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15. Sistema de información
Sistema de información
dentro de él, el módulo de salud pública y, por lo
tanto, el componente de PAI.
El sistema de información es un mecanismo que
les permite interactuar y retroalimentarse con
la información que generan, a todas las entidades del sector, de acuerdo con la naturaleza y
las necesidades específicas de cada una. Tiene
ventajas para sus integrantes a quienes les
facilita el desarrollo de políticas en beneficio de
toda la sociedad, actuando en forma coordinada,
subsidiaria y concurrente; concomitantemente,
exige de todos un aporte confiable, oportuno y
pertinente para el sistema de información.
A partir de estos procesos, se determinaron los
pasos que se deben tener en cuenta desde la
captura de la información, hasta el procesamiento, el análisis y la difusión de los resultados.
Objetivos
• Estandarizar y unificar las estructuras de
datos para el manejo de la información del programa
• Garantizar la calidad del dato tendiendo a
que éste sea registrado en un sistema automatizado desde la fuente primaria
• Consolidar la información que se genera en
las acciones de vacunación
• Obtener automáticamente los indicadores
básicos de gestión del PAI, de modo que se disponga de información oportuna que sustente la
toma de decisiones.
Para alcanzar estos objetivos se requiere que,
inmerso en la cultura de la organización, se
valore la importancia de la información y su adecuado manejo, reflejado en el aporte permanente
de la información estadística generada por parte
de los integrantes. Sobre estos temas debe haber
acuerdo entre quienes forman parte del sistema
de información, y debe ser propósito prioritario
de cada uno para avanzar en la recolección y
el mantenimiento de la información con ciertos Premisas básicas
criterios comunes.
• La información procedente de las fuentes
primarias hacia las direcciones locales, deparEn el marco de este sistema de información, el
tamentales y al nivel nacional debe ser compleMinisterio de la Protección Social es el encargata, precisa y oportuna.
do de dirigir y coordinar las actividades con el
• Es importante que en cada punto de atenfin de promover el intercambio de información
ción exista un equipo de cómputo exclusivo
entre las diferentes entidades que participan en
para el PAI y personal entrenado en el registro
el proceso de vacunación del país.
en línea.
• Las instituciones deben tener mecanismos
Así mismo, le corresponde difundir la informade capacitación continua en el manejo de los
ción disponible a las diferentes entidades y a
registros del sistema de información, tanto
la sociedad en general. Para cumplir con este
manuales como automatizados, para garantizar
propósito, el Ministerio formuló el desarrollo
la continuidad de los procesos a pesar de los
del Sistema Integral de Información en Salud y,
cambios de personal.
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15. Sistema de información
• Todas las acciones del componente se el gerente del PAI deba hacer ingentes esfuerzos
encuentran debidamente sustentadas en la para responder a las exigencias del sistema.
normatividad vigente, referida en el marco normativo de esta guía
Instrumentos e instructivos
El Programa Ampliado de Inmunizaciones constituye una prioridad nacional y constituye un proyecto de alto impacto social por su comprobada
efectividad en la prevención de enfermedades.
Esta dimensión posibilita que, además de las
estructuras de datos planteadas en los registros
individuales de prestación de servicios de salud,
el PAI maneje algunas variables específicas que
complementan a las anteriores con lo cual es
posible dar respuesta adecuada a las necesidades de información de los diferentes actores del
sistema.
Para el manejo del Programa Ampliado de
Inmunizaciones se consideran seis tipos de instrumentos, a saber:
A la fecha se cuenta con programas validados
para el procesamiento de la información y con
personal entrenado. Sin embargo, aún existen
algunas falencias que generan pérdida de información en la ruta crítica, desde el registro individual de las dosis de vacuna hasta la consolidación en los diferentes niveles, lo cual hace que
Toda institución que preste servicios de vacunación tiene la obligación de llevar los registros del
PAI y emitir dentro de los tiempos estipulados la
información de dosis aplicadas, el movimiento de
los productos inmunobiológicos y demás indicadores que mensualmente se soliciten.
