Universidad Interamericana de Puerto Rico Recinto de San Germán

Universidad Interamericana de Puerto Rico
Recinto de San Germán
Centro de Informática y Telecomunicaciones
Sistema de impresión (Ricoh/Equitrac)
Manual del Usuario
Por: Santiago Sánchez Rivera
Técnico Laboratorio de Computadoras
Centro de Informática y Telecomunicaciones
(Revisión mayo 2010)
Tabla de Contenido
Introducción ................................................................................................................................3
¿Cómo solicitar una cuenta de imprimir? ....................................................................................4
¿Cómo imprimir un documento desde la computadora? .............................................................5
¿Cómo recuperar un documento impreso? .................................................................................8
¿Cómo cancelar o borrar un documento luego de imprimir y que no desea recuperar? ............10
¿Cómo añadir fondos a su cuenta? ..........................................................................................11
¿Cómo sacar fotocopias en la multifuncional? ..........................................................................12
Aviso a los estudiantes sobre balance en las cuentas ..............................................................14
Apoyo Técnico y horario de servicio..........................................................................................15
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Introducción
En diciembre del 2007, el Recinto de San Germán de la Universidad Interamericana de
Puerto Rico, implementó un nuevo sistema de impresoras para los estudiantes en el Centro de
Acceso a la Información (CAI). En abril de 2010, el sistema se extendió al súper-laboratorio de
computadoras del Centro de Informática y Telecomunicaciones Dr. Glenn R. Price. La idea era
dejar atrás los problemas que aquejaban a los usuarios al momento de imprimir. Hasta
diciembre del 2007, el CAI constaba con tres impresoras HP Laser Jet 4050n y una impresora
Laser Jet 5SImx. Generalmente, se alternaban dos o tres, cada vez que una o más se dañaban
y/o no había “toner”. Otro problema era que el estudiante tenía que traer papel para imprimir,
lo que deterioraba aun más las impresoras. El estudiante tenía que buscar la forma de guardar
el documento de su computadora de trabajo y llevarlo a una de las cuatro o cinco
computadoras disponibles solo para imprimir. Luego, tenía que hacer fila en lo que una de las
dos impresoras estaba disponible. En las épocas de muchos trabajos las filas para imprimir eran
más largas que las filas para el uso de la computadora.
Con la implementación del sistema de impresoras Ricoh/Equitrac, todos esos problemas
se solucionaron. Hasta el momento el sistema ha trabajado en toda su capacidad con un
mínimo de problemas. Ahora los estudiantes tienen a su disposición 181 computadoras, tres
impresoras, dos multifuncionales y dos centros de depósitos distribuidos en las diferentes áreas
del CAI y en el CIT. Hay 106 computadoras en el CAI y 75 en el CIT con capacidad de impresión.
Una impresora en el Súper-Laboratorio de los estudiantes en la sección de Revistas, una
impresora y una fotocopiadora en el Vestíbulo (entrada) del CAI y un Centro de Depósito a un
lado del mostrador de Circulación y Referencia. En el CIT hay una impresora, un multifuncional
a color y un Centro de Depósitos en el Súper-Laboratorio del CIT.
Actualmente, los estudiantes tienen los siguientes beneficios:
1. No tienen que traer papel, los equipos tienen papel tamaño carta o legal.
2. Pueden imprimir de las 106 computadoras disponibles en el CAI y en los 75
terminales del Súper-Laboratorio del CIT.
3. No hay que hacer filas largas para imprimir.
4. Pueden imprimir a color.
5. Pueden imprimir en ambos lados del papel.
6. Maneja el balance de su cuenta depositando cuando lo necesiten.
7. Si una impresora está dañada, apagada o con problemas, pueden ir a otra y
recuperar el documento.
