Ley 1474 de 2011 - Universidad del Atlántico

Oficina de Control Interno
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno:
Jaime Hiram De Santis
Villadiego
Período Evaluado: Julio 2015 – Octubre 2015
Fecha de Elaboración: 9 de noviembre de 2015
La Oficina de Control Interno presenta el informe pormenorizado del estado del Sistema de
Control Interno de la Universidad del Atlántico, correspondiente al período comprendido entre
Julio y Octubre de 2015, en cumplimiento a lo establecido en el Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011.
MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
Avances
A través de la resolución No. 003280 del 25 de junio de 2015, se declara la apertura del concurso
docente público y abierto para la provisión de 140 cargos de la carrera profesoral universitaria.
Se llevó a cabo la capacitación en formación para auditores internos de calidad realizada por ICONTEC
para funcionarios de la Universidad.
Se realizó por parte de la Vicerrectoría de Bienestar Universitario la semana de inducción 2015-2 en la
que se desarrollaron varias actividades dirigidas a los nuevos estudiantes con el objetivo de que
conocieran los servicios, actividades y beneficios que adquieren al ingresar a la Universidad Del
Atlántico.
Se inicia por parte de la Vicerrectoría de Bienestar Universitario, el proyecto piloto de almuerzos
subsidiados, el cual tendrá un valor de 800 pesos por Estudiante.
El Ministerio de Educación Nacional otorgó Registro Calificado por un término de siete (7) años a 3
nuevos programas de la Universidad del Atlántico. Los programas que obtuvieron registros calificados
son:
- Especialización Tecnológica en Proyectos Paisajísticos Comunitarios
- Técnica Profesional en Documentación de Proyectos Urbanísticos
- Tecnología en Gestión de Proyectos Urbanísticos.
Del 15 al 17 de septiembre, el programa de Historia recibió la visita de pares con fines de
reacreditación.
La Vicerrectoría de Bienestar Universitario y la Sección Deportes dieron inicio al programa deportivo
"COPA DE FUTBOL 75 AÑOS UNIATLÁNTICO 2015" en la que se encuentran participando funcionarios
docentes y administrativos.
La Vicerrectoría de Investigación, Extensión y Proyección Social, presentó su sexta convocatoria interna
para apoyar a los grupos de Investigación categorizados y reconocidos por Colciencias y avalados por la
Universidad del Atlántico, “Equidad Investigativa”, que tiene como objetivo central, financiar proyectos
de investigación en ciencia, cultura y artes, desarrollo tecnológico e innovación”. La convocatoria tiene
dentro de sus prioridades el fortalecimiento de los grupos de investigación a través de la promoción
del trabajo colaborativo, la formación en investigación de recurso humano a nivel de pregrado y
posgrados (maestría y doctorado), la internacionalización a través de la participación de docentes,
investigadores o grupos de investigación extranjeros.
Del 10 al 14 de agosto se llevó a cabo la capacitación fundamentos de la norma NTCGP 1000 y manejo
de documentos del SIG del para los líderes de calidad de los procesos del mapa institucional.
La Universidad del Atlántico se alzó con el primer lugar de los XIX Juegos Deportivos Universitarios,
regional Caribe, al obtener 100 medallas; 46 de oro, 34 de plata y 20 de bronce. Las doradas se
obtuvieron en: Karate Do, Natación, Atletismo, Levantamiento de pesas, Judo, Taekwondo, Tenis de
campo, Ajedrez y Voleibol.
Así mismo, a nivel nacional, la Universidad del Atlántico subió al tercer puesto en el ranking después
de culminar los XXIV Juegos Nacionales Deportivos Universitarios, organizados por ASCUN y que tuvo
como escenario Bogotá. La delegación uniatlanticense estuvo conformada por 111 estudiantes
deportistas quienes con pundonor y entrega lograron acumular medallas y puntajes para saltar del
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quinto al tercer puesto que ostentaban desde los juegos del año anterior.
Se dio inicio al proceso de elección de los representantes de los egresados y los docentes ante el
Consejo Superior y demás cuerpos colegiados de la Universidad. Las elecciones de los egresados se
realizaron el 22 de octubre; la de los docentes se encontraba programada para el 28 de octubre, sin
embargo, por orden judicial, se suspendió el proceso hasta que se resuelva una acción de tutela
presentada por 2 docentes.
Se realizó la convocatoria por parte de la Vicerrectora de Docencia a docentes del régimen 1279 de
2002 a postularse para la coordinación del CIARP, Comité Interno de Asignación y Reconocimiento de
Puntaje de la Universidad del Atlántico para la vigencia 2015-2017.
La Oficina de Relaciones Internacionales abrió la convocatoria de Movilidad Académica Internacional
MACA en el marco del convenio suscrito entre la Asociación Colombiana de Universidades ASCUN y el
Consejo Interuniversitario Nacional CIN, la cual concede una beca parcial consistente en manutención
económica (alimentación y alojamiento), para el primer semestre de 2015.
La Vicerrectoría de Investigaciones, Extensión y Proyección Social, la Facultad de Ciencias Humanas y el
Programa de Sociología invitaron a los académicos, profesionales y a los investigadores de instituciones
públicas y privadas de docencia e investigación a presentar sus artículos para ser considerados en el
Volumen 3 Enero -Junio 2016 de la revista Collectivus, revista de Ciencias Sociales de difusión científica
y publicación semestral del Programa de Sociología de la Facultad de Ciencias Humanas de la
Universidad del Atlántico. El propósito de la revista es la mejora del entendimiento de los valores de
cohesión social, territorial y económica.
La vicerrectoría de Bienestar Universitario, el Departamento de Desarrollo Humano y su programa de
Cultura Ciudadana en conjunto con la Facultad de Arquitectura llevaron a cabo la jornada de movilidad
sostenible en las instalaciones dela Universidad los días 22, 23 y 24 de Septiembre “UA en Bici! Una
alternativa de ciudadanía sostenible y en evolución”.
Del 21 de septiembre al 9 de octubre de 2015 se abrieron inscripciones para el periodo 2016-I de 34
programas de pregrado ofertados por la Universidad del Atlántico. Así mismo se abrieron inscripciones
de los programas de posgrados período 2016-I a partir del 28 de septiembre de 2015. En ésta
oportunidad se ofertaron 20 especializaciones y 3 maestrías.
Se llevó a cabo la Semana de la Diversidad – Ciclo de Cine Rosa 2015, como compromiso de la
universidad de generar espacios de participación, encuentro y desarrollo de temáticas de igualdad, no
discriminación y respeto frente a la diversidad sexual y de géneros en los campus universitarios; tuvo
como objetivo discutir, fomentar y divulgar la Diversidad Sexual desde los contextos académicos
propios de nuestra formación integral como profesionales; generando unos espacios académicos,
visiblemente tolerante frente a la diferencia y diversidades sexo/género y a la población LGBTI de la
UniAtlántico, distrital, departamental y regional. Y a su vez se conviertan en momentos propicios para
la integración universitaria, la discusión sana y el debate propio de los contextos universitarios.
Las doctoras Vera Judith Blanco Miranda y Elizabeth Acosta Logreira fueron escogidas por el Consejo
Superior de la Universidad del Atlántico como decanas encargadas de las Facultades de Economía e
Ingeniería, respectivamente.
El 26 de septiembre pasado se realizó el segundo encuentro del año de padres y madres de familia de
los estudiantes de I, II y III semestre de todos los programas de la Universidad dentro de la estrategia
para garantizar la permanencia estudiantil y graduación, vinculando a las familias en los procesos de
adaptación y desarrollo integral de sus hijos e hijas en la vida Universitaria.
Del 21 al 25 de septiembre se llevó a cabo la XIV semana de la salud, desarrollo sostenible y seguridad
en el trabajo, en la que se realizaron varias actividades dirigidas a trabajadores docentes y
administrativos de la Universidad tales como valoración médica, nutricional y odontológica, exámenes
de laboratorio, talleres de acuaterapia, taichí, masajes relajantes, citologías, entre otras.
Del 14 al 16 de octubre pasado, se realizaron las III OLIMPIADAS JURÍDICAS NACIONALES y I
OLIMPIADAS JURÍDICAS INTERNACIONALES, OLIMPIJURIS 2015, evento académico organizado por la
Facultad de Ciencias Jurídicas de la Universidad del Atlántico cuyo objetivo es el de crear un espacio de
interacción en el que estudiosos nacionales e internacionales del Derecho pondrán a prueba sus
capacidades y conocimientos a través de actividades lúdico-jurídicas. En ésta versión se contó con la
participación de estudiantes y egresados de la Universidad Javeriana, Colegio Militar Nueva
Granada, Pontificia Bolivariana de Montería, UniCiencias de Bucaramanga, Universidad del Magdalena,
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Sergio Arboleda sede Santa Marta, Universidad Nacional, Universidad Pedagógica y Tecnológica
de Colombia (UPTC) de Tunja, Universidad de Cartagena, Antonio Nariño, CESMAG de Pasto,
Corporación Americana, Universidad Libre, Simón Bolívar entre otras.
Con una deserción del 11%, la Universidad del Atlántico ostenta uno de los tres índices más bajos de
retiro de estudiantes del país, tal como lo certifican los estudios del Ministerio de Educación Nacional,
que destaca además las estrategias y acciones implementadas por el programa de Apoyo a la
Permanencia y Graduación Estudiantil de la Vicerrectoría de Bienestar Universitario del Alma máter.
Dificultades
Se han documentado los programas institucionales de inducción, re-inducción y bienestar para
funcionarios, sin embargo aún no han sido aprobados mediante acto administrativo.