•
•
•
•
•
•
Instrumentos operativos de vacunación
Instrumentos relativos a los insumos del PAI
Instrumentos de vigilancia
Instrumentos de apoyo a las estrategias
Instrumento de habilitación a prestadores
Instrumentos de evaluación
Para cada uno de estos grupos se hace una descripción de cada instrumento y se remite a los
Desde los inicios del PAI en Colombia se esta- anexos en donde se presentan el formulario y su
blecieron las normas y los modelos básicos para instructivo de diligenciamiento correspondiente.
el registro individual de las vacunas definidas
en los esquemas aprobados para el país, así Instrumentos operativos de vacunación
como los modelos colectivos para el registro,
procesamiento y análisis de la información de Registro diario: tiene como fin identificar por
las coberturas y demás variables que genera; producto biológico, administradora, localidad y
igualmente, los modelos para el movimiento de grupo objeto a las personas que hayan recibido
productos inmunobiológicos, seguimiento de los cada uno de los diferentes esquemas en el PAI
equipos de conservación de los mismos (neve- y se constituye en el insumo básico, en medio
ras, congeladores, cavas) y para la captación de físico o magnético, para la obtención de los indiinformación en terreno, de acuerdo con la estra- cadores de coberturas, concentración y cumplitegia utilizado y el fin que se pretende.
miento requeridos por el programa.
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15. Sistema de información
Desde el punto de vista logístico, cada entidad
territorial se organiza de forma tal para que pueda
mantener la información por regímenes de afiliación al sistema y no afiliados, y por área urbana y
rural. Ver en el anexo el instrumento y el instructivo de diligenciamiento correspondientes.
Resumen mensual: su objeto es consolidar
mensualmente el número de dosis aplicadas
por cada producto biológico contemplado en el
actual esquema de PAI, aprobado para Colombia.
Se pueden obtener los indicadores de cobertura, rendimiento, cumplimiento, disponibilidad
y utilización de los recursos. Permite hacer el
seguimiento al cumplimiento de las metas programáticas, con el fin de detrminar la eficiencia
administrativa y técnica del programa.
2. Hoja 2. Los departamentos que no tienen
PAIDSA deben diligenciar la plantilla en su
totalidad por cada municipio.
3. Hoja 3. PAIDSA (por favor, no la modifique);
esta hoja únicamente se diligencia a nivel
nacional, con el total de la información enviada
por cada departamento
(ver anexo)
Carné de vacunación: tiene por objeto proveer
a la persona vacunada, a los padres de familia y
al personal de salud, un instrumento con la información específica sobre las vacunas recibidas,
las fechas de aplicación y las fechas para el
cumplimiento de las próximas citas y sirve como
mecanismo para certificar el estado de vacunación de colegios, guarderías y aeropuertos,
entre otros, con el fin de cumplir con las normas
establecidas y garantizar el cubrimiento del 100%
de la población objeto del plan de vacunación
del país. Es un documento muy importante para
el usuario; por lo tanto, debe recomendarse que
sea conservado y que se presente en cada visita
a las instituciones de salud.
De igual manera, facilita el seguimiento al movimiento de los productos inmunobiológicos y
jeringas de cada una de las entidades prestadoras de servicios de salud, el nivel local, departamental y nacional, lo que permite establecer las
coberturas de las entidades prestadoras que del
servicio de vacunación que cumplen con el insumo básico de la información.
Existen tres clases de carnés oficiales en
Colombia:
Para el envío al nivel nacional de la información
mensual en lo referente a las dosis aplicadas por
• infantil (ver anexo),
biológico y por departamento, se tiene diseñada
• del adulto (ver anexo)
una plantilla estandarizada que debe ser diligen• internacional (ver anexo).
ciada teniendo en cuenta lo siguiente:
Cada uno de estos carné permite el registro de
1. Hoja 1. Los departamentos que tienen las vacunas aplicadas según el esquema de
PAIDSA deben diligenciar únicamente las casi- vacunación establecido para el grupo determillas que se encuentran en blanco, es decir, nado, además de los lotes de cada vacuna y la
la información por cada municipio que no se persona que realizó la vacunación.
encuentra registrada en el programa de computador.
