Teoria_Hotelera

Capítulo 2:
La estructura empresarial y costos de un
hotel de mediana entidad
LA ESTRUCTURA EMPRESARIAL
La industria hotelera presenta algunos factores que diferencial del sector industrial de
producción de bienes, por lo que es importante tomar en cuenta para su estructura
empresarial.
El factor de más incidencia en la industria hotelera es el mercado de venta de los
productos y/ o servicios del hotel. El hotel se encuentra localizado en un lugar fijo
donde acuden los clientes desplazados de su domicilio habitual, sea por motivos de
negocios, vacaciones, u otras causas; en cambio el sector industrial puede trasladar
sus productos a los lugares de consumos o de venta.
Otro factor es la ocupación. El hotel se diseña en función de la ocupabilidad del
establecimiento, es muy variada en días, meses o temporadas. En tal sentido la
estructura empresarial y organizacional es directamente proporcional al tamaño de la
misma, así como su participación en el costo y gasto. Esto se visualiza en el
organigrama funcional del personal del hotel.
Organigrama.- Es el diseño gráfico del personal distribuidos por departamentos
operativos y no operativos, que permita aplicar y cumplir de manera eficaz en la
prestación de los servicios y también su incidencia den los costos.
Figura 1. Organigrama funcional - Dirección:
Hotel *** (50 – 70 habitaciones)
Figura 2. Organigrama del centro de producción ( archivo en exel)
Figura 3 . Organigrama de los centros de servicio ( archivo en exel).
Capítulo 3:
Definir los departamentos y centros de
producción y servicios de un hotel
Así mismo es muy importante definir los departamentos y centros de producción y
servicios que tiene generalmente tiene un hotel.
Tipos de departamentos.·
De producción y /o operativos
·
No operativos y /o de servicios
De producción y / o Operativos.- Se definen como aquellos que conforman un
conjunto de actividades productivas que generan la venta de productos terminados y /
o servicios, y sus correspondientes costos y gastos dentro de los cuales podemos
citar los siguientes:
Alojamiento.- Departamento que concentra el conjunto de procesos para la prestación
del servicio de alojamiento. Dichos procesos conducen a la a la apropiación de la
siguiente estructura:
Ingresos
- Nómina (costos de personal)
- Otros gastos
= Utilidad departamental
Alimentos y bebidas.-Departamento operado que concentra el conjunto de procesos
para la producción y venta de comidas y bebidas conduciendo a la generación de
las siguientes apropiaciones:
Ingresos
- Costo de venta
- Nómina (costos de personal)
- Otros gastos
= Utilidad departamental
Lavandería.- Departamento que desarrolla los procesos de servicio de lavado de ropa
del huésped e los servicios internos del hotel a través del servicio del lavado de la
lencería, mantelería y uniformes del pero personal concentra un conjunto de
procesos. Presentando toda una problemática para la estructura de costos, ya que
estos costos se encuentran repartidos en los demás centros operativos del hotel. La
estructura que presenta el departamento es el siguiente:
Ingresos (servicio lavandería al huésped)
- Costo de venta
- Nómina (costos de personal)
- Otros gastos
= Utilidad departamental
Teléfono.- Departamento operado que desarrolla los procesos de servicio de
comunicación con los huéspedes, generando la siguiente estructura:
Ingresos (servicio de teléfono al huésped
- Costo de venta (servicio llamadas Huésped)
- Nómina (costos de personal)
- Otros gastos
= Utilidad departamental
El consumo de este servicio también es usado por los otros departamentos por lo tanto
su costo debe figurar en su propia estructura.
Frigobar. – Este centro para efectos de gestión debe figurar en forma independiente, a
pesar que el servicio se encuentra del área de alojamiento y/o alimentos y bebidas.
Presenta la siguiente estructura:
Ingresos (venta de mercaderías)
- Costo de venta de mercaderías
- Nómina – de justificarse
- Otros gastos
= Utilidad departamental
Departamentos menores.- Conjunto de actividades que identifican diferentes procesos
Los centros de servicio.- Son los denominados departamentos no operados y se
definen como aquellos que concentran un conjunto de actividades no productivas,
pero son aquellos que dan el soporte y apoyo a los centros de producción; su función
es la de ejercer el control administrativo.
Dentro de los centros de servicio tenemos:
Administración Comercia l y ventas Mantenimiento
Figura: 4
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL BASICA DE LOS CENTROS DE
PRODUCCION Y SERVICIO.
HOTEL
Capítulo 4:
El costo. importancia y objetivos
1.1 Concepto.
Es la sumatoria de todos los pagos y causaciones (consumos) en que se incurre
para la producción de bienes y/o en la prestación de servicios, independiente de la
administración y venta.
Es un conjunto valorado en dinero de los bienes y servicios necesarios para la
producción que constituye el objeto de la empresa.
Para que exista un costo, es imprescindible la existencia de consumos de bienes y
servicios, y que estos consumos se cuantifiquen en unidades monetarias.
Medición en términos monetarios, de la cantidad de recursos usados para algún
propósito u objetivo.
1.2 Importancia.1.
Como una herramienta estratégica que permite presentar los resultados de la
gestión operacional donde se puedan identificar los puntos débiles y fuertes de la
información interna de la empresa, para la toma de decisiones cotidianas de la
empresa.