8. Hay dos Centro de Depósitos.
9. Hay una fotocopiadora a color.
10. Puede hacer uso de papel con diseños o de color, etc...
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Para usar el sistema de impresoras el estudiante tiene que solicitar la cuenta de
imprimir. Dicha cuenta la solicita en el Centro de Informática y Telecomunicaciones. Si es
estudiante del Recinto de San Germán e hizo el pago de matricula ó prórroga del semestre,
acude al mostrador de Ayuda al Usuario con el Recibo de Pago de Matricula/Prórroga. Al crearle
la cuenta, la primera vez, se le da $5.00 de balance inicial. Esta cantidad le da para imprimir
cualquier combinación de hasta 5 páginas impresas o fotocopiadas a color, 50 páginas impresas
en blanco y negro y/o 100 fotocopias en blanco y negro. Las fotocopias blanco y negro se
cargan a $0.05, la impresión en blanco y negro es a $0.10 y las impresión ó fotocopias a color es
a $1.00. Esto precios son por cada cara del papel y no por hojas. Si imprime por ambos lados del
papel le cuesta el doble. Además, se considera una página a color, cualquier página que tenga al
menos un punto a color, una letra, una línea, una sombra o una imagen a color por mas
pequeña o grande que sea. Usted como estudiante tiene la opción de imprimir las páginas a
color en blanco y negro y ahorrarse $0.90. Recuerde que le sale más económico imprimir una
copia de su documento en la impresora, y fotocopiar luego las dos o más copias que necesite en
la fotocopiadora.
Para aprender a usar a usar el sistema, usted debe relacionarse y entender la diferencia
de algunos términos. El primer término es el de imprimir o enviar a imprimir. Esto significa que
usted abre o crea uno o más documentos en la computadora y lo imprime en el sistema. Esto
no tiene ningún costo asociado. Debe recordar que al imprimir el documento usted lo que hace
es enviarlo al servidor de impresoras, no lo imprime directo a la impresora. El segundo término
es recuperar el documento impreso. Este significa que usted se detuvo al lado de una de las
impresoras, accedió al “Page Counter” y seleccionó el documento impreso y lo recuperó en la
impresora. Es en este momento cuando el documento sale de la impresora que se le descuenta
de la cuenta. El tercer término es fotocopiar un documento. Usted fotocopia los documento
cuando lleva una copia impresa de su material a la fotocopiadora o multifuncional y hace las
copias necesarias. No es lo mismo que imprimir, que implica que el documento va de la
computadora al servidor y del servidor a la impresora. Fotocopiar es obtener copia idénticas de
un material previamente impreso, de algún modo. El último término que debe conocer es el de
depositar. Usted necesita depositar dinero adicional a su cuenta para continuar recuperando y
fotocopiando sus documentos una vez agote su cuota inicial o esté bajo en balance.
¿Cómo solicitar una cuenta de imprimir?
Cualquier estudiante matriculado en la Universidad Interamericana de Puerto Rico
(UIPR) en cualquiera de los programas del Centro de Estudios Técnicos, Avance, CEA
Certificados, Asociados, Bachilleratos, Maestrías y Doctorados; puede solicitar la cuenta para
imprimir, aun cuando esté matriculado en cualquiera de los 11 Recintos del Sistema. A los
estudiantes del Recinto de San Germán, que han pagado sus cuotas del semestre o término, se
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les concedes una cuota inicial de $5.00. Esta cuota solo se le asigna una vez al crear la cuenta de
imprimir. No se le asignará dinero adicional por cada semestre o término de estudio.
Si es estudiante de otro Recinto y paga sus cuotas en ese Recinto, se le creará la cuenta
de imprimir; pero no tendrá cuota inicial. Si es de otro recinto pero estudia todo un semestre
en el Recinto de San Germán y por lo tanto hizo el pago de cuotas en nuestro Recinto, se le
acreditará la cuota inicial de $5.00.
Los estudiantes de la Escuela San Germán Interamericana de los grados 11mo y 12mo
que toman cursos a nivel universitario, tanto en línea, híbridos o presenciales, se les puede
crear cuentas de imprimir. Estos estudiantes tendrán una cuota inicial de $1.00.
Para solicitar la cuenta de imprimir, los estudiantes se presentarán en el mostrador de
Ayuda al Usuarios en el Centro de Informática y Telecomunicaciones Dr. Glenn Price. Mostrarán
su tarjeta de identificación de la Universidad o cualquier identificación con foto y el recibo de
pago de matricula o la prórroga del semestre. Esta es una hoja impresa que debe tener la
transacción que lee S018 Accept Charge- San Germán. En el caso de los estudiantes de la ESGI,
se usará el listado de cursos asignado en Blackboard como referencia. El técnico creará su
cuenta y le entregará una hoja pequeña que dice Cuenta de Imprimir. En esta hoja, el técnico le
escribe su Nombre, número de identificación (“User ID”) y contraseña (“Password”). Su “User
ID” es el mismo número de estudiante que le provee la universidad pero se le cambia las letras
por números. La contraseña son los últimos 4 dígitos del número de estudiando, seguidos por 4
dígitos de la hora en que fue creada la cuenta.
Es bien importante alertar que su cuenta es privada y no debe ser divulgada o
compartida. Usted será responsable por cualquier situación o discrepancia que surja con el uso
o transacciones de su cuenta.
¿Cómo imprimir un documento desde la computadora?
