Procedimiento de Adquisiciones - Corporación de Asistencia Judicial

GOBIERNO DE CHILE
CORPORACION DE ASISTENCIA JUDICIAL
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DICIEMBRE DE 2008
INDICE
Pág
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX
X.
XI.
ANTECEDENTES GENERALES..... ........................................................................
NORMATIVA QUE REGULA EL PROCESO DE COMPRA .................................................
DEFINICIONES GENERALES ................................................................................
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO........................................................................
ORGANIZACIÓN DEL ABASTECIMIENTO EN LA CAJ RM................................................
5.1
Personas y Unidades involucradas en el proceso de abastecimiento......................
5.2
Competencias de las personas involucradas en el proceso de abastecimiento...........
DOCUMENTOS NECESARIOS PARA TODO PROCESO DE ADQUISICIÓN..............................
ETAPAS DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN................................................................
DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES...................................................
8.1
Planificación Compras ............................................................................
8.2
Definición de Requerimientos....................................................................
8.3
Autorización de la Adquisición...................................................................
8.4
Selección de Procedimiento de Compra........................................................
8.4.1 Menores a 3 UTM.........................................................................
8.4.2 Catálogo Electrónico de Convenio Marco.............................................
8.4.3 Licitación Pública.........................................................................
8.4.4 Licitación Privada........................................................................
8.4.5 Trato Directo..............................................................................
8.4.6 Formulación de bases y términos de referencia.....................................
8.4.7 Cuadro resumen según mecanismo de adquisición..................................
8.5
Criterios y Mecanismos de Evaluación..........................................................
8.5.1 Evaluación de ofertas para procesos de baja complejidad........................
8.5.2 Evaluación de ofertas para procesos de alta complejidad.........................
8.6
Adjudicación y Formalización....................................................................
8.6.1 Fundamentación de la decisión de compra...........................................
8.7
Gestión de Contrato y Proveedores.............................................................
8.7.1 Elaboración de contrato.................................................................
8.7.2 Anexar contrato a www.chilecompra.cl..............................................
8.7.3 Seguimiento de contrato................................................................
8.7.4 Término de contrato.....................................................................
8.8
Recepción de Bienes y Servicios.................................................................
8.9
Calificaciones al Proveedor.......................................................................
8.10
Reclamos............................................................................................
PROCEDIMIENTO DE PAGO.................................................................................
9.1
Antecedentes generales...........................................................................
9.2
Descripción del procedimiento...................................................................
DESCRIPCIÓN ORDENES DE COMPRA.....................................................................
Adquisiciones menores a 3 UTM, licitación pública menores, iguales o mayores a 100
10.1
UTM y licitación privada.........................................................................
Adquisiciones efectuadas a través del Convenio
10.2
Marco................................................................................................
POLÍTICAS DE INVENTARIO................................................................................
11.1
Objetivo.............................................................................................
11.2
Alcances.............................................................................................
11.3
Proceso de Inventario.............................................................................
11.3.1 Preparación de Inventario...............................................................
11.3.2 Bodega de Materiales....................................................................
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4
5
5
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6
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27
XIII.
VII.
VIII.
AUTORIZACIONES QUE SE REQUIEREN PARA LAS DISTINTAS ETAPAS DEL PROCESO...........
13.1
En adquisiciones menores a 3 UTM..............................................................
13.2
Adquisiciones mayores a 3 UTM y menores a 100 UTM.......................................
13.3
Adquisiciones mayores a 100 UTM...............................................................
BIBLIOGRAFIA................................................................................................
ANEXOS.......................................................................................................
3
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46
I. ANTECEDENTES GENERALES
Mediante Resolución DG (E) Nº719 de fecha 15 de mayo de 2007 entra en vigencia
Procedimiento de Adquisiciones elaborado por el Departamento de Administración de la
Subdirección Administrativa.
Durante el mismo mes, se dicta Decreto N°20 del Ministerio de Hacienda, de
mayo de 2007, que modifica Reglamento de la Ley Nº 19.886, de Bases sobre Contratos
Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios respecto a los contenidos
mínimos que deben incorporar los Manuales de Procedimientos de Adquisiciones en vista
de lo cual el Departamento de Administración ajustó el Procedimiento de Adquisiciones
a fin de dar cumplimiento con lo establecido en dicho Decreto.
El presente procedimiento se refiere a todos los procedimientos relativos a la
contratación, a título oneroso, de bienes o servicios para el desarrollo de las funciones
de la institución, es decir a todas las adquisiciones y contrataciones reguladas por la Ley
19.886.
El objetivo de este manual es definir la forma en común que esta institución
realiza los procesos de compra y contratación para el abastecimiento de bienes y
servicios para su normal funcionamiento, los tiempos de trabajo, coordinación y
comunicación, y los responsables de cada una de las etapas del proceso de
abastecimiento.
Este procedimiento será conocido y aplicado por todos los funcionarios y
trabajadores de esta institución.
II. NORMATIVA QUE REGULA EL PROCESO DE COMPRA
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Ley N°19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y
Prestación de Servicios, en adelante “Ley de Compras” y sus modificaciones.
Decreto N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento
de la Ley N°19.886, en adelante “el Reglamento”, y sus modificaciones.
DFL 1- 19.653 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley
18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del
Estado.
Ley Nº 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que
rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado.
Resolución N°520, de 1996, de la Contraloría General de la República, que fija el
texto refundido, coordinado y sistematizado, que establece normas sobre
exención del trámite de Toma de Razón.
Ley de Presupuesto del Sector Público que se dicta cada año.
Normas e Instrucciones para la ejecución del Presupuesto y sobre materias
específicas, sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda,
documentos los cuales son prácticos y dictados año a año, en virtud a los
contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto.
Ley de Probidad Nº 16.653.
Ley sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación
de dicha firma N° 19.799.
Políticas y condiciones de uso del Sistema ChileCompra, instrucción que la
Dirección de Compras Públicas emite para uniformar la operatoria en el Portal
ChileCompra.
Directivas de ChileCompra.
Resolución DG (E) Nº719 de fecha 15 de mayo de 2007 que aprueba
Procedimiento de Adquisiciones
Jurisprudencia de la Contraloría General de la República.
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III. DEFINICIONES GENERALES
Para efecto del presente procedimiento, los siguientes conceptos tienen el
significado que se indica a continuación:
• Bodega: Espacio físico organizado destinado a almacenar los productos de uso general
y consumo frecuente adquiridos con la finalidad de mantener niveles de inventarios
necesarios para evitar quiebres de stock en la gestión de abastecimiento periódica.
• Boleta de Garantía: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que
tiene como función respaldar los actos de compras, ya sea para cursar solicitudes,
llamados a licitación (seriedad de la oferta), como también la recepción conforme de
un bien y/o servicio (fiel cumplimiento de contrato). En casos en que el monto de la
contratación sea superior a UTM 1000 será siempre exigible.
• Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de
productos o servicios, y que está asociado a una orden de compra.
• Guía de Despacho: Documento tributario, de registro interno, utilizado para trasladar
mercadería fuera de la bodega hacia otros lugares de la institución.
• Orden de Compra: Documento de orden administrativo y legal que determina el
compromiso entre la unidad demandante y proveedor, tiene como función respaldar
los actos de compras o contratación, respecto de la solicitud final de productos o
servicios. Estos documentos son validados con la firma de los responsables del proceso
en toda su magnitud, ya sea en el documento o en forma electrónica según lo
establezcan los procedimientos.
• Plan Anual de Compras: Corresponde a la lista de bienes y/o servicios de carácter
referencial, que la institución planifica comprar o contratar durante un año
calendario. Los procesos de compra se deben elaborar en conformidad y en la
oportunidad determinada en el Plan anual de compras elaborado por cada Entidad
Licitante.
• Portal ChileCompra: (www.chilecompra.cl), Sistema de Información de Compras y
Contrataciones de la Administración, a cargo de la Dirección de Compras y
Contratación Pública , utilizado por el Departamento de Administración para realizar
los procesos de Publicación y Contratación, en el desarrollo de los procesos de
adquisición de sus Bienes y/o Servicios.
• Requerimiento: Es la manifestación formal de la necesidad de un producto o servicio
que el Usuario Requirente solicita al Departamento de Administración.
• Resolución: Acto administrativo dictado por el Director General de la Corporación de
Asistencia Judicial de la Región Metropolitana, en el cual se contiene una declaración
de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad pública.
IV. OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
a) Definir y describir los procesos de compra de bienes o servicios para cubrir las
necesidades de la Corporación de Asistencia Judicial de la Región Metropolitana
obteniendo las mejores condiciones de calidad, precio, financiamiento y
oportunidad, asegurando las garantías, asistencia técnica y capacitación en el uso
de los equipos y materiales cuando sea necesario, dentro de un marco de
transparencia en el manejo de los recursos institucionales, el que debe alcanzar a
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toda la organización interna y a las empresas proveedoras de bienes y servicios para
la Corporación.
b) Definir las funciones a efectuar por los distintos estamentos que componen la
Corporación de Asistencia Judicial de la Región Metropolitana.
c) Aplicar criterios comunes a todas las compras de la Corporación y tender a
simplificar la ejecución de los procesos de compra, a fin de aumentar la eficiencia y
eficacia de la Institución.
EFICIENTES, EFICACES Y TRANSPARENTES (*)
Eficacia: Entendida como la necesidad de que las compras permitan satisfacer una
necesidad efectiva, relacionada con los objetivos de la organización.
Eficiencia: En términos de utilizar de la mejor manera posible los recursos disponibles
para satisfacer los requerimientos. Esto se traduce en dos aspectos; por un lado, cuidar
que la relación entre la calidad de los productos y sus costos sea la adecuada y, por otro,
que el proceso de compra sea realizado sin usar más recursos que los estrictamente
necesarios.
