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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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ÍNDICE
1.- INTRODUCCIÓN
2.- MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO
3.- OBJETIVO DEL MANUAL
4.- PROCEDIMIENTOS
4.1. Control de Gestión
4.1.1.
4.1.2.
4.1.3.
4.1.4.
PÁGINA
5
8
12
14
Objetivo General
Políticas y/o Normas de Operación.
Descripción Narrativa.
Diagrama de Flujo.
4.2. Integración de Archivos en las Unidades Administrativas para su
traslado y resguardo en la Unidad de Archivo de Trámite
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
Objetivo General
Políticas y/o Normas de Operación.
Descripción Narrativa.
Diagrama de Flujo.
4.3. Transferencia primaria y recepción de los expedientes de las
Unidades Administrativas y/o Unidades Médicas a la Unidad de
Archivo de Concentración
4.3.1.
4.3.2.
4.3.3.
4.3.4.
4.4
Objetivo General
Políticas y/o Normas de Operación.
Descripción Narrativa.
Diagrama de Flujo.
Control de Consulta y Préstamo de Expedientes
4.4.1
4.4.2
4.4.3
4.4.4
Objetivo General
Políticas y/o Normas de Operación.
Descripción Narrativa.
Diagrama de Flujo.
4.5. Elaboración, Actualización y Difusión de Instrumentos de
Descripción Archivística
4.5.1.- Objetivo General
4.5.2.- Políticas y/o Normas de Operación
4.5.3.- Descripción narrativa
4.5.4.- Diagrama de flujo
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4.6 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son
presentadas
personalmente, por escrito, verbalmente, correo
electrónico institucional en la Oficina de Información Pública; o en el
Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del Instituto de Acceso
a la Información Pública y Protección de Datos Personales del
Distrito Federal
4.6.1
4.6.2
4.6.3
4.6.4
Objetivo General
Políticas y/o Normas de Operación.
Descripción Narrativa.
Diagrama de Flujo
4.7 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son
presentadas a través del Sistema INFOMEX-II del Instituto de Acceso
a la Información Pública y Protección de Datos Personales del
Distrito Federal
4.7.1
4.7.2
4.7.3
4.7.4
Objetivo General
Políticas y/o Normas de Operación.
Descripción Narrativa.
Diagrama de Flujo.
4.8 Atención a las Solicitudes de Acceso, Rectificación, Cancelación u
Oposición de Datos Personales (ARCO) cuando son presentadas
personalmente, por escrito, verbalmente o por correo electrónico
institucional en la Oficina de Información Pública; o en el Centro de
Atención Telefónica (TEL-INFODF) del Instituto de Acceso a la
Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito
Federal
4.8.1
4.8.2
4.8.3
4.8.4
Objetivo General
Políticas y/o Normas de Operación.
Descripción Narrativa.
Diagrama de Flujo.
4.9 Atención a las Solicitudes de Acceso, Rectificación, Cancelación u
Oposición de Datos Personales (ARCO) cuando la solicitud es
presentada a través del Sistema Electrónico INFOMEX-II del
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos
Personales del Distrito Federal
4.9.1
4.9.2
4.9.3
4.9.4
Objetivo General
Políticas y/o Normas de Operación.
Descripción Narrativa.
Diagrama de Flujo.
Año
3
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5.
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Formatos e Instructivos
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
Vale de Préstamo Unidad de Archivo de Trámite
Vale de Préstamo Unidad de Archivo de Concentración
Carátula de Identificación del Expediente
Ficha Catalográfica
Inventario Documental
Inventario de Baja Documental por Expediente
Anexos
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
Solicitud de Acceso a la Información Pública
Solicitud de Acceso a Datos Personales
Solicitud de Cancelación de Datos Personales
Solicitud de Rectificación de Datos Personales
Solicitud de Oposición de Datos Personales
Recurso de Revisión.
Página:
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Año
4
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1.- INTRODUCCIÓN
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Año
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1.- INTRODUCCIÓN
La Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública (SCAOIP),
es una Unidad Administrativa de Apoyo Técnico Operativo que como su nombre lo indica
se conforma por tres áreas primordiales de apoyo a la Secretaría de Salud, como lo es
Control de Gestión, a través del cual se recibe, registra y entrega la correspondencia de
entrada y salida, atendiendo al procedimiento indicado en la Circular Uno 2012,
“Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias,
Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo,
Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal”;
con la finalidad de brindar una entrega pronta y expedita, implementó mecanismos de
control en formato electrónico que permiten el seguimiento administrativo a la atención
otorgada al documento ingresado.
La Secretaría de Salud del Distrito Federal (SEDESA), en cumplimiento a las funciones y
atribuciones que tiene conferidas en la Ley de Salud, Ley Orgánica de la Administración
Pública y el Reglamento Interior de la Administración Pública todos del Distrito Federal,
genera a través de sus diferentes áreas, significativos volúmenes de información
documental médica, jurídica y administrativa.
El mayor volumen de documentos que se genera en la Dependencia, se relaciona con la
integración de expedientes clínicos, los cuales tienen importancia jurídica, legal y
administrativa, y contienen la información de la atención brindada a los solicitantes de
servicios de salud, regulada por la Norma Oficial Mexicana NOM-004-SSA3-2012 del
Expediente Clínico.
Con la publicación de la Circular Uno antes señalada, en la Gaceta Oficial del Distrito
Federal del 12 de abril de 2007, se estableció la creación del Sistema Institucional de
Archivos (SIA), con la finalidad de aplicar el ciclo vital de los documentos.
El 08 de octubre de 2008 se publicó en la Gaceta Oficial del Distrito Federal la Ley de
Archivos (LADF), en la que se estableció la obligación del Ente Público de crear su
Sistema Institucional de Archivos que le “permita la correcta administración de
documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital” (Artículo 12), dicho Sistema, se integró
a partir de un Componente Normativo y otro Operativo; el primero tiene a su cargo la
regulación y coordinación de la operación del Sistema y se integra a su vez, de un
Coordinador de Archivos y del Comité Técnico Institucional de Administración de
Documentos (COTECIAD). Respecto al componente operativo tiene bajo su
responsabilidad el funcionamiento cotidiano del sistema (Artículo 13).
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Año
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El componente operativo del SIA, funciona en dos niveles, a saber:
I.
Unidades Centrales del Ente Público, conformadas por:
a. Unidad Central de Correspondencia o equivalente.
b. Unidad de Archivo de Concentración (UAC) o equivalente, y
c. Unidad de Archivo Histórico (UAH) o equivalente.
II.
Unidades particulares en cada área administrativa:
a. Unidad de Documentación en Trámite o equivalente, y
b. Unidad de Archivo de Trámite (UAC) o equivalente.
Con la adecuada organización de los archivos de la SEDESA se permite proporcionar la
información pública a los ciudadanos eficazmente, salvo en los casos que se considere
como información de acceso restringido en sus dos modalidades.
Respecto a la Oficina de Información Pública (OIP) es la unidad administrativa
encargada de la orientación, recepción, trámite, control y seguimiento de las solicitudes
de información pública (SIP) y acceso, rectificación, cancelación y oposición de datos
personales (SARCO) requeridas por los ciudadanos de conformidad con lo previsto en la
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Ley de Protección de Datos
Personales, ambas del Distrito Federal; asimismo se encuentra facultada para recabar,
administrar y publicar en el Portal de Transparencia la información pública de oficio.
La OIP coordina y vincula las acciones en estas dos materias con apoyo en los Enlaces
OIP de las Unidades Administrativas y el Comité de Transparencia de la Dependencia,
cuyas funciones se rigen atendiendo a los principios de legalidad, certeza jurídica,
imparcialidad, información, transparencia, veracidad y máxima publicidad.
Este Manual responde a la obligación de establecer los procedimientos necesarios que
debe seguir el personal adscrito a la Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina
de Información Pública para la entrega adecuada de la documentación interna y externa,
correcta aplicación del ciclo vital de los documentos, gestión de las SIP y SARCO, en
apego a las normativas aplicables vigentes.
El presente documento como todos los de su género, deberá ser revisado y actualizado
periódicamente para mantener su vigencia.
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2. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO
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MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO
Los principales ordenamientos jurídico-administrativos en que se sustentan las acciones
de la Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública son:
CONSTITUCION
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
D. O. F. 5-II–1917.
Última reforma D. O. F. 26-II-2013.
ESTATUTOS
Estatuto de Gobierno del Distrito Federal.
