manual de lineamientos para el uso de internet y correo electrónico

MANUAL DE LINEAMIENTOS PARA EL USO DE
INTERNET Y CORREO ELECTRÓNICO
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M2-P1-05-DA-SI
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MANUAL DE LINEAMIENTOS
PARA EL USO DE INTERNET Y CORREO ELECTRÓNICO
Sello
Elaboró
Revisó
Autorizó
Ing. César Hernández Tufiño
Titular de la Subdirección de Informática
C. Roberto Ceja León
Encargado de Despacho de la Dirección de
Administración
Dra. María Carmela Chávez Galindo
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas
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Tabla de Contenido
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................................ 3
2. MARCO JURÍDICO............................................................................................................................................................. 3
3. LINEAMIENTOS ................................................................................................................................................................. 4
I. DISPOSICIONES GENERALES .............................................................................................................................................. 4
II. DEL USO DE INTERNET ..................................................................................................................................................... 5
III. DEL USO DE CORREO ELECTRÓNICO ............................................................................................................................... 6
IV. SANCIONES……………………………………………….………………………………………………………………………... 7
4. . CONTROL DE REVISIONES …………………………………………………………………………………………………………. 8
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1. Introducción
Actualmente, el Instituto Nacional de las Mujeres cuenta con servicio de Internet en todos los equipos de
cómputo a cargo de su personal. El objetivo de este servicio, es que las(os) usuarias(os) del Instituto puedan
acceder a aplicaciones de otras dependencias de forma permanente y con alta velocidad, así como realizar
investigaciones de temas relacionados al Instituto, fortaleciendo los objetivos del mismo.
Debido a la diversidad de servicios que se pueden encontrar en Internet, la demanda de acceso a esta red ha
sido muy alta en el Instituto. Por tal motivo, es necesario contar con un marco de referencia que regule por un
lado el uso de este servicio dentro de un marco de armonía y homogeneidad y por otro, que optimice su
aprovechamiento en beneficio del Instituto.
Asimismo, el Instituto proporciona cuentas de correo electrónico institucional a todo el personal que lo
requiera. Esto permite el intercambio de información de una persona con otra o hacia grupos de personas,
facilitando la comunicación interna, así como con entidades externas.
El correo electrónico da la facilidad de adjuntar diferentes tipos de archivos, pero el uso incorrecto de esta
herramienta pudiera provocar la saturación del mismo buzón de correo, disminuyendo el desempeño del
servicio. Por ende, al igual que el uso del Internet, se debe definir un marco de referencia para el correcto uso
del correo electrónico.
Es en este sentido que se establecen los presentes lineamientos.
2. Marco Jurídico
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Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Ley del Instituto Nacional de las Mujeres
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos
Ley Federal de Derechos de Autor
Código de Ética del Servidor Público
Código de Comportamiento para el Trabajo y la Convivencia
Reglamento Interior de Trabajo del Inmujeres
Reglamento Interior del Instituto Nacional de las Mujeres
Estatuto Orgánico del Instituto Nacional de las Mujeres
Manual de Organización Interna del Instituto Nacional de las Mujeres y sus modificaciones.
Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública
Federal (D.O.F. 04-12-06) y sus modificaciones.
Lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina
del gasto de la Administración Pública Federal (D.O.F. 29-12-06) y sus modificaciones
Lineamientos en Materia de Racionalización de Gasto aplicables a cada Ejercicio Fiscal
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Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de
Servicios
Manual de Bases, Lineamientos y Políticas para la Administración del Almacén General y Bienes
Muebles
3. Lineamientos:
I. Disposiciones Generales
I.1. Establecer los lineamientos que regulen la utilización del servicio de Internet y correo electrónico por
las usuarias y los usuarios de estos servicios en el Instituto Nacional de las Mujeres. Se regulará
mediante un conjunto de directrices que fomenten el uso racional del servicio para continuar
apoyando las funciones del Instituto.
I.2. Los presentes lineamientos, son de observancia obligatoria para todas las usuarias y los usuarios
finales del Instituto Nacional de las Mujeres que hagan uso del servicio de acceso a Internet y se
comuniquen a través del correo electrónico en el ámbito Institucional.
I.3. La usuaria o usuario del servicio deberá leer y observar estos lineamientos que estarán disponibles
en la Normateca del Instituto. Asimismo, se establece que el desconocimiento de los mismos no
exime de las responsabilidades y sanciones a las que se hiciere acreedor.
I.4. Para efectos de los presentes lineamientos se deberá entender por:
Instituto
Internet
Usuaria(o)
Final
Correo
Electrónico
Chat
Byte
KB
MB
Instituto Nacional de las Mujeres.
Red mundial de redes que se conectan utilizando un conjunto de protocolos y
que funcionan como una sola red virtual.
Cualquier empleado o empleada del Instituto Nacional de las Mujeres que
cuente con correo electrónico y acceso a Internet.
Se refiere a la herramienta para comunicación electrónica hacia otras(os)
usuarias(os) vía Internet.
Servicio de Internet para comunicarse en línea con comunidades de
usuarias(os).
Unidad de medida de almacenamiento digital.
(KiloBytes) 1024 Bytes.
(MegaByte) 1024 KB
I.5. La Subdirección de Informática será la encargada de proporcionar el servicio de acceso institucional
a Internet y de proporcionar una dirección única de correo electrónico y una contraseña a las(os)
usuarias(os) finales, así como de vigilar su correcto uso y funcionamiento.
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I.6. Las Direcciones Generales o Direcciones de Área podrán solicitar la cancelación del servicio de
Internet y correo electrónico cuando consideren no sea requerido para alguna(algún) usuaria(o) a su
cargo, informando por escrito, a la Subdirección de Informática con copia a la Dirección de
Administración y a la Dirección General de Administración y Finanzas. Para el caso de las áreas
sustantivas marcar copia a la Secretaría Ejecutiva.
I.7. Los recursos de conexión a Internet y correo electrónico son compartidos entre toda la comunidad
del Instituto, por tal motivo es necesario que su uso sea racional.
II. Del Uso de Internet
II.1. El acceso a Internet y a los servicios asociados que proporciona el Instituto deberán utilizarse para
los propósitos del propio Instituto, de acuerdo con las atribuciones y funciones laborales de la(el)
empleada(o), establecidas en el Reglamento del Inmujeres, Manual de Organización y Manual de
Procedimientos aplicables.
II.2. Cuando la(el) usuaria(o) final haga uso del servicio de Internet, deberá mantener un comportamiento
de acuerdo con los principios éticos establecidos en el Código de Comportamiento para el Trabajo y
Convivencia del Inmujeres, esto es, abstenerse de realizar cualquier actividad que a continuación se
describe:
a) Realizar cualquier actividad intencional que provoque problemas con el funcionamiento de las
redes, con otras(os) usuarias(os), canales de comunicación, sistemas y equipos, como por
ejemplo, propagar un virus informático.
b) Compartir o divulgar números de cuenta, claves de acceso y número de identificación personal u
otra información confidencial o sensible para el Instituto o que viole la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública.
c) Obtener de Internet cualquier material en contravención de la Ley Federal de Derechos de Autor.
d) Evitar la consulta a sitios cuyo contenido no esté relacionado con las funciones institucionales
del(la) trabajador(a).
e) Queda estrictamente prohibido consultar, enviar, propagar o promover material o sitios que vayan
contra la moral y las buenas costumbres, o que constituya o fomente un comportamiento que de
lugar a responsabilidades civiles, administrativas o penales.
II.3. La(el) usuaria(o) final de Internet deberá verificar que los archivos obtenidos de Internet no
contengan ningún virus informático que ponga en riesgo los bienes institucionales.
II.4. La Subdirección de Informática se encuentra facultada para bloquear el acceso a cualquier servicio
que suponga una amenaza temporal o permanente para la seguridad o integridad de la red
institucional.
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II.5. La Subdirección de Informática se encuentra facultada para bloquear todos aquellos sitios de
Internet que considere que no son compatibles con las labores de las(los) usuarias(os) finales, en
caso de existir excepciones por causas debidamente justificadas en función de las atribuciones de
este Instituto, el centro de costos correspondiente deberá presentar la solicitud por oficio en formato
libre exponiendo las causas de la excepción, ante la Dirección de Administración.
III. Del Uso de Correo Electrónico
III.1. La forma más eficiente de compartir información internamente en el Instituto son las carpetas
compartidas de red, por lo cual te invitamos a utilizar este medio.
III.2. La creación de cuentas de correo electrónico para personal de nuevo ingreso estará sujeta a la
confirmación de sus datos por parte de la Dirección de Recursos Humanos. Siendo obligatorio el
número de empleado para su asignación.
III.3. El Instituto no proveerá cuentas de correo electrónico a personas o entidades que no formen parte
de la institución.
III.4. Las Direcciones Generales o Direcciones de Área, podrán solicitar en forma escrita a la
Subdirección de Informática la creación de direcciones de correo electrónico especiales, las cuales
deberán de estar relacionadas con la cuenta de correo de la(del) responsable y solamente podrán
ser autorizados por la Dirección de Administración cuando su uso sea estrictamente oficial.
