09-1-00GYN-02-0488 - Auditoría Superior de la Federación

Funciones de Desarrollo Social
IV.5.4.3.3. Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado
Contratación para la Administración y Distribución de Medicamentos
Auditoría Financiera y de Cumplimiento: 09-1-00GYN-02-0488
Criterios de Selección
Esta auditoría se seleccionó con base en los criterios generales y particulares establecidos
en la Normativa Institucional de la Auditoría Superior de la Federación para la planeación
específica utilizada en la integración del Programa Anual de Auditorías para la Fiscalización
Superior de la Cuenta Pública 2009, considerando la importancia, pertinencia y factibilidad
de su realización.
Objetivo
Fiscalizar la gestión financiera de la contratación del Servicio Integral de Administración y
Operación de la Cadena de Suministro de Medicamentos y Material de Curación, para
verificar que en su adjudicación, contratación, control, pago y registro presupuestal y
contable se hayan observado las disposiciones legales y normativas aplicables, asimismo,
verificar que se cumplió con los objetivos y metas de administración y distribución de
medicamentos.
Alcance
Universo Seleccionado:
Muestra Auditada:
Representatividad de la Muestra:
3,220,000.0 miles de pesos
525,000.0 miles de pesos
16.3 %
Antecedentes
El instituto decidió requerir el servicio de logística y distribución de medicamentos, por la
problemática que se tenía en los almacenes y farmacias, consistente en: ciclos de abasto
muy prolongados (45 días), de hasta cinco meses en inventario, ausencia de un sistema de
información confiable, alto nivel de merma, cuyo costo es asumido por el instituto (caducos,
robos, rotos), desabasto, recursos humanos limitados, falta de áreas adecuadas para
resguardar y controlar los medicamentos e insumos para la salud, entre otros.
Por lo anterior, en el año 2009 se licitó el Servicio Integral de Administración y Operación de
la Cadena de Suministro de Medicamentos y Material de Curación en el ámbito nacional,
cuyo objetivo consiste en garantizar el abasto de medicamento y material de curación, así
como abatir el tiempo de surtimiento, niveles de caducidad de medicamentos y sistematizar
los procesos internos de la cadena de distribución de medicamentos, desde el proveedor
hasta el derechohabiente.
1
Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009
Resultados
1.
Validación de remisiones con catálogo de firmas
Durante el periodo mayo-diciembre de 2009, el prestador del servicio de tercerización
desplazó 102,909,044 piezas de medicamento y material de curación a la unidades
médicas usuarias, mediante 92,794 remisiones, con un costo de 455,163.6 miles de
pesos. Al respecto, se revisaron 1,165 remisiones, que amparan la entrega de 1,763,835
piezas, por 8,073.1 miles de pesos, en la que se determinó lo siguiente:
Número de
Remisiones
75
9
4
88
Irregularidad
La firma del
empleado
presenta
diferencias
respecto con la
registrada en el
catálogo
de
firmas
El nombre del
empleado
no
corresponde con
el registrado en
el catálogo de
firmas
La persona que
recibió no está
registrada en el
catálogo
de
firmas
Importe
(miles
de
pesos)
492.9
Monto
Aclarado
Documentación
Pendiente
de aclarar
De
la
información
proporcionada se determinó
que la firma en las remisiones
presenta diferencias respecto
de con las del catálogo de
firmas.
10.5
Pendiente
de aclarar
De
la
información
proporcionada se determinó
que el nombre en las
remisiones no coincide con las
del catálogo de firmas.
58.7
Pendiente
de aclarar
En cuatro casos no se recibió
documentación que acredite sí
estaba autorizado para recibir
los insumos.
562.1
De conformidad con los numerales 4, 2 y 6 de las Nuevas Responsabilidades
encomendadas a las Jefaturas de Servicios del Almacén Regional Centro y del
Departamento de Almacenaje y Distribución de Medicamentos, que establecen las
normas para la recepción de medicamentos, al no coincidir los datos y firmas
registradas en las remisiones con las que están autorizadas en el Catálogo de Firmas, no
procedía su pago.
Por lo anterior, se analizó el catálogo de firmas de los servidores públicos, autorizados
para recibir medicamento y material de curación de las 794 unidades médicas usuarias
del año 2009, en el que se observó que en 241 unidades médicas (30.3%) los formatos
presentan las siguientes inconsistencias: no se cuenta con el número de empleado,
falta el nombre del puesto, no se presenta la firma del empleado y se indica firma no
autorizada; además, no se incluye la fecha de vigencia, por lo que dicho catálogo no
está actualizado.
