P-GT-1 Mantenimiento Preventivo y Correctivo

Código: P-GT-1
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO
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1
Fecha: 24-Junio-2014
PROCESO GESTIÓN TECNOLÓGICA
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1. OBJETIVO
Definir las acciones para brindar soporte de mantenimiento preventivo y correctivo de
la plataforma tecnológica (equipos, software y redes de comunicación) de la Fundación
FES, con el fin de garantizar su funcionamiento para el desempeño eficaz de los
procesos de la Fundación.
2. ALCANCE
Incluye la programación del mantenimiento preventivo, la identificación de
necesidades de mantenimiento correctivo, la ejecución de las actividades de
mantenimiento y el seguimiento a su eficiencia.
3. DEFINICIONES

Hardware: se refiere a todas las partes tangibles de un sistema informático;
sus componentes son: computadores, servidores, impresoras, periféricos y
equipos de telecomunicación.

Mantenimiento Correctivo: corrige los defectos observados en los equipos o
instalaciones, es la forma más básica de mantenimiento y consiste en localizar
averías o defectos y corregirlos o repararlos.

Mantenimiento Preventivo: Es el destinado a la conservación de equipos o
instalaciones mediante realización de revisión y reparación que garanticen su
buen funcionamiento y fiabilidad. El mantenimiento preventivo se realiza en
equipos en condiciones de funcionamiento.

Telecomunicaciones: Todas las formas de comunicación a distancia, incluye la
telefonía y transmisión de datos a través de computadores.

Sistemas informáticos: Es un sistema que permite almacenar y procesar
información; como todo sistema, es el conjunto de partes interrelacionadas: en
este caso, hardware, software y recursos humanos. El hardware incluye
computadoras o cualquier tipo de dispositivo electrónico inteligente, que
consisten en procesadores, memoria, sistemas de almacenamiento externo, etc.
El software incluye al sistema operativo y aplicaciones, siendo especialmente
importante los sistemas de gestión de bases de datos. Por último el soporte
humano incluye al personal técnico que crean y mantienen el sistema (analistas,
programadores, operarios, etc.) y a los usuarios que lo utilizan.

Software: Comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que
hacen posible la realización de tareas específicas.
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Incluyen: las aplicaciones ofimáticas como el procesador de texto que permite al
usuario realizar todas las tareas concernientes a la edición de textos; el sistema
operativo, que permite al resto de los programas funcionar adecuadamente,
facilitando también la interacción entre los componentes físicos; y las
aplicaciones sobre las cuales se procesa información.
4. RESPONSABLE
Coordinador de Sistemas
5. CONDICIONES

Dar cumplimiento a las políticas de Informática y Telecomunicaciones de la
Fundación FES.

Disponer de las herramientas de hardware y software necesarias para
desarrollar las actividades de mantenimiento.

Las solicitudes al área de sistemas se realizan por medio del correo electrónico
al Coordinador de Sistemas describiendo la generalidad de la situación
presentada o el tipo de asesoría requerida.

Se definen los tiempos de recepción y atención de solicitudes al área de
informática y telecomunicaciones- TIC:
Solicitud
Tiempo recepción de la
solicitud
Solicitud
de Un día hábil o durante el
mantenimiento correctivo día.
o soporte técnico.

Tiempo de atención
Según la complejidad de
la solicitud se programa
la atención.
Cuando se requiere un proveedor de servicio técnico, se le debe exigir la
entrega del informe detallado de la labor realizada para el registro de la hoja de
vida de cada equipo.
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6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
6.1 Elaborar el Programa de mantenimiento preventivo
El Coordinador de Sistemas realiza anualmente la programación de mantenimiento
preventivo en el formato Programación de Actividades de TIC F-GT-1, basado en:




El inventario de equipos y telecomunicaciones. Formato F-GT-2
Las necesidades de mantenimiento
Las garantías vigentes sobre los mismos
La disponibilidad de los equipos de acuerdo con las actividades de los usuarios
Una vez elaborado el programa de mantenimiento se identifican las necesidades de
recursos para su ejecución (herramientas, software actualizado, servicios
especializados de mantenimiento), las cuales se tramitan a través del procedimiento
Compra de Bienes y Servicios P-GA-1.
6.2 Ejecutar programa mantenimiento preventivo
El Coordinador de Sistemas realiza el mantenimiento según el programa establecido.
Se valida la disponibilidad de tiempo de los usuarios para realizar el mantenimiento o
reprogramar, si se reprograma la actividad se actualiza el formato Programación de
Actividades de TIC F-GT-1.
El mantenimiento preventivo para equipos de usuarios incluye:





Limpieza física del equipo.
Actualización del sistema operativo, antivirus y otras herramientas ofimáticas.
Ejecución de programas de limpieza de software.
Análisis del equipo con el antivirus.
Realizar copia de seguridad de los documentos del usuario en cumplimiento
del instructivo Copias de seguridad de la información I-GT-1.
El mantenimiento preventivo para servidores:





Limpieza física del equipo.
Actualización del sistema operativo, antivirus y otras herramientas ofimáticas.
Ejecución de programas de limpieza de software.
Análisis del equipo con el antivirus.
Realizar copia de seguridad de los documentos del servidor en cumplimiento
del instructivo Copias de seguridad de la información I-GT-1.
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El mantenimiento preventivo para equipos de telecomunicaciones y demás periféricos:


Limpieza física del equipo.
Revisión y ajuste de sus partes.
Si durante las actividades de mantenimiento se identifica la necesidad de cambiar o
actualizar partes y/o software, se identifica su disponibilidad actual en la Fundación, si
se encuentra disponible en el Inventario de Equipos y Telecomunicaciones F-GT-2, se
instala y se registra en dicho inventario la correspondiente salida. Si no se encuentra
disponible la parte y/o licencia de software se tramita su adquisición a través del
procedimiento Compra de Bienes y Servicios P-GA-1 programando la actividad de
mantenimiento nuevamente en el F-GT-1.
Una vez realizado el mantenimiento preventivo se verifica el estado realizando unas
pruebas de funcionalidad.
Se informa al usuario (si aplica) el tipo de mantenimiento realizado y se entrega al
usuario, con quien se realizará una prueba de funcionalidad. En caso de identificarse
alguna funcionalidad que no opera como corresponde, se continúa con el
mantenimiento.
El mantenimiento realizado se registra en F-GT-3 Hoja de vida del equipo.
Se registra la actividad de mantenimiento como una actividad ejecutada en el formato
Programación de Actividades de TIC F-GT-1.
6.3 Identificar programar y ejecutar mantenimientos correctivos
6.3.1 Identificar necesidades de mantenimiento correctivo
La solicitud de mantenimiento correctivo es realizada por cada usuario, el Coordinador
de Sistemas programa la actividad de mantenimiento correctivo comunicada por el
usuario en el formato Programación de Actividades de TIC F-GT-1, se programa
teniendo en cuenta un reporte de fallas tramitado por algún usuario o la identificación
de fallas en la plataforma tecnológica que generó suspensión del servicio o por
situaciones identificadas en los mantenimientos preventivos.
De acuerdo con la necesidad e impacto se establece la prioridad de atención de la
misma.
Si el mantenimiento correctivo no requiere atención de manera inmediata se programa
la actividad en el formato F-GT-1 y si es necesario se informa al usuario la fecha y
hora de su programación.
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En el caso de que el mantenimiento correctivo no se pueda hacer en el momento pero
la disponibilidad de la plataforma tecnológica sea considerada crítica e indispensable
para la prestación del servicio, se buscan soluciones de contingencia ante las fallas.
6.3.2 Ejecutar y verificar el mantenimiento correctivo
El Coordinador de Sistemas realiza un diagnóstico inicial del equipo para determinar el
problema que presenta.
El diagnóstico se realiza considerando:




Tipo de reparación (software y/o hardware)
Necesidad de contratación de mantenimiento especializado
Trámite de garantía
Necesidades de repuestos
Con estas consideraciones se realiza el mantenimiento correctivo en el momento o se
programa la actividad en el formato Programación de Actividades de TIC F-GT-1,
informando al usuario (si aplica).
Se realizan las actividades de mantenimiento correctivo de acuerdo con el diagnóstico
realizado, las cuales se registran en formato F-GT-3 Hoja de vida del equipo.
Una vez realizado el mantenimiento correctivo se verifica el estado realizando pruebas
de funcionalidad.
Se informa al usuario (si aplica) el tipo de mantenimiento realizado y se entrega al
usuario (en caso en el que el equipo haya sido retirado del puesto de trabajo para su
mantenimiento) con quien se realiza una prueba de funcionalidad. En el caso de
identificarse alguna funcionalidad que no opera como corresponde, se continúa con el
mantenimiento.
6.4 Evaluar servicios TIC
El Coordinador de Sistemas solicita a los usuarios evaluar el servicio de mantenimiento
diligenciando el formato F-GT-4 Evaluación de Servicios TIC.
6.5 Verificar el mantenimiento
Cada trimestre se hace un análisis del mantenimiento, considerando:




Efectividad del programa de mantenimiento preventivo y correctivo
Cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo y correctivo
Eficacia de los mantenimientos realizados
Evaluaciones de servicios TIC por mantenimiento
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6.6 Formular
Aprendidas
Acciones
Correctivas,
Preventivas,
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Mejoras
y
Lecciones
Con base en el análisis realizado y en la identificación de brechas en el mantenimiento,
el Coordinador de Sistema podrá formular lecciones aprendidas según el procedimiento
P-GCO-1 Gestión de Conocimiento y/o acciones correctivas, preventivas y de mejora
según el procedimiento P-GMC-6.
FIN.
ANEXOS
No aplica
CONTROL DE CAMBIOS
Versión del
Documento
1
Descripción
del Cambio
Motivo del
cambio
Fecha del
cambio
Aprobado
por
Creación
___________
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Director
Administrativo
y Financiero.
CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Nombre: Ubeimar
Orrego.
Nombre: Olga Mildred
Charry
Nombre: Máximo Adrián Luna
Valencia.
Cargo: Coordinador de
Sistemas.
Cargo: Coordinador de
Planeación y Calidad
Cargo: Director Administrativo
y Financiero.
Firma:
Firma:
Firma: