Documento 842563

DESARROLLO DE ACTIVIDADES PEDAGÓGICAS
Código: FOR-GA-83/Versión 2
IDENTIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD PEDAGÓGICA
ACTIVIDAD
COLEGIO UPARSISTEM
TECNOLOGIAS INFORMATICAS
GENERALIDADES DE LAS BASES DE DATOS
OBJETIVOS
Interpretar el concepto y las características de una Base de Datos, reconociendo los elementos
que forman parte de ella y comprendiendo la importancia de representan para las Empresa.
PROGRAMA DE FORMACIÓN
UNIDAD DE APRENDIZAJE
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
 Reflexión Inicial
La información hoy por hoy se constituye en el recurso más importante para toda empresa, ya que su manejo oportuno y eficiente
permite orientar a sus directivos para la toma de decisiones acertadas.
Desarrollar base de datos es en la realidad una labor importante y gratificante ya que te permite ser miembro activo y directo de la
estructura organizacional de una empresa.
Las bases de datos son el método preferido para el almacenamiento estructurado de datos. Desde las grandes aplicaciones
multiusuario, hasta los teléfonos móviles y las agendas electrónicas utilizan tecnología de bases de datos para asegurar la
integridad de los datos y facilitar la labor tanto de usuarios como de los programadores que las desarrollaron.
 Definición
Página
Una base de datos puede ser de diverso tipo, desde un pequeño fichero casero para ordenar libros y revistas
por clasificación alfabética hasta una compleja base que contenga datos de índole gubernamental en un Estado u organismo
internacional. Recientemente, el término base de datos comenzó a utilizarse casi exclusivamente en referencia a bases
construidas a partir de software informático, que permiten una más fácil y rápida organización de los datos. Las bases de datos
informáticas
pueden
crearse
a
partir
de
software
o
incluso
de
forma
online
usando
Internet.
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Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales
son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en
particular.
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Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida
que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado
comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para
revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada
mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access.
Access es un sistema de administración de base de datos relacionales, diseñado por Microsoft, para trabajar bajo el ambiente
Windows. Access está orientado a ofrecer la mayor facilidad de acceso a los datos, permitiendo manejar, presentar y compartir
información de manera sencilla, dando soluciones para todos los niveles de usuarios en una organización, desde usuarios finales,
hasta desarrolladores de software.
Características
Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos mencionar:
 Independencia lógica y física de los datos.
 Redundancia mínima.
 Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.
 Integridad de los datos.
 Consultas complejas optimizadas.
 Seguridad de acceso y auditoría.
 Respaldo y recuperación.
 Acceso a través de lenguajes de programación estándar.
Página
 Base de Datos: Colección de datos y objetos relacionados con un tema o propósito determinado. Por ejemplo, los datos
completos de los empleados, de los productos del inventario de un almacén, o los clientes de un banco.
 Base de Datos Relacional: Es una base de datos, en la que los datos se almacenan en tablas, lo que permite su manejo
en forma más eficiente y sin redundancia.
 Tablas: Es la estructura fundamental de un sistema de administración de base de datos relacional. En Access, una tabla
es un objeto que almacena datos en filas y en columnas. Las filas se denominan registros y las columnas campos. Los
datos almacenados en una tabla se refieren a un tema determinado dentro de la base de datos, por ejemplo los datos
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 Conceptos Básicos
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personales de los empleados, horas extras trabajadas por cada empleado, datos de sueldos por cargos, datos de los
proveedores de un almacén, datos de clientes.
 Campo: Es el componente de una tabla que contiene un elemento especifico de información. Por ejemplo, nombres,
apellidos, direcciones, ciudades, precio de los productos, etc.
 Registro: Un conjunto de datos (campos) acerca de un evento, persona, lugar o algún otro elemento en una tabla. Por
ejemplo, datos personales de un empleado, datos particulares de un producto.
 Clave Principal: La clave principal es un campo o conjunto de campos que permiten identificar de manera única un
registro. La clave principal no puede contener valores duplicados, ni valores nulos(o en blanco).
 Componentes de una Base de Datos
Página
 Consultas
Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias tablas
y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se
quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente
creada. La importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los
gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario
 Formularios
Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente el manejo general de las tablas, principalmente a la hora de
mostrar, introducir y modificar datos. En un formulario es posible incluir listas de valores entre los que puede elegir, usar
colores para resaltar los datos importantes y presentar mensajes para validar si ha captado un valor incorrecto, además
puede hacer que Access incluya datos automáticamente y presente los resultados de cálculos .