2
Funciones de Desarrollo Social
Al respecto, con el oficio número SA/104097 del 14 de octubre de 2010, la Subdirección
de Almacenes informó que los responsables de las unidades médicas usuarias
reconocieron y validaron las firmas; antefirmas y nombres de los servidores públicos
que recibieron los medicamentos y material de curación. Asimismo se indicó que las
unidades médicas usuarias están enviando las firmas autorizadas para recibir los
medicamentos, con el fin de actualizar el catálogo de firmas.
Véase acción(es): 09-1-00GYN-02-0488-01-001
09-9-00GYN-02-0488-08-001
2.
Aplicación de deductivas
Se comprobó que 13 meses después del inicio de operaciones del servicio de
administración y distribución de medicamento, el 94.1% de las unidades médicas
usuarias atendidas por el prestador del servicio no habían remitido a la Subdirección de
Almacenes información referente a las claves, cantidades, precio y fecha de los insumos
médicos subrogados adquiridos a través de farmacias Superissste o particulares para
atender y surtir de medicamento a los derechohabientes, en los casos en los que el
prestador del servicio no les surtió a pesar de que se tenía en existencia en el Centro
Nacional de Distribución, la cual desde el mes de junio de 2009 a julio de 2010, se ha
solicitado en varias ocasiones a las direcciones delegacionales y de Superissste,
subdelegados de Administración, subdirectores de los hospitales regionales y
generales, así como el CMN "20 de Noviembre". Lo anterior impide que la Subdirección
de Almacenes pueda determinar el monto de las penalizaciones que, en su caso, se
tengan que aplicar al prestador del servicio. Cabe señalar que en este periodo sólo se
aplicaron deductivas por 841.5 miles de pesos.
Al respecto, la entidad fiscalizada informó que al mes de septiembre de 2010 se había
recibido información de claves subrogadas de 88 unidades médicas, por lo que, a la
fecha, de las 803 unidades médicas usuarias a las que en el año 2010 se presta el
servicio, se han recibido reportes de 291 (36.2%) y quedan pendientes 512 (63.8%).
Además, se aplicaron deductivas por 5,784.2 miles de pesos, y se notificó al proveedor
la procedencia de deductivas por otros 5,408.0 miles de pesos, que se harán efectivas
cuando se realice el pago del periodo.
Véase acción(es): 09-1-00GYN-02-0488-01-002
09-9-00GYN-02-0488-08-002
3.
Control interno
Se constató que la entidad fiscalizada cuenta con el Manual de Organización del
ISSSTE, el Manual de Organización de la Coordinación General de Administración y el
Manual de Procedimientos de la Subdirección de Almacenes, los cuales no están
actualizados, conforme a la estructura del nuevo Estatuto Orgánico aprobado por la H.
Junta Directiva, que entró en vigor el 1o. de enero de 2009, ni con las actividades que
están realizando actualmente las áreas involucradas en el proceso de seguimiento de
los servicios contratados. Además, se informó que se cuenta con el proyecto de
3
Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009
manual de procedimientos, que incluye la denominación de las áreas y las nuevas
actividades que se están desarrollando, conforme a los servicios contratados, el cual
está en proceso de revisión, para su posterior presentación ante la H. Junta Directiva
para su autorización.
Cabe señalar que las operaciones del servicio de administración y distribución de
medicamento, iniciaron en mayo de 2009 y a la fecha de la revisión (septiembre de
2010), no se cuenta con la normativa debidamente autorizada por las instancias
correspondientes para delimitar las responsabilidades de las diferentes áreas que
participan en las actividades.
Véase acción(es): 09-1-00GYN-02-0488-01-003
4.
Recepción de medicamento
En la relación de remisiones pagadas al prestador del servicio por la distribución de
medicamento y material de curación a las unidades médicas en 2009, se indica que el
Hospital Regional “León” recibió 1,283,894 piezas de medicamento y material de
curación del Centro Nacional de Distribución, con un costo de distribución de 5,109.9
miles de pesos; sin embargo, dicho hospital reconoce haber recibido sólo 927,686
piezas, por lo que existe una diferencia de 356,208 piezas con un costo de distribución
de 1,417.7 miles de pesos.
Además, se constató que el Hospital Regional “León” recibió 3,134 piezas de
medicamento que no había requerido y se observaron deficiencias en la verificación de
las remisiones presentadas por el proveedor para su pago, ya que en 19 remisiones se
le pagaron al prestador 794 piezas más de las que realmente se recibieron en la
farmacia, por un monto de 3.2 miles de pesos.
