instructivo - Pontificia Universidad Javeriana

MACROPROCESO
GESTIÓN FINANCIERA
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS
CODIGO: FI-P13-IN04
VERSIÓN: 1
FECHA: Noviembre de 2011
INSTRUCTIVO
REGISTRO DE FACTURAS DERIVADAS DE CONVENIOS
DE OUTSOURCING
REVISADO POR
APROBADO POR
Jefe Oficina de Cuentas por Pagar
Jefe Oficina Suministros
Director Financiero
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter
confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización
expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
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REGISTRO DE FACTURAS DERIVADAS
DE CONVENIOS DE OUTSOURCING
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ..................................................................................................... 3 2. DEFINICIONES .............................................................................................. 3 3. DESARROLLO DEL INSTRUCTIVO ............................................................. 3 3.1. CONSOLIDACIÓN DE SOLICITUDES DE COMPRA ............................... 3 3.2. VALIDACIÓN DE REGISTROS ................................................................. 3 3.3. CARGUE DE LA INFORMACIÓN EN EL MÓDULO AP (OFICINA DE
CUENTAS POR PAGAR). ........................................................................................... 5 Oficina de Organización y Métodos
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1. OBJETIVO
Realizar el registro en el módulo AP de las facturas de las compras por
outsourcing, previa aprobación del pedido, despacho y recepción en Peoplesoft,
para asegurar el oportuno pago al proveedor.
2. DEFINICIONES
•
Compras por Outsourcing: Son aquellas compras de artículos de papelería,
cafetería y aseo requeridos por las unidades de la Universidad; cuyos términos
comerciales han sido negociados previamente con el proveedor.
3. DESARROLLO DEL INSTRUCTIVO
3.1.
Consolidación de solicitudes de compra
Como resultado de las solicitudes de pedidos (Ver Guía Rápida Solicitud de bienes
(BS-P20-G01)) realizadas por las unidades de la Universidad, la Oficina de
Suministros generará la recepción en PeopleSoft de los pedidos consolidados para
outsourcing y despachados al proveedor, de forma que puedan validarse estos
registros en conjunto con la factura enviada por el proveedor.
3.2.
Validación de registros
a. Verificación y validación de facturas.
La Oficina de Suministros luego de recibir las facturas por parte del proveedor,
deberá generar el reporte de pedido y recepción y compararlo con las Facturas
que envía el proveedor.
Lo anterior con el propósito de identificar las líneas que presentan diferencias y la
cuantía de estas, de forma que pueda hallar las causas de las diferencias y
comunicárselas al Jefe de la Oficina de Suministros para su aprobación, quien
deberá informar de las mismas a la Oficina de Cuentas por Pagar.
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b. Conformación de archivo de recepción de pedidos de outsourcing
Como resultado de la validación del punto (a), la Oficina de Suministros deberá
conformar un archivo en Excel por cada factura física, buscando que dicho archivo
no contenga más de 250 líneas.
La estructura del archivo deberá ser la siguiente:
Columna 1: UN_AP (Formato Texto)
Columna 2: ID_Factura (Formato Texto)
Columna 3: Fecha Factura (Formato Fecha)
Columna 4: ID_Proveedor (Formato Texto)
Columna 5: UN_PO (Formato Texto)
Columna 6: ID_Pedido, en caso que el ID tenga ceros a la izquierda deben
indicarse en el archivo (Formato Texto)
Columna 7: ID_nota_Recepcion, en caso que el ID tenga ceros a la izquierda
deben indicarse en el archivo (Formato Texto)
Columna 8: Linea_Recepcion (Formato Texto)
Columna 9: Codigo_IVA (Formato Número)
Columna 10: Importe total de IVA de Factura (Formato Número)
Columna 11:ID_articulo, en caso que el ID tenga ceros a la izquierda deben
indicarse en el archivo (Formato Texto)
Columna 12: Cantidad (Formato Número)
Columna 13: Precio_Unitario_Articulo (Formato Número)
Error 1: En el archivo de Excel enviado por la Oficina de Suministros se pueden
presentar columnas truncadas, separadores de miles; entre otros errores.
Acción a seguir: Devolver el archivo en Excel a la Oficina de Suministros para su
correspondiente ajuste.
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Nota 1: La Oficina de Suministros asegurará que la información incorporada en el
archivo enviado por correo electrónico a la Oficina de Cuentas por Pagar
corresponda a las facturas físicas, las cuales serán radicadas para el
correspondiente trámite.
3.3. Cargue de la información en el módulo AP (Oficina de Cuentas por
Pagar).
A continuación se describe en forma detallada los pasos a seguir para realizar el
cargue de facturas en el módulo AP.
Nota 2: Es importante tener en cuenta que no se podrá realizar el cargue de
facturas de un periodo a otro; es decir deben ser cargadas en el mismo mes en
que fueron entregadas por el proveedor.
1. En el Menú seleccione la opción Cuentas a Pagar.
2. Seleccione la opción Procesos Batch.
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3. Seleccione la opción Comprobantes.
4. Seleccione la opción Carga de voucher.
5. En el archivo de Excel enviado por la Oficina de Suministros se verifica que los
valores estén bien (valor total y valor del IVA) y se guarda en extensión .CVS.
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6. El sistema muestra la pantalla Cargue Voucher y haga click en el botón
Buscar.
7. El sistema muestra nuevamente la pantalla Cargue Voucher con el resultado
de la búsqueda y seleccione Outsourcing.
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8. El sistema nos muestra la pantalla Petición de importación de Voucher
desde Archivo Plano y haga click en el botón Eliminar.
9. El sistema nos muestra nuevamente la pantalla Petición de importación de
Voucher desde Archivo Plano y haga click en el botón Añd.