Transparencia: Como se trata de recursos públicos, es necesario que los procesos de
compra y contratación den garantías de transparencia a todos los actores implicados. Se
trata de cuidar que la información se encuentre disponible para quien lo requiera, de
manera de evitar situaciones poco claras, discriminatorias o que atenten contra la
competencia.
(*)
Guía Práctica Nº 2 “Proceso Abastecimiento” Dirección de Compras y
Contratación Pública
V. ORGANIZACIÓN DEL ABASTECIMIENTO EN LA CORPORACIÓN DE ASISTENCIA
JUDICIAL DE LA REGIÓN METROPOLITANA.
5.1.
Personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento
La adquisición y almacenamiento de suministros, repuestos y materiales en
general para cada estamento de la Corporación de Asistencia Judicial, efectuado
centralizadamente por el Departamento de Administración el que, para efectos de
coordinación con las Unidades Solicitantes, actúa a través del funcionario encargado de
Adquisiciones y, para los efectos de recepción, almacenamiento y despacho, a través del
funcionario encargado de Logística.
El proceso de adquisiciones que presta el Departamento de Administración abarca
todos los tipos de bienes y servicios que la Corporación de Asistencia Judicial de la
Región Metropolitana requiere para su funcionamiento. Este comprende la adquisición,
gestión y administración de materiales, repuestos, insumos, maquinarias, equipos y
proyectos de inversión, además de la administración y operación de logística.
En términos generales, el Departamento de Administración es responsable de:
Recibir solicitudes de requerimientos de adquisiciones
Tramitar el visto bueno del punto de vista presupuestario
Elaborar bases administrativas y especificaciones técnicas según sea el caso
Solicitar resoluciones de autorización de publicación al Departamento Jurídico
Elaborar resoluciones de adjudicación para compras inferiores a 100 UTM
Elaborar ordenes de compra
Actuar como fiscalizador en el seguimiento de la entrega de bienes y servicios
adquiridos.
Realizar la gestión de administración de contratos.
Proporcionar información al Departamento Jurídico en los casos de reclamos a
través de portal Chilecompra o cuando este Departamento lo solicite.
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Dentro del proceso también intervienen otros estamentos de la Corporación de
Asistencia Judicial cuyas funciones y ámbito de acción asignados son, en líneas
generales, las siguientes:
Director General: la autorización, mediante la Resolución respectiva, de los procesos de
adquisición a través de los llamados a tratos directos o licitaciones, y la adjudicación de
los mismos
Administrador del Sistema Chilecompra: Nombrado por el Director General, que para
el caso corresponde al Jefe del Departamento de Administración, el cual es responsable
de:
•
•
•
•
Crear, modificar y desactivar usuarios
Determinar perfiles de cada usuario, como supervisores y compradores
Crear, desactivar y modificar Unidades de Compra
Modificar y actualizar la información institucional registrada en el Sistema.
Subdirección Administrativa: Aprobación de abastecimiento de bienes y servicios sobre
100 UTM y, eventualmente montos menores dependiendo de la naturaleza e impacto de
la adquisición, asimismo es el responsable de aprobar las bases administrativas y
técnicas, impartiendo instrucciones al respecto, al Jefe del Departamento de
Administración.
Departamento de Finanzas: Responsable de efectuar el compromiso presupuestario de
las Órdenes de Compra, contratos y otros pagos relacionados con los procesos de
compras y de autorizar la adquisición en términos presupuestarios. Además, su jefatura
debe participar en los procesos de licitación pública como integrante de la Comisión
Técnica.
Departamento Jurídico: responsable de velar por el control de la legalidad de los actos
y contratos administrativos de la institución, de revisar y visar las Bases,
especificaciones técnicas, Resoluciones y Contratos asociados a los procesos de compras,
prestar asesoría al Departamento de Administración en materias jurídicas y orientar a las
unidades funcionales internas respecto de las disposiciones legales y reglamentarias que
rigen los actos y contratos de la Administración. A su vez, es responsable de velar por el
cumplimiento de la normativa vigente en materias de compras públicas, elaborar las
resoluciones de autorización de adquisiciones, resoluciones de deserción, resoluciones
de adquisiciones contempladas en el articulo 8 de la ley Nº19.886 y artículo 10 del
reglamento de dicha ley. Asimismo visa las resoluciones de adjudicación. Asimismo,
participa en los procesos de licitación pública como integrante de la Comisión Técnica y,
además, autoriza las publicaciones en el portal Chilecompra.
Departamento de Administración: Departamento encargado de coordinar la Gestión de
Abastecimiento de la institución y gestionar los requerimientos de compra que generen
los Usuarios Solcitantes. En su labor debe aplicar la normativa vigente de compras
públicas, el presente manual y toda otra normativa relacionada. Además de lo anterior,
el Departamento de Administración se encarga de administrar la cuenta de la
Corporación en el portal Chilecompras.
Logística-Sección de Bodega: Es una sección dependiente del Departamento de
Administración, encargada del almacenamiento, registro y control de los stocks de
artículos, materiales e insumos, que se requiere para el normal funcionamiento de la
Institución.
Unidad Solicitante: Responsable de realizar el requerimiento y seguimiento de la
recepción del bien o servicio solicitado al Departamento de Administración. Además, es
responsable de guiar las visitas en terreno dependiendo de la naturaleza de la
adquisición (Ver Anexo Nº5)
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5.2.
Competencias de las personas involucradas en el proceso de abastecimiento
Se entiende por competencias los conocimientos, técnicas y habilidades con que
deben contar las personas involucradas en los procesos de abastecimiento de la
Institución.
Dichas competencias deben ajustarse a los perfiles establecidos por la Dirección
de Compras y Contratación Pública- ChileCompra.
VI. DOCUMENTOS NECESARIOS PARA TODO PROCESO DE ADQUISICIÓN
Para llevar a cabo los procesos de compra de bienes y servicios, se debe
considerar necesariamente, la siguiente documentación:
a) Cotizaciones homogéneas, originales y en soporte papel.
b) Para la adquisición de bienes o servicios se tomará en cuenta el valor total de éste a
fin de realizar la clasificación correspondiente que derivará en el proceso de compra
respectivo conforme lo establece la Ley Nº 19.886 y su reglamento aprobado por el
decreto Nº 250 de 2004 del Ministerio de Hacienda.
c) Bases generales, especiales y técnicas de acuerdo al mecanismo de compra
seleccionado.
d) Procedimientos e instructivos.
VII. ETAPAS DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN
El proceso de adquisiciones es un conjunto de actividades que se relacionan con
la compra y contratación y que comprenden desde la identificación de necesidades hasta
el término de la vida útil del bien o servicios.
Estas actividades pueden agruparse en 5 etapas que componen el proceso
DEFINICION DE
REQUERIMIENTOS
SELECCIÓN
MECANISMO DE
COMPRA
EMISION ORDEN
DE COMPRA
SEGUIMIENTO DE
RECEPCION
PAGO PROVEEDOR
VIII. DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES
8.1.
Planificación de Compras
Para lograr una mejor planificación de las compras referidas a material común y
fungible, se debe considerar a lo menos las siguientes variables:
•
•
•
•
•
•
•
Número de personas que componen la unidad
La cantidad de producto que ocupa cada persona
La frecuencia del uso del producto
La información histórica de consumo de bienes y servicios
Proyectos nuevos planificados durante el periodo a detallar
Estándares y protocolo de uso de material
Disponibilidad Presupuestaria
Para el caso de material estratégico, se deben considerar las siguientes
variables:
•
•
•
Consumos históricos
Stock de reserva
Disponibilidad Presupuestaria
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Para la contratación de servicios y proyectos, se deben considerar las siguientes
variables:
•
•
•
Proyectos planificados a ejecutar en el período.
Carta Gantt de Proyectos
Cuantificación de Servicios de apoyo en función de Proyectos
Será el Departamento de Administración el encargado de realizar la adquisición
de materiales fungibles:
•
•
•
•
•
Análisis histórico de consumo, por tipo de materiales de uso habitual.
Análisis histórico de consumo, por tipo de materiales de uso contingente y
excepcional.
Stock en bodega.
Estándares de uso
Unidades que comprometan en su gestión nuevos consumos, productos, etc.
Está información es relevante para la planificación correcta de los insumos a comprar
el año siguiente.
El Departamento de Administración recopilará y analizará información para construir
el plan de compras exploratorio del siguiente año, el cual será enviado a la Subdirección
Administrativa.
El Subdirector Administrativo evaluará el contenido respecto a cantidades, montos y
tiempos expuestos en el informe. En caso de disconformidad se devuelve al
Departamento de Administración para generar modificaciones. Una vez preaprobado el
Informe se envía al Director General para que apruebe documento final. Una vez
aprobado se envía documento a la unidad que consolida el proceso de planificación de
compras en la Institución, para adjuntarlo al anteproyecto institucional con las debidas
fundamentaciones de gasto e inversión de acuerdo a los formatos que la Dirección de
Presupuestos genere cada año.
Será el Departamento de Administración el encargado de ejecutar el plan de
compras, basándose en la programación de compras realizada o, en la medida de que se
presentan sus necesidades.
El plan de compras podrá ser modificado cuando el organismo lo determine, lo cual
podrá ser informado al Sistema en su oportunidad.
8.2.
Definición de Requerimientos
Corresponde a la primera etapa del proceso y comienza con la detección de
necesidades y termina con la definición del producto o servicio que permitirá satisfacer
esta necesidad. Es necesario tener en cuenta que la definición del requerimiento es una
de las etapas más importantes del proceso en términos que, conforme éste se defina,
marcará el éxito o fracaso de un proceso de adquisición.
