TRIBUNAL DE CUENTAS DE LA PROVINCIA DE CORDOBA

TRIBUNAL DE CUENTAS
DE LA PROVINCIA DE CORDOBA
Tema 2: El Control Gubernamental y los Programas de
Modernización del Sector Público
Título: La Modernización del Estado y la Injerencia en los
Tribunales de Cuentas
Autores:
Lic. Daniel L. Di Mari
Soledad Viviana Manfrini
Mendoza 2011
EL TRIBUNAL DE CUENTAS DE LA PROVINCIA DE CORDOBA, ha
tomado conocimiento del trabajo presentado por el Lic. Daniel
Lorenzo Di Mari y la Sta. Soledad Viviana Manfrini, para el XXI
CONGRESO NACIONAL DE TRIBUNALES DE CUENTAS, organizado por
el SECRETARIADO PERMANENTE DE TRIBUNALES DE CUENTAS,
ORGANOS Y ORGANISMOS DE CONTROL EXTERNO DE LA REPUBLICA
ARGENTINA y su Instituto Técnico I.E.T.E.I. a realizarse los días 2, 3 y
4 de Noviembre de 2011 en la Ciudad de Mendoza.
SUMARIO
Introducción ............................................................................... 3
1. Recorrido a Normativas Relacionadas ..................................... 3
1.1. Leyes Nacionales .................................................................. 4
1.2. Leyes de la Provincia de Córdoba ......................................... 7
2. La Modernización en los Tribunales de Cuentas .................... 10
2.1. La Importancia de la Organización Interna ....................... 10
3. La Digitalización en los Tribunales de Cuentas...................... 11
4. El Proceso de Digitalización ................................................... 12
4.1. Ventajas de la Digitalización ............................................... 13
4.2. Documentación a Digitalizar en los Tribunales de Cuentas 13
5. Digitalización y la Preservación del Documento Original ...... 15
5.1. Los Meta Datos, Descriptores de las Imágenes Digitales ... 16
Conclusiones ............................................................................. 17
Agradecimientos ........................................................................ 18
Bibliografía
............................................................................ 19
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Introducción
Hoy en día los Tribunales de Cuentas de la República Argentina, se
encuentran trabajando imperiosamente con el fin de lograr un cambio en la
gestión del sector público, mediante la incorporación de modelos que aseguren
eficiencia, economía y calidad en los servicios que presta. Prueba de ello son las
certificaciones de calidad obtenidas por algunos de los Tribunos de Argentina y
otros que se encuentran en procesos similares.
Los actos de gobierno deben realizarse de forma transparente, con la
premisa de lograr que los mismos sean realizados en forma eficiente, eficaz y
con economicidad; por ello, este trabajo pretende dar algunas propuestas,
sobre procesos que ayudan a realizar trabajos en forma dinámica.
1. Recorrido por Normativas Relacionadas
Numerosas Normativas, han sido elaboradas con la finalidad de lograr
tener una administración pública eficiente, para que todo ciudadano pueda
realizar sus trámites, sin ningún tipo de inconvenientes.
Los Tribunos de Cuentas, por su función específica del control público,
deben extremar las medidas tendientes a lograr la máxima eficiencia, eficacia,
economicidad,
diagramando
procesos
que
garanticen
la
efectividad
y
ejecutabilidad en sus actividades.
Es preciso en este momento realizar un recordatorio de algunas
normativas que estipulan pautas relativas a la temática.
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1.1 Leyes Nacionales:
Constitución de la Nación Argentina
Art 85 De la Auditoría General de la Nación: este organismo tendrá a su
cargo el control de legalidad, gestión y auditoría de toda la actividad de la
Administración Pública Centralizada y Descentralizada, cualquiera fuera su
modalidad de organización, y las demás funciones que la ley les otorgue.
Intervendrá necesariamente en el trámite de aprobación o rechazo de las
cuentas de percepción e inversión de los fondos públicos.
