MyBusiness POS Guía del Usuario

MyBusiness POS Guía del Usuario
Datos del Fabricante:
Dintelsis, S. A. de C. V.
Progreso 207. Delegación San Buenaventura. Toluca, México. 50110.
Conmutador: 01(722) 274-0404
Fax: 01(722) 274-3165
Web: www.dintelsis.com
Información: [email protected]
Soporte: [email protected]
MyBusiness POS Guía del Usuario
GUIA DEL USUARIO
MyBusiness POS
Agradecemos su preferencia en
MyBusiness POS. El software está elaborado para
ser usado como una útil herramienta que facilite el control administrativo de las
empresas, con especial énfasis en los puntos de venta.
Más que un manual extensivo, este documento pretende ser una guía para el usuario
estándar. A continuación explicaremos los alcances de
MyBusiness POS
Historia
El sistema
MyBusiness POS fue ideado a partir de un análisis de las herramientas
de software de control administrativo existentes. Concluimos que la gran mayoría de
estos programas son muy poco flexibles y acartonados, algunos de ellos sin
modificaciones significativas desde hace años, lo cual los hace obsoletos. En otras
palabras, la gran mayoría de éstos son programas son limitados, sin el dinamismo que
las empresas requieren actualmente. En el otro extremo están los programas que,
siendo robustos, son exorbitantemente caros e inaccesibles para la micro y pequeña
empresa. Fue así que decidimos desarrollar la primera versión del sistema a principios
de 1999. Comenzó como una aplicación estándar desarrollada en Visual Basic que
accedía a una base de datos de Microsoft Access, como lo hacen en la actualidad una
gran cantidad de programas. Las versiones sucesivas lo fueron evolucionando hasta
convertirse en lo que es hoy: un sistema robusto que puede realizar todas las
operaciones comerciales de la empresa de forma ágil y con precio accesible. El
software es capaz de correr en una red convencional y también a través de Internet en
todos sus módulos, lo que significa una gran posibilidad de control inmediato y remoto.
Por ejemplo, los administradores a través de un módem común pueden, desde
cualquier conexión a Internet, consultar sus reportes y gráficos gerenciales, establecer
derechos de usuario o precios especiales, incluso realizar ventas o pedidos a distancia
etc., sin necesidad de complicados servidores o costosa infraestructura de
comunicación.
Para la manipulación de los datos el sistema emplea actualmente a MySQLTM, que es
un RDBMS (Sistema manejador de bases de datos relacionales) que rivaliza en poder y
desempeño con ORACLETM y SQL ServerTM de MicrosoftTM, y que ha sido utilizado en
organizaciones como la NASA en algunos de sus servidores, con la enorme ventaja de
que la licencia de MySQL es gratuita. El poder de este manejador de base de datos
radica en que nos permite trabajar con los datos de un usuario en una sola
computadora o en un centro comercial con decenas de terminales, sin una baja en el
desempeño y sin que esto represente un costo de miles de dólares para nuestros
clientes. Cabe mencionar que el uso de MySQLTM, no es una limitante restrictiva del
sistema, ya que
MyBusiness POS puede usar Microsoft Access
como alternativas de conexión hacia otras bases de datos.
TM
o SQL ServerTM
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Créditos
Analistas
Programadores
Román Rosales
Daniel Oliver Rojas
Daniel Oliver Rojas
Soporte
Con cualquiera de nuestras licencias ofrecemos consulta sin costo a través de correo
electrónico a [email protected] o directamente en nuestra página
www.dintelsis.com
Requerimientos de hardware de
MyBusiness POS:
Mínimos: Pentium Celeron o similar a 333 mhz, 64 Mb en RAM, 100 Mb libres en Disco
Duro, monitor SVGA, CD-ROM, mouse.
Deseables: Pentium III o similar a 600 mhz, 64 Mb en RAM, 300 MB libres en Disco
Duro, monitor SVGA color, CD-ROM, mouse, tarjeta de red, módem, no-break.
Sistemas Operativos: Windows 98, NT, 2000, XP
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Configuración después de la instalación
Al iniciar el sistema
MyBusiness POS por vez primera, nótese que aparece una
pantalla que solicita los datos de la empresa.
Llenar los datos cuidadosamente, aún cuando se pueda regresar para corregirlos.
Pantalla de Datos de la Empresa
Descripción:
‘Nombre de la empresa’, evitar colocar espacios innecesarios, sobre todo al final.
‘Base de Datos’, teclear el nombre de la base de datos con la que se desea trabajar,
por omisión el sistema instala la base de datos con el nombre de MyBusiness.
‘Driver (ODBC)’, colocar el nombre del proveedor de la base de datos. Es
recomendable dejar este parámetro con el valor que el el sistema presenta por omisión
(debe decir: MySQL 3.51 Driver).
‘Servidor’, debe contener la dirección IP o el nombre de la máquina donde se instaló el
servidor de base de datos; si no lo sabe, presione el botón derecho del mouse encima
del icono de MiPc y Seleccione la pestaña identificación, el nombre del servidor es igual
a “Nombre completo del equipo”.
‘Puerto’, colocar el número de puerto al que está direccionando el servidor; la gran
mayoría de las instalaciones hacen referencia al puerto 3306. Por omisión éste número
es el correcto.
‘Usuario’ colocar el nombre de un usuario registrado en la base de datos. La instalación
de la base de datos genera por omisión un usuario llamado “root”, que es el usuario de
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rango más alto en la base de datos. Si se conoce el procedimiento para generar
nuevos usuarios dentro de la base de datos, y se desea establecer permisos de acceso
de nivel de datos, entonces, se debe colocar el nombre correspondiente al usuario
generado. El valor por omisión de esta caja de texto es “root”.
‘Ppassword’, se refiere al password de la base de datos, por omisón se queda en
blanco. Si se generó un nuevo usuario dentro de la base de datos, y se especificó un
password, entonces se deberá teclear el password especificado del usuario
especificado.
Pantalla de Configuración General del Sistema
Descripción: Pantalla de configuración general del sistema.
‘Password’, se refiere a la clave de acceso del súper usuario del sistema (note que un
usuario del sistema es diferente a un usuario de la base de datos). Éste tiene todos los
derechos de operación dentro del sistema, y es el único que puede modificar la
configuración del programa.
‘Moneda base del sistema’, dispone de hasta tres caracteres para indicar el código de
la moneda; si no se tiene la seguridad de lo que se debe colocar, deje los datos por
defecto. Estos son, MN (moneda nacional), PESOS para el ‘Nombre de la moneda’ y
M.N. para la ‘Leyenda de la moneda’. Estos datos son utilizados para desplegar
leyendas en reportes y formatos, por ejemplo: en el formato de facturas, tickets y
remisiones.
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‘Formato para cantidades numéricas’, indica el formato que el sistema utilizará para
desplegar las cantidades numéricas utilizadas. Por ejemplo, si desea utilizar cuatro
dígitos decimales para sus operaciones, aumente dos ceros al final del formato que se
le presenta. Es decir: ##,##0.0000
El mismo caso se presenta con el ‘Formato para cantidades en dinero’.
‘Nombre de la sucursal’, indica el nombre de la sucursal donde se encuentra instalado
el sistema, esto es muy útil debido a que los reportes desplegarán, además de la razón
social de la empresa, el nombre de la sucursal, lo cual permite diferenciarlos.
‘Costo de mantener una unidad en inventario’, es un costo que se utiliza para realizar
el cálculo de la optimización de inventario y ordenes de compra sugeridas. Si no
conoce éste dato, consulte con su contador, él seguro le dará el dato aproximado.
‘Costo de pedir una orden de compra’, también es utilizado para realizar el cálculo de
la optimización de inventario y ordenes de compra sugerida.
Después de oprimir el botón Aceptar, la pantalla siguiente solicita los datos de ingreso
al sistema, clave del usuario y password. Si es la primera vez que se utiliza el sistema,
recuerde que el nombre del usuario es SUP y el password es el que se indicó en la
pantalla de ‘Configuración general’.
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‘Estación de trabajo’, por omisión es ESTACION01, es recomendable dejarlo así la
primera vez que se ingresa al sistema.
‘Periodo de trabajo’, debe de ser igual al año y mes actuales. Recibirá un mensaje que
le indicará que el periodo que está intentando usar no existe. Responda
afirmativamente a la pregunta de si desea crearlo. Esto sucederá cada principio de
mes o cuando intente acceder a un nuveo periodo de trabajo.
‘Verificar base de datos’, indica al sistema que deberá actualizar la base de datos con
los nuevos campos adicionados en versiones más recientes del programa. Es decir, si
cuenta con una versión del sistema MyBusiness, y desea actualizar ésta versión hacia
una más reciente, deberá marcar la casilla por una sola ocasión para que el proceso
además de actualizar el sistema, actualice la base datos.
Al finalizar, habrá concluido con éxito la instalación del sistema
MyBusiness POS.
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Visión general del Software
El sistema
MyBusiness POS
MyBusiness POS contiene módulos diferenciados para el control de la
operación comercial de una empresa, a saber:
Ventas
Compras
Inventario
Cuentas por cobrar
Cuentas por pagar
Administración del software
Componentes de
El software
MyBusiness POS
MyBusiness POS se compone primariamente de una barra de iconos
que permiten un acceso rápido a las opciones del sistema. Esta barra -llamada en
adelante la ‘barra de tareas’, aparece en un inicio en el centro de la pantalla, colóquela
donde le resulte más conveniente. La siguiente vez que ingrese al sistema, la ‘barra de
tareas’ se desplegará exactamente en la última posición de acceso.
Dentro de la barra observará los grupos de accesos directos a las operaciones del
sistema: ‘Ventas’, ‘Compras’, ‘Inventario’, ‘Utilerías ‘y ‘Formatos’. Cada una de estas
secciones contiene a su vez los accesos a los módulos correspondientes.
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Otra parte importante es el menú ‘Archivo’ de la parte superior, que a su vez contiene
los siguientes submenús: ‘Reportes’, ‘Favoritos’, ‘Mantenimiento a la base de datos’,
‘Sincronizar procedimientos’, ‘Configuración’, ‘Cambiar de empresa’, ‘Ayuda’, ‘Acerca
de’, y ‘Salir’.
Cada una de estas opciones se explican a continuación:
El menú ‘Reportes’ contiene los reportes y gráficos del sistema. Todos los reportes son
visibles únicamente para el supervisor o los usuarios que tengan derechos. Para la
mayoría de los casos un reporte puede solicitar rangos de algún catalogo o de una
secuencia de datos para filtrar en el reporte, aunque existe la opción de no utilizar un
rango para lo cual el reporte mostrará todos los datos disponibles. Estos rangos en su
mayoría llevan un orden alfabético en donde primero son los números y después las
letras en el orden tradicional. También se le puede solicitar un rango de fechas.
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El menú ‘Favoritos’ contiene accesos directos a las carpetas del ‘Business Manager’
(utilería que se verá más adelante), en donde se encuentran referencias a las carpetas
que se requiere acceder de forma rápida.
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El menú ‘Mantenimiento a la base de datos’ permite optimizar el espacio que ocupan
los datos en el disco duro de la computadora, además de corregir inconsistencias en
las tablas. Este procedimiento se recomienda realizarlo una vez por semana o cada vez
que el equipo sea apagado de manera abrupta por falla de energía o descuido humano.
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El menú ‘Sincronizar procedimientos’ actualiza aquellos formatos, reportes, gráficos o
procedimientos de usuarios que hubiesen cambiado en el servidor y que se tienen que
actualizar en la terminal local, es conveniente para aquellos sistemas que accedan a la
base de datos en forma remota, sobre todo en aquellas computadoras que se conectan
por medio de Internet y su conexión es por medio de una linea telefónica y el ancho de
banda es muy pequeño.
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El menú ‘Configuración’ contiene las opciones mas delicadas del sistema, y éstas sólo
son visibles por los usuarios con nivel de supervisor.
Opciones
‘Datos de la empresa’: Esta opción permite editar los datos generales de la
empresa, además de los datos de la conexión con la base de datos. Esta
pantalla se explica en detalle al inicio de ésta sección.
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‘Alta de nueva empresa’: Aquí se ingresan los datos de una empresa adicional.
Esto permite trabajar con dos bases de datos distintas. Cuando se ingresan dos
o más empresas, la próxima vez que se ingrese, se le solicitará seleccionar la
empresa con la cual trabajar.
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‘Configuración general’: En esta sección se pueden cambiar los formatos de
despliega tanto de cantidades numéricas como cantidades de dinero, el nombre
de la sucursal, costo de mantener una unidad en inventario, etc. (Esta pantalla
fue analizada al inicio de ésta sección).
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‘Establecer formatos de impresión’: En esta pantalla se designan los formatos
asociados a cada documento de impresión. Por ejemplo: formato de factura,
formato de ticket, formato de nota de crédito, formato de devoluciones y todos
los que se indican en la pantalla.
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‘Consecutivo de documentos’: Aquí se puede indicar el folio inicial de las
facturas, remisiones, notas de crédito y tickets, cabe aclarar que para el caso
de las remisiones y tickets el consecutivo es por estación de trabajo.
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‘Borrar base de datos’: Elimina la información completa de la base de datos de
forma permanente, esta opción debe ser utilizada cuidadosamente. El sistema
perderá la totalidad de la información y queda en estado de nueva instalación.
La única información base que permanece después de un borrado es,
procedimientos de usuario, formatos del sistema, gráficos y reportes, además
de usuarios y permisos de usuario.
Ésta opción tiene asociado un procedimiento de usuario llamado “inicio007”
desde el cual puede ser personalizado el borrado de la base de datos, es decir,
se puede omitir por completo el borrado de la información, o borrar solo los
datos que se consideren pertinentes.
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El Menú ‘Cambiar de empresa’ permite seleccionar la base de datos de la empresa con
la cual se desea trabajar sin necesidad de reiniciar el sistema. Se le solicitará que
cierre todas las ventanas de MyBusiness para evitar conflictos.
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La ‘barra de tareas’
La pantalla principal del sistema
MyBusiness POS es la ‘barra de tareas’, que es
un conjunto de iconos de acceso directo, que están ahí para acelerar la entrada a los
principales módulos del sistema. Esta a su vez se divide en ‘Ventas’, ‘Compras’,
‘Inventario’, ‘Utilerías’
Sección de ‘Ventas’
Punto de venta
Cotizaciones
Facturas
Remisiones
Cobro en caja
Verificador de precios
Clientes
Cobranza
Eliminación de Saldos
Devoluciones / Notas de crédito
Sección de ‘Compras’
Ordenes de compra
Compras
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Devoluciones de Compra
Proveedores
Cuentas por pagar
Ordenes de compra automáticas
Sección de ‘Inventario’
Artículos
Entradas al inventario
Salidas del inventario
Inventario físico
Recalcular por surtir y por recibir
Cerrar inventario
Optimizar inventario
Informe de calidad de inventario
Sección de ‘Utilerías’
Business Manager
Telemercadeo
Pendientes
Calculadora
Editor de búsquedas
Editor de sentencias de SQL
Editor de formas
Editar formato de facturas
Editar formato de remisiones
Editar notas de crédito
Iniciamos con el Business Manager, esta herramienta contiene la totalidad de los
módulos del sistema, incluyendo los mencionados en cada una de las secciones de la
barra de tareas.
El ‘Business Manager’
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En la sección de ‘Utilerías’ dentro de la ‘barra de tareas’ se encuentra el ‘Business
Manager’, la cual es una herramienta que concentra todos los módulos de
MyBusiness POS. Esta ventana está compuesta por una sección de menús, una
sección de botones, un panel izquierdo de carpetas, un panel derecho que se llena con
los elementos de la carpeta seleccionada -los cuales pueden ser otras carpetas o algún
elemento específico- y una sección de estatus que indica el catálogo activo sobre el
cual se está trabajando y el número de elementos encontrados en cada carpeta. Esta
herramienta opera de manera muy semejante al Explorador de Windows.
Las carpetas de las que se compone el ‘Business Manager’ pueden ser de dos
categorías: las fijas y las que se crean conforme se agrega información. Las principales
carpetas fijas son ‘Catálogos’, ‘Operación’, ‘Ingresos / Egresos’ y ‘Configuración’, que
serán detalladas más adelante.
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Un breve ejemplo práctico consiste en seleccionar la carpeta ‘Líneas’ ubicada en la
carpeta de ‘Artículos’ dentro de la carpeta de ‘Catálogos’ (Catálogos-Artículos-Lineas);
una vez seleccionada esta carpeta, presione el botón derecho del mouse sobre el panel
derecho del explorador, observe que aparece un menú con varias opciones, seleccione
la opción ‘Nuevo’, imediatamente aparece una ventana que le solicita ingresar los
datos para introducir una línea de artículos nueva. Capture los datos solicitados y al
finalizar de un click sobre el botón ‘Aceptar’. Ahora verá que en el panel derecho del
‘Business Manager’ aparece un icono que representa a la línea de artículos que acaba
de ingresar.
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Si desea consultar o modificar la descripción de la línea, seleccione la línea recién
creada, presione el botón derecho del mouse y de un click sobre la opción
‘Propiedades’, ésto abrirá nuevamente la ventana de la línea y podrá ver los datos sin
opción a modificarlos; presione el botón ‘Aceptar’. Nuevamente presione el botón
derecho del mouse y de un click sobre la opción ‘Cambiar’ y entonces podrá ver y
modificar los datos, excepto la clave; cambie la descripción de la línea y presione el
botón ‘Aceptar’.
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Por último, vamos a proceder a borrar la linea creada. Presione el botón derecho del
mouse sobre el ícono de la línea creada y seleccione la opción ‘Eliminar’. A
continuación aparecerá un mensaje de confirmación, conteste afirmativamente y
visualizará cómo la línea desaparece. Algunas ocasiones los elementos no desaparecen
en forma automática, oprima la tecla F5, esto refresca la pantalla.
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Hasta este momento se han mencionado las operaciones más comunes que se realizan
con registros de una base de datos, como son: Altas, Bajas, Modificaciones y
Consultas.
Otras formas opcionales para realizar las operaciones que se activan en los menús
contextuales, es decir, los que se presentan oprimiendo el botón derecho del mouse,
son: utilizando una combinación de teclas y, por medio de los menús y botones del
encabezado del Business Manager. Por ejemplo, la combinación de teclas <Control> +
<Ins> inserta un registro, la tecla <Enter> modifica el registro seleccionado y la tecla
<Supr> lo elimina.
Dentro de los menús del ‘Business Manager’ existe uno llamado ‘Favoritos’. Éste se
utiliza para facilitar el acceso a las carpetas más usadas.
La manera de ingresar un elemento a los Favoritos es, posicionarse sobre la carpeta en
cuestión y después presionar simultáneamente las teclas <Control> + <D>, ó en el
menú ‘Favoritos’ seleccionar la opción ‘Agregar a favoritos’. Aparecerá un recuadro
donde solicita un nombre para distinguir el elemento favorito, sugerimos colocar un
nombre que sea fácil de recordar.
Ejemplo: Busque alguna carpeta y después presione el menú ‘Favoritos’ e ingrese un
nombre para el Favorito. Dele un click del mouse y observe como el ‘Business
Manager’ lo lleva a la carpeta deseada. La próxima vez que entre al sistema esta
opción también aparecerá en el menú ‘Favoritos’ de la ‘barra de tareas’ de MyBusiness.
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El manejo de los artículos
La columna vertebral de los catálogos de
MyBusiness POS es el de artículos, que
es una lista de claves que definen las características de los productos que se venden
en su negocio, por ejemplo mercancía como una cajetilla de cerillos, o servicios, como
una consultoría o un servicio de mensajería. En la mayor parte de los casos la
codificación de los artículos ya existe, como es el caso del código de barras para la
mayor parte de productos de consumo en la actualidad. Si es ese su caso, le
recomendamos utilizar este código para la clave del artículo en el sistema, ya que
como es un estándar le permitirá una mayor interacción con sus proveedores, mayor
facilidad de captura y continuar esta cadena de orden a sus clientes. Si sus productos
no tienen código de barras le recomendamos que defina una buena política de
asignación de claves y los responsables sean rigurosos en su aplicación.
Líneas de artículo
Antes de proceder con la captura de artículos es necesario que capture sus líneas
de artículos. Una línea es una clasificación o agrupamiento de artículos, como lo es
el caso de las líneas de electrodomésticos y la de frutas y verduras en un centro
comercial. Para dar de alta sus clasificación abra el ‘Business Manager’, después
busque las carpetas ‘Catálogos’ - ‘Artículos’ - ‘Líneas’. A continuación capture sus
líneas de artículos empleando en la clave de la línea un máximo de cinco
caracteres, siendo el primero de ellos forzosamente una letra. En la descripción
puede haber un máximo de 40 caracteres.
Marcas de artículos
Estas claves indican la marca del producto. Para dar de alta sus marcas abra el
‘Business Manager’, después busque en las carpetas ‘Catálogos’ – ‘Artículos’ –
‘Marcas’ y capture.
Ubicación de artículos
Una ubicación indica la posición en almacén de este artículo. Esto hace posible
levantar inventarios físicos únicamente de una sección para poder llevarlos a cabo
a tienda abierta. Para darlas de alta abra el ‘Business Manager’ y después busque
la carpeta ubicaciones que se encuentra dentro de las carpetas ‘Catálogos’ –
‘Artículos’.
Nota: Tanto como las líneas de artículos como las marcas y las ubicaciones son
deseables de definir antes de los artículos, pero no indispensables, ya que el
sistema crea elementos genéricos por defecto llamados “SYS”.
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Catálogo de artículos
Para acceder a este catálogo puede dar un clic sobre el icono Artículos en la sección de
‘Inventario’ de la ‘barra de tareas’. Se le mostrará una ventana donde se puede
realizar cualquier operación sobre los artículos con excepción del borrado, lo cual se
puede hacer únicamente en el ‘Business Manager’ dentro de las carpetas ‘Catálogos’ –
‘Artículos’.
Indique la clave del artículo. Le recomendamos que aunque el sistema acepta claves
de hasta de treinta caracteres, use los menos posibles, ya que el máximo de
caracteres utilizados en los códigos de barras estándar es de trece. Proceda a dar de
alta el artículo oprimiendo la tecla <Enter>. Si ya existe un artículo con esta clave los
datos aparecerán y la ventana entrara en modo de modificación. Si la clave no está
dada de alta, el sistema asume que el artículo es nuevo. Capture los datos que se le
piden:
‘Descripción’ se puede colocar cualquier texto con un máximo de 100 caracteres.
Los datos ‘Línea’, ‘Marca’, ‘Impuesto’ y ‘Ubicación’ vienen precargados con la leyenda
“SYS” o genéricos. Cámbielos si lo considera necesario. Si estos datos no han sido
creados, puede minimizar la ventana actual e ingresarlos dentro del Business Manager
para posteriormente regresar a seguir capturando los datos del artículo.
En el dato ‘Costo Ultimo’ capture el costo de compra del artículo o el costo de
producción del mismo.
Capture las listas de precios, por omisión MyBusiness puede manejar hasta 10, de los
cuales el único dato necesario es el primero.
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El sistema trae precargado un procedimiento que calcula el margen de utilidad en base
a este costo.
El cálculo de márgen de utilidad se realiza con base al precio capturado, aunque
también es posible cambiar el precio cuando se modifica el margen de utilidad.
Desde el precio número dos hasta el precio número 10 el dato ‘Cantidad’ indica que se
utilizará este precio cuando la cantidad de artículos vendidos sea igual o mayor a la
indicada (esto último se activa en combinación con la configuración de las estaciones
de trabajo).
El dato ‘Unidad’ representa la leyenda de la unidad de medida de este artículo, por
ejemplo, Kilogramo (KG), litro (LT), etc. Una vez terminado lo anterior presione la
tecla <F5> con lo cual se guardarán los cambios.
El cursor se colocará nuevamente en el dato ‘Artículo' esperando que se inicie la
captura siguiente.
Opciones especiales del catálogo de artículos
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El catálogo de artículos cuenta con opciones adicionales, lo cual permite adaptarlo a
sus necesidades.
En la pestaña principal observará una opción con la leyenda ‘Artículo para venta’. Esto
le dice al sistema si se trata de un producto que se puede vender, en contraste con los
insumos que no se venden y sirven únicamente para crear producto terminado.
Si la opción ‘Venta a granel’ está activada en el ‘Punto de Venta’ se podrá vender en
cantidades fraccionarias, por ejemplo 1.5 Kg. de azúcar, lo cual no aplica por ejemplo
si se tratara de una botella de refresco, ya que no se pueden vender 1.5 bebidas.
‘Vender abajo del costo’ permite que el artículo se pueda vender abajo del costo dentro
del punto de venta, tomando como base el último costo de compra. Esto es utilizado
en departamentos con productos perecederos como las frutas y verduras.
‘Artículo bloqueado’ Se trata de un producto que ya no aparecerá en las listas de
precios, un producto que ya fue usado en cualquier operación dentro del sistema ya no
se puede borrar, pero se puede simular una baja con esta opción.
‘Control de series’ Permite llevar el control de series, y números de pedimento. Cuando
un artículo lleva éste tipo de control, los movimientos de Entrada y Salida al inventario
solicitarán las correspondientes series.
‘Es articulo compuesto’ (Kits). Indica que este producto esta compuesto por otros, al
activar esta opción el botón de componentes se activa, lo que permite capturar los
componentes o insumos de este producto.
‘Control de inventario’ Para los artículos marcados con esta opción, el sistema llevara
un control de la existencia y costos del producto, en caso contrario, el sistema no
llevará un seguimiento del registro en el kardex de los movimientos del producto.
‘Modificar precio en tienda’ Permite el cambio de precio en el punto de venta aunque el
usuario no tenga permiso para realizarlo.
‘Solicitud de peso’ Al activar esta opción en la pantalla de productos, entonces dentro
de la pantalla del punto de venta, se activa una ventana donde se solicita el peso. Éste
peso es leído en forma automática desde la báscula electrónica conectada, si es que
existe alguna. Ésta operación es dependiente de la opción ‘Venta a granel’, también
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localizada en el catálogo de artículos, es decir, tendrá que activar la opción ‘Venta a
granel junto con la opción ‘Solicitud de peso’.
‘Control de lotes’ Permite activar el control de lotes para el artículo deseado. Este
control activa la solicitud de números de pedimento, números de lote y fechas de
caducidad tanto en las entradas como en las salidas de cualquier operación involucrada
con el inventario.
‘Inventario por presentación’ De manera estándar MyBusiness controla el inventario de
cada unidad especificada en el catálogo de productos. Si el producto contiene
presentaciones esta opción nos permite llevar un control estricto de inventario por
presentación y no por unidad definida de producto.
‘Servicio’ Esta opción es utiliza para definir un servicio como reservaciones de
habitaciones de hotel, mesas en un restaurante o computadoras en un cyber café.
‘Impuesto especial’ Es un segundo impuesto que se aplica al momento de hacer la
venta, por ejemplo el impuesto del 2% que se cobra en hoteles.
‘Formato de código de barras’ Aquí es necesario indicar el procedimiento de usuario
fuente que genera el código de barras que se pretende utilizar para este producto.
‘Modelo de proveedor’ Es un campo informativo que se utiliza para indicar un código
alterno que es el que usa el proveedor principal del producto, es decir, es la clave del
proveedor, este campo solo es útil en el módulo de compras y distribución.
Las presentaciones
Uno de los aspectos más poderosos de MyBusiness POS es el manejo de las
presentaciones en los artículos. Una presentación es una equivalencia de la clave
original, ya sea en relación uno a uno, uno a muchos o muchos a uno. Permite, por
ejemplo, vender equivalencias unitarias como sabores, colores o tallas; también
paquetes de la unidad original (también llamada unidad de consumo). Asimismo se
pueden vender productos en fracciones.
La forma de introducir una presentación es presionando la tecla <F9> en la ventana de
artículos. Esta acción muestra una ventana en la cual se debe de indicar la clave de la
presentación, la cual puede ser de hasta veinte caracteres. Cabe aquí la misma
recomendación de la clave del artículo: utilice hasta trece caracteres máximo para ser
compatible con los estándares del código de barras.
El dato siguiente solicita el Nombre del empaque, por ejemplo, paquete, caja, palet,
etc. El dato ‘Dato2’ es opcional y únicamente es informativo, el dato de ‘Cantidad’
indica la equivalencia con la unidad origen, por ejemplo, si está tratando de dar de alta
un paquete de cigarros de diez cajetillas entonces la cantidad es diez. En el dato
‘Unidad’ se indica la unidad de medida de esta presentación. Presione ‘Aceptar’ para
ingresar la presentación. Cabe mencionar que se pueden ingresar un número ilimitado
de presentaciones.
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Las listas adicionales de precios
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La pantalla de productos muestra por omisión hasta 3 precios, pero además de ofrecer
las tres primeras listas de precios, el sistema ofrece otras siete, que van de la lista
cuatro a la diez. Esto se observa en la pestaña de ‘Listas Adicionales, existencias por
almacén’.
Existe también la opción de capturar listas de precios especiales para sucursales, lo
cual puede hacer presionando la tecla <F7>, indicando el nombre de la sucursal y
capturando las diez listas de precios posibles. Mediante procedimientos de usuario es
posible crear un archivo para transferir dichos precios a la sucursal indicada, ya sea
por medio Internet ó con medios magnéticos.
R.O.P. Mínimos y Máximos
Los datos máximo, mínimo, ROP (punto de reorden), EOQ (lote económico) son datos
capturables por el usuario, sin embargo existe un método de cálculo que permite
definirlos en forma automática, simpre y cuando se cuente con un mínimo de un año
de histórico de ventas. Este apartado será explicado con más detalle en la sección
Optimización de inventario.
Información del producto y su imagen
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Dentro del dato ‘Información’ se puede colocar una referencia a un archivo externo que
muestre la información técnica del producto, ya sea en un documento de Word, en un
documento de Excel, en un documento de Power Point, una imagen, incluso la
dirección de una página en Internet.
Una vez capturado este dato es posible acceder a la información desde el ‘Business
Manager’. Por ejemplo, accesando el catálogo de artículosy seleccionando uno de ellos,
con el botón derecho del mouse se elige la opción ‘Ver Información’, esta operación
abre una ventana con la aplicación asociada al archivo.
Este dato puede ser necesario si el negocio requiere mostrar datos adicionales al
producto desde el punto de venta; por ejemplo: Videos explicativos de sus productos,
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imágenes de cualquier formato, páginas web, archivos de Excel o de Word, etc. Para
mas detalles de cómo activar esta opción en el punto de venta refiérase a la
configuración de la estación de trabajo ‘Mostrar imagen del producto’.
Proveedores por artículo
Presionando la tecla <F8> es posible capturar los proveedores que surten un
determinado artículo, pueden ser 1 ó varios proveedores. La captura de proveedores
es opcional, es decir, se pueden ir capturando durante la operación del sistema pero es
recomendable capturar por lo menos el proveedor principal que va a surtir éste
artículo.
Los artículos compuestos
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Este tipo de artículos, como se explicó anteriormente, se componen de otros artículos
del catálogo.
Para poder capturar sus componentes es necesario que entre al ‘Business Manager’,
encuentre el artículo, lo seleccione con el mouse, presione el botón derecho y
seleccione el menú ‘Componentes del producto’ o desde la ventana del artículo
presione el botón componentes, que solo esta disponible si la casilla “Articulo
compuesto” esta activada, en la ventana que se muestra. Le aparecerá una ventana
para la definición de los componentes.
Presione el botón ‘Agregar’ con lo que el cursor se posicionará en el dato ‘Parte’.
Indique la clave del artículo componente, presione la tecla <Enter> e indique la
cantidad necesaria para poder ensamblar por lo menos un producto. Después indique
el almacén de donde se tomará la existencia y los días de proceso necesarios. En este
punto, en el lado derecho de la ventana puede agregar observaciones a este
componente. Finalmente, presione el botón ‘Guardar’. Observe como en la parte
superior aparece la estructura en forma de árbol del artículo recién capturado. Ahora,
si desea corregir o borrar el dato, seleccione el componente con el mouse, cambie los
datos y presione nuevamente el botón ‘Guardar’.
Puede alimentar todos los artículos que quiera, inclusive otros que sean a su vez
artículos compuestos, lo cual se visualizará en el árbol de componentes. Para
ensamblar estos productos se tienen 2 opciones:
1. Venderlos. Si el artículo no contiene existencia en el sistema, la venta realizará la
cantidad de ensambles necesarios para cubrir la venta.
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Note en la imagen anterior que la crema nivea a su vez contiene un cepillo de dientes,
este módulo puede manejar sencillas ordenes de producción con subensambles en
cascada, existe una manera de controlar estos ensambles y es por medio de ordenes
de producción, vea el apartado ordenes de producción mas adelante.
2. También es posible hacer un ensamblado o desensamblado previo de los artículos
presionando el botón derecho del mouse sobre el artículo en el ‘Business Manager’,
seleccionando la opción ensamblado o desensamblado rápido e indicando la cantidad y
el almacén hacia donde se destinará el ensamble.
Importante: No olvidar que para activar las opciones de ensamble y desensamble se
requiere que el artículo sea un artículo compuesto.
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Ensamblado desde el Business Manager
El manejo de los clientes
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Los tipos de clientes
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Antes de proceder con la captura de clientes es necesario capturar los tipos de
clientes. Los tipos de clientes son una clasificación o agrupamiento, por ejemplo,
los clientes con crédito o sin crédito, clientes con un cierto porcentaje de
descuento, etc.
Para dar de alta las clasificaciones:
Dentro del ‘Business Manager’, localizar la carpeta ‘Clasificación de clientes’ que se
encuentra dentro de la carpeta ‘Catálogos’ – ‘Clientes’.
La clave es de un máximo de cinco caracteres y el primero de ellos debe de ser
necesariamente una letra. La descripción puede ser de un máximo de 40
caracteres.
Zonas de clientes
La zona de clientes es una clasificación por su situación geográfica, por ejemplo, los
clientes de la zona norte y los de la zona sur. Para dar de alta sus clasificaciones
abra el ‘Business Manager’, después busque la carpeta ‘Zonas de clientes’ que se
encuentra dentro de las carpetas ‘Catálogos’ – ‘Clientes’. Cuando la localice capture
las zonas. La clave es de un máximo de cinco caracteres en donde el primero de
ellos necesariamente debe de ser una letra. La descripción puede ser de un
máximo de 40 caracteres.
Vendedores
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Los vendedores son entidades que representan a sus agentes de venta y que
pueden ser asociados con los clientes y con las ventas, y que ayudarán a su
posterior cálculo de comisiones. Para dar de alta a sus vendedores abra el
‘Business Manager’, después busque la carpeta ‘Vendedores’ en las carpetas
‘Catálogos’ – ‘Clientes’. La clave es de un máximo de cinco caracteres siendo el
primero de ellos una letra. La descripción puede ser máximo de 40 caracteres. El
campo activo indica si este vendedor esta habilitado para hacer ventas desde el
punto de venta.
Cobradores
Los cobradores son entidades que pueden ser asociadas con clientes o con una
cuenta por cobrar. De esto se deriva el cálculo de comisiones por cobranza. Para
dar de alta sus cobradores abra el ‘Business Manager’, después busque la carpeta
‘Cobradores’ que se encuentra dentro de las carpetas ‘Catálogos’ – ‘Clientes’. No
olvide que la clave del cobrador es de un máximo de cinco caracteres con el
primero de ellos con letra y que la descripción puede ser máximo de 40 caracteres.
El catálogo de clientes
El catálogo de clientes puede ser accedido desde el ‘Business Manager’ en la carpeta
‘Clientes’ o desde la ‘barra de tareas’ en la sección ‘Ventas’.
Al abrir la ventana de ‘Clientes’ el cursor estará posicionado en el dato de ‘Clave del
cliente’. El sistema de forma automática genera una clave consecutiva y siempre
comienza en el número dos ya que el cliente uno está reservado para el sistema. Le
sugerimos que las claves de los clientes tengan una relación con la forma en que
tradicionalmente los conocemos, por ejemplo, si tiene un cliente el cual usted y todos
sus empleados lo conocen como “GUTIERREZ” entonces la clave del cliente puede ser
“GUTIERREZ”. De este modo conseguirá memorizar estas claves de una manera
natural, dando así agilidad a las operaciones relacionadas del sistema.
Los datos de la primera pantalla son los datos fiscales, que son los mas usados dado
que con éstos se crean facturas.
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Crédito, Descuentos e Internet
Dentro de la pantalla de clientes se pueden capturar datos adicionales a los antes
mencionados. En la pestaña de ‘Crédito/Desc./Internet’ se encuentra el contacto o la
persona con la que comúnmente nos dirigimos en esa empresa, los días de crédito y el
límite de crédito del cliente, el tipo de precio que indica cuál de las diez listas de
precios disponibles en artículos utilizaremos con este cliente, cinco descuentos en
cascada que se aplicarán al momento de realizar la venta, la fecha de revisión y pago,
su correo electrónico. Dentro del dato ‘Información’ pondremos un archivo o una
dirección en Internet que nos proporcionara información adicional del cliente. El dato
‘Proveedor’ es un dato informativo que se usa para indicar la clave de proveedor que
nosotros tenemos en el sistema del cliente.
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Contactos
En la ventana de ‘Clientes’ es posible agregar los contactos de la empresa, por
ejemplo, el director, el comprador, el contador, el encargado de cuentas por pagar,
entre otros. Podemos también agregar sus teléfonos, su puesto y llevar el control de la
agenda con cada uno de ellos.
Para dar de alta un contacto presione sobre la pestaña ‘Contactos’ de la ventana
‘Clientes’ y después presione el botón derecho del mouse sobre la ventana resultante.
Seleccione el menú ‘Nuevo’, capture los datos indicados y presione el botón ‘Guardar y
Salir’ o ‘Guardar Datos’.
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En el momento de Guardar datos el sistema pregunta si desea dar de alta los teléfonos
del contacto. Si lo desea indique que sí y capture el primer teléfono, incluyendo el
código de área. En otro caso podrá capturar los teléfonos en otro momento.
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Cuando presione el botón ‘Aceptar’ se le repetirá la pregunta hasta que usted indique
que ya no desea capturar más teléfonos.
Asuntos pendientes con los contactos:
Al finalizar la captura de teléfonos es posible agregar asuntos pendientes con el
contacto. Un pendiente es un asunto a tratar, como por ejemplo el envío de un fax,
una cita o incluso algún proyecto. Si se desa agregar un pendiente para este contacto,
indique en la ventana de ‘Pendientes’ su descripción, la fecha, la persona que lo
atendió y la persona destino, es decir a quién va dirigido el pendiente.
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Al terminar la captura del asunto pendiente, es posible dar respuesta en forma
imediata. Existen dos tipos de respuestas: la definitiva o la de seguimiento. La primera
marca al asunto como ‘Solucionado’ y lo elimina de su lista de pendientes. En la
ventana de respuestas la fecha y la hora de la siguiente respuesta es importante
señalarlas, esto como recordatorio al seguimiento de las actividades que debe de
realizar.
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Una vez completada la captura, se puede observar que se ha agregado un contacto a
la lista del cliente.
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Para modificar, eliminar o consultar la información de un contacto, presione el botón
derecho del mouse y seleccione la opción correspondiente.
Si dispone de una diadema o de una extensión de teléfono conectada a su
computadora puede utilizar la opción de marcado automático. Para esto sólo basta con
abrir la ventana de contacto, seleccionar la pestaña ‘Teléfonos’ y presionar el botón
derecho del mouse sobre el menú ‘Marcar número’. Después se le preguntará si desea
utilizar el código de área si es que va a llamar de larga distancia. Proceda si lo desea y
cuando escuche que contestan descuelgue el teléfono y comience a hablar o hable
directamente por el micrófono de la computadora. Por último, presione el botón
‘Colgar’ cuando la conversación termine.
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Precios especiales
En el botón de ‘Precios especiales’ de la ventana de clientes podemos otorgarle un
precio especial a un cliente en particular, el cual predominará sobre otras políticas
predefinidas, como los descuentos y la lista de precios. Para dar de alta, modificar o
eliminar un precio especial solo presione el botón correspondiente de la barra en la
ventana de precios especiales.
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Direcciones de embarque
Las direcciones de embarque se utilizan para indicar el destino de las mercancías que
se venden, por ejemplo, cuando le facturamos a un cliente pero el envío de los
productos va hacia una de sus sucursales.
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El inventario inicial
La captura del inventario inicial empieza en el módulo de ‘Entradas al Inventario’ que
se encuentra en la pestaña ’Inventario’ de la ‘barra de tareas’. Esta ventana permite
ingresar los costos iniciales de los productos lo que trae como consecuencia un
correcto cálculo del costo desde el arranque de las operaciones con el sistema.
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Concepto de la entrada.
Existe un catálogo localizado en el Business Manager donde es posible definir los
conceptos de entrada al inventario. MyBusiness trae por omisión algunos conceptos
capturados. Si desea utilizar éste catálogo predefinido por MyBusiness simplemente
tendrá que elegir la clave correspondiente al inventario inicial, es decir, utilice la clave
II (Inventario Inicial), en caso contrario tendrá que definir una y colocarla en el
concepto de la entrada.
Almacén
Indica el almacén hacia donde se va a agregar la existencia de los productos a ingresar
Fecha del documento.
Fecha de entrada al inventario de los productos.
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‘ Artículo’
Código del producto.
Presione la tecla <Enter> hasta el dato ‘Cantidad’
Con otro <Enter> se encontrara en el dato ‘Costo’
Importante: En caso de no conocer el costo del producto, coloque un costo aunque sea
muy pequeño, esto permitirá al sistema un mejor cálculo de costos. Aunque simpre es
recomendable colocar costos reales.
Presione nuevamente la tecla <Enter> hasta que vea aparecer la partida en la malla
de datos capturados.
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Borrar una partida
Para borrar una partida deberá seleccionar la partida con el mouse en la malla de
datos y presionar la tecla ‘Del’ o ‘Supr’.
Modificar la cantidad dentro de la malla de datos.
Para modificar la cantidad de producto dentro de la malla de datos deberá seleccionar
el dato, darle un doble clic con el mouse, modificar la cantidad y presionar la tecla
<Enter>.
Importante: La malla de datos acepta hasta un máximo de 800 partidas por entrada.
Finalizar la entrada
Al oprimir el botón ‘Finalizar’ o presionar la tecla <F5> se presenta una ventana de
confirmación para cerrar la Entrada. Antes de aceptar es recomendable que la opción
imprimir este activada, así quedará un registro de que la captura del movimiento está
realizado de forma correcta.
Es posible dejar la Entrada como un movimiento pendiente con el fin de retomarla para
su revisión o para agregar más partidas.
Inventario físico
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El inventario físico es uno de los procesos más complejos y tediosos para el personal
administrativo de la empresa. MyBusiness tiene su propia filosofía para realizar este
proceso. Se detalla a continuación.
Para acceder a la pantalla de inventario físico seleccione la pestaña de ‘Inventario’ en
la ‘Barra de tareas’ y después dar un click del mouse sobre el icono ‘Inventario físico’.
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Indique el almacén en el que se va a levantar el inventario físico.
‘Ubicación’ indique la ubicación de los artículos dentro del almacén a los que se
pretende levantar inventario físico.
‘Iniciar inventario físico’ Recibirá una advertencia diciendo que los artículos que
pertenecen a la ubicación especificada serán bloqueados y que no podrá realizar
ninguna operación que pudiera afectar al inventario.
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El inventario físico está en estado de pendiente, lo cual quiere decir que se puede
iniciar la captura de artículos.
¿Qué significa que el inventario físico está pendiente? El inventario físico está listo para
aceptar los productos con las existencias de cada uno de los conteos. En esta etapa del
proceso se almacenan las cantidades contadas en forma fisica dentro del almacén,
pero sin afectar aún las existencias de los productos.
Existen dos formas de capturar el inventario físico. Vamos a explicar la forma
tradicional.
Colóquese en el dato ‘Producto’ y teclee la clave del artículo que se desea capturar.
Presione la tecla <Enter>, lo cual lo posicionará en el dato ‘Marbete’, coloque ahí el
folio del marbete si es que realiza el inventario a través de los cartones especiales para
conteos físicos. Si no es así, puede dejar el espacio sin llenar. De la misma manera
proceda con los datos ‘Primer conteo’ y ‘Segundo conteo’. Aunque es una práctica
recomendable realizar mas de un conteo y por personas distintas, el único dato
importante es el ‘Real’, que es donde se tiene que capturar la cantidad real contada.
Presionando la tecla <F5> el dato será registrado. Proceda así con todos los artículos
de su lista.
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Una vez terminada la captura dé un click sobre el botón ‘Aplicar inventario físico’, con
lo cual las diferencias encontradas serán aplicadas y las existencias reales pasarán a
ser la nueva cantidad teórica de los productos. Por ejemplo: Si se tiene una existencia
teórica de 50 piezas de un producto cualquiera, pero el conteo real del inventario físico
marcó 55, entonces el sistema ingresará un movimiento de entrada por concepto de IF
(Inventario Físico) con una cantidad de 5. Por el contrario, si el conteo real de
inventario físico marcó 45, entonces el sistema ingresará un movimiento de salida por
concepto de IF (Inventario Físico) con una cantidad de -5. En ambos casos la cantidad
teórica del producto se modificará dentro del catálogo de artículos.
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Impresión del inventario físico
Es posible imprimir un reporte del inventario capturado, éste nos va a permitir verificar
el estado de la captura de cada uno de los artículos. Asimismo nos va reflejando las
diferencias tanto de existencias como costos que van surgiendo en el transcurso de la
captura del inventario fisico. Es decir, la diferencia tanto en existencia como costo de
lo real contra lo contado. Entonces es posible rastrear los artículos que tanto en costo
como en existencia tienen las diferencias mayores. El reporte asociado a este botón
es: INVFIS (Impresión de inventario físico).
Impresión de la forma de captura
Imprime un listado de los artículos contenidos en el catálogo de productos e incluye
una linea para la captura del conteo. El formato asociado a este botón es:
INVFISCAPTURA (Captura de inventario físico)
Impresión de marbetes
Imprime los marbetes de todos los artículos del catálogo en el formato especificado. El
formato asociado a este botón es: MARBETES (Formato de marbetes de inventario).
Captura acumulativa del inventario físico
Si usted posee un scanner de código de barras inalámbico o tiene forma de hacer
llegar su scanner a los anaqueles y, además, la mayoría de sus productos contienen un
código de barras, le convendrá seleccionar la opción ‘Activar captura acumulativa’.
Notará que el cursor se posiciona en la barra negra de captura de códigos. Con esto,
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se podrán capturar los códigos directamente del anaquel y el sistema almacenará
sumará los códigos leídos.
Recálculo del inventario
Dentro de la pestaña de ‘Inventario’ de la ‘Barra de tareas’ existe una opción llamada
‘Recalcular Inventario’. El control de existencias en un principio puede parecer un
simple proceso de sumas y restas en la cual la mercancía entra y sale y el único
trabajo de la computadora es llevar esta cuenta para al final arrojar la existencia. Sin
embargo, además de esto, la computadora lleva un control del costo de los productos,
de los márgenes de utilidad y costo de ventas. Esto es afectado por el orden en el que
se realizan los procesos de captura, por ejemplo, si en este momento vendemos
mercancía de la cual no tenemos existencia capturada, el sistema no puede determinar
el costo de venta, pero si posteriormente se captura la compra que justifica la
existencia, el sistema indica la existencia de forma correcta pero no así el costo de la
venta que naturalmente se fue en cero lo que indicaría una falsa utilidad del 100%. Por
esto es muy importante que cuando se capture un movimiento se indique
certeramente la fecha del documento que se está capturando y más si se trata de
movimientos de fechas atrasadas o diferentes a la del día, en cuyo caso
necesariamente se ha de ejecutar este proceso de ‘Recalcular Inventario’. Esta opción
es exactamente la misma que se localiza dentro de la forma de inventario físico. Es
recomendable realizar un recálculo de inventario antes de iniciar un inventario físico.
Importar de colectora de datos
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Permite ingresar un archivo de texto generado de una colectora de datos, al
seleccionarlo aparecerá una ventana que pedirá el nombre del archivo, de forma
estándar se solicita un archivo de texto con el formato “Articulo”, “cantidad “,
separados por comas, pero se puede modificar el procedimiento de usuario asociado
llamado “COLECTORA” para aceptar prácticamente cualquier formato de datos.
Entradas al inventario
Anteriormente vimos como utilizar el módulo de entradas al inventario para la captura
del inventario inicial. Este módulo también es útil cuando se trata de capturar entradas
al inventario por razones distintas a la compra tradicional. Para acceder a este módulo
busque la pestaña ‘Inventario’ y presione un click sobre ‘Entradas al Inventario’. Una
vez que se despliegue la ventana indique el concepto de la entrada, capture el almacén
al que desea agregar la mercancía y posteriormente capture los artículos indicando su
código, cantidad y costo. El costo es necesario debido a que este será utilizado en el
cálculo del costo de venta por lo que le sugerimos que sea el costo real. Una vez que
ya ingresó sus partidas presione la tecla <F5> y se le preguntará si desea confirmar la
entrada. No olvide que una vez que conteste afirmativamente el movimiento ya no es
reversible. Le sugerimos que antes de confirmar la entrada verifique que la casilla
‘Imprimir movimiento’ este activada para que tenga un documento que ampare su
captura. Si olvidó hacerlo posteriormente puede hacerlo desde el ‘Business Manager’.
Salidas al inventario
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En la pestaña ‘Inventario’ y presione un click sobre ‘Salidas al Inventario’. De igual
manera que con las entradas, al desplegarse la ventana indique el concepto de la
salida, capture el almacén al que desea descontar la mercancía y posteriormente
capture los artículos indicando su código, cantidad y costo.
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Al terminar de ingresar sus partidas presione la tecla <F5> y se le preguntará si desea
confirmar la salida.
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Preste atención a la opción de ‘Traspaso al almacén’. Si usted la activa y le indica un
almacén destino, no sólo creará la salida del almacén indicado primero, sino también la
entrada al almacén destino.
Asimismo preste atención a la opción de ‘Traspaso entre sucursales’. Esta opción
permite realizar un traspaso desde una sucursal hacia otra. Es decir, generando una
salida confirmada desde la sucursal origen y una entrada pendiente hacia la sucursal
destino.
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La venta
Uno de los procesos más complejos que existen en las empresas es el de la venta.
Cada empresa vende de forma diferente y controla sus precios de venta en forma
distinta. En algunos casos se trata de ventas como la de un centro comercial en donde
solamente se pasan productos por un lector de código de barras y se imprime un ticket
para venta en efectivo o tarjeta, pero en otros casos también se vende en plazos y
habrá otros que requieran especificar las direcciones de embarque o precios especiales
sobre un artículo o un cliente, control de comisiones a vendedores, etc. El software
MyBusiness POS
ha pensado en casi todos los casos que usualmente se
presentan. A continuación se presenta la descripción de cada uno de ellos.
El punto de venta (Para obtener información mucho más detallada acerca
del punto de venta, refiérase al manual de usuario del punto de venta)
El punto de venta es nuestra propuesta a lo que se conoce comúnmente como
software de retail, que es parecido al de una caja de un centro comercial. Para
activarlo basta con ir a la ‘barra de tareas’ y darle un click sobre el icono ‘Punto de
venta’.
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Observará una ventana que abarcará toda la pantalla. Su operación es
verdaderamente fácil y rápida. Lo que tiene que hacer es pasar los artículos por el
lector de código de barras (si tiene uno conectado) ó colocar los códigos de los
artículos que desea vender y presionar <Enter>. Con esto el sistema comenzará a
llevar la lista de lo consumido así como la sumatoria de los totales de venta. El punto
de venta fue diseñado para no tener que utilizar el mouse, ya que todo puede ser
activado con el teclado.
Por ejemplo, es posible aumentar en una unidad la última cantidad capturada
presionando la tecla <+> del teclado numérico o con el signo menos realizar la
operación contraria, siempre y cuando los parámetros de punto de venta en la estación
de trabajo estén activados.
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La opción de ‘Incrementos rápidos…’ está activada. El proceso para usar ésta opción es
el siguiente: presione la <flecha arriba> del teclado y verá que el cursor se posiciona
en la última partida capturada y así podrá usted cambiar la cantidad, como en los
casos cuando se trata de ventas a granel o cuando no se desea pasar los mismos
artículos varias veces por el lector de código de barras. Si desea quitar el producto de
la lista basta con posicionarse sobre la partida indicada y presionar la tecla <Supr>.
Una vez capturados todos los artículos presione la tecla <F5> y aparecerá una opción
preguntándole por las formas de pago. El sistema viene preconfigurado para aceptar
pagos en efectivo y dos formas de pago en blanco que puede ser utilizada para indicar
montos en cheques o tarjetas de crédito o cualquier otro concepto que desee.
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Una vez capturada la forma de pago el sistema indica el cambio. Presione nuevamente
la tecla <F5> para terminar con la venta, con esta operación se imprimirá el ticket y
se abrirá el cajón de dinero. A continuación la pantalla es limpiada y queda lista para
atender al siguiente cliente. El único dato que queda activo de la venta anterior es la
información del cambio, ésto nos permite guardar la referencia para una posible
reclamación del cliente con respecto a su cambio.
Cambio de precio en el punto de venta
Dentro del ´Punto de venta’ existen operaciones que permiten un mayor control de la
venta. Por ejemplo, no es posible cambiar los precios, de tal suerte que cuando lo
intente se le pedirá el nombre del usuario y la clave de un usuario que autorice el
cambio de precio. Si son válidos, el sistema registra el cambio de precio. De cualquier
forma el usuario aún cuando tenga derechos de cambio de precio no podrá vender
abajo del último costo siempre y cuando así esté estipulado en el dato del artículo
‘Vender abajo del costo’’ dentro de la pantalla de artículos.
Elaboración de facturas en el punto de venta
Es posible convertir un ticket en una factura dentro del punto de venta. El proceso es
el siguiente: en el espacio donde se colocan las claves de los artículos se debe escribir
la secuencia ‘//fac’ seguido del número de ticket asociado y el número de estación de
trabajo o caja que generó el ticket, oprimir <Enter>, por ejemplo “//fac 354 caja01”.
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A continuación se le piden los datos del cliente o podrá seleccionar uno previamente
capturado y al presionar el botón ‘Aceptar’ se comenzará a imprimir la factura, para lo
cual la única condición es que el cliente tenga su RFC, recuerde que tambien es posible
realizar esta operación de una forma mas sencilla al presionar la tecla F1 y seleccionar
la opción “Convierte un ticket en factura” en donde solo basta con colocar el numero
de ticket.
Devoluciones del punto de venta
En punto de venta es posible devolver mercancía de un ticket, tecleando ‘//dev’ en
donde se capturan los códigos de los artículos. A continuación se colocan el número de
ticket y el nombre de la caja que lo generó. Al presionar <Enter> verá que la malla de
datos cambia a color azul mostrando las partidas contenidas en el ticket. A
continuación colóquese en la partida que va a devolver y se mostrará una ventana con
el cursor en el dato ‘Cantidad a devolver’. Modifique la actual y las demás partidas y al
final presione la tecla <F5>. Se le preguntará si desea cerrar la devolución y se
imprimirá un comprobante de la devolución y se creara de forma automática una nota
de crédito.
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Ayuda en el punto de venta
El punto de venta fue hecho para ser fácil y rápido de operar; sin embargo al principio
puede ser engorroso aprenderse las diferentes opciones que existen con el teclado,
para esto puede presionar la tecla F1 y mostrara una ventana donde se puede acceder
a todas las opciones del sistema con solo presionar la tecla <ENTER>
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Las opciones de ayuda son las siguientes:
F2 Regresa el puntero a la barra de captura: el punto de venta fue hecho para no usar
el Mouse debido al poco espacio que se tiene normalmente en los mostradores, por lo
que si se desea regresar el cursor al campo donde se capturan los productos, basta
con presionar esta tecla para colocar el cursor en esa posición sin importar en que
parte de la pantalla se encuentre.
F3 Cambia o da de alta un cliente: Si el campo cliente del punto de venta contiene una
clave valida de cliente esta tecla permite abrir la ventana con los datos del cliente si
se desea los puede modificar, si la clave del cliente no existe en el sistema asume que
se esta tratando de dar de alta un nuevo cliente.
F4 Quita bloqueo por error en código: Si por alguna razón se tecleo un artículo que no
existe en el catálogo el sistema se bloquea para pasar productos que si existen o para
cobrar la venta, esto tiene como propósito el no regalar algún producto por error,
cuando se trata de introducir un producto que no existe el software emite un sonido,
con lo que el cajero no necesita ver el monitor mientras pasa los productos por el
lector de código de barras. Al presionar esta tecla se permite continuar con la
operación.
F5 Confirma o muestra ventana de cobro: Esta tecla cierra la venta ya sea dejándola
en estado de pendiente para ser cobrada en una terminal que si tenga el permiso de
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cobrarla o muestra la ventana de cobro con lo cual se pueden indicar las formas de
pago y el cambio si es que lo hubiese.
F6 Da de alta o modifica un artículo: Si el usuario tiene permiso que por defecto no es
así se pueden dar de alta o modificar cualquier artículo en cualquiera de sus
características.
F7 Deja como pendiente la venta actual: Si por alguna razón la operación de venta no
se va a concluir en este momento se puede dejar pendiente para recuperarla después,
por ejemplo si la persona que se esta atendiendo no tiene dinero o se tarda en
autorizar una ytarjeta se puede dejar pendiente y cobrar a la siguiente persona en la
fila.
F8 Muestra lista de ventas pendientes: Muestra una lista de todas las ventas que no
fueron cerradas, con esto es posible recuperar las ventas que se dejaron como
pendientes con la opción anterior.
F9 Posiciona el cursor en el campo de cliente: si desea cambiar el cliente al que se le
esta aplicando la venta presione esta tecla borre la clave de cliente, presione la flecha
abajo y seleccione uno de la lista.
F10 Pantalla de descuentos: Permite capturar un descuento ya sea por importe o por
porcentaje a toda la operación, esta pantalla requiere de la autorización de un usuario
con permiso de cambiar descuentos en derechos de ventas.
F11 Corte X: Emite el corte parcial, lo muestra en la pantalla y permite imprimirlo en
la impresora de tickets.
F12 Corte Z: Emite un corte total, este solo se puede confirmar si se imprime y una
vez hecho esto el total en caja regresa a cero.
//ING Permite capturar un ingreso de dinero en caja: Permite abrir una ventana
donde es posible capturar un ingreso a caja que no tenga que ver con la venta, por
ejemplo: un saldo inicial en caja o un cobro a un cliente al que se le vendió a crédito.
//EG Permite capturar una salida de dinero a caja: Llama una ventana donde es
posible sacar dinero de la caja por ejemplo para un pago de gasolina o de un retiro de
efectivo cuando se llega a cierto monto.
//DEV Realiza una devolución de mercancía: Permite habilitar la ventana del punto de
venta para realizar una devolución.
//FAC Convierte un ticket en factura: Solicita un numero de ticket si el cliente con el
que se realizo el ticket es el genérico o no tiene R.F.C. entonces aparecerá la ventana
de los datos del cliente al llenarlos creara una factura y la mandara imprimir.
//PDEV Realiza el pago de una devolución: Cuando se efectúa una devolución de
mercancía no se ha efectuado la devolución del importe pagado en la venta, por lo cual
se debe de generar un vale para que el usuario pueda pagar con este otra mercancía.
Al ejecutar esta opción se solicita el numero de devolución a pagar lo cual genera el
vale correspondiente, este vale puede ser aceptado como cualquier otro pago dentro
del punto de venta al indicar el concepto de pago como “DEV” o devolución de venta.
SHIFT + F1 Muestra información del producto: Despliega del lado izquierdo de la
pantalla el archivo de información asociado al producto.
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Reimprimir Ticket: Envía a la impresora el ticket indicado.
Cancelar Ticket: Marca como cancelado un ticket
Pago de comisión a taxistas: Es un ejemplo de cómo se puede modificar la ayuda
para agregar opciones nuevas.