Para realizar esta definición es necesario conocer a fondo las necesidades que
originan un proceso de compra. En esta etapa, la Unidad Solicitante deberá consultar
directamente con el usuario sobre las características del bien o servicio que es preciso
adquirir a fin de mejorar la gestión institucional, asesorarse por expertos en la materia
según sea el caso, contactar a proveedores que puedan entregar el valor del
requerimiento siempre en un marco de transparencia.
En esta etapa la Unidad Solicitante deberá entregar los siguientes antecedentes
mínimos para iniciar un proceso de adquisición:
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a) Breve descripción del contexto en que se enmarca la compra, es decir, el
objetivo de la solicitud. Esta descripción es de mucha utilidad para el
Departamento de Administración ya que derivará en una correcta decisión en el
proceso de adquisición.
b) Describir el producto o servicio que se desea comprar o contratar, señalando sus
características claves, restricciones y criterios de evaluación relevantes.
c) Indicar las condiciones mínimas que será necesario cumplir para satisfacer la
necesidad de los usuarios, como ejemplo, plazos de entrega, lugar de entrega,
cantidades, medidas, etc.
La Unidad Solicitante deberá entregar cotizaciones homogéneas entre sí, con el
fin de que el Departamento de Administración pueda realizar la evaluación
técnico-económica de la adquisición solicitada. Cabe señalar que el numero de
cotizaciones a adjuntar tiene directa relación con el valor del bien o servicio.
Por otro lado, existen antecedentes mínimos que deben contener las
cotizaciones:
Número de cotizaciones a presentar:
Adquisición menor a 3 UTM: Obligatorio adjuntar 3 cotizaciones.
Adquisición mayor a 3 UTM: Una cotización que contenga
especificaciones detalladas y completas del bien o servicio requerido.
las
Contenido mínimo de las cotizaciones
Obligatorios:
Identificación de la empresa: Razón Social, Nombre de fantasía, Rut,
Indicar si está o no inscrito en Chilecompras, nombre de contacto,
teléfono del contacto, correo electrónico.
Descripción del bien o servicio ofrecido, cuando se trate de más de una
cotización cabe hacer presente que éstas deberán ser homogéneas entre
si (igual producto en cuanto a marca y características en general)
Valor de la oferta indicando: Monto neto, valor de impuesto, total con
impuesto incluido
Especificación de documento de cobranza (factura, factura exenta, boleta
de honorarios, etc)
No obligatorios:
Garantías
Tiempo de entrega a partir de la emisión de orden de compra
8.3.
Autorización de la Adquisición
El Jefe del Departamento de Administración deberá evaluar técnica
económicamente el requerimiento presentado por la Unidad Solicitante. Para
evaluación técnica considerará la justificación presentada por la unidad solicitante y
para la evaluación económica deberá obtener la aprobación del Departamento
Finanzas.
8.4.
y
la
en
de
Selección de Procedimiento de Compra
El Departamento de Administración tiene la responsabilidad de definir el mecanismo
de compra para cada necesidad o requerimiento de adquisición. En algunos casos de
mayor complejidad, participa además el Departamento Jurídico para determinar la
alternativa que asegure el mejor proceso de compra para cada caso cumpliendo con lo
establecido en la Ley Nº19.886 de compras públicas y su reglamento.
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Los procesos de compra pueden ser clasificados según diversos factores que pueden
combinarse entre sí y que consideran aspectos como: monto de la compra, el
presupuesto al que se imputa, la modalidad utilizada para requerir ofertas del mercado
(licitación) y urgencia del requerimiento, etc.
MENORES A 3 UTM
CATALOGO ELECTRONICO DE CONVENIO MARCO
TIPOS DE
ADQUISICION
LICITACION PÚBLICA
LICITACION PRIVADA
TRATO DIRECTO O CONTRATACION DIRECTA
8.4.1.
Menores a 3 UTM (Ver actividades Nº1 a 6 en Anexo Nº2)
Descripción:
El Departamento de Administración recibe la solicitud de adquisición. Una vez
obtenido el visto bueno del Departamento de Finanzas, se elaborará la orden de compra
a nombre del proveedor que presente las condiciones más ventajosas, posteriormente
enviará copia de dicha orden a la Unidad Solicitante quien será la responsable de
realizar el seguimiento de la entrega del bien o servicio adquirido.
Para el pago de factura respectiva será obligatorio que la unidad solicitante
presente la Guía de Recepción la que deberá ser firmada por el receptor directo del bien
o servicio.
Insumos:
•
•
•
•
Requerimiento definido y visado por la Unidad Solicitante
3 cotizaciones homogéneas entre sí presentadas por la Unidad Solicitante.
Orden de compra generada por el Departamento de Administración
Guía de Recepción del bien o servicio tramitada por la Unidad Solicitante y
firmada por el receptor directo del bien o servicio.
• Factura
Participantes del proceso:
• Unidad Solicitante: Responsable de realizar el requerimiento y de realizar
seguimiento a la entrega del bien o servicio requerido.
• Departamento de Finanzas: Participa autorizando el gasto presupuestario
• Departamento de Administración: Ejecutor de compra.
Tiempos estimados de ejecución:
•
•
•
•
Aprobación Presupuestaria: 1 día desde la recepción de requerimiento.
Elaboración de Orden de Compra: 1 día desde aprobación.
Entrega del servicio: Según oferta del proveedor
Emisión de Guía de Recepción: 1 día desde la recepción del bien o servicio.
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• Pago Proveedor: 30 días contra entrega de factura y guía de recepción
“conforme”.
8.4.2.
Catálogo Electrónico de Convenio Marco (Ver actividades Nº1 a 8 en Anexo Nº2)
Descripción:
El Convenio Marco es un procedimiento de contratación realizado por la Dirección de
Compras, para procurar el suministro directo de bienes y/o servicios a las Entidades, en
la forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho convenio (Nº 10 del artículo 2
del decreto 250 de 2004 del Ministerio de Hacienda). En el convenio se establecen
precios, condiciones de compras y otras especificaciones del producto o servicio, que
rigen por un período de tiempo definido. Estos convenios se traducen en un catálogo
electrónico que contiene la descripción de los bienes y servicios ofrecidos, sus
condiciones de contratación y la individualización de los proveedores a los que se
adjudicó el convenio marco. El Catálogo Electrónico esta disponible en el portal
Chilecompra para los usuarios del sistema.
Este mecanismo se debe consultar siempre en primer lugar, debido a que da amplias
garantías de transparencia y nos permite comprar adquisiciones recurrentes o estándares
de modo simple y rápido, como ejemplo, las compras de abastecimiento de materiales
de oficina.
Para llevar a cabo un proceso de compra mediante convenio marco, el Departamento
de Administración recibe una solicitud de requerimiento, consulta disponibilidad del
producto requerido, emite una comparación de a lo menos 3 productos de ser factible,
solicita e visto bueno de gasto presupuestario, emite orden de compra, da aviso a la
Unidad Solicitante a fin de llevar a cabo el seguimiento correspondiente.
Insumos:
• Requerimiento definido y visado por la Unidad Solicitante y/o inventario de stock
del área de logística para abastecimiento de materiales.
• Comparación de a lo menos 3 productos de catálogo.
• Orden de compra generada por el Departamento de Administración.
• Guía de Recepción del bien o servicio tramitada por la Unidad Solicitante y
firmada por el receptor directo del bien o servicio.
• Factura.
Participantes del proceso:
• Unidad Solicitante: Responsable de realizar el requerimiento y de realizar
seguimiento a la entrega del bien o servicio requerido.
• Departamento de Finanzas: Como autorizador del gasto presupuestario
• Departamento de Administración: Ejecutor de compra.
Tiempos estimados de ejecución:
•
•
•
•
•
•
Consulta catálogo electrónico: 1 día desde recepción de requerimiento.
Aprobación Presupuestaria: 1 día desde la presentación de cuadro comparativo.
Elaboración de Orden de Compra: 1 día desde aprobación.
Entrega del servicio: Según condiciones establecidas en convenio marco
Emisión de Guía de Recepción: 1 día desde la recepción del bien o servicio.
Pago Proveedor: 30 días contra entrega de factura y Guia de Recepción
“conforme” (Ver Anexo Nº3).
12
8.4.3.
Licitación Pública (Ver actividades Nº1 a 62 en Anexo Nº2)
a) Descripción:
Es un procedimiento administrativo de carácter concursal mediante el cual la
Administración realiza un llamado público, convocando a los interesados para que,
sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y
aceptará la más conveniente (Nº 17 del artículo 2 del decreto 250 de 2004 del Ministerio
de Hacienda).
La licitación pública es el procedimiento de compra definido como regla general por
la Ley 19.886 de Compras Públicas. Por lo tanto, su uso corresponde siempre, a menos
que:
• El producto o servicio se encuentre en el Catálogo Electrónico de Convenios
Marco.
• Cuando la compra o contratación corresponde a una excepción contemplada en la
Ley o su Reglamento.
Ello porque garantiza la máxima transparencia, al permitir la participación de todos
los proveedores inscritos en el sistema, la eficacia de aumentar las posibilidades de
alcanzar exactamente lo que se requiere y la eficiencia al disminuir los costos de
adquisición.
Insumos:
• Requerimiento
• Instrucción Subdirección Administrativa con requerimiento autorizado desde el
punto de vista presupuestario.
• Bases administrativas y técnicas confeccionadas por el Departamento de
Administración (Consultar Punto Nº5.4.6)
• Resolución autorizando publicación elaborada por el Departamento Jurídico y
firmada por el Director General.
• Acta de preguntas y respuestas si es que las hubiese confeccionada por la
Comisión Técnica.
• Acta de apertura confeccionada por la Comisión Técnica.
• Acta de evaluación confeccionada por la Comisión Técnica.
• Resolución de adjudicación visada por el Departamento Jurídico y firmada por
Director General.
• Contrato elaborado por el Departamento Jurídico.