Usted puede imprimir usando el sistema de impresora Ricoh/Equitrac en cualquiera de
las computadoras del Centro de Acceso a la información (CAI) para el uso de los estudiantes y/o
en el súper-laboratorio del Centro de Informática y Telecomunicaciones (CIT). El sistema provee
para imprimir de cualquier aplicación usando las opciones avanzadas. Estas opciones incluyen
imprimir sus documentos en blanco y negro, a colores, usando ambas caras del papel, varias
páginas por hoja, usar papel especial, usando marcas de agua, etc. Para imprimir un documento
hecho en la computadora, siga las siguientes instrucciones:
1. Abra el documento que desea imprimir en el programa en el que fue creado ó
editado. La forma más fácil es buscar el documento usando “My Computer” y doble
clic sobre el icono con el nombre del documento.
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2. Revise el documento para asegurar que esté como desea imprimirlo. Por ejemplo,
que tenga los márgenes en su lugar correcto y/o que el texto esté alineado y/o
centralizado correctamente y/o que esté en el formato de página tamaño carta o
legal y/o que no tenga páginas en blanco, etc.
3. En el menú de Archivo (“File”) ó en el botón de Office (“Office Button”), clic en
Imprimir (“Print”) ó usar las teclas “Ctrl + P”. No le recomendamos el uso del icono
de imprimir en la barra de comandos de los programas de MS-Office 2003. Este no lo
proveerá todas las alternativas que necesita examinar.
4. En la caja de dialogo de imprimir (“Print”), puede cambiar las opciones de la
impresora, como el número de copias, número de páginas, etc.
Nota: Recuerde que en “PowerPoint”, generalmente, imprime un “slide” por
página. Para imprimir más de un “Slide” en una página cambie de “Slides” a
“Handouts” en la sección “Print What”.
5. En la caja de diálogo de imprimir, si no está seleccionada, seleccione la impresora
que dice “RICOH C811DN - Super Lab 1 on Huracam”
6. A la derecha del nombre de la impresora, clic en Propiedades (“Properties”).
7. En la caja de dialogo “RICOH C811DN - Super Lab 1 on Huracam properties”, en la
parte inferior izquierda de la pestaña de “Setup”, hay una sección que lee
“Color/Black and White”. En esta selecciona si desea imprimir en el documento en
Blanco y Negro o en Colores. Recuerde que a color le cuesta $1.00, en blanco y
negro es a $0.10.
8. En la parte central, está la sección que lee “Layout”. Generalmente, esta
seleccionada “1 Page per Sheet”. Usted puede cambiarlo a 2, 4, 6, 9 hasta 16
páginas por cada lado de la hoja.
9. Si en “Layout” cambió las opciones a 2 o más páginas, en la parte inferior a ésta, se
activa la sección “Page Order” que le permite cambiar el orden en que se leen las
páginas en la hoja. Generalmente está seleccionado a la derecha, luego abajo
(“Right, then Down”). Puede cambiarlo a abajo, luego a la derecha (“Down, then
right”), a la izquierda y luego abajo (“Left, then down”) ó abajo luego a la izquierda
(“Down, then left”).
10. Más abajo está la opción “Duplex”, que le permite imprimir por ambos lados del
papel. Generalmente, “Duplex” está en “Off”. Puede cambiarlo a “Open to Left”,
“Open to Top”, o “Booklet”.
11. En la esquina superior izquierda verá un ejemplo de cómo cambiará la página al usar
las opciones de las instrucciones 7 a la 10. Esto le dará una idea de cómo quedará el
documento impreso.
12. En la pestaña de “Paper”, hay una sección en el medio que lee “Input Tray”. Esta nos
indica la fuente de papel a usar. Generalmente, está en “Auto Tray Select”. Cambie
a “By Pass Tray” si usted desea colocar papel especial con diseños o a color en la
bandeja a un lado de la impresora. De lo contrario mantenga seleccionado en “Auto
Tray Select”
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13. En la pestaña de “Watermarks”, está la opción de marcas de agua. En ésta, usted
puede colocar las palabras “Confidencial”, “Urgente”, “Copia”, etc. como fondo de
las páginas.
14. Ninguna de las otras opciones deben ser cambiadas. Si tiene alguna duda, use el
botón “Restore Defaults” en cada uno de las pestañas para volver a los valores
originales. Recuerde que “Restore Defaults” solo funciona en la pestaña
seleccionada. Si usa “Restore Defaults” en la pestaña de “Setup”, debe regresar a la
instrucción #7 de esta sección para revisar todas las posibles opciones incluyendo la
de imprimir a en color o en blanco y negro.
