Administración basada en actividades

Administración Basada en
Actividades
C.P. Aldo S. Torres Salinas
Administración Basada en
Actividades (ABM)
Concepto:
Es una herramienta administrativa
de costos que mejora las decisiones
organizacionales enfocando la
atención de la administración en:
Administración Basada en
Actividades (ABM)
 El trabajo del negocio
 Como se realiza el trabajo
 Porque se realiza y
 En los costos que se incurre.
Administración Basada en
Actividades (ABM)
Análisis de Actividades:
Es usado para analizar los
productos, los costos y el
desempeño de las actividades
organizacionales. El resultado se
observa en mejores y más eficientes
procesos de trabajo
Administración Basada en
Actividades (ABM)
En la Administración Basada en
Actividades, el trabajo es visto como un
camino progresivo, partiendo de tareas,
que se combinan para formar
actividades, que en conjunto
constituyen los procesos
Administración Basada en
Actividades (ABM)
Cada tarea, actividad o proceso
requiere entradas de recursos
(inputs), transformación y salidas
(outputs)
Inputs
Transformación
Outputs
Administración Basada en
Actividades (ABM)
Consideraciones:
 El límite entre tareas, actividades y
procesos es impreciso
 Un proceso es un conjunto de
actividades ligadas para desarrollar un
objetivo específico
El proceso y la tarea
 Un proceso tiene principio y fin así
como una clara definición de sus
entradas y salidas.
 Una tarea es muy pequeña para tener
un objetivo específico
Pasos para el Análisis de
Actividades
1)
2)
3)
4)
Obtener reportes e información de
costos por departamento
Identificar los procesos relevantes
Identificar entradas y salidas de
procesos
Detectar las actividades
involucradas en los procesos
listando sus tareas
Pasos para el Análisis de
Actividades
5)
6)
7)
Identificar los recursos requeridos
Definir para cada salida una unidad
de medida (financiera o no
financiera)
Definir para cada actividad
relevante una medida del resultado
Pasos para el Análisis de
Actividades
8)
Registrar el desempeño actual en
base a las medidas de resultado
9)
Evaluar el desempeño en base a
los resultados obtenidos
10) Realizar una lluvia de ideas para
mejorar los procesos
11) Implementar ideas e iniciar de
nuevo
Mensaje ABM
 El trabajo es un proceso
 El objetivo de la administración es
asegurarse de que las actividades
sean coordinadas, necesarias y
eficientes
 Reorientar a la organización a
administrar y entender los procesos
de trabajo
Administración basada en
Actividades
Ejemplo de Departamento de
servicios escolares
Obtener Información Financiera.
Asuma que el Departamento Escolar
del ITESM campus Monterrey gastó
$1,650,000 el año pasado. La
contraloría de Sistema desea entender
como fue gastada esta cantidad en
relación a las actividades del
Departamento. Suponga que los
gastos de operación fueron los
siguientes:
Información Financiera
Sueldos y prestaciones
960,000
Gastos de Operación
340,000
Gasto de Instalaciones
350,000
Total
1,650,000
Determinar los Procesos
Relevantes
En este departamento se admiten
estudiantes, se inscriben a clases, se
preparan los rosters de maestros y se
mantienen los registros de
calificaciones. Habiendo tres procesos
relevantes:
 Proceso de Admisión
 Proceso de Inscripción
 Proceso de Registro
Determinar Inputs y Outputs en
los procesos
• Inputs: son actos o eventos que
causan tareas y actividades para
iniciar un proceso
• Los actos o eventos son también
llamados Drivers, que son
cualquier evento, circunstancia o
condición que inicia una actividad
dentro de un proceso
• Outputs: son el resultado del
proceso
Inputs Procesos
R ecib ir S o licitu d
D e A d m isió n
P ro ceso d e A d m isió n
R equ erim ien to s
D e C lases y
O ferta d e C lases
P ro ceso d e In scrip cion es
R epo rte d e
C alificacio n es
T ran sferen cia d e
C alificacio n es
P ro ceso d e R eg istro
Outputs
D o cu m en tació n d e A v iso d e
A cep tación
E stu d ian tes N u evo s,
T ran sferen cia,
G rad u ado s
R o ster d e P ro feso res
H orario s p ara A lu m n o s
T ran scrip ts
Identificar las Actividades y
tareas en cada proceso
El proceso de admisiones inicia con el
recibo de la solicitud de admisión y
termina cuando se le notifica si ha
sido aceptado. Es necesario
determinar las actividades y tareas
que se realizan en este proceso para
poder evaluarlo. Suponga que
identificamos 4 actividades
principales:
El proceso de admisiones
4 actividades principales:
• Recibir solicitudes
• Procesar solicitudes
• Evaluar y notificar
• Hacer estadísticas y reportes
Recibir solicitudes
Identificación de tareas:
• Enviar las solicitudes a quienes
abren la correspondencia
• Revisar solicitudes para
determinar que esté completa
• Separar las solicitudes
incompletas y avisar a los
solicitantes de los datos
faltantes en su solicitud
Recibir solicitudes
Identificación de tareas:
• Acomodar las solicitudes
completas en orden alfabético
por tipo de solicitud
(estudiantes nuevos, de
transferencia, graduados)
• Registrar el número de
solicitudes procesadas en el día
• Esperar a que lleguen más
solicitudes.
Identificar los recursos
utilizados por cada actividad
Todas las tareas y actividades
consumen recursos, tales como
tiempo de la gente, tiempo de
computadoras, muebles, papelería, y
espacio en instalaciones entre otros. A
continuación se presenta una relación
de los recursos consumidos por la
recepción de solicitudes de admisión
Recursos a Actividades
R ecursos
D rivers de R ecurso
S ueldos y
P restaciones
M ateriales
C ostos de
O cupación
N úm ero de
E m pleados
U so real
M etros cuadrados
N úm ero de
E scritorios
N úm ero de
com putadoras
E quipo
C om putacional
C osto/D river de
R ecurso
S alario real
U tilización
C osto real
$115/m etro2
$2,160/m es
1.75 em pleados
0.25 supervisor
0
30 m etros
2 escritorios
$6,000/año
1 com putadora
Driver de recurso
Es el factor que mejor asigna el costo
del uso de recurso de una actividad.
Con la tabla anterior se puede
proceder a calcular el costo de la
actividad de recibir solicitudes de
admisión
Costo Anual
R ecu rso s
B ase d e C o sto
S u eld o s y
P restacio nes:
$ 2 4 ,0 0 0
1 em plead o tiem p o $ 2 4 ,0 0 0
co m p leto y u n o al
$ 7 2 ,0 0 0
75%
el 2 5 % d el tiem p o
d e u n su p erviso r
M ateriales
C o sto s d e
O cu p ació n:
M u eb les d e
O ficin a
U so d e E sp acio
E q u ip o
co m p u tacio nal
C o sto T o tal
$ 2 ,1 6 0 /añ o
1 1 5 /m etro 2
$ 6 ,0 0 0 /añ o
P o rció n
Id en tificable
100%
75%
25%
2 escrito rio s
3 0 m etro s2
1 co m p utad o ra
C o sto id en tificad o
a la activ id ad
2 4 ,0 0 0
1 8 ,0 0 0
1 8 ,0 0 0
4 ,3 2 0
3 ,4 5 0
6 ,0 0 0
$ 7 3 ,7 7 0
Costo de las otras Actividades
Haciendo un análisis similar de las
actividades desarrolladas en el
departamento de escolar se llegó a
determinar el costo de las demás
actividades realizadas en el proceso
de admisión.
Costo del Proceso de Admisión
R ecibir S olicitudes
$73,770
P rocesar S olicitudes
168,335
E valuar y notificar
220,900
G enerar E stadísticas y R eportes
T otal
33,600
$496,605
Definir Medidas para actividades
Es necesario identificar y medir los
outputs de cada actividad. Los
outputs sirven como inputs o cost
drivers para otras actividades y en
ocasiones ligan actividades entre
departamentos, también pueden ser
utilizados para generar medidas de
evaluación del desempeño. Por
ejemplo:
Inputs como medidas de
evaluación
A ctividades
O utputs
R ecibir S olicitudes




P rocesar S olicitudes y crear A rchivo
E valuar y N otificar
R eporte de A dim isión y E stadística






N otificación al estudiante
S olicitudes por alfabético
R egistro de solicitudes recibidas
A rchivo de docum entos de
solicitantes
R egistro en com putadora
F orm as de evaluación
N otificación a estudiantes
R equerim ientos de otras escuelas
R eportes estadísticos de estudiantes
S olicitudes y aceptaciones
Medidas de evaluación del
desempeño de las actividades
Estas medidas de evaluación pueden
ser financieras o no financieras. Un
buen juego de medidas de evaluación
del desempeño ayudan a alcanzar los
objetivos estratégicos de calidad, costo
y tiempo.
Evaluación de Admisiones
A ctividades
M edidas del desem peño
R ecibir S olicitudes
 T iem po de notificación
 C osto de solicitud notificada
P rocesar S olicitudes y crear A rchivo
 T iem po en procesar los distintos tipos
de alum nos
 N úm ero de errores de proceso
 C osto por tipo de estudiante
 C osto por evaluación
 T iem po de notificación a estudiantes
 N úm ero de solicitudes de
reconsideración
 C laridad del reporte
 C antidad de reportes
E valuar y N otificar
R eporte de A dm isión y E stadística
Registrar el desempeño de cada
actividad
Debe de llevarse un registro de los
resultados de operación, o registro de
las medidas del desempeño para poder
hacer comparaciones y buscar la
mejora continua.