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Uso del Microsoft Excel
nociones básicas
Ing. Adrián J. Martínez Machado
[email protected]
Temas – Primera Parte
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Diferencias entre ver. 2007 – 2010 y anteriores.
Personalizar Excel ver. 2007 y 2010.
Otras mejoras en Excel ver. 2007 – 2010.
Uso de filtros.
Creación de rangos.
Creación de ComboBox.
Fórmula Buscarv() – Consultav().
Formato condicional.
Macros.
Diferencias entre ver. 7 – 10 y anteriores
Diferencias entre ver. 7 – 10 y anteriores
Diferencias entre ver. 7 – 10 y anteriores
Las principal diferencia es el tipo de archivo, en el caso de la versión 2007 el
archivo se guarda así Libro1.xls en la versión 2010 cambia a Libro1.xlsx,
incompatible para cualquier versión anterior.
Diferencias entre ver. 7 – 10 y anteriores
La forma de obviar este problema es guardando el archivo con una versión
anterior, en este caso se guarda como Libro de Excel 97-2003, aunque esto puede
traer problemas de incompatibilidad, algunas funciones no servirán o no se verán
en versiones anteriores.
Diferencias entre ver. 7 – 10 y anteriores
Otro problema son los macros, en el caso que los utilice para evitar que no se
guarden, debe utilizar la opción de guardado Libro de Excel habilitado para
macros, y el archivo se guarda así Libro1.xlsm.
Diferencias entre ver. 7 – 10 y anteriores
Los comandos y menús que solíamos utilizar en las otras versiones ahora se
encuentran agrupados de otra forma: lo que antes era la Barra de menús, ahora es
la Cinta de opciones y dentro de ella están la nuevas Fichas, que contienen a los
Grupos, los que a su vez tienen a los comandos o botones, y la antigua Barra de
herramientas ahora es Barra de acceso rápido...
Una desventaja que podemos encontrar es que, al ser las nuevas Fichas más altas
que las viejas barras de menús y las barras de herramientas, vemos menos
cantidad de hoja de cálculo en nuestra pantalla y, si a eso le sumamos que ahora
casi todas las notebook tienen el formato apaisado tipo cine, nos queda poca
planilla a la vista.
Pues bien, entonces, para quienes tienen estas nuevas versiones, vamos a
“personalizarla” a nuestro gusto para hacerla, de esta forma, más parecida a las
versiones anteriores, obteniendo mayor practicidad y de paso ampliando la zona
visible de la hoja de cálculos. Obviamente no es obligatorio…
Personalizar Excell. Paso 1.
Opciones de Excel u Opciones, que en realidad no es más que una versión
ampliada y unificada de lo que antes en 97-2003, encontrábamos en el Menú
Herramientas>Personalizar y Opciones .
Personalizar Excell. Paso 1.
Personalizar Excell. Paso 1.
En la imagen trasanterior y en esta vemos que existe una especie de menú a la
izquierda, del que podremos obviar en principio las primeras cinco opciones hasta
llegar a Personalizar (debajo de Avanzadas y luego de la línea divisoria), que es la
que realmente nos va a servir.
Personalizar Excell. Paso 2.
Esto permite
personalizar la
barra de
herramientas al
gusto del usuario.
En Excel 2010
corresponde a
“Barra de
herramientas de
acceso rápido”.
Además se debe
establecer a
todos los
comandos y
predeterminar
para todos los
documentos.
Personalizar Excell. Paso 3.
Se colocan las barras de herramientas bajo las cintas de fichas, haciendo click en la
opción que marca la primera flecha roja y se puede observar su similitud con las
versiones anteriores. La flecha roja de abajo indica que Excel 2010 ha colocado
una herramienta para probar compatibilidad.
Personalizar Excell. Paso 4.
Si se desea más espacio se puede minimizar la Cinta de opciones (panel de Fichas)
para obtener más superficie visible en la hoja, lo que puede resultar útil en
monitores pequeños o con formato muy apaisado, como se ve en la nuevas
notebook.
Para ello, apretamos el botón derecho sobre cualquier parte de la barra de las
Fichas y veremos que nos presenta varias opciones en su menú contextual,
entonces hacemos clic sobre Minimizar la cinta de opciones.