2. Dota a la gerencia o administración de una herramienta para la planeación y
control de los ingresos y egresos a través de la comparación continua del desempeño
real con lo presupuestado o estimado, que demande acciones correctivas para la
administración.
3. Para analizar las variaciones de la gestión de la empresa por producto y/o
servicio, por departamento o global de acuerdo con los objetivos y metas; de tal
manera que permita las acciones correctivas para mejorar los resultados.
1.3 Objetivos.Podemos mencionar los siguientes:
·
Controlar el mismo costo a través de sus variaciones.
·
Fijar los precios de los productos.
·
Conocer los verdaderos costos de los productos y/ o servicios del hotel.
·
Conocer la productividad de la mano de obra.
·
Conocer los índices de productividad del negocio.
·
Reemplazar, mejorar o eliminar una nueva línea de productos o platos.
·
Conocer los márgenes de rentabilidad de los productos.
·
Mantener tasas de rendimiento razonable según los objetivos del empresario o
dueño.
·
Corregir las variaciones de los estándares y los planes de la empresa.
·
Entre otras.
2.- CUANTIFICACION DE UN COSTO
Dos dimensiones:
a.
Magnitud relativa
Formulación en unidades físicas
b.
Magnitud económica
Formulación en unidades monetarias
3.-TIPOS DE CONSUMOS
Dos tipos:
a.
Inventariables.- Bienes almacenables y su consumo se origina dentro de a
empresa. Ejemplo: materias primas, suministros de limpieza, impresos, etc.
b.
No inventariables.- Que se adquiere del exterior y que al no tener capacidad de
almacenamiento, su consumo se produce en forma inmediata. Ejemplos: energía,
teléfono, lavandería, etc.
Capítulo 5:
Clasificación de los costos de un hotel
Los costos pueden clasificarse de muchas formas en función de los intereses que desee
utilizar cada empresa.
Las clasificaciones más importantes y que tienen relación con la empresa hotelera:
4.1.
Por su procedencia.- Se clasifican en costos externos y costos internos:
Costos externos.- Aquellos que se encuentran contabilizados y registrados en la
contabilidad general. Estos bienes y servicios son adquiridos del proveedor.
Ejemplos:
-
Compras de materias primas
-
Costos de energía eléctrica ,teléfono
-
Costos de personal
-
Gas, petróleo.
Costos internos.- Son aquellos cuyo cálculos e imputaciones se produce internamente
según la utilización o consumos departamentales.
Ejemplos:
-
Consumos de materias primas –cafetería
-
Costos de personal de bar
-
Suministros de huésped –habitación doble
-
Consumo de energía en la discoteca. Etc.
4.2
De acuerdo con su identificación con una actividad, departamento o
servicio. – Se clasifican en costos directos y costos indirectos.
Costos directos.- Aquellos que puedan asociarse de una manera sencilla, con un
producto, un servicio o un departamento y por lo tanto son plenamente identificables
con ellos. Estos costos se afectan de manera directa sin recurrir a ningún tipo de
reparto.
Ejemplos:
-
Materia prima
-- consumo de A y B
-
Suministros de huésped
-- habitación doble
-
Costo de personal (recepción)
-- Alojamiento
-
Publicidad
-- Departamento comercial
El costo directo puede ser variable o fijo.
Costos indirectos.- Aquellos costos que no pueden atribuirse o identificarse con un
producto o servicio o departamento, haciendo necesario recurrir a criterios de reparto o
distribución, existen varios criterios, pero la gran mayoría son muy subjetivos.
Ejemplos:
-
Personal de limpieza
--- se imputan a varios departamentos
-
Gastos de limpieza
--- se imputa a varios departamentos
-
Los gastos de energía
--- se distribuye en varias áreas
-
La depreciación
---se distribuye en varios departamentos del hotel.
Los costos indirectos a su vez pueden ser:
Costos indirectos variables.- Su variación depende directamente de la cantidad de
huéspedes, cubiertos o clientes a tender o servir, y de todos los conceptos que
participen en la determinación del costo indirecto del servicio.
En producción, los costos indirectos variables son proporcionales a la cantidad de
unidades producidas como:
·
Materiales, suministros
·
Energía
·
Depreciación por unidades de producción
·
Mano de obra extra
·
Combustible
·
Servicio de lavandería etc.
Costos indirectos fijos.- Son fijos en cuanto a su valor y concepto, pero no varían por el
volumen de producción o del servicio. Ejemplos:
·
Alquileres
·
Seguros
·
Honorarios
·
Depreciación etc.
4.3
En función del volumen de actividad.-En:
1.- Costos variables y 2.- Costos fijos
1.- Costos variables.Son aquellos que varían al producirse variaciones en el nivel de actividad de la
empresa.
Son aquellos que muestran variaciones en el nivel de actividad de la empresa y los hace
en forma proporcional a los cambios.
