GUÍA OPERATIVA REGISTRO VERIFICACIÓN EN SALUD MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN Departamento Administrativo Para la Prosperidad Social Bogotá, 2016 Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 2 de 23 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 3 1. OBJETIVO DE LA GUIA .................................................................................................... 3 2. ALCANCE DE LA GUIA ...................................................................................................... 3 3. SIGLAS ................................................................................................................................... 3 4. REFERENCIAS NORMATIVAS ......................................................................................... 4 5. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE VERIFICACIÓN EN SALUD ............................ 4 5.1 Presentación del proceso ......................................................................................... 4 5.1.1 Objetivo ............................................................................................................... 5 5.1.2 Alcance del proceso ........................................................................................ 5 5.2 Estructura del proceso .............................................................................................. 5 5.2.1 Períodos y requisitos del proceso .............................................................. 7 5.2.2 Procedimientos y fuentes de verificación ............................................... 9 5.2.3 Novedades extemporáneas ........................................................................ 13 5.2.4 Registro verificación para NN con enfermedades de tipo genético, congénito, degenerativo y hereditario ................................................ 13 5.2.5 Registro de verificación en salud para Bogotá ................................... 14 5.3 Resultados esperados ............................................................................................. 15 6 SEGUIMIENTO, MONITOREO Y RETROALIMENTACIÓN DEL PROCESO ...... 16 Anexo 1. Ejemplos aplicación nuevo criterio de verificación en salud ............... 19 G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción Prosperidad Social 2 Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 3 de 23 INTRODUCCIÓN El registro de la verificación en salud es el proceso operativo por medio del cual se comprueba el cumplimiento de las corresponsabilidades o compromisos de atención y cuidado para con los niños y niñas-NN menores de 7 años, asumidos por las familias en el proceso de inscripción al programa Más Familias en Acción-MFA. Compromiso relacionado con la asistencia a los controles de crecimiento y desarrollo-CCD, según normatividad establecida por el Ministerio de Salud y Protección Social-MSPS. La información de verificación se convierte en condición indispensable para la liquidación y entrega de los incentivos de salud a las familias participantes del programa. 1. OBJETIVO DE LA GUIA La presente guía operativa desarrolla el proceso de verificación en salud establecido en el manual operativo-MO del programa MFA y tiene como propósito describir la metodología y especificar los procedimientos, requisitos y responsables para realizar la verificación del cumplimiento de compromisos en salud y su difusión a los diferentes actores participantes del programa. 2. ALCANCE DE LA GUIA La guía está dirigida a las entidades, actores y familias participantes del programa y en especial, a los responsables directos de realizar el proceso de verificación en salud de los NN menores de 7 años inscritos en MFA. 3. SIGLAS CCC CMC CCD DIS EI EM GIT IPS IVC MFA MSPS MO NN PAI SIFA Comité Corregimental de Certificación Comité Municipal de Certificación Control de Crecimiento y Desarrollo Dirección de Ingreso Social Enlace Indígena Enlace Municipal Grupo Interno de Trabajo Institución Prestadora del Servicio de Salud Inspección de Vigilancia y Control Más Familias en Acción Ministerio de Salud y Protección Social Manual Operativo Niños y Niñas Programa Ampliado de Inmunización Sistema de Información de Mas Familias en Acción G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción Prosperidad Social 3 Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 4 de 23 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Ley 1532 de 2012, por medio de la cual se adoptan unas medidas de política y se regula el funcionamiento del programa Familias en Acción, hoy Más Familias en Acción. Resolución 4134 de 2015, por medio de la cual se adopta el Manual Operativo del Programa Más Familias en Acción. Resolución 412 de 2000-MSPS, por la cual se establecen las actividades, procedimientos e intervenciones de demanda inducida y obligatorio cumplimiento y se adoptan las normas técnicas y guías de atención para el desarrollo de las acciones de protección específica y detección temprana y la atención de enfermedades de interés en salud pública. 5. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE VERIFICACIÓN EN SALUD La verificación en salud se realiza para seis períodos durante el año, cada dos meses. El programa identifica en cada uno de estos periodos a los NN menores de 7 años y determina cuáles de ellos deben verificar compromisos, según normatividad del MSPS. 5.1 Presentación del proceso Los NN menores de 7 años que deben verificar compromisos en cada periodo se denominan: NN con verificación “exigible”, aquellos que obligatoriamente deben realizar la verificación de compromisos en el periodo verificado. NN con verificación “no exigible”, aquellos que no requieren realizar la verificación de compromisos en el periodo verificado. El procedimiento para realizar la verificación en salud se efectúa de tres posibles formas: Procedimientos por cargue directo en el sistema de información de MFA-SIFA. Procedimiento por cargue indirecto. Procedimiento por novedades. G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción Prosperidad Social 4 Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 5 de 23 Grafico 1. Proceso de verificación en salud Procedimientos de Verificación NN que deben verificar en el periodo Exigible verificación - Cargue directo en SIFA NN menores de 7 años - Cargue indirecto en SIFA NN que no deben verificar en el periodo No exigible verificación - Novedades 5.1.1 Objetivo El objetivo del proceso de verificación en salud es comprobar el cumplimiento del compromiso de las familias inscritas en el programa relacionado con la asistencia de todos los NN menores de 7 años a los controles de crecimiento y desarrollo-CCD, según los rangos de edad establecidos por la normatividad expedida por el MSPS. 5.1.2 Alcance del proceso La verificación en salud se inicia con la identificación de los NN potenciales de recibir el incentivo en salud y concluye con el listado de NN que cumplen con los compromisos en salud, en cada periodo verificado, según los criterios y requisitos definidos en la presente guía. El proceso es igual para todos los grupos poblacionales que participan en el programa. 5.2 Estructura del proceso El compromiso o corresponsabilidad en salud de las familias potenciales para el acceso al incentivo de salud es: Asistir a los CCD programados por las instituciones de salud para todos los NN menores de 7 años, según la edad alcanzada durante el periodo verificado, de conformidad a lo estipulado en la norma técnica para la detección temprana de las alteraciones de crecimiento y desarrollo de la Resolución 412 de 2000 del MSPS. La inscripción para la valoración del crecimiento y desarrollo debe hacerse desde el nacimiento e iniciar el primer mes de vida, pero pueden ingresar a cualquier edad, cumpliendo con el número de CCD planteados en la norma técnica, según la edad del menor: G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción Prosperidad Social 5 Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 6 de 23 Cuadro No. 1 – Número de controles de crecimiento y desarrollo según edad Actividad Edad Rangos de edad Programación CCD Total CCD Inscripción temprana Consulta médica 1ª. vez 0-1 mes Al nacimiento – hasta el primer mes de vida 1 1-12 meses Consultas de seguimiento por enfermera 1-2 años 2-3 años 3-4 años 4-5 años 5-6 años 6-7 años 1-3 meses 4-6 meses 7-9 meses 10-12 meses 13-16 meses 17-20 meses 21-24 meses 25-30 meses 31-36 meses 37-48 meses 49-60 meses 61-66 meses 67-72 meses 73-78 meses 79-84 meses 4 3 2 1 1 2 2 Fuente: norma técnica para la detección temprana de las alteraciones de crecimiento y desarrollo de la Resolución 412 de 2000 del MSPS. El rango de edad corresponde al periodo de tiempo en el cual el NN debe cumplir obligatoriamente con un CCD. Según la resolución 412 de 2000, los NN menores de 7 años deben asistir a un total de 16 controles, uno por rango, según los definidos en el cuadro No.1. El último rango de edad para la verificación termina a los 83 meses y 29 días (hasta un día antes de cumplir los 84 meses), lo cual garantiza que la verificación se realice únicamente a los NN menores de 7 años. Nuevo criterio de verificación Con el fin de hacer más riguroso el cumplimiento de los compromisos en salud, en beneficio de los NN menores de 7 años, el programa implementará a partir de la verificación del periodo noviembre-diciembre de 2015 un nuevo criterio para el cumplimiento de la verificación, caracterizado por: En general, las familias que no cumplan con los CCD exigibles al terminar un rango de edad, obligatoriamente deben cumplir el CCD del nuevo rango en el siguiente periodo de verificación, como condición para continuar recibiendo el incentivo. Para este caso, la asistencia al CCD reportada para el nuevo rango de edad no generará incentivo retroactivo. La verificación de compromisos del período noviembre-diciembre de 2015 se realiza en el mes de enero de 2016 y se ve reflejada en la segunda liquidación de los incentivos del 2016. Para una mejor comprensión del cambio en el criterio de aplicación de los cumplimientos, en el anexo No. 1 se plantean algunos ejemplos. G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción Prosperidad Social 6 Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 7 de 23 Es importante tener en cuenta para la verificación en salud que: En el momento en que un NN presente una alteración de salud que afecte o imposibilite la asistencia al CCD, esta debe reprogramarse dentro del rango correspondiente, con el fin de cumplir con todos los CCD. Para los casos de los NN que presenten enfermedades de tipo genético, congénito, degenerativo y hereditario, la verificación y seguimiento se realiza por medio del Comité Municipal de Certificación-CMC o por el Comité Corregimental de Certificación-CCC con aval del equipo regional de MFA. Los CCD deben ser asignados para cada rango de edad de los NN y no podrán ser válidos para dos rangos de edad diferentes, según lo contemplado en la Resolución 412 del 2000. Durante el proceso de verificación se capturan las fechas de asistencia a los CCD, los cuales determinan el cumplimiento de la corresponsabilidad por familia, de acuerdo a los rangos de edad de los NN para el periodo a verificar. 