• Guía de Recepción elaborada por la Comisión Técnica.
Participantes del proceso:
• Director General: Autoriza la publicación y adjudicación del proceso de
licitación.
• Subdirección Administrativa: Instruye el proceso de adquisición, aprobando las
bases administrativas y técnicas.
• Departamento de Finanzas: Aprobación presupuestaria, además deberá
integrar la comisión técnica de todo proceso de licitación.
• Departamento Jurídico: Elabora resoluciones de autorización de publicación,
y eventualmente de modificaciones si el proceso lo amerita. Responsable de
la elaboración del contrato con el proveedor adjudicado y de autorizar en
forma electrónica la publicación de la licitación en portal chilecompras. Esto
no se encuentra establecido en la Ley. Participa como integrante de la
comisión técnica de todo proceso de licitación. Departamento de
Administración: Elabora las bases administrativas y técnicas. Responsable de
realizar el seguimiento al desarrollo del proceso de licitación, de la gestión
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de contrato y su jefatura debe constituir la comisión técnica de todo proceso
de licitación.
• Comisión Técnica: Deberá responder a las consultas de la licitación, participar
del proceso de apertura, realizar la evaluación de ofertas y dar el visto bueno
para la recepción y pago del servicio contratado.
Tiempos estimados de ejecución:
• Elaboración de bases: 5 días hábiles desde instrucción de Subdirección
Administrativa.
• Elaboración de Resolución: 3 días hábiles desde recepción de solicitud de
resolución de autorización de publicación de proceso de adquisición.
• Firma de Resolución: 2 días hábiles desde recepción de antecedentes y
resolución confeccionada.
• Publicación: 2 días hábiles desde recepción de resolución firmada.
• Autorización electrónica: 24 horas desde la alerta vía correo electrónico
realizada por el portal Chilecompra
• Periodo de consultas: Dependerá de la complejidad del proceso. El período
mínimo de consultas se establecerá en 3 días hábiles.
• Periodo de respuesta: La comisión tendrá un periodo de 3 días hábiles para dar
respuesta a las consultas de los proveedores.
• Evaluación: Conforme a lo establecido en las bases. El período mínimo de
evaluación será de 5 días hábiles para la comisión técnica.
• Elaboración de Resolución de Adjudicación: Será de 3 días hábiles contados
desde la recepción del acta de evaluación.
• Publicación de adjudicación: 1 día hábil desde recepción de resolución de
adjudicación.
• Firma contrato: Conforme se establezcan en las bases
• Ejecución: Conforme se establezcan en las bases
8.4.4.
Licitación Privada (Ver actividades Nº1 a 62 en Anexo Nº2)
Descripción:
Es un procedimiento administrativo de carácter concursal previa Resolución fundada,
mediante el cual la administración invita a determinadas personas para que sujetándose
a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la
más conveniente. (Nº 16 del artículo 2 del decreto 250 de 2004 del Ministerio de
Hacienda) que lo disponga proceso de concurso entre proveedores para adjudicarse la
adquisición o contratación de un bien o servicio requerido por una organización, pero a
diferencia de la licitación pública, sólo compiten los proveedores que han sido invitados
por la entidad licitante, cuyo mínimo es de tres interesados, de acuerdo a lo establecido
en el inciso primero del artículo 45 de la Ley Nº 19.886 de Compras Públicas.
En la licitación privada se deben presentar las mismas bases usadas en procesos de
adquisición que anteriormente se declararon desiertos, sobre las cuales los proveedores
deben formular sus propuestas, de entre los cuales se seleccionan y aceptan la(s)
oferta(s) más conveniente(s) de acuerdo a los criterios de evaluación establecidos en las
mismas bases.
La licitación privada es un mecanismo excepcional, que requiere de una resolución
fundada y su uso se encuentra restringido a las siguientes situaciones especiales o
excepcionales contempladas en el Art. 8 de la Ley de Compras Públicas y Art. 10 del
Reglamento de dicha Ley:
a) Adquisición Pública anterior sin oferentes: Estamos en presencia de una
adquisición que se intentó hacer por licitación pública, pero en ella no se
14
b)
c)
d)
e)
f)
g)
presentaron interesados, por lo cual debemos recurrir a una licitación privada
usando las mismas bases que usamos anteriormente.
Remanente de una adquisición pública anterior: Es la situación en que debemos
hacer una contratación para realizar o terminar un contrato previo que se haya
terminado anticipadamente por falta de cumplimiento u otras causales. Para que
podamos celebrar este contrato el remanente debe ser igual o menor a 1.000
UTM.
Compras urgentes: En casos de emergencias o imprevistos nos vemos obligados a
realizar una adquisición que no estaba previamente planificada y que viene a
satisfacer una necesidad imperiosa e impostergable de nuestro servicios. Esta
debe ser calificada mediante Resolución fundada del director general.
Existencia de un solo proveedor.
Convenios de servicios con personas jurídicas extranjeras: Se trata de contratar
empresas extranjeras para la presentación de servicios que deban ejecutarse
fuera del territorio nacional.
Servicios que revisten carácter confidencial: Estamos ante la necesidad de
contratar servicios que, previamente determinados por Decreto Supremo, sean
confidenciales ya que su difusión podría afectar la seguridad o interés nacional.
Naturaleza de la Negociación: existen ciertas características de la negociación
que hacen indispensable recurrir al trato directo.
Será el Departamento de Administración en conjunto con el Departamento Jurídico
quienes evaluarán la factibilidad de procedencia de este tipo de licitación. En caso de
aprobación, el Departamento de Administración proporcionará todos los antecedentes
necesarios al Departamento Jurídico, quienes elaborarán la resolución de autorización
correspondiente la que deberá ser firmada por el Director General.
Una vez que el Departamento de Administración reciba la resolución firmada,
publicará en el portal el proceso de licitación privada.
Si se tratase de una licitación privada en conformidad a lo indicado en la letra a) se
procederá de acuerdo a lo establecido en las bases de licitación y se continuará
procedimiento descrito en el punto 5.3.3.
Para los casos indicados en las letras b), c), d) y e) será el Departamento de
Administración el encargado de realizar la gestión de contrato, a excepción que el
Director General determine a otro responsable de proceso derivados de las letras d) y e).
Insumos:
• Acta de apertura que conste la inexistencia de ofertas para un proceso de
adquisición a fin de aplicar la letra a) del punto anterior
• Documentación que permita determinar la procedencia de aplicar las letras
b), c), d) y e) del punto anterior.
• Si existe un Requerimiento menor a 100 UTM y justificación adecuada para
determinar aplicación de la letra f) del punto anterior.
Participantes del proceso:
• Departamento Jurídico: Elabora la resolución que autoriza el llamado a
licitación privada.
• Departamento de Administración: Encargado de proporcionar la información al
Departamento Jurídico a fin de determinar la procedencia del llamado a
licitación privada.
• Director General: Autoriza la publicación y adjudicación del proceso.
15
Tiempos estimados de ejecución:
• Elaboración de solicitud: 5 días hábiles desde detección de necesidad.
• Elaboración de Resolución: 3 días hábiles desde recepción de solicitud de
resolución de autorización de publicación de proceso de adquisición.
• Firma de Resolución: 2 días hábiles desde recepción de antecedentes y
resolución confeccionada.
• Publicación: 2 días hábiles desde recepción de resolución firmada.
• Autorización electrónica: 24 horas desde la alerta vía correo electrónico
realizada por el portal chilecompra
• A partir de la autorización electrónica, la duración del proceso estará sujeta
al tipo de licitación privada que se trate.
8.4.5.
Trato Directo (Ver actividades Nº1 a 29 en Anexo Nº2)
Descripción:
Es un procedimiento de contratación que por la naturaleza de la negociación debe
efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para la Licitación o Propuesta
Pública y para la Privada (Nº 27 del artículo 2 del decreto 250 de 2004 del Ministerio de
Abierto o Público: Esta debiese ser la práctica general,
mediante la que se realiza un llamado en el que cualquier
proveedor del rubro podrá participar.
Tipos de
Tratos
Directos
Cerrado o Privado: Excepcionalmente, se permite a la
entidad licitante seleccionar tres proveedores del rubro
selectivamente con ciertos requisitos.
Sin Cotización: En este caso, se compra directamente a
un proveedor previamente seleccionado.
Hacienda)
Podemos distinguir tres categorías de acuerdo al proceso. Estas son:
El trato directo es un mecanismo excepcional, que requiere de una resolución
fundada y su uso se encuentra restringido a las siguientes situaciones especiales o
excepcionales contempladas en el Art. 8 de la Ley de Compras Públicas y Art. 10 del
Reglamento de dicha Ley:
a) Adquisición privada anterior sin oferentes: Estamos en presencia de una
adquisición que se intentó hacer por licitación pública, pero en ella no se
presentaron interesados, por lo cual debemos recurrir en segunda instancia a una
licitación privada en la cual tampoco hubo ofertas. Posteriormente a esos
procesos de adquisición, procede el llamado a trato directo.
b) Remanente de una adquisición pública anterior: Se trata del caso en que
debemos contratar para realizar o concluir un contrato previo que se haya
terminado anticipadamente por falta de cumplimiento u otras causales. Aquí el
remanente debe ser igual o menor a 1.000 UTM, para que se pueda llevar
adelante un proceso de llamado a trato directo.
