Windream SBE/SBX/BE NOU - data solutions

características
Windream SBE/SBX/BE
Windream es un intuitivo sistema de
documentos pueden ser almacenados a través
método drag&drop de siempre. Todos los en-
gestión de documental (DMS) que no requiere
del dispositivo de Windream directamente en
laces de los documentos basados en OLE
interface de usuario, ya que está
el DMS.
funcionan sin limitaciones. Los documentos se
completamente integrado en el sistema
operativo.
La tecnología patentada subyacente, VFS
manejan en el entorno ya conocido de Windows
Este enfoque ingeniosamente simple
sin ningún programa especial de interface,
permite que Windream sea usado desde
característica que incrementa enormemente la
cualquier programa ejecutado bajo Windows,
aceptación por parte de los usuarios.
(Virtual File System) asegura que los
al mismo tiempo que mantiene toda la
documentos se almacenen en el sistema de
funcionalidad del sistema operativo. Los
ficheros de Windream via Windows Explorer.
documentos se pueden mover o copiar por
Windream ofrece el interface de usuario más
Como resultado de esta tecnología, los
medio de Windows Explorer utilizando el
amable.
Standard Business Edition
(SBE)
SBE es la versión básica del sistema de gestión de
documentos Windream
Como sistema de gestión de documentos,
del fichero para mostrar las propiedades de
Windream
• Diseño del formato de las máscaras de indización
definible por el usuario
• Datos de índices traspasados desde bases de
Adquisición e indización
datos, etc. a través de scripts de Windows.
Los documentos pueden ser capturados desde
cualquier aplicación seleccionando “guardar como”
Búsquedas
Además de la búsqueda jerárquica a través del árbol
documento es descrito por un tipo de objeto. El tipo
de directorios de Windows Explorer, Windream
de objeto se utiliza para clasificar los documentos y
ofrece funcionalidad de búsqueda en los valores
las carpetas. La asignación de los criterios de índices
habitules del sistema operativo. Soportados por una
va ligado a este proceso, gracias al cual las
base de datos, los resultados de la búsqueda se
búsquedas son muy rápidas.
muestran en en una lista que el usuario puede
modificar para adecuarla a sus necesidades
La indización por Clipboard proporciona un
individuales. Están disponibles las siguientes
soporte óptimo. Las áreas marcadas en un
funciones de búsqueda:
documento se asignan directamente a un campo de
indización con la ayuda de un menú de selección, sin
Búsqueda Rapida. La búsqueda rápida permite al
salir de la ventana de la aplicación.
usuario entrar un término de búsqueda en un campo
simple que se buscará en todos los campos por texto
Entrada ininterrumpida de datos. Además de la
completo. La búsqueda también se puede restringir a
indización sincrónica (los criterios de índice se
un grupo de posibles usuarios, a un tipo de objeto
graban al capturar el documento), bajo un proceso
específico o a un intérvalo de fechas.
de indización asíncrona, la indización se postpone
para más adelante. Esto permite que un mayor
Búsqueda por índices. Basada en listas de
número de documentos puedan ser capturados sin
selección, los valores de índices se pueden compilar
interrupción.
con operadores lógicos para formar consultas más
complejas. las agrupaciones se basan en los tipos de
Características de indización:
objetos, los índices usados frecuentemente o índices
• Indización sincrónica/asincrónica
de información de tiempo. La búsqueda por índices
• Asignación de características de archivo
permite buscar entre varios tipos de objetos y
específicas del sistema operativo
• Generación automática de texto completo
• Indización basada en la tipología del documento.
• Extensión del cuadro de diálogo de propiedades
proporciona (e.g.) una lista de documentos para un
cliente determinado.