Ejemplos:
RESTAURANTE
HOTEL
CONFECCIONES
Mercaderías
Suministros de
Telas
-Bebidas gaseosas
Huésped
Encajes
- Snacks
Aseo
Cierres
Comestibles
Servicios de lavandería Botones
- Carnes
Teléfono huésped
- Abarrotes
Comisiones de venta
Etiquetas
Licores
- Vino
- Pisco
- Ron
Los costos variables se pueden subdividirse:
a)
Costos variables proporcionales.- Aquellas que si se incrementa o disminuye el
volumen de actividad, estos costos también varían en la misma proporción. Ejemplos:
-Materias primas: Alimentos, bebidas
-Suministros: Jabones, papel higiénico.
b) Costos variables progresivos.- Son los que ante un aumento o disminución del
volumen de producción aumenta o disminuye más proporcionalmente que éste.
Ejemplo el costo de una hora laboral extra. Es más cara que una hora normal.
2.- Costos fijos.- Pueden definirse como aquellos que no se alteran al modificarse el
nivel de producción, es decir se mantienen relativamente constantes sin afectarles las
variaciones que puedan tener los productos o servicios obtenidos por la empresa.
Son costos que por lo general no se alteran o se modifican por el nivel de producción o
venta.
Ejemplos:
Fijos
Semifijos /semivariables
Sueldos
Alquileres
Amortización
Material de limpieza
Tributos municipales
Servicio de energía
Mantenimiento equipos de computo
Servicio de teléfono
Seguros
Agua
Honorarios
Impresos
Gastos financieros
Si consideramos niveles diferentes de producción, aparecen los costos semifijos, que
serían aquellos que sufren variaciones a pesar de un límite a otro, manteniéndose
constantes hasta alcanzar la siguiente cota de producción
También puede modificarse la estructura de costos fijos de una empresa por motivos
ajenos al volumen de producción, por ejemplo el efecto de la inflación.
Dentro de los costos fijos también se pueden distinguir los siguientes costos:
a)
Costos fijos directos.- Son los que pueden asociarse de tal forma con el producto
o servicio o departamento, que si alguno de éstos desapareciera tal costo despareciera
con él. Por ejemplo el costo de la depreciación de las cámaras frigoríficas del
restaurante de un hotel, dejaría de existir tal costo al desaparecer el área del
restaurante.
b) Costos fijos indirectos.- Aquellos que son comunes a dos o más productos,
servicios o departamentos, de tal forma que desapareciera uno de ellos no desaparecería
el costo. Ejemplo el costo del personal técnico es considerado fijo, en el caso que
desapareciera el restaurante según el caso anterior el costo de servicio técnico no
desaparecería por que atendería las otras áreas del hotel.
Capítulo 6:
Elementos de los costos
ELEMENTOS DE LOS COSTOS
La competitividad exige que la estructura empresarial y costos dependan directamente
del volumen de ocupación y de aspectos como:
·
Temporadas vacacionales, fechas festivas, fines de semana etc.
·
Localización y
·
Complemento de marketing
Las políticas del manejo operacional como el control de costos son de responsabilidad
de la gerencia general y de operaciones, de acuerdo a los presupuestos de ocupación
del periodo, diseñando el efecto de cada elemento del costo.
Los elementos de costos de una empresa de hospedaje son:
1.- Materias primas, suministros y materiales
2.- mano de obra (directa e indirecta)
3.- Costos indirectos del servicio
1.- Materias primas, suministros y materiales.-
Principal elemento, valor que en un producto, lo conforma la mayor parte del costo de
las áreas de alimentos y bebidas.
Su requerimiento se efectúa en función de la ocupabilidad de los huéspedes y/o
comensales y de acuerdo a la carta que esta oferte.
a.- La materia prima.- Elemento que forma parte del producto.
- Perecederos
: Carnes, aves, pecados y mariscos
-Semi - perecederos
-No perecederos
: Frutas, verduras, hortalizas
: Abarrotes, vinos, licores
b.- Suministros.- Bienes materiales que sirven de complemento para brindar un
servicio (alojamiento, lavandería, a y b, entre otros)
- Suministros de huésped :
Jabón, papel higiénico,
- Suministros de limpieza :
Detergentes, ambientadores
- Formatos y papelería :
Formatos, útiles de escritorio
c.- Materiales diversos.- Bienes que participan en la producción de bienes y
servicios de los diversos departamentos operativos, ejemplos:
- Repuestos, combustible, gas entre otros.
En los establecimientos hoteleros la departamentalización del servicio a prestar,
determina la naturaleza de la materia prima, suministros y materiales a utilizar según el
departamento de servicio.
2.- Mano de obra.En cualquier empresa y en particular en una empresa de servicios el recurso humano es
el elemento más importante de la gestión y de la prestación del servicio, pues por mayor
avance científico o tecnológico en un establecimiento hotelero se requiere de una
persona que efectué, supervise y controle la operación, causando así un costo de mano
de obra.
El promedio de ocupación anual determina el requerimiento de la planilla fija o estable,
para evitar los sobre costos y tiempo.
Existen estándares de requerimiento de personal que está en función del número de
habitaciones del hotel.