A los empleados de carrera administrativa aún no se les está haciendo evaluación de desempeño.
No existe plan de incentivos.
Se encuentra pendiente la actualización de las tablas de retención documental, el cronograma y
acompañamiento a algunos procesos en gestión documental no se ha cumplido.
Debido a la falta de evaluación del desempeño a funcionarios de carrera administrativa, no se están
haciendo planes de mejoramiento individual.
MÓDULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Avances
Con participación de vicerrectores, decanos, profesores, funcionarios y el equipo del Departamento de
Calidad Integral en la Docencia, se llevó a cabo el primer taller de sensibilización con miras a la
Acreditación Institucional realizado en la sala de televisión de la sede norte de la Universidad del
Atlántico.
Continuando con el reto de la acreditación en alta calidad de los programas de la universidad, el
programa de biología realizó una jornada de sensibilización a estudiantes, docentes y administrativos
sobre el sentido y alcance del proceso de autoevaluación.
La Oficina de Control Interno ha avanzado en las auditorías de gestión teniendo en cuenta el programa
de auditorías aprobado por el comité de coordinación de control interno para la vigencia 2015.
Se ha continuado con la aplicación de la ley 1712 de 2014 en la Universidad del Atlántico, cumpliendo
con el cronograma establecido para el efecto.
Cada proceso se autoevalúa a través de la medición periódica de sus indicadores.
La Oficina de Control Interno vigila permanentemente el Sistema de Atención al Ciudadano, ofrecido a
toda la comunidad universitaria y partes interesadas, haciendo un análisis trimestral sobre el
cumplimiento de términos en las respuestas, acciones para subsanar las PQRS interpuestas y causas de
las mismas, con el fin de cumplir las metas propuestas para medir la satisfacción de todos nuestros
clientes.
Se realizaron seguimientos preparatorios a todos los procesos del mapa institucional, para la próxima
auditoria de verificación que realizará el ICONTEC en el mes de noviembre de 2015.
Se ha continuado con la implementación del software ISOLUCION.
Dificultades
No se ha podido dar cierre a la adaptación del MECI 2014 teniendo en cuenta algunas de las
debilidades que se han descrito en éste informe, como por ejemplo, los programas de inducción, reinducción, bienestar y evaluación del desempeño.
Continúa el incumplimiento de algunos procesos en la entrega oportuna de los planes de
mejoramiento que deben realizar con base en los hallazgos expresados en los informes de auditoría.
Continúa el desinterés de algunos procesos por entregar de manera oportuna las evidencias
solicitadas para auditar.
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Se ha avanzado en el cumpliendo de los parámetros de la ley 1712 de 2014, sin embargo, no se ha
implementado en su totalidad.
EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Avances
El 7 de julio de 2015 se llevó a cabo la audiencia pública de rendición de cuentas vigencia 2014,
como un espacio de participación ciudadana en el que la Institución informó acerca de las acciones y
resultados de su gestión en el año 2014 y los asistentes tuvieron la oportunidad de preguntar,
monitorear el cumplimiento de las metas, el uso de los recursos y realizar propuestas.
La política de comunicaciones se encuentra documentada y presentada ante el Consejo Superior para
su aprobación.
Se evidencia la participación activa de estudiantes, docentes y funcionarios administrativos en los
canales de comunicación institucional como página web, redes sociales y la utilización de las
plataformas Alania y Sistema de Atención al Ciudadano.
La creación de un grupo de comunicaciones institucionales ha permitido la centralización y divulgación
oportuna de la información oficial de la Universidad.
Dificultades
La política de comunicaciones aún no ha sido aprobada por el Consejo Superior.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA
La universidad del Atlántico se encuentra en un nivel satisfactorio en la implementación de la
actualización del Modelo Estándar de Control Interno.
No obstante lo anterior, es necesario seguir realizando actividades contempladas en los planes de
mejoramiento para lograr su implementación en un 100%.
RECOMENDACIONES
Cumplir con los planes de mejoramiento establecidos para dar cierre a la adaptación del MECI 2014.
Impulsar y hacer seguimiento a la utilización de las tablas de retención documental en cada uno de los
procesos institucionales.
Impulsar ante el consejo superior la aprobación de la Política de Comunicaciones Institucional.
Continuar con el fomento de la cultura del autocontrol para comprometer a todos los funcionarios de
la Universidad a documentar e implementar acciones de mejoramiento teniendo en cuenta los
resultados de su gestión individual.
Realizar las acciones pertinentes en cada uno de los procesos para el cumplimiento total de los
preceptos establecidos en la ley 1712 de 2014.
Continuar con la implementación de ISOLUCION para que en el año 2016 se lleve toda la
documentación del SIG en dicho Software.
___________(Original firmado)____________
JAIME HIRAM DE SANTIS VILLADIEGO
Jefe Oficina de Control Interno
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