Windream SBE/SBX/BE
Gestión de documentos para todas
las aplicaciones del mercado
Guardar y Abrir Documentos usando
los mismos diálogos de su aplicación
El diálogo de búsqueda dentro del
sistema operativo proporciona
funcionalidad adicional en la
búsqueda de documentos y aprovecha
las prestaciones de los sistemas de
base de datos actuales
Mínimo requerimiento de formación
y administración, reducen
drásticamente los costes de puesta en
marcha y los costes de operación
Son innecesarias integraciones
costosas y modificaciones de las
aplicaciones existentes y futuras
Claves:
el drive de Windream. En Windream cada
características
Ciclo de Vida
Búsqueda por tipo de objeto Al seleccionar un
História. La información referente a las actividades
tipo de objeto determinado, sólo los atributos
realizadas sobre el documento queda ordenada
Los documentos están integrados en procesos dentro
propios de ese objeto se usan en la búsqueda. El
cronológicamente , con detalles del usuario, fecha,
del entorno productivo de las organizaciones, y estan
diálogo de tipo de objeto que se muestra es el
hora, actividad y comentarios.
por lo tanto sujetos a un ciclo de vida que puede ser
mismo que el de la máscara de índice y se utiliza
para buscar documentos del tipo determinado.
dividido en un período de procesado y en un período
Autorizaciones de acceso. Los pivilegios de
acceso protegen el documento y se pueden visualizar
Búsqueda por texto completo. Tanto desde la
y modificar desde aquí. Los privilegios de acceso de
búsqueda por índices como por la búsqueda rápida,
Windream se basan en la administración de usuarios
los documentos se pueden buscar en base a su
de Windows NT. La asignación de usuarios a grupos
contenido textual. Ambos diálogos de busqueda
se define mediante la administración del sistema
permiten la combinación del uso de índices y texto
operativo.
completo para establecer restricciones de búsqueda.
Ciclo de Vida. En Windream SBX , esta propiedad
Para su uso posterior, las consultas definidas se
muestra el ciclo de vida del fichero en una barra de
pueden guardar como perfiles de búsqueda o como
tiempo, señalando todos los hitos importantes.
lista de resultados, muy útil en consultas
Desde aquí se pueden modificar los intervalos de
complicadas y repetitivas.
vida y archivo del documento, asi como forzar el
de archivo. La administración del ciclo de vida
pemite el archivado manual así como el borrado
definitivo al final del periodo de archivo. Basado en
la asignación de tipo de documento, el archivado de
documentos se automatiza de acuerdo con unas
reglas predefinidas. La administración del ciclo de
vida también se puede utilizar para archivo definitivo
en dispositivos ópticos mediante la instalación del
módulo de “Archivo a Largo Plazo de Windream”.
archivado inmediato.
Características del documento
– una visión general
La pantalla que muestra las propiedades de los
ficheros en Windows queda suplementada por
Windream con una serie de pestañas adicionales.
Además de estas pestañas en la ventana de
propiedades, los atributos de documentoque se
necesitan frecuentemente se pueden mostrar
directamente en el Explorador. La configuración de
columnas del explorador permite mostrar
directamente los atributos necesarios en la vista en
forma de lista (ventana de la derecha).
Intercambio de Datos
El intercambio fácil de datos de índices y
Los datos sobre el Ciclo de Vida se visualizan en
una pestaña en las propiedades del documento
documentos se realiza fácilmente utilizando el menú
contextual extendido. Los documentos se pueden
exportar conjuntamente con sus datos de índices,
Todas las propiedades del documento se
donde dichos índices se almacenan en ficheros HTML
muestran en las ventanas de pestaña.
o XML a escoger. Los tipos de documento y las listas
de selección también se pueden importar y exportar
de manera similar utilizando el menú contextual
Índice. Muestra la información sobre los campos
indizados para el documento seleccionado, con el
formato personalizado para este tipo de documento
a través de la Consola de Gestión de Windream
(administración de Windows).
Texto Completo. El contenido textual del
documento se muestra en esta página si se realizó la
extracción del mismo.
Versión. La pestaña “Versión” contiene una lista
con la versión actual del documento y todas las
versiones anteriores del mismo.