Europa EEUU Japón
1
1.5
Perú
1.5
No hay estudios Pero se estima en hoteles de 4 y 5
empleado empleados
Por cada
empleados
estrellas es de 2 personas x habitación
habitación
Fuente: Revista AHORA. Julio del 2001
Además de los estándares, de acuerdo al producto a elaborar o servicio a prestar se
establecen los tiempos y movimientos mínimos como base para determinar el trabajo
en una hora, día, o el número de habitaciones por arreglar o el número mesas por
atender.
Para establecer la proyección de necesidad de mano de obra en un hotel de X cantidad
de habitaciones, se debe tener en cuenta el área de pisos, cantidad de camas, servicios
adicionales, pues inciden directamente en el tiempo del arreglo de una habitación.
Por ejemplo tomando como promedio de 20 minutos el arreglo de una habitación doble,
se puede proyectar:
·
Cuantas habitaciones arregla en un día una camarera.
·
Cuantas camareras se necesitan en un hotel de X número de habitaciones.
·
Según el presupuesto de ocupación, cuál será la mano de obra a contratar.
Según el grado de participación en el manejo del producto o servicio la mano de obra
puede ser:
a) Mano de obra directa.- Los que intervienen directamente en el proceso de
producción o servicio. Por ello es muy importante definir el organigrama funcional del
hotel donde se pueda identificar fácilmente el personal directo. Ejemplos:
La camarera, el recepcionista, el chef, el barman, el mesero etc.
La mano de obra directa debe ser variable, ya que pueda cambiar por eventos de la
producción o servicio, como incremento de la producción, temporada alta o baja.
b) Mano de obra indirecta.- Se conforma por el personal de oficinas administrativas
y dirección, que no participan o no intervienen en forma directa en el proceso
productivo o servicio. Ejemplos:
Mantenimiento, administración, compras etc.
3.- Costos indirectos de producción o del servicio – CIS.El tercer elemento está conformado por todos los gastos y servicios que no están en los
dos elementos anteriores, como por ejemplo el servicio de agua, energía, arriendo del
local, servicios de reparaciones etc. Estos elementos también son necesarios para la
producción o para la prestación del servicio.
Estos elementos para su distribución e identificación en los departamentos operativos
y / o servicios requieren de algunos métodos de reparto. Como por ejemplo la energía
en función (Kw) determinado por el consumo de los focos y de los equipos que utilizan
energía eléctrica por habitación, los gastos de licencia y la depreciación en función de
los metros cuadrados de construcción del hotel, el consumo de teléfono por ejemplo en
función de las ventas, etc.
Capítulo 7:
Registro de los costos
La contabilidad general o financiera es la base de información para una contabilidad de
costos o contabilidad gerencial. En tal sentido podemos citar tres formas de registrar los
costos de hoteles:
1.- Contabilidad – costos integrados.- El primer paso es la sistematización que
mediante un programa integrado (FIDELIO) u otros programas, pueda registrar todas
las transacciones, de todas las áreas generando información y resultados inmediatos
como los siguientes:
Estados financieros
Estados de costos departamentales
Presupuestos
Informes gerenciales etc.
Generalmente hoteles que justifiquen su costo de inversión (hoteles de 4 y 5 estrellas
de gran envergadura.
2.- Costos independientes.- Independiente de la contabilidad y / o sistematización, se
generan módulos o paquetes independientes de los diferentes departamentos, de tal
manera que se produzca y genera informes oportunos, razonable y ágiles en la toma de
decisiones diarias de la empresa.
Es una alternativa muy razonable de contar con información gerencial o de costos, pero
lo recomendable en el futuro es que el hotel tenga un área o un departamento de costos.
El curso propuesto propone esta alternativa.
3.- Departamento de costos.- Dependiendo del volumen de operaciones, por la
cantidad de habitaciones disponibles del establecimiento hotelero, el área de costos se
diseña con todos los funcionarios y departamentos que requiere
Dicha estructura de costos.
Dentro del sistema de contabilidad en operación, se debe implantar el sistema de
costos -hotelero, por lo que se requiere que el contador o controlar conozca de
contabilidad de costos de hoteles; y su implementación debe iniciarse con la creación
de un plan de cuentas hotelero, diseñar los controles internos así como la
determinación de la información gerencial y contable .
Capítulo 8:
Diagramas funcionales de los centros
de ingresos y costos
Para implementar una estructura de ingresos y costos de un hotel es importante
identificar claramente que elementos del costo participan de manera directa en cada
uno de los departamentos operativos y/o de servicios del hotel.
La administración del hotel debe establecer cuales son sus departamentos operativos
que generan ingresos. Por ejemplo un hotel puede tener habitaciones y una cafetería y
como áreas de servicio el departamento de administración; en cambio otros
establecimientos pueden tener más departamentos operativos (restaurante, bar,
discoteca, eventos) y como centros de servicio el departamento comercial,
administración, mantenimiento.
Los esquemas básicos de los centros de ingresos y costos del hotel:
1.- Figura 5. Esquema general de ingreso- costo-gasto
2.- Figura 6. Esquema del centro de costos de un hotel.
Capítulo 9:
Esquemas de los centros de costos
departamentales básicos
·
Figura 7. Centro de costos directos de alojamiento.
·
Figura 8. Centro de costos directos de A y B.
·
Figura 9 .Centro de costos directos de teléfono.
·
Figura 10. Centro de costos directos de lavandería.