15. Clic en “OK” para regresar a la caja de diálogo de imprimir.
16. Recuerde que puede cambiar cualquier otra opción de la impresión como el número
de copias, número de páginas a imprimir, etc.
17. Clic en “OK” cuando esté listo para imprimir. La caja de dialogo de imprimir
18. Aparece en la pantalla el Cliente de Asistencia para Imprimir (“Print Assistant”). Si
no aparece, revise que esté minimizado en la barra de tareas. En ese caso use las
teclas “ALT + TAB” para moverse y ver la pantalla “Print Assistant”.
19. En el espacio de “ID”, escriba el “User ID” asignado al momento de solicitar la cuenta
de imprimir.
20. En el espacio del “Password” escriba la contraseña asignado.
21. Clic en “OK” para continuar.
22. Si aparece una caja de diálogo con título “Error [52803]” y el mensaje.
The System could not log you on. Please verify the User Name and Password fields
are correct,
significa que ha escrito incorrectamente el “ID” y/o la contraseña. Recuerde que el
“User ID” es su mismo número de estudiante, pero cambia las letras por números.
Clic en “OK” para regresar y siga las instrucciones desde la instrucción #19 en esta
sección.
23. Una vez haya entrado la información correcta y hecho el clic en “OK”, aparece el
Nombre del Documento. Se le recomienda que cambie el nombre del documento
para poder buscarlo más fácilmente al recuperar el documento en la impresora, en
especial aquellos que vienen de la Internet y las direcciones son demasiado largas.
Debe cambiarlo por un nombre que no tenga más de 15 a 20 caracteres.
24. Clic en el botón “OK” para continuar.
25. La próxima ventana, le indica la siguiente información:
a. Nombre del documento
b. Información del documento impreso
i. En detalle muestra el número de páginas impresas, seguido del
tamaño, si es en color o en blanco y negro, por ambos lados, etc.
Ej.: 1 x Ltr/C – Significa que es una página tamaño carta en color.
Ej.: 1 x Ltr – significa que es una página tamaño carta en blanco y
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negro
Ej.: 2 x Ltr/D – significa que son dos páginas tamaño carta en blanco y
negro
y
por
ambos
lados
del
papel.
Ej.: 2 x Ltr; 1 x Lgl/C – significa que hay dos páginas tamaño carta en blanco
y negro; y una página en tamaño legal a color.
c. El costo de la impresión del documento.
d. El balance actual de la cuenta.
26. Si decide no imprimir el documento, porque el número de páginas no es el correcto,
o porque le están saliendo páginas a color y no las desea, clic en Borrar (“Delete”)
para cancelar la impresión del documento, arreglarlo e imprimirlo luego.
27. De lo contrario, clic en Aceptar (“Accept”) para imprimir el documento.
28. La caja de diálogo del “Print Assistant” desaparecerá.
29. Recuerde que el documento se almacena en el servidor por un máximo de 1 hora
hasta que usted pueda recuperar el documento en una de las impresoras. Si usted
decide no recuperar el documento en al menos 1 hora, el servidor eliminará el
documento del sistema y no se lo descontará dinero de la cuenta.
¿Cómo recuperar un documento impreso?
Una vez completa el proceso de imprimir en la computadora (vea sección Cómo
imprimir un documento desde la computadora), el documento se guarda en el servidor por 1
hora, aproximadamente. En este tiempo usted puede imprimir otros documentos, fotocopiar y
depositar dinero en la cuenta. Una vez decida recuperar el o los documentos, debe acercarse a
una de las impresoras, verificar que no tenga problemas, identificar el “Page Counter” y
completar el proceso que explicaremos más adelante. Normalmente la impresora tiene dos
luces verde encendidas: Una bajo el texto que lee “Online” y la otra bajo el texto que lee
“Power”. Además, en la pantalla debe ver las barras que indica la cantidad de tinta que queda
en el equipo. Si no ve esta barra, presione la tecla “escape” varias veces hasta ver las barras. Si
tiene duda consulte con el técnico de turno o empleado más cercano. Nunca debe intentar
recuperar un documento si hay una luz amarilla o roja encendida en la impresora. Informe al
empleado más cercano si esto ocurre. Ellos resolverán la situación o contactarán al mostrador
de Ayuda al Usuario en el CIT.
