Proyecto "Hacia la cultura de la Transparencia en la CGN"

Hacia la cultura de la
transparencia en la CGN
Proyecto Cultura de la Transparencia
Contaduría General de la Nación
2015
PROYECTO CULTURA DE LA TRANSPARENCIA
C.G.N. 2015
ÍNDICE
A. INTRODUCCIÓN
B. OBJETIVOS
C. MEDIOS
D. RESULTADOS
E. CONCLUSIONES
A. INTRODUCCIÓN:
El presente proyecto pretende ilustrar el trabajo llevado a cabo por la Contaduría
General de la Nación (CGN) acerca de la cultura de la transparencia instaurada en
nuestra Institución.
En el entendido que la transparencia supone un valor que se construye a diario,
viéndose reflejada en cada actividad, trabajo o proyecto que se lleva a cabo dentro de
una Organización.
B. OBJETIVOS:
Misión:
Es el organismo técnico responsable en materia presupuestal y contable. Diseña,
ejecuta y controla el proceso presupuestario y la contabilidad del Sector Público en el
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ámbito legal de su competencia. Otorga y administra la garantía del Estado en
contratos de arrendamiento con destino a casa habitación.
Visión:
Ser el organismo rector en contabilidad pública, responsable del sistema integrado de
información presupuestal, financiera y patrimonial del Estado y de los procesos que
aseguren información íntegra, oportuna y confiable, para la toma de decisiones en un
marco de transparencia y rendición de cuentas a la sociedad.
Ser una institución reconocida en nuestra sociedad que con nivel de excelencia en su
gestión, brinde la fianza estatal de arrendamiento a los usuarios de todo el país,
contribuyendo a la ejecución de las políticas del Estado en la materia.
Valores:
Entre los valores destacados por la Contaduría General de la Nación, se encuentra la
Transparencia, la cual implica el desempeño basado en procedimientos confiables que
garantizan el acceso de las personas a la información pública.
Construyendo entre todos una cultura de la transparencia:
Promoviendo una cultura de calidad en la gestión de los servicios públicos como forma
de mejorar el desempeño de la Administración y al mismo tiempo acercar el Estado a
los ciudadanos.
Transformación del Estado:
Para obtener organizaciones públicas realmente transparentes es preciso lograr que
éstas conviertan la transparencia en un valor institucional que forme parte de su
cultura organizacional.
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Políticas públicas:
Una cultura de transparencia implica el fomento y la consolidación de los valores
inherentes al sistema democrático de gobierno, en busca de garantizar el derecho
fundamental de las personas al acceso a la información pública, promoviendo la
transparencia de todo organismo público, reforzando el compromiso país que tiene
como uno de sus objetivos, aumentar la participación ciudadana.
Solicitudes de acceso a la información pública.
La demanda por parte de los
ciudadanos de mayor información es clave para
fomentar la participación de éstos en los asuntos públicos y en los procesos de toma
de decisiones.
También es un instrumento para fortalecer la rendición de cuentas para una
Administración más eficiente.
C. MEDIOS
Calidad en la Gestión
Por resolución de fecha 4 de agosto de 2011 se adoptó un modelo de gestión pública
de calidad como proceso de retroalimentación y mejoramiento continuo de la
Contaduría General de la Nación.
Todo ello en el entendido que la calidad en la gestión pública constituye una cultura
transformadora que impulsa a la Administración Pública a su mejora permanente para
satisfacer las necesidades y expectativas de la ciudadanía con justicia, equidad,
objetividad y eficiencia en el uso de los recursos públicos.
La calidad en la gestión pública implica la observancia de valores éticos que la orientan
como la vocación de servicio público, la probidad, la honradez, la buena fe, la
dedicación al trabajo, el respeto a las personas entre otras.
Ese proceso de mejora continua dio comienzo con tres fases fundamentales: a) la
primera, relativa a la adopción de un Código de Ética; b) la segunda, la realización de
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un diagnóstico ético en la Unidad Ejecutora; y c) el establecimiento de un Comité de
Ética.
Por Resolución de fecha 4 de abril de 2011 se aprobó el Código de Ética de la
Contaduría General de la Nación, plasmándose de esta forma el cumplimiento de la
primera de las fases.
La finalidad del Código de Ética fue definir los principios éticos, valores y normas de
conducta que deben regir el desempeño de quienes desarrollen funciones en la CGN y
que constituyen el fundamento de la conducta debida frente a los miembros de la
Organización y demás integrantes de la sociedad.
El artículo 10 del referido Código refiere a la Transparencia. El mismo indica que el
funcionario debe desarrollar su actividad teniendo en consideración el derecho de la
comunidad a recibir información sobre la actuación de los servidores públicos.
La segunda fase se llevó a cabo mediante la realización de un diagnóstico ético a través
de la difusión y llenado de una declaración de implicancias, por parte de todos los
funcionarios de la CGN independientemente de la naturaleza del vínculo.
La tercera fase consistió en el establecimiento de un Comité de Ética integrado por
funcionarios de CGN y representantes de la Asociación
de Funcionarios.
A partir del año 2012 se han venido desarrollando de
forma anual, en la Sala de Actos del Ministerio de
Relaciones Exteriores Jornadas de “Ética en la Función
Pública” de la Contaduría General de la Nación con la asistencia de más de 120
funcionarios en cada oportunidad. Las mismas tienen como finalidad instruir, difundir,
motivar e informar a los funcionarios de CGN acerca de la importancia de la
observancia de valores éticos dentro de la Organización.
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Las exposiciones están a cargo de los integrantes del Comité de
Ética de la C.G.N: Esc. Perlita Rodríguez; Dra. Miriam Díaz y el Sr.
