CARACTERIZACIÓN Y PROPUESTA DE MEJORA DE LAS PRÁCTICAS FUNCIONALES DE GESTIÓN HUMANA EN LA EMPRESA COMPUSPAR COLOMBIA LTDA Cristian Herney Torres Hernández 20081077094 María Angélica Villamil Castañeda 20081077103 Tecnología Industrial Universidad Distrital Francisco José de Caldas Facultad Tecnológica Bogotá D.C. Agosto de 2013 Caracterización y propuesta de mejora de las prácticas funcionales de gestión humana en Compuspar Colombia LTDA. Cristian Herney Torres Hernández y María Angélica Villamil Castañeda Universidad Distrital Francisco José de Caldas Agosto de 2013 RESUMEN En este documento se muestra un diagnóstico del área de gestión humana en la empresa Compuspar Colombia LTDA, enfocado directamente a la caracterización de las prácticas funcionales de gestión humana; ya que de estas depende la buena dotación de personal, el desarrollo de las capacidades de este y el cumplimiento de los objetivos del área de gestión humana. Con el desarrollo de esta caracterización se pretende identificar las falencias que presentan las prácticas funcionales y buscar la manera adecuada de ejecutar los procedimientos pertinentes de mejora de cada una de ellas. Palabras claves Gestión humana, Prácticas funcionales, Desarrollo de personal, Procedimientos de mejora, Caracterización. ABSTRACT This paper shows a diagnosis of human resource departments in the company Compuspar Colombia LTDA, focusing directly on the functional characterization of human management practices, and these depend on the good staffing, development of the capabilities of this and the fulfillment of the objectives of human resource departments. With the development of this characterization is to identify deficiencies that present functional practices and seek the proper way to execute the relevant procedures to improve each. Key words Human resource management, functional practices, staff development, improved procedures, characterization. Introducción La empresa Compuspar Colombia LTDA, cuenta con un proceso de gestión de recurso humano muy general que combina todas las prácticas funcionales en un solo diagrama, por lo tanto no se puede identificar claramente los responsables de las actividades pertinentes a cada proceso. De acuerdo con el diagnóstico se encontraron diferentes falencias en los procesos de gestión humana con base en este estudio se tomó la decisión de caracterizar cada práctica funcional, describir los procedimientos pertinentes, asignar un responsable para ejecutar estas actividades e implementar un plan de acción que ayude al mejoramiento continuo de las prácticas. 1. Contenido 1.1 Reseña de la empresa Compuspar Colombia LTDA. Compuspar Colombia LTDA es una sociedad constituida el 04 de Mayo de 2007 por dos socios Holding Sb 2000 y Total Support LTDA, es una filial de la multinacional Compuspar Group que actualmente hace parte de Sincreon Company. Sus oficinas principales y planta de producción se encuentran ubicadas en el kilometro 2.5 Via Funza- Siberia, Manzana B bodega 3 parque industrial la Regelia.1 2. Marco teórico “La función de gestión humana durante mucho tiempo fue considerada una tarea administrativa de soporte a aquellas otras que de verdad agregaban valor como la transformación, las finanzas y el mercadeo. Lo cual ha ido cambiando ya que en la actualidad la gestión humana incide en los resultados de la organización de una manera más significativa agregando valor a los procesos tanto administrativos como productivos” 2 Actualmente las prácticas de gestión humana han tomado gran importancia dentro de las organizaciones y la han orientado a desarrollarse y definirse como un conjunto de procesos estratégicos, ya 1 2 Red Interna de la empresa Calderón H. Gregorio, Naranjo V. Julia C. y Álvarez G. Claudia M. “La gestión humana en Colombia: características y tendencias de la práctica y de la investigación”Bogotá, 2006. que se afirma que el ser humano es el factor que da ventaja competitiva a la organización3 Las prácticas de gestión humana han tenido diversas clasificaciones de acuerdo al punto de vista de algunos autores nombrados en la Tabla 1 página 13 del documento. En este caso se toma como referente teórico a Calderón (2010) quien define los procesos transversales de gestión humana como prácticas funcionales denominadas de las siguiente manera: Reclutamiento, Selección, Contratación, Inducción, Capacitación, Evaluación de desempeño, Remuneración y Desvinculación. Reclutamiento: Es un conjunto de técnicas y procedimientos que busca atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos en la organización.4 Selección: Es el proceso mediante el cual una organización elige, entre una lista de candidatos la persona que satisface mejor los criterios exigidos para ocupar el cargo disponible, considerando las actuales condiciones del mercado.5 3 García, Mónica. Los macroprocesos: un enfoque en el estudio de la gestión humana. Universidad del Valle.2009 4 Chiavenato. Idalberto. Gestión del talento humano. Mc Graw Hill.2002. 