El “Page Counter” es la caja crema ubicada al lado de las impresoras, que nos permite,
entre otras cosas, recuperar el documento que se envió a imprimir. Recuerde que recuperar el
documento impreso solo se puede hacer en las impresoras, no en las multifuncionales
(fotocopiadoras). Una vez recuperado el documento, puede usar la multifuncional para hacer
copias adicionales del documento. Para acceder al “Page Counter” y recuperar el documento
impreso, siga las siguientes instrucciones:
1. Localice un “Page Counter” al lado de la impresora.
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2. Recuerde que tiene un límite de tiempo para entrar su información. Mantenga su
mirada entre la pantalla y el teclado numérico mientras entra la información.
3. Sólo va a usar las teclas numéricas, el “enter” y las flechas a la derecha de la pantalla
y las teclas de función F1, F2 y F3 en la parte inferior de la pantalla. Puede usar, de
ser necesario, las teclas numéricas debajo de las teclas F1 al F3.
4. Cuando la pantalla indica “Enter ID:”, proceda a escribir los 9 dígitos de su “User ID”
según le fue asignado al solicitar la cuenta de imprimir. Generalmente, este número
es el mismo número de estudiante, pero cambia las letras por números.
5. Presione la tecla de entrar (“Enter”).
6. Escriba su contraseña cuando le indica “Enter Password:”.
7. Presione la tecla de entrar (“Enter”).
8. Presione F1 para recuperar el documento (“Print”).
9. En la pantalla aparecerá su nombre y el balance disponible en la cuenta.
10. Si no tiene documentos disponibles para imprimir, en pantalla verá el mensaje que
indica que no tiene documentos para imprimir (“No Document to release…”),
seguido del balance actual de la cuenta y luego termina con la sección. Si no hay
documentos para imprimir, verifique que completó el proceso de imprimir en la
computadora (vea la sección: ¿Cómo enviar a imprimir un documento desde la
computadora?). Si lo hizo correctamente, reporte el problema al empleado más
cercano para que lo comuniquen con el mostrador de Ayuda al Usuario en el CIT.
11. Si hay documentos disponibles para imprimir, le mostrará el listado de los
documentos.
12. Con las flechas de arriba o abajo mueva el cursor para seleccionar el documento que
necesita imprimir. Recuerde que en la parte de debajo de la lista, se muestran los
documentos impresos mas recientemente. En la parte de arriba de la lista, se
muestra los documentos impresos más antiguos.
13. Presiona la tecla de entrar (“Enter”) para recuperar el documento seleccionado.
14. Presione la tecla F1 para recuperar (“Print”).
15. Si no tiene balance suficiente en la cuenta no le permitirá recuperar el documento.
Le mostrará el mensaje que dice fondos insuficientes “Insuficient fund”. En ese caso,
usted debe depositar dinero adicional a la cuenta ó regrese a la instrucción #12 para
recuperar otros documentos. Si se aleja para depositar dinero, deberá regresar a la
instrucción #4 para volver a entrar y recuperar el trabajo.
16. Si tiene balance suficiente, le mostrará en pantalla el costo por recuperar el
documento seleccionado.
17. Si no desea imprimir el documento, seleccione F2 y le regresará al listado de
documentos pendientes de recuperar. En este caso regresa a la instrucción #12 de
esta sección.
18. Si desea imprimir el documento seleccionado presione F1. El costo por imprimir el
documento será descontado de la cuenta y la impresión saldrá en la impresora que
está al lado del “Page Counter”.
19. Si hay más documentos disponibles para imprimir, regresa a la instrucción #12 para
continuar recuperando más documentos.
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20. Al imprimir el último documento o al permanecer inactivo por un tiempo, termina la
sección con un mensaje que le indica el nuevo balance disponible en la cuenta.
¿Cómo cancelar o borrar un documento luego de imprimir y que no desea recuperar?
Recuerde que una vez envía a imprimir uno o más documentos, usted tiene 1 hora para
recuperar el documento en la impresora. Si decide no recuperar el documento una vez lo envió
a imprimir tiene dos opciones: puede optar por esperar más de 1 hora a que el sistema borre el
documento del servidor automáticamente; o la segunda opción es seguir las siguientes
instrucciones para borrar el trabajo de inmediato:
1. Localice un “Page Counter” al lado de la impresora.
2. Recuerde que tiene un límite de tiempo para entrar su información. Mantenga su
mirada entre la pantalla y el teclado numérico de la derecha mientras entra la
información.
3. Sólo va a usar las teclas numéricas, el “enter” y las flechas a la derecha de la pantalla
y las teclas de función F1, F2 y F3 en la parte inferior de la pantalla. Puede usar las
teclas numéricas debajo de las teclas F1 al F3.