Reinaldo Odera, quienes realizan en cada Jornada un análisis del
marco normativo nacional e internacional sobre la materia; de las
disposiciones sobre ética en la función pública existente en la
C.G.N y especialmente, una devolución a los funcionarios de las
declaraciones de implicancias presentadas.
Con la realización de dichas Jornada se reafirma el compromiso institucional con las
disposiciones vigentes en materia de Ética en la
Función Pública, resaltando valores tales como la
transparencia
y
la
rendición
de
cuentas
democrática.
Comisión de Acceso a la Información Pública
Por Resolución de fecha 9 de febrero de 2012 se creó la Comisión de Acceso a la
Información Pública integrada por miembros de
las distintas Divisiones de la Institución.
Asimismo, se procedió a designar a los
representantes de transparencia activa y pasiva
con sus respectivos suplentes.
Dicha Comisión tiene los siguientes cometidos: actualizar el sitio web de CGN en
cuanto a las obligaciones de transparencia activa, atender y responder las solicitudes
de acceso a la información dentro de los plazos legales, llevar de forma actualizada el
Registro de Información de la CGN y recepcionar y entregar la información peticionada
por el solicitante.
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Con respecto a la transparencia activa, es de destacar que en el año 2012 CGN obtuvo
una mención por segunda vez consecutiva, en base a un estudio realizado por el
Centro de Archivos y Acceso a la Información Pública (CAINFO) en convenio con el
Departamento de Comunicación de la Facultad de Ciencias Humanas de la Universidad
Católica del Uruguay. Dicho estudio tuvo como objeto revelar y evaluar la situación en
materia de provisión de información en las páginas web oficiales del sector público y
específicamente buscó determinar el grado de desarrollo, implementación y madurez
de las obligaciones de transparencia activa establecidas por la Ley de Acceso a la
Información Pública y su Decreto Reglamentario. En el relevamiento realizado para el
año 2012, CGN alcanzó los mayores niveles de cumplimiento.
Procedimiento para dar acceso a las solicitudes
La CGN más allá de las obligaciones establecidas por ley, hacia el año 2011, crea un
procedimiento a fin de dar trámite a las solicitudes de información pública, de forma
tempestiva, eficaz y eficiente.
Este procedimiento permite tramitar de forma ágil en tiempo y forma las solicitudes
de acceso a la información pública que se presenten ante la C.G.N.
Se trata de un procedimiento sencillo, diseñado por personal especialmente
capacitado contando con un canal especial en el sistema de expedientes Lotus Notes
para este tipo de trámites.
Las mejoras alcanzadas aplicando este proceso fueron las respuestas del 100% de las
solicitudes dentro del plazo legal y la conciencia y puesta en conocimiento por parte de
la organización de la importancia de los preceptos de las obligaciones de transparencia
pasiva.
El establecimiento de este procedimiento acarrea beneficios para los usuarios del
sector público y la ciudadanía en general.
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Comisión de Protección de Datos Personales
La Comisión de Protección de Datos Personales fue creada por Resolución de fecha 29
de mayo de 2012, estando integrada por funcionarios de diversas Divisiones. Entre sus
cometidos principales, se encuentran: registrar las
bases de datos personales administradas por CGN
ante la Unidad Reguladora y de Control de Datos
Personales (URCDP), mantener actualizadas las bases
de datos de modo que contengan información veraz
y completa, recepcionar las solicitudes de acceso, rectificación y supresión de datos,
entre otros.
Comité de Seguridad de la Información
A fin de dar cumplimiento a la ejecución del proyecto de mejora de la gestión de la
seguridad en la información, se creó un comité
de seguridad de la información del Ministerio de
Economía y Finanzas que comprende a las
Unidades
Ejecutoras
Dirección
General
de
Secretaría, Tesorería General de la Nación,
Contaduría General de la Nación, Dirección
Nacional de Catastro, y Dirección General de
Comercio con el apoyo de la Agencia de Gobierno Electrónico y Sociedad de la
Información (AGESIC) y consultores contratados al efecto.
Por Resolución del Ministerio de Economía y Finanzas de 3 de noviembre de 2011
fueron designados por las Unidades Ejecutoras como integrantes del Comité de
Seguridad de la Información del Ministerio de Economía Finanzas, por parte de la
Contaduría General de la Nación (CGN), la Contadora General, Ec. Laura Remersaro y
alterno el Dr. Pablo Schiavi.
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Con la finalidad de llevar adelante una primera etapa de dicho proyecto, fue necesario
establecer y difundir una política de seguridad del Inciso. Por tal motivo, por
Resolución de fecha 19 de octubre de 2011 se adoptó la “Política de Seguridad de la
Información de la Contaduría General de la Nación” tomando como base la política de
seguridad de la información para los organismos de la Administración Pública en
materia de seguridad en el uso de las tecnologías de la información y las
comunicaciones en el Estado. En dicha instancia se designó como responsable de la
seguridad de la información a un Comité encargado de la guía, implementación y
mantenimiento del sistema de gestión de seguridad.
En dicha política se hace referencia a la importancia de identificar y proteger los
activos de información, desarrollar un tratamiento de riesgos, implementar acciones
correctivas y preventivas, elaborar un plan de acción, clasificar y proteger la
información de acuerdo a la normativa vigente, brindar formación y concientización en
la materia a todos los funcionarios, etc.
Todo ello en el entendido de que un sistema de gestión de seguridad de la información
se consigue implantando un conjunto adecuado de controles tales como políticas,
procedimientos, estructuras organizativas, software e infraestructura, deben ser
establecidos para asegurar los objetivos de la Unidad Ejecutora.
Política Institucional de Contraseña
En base a las recomendaciones formuladas por la consultora contratada para el análisis
y diagnóstico de la seguridad organizacional y tecnológica en la CGN, se adoptó por
Resolución de fecha 23 de enero de 2014, una política institucional de contraseña, que
tiene como finalidad reforzar controles en el ámbito de claves, usuarios y cambios de
contraseñas.
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Comisión Consultas Ciudadanas
Por Resolución de fecha 1° de junio de 2015 se implantó la Comisión de Consultas
Ciudadanas. Dicha Comisión se creó con la necesidad de mejorar la calidad de los
servicios y trámites públicos ante la CGN en un marco de modernización de la gestión
pública en términos de gobierno electrónico.
A tales efectos se encomendó a la División Sistemas la instrumentación de un formato
electrónico de consultas que está disponible y operativo en la web institucional.
Consiste en un formulario mediante el cual el usuario puede formular su consulta
debiendo detallar para ello su nombre completo, cédula de identidad, correo
electrónico.
Los principales cometidos de la referida Comisión son las de evacuar en un plazo no
mayor a 72 horas, las consultas electrónicas efectuadas por los usuarios y definir los
criterios a utilizar para la correcta evacuación de las consultas electrónicas y darles una
mayor difusión, además de revisarlos periódicamente.
A fin de evacuar las consultas propias o específicas de las distintas Divisiones de la
CGN, la Comisión se vincula con las mismas a fin de obtener y brindar la información al
ciudadano.
Comisión de Valoración de la Base de Datos de Administración Pública Presupuestal
CGN-IMPO.
El 25 de febrero de 2014, con la presencia de autoridades del Ministerio de Educación
y Cultura, del IMPO y de la CGN, se realizó el lanzamiento oficial de la Base de Datos
Administración Pública Presupuestal.
Esta herramienta telemática de consulta, ha sido fruto del trabajo coordinado entre
IMPO, Centro de Información Oficial, junto con la CGN.
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El objetivo de esta Base es poner al alcance del usuario información preseleccionada
de modo exhaustivo y riguroso, favoreciendo de este modo una respuesta rápida y
precisa.
La Base de datos reúne la normativa referente a la materia, la cual es actualizada en
forma permanente. A tales efectos por Resolución de fecha 30 de junio del 2014, se
conformó la Comisión de Valoración de la Base de Datos Administración Pública
Presupuestal con el fin de efectuar recomendaciones que perfeccionen la calidad,
integridad y vigencia de la normativa incluida en la citada Base.
Formalidades para la elaboración de documentos de CGN
Por resolución de fecha 28 de abril de 2014, se aprobó un instructivo que establece los
lineamientos generales para la elaboración de documentos formales institucionales
que todas las Asesorías, Divisiones, Departamentos, Secciones y sectores de CGN
deben aplicar.
Para ello, se tuvo en consideración el 9 Manual de Estilo de Presidencia de la República
y el Instructivo de uso de Aplicación Web de Administración de Trámites brindado por
AGESIC.
Política de Capacitación
Por Resolución de fecha 8 de abril de 2013, con la modificación introducida por
Resolución de fecha 16 de diciembre de 2014, se aprobó la Política de Capacitación de
la Unidad Ejecutora. La misma tiene como
objetivo la formación y motivación de los
funcionarios en consonancia con los objetivos
organizacionales a los efectos de potenciar sus
habilidades, conocimientos y experiencias,
para la solución de problemas y la toma de
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decisiones en sus puestos de trabajo.
La política se diseñó a fin de determinar acciones de capacitación alineadas con los
objetivos de la Institución; definir criterios de selección de los capacitandos; hacer un
seguimiento de las acciones de capacitación; establecer los derechos y obligaciones de
los capacitandos, evaluar los resultados, llevar un registro actualizado de las acciones
de capacitación y determinar en forma específica los roles de la Unidad de Gestión y
Desarrollo Humano y de los Directores de División.
En la política consta un procedimiento donde se establecen los pasos a seguir a fin de
seleccionar a los funcionarios que asistirán a las diversas acciones de capacitación.
A fin de transparentar la participación de los funcionarios en las actividades de
capacitación y llevar un control actualizado y permanente, se dispuso la creación de
un registro de actividades de capacitación, cuya organización le compete a la División
gestión y Desarrollo Humano, en el cual se incluirá: tipo de actividad realizada,
institución organizadora, costos, docente a cargo, evaluaciones del contenido, y
calidad de las actividades de capacitación elaborados por los capacitandos, informes
anuales de evaluación, entre otros.
CGN Educa
En lo que refiere a Capacitación, como en tantos otros aspectos la CGN fue una
pionera, desde el año 1999 existe el área y cuenta con funcionarios técnicos y
administrativos abocados especialmente a la realización de esta tarea. En la CGN la
capacitación es considerada una inversión que
beneficia tanto a los funcionarios como a la
Institución. La capacitación es uno de los pilares
fundamentales para llevar adelante los proyectos y
cometidos institucionales. La misma contribuye al
desarrollo personal y profesional de los funcionarios
debiendo ser constante, oportuna y alineada con los objetivos organizacionales. Año a
año se realizan acciones tendientes a dinamizar y fortalecer el área. Tal como se
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mencionó anteriormente una de las acciones más relevantes fue la contratación de un
Licenciado en Educación a fin de profesionalizar la gestión.
La capacitación de los funcionarios está directamente vinculada a la tarea que
desempeñan en la Unidad Ejecutora. Para ello, debe haber una planificación anual en
la que se establece en qué, para qué y a quién capacitar.
La planificación anual de capacitación consta de las siguientes etapas: la determinación
de las necesidades de capacitación a través de la realización de un diagnóstico; la
elaboración de un Plan de Capacitación Anual; el seguimiento y control de la ejecución
del Plan y la Evaluación.
El diagnóstico de las necesidades de capacitación parte de un proceso de consulta y
reflexión conjunta con las Divisiones que comienza el año anterior con las “Jornadas de
Planificación Estratégica”, pasa por la elaboración de un “Plan Anual de Capacitación”
que se valida hacia marzo del año lectivo, y culmina con la selección de funcionarios a
ser capacitados.
Para la elaboración del Plan Anual de Capacitación en primera instancia se establecen
grandes ejes temáticos, para el año 2015 se definieron los siguientes: Función Pública
(dentro del cual se incluyen los cursos de Acceso a la Información Pública y Protección
de Datos Personales); Mandos Medios; Seguridad (dentro del cual se incluyen los
cursos de Seguridad en la Información); Comunicaciones y Encuentros.
Los cursos de capacitación interna son brindados
por y para funcionarios de CGN. Contamos con
funcionarios
especialmente
formados
y
con
experiencia en la materia de los cursos que dictan.
En el año 2014, 37 funcionarios fueron expositores
en actividades de capacitación.
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También se dictan cursos para funcionarios de otros organismos a saber: Sistema
Integrado de Información Financiera (SIIF), Business Intelligence (BI) y Lotus Notes
(sistema de gestión de expedientes) con varias ediciones en el año.
Desde el año 2012 en los planes de capacitación interna y externa se estimó de
especial trascendencia incorporar cursos referidos al
Acceso a la Información Pública y la Protección de
Datos Personales. En cuanto a la primera, los cursos
fueron
dictados
por
funcionarios
de
CGN
especialmente formados en dichas materias. La
Institución consideró de vital importancia la
asistencia de la totalidad de los funcionarios de la CGN, ya que es imprescindible la
educación de los funcionarios para que participen en la mejora de la gestión.
Política de Comunicación Institucional
Por Resolución de 5 de agosto de 2015, se aprobó la Política de Comunicación de la
CGN. La misma se entiende como un proceso dialógico, en el cual se desarrolla un
intercambio de mensajes planificados y orientados a la contribución de los objetivos
propuestos por la organización.
Consideramos que la comunicación contribuye a la consecución de los objetivos
organizacionales de un organismo y por ende, al éxito de su gestión.
En relación a ello, se busca establecer procedimientos que contribuyan a la mejora en
las relaciones internas de la organización, así como la interacción comunicativa con su
público externo; informando oportuna y verazmente, recogiendo consultas y
sugerencias de la comunidad.
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Con la implementación de esta Política de Comunicación, CGN establece un sistema de
interrelaciones y entendimientos entre sus actores internos y externos, que facilita el
cumplimiento de sus objetivos.
De igual manera, la Política de Comunicación define las estrategias de desarrollo y
administración de los diferentes medios de comunicación, fortalece la cultura y los
valores institucionales, a fin de optimizar su clima organizacional.
La Política de Comunicación orienta la forma, el contenido y el proceso de circulación
de los mensajes que se emiten dentro y desde la CGN.
Asimismo, es preciso dar cumplimiento a la Política de Comunicación con compromiso
y responsabilidad; por consiguiente, se hace necesario elaborar Planes de
Comunicación que establezcan lineamientos claros a seguir y brinden herramientas de
trabajo con la finalidad de mejorar vínculos y acercar a los equipos de trabajo.
La Política tiene un objetivo general que es el de diseñar, planificar y gestionar
estrategias de comunicación con los públicos internos y externos de CGN, en forma
integrada, coordinada y alineada en función de su misión y visión.
También tiene objetivos específicos como ser: comunicar información oportuna, veraz,
transparente y actualizada, facilitar y agilizar el flujo de mensajes transmitidos entre
los miembros de la organización y entre todos los actores involucrados, diseñar
estrategias para optimizar el clima organizacional y atender las oportunidades de crisis
por medio de estrategias previamente coordinadas.
Cabe decir que el Plan de Comunicación atiende las necesidades comunicativas tanto
internas como externas de la organización.
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Comité de Comunicación
Como se mencionó precedentemente la Política de Comunicación de CGN previó la
constitución de un Comité de Comunicación. El mismo fue creado por Resolución de
28 de agosto de 2015 que está integrado por funcionarios del Departamento de
Planificación y Desarrollo organizacional de la División Gestión y Desarrollo Humano y
del Departamento de Mejora Continua de la División Servicio de Garantía de
Alquileres.
Dicho Comité tiene como cometidos, entre otros, el de coordinar, unificar, administrar,
evaluar y ejecutar, el cumplimiento del Plan de Comunicación de CGN, como así
también diseñar, analizar y sugerir propuestas en materia de comunicación
elevándolas a la Dirección General.
Reuniones quincenales de Directores de División y mensuales con los funcionarios de
cada División.
Los Directores de División mantienen quincenalmente reuniones con la Dirección
General, a efectos de tomar decisiones sobre las diversas temáticas que le cometen a
la organización así como realizar una puesta a punto de las tareas llevadas a cabo por
las distintas Divisiones.
Asimismo, los Directores realizan mensualmente reuniones en sus respectivas
Divisiones con la finalidad de comunicar lo transmitido y resuelto en las reuniones de
Directores, los avances de los trabajos de los distintos proyectos y grupos de trabajo de
la Institución, la divulgación de la gestión y demás actividades relacionadas con la
organización.
Nueva Intranet
La Intranet constituye un medio de comunicación interno de la Organización, en la cual
se difunde información institucional al público interno. El objetivo de la misma es
mantener permanentemente informados a los distintos actores de las últimas
novedades acerca de la Institución, así como también generar un feedback entre las
partes.
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Las publicaciones en Intranet son administradas por la División Gestión y Desarrollo
Humano – Departamento de Planificación y Desarrollo Organizacional. En el caso de
publicaciones referidas a la División Servicio de Garantía de Alquileres, Intranet es
administrada por el Departamento de Mejora Continua.
Boletín INFO CGN.
Es una herramienta de comunicación mediante la cual se difunde al público interno las
novedades de la organización, la divulgación de la gestión, los avances de los
Proyectos: SIIF 2, Servicio de Garantía de Alquileres (SGA) y Sistema de Gestión
Humana y Sistema de Liquidación de Haberes (SGH- SLH), las tareas desempeñadas por
los diferentes grupos de trabajo, el funcionamiento de las distintas comisiones,
novedades en materia de capacitación
y demás actividades relacionadas con la
organización.
La elaboración de este instrumento de difusión es llevada a cabo por el Departamento
de Planificación y Desarrollo Organizacional de la Departamento de Planificación y
Desarrollo Organizacional.
Mesa de Ayuda SIGGA
En aplicación de la Resolución de la Dirección General de fecha 10 de diciembre de
2014 se puso en funcionamiento la mesa de ayuda del Sistema Integrado de Gestión
de Garantía de Alquileres (SIGGA) dentro de la órbita del Departamento de Mejora
Continua del Servicio de Garantía de Alquileres (SGA).
Dicha Mesa de Ayuda canaliza dudas, consultas, incidentes y mejoras que los usuarios
del SGA tengan con el sistema informático.
En la actualidad esta Mesa de Ayuda está asesorando a todos los usuarios del sistema
(habilitados, arrendadores, particulares, inmobiliarias, funcionarios del SGA, etc.) sobre
todo lo concerniente al funcionamiento del nuevo sistema.
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Mesa de ayuda SIIF
La División Sistemas, quien es responsable de mantener los sistemas informáticos de
CGN, es en la actualidad un pilar estratégico para el negocio. Por este motivo se ha
encaminado una reestructura de la misma comenzando por la atención a los usuarios.
En este sentido se ha definido un nuevo proceso para gestionar los reclamos y
solicitudes buscando cumplir con los siguientes tres principales objetivos:
-
Mejorar la atención de los usuarios,
-
Mejorar la eficiencia en la resolución de problemas y la disponibilidad de los
sistemas y
-
Proveer un único mecanismo de contacto con la División Sistemas.
Este nuevo proceso está acompañado de la implementación de una herramienta
informática la cual permitirá brindar información sobre las solicitudes y realizar un
seguimiento de ellas.
La primera etapa de implementación comprende las actividades realizadas por la Mesa
de Ayuda SIIF, departamento Apoyo Operativo y el área de Desarrollo SIIF.
Gestión del Cambio
En el año 2014 ingresó a la Institución una Gestora del Cambio a fin de asistir a
funciones de conducción, profesionales y de gestión, en tareas vinculadas a la
concepción, desarrollo, ejecución y seguimiento de proyectos y programas vinculados
a la gestión del cambio. Su misión es la de liderar procesos de gestión de personas, que
les permita desarrollar sus habilidades personales e interpersonales para ser más
efectivos en su desarrollo individual y profesional.
Entre sus tareas se destacan las de: planificar y dirigir los estudios, diagnósticos e
investigaciones científicas en la esfera de sus competencias, realizando propuestas
relacionadas con la gestión del cambio; efectuar relevamientos, estudios y análisis
vinculados a la gestión de recursos humanos tales como el análisis de necesidades
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ocupacionales y de capacitación, definición de perfiles y otras actividades vinculadas a
la gestión del cambio; participar en la realización de estudios de diseños
organizacionales y de puestos de trabajo; efectuar relevamientos, estudios y análisis
vinculados a la gestión organizacional, implementar y hacer el seguimiento de las
soluciones, etc.
Tal como se mencionó, desde principios de
2014 la Gestora del Cambio está trabajando
con los funcionarios del Servicio de Garantía
de Alquileres (SGA) a fin de ayudarlos a
afrontar
los
cambios
que
implican
la
implementación del modelo de gestión de
dicha División. Dicho modelo se centra en tres
proyectos: mudanza del servicio a un nuevo local en Ciudad vieja; un nuevo modelo de
atención integral y un nuevo sistema informático además de la reestructura de los
distintos departamentos que integran la División.
A fin de reforzar está tarea también se contrataron profesionales externos que
brindaron capacitación en materia de Coaching a los Supervisores del SGA.
En el corriente año se comenzó a trabajar en la gestión del cambio con la División
Sistemas, que es uno de los pilares fundamentales de la reingeniería del SIIF.
Licenciado en Educación
En el año 2014 también se incorporó a la Organización un nuevo perfil: el de
Licenciado en Educación, a efectos de planificar, dirigir y coordinar todas las
actividades de la educación dentro del Organismo, buscando la mejora de la calidad de
los servicios que se prestan y el desarrollo profesional.
Entre las tareas que realiza se destacan: la identificación de las necesidades de
capacitación de las distintas áreas de la organización en coordinación con Gestión de
Recursos Humanos; la selección las ofertas de formación interna y/o externa de
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acuerdo a los objetivos organizacionales; la participación en la elaboración de planes
destinados a la capacitación de los recursos humanos; la planificación en procesos de
enseñanza-aprendizaje dentro de las modalidades formales y no formales de la
educación; la organización, coordinación y ejecución de actividades de capacitación
y/o eventos; la actualización de la información de capacitación a través de la Intranet;
la actualización de la base de las actividades de capacitación y sus respectivas
estadísticas; la documentación la asistencia y aprobación de los funcionarios en los
diferentes cursos; la participación en reuniones para coordinar actividades, aunar
criterios y transmitir información tanto técnica como organizacional, etc.
SGH 2.0 – PRESENTISMO EN CGN
El SGH 2.0 es un sistema informático accesible desde todos los incisos de la
Administración Central e Instituciones públicas conectadas a la red UY (red de fibra
óptica que da acceso de alta velocidad a aplicaciones localizadas en servidores
centralizados)
El 9 de abril de 2013, se realizó la presentación del SGH 2.0 - Presentismo para los
responsables de Unidad de la Contaduría General de la Nación.
La CGN comenzó a utilizar el sistema desde el 1º de abril de ese año.
Durante la actividad se describieron las funcionalidades disponibles y se respondieron
las consultas de los asistentes, quienes mostraron vivo interés en conocer la
potencialidad de uso de la aplicación.
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Visite CGN
La CGN fue creada en el año 1826 y es la oficina encargada de llevar la contabilidad
pública, "la llave de todas las de Haciendas, y el
centro de sus operaciones". Asiste a cada
administración
en
la
preparación
del
Presupuesto Nacional, se encarga de la
Rendición de Cuentas y el Balance de Ejecución
Presupuestal Anual.
Por ser uno de los organismos más antiguos de
nuestro país, por su importancia a nivel nacional y por su larga historia es que se pone
a disposición del ciudadano la posibilidad de coordinar una visita a nuestra Institución.
La misma consiste en un recorrido guiado de aproximadamente 30 minutos por el
Edificio, donde se repasan los principales hitos en la evolución de la Contaduría
acompañando el desarrollo del país.
Para coordinar su visita, se puede enviar un
correo
a [email protected] indicando:
nombre, institución (si aplica) cantidad de
asistentes, motivo de interés, fecha y horario
de preferencia para la visita.
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Premio MEF- CGN
Con el objetivo de difundir y promover el desarrollo de la
producción de conocimiento e investigación en los sistemas
de información financiera en el país, y con el fin de estimular
la labor de los investigadores, CGN – MEF convocó en los años
2012, 2013, 2014 y 2015 a la primera y segunda tercera y
cuarta edición respectivamente, del Premio Nacional de
Sistemas de Información y Administración Financiera.
La temática a desarrollar en la cuarta edición consiste en:
1) Impactos de un SIAF en la Cuenta Única Nacional;
2) Contribución y retos de los SIAF para la presentación de Estados Financieros
Consolidados;
3) Interoperación de los sistema de gestión propios de los Incisos con un SIAF; 4)
definición de indicadores y/o reportes más importantes a instalar en un SIAF para el
monitoreo en el corto y mediano plazo dela gestión de un gerente público de un Inciso
o Unidad Ejecutora.
El lanzamiento de la cuarta edición del
Premio MEF-CGN respecto al Sistema
Integrado de Administración Financiera
tuvo lugar en la sede del Ministerio de
Economía y Finanzas el miércoles 27 de
mayo de 2015, con participación del
Ministro Danilo Astori y la responsable de la Contaduría General de la Nación, Laura
Remersaro.
El Sr. Ministro destacó durante la presentación que la convocatoria: “Visualizamos un
Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) como aquel que puede suministrar
información de calidad al respecto. Tener información de calidad es imprescindible
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para que la política fiscal y financiera de gobierno tengan resultados de calidad. Por
esta razón, estamos promoviendo mejoras y progresos en el campo de la información y
de la Administración Financiera, convocando al IV Premio Nacional MEF-CGN, que a su
vez estará en línea con las IV Jornadas MEF-CGN.” - Danilo Astori
En este contexto, la Cra. General de la Nación manifestó que: “El Premio se enmarca
en un trabajo de mostrar en la realidad aquellos aspectos más relevantes que
queremos desarrollar. Por un lado, estamos trabajando en la reingeniería del SIIF y por
otro lado estamos abiertos a la ciudadanía presentándole a los medios y a los
investigadores para que se sumen a este espacio de reflexión en la implantación y en
los esfuerzos teóricos de desarrollo. El Premio y las Jornadas son instrumentos para
hacer visible este trabajo que el ministerio está haciendo en forma pública y abierta
para mostrarle a la ciudadanía cuales son los recursos que se recaudan y como se
gastan esos recursos.”
Jornadas de Planificación Estratégica
A partir del año 2010, se comenzaron a desarrollar Las
Jornadas de Planificación Estratégica
de la Contaduría
General de la Nación. Las mismas se realizan hacia el mes de
octubre de cada año.
El principal objetivo de jornadas es la elaboración de un plan
de acción anual de las actividades e indicadores a cumplir.
En dichas Jornadas participan todos los directores y sub-directores de División y
Asesorías, y la Dirección General de la C.G.N.
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Jornadas MEF- CGN
Desde el año 2012 se están llevando a cabo en el Auditorio – Complejo Torre de las
Telecomunicaciones (ANTEL) las Primeras, Segundas y Terceras Jornadas MEF – CGN.
Dichas jornadas se realizaron con el objetivo de discutir y compartir experiencias
internacionales sobre los sistemas integrados de administración financiera con
participación de diversos expertos internacionales (BID, BM, Ministerio de Economía y
Hacienda de Paraguay, Ecuador y Chile, proveedores, etc.).
De esta forma se buscó promover la participación de funcionarios públicos así como de
ciudadanos en general, a fin de realizar aportes y generar el debate acerca de una de
las herramientas más importantes de la Administración Pública.
A su vez, los días 24 y 25 de noviembre de 2015 se llevarán a cabo en el referido
Auditorio
las
Cuartas
Jornadas
MEF-CGN:
EL
SISTEMA
INTEGRADO
DE
ADMINISTRACION FINANCIERA: para la obtención de información de calidad con
transparencia y oportunidad para la toma de decisiones en la Gestión Financiera
Pública”.
24
D. RESULTADOS:
Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF 2)
El Sistema Integrado de Información Financiera
(SIIF) es administrado y gestionado por la
Contaduría General de la Nación (CGN), Unidad
Ejecutora del Ministerio de Economía y Finanzas
(MEF).
Es el sistema que da soporte a la gestión de las finanzas públicas en el Uruguay y está
compuesto por una serie de módulos que dan respuesta a distintos requerimientos de
los organismos responsables del presupuesto, en Uruguay.
La actual versión del SIIF se encuentra en funcionamiento desde el año 1999, y si bien
a la fecha cumple en forma razonable con sus funciones, en la actualidad presenta una
serie de debilidades que hacen necesario plantear su actualización conceptual y su
reingeniería operativa. Estas acciones permitirán alcanzar una mejor gestión del
Presupuesto público en Uruguay para de esta forma, promover el logro de los tres
grandes objetivos de la gestión del gasto público: solvencia fiscal, eficiencia en la
asignación de los recursos y eficiencia operativa.
La CGN comenzó a trabajar en el año 2008, en el diagnóstico del SIIF actual. Para ello
se promovió la realización de un diagnóstico de situación en el que se identificaron
diversas fortalezas y debilidades de los procesos contables presupuestales y del
sistema de información financiera (SIIF).
Luego del diagnóstico mencionado, en el año 2012, se realizaron las primeras jornadas
Ministerio de Economía y Finanza- Contaduría General de la Nación denominadas “El
Sistema Integrado de Administración Financiera: Instrumento Indispensable de
Transparencia Institucional”.
25
También en el año 2012 y en el marco del Programa de Fortalecimiento de los
Organismos de Control y Gestión Presupuestaria (Contrato de Préstamo Nº 2085/OCUR), se elaboró el modelo conceptual de alto nivel de un nuevo sistema integrado de
administración financiera (SIAF) que vendría a sustituir al actual SIIF.
El modelo conceptual define los objetivos, el alcance y la cobertura del Sistema
Integrado de Administración Financiera (SIAF), junto con una visión general del marco
de la gestión financiera pública, los principales requisitos de los usuarios y los procesos
clave de la gestión financiero contable que el sistema de información debe apoyar,
junto a la definición de la arquitectura tecnológica de base para su desarrollo.
Este modelo se sustenta en la aplicación del principio de centralización normativa y
descentralización operativa, dimensión clave para definir el alcance del sistema de
información, como así también definir las reglas de negocio relativas al proceso de
ejecución presupuestaria y contable, considerando con especial atención las relativas
al proceso de integración automático del ciclo financiero – contable (presupuesto
/contabilidad/ tesorería/ deuda pública) que rige la gestión financiera pública, con un
enfoque de base devengado para los gastos y recursos o base caja modificado para los
recursos.
El modelo conceptual indica con precisión cuáles son las salidas del sistema, en
especial las salidas contables definiendo los Estados Financieros que contienen los
estados básicos más los estados complementarios necesarios para una rendición de
cuentas transparente sustentadas por una parte, en el cumplimiento de la normativa
nacional referente a las responsabilidades dentro del sector público, y, por otra parte,
en los lineamientos internacionales contable dados por la IFAC (Normas
Internacionales de Contabilidad para el Sector Público) y para apoyar la gestión de la
política fiscal en el Manual de Estadísticas de Finanzas Públicas del FMI y el Manual de
Sistemas de Cuentas Nacionales de las ONU.
Todo ello permite la generación de información relevante, oportuna y confiable para la
toma de decisiones y para la rendición de cuentas.
26
En base al modelo conceptual, se comenzaron a definir los desafíos próximos como
resultado de la decisión de las autoridades uruguayas por mejorar el proceso de
gestión presupuestaria bajo un enfoque integral. Con este bagaje de información, el
MEF y la CGN toman la decisión de emprender en los próximos años la modernización
del sistema de administración financiera, incluyendo la reingeniería del proceso
financiero y contable, así como el fortalecimiento de las capacidades técnicas de la
CGN.
En términos generales el alcance del SIIF 2 se compone de un conjunto de módulos
principales que operan interrelacionados. Estos módulos son presupuesto,
contabilidad, tesorería y crédito público. A su vez, el SIAF cuenta con el apoyo de un
conjunto de módulos complementarios, los cuales se interrelacionan con los módulos
principales. Estos módulos son gestión de recursos humanos, compras y
contrataciones, inversión pública y administración de bienes, evaluación, entre otros.
Una adecuada interoperación entre los módulos principales y los módulos
complementarios permite una gestión pública más eficiente, al evitar, por ejemplo, la
doble registración de la información en distintos sistemas asegurando su consistencia.
Los objetivos del nuevo sistema (SIIF 2) son:

Disciplina fiscal, generando información financiera oportuna para monitorear y
controlar la evolución del gasto público en línea con las capacidades actuales y
proyectadas de financiamiento del Sector Público.

Eficiencia en la asignación y captación de los recursos, generando mayor y
mejor información para la toma de decisiones sobre la priorización de políticas
y programas públicos en distintos niveles de la Administración Pública.

Eficiencia operacional, proporcionando herramientas prácticas que faciliten la
gestión de los recursos financieros y brinden información oportuna y relevante
para la toma de decisiones a nivel operativo en los Incisos.
27

Eficiencia en la rendición de cuentas, generando información contable
oportuna y confiable que le permita dar mayor transparencia a la rendición de
las cuentas públicas.
El SIIF 2 deberá ser una herramienta de gestión que posea la capacidad y flexibilidad
necesaria para cubrir tanto los requerimientos y demandas de los Organismos
Rectores de las finanzas públicas.
El SIIF 2 deberá proveer un amplio rango de información tanto en formatos preestablecidos como en formatos flexibles, que permitan promover una mejor toma de
decisiones por parte de las autoridades.
Mapa de módulos principales:
El núcleo principal del SIIF 2 está conformado, por cuatro módulos principales:

Presupuesto: que contempla la formulación, la ejecución, las asignaciones y la
evaluación presupuestaria

Contabilidad: que ejerce de núcleo integrador del sistema puesto que el resto
de subsistemas impactan en ella de forma constante.