16
c) Compras urgentes: En casos de emergencia o imprevistos nos vemos obligados a
realizar una adquisición que no estaba previamente planificada, y que viene a
satisfacer una necesidad imperiosa e impostergable de nuestro servicio.
d) Proveedor único: Se trata del caso en que sólo existe un proveedor de un bien o
servicio en el mercado, por lo que no tiene sentido realizar procesos
competitivos de cotización.
e) Convenios de servicios con personas jurídicas extranjeras: Se trata de contratar a
empresas extranjeras para la prestación de servicios que deban ejecutarse fuera
del territorio nacional.
f) Servicios que revisten carácter confidencial: Estamos ante la necesidad de
contratar servicios que, previamente determinados por Decreto Supremo, sean
confidenciales ya que su difusión podría afectar la seguridad o interés nacional.
g) Contratación igual o inferior a 100 UTM: En este caso, en consideración a los
montos involucrados podemos recurrir al trato directo.
h) Naturaleza de la contratación: Corresponde al caso en que las contrataciones,
por su propia naturaleza hacen necesario recurrir al trato directo, es decir, son
casos en que la lógica y el sentido común nos indican que el trato directo es el
único mecanismo posible y resulta, por tanto, indispensable usarlo. Aquí
encontramos varios criterios que debemos aplicar y que el Reglamento de la Ley
de Compras Públicas establece en el Art. 10 Nº7.
1. Prórroga de un contrato de suministro o contratación de servicios conexos
respecto de un contrato suscrito con anterioridad, siempre que el monto
de esta prórroga no supere las 1.000 UTM.
2. Contratación financiada con gastos de representación, de conformidad a
las reglamentaciones presupuestarias correspondientes.
3. Contrataciones en las cuales está involucrada la seguridad de autoridades
y es necesario contar con un proveedor discreto y de confianza
4. Consultorías en materias que se encomienden a un proveedor en
consideración a sus especiales facultades o características.
5. Contratación que sólo puede realizarse con proveedores que son dueños
exclusivos de derechos de propiedad intelectual, industrial, de licencias o
patentes.
6. Servicios accesorios (reposición o complementación de equipos
compatibles con los que han sido previamente adquiridos).
7. Contrataciones que no pueden ser conocidas públicamente mediante una
licitación, ya que pueden poner en serio riesgo su eficiencia.
En estos casos, el Departamento de Administración deberá proporcionar los
antecedentes necesarios al Departamento Jurídico a fin de elaborar una
resolución que permita la contratación directa. Esta resolución deberá ser
firmada por el Director General y el seguimiento estará a cargo del Departamento
de Administración.
Insumos:
• Acta de apertura que conste la inexistencia de ofertas para un proceso de
adquisición a fin de aplicar la letra a) del punto anterior
• Documentación que permita determinar la procedencia de aplicar las letras
b), c), d) y h) del punto anterior.
• Requerimiento menor a 100 UTM y justificación adecuada, bases técnicas (ver
punto Nº8.4.6), resolución de autorización de publicación y de adjudicación
para determinar aplicación de la letra g) del punto anterior.
Participantes del proceso:
• Departamento Jurídico: Elabora la resolución que autoriza la publicación de
trato directo.
17
• Departamento de Administración: Encargado de proporcionar la información al
Departamento Jurídico a fin de determinar la procedencia del llamado a trato
directo. Elaboración de bases (Ver punto 8.4.6), evaluación y clasificación en
adquisiciones descritas en la letra g). Además de ello, se encarga de elaborar
la Resolución de Adjudicación.
• Director General: Autoriza la publicación y adjudicación del proceso.
• Unidad Solicitante: Por el seguimiento de adquisiciones contempladas en la
letra g)
• Departamento de Finanzas : Como autorizador de la adquisición del punto de
vista presupuestario.
Tiempos estimados de ejecución:
• Elaboración de solicitud: 5 días hábiles desde detección de necesidad.
• Elaboración de Resolución: 3 días hábiles desde recepción de solicitud de
resolución de autorización de publicación de proceso de adquisición.
• Firma de Resolución: 2 días hábiles desde recepción de antecedentes y
resolución confeccionada.
• Publicación: 2 días hábiles desde recepción de resolución firmada.
• Autorización electrónica: 24 horas desde la alerta vía correo electrónico
realizada por el portal chilecompra
• A partir de la autorización electrónica, la duración del proceso estará sujeta
al tipo de licitación privada que se trate.
8.4.6.
Formulación de Bases y Términos de Referencia
Para adquisiciones mayores a las 100 UTM serán confeccionadas Bases
Administrativas y Bases o especificaciones Técnicas, para ello será la Subdirección
Administrativa quien ordenará al Departamento de Administración elaborar dichas bases,
entendiéndose que existe la aprobación del gasto presupuestario.
Para adquisiciones menores a las 100 UTM serán confeccionadas sólo Bases o
especificaciones Técnicas, repitiéndose el mismo procedimiento señalado en el párrafo
anterior.
Las bases son documentos aprobados por el Director General que contienen de
manera general y/o particular los aspectos administrativos, económicos y técnicos del
bien o servicio a contratar y del proceso de compra.
Los contenidos mínimos para las bases administrativas son:
a) Individualización del funcionario de la entidad licitante encargado del proceso de
compras y el medio de contacto.
b) Las etapas y plazos de la licitación que incluye: Fecha y hora de publicación,
fecha y hora de inicio del proceso de consultas, fecha y hora de cierre del
proceso de consultas, fecha de respuestas a las consultas, fecha y hora de cierre
de la recepción de ofertas, fecha y hora del acto de apertura de la oferta
técnica, fecha y hora del acto de apertura de la oferta económica, fecha y hora
de la entrega física de ofertas (si hubiese), fecha y hora de apertura física de
ofertas (si hubiese), fecha de evaluación de las ofertas (estimada), fecha de
adjudicación (estimada), fecha de firma del contrato (estimada), plazo de
duración del contrato.
c) Los requisitos y condiciones de los oferentes para que las ofertas sean aceptadas,
que considera toda la documentación y antecedentes que se estimen necesarios
de los proveedores, tales como documentación que respalde la existencia
jurídica/legal, informes comerciales, pago de impuestos y cotizaciones,
certificaciones, permisos municipales, etc.
18
d) Naturaleza y montos de las garantías necesarias para asegurar la seriedad de la
oferta y del contrato. Éstas son obligatorias cuando el monto a contratar es
superior a 1.000 UTM. El monto de las garantías debe estar relacionado con los
riesgos de la compra, evitando así colocar barreras muy altas que restrinjan el
número de potenciales proveedores en los casos que no se justifique.
e) Los mecanismos de consultas y/o aclaraciones, señalando a quien deben
remitirse las consultas y los mecanismo para ello.
f) Los criterios de evaluación son fundamentales y obligatorios así como el método
que se usará para comparar las alternativas, lo que implica establecer
indicadores para los aspectos claves que se desean evaluar y el modo en que se
piensan calcular. Ello significa definir criterios de evaluación objetivos y, por
ende, medibles. Asimismo, la Ley de Compras Públicas establece que se debe
buscar la oferta más conveniente y no atender sólo al factor precio. Estos
factores adicionales pueden ser: experiencia, calidad técnica, costos de
operación y mantenimiento, plazo de entrega, servicios post venta, garantías,
etc.
g) Los mecanismos de evaluación, señalando quienes evaluarán, es decir, si es una
persona o una comisión evaluadora.
h) Los mecanismos de adjudicación, especificando la manera en que será notificado
el proveedor que se adjudique la licitación.
i) La condición, el plazo o el modo en que se compromete el o los pagos del
contrato, una vez recibidos conforme los bienes o servicios de que se trate.
j) Plazo de entrega del bien o servicio, señalando los periodos en que se requiere
contar con el bien o servicio contratado.
k) El requerimiento de otras actividades como visitas en terreno, recepción de
muestras u otras, señalando los aspectos relevantes como fecha, horarios, lugar,
etc.
Los contenidos mínimos para las bases técnicas son:
a) Especificaciones del producto o servicio, describiendo en forma muy clara y
detallada lo que se desea comprar o adquirir.
b) Las restricciones tales como plazos, lugar de entrega, frecuencias y cantidades
del bien o servicios, certificaciones, etc.
Las condiciones deben ser expresadas en forma genérica. De ser necesario hacer
referencia a marcas específicas, debe agregarse a la marca sugerida la frase “o
equivalente” (inciso 2º del Nº 2 del Artículo 22 del decreto 250 de 2004 del Ministerio de
Hacienda).
Las Bases podrán contener otros elementos que se relacionen con el llamado a
Licitación, con el objeto de precisar la materia de la compra del bien y/o servicio,
siempre que no contradigan las disposiciones de la Ley de Compras y su Reglamento.
De estas definiciones se extraerá la información necesaria para completar el
formulario de Bases disponible en el Portal.
Una vez que éstas han sido confeccionadas, el Departamento de Administración
solicita al Departamento Jurídico la aprobación de dichas bases mediante la confección
de una resolución la que autorizará la publicación del llamado.
Confeccionada la resolución por el Departamento Jurídico, será el Director General
quien autorice en última instancia la publicación de este proceso de adquisición. Si se
autoriza, se enviará copia de la resolución firmada más las bases al Departamento de
Administración.
Una vez publicado el proceso en portal Chilecompras, la comisión designada en las
bases administrativas deberá dar respuestas a las consultas de los proveedores de
19
acuerdo a los plazos establecidos, participar del proceso de apertura y posteriormente
realizar, en conjunto, la evaluación de las propuestas a fin de presentar el informe final
a la Directora General para la etapa de adjudicación.
Una vez que se ha realizado la adjudicación, el Departamento de Administración
deberá entregar al Departamento Jurídico todos los antecedentes de la licitación y del
proveedor adjudicado a con el fin de elaborar el contrato.
Una vez firmado el contrato será el Departamento de Administración responsable de
la gestión del contrato. En cuanto a la recepción para los pagos establecidos, será
responsabilidad de la Comisión Técnica establecida en las bases dar el visto bueno
correspondiente.
8.4.7.
Cuadro resumen según mecanismo adquisición:
El llamado variará conforme al mecanismo de adquisición seleccionado conforme a:
Mecanismo
Directa
(para compras
inferiores a 3
UTM)
Trato Directo
Licitación Pública
-
Licitación Privada
-
8.5.