Utilizando el menu contextual extendido, se
puede realizar un resumen de los datos de índice de
una serie de documentos seleccionados en un fichero
HTML para mostrarlo, enviarlo o imprimirlo. Una
función de informe registra todas las acciones
realizadas a través del menú de contexto.
Standard Business Extension
(SBX)
La SBX es una extensión funcional de Business Edition SBE. Las numerosas mejoras incorporadas en
SBX permiten un alto tránsito de documentos desde
las estaciones de trabajo conectadas y el módulo de
Archivo a Largo Plazo de Windream. SBX incorpora
la siguiente funcionalidad adicional:
El Control del ciclo de vida se relaciona con cada
tipo de documento se gestiona de acuerdo con los
siguientes criterios:
• Inmediato: Los nuevos documentos son archivados
inmediatamente después de indizarse.
• Controlados por tiempo: Basado en la fecha de
creación o en la fecha de última modificación, los
períodos de proceso o operativos del documento
se expresan en días,meses y años. También es
posible estandarizar el momento en el tiempo en
que se archivará el documento (principio o final
del mes, principio o final del año)
• Manual: Ocasionalmente, los procesos
productivos requieren el archivo de resultados
intermedios.
Se puede acceder a los documentos archivados
utilizando los mecanismos normales de windream,
hasta que se alcanza la fecha de borrado.
características
Check-out/Check-in
durante un período largo de tiempo , el usuario
La Consola de Gestión de Windream, el SDK de
puede bloquear el documento mediante “Check-
Windream y el Archivo a Largo Plazo de Windream
Kit de desarrollo de
Programación
Software Development Kit
(SDK)
Out”. Esto garantiza a este usuario el privilegio
complementan el producto Windream SBE/SBX/BE.
Con el Kit de Desarrollo, Windream ofrece a las
Si se necesita procesar los documentos de Windream
Otros componentes
Windream
exclusivo de ser la única persona que puede poner su
versión revisada en el DMS mediante “Check-In”.
Mientras tanto, Windream permite a otros usuarios
compañías de Software y de Sistemas los medios de
Consola de Gestión
Windream (WMC)
integración con las soluciones de software
existentes. Los flujos de trabajo ya establecidos no se
leer estos documentos. Para hacer el trabajo más
El objeto de la Consola de Gestión de Windream es
cambian, pero se extienden en virtud de la
fácil, Windream permite hacer check-in y check-out
gestionar el sistema sin que sean necesarios
funcionalidad de Windream. La interficie de COM/
de carpetas enteras conjuntamente. El estado origi-
conocimientos adicionales de funcionamiento de
DCOM de Microsoft del núcleo del DMS comprende
nal puede ser restablecido en cualquier momento
bases de datos o de herramientas de programación
la documentación del interfaz, la descripción del
usando la función “Undo”.
por parte del administrador autorizado Microsoft.
modelo de objeto, y ejemplos de programa para un
Utilizando tecnología punta, el WMC se integra en la
rápido aprendizaje.
Menú de Contexto
Consola de Gestión de Windows y maneja los tipos
Windream DocView
Al Utilizar el menú de contexto de Windream,
de objeto de Windream en directorios separados de
Windream SBE le ofrece las siguientes funciones para
índices y de tipos de objeto separados, de forma
DocView es una herramienta de visualización espe-
los documentos seleccionados:
parecida a los del Explorador.
cial que soporta más de 200 formatos diferentes.