·
Figura 11. Centro de costos indirectos (administración, comercial,
mantenimiento).
Capítulo 10:
La depreciación y tratamiento de los
activos de operación
1. –CONCEPTOS BÁSICOS
Activos fijos.Es un bien tangible que son propiedad de la empresa pero que no es objeto de venta.
Es una unidad que paulatinamente pierde su valor a lo largo de su vida útil; la compañía
utiliza los bienes de activo fijo para producir bienes y servicios; esta acción conlleva a
su desgaste, deterioro, u obsolescencia.
Son inversiones de largo plazo, esta inversión es cargada al gasto o costo a través de su
depreciación que se registra en los libros de contabilidad y lo va depreciando a medida
que va pasando el tiempo.
Principales cuentas que constituyen el activo fijo:
- Edificios, muebles, equipos, maquinarias, vehículos, terrenos, etc.
Depreciación.-
La depreciación es la disminución del valor de un activo fijo por efecto del paso del
tiempo. Casi todos los activos fijos con la excepción de los terrenos merman el valor
por diferentes causas, que son también causas de la depreciación y estas pueden ser de
tres clases:
Depreciación Física.-Son producidas en los activos fijos por desgaste de los materiales
con los cuales están hechas y por consecuencia necesitando más mantenimiento.
Ejemplos:
-
Televisores
-
Equipos de lavandería
-
Mobiliario
Depreciación Accidental: Son producidas en situaciones inesperadas o accidentales pero
para ellas en muchas fábricas y empresas se han previsto este tipo de contingencias y
utilizan un seguro contra accidentes. Cuando se presenta súbitamente sin necesidad de
ser accidentales debido al deterioro o desgaste se deberá llevar directamente al estado
de ganancias y pérdidas ya que no es un costo ocurrido en un tiempo específico.
Ejemplos:
-
Calderos
- Vehículos
Depreciación Funcional: Lo sufren los activos cuando no son capaces de cumplir con
los requerimientos de la demanda o cuando ya no se necesitan porque se ha decidido no
producir determinado producto. La perdida de valor que habrá entre el precio pagado
originalmente y el valor de salvamento, es una depreciación funcional.
Ejemplos:
-
Software: Infotel, Interhotel
-
Equipos de computo , scaner
Activos Intangibles.-
Son aquellos constituidos por partidas no físicas y su valor se limita a los derechos y
beneficios que se espera de ellos, aquí pertenece el capital y dentro de las siguientes
categorías: crédito mercantil o plusvalía, las marcas de fábrica, el Know- How
(conocimientos adquiridos), las patentes, etc.
Generalmente los activos intangibles generalmente se amortizan, es decir se recuperan
con el tiempo (generalmente en 10 años).
Capítulo 11:
Métodos de depreciación
1.- Depreciación en la Línea Recta.Al determinarse por porciones iguales del costo de adquisición, localizadas en los
periodos que conforman la vida útil del activo se le puede denominar como el método
de línea recta. Es el método más conocido y el más aplicado y aceptado por las normas
tributarias según tabla de depreciación.
Depreciación anual
= Costo de adquisición / Vida estimada
Ejemplo: 1
Supongamos que el costo de adquisición de un equipo de sonido es de US $
206.66 y su vida estimada es de10 años, la depreciación anual calculada es de
20.66 (aprox.)
Desarrollo:
Años
Depreciación Anual Balance
Vida
(Apropiación)
Estimada Gastos
Costo de adquisición
Depreciación por
Acumulada depreciar
206.6
1
20.66
20.66
185.94
2
20.66
41.32
165.28
3
20.66
61.98
144.62
4
20.66
82.64
123.96
5
20.66
103.3
103.3
6
20.66
123.96
82.64
7
20.66
144.62
61.98
8
20.66
165.28
41.32
9
20.66
185.94
20.66
10
20.66
206.6
-------
2.- Depreciación por unidades de producción.Este método mide la utilización del activo que se condiciona a las unidades de
producción (para maquinaria y equipo) que es capaz de ejecutar en su vida estimada,
dando como resultado asignaciones variables en cada periodo. Para tal efecto se debe
calcular la capacidad de producción de la maquina que reemplaza la vida estimada en
determinado periodo, este método se utiliza para depreciar vehículos en el que el
kilometraje es parámetro de medición, tal como se muestra en el siguiente ejemplo:
Ejemplo:
Se compra un vehículo marca Toyota, cuyo costo de adquisición es de US $ 39.500
traducidos en soles S/94.010 (cambio del día S/2.38) cero kilómetros pero su
kilometraje de vida estimada es de 180,0000 kilómetros. Calcule el valor de la
depreciación por kilómetro.
Valor de depreciación
=
94.010
Kilómetro
=
180,000
Factor
=
0.52
Este cálculo nos indica que al vehículo se le apropian 0.52 de depreciación por
kilómetro recorrido.
Cálculo de la depreciación del primer año, si el vehículo marco en el primer año 30.782
kilómetros.