Tiempo
Publicación
Selección
(Plazos Mínimos)
No
requiere Se selecciona a los
3 cotizaciones homogéneas
en proveedores
Justificación y descripción del publicación
conforme al monto
bien o servicio requerido por portal.
del bien o servicio.
parte de la Unidad Solicitante
48 horas.
Conforme
a
los
Mínimo una cotización.
criterios
de
Justificación y descripción del
evaluación que se
bien o servicio requerido por
establecen en las
parte de la Unidad Solicitante
bases técnicas.
Bases Técnicas
Solicitud de resolución de
autorización de publicación
Resolución fundada
a
los
10 días corridos Conforme
Mínimo una cotización.
criterios
de
Justificación y descripción del para
evaluación que se
bien o servicio requerido por contrataciones
parte de la Unidad Solicitante entre 100 y 1.000 establecen en las
Bases
Administrativas UTM y de 20 días bases administrativas
corridos para las especiales.
Especiales
iguales
o
Bases Técnicas
Solicitud de resolución de superiores a 1.000
UTM
autorización de publicación
Resolución fundada
a
los
10 días corridos Conforme
Mínimo una cotización.
criterios
de
Justificación y descripción del para
evaluación que se
bien o servicio requerido por contrataciones
parte de la Unidad Solicitante entre 100 y 1.000 establecen en las
Bases
Administrativas UTM y de 20 días bases administrativas
Especiales y bases técnicas de corridos para las especiales.
iguales
o
procesos sin ofertas.
Solicitud de resolución de superiores a 1.000
UTM
autorización de publicación
Resolución fundada
Documentos Requeridos
Criterios y Mecanismos de Evaluación
Los criterios de evaluación son parámetros cuantitativos y objetivos que siempre
serán considerados para decidir la adjudicación, atendiendo a la naturaleza de los
20
bienes y servicios que se licitan, la idoneidad y calificación de los oferentes y cualquier
otro antecedente que sea relevante para efectos de la Adjudicación.
Es obligatorio que todos los procesos de contratación cuenten con criterios de
evaluación.
Los criterios de evaluación se pueden clasificar en:
a)
b)
c)
Criterios Económicos, por ejemplo, precio final del producto o servicio (que incluye
valorización del servicio de mantenimiento).
Criterios Técnicos, tales como: garantía post venta de los productos, experiencia
del oferente y del equipo de trabajo, plazos de entrega, infraestructura, solidez
financiera, calidad técnica de la solución propuesta, cobertura, etc.
Criterios Administrativos, que tienen mayor relación con el cumplimiento de
presentación de los antecedentes administrativos y legales que se solicitan a los
oferentes, como por ejemplo: constitución de la sociedad, vigencia de la sociedad,
certificado de la inspección del trabajo, declaraciones juradas o simples de diversa
índole, boletas de garantía, entre otros. Estos elementos, en general, no tienen
ponderación en la evaluación de la oferta sino que, más bien, se consideran
requisitos de postulación, debido a que si alguno se omite, la oferta se considera
incompleta.
La aplicación de los criterios debe ser realizada únicamente en función de los
parámetros y ponderaciones debidamente establecidos en las respectivas Bases o
Especificaciones, según corresponda.
Para determinar los Criterios Evaluación es necesario tener claridad respecto de los
objetivos de la contratación (qué se quiere obtener), los que deben estar asociados a
variables cuantificables (variables observables que permitan medir el cumplimiento de
los objetivos). Estas variables deben estar asociadas a ponderadores, en función de la
relevancia de cada una de las ellas para el proceso de contratación.
Las Variables a medir deben tener asociadas una Meta o estándar (Valor deseado o
ideal para cada indicador, incluyendo su tolerancia) con sus respectivos Tramos de
Evaluación (Valoración de las diferencias en relación a la meta) y Método de medición.
Cada proceso de evaluación debe constar de al menos dos criterios de evaluación.
En términos generales y, dependiendo del procedo de compra, el formato a emplear
será similar al siguiente:
ITEM
DESCRIPCIÓN
Oferta Económica
Valor total de
oferta
Experiencia
Nómina de
clientes
Plazo entrega
Menor plazo en
la entrega de
póliza
8.5.1.
FORMULACION
Precio Mínimo x 100
Precio Oferente
Se otorgará 10 puntos por cada
cliente del sector público previa
confirmación telefónica de los
servicios prestados.
Menor tiempo entrega x 100
Tiempo Oferente
%
XX%
XX%
XX%
Evaluación de ofertas para procesos de baja complejidad :
Para contrataciones de baja complejidad, entendidas esta como aquellas que
involucran bajos montos de dineros y que se relacionan con procesos de adquisición
cotidianos como por ejemplo la adquisición de un seguro para un vehículo institucional,
la evaluación de las ofertas presentadas por los proveedores debe ser realizada por el
21
Departamento de Administración, quien debe levantar la información de las ofertas, y
aplicar a éstas los criterios de evaluación previamente definidos en las respectivas
especificaciones técnicas, según corresponda.
Con la información de las ofertas recibidas, el Jefe del Departamento de
Administración debe generar el cuadro comparativo de ofertas, documento que registra
la información de los distintos parámetros a considerar en la evaluación de las ofertas.
A partir del cuadro comparativo de ofertas, el Jefe de Departamento de
Administración aplica los criterios de evaluación y genera el informe de evaluación,
documento que registra el puntaje final obtenido por cada una de la ofertas en función
de los Criterios de Evaluación, y que debe estar anexado a la Resolución que da cuenta
del resultado final del proceso de contratación.
8.5.2.
Evaluación de ofertas para procesos de alta complejidad:
En los casos de contrataciones de alta complejidad, entendidas estas como
aquellas que involucran montos elevados de dinero, esto es superior a 100 UTM, que se
realizan de manera esporádica y en situaciones específicas, y que tienen una
importancia estratégica para la institución, como por ejemplo la adquisición de servicios
de externalización de computadores e impresoras, la evaluación de las ofertas
presentadas por los proveedores será realizada por una comisión de evaluación, la cual
se constituirá obligatoriamente en los llamados a licitación pública o privada según
corresponda.
La Comisión de Evaluación estará integrada generalmente por:
•
•
Jefe del Departamento de Administración
Jefe del Departamento de Finanzas
La Dirección General podrá incorporar formalmente a la Comisión de Evaluación,
a otros funcionarios que en razón de las características de la adquisición, sea
recomendable su intervención.
El Departamento de Administración entregará a cada uno de los integrantes de la
Comisión de Evaluación la información completa de las ofertas recibidas, información
con al que la Comisión de Evaluación procederá a iniciar su trabajo.
La Comisión de Evaluación procederá a aplicar los Criterios de Evaluación y
generar el Acta de Evaluación, documento que deja constancia, entre otros aspectos,
de:
Los integrantes que participaron en el proceso de evaluación;
Las ofertas evaluadas;
Los criterios, ponderaciones y puntajes establecidos en las bases y que fueron
utilizados para la evaluación;
Las solicitudes de aclaraciones, pruebas y rectificaciones de defectos formales y
las respuestas a dichas solicitudes;
Las evaluaciones de cada oferta, el puntaje final obtenido por cada una de la
ofertas en función de los Criterios de Evaluación y la recomendación de
adjudicación, deserción o declaración de inadmisibilidad y su justificación.
El resultado del trabajo realizado por la Comisión de Evaluación quedará registrado
en una Acta de Evaluación firmada por todos los miembros de la comisión evaluadora y
debe anexarse a la Resolución que da cuenta del resultado final del proceso de
contratación.
22
8.6.
Adjudicación y Formalización
Una vez que se han aplicado los criterios de evaluación, se realiza la adjudicación de
la oferta más conveniente para la institución mediante un acto administrativo
debidamente notificado al adjudicatario y demás oferentes.
En ningún caso se pueden adjudicar ofertas cuando:
• No cumplan las condiciones y requisitos establecidos en las bases.
• El oferente se encuentre inhabilitado para establecer contrato con entidades
públicas.
• Emanen de quien no tiene poder suficiente para efectuarla.
Un proceso de compra se puede declarar desierto cuando no se presentan ofertas, o
bien, cuando éstas no resulten convenientes para el interés de la Corporación (artículo
9º de la Ley 19.886).
8.6.1.
Fundamento de la decisión de compra:
Cada decisión de compra debe ser fundamentada en el Informe o Acta de Evaluación
según corresponda, documento que debe dar cuenta, en forma clara y ajustándose a los
criterios previamente establecidos en las respectivas Bases o TDR, del resultado final del
procesos y de la decisión final de la Institución, y que debe ser anexado a la Resolución
que establece la decisión final del proceso.
La Resolución que da cuenta del resultado final del proceso debe estar en
concordancia con el Informe o Acta de Evaluación, y establecer claramente las
condiciones en las cuales se contratará con los proveedores adjudicados, o de lo
contrario, las condiciones que hacen necesario declarar desierto todo o parte del
proceso.
8.7.
Gestión de Contrato y Proveedores
La Gestión de contratos significa definir las “reglas de negocio” entre la entidad
compradora y los proveedores - minimizando los riesgos del proceso - y manejar eficaz y
eficientemente su cumplimiento.
Comprende la elaboración del contrato, su ejecución, la gestión de las entregas de
los productos o servicios y la relación con los proveedores.
Una visión integral incluye además la gestión post entrega (o post venta), la
evaluación de los contratos, el registro y uso de la información generada en cada
adquisición para planificar las compras y tomar mejores decisiones.