III.5. La(el) usuaria(o) es responsable de la información enviada o reenviada desde su buzón de correo
electrónico, sujetándose a las siguientes políticas:
a) Comprimir, en la medida de lo posible, los archivos anexos en caso de que excedan de 512KB.
b) Evitar el envío de correos mayores a 10 MB.
c) Verificar, antes de cualquier envío, que los archivos anexos no contengan ningún virus
informático que ponga en riesgo los bienes del Instituto.
d) Depurar continuamente los correos para evitar saturación.
III.6. La(el) usuaria(o) final de este servicio deberá mantener una imagen y comportamiento profesional
cuando haga uso del correo electrónico, deberá abstenerse de realizar cualquiera de las actividades
que a continuación se describen:
a) Enviar correos masivos no oficiales a todo el personal del Instituto.
b) Enviar o reenviar cadenas de mensajes a un grupo de usuarias(os).
c) Compartir o divulgar números de cuenta, claves de acceso y número de identificación personal u
otra información confidencial o sensible para el Instituto.
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d) Enviar mensajes con contenido multimedia (audio, video, etc.).
e) Utilizar el servicio de correo electrónico institucional para fines diferentes a los objetivos del
Instituto.
f) Transmitir por correo cualquier material que transgreda la Ley Federal de Derechos de Autor y la
Ley de Transparencia y Acceso a la Información.
g) Enviar o promover dentro o fuera del Instituto o hacia su personal, material que vaya contra la
moral y las buenas costumbres, o que constituya o fomente un comportamiento que de lugar a
responsabilidades civiles, administrativas o penales.
III.7. Con el propósito de contar con niveles de seguridad apropiados, la(el) usuaria(o) deberá manejar la
contraseña de acceso al correo electrónico con privacidad. En caso de que la(el) usuaria(o) requiera
el cambio de contraseña, éste(a) deberá acudir a la Subdirección de Informática a realizarlo.
IV. Sanciones
IV.1. Las Direcciones Generales o Direcciones de Área informarán, en caso necesario, cuando se haya
cometido una falta a los presentes lineamientos, a la Dirección de Administración para que a su vez
informe a la Dirección de Recursos Humanos, a la Subdirección de Informática y al Órgano Interno
de Control para que se proceda conforme a la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de
los Servidores Públicos.
IV.2. Si las áreas usuarias, la(el) usuaria(o) del servicio o la Subdirección de Informática violan a alguna
de las directrices establecidas en los presentes lineamientos, se hará acreedor a las sanciones
establecidas en el Artículo 33 del Reglamento Interior de Trabajo del Instituto Nacional de las
Mujeres mismas que serán aplicadas por la Dirección General de Administración y Finanzas.
IV.3. Las sanciones a las que se refiere el párrafo anterior, son independientes de todas aquellas
acciones que correspondan en material laboral, penal y civil, así como a la restitución del daño o
reparación del mismo.
IV.4. Independiente de las sanciones establecidas en el punto que antecede, la Subdirección de
Informática de común acuerdo con la Dirección de Administración están facultados para aplicar las
siguientes sanciones, no sin antes elaborar un oficio de notificación al jefe inmediato superior
solicitando la justificación de lo realizado por la(el) usuaria(o) en un máximo de tres días. En caso de
que la justificación sea valida no aplicará sanción.
a) La primera vez, se bloqueará el servicio de Internet y de correo electrónico, mismo que no podrá
ser restablecido hasta en tanto no se reciba la solicitud de desbloqueo por parte de la Dirección
General, Coordinación u homólogo de la (del) usuaria(o) infractor.
b) La segunda vez, será suspendido el servicio de Internet y de correo electrónico por un periodo
de tres meses.
c) La tercera vez, será suspendido el servicio de manera definitiva.
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V. Control de Revisiones:
REVISIÓN
FECHA DE
REVISIÓN
1.0
22/02/2005
2.0
11/04/2005
3.0
27/06/2005
4.0
18/07/2005
Adición de observaciones.
5.0
06/07/2007
Modificaciones de los puntos siguientes I.7,II.2 (d,e), III.1, III.2,III.3, III.4(b), III.5 (d)
6.0
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MOTIVO
Primera versión para autorización del Comité de Informática y Telecomunicaciones.
Adición de observaciones de los miembros del Comité de Informática y
Telecomunicaciones.
Adición de observaciones de los miembros del Comité de Informática y
Telecomunicaciones por sesión ordinaria 02/05.
Actualización al Marco Jurídico de acuerdo a observaciones de la auditoria
01/2008 del OIC. Adicionalmente se actualizaron lineamientos de acuerdo a la
operación y desaparición del Comité de Informática y Telecomunicaciones, se
estandarizó la presentación del documento de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento P2-SGC Control de Documentos y Registros y se le asignó clave
de documento.
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