Valor de depreciación
Depreciación
Kilómetros recorridos
Por kilómetro
Primer año
30,782
0.52
16,007
Las ventajas de este método es que es más realista y se adapta a la naturaleza del activo
ya que se mide la depreciación en función al rendimiento o capacidad de producción,
pero tiene las siguientes limitaciones:
-
No se puede aplicar en la totalidad de activos fijos
No se puede preestablecer las asignaciones por periodos sino hasta que conozca la
producción real
Se deja de apreciar el activo hasta cuando el acumulado de unidades de
producción real sea igual al estimado inicialmente como base del cálculo del valor de
depreciación por unidad de depreciación.
3.- Depreciación Base Suma – Dígitos:
Se le conoce como depreciación acelerada ya que tienden a causar mayor depreciación
en los primeros años el activo ofrece mayor eficiencia mientras que en los últimos años
debe de ser menor ya que el activo no es tan eficiente y requiere de mayores gastos de
mantenimiento, este método nos proporciona un efecto combinado.
¿Cómo se aplica este método?
El costo de adquisición se multiplica por el coeficiente que hace que la depreciación sea
mayor en los primeros años. Este coeficiente resulta de tomar los dígitos que componen
la vida estimada del activo y sumarlos, siendo este dato el denominador de la fracción y
el numerador se adjudica el orden inverso del año respectivo a depreciar. Por ejemplo:
Se compra un vehículo marca Toyota cuyo costo de adquisición es de US $ 39.500,
traducidos en soles S/94.010(cambio del día S/2.38) vida estimada es de 5 años. Calculo
del coeficiente para cada periodo es:
Suma de dígitos
=
=
1+2+3+4+5
15
Año Fracción Coeficiente
1
5/15
0.3333
2
4/15
0.2666
3
3/15
0.2
4
2/15
0.1333
5
1/15
0.0666
0.9998
Calculo de depreciación para cada periodo:
Año Coeficiente
Costo de
Depreciación
adquisición Anual
1
0.3333
94.010
31333.5
2
0.2666
94.010
25063.1
3
0.2
94.010
18802
4
0.1333
94.010
12531.5
5
0.0668(aprox) 94.010
6279.9
1
94010
Tomando el dato de depreciación anual se determina el comportamiento respecto al
costo de adquisición:
Capítulo 12:
Tratamiento de los activos de operación
3.1 Conceptualización de los activos de operación.Estos activos representan ciertas particularidades de carácter conceptual que
condicionan los registros contables, diferentes a los activos fijos. Estos activos se
adquieren para que sean utilizados como soporte de las operaciones normales de
alojamiento y alimentos- bebidas, tanto así que se identifican como parte integral del
servicio lo que es diferente a que se adquieran como la intención de ser vendidos.
Los recursos que pertenecen a este tipo de activos deben ajustarse al siguiente
Comportamiento:
Se adquieren con la intención de que conformen soporte de las operaciones
normales (función del activo).
Que el tiempo de pertenencia es mantener dicho recurso en determinada forma sea
mayor a una año(esencia del activo), pero la gran mayoría de estos recursos que
presentan una vida útil menor a un año, además de presentar características de recursos
agotables a estos no se le puede aplicarlos métodos convencionalmente de depreciación.
activos utilizados en hotelería.
3. 2 Tratamiento de activos de operación.Estos activos son parte de planta – propiedad – equipo, no se consideran como
inventario ya que las salidas de almacén de estos elementos no se pueden considerar
como gasto, por que se mantienen en la operación por un cierto periodo. Se consideran a
una cuenta de diferidos (activos de operación). Es decir su agotamiento o gasto es de
acuerdo a su vida útil (6 meses, 8 meses según el activo de operación.
3.2.1
Clasificación de activos de operación.-
Se clasifican considerando la utilización para cada departamento operativo.
Activo
Habitaciones A y B Teléfono Lavandería Mantenim.
Cristalería
X
Loza
X
Cubertería
X
Lencería
Mantelería
X
X
Utensilios de cocina
X
Utensilios de bar
X
Uniformes
X
X
X
X
X
De personal
A cada tipo de activo le corresponde un departamento operado específico, excepto
“uniformes” que es utilizado por todos incluyendo el departamento de mantenimiento,
esto es importante ya que facilita la medición de la causacion.
3.2.2.- Como se mide una causación (el gasto).Se utiliza una metodología que combine los conceptos de “depreciación” y
“amortización” ya que se concluyen las siguientes particularidades en el tratamiento de
estos activos:
Se consideran como planta – propiedad y equipo pero no se desprecian como
tales.
Pueden figurar en las cuantas de activo diferido “como retiro de operación”Para
luego convertirse en gasto.
De acuerdo a su naturaleza y propensión al deterioro, estos activos,
específicamente lencería, mantelería, uniformes y cierta cristalería, identifican una vida
útil menor de un año, presentando características de recursos “agotables”.
Estos activos se conforman por cientos o miles de piezas diferentes tamaños y
capacidades, lo que hace imposible una identificación contable para la aplicación de los
métodos de depreciación (calculo de la depreciación acumulada para cada uno)
No solo son numerosos, sino propensos a la rotura y hurto lo que condiciona que
el tratamiento contable debe reflejar dichas perdidas sin la necesidad de mantener un
estricto control o contabilización de cada uno, lo que es inoperante por el esfuerzo
administrativo que implica.