10. El sistema nos muestra la siguiente pantalla, haga click en el botón Examinar,
luego busque el archivo en el disco duro y finalmente haga click en el botón
Cargar.
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11. El sistema nos muestra nuevamente la pantalla Petición de Importación de
Voucher desde Archivo Plano, y haga click en el botón Ejecutar y en el
botón Guardar.
12. El sistema nos muestra la pantalla y haga click en el botón Aceptar.
13. El sistema nos muestra nuevamente la pantalla Petición de Importación de
Voucher desde Archivo Plano y seleccione Monitor de Procesos.
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14. El sistema nos muestra la siguiente pantalla y haga click en el botón
Actualizar hasta que en las columnas Estado Ejec y Estado Distr aparezca
Correcto y Envíado respectivamente y seleccione Detalles.
15. El sistema nos muestra la pantalla Detalle Proceso y seleccione Registro
rastreo
16. El sistema nos muestra nuevamente la pantalla Registro/Rastreo y seleccione
la opción UJF CARG VCHR Errores.log.
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17. El sistema abre el archivo UJF_CARG_VCHR Errores en el blog de notas, si
el proceso se realizó correctamente nos muestra el mensaje Begin End. En
caso que durante el proceso se presenten errores nos muestra el listado de los
errores.
18. El sistema muestra nuevamente la pantalla Detalle Proceso y seleccione la
opción Registro Mensajes.
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19. El sistema nos muestra la siguiente pantalla y verifique en la línea Level, que
el número de líneas cargadas correspondan al número de líneas del archivo
de Excel y haga click en el botón Volver.
20. El sistema nos muestra la pantalla Procesos Batch y seleccione la opción
Creación de Comprobantes.
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21. El sistema nos muestra la pantalla Creación de Comprobantes y haga click
en el botón Buscar.
22. El sistema nos muestra la pantalla Creación de Comprobantes y seleccione
la opción Outsourcing.
23. El sistema nos muestra la siguiente pantalla, en el campo Hasta Fecha
indique la fecha del día en que se carga el archivo, haga click en el botón
Guardar y haga click en el botón Ejecutar.
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24. El sistema nos muestra la pantalla y haga click en el botón Aceptar.
25. El sistema nos muestra la siguiente pantalla y seleccione Monitor Procesos.
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26. El sistema nos muestra la siguiente pantalla y haga click en el botón
Actualizar hasta que en las columnas Estado Ejec y Estado Distr aparezca
Correcto y Enviado respectivamente y seleccione Detalles.
27. El sistema nos muestra la pantalla Detalle Proceso y seleccione Reg
Mensajes.
28. El sistema nos muestra la pantalla Registro Mensajes y verifique que se
cargo el comprobante al sistema “Comprobante nuevo para procesar = 1”
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29. Seleccione la opción Cuentas a Pagar.
30. Seleccione la opción Comprobantes
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31. Seleccione la opción Introducción comprobantes estándar.
32. El sistema nos muestra la pantalla Introd Comprobantes Estándar y haga
click en la pestaña Buscar un valor.
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33. En el campo ID Proveedor digite el ID del proveedor y haga click en Buscar,
luego seleccione la factura correspondiente.
34. Haga click en la pestaña Información sobre Factura y verifique que la
información cargada en el sistema coincida con la información de la factura
física y haga click en el botón Guardar.
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35. En el campo Acción Seleccione de la lista la opción Control Presupuestos y
haga click en el botón Ejecutar.
Excepciones de presupuesto:
Cuando la Oficina de Cuentas por Pagar identifique excepciones de presupuesto
informará a la Oficina de Suministros el número de comprobante y las líneas que
generaron la excepción. La Oficina de Suministros solicitará a la unidad
correspondiente que realice los ajustes respectivos; una vez las unidades
confirmen la disponibilidad presupuestal, la Oficina de Suministros informará a la
Oficina de Cuentas por Pagar para que realice la validación presupuestal.
36. En campo Acción Seleccione de la lista la opción Paridad y haga click en el
botón Ejecutar.
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37. Seleccione la opción Consultas, Gestor de Consultas y en el campo
Comienza por ingrese %Paridad y haga click en el botón Buscar.
38. El sistema nos muestra en el resultado de la búsqueda el archivo de
excepciones de paridad y haga click en la opción Excel para exportar.
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39. El sistema nos muestra la siguiente pantalla y haga click en el botón Ver
resultado.
40. El sistema abre el archivo de Excel y se insertan las columnas Diferencia y
Diferencia total y se calcula el valor total de las diferencias existentes.
41. Se elabora un nuevo archivo en Excel con las excepción de paridad
correspondiente a cada factura y envía el archivo al Jefe de la Oficina de
Cuentas por Pagar para su validación y para que el corra la excepción de
paridad. Incluyendo en el archivos las notas del caso.
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Nota 4: Los siguientes pasos se deben realizar una vez el Jefe de la Oficina de
Cuantas por Pagar corra la paridad en el sistema y se encuentre dentro del rango de
tolerancia, si está por fuera del rango se deberá enviar un correo al Jefe de la Oficina
de Suministros para la autorización correspondiente.
42. El sistema nos muestra la siguiente pantalla y en el campo Estado Paridad
muestra Sustituido que indica que se corrió la paridad.
43. En campo Acción Seleccione de la lista la opción Paridad y haga click en el
botón Ejecutar.
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44. En el campo Acción Seleccione de la lista la opción Contzn Comprobantes
y haga click en el botón Ejecutar.
45. Finalmente el sistema nos
Comprobantes Estándar.
Oficina de Organización y Métodos
muestra
nuevamente
la
pantalla
Introd
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