Ley 24156/92: Administración Financiera y de los Sistemas de Control
del Sector Público Nacional
Art. 96 — Créase la Sindicatura General de la Nación, órgano de control interno
del Poder Ejecutivo Nacional.
Art. 97. — La Sindicatura General de la Nación es una entidad con personería
jurídica propia y autarquía administrativa y financiera, dependiente del
Presidente de la Nación.
Art. 98. — En materia de su competencia el control interno de las jurisdicciones
que componen el Poder Ejecutivo Nacional y los organismos descentralizados y
empresas y sociedades del Estado que dependan del mismo, sus métodos y
procedimientos de trabajo, normas orientativas y estructura orgánica.
Art. 101. — La autoridad superior de cada jurisdicción o entidad dependiente
del Poder Ejecutivo Nacional será responsable del mantenimiento y de un
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adecuando sistema de control interno que incluirá los instrumentos de control
previo y posterior incorporados en el plan de organización y en los reglamentos
y manuales de procedimiento de cada organismo y la auditoría interna.
Art. 102. — La auditoría interna es un servicio a toda la organización y consiste
en un examen posterior de las actividades financieras y administrativas de las
entidades a que hace referencia esta ley, realizada por los auditores integrantes
de las unidades de auditoría interna. Las funciones y actividades de los
auditores internos deberán mantenerse desligadas de las operaciones sujetas a
su examen.
Art. 103. — El modelo de control que aplique y coordine la sindicatura deberá
ser integral e integrado, abarcar los aspectos presupuestarios, económicos,
financieros, patrimoniales, normativos y de gestión, la evaluación de
programas, proyectos y operaciones y estar fundado en criterios de economía,
eficiencia y eficacia.
Art. 104. — Este artículo expresa las funciones de la Sindicatura General de la
Nación:
Entre ellas podemos nombrar: dictar y aplicar normas de control interno,
supervisar el adecuado funcionamiento del sistema de control interno,
establecer requisitos de calidad técnica para el personal de las unidades de
auditoría interna, aprobar los planes anuales de trabajo de las unidades de
auditoría interna, orientar y supervisar su ejecución y resultado, comprobar la
puesta en práctica, por los organismos controlados, de las observaciones y
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recomendaciones efectuadas por las unidades de auditoría interna y acordadas
con los respectivos responsables, formular directamente a los órganos
comprendidos en el ámbito de su competencia, recomendaciones tendientes a
asegurar el adecuado cumplimiento normativo, la correcta aplicación de las
reglas de auditoría interna y de los criterios de economía, eficiencia y eficacia.
La Sindicatura queda facultada para contratar estudios de consultoría y
auditoria bajo específicos términos de referencia, planificar y controlar la
realización de los trabajos, así como cuidar de la calidad del informe final.
La Sindicatura General podrá requerir de la Contaduría General de la Nación y
de los organismos comprendidos en el ámbito de su competencia, la
información que le sea necesaria, para el cumplimiento de sus funciones. Para
ello todos los agentes y/o autoridades del sector público nacional prestarán su
colaboración, considerándose la conducta adversa como falta grave.
TITULO VII- Del control externo-CAPITULO I - Auditoria General de la Nación
Créase la Auditoria General de la Nación, ente de control externo del sector
público nacional, dependiente del Congreso Nacional.
Art. 117. — Es materia de su competencia el control externo posterior de la
gestión presupuestaria, económica, financiera, patrimonial, legal, así como el
dictamen sobre los estados contables financieros de la administración central,
organismos descentralizados, empresas y sociedades del Estado, entes
reguladores de servicios públicos, Municipalidad de la Ciudad de Buenos Aires y
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los entes privados adjudicatarios de procesos de privatización, en cuanto a las
obligaciones emergentes de los respectivos contratos.