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15. Sistema de información
Historia individual de inmunización: permite
mantener la información específica sobre las
vacunas aplicadas y como mecanismo para certificar el estado de vacunación de los usuarios
en una institución de salud, con el fin de cumplir con las normas establecidas y garantizar el
cubrimiento del 100% de la población objeto del
plan de vacunación del país. Igualmente, le sirve
al ente territorial para evaluar en el campo las
coberturas reales de vacunación en una vereda,
barrio, área, zona, localidad o municipio.
Control de temperatura: permite llevar un
control tanto visual (gráfico) como contable de la
temperatura a la cual han mantenido los equipos
de la cadena de frío que almacenan los productos inmunobiológicos del Programa Ampliado
de Inmunizaciones. Es de obligatoria utilización
en cada una de las IPS y entes territoriales que
manejen productos inmunobiológicos del PAI.
Se discriminan dos formatos para el registro diario de la temperatura de las condiciones internas
dependiendo del tipo de refrigerador disponible.
Debe ser diligenciado completamente por todo
prestador de servicios de salud que brinde servi- Hoja de control de temperatura de refrigecios de vacunación, por el funcionario responsa- rancion: si se cuenta con una nevera o refrigerador vertical, el rango de temperaturas va de –3
ble de ejecutar la actividad (ver anexo).
°C a +15 °C y el margen de seguridad entre +2 ° y
+8 °C; si se tiene refrigerador horizontal diseñado
Instrumentos relativos a los insumos del PAI
y certificado para conservar vacunas, se emplea
Pedido y suministro de insumos: sirve para el formato que tiene el rango de temperaturas de
realizar los pedidos de productos inmunobio- 0°C a 9°C, y el margen de seguridad es el mismo,
lógicos y jeringas a las instancias superiores, entre 2 °C y 8 °C, con mayor amplitud para el
previo análisis de los insumos existentes en la registro gráfico porque las temperaturas leídas
institución. El mismo formulario nos permite su en este tipo de equipos son muy similares. Este
aprobación por la institución responsable y su último formato para refrigeradores horizontales
posterior despacho en el almacén de vacunas se acopló para sistematizarlo usando el progracorrespondiente o quien haga sus veces en la ma Excel de Office (ver anexo).
dirección local de salud, Departamento, distrito o
entidad nacional. Por todo lo anterior se requiere Hoja de control de temperatura de congela presentación de los movimientos de biológicos lación: el formato del congelador se diseñó para
previos a la nueva orden de pedido (ver anexo). registrar el comportamiento del equipo, mas
no para controlar las vacunas porque, como se
Recepción de insumos: es un formulario que explicó anteriormente, en el nivel departamental
sirve para corroborar el estado y la cantidad de y municipal todas las vacunas se deben conserproductos inmunobiológicos recibidos por parte var entre 2 °C y 8 °C (ver anexo).
del almacén nacional en los distritos y departamentos, con el fin de llevar un control sobre Ficha técnica: este formato recoge los datos que
el transporte, el envío y la calidad de éstos en deben conservarse en la carpeta junto con la hoja
de vida de cada equipo en un sitio de fácil acceso
cuanto a la cadena de frío (ver anexo).
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15. Sistema de información
por el personal a cargo del refrigerador; los últi- sin tachones ni enmendaduras y con tinta (ver
mos dos recuadros sólo aplican para los cuartos anexo).
fríos, no para los refrigeradores (ver anexo).
Acta de baja: es el instrumento utilizado para
Formato de hoja de vida del equipo: el for- informar de aquellos productos inmunobiologimato de hoja de vida indica inicialmente las acti- cos o insumos que se excluyen del inventario
vidades periódicas que se deben efectuar sobre por algún motivo diferente a la utilización normal
el refrigerador y la competencia de su ejecución. en el proceso de vacunación, tales como robo,
Las últimas dos filas de este formato correspon- pérdida, vencimiento, daño o congelamiento,
den a los equipos que funcionan por radiación entre otros.