D. O. F. 26-VII-1994.
Última reforma D.O.F. 07-I-2013.
LEYES
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
D.O.F. 31-XII-1982.
Última Reforma D.O.F. 15-VI-2012.
Ley General de Salud.
D. O. F. 07-II-1984.
Última reforma D. O. F. 24-IV-2013.
Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal.
G. O. D. F. 21-XII-1995.
Última reforma G. O. D. F. 05-IV-2012.
Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal.
G. O. D. F. 29-XII-1998.
Última reforma G. O. D. F. 29-I-2013.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal
G. O. D. F. 08-V-2003
Última reforma G. O. D. F. 29-VIII-2011
Ley que Establece el Derecho al Acceso Gratuito a los Servicios Médicos y
Medicamentos a las Personas Residentes en el Distrito Federal que Carecen de
Seguridad Social Laboral.
G.O.D.F. 22-V-2006
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Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal.
G.O.D.F 03-X-2008.
Ley de Archivos del Distrito Federal.
G.O.D.F 08-X-2008.
Ley de Salud del Distrito Federal.
D.O.F. 17-IX-2009.
Última reforma G. O. D. F. 23-VIII-2012.
REGLAMENTOS
Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de
Atención Médica.
D.O.F. 14-V-1986
Última Reforma 04/XII/2009
Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Control Sanitario de
Actividades, Establecimientos, Productos y Servicios.
D.O.F. 18-I-1988
Última Reforma G.O.D.F. 28-XII-2004
Reglamento de Insumos para la Salud.
D.O.F. 4-II-1998
Última Reforma D.O.F. 09-X-2012.
Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal
G. O. D. F.28-XII-2000.
Última reforma G. O. D. F. 30-IV-2013.
Reglamento de la Ley que Establece el Derecho al Acceso Gratuito a los
Servicios Médicos y Medicamentos a las Personas Residentes en el Distrito
Federal que Carecen de Seguridad Social Laboral.
G.O.D.F. 04/XII/2006.
Reglamento de la Ley de Salud del Distrito Federal
G.O.D.F. 07- VII-2011.
Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública de
la Administración Pública del Distrito Federal
G.O.D.F. 25-XI-2011.
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CIRCULARES Y/U OFICIOS
Circular Contraloría General para el Control y Evaluación de la Gestión Pública; el
Desarrollo, Modernización, Innovación y Simplificación Administrativa, y la
Atención Ciudadana en la Administración Pública del Distrito Federal
G.O.D.F 25-I-2011
Última Reforma 13-IV-2011.
Circular Uno, Normatividad en Materia de Administración de Recursos, 2012.
G.O.D.F. 08-VIII-2012.
DOCUMENTOS NORMATIVO-ADMINISTRATIVOS
Norma Oficial Mexicana NOM-004-SSA3-2012 del Expediente Clínico
D. O. F.15-X-2012
Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G), 2ª ed. Madrid:
Subdirección de Archivos Estatales, 2000, 128 p.
Guía Técnica para la Elaboración de Manuales del Gobierno del Distrito Federal.
G.D.F. Oficialía Mayor, Agosto 2005.
Última reforma Febrero 2012.
Programa General de Desarrollo del Distrito Federal, 2007-2012.
G.O.D.F. 08-XI-2007.
Programa de Salud del Gobierno del Distrito Federal 2007-2012. Secretaría de
Salud.
Lineamientos Para la Gestión de Solicitudes de Información Pública y de Datos
Personales a través de Sistema INFOMEX del Distrito Federal
G.O.D.F. 23-X-2008.
Lineamientos Para la Protección de Datos Personales en el Distrito Federal
G.O.D.F. 26-X-2009.
Última reforma G. O. D. F. 22-III-2010
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3. OBJETIVO DEL MANUAL
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Página:
De:
Año
13
14
3. OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer los procedimientos técnico-administrativos necesarios para el cumplimiento,
en tiempo y forma, de las actividades que tiene a su cargo el personal adscrito a la
Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública, a fin de
conservar en condiciones de seguridad y de forma ordenada, la documentación
generada por las unidades administrativas que constituyen la Secretaría de Salud del
Distrito Federal, el control de gestión de los documentos de la Dependencia, así como
atender de manera oportuna y eficiente las solicitudes de información pública de las
personas y el acceso, rectificación, cancelación y oposición de datos personales, en el
marco de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y de la Ley de
Protección de Datos Personales ambas del Distrito Federal.