DocView reduce el coste de licencias ya que hace
• Indizar los datos de una página HTML
• Creación de una nueva versión
La principal función de WMC es la creación y
innecesario instalar la aplicación que generó el
• Borrado de documentos, incluyendo versiones
gestión de tipos de objeto de una manera amigable.
documento para la simple visualización del mismo.
anteriores
Con la integración del Editor de Plantillas y su caja
Archivo a largo plazo
Windream
• Importar y exportar documentos
de herramientas, el administrador del sistema puede
• Archivar inmediatamente
disponer los campos de entrada y la descripción de
• Extensiones individuales
texto relacionada en una ventana representando
Windream proporciona el archivado como una
visualmente un tipo de objeto. Se pueden almacenar
funcionalidad básica. Archivo a Largo Plazo de
El menú de contexto extendido provee a
Scripts (Java scripts o VB scripts) que se ejecuten en
Windream ofrece también el archivo de las revisiones
Windream SBX de funciones adicionales:
base a control de eventos para cada uno de los tipos
aprobadas con el acceso habitual a los documentos
• Forzar el archivado inmediato con independencia
de objeto y para todos los campos individuales. La
via el Explorador de Windows.
del Ciclo de vida
• Introducción de nuevas reglas para documentos
definición del tipo de documento se completa con la
especificación de los repositorios de documentos,
Fiabilidad y Revisiones Aprobadas. El Archivo a
para los que un ciclo antiguo o pasado fecha aún
donde se distingue entre la sección de documentos
Largo Plazo de Windream ha demostrado su
es válido
en proceso y la sección de archivo.
fiabilidad y durabilidad - características que se le
• Check-in, Check-Out y Deshacer Check-Out de
suponen a un archivo a largo plazo de revisiones
documentos y carpetas incluyendo datos de índice
Otras herramientas integradas en WMC hacen
aprobadas durante muchos años de aplicación
en formato HTML o XML
posible comprobar el grupo al que pertenece cada
prácica en diferentes plataformas de sistemas
usuario individual, resetear el estado de los
operativos. El almacenamiento en el Archivo a Largo
documentos check-out, y borrar documentos
Plazo de Windream es soportado sobre varias
Business Edition
(BE)
permanentemente. De una manera parecida a la
tecnologías de Jukebox para dispositivos de
Windream BE es la versión de altas prestaciones para
conocida “Papelera de Reciclaje” de Windows, los
CD-ROM, MO y WORM.
empresas que desean soportar un número ilimitado
documentos “borrados” pueden ser definitivamente
de usuarios en un entorno de sistema distribuido. La
borrados o recuperados. Un asistente de tareas
creación de grupos de usuarios y su orden jerárquico
permite la selección de funciones de administración
se basa en la adminsitración de usuarios del sistema
tales como importar usuarios y grupos de usuarios,
operativo del servidor instalado. Por ejemplo,
tipos de objeto, índices y listas desplegables.
cualquier estructura jerárquica puede ser mapeada
Además se pueden guardar procesos administrativos
en Windows 2000 usando Active Directory. Los
habituales como favoritos. Para simplificar la
privilegios de acceso de Windream se pueden
administración, el entorno de red se muestra en la
asignar sobre usuarios y grupos de usuarios, y
Consola de Gestión de Windream con todos los
permiten el control de acceso a nivel de documentos.
servidores que estén conectados. Si se cambia un
grupo de usuarios, sólo se ejecutará el ajuste
selectivo con el grupo de usuarios del servidor
correspondiente.
Situación en la que un Archivo a Largo
Plazo de Windream realiza el archivo de
tres departamentos diferentes.
características
La arquitectura Windream basada en archivos y
Funciones de Búsqueda
la modularidad, permiten configuraciones con
• Búsquedas realizadas desde el nivel de Windows.
requerimientos de los clientes más dispares. Esto
• Los resultados de las búsquedas se pueden salvar
empieza con la Configuración en un Servidor único,
para reutilización rápida.
en el que los componentes del sistema de Windream
• Búsqueda Rápida.
y los del sistema de Archivo de Windream se
• Búsqueda por Índices.
ejecutan en un servidor NT. El concepto de
• Búsqueda por Texto Completo (por contenido).
modularización significa que se pueden establecer
• Búsqueda por Tipo de Objeto (documentos y
instalaciones con una aplicación dedicada, una base
de datos y un servidor de archivos en servidores
independientes.
carpetas).