Véase acción(es): 09-1-00GYN-02-0488-01-004
09-1-00GYN-02-0488-06-001
5.
Medicamento no recibido
El Hospital Regional “León” no reconoce haber recibido 40 remisiones, que amparan
109,081 piezas de medicamento, con un valor de 15,116.6 miles de pesos. Cabe señalar
que se solicitaron a la Subdirección de Almacenes las remisiones certificadas, las cuales
se constató que cuentan con el sello y firma de la Jefa de la Farmacia de dicho hospital;
sin embargo, al no reconocer que le fueron surtidos los medicamentos y material de
curación, se desconoce su destino.
Al comparar la relación “Cargos de SILODISA sin Surtimiento a la Farmacia” con el
documento “H.R.- León Remisiones pagadas del 2009”, se determinó que en seis
remisiones la entidad fiscalizada pagó en exceso un importe de 51.3 miles de pesos,
correspondiente al cobro del servicio de entrega de 12,884 piezas de medicamento al
Hospital Regional “León”, sin que se recibieran.
Véase acción(es): 09-1-00GYN-02-0488-06-002
4
Funciones de Desarrollo Social
6.
Incumplimiento del contrato
El Subdirector Administrativo del Hospital Regional “León” informó que los
administradores de nivel de servicio (personal del prestador del servicio) no realizan el
conteo total de las existencias de los medicamentos en forma diaria, conforme lo
establece el contrato por el servicio de administración y distribución de medicamento y
material de curación.
Véase acción(es): 09-1-00GYN-02-0488-01-005
7.
Medicamento subrogado
Durante el 2009, el Hospital Regional “León” adquirió medicamento, mediante el
Programa Sistema de Recetas Superissste (enero-junio 2009), por un monto de 6,166.5
miles de pesos y mediante el Programa Sistema de Medicamentos Express – Medex
(julio-diciembre de 2009), por un importe de 5,613.4 miles de pesos. En el mismo
contexto, entre mayo (fecha partir de la cual inició la operación de administración y
distribución de medicamento y material de curación) y junio de 2009, se determinó que
16,135 piezas sí contaban con existencias en el Centro Nacional de Distribución y no se
aplicó la deductiva correspondiente. Cabe señalar que no se contó con información
para determinar el monto de las deducciones que se debieron aplicar, ya que el
hospital no ha remitido la información a la Subdirección de Almacenes. En lo que se
refiere al periodo de julio a diciembre de 2009, se observó que el Centro Nacional de
Distribución contaba con existencias, y se determinaron deducciones no aplicadas, por
un importe de 417.5 miles de pesos.
Al respecto, la entidad fiscalizada informó de que sólo se aplicaron deductivas por
subrogación, por 1.8 miles de pesos, ya que a esa fecha era la única información
disponible del Hospital Regional “León”; no obstante, se ha avanzado en la captura por
parte de la unidad y se han determinado deductivas por 120.2 miles de pesos. Respecto
de la información relativa a la subrogación, mediante el “Programa de Recetas
Superissste” (mayo-junio de 2009), a la fecha no se ha recibido el reporte
correspondiente por parte de ese hospital para aplicar las penalizaciones
correspondientes.
Véase acción(es): 09-1-00GYN-02-0488-01-006
Acciones
Recomendaciones
09-1-00GYN-02-0488-01-001.- Para que el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los
Trabajadores del Estado implemente mecanismos de supervisión, a efecto de que el
Catálogo de nombres, firmas y sellos de los responsables autorizados para la recepción de
los insumos médicos en las unidades médicas usuarias del instituto, se actualice a efecto de
validar dichos datos en los formatos de remisiones por la entrega de los medicamentos por
parte del prestador del servicio. [Resultado 1]
5
Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009
09-1-00GYN-02-0488-01-002.- Para que el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los
Trabajadores del Estado implemente las acciones pertinentes con el fin de garantizar que las
unidades médicas usuarias remitan a la Subdirección de Almacenes la información referente
a las claves, cantidades, precio y fecha de los insumos médicos subrogados, adquiridos
mediante farmacias Superissste o particulares, con objeto de aplicar las deductivas
correspondientes. [Resultado 2]
09-1-00GYN-02-0488-01-003.- Para que el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los
Trabajadores del Estado implemente las acciones tendentes a agilizar la actualización y
autorización de los manuales de organización y de procedimientos de las áreas y actividades
que se están desarrollando, conforme a los servicios de administración y distribución de
medicamento y material de curación. [Resultado 3]
09-1-00GYN-02-0488-01-004.- Para que el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los
Trabajadores del Estado establezca mecanismos de supervisión, con el fin de garantizar que
los pagos que se realicen al prestador de servicio, por la distribución de medicamento y
material de curación en las unidades médicas usuarias, se efectúen de acuerdo con las
cantidades efectivamente recibidas y requeridas. [Resultado 4]
09-1-00GYN-02-0488-01-005.- Para que el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los
Trabajadores del Estado establezca mecanismos de supervisión, a efecto de que en el
Hospital Regional "León", el personal del prestador del servicio de administración y
distribución efectúe el inventario físico de los medicamentos en forma diaria, conforme lo
establece el contrato. [Resultado 6]
09-1-00GYN-02-0488-01-006.- Para que el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los
Trabajadores del Estado establezca las acciones necesarias, a efecto de que el Hospital
Regional "León" proporcione a la Subdirección de Almacenes la información referente a la
adquisición de medicamento subrogación efectuada por medio del "Programa de Recetas
Superissste" (mayo-junio de 2009), a efecto de aplicar las penalizaciones correspondientes.
