Comandos

Curso de formación de
®
Microsoft Office
®
Excel 2007
Contenido del curso
•  Descripción general: Introducción práctica
•  Lección: Qué ha cambiado y por qué
•  Lección 2: Empezar a trabajar en Excel
•  Lección 3: Un nuevo formato de archivo
Las dos primeras lecciones incluyen una lista de tareas
propuestas y todas ellas incluyen un serie de preguntas de
prueba.
Ponerse rápidamente al día
Objetivos del curso
•  Entender el nuevo aspecto de Excel.
•  Buscar comandos habituales en la cinta de opciones: Cortar,
Copiar, Pegar, Insertar filas de hoja, Insertar columnas de
hoja y Suma.
•  Guardar libros con los nuevos formatos de archivo de Excel.
Ponerse rápidamente al día
Lección 1
Qué es lo que ha cambiado y por
qué
Qué es lo que ha cambiado y por qué
Efectivamente hay
muchos cambios en
Excel 2007. El más
evidente está en la parte
superior de la ventana.
Pero son cambios para
mejor.
Los comandos que necesita ahora están más visibles y
accesibles en un centro de control denominado la cinta de
opciones.
Ponerse rápidamente al día
¿Qué hay en la cinta de opciones?
Las tres partes de la
cinta de opciones son
fichas, grupos y
comandos.
1
2
3
Fichas: las fichas representan las tareas principales que se
realizan en Excel. Hay siete fichas a lo largo de la parte superior
de la ventana de Excel.
Grupos: los grupos son conjuntos de comandos relacionados,
mostrados en fichas.
Comandos: un comando es un botón, un menú o un cuadro en
el que se especifica información.
Ponerse rápidamente al día
¿Qué hay en la cinta de opciones?
¿Por dónde se empieza
a trabajar en la cinta de
opciones?
Por el principio.
Los comandos principales de Excel están agrupados en la
primera ficha, la ficha Inicio .
Ponerse rápidamente al día
¿Qué hay en la cinta de opciones?
Los grupos aglutinan
todos los comandos que
se necesitan para
realizar una tarea
concreta.
Mientras se trabaja en la tarea, los grupos se mantienen a la
vista y disponibles para su uso; ya no están ocultos en
menús.
Estos comandos esenciales están a la vista en la parte
superior del área de trabajo.
Ponerse rápidamente al día
Más comandos pero sólo cuando se necesitan
Los comandos de la
cinta de opciones son
los que más utiliza.
En lugar de mostrar todos los comandos en todo momento,
en Excel 2007 algunos comandos sólo se muestran cuando
se necesitan, en respuesta a la acción que realice.
No debe preocuparse si no ve todos los comandos que
necesita en todo momento. Dé los primeros pasos y los
comandos necesarios estarán disponibles.
Ponerse rápidamente al día
Más opciones si las necesita
Algunas veces aparece
una flecha, denominada
Iniciador de cuadros de
diálogo, en la esquina
inferior derecha de un
grupo.
Esta flecha indica que hay
más opciones disponibles
para el grupo.
Haga clic en el iniciador de cuadros de diálogos y verá un
cuadro de diálogo o un panel de tareas. En la imagen se
muestra un ejemplo:
1 En la ficha Inicio , haga clic en la flecha
en el grupo Fuente .
2
El cuadro de diálogo Formato de celdas se abre, con opciones
de superíndices y otras opciones relacionadas con las fuentes.
Ponerse rápidamente al día
Colocar comandos en su propia barra de herramientas
¿Suele utilizar
comandos que no están
tan accesibles como le
gustaría?
Puede agregarlos
fácilmente a la Barra de
herramientas de
acceso rápido.
Animación: haga clic con el botón secundario del mouse y haga clic en
Reproducir.
Reproduzca la animación para ver cómo se agrega un botón
a la barra de herramientas y después se elimina de allí.
Ponerse rápidamente al día
Comandos en la barra de herramientas
¿Suele utilizar
comandos que no están
tan accesibles como le
gustaría?
Puede agregarlos
fácilmente a la Barra de
herramientas de
acceso rápido.
La barra de herramientas de acceso rápido está situada
sobre la cinta de opciones cuando se inicia por primera vez
Excel 2007. En esa barra, los comandos siempre están
visibles y a mano.
Ponerse rápidamente al día
¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?
Si utiliza el teclado más
que el ratón, le agradará
saber que el diseño de
la cinta de opciones
incluye nuevos métodos
abreviados.