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4 - PROCEDIMIENTOS
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Procedimiento 4.1 Control de Gestión
4.1.1. Objetivo General
Eficientar la entrega de documentos a todas las áreas de la Secretaría de Salud del
Distrito Federal, con la finalidad de agilizar las respuestas y consolidar los mecanismos
de gestión y comunicación tanto intra como interinstitucional.
4.1.2 Políticas y/o Normas de Operación
• El titular de la Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información
Pública adscrita a la Oficina de la Secretaría de Salud del Distrito Federal es el
responsable de la aplicación del presente procedimiento.
• La Unidad Central de Correspondencia (Oficialía de Partes) deberá apegarse a lo
establecido en la Circular Uno 2012, Normatividad en Materia de Administración de
Recursos” numeral 7.2 “De la Unidad de Correspondencia, Oficina de Control de
Gestión u Oficialía de Partes.
• El presente procedimiento es de observancia obligatoria para todo el personal
involucrado en el desarrollo del mismo.
• La Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública es el
área responsable de distribuir a todas las áreas de la Secretaría de Salud del Distrito
Federal, toda la documentación oficial remitida por instituciones o áreas usuarias
extramuros.
• La Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública no
distribuirá la correspondencia entre las áreas adscritas a la Secretaría de Salud del
Distrito Federal, que se encuentren en el interior del inmueble ubicado en la calle de
Xocongo 225.
• El horario de recepción de correspondencia será de 09:00 a 18:00 horas, en días
hábiles. Tratándose de la notificación de autos y resoluciones judiciales, el horario de
recepción será de 7:00 a 19:00 horas.
• El mecanismo de control en medio electrónico para dar seguimiento administrativo de
la gestión a la que den lugar los documentos de entrada y salida es el sistema
informático denominado “Control de Gestión”.
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Procedimiento 4.1 Control de Gestión
• Los documentos que generen las áreas entre sí, tanto de correspondencia de entrada
como de salida o cuya gestión la efectúe el área competente de manera directa,
cumplirán con los requisitos de comunicación formal, que permitan una entrega
eficiente y expedita, contendrán, entre otros elementos: logotipo, destinatario, cuerpo
del documento, remitente, firma autógrafa del servidor público y fecha.
• Si la correspondencia que se presente en la Oficialía de Partes de la Dependencia,
está dirigida a una autoridad distinta, y/o no se cuenta con las facultades para su
atención, deberá orientarse al interesado sobre la autoridad competente a la que se
debe enviar. Para el cumplimiento de esta disposición se deberá considerar el cargo y
no el nombre del servidor público que lo ejerce.
• En los casos en que la correspondencia se acompañe de anexos en cualquier tipo de
soporte material, estos tendrán que ser verificados, en el supuesto de no encontrarse
algunos de los anexos, deberán señalarse expresamente en el “Acuse de Recibo”.
• En los casos en que la correspondencia sea entregada en sobre cerrado, se limitará a
acusar de recibido copia de la carátula del mismo, sin verificar su contenido, salvo que
el interesado presente como “Acuse de Recibo” una copia del contenido del sobre, en
cuyo caso la Oficialía de Partes procederá a abrir el sobre para recibir de conformidad
su contenido.
• Los datos que el personal de la Oficialía de Partes debe capturar en el sistema
informático denominado “Control de Gestión” son: número identificador o folio
consecutivo de ingreso, fecha de recepción, fecha de elaboración del documento, breve
descripción del asunto y en su caso si se acompaña de anexos, tipo de documento,
nombre del remitente, nombre y cargo del destinatario, e indicar si cuenta con copias
de conocimiento.
• Los documentos de término provenientes de la autoridad competente (Derechos
Humanos, Juzgados, Ministerios Públicos, etc.) se registran y turnan de forma
inmediata al área responsable sin esperar a la distribución normal quedando inscrito en
el listado correspondiente.
• Los documentos deberán ser entregados el mismo día que se reciben, por lo que se
procederá a la distribución de la correspondencia de entrada al área destinataria,
mediante tres emisiones de reportes de entrega de documentación con una diferencia
aproximada de 4 horas; no obstante aquella documentación que sea recibida después
de las 17:00 horas será entregada al día siguiente toda vez que es necesario realizar el
procedimiento antes señalado.
