Boletín advisory Mayo 2006

Boletín Advisory*
Mayo 2006
mySAP SRM y su apoyo en el cumplimiento de la ley Sarbanes Oxley
Introducción
Componentes mySAP SRM
(Supplier Relationship Management)
*connectedthinking
Cumplimiento de la Ley Sarbanes - Oxley
Beneficios de
mySAP SRM
Conclusiones
Créditos
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mySAP SRM y su apoyo en el cumplimiento de la ley Sarbanes Oxley
Introducción
Componentes mySAP SRM
(Supplier Relationship Management)
Cumplimiento de la Ley Sarbanes - Oxley
Beneficios de
mySAP SRM
Conclusiones
Créditos
Introducción
Actualmente las empresas están en búsqueda de
soluciones integrales que apoyen la reducción de
los costos involucrados en sus procesos de
procura y, que al mismo tiempo, logren
incrementar su efectividad en la cadena de
suministros, bajo el marco de cumplimiento de las
normas y políticas establecidas por leyes como la
de Sarbanes Oxley, mejor conocida como SOX.
mySAP Supplier Relationship Management (SRM)
es una herramienta de la plataforma de negocios
mySAP Business Suite que está construida bajo la
plataforma tecnológica de SAP NetWeaver y
habilita a los múltiples niveles de proveedores,
socios estratégicos y de manufactura para
trabajar juntos en las diferentes etapas del
proceso de suministros.
mySAP Supplier Relationship Management (SRM)
fue desarrollada con el objetivo de buscar
simplificar y automatizar los procesos de
compras, permitiendo la integración de prácticas
estratégicas efectivas para la calificación de
proveedores, negociación y administración de
contratos con funciones de otras empresas y
procesos de proveedores a través de un marco
analítico y soporte multicanal. Está diseñado
como una base a largo plazo para asegurar las
ventajas en costos y calidad de compras
centralizadas e incrementar las relaciones con los
proveedores para obtener resultados duraderos y
valiosos. Asimismo, la plataforma mySAP ERP
utiliza sus capacidades de análisis de datos,
emisión de reportes, consolidaciones financieras y
administración de riesgo para proveer una
completa e integral solución a la gestión de
cumplimiento de la ley SOX.
Estas funcionalidades se apoyan en los diferentes
componentes incluidos en la aplicación, cuya
relación con el proceso de procura se muestra en
la Figura 1.
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Figura 1:
Fuente:
Relación de mySAP SRM con el proceso
de procura
SAP AG, Product Management SRM
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mySAP SRM y su apoyo en el cumplimiento de la ley Sarbanes Oxley
Introducción
Componentes mySAP SRM
(Supplier Relationship Management)
Cumplimiento de la Ley Sarbanes - Oxley
Beneficios de
mySAP SRM
Conclusiones
Créditos
Componentes mySAP SRM
SAP Markets Enterprise Buyer
(Professional)
SAP Markets Enterprise Buyer (Professional) es
el sistema de procura central para las
soluciones de administración de proveedores.
Facilita la gestión de compras mediante el
autoservicio de procura, habilitación de
compras directas y centralizadas así como la
incorporación de herramientas que apoyan a
los compradores en el proceso de toma de
decisiones.
Adicionalmente, este componente provee
herramientas para la realización de compras
indirectas, las cuales permiten el uso de
workflow y autoservicio de compras para los
empleados; compras directas, las cuales
permiten la integración con los módulos de
planificación y ejecución, sistemas de
mantenimiento y de administración de
proyecto; administración de contratos, tablero
de mando de compras, inclusión de múltiples
requerimientos, selección de fuentes de
suministro por asignación o por solicitudes,
definición de listas de proveedores aprobados
(ver Figura 2) así como servicios adicionales
para la gestión de compras que incluyen límites
e integración del portal de proveedores para las
labores de autoservicio.
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Figura 2:
Fuente:
Calificación de proveedores en SAP Markets
Enterprise Buyer (Professional)
SAP AG, Product Management SRM
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SAP Markets Dynamic Bidding provee
herramientas de manejo de documentos de
solicitudes de compras y cotizaciones, procesos
de licitaciones, flexibilidad en la definición de
reglas de negociación y atributos dinámicos,
control sobre listas de distribución y workflow,
soporte de decisiones mediante análisis de
ofertas, correlación de parámetros simples y
múltiples, determinación y clasificación de
proveedores (ver Figura 3), monitoreo mediante el
seguimiento del negocio e integración con
módulos de creación de contratos, creación de
órdenes de compra así como funcionalidades
analíticas adicionales que apoyan la gestión de
procura.
SAP Markets Dynamic Bidding
Esta aplicación apoya las necesidades derivadas
del proceso de procura mediante el uso de
solicitudes para la creación de propuestas,
cotizaciones y licitaciones. El sistema facilita el
proceso de transformar pedidos planificados,
pedidos no planificados y pedidos estratégicos en
contratos y órdenes de compra. Provee soporte
automatizado para el proceso de toma de
decisiones de proveedores ideales para diferentes
escenarios.