Este cambio presenta dos grandes ventajas frente a las
versiones anteriores de Excel:
•  Hay métodos abreviados para cada uno de los botones de
la cinta de opciones.
•  Estos métodos abreviados a menudo requieren menor
combinación de teclas.
Ponerse rápidamente al día
¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?
Los nuevos métodos
abreviados también
tienen un nuevo
nombre: sugerencias
de teclas.
Presione ALT para que
aparezcan las
sugerencias de teclas.
Por ejemplo, así es como se utilizan las sugerencias de
teclas para centrar texto:
1
Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas.
2
Presione H para seleccionar la ficha Inicio .
3
Presione A y luego C para centrar el texto seleccionado.
Ponerse rápidamente al día
¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?
¿Dónde están los antiguos métodos abreviados?
Los antiguos métodos abreviados de teclado que comienzan con CTRL
permanecen intactos y los puede seguir utilizando igual que antes.
Por ejemplo, el método abreviado CTRL+C sigue copiando contenido en el
Portapapeles y el método abreviado CTRL+V sigue pegando el contenido
en el Portapapeles.
Ponerse rápidamente al día
Una vista nueva
La cinta de opciones no
es el único cambio de
Excel 2007.
La vista Diseño de
página también es
nueva.
Si ha trabajado en la vista Diseño de página en Microsoft
Office Word, le alegrará ver que Excel ofrece las mismas
ventajas.
Ponerse rápidamente al día
Una vista nueva
Para ver la nueva vista,
haga clic en Vista
Diseño de página en la
barra de herramientas
Vista
.
Esto es lo que verá en la hoja de cálculo:
1
Títulos de columna.
2
Títulos de fila.
3
Reglas de margen.
Ponerse rápidamente al día
Una vista nueva
En la vista Diseño de página
hay márgenes de página en la
parte superior, los laterales y
la parte inferior de la hoja de
cálculo, y un pequeño espacio
de color azul entre las hojas
de cálculo.
Las reglas de la parte superior
y de los laterales sirven para
ajustar los márgenes.
Otras ventajas de la nueva vista:
•  No es necesario usar Vista preliminar para detectar problemas
de diseño antes de imprimir.
•  Ahora es más fácil agregar encabezados y pies de página.
•  Puede ver hojas de cálculo diferentes en vistas distintas.
Ponerse rápidamente al día
Trabajar con diferentes resoluciones de pantalla
Todo lo que se ha
descrito hasta ahora es
aplicable si la pantalla
está definida en una
resolución alta y la
ventana de Excel está
maximizada.
Si no es así, la
apariencia cambia.
¿Cuándo y cómo cambia la apariencia?
•  En baja resolución. Si la pantalla está definida en una
resolución baja, por ejemplo en 800 por 600 píxeles,
algunos grupos de la cinta de opciones mostrarán
únicamente el nombre del grupo, no los comandos del
grupo.
Ponerse rápidamente al día
Trabajar con diferentes resoluciones de pantalla
Todo lo que se ha
descrito hasta ahora es
aplicable si la pantalla
está definida en una
resolución alta y la
ventana de Excel está
maximizada.
Si no es así, la
apariencia cambia.
¿Cuándo y cómo cambia la apariencia?
•  Cuando la ventana de Excel no está maximizada.
Algunos grupos sólo mostrarán el nombre del grupo.
•  Con equipos Tablet PC. En estos equipos con pantallas
pequeñas, la cinta de opciones se ajusta para mostrar
versiones más pequeñas de las fichas y grupos.
Ponerse rápidamente al día
Sugerencias para la práctica
1.  Escribir texto.
2.  Ajustar el ancho de las columnas.
3.  Cambiar las vistas de documento.
4.  Mostrar u ocultar el espacio en blanco.
5.  Agregar un botón a la barra de herramientas de acceso rápido.
Práctica en línea (requiere Excel 2007)
Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 1
Puede personalizar Excel 2007 agregando comandos a la barra de
herramientas de acceso rápido. (Elija una respuesta).
1.  Verdadero.
2.  Falso.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 1: Respuesta
Verdadero.
Puede agregar los comandos que desea tener a mano a la barra de
herramientas de acceso rápido.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 2
Algunos comandos aparecen sólo cuando se necesitan. (Elija una
respuesta).
1.  Verdadero.
2.  Falso.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 2: Respuesta
Verdadero.
Después de un par de pasos, aparece una ficha nueva con todos los
comandos que necesita. Por ejemplo, inserte un gráfico o un encabezado y
pie de página, y aparecerán más comandos.