 Informes
Un informe es usado para imprimir los registros almacenados en una base de datos, utilizando un formato personalizado
por el usuario. Los informes permiten agrupar registros, mostrar totales para los grupos o para el informe completo.
 Macros
Una macro es una lista de acciones diseñadas por el usuario y que Access realiza en forma automática
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 Tablas
Las tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos está
principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores,
clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.
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 Módulos
Un módulo es una colección de uno o más procedimientos de Access Basic (Lenguaje de programación de Access).
 Diseño de una Base de Datos
Página
Determinar el propósito de la base de datos
Consiste en establecer el objetivo para el cual se diseñara o utilizara la base de datos. Por ejemplo, para el manejo de la nómina
de una empresa el objetivo principal al diseñar la base de datos, es el de mantener actualizada la información quincenal de pagos
a los empleados. Generando cada 15 días un listado de pagos, listado de horas extras por empleado, etc.
Se debe establecer también que tipo de información se desearía consultar, ya sea a través de la pantalla o de la impresora. Esto
permitirá conocer con exactitud los datos que deben almacenarse en la base de datos.
A continuación es importante conseguir todos los documentos que contienen los datos que se almacenaran en la base de datos,
por ejemplo, facturas, comprobantes, fichas de inscripción, hojas de vidas de los empleados.
Determinar las tablas necesarias
Este es el paso más importante cuando se diseña una base de datos, primero, porque de las tablas que se diseñen depende el
almacenamiento de los datos necesarios, y segundo, porque si se diseñan mal, pueden presentarse datos redundantes, es decir,
que se repitan muchos datos en la misma tabla.
Debe tenerse en cuenta la generación de grupos de datos (también llamados temas), por ejemplo, datos personales de los
empleados, sueldos por categorías, prestamos a los empleados, datos de horas extras.
Ejemplo:
Se necesita conocer la lista de empleados que trabajaron horas extras durante la quincena anterior, especificando: el código del
empleado, nombres y apellidos, departamento al que pertenece, cargo, las horas extras trabajadas por día y a la fecha. Para
esto, necesitaría tener información personal de los empleados y además información de las horas extras trabajadas por cada
empleado durante la quincena.
Si todos los datos estuvieran en una misma tabla, habría datos repetidos para el empleado que hubiera trabajado horas extras
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La presente sección contiene información para el diseño adecuado de una base de datos.
Pasos a seguir:
 Determinar el propósito de la base de datos
 Determinar las tablas necesarias
 Determinar los campos necesarios
 Establecer las relaciones entre tablas.
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dos o más días, datos como los nombres, apellidos, departamento donde trabaja, cargo se repetirían.
De aquí se debe deducir que se necesite manejar dos temas distintos. Los datos personales y los datos de horas extras por
empleado.
Determinar los campos necesarios
Para determinar que campos son necesarios, se debe pensar con respecto a cada tema, que datos son los que se desean
conocer en un momento determinado.
Cada tabla de una base de datos debe incluir uno o varios campos que identifiquen en forma particular cada fila o registro
almacenado. Suele utilizarse un número o código de identificación, por ejemplo, código del empleado, código del producto, etc.
En base de datos, a este campo se le denomina CLAVE PRINCIPAL de la tabla. Access utiliza la clave principal de una tabla
para identificar a cada registro de la tabla en forma única y también para asociar rápidamente datos de distintas tablas y así poder
presentar los datos en forma conjunta.
Ejemplo:
Para los datos personales de un empleado son necesarios, los nombres y apellidos, dirección, teléfono, fecha de ingreso, salario
básico, código del empleado, código del empleado, cargo, etc. Cada uno de los elementos nombrados, son los campos a incluir
en la tabla de empleados. El código del empleado podría ser el campo CLAVE PRINCIPAL de la tabla, que permitirá identificar a
cada empleado en forma particular y más adelante asociar esta tabla con otras, para obtener información en forma conjunta.
Página
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Determinar las relaciones entre tablas
Después de determinar las distintas tablas que harán parte de la base de datos, se debe establecer por cuales campos estas se
van a relacionar, para poder consultar información de varias tablas a la vez. Access utiliza las relaciones entre tablas, para
mostrar datos en forma conjunta, que están almacenados en distintas tablas.
Cuando se relacionan las tablas, los campos deben ser del mismo tipo, y por lo menos uno de los campos debe ser la clave
principal de una de ellas.
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RECURSOS Y EQUIPOS REQUERIDOS
Tecnologías de Información en los Negocios, Daniel Cohen Karen, Mc Graw Hill
http://www.maestrosdelweb.com/que-son-las-bases-de-datos/
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http://www.mariapinto.es/e-coms/bases_datos.htm