NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS (24628)

NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS
KEVIN SALDARRIAGA CUARTAS
JULIAN MAURICIO SUAREZ CEBALLOS
VERÓNICA RENGIFO MESA
ANGGY PAOLA RESTREPO GAVIRIA
SARA MARCELA ROJAS RUEDA
FICHA: 656786
CENTRO DE COMERCIO SENA
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
MEDELLÍN
2014
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN
2
NTC 3588 INFORMES ADMINISTRATIVOS
3
NTC 4176 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
7
NTC 4228 HOJA DE VIDA
9
CONCLUSION
11
BIBLIOGRAFÍA
12
INTRODUCCIÓN
Al estudiar Gestión administrativa aprendemos muchas cosas sobre algunos
documentos algunos de ellos, lo que serán tratados en este trabajo. Informes,
certificados y hojas de vida; estos pasaran por nuestras manos cuando estemos
desempeñando un trabajo en el futuro.
Esta investigación nos dará a conocer cosas importantes que lleva cada uno de
los documentos, nos guiara y nos ayudara a realizar dichos documentos de la
forma adecuada. Ya que cada una de las normas tratadas establecen los
requisitos para la elaboración. Asegurar la veracidad de un hecho o un acto, dar a
conocer el estado de las actividades y calificar a una persona son algunas cosas a
las que daremos profundidad y de cómo debe ser su perfecta realización para que
no haya dudas a la hora de realizar alguno de estos.
NTC 3588 INFORMES ADMINISTRATIVOS
Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier
actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo.
CLASIFICACIÓN
De acuerdo con los requerimientos de la entidad se clasifican en
periódicos y esporádicos.
De acuerdo con el número de hojas en cortos y en extensos.
Sus márgenes son: Superior 3 y 4 cm, Inferior 2 y 3 cm, Izquierdo 3 y
4cm, Derecho 2 y 3 cm.
INFORME EXTENSO
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del
informe.
Esta es: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.
PARTES DEL INFORME EXTENSO
Cubierta:
Presenta la información básica del documento.
Presenta la Razón social.
Título del informe (si lo hay).
Número o código de identificación:
El autor puede implementar un número o código alfanumérico de
identificación.
Portada:
De libre diagramación en estética, tamaño letra, escritura en mayúscula
sostenida, dibujos y otros si reemplaza la cubierta, es la fuente principal
de información y constituye la primera página de la información.
Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, entre otros.
Nombre de las personas que realizan el informe.
Tabla de contenido:
Se coloca de inmediatamente después de la portada. Contiene los
títulos de: capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe,
material complementario y su respectivo número de página.
Se tiene en cuenta lo siguiente: El título TABLA DE CONTENIDO o
CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida, centrado a 5 cm del
borde superior.
Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo. Igualmente, contra el
mismo margen, los títulos que no llevan numeral como: introducción,
bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones.
Título de cada capítulo y subdivisiones: el primer y el segundo nivel se
escriben en mayúscula sostenida y el tercer nivel con mayúscula inicial
Cuerpo del informe
Está conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones y
recomendaciones.
Inicia de 2 a 4 renglones del título.
Firma:
El informe extenso debe ser informado por el autor de la página donde
terminan las conclusiones donde finalizan las recomendaciones, de 4 a
6 renglones del último párrafo se anota el nombre en mayúscula
sostenida, el cargo, a 1 interlinea el nombre, con mayúscula inicial y sin
centrar.
Rubrica:
El autor puede colocar su rúbrica en cada una de las hojas del informe
en la parte inferior izquierda
Anexo:
se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula
inicial y seguida de letras mayúscula del alfabeto, en el caso que el
número de anexos sea mayor de las 26 letras del alfabeto, se utiliza
números aravicos en lugar de letras
Bibliografía:
Se escribe a 5 cm centrado al borde superior, en mayúscula sostenida.
La primera línea de escritura se inicia de 2 0 4 renglones de este título.
Índice:
Se presenta como última parte del material complementario. El titulo
índice se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en mayúscula
sostenida, se puede organizar de manera alfabética y cronológica.
NTC 4176 CRTIFICADOS Y CONSTANCIAS
ESTA NORMA TIENE POR OBJETO ESTABLECER LOS
REQUERIMIENTOS PARA LA ELABORACION DE CERTIFICADOS Y
CONSTANCIAS.
Certificado: Documento de carácter probatorio, público o privado, que
asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne
(acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la
validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).
Constancia: Documento de carácter probatorio en el que se describen
hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
CLASIFICACIÓN:
De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y
constancias
CONSTANCIA PARA:
•Tiempo de servicio.
•Experiencia.
•Salarios u honorarios.
•Clase de trabajo.
•Jornada laboral.
•Cumplimiento de comisión.
•Comportamiento del trabajador.
CERTIFICADO PARA:
•Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos.
•Derecho de uso del Sello Icontec de conformidad con Norma Técnica
Colombiana.
•Diploma conferido por una institución y documento que establece unpri
vilegio o premio.
•Asistencia a congresos, cursos y seminarios.
•Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defunción.
•Documentos de identidad.
•Certificado de Aseguramiento de la Calidad.
•Certificado del Sistema de Administración Ambiental.
•Becas, donaciones y exenciones.
•Créditos, préstamos u otras transacciones comerciales.
•Relación de retenciones de impuesto.
Sus márgenes son: Superior 3 y 4 cm, Inferior 2 y 3 cm, Izquierda 3 y 4
cm, Derecha 2 y 3 cm.
PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y LAS CONSTANCIAS
Los certificados y las constancias se elaboran en papel con membrete y
sus elementos se distribuyen de la siguiente manera:
Número (referencia):
Es opción llevar un control de expedición, número consecutivo que se
ubica de dos a tres líneas del margen superior y según el estilo elegido
Fecha:
Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben
de dos a tres líneas del número (referencia) o de cuatro a seis del
margen superior.
Cargo:
El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida y
centrado.
Identificación:
Las palabras CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidas de dos puntos
(:) se escriben de tres a cuatro líneas del cargo, centradas y en
mayúscula sostenida.
Texto:
De tres a cuatro líneas de la identificación y contra la parte izquierda se
inicia el texto con la terminación Que y siguen los datos del solicitante.
- Tratamiento, nombre completo del solicitante y el número del
documento de identidad.
- Razón social de una empresa y NIT.
En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la
certificación, y de preferencia, se incluye el destinatario.
Firmante:
El nombre de la persona responsable.
En el caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el
otro o en pareja.
Transcriptor:
Se anota el nombre e inicial del apellido, de la persona responsable de
transcriptor del documento.
NTC 4228 HOJA DE VIDA
El instituto colombiano de normas técnicas y certificación ICOTEC es el
organismo de normalización según el decreto 2289 de 1993. ICOTEC
es una entidad privada sin ánimo de lucro que busca brindar soporte,
desarrollo y protección al consumidor. Colabora con la gobernación y el
sector privado del país para ventajas en el mercado interior y exterior.
La NTC 4228 fue certificada por el consejo directivo de 1997 en agosto
el día 27. Esta norma tiene como fin establecer los requisitos de una
hoja de vida. La hoja de vida es un escrito donde se ordena su
capacidad profesional y experiencia laboral.
Sus márgenes son: Superior entre 3 cm y 4 cm, Inferior entre 2 cm y 3
cm, Izquierdo entre 3 cm y 4 cm, Derecho entre 2 cm y 3 cm,
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2cm y 3cm.
Para efectos de esta norma se establecen los siguientes:
Hoja de vida: Relación de los datos personales, estudios, experiencia y
referencias que califican a una persona para el desarrollo de una
determinada actividad.
Cargo: Título de la posición que ocupa otra persona.
Datos personales: Nombre, identificación, lugar y fecha de nacimiento,
domicilio y teléfono, entre otros.
Encabezado: Línea de identificación para indicar la continuidad del
documento.
Espacio: Distancia horizontal de escritura.
Experiencia: Practica o adiestramiento en una actividad.
Estudios: Grado de instrucción que posee una persona.
Fecha: Lugar de origen, día, mes y año de presentación del documento.
Interlínea: Distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le
denomina renglón.
Referencias: Información sobre la integridad, capacidad, calidad u otras
cualidades de una persona.
Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Tabulado: Espacio predeterminado para escribir datos en la columna.
Nombre y firma: De cuatro a seis líneas del último renglón, contra la
parte izquierda, se escribe el nombre completo, en mayúscula sostenida
y sobre éste la firma correspondiente, de preferencia con tinta negra
CONCLUSIÓN
Al realizar este trabajo nos dimos cuenta de la importancia de las
normas técnicas para la elaboración de diferentes documentos tales
como hojas de vida, certificados y constancias, para conocer el estado
de cualquier actividad estudio o proyecto de carácter administrativo,
para
facilitar la organización de la información que allí vamos a
depositar de una manera más clara y concisa, organizando
adecuadamente los datos siguiendo las márgenes y condiciones para
elaborar dichos documentos para que así el lector la entienda de una
manera más fácil y pueda saber qué es lo que le queremos decir con
este.
Con este trabajo entendimos que para realizar algún documento hay
que basarnos en una norma que lo rige y nos enseña a elaborarlo
correctamente para que así lo podamos entregar en cualquier entidad
ya sea pública o privada para darle algún fin legal.
BIBLIOGRAFÍA
Tomado el 18 de febrero.
http://angosye2009.blogspot.com/2009/02/norma-tecnica-colobiana-4176.html
http://belloespecialistagutierrez.wikispaces.com/file/view/T%C3%89CNICA%20COLO
MBIANA%20NTC%204228.pdf
http://ntc72006.blogspot.com/2009/08/ntc-3588-informe.html