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Procedimiento 4.1 Control de Gestión
• La correspondencia de salida se registrará de igual manera que el procedimiento de
entrada, con la salvedad de que ésta, será entregada al día hábil siguiente de su
recepción; en los casos que no sea entregada a su destinatario, será devuelta al
remitente, haciendo constar en el mismo documento la razón correspondiente.
• El titular de la Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información
Pública deberá emitir y enviar trimestralmente el Listado de Documentos Pendientes de
Respuesta para conocimiento de las instancias receptoras, con base en los registros
del sistema de Control de Gestión.
• El titular de la Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información
Pública deberá elaborar un Informe Bimestral de Documentos Gestionados y entregarlo
al titular de la Secretaria de Salud del Distrito Federal para su conocimiento.
• Se entenderá por “Instancia Solicitante” a toda Institución externa de los sectores
público, social, privado, Unidad Administrativa o Unidad Administrativa de Apoyo
Técnico Operativo adscrita a la Secretaría de Salud del Distrito Federal, que solicita
mediante un documento información o la gestión de algún trámite del ámbito de
responsabilidad de éstas.
• Se entenderá por “Instancia Receptora”, aquella que se encuentra adscrita a la
Secretaría de Salud del Distrito Federal, que es destinataria de alguna documentación
y que en su caso, genera a las instancias solicitantes, una respuesta derivada de la
gestión de su competencia.
• Se entenderá por documentación para “Conocimiento”, aquella de carácter informativo
para las instancias receptoras y que no requiere de respuesta por escrito.
• Se entenderá por documentación para “Respuesta”, aquella que requiere de
contestación por escrito a la instancia solicitante de parte de la instancia receptora.
• Las Unidades Administrativas y las Unidades Administrativas de Apoyo Técnico
Operativo adscritas a la Secretaría de Salud del Distrito Federal tendrán acceso en
línea a los asuntos de su competencia que están registrados en el sistema informático
denominado “Control de Gestión”.
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Año
4
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Procedimiento 4.1 Control de Gestión
• Se entenderá por “Control de Gestión” (Gestión Documental), al Sistema de
procedimientos que permite conducir el flujo informativo dentro de una institución,
mediante el cual los responsables administrativos se aseguran de que los asuntos por
ellos tratados se desahoguen con efectividad, prontitud, eficiencia y apego a derecho.
• Se entenderá por “Dependencia”, a todas las Unidades Administrativas y las Unidades
Administrativas de Apoyo Técnico Operativo adscritas a la Secretaría de Salud del
Distrito Federal.
• Se establecen tiempos variables en virtud de las necesidades de trabajo de las
diferentes áreas que intervienen en el desarrollo del procedimiento.
•
Las siglas referidas en el Diagrama de Flujo corresponden a las Unidades
Administrativas que intervienen en la descripción narrativa del procedimiento.
Subdirectora de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública
Lic. Alejandra Araceli Aguirre
Sosa
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Año
5
9
Procedimiento 4.1 Control de Gestión
4.1.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
Instancia Solicitante
Subdirección de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información
Pública
Oficialía de Partes
No.
Descripción de la Actividad
1
Presenta y entrega documentos en la Oficialía
de Partes de la Dependencia.
7
2
Tiempo
5
minutos
Recibe documentos, verifica que estén
2
dirigidos a alguna de las autoridades y/o áreas minutos
administrativas adscritas a la Dependencia.
¿Están dirigidos a las áreas o autoridades
adscritas a la Dependencia?
No
3
Informa y orienta al interesado y devuelve
documentos.
4
minutos
(Pasa al fin del procedimiento)
Sí
4
Recibe documentos, verifica que estén
5
completos, anota número de entrada, fecha y minutos
hora, sella original y copia, rubrica y entrega
acuse al interesado.
5
Registra datos requeridos del documento de
5
entrada en el sistema informático denominado minutos
Control de Gestión.
6
Ordena documentos de entrada por Instancia
5
Receptora.
minutos
7
Elabora listado de documentos describiendo
15
número de copias y anexo si los hay, para cada minutos.
una de las Instancias Receptoras.
8
Entrega documentación de entrada completa y
5
listado de documentos a las Instancias minutos
Receptoras.
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Año
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Procedimiento 4.1 Control de Gestión
4.1.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
7
Instancia Receptora
9
Recibe documentación de entrada, coteja
10
contra el listado de documentos, verifica que minutos
esté completa, firma de recibido en el listado de
documentos y lo entrega para su archivo a
Oficialía de Partes.
10
Analiza documento de entrada y determina si Variable
requiere respuesta.
¿Se requiere emitir respuesta?
No
11
Toma conocimiento del asunto, registra en el
5
sistema informático Control de Gestión como minutos
concluido y archiva.
(Pasa al fin del procedimiento).
Sí
Subdirección de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información
Pública
Oficialía de Partes
12
Atiende documentación de entrada, elabora Variable
respuesta, registra en el sistema informático
Control de Gestión y turna respuesta a Oficialía
de Partes.
13
Recibe documentación de respuesta, asigna
10
No. de folio de salida y registra en el sistema minutos.
de Control de Gestión.
14
Ordena la documentación de salida original y
5
copia como están marcadas, para entregar a la minutos
Instancia Solicitante, a través de los gestores
del área.
15
Organiza acuses de recibido, verifica la
10
entrega, y envía acuse original a la Instancia minutos
Receptora.
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De:
Año
7
9
Procedimiento 4.1 Control de Gestión
4.1.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
7
Instancia Receptora.
16
Recibe acuse original, firma de recibido y
5
entrega acuse de control interno a la Oficialía minutos
de Partes para validar la distribución.
Subdirección de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información
Pública
Oficialía de Partes
17
Recibe acuse de control interno validado y
2
archiva.
minutos
Fin del procedimiento
Subdirectora de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública
Lic. Alejandra Araceli Aguirre
Sosa
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De:
Año
8
9
Procedimiento 4.1 Control de Gestión
4.1.4 Diagrama de Flujo
2
Subdirección de Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública
Instancia
Solicitante
Instancia
Receptora
Oficialía de Partes
INICIO
2
Recibe, verifica que estén dirigidos a
alguna de las autoridades y/o áreas
administrativas.
1
Presenta y entrega documentos en la
Oficialía de Partes..
No
¿Están
dirigidos a las
áreas o autoridades
adscritas a la
Dependencia?
Sí
4
3
Informa y orienta al
devuelve documentos.
interesado
y
Recibe, verifica que estén completos,
anota número de entrada, sella original
y copia, rubrica y entrega acuse al
interesado.
9
Recibe documentación, coteja contra el
listado, verifica que esté completa,
firma y lo entrega para su archivo a
Oficialía de Partes.
5
Registra datos del documento de
entrada en el sistema informático
Control de Gestión.
1
10
Analiza documento
requiere respuesta.
6
y
determina si
Ordena documentos de entrada por
Instancia Receptora.
7
Elabora listado de documentos para
cada una de las Instancias Receptoras.
No
¿Generó respuesta
la documentación
presentada?
Sí
12
11
Toma conocimiento del asunto, registra
en el sistema Control de Gestión como
concluido y archiva.
Listado
Atiende
documentación,
elabora
respuesta,
registra en el sistema
Control de Gestión y turna respuesta a
Oficialía de Partes.
8
Entrega documentación y listado de
documentos
a
las
Instancias
Receptoras.
Respuesta
2
A
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De:
Año
9
9
Procedimiento 4.1 Control de Gestión
4.1.4 Diagrama de Flujo
Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina
de Información Pública
Oficialía de Partes
Instancia Receptora
A
13
Recibe respuesta, asigna No. de folio
de salida y registra en el sistema de
Control de Gestión.
14
Ordena la documentación de salida
original y copia para entregar a la
Instancia Solicitante, a través de
gestores..
15
16
Organiza acuses de recibido, verifica
la entrega, y envía acuse original a la
Instancia Receptora.
Recibe acuse, firma de recibido y
entrega a Oficialía de Partes para
validar la distribución.
17
Recibe acuse de
validado y archiva. .
control
interno
Subdirectora de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública
1
2
FIN
Lic. Alejandra Araceli Aguirre
Sosa
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Año
1
7
Procedimiento 4.2 Integración de Archivos en las Unidades Administrativas para su Traslado y
Resguardo en la Unidad de Archivo de Trámite
4.2.1. Objetivo General
Ordenar, clasificar, describir y valorar la información documental de los archivos de las
unidades administrativas de la Secretaría de Salud del Distrito Federal, para su traslado y
resguardo en la Unidad de Archivo de Trámite.