5 Ibid., p.111. Contratación: Es el proceso mediante el cual una persona se obliga a prestar un servicio, bajo dependencia o subordinación y recibiendo el pago de una remuneración. Inducción: Consiste en la orientación, ubicación y seguimiento que se efectúa a los trabajadores que ha ingresado recientemente a la organización. despedir o finalizar el contrato, ya sea de una o más personas que cumplen alguna labor dentro de una organización. De acuerdo a lo anterior en el diagrama 1 y 2 se representan procesos transversales de gestión humana como prácticas funcionales. Diagrama 1: Procesos de gestión humana. Incorporación y adaptación de las personas a la organización. Capacitación: Proceso mediante el cual la persona se prepara para desempeñar de manera más efectiva las tareas más especificas del cargo que debe ocupar.6 Evaluación de desempeño Es una apreciación sistemática del desempeño de cada persona en función de las actividades que cumple.7 Remuneración: Fuente: García, Mónica. Los macroprocesos: un enfoque en el estudio de la gestión humana. Universidad del Valle.2009 Diagrama2: Proceso de Desarrollo de personal. gestion humana Este es el proceso mediante el cual la organización define la manera de retribuir o reconocer los servicios y el desempeño de las personas, y para ello es necesario definir la política salarial de acuerdo con los conceptos de hombre y motivación que se tienen. Desvinculación: La desvinculación laboral es la práctica funcional mediante la cual se procede a 6 Ibíd., p. 305. 7 Ibid.,p.198 Fuente: García, Mónica. Los macroprocesos: un enfoque en el estudio de la gestión humana. Universidad del Valle.2009 Finalmente es importante agregar que la gestión humana es definida como los procesos y actividades estratégicas de guía, apoyo y soporte a la dirección de la organización, compuesta por un conjunto de políticas, planes, programas y actividades, con el objeto de obtener, formar retribuir, desarrollar y, motivar, el personal requerido para potencializar la organización.”8 3. Metodología El estudio es de tipo cualitativo, ya que la información requerida para el diagnóstico del área de gestión humana de Compuspar Colombia LTDA. será obtenida por medio de listas de chequeo, recopilación de información primaria para el análisis de las prácticas funcionales de esta área que permitirán identificar la situación de la organización en general y en particular del área de Gestión Humana planteados por García, Sánchez y Zapata (2008): “la actividad estratégica de apoyo y soporte a la dirección, compuesta por un conjunto de políticas, planes, programas y actividades, con el objetivo de obtener, formar, motivar, retribuir desarrollar el personal requerido para generar y potencializar, la labor administrativa, la cultura organizacional y el capital social, donde se equilibran los diferentes intereses que convergen en la organización para lograr los objetivos de manera efectiva” (2008, pág. 16). 9 8 9 Ibid.,p.165 García Mónica, Sánchez Karem, ZAPATA Álvaro (2008), Perspectivas teóricas para el estudio de la gestión humana. Programa Editorial Universidad del Valle. Para el desarrollo metodológico de este proyecto se toma como referente teórico el trabajo realizado por Vieira quien establece las siguientes fases para la metodología.10 3.1Fase descriptiva Consiste en la contextualización de la organización sus integrantes y la identificación de las prácticas funcionales de Gestión Humana que se encuentran implementadas en la organización esto desarrollado mediante las siguientes actividades: - - - Identificación de fuentes de información mediante una reunión con el coordinador del área de gestión humana. Recolección de la información pertinente a las prácticas funcionales de gestión humana en el servidor SERNAS o base de datos de la organización donde se almacena toda la información requerida para cualquier funcionario. Identificar las prácticas funcionales que actualmente se encuentran implementadas y/o documentadas en la organización. 3.2 Fase analítica Con la información recolectada anteriormente se priorizan e identifican las acciones que serán propuestas a la organización: 10 Vieira, Jaime. 1996. Trabajo de grado: Proyecto de mejoramiento del modelo de balance Social con base en experiencias nacionales e internacionales. Universidad Nacional de Colombia Sede Manizales. - - - Análisis de las prácticas funcionales encontradas en la organización desde el referente teórico de Calderón (2010), en el cual señala los procesos transversales que toda organización debe definir en la gestión humana. Mediante listas de chequeo evaluar el cumplimiento de los parámetros pertinentes a cada práctica funcional según lo establecido por García 2009. Definir qué practicas funcionales del área de Gestión Humana requieren una actualización o implementación en la organización. 