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Figura 3:
Fuente:
Selección de proveedores en SAP Markets
Dynamic Bidding
SAP AG, Product Management SRM
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mySAP SRM y su apoyo en el cumplimiento de la ley Sarbanes Oxley
Introducción
Componentes mySAP SRM
(Supplier Relationship Management)
Cumplimiento de la Ley Sarbanes - Oxley
Componentes mySAP SRM
SAP Markets Enterprise Buyer
(Professional) (continuación)
SAP Markets Supplier Self Services
Ofrece a los proveedores acceso a órdenes con
funcionalidades gerenciales que apoyan la gestión
de procura, lo cual facilita la reducción de costos
y optimiza cadena de valor. Esto se logra
mediante herramientas web que permiten a los
proveedores registrar órdenes de venta, entrada
de servicios y facturación así como
funcionalidades especiales como procesos sin
entrada de servicios y entrada de facturas sin
referencia en órdenes de compra.
SAP Markets Decision Support
Provee un análisis detallado de los procesos que
apoyan la gestión de SRM, mediante el uso de
reportes flexibles y predeterminados basados en
la tecnología SAP destinada para el uso del
datawarehouse (SAP BW). Asimismo, ofrece un
enfoque de 360° a procesos estratégicos del SRM
tales como gerencia estratégica de proveedores,
fuentes estratégicas de suministro (ver Figura 4),
seguimiento de relaciones con proveedores,
análisis de gastos globales y seguimiento del
proceso de compras a nivel de documentos.
Sus principales capacidades son los análisis de
gastos globales, análisis de proveedores a nivel
de producto y de familia de productos, análisis de
contratos en función del tiempo, valor y volumen,
Beneficios de
mySAP SRM
Conclusiones
Créditos
Cumplimiento de la Ley SOX
análisis de los gastos realizados con o sin
contratos o contratos por vencer. Adicionalmente,
permite el seguimiento de las relaciones con el
proveedor mediante indicadores de rendimiento,
seguimiento de la gestión de calidad y scorecards
por proveedor. Por otro lado, ofrece una
funcionalidad para analizar la historia de compras
por proveedor, material, solicitante, comprador,
gerente de centro de costos, entre otros niveles.
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Figura 4:
Fuente:
Desarrollo de la estrategia de suministro en SAP
Markets Decision Support
SAP AG, Product Management SRM
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Las soluciones que ofrece mySAP están
diseñadas con una variedad de controles
configurables e inherentes que, al ser utilizados
apropiadamente, proveen las características y
funcionalidades requeridas para apoyar a los
CEO’s y CFO’s en la certificación del control
interno relacionado con el procesamiento de la
información en sus aplicaciones.
En este sentido, mySAP ofrece herramientas
específicas que sirven de apoyo a las labores de
cumplimiento de la ley SOX, tales como el módulo
Management of Internal Controls (MIC), el cual
evalúa la efectividad del control interno mediante
el reporte de cualquier deficiencia o debilidad
significativa que se presente; el módulo Audit
Information System (AIS), el cual apoya en el
cumplimiento de las secciones 302 y 404 de la ley
SOX mediante la incorporación de soluciones
clave para los procesos de auditoría de sistemas y
de negocios; así como la funcionalidad “WhistleBlowing”, la cual permite a los empleados enviar
correos anónimos a la alta gerencia con
sugerencias o quejas, almacenando una copia del
mismo en la Base de Datos central de acuerdo a
lo estipulado en la sección 301 de la ley SOX.
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mySAP SRM y su apoyo en el cumplimiento de la ley Sarbanes Oxley
Introducción
Componentes mySAP SRM
(Supplier Relationship Management)
Cumplimiento de la Ley Sarbanes - Oxley
Beneficios de
mySAP SRM
Conclusiones
Créditos
Cumplimiento de la Ley SOX
(continuación)
En torno al proceso de negocios de compras, la
herramienta mySAP SRM provee una herramienta
clave de apoyo para el cumplimiento de dicha
regulación mediante la incorporación de las
siguientes facilidades:
• Controles inherentes incluidos en el sistema
lógico que no requieren ser nuevamente
diseñados en la aplicación. Por ejemplo, el
principio utilizado para la gestión de
documentos provee funcionalidades que
permiten realizar el seguimiento de cada posteo
desde la fuente de registro.
• Controles automáticamente configurados al
momento de la instalación. Un ejemplo es la
funcionalidad workflow, la cual ayuda a ejecutar
las actividades de forma secuencial, en el
tiempo oportuno con las personas autorizadas
para ello.
• Controles de reporte mediante funcionalidades
estándares, por ejemplo los reportes para
revisar los cambios realizados a los archivos de
master data.
• Controles de seguridad con los privilegios de
acceso sobre roles de usuarios de acuerdo a las
aprobaciones y delegaciones definidas.