Tesorería: que gestiona el plan de caja, la ejecución de los pagos y cobros y el
registro de los ingresos.

Deuda: el módulo de deuda que registra tanto las emisiones como la gestión
del servicio de la deuda.
Al igual que en años anteriores, los días 21 y 24 de abril de 2015 se llevaron a cabo los
Talleres SIIF 2 a fin de difundir los avances de dicho proyecto a todos los funcionarios
de la CGN. En los referidos talleres se presentó la situación actual del Proyecto SIIF2,
las actividades realizadas y las previstas para el resto del año 2015.
A fin de seguir avanzando en el Proyecto, se creó un Grupo Interdivisión de apoyo al
Proyecto con integrantes de las Divisiones Contabilidad, Presupuesto y Control
Presupuestario y Financiero. El grupo ha avanzado en el elaboración de los Asientos
Contables, la Armonización de las NICSP y apoyando al equipo de enlace.
28
El proceso de Licitación – Llamado a presentar una propuesta para la implementación
del SIIF 2 que comenzó que comenzó en diciembre del año pasado, está en la Etapa de
Estudio de la Oferta y posterior informe del Tribunal Evaluador. Habiéndose recibido
una propuesta del Consorcio formado por Hexacta SA y Hexacta SRL.
El Tribunal Evaluador de la propuesta para la reingeniería del SIIF2 ha comenzado una
ronda de negociación con la empresa a efectos de evaluar el proceso de comprensión
de la propuesta y alternativas para la reducción del costo de la misma.
Se estima que para mediados de setiembre se podrán validar todos los asientos
formulados por los tres grupos de tareas para luego proceder a su compilación e
incorporación al manual específico.
El 15 de setiembre se realizará una nueva sesión de coordinación de los grupos de
tareas más el equipo del proyecto. En dichas reuniones también participarán los
contadores de la División contabilidad y tres contadoras de CPF.
Los procesos oportunamente mapeados están en proceso de optimización.
Grupo de Enlace
El Grupo de Enlace recibió una
medalla de reconocimiento por su
participación
de
considerado
el
destacado
en
cierre,
equipo
las
al
ser
más
exposiciones
presentadas en el marco del curso de
capacitación Liderazgo en la Gestión
de Proyectos de Desarrollo fue
diseñado y organizado por el Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y
Social (INDES).
29
Mejora de la Gestión del Servicio de Garantía de Alquileres
El Servicio de Garantía de Alquileres se encuentra en un proceso de mejora de gestión
para acercar a la ciudadanía los servicios que brinda.
El SGA ha definido pautas de acción
guiados por principios de eficiencia
y eficacia, orientados a que sean
ofrecidos servicios a la ciudadanía de alta calidad, contemplando constantemente las
necesidades de los usuarios.
Los tres pilares de optimización del SGA son:
1) la adopción de un modelo de Atención Integral a los usuarios, que incluye la
simplificación y reorganización de trámites, la reducción de la prestación de trámites
de corte presencial, rediseño de la actual estructura organizativa y de puestos de
trabajo, mejora en la calidad comunicacional, adopción de estándares de calidad;
2) El traslado de sus oficinas a un edificio especialmente refaccionado y acondicionado
para la atención al público.
3) La implementación de un sistema informativo integral que apoye la gestión del
Servicio.
Asimismo, cuenta con un Centro de Atención al Usuario (Call Center), con un nuevo
sitio web (www.sga.gub.uy) y con una nueva Agenda Electrónica de los trámites del
Servicio se realizan en línea.
Todo el camino recorrido por el SGA, implicó un gran impacto en la cultura
organizacional del Servicio y en sus funcionarios.
El nuevo Modelo de Atención Integral implica un nuevo paradigma en el servicio al
ciudadano, a través de la atención por sistema de ventanilla única. Todos los servicios
en línea del SGA, se pueden encontrar en el Portal del Estado uruguayo, que contiene
30
una
guía
completa
y
organizada
de
trámites
del
Estado
uruguayo
(www.tramites.gub.uy).
Proyecto SGH - SLH
El Proyecto SGH/SLH se ha definido como proyecto institucional a partir de junio de
1013, con el objetivo central de implantarlo en todos los Incisos de la Administración
Central, así como las tareas asociadas de capacitación y mantenimiento. Las Divisiones
involucradas son: Presupuesto, Sistemas y control presupuestario y Financiero.
Este Proyecto se plantea como meta para este año: propiciar la normativa legal para la
liquidación a través del SLH y que el Ministerio de Defensa Nacional termine el proceso
de incorporación al sistema.
Actualmente, se ha revisado el convenio suscrito en el año 2010 con la ONSC y vigente
a la fecha. Se procederá a identificar las actividades que deben ser encaminadas para
lograr que a diciembre de 2016 se utilice el sistema en toda la administración central.
31
E. CONCLUSIONES:
Nuestro Objetivo: promover un cambio cultural en CGN generando transparencia
organizacional tanto a nivel interno como externo.
Los Medios: definición de la Misión y Visión de CGN con la participación de todos los
funcionarios; adopción de un modelo de calidad en la gestión; adopción de políticas;
adopción de un Código de Ética; creación de comisiones y comités específicas sobre la
temática de la transparencia, transparencia en el proceso de selección de los
funcionarios a capacitar; Premio y Jornadas MEF- CGN como estímulo para la
participación del ciudadano para hacer aportes y generar el debate en la temática;
servidores públicos que educados en la materia contribuyen a una mejora en la calidad
de la gestión.
Los Frutos: Reingeniería del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF 2);
Mejora en la gestión del Servicio del Garantía de Alquileres (SGA) y el Proyecto SGH –
SLH.
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