5.2.1 Períodos y requisitos del proceso El mes de registro en el cual se certifican al programa el cumplimiento de los compromisos en salud de cada periodo verificado, se define de acuerdo con los plazos establecidos por el programa. Los períodos a verificar y los requisitos que deben cumplir los NN para el acceso al incentivo de salud son: Cuadro No. 2. Períodos y Requisitos de Verificación Periodos de Salud Verificados Enero – Febrero Marzo – Abril Mayo – Junio Julio – Agosto Septiembre – Octubre Noviembre – Diciembre Requisitos Son potenciales de verificación en salud todos los NN que en el primer día del periodo a verificar tienen menos de 7 años La verificación del cumplimiento en salud se caracteriza porque: Todos los NN menores de 7 años pertenecientes al núcleo familiar deben asistir a los CCD, según los rangos de edad definidos en la norma técnica de la resolución 412/2000. El incumplimiento a los CCD de al menos un NN implica la no entrega del incentivo a la familia. La fecha final de un rango de edad para el cumplimiento de los CCD termina un día antes de iniciar la fecha del siguiente rango. El incumplimiento de un CCD en un rango de edad no es reemplazable, este se pierde y el siguiente corresponde al nuevo rango de edad. Los NN a quienes se les debe registrar las fechas de asistencia a los CCD son todos aquellos que asisten a algún CCD durante el periodo de verificación, es decir, se G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción Prosperidad Social 7 Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 8 de 23 contempla tanto aquellos que terminan alguno de los 16 rangos de edad en los cuales deben cumplir con un CCD dentro del periodo verificado (exigibles), como aquellos que se encuentran en cualquier etapa del rango de edad (no exigibles). Un CCD se hace exigible para un NN cuando: Termina rango de edad dentro del periodo de verificación y No reportó fecha de CCD en el rango anterior, en este caso su exigibilidad se corre para el siguiente periodo de verificación. Para mayor claridad a continuación se presentan algunos ejemplos: Ejemplo 1: NN entre 2 y 3 años (va 2 veces al año al CCD). Rango 1 Periodo 1 Periodo 2 Rango 2 Periodo 3 Periodo 4 Periodo 5 Periodo 6 CRITERIO ACTUAL No exigible No exigible Exigible No exigible No exigible Exigible Cumplimiento No No No No No No Entrega incentivo Si Si No Si Si No Exigible Exigible Exigible Exigible NUEVO CRITERIO No exigible No exigible Cumplimiento No No No No No Si Entrega incentivo Si Si No No No Si Para el nuevo criterio de salud: al no cumplir en el rango anterior, al NN se le corre la exigibilidad. Ejemplo 2: NN entre 1 y 12 meses (va 3 veces al año al CCD). G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción Prosperidad Social 8 Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 9 de 23 Calificación del cumplimiento en verificación La verificación en salud se efectúa por familia. Se considera que una familia cumple si todos los NN menores de 7 años tienen asociada una IPS1 y de acuerdo a los rangos de edad establecidos por el MSPS: Tienen la obligación de asistir a CCD y cumplieron efectivamente con este compromiso para el periodo de verificación vigente. Incumplieron con la obligatoriedad en los periodos anteriores, pero asisten a CCD para el periodo de verificación vigente. No tienen la obligación de asistir a CCD en el periodo de verificación vigente. La familia no cumple cuando al menos un menor de 7 años: Con obligatoriedad de asistir a CCD para el periodo de verificación vigente no cumple con este compromiso. No cumplió con el CCD en periodos anteriores que eran exigibles y aún no cumple con este compromiso para el periodo de verificación vigente. 5.2.2 Procedimientos y fuentes de verificación El procedimiento para el registro de la verificación de compromisos en salud se realiza de 3 posibles formas: 1 Registro por cargue directo en SIFA Registro por cargue indirecto Registro de novedades La obligatoriedad de la IPS asociada aplica a partir del período de verificación de enero-febrero de 2016. G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción Prosperidad Social 9 Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 10 de 23 En casos excepcionales en que se presenten situaciones no previstas como contingencias sociales, naturales, tecnológicas o humanas, el procedimiento se realiza por novedades extemporáneas. Los soportes generados durante el proceso deben ser custodiados de acuerdo con la ley general de archivos y la tabla de retención documental. Las inconsistencias o errores presentados en el registro de la verificación por alguno de los procedimientos es responsabilidad de quien diligencia y carga la información con su usuario y clave en el Sistema de Información Más Familias en Acción-SIFA. El control fiscal de la información para el proceso de verificación en salud reportada al programa es responsabilidad de las autoridades territoriales, alcaldes y gobernadores, estos últimos en los casos de los corregimientos departamentales. Para la creación de entidades de salud en SIFA, se requiere el soporte de habilitación de la prestación de servicios denominado certificado de IVC “Inspección, Vigilancia y Control”, el cual describe la habilitación para la prestación del servicio CCD y es expedido por las secretarias departamentales de salud. Para la creación de dichas entidades en SIFA, el equipo regional de MFA revisa y solicita la creación al nivel nacional del programa a través del formato establecido para tal fin. Los archivos de verificación en salud para el descargue y cargue de información de CCD contienen los NN asociados a la institución de salud y los NN que no tienen institución de salud asociada, con el propósito de asegurar el registro de la verificación de todos los NN del municipio. Para el registro de la verificación en salud se desarrollan actividades previas como: i) capacitación a enlaces municipales-EM enlaces indígenas-EI