4. Cuando la pantalla indica “Enter ID:”, proceda a escribir los 9 dígitos de su “User ID”
según le fue asignado al solicitar la cuenta de imprimir. Generalmente, este número
es el mimo número de estudiante, pero cambia la o las letras por números.
5. Presione la tecla de entrar (“Enter”).
6. Escriba su contraseña cuando le indica “Enter Password:”.
7. Presione la tecla de entrar (“Enter”).
8. Presione F1 para recuperar el documento (“Print”).
9. En la pantalla aparecerá el nombre y el balance disponible de la cuenta.
10. Si no tiene documentos disponibles para imprimir, en la pantalla verá el mensaje
que indica que no tiene documentos para imprimir (“No documents to release…”),
seguido del balance actual de la cuenta. Luego termina con la sección. Sabrá que
todos los documentos ya no están en el servidor disponibles para imprimir, fueron
borrados automáticamente sin descontarlos de su cuenta.
11. Si hay documentos para imprimir le mostrará el listado de los documentos
disponibles.
12. Con las flechas de arriba o abajo mueva el cursor para seleccionar el documento que
necesita cancelar o borrar.
13. Presiona la tecla de entrar (“Enter”) para seleccionar el documento a borrar.
14. Presione F2 para cancelar o borrar el documento. Al seleccionar F2 el documento
será borrado del servidor, no se le descontará de su cuenta y no podrá recuperarlo
impreso.
15. Si hay más documentos disponibles, regresa al listado de documentos. En ese caso
continúe con la instrucción #11
16. Si no hay más documentos para recuperar, termina la sección luego de mostrar el
nombre y el balance actual de la cuenta.
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17. Si no desea borrar más documentos del listado y aun queda documentos
disponibles, presione F3 para finalizar la sección. Le mostrará el nombre y el balance
actual antes de finalizar.
18. Recuerde que los documentos cancelados no se le descontaran de su cuota. Si pasan
más de 1 hora el trabajo se cancela automáticamente.
¿Cómo añadir fondos a su cuenta?
Recuerde que usted puede enviar a imprimir desde cualquier computadora y los
documentos se almacenan en el servidor por 1 hora hasta que usted pueda ir a las impresoras a
recuperar los documentos seleccionados. Además, puede enviar a imprimir documentos que
cuesten más que el balance actual de su cuenta, pero éstos no los podrá recuperar en las
impresoras hasta que añada dinero para tener el balance igual o superior al necesario para
imprimir los documentos. Por ejemplo, usted puede tener $5.00 de balance y solicitar imprimir
un documento que cueste $7.50; le permitirá enviar a imprimir y verá el mensaje que le indica
que el documento le cuesta $7.50 y que sólo tiene $5.00. Hasta que su balance no sea de $7.50
o más no le permitirá recuperar el documento en la impresora. Usted puede intentar recuperar
el documento de la impresora, pero verá un mensaje indicando que no puede porque no tiene
balance (vea la sección ¿Cómo acceder al “Page Counter para recuperar un documento
impreso?). Para añadir dinero adicional a la cuenta siga las siguientes instrucciones:
1. Acérquese al Centro de Depósito de Dinero que es la caja negra en la pared a un
lado del mostrador de Circulación y Referencia en el CAI ó a un lado del mostrador
de Ayuda al Usuarios en el CIT. Esta caja tiene las letras verdes y blancas que lee
“Equitrac Payment Station” en la parte superior.
2. Observe en la pantalla que hay unas letras que cambian constantemente como un
protector de pantalla.
3. Identifique y presione la tecla “CLR” para borrar la pantalla.
4. Aparece en pantalla las letras “ACCT”.
5. Escriba los 9 dígitos de su “User ID” según asignado al crearle la cuenta.
6. Presione la tecla “ENT” para entrar a la cuenta.
7. Aparece en pantalla el mensaje “Please enter you pin”. Escribir los 8 dígitos de su
contraseña según asignado.
8. Si la información suministrada está incorrecta, aparece un mensaje que le indica que
la transacción fue rechazada, contacte al personal. (“Transaction rejected. Contact
staff.”). Antes de ir donde el técnico para resolver el problema, le recomendamos
que acceda a uno de los “Page Counter”, entre la información de la cuenta y luego
regrese al Centro de Depósito para intentar depositar el dinero nuevamente. Si el
mensaje aparece por segunda vez, luego de haber pasado por el “Page Counter”,
consulte con el empleado más cercano para que lo comuniquen con el técnico o con
el mostrador de Ayuda el Cliente en el CIT.