El Departamento de Administración, llevará registro y actualización de todos los
contratos vigentes de la Institución. Esto, de acuerdo a materias clasificadas de la
siguiente manera:
•
•
•
•
•
•
•
Inmobiliarios (arriendos)
Telecomunicaciones (telefonía fija y móvil, Internet, entre otros)
Mantenimiento y Servicios Generales (aseo, vigilancia,
Mantenimiento de infraestructura, entre otros)
Mantenimiento y equipamiento
Servicios de Apoyo
Otros servicios
Elaboración de contrato:
23
Una vez que se ha adjudicado un proceso de compra, éste requiere de un
seguimiento a fin de verificar que se cumpla con todo lo ofrecido por parte del
proveedor.
Comprende la creación del documento, ejecución y gestión de las entregas de los
productos o servicios y la relación con los proveedores para que la compra llegue a un
buen término. La elaboración de contrato se relacionará con la complejidad del tipo de
adquisición:
8.7.1.
Anexar contrato a www.chilecompra.cl:
El contrato firmado por ambas partes es enviado por el Departamento Jurídico al
Departamento de Administración, para que éste lo anexe en la ficha del proceso
publicado en www.chilecompra.cl .
8.7.2.
Seguimiento de contrato:
Será el Departamento de Administración la contraparte frente a los proveedores con
los cuales la institución materialice una compra. Dentro de las funciones será velar por
la entrega del bien y/o servicio en las condiciones establecidas en contrato, orden de
compra y términos de referencia, según sea el caso.
8.7.3.
Término de contrato:
Será el Departamento de Administración el responsable de llevar registro actualizado
de los vencimientos de contrato a fin de prever anticipadamente la supresión de bienes
o servicios o generar un nuevo proceso de adquisición.
Sin perjuicio de lo anterior y, dependiendo de lo pactado en los contratos
correspondientes, la Corporación de Asistencia Judicial realizará evaluaciones de
continuidad mínima cada dos años para lo cual empleará mecanismos de recolección de
datos respecto al servicio directamente con la unidad receptora del bien o servicio.
8.8.
Recepción de Bienes y Servicios:
Se define como las actividades que se requieren para recibir, comprobar e informar
la entrega de los Bienes y Servicios que se han requerido y adquirido.
Para esto el procedimiento es el siguiente:
Será la Unidad Solicitante la responsable de la recepción del bien o servicio
contratado.
La Unidad Solicitante deberá verificar que los artículos entregados o los servicios
proveídos corresponden a lo solicitado en la Orden de Compra o Contrato comunicando
esta recepción a través del correspondiente formulario (Anexo Nº 3).
Si existe conformidad, se debe elaborar un informe de recepción que debe enviarse
al Departamento de Administración para que lo adjunte a la factura a fin de proceder al
pago de ésta. Si no hay conformidad con los productos o servicios requeridos, se debe
emitir un informe rechazándolo el cual también se envía al Departamento de
Administración a fin de que se hagan los reclamos correspondientes al proveedor.
8.9.
Calificaciones al Proveedor:
La Unidad Solicitante, a través de la emisión de una Guía de Recepción (Ver Anexo
Nº3), aportará los datos necesarios con el propósito de que el Departamento de
Administración califique en www.chilecompra.cl al proveedor, a través de la opción
24
correspondiente en el portal, de este modo, ante un incumplimiento por parte del
proveedor, ello quedará consignado en chilecompras.
8.10. Reclamos:
En caso de que se presente un reclamo relacionado a cualquiera de los procesos de
adquisición, el Director General derivará dicho reclamo al Jefe de Departamento de
Administración, quien, a su vez, deberá elaborar una respuesta y proporcionar todos los
antecedentes del caso al Departamento Jurídico para la revisión de la respuesta por
escrito la que será enviada al proveedor con copia a la Dirección de Compras y
Contratación Pública.
IX. PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES
9.1.
Antecedentes Generales
El procedimiento de pago a proveedores debe adecuarse a lo establecido en la
CIRCULAR del Ministerio de Hacienda N ° 23 del 13 de Abril de 2006, la cual establece
que los pagos deben ser realizados dentro de los 30 días desde la fecha de recepción de
la factura.
9.2.
Descripción del procedimiento
1. Recepción de Documentos: El(la) encargado(a) del registro contable de gastos de
la área de finanzas debe recibir los documentos que respaldan los pagos, provenientes
del Departamento de Administración.
2. Documentación de Respaldo: La documentación de respaldo para los pagos de
proveedores debe ser presentada en original y es la siguiente: autorización u orden de
pago, factura, guía de recepción conforme, guías de despacho (en caso que
corresponda), notas de crédito (en caso que corresponda); notas de débito (en caso que
corresponda), orden de compra, resoluciones suscritas por el jefe superior del servicio
en que se autoriza la adquisición (en caso que corresponda) e informes que contengan la
distribución en los respectivos centros de costo, con el monto a imputar a cada uno de
ellos.
3. Horario: La entrega de documentos al Departamento de Finanzas debe llevarse a cabo
en el horario que establezca el Jefe del Departamento.
4. Revisión de los Antecedentes: Esta etapa, al igual que la anterior, es ejecutada por
el(la) encargado(a) del registro contable de gastos de la área de finanzas, quien debe
revisar y corroborar que la documentación recibida esté completa y que se presente de
manera ordenada.
5. En caso de Error: Ante la eventualidad que la información sea incompleta y /o
presente errores debe será devuelta al Departamento de Administración dentro de los
dos días siguientes, donde se debe subsanar las observaciones registradas en las 48 horas
que siguen; para que, una vez resueltas, la documentación para pago sea reingresada al
Departamento de Finanzas.
6. Documentación sin observaciones: La documentación recibida sin observaciones
para pago en el Departamento de Finanzas, será procesada por la encargada del
registro contable de gastos del área de finanzas, a fin de que se proceda a la confección
del compromiso y liquidación del pago.
25
7. Confección de Compromiso de Pago: El(la) encargado(a) del registro contable de
gastos de la área de finanzas, en el plazo máximo de un día hábil siguiente de haber
recibido la documentación para pago, procederá a confeccionar el compromiso de pago,
para lo cual debe registrar el nombre del proveedor, describir el motivo del pago en la
glosa del compromiso, registrar el o los centros de costo en el(los) que se imputa el
gasto, como asimismo, las cuentas presupuestarias de gastos y/o complementarias
afectadas.
8. Autorización del Compromiso de pago: El (la ) Coordinador (a) del Área de Finanzas,
en el plazo máximo de un día hábil, debe autorizar el compromiso de pago verificando
que la imputación contable y presupuestaria sea correcta y que la documentación de
respaldo sea la sustentadora del pago a efectuarse
9. Liquidación del Egreso: Una vez que se ha confeccionado el compromiso de pago,
el(la) encargado(a) de Tesorería del Área de Finanzas debe liquidar el egreso, para lo
cual señala el número del cheque y su monto; dicho documento, salvo alguna excepción
autorizada por el Coordinador del Área Finanzas, debe imprimirse en forma
automatizada. Esta actividad debe ejecutarse en el plazo de máximo de un día luego de
confeccionado el compromiso de pago.
10. Compaginación de Egresos con Cheques: El(la) encargado(a) de Tesorería del Área
de Finanzas debe compaginar los egresos con la documentación de soporte y con el
cheque de pago; Luego debe entregar los egresos con una nomina al Coordinador del
Área de Finanzas para su validación.
11. Validación de Egresos y Cheques: El(la) Coordinador(a) del Área de Finanzas debe
validar los egresos y cheques emitidos, verificar que la documentación de respaldo sea la
sustentadora del pago a efectuarse, así como también corroborar que el cheque esté
correctamente girado en cuanto a monto, fecha y nominativo al proveedor que emite la
factura o a quien este la hubiera cedido conforme a las normas sobre transferencia de
facturas de la ley 19.883.
12. Envío de Documentación: Terminada la etapa anterior se debe enviar la
documentación para la validación del egreso y firma del cheque, tarea que debe cumplir
el Jefe del Departamento de Finanzas. Esta actividad debe ejecutarse en el plazo
máximo de un día luego de haber recibido la documentación.
13. Firma del Cheque: Una vez que la información ha sido validada, el Jefe del
Departamento de Finanzas debe firmar el cheque y, posteriormente, enviar los
antecedentes y documentos al Subdirector Administrativo, o en su ausencia, a otro de
los funcionarios que tenga registrada su firma en el Banco Estado y, por ende, habilitado
para suscribir el documento de pago, quién también debe firmarlo. Cada uno de ellos
cuenta con un día de plazo para ejecutar esta actividad, luego de haber recibido la
respectiva documentación.
14. Entrega y Retiro de Cheque: El(la) tesorero(a) debe recepcionar los egresos con los
cheques debidamente firmados, dando aviso a los proveedores para que estos procedan
al retiro de los cheques, para lo cual deben traer la cuarta copia, de cobro ejecutivo
cedible, de la factura. Será responsabilidad del Jefe del Departamento de Finanzas
adoptar las medidas que permitan que los proveedores reciban sus pagos
oportunamente.
15. Ante la eventualidad de que algún proveedor o su representante legal acreditado no
pueda concurrir personalmente a retirar su cheque, puede enviar a otra persona en su
representación, la cual deberá presentar un poder simple que lo habilite para el efecto y
exhibir el RUT de la empresa beneficiaria del pago.
26
16. Cobro del Cheque: Los proveedores tienen un plazo de 60 días para cobrar el
cheque cuando esto se efectúe dentro de la plaza, y de 90 días cuando sea fuera de la
misma. En caso de que el proveedor no haga efectivo el documento, expirando el plazo
de cobro, él (la) tesorero (la) debe confeccionar un traspaso para reintegrar el cheque
caducado a la cuenta corriente.
17. En caso que un proveedor no haya cobrado oportunamente su cheque y este haya
sido contabilizado como caducado, podrá requerir de un nuevo giro por el mismo, para
lo cual debe remitir al departamento de finanzas el cheque caducado y esperar a que
sea notificado que su nuevo giro está a disposición de ser retirado.