y directores de las IPS; ii) el registro de los NN potenciales de verificación en el aplicativo SIFA; iii) entrega y actualización del usuario y clave para el acceso al SIFA, la cual requiere de una administración adecuada según lineamientos de seguridad de la información. El registro de la institución de salud o IPS puede realizarse por novedad de verificación de compromisos o por novedad de cambio de IPS. 5.2.2.1 Registro de verificación en salud por cargue directo Este procedimiento se realiza por medio del cargue directo de fechas de asistencia a los CCD en el SIFA: G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción Prosperidad Social 10 Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 11 de 23 Cuadro No. 3 – Registro verificación en salud por cargue directo No 1 2 3 4 5 Procedimiento Identifica los NN potenciales para realizar la verificación de compromisos en salud para el periodo verificado Crea y entrega usuarios y claves para los directores de las IPS. Solamente se trabaja con las instituciones de salud que atienden NN de MFA. Publica en SIFA los NN potenciales para verificación en el periodo, desagregado por IPS. A cada NN se le asocia la última IPS que registró fecha de CCD. Si el menor no tiene IPS asociada aparece en el listado de todas las IPS del municipio que atienden a NN de MFA. Comunica apertura del periodo a verificar a directores IPS y define el plazo establecido para el cargue de la información de cumplimientos Diligencia y carga información la verificación de compromisos en el SIFA y soluciona inconsistencias Fuente de Información SIFA SIFA, EM y EI Comunicación MFA EM/EI, Equipo regional de MFA SIFA Directores IPS Realiza seguimiento al cargue de información y solución de inconsistencias SIFA 7 Aplica fechas de asistencia de CCD en SIFA SIFA Realiza seguimiento al proceso GIT Familias en Acción y GIT Sistema de Información SIFA 6 8 Responsable EM/EI Equipo regional de MFA GIT Familias en Acción GIT Familias en Acción Equipo regional MFA EM/EI SIFA 5.2.2.2 Registro de verificación en salud por cargue indirecto Este procedimiento se realiza para las IPS que no cuenten con clave del SIFA y por lo tanto no pueden acceder directamente al sistema: Cuadro No. 4 – Registro verificación en salud por cargue indirecto No 1 2 3 4 Procedimiento Identifica los NN potenciales para realizar la verificación de compromisos en salud Publica en SIFA los NNA potenciales para verificación en el periodo, desagregados por institución de salud. Si el menor no tiene IPS asociada aparece en el listado de todas las IPS del municipio que atiende a NN de MFA. Comunica la apertura del periodo a verificar a directores IPS y el plazo establecido para el cargue de la información de cumplimientos, según información entregada por el equipo regional de MFA. Descarga el archivo con NN potenciales a verificar y entrega a institución de salud con soporte de entrega G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción Fuente de Información SIFA Responsable SIFA GIT Familias en Acción y GIT Sistema de Información Comunicación MFA EM/EI SIFA EM/EI Prosperidad Social 11 Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social No 5 6 7 8 9 Procedimiento Diligencia las fechas de asistencia a CCD de los NN registrados en el archivo descargado del SIFA, información que sirve de soporte a la verificación de compromisos. Entrega archivo a EM con soporte. Revisa archivo contra los soportes magnéticos o físicos entregados por la IPS. Carga archivo diligenciado con las fechas en el SIFA. Revisa estado de cargue y soluciona inconsistencias Soluciona inconsistencias y realiza de nuevo el cargue Realiza seguimiento al estado de cargue y solución de inconsistencias CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 12 de 23 Fuente de Información Responsable Registros IPS Director IPS Archivo SIFA diligenciado por IPS EM/EI SIFA EM/EI SIFA Registros de SIFA Director IPS y EM/EI EM/EI Equipo regional MFA 5.2.2.3 Registro de verificación en salud por novedades Corresponde al procedimiento por medio del cual se realiza la verificación para aquellos NN que asistieron a los CCD en un municipio diferente al que residen o en una IPS privada. Cuadro No. 5 – Registro de verificación en salud por novedades No Procedimiento Recepciona soporte de asistencia al CCD. 1 2 3 Revisa e ingresa la solicitud de novedad al SIFA con imagen del soporte Revisa y aprueba en SIFA las novedades. Solo avala las solicitudes con soporte. Realiza seguimiento al proceso Fuente de Información Certificación original expedida por la IPS, en la cual se relaciona: nombre del NN, documento de identidad, fecha del control, fecha de expedición y firma del profesional de la IPS Responsable Solicitud titular con soporte IPS EM/EI Acta del CMC/CCC y aprobación digital en SIFA del CMC-CCC CMC/CCC SIFA GIT Familias en Acción Equipo regional MFA EM-EI 4 Titular Los soportes físicos de las novedades son archivados de acuerdo con lo indicado en la tabla de retención documental y la ley general de archivo. Las novedades de verificación en salud son aplicadas para el periodo en el que se registren. Finalizado el periodo de verificación, se efectúa el cierre y se realiza el proceso de aplicación de cumplimiento, empleando la siguiente tabla: G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción Prosperidad Social 12 Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 13 de 23 Cuadro No. 6 – Aplicación de la novedad – Tabla de verdad No 1 2 3 4 Situación al comparar registros de la ESE/IPS y la novedad de salud Si la fecha del CCD registrada por cargue en el SIFA y la fecha del soporte de la novedad son iguales Si la fecha del CCD registrada por cargue en el SIFA y la fecha