Instructivo - Universidad Autónoma de Querétaro

Universidad Autónoma de Querétaro
Secretaría de la Contraloría
Indicaciones para la toma de inventario de mobiliario y equipo de
oficina, equipo de laboratorio, equipo de cómputo y todos los
activos fijos inventariables diferentes a los anteriores.
OBJETIVO: Registrar y actualizar el control de los Bienes Patrimoniales de la
Institución, así como también, formalizar la responsabilidad de los empleados
con sus respectivos Resguardos.
1. Anexo encontrará un disco flexible de 31/2 que contiene en Excel el
formato de la toma de inventario el cual será considerado como
resguardo que deberá ser impreso y firmado por los funcionarios y
empleados respectivos, pues en dicho formato se señalan los datos
indispensables para identificar al empleado, quien es el responsable de
la custodia y el buen uso de los bienes a su cargo.
2. Se recomienda que la información contenida en el disco flexible se
respalde al disco duro del equipo de cómputo del responsable de
coordinar la toma de inventarios de la dependencia que se trate.
3. Durante el registro del inventario NO SE DEBERÁN CONSIDERAR los
siguientes artículos:
Engrapadoras
Perforadoras
Cestos para basura
Papeleras o charolas de plástico
Sacapuntas eléctrico
Ventiladores de pedestal y techo
Base de cerámica para garrafón de agua
Pizarrones
Pintarrones
Herramientas para jardinería (pala, pico, tijeras, etc.)
Herramientas diversas (pinza, desarmador, etc.)
Escaleras de madera y aluminio
Artículos de ornato (cuadros, cromos. posters, etc.)
Cafeteras
Consumibles (papelería y artículos de oficina)
4. Cuando en el transcurso de la toma de inventario se presente el hecho
de nuevas incorporaciones de bienes inventariables, deberán quedar
registrados estos, identificando el área y usuario responsable con la
finalidad de mantener lo más actualizado posible el inventario y el
resguardo respectivo.
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Universidad Autónoma de Querétaro
Secretaría de la Contraloría
Indicaciones para la toma de inventario de mobiliario y equipo de
oficina, equipo de laboratorio, equipo de cómputo y todos los
activos fijos inventariables diferentes a los anteriores.
5. En la toma del inventario podrá ocurrir que se localicen bienes en
condiciones de inservible, dañado u obsoleto, en estos casos deberán de
aislarse de los que se encuentran en uso. Se relacionará por separado y
se solicitará su baja correspondiente mediante un oficio dirigido a la
Secretaría Administrativa, cuando se trate de equipos de cómputo este
debe dirigirse a la Coordinación de Mantenimiento a Equipos de
Cómputo para que realicen la modificación correspondiente, en ambos
casos debe turnarse copia a la Secretaría de la Contraloría para su
conocimiento.
6. Las definiciones siguientes permiten decidir las bajas respectivas:
Inservible: equipo totalmente deteriorado e inútil
Dañado: equipo estropeado o roto que ya no permite su uso
Obsoleto: equipo que por el avance tecnológico ha dejado de ser útil.
7. Se puede dar el caso de que haya bienes que no son propiedad de la
U.A.Q., estos deben relacionarse por separado señalando sus
características y haciendo mención de su origen, ya sea que han sido
facilitados por otras instituciones o bien son propiedad del usuario.
Cuando esto ocurra debe informarse mediante un oficio a la Secretaría
de la Contraloría y anexar copia de la factura que acredite la propiedad
del bien.
8. Cuando se localicen donaciones a la dependencia inventariada se deben
registrar en el mismo formato anexo y en la columna de
“Observaciones” la leyenda “Donado por...”, haciendo mención del
área y empleado responsable de dicho bien.
9. Una vez que han sido concluidos los registros en el formato anexo, el
archivo del inventario actualizado deberá enviarse el disco flexible a la
Secretaría de la Contraloría, para realizar las pruebas aleatorias con la
finalidad de validar dicho inventario y simultáneamente actualizar los
resguardos respectivos.
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