Para el desempeño de sus funciones la Auditoria General de la Nación podrá
entre otras, exigir la colaboración de todas las entidades del sector público, las
que estarán obligadas a suministrar los datos, documentos, antecedentes e
informes relacionados con el ejercicio de sus funciones; formular los criterios de
control y auditoria y establecer las normas de auditoría externa, a ser utilizadas
por la entidad. Tales criterios y las normas derivadas, deberán atender un
modelo de control y auditoría externa integrada que abarque los aspectos
financieros, de legalidad y de economía, de eficiencia y eficacia.
1.2 Leyes de la Provincia de Córdoba:
Constitución de la Provincia de Córdoba:
Art. 127. Son atribuciones del Tribunal de Cuentas:
1- Aprobar o desaprobar en forma originaria la inversión de los caudales
públicos efectuados por los funcionarios y administradores de la
Provincia, y cuando así se establezca, su recaudación, en particular con
respecto a la ley de presupuesto.
2- Intervenir preventivamente en todos los actos administrativos que
dispongan gastos.
3- Realizar Auditorías Externas en las dependencias administrativas e
instituciones donde el Estado tenga intereses y efectuar investigaciones
a solicitud de la Legislatura.
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4- Informar a la Legislatura sobre las cuentas de Inversión del presupuesto
anterior.
5- Elaborar y proponer su propio presupuesto al Poder ejecutivo.
Ley 7630/87 - Tribunal de Cuentas de la Provincia de Córdoba:
Efectuando un resumen, es decir analizando la normativa donde estipula
obligatoriedad en la eficiencia de este artículo podemos manifestar que las
atribuciones del Tribunal de Cuentas son:
Control de la Inversión de los caudales públicos: Aprobar o desaprobar en
forma originaria la Inversión de los caudales públicos.
Procedimientos Especiales: Establecer procedimientos de control por auditorias
en los bancos oficiales de la Provincia, empresas y demás organismos no
comprendidos en la ley de presupuesto general. (Es decir arbitrar todos los
medios necesarios para la celeridad y eficiencia).
Informe: A la Legislatura sobre las cuentas de Inversión del presupuesto
anterior.
Fiscalización y vigilancia: Fiscalizar y vigilar las operaciones financieras y
patrimoniales del Estado.
Ley Nro.8835/00 –Carta del Ciudadano:
Estipula que la Administración Pública debe adoptar estándares precisos
y documentados de calidad, como así también propone evaluar el rendimiento
de aquellos servicios que se presta a la sociedad, es decir su cumplimiento y
como los servicios se adecuan a las nuevas necesidades.
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En cuanto a la información que brinda la Administración Pública, la
normativa estipula de debe suministrarse en un lenguaje simple, preciso y de
fácil acceso en un plazo costo.
Ley 9086/03: de Administración financiera y del Control Interno de la
Administración General del Estado Provincial:
Control- Definición: El control en el sector publico provincial comprende
la supervisión integral de las operaciones de gestión administrativa de las que
deriven transformaciones o variaciones en la hacienda publica y el régimen de
responsabilidad basado en la obligación de los funcionarios de lograr los
resultados previstos y rendir cuentas de su gestión.
Ley 9088/00 Modernización del Estado de la Provincia de Córdoba:
Tiene el objetivo primordial de la prestación del servicio estatal con
eficiencia, promoviendo la información amplia y oportuna, la transparencia de la
gestión pública, la constante rendición de cuentas y la plena responsabilidad de
los funcionarios.
Garantizar la calidad de las prestaciones y servicios de la Administración
pública es una premisa que debe cumplirse siempre.
Cabe destacar que la utilización de los medios informáticos para lograr
los objetivos planteados es indispensable, tanto para optimizar los trabajos
realizados dentro de la Institución como la garantía que tiene el ciudadano al
acceso de los datos solicitados. Asimismo, los Tribunales de Cuentas deben
preparar todos los componentes necesarios para lograr una conexión ágil y
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dinámica con sus pares de otras provincias. Mientras más estrechos sean los
vínculos entre los pares, seguramente mucho más pronto se aportarán las
soluciones a los problemas comunes.