El control de existencia
El punto de venta lleva control de existencia pero no muestra mensajes de error. A
menos que se indique la opción “control de existencia” dentro de las opciones del
punto de venta de la estación de trabajo, con esto el sistema no permitirá la venta sin
existencia.
Si desea información mas detallada del punto de venta consulte el manual del punto de
venta.
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La venta tradicional
En algunas empresas no es necesario vender con tanta velocidad como es el caso del
punto de venta, si no que, por el contrario, es necesario capturar descuentos y plazos
de pago. Para estas situaciones el sistema cuenta con otra ventana, que se llama
‘Asistente de ventas’. Esta se puede activar en la ‘barra de tareas’ en la pestaña de
‘Ventas’ ya sea en el icono de ‘Facturas’ o el de ‘Remisiones’.
Al mostrarse la primera pantalla del asistente podrá indicar si desea efectivamente
realizar una factura o una remisión. Presione la tecla <F5> para avanzar a la siguiente
ventana del asistente (si lo desea, en cualquier momento se puede regresar a la
anterior con <F4>) para pasar en donde se podrá capturar la clave del cliente, la clave
del vendedor -que por defecto es la clave del vendedor asignado al cliente-, el número
de la lista de precios del catálogo de artículos que se empleará por defecto en la venta
y cinco descuentos en cascada aplicables a cada partida de la venta. Al presionar
nuevamente la tecla <F5> podrá capturar el almacén de donde se descontará la
mercancía, la moneda y el tipo de cambio que se utilizará para realizar la venta.
Presione la tecla <F5> de nuevo y verá la ventana de captura de productos.
Aquí podrá capturar los artículos indicando su clave, la cantidad, la lista de precios a
utilizar, su precio, el almacén, el descuento y el impuesto de cada partida. Recuerde
que cualquiera de los datos anteriores puede ser cambiado directamente en la malla de
datos y si desea eliminarlo basta con seleccionar la partida y presionar la tecla <Sup>.
Presione nuevamente la tecla <F5> y estará en la pantalla final donde se el pedirá la
fecha del documento así como la fecha de vencimiento, la dirección de embarque, el
número de pedido del cliente que se está surtiendo y la presentación de la mercancía.
Presione nuevamente la tecla <F5> y comenzará el proceso de cerrado de la venta, en
donde se afectará al inventario y se generará la cuenta por cobrar. Un poco antes de
que comience la impresión de la factura se mostrará un mensaje preguntándole si el
folio del documento es el correcto o si lo desea modificar.
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Cotizaciones y pedidos
El software
MyBusiness POS considera similares a las cotizaciones y a los pedidos
con la diferencia de que las cotizaciones no son tomadas en cuenta para los reportes
de artículos por surtir. Cuando una cotización se comienza a surtir se convierte
automáticamente en pedido.
Para acceder al módulo de pedidos basta con darle un click en la pestaña de ‘Ventas’
de la ‘barra de tareas’ al icono ‘Cotizaciones’ donde se mostrará la ventana del
‘Asistente de Cotizaciones / Pedidos’. Seleccione la opción y presione <F5>. En la
siguiente pantalla se le pedirán los datos del cliente, la clave del vendedor, el número
de la lista de precios que se utilizara en la cotización, y los descuentos en cascada que
serán aplicados. Presione nuevamente <F5> y observará la pantalla que le pide el
almacén de donde se tomará la mercancía cuando se surta y la moneda y el tipo de
cambio con el que se va a realizar la cotización / pedido. Nuevamente pulse <F5> y
podrá capturar los artículos indicando su código, la cantidad, precio de venta
propuesto, el almacén de donde se tomará la mercancía por cada partida y el número
de la lista de precios a manejar. Por supuesto está que la cotización y el pedido no
afectan al inventario. Al oprimir <F5> podrá ahora capturar la fecha de la cotización /
pedido, la fecha de entrega, además de la dirección de embarque. Verifique la casilla
de imprimir el documento y presione nuevamente <F5> con lo que se registrará el
movimiento y obtendrá una impresión del mismo.
A diferencia de las ventas que una vez confirmadas ya no es posible modificarlas para
los pedidos y cotizaciones, mientras no se comiencen a surtir, se pueden modificar en
el ‘Business Manager’ en las carpetas de ‘Pedidos’ y ‘Cotizaciones’.
Surtir una cotización o un pedido
Para surtir una cotización o un pedido es necesario ir al ‘Business Manager’, buscar la
carpeta de cotizaciones o la de pedidos / pedidos parcialmente surtidos e identificar la
operación. Los pedidos antes de ser surtidos deben de ser autorizados por un usuario
con derechos presionando el botón derecho del mouse y seleccionando el menú
autorizar pedido. Después de este paso se selecciona la operación (puede seleccionar
una o varias), se presiona el botón derecho del mouse y se selecciona el menú ‘Surtir
pedido’. De inmediato se desplegará una ventana en donde todos los pedidos que se
van a surtir de un mismo cliente aparecen agrupados debido a que es posible crear
una factura de varios pedidos o varias facturas de un solo pedido. Posteriormente tiene
usted que capturar en el espacio ‘Cantidad a surtir’, la cantidad real de mercancía que
se le va a entregar al cliente, debido a que se pueden surtir cantidades menores a las
solicitadas por el cliente. Una vez realizada la captura se presiona el botón <Aceptar>
con lo que automáticamente se crean tantas ventas como clientes diferentes hubiera
seleccionado para surtir, a través del ‘Asistente de ventas’. En cada ventana observará
que los datos están precargados con los datos del pedido, pero aun así puede usted
hacer los cambios que considere necesarios. Confirme la venta e imprima su factura o
remisión y observe que el pedido dependiendo del caso pudo quedar como cerrado
cuando ya no tiene mas mercancía por surtir o parcialmente surtido cuando algunas de
sus partidas quedaran aun pendientes.
Si cancelara alguna de la facturas generadas, los pedidos regresan a su estado
anterior. También cabe aclarar que un pedido se da por surtido desde el momento en
que se crea la venta, se confirme ésta o no, por lo que si se desea deshacer el
movimiento tiene que borrar la venta pendiente o cancelar la factura o remisión.
MyBusiness POS Guía del Usuario
Cerrar un pedido
Un pedido del cual ya no se va a surtir mercancía se debe cerrar manualmente. Esto
ocurre, por ejemplo, cuando el cliente cancela el pedido y usted ya no desea que
continue apareciendo en sus reportes de artículos por surtir. Para cerrarlo, busque la
carpeta de pedidos o de pedidos parcialmente surtidos en el ‘Business Manager’,
seleccione el pedido, presione el botón derecho del mouse y de un click sobre la opción
‘Cerrar pedido’. Le será solicitado un pequeño comentario de la razón por la cual el
pedido ya no se termino de surtir y esto entrara si el concepto así lo indica a las ventas
perdidas.
MyBusiness POS Guía del Usuario
La cobranza
La cobranza dentro del sistema es bastante sencilla y flexible. Antes se deben de
entender algunos conceptos: para el software
MyBusiness POS los movimientos
de cobranza pueden provenir de una venta, ya sea que se utilice el asistente de ventas
o el punto de venta, o directamente puede ser capturada en la carpeta cobranza del
‘Business Manager’, por ejemplo para la captura de los saldos iniciales. Un movimiento
de cobranza puede contener cargos y abonos lo que determinan el saldo. Por ejemplo,
si usted crea una venta por $10,000.00 se crea un movimiento de cobranza con un
solo cargo por los mismos $10,000.00 y después se le pueden aplicar abonos que
disminuyan el saldo o mas cargos como en el caso de los intereses.
Alta de un nuevo movimiento de cobranza
Para dar de alta un nuevo movimiento de cobranza busque la carpeta
‘Cobranza’ en el ‘Business Manager’. Observe que a su vez esta carpeta se
divide en otras dependiendo de las monedas que haya configurado, en donde
por defecto sólo existe la de la moneda base del sistema. Ingrese un nuevo
registro y le aparecerá una pantalla donde es posible capturar el cliente, el tipo
de documento que dio origen a la cobranza, el tipo de documento asociado (por
ejemplo una factura y su número de referencia), la moneda del movimiento de
cobranza, el tipo de cambio de ser necesario y el importe del documento.
Capture también el cobrador asignado, la fecha de la cobranza y su fecha de
vencimiento.
Presione el botón <Aceptar> y ahora tiene un nuevo movimiento de cobranza.
Así es como puede capturar los saldos iniciales de cada cliente.
Aplicar abonos a la cobranza
Para liquidar una de las cuentas por cobrar capturadas o las que son generadas
por las ventas, diríjase a la ‘barra de tareas’. Una vez ahí busque el icono
‘Cobranza’ en la pestaña ‘Ventas’. Al darle un click se abrirá una ventana que le
pedirá la clave del cliente del cual desea consultar su cobranza, una vez hecho
MyBusiness POS Guía del Usuario
esto presione la tecla <Enter>. Si dejo sin activar la casilla ‘Sólo mostrar
movimientos con saldo’ entonces aparecerá todo el histórico del cliente aunque
ya no tenga saldo. Localice el movimiento que desea liquidar, presione el botón
derecho del mouse y seleccione la opción ‘Nuevo abono’. A continuación
observará una ventana que le pedirá el tipo de documento con el que se está
liquidando el adeudo y su número (p.e. si le pagan con un cheque local coloque
en el dato ‘Documento’ CHL y en ‘Número’ coloque el numero de cheque con el
que le están pagando), indique el importe del pago, los conceptos de cobrador y
el concepto del ingreso, los cuales están dados de alta conforme a los datos del
cliente por lo que si no los tiene que cambiar presione la tecla <F5> y el
movimiento será confirmado. Si dejó la casilla de verificación marcada se
imprimirá un formato que servirá de comprobante.
Modificar, borrar o consultar un abono
Diríjase a la ‘barra de tareas’ en la pestaña ‘Ventas’ y de un click al icono de
‘Cobranza’. Seleccione al cliente y presione <Enter>. Cuando vea la lista de
movimientos de cobranza seleccione uno de ellos, presione el botón derecho del
mouse y de un click sobre el menú ‘Modificar’ y con esto podrá ver la ventana
del movimiento de cobranza en donde podrá, en la pestaña ‘Cargos / Abonos’,
eliminar, modificar o agregar un abono seleccionando uno de la lista. Para los
cargos es la misma situación.
MyBusiness POS Guía del Usuario
Devoluciones
Para el software las devoluciones y las notas de crédito son equivalentes. Las
devoluciones se pueden hacer por mercancía o por conceptos como el descuento por
pronto pago. También es posible devolver mercancía o hacer descuentos con referencia
o no a una venta.
Para poder realizar una devolución es necesario que en la ‘barra de tareas’ en la
pestaña ‘Ventas’ de un click sobre el icono ‘Devoluciones de venta’. Entonces podrá ver
la ventana del ‘Asistente de Devoluciones’. En este momento podrá indicar si quiere
devolver de una factura o de una remisión.
Si se trata de una remisión tendrá que indicar el nombre de la estación que generó la
remisión y en el dato siguiente el numero de la remisión (no olvide que el consecutivo
de remisiones es por estación de trabajo o caja).
Si desea devolver de una factura sólo tiene que indicar el numero de la misma.
Presione la tecla <F5> y podrá seleccionar al cliente (note que estos datos ya están
llenos si es que eligió devolver de una remisión o de una factura).
Presione nuevamente <F5> y ahora notara que también el almacén y la moneda del
documento ya están llenos. Nuevamente oprima <F5> y de un click sobre la leyenda
‘Recuperar partidas de venta’ con lo que traerá los productos junto con sus precios o
descuentos que se hubieran aplicado en la venta origen.
Borre las partidas que no se van a devolver o cambie las cantidades en la malla de
datos, de acuerdo a la devolución, presione <F5>, indique la fecha del movimiento de
devolución, nuevamente <F5> y con esto la devolución afectará al inventario y
generará un movimiento de abono a la cuenta por cobrar de la factura o remisión
seleccionada.
MyBusiness POS Guía del Usuario
Descuentos sin devolver mercancía
En muchos casos es necesario realizar notas de crédito por descuentos, como el
descuento por pronto pago. Para realizar este tipo de operación es necesario que siga
los pasos del párrafo anterior hasta el punto en donde recupera las partidas de la
venta. Observe que abajo de la malla de datos de los productos se indica si éstos van a
afectar al inventario. Por omisión la partida indica que sí se afecta. Para cambiar este
estado presione un doble click sobre el renglón correspondiente. Ahora el proceso es
calcular el importe para que coincida, por ejemplo, con un 5% de descuento alterando
el precio del artículo. La finalidad de esto es llevar un control estricto de la utilidad de
cada uno de los artículos, ya que si simplemente se realiza la nota de crédito por un
concepto genérico es imposible determinar el descuento por artículo, lo que arrojaría
resultados erróneos en el importe de la venta y la utilidad por artículo.
MyBusiness POS Guía del Usuario
Compras
El proceso de captura de una compra es análogo al proceso de ventas, con las
diferencias lógicas de afectación al inventario y que crea cuentas por pagar en un
control semejante al de las cuentas por cobrar.
Tipos de proveedores
Los tipos de proveedores es una clasificación o agrupamiento de sus proveedores. Para
ingresar su captura abra el ‘Business Manager’ y busque la carpeta ‘Tipos de
proveedores’ en la carpeta ‘Proveedores’ e ingrese los que considere necesarios.
Proveedores
Para capturar sus proveedores busque en la ‘barra de tareas’, pestaña ‘Compras’, click
sobre icono de ‘Proveedores’. Al aparecer la ventana de proveedores notará que el
sistema de forma automática genera un clave numérica consecutiva. Aunque la que
puede utilizar, recomendamos preferentemente que escriba una clave que le recuerde
el nombre del proveedor. Por ejemplo, si su proveedor es Laboratorios La Central, S.
A. de C. V. una clave cómoda de aprender sería “CENTRAL”. Al presionar <Enter> o la
tecla de tabulador sobre este dato se posicionará a continuación en el dato ‘Nombre o
razón social’ en donde se debe de indicar la razón social completa del cliente sin
abreviaciones hasta donde sea posible, ya que sólo dispone de 100 caracteres. Capture
los datos generales del proveedor y de un click sobre la pestaña ‘Crédito descuento e
Internet’. Aquí podrá capturar el nombre del contacto, los días de crédito y el límite de
crédito del proveedor, cinco descuentos en cascada y la dirección de correo electrónico
de este proveedor. Al final presione el botón ‘Guardar’, lo que salvará los datos y
colocará el cursor en el dato de ‘Clave del proveedor’ con lo que podrá modificar o dar
de alta otro proveedor. Para dar de baja un registro tiene que hacerlo desde el
‘Business Manager’ en la carpeta ‘Proveedores’.
Compras directas
MyBusiness POS Guía del Usuario
Para acceder al módulo de compras en la ‘barra de tareas’, pestaña ‘Compras’, de un
click en el icono ‘Compras’. Le aparecerá el ‘Asistente de Compras’. En la primera vista
no tiene nada que hacer con excepción de leer unas indicaciones. Presione <F5>. Se le
pide la clave del proveedor y el número de factura del documento que ampara la
compra (aunque si no se posee la factura se debe de capturar el número de remisión).
Es importante notar que no se puede capturar el mismo número de factura o de
remisión para el mismo proveedor mas de una vez. El porcentaje de descuento a
aplicar a cada partida de la compra es el cálculo del descuento real aplicado si es que
capturaron los cinco descuentos en cascada del proveedor. Presione <F5>, capture el
almacén en donde será entregada la mercancía, indique la moneda y el tipo de cambio,
presione <F5> y capture las partidas de la compra indicando los códigos de los
artículos así como las cantidades y costo. Una vez capturados sus artículos verifique
que el total de la compra coincida con el total marcado en el asistente de compras; si
no es así entonces significa que existe un error en la captura y debe de corregirlo.
En caso normal, presione <F5> y ahora podrá capturar la fecha del documento y su
vencimiento. Marque el dato ‘Imprimir el movimiento’ y presione un último <F5> para
confirmar la venta, afectando el inventario y las cuentas por pagar.
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Ordenes de compra
El software
MyBusiness POS
opera las requisiciones y las ordenes de compra
similarmente, sólo que las requisiciones no son tomadas en cuenta para los reportes
de artículos por recibir. Además, cuando la requisición se comienza a recibir se
convierte automáticamente en orden de compra.
Para acceder al módulo de ordenes de compra basta con darle un clic, en la pestaña de
‘Compras’ de la ‘barra de tareas’, al icono ‘Ordenes de compra’ donde se mostrará la
ventana del ‘Asistente de Requisiciones / Ordenes de Compra’. Seleccione la operación
que desea realizar. Presione la tecla <F5>, se le pedirán los datos del proveedor y el
descuento que será aplicado. Presione nuevamente <F5> y se le pedirá que indique el
almacén a donde nos entregarán la mercancía. Una vez que comience a ser recibido,
indique también la moneda y el tipo de cambio con el que se va a realizar la requisición
o la orden de compra. Nuevamente <F5> y podrá capturar los artículos indicando su
código, la cantidad, el costo propuesto, el almacén donde se entregará la mercancía.
Obviamente tanto la requisición como la orden de compra no afectan al inventario.
Presione <F5> para registrar los gastos que se generan por causa de esta orden de
compra (como son gastos de importación u otros). Dispone de hasta 10 gastos
adicionales por cada orden de compra. Indique la clave del proveedor (por ejemplo el
agente aduanero), el importe en moneda base y el documento origen que puede ser
una factura. Si presiona el botón que aparece en el renglón capturado se generaría una
cuenta por pagar para este proveedor. Presione <F5> y podrá capturar la fecha de la
requisición o la orden de compra, así como la fecha de entrega. Verifique la casilla
‘Imprimir el documento’ y presione nuevamente <F5> con lo cual se registrará el
movimiento y obtendrá una impresión del mismo.
A diferencia de las compras que una vez confirmadas ya no es posible modificarlas,
para las ordenes de compra y requisiciones mientras no se comiencen a recibir se
pueden modificar en el ‘Business Manager’ en la carpeta ‘Ordenes de compra’.
Surtir una requisición o una orden de compra
MyBusiness POS Guía del Usuario
Para surtir una requisición o una orden de compra es necesario ir al ‘Business
Manager’, buscar la carpeta de ‘Ordenes de Compra’ o la de ‘Ordenes de compra
parcialmente recibidas’, identificar la(s) orden(es) del proveedor, seleccionar las
ordenes de compra que desee recibir, presionar el botón derecho del mouse y
seleccionar la opción ‘Recibir orden’. Le será mostrada una ventana en donde los
artículos serán organizados por proveedor debido a que es posible crear una compra
de varias ordenes de compra o varias compras de una sola orden de compra. En esta
ventana sólo tiene que capturar en el espacio ‘Cantidad a recibir’ la cantidad real de
mercancía que se le va a recibir al proveedor, ya que se pueden recibir cantidades
menores a las solicitadas. Una vez realizada la captura se presiona el botón ‘Aceptar’.
A continuación aparecerán tantas ventanas del ‘Asistente de Compras’ como
proveedores diferentes hubiera seleccionado para recibir. En cada ventana podrá
observar que los datos están precargados con los datos de la orden de compra, pero
aun puede hacer los cambios que considere necesarios. Confirme la compra y observe
que la orden de compra dependiendo del caso pudo quedar como cerrada cuando ya
no tiene mas mercancía por recibir o parcialmente surtida cuando algunas de sus
partidas estén aun pendientes.
Si cancela la compra o compras generadas las ordenes de compra regresan a su
estado anterior, también cabe aclarar que una orden de compra se da por recibida
desde el momento en que se crea la compra se confirme ésta o no, por lo que si desea
deshacer el movimiento tiene que borrar la compra pendiente o cancelar la compra.
Cerrar una orden de compra
Al igual que con los pedidos, cuando por alguna razón de una orden de compra ya no
se desea recibir mercancía y ya no quiere que aparezca en sus reportes de artículos
por recibir, puede cerrarla, aunque la orden de compra no esté completamente
recibida, para lo cual debe de ir al ‘Business Manager’, buscar la carpeta de ‘Ordenes
de Compra’ o de ‘Ordenes de compra parcialmente recibidas’, seleccionar la orden a
cerrar y con el botón derecho del mouse ejecutar la opción ‘Cerrar orden de compra’.
MyBusiness POS Guía del Usuario
Devoluciones de compra
A diferencia de las devoluciones de venta, las devoluciones de compra son menos
estrictas ya que permiten devolver mercancía, aun si ésta no se encuentra contenida
dentro de la compra indicada. El proceso es igual al de la compra. Para acceder a este
módulo en la ‘barra de tareas’ seleccione la pestaña ‘Compras’ y de un click en el icono
‘Devoluciones de Compra’. En la primera pantalla indique el número de compra del cual
desea hacer la devolución y presione <F5>. Si anotó un número de compra en la
pantalla anterior y la siguiente visualizará los datos de la compra. Presione dos veces
<F5>. En la pantalla de partidas, a diferencia de las ventas, no es posible recuperar la
partidas origen de las compras y tendrán que ser tecleadas directamente. Si desea
saber cuáles son éstas presione un doble click y aparecerá una ventana mostrando una
malla de datos en donde podrá seleccionar el producto a devolver. Indique la cantidad
y el costo a devolver; una vez indicados todos los productos requeridos, presione
<F5>, indique la fecha, marque la opción de impresión y finalice la devolución con
<F5>.
Cuentas por pagar
El módulo de cuentas por pagar permite llevar un control de los saldos que tenemos
con los proveedores. Para acceder a este módulo busque la ‘barra de tareas’, después
la pestaña ‘Compras’ y de un click sobre el icono ‘Cuentas por pagar’. Indique la clave
del proveedor del cual desea consultar su estado de cuenta y presione <Enter>. Aquí
puede dar de alta, modificar, eliminar o simplemente consultar alguno de los
movimientos de cuenta por pagar ya sean generados por una compra o capturado por
usted mismo, además de que puede aplicar abonos a los movimientos de cuentas por
pagar seleccionados en la malla de datos. Para poder realizar estas operaciones
seleccione un renglón en la malla de datos, presione el botón derecho del mouse y
seleccione la opción correspondiente.
Saldo inicial de proveedores
MyBusiness POS Guía del Usuario
Para capturar el saldo inicial siga los pasos indicados en el párrafo cuentas por pagar y
seleccione la opción ‘Nuevo’ del menú del botón derecho. Indique la clave del
proveedor y en ‘Tipo de documento’ teclee el concepto, por ejemplo COM que es la
clave de compras y su número. Indique la moneda y el tipo de cambio de este
movimiento, el importe, la fecha del documento y la fecha de vencimiento. Presione
‘Aceptar’ con lo que el movimiento será guardado y de forma automática será creado
un cargo para este movimiento por el importe indicado.
Abonos a las cuentas por pagar
Aunque contablemente se debe de pronunciar de manera inversa o sea que los cargos
reducen el saldo con el proveedor y los abonos lo aumentan, en el sistema nos
referiremos a éstos de modo igual que en el módulo de cobranza, en donde los cargos
aumentan al saldo y los abonos los disminuyen, ya que la experiencia nos dice que de
la primera forma se puede confundir al usuario provocando errores operativos. Para
aplicar un abono a una cuenta por pagar siga los pasos del párrafo cuentas por cobrar.
En la pantalla de abonos indique el proveedor aunque el sistema ya coloca la clave del
proveedor de la cuenta por pagar, indique el documento con el que se está pagando el
saldo, por ejemplo “CHL” que indica un cheque local. Capture su número y el importe
de pago en donde normalmente el sistema coloca el saldo del documento. Si el pago es
menor al saldo indíquelo. Finalmente, presione ‘Aceptar’ y el pago estará aplicado.
Operaciones de control de efectivo
Hasta este momento se han visto las operaciones básicas del software
POS
MyBusiness
pero además de éstas existen una gran cantidad de opciones adicionales que
pueden ayudarlo en el control de las operaciones, entre ellas se encuentran los cortes
parciales y totales de caja (que nosotros llamamos corte X y Z como una añoranza a
aquellas viejas cajas registradoras), el control de los gastos y el de presupuestos, así
como de fondos especiales como el de la caja chica.
Los cortes X y Z
El software genera dos tipos de corte uno parcial llamado X y uno total llamado Z.
Ambos muestran un resumen de las operaciones diarias, como es el pago a
proveedores, ventas, crédito, devoluciones y el saldo que debe de quedar en caja. La
diferencia es que en el corte X su folio se inicia en uno siempre que se saca un corte Z
y donde el folio de los cortes totales nunca regresa a uno. Por eso se dice que puede
haber 10 cortes X para un corte Z pero sólo un corte Z por día. Estos cortes se pueden
imprimir presionando la tecla F11(X), F12(Z) en el ‘Punto de venta’ o en el ‘Asistente
de Ventas’.
El control de gastos
Si usted va a la carpeta de egresos en el ‘Business Manager’, observará que puede dar
de alta un gasto por medio de la ventana que vio en cuentas por pagar. Lo que tiene
que hacer es simplemente dejar el dato ‘Proveedor’ en blanco, capturando el importe
y el documento con el que va a realizar su gasto. En el dato ‘Concepto de pago’ utilice
alguno de los que tiene en la lista, pero puede dar de alta también los que sean
necesarios en las carpeta ‘Configuración’ – ‘Conceptos de egresos’.
El control de presupuestos
MyBusiness POS Guía del Usuario
Cuando se asigna una cierta cantidad de dinero a un rubro determinado le llamamos
presupuesto y una variante de esto es la caja chica. Para controlarlo sólo tiene que dar
de alta un concepto de egreso con la opción de presupuesto activada.
Cuando realice un gasto a un concepto de egreso considerado como presupuesto, se
realiza un reembolso a este concepto. Ya habrá notado que para cada concepto que
creó que fuera del tipo presupuesto se creó una carpeta en el ‘Business Manager’ con
el nombre del concepto. Si da un click observará los movimientos de gasto como
reembolsos creados desde el gasto del que se habló hace un momento. Ahora bien, si
desea disminuir el saldo de este movimiento, ingrese un movimiento en esta carpeta.
Observará una ventana donde podrá capturar una salida de dinero de forma semejante
a como lo hace con los vales azules de caja chica. Se tienen que indicar la clave del
usuario que esta aceptando el vale (éste de ser alguno de los que están dados de alta
en el catálogo de usuarios del sistema), el importe del vale y por último el concepto del
gasto. Si los que trae el sistema no le son suficientes se pueden ingresar mas en el
catálogo de conceptos de gastos de la carpeta de ‘Configuracion’.
El control de la caja chica
Como habrá notado en el párrafo de el control de presupuestos
el software
MyBusiness POS es capaz controlar los fondos revolventes. Para poder realizar
este proceso basta con crear un pago como se explicó en el control de gastos, en
donde se pueden capturar el reembolso de la caja y después repartir ese dinero en
pagos mas pequeños como se explicó en el control de presupuestos. Existen una
buena cantidad de reportes que permiten controlar los gastos por usuario o para
realizar arqueos. Le sugerimos revisarlos.
MyBusiness POS Guía del Usuario
Los periodos de trabajo
Habrá notado que al entrar al sistema se le solicita el periodo de trabajo o sea el mes y
el año sobre el que se desea trabajar. El sistema sugiere el mes y el año actuales
según la fecha de la máquina. Esto es importante ya que todas las operaciones del
sistema utilizan el periodo de trabajo como referencia y no la fecha de la máquina
como pudiera suponerse. La razón de esto es evitar que algunos usuarios pudieran
capturar movimientos fuera del periodo establecido, con la finalidad de que los datos
ya reportados de meses anteriores no varíen por capturar de movimientos fuera de
fecha. Si desea evitar esto puede decidir qué usuarios tienen permiso de trabar fuera
de un periodo de trabajo determinado.
Cambiar el periodo de trabajo y el periodo activo
Existen dos conceptos que para un usuario que comienza a usar el programa resulta
confuso uno es el del periodo de trabajo y otro es el periodo activo, el periodo de
trabajo indica un mes y un año sobre el que estamos trabajando en el software en este
momento y el periodo activo que indica a cual periodo de trabajo tienen que entrar
forzosamente todos los usuarios. Cada vez que un usuario con derechos entra al
sistema y crea un periodo nuevo por ejemplo al principio de cada mes lo establece
como periodo activo para el resto de los usuarios, pero si no desea que así puede
Abrir el ‘Business Manager’ e ir a la carpeta periodos de trabajo seleccione el periodo
deseado y si lo que desea es simplemente cambiar el periodo de trabajo presione el
botón derecho del mouse y seleccione el menú establecer como periodo de trabajo, o
si desea establecer el periodo activo o sea el que deben de utilizar el resto de los
usuarios realice los mismos pasos y seleccione el menú establecer como periodo
activo. Aquí también es posible dar de alta nuevos periodos o borrar alguno creado con
anterioridad.
MyBusiness POS Guía del Usuario
La operación administrativa
Hasta este momento hemos visto la parte operativa del sistema, esto es, las partes
necesarias para llevar un buen control del sistema, pero hemos dejado para este
momento la parte administrativa del propio software como es el control de usuarios, la
configuración de las estaciones de trabajo y la modificación de formatos impresos.
Los usuarios
Para dar de alta los usuarios del software tenemos que ir a la carpeta ‘Usuarios’ en
‘Configuración‘ dentro del ‘Business Manager’. Ahí podrá ver por lo menos uno que es
SUP o súper usuario, el cual se crea cada vez que se instala el sistema. Ingrese un
usuario nuevo. En la ventana que se le muestra le serán solicitados los siguientes
datos: la clave del usuario, su nombre, una clave de acceso o password, su puesto y la
posibilidad de ingresar la ruta de un archivo con la foto del usuario. Capture los datos
que considere necesarios.
Alta para los usuarios
El software
MyBusiness POS es sumamente estricto en cuestión del manejo de
usuarios. El password en esta ventana esta encriptado, así que aunque se pueda tener
acceso a la base de datos (que de por sí ya tiene su propio password) debe de tener
cuidado de no olvidar sus claves ya que de lo contrario resultaría casi imposible
recuperarlas.