4.1 Divulgación Esta divulgación será dada a conocer por el área de Gestión Humana luego de obtener el aval de la gerencia para la puesta en marcha de este proyecto, actividad realizada en busca del apoyo de todos los miembros de la organización. Las herramientas a utilizar son las siguientes: - 3.3 Fase de síntesis De acuerdo con el análisis realizado en la fase anterior se definirá la siguiente propuesta: - Mediante diagramas de flujo establecer los procedimientos adecuados a cada práctica funcional teniendo como base teórica el artículo de García denominado” Los macroprocesos un nuevo enfoque en el estudio de la Gestión Humana”(2009) Una vez definidos los procedimientos de cada práctica funcional, para cada uno de ellos se determina el objetivo a cumplir, las actividades a realizar, el responsable de la ejecución de dicha actividad, los resultados esperados y el indicador de cumplimiento de acuerdo a la práctica. - - Mediante la cartelera empresarial dar a conocer los objetivos de este plan de implementación y fecha en que se ejecutaran las capacitaciones destinadas a la socialización de este proyecto. Entrega de folletos que buscan mejorar la comprensión sobre cuáles son las actividades a implementar. Presentaciones desarrolladas para todo el personal en las cuales se demuestra la importancia de este proyecto. 4.2 Constitución equipos de trabajo. En el desarrollo del plan de acciones de mejora tienen que ser llamados a participación distintos miembros de la organización implicados, teniendo en cuenta que la responsabilidad final sobre la correcta elaboración, desarrollo y seguimiento recae en los máximos órganos de dirección de la unidad. Funciones del equipo de trabajo: 4 Plan de implementación. Las siguientes son las actividades que deberá desarrollar Compuspar Colombia para lograr implementar esta propuesta: - Leer con detenimiento la presente guía. Determinar el plan de trabajo que se debe llevar a cabo durante el proceso - - de ejecución del plan de actualización y mejora. Impulsar y desarrollar la puesta en marcha de las deferentes acciones de mejora. Asignación de los recursos necesarios para cada acción de mejora. Identificación y solución de obstáculos. Realizar el seguimiento interno de las acciones de mejora. Tras la constitución del equipo de trabajo, el coordinador delegara funciones y procederá al reparto de tareas. Los objetivos seguimiento son: - - Rendir cuentas del estado de ejecución del plan de acciones de mejora a todas las partes comprometidas. Proporcionar información para la revisión periódica del plan de acciones de mejora. Para ejecutar el plan de implementación es importante establecer lo recursos, el tiempo y las herramientas de seguimiento que permiten realizar esta actividad. (Ver documento pág. 62). 4.3 Desarrollo. 5. Conclusiones La fase de desarrollo cambiará en función de la acción de mejora que se esté llevando a cabo, pero la estructura a seguir es la siguiente. Una vez realizada la caracterización de las prácticas funcionales con sus respectivos procedimientos y el plan de implementación las conclusiones más significativas del estudio son: - 1. En términos generales en Compuspar Colombia se identificó mediante las listas de chequeo la falta de implementación y control de algunos procedimientos en las prácticas funcionales de gestión humana. Recolección de información. Análisis de la información Tratamiento de la información. Aplicación de actividades de mejora. Durante esta fase es esencial el cumplimiento de las fases planeadas, objetivos definidos y tener en cuenta que el principal objetivo de esta propuesta son las acciones de mejora enfocadas a las prácticas funcionales de Gestión Humana. 2. En las listas de chequeo también se identificó la falta de divulgación por parte de la organización en cuanto a los deberes de los trabajadores. 4.4 Seguimiento del plan de acciones de mejora. 3. Mediante los diagramas de flujo se establecieron los procedimientos pertinentes para el desarrollo y correcta ejecución de cada práctica funcional. La revisión periódica del plan de acciones de mejora tiene como objetivo adaptarlo a los cambios y necesidades de la institución durante su periodo de vigencia. 6. Recomendaciones - Proponiendo los procedimientos asociados a las prácticas funcionales en Compuspar Colombia LTDA se pretende que la organización haga un alto en el camino para que evalúe el área de gestión humana y tenga en cuenta que de ella depende un mejor desempeño organizacional. - Una vez actualizadas e implementadas las practicas funcionales de gestión humana en Compuspar, la organización deberá iniciar el proceso de implementación de las prácticas emergentes que según Calderón (2010) corresponden a Higiene y Salud Ocupacional, Clima Organizacional y Responsabilidad Social Empresarial. 7. Bibliografía Calderón H. Gregorio, Naranjo V. Julia C. y Álvarez G. Claudia M. “La gestión humana en Colombia: características y tendencias de la práctica y de la investigación”Bogotá, 2006. Chiavenato. Idalberto. Gestión del talento humano. Mc Graw Hill.2002. García, Mónica. Los macroprocesos: un enfoque en el estudio de la gestión humana. Universidad del Valle.2009 Vieira, Jaime. 1996. Trabajo de grado: Proyecto de mejoramiento del modelo de balance Social con base en experiencias nacionales e internacionales. Universidad Nacional de Colombia Sede Manizales.