2. La Modernización en los Tribunales de Cuentas
Tomando en cuenta las normativas existentes y las premisas modernas
en cuanto a la eficiencia que debe tener el Estado; los Tribunales de Cuentas
de la Nación Argentina en su rol de controladores de los gastos públicos cuya
misión es verificar la economía, eficacia y eficiencia de la gestión, para de esta
forma poder comprobar el cumplimiento de los deberes y atribuciones
asignadas a las Instituciones del Estado, es que se llevan a cabo programas de
fortalecimiento Institucional, promoviendo investigaciones concretas sobre el
control externo de la Administración Pública y capacitando permanentemente a
los empleados. Los resultados son puestos en prácticas en cada Institución,
preparándose de esta forma para hacer frente a los desafíos de lograr cada día
una Estado moderno, eficaz y transparente.
2.1. La Importancia de la Organización Interna
Para cumplimentar con los requisitos que estipulan las normativas en
cuanto a eficiencia en la administración pública, es preciso dar comienzo a la
organización interna de la Institución. De qué nos servirá preparar grandes
proyectos, cuando no se sabe si se podrá contar con software y hardware
pertinentes
y
necesarios
para
realizar
correctamente
los
trabajos
encomendados y brindar los servicios que necesita la sociedad.
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La abundante documentación generada por los Tribunos de Cuentas
debe ser tratada de acuerdo a normas archivísticas internacionales que
garanticen eficiencia en la comunicación.
Hoy en día se cuenta con procesos de digitalización ayudan al Estado
para comunicar la información a los ciudadanos.
3. La Digitalización en los Tribunales de Cuentas
Estamos en condiciones de manifestar que la digitalización en los
Tribunos de Cuentas es de suma importancia, tanto para el control como para
la actividad administrativa que le compete:
Para el Control: contar con documentación digitalizada, hace, por
ejemplo, que los auditores puedan discernir rápidamente sobre el tema
que se esta auditando, y de esta forma hacer mas efectiva la toma de
decisiones para la culminación del informe del auditor.
Para la Administración: Los Tribunos de Cuentas, deben
iniciativa
en
cuanto
a
los
procesos
de
tener la
modernización
de
la
administración, ya que es un órgano de control.
Para encarar los procesos de control, cabe preguntarse lo siguiente:
a) ¿Cómo vamos a controlar si no se cuenta con los medios necesarios?
b) ¿Cómo se controla con eficiencia si no tengo los instrumentos legales
al instante?
La respuesta a lo planteado surge de un aspecto técnico que en la
sociedad moderna ya es una realidad, nos estamos refiriendo a los
procesos
de
digitalización
de
documentos
como
ayuda
y
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complementación de los trabajos tendientes a lograr la denominada
calidad total.
4. El Proceso de Digitalización
En la implementación de programas de digitalización de documentos, es
muy importante tener bien en claro los siguientes conceptos:
a) ¿Cómo se realizarán los procesos?
b) ¿Qué tipo de documentación es recomendable digitalizar?
Como primera medida, es
imprescindible
que los
procesos
de
digitalización sean diagramados por medio de la ínter disciplina, siendo los
intervinientes profesionales Ingenieros Informáticos, Abogados, Contadores y
Archivólogos, cuyas tareas deberán ser supervisadas por un técnico en imagen
digital, que pueda ayudar a la elección del software necesario y evaluar tanto la
calidad de la imagen resultante como el color o incluso el calibrado de los
monitores, se destaca que monitores mal calibrados no permiten determinar la
calidad de la captura de la imagen al ofrecer una deficiente visualización.
Cuando realizamos la captura de la imagen, bien sea con un escáner o
con una cámara, el software que lleve incorporado, lo almacenará en un
formato de archivo para imágenes digitales. Estos equipos suelen utilizar una
reducida gama de formatos (principalmente TIFF, JPEG, y RAW) que
posteriormente, dependiendo de nuestro interés o del programa archivístico
que hayamos establecido en la Institución, transformaremos mediante
aplicaciones informáticas al formato o a los formatos que tengamos
determinados, donde se podrá observar una imagen nítida, como si estuviesen
viendo el original, es decir que se podrá apreciar una buena nitidez en los
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detalles del cambio de tonalidad en la tinta dando la ventaja de una lectura
bien definida de muchos documentos. Es bueno destacar que hoy en día
muchas Instituciones apuestan por la imagen a color para la difusión en
Internet.