Permisos para los usuarios
Los permisos en el ‘Business Manager’ son en varios niveles. El nivel general se
establece en el mismo momento en que se da de alta al usuario. Abra el usuario “SUP”
o supervisor. Notará que existe una casilla de verificación con la leyenda Supervisor. Si
está activada este usuario tendrá los derechos de configuración, lo cual le permite
alterar los parámetros mas delicados del sistema.
Permisos para reportes y procedimientos
MyBusiness POS Guía del Usuario
El software
MyBusiness POS
permite definir a qué reportes, gráficos y
procedimientos de usuario podrá tener acceso desde el menú reportes de la ‘barra de
tareas’. Recién instalado el sistema, el usuario SUP ya tiene derecho a todos los
reportes, pero si entra al sistema con algún otro usuario notará que no tiene acceso a
ningún reporte. Es posible hacer las asignaciones de dos maneras: 1) Abriendo la
ventana del usuario como si se quisiese modificar alguno de sus datos, dar un click
sobre la pestaña “Reportes y procedimientos” , después abra una ventana del
‘Business Manager’ y busque la carpeta ‘Reportes’ o ‘Gráficos’, seleccione un elemento
y arrástrelo con el mouse a la zona de la malla de datos del usuario, suéltelo y con
esto habrá asignado el reporte y 2) Un proceso alternativo es seleccionar al usuario al
que se le van a asignar sus reportes, presionar el botón derecho del mouse y
seleccionar el menú ‘Asignar todos los reportes’, con lo cual se dará derecho a este
usuario sobre todos los reportes y gráficos que hasta este momento se encuentren en
el sistema.
Quitar el derecho de un reporte previamente asignado
Si por alguna razón desea quitarle el acceso a un usuario de un reporte que
previamente fue asignado, abra la ventana del usuario como si quisiera modificar
alguno de sus datos, de un click sobre la pestaña “Reportes y procedimientos”,
seleccione el reporte que desea quitar de la malla de datos y presione la tecla <Supr>.
Derechos generales
Dentro de la misma ventana del usuario existe una pestaña con la leyenda “Derechos
generales”, en donde se pueden asignar los siguientes derechos: “Manejo de periodos
contables”, que permite al usuario crear periodos de trabajo; “Autorizar pedidos” que,
como se vio en la sección pedidos, es un proceso necesario para antes de surtir un
pedido; “Captura con fecha fuera del periodo de trabajo”, permite al usuario capturar
movimientos del sistema con fechas fuera del periodo de trabajo.
Derechos del ‘Business Manager’
Es posible definir cuáles son las carpetas del ‘Business Manager’ a las que el usuario
puede acceder además de las opciones que podrá activar en cada carpeta. Por
ejemplo, podemos decir que un usuario puede únicamente acceder a la carpeta
‘Artículos’, pero que únicamente puede dar de alta artículos y modificarlos pero no
borrarlos. Para conseguir esto necesita seleccionar al usuario, presionar el botón
derecho del mouse y seleccionar el menú ‘Derechos del Business Manager’.
En unos instantes aparecerá una ventana donde aparecen todas las carpetas del
‘Business Manager’ con un icono en forma de llave que indica cuáles carpetas están
activadas o no. Seleccione cualquier carpeta y presione el botón derecho del mouse y
escoja la opción ‘Desactivar’ o ‘Activar’, según sea el caso. Con esto inhabilitara o
habilitará para este usuario la carpeta completa, lo que la hará invisible para este
usuario. También notará que los diferentes menús disponibles en esa carpeta aparecen
del lado derecho, también pueden ser activados o desactivado usando los mismo pasos
para activar o desactivar la carpeta. Los cambios en los derechos se harán notorios
hasta que el usuario inicie una nueva sesión del sistema.
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Derechos en la barra de tareas
Si presiona el botón derecho del mouse encima de un usuario en el ‘Business Manager’
puede seleccionar la opción ‘Derechos de la barra de tareas’. Visualizará una ventana
que muestra una copia de la ‘barra de tareas’. Presione alguno de los iconos y se
mostrara un menú en donde podrá seleccionar si desea activar o desactivar la opción
para este usuario. La próxima vez que el usuario entre notará que los accesos directos
inactivos se mostrarán con la figura de un sobre de seguridad y que no es posible
ejecutarlos.
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Derechos de ventas
Usted puede definir algunos derechos especiales que tienen que ver con el procesos de
la venta, los cuales son: ‘Cambiar precio de venta’: si desactiva esta opción no le será
posible al usuario cambiar los precios en el ‘Asistente de Ventas’, ni el ‘Punto de
Venta’. Si algún usuario sin derecho de cambiar el precio intenta hacerlo en el punto
de venta, le será solicitada una autorización de un usuario con este derecho. ‘Cambiar
almacén’: permite que en el ‘Punto de Venta’ se pueda indicar el almacén del cual será
descontada la existencia, ‘Alta baja del vendedor’: permite que en el ‘Punto de Venta’
se pueda dar de alta, baja o modificar un vendedor o agente de ventas. ‘Cambiar
descuento’: esta opción habilita el dato descuento(s) del ‘Asistente de Ventas’ para su
captura. ‘Vender sin existencia’: aplica al ‘Asistente de Ventas’ y permite al usuario
vender aun si la cantidad capturada supera a la existencia, si esta opción está activada
recibirá un mensaje de advertencia, pero se le permitirá continuar. ‘Alta baja de
clientes’: permite desde el ‘Punto de Venta’ o en el ‘Asistente de Ventas’ dar de alta,
modificar o borrar clientes del catálogo. ‘Alta de vendedor’: permite en el ‘Asistente de
Ventas’ dar de alta, modificar, o borrar a los vendedores o agentes. ‘Alta de almacén’:
permite dar de alta o modificar un almacén en el ‘Asistente de Ventas’. ‘Alta de
moneda’: permite dar de alta o modificar una moneda del sistema en el ‘Asistente de
Ventas’. ‘Alta baja de artículo’: permite dar de alta, modificar o borrar un artículo en el
‘Punto de Venta’ o el ‘Asistente de Ventas’. ‘Cancelar venta’: permite eliminar una
venta desde el ‘Asistente de Ventas’ o cancelarla si ésta ya fue confirmada. ‘Devolver
mercancía’: esta opción permite recuperar una venta de otra cancelada en el ‘Asistente
de Ventas’. ‘Corte X y Corte Z’: permite obtener los cortes de flujo de caja desde el
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‘Punto de Venta’ o en el ‘Asistente de Ventas’. ‘Devolver en el punto de venta’ permite
devolver directamente sobre la pantalla del ‘Punto de Venta’.
El último derecho “Cambio de precios en búsqueda de artículos”, permite cambiar el
precio del articulo directamente desde la pantalla de búsqueda de artículos, al
presionar <ENTER> en la columna Artículo de la misma vista.
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La estación de trabajo
Habrá notado que al entrar al sistema inmediatamente después de pedirle su nombre
de usuario y password existe un dato llamado ‘Estación de trabajo’. Este dato es
importante ya que con ese nombre de estación se definen algunos parámetros
adicionales, por ejemplo la definición de la impresora que va a imprimir las facturas, o
cuál es la moneda por defecto que se utilizará en todo el sistema, de suerte tal que se
puede destinar una estación a facturar en dólares o a que tome su mercancía siempre
del almacén 2, etc.
Para configurar la ‘Estación de trabajo’ o para dar de alta mas estaciones es necesario
buscar la carpeta ‘Estaciones’ que se encuentra a su vez en la carpeta ‘Configuración’
en el ‘Business Manager’. De un doble click sobre cualquier estación en el catálogo. Al
instalarse existe la llamada “ESTACION01”. Los datos que puede observar son: el
‘Almacén por defecto’, la ‘Moneda por defecto’ y el ‘Tipo de venta por omisión’. En caso
de no indicar el tipo de venta se utilizará la indicada aquí. El ‘Puerto de marcado’ es
una opción solo útil en instalaciones donde sea necesario indicar manualmente en qué
puerto escucha el módem (en la mayor parte de los casos esta opción ya no es útil).
En el dato ‘Dígito del conmutador’ debe de indicar el número con el que da línea
externa el conmutador. ‘Partidas por factura’ es utilizado por el ‘Punto de Venta’ para
cuando un ticket es convertido en factura, ya que si el ticket es demasiado extenso
entonces se crean varias facturas con el máximo de partidas indicados aquí.
Luego de esto se encuentran una serie de casillas de verificación, las cuales son:
‘Activar el lector de código de barras en ventas’: habilita la captura rápida de
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productos en el ‘Asistente de Ventas’, especial para trabajar con lector de código de
arras.
Las opciones ‘Pago en remisiones y facturas’ permiten visualizar una ventana de pago
sólo en el ‘Asistente de Ventas’.
‘Venta rápida’ hace que el ‘Asistente de Ventas’ sólo pida los artículos y no pase por el
resto de las pantallas lo cual es útil, por ejemplo, en una venta de mostrador en donde
se requiere un poco mas de versatilidad que el ‘Punto de Venta’.
‘Compra rápida’ es equivalente al punto anterior pero aplica al ‘Asistente de Compras’.
‘Dividir cobranza en enganche y pagos en ventas’ permite que al terminar la venta se
puedan dividir el monto de la venta en una serie de pagos periódicos ya sea
semanales, quincenales o mensuales, esto solo esta activo en el asistente de ventas,
es útil para aquellas empresas que vendan productos a plazos.
El proceso de ‘Captura de múltiples vencimientos en compras’ abre una ventana al
finalizar la compra que permite capturar mas de un vencimiento. Esto permite dividir el
pago al proveedor hasta en seis pagos cada uno con su respectiva fecha de
vencimiento.
‘Afectar al inventario en línea’ Esta opción hace que los procesos de venta afecten al
inventario de forma automática, esta es la opción por defecto, pero esto consume algo
de tiempo que aunque insignificante puede ser molesto en situaciones donse se
requiera gran velocidad en la operación, como seria el caso de un centro comercial,
para esto se puede desactivar esta casilla y activar la siguiente, ‘Activar monitor del
sistema’ esta opción afecta al inventario una vez cada 30 segundos, lo que provoca
mayor rapidez en el punto de venta, esta opción no se debe de usar si maneja
artículos con serie.
‘Incluir apartados por venta en disponibilidad’
Esta opción hace un recuento de las ventas que estén pendientes en este momento de
un articulo y lo disminuye de la existencia, con lo cual se asegura de no poder vender
un producto que ya ha sido apartado por otro cliente en otro punto de venta.
‘Incluir pedidos de clientes en disponibilidad’
Al igual que la anterior disminuye el disponible tomando en cuenta los productos que
se encuentran pendientes por surtir.
‘Requiere autorización de pedidos’
Al activar esta opción será necesario que un usuario con derecho de autorizar pedidos
lo haga al momento de querer surtir un pedido.
‘Requiere sincronización de procedimientos’
Con esta opción se indica que esta estación de trabajo, correrá los Scripts del sistema
desde su disco y no desde el servidor, aumentando el desempeño en la conexión, esta
opción es importante, para los usuarios que usen Internet.
‘Conectar con sucursales a la entrada del sistema’
Esta opción le dice al sistema que busque todas las sucursales que están en Internet al
entrada del sistema para poder conectarse a sus bases de datos y sacar reportes de
esa sucursal además de otros procesos, si por alguna razón una sucursal no se conecto
en Internet al principio puede usar la opción de la barra de tareas en utilerías
‘Reconectar con sucursales’.
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‘Busqueda de artículos con gráficos’ permite ver la imagen de los productos cuando se
activa la ventana de búsqueda de productos.
En la pestaña Impresoras se define cuales impresoras instaladas se usará para
imprimir algún documento y cuántos tantos se imprimirán, esto es posible definirlo
para remisiones, notas de crédito y facturas.
Dentro de la pestaña telefonía del punto de venta, indicamos el digito que usa el
conmutador para dar línea externa, esto es importante si se usa la opción de marcado
automático del módulo de telemercadeo.
Se debe de indicar el protocolo que usa el MODEM para el identificador de llamadas y
el puerto donde esta conectado, el puerto lo puede ver desde el panel de control
MODEMS, y el protocolo puede probar cada uno, si el led del modulo de telemercadeo
se pone en verde es que selecciono el correcto, pero cabe aclarar que en pruebas
hechas en la ciudad de México, solo el protocolo CID=1 funciona de forma correcta.
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Opciones especiales del punto de venta
‘Cobrar en punto de venta’ permite que antes de finalizar la venta en el ‘Punto de
Venta’ le sea solicitado el pago al cliente, de otro modo solo vera un mensaje
solicitando cerrar la venta, esto permite tener una serie de estaciones para venta y
una que únicamente cobre ya que puede recuperar las ventas de las otras estaciones
con la Tecla F8 desde el punto de venta.
‘Suma de unidades en punto de venta’
Muestra un campo que al igual que el total de la venta muestra el total en unidades
vendidas útil en negocios donde se venda el mismo tipo de mercancía.
‘Recuperar ventas por estación’
Esta opción inhabilita a la estación de trabajo para poder traer ventas en el punto de
venta que no hubiesen sido hechas por la misma estación.
‘Controlar existencia en punto de venta’
Con esta opción no se le permite vender al usuario si no se dispone de existencia
‘Captura de intereses en punto de venta’
Permite capturar un interés al momento de cobrar la venta en forma de porcentaje
cuando se vende a crédito desde el punto de venta.
‘Incrementos rápidos en facturas y punto de venta’
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Permite que cuando se presione la tecla “+” aumente en uno la cantidad del ultimo
producto capturado o al presionar “-“ disminuya en uno.
‘Activar redondeo en punto de venta’
Permite que únicamente al total de la venta le sea aplicado un redondeo de acuerdo a
las posiciones decimales indicadas en el campo siguiente, con esto por ejemplo se
puede evitar el tener que dar cambio en monedas de cincuenta centavos.
‘Precios de venta por cantidad vendida’ activa una opción para el ‘Punto de Venta’
donde la lista de precios que se utilizará depende del dato ‘Cantidad’ del catálogo
productos (por ejemplo, si en su lista de precios definió un artículo con un precio de
como lista base y de 8 si se llegan a comprar 20, la reducción en precio lo hace
forma automática el ‘Punto de Venta).
en
de
10
de
‘Ventana de selección de precios en punto de venta’
Con esta opción activa en el punto de venta se mostrara una ventana con los
diferentes precios que tiene el producto para que el usuario seleccione alguno.
‘Mostrar imagen del producto’
Esta opción muestra la imagen cargada en el catálogo de productos dentro del punto
de venta.
‘Mostrar información del producto’
Al igual que en la casilla anterior con esta opción es posible mostrar el archivo adjunto
del catálogo de productos en el campo información, esta opción es muy interesante ya
que permite poder mostrar cualquier tipo de archivo dentro del punto de venta, como
puede ser imágenes, video, documentos PDF, Word, Excel etc, páginas web,
presentaciones de Power Point, y prácticamente cualquier cosa que pueda abrir
Windows, por ejemplo se pueden mostrar documentos técnicos o promociones en
forma gráfica de los productos que se estan vendiendo.
‘Presentar información del producto solo por solicitud del usuario’
Esta opción evita que se muestre el archivo adjunto como información al producto
inmediatamente después de aceptar el producto, si no que espera hasta que el usuario
presione las teclas <SHIT> + <F1>.
‘Activar punto de venta al entrar al sistema’
Con esta opción activada al iniciar el sistema se activa de forma automática el punto
de venta.
‘Forzar solicitud de clave de cliente en punto de venta’
Con esta opción es necesario indicar la clave de un cliente existente en el catálogo
para poder iniciar el proceso de venta.
‘Forzar solicitud de clave de vendedor’
Obliga a que se capture el dato del vendedor en el punto de venta antes de cualquier
operación.
‘El precio de venta del cliente tiene preferencia sobre el volumen de venta’
Esta opción es útil cuando se quiere dar a algún cliente el precio pactado sin importar
el volumen comprado, por ejemplo si el precio pactado con el cliente es de $100 pero
por volumen su precio debería de ser de $110, el sistema toma de forma forzosa el
precio de $100.
‘El precio de la presentación tiene preferencia sobre el volumen de venta’
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Esto quiere decir que si se ha capturado un precio de venta para cada presentación
este tendrá preferencia sobre el volumen vendido o indicado en los precios de venta
del producto.
‘Manejo de cobranza en el punto de venta’
Si esta opción esta activa se podrá dejar a crédito las ventas desde el punto de venta.
‘Crear duplicados de operaciones de venta’
Con esto cada vez que se realice una venta se guardará un respaldo en tablas
secundarias de la base de datos de cada venta realizada, las tablas se pueden utilizar
para recuperar perdidas o daños en las tablas maestras al momento de obtener un
corte X e indicar que si se desea verificar las tablas de las bases de datos.
‘Una sola venta pendiente por cliente’
Con esta opción cada vez que cambiemos de cliente en el punto de venta, se mostrará
la última venta pendiente que tenía.
‘Captura del dato comodín’
El dato comodín es un campo de texto que puede ser usado para diferentes cosas, si
esta opción está marcada aparecerá exactamente arriba del total de la venta.
‘Leyenda del dato comodín’
Es el texto descriptivo del dato comodín.
‘Captura del dato comodín obligatorio’
Con esto es imposible comenzar a capturar productos hasta que no se coloque algo
dentro del campo comodín.
‘Acepta pagos parciales en punto de venta’
Permite aceptar pagos aunque la venta no este completa, este tipo de ventas se
quedan pendientes pero se les puede ir abonando y al final indicar en la pantalla de
cobro del punto de venta que la cuenta esta cerrada.
‘Incrementa la cuenta de los servicios por minuto’
Si se marca esta opción aquellos productos que sean servicios y que se encuentren
dentro de la venta se incrementaran duplicando su precio cada ves que pase el tiempo
indicado en el campo ‘numero de minutos para el incremento’, esto es útil para
aquellos lugares donde se cobre por hora o por día.
‘Incluir columna de descuento’
Esto hace que sea visible la columna descuento en la pantalla de punto de venta y si el
usuario tiene permiso poder editarla para indicar descuentos partida a partida.
‘Incluir columna de presentación’
Muestra la columna presentación en la pantalla de punto de venta.
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Dispositivos y hardware de punto de venta
Dentro de la estación de trabajo también es posible indicar los dispositivos o hardware
conectado con el sistema.
El primer dispositivo que se puede configurar es la impresora de tickets. Cabe aclarar
que MyBusiness POS no requiere del driver de la impresora para poder usarla ya que
se envía la señal directamente al puerto. Basta con conectarla e indicar en qué puerto
está conectada, si tiene cajón de dinero conectado y si la impresora tiene corte o no.
Esta configuración es valida sin importar si se trata de impresoras térmicas, de
inyección de tinta o de matriz de puntos.
Si se trata de una impresora serial, le recomendamos desinstalar el driver de la
impresora (recuerde MyBusiness POS no lo necesita) ya que tanto el driver como
MyBusiness POS intentaran tomar el control del puerto por lo que alguno de los dos
indicara un error de puerto ocupado.
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El lector de código de barras solo se configura si se trata de un lector serial, para los
lectores a teclado no es necesario, en donde dice modelo de lector le recomendamos el
modelo genérico ya que este trabaja bien con el 90% de los modelos de lectores
seriales existentes. Para que la configuración del lector funcione es necesario reiniciar
el software, el programa convierte la señal serial en señales de teclado, esto quiere
decir que la señal será recibida en cualquier programa aun si no se tata de MyBusiness
POS.
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La torreta es un display que le muestra información al usuario como puede ser su
cambio y el total de la compra, actualmente el software solo maneja el modelo 5220,
pero como se vera mas adelante es posible diseñar mas de estos manejadores.
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El software MyBusiness POS puede manejar básculas para la captura del peso en el
punto de venta, existen dos tipos de básculas de acuerdo a la forma que envían la
señal del peso a la computadora, en el primer tipo la señal del peso solo llega cuando
el peso es estable en la bascula esto quiere decir que el peso no cambio por lo menos
en dos segundos, este tipo de básculas son las mas caras, pero las mas confiables. El
segundo tipo manda la señal de forma constante y pueden ocurrir pequeñas
variaciones del peso debido a que no existe señal de estabilización.
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La impresora de código de barras es un tipo especial de impresora que permite
imprimir grandes volúmenes de etiqueta, MyBusiness POS puede manejar cualquiera
de las tres marcas mencionadas con anterioridad.
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Conceptos y catálogos adicionales
Dentro de la carpeta ‘Configuración’ existen una serie de catálogos que permiten
definir claves que son útiles y que definen la razón de un movimiento en el sistema.
Dichos catálogos son los siguientes:
Monedas del sistema
Como ya se mencionó anteriormente el software trabaja con una moneda base que es
la del país y que tiene como tipo de cambio 1 ya que servirá como base para las otras
que a partir de ahí tendrán tipos de cambio diferentes de 1. Usted puede trabajar con
tantas monedas necesite.
Impuestos
Permite definir mas de un impuesto al consumo, el sistema viene con dos impuestos el
SYS que es por defecto del 0% y el IVA del 15% . Si en un momento dado este
impuesto cambiara, sólo bastaría con cambiar el porcentaje del impuesto en su
catálogo. Es posible dar de alta todos los que requiera.
Almacenes
El sistema tiene dado de alta solamente un almacén cuando es instalado, pero es
posible definir nueve mas.
Tipos de movimientos de inventario
Cuando se realizan movimientos con los módulos de entradas y salidas al inventario es
necesario que indique la razón de este movimiento por medio de una clave de tres
letras. Si las que están dadas de alta no le son suficientes en este catálogo, es posible
dar de alta los que hagan falta.
Conceptos de cuentas por cobrar
Aquí se definen todos los conceptos que se pueden utilizar cuando se esta realizando
un cobro a un cliente, sobre todo para definir cómo es que está pagando el cliente.
Ejemplos: cheque, efectivo, nota de crédito, etc. A cada concepto es posible definir si
se trata de un abono o de un cargo y asociarle un formato de impresión para que, por
ejemplo, se pueda imprimir un recibo al mismo tiempo que se liquida una cuenta por
cobrar.
Conceptos de cuentas por pagar
Aquí se definen todos los conceptos que se pueden utilizar cuando se esta realizando
un pago a un proveedor sobre todo para definir como es que se le esta pagando al
proveedor. A cada concepto es posible definir si se trata de un abono o de un cargo y
asociarle un formato de impresión.
Conceptos de ingresos
Aquí es posible definir el concepto por el cual está entrando dinero. Ya existe un
concepto llamado CLIEN que indica pago de clientes.
Conceptos de egresos
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Permite definir los conceptos por los cuales se realiza un pago.
Catálogos de Telemercadeo
Dentro de los catálogos de telemercadeo se pueden definir los medios de contacto, es
decir, el concepto por el cual un cliente nos localizó.
Y dentro de los tipos de pendientes se indica los conceptos por los cuales un cliente se
pone en contacto con nosotros, por ejemplo una clave COT significa que cuando se de
alta un pendiente en telemercadeo es porque quiere una cotización.
Personalización
Esta carpeta del ‘Business Manager’ permite definir los aspectos mas complejos del
sistema y no es el objetivo de esta documentación definirlo en su totalidad ya que esto
se hará en la documentación técnica del sistema.
Las carpetas de personalización con excepción de una tienen que ver con scripts de
Visual Basic que permiten definir formatos de impresión, reportes y gráficos. La
‘Definición de menús’ permite definir las etiquetas de los menús y las carpetas en que
serán activados.
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Configuración para usar el sistema en Internet
Durante muchos años se ha tratado de solucionar el problema del control de
operaciones remotas. Hasta ahora se ha tratado de solucionar el problema con
sistemas basados en paginas WEB o por medio de protocolos como el EDI (Electronic
Data Interchange) o XML, que resultan ser poco cómodos a menos que se traten de
pocos datos como es el primer caso o de poseer gran infraestructura como es el
segundo. La solución es simple: poseer un software que utilice Internet como si
estuviese utilizando la red local. Esto permite, por ejemplo, obtener información de
todos sus reportes y gráficos desde cualquier punto del planeta y sólo es necesario un
módem tradicional.
¿Qué es una dirección IP?
El gobierno de Estados Unidos creo un protocolo de comunicaciones para hacer mas
fácil la comunicación entre sus sistemas militares. Con el tiempo esto creció hasta
convertirse en el Internet actual.
Una de las cosas mas importantes fue que tenia que dársele una forma de identificar a
una computadora de otra, entonces se pensó en un método similar a los que usan las
centrales telefónicas y al igual que con los teléfonos, se creó un conjunto de números
llamado dirección IP. En su computadora se puede observar este número desde el
símbolo del sistema (MS-DOS) con el comando ipconfig.
Su máquina arrojará algo como esto: 127.0.0.1. Existen dos tipos de direcciones IP:
unas llamadas no ruteables y las ruteables.
Las direcciones IP que utiliza una red local son normalmente no ruteables, esto quiere
decir que no sirven para salir a Internet. Para poder conseguir esto debe de obtener
una dirección IP de un proveedor de servicios de Internet, pero también debe de tomar
en cuenta que no siempre se le da esta dirección, por ejemplo si el proveedor de
Internet utiliza algún servicio llamado de proxy (o sea que varios usuarios comparten
una misma dirección IP) como el Internet por Cable. Pero casi la mayoría de los
servicios tradicionales vía dial-up (telefónico) proporcionan una dirección IP ruteable,
así como los servicios DSL y ADSL que son líneas telefónicas digitales de alta
velocidad. También es posible establecer enlaces dedicados.
Para el caso de los servicios dial-up existe otro inconveniente, que es que el proveedor
de servicios de Internet no tenga suficientes direcciones IP como para proporcionarle
una diferente a cada usuario que contrate el servicio, pero si tienen las suficientes para
los usuarios conectados, lo cual se explica porque algunas veces en horario de tráfico
pesado parece que se conecta pero no puede ver ninguna página en el navegador.
Otro efecto es que no se dispone de una dirección IP fija, sino que cambia cada vez
que se conecta con su módem, por lo que seria imposible localizarla desde una parte
remota, lo que lo inhabilita para servicios de conexión directa. Sin embargo, es posible
brincarse esta limitante con algunos servicios de algunas compañías, que por medio de
un software cargado en su máquina le asocian un nombre a la dirección IP que este
usando en el momento. Con este método en lugar de que su máquina se localice con
un número como el 200.44.186.11, tenga un alias llamado nombre de dominio por
ejemplo MiEmpresa.com. A este servicio se le llama asignación de IP dinámica y
existen algunos gratuitos o a un costo bajo. Nosotros recomendamos el siguiente
www.dns2go.com
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MyBusiness POS en Internet
Es necesario que del lado de la máquina en donde se encuentra instalado el servidor se
disponga de una salida a Internet y con un servicio que permita localizar a la máquina
en Internet como el que se comentó en la sección anterior. Una vez hecho esto, del
lado de la máquina remota en el dato ‘Servidor’ en los ‘Datos de la Empresa’, se debe
colocar el nombre del dominio del servidor y reiniciar el equipo y con esto para el
sistema será transparente si esta trabajando en una red local o en Internet.
¿Quá tan rápido es
Obviamente
MyBusiness POS en Internet?
MyBusiness POS no es tan rápido en Internet como lo sería en una
red local, pero es bastante operable y esto es debido a las velocidades de conexión
actuales y la calidad de su conexión a Internet. También debido a que lo viajan son
sólo datos.
MyBusiness POS trabaja bastante bien aun en velocidades de hasta
28Kb (Kilo bits por segundo) pero su velocidad de operación resulta bastante aceptable
a 128Kb, aunque obviamente no se va a utilizar
MyBusiness POS en Internet para
utilizarlo como punto de venta en donde se están pasando 100 productos por minuto,
ya que eso requiere mas velocidad o ancho de banda, pero se puede utilizar para
levantar cotizaciones y pedidos a distancia, el control de usuarios y todos sus reportes
tienen un comportamiento excelente, se pueden traer miles de registros en pocos
segundos. Una ventaja importante de
MyBusiness POS es que conforme pase el
tiempo y las conexiones a Internet mejoren el sistema mejorara también, abriendo
todavía mas posibilidades a su operación.
¿Quá tan seguro es
Internet?
MyBusiness POS manejando información en
Aunque no existe a nivel mundial un software capaz de resistir un ataque de fuerza
bruta sobre sus claves de acceso, el software
MyBusiness POS utiliza un método
de compresión y encriptamiento de datos que lo hace seguro, pero le recomendamos
ampliamente que su personal de sistemas agregue un usuario a la base de datos que
no sea root y que no disponga de autorización de todos los privilegios de la base de
datos. Asimismo recomendamos una utilería llamada ‘Dbtools’ para establecer los
derechos de acceso por usuario en la base de datos.
¿Cómo respaldar la información de la base de datos?
Un respaldo es una de las mejores practicas que puede tener un usuario.
MyBusiness POS no hace los respaldos por sí mismo, ya que lo mejor es hacerlo
con las propias utilerías de MySQL. Para hacer esto, abra una ventana del Símbolo del
sistema (MS-DOS), diríjase a la carpeta ‘MySQL’ y después a la carpeta ‘Bin’ y teclee el
siguiente comando (en negritas):
c:\MySQL\Bin\mysqldump
respaldo.sql
–opt
nombreDeSuBaseDeDatos
El nombreDeSuBaseDeDatos es normalmente Business.
>
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Con esto obtendrá un archivo de texto listo para reconstruir toda la información de la
base de datos del sistema en una emergencia. Nosotros recomendamos realizar el
respaldo en un disco duro diferente del actual, incluso si es posible en otra máquina y
en otro medio magnético o digital como una unidad de respaldo o un CD R/W. Puede
también usar las tareas programadas de Windows para realizar un respaldo diario.
Existe la opción de tener un servidor esclavo del principal, el cual constantemente se
actualiza y permite tener un servidor de reserva. Consulte a su personal de sistemas.
El respaldo es una de las actividades más importantes de la operación administrativa
de su empresa ya que la información es uno de sus activos más importantes. No
queremos enlistarles la cantidad de malas experiencias que hemos conocido por
usuarios que no tenían un sistema de respaldos adecuado. Por favor respalde su base
de datos por lo menos una vez por día.