• Búsqueda jerarquizada en carpetas del Explorador
de Windows (navegación).
• Listado flexible de los resultados de las búsquedas
Datos de funcionalidades y
requerimientos del sistema
Este resumen ofrece una panorámica de las ventajas
de la familia de productos enumerados:
Funciones de Edición
• Arranque automático del programa en el que se
creó el documento (OLE).
Funciones de Adquisición
• Exportación e importación de documentos.
• Creación de documentos en el DMS mediante el
• Exportación de los datos de índice en formato
HTML o XML.
programas.
sistema DMS no autorizado.
• Logon de Windows se utiliza como logon de
Windream.
• Backup operativo vía ayuda guiada on-line.
Requerimientos del Sistema (servidor)
• Ordenador: Procesador Pentium con 400 MHz ( o
superior).
• Memoria de trabajo: 128 MB RAM ( recomendable
256 MB.
configuración de memoria de Windream al instalar
• Sistema operativo: Windows NT 4.0 (Intel) con
Service Pack 5, Windows 2000.
• Espacio de disco para el archivo en CD-ROM.
Requerimientos del Sistema (cliente)
• Ordenador: Procesador Pentium con 133 MHz ( o
superior).
• Gestión de cualquier tipo de fichero.
Funciones de Administración
• Importación de documentos usando drag&drop.
• Administración fácil de los usuarios y de los
• Importación de datos antiguos.
• Proteccion con contraseña contra el arranque del
• Memoria de disco duro disponible: Depende de la
• Check-in/Check out de documentos (Bloqueos).
sencillo “Guardar como...” en todos los
acceso de diseño flexible.
grupos de usuarios con administrador de NT.
• Autorizaciones de acceso.
• Memoria de trabajo: 32 MB RAM ( recomendable
64 MB).
• Memoria de disco duro disponible:20MB (50 MB
recomendable).
Funciones de indización
• Gestión de los tipos de objeto.
• Monitor: VGA con resolución 1024x768.
• Descripción de los documentos por tipología.
• Gestión del archivo y de los ciclos de vida de los
• Sistema operativo: Windows 95 SR2 o Windows
• Indización a posteriori de los documentos.
documentos.
• Indizar el contenido textual del documento.
Windows 2000.
• Estructuras jerárquicas de almacenamiento.
Funciones de Flexibilidad
• Histórico informativo del documento.
• Interfaz de script: Windows Scripting Host.
• Creación flexible de versiones.
• Interfaces/Estandards: Controles ActiveX, COM/
DCOM, OLE-DB/ADO, XML, HTML.
Funciones de Archivo
• Archivo en el sistema de carpetas dentro del
servidor.
• Gestión del ciclo de vida de los documentos con
definición de períodos en proceso y períodos de
archivo.
98, Windows NT 4.0 (Intel) con Service Pack 5,
Componentes Adicionales
• Microsoft Internet Explorer 5.01.
• Microsoft DCOM 1.3.
Funciones de Seguridad
• Alto Grado de Integridad de los Datos.
• Microsoft Management Console 1.1
(requerida solo para Administración).
• Archivo de revisiones aprobadas.
• Microsoft Scripting Host con soporte Java/VB.
• Alto grado de seguridad de los documentos
• Una letra de unidad libre y disponible.
mediante la asignación de autorizaciones de
• Debe estar configurado el TCP/IP.
• Soporte para los dispositivos de almacenamiento
más comunes y jukebox.
The Windream product line
• Concepto de archivo flexible.
• Servidor de archivo espejo proporciona protección
Document
Management
contra fallos del sistemas.
Imaging
específicos del usuario.
• Gestión inteligente de almacenamiento jerárquico
• Compresión sin perdida de datos.
• Transacciones de transferencia de datos seguras
con comprobaciones de consistencia.
Archiving
Workflow
• Acceso al sistema de archivo usando programas
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