .o)
|nb (Soporte, .o)
|pd (Código1, .o)
|q- (Código2, .o)
|s- (Código3, .o)
|tn (Código4, .o)
|u001 copies (Ejemplares pedidos, .o)
6. Además, en el registro de pedido podemos ver quien solicita el libro, el código de la titulación, el
código de la asignatura, etc. El registro de pedido podemos verlo desplegando el sumario, de
ejemplares. El número de pedido aparece en el ejemplar (i), en el campo 979|a. Al desplegar el
sumario, se ve, en la forma abreviada, el número de pedido por lo que podemos identificar el que
nos interesa sin tener que entrar en cada uno de ellos. ¡ATENCIÓN!, es muy importante que el
pedido que asociemos al ejemplar que hemos dado de alta, sea el suyo y no el de otro ejemplar.
Para ello, si tenemos dudas, hay que entrar en el pedido y ver quien lo ha pedido, la fecha, u otro
cualquier dato que nos ayude a identificar cuál es el pedido de ese ejemplar.
7. Para identificar el pedido, a partir del campo 979, hay que tener en cuenta que el último número es
un n. de control que no se incorpora al 979. Por ejemplo:
•
El número del registro de pedido es el o10001943, pero el número del registro de pedido
que pasa al campo 979 es el o1000194, sin el número 3 final. Ejemplo:
IT.[PC06.212]-07 – CATALOGACIÓN CON EL MÓDULO DE ADQUISICIONES DE MILLENNIUM• 5
Instrucciones Técnicas de la BUJA
•
El n. de pedido de la imagen anterior, pasa al campo 979 del ejemplar (imagen siguiente) sin el
número final ( el 3) que es un número de control, por tanto pasa así o1000194. Ejemplo:
•
Si necesitásemos buscar en el índice de registros este número de pedido, pero nos falta el último
número, pondremos en su lugar una “a” que funciona como un comodín para el dígito de control:
IT.[PC06.212]-07 – CATALOGACIÓN CON EL MÓDULO DE ADQUISICIONES DE MILLENNIUM• 6
Instrucciones Técnicas de la BUJA
8. Para ver todos los libros que contiene una factura, entramos en el módulo de adquisiciones;
seleccionamos el icono “Factura” (lateral izquierdo), después seleccionamos “Listar factura” y el
índice “n” “Invoice Number”. Escribimos el número de la factura:
Nos aparecerá un listado de los títulos de esa factura:
9. Como sabéis, en Millennium no podemos machacar registros, esto quiere decir que si el bibliográfico
entrante de adquisiciones no nos interesa, tenemos que redireccionar los registros de pedido y de
ejemplar (si lo hubieran dado), a otro bibliográfico, bien existente en nuestra base de datos o de
nueva creación, y después borrar ese bibliográfico pero sólo en el caso de que no tenga otros
registros asociados. También podemos corregir el registro bibliográfico manualmente en vez de crear
otro, pero ya sabéis, no se puede “machar”. En el caso de que queramos borrar el bibliográfico
entrante, es muy importante haber transferido todos los registros asociados (ejemplar, pedido, etc.)
a otro bibliográfico antes de borrarlo, ya que Millennium nos permite borrar bibliográficos con todos
sus registros asociados (aunque nos advierte de ello), y podríamos quedarnos sin información de los
mismos. IMPORTANTE: si transferimos ejemplares en bloque, hay que asegurarse de que NO
ESTEN PRESTADOS, ya que de estarlo no se deben transferir.
10. Para evitar las correcciones del bibliográfico, en la medida de lo posible, sería necesario que
enviaseis a la Jefa de Adquisiciones una lista con los z39.50 en los que preferís realicen las
búsquedas en cada una de vuestras Áreas.
11. Ya tenéis activada la opción de borrar registros bibliográficos. Se hace entrando a modificar el
registro bibliográfico, y después seleccionamos: Barra de menú – Fichero – Borrar Bibliográfico
Registro. Ejemplo:
IT.[PC06.212]-07 – CATALOGACIÓN CON EL MÓDULO DE ADQUISICIONES DE MILLENNIUM• 7
Instrucciones Técnicas de la BUJA
Si el Bibliográfico que vamos a borrar no tiene registros asociados, el sistema nos pide confirmación
para borrar:
Si el bibliográfico tiene registros asociados, el sistema nos pregunta si queremos borrarlos también,
en cuyo caso debemos seleccionar siempre “NO”:
12. Información de pedidos en el Opac. En el momento en que Adquisiciones realiza un pedido, sale un
mensaje en el Opac, indicando el número de ejemplares que se han pedido. Ejemplo:
IT.[PC06.212]-07 – CATALOGACIÓN CON EL MÓDULO DE ADQUISICIONES DE MILLENNIUM• 8
Instrucciones Técnicas de la BUJA
13. Cuando Adquisiciones recibe un pedido, desaparece del Opac el mensaje de los ejemplares pedidos.
Ejemplo:
14. Otra información adicional que podemos dar al usuario, es la de los libros que ha pedido él. Para ello
debe darnos su DNI, con este dato entramos en el índice “Código” desde el módulo de catalogación
(o desde adquisiciones) y escribiendo su DNI nos saldrá un listado de los libros que ha pedido. Esta
es la imagen:
IT.[PC06.212]-07 – CATALOGACIÓN CON EL MÓDULO DE ADQUISICIONES DE MILLENNIUM• 9
Instrucciones Técnicas de la BUJA
•
También podemos buscar en el índice “Código”, por titulación, asignatura, etc., aunque para
hacer estas búsquedas hemos de conocer los datos de búsqueda previamente o hacer una
búsqueda con asterisco. Esta es la imagen:
•
En la imagen anterior, el primer registro “001”, con 65 entradas, corresponde a bibliografía
pedida por Biblioteca atendiendo a las desideratas de usuarios o por iniciativa propia.
En la misma imagen, el registro n. 3, con 1 entrada, tiene los siguientes datos:
•
2100.O.1/603.060 BIOQUIMICA METABOLICA 3940
Titulación = 2100
Asignatura Optativa de primero = .O.1
Código del Departamento y del Área = /603.060
IT.[PC06.212]-07 – CATALOGACIÓN CON EL MÓDULO DE ADQUISICIONES DE MILLENNIUM• 10
Instrucciones Técnicas de la BUJA
Nombre de la asignatura y código de la misma: BIOQUIMICA METABOLICA 3940
•
Para recuperar estos datos desde el índice “Código”, hay que escribirlos tal y como han sido
metidos, aunque como ya sabéis, también podemos escribir sólo los dos o tres primeros
dígitos y nos sacará los registros que contienen esa raíz. Por ejemplo: