Guía para la Integración, Control y Seguimiento del Programa Anual

INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL PARA LAS FUERZAS ARMADAS MEXICANAS
Guía
para la Integración, Control
y Seguimiento del Programa
Anual del Instituto
INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL PARA LAS FUERZAS ARMADAS MEXICANAS
GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA ANUAL
INTRODUCCIÓN
La presente Guía forma parte del control y auto-evaluación de las Unidades
Administrativas, la cual permitirá contar con la información en tiempo y forma
para la elaboración del Programa Anual del Instituto (PA) y el informe de su
respectivo seguimiento.
El Programa Anual de cada Unidad Administrativa, es el conjunto de actividades
programadas y agrupadas por área, que funge como herramienta para establecer
e incorporar sus metas y proyectos correspondientes, es además el resultado de
la Planeación Institucional, el cual establece plazos y responsables dentro de un
sistema de seguimiento y monitoreo de todas las acciones diseñadas.
Dichas actividades deben ser congruentes con las funciones del Manual de
Organización, y ser cumplidas de acuerdo al Programa Anual del Instituto, en
caso de encontrarse diferencias en su cumplimiento, deberán justificarse los
motivos, ya que su programa anual servirá de base para el cumplimiento de las
metas trazadas, para evaluar a cada Unidad Administrativa durante el año en
curso.
Por lo anterior se presenta “Guía para la Integración Control y Seguimiento
del Programa Anual del Instituto”, la cual contiene en cada uno de sus
apartados los elementos necesarios para la formulación y presentación del
documento.
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GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA ANUAL
OBJETIVO
Contar con una herramienta que permita a las Unidades Administrativas del
ISSFAM, en coordinación con la Unidad de Planeación e Innovación y Calidad,
integrar y dar seguimiento al Programa Anual del Instituto, homogenizando la
información generada de tal forma que permita evaluar el cumplimiento de sus
metas en un plazo determinado.
ALCANCE
La observancia y aplicación de la presente Guía es obligatoria para las Unidades
Administrativas del ISSFAM que intervienen en la elaboración, autorización,
integración y seguimiento del Programa Anual del Instituto.
Para facilitar su consulta, este documento deberá permanecer a disposición del
personal de cada Unidad Administrativa, bajo la custodia de los mandos medios y
superiores, quienes tendrán la obligación de difundirlo entre el personal a su
cargo.
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Lineamientos Generales
El Programa Anual correspondiente a cada Unidad Administrativa, será revisado
por la Coordinación de Planeación e Innovación y Calidad (C.I.P.I.C.), en el
Departamento de Planeación, ya que el Programa Anual del Instituto se integrará
por los Programas Anuales, mismos que deberán atender a los objetivos
estratégicos de este Instituto.
Integración del Programa Anual del Instituto
El Programa Anual, deberá ser remitido mediante oficio y por medio electrónico a
la C.I.P.I.C., de conformidad a los formatos establecidos debiéndose apegar al
Programa Institucional.
No se recibirán Programas Anuales que no estén plenamente presupuestados y
que no cumplan con los requisitos establecidos en el presente documento y solo
serán recibidos en las fechas establecidas respetando el calendario que para tal
fin publicará la C.I.P.I.C.
No se recibirá ningún Programa Anual que no esté autorizado por el Titular de la
Unidad Administrativa, esto dará certeza de su revisión a conciencia.
De no ser entregados los Programas Anuales en los tiempos establecidos, la
C.I.P.I.C., tomará los Programas Anuales establecidos el año anterior a su
solicitud, siendo responsable de lo anterior, el Director de la Unidad
Administrativa correspondiente.
Los formatos que se anexan a la presente Guía deberán ser remitidos y
requisitados por las Unidades Administrativas.
La C.I.P.I.C., es la responsable de la interpretación y difusión del presente
documento.
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PROCESO DE INTEGRACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA ANUAL
El Programa Anual es un Instrumento a corto Plazo previamente presupuestado,
mediante el cual se determinan las metas, indicadores, actividades y
responsables de su ejecución; al mismo tiempo es el mecanismo de control
seguimiento y evaluación de resultados.
Para la integración del Programa Anual, es necesario considerar los siguientes
elementos:
A. Actividades con base en:
•
•
Atribuciones, facultades y responsabilidades, señaladas en los
ordenamientos legales y normativos aplicables (Estatuto Orgánico,
normas particulares, alineadas al Plan Nacional de Desarrollo, Programa
Sectorial e Institucional).
Funciones sustantivas asignadas a cada una de las áreas que conforman
la estructura orgánica, de acuerdo al manual de Organización y
Manuales de Procedimientos.
B. Recursos Disponibles.
•
•
•
Humanos: Se deberá especificar el total de personal con el que cuenta la
Unidad Administrativa para llevar a cabo la materialización de sus
funciones.
Materiales: Equipos y material de oficina con que se cuente para realizar
sus funciones, en caso de no contar con los recursos suficientes estos
deberán ser especificados.
Financieros: Considerando el presupuesto designado para el
cumplimiento de sus funciones.
C. Periodos de ejecución.
La U.P.I.C., específicamente el Depto. de Planeación será el encargado de
coordinarse con los responsables de las Unidades Administrativas para
llevar el seguimiento y control de las metas establecidas y sus líneas de
acción, mismas a las que se les dará seguimiento de la siguiente forma:
Trimestral
• Anual
•
A partir de las definiciones de las Actividades, Recursos disponibles y Periodos de
Ejecución, se determinarán en cada una de las áreas las metas a alcanzar,
calendarizando y designando a los responsables de su cumplimiento en el formato
correspondiente.
Describir y calendarizar las acciones que la Unidad Administrativa va a realizar durante
el ejercicio.
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Para el cumplimiento de lo anterior se entenderá por:
Metas: (cuatro metas). Las metas deberán ser enfocadas a determinan un fin que
necesariamente será alcanzado en un periodo de planeación específico cuantificándose
los resultados que se desean lograr, e incluso el costo estimado para llegar a ellos,
expresados con sus correspondientes unidades de medida y coherentes con el objetivo
del cual se derivan.
Actividades: Operación específica que se deberán desarrollar para cumplir con cada
una de las metas.
Proyectos: Conjunto de actividades encaminadas al logro de los objetivos específicos,
anotar de manera prioritaria los proyectos que las Unidades Administrativas habrán de
cumplir, con montos y firma del titular, además cada proyecto incluirá su justificación.
Justificación: El porqué y el para qué del mismo.
Objetivo General: Reflejan el nivel concreto de resultados fijados para ser conseguidos
en el plazo de un año presupuestario. Estos deben ser los expresados en el Manual de
Organización.
Objetivo Especifico: La expresión cualitativa y genérica de los fines que se deben de
alcanzar. Representan no sólo el punto final de la planeación, sino también dirigen la
acción.
Recursos: Conjunto de bienes y medios de que se dispone para realizar los proyectos.
Calendarización de metas y acciones: Consiste en agendar las actividades que
previamente han sido descritas.
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El proceso de integración y seguimiento del Programa Anual del Instituto, se llevará a
cabo en CINCO fases como se indica a continuación:
PRIMERA FASE
Determinar las Actividades que Conformarán el Programa Anual.
Responsable
El que el titular de cada Unidad
Administrativa designe como
responsable
(Jefe
de
Departamento).
Actividades a desarrollar
1. Revisar y determinar las actividades, que
darán cumplimiento al Programa Anual,
conforme a las funciones plasmadas en el
Manual de Organización.
2. Requisitar para tal caso el formato
denominado, “Programa Anual” (Anexo I),
con la siguiente información:
Objetivo General: Deberán plasmar tal cual el
objetivo que aparece en el Manual de
Organización, ya que este determina el
cumplimiento de las metas.
Funciones Sustantivas: Estas deberán ser
plasmadas tal cual aparecen en el Manual de
Organización, contemplando, Subdirección y
Departamento.
Actividades: Señalan los pasos lógicos o el
camino que se debe seguir para contribuir al logro
de las funciones.
Líneas de acción: Son lineamientos generales de
acción que establecen una dirección, a partir de
una línea de acción se deriva la formulación de
una meta; Indican el “cómo” lograr un objetivo, es
la forma de realizar y ejecutar el programa.
Objetivo Específico: Este deberá ser redactado
en función al cumplimiento de las actividades,
programas y/o proyectos para el cumplimiento del
Programa Anual.
Periodos de ejecución: En este rubro se
especificará el tiempo en el cual se llevarán a cabo
cada una de las actividades contempladas, dividido
en 4 trimestres.
Total Anual: Este apartado reflejará el total de
actividades comprometidas durante el año en
curso.
3. Revisar, analizar y Concentrar la información
del Programa Anual correspondiente a cada
área que integra la Unidad Administrativa,
previo a la requisición del Formato Programa
Anual y su complemento “Anexo I”.
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SEGUNDA FASE
Control y Seguimiento del Programa Anual
Responsable
El que el titular de cada Unidad
Administrativa designe como
responsable
(Jefe
de
Departamento).
Actividades a desarrollar
1. Verificar y analizar la información que integrará
el Programa Anual, previo su remisión
2. Requisitar el Formato “Control y Seguimiento
del Programa Anual” (Anexo II).
Actividades: Las cuales tendrán que coincidir con
las plasmadas en el formato “Anexo I”.
Metas: Es el parámetro para evaluar, a través de
los indicadores o Unidades de Medida, los avances
logrados en el cumplimiento del objetivo., serán
identificadas con las iniciales “P” refiriéndonos a
las programadas “R” realizadas.
Unidad de Medida: Expresión que permite medir
la meta específica. Ésta deberá estar contenida o
derivarse de la descripción del indicador.
Asimismo, deberá reflejarse en el universo de
cobertura y en la fórmula (se define por un
concepto y una acción).
Indicador: Es un número relacionado con dos o
más datos significativos de dominios semejantes o
diversos, y que proporciona información acerca del
estado en que se encuentra y como se comporta
una variable realidad.
Trimestres: Se refiere al control y seguimiento de
las metas con sus respectivas Actividades y
Unidades de medida divididas en cuatro trimestres.
Acumulado: Será la suma de las metas
Programadas más las Realizadas.
% avance: El resultado de dividir las metas
Programadas entre las metas Realizadas por 100.
Comentarios: En esta columna la Unidad
Administrativa o Área plasmará las causas por las
que no logró el cumplimiento de sus metas.
3. Revisar, analizar y Concentrar la información
del Programa Anual correspondiente a cada
área que integra la Unidad Administrativa,
previo a la requisición del Formato Control y
Seguimiento del Programa Anual “Anexo II”.
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TERCERA FASE
Concentración, Análisis de la información e integración del Programa Anual.
Responsable
Actividades a desarrollar
El que el titular de cada Unidad
Administrativa designe como
responsable.
Titular
de
Administrativa.
la
1. Revisar, analizar y concentrar la información
del Programa Anual correspondiente a cada
área que integra la Unidad Administrativa,
previo a la requisición del Formato Programa
Anual “Anexo I”.
Unidad
2. Analizar y en su caso autorizar el contenido del
Programa Anual con los “Anexos I y II”.
CUARTA FASE
Autorización del Programa Anual en los formatos correspondientes.
Responsable
Titular
de
Administrativa
la
Actividades a desarrollar
Unidad
1. Coordinarse con la C.I.P.I.C., para la
modificación en su caso de los Anexos I y II .
2. Instruir a los responsables a fin de que den
cumplimiento
al
Programa
Anual
de
conformidad a lo registrado en los “Anexos I y
II”.
3. Remitir el Programa Anual a la C.I.P.I.C., para
su revisión, control y seguimiento.
QUINTA FASE
Control y seguimiento del Programa Anual.
Responsable
C.I.P.I.C.
Actividades a desarrollar
1. Dar seguimiento a lo registrado en los
Programas Anuales correspondientes a cada
Unidad Administrativa de conformidad a sus
calendarios establecidos.
2. Presentar el informe semestral ante el Comité
de Control Interno Institucional del Control y
Seguimiento de los Programas Anuales de
cada Unidad Administrativa.
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ANEXOS
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ANEXO I
FORMATO "PROGRAMA ANUAL"
Area responsable
Objetivo General del Área
HOJA X DE Y
PERIODOS DE EJECUCIÓN
Objetivos Específicos
Función
Actividad, Pograma
y/o Proyecto
1° Trimestre
2° TRIMESTRE
3° TRIMESTRE
4° TRIMESTRE
ENE FEB MAR TOTAL ABR MAY JUN TOTAL JUL AGO SEP TOTAL OCT NOV DIC TOTAL
TOTAL ANUAL
COMPLEMENTO ANEXO I
FORMATO "PROGRAMA ANUAL"
Area responsable
Objetivo Específico
HOJA X DE Y
LINEAS DE ACCIÓN PARA EL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES, PROGRAMAS Y/O PROYECTOS
METAS PROGRAMADAS
INDICADORES O UNIDADES DE MEDIDA DE
LAS METAS
OBSERVACIONES
ANEXO II
FORMATO "CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA ANUAL"
Area responsable
Objetivo General del Área
HOJA X DE Y
PERIODOS DE EJECUCIÓN
Actividad
M
E
T
A
S
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
Indicador o Unidad de
Medida
1° Trimestre
ENE
FEB
MAR
2° TRIMESTRE
TOTAL
ABR
MAY
JUN
3° TRIMESTRE
TOTAL
JUL
AGO
SEP
4° TRIMESTRE
TOTAL
OCT
NOV
DIC
TOTAL
ACUMULADO
%AVANCE
RESPONSABLE
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