Adicionalmente, las funcionalidades específicas
de mySAP SRM apoyan a las compañías en sus
labores de cumplimiento, no solo de la ley SOX,
sino de otras regulaciones que apliquen, entre las
cuales destacan:
Emisión de reportes por parte de las unidades
de negocio
El cumplimiento de la ley SOX supone las
labores de emisión de reportes y seguimiento de
las operaciones en los procesos de negocio a fin
de tomar acciones sobre los nichos de alto
riesgo que sean identificados. Este enfoque
debe incluir una visión completa de la
Compañía, considerando las unidades de
negocio, departamentos, organizaciones de
compras y compradores individuales.
- Análisis del desempeño operacional
Basado en las metas fijadas por la Compañía, el
resultado y el rendimiento de la organización
interna debe ser medido. En este sentido, se
pueden incorporan algunos indicadores de
desempeño operacional tales como el número
de órdenes de compra procesadas en un
período determinado así como el tiempo
promedio entre la creación de una solicitud de
compra y la emisión de la orden de compra.
- Gerencia del desempeño de compradores
La administración del rendimiento del comprador
permite hacer seguimiento a los valores de
compras, el número de órdenes de compra y los
precios promedios alcanzados.
- Emisión de reportes por parte del
comprador
Los reportes de cumplimiento del comprador
permiten hacer seguimiento de gastos irregulares
por comprador y cantidades de cancelaciones de
contrato sin importar en cuál sistema de ejecución
se encuentre el contrato.
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mySAP SRM y su apoyo en el cumplimiento de la ley Sarbanes Oxley
Introducción
Componentes mySAP SRM
(Supplier Relationship Management)
Cumplimiento de la Ley Sarbanes - Oxley
Beneficios de
mySAP SRM
Conclusiones
Créditos
Beneficios de mySAP SRM
mySAP SRM se enfoca en los resultados finales para
facilitar la reducción de costos de bienes vendidos
en toda la Compañía, ayudando a optimizar los
procesos de suministro y maximizar el valor de las
relaciones con proveedores. En este sentido, mySAP
SRM provee beneficios de negocio significativos en
las siguientes áreas:
Beneficios en suministro
mySAP SRM permite a la organización alcanzar los
siguientes objetivos:
• Reducción de costos significantes y sostenibles en
corto plazo.
• Pruebas de concepto para iniciativas de suministro
transformadoras.
• Decisiones de suministro mejoradas que optimizan
el valor total de contribución de los proveedores.
• Mejor habilidad para capturar, compartir y
continuamente optimizar el conocimiento.
• Mejor habilidad para administración de categorías
• Mejor utilización de recursos mediante el enfoque
en las iniciativas y proveedores más importantes
• Llegada al mercado en menores tiempos e
innovaciones más fructíferas
• Habilidad para administrar el cumplimiento de
normas por parte de proveedores, unidades de
negocio, aprobadores y compradores individuales
• Procesos de compras ejecutados transparente y
consistentemente
Beneficios en compras
• Procesos de pagos de compras alineados, con
menor administración y procesos de negocio más
eficientes, eliminación de errores, productividad
incrementada, procesos más rápidos y costos de
procesamiento menores.
• Mejoras generales en el proceso de administración
de solicitudes.
• Mejoras en el cumplimiento de contratos.
• Más tiempo para enfocarse en actividades de valor
agregado.
• Mejor cumplimiento de regulaciones como la Ley
SOX.
Beneficios en capacitación de proveedores
• Interacción óptima con proveedores en numerosos
procesos de negocio y documentos (como
optimización del procesamiento de cambios en las
órdenes de compra).
• Procesos de negocio alineados entre el comprador
y los proveedores, permitiendo un mayor enfoque
en actividades estratégicas que aporten valor
agregado a la gestión.
• Mayor adopción de compras electrónicas como
resultado de una conectividad escalable del
proveedor.
Conclusiones
La solución mySAP SRM provee herramientas de
administración, mantenimiento, análisis, reportes y
controles para todos los elementos y procesos
pertenecientes al proceso de procura. Sus
componentes principales ofrecen características que
permiten a la Compañía la toma de decisiones, la
administración eficiente de recursos, la reducción de
costos y el cumplimiento de normas y políticas
establecidas.
Asimismo, mySAP SRM proporciona características
estratégicas enfocadas en el cumplimiento de la ley
SOX mediante el análisis de indicadores de
rendimiento y control, herramientas de cumplimiento
de reportes y seguimiento del negocio como un todo
y a detalle, permitiendo así tener un proceso de
procura controlado y eficiente.
En todo caso, y más allá del cumplimiento
regulatorio, el objetivo sigue siendo establecer
procesos estándares de procura a fin de incluirlos en
el desarrollo de fuentes estratégicas transaccionales
y operativas que permitan optimizar los procesos de
negocio de la Compañía.
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mySAP SRM y su apoyo en el cumplimiento de la ley Sarbanes Oxley
Introducción
Componentes mySAP SRM
(Supplier Relationship Management)
Cumplimiento de la Ley Sarbanes - Oxley
Beneficios de
mySAP SRM
Conclusiones
Créditos
Boletín Advisory
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errores u omisiones; tampoco asume ninguna
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Editado por Espiñeira, Sheldon y Asociados
Depósito Legal pp 1999-03CS141
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