Manual de sistema de mesa de entradas

Ingreso al Sistema STEP (Login o Validación de Usuario)
La pantalla que cumple con dicha funcionalidad se presenta de la siguiente
manera:
El usuario llenará el cuadro de texto que se encuentra en el lado izquierdo de
la pantalla con el usuario y la contraseña. Una vez dispuestos ambos datos, el
usuario presionará el botón “Ingresar” para realizar la validación de base de datos
correspondiente mediante la cual el sistema verificara y mostrara las funciones
habilitadas al perfil del usuario.
Al ingresar al sistema si el usuario tiene asignada más de un área se
desplegara la pantalla de selección de Área de Trabajo, si tiene solo un área el
sistema entrara directamente aplicando las restricciones de seguridad
correspondientes empleadas por el usuario administrador
Menú del Sistema STEP
El menú del sistema se presenta de la siguiente manera:
Bandeja de Trabajo
Esta es la pantalla principal en cuanto a las operaciones que se realizaran en
el módulo.
En el cuerpo de la pantalla están los registros que están para recibir, en el
área y enviados, para ver información sobre ellos debemos seleccionarlo, con lo
cual se mostrara la información en la parte inferior de la pantalla.
En la parte superior de la misma se encuentran las funciones básicas para
operar con los trámites y expedientes. Estas se pueden habilitar por área y usuario.
Funciones Básicas:
Envió de Expedientes y Trámites
Esta es para enviar un registro a un área habilitada del Servicio
Administrativo. En la parte superior de la pantalla se muestran los datos del
elemento a enviar; en la parte inferior se especifica la cantidad de fojas que se
envían, en “Enviar a” seleccionar el área de destino, por ultimo en “Nota” se podrá
redactar un texto para ser leído por el destinatario. Para ejecutar el comando
presionar el botón “Enviar”.
Recepcion de Expedientes y Trámites.
Con esta función se dará ingreso al área los trámites/expedientes que se nos
han enviado, para ello debe ingresar a la solapa “Recibir” y marcar el
trámite/expediente y ejecutar la función con lo que se abrirá la siguiente pantalla
En esta opcion se permite el ingreso de una nota. Se ejecutara mediante el
botón “Recibir”.
Enviar Electronico (Por código de Barras)
Con esta función se podrá enviar un trámite/expediente indicándole el area
de destino y número mediante el uso de un lector óptico de código de barras.
Recibir Electronico (Por código de Barras)
Con esta función se podrá recibir un trámite/expediente indicándole el
número mediante el uso de un lector óptico de código de barras.
Cancelar Envío
Esta función es para cancelar el envío de un expediente/tramite
devolviéndonoslo al área en que estamos conectados.
Para ello seleccionamos el registro de entre los enviados y ejecutamos la
función con lo cual se mostraran los datos del tramite/Expediente y presionando el
botón “Recuperar” pasara a estar en el area.
Para quitarle fojas a un trámite/expediente ejecutar la función con lo que se
desplegara una pantalla para indicar foja inicial y foja final que se quitara, como así
también el motivo. Se finalizara la operación presionando el botón “Desglosar” que
figura en la parte inferior derecha de la pantalla.
Compatibilizar
Esta función se utiliza para incorporar un trámite/expediente a otro que se
encuentre en la misma área, primero marcar el trámite/expediente al cual
incorporar otro, luego ejecutar la función y desplegar la siguiente pantalla
En esta indicar que trámite/expediente se necesita incorporar indicándole un
comentario. Se realiza la operación presionando el botón “Compatibilizar”
Adjuntar
Esta función es para incorporar un trámite que se encuentre en el área a un
expediente ya existente.
En la parte superior de la pantalla se muestra la información del trámite,
mientras que en la inferior se encuentra la solicitud del expediente para ser
adjuntado. Por ultimo con el Botón “Adjuntar” que se encuentra en la parte
inferior de la pantalla finalizaremos el proceso.
Relacionar
Esta función permite indicar que existe una relación entre trámites y
expedientes sin tener en cuenta que tipo de documentos son.
Debemos indicar con que archivo se relacionara y un comentario, guardar la
relación presionando el botón “Relacionar” en la parte inferior de la pantalla.
Finalizar
Con esta función se dará por terminado un Trámite/expediente
imposibilitando su envío o modificación. Esto se realiza desde la siguiente pantalla
donde se muestra el detalle del registro; dándolo como finalizado mediante el botón
“Finalizar”, su estado pasa a ser “Archivado Definitivamente”.
Remito de Pases
Con esta función se listaran registros enviados teniendo en cuenta una serie
de filtros (trámite o expediente, tipo, fecha y hora de enviado y destino) que son
aplicados presionando el botón “Buscar”, esto genera una lista en la cual podemos
marcar que registros listar en el reporte. Para generar la vista previa del reporte
presionar el botón “Imprimir” que se encuentra en la parte inferior izquierda de la
pantalla.
Si esta marcado “Agrupado por Destino” con el valor “Si” el reporte será
dividido por área de destino, mientras que si el valor es “No” se mostrara un listado
sin discriminar por área.
Ocultar/Mostrar
Esta función permite poner un trámite/expediente como oculto para la solapa
de los registros en el área en la que nos encontramos conectados, solicitando un
titulo bajo el cual archivarlo
Una vez oculto no se listara en la solapa de los registros del área; para poder
verlos hay que elegir ‘Solo Ocultos’ en la parte superior de la pantalla de “Bandeja
de Trabajo”.
Para hacer visible un trámite/expediente hay que marcar el registro oculto y
ejecutar la función, automáticamente se volverá visible.