del soporte de la novedad son iguales pero la IPS registrada en el SIFA es diferente a la del soporte de la novedad Si la IPS registrada en el SIFA y la del soporte son iguales, pero las fechas del registro y del soporte son diferentes Si la IPS registrada en el SIFA y la del soporte son diferentes y las fechas son diferentes Acción a seguir Se acepta el registro de la fecha cargado en el SIFA Se acepta el registro de la IPS cargado en el SIFA Se aceptan los dos registros: el del registrado en el SIFA y el del soporte de la novedad Se aceptan los dos registros: el del registro en el SIFA y el del soporte de la novedad 5.2.3 Novedades extemporáneas Son novedades particulares originadas por razones ajenas a las familias, que cumpliendo con los compromisos, no se les registró la fecha de asistencia a los CCD para un periodo determinado. En estos casos, el EM/EI, la IPS o la titular gestiona las novedades extemporáneas de verificación en salud, previa validación en SIFA de la no liquidación del incentivo. Los soportes válidos para la novedad extemporánea deben contar con: identificación institucional, periodo de verificación afectado, nombre e identificación del NN afectado, descripción de la fecha de asistencia al CCD, fecha de expedición, firma de la persona autorizada y la identificación de la causal del por qué se realiza la novedad extemporánea. Una sola certificación puede servir como soporte para registrar una reclamación masiva por no pago del incentivo de salud, la cual se debe adjuntar a cada novedad extemporánea. Se debe incluir en SIFA el oficio remisorio y la hoja donde se registra el cumplimiento del NN afectado, con el visto bueno de la persona autorizada. Las novedades extemporáneas solo aplican para reclamar el incentivo de 2 periodos de pago anteriores al que se esté verificando y deben ser aprobadas por el CMC/CCC en los tiempos definidos por MFA para la aprobación de novedades de verificación. Las actividades para aplicar una novedad extemporánea son las mismas de las novedades, descritas en el cuadro No. 5. Estas novedades deben ser revisadas y aprobadas previamente por el equipo regional de MFA para su aplicación. 5.2.4 Registro verificación para NN con enfermedades de tipo genético, congénito, degenerativo y hereditario Para estos casos la verificación de compromisos en salud se realiza por medio del CMC/CCC con aval del equipo regional de MFA, por medio del siguiente procedimiento: G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción Prosperidad Social 13 Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 14 de 23 Cuadro No. 7 – Registro de verificación NN con enfermedades de tipo genético, congénito, degenerativo o hereditario No 1 2 3 4 Actividad Aprueba el cumplimiento de compromisos para los NN con enfermedad de tipo genético, congénito, degenerativo y hereditaria. Para este caso el soporte requerido es la historia clínica en la que conste la condición de salud del NN y su participación en el tratamiento médico correspondiente. Avala soportes y remite archivo de nota crédito con soportes al GTI Familias en Acción nivel nacional. Soportes: acta del CMC/CCC y soportes correspondientes (historia Clínica) Revisa documentación. Marca NN en el SIFA para controlar la exigibilidad. Realiza seguimiento para el periodo de verificación con el propósito de validar la permanencia del NN en el tratamiento médico correspondiente, el resultado del seguimiento debe ser registrado mediante acta del CMC/CCC y remitido al equipo regional de MFA como soporte de la nota crédito correspondiente. Responsable CMC/CCC Equipo regional de MFA GIT Familias en Acción CMC/CCC 5.2.5 Registro de verificación en salud para Bogotá El registro de la verificación en salud para los NN menores de 7 años que asisten a las instituciones de salud de Bogotá es realizada por el equipo regional de MFA, con el apoyo de un operador ubicado en diferentes puntos de atención en la ciudad. Para el caso específico de Bogotá, los hospitales distritales remiten el archivo de registro de atenciones de CCD, con el cual el equipo regional de MFA consolida la información y la cruza contra el archivo de los NN potenciales de verificación de todo el país, con el fin de capturar las fechas de asistencia a los CCD. Cuadro No. 8 – Registro de verificación en salud por cargue directo No. 1 2 3 4 5 6 Procedimiento Entrega de la información de los NN potenciales de verificación en salud del país. Solicita a los hospitales distritales la información de asistencia a los CCD, con la cual se soporta el cumplimiento de compromisos. Hospitales distritales reportan las actividades y fechas de promoción y prevención del periodo a verificar de todos los NN atendidos Cruza información reportada por los hospitales distritales con los NN potenciales de verificación de todo el país para determinar quienes tienen reporte de actividad del CCD y la fecha de asistencia. Genera el archivo que contiene los potenciales con actividades y fechas de CCD para el periodo verificado Entrega archivo al GIT Sistema de Información para su registro en SIFA Carga el archivo del cruce de información en SIFA 7 G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción Fuente de Información Responsable SIFA GIT Sistema de Información Hospitales Distritales Equipo regional MFA - Bogotá Hospitales Distritales Hospitales Distritales Hospitales de Bogotá y SIFA Equipo regional MFA- Bogotá Hospitales de Bogotá y SIFA Cruce SIFAHospitales Equipo regional MFA- Bogotá Equipo regional MFA-Bogotá Cruce SIFAHospitales GIT Sistema de Información Prosperidad Social 14 Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social No. 8 Procedimiento CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 