Ponerse rápidamente al día
Lección 2
Empezar a trabajar en Excel
Empezar a trabajar en Excel
En la primera lección se
ofreció una introducción
al nuevo aspecto de
Excel 2007.
Ahora ha llegado el
momento de ponerse a
trabajar.
Suponga que dispone de media hora antes de la siguiente
reunión para realizar algunas revisiones en una hoja de
cálculo que ha creado en una versión anterior de Excel.
¿Podrá hacer las tareas básicas necesarias en Excel 2007
en sólo 30 minutos? En esta lección le mostraremos cómo
hacerlo.
Ponerse rápidamente al día
Abrir el archivo
Primero lo más
importante. Desea abrir
un libro existente creado
en una versión anterior
de Excel.
Siga este procedimiento:
1
Haga clic en el botón de Microsoft Office
.
2
Haga clic en Abrir y seleccione el libro que desee.
3
Tenga en cuenta que también puede hacer clic en Opciones
de Excel, en la parte inferior del menú, para definir las
opciones del programa.
Ponerse rápidamente al día
Insertar una columna
Ahora desea agregar
una columna a la hoja
de cálculo para
identificar clases de
productos.
Desea incluirla entre dos
columnas de datos que
ya existen.
Animación: haga clic con el botón secundario del mouse y haga clic en
Reproducir.
Reproduzca la animación para ver cómo se inserta una
columna en la hoja de cálculo.
Ponerse rápidamente al día
Insertar una columna
Ahora desea agregar una
columna a la hoja de
cálculo para identificar
clases de productos.
La columna debe
colocarse entre dos
columnas de datos
existentes, Cantidad y
Proveedor.
La hoja de cálculo contiene filas de productos que se han
pedido a varios proveedores y desea agregar la nueva
columna para identificar los distintos productos, como
lácteos, cereales, fruta, etc.
Ponerse rápidamente al día
Insertar una columna
Siga este procedimiento para agregar la columna entre la columna Cantidad y
la columna Proveedor :
1.  Haga clic en la columna Proveedor . A continuación, en la ficha Inicio ,
dentro del grupo Celdas , haga clic en la flecha de Insertar.
2.  En el menú que aparece, haga clic en Insertar columnas de hoja. Se
insertará una nueva columna en blanco donde podrá escribir los datos
nuevos.
3.  Si necesita ajustar el ancho de columna para que quepan los datos, en
el grupo Celdas , haga clic en la flecha de Formato. En la lista que
aparece, haga clic en Autoajustar ancho de columna.
Ponerse rápidamente al día
Modificar y dar formato a los datos
Las operaciones para
aplicar formato y
modificar los datos se
realizan con los
comandos de los grupos
incluidos en la ficha
Inicio .
Por ejemplo, los títulos de columna resaltarán más si están
en negrita.
Para ello, seleccione la fila de los títulos y, a continuación, en
la ficha Inicio , dentro del grupo Fuente , haga clic en
Negrita.
Ponerse rápidamente al día
Modificar y dar formato a los datos
Con los títulos aún
seleccionados, decide
cambiar su color y su
tamaño, para que
resalten todavía más.
En el grupo Fuente , haga clic en la flecha de Color de
fuente. Verá muchos más colores que antes entre los que
elegir.
Si desea ver cómo quedará el título con otros colores,
seleccione un color y espere unos segundos.
Ponerse rápidamente al día
Modificar y dar formato a los datos
También puede utilizar el grupo Fuente para ocuparse de otras opciones de
formato y edición.
•  Para aumentar el tamaño de fuente, haga clic en Aumentar tamaño de
fuente .
•  Con los títulos aún seleccionados, decide centrarlos en las celdas. En el
grupo Alineación , haga clic en Centrar .
•  Por último, descubre que necesita especificar un pedido adicional para
Salsa de pimiento picante de Luisiana. Seleccione el nombre del
producto y, en el grupo Portapapeles , haga clic en Copiar . A
continuación, haga clic en la última fila y, de nuevo, en el grupo
Portapapeles , haga clic en Pegar .
Ponerse rápidamente al día
Escribir una fórmula
Antes de entregar el
informe, desea sumar
las cifras de la columna
Cantidad.
Es muy fácil. Haga clic
en el botón Suma
.
1
Coloque el cursor en la última celda de la columna Cantidad
y, a continuación, haga clic en el botón Suma en la ficha
Inicio (está en el grupo Edición ).
2
Presione ENTRAR para ver el resultado de la fórmula.