4.2.2 Políticas y/o Normas de Operación
• El titular de la Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información
Pública (SCAOIP) adscrita a la Oficina de la Secretaría de Salud del Distrito Federal
es responsable de la aplicación del presente procedimiento.
• El presente procedimiento es de observancia obligatoria para todo el personal
involucrado en el desarrollo del mismo.
• Para el tratamiento del procedimiento en materia de conformación de archivos y
expedientes, se apegará a lo establecido en la materia por la Circular Uno
“Normatividad en Materia de Administración de Recursos”, numeral 7. “Administración
de Documentos y Archivística” incisos 7.2, 7.3; 7.4; 7.5; 7.6; 7.7 y 7.8 y por la Ley de
Archivos del Distrito Federal, Título Segundo de la Organización y Funcionamiento de
los Sistemas Institucionales de Archivos del Distrito Federal, Capitulo IV. De los
Procesos Documentales y Archivísticos.
• El titular de la Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información
Pública, a través de la Unidad de Archivo de Trámite (UAT), es responsable del
resguardo y custodia de la información documental que se encuentre en sus
instalaciones, en los términos establecidos por la Ley de Archivos del Distrito Federal.
• La Unidad de Archivo de Trámite (UAT) indicará al área generadora la obligación de
garantizar la integridad y conservación de los expedientes y documentos en los
procesos de conformación y uso de archivos, conforme a la normatividad aplicable en
la materia.
• La Unidad de Archivo de Trámite, asesorará, apoyará y establecerá una coordinación
permanente con las unidades administrativas para la integración documental de sus
archivos, vigilando que estos se integren de conformidad con la normatividad
establecida. Indicará que sólo se integrará documentación original de entrada y
acuses de recibo.
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De:
Año
2
7
Procedimiento 4.2 Integración de Archivos en las Unidades Administrativas para su Traslado y
Resguardo en la Unidad de Archivo de Trámite
• La Unidad de Archivo de Trámite proporcionará los formatos denominados “Carátula de
Identificación del Expediente” para la identificación, localización y acceso de
expedientes; y el de “Inventario Documental” para la descripción de series
documentales y el control del acervo documental, éste deberá ser firmado por el
encargado de elaborar el inventario de la propia oficina, el titular del área generadora y
el responsable de la Unidad de Archivo de Trámite.
• Para la ordenación de archivos y acceso a la información, se aplicarán los conceptos
de fondo, sección, subsección, serie, subserie, valoración, vigencia e inventario
documental; así como de información pública y datos personales, para su eficiente
resguardo, localización y seguro acceso, conforme es establecido en la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública, Ley de Protección de Datos
Personales y la Ley de Archivos, todas del Distrito Federal.
• Se entiende por Área Generadora a las Unidades Administrativas y a las Unidades
Administrativas de Apoyo Técnico Operativo adscritas a la Secretaría de Salud del
Distrito Federal.
•
Las siglas referidas en el Diagrama de Flujo corresponden a las Unidades
Administrativas que intervienen en la descripción narrativa del procedimiento.
• Se entiende por “Unidad de Archivo de Trámite” a: la unidad responsable de la
administración de los documentos de archivo de uso cotidiano en trámite y necesarios
para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cada área administrativa.
• Se establecen tiempos variables en virtud de las necesidades de trabajo de las
diferentes áreas que intervienen en el desarrollo del procedimiento.
Subdirectora de Correspondencia,
Archivo y Oficina de Información Pública
Lic. Alejandra Araceli Aguirre Sosa
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De:
Año
3
7
Procedimiento 4.2 Integración de Archivos en las Unidades Administrativas para su Traslado y
Resguardo en la Unidad de Archivo de Trámite
4.2.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
Área Generadora
No.
1
Descripción de la Actividad
Tiempo
Solicita a la Unidad de Archivo de Trámite los
3
formatos correspondientes para realizar el
días
traslado de expedientes para su guarda y
custodia.
Subdirección
de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información
Pública
Unidad de Archivo de
Trámite
2
Recibe solicitud, proporciona los formatos y la 5 min.
asesoría respecto a los criterios y normas para
la integración de los expedientes con base en
la Ley de Archivos.