15 de 23 Fuente de Información Responsable SIFA GIT Familias en Acción Equipo regional MFA Realiza seguimiento al proceso Cuadro No. 9 – Registro de verificación en salud por novedad No. Procedimiento 1 Revisa y registra novedad de verificación 2 Aprueba novedades de verificación 3 Realiza seguimiento al proceso 5.3 Fuente de Información Soportes estregados por las madres Registro de aprobación en SIFA Operador – puntos de atención Bogotá SIFA GIT Familias en Acción Equipo regional MFA Responsable Equipo regional MFA- Bogotá Resultados esperados Los principales indicadores del proceso de verificación en salud pueden ser calculados por grupo poblacional, grupo de municipios y municipio, así como acumulados o por periodo de verificación son: Cuadro No. 8 – Indicadores proceso de verificación en salud Nombre del Indicador Familias potenciales de verificación en salud Familias potenciales de verificación en salud exigibles de cumplimiento en el periodo verificado NN con exigibilidad de verificar compromisos en el periodo que cumplen Familias exigibles de verificar compromisos en el periodo que cumplen Cumplimiento de los NN que no verificaron en periodos pasados NN que cumplen compromisos en el periodo Familias que incumplen compromisos en dos o más periodos consecutivos NN que incumplen compromisos en dos o más periodos consecutivos Medida % % % % % % % % Cálculo del Indicador Número de familias potenciales de verificación en salud/número de familias inscritas en el programa Número de familias potenciales de verificación en salud exigibles de cumplimiento en el periodo verificado/ Número de familias potenciales de verificación en salud Número de NN que finalizan rango de edad en el periodo y cumplen / número de NN con exigibilidad de verificar compromisos en el periodo Número de familias con NN que finalizan rango de edad en el periodo y cumplen/número de familias NN exigibles de verificar compromisos en el periodo Número de NN sin cumplimiento de CCD en periodos pasados que reportan cumplimiento en el periodo verificado/número de NN sin cumplimiento de CCD en periodos pasados Número de NN que verifican compromisos en el periodo/ número de NN que deben verificar compromisos en el periodo Número de familias que incumplen compromisos en dos o más periodos consecutivos/número de familias que deben verificar compromisos en esos periodos Número de NN que incumplen compromisos en dos o más periodos consecutivos/número de NN que deben verificar compromisos en esos periodos G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción Prosperidad Social 15 Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social 6 CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 16 de 23 SEGUIMIENTO, MONITOREO Y RETROALIMENTACIÓN DEL PROCESO Mediante el seguimiento el programa monitorea la información obtenida durante la ejecución de los diferentes procesos operativos. Este seguimiento es permanente y cubre la totalidad de los municipios y familias participantes del programa. La responsabilidad de realizar el seguimiento recae en los diferentes grupos de trabajo de la Dirección de Ingreso Social del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, en los equipos regionales de MFA y en las entidades y enlaces municipales e indígenas de sus respectivos territorios. El seguimiento se realiza a partir de los indicadores y reportes generados por el SIFA, los cuales se resumen en las fichas de seguimiento. Con base en estos instrumentos la DIS elabora informes cuantitativos y cualitativos en cada cierre de proceso o períodos liquidados e informes acumulativos semestrales y anuales que identifican el comportamiento de los procesos en diferentes periodos para el análisis comparativo de las variables e indicadores. Con esta información se evalúa la gestión realizada en los municipios y departamentos y en general en el nivel nacional. Para cada proceso se han definido diferentes indicadores que miden el avance alcanzado. La metodología de seguimiento para la medición de cada uno de los procesos operativos del programa consiste en la comparación de los indicadores de cumplimiento de cada municipio frente al indicador promedio de cumplimiento del respectivo Grupo de municipios al cual pertenece. Esta clasificación permite una comparación entre municipios relativamente homogéneos. Los municipios se clasifican en 4 grupos según criterios urbano-rurales y pobreza (IPM) 2 , los cuales se encuentran conformados por: Grupo Grupo Grupo Grupo 1: 2: 3: 4: Bogotá. 21 ciudades capitales departamentales (no se incluyen Quibdó y Riohacha). conformado por 512 municipios caracterizados por tener un IPM menor a 70%. conformado por 568 municipios con un IPM del 70% o superior. La comparación del indicador de cumplimiento del municipio con el indicador promedio del Grupo al que pertenece se clasifica así: Cuadro No. 10 – Clasificación del indicador de cumplimiento del municipio Clasificación Por encima del promedio Dentro del rango del promedio Bajo Muy bajo 2 Descripción los indicadores que superen ½ desviación estándar por encima del promedio los indicadores que se encuentren entre ½ desviación estándar por encima del promedio y ½ desviación estándar por debajo del promedio los indicadores que se encuentren entre ½ y 1 desviación estándar por debajo del promedio los indicadores que superen 1 desviación estándar por debajo del promedio Alerta N.A N.A Amarilla Roja Ver Guía de Focalización y Cobertura Territorial. MFA. G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción Prosperidad Social 16 Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 17 de 23 Esta regla permite establecer puntos de corte claramente definidos para identificar los municipios en situación