4.1 Ventajas de la Digitalización
Muchos son los beneficios de la digitalización en cualquier Empresa o
Institución, podemos mencionar las siguientes premisas:
Garantizar la supervivencia del soporte que contiene la información
Mayor rapidez en la recuperación de la copia digital deseada, (todo
siempre dependiendo de la buena concepción de los meta datos).
La
copia digital puede ser firmada digitalmente, autenticando dicha
copia.
El mantenimiento de los soportes ópticos no requiere de grandes
inversiones para acondicionar el medioambiente donde se lo manipula y
resguarda.
La migración a otros soportes o cambios de formato es mucho más
rápida que en el microfilm.
4.2. Documentación a Digitalizar en los Tribunales de Cuentas
Cuando se habla del Estado sin papel, no significa que todo documento
debe ser manipulado electrónicamente. Es necesario tener en claro, que tipos
documentales deben digitalizarse para poder agilizar los trámites en la
Administración Pública.
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En el caso particular de los Tribunales de Cuentas los tipos documentales
recomendados para digitalizar, siempre de acuerdo a su importancia, son:
1) Documentación
de
carácter
original
(conservación
permanente), Actas, Resoluciones del Tribunal tanto (de
las disposiciones de las actividades administrativas, como
las de personal y las Resoluciones Aprobatorias de
gastos): Para estos casos, es importante tener presente que las
características físicas de la documentación en su estado (original),
tienen que ser bien tratadas, evitando dañar al documento en el
proceso de la captura digital; asimismo el equipo de digitalización
tiene que ser mucho más riguroso y garantizar que no habrá
deterioro en el soporte papel, o que el daño será ínfimo en la
pieza documental ya que, en este caso nos encontraremos ante
documentos únicos e irremplazables ya que la finalidad de hacer
una copia del documento original, es para preservar el mismo y
poder difundir la información de éste sin exponer al manipuleo del
documento para evitar el deterioro.
2) Documentación
eliminación
original
(plazos
que
tiene
plazos
precaucionales),
para
la
expedientes,
rendiciones de cuentas, informes de auditorías: en este
caso se deberán tener los mismos cuidados que en el punto
anterior ya que la perdurabilidad de los documentos deben estar
garantizados hasta que expiren los plazos de conservación. Una
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vez vencido dicho plazo, se procederá a la eliminación del
documento en soporte papel, conservando el documento digital.
3) Fotocopias de documentación o escritos sin firma, papeles
de trabajo de los auditores e impresos: en este caso una vez
realizada la copia electrónica, se procederá a eliminar la copia en
papel, puesto que los datos resguardados serán sólo para la
consulta y el trabajo diario de los auditores o personal que
necesite dicha información, cuando el auditor se encuentre
realizando una auditoria in-situ, podrá consultar este tipo de
escritos en su propia computadora.
5. Digitalización y la Preservación del Documento Original
Es necesario que se tenga presente los cuidados que deben tenerse en
cuenta cuando se inicien los procesos de digitalización, en el caso de los libros
de lomo ancho, requiere que la mesa portalibros disponga de un balancín que
permita abrir el libro entre 180º y 120º, sin necesidad de utilizar una prensa o
cristal que presione sobre la pieza para extenderla y evitar la curvatura, como
generalmente ocurre en la digitalización de libros impresos. En este sentido
para garantizar la calidad de la imagen capturada es recomendable que el
equipo de digitalización disponga de un software que pueda corregir la
curvatura provocada por el libro abierto.
Tener en cuenta que la iluminación no debe provocar una subida de la
temperatura ambiente superior a 0,5 °C.