18. El cheque girado nuevamente de acuerdo con solicitud del proveedor debe regirse de
acuerdo con el procedimiento descrito precedentemente.
19. En caso de los cheques por pago de proveedores contabilizados como caducados y no
reclamados por nuevo giro de parte de sus titulares en el plazo de cinco años, tiempo en
que la deuda prescribe, debido a que termina el periodo de cobro ejecutivo, su monto
equivalente será contabilizado como otros ingresos de la Corporación.
X. DESCRIPCIÓN ORDENES DE COMPRA
La orden de compra es el documento mediante el cual se formaliza la adquisición
con el proveedor cuya oferta ha sido aceptada y adjudicada. El portal por defecto emite
la orden de compra otorgando un número el cual está compuesto de tres partes, bajo el
esquema 1477-XX-XX07
El primer número o prefijo corresponde a la identificación de la unidad
compradora del servicio demandante. Para el caso la Corporación de Asistencia
Judicial tiene en número: 1477
El segundo número es un correlativo de todos los procesos creados por la
Corporación de Asistencia Judicial.
El tercer grupo de caracteres hace referencia al tipo de proceso que se está
realizando, de acuerdo a lo señalado en el sitio web de Chilecompra, y el año en
que se realiza.
XI. INVENTARIOS
11.1. Objetivo
El objetivo principal de realizar control de inventarios reside en la óptima
utilización de los productos que se guardan en bodega.
Además, se debe garantizar la disponibilidad permanente del grupo de productos
definidos como estratégicos, asegurando el adecuado funcionamiento operacional de la
Institución.
Asimismo, se debe establecer y determinar los volúmenes de producto que se
manejarán en el Inventario, asegurando que dichos niveles sean óptimos y que
representen un adecuado costo de operación.
Por último, se busca identificar los puntos del proceso asociado al manejo de
inventario, definiendo mecanismos de registro y control del mismo, que permitan
asegurar y efectuar el adecuado control y seguimiento, y disponer de elementos que
apoyen la gestión del mismo.
11.2. Alcances
27
El alcance de la política de inventario estará acotado a los productos que se utilizan
para el normal funcionamiento y que son administrados por parte del Departamento de
Administración, agrupándose en 3 grupos de productos en función del uso: Artículos de
oficina, Artículos de aseo e Insumos computacionales.
11.3. Proceso de Inventario
11.3.1. Preparación de inventario
Las fases principales del proceso de inventario son las siguientes;
•
•
Conservación: Localización y distribución correcta de los materiales para que
puedan ser fácilmente inventariados. Para ello se encuentra habilitada una
bodega en el subterráneo del edificio central.
Identificación: Exactitud de la identificación de los componentes y solamente un
número restringido de personas puede identificarlos correctamente (funcionario
Encargado de Logística y 2 auxiliares de apoyo)
El proceso de inventario debe determinar cuales son las potencialidades y falencias
del inventario, considerando lo siguiente para tomar acciones correctivas:
•
•
•
•
•
Exceso de Inventario
Insuficiencia de inventario
Robo
Mermas
Desorden
El Control de Inventario se debe realizar sobre la base de los registros que se deben
mantener. Dichos registros se refieren a la información contenida en el Sistema ING,
módulo de inventarios.
11.3.2. Bodega de materiales
El acceso a la bodega de materiales está restringido al personal encargado, y a
quienes efectúen labores de control interno, autorizados por la Dirección General.
Con respecto al control de mermas, se debe siempre tener la documentación que
registre esto, con el fin de determinar las causas y buscar correcciones.
XII. AUTORIZACIONES QUE SE REQUIEREN PARA LAS DISTINTAS ETAPAS DEL
PROCESO DE COMPRA
13.1. En adquisiciones menores a 3 UTM
En este caso bastará con la firma del Jefe de Departamento de Administración.
Se entenderá que previamente se ha consultado la disponibilidad presupuestaria para
ello.
13.2. Adquisiciones mayores a 3 UTM y menores a 100 UTM
-
Para solicitar Resolución: Se requerirá llenar formulario “Solicitud de Resolución”
(Ver Anexo Nº4) en el cual deberá contar con las firmas del Subdirector
Administrativo, Jefe de Departamento de Administración y Jefe de Departamento de
Presupuesto y Finanzas
28
-
-
Resolución: Deberá ser visada por Subdirección Administrativa, Depto. Jurídico y
Departamento de Administración para finalmente ser firmada por Director General.
Publicación: Deberá realizarla el Jefe de Depto. de Administración o, en su defecto,
contar con VºBº a través de portal Chilecompra como firma autorizada.
Resolución de Adjudicación: Elaborada por el Departamento de Administración la
cual deberá contar con los vistos buenos del Subdirector Administrativo, del
Departamento Jurídico, del Departamento de Finanzas y del Departamento de
Administración para finalmente ser firmada por Director General.
Emisión de Orden de Compra: Se elaborará con Resolución firmada por Director
General.
13.3. Adquisiciones mayores a 100 UTM
-
-
-
Para solicitar Resolución: Se requerirá llenar formulario “Solicitud de Resolución”
(Ver Anexo Nº4) en el cual deberá contar con las firmas del Subdirector
Administrativo, Jefe de Departamento de Administración y Jefe de Departamento de
Finanzas
Resolución: Deberá ser visada por Subdirección Administrativa, Depto. Jurídico y
Departamento de Administración para finalmente ser firmada por Director General.
Publicación: Deberá realizarla el Jefe de Depto. de Administración y deberá contar
con la firma de los autorizadores mediante el portal quienes, en orden de presencia,
serán: Jefe Departamento Jurídico y Jefe Departamento de Finanzas.
Resolución de Adjudicación: Elaborada por el Departamento de Administración para
lo cual se deberá acompañar acta de evaluación. Esta Resolución deberá contar con
los vistos buenos del Subdirector Administrativo, Departamento Jurídico,
Departamento de Finanzas, Departamento de Administración para finalmente ser
firmada por Director General.
Emisión de Orden de Compra/Firma Contrato: Se elaborará con Resolución firmada
por Director General.
29
XIII. BIBLIOGRAFIA
-
Ley Nº19.886 de Compras Públicas y su Reglamento, modificaciones Ley Nº20.088 y
Decreto Nº1.562 de 2005 del Ministerio de Hacienda
Guías Practicas de Gestión de Abastecimiento Nº1 al 11 de la Dirección de Compras y
Contratación Pública.
Manual de Usuario Compradores del 20/04/2007 publicado en www.chilecompra.cl
30
XIV. ANEXOS
ANEXO Nº01
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE ADQUISICIONES
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
ANEXO Nº02
MATRIZ DE ACTIVIDADES EN DETALLE
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
ANEXO Nº03
FORMULARIO GUIA RECEPCIÓN
54
55
ANEXO Nº04
FORMULARIO SOLICITUD RESOLUCIÓN AUTORIZACIÓN ADQUISICIÓN
56
57
ANEXO Nº05
REGISTRO DE VISITA EN TERRENO
58
59
ANEXO Nº06
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES
60
Flujo Grama Pago a Proveedores
Administración
Recepción
documentos
Envío
Documentos
No
Revisión
Antecedentes
Sí
Confección
Compromiso
Finanzas
Liquidación
Egreso
Compaginación
Egreso/cheque
No
Validación
Egreso/Cheque
Sí
1
61
Flujo Grama Pago a Proveedores
1
1° Firma
Autorizada
Cheque
2° Firma
Autorizada
Cheque
Finanzas
No
Sí
Confección
Traspaso
No
Emisión
Cheque
Sí
Retiro Antes
60 Días
No
Cobro antes
60 Días
Sí
Conciliación
Pago
62
ANEXO Nº07
ORGANIGRAMA
63
CONSEJO DIRECTIVO
DIRECTOR GENERAL
GABINETE
UNIDAD DE
COMUNICACIONES
AUDITORIA INTERNO
DEPTO. DE PLANIFICACIÓN,
ESTUDIOS Y CONTROL DE GESTION
DEPTO. JURIDICO
SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACION
SUBDIRECCIÓN TECNICA
DIRECCIONES ZONALES
DEPARTAMENTO DE
FINANZAS
CENTRO SUR
DEPARTAMENTO DE
RRHH
NOR ORIENTE
PONIENTE
SUR COSTA
LIBERTADOR GENERAL
BERNARDO O’HIGGINS
MAULE
MAGALLANES Y LA
ANTÁRTICA CHILENA
64
ORGANIGRAMA AREAS QUE INTERVIENEN EN LOS PROCESOS DE
COMPRA
Departamento Jurídico
JEFE DE DEPARTAMENTO
JURIDICO
ABOGADOS (2)
Subdirección Administrativa
SUBDIRECTOR
ADMINISTRATIVO
(1)
SECRETARIA
DEPARTAMENTO
PRESUPUESTO Y
FINANZAS
(1)
DEPARTAMENTO
DE
ADMINISTRACIÓN
(1)
DEPARTAMENTO
DE RECURSOS
HUMANOS
(1)
65
Departamento de Administración
DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN
(1)
COORDINACION
PROYECTOS
ADMINISTRACIÓN (1)
UNIDAD DE
INFORMATICA
(1)
SOPORTE
(1)
PARTES Y TELEFONIA
(3)
LABORATORIO
(1)
ADQUISICIONES
(1)
SERVICIOS
GENERALES
(1)
LOGISTICA
(13)
Departamento de Presupuesto y Finanzas
DEPARTAMENTO FINANZAS
(1)
SECRETARIA
AREA DE
FINANZAS
(1)
PRESUPUESTO
(1)
ENTRADAS Y SALIDAS
(1)
TESORERIA
(1)
66