¿Cómo recuperar un respaldo?
En un caso necesario, recomendamos recuperar un respaldo anterior cuando todos los
usuarios estén fuera del sistema. El comando es el siguiente (en negritas):
c:\MySQL\Bin\mysql –D nombreDeSuBaseDeDatos < respaldo.sql
¿Cuál es el volumen de carga que soporta MyBusiness POS?
La base de datos
MyBusiness POS
es estable y poderosa. Tal y como está
configurado en la instalación que trae propiamente el software
MyBusiness POS
permite la operación en carga pesada de aproximadamente doce terminales, pero la
limitante no es de software si no de hardware del lado del servidor, el desempeño esta
íntimamente ligado a la cantidad de memoria RAM y la velocidad del procesador del
servidor, si la carga de trabajo es demasiada por ejemplo imagine un centro comercial
un día antes de navidad con unos 24 puntos de venta trabajando a toda su capacidad,
seria conveniente tener un servidor con Windows 2000 o XP y 512 de RAM además de
ajustar alguna propiedades de MySQL para que use efectivamente la memoria
disponible, pero como creemos que será muy difícil que alcance ese nivel de saturación
cualquiera de las maquinas actuales es mas que suficiente para un optimo desempeño.
MyBusiness POS Guía del Usuario
ANEXO 1
Impresión de códigos de barras
MyBusiness POS es capas de imprimir directamente en impresoras de código de
barras, aunque el software MyBusiness POS puede imprimir código 3 de 9 en cualquier
tipo de impresora, recomendamos usar impresoras especializadas ya que al final el
costo del consumible es mucho mas económico.
MyBusiness POS imprime los códigos de barras por medio del lenguaje propio de la impresora el
sistema tiene ejemplos de los tres tipos de lenguajes mas importantes que son EPL II (Eltron
Programming Language II) ZPLII (Zebra Programming Language II) y DPL (Datamax Programming
Language) Esto requiere de un cierto nivel de experiencia por parte del usuario y lo cual se explica
un poco mas adelante en la sección de programación.
Para llegar al módulo de impresión de etiquetas: en la barra de tareas en la sección utilerías, de un
clic sobre el icono etiquetas.
En la ventana que se le muestra busque el producto del cual desea imprimir las etiquetas y
escríbalo directo en la pantalla, si la etiqueta lo permite indique lo mismo en la parte inferior donde
se muestran las presentaciones del producto, seleccione el formato que desea utilizar y presione el
botón imprimir, antes de usar esta opción nuevamente presione el botón limpiar etiquetas.
Recuerde que el campo filtro se puede utilizar para buscar un producto de acuerdo a su
descripción.
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ANEXO 2
Salidas a sucursales
Existen opciones adicionales a las salidas de inventario y su función principal es el de
enviar entradas automáticas a sucursales remotas.
Esta función esta activa únicamente si se usa la herramienta concentradora, ya que esta es la
encargada de enviar la salida a la sucursal.
El proceso es el siguiente: Si fue marcada la opción de traspaso entre sucursales y se indico la
sucursal el sistema creara una tarea la cual si esta activo el concentrador enviara a la sucursal
indicada una entrada que llegara de forma pendiente para ser confirmada cuando la mercancía
llegue de forma física.
Si por alguna razón la salida no pudo ser enviada, existe la opción de reenviar el movimiento por
medio del botón “Re enviar a sucursal” Si por alguna motivo la entrada ya estaba en el sistema
remoto, el nuevo movimiento borra al anterior creando uno nuevo, si el movimiento fue completado
con éxito, el campo “Entrada remota” de este movimiento contiene el folio de entrada en el sistema
remoto.
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ANEXO 3
Compras y distribución
Modo de iniciar el módulo
Para poder entrar al módulo de compras y distribución se puede hacer de dos modos,
por medio de la barra de tareas o por el Business Manager, por medio de la barra de
tareas solo se pueden capturar hojas de distribución nuevas, dentro del Business
Manager es posible modificar o borrar capturas anteriores.
Para Activar el módulo, presione un clic sobre el segundo icono de compras.
Fig. 1
Otra forma e acceder a este modulo es por medio del Business Manager, en la carpeta
Hojas de distribución nuevas.
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Fig. 2
La carpeta de Hojas de distribución nuevas, muestra el número consecutivo de la hoja,
la clave del proveedor y la fecha en que se va a afectar al sistema, si desea dar de alta
un nuevo movimiento de un clic en el icono nuevo, si desea modificar uno existente de
un doble clic sobre el folio deseado.
La carpeta de hojas de distribución nuevas contiene las hojas capturadas pero que no
han afectado al inventario, caso contrario de la carpeta Hojas de distribución en
inventario.
La carpeta Pendientes de asignar imágenes permite ver aquellas hojas que ya
afectaron al inventario, pero no se ha asignado una imagen a por lo menos una de sus
partidas.
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La hoja de compras y distribución.
Fig 3
La hoja de compras y distribución se compone de los siguientes elementos, en la parte
superior: el número de hoja o folio de la operación, en la parte media en amarillo y
blanco esta la lista de productos capturados, en la parte inferior se encuentran los
datos generales de la compra, y un espacio para capturar los artículos nuevos de la
compra.
El primer dato solicitado es la clave del proveedor, si el proveedor no existe es
necesario darlo de alta desde la barra de tareas.
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Fig. 4
Si desea saber mas acerca del catalogo de proveedores consulte el manual general en
la sección proveedores.
Después de la clave del proveedor es necesario indicar la fecha en que se esta llevando
a cabo la compra, la fecha debe de ser la del documento, ya sea una remisión o de una
factura.
Fig. 5
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En el campo referencia se debe de indicar el número de nota o de factura del
proveedor
El campo almacén indica si se va a realizar una impresión en la impresora de almacén
cuando se confirme la existencia.
Una vez hecho lo anterior se pasa al detalle de la compra indicando en el campo
artículo el código del producto que se va a capturar, si no se sabe este código se puede
dejar en blanco para que sea asignado después.
fig 6.
Si desea consultar el catalogo de productos por descripción o por código puede
presionar la fecha abajo del teclado, el cual le mostrara la ventana de búsqueda de
artículos.
Dentro del campo artículo puede teclear una parte del código o de la descripción y al
presionar la flecha abajo se mostrara el resultado de la búsqueda, si el código que
busca es de una variante del modelo en color o forma seleccione el artículo buscado y
presione la tecla CONTROL, seleccione la variante buscada y presione ENTER (para
mas información de la búsqueda consulte el manual general).
Cuando se va a dar de alta un código nuevo entonces se deja el espacio de artículo en
blanco y se indica su descripción.
Si el artículo qe se va a dar de alta tiene variantes en color o forma se debe de indicar
después al final de la descripción e indicar mediante separaciones con comas las
variantes del producto, como en el siguiente ejemplo:
Fig 7.
Dentro del campo costo se debe de indicar el costo o precio de compra en nota o
factura del proveedor, en el campo precio de venta se indica el precio "CON IVA" del
producto o el precio de venta en tienda, el campo etiqueta indica el tipo de etiqueta
que se va a usar en el producto estas pueden ser la de dos al paso o una al paso,
siendo uno o dos el numero que se debe de colocar en este campo.
El campo número de cartón, ubicación de la etiqueta, unidad de medida en recepción,
unidad de medida en empaque, cantidad pedida, son datos opcionales, que indican la
información necesaria para el tratamiento del artículo en el almacén de recepción.
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El campo cantidad entregada es la cantidad real que se ingresara al inventario.
El salto entre campos se puede hacer por medio de la tecla TAB o por medio de la tecla
ENTER, para confirmar la partida se puede presionar el botón Insertar o presionar la
tecla F5; con esto el cursor regresara al campo artículo para una nueva captura.
La casilla de verificación "Con IVA desglosado" se utiliza para indicar si el documento
que se esta capturando se le va a acumular el IVA o no.
Fig. 8
Una ves que fue capturado el total de partidas de la compra se debe de presionar el
botón "Cuenta x Pagar" con esto sera generado la orden de pago para el proveedor,
este paso es necesario para considerar que la compra esta autorizada para afectar al
inventario.
Fig. 9
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La distribución en las sucursales
El siguiente paso después de ser capturadas las partidas, es el indicar la distribución
en las sucursales, esto se hace en la malla donde se encuentra el detalle de las
compras.
Fig. 10
El dato se captura tecleando directamente sobre la columna de la sucursal indicada,
observe como el campo "Por distribuir muestra el resto del total de mercancía
entregada por el proveedor menos las unidades distribuidas, el sistema realiza la
validación de que la cantidad por distribuir no sea menor a cero.
Una cualidad del sistema es de mostrar la imagen del producto sobre el cual se
encuentra posicionado el cursor sobre la malla.
MyBusiness POS Guía del Usuario
Fig. 11
Formatos impresos
El módulo cuenta con dos formas impresas la primera que se llama hoja de distribución
solo muestra los datos generales y de detalle de los productos, pero no muestra los
datos en las columnas de distribución.
El otro formato muestra los artículos y sus descripciones junto con las columnas que
indican la distribución por sucursales.
Las sucursales
Las sucursales dentro del sistema MyBusiness POS se dan de alta en el catalogo de
puntos remotos dentro de la parte de configuración del Business Manager, el módulo
de compras y distribución genera las columnas de su malla y de la forma de
distribución de manera dinámica, de acuerdo al número de puntos remotos
capturados.
MyBusiness POS Guía del Usuario
Asignación y creación de códigos
Cuando fueron capturadas las partidas de la compra, no fue necesario indicar el código
del artículo por ser este nuevo o porque no se conocía en el momento, pero es
necesario para poder afectar la existencia de la compra que todos los productos tengan
código.
Para poder asignar un código a una partida capturada es necesario dar un doble clic
del muse encima de la partida requerida.
Fig. 12
Si el código existe o sea que es un producto que se ha capturado antes, se debe de
indicar el código en donde dice clave maestra, pero si no es así se puede dar de alta
indicando la familia a la que pertenece en el campo familia y presionando el botón
sugerir, el sistema buscara un consecutivo libre para para esta familia sin incluir los
códigos viejos o del sistema anterior, por lo que no se debe preocupar si este código
pudiera sobreescribirse en las sucursales.
Si uno de los artículos tiene una separación por comas se considera que tiene variantes
estas son generadas de forma automática.
Los códigos de barras para los códigos maestros son generados con ocho dígitos y
siguiendo el mismo consecutivo que las variantes.
Una ves generado el código o indicado uno existente, presione el botón aceptar y el
código sera asignado a la partida de la compra.
MyBusiness POS Guía del Usuario
Afectación del inventario
Una vez asignados todos los códigos es posible presionar el botón afectar inventario,
con esto se afectara la existencia y los costos de los productos, si por alguna razón el
precio del producto o alguno de los datos fue alterado en este momento se
actualizaran de nuevo los productos involucrados.
El paso de afectar al inventario también crea las tareas necesarias para que el
producto sea descargado en las tiendas.
Una ves hecho el paso anterior el estado de la orden de distribución sera de
confirmado y ya no podrá ser alterado.
Si alguno de los productos capturados contiene variantes aparecerá una ventana
pidiendo las cantidades de entrada por cada variación.
Fig. 13
Al final de la operación le sera preguntado si desea imprimir el código de barras, esto
solo se puede contestar afirmativamente si se encuentra físicamente con las
impresoras de código de barras, esto altera al módulo de impresión de código de
barras con las cantidades indicadas en la compra, por lo que si en este momento no se
desean imprimir se puede hacer posteriormente en el módulo mencionado.
Asignación de imágenes
Al igual que cuando se asigna un código una imagen se puede asignar por medio de un
doble clic en la hoja de distribución, encima de la partida requerida, esto se puede
MyBusiness POS Guía del Usuario
hacer incluso cuando la hoja de distribución ya fue confirmada o sea que ya afecto al
inventario.
Cuando no todas las imágenes han sido asignadas en sus hojas de distribución entran
en una carpeta especial del Business Manager que se llama "Pendientes de asignar
imágenes", se puede observar presionando doble clic sobre la hoja seleccionada y
asignar las imágenes por medio del doble clic del mouse.
Una cosa importante es el directorio compartido ya que al momento de asignar la
imagen esta es copiada en este directorio que es de donde sera tomada por la red de
la empresa así como las sucursales. El archivo copiado en la carpeta compartida posee
el mismo nombre que la clave del producto maestro.
Una vez completada la asignación los items de la carpeta "Pendientes de asignar
imágenes" se van eliminando.
Fig. 14
Afectación de la hoja de distribución con las cantidades reales
En la forma de salidas o de envío de mercancía a tiendas se debe de especificar el folio
de la hoja de distribución para que el sistema asigne las cantidades reales entregadas.
MyBusiness POS Guía del Usuario
Fig. 15
MyBusiness POS Guía del Usuario
ANEXO 4
La base de datos de MyBusiness POS
MyBusiness POS fue hecho para poder usar cualquier tipo de base de datos que
soporte el estándar ANSI de SQL, por lo que no haremos referencia a una base de
datos especifica.
Dentro de este anexo no mostraremos todas las tablas y campos que maneja
MyBusiness POS, pero si las mas importantes.
MyBusiness POS Guía del Usuario
Estas tablas son los catálogos satélite necesarios para poder dar de alta un
producto, cabe recordar que para todas estas tablas se crea un registro con
clave “SYS” lo cual permite guardar la integridad si es que el usuario decide
no usarlas.
TABLA
prods
ubicación
impuestos
marcas
Lineas
DESCRIPCION
Tabla principal de productos
Catálogo de ubicaciones
Catálogo de impuestos al consumo
Catálogo de marcas
Catálogo de líneas o familias de productos
PRODS Tabla principal de productos
Tabla
Campo
prods Acaja
Descrip
tinyint(4)
Nulos Indice Defecto
info
MUL 0
Si este producto ya fue exportado
a una caja remota (obsoleto)
0
Existencia en almacén 1
prods ALM1
Double
prods ALM10
Double
0
Existencia en almacén 10
prods ALM2
Double
0
Existencia en almacén 2
prods ALM3
Double
0
Existencia en almacén 3
prods ALM4
Double
0
Existencia en almacén 4
prods ALM5
Double
0
Existencia en almacén 5
prods ALM6
Double
0
Existencia en almacén 6
prods ALM7
Double
0
Existencia en almacén 7
prods ALM8
Double
0
Existencia en almacén 8
prods ALM9
Double
0
Existencia en almacén 9
prods ARTICULO
char(15)
0
Clave del artículo, clave del código
maestro
prods BajoCosto
tinyint(4)
0
Si este producto se puede vender
abajo del costo en punto de venta
prods Bloqueado
tinyint(4)
0
Si el artículo esta dado de baja de
forma lógica
prods C10
Double
0
La cantidad necesaria para dar el
precio de lista 10
prods C2
Double
0
La cantidad necesaria para dar el
precio de lista 2
prods C3
Double
0
La cantidad necesaria para dar el
precio de lista 3
prods C4
Double
0
La cantidad necesaria para dar el
precio de lista 4
prods C5
Double
0
La cantidad necesaria para dar el
precio de lista 5
prods C6
Double
0
La cantidad necesaria para dar el
precio de lista 6
prods C7
Double
0
La cantidad necesaria para dar el
precio de lista 7
PRI
MyBusiness POS Guía del Usuario
PRODS Tabla principal de productos
Tabla
prods C8
Campo
prods color
Nulos Indice Defecto
info
0
La cantidad necesaria para dar el
precio de lista 8
Double
0
La cantidad necesaria para dar el
precio de lista 9
int(10) unsigned
0
El tipo de cartón con el que se va
a empacar el producto
char(10)
La clasificación que tenia el
producto de acuerdo a su
movimiento de inventario
char(10)
MUL
La clasificación actual del producto
de acuerdo a su movimiento en
inventario
char(20)
MUL
La clave o modelo del proveedor
principal
char(3)
El código de color del producto
prods COSTO
Double
0
El costo promedio del producto
prods COSTO_STD
Double
0
El costo estándar del producto
prods COSTO_U
Double
0
El costo último de compra
prods Curso
tinyint(4)
0
Si se trata de un servicio
programado (obsoleto)
prods DESCRIP
char(50)
prods EN_VENTA
Double
0
La cantidad de productos que se
encuentran en venta
prods eoq
Double
0
El lote económico
prods etiqueta
char(20)
prods etiquetas
int(10) unsigned
0
El número de etiquetas que se van
a imprimir
prods EXISTENCIA
double
0
La existencia general del producto
prods Exportado
tinyint(4)
0
Si este producto ya fue exportado
(obsoleto)
prods Fraccionario
tinyint(4)
0
Si el producto se puede vender por
cantidades inferiores a uno
prods Granel
tinyint(4)
0
Si el producto se puede vender en
cantidades fraccionarias
prods IESPECIAL
double
0
El impuesto especial o adicional
prods IMAGEN
char(250)
La ruta de la imagen del producto
prods IMPUESTO
char(5)
La clave del impuesto
prods INVENT
tinyint(4)
0
Si se lleva control de inventario
prods KIT
tinyint(4)
0
Si se trata de un producto
compuesto o kit
prods LINEA
char(6)
prods LOTE
tinyint(4)
prods C9
prods carton
prods clasifant
prods Clasificacion
prods claveproveedor
Descrip
Double
Descripción del producto
El tipo de etiqueta de código de
barras que se va a utilizar
La clave de la familia o línea de
producto
0
Si va a llevar el control de lotes
MyBusiness POS Guía del Usuario
PRODS Tabla principal de productos
Tabla
Campo
prods MARCA
Descrip
char(5)
Nulos Indice Defecto
info
prods MAXIMO
double
0
Máximo en inventario
prods MINIMO
double
0
Mínimo en inventario
prods modelo
char(9)
La clave de la marca del producto
Clave del modelo que dio origen a
este producto
Si se puede modificar el precio de
venta aunque no se tenga permiso
prods MODIFICAPRECIO char(1)
prods Movimientos
double
0
El numero de movimientos de
inventario
prods numero
int(10) unsigned
0
Número consecutivo que se usa
para crear códigos alternativos de
códigos de barras
prods numeroservicios
int(10) unsigned
0
Si se trata de un producto de tipo
servicio indica cuantos de estos
servicios se van a manejar
prods OBSERV
char(255)
prods PARAVENTA
tinyint(4)
0
Si este producto se puede vender
o no
prods Peso
double
0
El peso en Kilogramos por unidad
de consumo
prods POR_RECIB
double
0
Cuanto producto tenemos por
recibir, de acuerdo a las ordenes
de compra
prods POR_SURT
double
0
Cuanto producto tenemos por
entregar de acuerdo a los pedidos
de clientes.
prods PRECIO1
double
0
El precio de lista (sin impuesto)
prods PRECIO10
double
0
Precio de lista 10
prods PRECIO2
double
0
Precio de lista 2
prods PRECIO3
double
0
Precio de lista 3
prods PRECIO4
double
0
Precio de lista 4
prods PRECIO5
double
0
Precio de lista 5
prods PRECIO6
double
0
Precio de lista 6
prods PRECIO7
double
0
Precio de lista 7
prods PRECIO8
double
0
Precio de lista 8
prods PRECIO9
double
0
Precio de lista 9
prods Presentacion
tinyint(3)
0
Si el inventario se va a llevar
únicamente por presentaciones y
no por el código maestro.
prods Recalcular
tinyint(4)
0
Si este producto es candidato para
el recalculo de inventario
prods ROP
double
0
El punto de reorden
prods rotacion
double
0
El nivel de rotación en inventario
Observaciones al producto
MUL
MyBusiness POS Guía del Usuario
PRODS Tabla principal de productos
Tabla
Campo
prods SERIE
Descrip
tinyint(4)
prods Servicio
tinyint(4)
prods sinvolumen
Nulos Indice Defecto
info
0
Si va a llevar control de serie
0
Si se trata de un producto de tipo
servicio
tinyint(4)
0
El volumen de venta no le afecta
prods speso
tinyint(3)
0
Si requiere solicitud de peso a la
báscula electrónica en el punto de
venta
prods talla
char(3)
prods U1
double
0
El margen de utilidad de la lista de
precios 1 con respecto al último
costo
prods U10
double
0
El margen de utilidad de la lista de
precios 10 con respecto al último
costo
prods U2
double
0
El margen de utilidad de la lista de
precios 2 con respecto al último
costo
prods U3
double
0
El margen de utilidad de la lista de
precios 3 con respecto al último
costo
prods U4
double
0
El margen de utilidad de la lista de
precios 4 con respecto al último
costo
prods U5
double
0
El margen de utilidad de la lista de
precios 5 con respecto al último
costo
prods U6
double
0
El margen de utilidad de la lista de
precios 6 con respecto al último
costo
prods U7
double
0
El margen de utilidad de la lista de
precios 7 con respecto al último
costo
prods U8
double
0
El margen de utilidad de la lista de
precios 8 con respecto al último
costo
prods U9
double
0
El margen de utilidad de la lista de
precios 9 con respecto al último
costo
prods UBICACION
char(10)
Clave de la ubicación en inventario
prods ubicaetiq
char(10)
Donde se va a colocar la etiqueta
al momento del empaque
prods UNIDAD
char(20)
Unidad de medida del producto
prods unidadempaque
char(10)
La unidad al momento de empacar
prods unidadrecibe
char(10)
La unidad de medida al momento
de recibir el producto
prods URL
char(250)
Un archivo con información
MUL
La clave de la talla del producto
MyBusiness POS Guía del Usuario
PRODS Tabla principal de productos
Tabla
Campo
Descrip
Nulos Indice Defecto
info
relacionada con el producto, puede
ser cualquier tipo de archivo
prods USUARIO
char(10)
prods USUFECHA
datetime
prods USUHORA
char(8)
El usuario que modifico o dio de
alta el producto
0000-00- La fecha en que fue dado de alta o
00
modificado el producto
00:00:00
La hora en que fue dado de alta o
modificado el producto
UBICACIÓN Catálogo de ubicaciones en almacén
Tabla
Campo Descrip Nulos Indice
ubicacion descrip char(40)
ubicacion Ubicacion char(10)
ubicacion Usuario
Defecto
info
Descripción de la ubicación
Clave de la ubicación
PRI
El usuario que ingreso o modifico el
registro
char(20)
0000-00-00 00:00:00 La fecha en que se ingreso o se
modifico el registro
ubicacion Usufecha datetime
La hora en que se ingreso o se
modifico el registro
ubicacion UsuHora char(8)
IMPUESTOS Catálogo de impuestos
Tabla
Campo Descrip Nulos Indice
impuestos Descrip char(40) YES
impuestos Impuesto char(5)
impuestos Usuario
Defecto
info
Descripción del impuesto
Clave del impuesto
PRI
El usuario que ingreso o modifico el
registro
char(10) YES
impuestos usuFecha datetime YES
La fecha en que se ingreso o se
modifico el registro
impuestos usuHora char(8) YES
La hora en que se ingreso o se
modifico el registro
impuestos Valor
El porcentaje del impuesto
float
YES
MARCAS Catálogo de marcas de productos
Tabla Campo Descrip Nulos Indice
marcas Descrip char(50) YES
marcas Marca
char(5)
marcas Usuario
char(10) YES
PRI
Defecto
info
Descripción de la marca
Clave de la marca
El usuario que ingreso o modifico el
registro
marcas usuFecha datetime YES
La fecha en que se ingreso o se
modifico el registro
marcas usuHora char(8) YES
La hora en que se ingreso o se
modifico el registro
MyBusiness POS Guía del Usuario
MyBusiness POS Guía del Usuario
LINEAS Catálogo de líneas o familias de productos
Tabla Campo
Descrip
lineas Descrip char(50)
Nulos Indice
YES
lineas Linea
char(6)
lineas numero
int(10) unsigned
lineas Usuario
char(10)
YES
lineas usuFecha datetime
YES
lineas usuHora char(8)
YES
Defecto
PRI
0
info
Descripción de la linea
Clave de la linea
Número de linea o familia
El usuario que ingreso o modifico el
registro
La fecha en que se ingreso o se
modifico el registro
La hora en que se ingreso o se
modifico el registro
MyBusiness POS Guía del Usuario
Estas tablas complementan la operación del catalogo del productos, estas
tablas son “Operativas” ya que afectan la forma en que el producto se
comporta en el resto del programa. Aunque la tabla Proveed que es el
catalogo de proveedores se encuentra aquí no se describe su detalle ya que
esto se hará cuando se vea en su propia sección.
TABLA
Proas
Sucursal
Clavesadd
Componen
Asociados
DESCRIPCION
Tabla principal de productos
Catálogo de conexiones remotas (puntos
remotos)
Lista de claves adicionales o presentaciones
Encabezado de los componentes de los
productos compuestos o Kits
Otros productos del catálogo que tienen una
MyBusiness POS Guía del Usuario
Provprod
Comppart
Prodszigma
Proveed
relación para una recomendación o venta por
impulso
Lista de proveedores que surten un producto
Lista de componentes de los productos Kits o
ensamblados
Lista de productos que contiene los datos
necesarios para el calculo del punto de reorden,
máximo y mínimo en inventario
Catálogo de proveedores
MyBusiness POS Guía del Usuario
Aunque esta tabla hace referencia a sucursales dentro del programa se llaman “Puntos
remotos” ya que en un futuro cercano se va a extender su funcionalidad.
SUCURSAL Catálogo de conexiones remotas (puntos remotos)
Tabla
Campo
sucursal basedatos
Descrip Nulos Indice
char(30)
Defecto
Info
sucursal cliente
char(10)
La clave del cliente que tiene la
conexión remota en el sistema
propio
sucursal Descrip
char(40)
La descripción del punto remoto
sucursal Direccion
char(250)
Detalle de la dirección del punto
remoto
sucursal driver
char(50)
El Driver de la base de datos a la
que nos vamos a conectar
sucursal email
char(100)
La dirección de correo electrónico a
la que se van a enviar las
notificaciones automáticas del
sistema
sucursal Ip
char(30)
La dirección IP o el nombre del
dominio al cual nos vamos a
conectar
El nombre de la base de datos con
la que se va a hacer la conexión
remota
sucursal passworddb char(30)
Password de la base de datos
remota
sucursal precios
char(20)
Si se van a enviar la lista de precios
(pendiente)
sucursal proveedor
char(10)
Clave de proveedor que tenemos
en el sistema remoto
sucursal puerto
char(6)
Puerto donde se conecta la base de
datos
sucursal Sucursal
char(20)
sucursal Usuario
char(10)
Usuario que dio de alta o modifico
el registro
sucursal usuariodb
char(30)
Nombre del usuario de la base de
datos
sucursal usuFecha
datetime
sucursal usuHora
char(8)
Hora en que se modifico o se
ingreso el registro
sucursal ventas
char(20)
Si se van a procesar las ventas del
punto remoto (pendiente)
PRI
Clave del punto remoto
0000-00-00 00:00:00 Fecha en que se ingreso o se
modifico el registro
MyBusiness POS Guía del Usuario
Las claves adicionales son una de las grandes ventajas competitivas del
software MyBusiness POS ya que estas permiten tener mas de una clave de
producto y manejar equivalencias de la unidad base.