crítica en cuanto al cumplimiento de las metas de MFA o en riesgo ante esta situación y de acuerdo con el comportamiento general de todos los municipios del respectivo Grupo. Se consideran en “alerta amarilla” los municipios calificados como bajo, mientras que los municipios que se encuentren muy bajo del parámetro son considerados en “alerta roja”. Por medio de estos indicadores el programa establece el grado de cumplimiento en las metas a nivel nacional y determina el comportamiento de la gestión de cada uno de los departamentos y municipios para cada proceso operativo, información básica para definir las acciones correctivas y desarrollar las estrategias de fortalecimiento institucional en aquellos municipios y departamentos que presentan deficiencias operativas. Los resultados de los indicadores para cada periodo o ciclo liquidado se resumen en la ficha de seguimiento. Los reportes que el SIFA genera para el seguimiento al proceso de verificación en salud son: Cuadro No. 11 – Reportes de verificación en salud Nombre del reporte Selección tipo de consulta General Avance aprobación actas CMC/CCC X Avance carga y descarga verificación salud X Deptal. Listado IPS X X Verificación salud por código familia X X X X Detalle cargue Excel salud X Descripción Municipal Identifica el estado de aprobación o no aprobación por parte de los miembros del CMC que tienen habilitado usuario y contraseña en el SIFA de las novedades de salud y extemporáneas que fueron procesadas por el EM - EI y que han quedado en estado registrado. Identifica el estado del archivo de descargue y cargue de cumplimientos de salud realizada por las IPS y/o EM para el periodo verificado. El reporte puede ser consultado por IPS habilitadas con contraseña en el SIFA. Se relacionan las fechas de descargue y cargue, el número total de beneficiarios asociados a la IPS, el número de beneficiarios sin IPS, el total de beneficiarios cargados, el número de inconsistencias pendientes y el estado del último cargue. Identifica la información de las IPS donde se encuentran menores de 7 años que están siendo atendidos para CCD. En el reporte se puede consultar nombre de la IPS principal, código IPS SIFA, nombre IPS, código DANE, dirección, teléfono, estado (Activo - Inactivo). Identifica los registros de cumplimiento a cargo del grupo familiar los cuales pueden ser a través de cargue directo, indirecto o por novedad de verificación salud a cargo del EM/EI Identifica el resultado del cargue de la verificación para un periodo específico e IPS. Puede realizarse la consulta por código SIFA o código DANE de la IPS. G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción Prosperidad Social 17 Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social Nombre del reporte Selección tipo de consulta General Deptal. CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 18 de 23 Descripción Municipal Ficha verificación salud X Identifica los resultados de la verificación a nivel nacional. Potenciales verificación salud X Identifica la información de los potenciales a verificar en el periodo. X X Identifica el consolidado por estados de información del número de novedades de verificación salud procesadas en el SIFA por el EM/EI. Detalla las novedades de verificación salud realizadas en el municipio con la descripción del NNA. Consolidado novedades de verificación salud X Detalle novedades verificación salud X X X Detalle novedades extemporáneas X X X Detalla las novedades de verificación en salud extemporáneas realizadas en el municipio con la descripción del NNA. G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción Prosperidad Social 18 Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 19 de 23 Anexo 1. Ejemplos aplicación nuevo criterio de verificación en salud Periodo verificado: Enero – Febrero Todos los NN que entre el 1° de enero y 28 de febrero cumplan la edad final de alguno de los 16 rangos deben asistir a CDD en este periodo. En la Tabla 1 se presentan la edad final de los rangos en los cuales los NN deben asistir a los CCD: Tabla 1- Edad final de los rangos de cumplimiento de CCD Edad Mes cumplimiento rango Menor o igual a 1 mes 1 1 a 12 meses 1a2 años 2a3 años 3a4 años 4a5 años 5a6 años 6a7 años 3, 6, 9 y 12 16, 20 y 24 30 y 36 48 60 66 y 72 78 y 84 A las familias con NN que deben asistir a CCD en el periodo enero-febrero, se les verifica compromisos. Si no cumplen dentro del periodo NO reciben los incentivos de salud, es decir, se sigue el mismo procedimiento realizado por el programa. La modificación o cambio se presenta para el siguiente periodo, marzo-abril, en el cual si la familia aún no ha demostrado el cumplimiento del CCD NO recibirá los incentivos, estos se volverán a entregar en el periodo en el que se verifique que se ha cumplido con un CCD. Se presentan algunos ejemplos para una mejor comprensión: Ejemplo 1: La familia Álvarez tiene un menor, Juan, que nació el 10 de abril del 2014. En este caso, la familia debe llevar a Juan a CCD en los períodos de: Periodo 2016 Enero – Febrero Marzo – Abril Mayo – Junio Julio – Agosto Septiembre – Octubre Noviembre – Diciembre Corresponsabilidad Exigible CCD por terminar el rango de edad de 17 a 20 meses el día 9 de enero de 2016, puede reportar cumplimiento entre el 10 de septiembre de 2015 al 9 de enero del 2016 No exigible CCD Exigible por terminar el rango de edad de 21 a 24 meses el día 9 de mayo de 2016, puede reportar cumplimiento del 10 de enero del 2016 al 9 de mayo del 2016 No exigible CCD No exigible CCD Exigible por terminar el rango de edad de 25 a 30 meses el día 9 de noviembre de 2016, puede reportar cumplimiento del 10 de mayo de 2015 al 9 de noviembre de 2016 Dentro de las posibles opciones