Universidad Doctor José Matías Delgado Facultad de Economía, Empresa y Negocios Seminario de Trabajo de Investigación Tesina “Diseño de una oficina libre de papel utilizando tecnología para la Facultad de Economía, Empresa y Negocios de la Universidad Doctor José Matías Delgado.” Presentado por: Oscar Leonel de Jesús Banderas Torres Willian David Castro Para optar al grado de: Licenciatura en Gerencia Informática Antiguo Cuscatlán miércoles, 23 de febrero de 2011 ÍNDICE SIGLAS Y ABREVIATURAS INTRODUCCIÓN CAPÍTULO 1 CAPÍTULO 2 CAPÍTULO 3 IV 1 Antecedentes 3 Justificación 6 Objetivos 7 Planteamiento del problema 8 Alcance 9 Marco teórico 11 Conceptos de informática 12 Áreas y procesos 14 Funcionalidades y objetivos 15 Tecnologías de la información y la comunicación 15 Material Humano 16 Comunicación y participación 16 Formación y entrenamiento. 17 Análisis de la situación actual 18 Formularios utilizados para el diseño 19 Formularios y flujos de datos 20 II CAPÍTULO 4 Propuesta 26 Ventajas 27 Desventajas 28 Pasos para el diseño de una oficina libre de papeles 28 Características y funcionalidades 28 Proceso de digitalización y gestión documental 30 Formularios electrónicos 32 Firma digital 42 Recurso técnico 42 Recurso humano 43 CONCLUSIONES 44 RECOMENDACIONES 45 BIBLIOGRAFÍA 46 GLOSARIO 47 ANEXOS 50 ILUSTRACIONES Ilustración 1 14 Ilustración 2 21 Ilustración 3 23 Ilustración 4 25 Ilustración 5 27 Ilustración 6 29 Ilustración 7 34 Ilustración 8 35 Ilustración 9 37 Ilustración 10 37 III TABLAS Ilustración 11 39 Ilustración 12 41 Ilustración 13 43 Ilustración 14 45 Tabla 1 20 Tabla 2 32 IV SIGLAS Y ABREVIATURAS CDC Centro de Cómputo. ERP Planificación de Recursos Empresariales. ETC Etcétera. MRP Planificación de Requerimiento de Material. MS-DOS Microsoft Disk Operating System. PCs Computadoras Personales. TIC Tecnologías de la Información y la Comunicación. WAN Wide Area Network. WH Watios Hora. IMAP Internet Message Access Protocol. PHP Hyper Text Pre-Processor / Personal Home Pages. V INTRODUCCIÓN El proyecto de una oficina sin papeles para la Facultad de Economía, Empresa y Negocios de la universidad Dr. José Matías Delgado representa una iniciativa para la aplicación de nuevas tecnologías en la administración académica; además la introducción de buenas prácticas ambientales que pueden contribuir al desarrollo sostenible del país. Con la evolución de las técnicas para el manejo de la información y la comunicación en el panorama mundial, se ha provocado un cambio en el modelo tradicional de gestión y comunicación. La mayoría de administraciones del planeta, conscientes de este suceso, están impulsando la utilización de estás, con el objetivo de ofrecer importantes oportunidades de mejora en los servicios que la instituciones prestan, reforzando los procesos modernizadores y que apoyen el crecimiento de los países y las instituciones, de modo que favorezca el avance social y económico, dos de las bases del progreso de un pueblo. Dentro de los objetivos que persigue el desarrollo de este documento, se encuentra el visualizar las ventajas que proporciona el uso de tecnologías informáticas en el manejo de la información, además de los beneficios económicos y ambientales que representa el uso de formularios electrónicos en sustitución de documentos impresos, que colaboran con el ahorro de recursos naturales como agua y los bosques, que son de vital importancia para la subsistencia del ser humano. Se pretende que con el uso de formularios digitales en lugar de físicos, se pretende un mayor orden y manejo de la información, así como también la agilización de los procesos que se ven involucrados. Además, se quiere recalcar la importancia que representa el reducir los gastos en papelería y equipo de impresión dentro de las oficinas, dichos egresos pueden ser reducidos con la utilización de tecnologías informáticas, y su ahorro podría representar una inyección de capital para rubros más importantes. Para este diseño se utilizaron solamente seis de los formularios, para un análisis más concreto y detallado de estos. Ya son de los más utilizados. 1