CLAVESADD Lista de claves adicionales o presentaciones
Tabla
Campo
Descrip
clavesadd ALM1
double
Nulos Indice
Defecto
Info
0
Existencia de la presentación en el
almacén 1
clavesadd ALM10
double
0
Existencia de la presentación en el
almacén 10
clavesadd ALM2
double
0
Existencia de la presentación en el
almacén 2
clavesadd ALM3
double
0
Existencia de la presentación en el
almacén 3
clavesadd ALM4
double
0
Existencia de la presentación en el
almacén 4
clavesadd ALM5
double
0
Existencia de la presentación en el
almacén 5
clavesadd ALM6
double
0
Existencia de la presentación en el
almacén 6
clavesadd ALM7
double
0
Existencia de la presentación en el
almacén 7
clavesadd ALM8
double
0
Existencia de la presentación en el
almacén 8
clavesadd ALM9
double
0
Existencia de la presentación en el
almacén 9
clavesadd Articulo
char(15)
Clave del artículo en la tabla prods
asociado con la clave o presentación
PRI
clavesadd Cantidad double
0
Equivalencia con la unidad base o
código maestro
La clave adicional o presentación
clavesadd Clave
char(15)
PRI
clavesadd Dato1
char(20)
Datos comodín usado normalmente
para indicar la característica
principal de la descripción
clavesadd Dato2
char(20)
Dato comodín normalmente no se
usa
clavesadd etiquetas int(11) unsigned
0
El número de etiquetas de códigos
de barras que se van a imprimir
clavesadd Existencia double
0
Existencia general de la
presentación
0
Si el producto fue exportado o no
(obsoleto)
clavesadd Exportado tinyint(4)
MUL
El nombre del archivo de la imagen
de la presentación
clavesadd Imagen
char(100)
clavesadd Libre
tinyint(4)
0
Si la cantidad o equivalencia no es
forzosa a lo que indica el campo
cantidad
clavesadd Precio
double
0
Precio de venta de la presentación
MyBusiness POS Guía del Usuario
CLAVESADD Lista de claves adicionales o presentaciones
Tabla
Campo
Descrip
clavesadd Unidad
char(40)
clavesadd Usuario
Nulos Indice
Defecto
Unidad de medida de la
presentación
El nombre del usuario que ingreso o
modifico el registro
char(10)
clavesadd usuFecha datetime
clavesadd usuHora
Info
0000-00-00
00:00:00
Fecha en que se ingreso o se
modifico el registro
Hora en que se ingreso o se
modifico el registro
char(8)
COMPONEN Encabezado de los componentes
Tabla
Campo Descrip Nulos
Indice
componen Articulo
char(15)
PRI
componen Coment
Defecto
Algún comentario al componente
char(255)
componen Existencia double
componen Exportado tinyint(4)
componen Minimo
Info
El articulo de la tabla prods con el
cual se encuentra relacionado
MUL
double
0
La existencia de este componente
(obsoleto)
0
Si ya fue exportado (obsoleto)
0
El lote mínimo a producir
ASOCIADOS productos del catálogo para una recomendación
Tabla Campo
Descrip
asociados articulo char(15)
asociados id
Nulos Indice
MUL
int(10) unsigned
PRI
Defecto
El articulo de la tabla prods con el
cual se encuentra relacionado
0
char(15)
Identificador o campo llave de la
asociación
Observaciones
asociados observ char(250)
asociados padre
info
YES
El artículo al cual se esta asociado
MUL
PROVPROD Productos por proveedor
Tabla
Campo
provprod Articulo
Descrip Nulos Indice
char(15)
PRI
Defecto
info
provprod COMPRA
int(11)
0
El último número de compra que
tuvo este proveedor
provprod Desc1
Double
0
Descuento especial 1
provprod Desc2
Double
0
Descuento especial 2
provprod Desc3
Double
0
Descuento especial 3
provprod Principal
tinyint(4)
0
Si se trata del proveedor principal
o no
provprod Proveedor
char(10)
provprod Retrazo
Double
El articulo de la tabla prods el cual
esta asociado el registro
Clave del proveedor asociado de la
tabla proveed
PRI
0
Tiempo de retrazo en la entrega de
MyBusiness POS Guía del Usuario
PROVPROD Productos por proveedor
Tabla
Campo
Descrip Nulos Indice
Defecto
info
este producto en días
provprod ULT_COMP datetime
0000-00-00 00:00:00 Fecha de ultima compra
provprod ULT_COSTO Double
0
Costo del producto en la ultima
compra con este proveedor
COMPPART Detalle de componentes
Tabla
Campo
comppart ALMACEN
Descrip
smallint(6)
comppart ARTICULO
char(15)
Nulos Indice Defecto
info
YES
Almacén de donde se tomara la
existencia del componente
MUL
Clave del insumo
comppart CANTIDAD
double
YES
comppart COMPONENTE char(15)
Cantidad del componente
necesaria para el ensamble
Clave del componente o articulo
padre
MUL
comppart Exportado
tinyint(4)
comppart ID
int(10) unsigned
PRI
comppart IDPartida
int(11)
MUL
comppart Observ
char(255)
comppart Tiempo
double
Si ya fue exportado (obsoleto)
0
Consecutivo o llave primaria de la
tabla
Consecutivo en el cual se van a
procesar los componentes
0
Observaciones al insumo
YES
Tiempo de proceso
0
PRODSZIGMA datos necesarios para el calculo del punto de reorden, máximo
y mínimo en inventario
Tabla
Campo
prodszigma Articulo
Descrip
char(15)
Nulos Indice Defecto
info
PRI
La clave del articulo obtenido de la
tabla proas
prodszigma clasificacion
char(10)
prodszigma costo
double
0
Costo promedio del producto
prodszigma dp
double
0
Demanda ponderada
prodszigma fecha
datetime
Fecha del ultimo analisis
prodszigma fechaentrada
datetime
prodszigma incidencias
double
000000-00
00:00:00
000000-00
00:00:00
0
prodszigma periodo1
double
0
Periodo a analizar 1
prodszigma periodo10
double
0
Periodo a analizar 10
Clasificación deacuerdo a su
movimiento
Fecha en que el producto entro al
inventario
Numero de periodos con
movimiento desde la fecha de
entrada al inventario
MyBusiness POS Guía del Usuario
PRODSZIGMA datos necesarios para el calculo del punto de reorden, máximo
y mínimo en inventario
Tabla
Campo
prodszigma periodo11
Descrip
double
prodszigma periodo12
double
0
Periodo a analizar 12
prodszigma periodo13
double
0
Periodo a analizar 13
prodszigma periodo2
double
0
Periodo a analizar 2
prodszigma periodo3
double
0
Periodo a analizar 3
prodszigma periodo4
double
0
Periodo a analizar 4
prodszigma periodo5
double
0
Periodo a analizar 5
prodszigma periodo6
double
0
Periodo a analizar 6
prodszigma periodo7
double
0
Periodo a analizar 7
prodszigma periodo8
double
0
Periodo a analizar 8
prodszigma periodo9
double
0
Periodo a analizar 9
int(10)
unsigned
prodszigma periodosactivos int(10)
unsigned
prodszigma tipoperiodo
char(10)
0
Periodos para el calculo
0
Periodos con demanda
prodszigma unidades
double
0
El numero de unidades vendidas
prodszigma unidades2
double
0
El numero de unidades incluyendo
la venta perdida
prodszigma venta
int(10)
unsigned
0
El ultimo numero de venta del
producto
Prodszigma ventatotal
double
0
Venta total en importe
prodszigma zigma
double
0
La desviación estándar de los
periodos activos
prodszigma Periodos
Nulos Indice Defecto
info
0
Periodo a analizar 11
Si el periodo es diario, semanal, o
mensual
MyBusiness POS Guía del Usuario
Estas tablas muestran el catalogo de clientes y sus catálogos satélite
TABLA
Clients
Cobrad
Zonas
Vends
Tipos
DESCRIPCION
Tabla principal del catalogo de clientes
Catálogo de cobradores
Catálogo de zonas de clientes
Catálogo de vendedores
Catálogo de tipos de clientes
MyBusiness POS Guía del Usuario
CLIENTS Catalogo de clientes
Tabla
Campo
clients bloqueado
Descrip
tinyint(4)
Nulos Indice
Defecto
Clients CALLE
varchar(50)
clients CLIENTE
varchar(10)
clients COBRADOR
varchar(10)
Clave del cobrador
clients COBRO
varchar(10)
Fecha de Cobro (Obsoleto)
clients COLONIA
varchar(50)
Colonia
clients CONCEPTO
varchar(100)
Concepto del cobro (Obsoleto)
clients CONTACTO
varchar(50)
Persona con la que se tiene relación
para este cliente
clients CORREO
varchar(50)
Dirección de correo electrónico
clients CORTE
0
clients CP
int(10)
unsigned
varchar(5)
clients CREDITO
double
0
clients CURB
varchar(20)
clients DESC1
double
0
Primer descuento
clients DESC2
double
0
Segundo descuento en cascada
clients DESC3
double
0
Tercer descuento en cascada
clients DESC4
double
0
Cuarto descuento en cascada
clients DESC5
double
0
Quinto descuento en cascada
clients DIAS
double
0
Días de crédito
0
Dirección de correo para reportar la
cobranza
0
info
Si este cliente esta bloqueado para
operaciones de venta
Calle del cliente
Clave del cliente
PRI
Si ya esta en un corte Z (Obsoleto)
Código postal
Monto de crédito
Clave única de registro poblacional
clients emailcobranza varchar(100)
Estado del país
clients ESTADO
varchar(30)
clients INGRESO
datetime
clients NOMBRE
varchar(100)
clients OBSERV
varchar(250)
Observaciones
clients PAIS
varchar(20)
País
clients password
varchar(10)
Password para acceso al sitio web
(Pendiente)
clients POBLA
varchar(50)
Población o entidad federativa
clients PRECIO
double
0
Numero de lista de precios del
cliente
clients PROSPECT
tinyint(4)
0
Si es un prospecto o ya es cliente
0000-00-00 Fecha en que se dio de alta el
00:00:00
cliente
Nombre o razón social del cliente
MUL
clients PROVEEDOR varchar(20)
Clave del proveedor
clients REVISION
varchar(50)
Fecha de revisión y pago
clients RFC
varchar(20)
Registro Federal de contribuyentes
clients SALDO
double
0
Salto total del cliente
MyBusiness POS Guía del Usuario
CLIENTS Catalogo de clientes
Tabla
Campo
clients TELEFONO
Descrip
varchar(50)
Nulos Indice
Defecto
info
clients TIPO
varchar(5)
Clave del tipo de cliente
clients URL
varchar(250)
Información asociada al cliente
puede ser cualquier tipo de archivo
clients USUARIO
varchar(10)
El usuario que ingreso o modifico el
registro
clients USUFECHA
datetime
clients USUHORA
varchar(8)
Hora en que se ingreso o se
modifico el registro
clients VEND
varchar(10)
Clave del vendedor asignado al
cliente
clients ZONA
varchar(5)
Clave de la zona del cliente
Teléfonos del cliente
0000-00-00 Fecha en que se ingreso o se
00:00:00
modifico el registro
COBRAD Catálogo de cobradores
Tabla
Campo
cobrad Cobrador
Descrip
char(5)
Nulos Indice
PRI
Defecto
info
cobrad Comision
double
YES
Porcentaje de comisión sobre
cobranza
cobrad Nombre
char(50)
YES
Nombre del cobrador
cobrad Usuario
char(10)
YES
El usuario que ingreso o modifico el
registro
cobrad usuFecha
datetime
YES
Fecha en que se ingreso o se
modifico el registro
cobrad usuHora
char(8)
YES
Hora en que se ingreso o se
modifico el registro
Tabla
Campo
zonas Descrip
Descrip
char(50)
Nulos Indice
YES
zonas Usuario
char(10)
YES
El usuario que ingreso o modifico el
registro
zonas usuFecha
datetime
YES
Fecha en que se ingreso o se
modifico el registro
zonas usuHora
char(8)
YES
Hora en que se ingreso o se
modifico el registro
zonas Zona
char(5)
Clave del cobrador
ZONAS Catálogo de zonas de clientes
Defecto
info
Descripción de la zona
Clave de la zona
PRI
VENDS Catálogo de vendedores
Tabla
Campo
vends Activo
Descrip
tinyint(4)
Nulos Indice
Defecto
0
info
Si el vendedor esta activo para
MyBusiness POS Guía del Usuario
VENDS Catálogo de vendedores
Tabla
Campo
Descrip
Nulos Indice
Defecto
info
realizar ventas
vends Comision
double
YES
Porcentaje de la comisión sobre la
venta
vends Nombre
char(50)
YES
Nombre del vendedor
vends Usuario
char(10)
YES
El usuario que ingreso o modifico el
registro
vends usuFecha
datetime
YES
Fecha en que se ingreso o se
modifico el registro
vends usuHora
char(8)
YES
Hora en que se ingreso o se
modifico el registro
vends Vend
char(10)
Clave del vendedor
PRI
TIPOS Catálogo de tipos de clientes
Tabla
Campo
tipos Descrip
Descrip
char(50)
Nulos Indice
YES
tipos Tipo
char(5)
tipos Usuario
char(10)
YES
El usuario que ingreso o modifico el
registro
tipos usuFecha
datetime
YES
Fecha en que se ingreso o se
modifico el registro
tipos usuHora
char(8)
YES
Hora en que se ingreso o se
modifico el registro
PRI
Defecto
info
Descripción del tipo de cliente
Clave del tipo de cliente
MyBusiness POS Guía del Usuario
Estas tablas muestran las tablas que afectan la operación del software con
respecto al catálogo de clientes
TABLA
Clients
Articlien
Contacto
Dinemb
DESCRIPCION
Tabla principal del catalogo de clientes
Precios especiales por cliente
Tabla de contactos
Direcciones de embarque
MyBusiness POS Guía del Usuario
ARTICLIEN Precios especiales de clientes por producto
Tabla Campo Descrip Nulos Indice Defecto
articlien Articulo char(15)
PRI
Clave del artículo
articlien Cliente
char(10)
articlien Precio
Double
articlien usuario
char(10) YES
info
Clave del cliente
PRI
Precio que se va a dar a este articulo con este
cliente
YES
El usuario que ingreso o modifico el registro
articlien usuFecha Datetime YES
Fecha en que se ingreso o se modifico el
registro
articlien usuHora char(8)
Hora en que se ingreso o se modifico el registro
YES
CONTACTO Catálogo de contactos de clientes
Tabla
Campo
contacto ALTA
Descrip Nulos Indice
Defecto
info
datetime
MUL 0000-00-00 00:00:00 Fecha en que se dio de alta el
contacto
contacto APELLIDOM char(30)
MUL
Apellido materno
contacto APELLIDOP char(30)
MUL
Apellido paterno
contacto CLIENTE
char(10)
MUL
Clave del cliente relacionado
contacto CONTACTO char(30)
MUL
Nombre del contacto
Fecha de cumpleaños
contacto CUMPLE
datetime YES
contacto ID
int(11)
contacto Mail
char(50) YES
Dirección de correo electrónico
del contacto
contacto MEDIO
char(20) YES
Medio por el que se entero de
nosotros
contacto PUESTO
char(30)
contacto TITULO
char(5) YES
Titulo profesional
contacto USUARIO
char(10) YES
El usuario que ingreso o modifico
el registro
PRI
MUL
0
identificador único
Puesto en la empresa
contacto USUFECHA datetime YES
Fecha en que se ingreso o se
modifico el registro
contacto USUHORA
Hora en que se ingreso o se
modifico el registro
char(8) YES
MyBusiness POS Guía del Usuario
DIREMB Direcciones de embarque
Tabla Campo
Descrip
diremb cliente
varchar(10)
Nulos Indice
Defecto
diremb Direccion longtext
diremb id
int(10) unsigned
PRI
0
info
Clave del cliente
Dirección de embarque
identificador único
MyBusiness POS Guía del Usuario
TABLA
Proveed
TiposProv
DESCRIPCION
Catalogo de proveedores
Tipos de proveedores
MyBusiness POS Guía del Usuario
PROVEED Catálogo de proveedores
Tabla
Campo
proveed CALLE
Descrip Nulos Indice
char(50)
proveed COLONIA
char(50)
Colonia del proveedor
proveed CONTACTO
char(50)
Persona con la que tenemos
contacto en la empresa
proveed CP
char(5)
proveed CREDITO
double
proveed curb
char(20)
proveed DESC1
double
0
Descuento 1 con el proveedor
proveed DESC2
double
0
Descuento 2 con el proveedor
proveed DESC3
double
0
Descuento 3 con el proveedor
proveed DESC4
double
0
Descuento 4 con el proveedor
proveed DESC5
double
0
Descuento 5 con el proveedor
proveed DIAS
double
0
Días de crédito
proveed ESTADO
char(20)
proveed Externo
tinyint(4)
0
Si se trata de un proveedor
ajeno a la empresa
proveed Interno
tinyint(4)
0
Si el proveedor esta dentro de
la misma empresa
proveed MAIL
char(50)
Dirección de correo electrónico
proveed NOMBRE
char(50)
Nombre del proveedor
proveed OBSERV
char(255)
Observaciones
proveed PAIS
char(20)
País del proveedor
proveed POBLA
char(50)
Población o entidad federativa
proveed PROVEEDOR char(10)
Defecto
Info
Calle del proveedor
Código postal
0
Monto del crédito que tenemos
con este proveedor
Clave del registro único de
población
Estado de la republica
Clave del proveedor
PRI
proveed REVISION
char(50)
Fecha de revisión y pago
proveed RFC
char(20)
Registro federal de
contribuyentes
proveed SALDO
double
proveed TELEFONO
char(50)
Teléfonos del proveedor
proveed TIPO
char(5)
Tipo de proveedor
proveed URL
char(250)
Información del proveedor en
forma de un archivo
proveed USUARIO
char(10)
El usuario que ingreso o
modifico el registro
proveed USUFECHA
datetime
proveed USUHORA
char(8)
0
Saldo total del proveedor
0000-00-00 00:00:00 Fecha en que se ingreso o se
modifico el registro
Hora en que se ingreso o se
modifico el registro
MyBusiness POS Guía del Usuario
PROVEED Catálogo de proveedores
Tabla
Campo
proveed ZONA
Descrip Nulos Indice
char(5)
Defecto
Info
Zona del proveedor (Obsoleto)
TIPOSPROV Tipos de proveedores
Tabla
Campo Descrip Nulos
tiposprov Descrip char(50) YES
tiposprov TipoProv char(5)
tiposprov Usuario
char(10) YES
Indice
Defecto
info
Descripción del tipo de
proveedor
PRI
Clave del tipo de proveedor
El usuario que ingreso o modifico
el registro
tiposprov usuFecha datetime YES
Fecha en que se ingreso o se
modifico el registro
tiposprov usuHora char(8) YES
Hora en que se ingreso o se
modifico el registro
MyBusiness POS Guía del Usuario
TABLA
Ventas
Partvta
Cobranza
Clients
Concxc
Estaciones
Vends
Flujo
Movsinv
Prods
DESCRIPCION
Encabezado de ventas
Detalle de la venta
Registro de las cuentas por cobrar
Catálogo de clientes
Conceptos de cuentas por cobrar
Estaciones de trabajo
Catalogo de vendedores
Flujo de caja
Movimientos al inventario
Catalogo de productos
MyBusiness POS Guía del Usuario
VENTAS Encabezado de ventas
Tabla
Campo
Ventas ALMACEN
Descrip
smallint(6)
Nulos Indice
Defecto
Ventas AplicarDes
char(255)
Ventas AUTO
tinyint(4)
Ventas BANCO
char(30)
El banco del cheque con se
capturo el pago
Ventas Caja
char(20)
La estación de trabajo
Ventas CIERRE
tinyint(4)
Ventas CLIENTE
char(10)
Ventas COBRANZA
int(11)
0
Número del folio de cobranza
generado
Ventas Comision
double
0
La comisión generada por algún
tipo de cobro que requiera del
cobro de comisión por ejemplo
los vales de despensa cuando se
copra mayoreo
Ventas Comodin
char(20)
Dato para uso libre del
programador
Ventas Concepto1
char(3)
Concepto del pago 1
Ventas Concepto2
char(3)
Concepto del pago 2
Ventas Concepto3
char(3)
Concepto del pago 3
Ventas Corte
char(1)
Ventas COSTO
double
Ventas DATEMB
char(255)
Datos de la dirección de
embarque
Ventas DATOS
char(255)
Datos del cliente
Ventas DESC1
double
0
Descuento 1 en cascada de la
venta
Ventas DESC2
double
0
Descuento 2 en cascada de la
venta
Ventas DESC3
double
0
Descuento 3 en cascada de la
venta
Ventas DESC4
double
0
Descuento 4 en cascada de la
venta
Ventas DESC5
double
0
Descuento 5 en cascada de la
venta
ventas DESCUENTO
double
0
Descuento global de los cinco
primeros descuentos (Obsoleto)
Ventas DESGLOSE
tinyint(4)
0
Si se va a desglosar el impuesto
0
info
Número de almacén sobre el que
se realiza la operación de venta
Si se va aplicar el descuento a la
venta o no
0
0
Si la venta fue generada por el
software de forma automatica
Si se trata de una factura de
cierre (este tipo de venta no se
toma en cuenta para totales)
Clave del cliente
Si esta venta ya esta en corte o
no
MUL
0
Costo total de la venta
MyBusiness POS Guía del Usuario
VENTAS Encabezado de ventas
Tabla
Campo
Ventas Diario
Descrip
tinyint(4)
Ventas ENFAC
tinyint(4)
Ventas Estacion
char(20)
Ventas ESTADO
char(2)
Ventas Exportado
tinyint(4)
Ventas F_EMISION
datetime
Ventas F_VENC
datetime
Ventas Iespecial
Nulos Indice
Defecto
info
0
Si la venta ya esta en la factura
de cierre (obsoleto)
0
Si el ticket o remisión ya esta en
una factura
Nombre de la estación de trabajo
que genero la venta
El estado de la venta pueden ser
2: “CO” confirmado o “PE”
pendiente
MUL
0
Si la venta ya fue exportada
(Obsoleto)
0000-00-00
00:00:00
La fecha de la operación de la
venta (esta fecha es la del
documento origen para el caso
de facturas o remisiones)
Fecha de vencimiento
double
0000-00-00
00:00:00
0
Ventas Importar
tinyint(4)
0
Si la venta provino de una
importación
Ventas IMPORTE
double
0
Importe de la venta
Ventas Impreso
char(1)
Ventas IMPUESTO
double
0
El importe del primer impuesto
de la venta
Ventas Interes
double
0
El porcentaje de interés aplicado
a la venta (Se ve reflejado en
cobdet como un segundo cargo)
Ventas MONEDA
char(3)
Ventas NO_REFEREN int(11)
MUL
El importe del impuesto especial
Si la venta se imprimió de forma
correcta
La moneda de la operación de
venta
MUL
0
Número de referencia
Ventas NumeroCheque char(50)
El número de cheque que se
utilizo en una forma de pago
Ventas OBSERV
char(255)
Observaciones a la venta
Ventas OCUPADO
tinyint(4)
Ventas OrigenDev
int(11)
Ventas Pago1
0
Si el registro esta siendo usado
algún usuario
0
La venta que le dio origen a la
devolución
double
0
Importe del concepto de pago 1
Ventas Pago2
double
0
Importe del concepto de pago 2
Ventas Pago3
double
0
Importe del concepto de pago 3
Ventas PEDCLI
char(20)
MUL
El número de pedido del cliente
(Este numero es el del sistema
del cliente no tiene que ver con
el numero de pedido manejado
por MyBusiness POS)
MyBusiness POS Guía del Usuario
VENTAS Encabezado de ventas
Tabla
Campo
Ventas PEMB
Descrip
char(40)
Nulos Indice
Defecto
info
Ventas PRECIO
smallint(6)
0
El número de lista de precio que
se uso para la venta
Ventas Redondeo
double
0
El total de redondeo a favor o en
contra
Ventas Relacion
char(10)
Ventas Sucremota
char(20)
Ventas SUCURSAL
char(20)
Ventas Ticket
smallint(4)
0
Si se trata de un ticket o no
Ventas TIPO_CAM
double
0
El tipo de cambio o taza
cambiaria
Ventas TIPO_DOC
char(3)
Ventas TipoVenta
char(20)
Indica si el pago de la factura se
va a hacer en una exhibición o
en múltiples pagos
Ventas USUARIO
char(10)
El usuario que ingreso o modifico
el registro
Ventas USUFECHA
datetime
Ventas USUHORA
char(8)
Ventas VEND
char(5)
Ventas VENTA
int(11)
Ventas VentaOrigen
int(11)
ventas VENTAREF
int(11)
Ventas ventaremota
Ventas VentaSuc
Indica la forma en que la
mercancía es presentada o
enviada
La dirección de embarque
El nombre de la sucursal que dio
origen a la venta, este campo se
usa cuando se importa por
medio del concentrador
MUL
El nombre de la sucursal local
El tipo de documento puede ser
“FAC” factura “REM” remision y
la remision puede ser un ticket o
una nota de venta
MUL
0000-00-00
00:00:00
Fecha en que se ingreso o se
modifico el registro
Hora en que se ingreso o se
modifico el registro
La clave del vendedor
0
Llave principal es un
identificador único de la
operación de venta
0
Si esta venta fue generada a
partir de otra este campo indica
el numero de venta origen, como
por ejemplo en una factura que
fue hecha a partir de un ticket
0
El numero de la venta de la
factura de cierre a la que
pertenece esta remisión o ticket
int(10)
unsigned
0
El numero de venta de una
operación de importación
(obsoleto)
int(11)
0
El numero de venta que proviene
del proceso de importación del
concentrador
PRI
MUL
MyBusiness POS Guía del Usuario
PARTVTA Partidas de venta
Tabla
Campo
Descrip
Nulo
Indice
s
Defecto
Almacén de donde se tomara la
existencia para esta partida
partvta ALMACEN
int(11)
partvta ARTICULO
char(15)
partvta Autorizado
char(10)
Quien autorizo un cambio de
precio o descuento
partvta Caja
char(20)
La estación de trabajo
partvta CANTIDAD
double
partvta Clave
char(15)
partvta COSTO
double
0
Costo de la partida
partvta DESCUENTO double
0
Porcentaje de descuento
partvta DevConf
double
0
Cantidad devuelta
partvta Devolucion
double
0
Cantidad en devolución por
confirmar
partvta estado
char(2)
partvta ID_entrada
int(11)
MUL
0
El identificador que relaciona el
movimiento de entrada
(devolución) con el movimiento
generado en Kardex
partvta ID_SALIDA
int(11)
PRI
0
Este es el identificador unico de
cada partida de venta, y se
relacionaron cada movimiento de
inventario (movsinv)
partvta iespecial
double
0
El porcentaje de impuesto
especial
partvta importe
double
0
El importe o sea la multiplicación
del precio por la cantidad menos
el descuento (antes calculado)
partvta IMPUESTO
float
0
El porcentaje de impuesto
aplicado a la partida de la venta
partvta Invent
tinyint(3)
unsigned
int(11)
0
Si va a afectar el inventario o no
0
El número de precio de lista que
se uso en esta partida
0
El número del de referencia del
documento generado
partvta LISTA
partvta NO_REFEREN int(11)
partvta OBSERV
char(255)
partvta PARTIDA
int(11)
partvta PRCANTIDAD int(11)
partvta PRDESCRIP
char(40)
0
Info
Clave del articulo
MUL
0
La cantidad del producto vendido
La clave adicional o presentación
Si esta pendiente o confirmado
MUL
Observaciones a la partida
MUL
0
El campo que relaciona la partida
con una partida proveniente de
un pedido (cotizpar)
0
La cantidad de la presentación
La descripción de la presentación
MyBusiness POS Guía del Usuario
PARTVTA Partidas de venta
Tabla
Campo
Descrip
Nulo
Indice
s
Defecto
Info
partvta PRECIO
double
0
El precio de venta
partvta PrecioBase
double
0
El precio de venta sin
alteraciones (este se puede
ocupar para saber si se cambio
el precio de venta por el usuario)
partvta TIPO_DOC
char(3)
partvta Usuario
char(10)
Partvt UsuFecha
a
datetime
partvta UsuHora
char(8)
partvta VENTA
int(11)
El tipo de documento para la
venta
MUL
El usuario que ingreso o modifico
el registro
0000-00-00
00:00:00
Fecha en que se ingreso o se
modifico el registro
Hora en que se ingreso o se
modifico el registro
MUL
0
El numero de la venta (relación
con la tabla ventas)
MyBusiness POS Guía del Usuario
COBRANZA Encabezado por cuentas por cobrar
Tabla
Campo
cobranza CLIENTE
Descrip Nulos Indice
char(10)
MUL
Defecto
Info
cobranza COBRADOR
char(5)
cobranza COBRANZA
int(11)
cobranza CONTAB
tinyint(4) YES
Si el movimiento ya fue
contabilizado o no
cobranza ESTADO
char(1)
Si esta pendiente “PE” o
confirmado “CO” (con saldo o
sin saldo)
cobranza FECHA
datetime
La clave del cliente
La clave del cobrador
YES
PRI
0
YES
MUL
Un identificador único para el
registro
0000-00-00 00:00:00 Fecha del movimiento
cobranza FECHA_VENC datetime YES
Fecha del vencimiento
cobranza IMPORTE
double
El importe de movimiento de
cobranza
cobranza Leyenda
char(15) YES
Leyenda explicativa del
movimiento
cobranza MONEDA
char(3)
La moneda del movimiento
YES
YES
cobranza NO_REFEREN int(11)
MUL
0
Número de referencia (por
ejemplo el numero de factura)
cobranza OBSERV
char(255) YES
Observaciones
cobranza SALDO
double
YES
Saldo del documento
cobranza TIP_CAM
double
YES
Tipo de cambio utilizado
cobranza TIPO_DOC
char(3)
cobranza USUARIO
char(10) YES
El usuario que ingreso o
modifico el registro
cobranza USUFECHA
datetime YES
Fecha en que se ingreso o se
modifico el registro
cobranza USUHORA
char(8)
Hora en que se ingreso o se
modifico el registro
cobranza VENTA
int(11)
Tipo de documento ver
(conceptos de cuentas por
cobrar)
MUL
YES
MUL
0
El numero de venta que origino
el movimiento de cobranza
CONCXC Conceptos de cuentas por cobrar
Tabla
Campo
Descrip Nulos Indice Defecto
Info
concxc CLAVE_CON char(3)
MUL
Clave del concepto de cuenta por cobrar
YES
Si este movimiento genera comisión
concxc COMISION
double
concxc DESCRIP
char(40) YES
Descripción del concepto
concxc FIJO
tinyint(4) YES
Si la clave es del sistema y no se puede borrar
concxc FORMATO
char(35) YES
El formato de impresión que tiene asignado
MyBusiness POS Guía del Usuario
CONCXC Conceptos de cuentas por cobrar
Tabla
Campo
Descrip Nulos Indice Defecto
Info
este concepto
concxc INGRESO
tinyint(4) YES
Si va a afectar el flujo de caja o no
concxc TIPO_CXC
char(1) YES
Si se trata de un cargo “C” o de un abono “A”
concxc USUARIO
char(10) YES
El usuario que ingreso o modifico el registro
concxc USUFECHA datetime YES
Fecha en que se ingreso o se modifico el
registro
concxc USUHORA
Hora en que se ingreso o se modifico el registro
char(8) YES
ESTACIONES estaciones de trabajo
Tabla
Campo
estaciones AGENTE
Descrip
tinyint(4)
estaciones agregaprod
tinyint(4)
estaciones Almacen
smallint(6)
estaciones autorizapedido
tinyint(4)
estaciones bascula
tinyint(4)
Nulos Indice Defecto
info
0
Si el agente del sistema