que se pueden presentar se tienen: G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción Prosperidad Social 19 Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 20 de 23 Tabla 1 – Ejemplo 1 Familia NN menor 7 años Álvarez Juan Opción 1 Edad Enero - Febrero Marzo - Abril Mayo – Junio Julio - Agosto Sept. - Octubre Nov. Diciembre Cumple 20 meses el 10 enero Exigible CCD (por cumplir 20 meses) No exigible CCD Exigible CCD (por cumplir 24 meses) No exigible CCD No exigible CCD Exigible CCD (por cumplir 30 meses) Asiste Entrega Asiste a CCD Incentivos a CCD Si Si No Entrega Incentivos Si Asiste Entrega a CCD Incentivos No No Asist ea CCD Entrega Incentivos No No (por no cumplir en periodo anterior) Asist ea CCD Entrega Incentivos Entrega Incentivos Asiste Entrega Asiste a CCD Incentivos a CCD Si Si No Si (ya cumplió CCD del rango) Entrega Incentivos Opción 2 Asiste Entrega Asiste a CCD Incentivos a CCD No No Si Si Asiste Entrega (como no cumplió en el a CCD Incentivos Si Si periodo anterior, en este reporta cumplimiento) No Si Asiste Entrega Asiste Entrega a CCD Incentivos a CCD Incentivos No Si Si Otra forma de presentar otras opciones del ejemplo 1, se muestran en el gráfico 1: G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción Prosperidad Social 20 Si Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 21 de 23 Rango edad meses Gráfico 1- Ejemplo 1 (otras opciones) Periodo de verificación JUAN 17-20 CCD exigible cumple 20 meses Enero-Febrero SI asiste a CCD NO asiste a CCD SI recibe incentivo NO recibe incentivo 21-24 NO exigible CCD Marzo-Abril NO asiste a CCD NO asiste a CCD SI recibe incentivo Mayo-junio Recibe porque asistió a CCD del rango de edad (2124 meses) en el periodo anterior SI asiste a CCD NO recibe incentivo CCD exigible cumple 24 meses SI recibe incentivo NO asiste a CCD NO recibe incentivo SI asiste a CCD SI recibe incentivo NO asiste a CCD SI recibe incentivo No exigible CCD Julio-Agosto NO asiste a CCD NO asiste a CCD SI recibe incentivo 25-30 SeptiembreOctubre Asistió a CCD antes de terminar el rango de edad (2430 meses) Número de CCD a los que asiste en el año, en cada opción % asistencia SI recibe incentivo No exigible CCD NO asiste a CCD SI asiste a CCD NO recibe incentivo SI recibe incentivo NoviembreDiciembre Recibe incentivo porque asistió a CCD en el periodo anterior y dentro del rango de edad NO recibe incentivo NO asiste a CCD CCD exigible cumple 30 meses NO asiste a CCD SI recibe incentivo Asiste a 3 CCD Recibe incentivos en 6 periodos 100% G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción NO asiste a CCD NO recibe incentivo Asiste a 0 CCD No recibe incentivos Durante el año 0% Prosperidad Social NO asiste a CCD SI recibe incentivo NO asiste a CCD NO recibe incentivo Asiste a 1 CCD Recibe incentivos En 4 periodos 33,3% 21 Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 22 de 23 Ejemplo 2: La familia Rodríguez tiene 2 NN menores de 7 años: María nació el 15 de marzo de 2014 y John el 5 de junio de 2012. Los periodos en los cuales María y John deben asistir a CCD son: Periodo 2016 Enero - Febrero Marzo - Abril Corresponsabilidad No exigibles CCD María debe asistir a CCD por terminar rango de edad 21-24 meses el 14 de abril de 2016, puede reportar cumplimiento desde el 15 de diciembre de 2015 al 14 de abril de 2016 John no es exigible No exigibles CCD María no es exigible que asista a CCD John debe asistir por terminar rango de edad de 37-48 meses el 4 de julio, puede reportar cumplimiento desde el 5 de julio de 2015 hasta el 4 de julio de 2016 María debe asistir por terminar rango de edad 25-30 meses el 15 de octubre puede reportar cumplimiento desde el 15 de abril de 2016 hasta el 14 de octubre del 2016 John no es exigible No exigible CCD Mayo - Junio Julio - Agosto Septiembre - Octubre Noviembre - Diciembre Dentro de las opciones que se pueden dar están: Tabla 2 – Ejemplo 2 Familia NN menor 7 años Edad Enero - Febrero Marzo - Abril Mayo - Junio Julio - Agosto Sept. - Octubre Nov. Diciembre María Cumple 2 años el 15 abril No exigible CCD Exigible CCD (24 meses) No exigible CCD No exigible CCD Exigible CCD (30 meses) No exigible CCD John Cumple 4 años El 5 julio No exigible CCD No exigible CCD No exigible CCD Exigible CCD (48 meses) No exigible CCD No exigible CCD Rodríguez María Opción 1 John María Opción 2 John Asiste a CCD Asiste a CCD No Entrega Incentivos No Asiste a CCD Si Asiste a CCD Entrega Incentivos No Asiste a CCD No Asiste a CCD Entrega Incentivos No Asiste a CCD No Asiste a CCD Entrega Incentivos No Asiste a CCD Si Asiste a CCD Entrega Incentivos Si Asiste a CCD No Entrega Incentivos Asiste a CCD Si No No No Si No No Asiste a CCD Asiste a CCD Asiste a CCD Asiste a CCD Asiste a CCD Asiste a CCD No Entrega Incentivos Si Entrega Incentivos No Entrega Incentivos No Asiste a CCD Si Asiste a CCD Si Asiste a CCD Si Asiste a CCD No No No G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción No Entrega Incentivos No No Asiste a CCD Entrega Incentivos No No Prosperidad Social No Asiste a CCD No 22 Entrega Incentivos No Guía Operativa Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción PROCESO: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: G-GI-8 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 23 de 23 CONTROL DE CAMBIOS Y VERSIONES VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN RAZÓN DE LA MODIFICACIÓN 1 15/12/2015 Creación del documento 2 10/02/2016 Cambio de código y proceso REVISÓ: Nombre: Yolima Acosta Cargo: Profesional especializado GIT. Familias en Acción APROBÓ: Nombre: Francisco Alejandro Espinosa Espinosa Cargo: Director de Ingreso Social G-GI-8: Registro Verificación en Salud Más Familias en Acción Prosperidad Social 23