3.2.3.- Medición de acusación a cada departamento.-
Una de las metodologías que se puede utilizar para la medición de la acusación (gasto)
de cada departamento debe ser proporcional a un parámetro de actividad que condicione
la utilización de estos activos y que a la vez estimule su deterioro.
Existen algunos tratamientos o métodos para calcular la amortización de estos
activos, uno de ellos está en función de los índices.
a) En función de coeficientes” .- Esto se identifica con el nivel de venta de los
departamentos y la utilización del activo se presenta a través de un coeficiente que se
aplica al parámetro mencionado para así calcular la depreciación. Se han establecido
estándares de acuerdo a estudios realizados, que citamos a continuación:
Acusación
Coeficiente
Parámetros
(%) ventas
Lencería
1.65
Habitaciones
Loza
1.56
Alimentos
Cristalería
1.56
A/B
Cubertería
0.95
Alimentos
Mantelería
0.79
A/B
Utensilios de cocina 0.95
Alimentos
Utensilios de bar
Bebidas
0.95
Estos coeficientes varían en cada caso particular según el tipo de cada establecimiento
que se este operando. En tal sentido cada establecimiento debería determinar y
ajustar sus propios índices, en función de sus propias estadísticas.
Ejemplo de cómo hallar la causación (gasto).
Cristalería:
Si las ventas de A/B en el mes fueron de US $ 22.500 el cálculo sería:
Ventas de A/B. Coeficiente = causación o gasto
US $22.500 * 0.0156 = US $ 351
Esta cifra representa la utilización, pérdida, rotura de este activo, esta causación se
refleja como gasto en el estado de resultados (ganancias y pérdidas).
b) Para el caso de los uniformes.- En este caso, es distinto ya que la vida útil de los
uniformes depende de la calidad del material, el tratamiento y uso que se le de. Para
facilitar el tratamiento existen varios criterios que se aplica a los tipos de uniformes son
en función del su vida útil : 4, 6, 8, ó 12 meses.
Definida la vida útil se realiza el siguiente proceso:
1) Información de las compra de Uniformes:
2) Cálculo de la Causación (gasto) y apropiación departamental:
Saldo Inicial Uniformes + Compras durante el mes = Disponible
./. La vida útil / Causación (gasto)
Para comprender esta operación se plantea el siguiente ejemplo de los activos de
operación (uniformes):
Saldo inicial uniformes
:
+Registro compras durante período
Vida útil
:
:
Act. De operación :
S/. 5,200
Saldo inicial
781
6 meses
5,200
+ Compras
781
= Disponible
5,981
. /.
Vida útil
= Causación (gasto mes)
6
996.83
La apropiación departamental se determina de acuerdo al número de empleados que el
hotel mantenga en cada área.
3.2.4
Inventario físico.-
Se procede a contar todo lo que se mantiene en almacén no propenso al deterioro y lo
que se está utilizando normalmente.
a)
Para el caso cristalería, cubertería y loza:
Reunir todos los elementos en un área determinada clasificando por tipo de
activo.
Disponer del número adecuado de personas que puedan realizar el conteo en
pocas horas.
Realizar el inventario en horas “muertas” es decir, cuando no se ofrezca el
servicio, ni se presente alguna actividad. Se dificulta cuando la operación de “room -
service” es de cierto tamaño obligando a suspender el servicio, a las 9 p.m. para así
poder recolectar los activos que se ha despachado a las habitaciones.
b) Utensilios de cocina y bar.Aquí es más favorable ya que se encuentran más concentrados en ciertas áreas,
son menos numerosos pero muy diversos.
c)
Lencería que está en operación
Elementos que se encuentran en las estaciones de ropería de cada Supervisora de
Piso.
-
Lencería que se encuentra en Lavandería.
-
En habitaciones que se toma como base de cuantificación el número de camas.
Nota: Los inventarios periódicos se deben practicar por lo menos en forma semestral,
con la finalidad de determinar las cantidades y valores reales que van a darse de baja, o
que han sido sustraídos, rotos, perdidos etc. Estos montos o valores de conciliarse con
los cálculos en función de los índices; de tal manera que puedan determinarse índices
más razonables según la operatividad de cada empresa
Capítulo 14:
Los departamentos de servicio de un
hotel compras y almacén
INTRODUCCIÓN
El hotel para programar el normal funcionamiento de las áreas de alimentos y bebidas
(restaurante, cafetería, bar, eventos), lo efectuará en primer lugar en relación a la
ocupabilidad del hotel, tipo de huéspedes, localización y la estrategia de marketing que
desarrolle.
Las áreas de alimentos y bebidas, para su desarrollo diario, necesita comprar a sus
proveedores. Almacenar los insumos, transformar la materia prima en productos y
vender a sus clientes.
La actividad del restaurante, cocina, y bar; sería imposible su operatividad si no
existiera los departamentos de compras y almacén.
El servicio de Almacén presenta cierta dificultad tanto organizativa como funcional
porque en él se producen constantes movimientos de mercancías de todo tipo, cuyas
entradas y salidas han de tener un correcto tratamiento administrativo y contable.
El almacén central, no solo atiende al departamento de alimentos y bebidas; si no que
provee a todos los demás departamentos del hotel (alojamiento, mantenimiento,
oficinas administrativas etc.