solar, por planta eléctrica o por fuente térmica,
como el gas o el querosene. En la parte final Debe ser diligenciado por cada una de las IPS
de este formato aparecen los recuadros que se que manejan vacunas en el momento de dar de
deben diligenciar cada vez que se efectúe algu- baja algún insumo por los motivos anotados.
na actividad sobre el refrigerador, resaltando la Requiere la firma y conocimiento de cada uno
fecha y el funcionario responsable (ver anexo).
de los responsables del manejo de los insumos
y se debe remitir al nivel superior para su conoInventario de red de frío: este formato nos cimiento. Es muy importante que se registren allí
permite conocer el estado actual en un momento la forma de desecho y las acciones correctivas
específico del tiempo de los componentes de que se tomaron para que estas situaciones no
la cadena de frío de cada centro vacunador (ver vuelvan a ocurrir (ver anexo).
anexo).
Instrumentos de vigilancia
Kardex: el registro de control de insumos
(kardex) nos permite tener un control diario del Se pueden ver en cada uno de los protocolos de
movimiento de cada uno de los insumos del PAI, la vigilancia en salud pública establecidos por el
además del inventario de los productos inmuno- Instituto Nacional de Salud.
biológicos por laboratorio productor, lote y fecha
de vencimiento diferentes en cualquier momento. Búsqueda activa institucional
También nos permite tener a la mano un inventa- De poliomielitis
rio oportuno de inmunobiológicos para evitar su De sarampión y rubéola
manipulación innecesaria.
De tétanos
Este formulario es el soporte más importante
que se tiene del manejo de los insumos en
cada una de las IPS que aplican vacunas y
puede ser requerido por cualquier ente de
control para su verificación; por tal motivo,
debe diligenciarse muy bien, con letra clara,
Búsqueda activa comunitaria
Instrumentos de apoyo a estrategias
Censo y consolidado de canalización: como
se estableció anteriormente, esta estrategia per-
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15. Sistema de información
mite establecer una relación permanente entre la
comunidad y el sector salud, gracias a la ayuda y
cooperación de los líderes comunitarios, quienes
colaboran en la orientación de los usuarios para
que exijan los servicios en los organismos de
salud o en los puestos móviles que se ponen a
su disposición (ver anexo).
Instrumento guía de habilitación a prestadores
Instrumento guía para la verificación de la
habilitación de servicios de vacunación en
una institución prestadora de servicios de
salud: este instrumento le facilita al programa
ampliado de inmunizaciones el seguimiento al
cumplimiento de las condiciones de habilitación
requeridas para prestar el servicio.
Instrumentos de evaluación
Evaluación rápida de la cobertura (ver el
capítulo de supervisión, seguimiento y evaluación, evaluacion de la cobertura, evaluación
rápida de cobertura )
Flujo de la información
Debe fluir en los 5 primeros días de cada mes, de
las entidades prestadoras de servicios de salud
a la dirección local de salud; ésta, a su vez, tiene
hasta el 10 de cada mes para hacer la consolidación y enviar a la coordinación departamental,
quien a más tardar los días 15 de cada mes debe
estar enviando al nivel nacional la información
consolidada por departamento y municipio por
el medio técnico y la tecnología disponible. Los
tiempos de reporte podrán ser ajustados por las
entidades territoriales para poder cumplir con
las fechas límite de notificación que indique el
Instituto Nacional de Salud y el Ministerio de la
Protección Social.
Gerencial del PAI: es un instrumento
que permite en una rápida visión, enterarse
de la situación del Programa Ampliado de
Estructuras de archivos planos
Inmunizaciones (ver anexo).
Para garantizar el traslado correcto de la información entre los diferentes actores del sistema,
sin importar la herramienta de programa de computador que se emplee para la consolidación, se
define un estándar de datos representado en la
Encuestas de cobertura (30 por 7) (ver el estructura de archivos planos que se aprecia en
capítulo de supervisión, seguimiento y evalua- el anexo 16.
ción, evaluacion de la cobertura, encuesta por
muestreo)
Guía de supervisión: permite evaluar los
diferentes componentes del programa utilizando
una sistematización clara y preguntas objetivas y
directas. (ver anexo)
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