DENOMINACIÓN O NOMBRE DEL PROCESO

CÓDIGO: AD-AL
ADMINISTRACIÓN LOGISTICA
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VERSIÓN: 6
LIDER DEL PROCESO: Coordinador Grupo de Servicios Generales, Coordinador Grupo
Administración de Transporte, Coordinador Grupo de Cafetería y Apoyo Administrativo
AUTORIDAD DEL PROCESO: Subdirector (a) Administrativa
MACROPROCESO: Gestión Administrativa y Logística
OBJETIVO: Administrar los servicios de apoyo logístico y administrativo (mantenimiento locativo, puertas de acceso y mantenimiento de equipo de oficina, telefonía, cerrajería, readecuación de puestos de
trabajo, parque automotor, transporte, aseo y cafetería) que requiere el DNP para su normal funcionamiento, con base en las necesidades de las dependencias, de acuerdo con lo establecido en los
Lineamientos para la administración logística.
ALCANCE: Inicia con la asignación de actividades de apoyo logístico requeridas para el normal funcionamiento del DNP y termina con la verificación de los servicios prestados.
PROVEEDOR.
Funcionario
Grupo de
Servicios
Generales
y/o Contratista
outsourcing
Coordinador
Grupo
Administración de
Transporte
Procesos
interesados
(Funcionarios o
contratista)
ENTRADAS.
Resultado de la
Inspección a la
planta física del
edificio
Solicitud de
mantenimiento
de vehículos
Necesidad de
servicio de
apoyo logístico
ACTIVIDAD.
1. Asignar
actividades de
apoyo logístico
RESPONSABLE.
Coordinador
Grupo de
Servicios
Generales
Coordinador
Grupo
Administración
de Transporte
2. Solicitar
servicios de
apoyo logístico
Funcionario
ó
Contratista
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
PCC.
SALIDAS.
Auxiliares y
Contratistas de
mantenimiento
Asigna las actividades de los servicios de apoyo logístico
(mantenimiento locativo, puertas de acceso y mantenimiento de
equipo de oficina, telefonía, cerrajería, readecuación de puestos
de trabajo, parque automotor y transporte) de acuerdo con los
resultados de la inspección y expediente virtual de los vehículos
según lo establecido en los Lineamientos para la administración
logística AL-L01.
Actividades
asignadas a
través de
Solicitud
(R)
Profesional
especializado
Grupo de
Servicios
Generales.
Conductor y/o
Coordinador
Grupo
Administración
de Transporte
Nota: Las actividades de mantenimiento correctivo son atendidas
por demanda de acuerdo con las solicitudes recibidas.
Solicita servicios de apoyo logístico relacionados con
mantenimiento locativo, puertas de acceso y mantenimiento de
equipo de oficina, telefonía, cerrajería, readecuación de puestos
de trabajo, parque automotor y transporte a través del aplicativo
del centro de servicios.
CLIENTES.
X
Para servicios de transporte fuera del área urbana y/o fines de
semana se debe diligenciar y entregar al Grupo Administración de
Transporte el formato F-GAT-04 Servicio Especial de
Transporte.
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Solicitud de
servicios de
apoyo logístico
(R)
Funcionario
Grupo de
Servicios
Generales
Coordinador
Grupo
Administración
de Transporte
Grupo de Planeación DNP
CÓDIGO: AD-AL
ADMINISTRACIÓN LOGISTICA
PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
PCC.
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VERSIÓN: 6
SALIDAS.
CLIENTES.
Para los servicios adicionales de cafetería y aseo, se solicitan a
través de correo electrónico al Coordinador del Grupo de Cafetería
y Apoyo Administrativo. Ver Lineamientos para la
administración logística-AL-L01.
Coordinador
Grupo de
Cafetería y
Apoyo
Administrativo
Reasignan las solicitudes de la siguiente manera:
Coordinador
Grupo
Administración
de Transporte
Procesos
interesados
(Funcionarios o
contratista)
Solicitud de
servicios de
apoyo logístico
3. Reasignar
solicitudes
Coordinador
Grupo de
Cafetería y
Apoyo
Administrativo
Auxiliar
Administrativo
Grupo de
servicios
Generales
Coordinador
Grupo
Administración de
Transporte
Coordinador
Grupo de
Cafetería y
Apoyo
Administrativo
Conductores
Solicitudes de
servicios de
apoyo logístico
reasignada
4. Atender
solicitud
Funcionario
Grupo de
Servicios
Generales
y/o Contratista
outsourcing
Conductores
Para el caso de servicios de transporte, el Coordinador Grupo
Administración de Transporte, asigna las solicitudes a los
Conductores o al Contratista cuando se trate de mantenimiento o
suministro de combustible, de acuerdo con lo establecido en los
Lineamientos para la administración logística-AL-L01.
Solicitud de
servicios de
apoyo logístico
reasignada
(R)
Para el caso de servicios adicionales de cafetería y aseo, el
Coordinador Grupo de Cafetería y Apoyo Administrativo asigna las
solicitudes a las Auxiliares o Contratistas de Cafetería y Apoyo
Administrativo.