9. Si la información es correcta verá el mensaje que lee cuenta verificada, su balance es
$x.xx (“Account verified, Your balance is: $x.xx”). Donde X.XX es el balance en la
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cuenta en dólares y centavos. Si el balance indica (x.xx) indica que la cantidad es
negativa, o sea que usted debe esa cantidad al sistema porque imprimió o fotocopió
más de lo que estaba en balance disponible.
10. Luego la pantalla se queda por unos segundos con los siguientes detalles en un ciclo
constante.
a. Valor de la cuenta es de $x.xx (“Acct value $x.xx”).
b. Para añadir valor inserte billetes o monedas de 1, 5, 10 y 20 (“Insert Bill or
counts: 1, 5, 10, 20”).
c. Para terminar la sección presione la tecla D. (“To end section press D”)
11. Recuerde que el Centro de Depósito no devuelve dinero. El dinero entrado a la
máquina le será acreditado a su cuenta inmediatamente.
12. Inserte lentamente las monedas y/o los billetes para aumentar el balance de su
cuenta a un nivel deseado. Recuerde que el Centro de Depósito solo acepta
monedas de $0.05, $0.10 y $0.25 y billetes de $1.00, $5.00, $10.00 y $20.00.
13. Para dejar de entrar dinero y terminar la sección presione la tecla D justo cuando le
muestra el mensaje: “To end section press D”.
14. Aparece en pantalla el mensaje que termina la sección y que el balance es $xx.xx
(Ending section, you balance = $xx.xx).
15. Si este balance está en negativo lo indica con paréntesis ($(xx.xx)). Necesita
regresar al paso #3 de esta sección para continuar depositando dinero adicional.
¿Cómo sacar fotocopias en la multifuncional?
Usted puede sacar fotocopias usando el sistema de impresora Equitrac/Ricoh y la
fotocopiadora #3 del Vestíbulo en el CAI o en la fotocopiadora del en el Súper Laboratorio del
CIT. Si usted tiene un documento y/o una presentación que deba entregar copias en clase, le
recomendamos imprimir el documento y luego sacar las copias adicionales que le hagan falta.
Recuerde que por la impresión son a $0.10 por cara de la página, mientras que la fotocopia es a
$0.05. Para sacar copias siga las siguientes instrucciones:
1. Localice un “Page Counter” al lado de la multifuncional #3 en el Vestíbulo del CAI.
2. Recuerde que tiene un límite de tiempo para entrar su información. Mantenga su
mirada entre la pantalla y el teclado numérico de la derecha mientras entra la
información.
3. Sólo va a usar las teclas numéricas, el “enter” y las flechas a la derecha de la pantalla
y las teclas de función F1, F2 y F3 en la parte inferior de la pantalla. Puede usar las
teclas numéricas debajo de las teclas F1 al F3.
4. Cuando la pantalla indica “Enter ID:”, proceda a escribir los 9 dígitos de su “User ID”
según le fue asignado al solicitar la cuenta de imprimir. Generalmente, este número
es el mimo número de estudiante, pero cambia la o las letras por números.
5. Presione la tecla de entrar (“Enter”).
6. Escriba su contraseña cuando le indica “Enter Password:”.
7. Presione la tecla de entrar (“Enter”).
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8. Presione la tecla F2 para fotocopiar.
9. En pantalla verá el mensaje que le pregunta el número de copias que desea hacer.
10. Marque el número de copias estimadas que desea hacer. Recuerde que éste no
tiene que ser un número exacto. Si especifica que va a sacar un número de copias y
resulta que sacó menos, solo le descontará el número de copias hechas. Presione
“Enter” al finalizar.
11. El “Page Counter” le calculará el costo por el número de copias estimadas que desea
hacer. Si tiene balance le indica la cantidad que le costará hacer las copias. Si no
tiene balance suficiente, le indicará que sólo tiene la cantidad disponible para sacar
copias.
12. Presiona F1 para continuar y hacer las copias.
13. La fotocopiadora se activa con todas las funciones y opciones.
14. Cambie las opciones como desee y comience a hacer las copias.
15. Si la fotocopiadora queda sin actividad por mucho tiempo, o se acaba el número de
copias que deseaba hacer o estimó que haría, el “Page Counter” desactivará la
fotocopiadora y reportará al servidor el número de copias realizadas.
16. Si terminó de hacer copias y aún le queda balance disponible, presione F3 para
terminar de hacer copias. El “Page Counter” desactivará la impresora y reportará el
número de copias hechas.
17. Si por algún motivo se desconecta y no ha terminado de hacer las copias, vuelva a
conectase y a seguir el procedimiento desde la instrucción #4 de esta sección.