[Resultado 7]
Pliegos de Observaciones
09-1-00GYN-02-0488-06-001.- Se presume un probable daño o perjuicio o ambos al
patrimonio del ISSSTE, por un monto de $1,420,867.96 (un millón cuatrocientos veinte mil
ochocientos sesenta y siete pesos 96/100 M.N.), por las 357,002 piezas de medicamento y
material de curación que el Hospital Regional "León" no recibió y que fueron pagadas al
prestador del servicio. [Resultado 4]
09-1-00GYN-02-0488-06-002.- Se presume un probable daño o perjuicio o ambos al
patrimonio del ISSSTE por un monto de $15,167,860.36 (quince millones ciento sesenta y
siete mil ochocientos sesenta pesos 36/100 M.N.), ya que el Hospital Regional "León" no
reconoce haber recibido 40 remisiones, que amparan 109,081 piezas de medicamento, con
un valor de $15,116,582.04 (quince millones ciento dieciséis mil quinientos ochenta y dos
pesos 04/100 M.N.) que fueron pagadas al prestador del servicio; además, pagó en exceso
$51,278.32 (cincuenta y un mil doscientos setenta y ocho pesos 32/100 M.N.), por el
6
Funciones de Desarrollo Social
servicio de entrega de 12,884 piezas de medicamento al Hospital Regional "León", sin que
recibiera. [Resultado 5]
Promociones de Responsabilidad Administrativa Sancionatoria
09-9-00GYN-02-0488-08-001.- Ante el Órgano Interno de Control en el Instituto de
Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, para que inicie las
investigaciones pertinentes, y en su caso, inicie el procedimiento administrativo,
correspondiente, por los actos u omisiones de los servidores públicos que en su gestión
aceptaron y validaron las remisiones por los servicios de administración y distribución de
medicamento a unidades médicas, debido a que los nombres y las firmas de aceptación de
los medicamentos no corresponden con los registrados en el catálogo de firmas autorizadas.
[Resultado 1]
09-9-00GYN-02-0488-08-002.- Ante el Órgano Interno de Control en el Instituto de
Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, para que realice las
investigaciones pertinentes y, en su caso, inicie el procedimiento administrativo
correspondiente, por los actos u omisiones de los servidores públicos de las unidades
médicas usuarias, que en su gestión no han remitido a la Subdirección de Almacenes, la
información referente a las claves, cantidades, precio y fecha de los insumos médicos
subrogados, adquiridos mediante farmacias Superissste o particulares, con objeto de aplicar
las deductivas correspondientes. [Resultado 2]
Recuperación de Recursos
Se determinaron recuperaciones por 16,588.8 miles de pesos, que se consideran como
recuperaciones probables.
Resumen de Observaciones y Acciones
Se determinó(aron) 7 observación(es) que generó(aron):
6 Recomendación(es), 2 Pliego(s) de Observaciones y 2 Promoción(es) de Responsabilidad
Administrativa Sancionatoria.
Dictamen: con salvedad
La auditoría se practicó sobre la información proporcionada por la entidad fiscalizada, de
cuya veracidad es responsable; fue planeada y desarrollada de acuerdo con el objetivo y
alcance establecidos; y se aplicaron los procedimientos de auditoría y las pruebas selectivas
que se estimaron necesarios. En consecuencia, existe una base razonable para sustentar la
opinión que se refiere sólo a la muestra de las operaciones revisadas.