Para el caso de servicios de mantenimiento locativo, puertas de
acceso y mantenimiento de equipo de oficina, telefonía, cerrajería,
readecuación de puestos de trabajo, reasigna las solicitudes
automáticamente el aplicativo, de acuerdo al tipo de servicio
escogido por el usuario. Lineamientos para la administración
logística-AL-L01.
Para el caso del mantenimiento del parque automotor, el conductor
debe trasladarse al taller con la autorización de mantenimiento,
verifica que se cumpla y firma su ejecución.
Para el caso de servicios de transporte, el Conductor una vez ha
atendido la solicitud, debe informar al Coordinador Grupo
Administración de Transporte o a quien se designe de acuerdo con
lo establecido en los Lineamientos para la administración
logística-AL-L01.
Solicitud
atendida
X
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Registro
solicitud
atendida
(R)
Auxiliar o
Contratista
Cafetería y
Apoyo
Administrativo
Funcionario
Grupo de
Servicios
Generales
y/o Contratista
outsourcing
Procesos
interesados
(Funcionarios o
contratista)
Funcionario
Grupo de
servicios
Generales
Grupo de Planeación DNP
CÓDIGO: AD-AL
ADMINISTRACIÓN LOGISTICA
PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDAD.
RESPONSABLE.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
Auxiliar o
Contratista
Cafetería y
Apoyo
Administrativo
El Auxiliar de Servicios o contratista de mantenimiento ejecuta las
solicitudes asignadas e informa telefónicamente al Auxiliar
Administrativo Grupo de servicios Generales.
Auxiliar
Administrativo
Grupo de
servicios
Generales
PCC.
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VERSIÓN: 6
SALIDAS.
CLIENTES.
Coordinador
Grupo de
Cafetería y
Apoyo
Administrativo
Para el caso de servicios de cafetería y Apoyo Administrativo, las
solicitudes son atendidas por las auxiliares o contratistas de
Cafetería y Apoyo Administrativo, de acuerdo con lo establecido en
los Lineamientos para la administración logística-AL-L01.
Coordinador
Grupo
Administración
de Transporte
Conductores
Auxiliar o
Contratista
Cafetería y
Apoyo
Administrativo
Funcionario
Grupo de
Servicios
Generales
y/o Contratista
outsourcing
Solicitud
atendida
Auxiliar
Administrativo
Grupo de
servicios
Generales
5. Verificar
ejecución
Coordinador y/o
auxiliar Grupo
Administración
de Transporte
Verifica la atención de las solicitudes y las registra como cerradas
la siguiente manera:
-Para mantenimiento locativo, puertas de acceso y mantenimiento
de equipo de oficina, telefonía, cerrajería, readecuación de
puestos de trabajo se cierra la solicitud en el aplicativo Altiris,
componente servicios generales.
Solicitud cerrada
(R)
-Para Transporte, recibe la información la digita en el aplicativo y
da cierre al caso. Para servicios de transporte fuera del área
urbana y/o fines de semana se archiva formato diligenciado FGAT-04 “Servicio Especial de Transporte”.
Coordinador
Grupo
Administración
de Transporte
Funcionario
Grupo de
Servicios
Generales
REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS (Consulte en La Rebeca – Normograma y otros documentos de origen externo)
·
·
·
Decreto de Austeridad 1737 de 1998
Decreto de Austeridad 2445 de 2000
Decreto 3517 de 2009
·
·
·
Resolución Interna 0097 de 2004
Resolución Interna 668 de 2007
Resolución Interna 1029 de 2008
·
·
·
·
Circular interna 11 del 10 de octubre de 2011
Circular interna 9 del 27 de marzo de 2012
Circular Interna 18 de 2015
Circular externa 2 del 3 de octubre del 2008
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Grupo de Planeación DNP
CÓDIGO: AD-AL
ADMINISTRACIÓN LOGISTICA
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REQUISITOS DE LAS NORMAS TÉCNICAS APLICABLES AL
PROCESO
SEGUIMIENTO Y/O MEDICIÓN
Herramienta(s) de Seguimiento
Aplicativo Centro de Servicios, Componentes Servicios
Generales y Transporte.
REVISÓ:
4.1 Requisitos generales
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de registros
8.2.3 Seguimiento y medición de los
procesos
8.4 Análisis de datos
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva
2015
Gabriel Alberto Moreno Alemán
Coordinador Grupo de Servicios Generales
(E)
Gabriel Alberto Moreno Alemán
Coordinador Grupo Administración
Transporte
Jose Faid Garzón Rivera
Coordinador Grupo de Cafetería y Apoyo
Administrativo
10
13
VERSIÓN: 6
MECI
Modelo de operación por procesos
Análisis y valoración del riesgo
Autoevaluación del control y gestión
APROBÓ:
2015
10
13
(Firma )
Grace Michaels Ruiz
Subdirectora Administrativa
de
(Firma )
(Firma )
(Firma )
F-GP-01 (VERSIÓN 6) PCC: Puntos Críticos de Control R: Registro SGC
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
Grupo de Planeación DNP