Personalizar Excell. Paso 4.
Así es como puede quedar la pantalla de su Excel 2007 o Excel 2010 después de las
modificaciones que se realizaron anteriormente.
Otras mejoras en Excell 2007 o 2010.
Otras importantes mejoras de estas nuevas versiones, son:
1) El tamaño de las hojas, que en las versiones anteriores tenían 256 columnas
rotuladas con letras, y 65.536 filas. Ahora dispondremos de ¡1.048.576 filas! y
16.384 columnas, ¡realmente una exageración! Pero muy útil al fin.
2) Antes podíamos anidar solamente 9 funciones dentro de otras, ahora pueden
ser 255... en fin sin comentarios. El que junte en una fórmula más de 30 funciones
¡por favor que me avise!
3) La tercera, realmente, tiene una aplicación práctica mucho más apreciable en el
uso diario y es que, un libro que guardado en alguna de las versiones anteriores
“pesaba” 2 Mb, guardado en estas nuevas versiones se auto-comprime y, por lo
tanto, ocupa mucho menos espacio.
4) Con un click del botón derecho se despliega un menú muy útil y en la barra de
estado con un click del botón derecho permite utilizar muchas funciones antes era
imposible en esta barra.
Uso de filtros.
Para comenzar se debe hacer click en ficha llamada “Datos”, esto despliega una
cinta con una serie de herramientas, en las que se encuentra “Filtro” en el grupo
“Ordenar y filtrar”.
Entonces aparecerán unos
triángulos en las esquina
superior derecha y al hacer
click permitirá realizar el
filtrado según las condiciones
requeridas.
Estos son los
llamados Autofiltros.
Creación de rangos.
Para nombrar los rangos de celdas que vamos a utilizar luego de esta forma, no
tendremos que recordar cuáles eran, con solo hacer clic sobre el nombre Excel nos
lleva a ese rango. Para nombrar un rango específico, lo seleccionamos y luego
vamos a Ficha Fórmulas>Grupo Nombres definidos>Asignar nombre>Definir
nombre.
Se puede crear un rango para imprimir, una vez creado el rango, en la ficha “Diseño
de página” en el grupo “Configurar página”, seleccionando el comando “Área de
impresión”. Luego desde “Configurar página debajo de la selección “Imprimir
títulos” o desde el botón redondo superior se puede ver la Vista preliminar.
Creación de ComboBox.
Para incorporar ese objeto nuevo y de paso poder disponer de varios otros, vamos
a agregar algunos botones o comandos a nuestra barra de herramientas o de
acceso rápido.
Para 2007 vamos al Botón de Office (redondo arriba a la izquierda), de ahí al
botón que está abajo Opciones de Excel>Personalizar y en Comandos disponibles
en, seleccionamos Ficha Programador. Para Excel 2010 vamos a
Archivo>Opciones>Barra de herramientas de acceso rápido>Ficha Programador
Ahí seleccionamos y agregamos al panel de la derecha Insertar controles, Modo
diseño y Propiedades, aceptamos con el botón de abajo y se habrán incorporado
a nuestra barra de acceso rápido.
Creación de ComboBox.
Si vamos a usar este tipo de controles, se hace directamente agregando la Ficha
Programador en la barra o cinta de fichas, con lo que tendremos al seleccionarla,
todos los controles mencionados y varios más, como Grabar Macros, etc.
Para 2007
Creación de ComboBox.
Y así quedará la ficha de programador con todas las funciones requeridas.
Creación de ComboBox.
Se selecciona el comando “insertar” en la Ficha Programador, dentro de ActiveX,
el Cuadro combinado.
Una vez seleccionado el
ComboBox se arrastra a la
celda deseada. De inmediato
se activa el Modo Diseño
automaticamente.
Creación de ComboBox.
Ahora tenemos que darle las propiedades necesarias para que haga lo que
nosotros necesitamos, para ello apretamos el botón derecho del mouse sobre el
objeto Cuadro combinado o ComboBox, y seleccionamos Propiedades dentro de
las opciones del menú contextual que se nos presenta.
Creación de ComboBox.
Al hacer clic sobre el botón con puntos
suspensivos a la derecha del tipo de letra, se
nos abrirá el clásico cuadro de diálogo para
elegir el formato de la letra que veremos en el
cuadro combinado.