estaba activo o no
(Obsoleto)
0
Si se podían agregar
productos en el punto de
venta (obsoleto)
0
El almacén por defecto con
el que va a trabajar la
estación
0
Si se requiere que los
pedidos antes de surtirse
reuiqeran autorizarse
0
Si tiene bascula conectada
estaciones basculaestabilizacion tinyint(4)
0
Si la bascula tiene
estabilización del peso
estaciones basculalector
tinyint(4)
0
Si l bascula tiene lector de
código de barras integrado
(Obsoleto)
estaciones Bitacora
char(254)
estaciones bitbascula
tinyint(3) unsigned
0
Bit de parada de la basucla
(Obsoleto)
estaciones bittorreta
tinyint(3) unsigned
0
Bit de parada de la torreta
(Obsoleto)
estaciones busquedagrafica
tinyint(4)
0
Si la búsqueda de artículos
va a incluir la imagen del
producto
estaciones Cajon
tinyint(4)
0
Si la impresora de tickets
tiene un cajon de dinero
conectado
estaciones CallerId
char(4)
El protocolo del identificador
de llamadas
estaciones CambiarDoc
char(1)
Si puede cambiar de
documento (Obsoleto)
El nombre de la bitácora de
la estación de trabajo
(Obsoleto)
MyBusiness POS Guía del Usuario
ESTACIONES estaciones de trabajo
Tabla
Campo
estaciones cliente
Descrip
tinyint(4)
estaciones cobranza
tinyint(4)
estaciones cobroencaja
tinyint(4)
estaciones CobroFac
tinyint(4)
estaciones cobrohora
tinyint(4)
estaciones CobroRem
tinyint(4)
estaciones columnadescuento
tinyint(4)
estaciones columnapresentacion tinyint(4)
Nulos Indice Defecto
info
0
Si se quiere forzar la captura
del cliente en el punto de
venta
0
Si se puede dejar como
cobranza una venta, en el
punto de venta
0
Si se puede cobrar en el
punto de venta
0
Si se va a habilitar la
ventana de cobro en el
asistente de ventas
0
Si los productos de tipo
servicio se van a
incrementar transcurrido un
tiempo
0
Si se va a habilitar la
ventana de cobro en el
asistente de ventas
0
Si se va a incluir la columna
de descuento en el punto de
venta
0
Si se va a incluir la columna
del nombre de la
presentación en el punto de
venta
Puerto de la impresora de
tickets (Obsoleto)
estaciones CommPort
char(5)
estaciones comodin
tinyint(4)
0
Si se va a utilizar el campo
comodín del punto de venta
estaciones comodinobligatorio
tinyint(4)
0
Si el dato comodín del punto
de venta es obligatorio
estaciones COMPRARAPIDA
tinyint(4)
0
Si se va activar el proceso
de compra rápida
estaciones ConcentraVentas
tinyint(4)
0
Si esta estación va a
concentrar las ventas
(Obsoleto)
estaciones configticket
char(10)
estaciones decimales
tinyint(4)
0
Si se va a utilizar el
redondeo en el punto de
venta
estaciones Desconectado
tinyint(4)
0
Si acepta operación
desconectada (Obsoleto)
estaciones DigitoComm
char(3)
Los parámetros de
configuración del puerto
serial para la impresora de
tickets
El digito para obtener salida
por el conmutador
MyBusiness POS Guía del Usuario
ESTACIONES estaciones de trabajo
Tabla
Campo
estaciones Duplicado
Descrip
tinyint(4)
Nulos Indice Defecto
info
0
Si se va a crear un duplicado
de la venta
0
Si se va a incluir los
apartados por venta en
disponibilidad
PRI
El nombre de la estación
estaciones enventa
tinyint(4)
estaciones Estacion
char(10)
estaciones existenciapunto
tinyint(4)
0
Si se va a enviar mensajes
de falta de existencia en el
punto de venta
estaciones Gastos
tinyint(4)
0
Si se van a capturar gastos
de importación en compras
(Obsoleto)
estaciones horas
int(11)
0
Valor en minutos para el
incremento en servicios
estaciones ietiquetas
tinyint(4)
0
Si se tiene conectada una
impresora de etiquetas
estaciones ietiquetasmarca
char(10)
La marca de la impresora de
etiquetas
estaciones ietiquetaspuerto
char(5)
El puerto a la que esta
conectada la impresora de
etiquetas
estaciones Imagen
tinyint(4)
estaciones ImpDev
char(50)
La impresora para las
devoluciones
estaciones ImpFact
char(50)
La impresora para las
facturas
estaciones ImpRem
char(50)
La impresora para las
remisiones
estaciones impsalidas
char(50)
La impresoras para imprimir
las salidas de inventario
estaciones Incrementos
tinyint(3)
0
Si se van a utilizar la tecla +
y – para aumentar o
disminuir la cantidad en el
punto de venta
estaciones informacion
tinyint(4)
0
Si se va a incluir el campo
información en el punto de
venta
estaciones intereses
tinyint(4)
0
Si se van a capturar
intereses al momento del
cobro en el punto de venta
estaciones Inventario
tinyint(4)
0
Si las ventas van a afectar al
inventario en linea
estaciones Lector
tinyint(4)
0
Si se va a utilizar un lector
de código de barras en todos
los módulos del sistema
0
Si se va a incluir la imagen
del producto en el punto de
venta
MyBusiness POS Guía del Usuario
ESTACIONES estaciones de trabajo
Tabla
Campo
estaciones lectorserial
Descrip
tinyint(3)
Nulos Indice Defecto
info
0
Si se tiene conectado un
lector serial
estaciones leyendacomodin
char(30)
La leyenda que se va a
anteponer al dato comodín
en el punto de venta
estaciones Moneda
char(3)
La moneda que se va utilizar
por defecto en el sistema
estaciones MONITOR
tinyint(4)
0
Si esta estación va ser un
monitor de las ventas que
tienen pendiente afectar al
inventario
estaciones MUSICA
tinyint(4)
0
Si se va tocar el tema del
sistema a la entrada
(Obsoleto)
estaciones ndecimales
double
0
Número de posiciones
decimales para el redondeo
estaciones PAGACOMPRA
tinyint(4)
0
Si se va a activar la ventana
de pago de compra en el
asistente de compras
estaciones Pagos
tinyint(4)
0
Si se va a utilizar la venta de
enganche y múltiples pagos
en ventas
estaciones pagosparciales
tinyint(4)
0
Si se aceptan pagos
parciales en ventas
estaciones paridadbascula
char(15)
La paridad de la bascula
(Obsoleto)
estaciones paridadtorreta
char(15)
La paridad de la torreta
(Obsoleto)
estaciones PartFac
int(11)
estaciones pbascula
char(4)
El nombre del procedimiento
o driver de la bascula
estaciones pcajon
char(4)
El nombre del procedimiento
O driver del cajón de dinero
(Obsoleto)
estaciones plector
char(4)
El nombre del procedimiento
o driver del cajon de dinero
estaciones porsurt
tinyint(4)
0
Incluir los apartados por
pedido en disponibilidad
estaciones PorUsuario
tinyint(4)
0
Presentar información del
producto en el punto de
venta solo por solicitud del
usuario
estaciones Precant
tinyint(4)
0
Activar el modo de precios
por cantidad vendida en el
punto de venta
estaciones PrecioDeCliente
tinyint(4)
0
El precio de cliente tiene
0
Numero de partidas por
factura (Obsoleto)
MyBusiness POS Guía del Usuario
ESTACIONES estaciones de trabajo
Tabla
Campo
Descrip
Nulos Indice Defecto
info
preferencia sobre el volumen
de venta
estaciones precios
tinyint(4)
0
Activa la ventana de
selección de precios en
punto de venta
estaciones presentacion
tinyint(4)
0
Si el precio de la
presentación tiene
preferencia sobre el precio
del producto
estaciones procbascula
char(20)
estaciones ProcDesc
tinyint(4)
estaciones proclector
char(20)
Procedimiento para
configurar el lector serial
estaciones proctorreta
char(20)
Procedimiento para
configurar la torreta
estaciones pticket
char(4)
Puerto de la impresora de
tickets
estaciones ptorreta
char(4)
Puerto de la torreta
estaciones PuntoDeVenta
tinyint(4)
0
Activar el punto de venta al
entrar al sistema
estaciones RCLIENTES
tinyint(4)
0
Captura rápida de clientes
(Solo datos de la primera
pestaña)
estaciones recestaciones
tinyint(4)
0
Recuperar ventas por
estación
estaciones RPRODS
tinyint(4)
0
Captura rápida de productos
estaciones scajon
char(250)
estaciones SerieLote
tinyint(4)
0
Si se manejan series y lotes
en facturación (Obsoleto)
estaciones Servidor
tinyint(4)
0
Si Se trata de servidor de
datos (Obsoletos)
estaciones sucursales
tinyint(4)
0
Conectar sucursales a la
entrada del sistema
estaciones TantosDev
int(11)
0
Numero de impresiones por
devolución
estaciones TantosFac
int(11)
0
Numero de impresiones de
facturas
estaciones TantosRem
int(11)
0
Numero de impresiones por
remisiones
estaciones tantossalidas
int(10) unsigned
0
Numero de impresiones para
salidas de almacen
El procedimiento de la
bascula (Driver)
0
Si requiere que los
procedimientos se
sincronicen (Utilizar copia en
config.mdb)
Secuencia del cajón de
dinero (Obsoleto)
MyBusiness POS Guía del Usuario
ESTACIONES estaciones de trabajo
Tabla
Campo
estaciones ticket
Descrip
tinyint(3)
estaciones ticketcorte
tinyint(3)
estaciones torreta
tinyint(4)
estaciones unaventapendiente
tinyint(4)
0
Si solo se quiere una venta
pendiente por cliente
estaciones unidadespunto
tinyint(3)
0
Si se van a totalizar las
unidades en el punto de
venta
estaciones vbascula
int(3) unsigned
0
Velocidad del puerto de la
bascula (Obsoleto)
estaciones Velocidad
int(11)
0
Velocidad del habla del
Agente del sistema
(Obsoleto)
estaciones vencomp
tinyint(3)
0
Múltiples vencimientos en
compras
estaciones vendedor
tinyint(4)
0
Forzar captura de la clave
del vendedor
estaciones Venta
char(30)
estaciones VentaRapida
tinyint(4)
0
Si el asistente de ventas va
a servir para realizar ventas
rápidas
estaciones Viaje
tinyint(4)
0
Si se van a controlar los
datos del viaje (Obsoleto)
estaciones vtorreta
int(10) unsigned
0
Velocidad del puerto de la
torreta (Obsoleto)
Tabla Campo
flujo ABONO
Descrip
int(11)
Flujo banco
char(30)
Flujo Cargo
int(10) unsigned
Flujo cheque
char(40)
Flujo CONCEPTO char(5)
Nulos Indice Defecto
info
0
Si esta conectada la
impresora de tickets
0
Si la impresora de ticket
tiene corte de papel
automático
0
Si esta conectada la torreta
Tipo de venta por defecto
FLUJO Flujo de caja
Nulos Indice
Defecto
MUL 0
Info
El número de abono que dio
origen al movimiento de flujo
este campo es el de relación
con la tabla caja
La cuenta de banco al que
afecta al movimiento
(Pendiente)
MUL
0
El número de cargo que dio
origen al movimiento de flujo
este campo es el de relación
con la tabla abonosprov
El número del cheque
El concepto este proviene de la
tabla concxc o de concxp
MyBusiness POS Guía del Usuario
Tabla
Campo
Descrip
FLUJO Flujo de caja
Nulos Indice
Defecto
Info
dependiendo si el tipo de
movimiento es un ingreso o un
egreso
Flujo concepto2
char(5)
MUL
Flujo Corte
tinyint(4)
MUL
Un segundo concepto para
complementar la descripción o
razón del movimiento
Si el movimiento ya esta en un
corte Z
0
La estación de trabajo que
genero el movimiento
Flujo ESTACION char(10)
0000-00-00 00:00:00 La fecha del movimiento
Flujo FECHA
datetime
Flujo FLUJO
int(11)
Flujo HORA
char(8)
Flujo IMPORTE
double
Flujo ING_EG
char(1)
MUL
Si se trata de un ingreso “I” o
de un egreso “E”
Flujo Modulo
char(3)
MUL
Si el movimiento lo genero el
módulo de cuentas por cobrar
“CXC” o por pagar “CXP”
Flujo MONEDA
char(3)
Flujo tipo_cam
double
Flujo USUARIO
char(10)
PRI
El identificador único del
movimiento
0
La hora en que se hizo el
movimiento
El importe incluyendo impuesto
0
La moneda
El tipo de cambio
0
El usuario que genero el
registro
0000-00-00 00:00:00 La fecha en que el usuario
inserto el registro
Flujo USUFECHA datetime
La hora en que el usuario
inserto el registro
Flujo USUHORA char(8)
Flujo Venta
int(11)
MUL
El número de venta que genero
el movimiento de flujo
0
MOVSINV Movimientos al inventario
Tabla
Campo
movsinv ALMACEN
Descrip
smallint(6)
Nulos Indice
Defecto
movsinv ARTICULO
char(15)
movsinv CANTIDAD
double
0
La cantidad por la que se
realiza el movimiento
movsinv Cerrado
tinyint(4)
0
Si este movimiento ya
fue cerrado (No es
posible afectar
movimientos anteriores a
esta fecha)
0
info
El almacén que fue
afectado
La clave del artículo
afectado
MUL
MyBusiness POS Guía del Usuario
MOVSINV Movimientos al inventario
Tabla
Campo
movsinv CLAVEADD
Descrip
char(15)
movsinv CONSEC
int(11)
movsinv COSTO
double
movsinv ENT_SAL
char(1)
movsinv EXIST_ALM
double
movsinv EXISTENCIA
double
movsinv exportado
tinyint(4)
movsinv F_MOVIM
datetime
Nulos Indice
int(11)
movsinv inicial
tinyint(3) unsigned
movsinv MOVIMIENTO int(11)
PRI
char(2)
movsinv PARTIDA
smallint(6)
movsinv POR_COSTEA double
0
El folio consecutivo de
los movimientos (Llave
principal)
0
El costo promedio que
tenia el producto al
momento del movimiento
Si se trata de una salida
“S” o una entrada en
inventario “E”
MUL
MUL
MUL
movsinv NO_REFEREN int(11)
movsinv OPERACION
info
La clave de la
presentación afectada
movsinv ID_ENTRADA int(11)
movsinv ID_SALIDA
Defecto
0
La existencia en almacén
en que se tenia al
momento del movimiento
0
La existencia general al
momento de realizar el
movimiento
0
Si este movimiento ya
fue llamado por el
concentrador
0000-00-00 00:00:00 La fecha del movimiento
de inventario
0
El identificador de la
entrada que lo relaciona
con la partida que lo
genero
0
identificador de la partida
que genero el
movimiento
0
Si se trata del inventario
inicial
0
El folio único de la tabla
que genero el
movimiento
0
El folio del documento
que genero el
movimiento por ejemplo
el numero de factura o
de ticket
El tipo de movimiento de
inventario que genero la
operación
MUL
MUL
0
Si el movimiento viene
de un pedido de clientes
es el identificador de la
partida que lo genero
0
Si se utiliza el método
UEPS o PEPS indica
MyBusiness POS Guía del Usuario
MOVSINV Movimientos al inventario
Tabla
Campo
Descrip
Nulos Indice
Defecto
info
cuantas unidades quedan
por costear en esta capa
movsinv PRCANTIDAD double
0
La equivalencia de la
presentación con
respecto a la unidad de
consumo
movsinv PRECIO_VTA double
0
El precio de venta o de
compra dependiendo si
se trata de una entrada o
una salida (Se utiliza
para el calculo del costo
solo si se trata de una
entrada, en una salida no
tiene importancia)
0
Un campo que se utiliza
para reorganizar los
movimientos de acuerdo
a la fecha, este es el
orden principal por el
cual se muestra la
información al usuario
movsinv REORDENA
int(11)
MUL
movsinv TIPO_MOVIM char(3)
El tipo de movimiento de
inventario que tiene que
ver con el documento
que lo genero por
ejemplo: el numero de
factura o ticket
movsinv Usuario
char(10)
El usuario que genero el
moviendo
movsinv UsuFecha
datetime
movsinv UsuHora
char(8)
movsinv VALOR
double
0000-00-00 00:00:00 La fecha en que el
usuario genero el
movimiento
La hora en que el usuario
genero el movimiento
0
El valor de inventario en
el momento de crear el
movimiento, es el
resultado de multiplicar
el costo individual por la
existencia
MyBusiness POS Guía del Usuario
TABLA
Compras
Proveed
Partcomp
Cuenxpag
Movsinv
Prods
DESCRIPCION
Encabezado de compras
Catalogo de proveedores
Detalle de compras
Cuentas por pagar
Movimientos al inventario
Catalogo de productos
MyBusiness POS Guía del Usuario
COMPRAS Encabezado de compras
Tabla
Campo
compras ALMACEN
Descrip
smallint(6)
Nulos Indice
YES
compras COMPRA
int(11)
compras COSTO
double
compras CUENXPAG
int(11)
compras DATOS
char(255)
compras DeCompra
int(10) unsigned
compras DESC1
double
YES
Descuento 1 de la compra
compras DESC2
double
YES
Descuento 2 de la compra
compras DESC3
double
YES
Descuento 3 de la compra
compras DESC4
double
YES
Descuento 4 de la compra
compras DESC5
double
YES
Descuento 5 de la compra
compras DESCUENTO double
YES
Descuento global (La suma
de los cinco
anteriores)
compras DESGLOSE
tinyint(4)
YES
Si se va a desglosar el
impuesto o no
compras ESTADO
char(2)
compras Exportado
tinyint(4)
compras F_EMISION
datetime
compras F_VENC
datetime
YES
Fecha del vencimiento
compras FACTURA
char(30)
YES
Número de factura de la
compra
compras IMPORTE
double
YES
El importe total de la
compra
compras IMPUESTO
double
YES
El impuesto total de la
compra
compras MONEDA
char(3)
YES
La moneda en la que se
realizo la compra
compras No_referen
int(10) unsigned
compras OBSERV
char(255)
compras OCUPADO
tinyint(4)
MUL
compras PROVEEDOR char(10)
MUL
PRI
Defecto
info
El almacén de al que afecto
la compra
0
Llave principal o
identificador de la compra
Costo global de la compra
YES
MUL
0
Folio que asocia la tabla con
cuentas por pagar
Los datos del proveedor
YES
MUL
0
El numero de compra que
genero la devolución
Si esta pendiente “PE” o
confirmada “CO”
MUL
Si este movimiento ya fue
procesado por el
concentrador
YES
MUL
MUL
0000-00-00 00:00:00 Fecha de la factura de
compra
0
El numero de referencia,
igual a la compra
(Obsoleto)
Observaciones de la compra
YES
0
Si la compra la esta usando
un usuario
La clave del proveedor
MyBusiness POS Guía del Usuario
COMPRAS Encabezado de compras
Tabla
Campo
compras TIPO_CAM
Descrip
double
Nulos Indice
YES
Defecto
info
compras TIPO_DOC
char(3)
compras USUARIO
char(10)
YES
El usuario que ingreso o
modifico el registro
compras USUFECHA
datetime
YES
La fecha en que se modifico
el registro
compras USUHORA
char(8)
YES
La hora en que se modifico
el registro
compras vencimiento
datetime
YES
0000-00-00 00:00:00 La fecha de vencimiento de
la compra
El tipo de cambio
El tipo de documento “CO”
compra, “DC” Devolución
de compra
MUL
PARTCOMP Partidas de compra
Tabla
Campo
partcomp ARTICULO
Descrip Nulos Indice Defecto
info
char(15)
MUL
Clave del articulo
partcomp CANTIDAD
double
partcomp CLAVEADD
char(15)
MUL
partcomp COMPRA
int(11)
MUL
partcomp DESCUENTO
double
YES
El descuento aplicado a la partida
partcomp DescuentoAdicional double
YES
Un descuento adicional para esta
partida
La cantidad de la partida
YES
PRI
La clave de la presentación
0
El identificador único de la partida
partcomp ID_ENTRADA
int(11)
partcomp IMPUESTO
float
YES
El porcentaje de impuesto aplicado a la
partida
partcomp NO_REFEREN
int(11)
YES
El numero de compra (Obsoleto)
partcomp OBSERV
char(255) YES
Observaciones a la partida
partcomp PARTIDA
int(11)
YES
El numero de partida es un campo que
relaciona el registro con la tabla
ordpart si es que la compra fue
generada por medio de una orden de
compra
partcomp PRCANTIDAD
int(11)
YES
La cantidad de equivalencia de la
presentación
partcomp PRDESCRIP
char(40) YES
La descripción de la presentación
partcomp PRECIO
double
YES
El numero de lista de precios ocupado
(Obsoleto)
partcomp TIPO_DOC
char(3)
YES
El tipo de documento (Obsoleto)
partcomp Usuario
char(10) YES
El usuario que ingreso o modifico el
registro
partcomp UsuFecha
datetime YES
La fecha en que el usuario ingreso o
modifico el registro
partcomp UsuHora
char(8)
La hora en que el usuario ingreso o
YES
0
El número de compra
MyBusiness POS Guía del Usuario
PARTCOMP Partidas de compra
Tabla
Campo
Descrip Nulos Indice Defecto
info
modifico el registro
CUENXPAG Cuentas por pagar
Tabla
Campo
Cuenxpag COMPRA
Descrip Nulos Indice
int(11)
MUL 0
cuenxpag CONTAB
tinyint(4) YES
cuenxpag CUENXPAG
int(11)
cuenxpag ESTADO
char(1)
cuenxpag FACTURA
char(30) YES
cuenxpag FECHA
datetime
Defecto
info
El numero de compra que
genero la cuenta por pagar
Si el movimiento ya fue
contabilizado
PRI
0
El campo llave o principal
Si este pendiente “PE” o
Confirmado “CO”, pendiente
cuando el movimiento tiene
saldo
YES
El numero de factura del
proveedor que dio origen a la
cuenta por cobrar
MUL
0000-00-00
00:00:00
La fecha del movimiento de la
cuenta por pagar
cuenxpag FECHA_VENC datetime YES
La fecha de vencimiento
cuenxpag IMPORTE
double
YES
El importe total de la cuenta
por pagar
cuenxpag MONEDA
char(3)
YES
La moneda en que se realizo el
movimiento
cuenxpag NO_REFEREN int(11)
MUL
cuenxpag NPAGO
int(11)
cuenxpag OBSERV
char(255) YES
cuenxpag ORDEN
int(11)
El numero de referencia, casi
siempre es el igual al numero
de compra
0
El folio del pago realizado
(Obsoleto)
Observaciones al movimiento
de cuenta por pagar
MUL
cuenxpag PROVEEDOR char(10)
0
MUL
0
El numero de orden de compra
que genero la cuenta por pagar
(Obsoleto)
La clave del proveedor a la cual
pertenece la cuenta por pagar
cuenxpag SALDO
double
YES
El saldo del documento
cuenxpag TIP_CAM
double
YES
El tipo de cambio
cuenxpag TIPO_DOC
char(3)
cuenxpag USUARIO
char(10) YES
El usuario que ingreso o
modifico el registro
cuenxpag USUFECHA
datetime YES
La fecha en que se modifico el
registro
cuenxpag USUHORA
char(8)
La hora en que se modifico el
registro
MUL
YES
El tipo de documento
MyBusiness POS Guía del Usuario
MyBusiness POS Guía del Usuario
TABLA
Salidas
Salpart
Prods
Movsinv
DESCRIPCION
Encabezado salidas de inventario
Detalle de salidas de inventario
Catalogo de productos
Movimientos de inventario
MyBusiness POS Guía del Usuario
SALIDAS Salidas de inventario
Tabla
Campo
salidas ALMACEN
Descrip
smallint(6)
Nulos Indice Defecto
info
YES
El almacén que va a afectar la salida
salidas almt
int(10) unsigned
salidas COSTO
double
YES
El costo total de la salida
salidas DATOS
char(255)
YES
La descripción de la salida
salidas entsuc
int(10) unsigned
YES
El numero de entrada generado en
un sistema remoto por medio del
concentrador
0
salidas esparasucursal tinyint(4)
0
El almacén al que se va a traspasar la
mercancía en caso de ser un traspaso
Si se trata de una salida que va a
generar una entrada automática por
medio del concentrador
La estación de trabajo donde se
capturo el movimiento
salidas estacion
char(20)
salidas ESTADO
char(2)
salidas estraspaso
tinyint(3)
unsigned
salidas F_EMISION
datetime
YES
La fecha en que se va a afectar al
movimiento
salidas folio
int(11)
YES
El folio del movimiento, este folio es
por estación de trabajo y es solo para
el control del usuario
salidas IMPORTE
double
YES
El importe total de la salida de
inventario
salidas OBSERV
char(255)
YES
Observaciones a la salida de
inventario
salidas ocupado
tinyint(4)
MUL
0
Si el movimiento esta siendo usado
por algún usuario
salidas Salida
int(11)
PRI
0
Llave principal, consecutivo de
salidas
salidas sucursal
char(20)
salidas tipo_doc
char(3)
salidas traspaso
int(10) unsigned
salidas USUARIO
char(10)
YES
El usuario que ingreso o modifico el
registro
salidas USUFECHA
datetime
YES
La fecha en que se ingreso o modifico
el registro
Salidas USUHORA
char(8)
YES
La hora en que se ingreso o modifico
el registro
Si esta pendiente “PE” o confirmada
“CO”
MUL
0
Si se trata de un traspaso entre
almacenes
La sucursal a donde se va a enviar la
mercancía
El tipo de documento o tipo de
operación de la salida de inventario
YES
MUL
0
Si se trata de un traspaso se crea un
folio consecutivo del número de
traspaso
MyBusiness POS Guía del Usuario
TABLA
Entradas
Entpart
Prods
Movsinv
DESCRIPCION
Encabezado entradas al inventario
Detalle de entradas al inventario
Catalogo de productos
Movimientos de inventario
MyBusiness POS Guía del Usuario
ENTRADAS encabezado de entradas al inventario
Tabla
Campo
entradas ALMACEN
entradas COSTO
Descrip Nulos Indice Defecto
info
smallint(6) YES
El almacén que afecto o va a
afectar la entrada
double
YES
El costo total de la entrada
entradas DATOS
char(255) YES
entradas Entrada
int(11)
PRI
entradas ESTADO
char(2)
MUL
entradas F_EMISION
datetime
YES
Fecha en que se va a afectar la
entrada
entradas F_VENC
datetime
YES
Fecha de vencimiento (Obsoleto)
entradas FACTURA
char(30)
YES
Factura de proveedor (Obsoleto)
entradas IMPORTE
double
YES
El importe total de la entrada al
inventario
entradas MONEDA
char(3)
YES
La moneda con la que se esta
realizando la operación (Obsoleto)
entradas OBSERV
char(255) YES
entradas OCUPADO
tinyint(4)
MUL
entradas PROVEEDOR char(10)
MUL
La descripción de la entrada
0
identificador único de la entrada
Si esta pendiente “PE” o
Confirmada “CO”
Observaciones a la entrada
0
Si el registro esta siendo usado por
otro usuario
Clave del proveedor (Obsoleto)
Nombre de la sucursal que genero
el movimiento
entradas Sucursal
char(20)
entradas TIPO_CAM
double
YES
Tipo de cambio
entradas TIPO_DOC
char(3)
YES
Tipo de documento o tipo de
movimiento de entrada al
inventario
entradas USUARIO
char(10)
YES
Usuario que ingreso o modifico el
registro
entradas USUFECHA
datetime
YES
Fecha en que se ingreso o se
modifico el registro
entradas USUHORA
char(8)
YES
Hora en que se ingreso o se
modifico el registro
ENTPART Detalle de entradas al inventario
Tabla
Campo
entpart ARTICULO
Descrip Nulos Indice Defecto
info
char(15)
MUL
La clave del artículo
entpart CANTIDAD
double
entpart CLAVEADD
char(15)
MUL
entpart ENTRADA
int(11)
MUL
0
Número de entrada al inventario
PRI
0
identificador único de la entrada al
inventario
entpart ID_ENTRADA int(11)
entpart NO_REFEREN int(11)
La cantidad que esta entrando al
inventario
YES
YES
La clave de la presentación
El numero de referencia (Obsoleto)
MyBusiness POS Guía del Usuario
ENTPART Detalle de entradas al inventario
Tabla
Campo
entpart OBSERV
Descrip Nulos Indice Defecto
info
char(255) YES
Observaciones a la partida de la
entrada
entpart PARTIDA
int(11)
YES
Folio asociado con la tabla de
ordenes de compra (Obsoleto)
entpart PRCANTIDAD int(11)
YES
La cantidad de la presentación,
equivalencia
entpart PRDESCRIP char(40) YES
La descripción de la presentación
entpart PRECIO
double
YES
Costo unitario
entpart TIPO_DOC
char(3)
YES
Tipo de documento (Obsoleto)
entpart Usuario
char(10) YES
El usuario que ingreso o modifico el
registro
entpart UsuFecha
datetime YES
La fecha que ingreso o modifico el
registro
MyBusiness POS Guía del Usuario
TABLA
Invfis
Partinv
Prods
Movsinv
DESCRIPCION
Encabezado del inventario físico
Detalle del inventario físico
Catalogo de productos
Movimientos de inventario
MyBusiness POS Guía del Usuario
INVFIS Inventario físico
Tabla
Campo
invfis ALMACEN
Descrip Nulos Indice Defecto
info
smallint(6)
MUL 0
El almacén donde se esta llevando a cabo el
invfis ESTADO
char(2)
invfis FECHA
datetime
inventario
Si el inventario esta pendiente “PE” o ya esta
confirmado “CO”
Fecha en que se van a aplicar los ajustes
Folio, numero de inventario
Observaciones al inventario
Clave de la ubicación a la que se le esta
levantando el inventario físico
Valor total del ajuste
MUL
YES
invfis INVENTARIO int(11)
PRI
invfis OBSERV
char(255) YES
invfis ubicacion
char(10)
invfis VALOR
double
0
MUL
YES
PARTINV Detalle del inventario físico
Tabla
Campo
partinv ALMACEN
Descrip
float
Nulos Indice Defecto
info
YES
Almacén que se va a afectar con el
partinv ARTICULO
char(15)
PRI
partinv CLAVEADD
char(15)
PRI
partinv conteo1
double
0
partinv conteo2
double
0
partinv EREAL
double
YES
partinv EXISTENCIA double
YES
partinv INVENTARIO int(11)
partinv marbete
PRI
int(10) unsigned
0
0
partinv PRCANTIDAD double
0
partinv USUARIO
char(10)
YES
partinv USUFECHA
datetime
YES
partinv USUHORA
char(8)
YES
ajuste
Clave del articulo
Clave de la presentación
Primer conteo
Segundo conteo
Existencia real
Teórico
Número de inventario
Número de marbete
La cantidad de equivalencia de la
presentación
El usuario que ingreso o modifico el
registro
La fecha en que se ingreso o modifico
el registro
La hora en que se ingreso o modifico
el registro
MyBusiness POS Guía del Usuario
TABLA
Movsinv
Prods
Clavesadd
Lotes
Series
DESCRIPCION
Registro de movimientos al inventario
Catálogo de artículos
Claves adicionales, presentaciones
Registro de lotes
Registro de series
MyBusiness POS Guía del Usuario
LOTES Registro de lotes
Tabla Campo
lotes articulo
Descrip
char(15)
Nulos Indice
MUL
Defecto
info
lotes caducidad
datetime
0000-00-00 00:00:00 Fecha de caducidad
lotes cantidade
double
0
Cantidad de entrada
lotes cantidads
double
0
Cantidad de salida
lotes consec
int(10) unsigned
MUL
0
El folio al que esta
relacionado con la tabla