La Auditoría Superior de la Federación considera que, en términos generales y respecto de
la muestra auditada, el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del
Estado cumplió con las disposiciones normativas aplicables a la adquisición, recepción,
salvaguarda, control y registro presupuestal y contable respecto de las operaciones
examinadas, excepto por los resultados que se precisan en el apartado correspondiente de
7
Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009
este informe, y se refieren principalmente a la falta de información de 747 unidades
médicas (94.1%) de las 794 atendidas en 2009 para penalizar, en su caso, al prestador de
servicios; pagos efectuados por recepción de medicamentos con firmas distintas de las
autorizadas, y pagos efectuados en exceso o sin haber recibido el medicamento, que
informa el CENADI, se envió al Hospital Regional “León”.
Apéndices
Procedimientos de Auditoría Aplicados
1.
Verificar que se contó con manuales de organización y de procedimientos que regulan
las actividades relativas a la prestación del servicio de administración y distribución de
medicamento.
2.
Constatar que la recepción del servicio y de los medicamentos se realizaron por
personal debidamente autorizado, y conforme a lo establecido en el contrato.
3.
Comprobar que los medicamentos se recibieron en las unidades médicas en las
cantidades solicitadas.
4.
Constatar que se contó con el catálogo de firmas que incluye al personal autorizado
para recibir el servicio y el medicamento.
5.
Constatar que los bienes recibidos en los almacenes de la entidad fiscalizada y en el
Centro Nacional de Distribución fueron registrados en las tarjetas de control (kárdex).
6.
Verificar que los pagos por el servicio realizado correspondieron a la cantidad
efectivamente recibida.
Áreas Revisadas
Las subdirecciones de Recursos Materiales y Servicios y de Almacenes, adscritas a la
Coordinación de Administración; la Subdirección de Contaduría, adscrita a la Subdirección
General de Finanzas; el Centro Nacional de Distribución (CENADI); la Coordinación de
Recursos Materiales y Servicios Generales, y la Farmacia del Hospital Regional “León”.
Disposiciones Jurídicas y Normativas Incumplidas
Durante el desarrollo de la auditoría practicada, se determinaron incumplimientos en las
leyes, reglamentos y disposiciones normativas que a continuación se mencionan:
1.
Ley Federal de las Entidades Paraestatales: Art. 59, fracción IX
2.
Otras disposiciones de carácter general, específico, estatal o municipal: Nuevas
Responsabilidades Encomendadas a las Jefaturas de Servicios del Almacén Regional
Centro y del Departamento de Almacenaje y Distribución de Medicamentos, numerales
8
Funciones de Desarrollo Social
1, 4, 2 y 6; Contrato número LPN-CS-DA-SRMS-037/2009 del 9 de febrero de 2009,
Cláusula Décima Séptima, "Deducciones por Diferencia"; Contrato número LPN-CS-DASRMS-037/2009 del 9 de febrero de 2009, Cláusula Décima Octava "Verificación de las
Especificaciones y Aceptación de los Servicios", y el convenio modificatorio número
CM-DA-SRMS-004/2009 del 13 de marzo de 2009; Contrato número LPN-CS-DA-SRMS037/2009 del 9 de febrero de 2009, Clausula Décima Séptima, "Deducciones por
Diferencia"; Contrato número LPN-CS-DA-SRMS-037/2009 del 9 de febrero de 2009,
Cláusula Sexta "Obligaciones de Prestador de Servicio", inciso G; Nuevas
Responsabilidades encomendadas a la Jefatura de Servicios del Almacén Regional
Centro numerales 1 y 2 y del Departamento de Almacenaje y Distribución, numerales 1
y 4.
Fundamento Jurídico de la ASF para Promover Acciones
Las facultades de la Auditoría Superior de la Federación para promover las acciones que
derivaron de la auditoría practicada, encuentran su sustento jurídico en las disposiciones
siguientes:
Artículo 79, fracción II, párrafos tercero y quinto; fracción IV, párrafo primero; y párrafo
penúltimo, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Artículos 6, 12, fracción IV; 13, fracciones I y II; 15, fracciones XIV, XV y XVI; 32, 39, 49,
fracciones I, II, III y IV; 55, 56 y 88, fracciones VIII y XII, de la Ley de Fiscalización y Rendición
de Cuentas de la Federación.
Comentarios de la Entidad Fiscalizada
Es importante señalar que la documentación proporcionada por la(s) entidad(es)
fiscalizada(s) para aclarar y/o justificar los resultados y las observaciones presentadas en las
reuniones fue analizada con el fin de determinar la procedencia de eliminar, rectificar o
ratificar los resultados y las observaciones preliminares determinadas por la Auditoría
Superior de la Federación y que les dio a conocer esta entidad fiscalizadora para efectos de
la elaboración definitiva del Informe del Resultado.
9