Ponerse rápidamente al día
Agregar encabezados y pies de página
Como retoque final,
decide agregar
encabezados y pies de
página a la hoja de
cálculo.
Esto permitirá clarificar
el asunto de los datos.
Esto es lo que tiene que hacer:
1.  Cambie a la vista Diseño de página. Puede hacer clic en la
ficha Ver y, a continuación, en Vista Diseño de página en
el grupo Vistas de libro . O puede hacer clic en el botón
central de la barra de herramientas Vista
situada
en la parte inferior de la ventana.
Ponerse rápidamente al día
Agregar encabezados y pies de página
Como retoque final,
decide agregar
encabezados y pies de
página a la hoja de
cálculo.
Esto permitirá clarificar
el asunto de los datos.
Esto es lo que tiene que hacer:
2.  Haga clic en el área situada en la parte superior de la
página donde se indica Haga clic para agregar
encabezado.
3.  Cuando lo haga, aparecerán las herramientas de
encabezado y pie de página y la ficha Diseño en la
parte superior de la cinta de opciones.
Ponerse rápidamente al día
Imprimir
Es hora de imprimir el
informe.
En la vista Diseño de
página, puede realizar
los ajustes y ver los
cambios en la pantalla
antes de imprimir.
Así es como se utiliza la vista Diseño de página:
1.  Haga clic en la ficha Diseño de página .
2.  En el grupo Configurar página , haga clic en Orientación y,
después, seleccione Vertical u Horizontal. En la vista Diseño
de página, verá el cambio en la orientación y cómo quedan los
datos de ambas formas.
Ponerse rápidamente al día
Imprimir
Es hora de imprimir el
informe.
En la vista Diseño de
página, puede realizar
los ajustes y ver los
cambios en la pantalla
antes de imprimir.
Así es como se utiliza la vista Diseño de página:
3.  Aún en el grupo Configurar página , haga clic en
Tamaño para seleccionar el tamaño de papel. Verá los
resultados de las opciones seleccionadas conforme las
elige (lo que ve en pantalla es lo que se imprimirá).
Ponerse rápidamente al día
La ventana Nuevo libro
La ventana Nuevo libro
es el lugar perfecto para
empezar a trabajar en
Excel.
Cuando haga clic en el botón de Microsoft Office
luego en Nuevo, se abrirá la ventana Nuevo libro.
y
En la parte superior de la ventana, puede seleccionar un
nuevo libro en blanco o una plantilla.
Ponerse rápidamente al día
Sugerencias para la práctica
1.  Insertar una columna.
2.  Usar Autosuma.
3.  Agregar un encabezado y un pie de página.
4.  Dar los últimos retoques.
5.  Examinar las opciones de impresión.
Práctica en línea (requiere Excel 2007)
Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 1
Para insertar una nueva columna, se utilizan los comandos del
grupo Celdas en la ficha Inicio. (Elija una respuesta).
1.  Verdadero.
2.  Falso.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 1: Respuesta
Verdadero.
A continuación, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y luego en
Insertar columnas de hoja.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 2
¿Dónde está el botón en el que se hace clic para buscar comandos
que abren y cierran los archivos? (Elija una respuesta).
1.  En la primera ficha.
2.  En la esquina superior izquierda de la ventana.
3.  Bajo la cinta de opciones.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 2: Respuesta
En la esquina superior izquierda de la ventana.
Haga clic en el botón de Microsoft Office redondo grande situado en la
esquina superior izquierda.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 3
En la vista Diseño de página, desea agregar un encabezado a la
hoja de cálculo, pero no ve los comandos que necesita. Para ver
los comandos, debe hacer clic en el área en la que se indica “Haga
clic para agregar encabezado”. (Elija una respuesta).
1.  Verdadero.
2.  Falso.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 3: Respuesta
Verdadero.
Cuando lo haga, aparecerán las herramientas de encabezado y pie de
página y la ficha Diseño en la cinta de opciones. Contienen todos los
comandos para trabajar con encabezados y pies de página.
Ponerse rápidamente al día
Lección 3
Un nuevo formato de archivo
Un nuevo formato de archivo
Excel tiene un nuevo
formato de archivo.
Pero puede seguir
abriendo y modificando
libros antiguos, y
compartir archivos con
personas que no tienen
Excel 2007.
El nuevo formato de archivo proporciona mayor seguridad
para los archivos, reduce el riesgo de que resulten
dañados, reduce el tamaño de archivo y ofrece nuevas
características.