En la organización del almacén requiere de las siguientes condiciones básicas:
-
Instalaciones adecuadas
-
Adecuado control interno
-
Arreglos y cuidados de las mercancías
-
Coordinación con todos los departamentos afectados
Sistematización de los instrumentos contables y de control.
Recomendable para hoteles de 3, 4 o 5 estrellas.
-
Análisis y control de la gestión de stock,
Capítulo 15:
Gestión de stocks. Análisis y control
Los procesos básicos son:
a) Recepción, verificación, inspección de las mercancías
b) Registros documentales básicos
-
Control y registro higiénico sanitario
-
Facturas
-
Comandas
-
Hojas de pedido cocina, cafetería y bar
-
Vales de transferencias
-
kardex de almacén
-
Reportes diarios
c) Control de inventarios
-
Inventarios periódico y perpetuo
-
Valoración y control de stocks
Capítulo 16:
Control de inventarios
a).- Inventario periódico.- Es un control periódico físico, que consiste en un conteo
detallado de las mercancías tanto del almacén como de las otras áreas (cocina, cafetería
y bar). Este tipo de inventario se debe efectuar en forma obligatoria por lo menos cada
fin de mes.
Organigrama del circuito de inventarios mensuales y resultados de gestión:
ALMACEN ADMINISTRADOR
PROCESO PARA REALIZAR EL CIERRE Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
1.
Impreso Inventario Físico
Impreso Inventario Físico Comprobación física de las
existencias reales Opción de Cuadre de Almacén Imprimir 2.
Comprobación física de
las existencias reales
Inventario Final
·
Entran datos del siguiente mes Recomenzar los 3.
procesos diarios
4.
Obtener Consumo Neto
Imprimir Inventario Final
NECESARIOS
Cocina
LISTADOS
Extracto de Compras Extracto de Salidas del Mes a :
Bar
Restaurante
Otros
Esquema para determinar un inventario periódico y su relación con los inventarios
perpetuos.
Inventario periódico
Inventario perpetuo
Inventario inicial
Inventario inicial
+ Compras
+ Compras
= Existencias disponibles
= Existencia disponible
- Inventario final *
- Salidas de almacén
- Inventario final de carnes
(salidas a cocina, caf. y bar)
= Costo bruto de materia prima = Inventario final
+ - Diferencias de inventarios
= Inventario final *
b).-Inventario perpetuo.- Los inventarios son registros permanentes de las mercancías,
con la finalidad de resguardar la materia prima, evitar pérdidas o sustracciones.
Los grupos de materias primas que requieren de un control perpetuo, mediante un
ordenador, tarjetas de inventarios, bin - card o kardex de almacén.
Inventarios físicos
Inventario diario
Inventario mensual
Inventario diario
Grupos de inventarios perpetuos
CAP Carnes, pescados ,aves
AEL Abarrotes( enlatados, conservas
Licores
CB Cervezas
Bebidas
El grupo de LFV el grupo de lácteos, frutas, verduras, no requieren de inventarios
perpetuos.
Valuación de las salidas de almacén.Consiste en la forma o procedimiento de cómo los productos o insumos se utilizan en
la producción así como su valoración.
Los sistemas de valuación de inventarios más comunes son:
1. Sistema FIFO (Primeras Entradas Primeras Salidas)
2. Sistema LIFO (Ultimas Entradas Primeras Salidas)
3. Sistema PPP (Precio Promedio Ponderado)
1.
Primeras entradas -primeras salidas (PEPS-FIFO).-
Este método consiste en que los productos que primero ingresas al almacén, son los
primeros productos que se usan en la producción.
Para el negocio de comidas es muy importante desde el punto de gestión .Es decir tomar
en cuenta para el manejo de las salidas de los productos ya que se tratan de productos
perecibles en su gran mayoría.
2.
Ultimas entradas - primeras salidas (IEDS-LIFO).-
Este método consiste en que loas mercancías ultimas que se adquirieron son las
primeras que salen. Esté puede funcionar algunas empresas donde los productos no se
puedan malograr o perder su valor por efecto de la obsolescencia. Ejemplo empresas de
producción de joyas,
3.
Precio promedio ponderado (PPP).-
Este método perpetuo de control más usado y mas común por la empresa y consiste en
que los productos para su consumo o venta deben de tener un valor monetario
uniforme. Su implementación consiste en tomar los siguientes aspectos:
·
Los costos de las distintas entradas se promedian para obtener un único costo en
almacén aplicable a todas las salidas o consumos.
·
Los promedios se modifican cada vez que hayan compras cuyo costo sea diferente
al promedio vigente.
·
Las existencias finales quedan valorados al último costo promedio.
·
Consumos de stock
·
Para efectos de gestión se debe hacer una combinación .Tomar en cuenta el
método FIFO para el control, físico; pero para su valoración usar el método promedio.
Figura . 12.- Grafico del control perpetuo de inventario de alimentos y bebidas.
Fig. 13 Flujograma interdepartamental del almacén
Capítulo 17:
Hoja de pedido. Recepción, cocina y bar
Capítulo 18:
Control diario del bar de un hotel