Creación de ComboBox.
Ahora pasamos a LinkedCell, que significa, en qué celda queremos que se escriba,
en este caso, el alimento seleccionado, para luego poder utilizarlo en las fórmulas
que veremos, escribimos B4 como se ve en la imagen siguiente, que es la celda de
abajo del objeto.
Creación de ComboBox.
Por último vamos a la propiedad MatchRequired, y la ponemos en True
(Verdadero), para que nos acepte solo nombres existentes en la lista.
Finalmente obtenemos este
desplegable (ComboBox), y
con tan solo escribir Ro
obtenemos este grupo de
alimentos.
BUSCARV - CONSULTAV.
Sirven para buscar valores en una lista preestablecida. Usando los siguientes
argumentos:
=BUSCARV($B4,Base_Alimentos,3,FALSO)
=CONSULTAV($B4,Base_Alimentos,3,FALSO) en Excel 2010
Donde en el primer argumento
fijamos, con el signo $, una
referencia absoluta a la columna B,
que es en donde siempre van a
estar los datos buscados.
Luego hacemos referencia al rango
con nombre en el que deseamos
buscar, luego al número de la
columna de esa base en la que está
el valor buscado, y finalmente,
FALSO, para que si por alguna
causa la lista/base no esté
ordenada alfabéticamente busque
una coincidencia exacta y no
aproximada.
BUSCARV - CONSULTAV.
BUSCARV - CONSULTAV.
Formato condicional
Cuando queremos cambiar el formato de una celda según parámetros que nos interesan
se usa el formato condicional.
Ficha Inicio>Grupo Estilos>Formato condicional>Nueva regla>Utilice una fórmula que
determine las celdas para aplicar formato
Formato condicional
Si desea copiar a otras celdas se debe copiar formato y luego editar las reglas de
condicionalidad .
Grupo Estilos>Formato condicional>Administrar reglas>En esta hoja>Editar
Macros
Primero para crear Macros, se deben habilitar, ya que por default están desactivadas. Es
aquí donde se puede habilitar esta función.
Botón Office>Opciones de Excel>Centro de confianza>Configuración del centro de
confianza>Configuración de macros
Macros
Ahora, simplemente vamos a seleccionar las celdas que desean borrarse como ejemplo,
solo debemos borrar las columnas B y K desde fila 4 hasta la 9:
Paso 1: ponemos a grabar una nueva macro y la llamamos Resetear.
Macros
Paso 2: seleccionamos la columna B, que como está bajo los combos, tendremos que
hacerlo con el teclado o con el cuadro de nombres, nos colocamos en B3, apretamos la
tecla cursor con la flecha hacia abajo ▼ hasta situarnos en B4, una vez ahí con la tecla
Shift apretada, volvemos a usar la tecla cursor hacia abajo ▼ hasta seleccionar desde
B4 hasta B9.
Ahora hacemos lo mismo pero con la tecla Ctrl apretada, para no desactivar las celdas
de la columna B y vamos seleccionando de a una las celdas desde K4 hasta K9, una vez
seleccionados los dos rangos, apretamos la tecla Supr o Delete o, el botón de borrar
contenidos en la barra de herramientas o barra de acceso rápido, o también en:
o Ficha Inicio>Grupo Modificar>Borrar contenidos.
Paso3. Se coloca el cursor en K4. Se detiene la grabación.
Macros
Para ver la macro creada e inclusive editarla hay tres vías posibles:.
Macros
Así es como se ve la macro en Visual Basic.
Macros
Ahora agregamos un botón para poder ejecutar la macro. Hay dos vías para hacerlo.
Agregamos el botón y, luego al apretarlo y ubicarlo como un objeto, sobre la celda
correspondiente (título Recursos), automáticamente aparecerá el cuadro de diálogo
Asignar macro, en donde seleccionaremos la única macro que tenemos.
Macros
Le cambiamos el texto para que diga Resetear, si queremos le damos algún formato
distinto a la letra, con el menú del botón derecho del mouse sobre el botón, para que
no se ejecute la macro, y lista nuestra macro, Esc y clic sobre cualquier celda, para salir
de la edición del formato del botón.
Fin de la primera parte
Muchas gracias