Ponerse rápidamente al día
Trabajar con archivos de versiones anteriores
En Excel 2007, puede
abrir archivos creados
en Excel 95 hasta Excel
2003.
Pero ¿y si usted es la primera persona de su oficina que
tiene Excel 2007? ¿Y si necesita compartir los archivos con
departamentos que aún no tienen Excel 2007?
Que no cunda el pánico. Podrá compartir todos los libros con
estas personas.
Ponerse rápidamente al día
Trabajar con archivos de versiones anteriores
Así es como se hace:
•  Los archivos antiguos seguirán siéndolo a menos que decida lo contrario.
–  Excel guardará los archivos antiguos en sus formatos originales a menos
que especifique lo contrario. Por ejemplo, si el archivo se creó en Excel
2003, Excel 2007 lo guardará en el formato de 2003 de forma
predeterminada.
•  Las nuevas características le advertirán si guarda el archivo como antiguo.
–  Cuando guarde un archivo en el formato de una versión anterior, un
comprobador de compatibilidad le indicará si alguna de las características
de la versión 2007 no son compatibles con la versión anterior.
Ponerse rápidamente al día
Trabajar con archivos de versiones anteriores
Así es como se hace:
•  Siempre puede copiar primero los archivos más recientes con el nuevo formato.
–  Sólo tiene que indicar a Excel que desea un libro de Excel (*.xlsx). Esa
copia del archivo contendrá todas las características de Excel 2007.
•  Puede compartir los documentos entre versiones mediante un convertidor.
–  Los compañeros que trabajen con Excel 2000 hasta 2003 podrán abrir los
archivos de 2007 si descargan y utilizan un convertidor.
Ponerse rápidamente al día
Ventajas del nuevo formato
El nuevo formato de
archivo trae consigo
mejoras en Excel.
Éstas son sus principales ventajas:
•  Nuevas características
•  Archivos más seguros
•  Menor riesgo de que los archivos resulten dañados
Ponerse rápidamente al día
Ventajas del nuevo formato
El nuevo formato de
archivo trae consigo
mejoras en Excel.
Éstas son sus principales ventajas:
•  Menor tamaño de archivo
•  Datos más útiles
Ponerse rápidamente al día
Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar
Cuando guarde un
archivo en Excel 2007,
podrá seleccionar entre
varios tipos de archivo.
•  Libro de Excel (*.xlsx). Utilice este formato cuando no haya macros ni código de VBA.
•  Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando haya
macros o código de VBA.
•  Plantilla de Excel (*.xltx). Utilice este formato cuando necesite una plantilla.
Ponerse rápidamente al día
Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar
Cuando guarde un
archivo en Excel 2007,
podrá seleccionar entre
varios tipos de archivo.
•  Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando necesite
una plantilla y el libro contenga macros o código de VBA.
•  Libro binario de Excel (*.xlsb). Utilice este formato con un libro especialmente grande.
Ponerse rápidamente al día
Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar
Cuando guarde un
archivo en Excel 2007,
podrá seleccionar entre
varios tipos de archivo.
•  Libro de Excel 97-2003 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir el libro
con alguien que trabaja en una versión anterior de Excel.
•  Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir
el libro con alguien que trabaja en Microsoft Excel 5.0.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 3, pregunta 1
Si guarda un archivo creado en una versión anterior de Excel como
un archivo de Excel 2007, el archivo puede utilizar todas las
nuevas características de Excel. (Elija una respuesta).
1.  Verdadero.
2.  Falso.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 3, pregunta 1: Respuesta
Verdadero.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 3, pregunta 2
¿Por qué se ha cambiado el formato de archivo de Excel 2007 a
XML? (Elija una respuesta).
1.  Permite agregar nuevas características a Excel.
2.  Los archivos son más seguros.
3.  Hay menor riesgo de que los archivos resulten dañados.
4.  El tamaño de archivo es menor.
5.  Todas las anteriores.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 3, pregunta 2: Respuesta
Todas las anteriores.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 3, pregunta 3
Alguien le envía un archivo de Excel 2003 y usted lo abre en Excel
2007. Cuando termina de trabajar con él en 2007, el archivo se
guardará automáticamente como Excel 2007, a menos que cambie
la opción. (Elija una respuesta).
1.  Verdadero.
2.  Falso.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 3, pregunta 3: Respuesta
Falso.
Si lo creó en Excel 2003, Excel 2007 lo guardará con formato 2003 salvo que
especifique lo contrario.
Ponerse rápidamente al día
Web para aprender Excel:
Oficial:
http://office.microsoft.com/es-es/training/