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Es importante destacar que las prisas en la digitalización, como
consecuencia de los contratos realizados con empresas externas que buscan
una alta rentabilidad económica, puede ocasionar que el personal digitalizador
realice una inadecuada manipulación de aquello que queremos preservar, es
decir el propio documento original, por este motivo si no se esta seguro de
cómo trabaja la empresa, es recomendable que el propio personal del Tribunal
se encargue de las tareas pertinentes.
5.1. Los Meta Datos, Descriptores de las Imágenes Digitales
Si el objetivo de los Tribunales de Cuentas es trabajar en la eficiencia y
celeridad en los trámites administrativos y en sus tareas de control, se deberá
trabajar detalladamente en la elaboración de correctas bases de datos, esto
tiene la finalidad de automatizar las descripciones de los fondos documentales,
se puede optar por utilizar campos normalizados, bien a partir de la norma
archivísticas ISAD (G) o de la norma EAD, o bien se puede optar por utilizar
campos
designados
libremente
atendiendo,
generalmente,
a
criterios
archivísticos; no cabe duda que la normalización en los campos reporta muchos
beneficios, sobre todo a la hora de implantar un sistema netamente archivístico.
Es importante dejar bien en claro que los registros de las descripciones
archivísticas en las bases de datos sirven, fundamentalmente, para la
recuperación de la información.
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Conclusiones
La transparencia del Estado se refleja en la información que brinda de
sus actos y el acceso que tiene el ciudadano a las bases de datos de la
Administración.
Se debe tener en cuenta que existen normativas que exigen celeridad y
transparencia en los trámites, como así también la garantía del acceso a la
información y la defensa del Patrimonio cultural.
Si bien en estos últimos tiempos se han realizado esfuerzos tendientes a
la modernización del Estado, los Tribunales de Cuentas deben continuar con los
programas
de
perfeccionamiento
institucional
e
implementar
políticas
tendientes al acceso a la información pública. Para ello la Institución debe
disponer de las tecnologías apropiadas para la realización de sus actividades.
La digitalización de documentos es una gran solución para obtener la
información al instante y a su vez poder generar bases de datos para la
consulta de las personas interesadas en consultar algún trámite en particular.
Los documentos generados, deben resguardarse apropiadamente en el
Archivo de la Institución, teniendo un cuidado mucho mayor en los documentos
únicos con interés para la investigación histórica.
Teniendo
presente,
los
aportes
manifestados
en
este
escrito,
conjuntamente con el compromiso de todos los empleados, seguramente se
logrará tener una Institución, que brinde los servicios necesarios que la
comunidad actual exige.
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Agradecimientos
Queremos en este momento, expresar nuestra gratitud a la los miembros
del Tribunal de Cuentas de la Provincia de Córdoba, al Sr. Presidente de esta
Institución Dr. Eduardo Barrionuevo, por hacer posible que hoy nos
encontremos manifestando esta experiencia con todo este público, muy
especialmente al Cr. Ignacio López quien nos asesoró y aclaró toda inquietud
que le acercábamos.
Por último felicitamos a los Organizadores de este XXI Congreso Nacional
de Tribunales de Cuentas de la República Argentina, por tener la intención de
lograr cada día, una mejor gestión en la administración Pública.-
18
Bibliografía
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Administración Moderna de Archivos y la Gestión de Documentos. Un estudio
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Normativas
Constitución de la Nación Argentina, ed. La Cañada S.R.L., Argentina,
1994
Constitución de la Provincia de Córdoba, ed. La Cañada S.R.L., Córdoba,
2002
Ley 24156/92: Administración Financiera y de los Sistemas de Control
del Sector Público Nacional – Decreto Reglamentario N° 1344/2007.
Ley 7630/87: Orgánica del Tribunal de Cuentas de la Provincia de
Córdoba
Ley Nro.8835/00: Carta del Ciudadano
Ley 9088/00: Modernización del Estado de la Provincia de Córdoba
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Ley 9086/03: de Administración financiera y del Control Interno de la
Administración General del Estado Provincial
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