movsinv (entrada)
lotes consecsalida int(10) unsigned
MUL
0
El folio al que esta
relacionado con la tabla
movsinv (salida)
lotes id
int(10) unsigned
PRI
0
identificador del registro
lotes lote
char(30)
MUL
lotes numero
char(40)
YES
Numero de pedimento
lotes puerto
char(40)
YES
Puerto de entrada
Clave del artículo
Numero de lote
SERIES Registro de series de productos
Tabla
Campo
series ARTICULO
Descrip
char(15)
Nulos Indice Defecto
info
MUL
Clave del artículo
series consec
int(10) unsigned
MUL
0
El folio al que esta relacionado con la
tabla movsinv (entrada)
series consecsalida int(10) unsigned
MUL
0
El folio al que esta relacionado con la
tabla movsinv (salida)
0
Si la serie ya no esta disponible
0
identificador del registro
series entregado
tinyint(4)
series id
int(10) unsigned
series NUMERO
char(40)
YES
Numero de pedimento
series PUERTO
char(40)
YES
Puerto de entrada
series SERIE
char(30)
PRI
MUL
Numero de serie
MyBusiness POS Guía del Usuario
TABLA
Cobranza
Clients
Cobdet
Caja
Flujo
DESCRIPCION
Registro de movimientos de cobranza
Catálogo de clientes
Detalle de cobranza
Registro de abonos a cobranza
Flujo de caja
MyBusiness POS Guía del Usuario
COBDET Detalle de cobranza
Tabla
Campo
cobdet Cargo_ab
Descrip
char(1)
Nulos Indice
MUL
Defecto
info
cobdet CLIENTE
char(10)
cobdet COBRADOR
char(5)
cobdet COBRANZA
int(11)
cobdet concepto
char(5)
cobdet CONTAB
tinyint(4)
cobdet FECHA
datetime
MUL
0000-00-00 00:00:00 Fecha del movimiento
cobdet id
int(10) unsigned
PRI
0
identificador, llave
principal
cobdet IMPORTE
double
0
Importe del movmiento
cobdet MONEDA
char(3)
Si se trata de un cargo
“C” o de un Abono “A”
Clave del cliente
MUL
Clave del cobrador
MUL
0
Numero de cobranza
(Relación con la tabla
cobranza)
Concepto de la cobranza
0
Si el movimiento ya fue
contabilizado
Moneda del movimiento
cobdet NO_REFEREN char(50)
Número de referencia
MUL
Observaciones
cobdet OBSERV
char(255)
cobdet TIP_CAM
double
cobdet TIPO_DOC
char(3)
cobdet USUARIO
char(10)
El usuario que ingreso o
modifico el registro
cobdet USUFECHA
datetime
0000-00-00 00:00:00 Fecha en que se ingreso
o se modifico el registro
cobdet USUHORA
char(8)
cobdet VENTA
int(11)
0
Tipo de cambio
Tipo de documento
MUL
Hora en que se ingreso o
se modifico el registro
MUL
0
Venta que genero el
movimiento de cobranza
CAJA Detalle de los abonos de clientes
Tabla Campo
caja Abono
Descrip
int(11)
Nulos Indice
PRI
0
Defecto
Info
caja
Aplicado
tinyint(4)
YES
caja
CLIENTE
varchar(10)
MUL
La clave del cliente
caja
Cobrador
varchar(5)
MUL
La clave del cobrador
caja
Concepto
varchar(5)
MUL
El concepto de cobro
caja
Depositado tinyint(4)
MUL
0
caja
Fecha_dep datetime
MUL
0000-00-00 00:00:00 Fecha del deposito
El numero de abono, llave
principal
Si el movimiento ya no tiene
saldo por aplicar
Si el movimiento ya esta
depositado o no
MyBusiness POS Guía del Usuario
CAJA Detalle de los abonos de clientes
Tabla Campo
Descrip
caja ImportBase double
Nulos Indice
YES
caja
Importe
double
YES
caja
Moneda
char(3)
caja
No_referen varchar(50)
caja
Observ
longtext
YES
Observaciones
caja
Pago
double
YES
El pago original del cliente
(Calculo del cambio)
caja
Por_apli
double
caja
TC
double
caja
Tipo_doc
char(3)
caja
Usuario
varchar(10) YES
caja
UsuFecha datetime
caja
UsuHora
El importe en la moneda base, El
importe que se esta tomando en
la moneda base para el calculo
de la perdida o la ganancia
cambiaria
MUL
Moneda
MUL
Numero de referencia
0
Saldo pendiente de aplicar
Tipo de cambio
YES
MUL
varchar(8) YES
Info
Importe del movimiento
MUL
YES
Defecto
Tipo de documento
El usuario que ingreso o modifico
el registro
Fecha en que el usuario ingreso o
modifico el registro
Hora en que el usuario ingreso o
modifico el registro
MyBusiness POS Guía del Usuario
TABLA
Cuenxpag
Cuenxpdet
Pagos
Flujo
DESCRIPCION
Registro de movimientos de cuentas por pagar
Detalle de movimientos de cuentas por pagar
Detalle de abonos a la cuenta por pagar
Flujo de caja
MyBusiness POS Guía del Usuario
CUENXPAGDET Detalle de cuentas por pagar
Tabla
Campo
cuenxpdet ABONO
Descrip Nulos Indice
int(11)
YES
Defecto
cuenxpdet Cargo_ab
char(1)
cuenxpdet COBRADOR
char(5)
cuenxpdet COMPRA
int(11)
cuenxpdet CONTAB
tinyint(4) YES
cuenxpdet CUENXPAG
int(11)
MUL
0
cuenxpdet FECHA
datetime
MUL
0000-00-00 00:00:00 Fecha del movimiento
cuenxpdet IMPORTE
double
YES
Importe del movimiento
cuenxpdet MONEDA
char(3)
YES
Moneda del movimiento
Numero de abono
Si es un cargo “C” o un
abono “A”
MUL
Clave del cobrador
(Obsoleto)
YES
MUL
cuenxpdet NO_REFEREN char(50)
0
char(255) YES
cuenxpdet ORDEN
int(11)
Numero de cuentas por paga,
llave de relación con la tabla
cuenxpag
Numero de referencia
Observaciones
MUL
cuenxpdet PROVEEDOR char(10)
El numero de compra que
genero el movimiento de
cuenta por pagar
Si el movimiento ya esta
contabilizado o no
MUL
cuenxpdet OBSERV
info
0
El numero de orden de
compra que genero el
movimiento (Obsoleto)
Clave del proveedor
MUL
Tipo de cambio
cuenxpdet TIP_CAM
double
YES
cuenxpdet TIPO_DOC
char(3)
cuenxpdet USUARIO
char(10) YES
El usuario que ingreso o
modifico el registro
cuenxpdet USUFECHA
datetime YES
La fecha en que se ingreso o
se modifico el registro
cuenxpdet USUHORA
char(8)
La hora en que se ingreso o
se modifico el registro
Tipo de documento
MUL
YES
PAGOS Detalle de abonos a proveedores
Tabla Campo
pagos Abono
Descrip Nulos Indice
int(11)
PRI
0
pagos Aplicado
tinyint(4) YES
pagos Autorizado tinyint(4)
Defecto
info
Numero de abono, llave principal
Si el movimiento ya no tiene saldo
por aplicar
MUL
0
Si el moviendo de pago ya fue
autorizado (Obsoleto)
pagos Banco
char(10) YES
La cuenta banco de donde salio el
pago
pagos Cobrar
tinyint(4) YES
El importe pendiente por cobrar
(Obsoleto)
MyBusiness POS Guía del Usuario
PAGOS Detalle de abonos a proveedores
Tabla Campo
pagos Concepto
Descrip Nulos Indice
char(5)
MUL
pagos Fecha_dep datetime
MUL
Defecto
info
El concepto del pago
0000-00-00 00:00:00 Fecha de deposito
pagos ImportBase double
YES
Importe en la moneda base (Calculo
de la perdida o ganancia cambiaria)
pagos Importe
double
YES
Importe del movimiento
pagos Moneda
char(3)
pagos No_referen char(50)
pagos Observ
char(255) YES
pagos Por_apli
double
MUL
Moneda del movimiento
MUL
Numero de referencia
Observaciones
MUL
pagos Proveedor char(10)
MUL
pagos TC
double
pagos Tipo_doc
char(3)
pagos Usuario
char(10) YES
0
Saldo pendiente por aplicar
Clave de proveedor
Tipo de cambio
YES
MUL
Tipo de documento
El usuario que ingreso o modifico el
registro
pagos UsuFecha datetime YES
La fecha en que se ingreso o
modifico el registro
pagos UsuHora
La hora en que se ingreso o
modifico el registro
char(8)
YES
MyBusiness POS Guía del Usuario
ANEXO 5
La programación de Scripts
Una de las características mas importantes del Software MyBusiness POS es que es
Semiabierto, esto quiere decir que se puede modificar por medio de programación en
todos sus módulos e incluso crear módulos nuevos.
El lenguaje de programación que se utiliza es Visual Basic Script 5.5
Los procedimientos de MyBusiness POS se almacenan en la tabla “FORMATOS” de la
base de datos principal en forma de texto. Estos textos se pueden editar en la carpeta
personalización-Formatos, Reportes, Procedimientos o rutinas de usuario.
En realidad un formato, un reporte o un procedimiento o rutina de usuario son lo
mismo, diferenciando únicamente el propósito del Script.
Modificar o crear Script
Para poder modificar o crear un Script es necesario colocarse en la carpeta
correspondiente y presionar el botón nuevo o dar un doble clic sobre el procedimiento
que se desea modificar.
MyBusiness POS Guía del Usuario
La ventana de procedimientos se compone de los siguientes elementos:
Clave de procedimiento: Es cualquier nombre de menos de 20 caracteres
Descripción: Una linea de texto de hasta 100 caracteres que describan la funcionalidad
del procedimiento
Área de texto: El área dedicada al código del programa.
MyBusiness POS Guía del Usuario
En la pestaña presentación se encuentran los siguientes campos:
Catálogo: Indica si este procedimiento esta relacionado con una carpeta del Business
Manager
Clasificación: Indica si este procedimiento se va a colocar en una sección de reportes,
en el menú de reportes de la barra de tareas.
Tipo: El tipo de procedimiento que se esta editando (Formato, reporte, programa)
Sin importar si se trata de un formato, de un reporte o de un programa, el código de
programación se coloca entre las siguientes líneas:
Sub Main()
MsgBox “Hola Mundo”
End Sub
El lenguaje de programación como ya se menciono es vbScript por lo que todo lo que
se puede hacer con el se puede hacer dentro de MyBusiness POS. La referencia del
lenguaje se incluye como un archivo dentro del CD de MyBusiness POS.
MyBusiness POS Guía del Usuario
MyBusiness
POS
Procedimientos
3.0
Lista
de
Objetos,
Funciones
y
Uso de los Scripts en MyBusiness POS
¿Qué es un Script?
Es un pequeño programa que es almacenado en forma de texto en la base de datos de
MyBusiness POS y que puede modificar el comportamiento general del programa.
¿Qué puedo modificar con un Script?
Prácticamente todo el programa puede ser modificado a través de scripts.
¿En que lenguaje de programación están estos scripts?
En un subconjunto del lenguaje Visual Basic llamado VBScript, y complementado con
algunos objetos y funciones propias de MyBusiness POS.
Si no conozco Visual Basic ¿puedo modificar el programa?
Si, ya que no es necesario un conocimiento profundo del lenguaje debido a que
muchas funciones en MyBusiness POS ya están hechas.
¿Cómo se que procedimientos tengo que modificar?
Al final de este texto se encuentra la lista de los procedimientos qué se pueden
modificar y que parte del programa afectan.
¿Dónde doy de alta un Script?
Los Scripts en MyBusiness pueden ser de cinco tipos: Formato de Impresión,
procedimientos o rutinas de usuario, reporte, o gráfico.
Busque estas carpetas en el Business Manager / Configuración / Personalización.
¿Qué es lo que lleva siempre un Script?
Un Script siempre comienza como sigue:
Public Sub Main()
‘ Su código va aqui
End Sub
MyBusiness POS Guía del Usuario
Funciones y procedimientos especiales de MyBusiness
Función: CreaRecordSet
Definición: Public Function CreaRecordSet( strSQL As String, Connection
As ADODB.Connection, Optional porPantalla As Bolean = True ) As
ADODB.RecordSet
Propósito: Devolver un conjunto de registros de la base de datos
Observaciones:
Esta función es de las mas utilizadas en el sistema, por medio de esta
interactuamos con la base de datos. Su primer parámetro es una sentencia
SQL, esta sentencia debe de ser únicamente de consulta, el segundo
parámetro es la conexión con la base de datos de donde se va a realizar
la consulta, el último parámetro indica si los mensajes de error se van a
desplegar en la pantalla, o si se van a ignorar, en ambos casos en caso
de error se devuelve un objeto de tipo Nothing.
Ejemplo:
Set rstVentasDeHoy = CreaRecordSet( “SELECT * FROM ventas WHERE f_emisión
= ‘2003-01-01’”, Ambiente.Connection )
Función: CreaRecordSetEnCliente
Definición: Public Function CreaRecordSetEnCliente( strSQL As String,
Connection As ADODB.Connection ) As ADODB.RecordSet
Propósito: Devolver un conjunto de registros de la base de datos con el
cursor del lado del cliente
Observaciones:
Esta función al igual que CreaRecordSet, tiene como propósito el devolver
un conjunto de registros pero utilizando los servicios de cursor del lado
del cliente, simplificando con esto la propiedad RecordCount o el numero
de registros leidos si tiene valor con esta función.
Ejemplo:
Set rstVentasDeHoy = CreaRecordSetEnCliente( “SELECT * FROM venta WHERE
f_emisión = ‘2003-01-01’”, Ambiente.Connection )
MsgBox rstVentasDeHoy.RecordCount
Función: clAT
Definición: Public Function clAT( ByVal strSearch, ByVal strText As
String ) As Long
Proposito: Devolver la posición que tiene un conjunto de caracteres
dentro de otra cadena de caracteres.
Observaciones
Esta función se utiliza para buscar uno o mas caracteres dentro de una
cadena mas larga
Ejemplo:
If clAT( “Hola”, “Hola como estan” ) > 0 Then
MyBusiness POS Guía del Usuario
MsgBox “Hola”
End If
Función: TraeSiguiente
Definición: Public Function TraeSiguiente( campo As String, Connection As
ADODB.Connection, Optional ByRef nErrores As Long ) As Long
Propósito: Crear un consecutivo único para una tabla dada
Observaciones
Esta función se utiliza para traer consecutivos, con esto no se depende
de los consecutivos creados de forma automática por el servidor de base
de datos
Ejemplo:
nSiguiente = TraeSiguiente( “Venta”, Ambiente.Connection )
Función: Val2
Definición: Public Function Val2( uDato ) As Double
Propósito: Convertir dado en un valor numérico donde esto sea posible,
por cualquier otro motivo devolverá cero
Observaciones
Esta función es semejante a Val() de Visual Basic a diferencia de que
ésta puede transformar valores de tipo carácter en valores numéricos aun
cuando incluyan formato o valores tipo lógico en números cero o uno
Ejemplo:
nSuma = Val2( “142,123.25” ) + 15
Función: PadL
Definición: Public Function PadL( str, nVeces ) As String
Propósito: Rellena con espacios a la izquierda una cadena
Observaciones
Esta función es muy útil cuando se trata de alinear cantidades numéricas
a la izquierda haciendo coincidir el punto decimal
Ejemplo:
MsgBox PadL( “Le ponemos 50 espacios a la izquierda”, 50 )
Función: clEmpty
Definición: Public Function clEmpty( cDato As String ) As Boolean
Propósito: Devuelve verdadero en caso de que una cadena pasada este vacía
o solo contenga espacios en blanco
Ejemplo:
MyBusiness POS Guía del Usuario
strMensaje = “”
MsgBox clEmpty( strMensaje )
strMensaje = “Hola”
MsgBox clEmpty( strMensaje )
Función: strCero
Definición: Public Function strCero( nNumero As Long, nCeros As Integer )
Propósito: Devolver una cadena con un numero relleno con ceros a la
izquierda
Ejemplo:
MsgBox strCero( 457, 7 )
Función: PonLetra
Definición: Public Function PonLetra( Numero As Double, Leyenda As
String, bolDecimales As Bolean, Optional strMoneda As String = ””) As
String
Propósito: Escribe la leyenda en letra de un número dado
Ejemplo:
MsgBox PonLetra( “1245.25”, “MONEDA NACIONAL”, True, “MN” )
Función: ExisteArchivo
Definición: Public Function ExisteArchivo( strArchivo ) As Boolean
Propósito: Devuelve verdadero si el parámetro dado es un archivo de disco
Ejemplo:
If ExisteArchivo( “C:\leame.txt” ) Then
MsgBox “Por favor lea el archivo leame”, vbInformation
End If
Procedimiento: EliminaArchivo
Definición: Public Sub EliminaArchivo( strArchivo )
Propósito: Elimina un archivo de disco
Ejemplo:
If ExisteArchivo( “c:\leame.txt” ) Then
EliminaArchivo “c:\leame.txt”
End If
Función: FechaSQL
Definición: Public Function FechaSQL( dFecha, Optional Connection As
ADODB.Connection ) As String
Propósito: Devuelve una cadena que representa una fecha para usarse con
MySQL
Observaciones
MyBusiness POS Guía del Usuario
Si se pasa el parámetro de la conexión la función decide cual es el
formato de fecha que se debe de usar dependiendo del tipo de base de
datos.
Ejemplo:
Set rstVentasDelDia = CreaRecordSet( “SELECT *
f_emisión” & FechaSQL( Date ), Ambiente.Connection )
FROM
ventas
WHERE
Función: Prepara
Definición: Public Function Prepara( cString As String ) As String
Propósito: Cambia las comillas simples por unas dobles en un string
Ejemplo:
MsgBox Prepara( “’Hola’” )
Función: Question
Definición: Public Function Question( strMensaje As String ) As Boolean
Propósito: Envia una caja de texto esperando una respuesta positiva o
negativa a la pregunta pasada como parámetro, devolviendo verdadero o
falso según corresponda
Ejemplo:
If Question( “Desea continuar” ) = False Then
Exit Sub
End If
Procedimiento: Out
Definición: Public Sub Out( cPuerto As Variant, cCode As Variant )
Propósito: Envia el String indicado en cCode al Puerto paralelo indicado
en el primer parametro
Ejemplo:
Out “LPT1”, “Esto se va directo a la impresora”
Función: Formato
Definición: Public Function Formato( var, strFormat ) As String
Propósito: Trabaja exactamente como la función Format de Visual Basic,
dando formato a fechas y números
Ejemplo:
MsgBox Formato( 1234.45, “##,##.00” )
MsgBox Formato( Date, “dd-MM-yyyy” )
MyBusiness POS Guía del Usuario
Procedimiento: Eventos
Definición: Public Sub Eventos()
Propósito: Realiza la misma función del metodo DoEvents de Visual Basic,
que es la de ejecutar los eventos pendientes del sistema. Utilizando este
metodo se puede aparentar multitarea o procesos concurrentes
Ejemplo:
Set
rstPartidasDeVenta
Ambiente.Connection )
=
CreaRecordSet(
“SELECT
*
FROM
patvta”,
While Not rstPartidasVenta.EOF
Eventos
RstPartidasVenta.MoveNext
Wend
Procedimiento: OpenFile
Definición: Public Function OpenFile( strFile, n As Integer ) As Integer
Propósito: Abre un archivo de texto para acceso secuencial
Procedimiento: ReadLine
Definición: Public Function ReadLine( n As Integer ) As String
Propósito: Lee un archivo de texto por linea hasta que se encuentre fin
de archivo
Procedimiento: CloseFile
Definición: Public Function CloseFile( n As Integer )
Propósito: Cierra un archivo previamente abierto con OpenFile
Procedimiento: FileEOF
Definición: Public Function FileEOF( n As Integer ) As Boolean
Propósito: Devuelve verdadero si se ha encontrado fin de archivo
Ejemplo:
OpenFile “c:\leame.txt”, 1
While Not FileEOF( 1 )
MsgBox ReadLine( 1 )
Wend
CloseFile 1
MyBusiness POS Guía del Usuario
Funciones y procedimientos especiales para la impresión en
MyBusiness POS
Procedimiento: IniciaDocumento
Propósito: Inicia el administrador de impresión de Windows
Procedimiento: FinDocumento
Propósito: Termina el documento que se va a imprimir
Procedimiento: Say( y As Variant, x As Variant, strMensaje As Variant )
Propósito: Envia el parámetro strMensaje hacia el documento que se esta
imprimiendo. Los valores de “x” y “y” se establecen en pulgadas
Procedimiento: EstableceFuente( strFuente, Size )
Propósito: Indica la fuente de Windows que va a ser utilizada en la
siguiente instrucción Say
Procedimiento: Linea( bLeft0, bTop0, bLeft1, bTop1 )
Propósito: Pinta una linea que inicia en bLeft0 y bTop0 hasta bTop1 y
bLeft1
Procedimiento: Box( bLeft, bTop, bWitdth, bHeight )
Propósito:Pinta una caja con linea sencilla que inicia en bLeft y bTop
indicando el ancho y largo de la caja por medio de bWitdth y bHeight
Procedimiento: FilledBox( bLeft, bTop, bWitdth, bHeight )
Propósito:Pinta una caja con relleno que inicia en bLeft y bTop indicando
el ancho y largo de la caja por medio de bWitdth y bHeight
Procedimiento:PaginaNueva
Propósito:Crea una página nueva de impresión y aumenta el contador de
páginas en uno
Procedimiento:Picture( PicSource, ByVal pLeft, ByVal pTop, ByVal pWidth,
ByVal pHeight )
Propósito: Imprimir una imagen PicSource que es una imagen en cualquier
formato ya sea gif, tiff, jpg, bmp etc.
MyBusiness POS Guía del Usuario
Función:Row( nRenglon )
Propósito:Calcula la posición en puldadas de acuerdo a un numero de
renglones preestablecido para la forma impresa. Normalmente su valor es
de 60 lo que para una hoja carta de once puldagas de alto el valor de Row
es igual a once pulgadas dividido entre 60 renglones y multiplicado por
el valor de nRenglon.
Función:Col( nCol )
Propósito: Calcula la posición en puldadas de acuerdo a un numero de
columnas preestablecido para la forma impresa. Normalmente su valor es de
80 lo que para una hoja carta de 8.5 puldagas de ancho el valor de Col es
igual a 8.5 pulgadas dividido entre 80 columnas y multiplicado por el
valor de nCol.
Función: EstableceImpresora( strImpresora )
Propósito: Determina la impresora que se utilizara para imprimir. El
nombre de la impresora debe de ser igual a alguna que se tenga dada de
alta en Windows.
Función:FontBold( Bold )
Propósito:Activa la función de negritas para la fuente selccionada,
dependiendo si el parámetro Bold esta en verdadero o falso.
Función:FontItalic( Italic )
Propósito: Activa la función de italica para la fuente selccionada,
dependiendo si el parámetro Italic esta en verdadero o falso.
Función:ColorDeFuente( nColor )
Propósito:Estable el color con el que se va a imprimir, el color puede
establecerse con la función RGB.
Función:Portrait()
Propósito:Indica que la forma se va a imprimir en formato vertical
Función:LandScape()
Propósito:Indica que la forma se va a imprimir en formato horizontal
Función:Codigo39( x, y, nNarrow, yHeight, strMensaje, Optional bolBox =
False, Optional CheckDigit = False, Optional strData1 = “”, Optional
strData2 = “” )
Propósito:Imprime el código de barras en formato 3 de 9, este formato se
imprime usando Twips y no pulgadas, cada Twip equivale a 0.001 pulgadas,
MyBusiness POS Guía del Usuario
en el parámetro “X” y “Y” se indica el comienzo de la etiqueta, xNarrow
indica la densidad de las lineas. Este valor se recomienda en 15, “Y”
Height indica el alto de las barras tambien en Twips, strMensaje es lo
que va a contener el código, CheckDigit indica si se va a incluir el
digito verificador, strData1 es el dato que aparece en la parte inferior
del código de barras, y strData2 el dato que aparece en la parte superior
MyBusiness POS Guía del Usuario
Objetos publicos de MyBusiness POS
MyBusiness POS varios objetos publicos los cuales son accesibles en cualquier módulo
del sistema. El objeto principal se llama Ambiente, pero tambiente existe el objeto
Impresora y otros que se explican mas adelante.
El objeto Ambiente
El objeto Ambiente es el objeto principal de MyBusiness POS y define las
características de configuración general del Software.
Por Ejemplo:
Set rstCompras = CreaRecordSet( “SELECT * FROM compras WHERE compra = 1”,
Ambiente.Connection )
Observe como se usa el código tomando una de sus propiedades llamada Connection,
la cual es la conexión con la base de datos
A continuación se enlistan las propiedades de este objeto:
' Determina la conexion activa hacia la base de datos de configuración personal
Public ConfigConnection As ADODB.Connection
' Es un recordSet con la información de la estación de trabajo
Public ConfigRecordSet As ADODB.Recordset
' Determina la conexion activa hacia la base de datos principal
Public Connection As ADODB.Connection
Public
Public
Public
Public
Public
Public
Public
Public
Public
Public
Public
Public
Public
Public
Empresa As String
Clave As String
Direccion1 As String
Direccion2 As String
CP As String
Telefonos As String
Email As String
Web As String
Datos As String
PassWord As String
ODBC As String
Servidor As String
Estate As Integer
Usuarios As String
' Guardamos el nombre y contraseña de la persona que usa
' el sistema ademas de la estación donde desea trabajar
Public uId As String
Public Psw As String
Public Estacion As String
' Guardamos un recordset publico con los datos de la estación
' de trabajo
Public rstEstacion As ADODB.Recordset
' Guardamos los datos de la empresa en este recordset
Public cfgRs As ADODB.Recordset
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' Parametros de la estacion de trabajo
' Si por default los articulos llevan control de inventario
Public Inventario As Boolean
' El tipo de venta default
Public TipoVenta As String
' La clave de la moneda que se usara por default
Public Moneda As String
' El almacen default de la estacion de trabajo
Public Almacen As Integer
' El tipo de costeo que llevara el sistema
Public costeo As String
' El formato para las cantidades númericas
Public Formato As String
' El formato para las cantidades en dinero
Public FDinero As String
' El lenguaje bajo el que se van a mostrar los mensajes
Public Lenguaje As String
' La clasificación que se esta solicitando
Public Clasificacion As String
' El listview sobre el que vamos a trabajar
Public lvListView As Object
' El control para ejecutar Scripts
Public ScriptControl1 As Object
' El catalogo sobre el que se está trabajando
Public CatalogoActivo As String
' Un variable que podemos utilizar para lo que sea
Public Message As Variant
' La ruta donde se encuentran la aplicacion
Public Path As String
' La sesion de mail
Public MAPISession1 As Object
' Los mensajes de mapi
Public MAPIMessages1 As Object
' Un solo control comun a todos
Public CommonDialog1 As Object
' La bolsa de iconos que podemos utilizar imagenes de 32 x 32
Public IconBag As Object
' La bolsa de imagenes pero de 16 x 16
Public LittleIconBag As Object
' El puerto de comunicaciones que se va a utilizar
MyBusiness POS Guía del Usuario
Public CommPort As String
' La coleccion de menus que usa el Business Manager
Public MisMenus As Collection
' Si deseamos usar crystal reports les damos un
' control a los usuarios
Public CrystalReport As Object
' El control de comunicaciones
Public MSComm As Object
' Si el software se puede usar o no
Public Licence As Boolean
' Este metodo puede publicar mensajes provenientes de cualquier
' modulo
Public rtbMessage As Object
' Los posibles clientes conectados a este servidor
Public SocketClientes As Object
' El agente del sistema
Public Agente As Object
' El puerto sobre el que se va a conectar el Servidor
Public Puerto As Long
' Pone un mensaje en el Business
'Public Sub IncertaMensaje(strMensaje As String, Optional strMensaje2 As String = "")
' rtbMessage.SelText = strMensaje & Chr(13) & Chr(10)
'End Sub
' El año del periodo de trabajo
Public aTrabajo As Long
' El mes del periodo de trabajo
Public mTrabajo As Long
' El mes del periodo de trabajo para contabilidad
' Si se trata del mes 13 o 14 el sistema deja
' la variable mTrabajo como 12
Public mpTrabajo As Long
' Una cadena de conexion para los reportes de Crystal Reports
Public ODBCString As String
' Desactiva la busqueda automatica
Public BusquedaAutomatica As Boolean
' Para poder cargar algun valor que se desee
Public Tag As Variant
' La sucursal de la estación de trabajo
Public Sucursal As String
' Indica si el sistema actua como servidor
Public EsServidor As Boolean
' Una coleccion de conexiones a las cajas
Public Conexiones As Collection
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' Un formato especial para algunos modulos
Public FEspecial As String
' Un objeto Query para usos multiples
Public Query As Object
' Le cargamos al Ambiente el perfil de la maquina
Public Perfil As String
' El usuario que se conectara a la base de datos es
' independiente de usuario que se indica en el sistema
Public MyUser As String
' Si se esta trabajando de modo desconectado
Public Desconectado As Boolean
' Si se están usando procedimientos del config
Public ProcConfig As Boolean
' El socket del servidor
Public SocketServidor As Object
' El socket del cliente
Public SocketCliente As Object
' Los datos recibidos por el socket
Public DataArrival As String
' Le agregamos los dispositivos que manejamos
Public Lector As Object
Public Ticket As Object
Public Torreta As Object
Public Bascula As Object
Public ImpresoraDeEtiquetas As Object
' Un recordSet con los datos de configuracion
Public rstEconfig As ADODB.Recordset