18. Recuerde que el sistema no le descontará el dinero de la cuenta hasta que usted se
desconecte o el sistema se desconecte automáticamente por falta de fondos o por
un largo tiempo sin actividad. Sólo le descontará las copias realizadas y no las
estimadas que dijo que haría.
19. Si no tiene fondos suficientes, debe pasar por el Centro de Depósito para acreditar
dinero adicional a su cuenta.
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Aviso a los estudiantes sobre balance en las cuentas
Cuando la cuenta es creada por primera vez, le asignamos un balance inicial de $5.00.
Este balance inicial se les asigna a todos los estudiantes que presenten evidencia de estar
matriculados en el Recinto de San Germán y/o haber efectuado en pago de las cuotas
correspondiente al Recinto.
La cuota inicial le sirve al estudiante para cualquiera de las siguientes combinaciones:
imprimir 50 páginas en blanco y negro, imprimir o fotocopiar 5 páginas a color y/o hasta 100
hojas fotocopiadas en blanco y negro. Aclaramos que puede ser una combinación de cualquiera
de las tres anteriores. Además, debemos aclarar que es por cada cara del papel y no por hoja
impresa o fotocopiada. Si imprime por ambos lados, le cuesta el doble.
Debemos aclara algunas dudas sobre la cuenta de estudiante. Cuando se envía a
imprimir un documento, el sistema le indica todos los detalles del documento impreso. Desde
el número de páginas, el tamaño, si es en color, si es en blanco y negro, si es por ambas cara del
papel, el costo por imprimir el documento, el balance disponible, etc. (vea la sección ¿Cómo
imprimir un documento desde la computadora?). Usted debe ver toda la información para
revisar de que el documento tenga el número de páginas, tamaño y el color adecuado. Si el
costo no es el esperado, cancele el trabajo, revise el documento y envíe a imprimir una vez
arreglado.
Hay ocasiones en que la cuenta está en balance negativo. O sea que usted imprimió o
fotocopio más páginas de las que tenía en balance. Hay tres ocasiones en las que puede ver el
balance negativo. La primera es cuando imprime el documento que en la ventana donde marca
el aceptar, al final de la página, le indica el balance negativo entre paréntesis. La segunda es al
acceder al Centro de Depósito para depositar dinero adicional. Si el balance está entre
paréntesis, indica que la cuenta esa en negativo (vea la sección ¿Cómo añadir fondos a su
cuenta?). Por último, si al acceder al “Page Counter” para imprimir (vea la sección ¿Cómo
acceder al “Page Counter para recuperar un documento impreso?) o para fotocopiar (vea la
sección ¿Cómo sacar fotocopias en la multifuncional?) y el balance está entre paréntesis, la
cuenta esta en negativo.
Si su cuenta está en negativo, debe acudir al mostrador de Ayuda al Usuario en las
facilidades del CIT en donde el técnico puede revisar su historial de transacciones e identificar
las entradas incorrectas. Generalmente, éstas se deben a que se han duplicado las entradas de
fotocopias. El técnico identificará el problema y se lo corregirá.
Es bien importante alertar que su cuenta es privada y no debe ser divulgada o
compartida. Usted será responsable por cualquier situación o discrepancia que surja con el uso
o transacciones de su cuenta.
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Apoyo Técnico y horario de servicio
El sistema de impresoras para el estudiantes Ricoh/Equitrac está disponible en el Centro
de Acceso a la información (CAI) y en el Centro de Informática y Telecomunicaciones (CIT).
Muchos problemas se pueden resolver vía teléfono y otros requieren de su presencia. Para
solicitar su cuenta, una copia de la cuenta o cambiar la contraseña, se requiere que acuda
personalmente. Otros problemas, como que no le permite entrar al Centro de Depósito, no
puede imprimir o fotocopiar, etc; puede el empleado más cercano ayudarlo. De lo contrario,
dicho empleado debe comunicarlo por teléfono con el técnico. La ayuda con el sistema de
imprimir la puede dar los técnicos del mostrador de Ayuda al Usuario en CIT. Es allí a donde
usted debe acudir si el proceso requiere de su presencia. Es allí a donde usted o algún
empleado lo debe comunicar vía teléfono.
El horario de servicio del CIT y/o del mostrador de Ayuda al Usuario es el siguiente:
Lunes a Jueves de 8:00am a 9:00pm
Viernes de 8:00 a 5:00
Sábados de 9:00 a 1:00pm
Este horario cubre la mayor parte del tiempo en que el CAI ofrece servicio a los
estudiantes.
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