Área Generadora
3
Recibe asesoría y formatos.
4
Requisita los formatos, integra y ordena en 1 mes
cajas los expedientes conforme a las
indicaciones y normatividad establecida.
5
Entrega a la Unidad de Archivo de Trámite,
copia simple del inventario documental para
revisión de las series documentales.
6
Recibe inventario documental y da fecha para 10 min.
la revisión de la documentación.
7
Acude en la fecha programada al área 3 días
generadora, revisa la integración de los
expedientes cotejando con el inventario
documental.
Subdirección
de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información
Pública
Unidad de Archivo de
Trámite
7
¿Están
correctamente
expedientes?
No
1 día
integrados
los
1 día
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Página:
De:
Año
4
7
Procedimiento 4.2 Integración de Archivos en las Unidades Administrativas para su Traslado y
Resguardo en la Unidad de Archivo de Trámite
4.2.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
Área Generadora
No.
8
9
Descripción de la Actividad
Tiempo
Anota en el inventario las inconsistencias 1 hora
detectadas, entrega al Área Generadora y
asesora sobre las mismas para su corrección,
indicando conservar el ejemplar en donde se
realizaron las anotaciones para su posterior
verificación.
7
Recibe, corrige inconsistencias y regresa a la
Unidad de Archivo de Trámite, inventario
documental sin firmas para su revisión.
5
días
(Regresa a la actividad No. 6)
Sí
Subdirección
de
Correspondencia, Archivo
y Oficina de Información
Pública
Unidad de Archivo de
Trámite
Área Generadora
10
Otorga Visto Bueno, encinta caja para evitar 30 min.
que se altere su contenido, anota sobre el lomo
de la caja la fecha, el nombre del archivónomo
y firma de revisión.
11
Indica que la información documental deberá 15 min.
ser enviada al titular de la Subdireccion de
Correspondencia, Archivo y OIP, por oficio y
anexando dos juegos originales del inventario
documental debidamente firmados por el titular
del área generadora y en dispositivo
electrónico.
12
Recibe inventario documental, firma el servidor 15 min.
público encargado de elaborar el inventario
documental y el titular del área generadora.
13
Envía por oficio a la Unidad de Archivo de
Trámite, dos ejemplares originales y en archivo
magnético del inventario documental, asi como
las cajas con los expedientes.
1 día.
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Página:
De:
Año
5
7
Procedimiento 4.2 Integración de Archivos en las Unidades Administrativas para su Traslado y
Resguardo en la Unidad de Archivo de Trámite
4.2.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Subdirección
de 14
Correspondencia, Archivo
y Oficina de Información
Pública
Unidad de Archivo de
Trámite
15
Subdirectora de Correspondencia,
Archivo y Oficina de Información
Pública
Lic. Alejandra Araceli Aguirre Sosa
Descripción de la Actividad
Tiempo
Recibe y verifica que el inventario contenga las 15 min.
firmas y procede a firmar el inventario.
7
Anota el número consecutivo de entrada en la 15 min.
“Bitácora de Registro de Números de Entrada”
de la Dependencia que resguarda su
información; al oficio y a cada una de las cajas,
de la siguiente manera: cinco literales (SESAT),
tres dígitos para el orden de entrada y tres para
el año de recepción.
16
Anota en “Libreta de Registro” la fecha de 15 min.
recepción de la documentación, el número de
entrada, la denominación del área generadora,
el número de cajas, la clave de ubicación
topográfica, el período recibido, la serie
documental, nombre del responsable del Área
Generadora y observaciones.
17
Entrega al área generadora acuse de recibido, 15 min.
indicando el número de entrada con el que
podrá
solicitar
la
consulta
de
su
documentación.
18
Coloca las cajas de acuerdo a la ubicación 1 hora
topográfica asignada.
19
Informa al titular de la Subdirección de variable
Correspondencia, Archivo y Oficina de
Información Pública, sobre las transferencias
efectuadas.
Fin del procedimiento
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Procedimiento
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Página:
De:
6
7
4.2 Integración de Archivos en las Unidades Administrativas para su Traslado y
Resguardo en la Unidad de Archivo de Trámite
4.2.4 Diagrama de Flujo
Subdirección de Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública
Unidad de Archivo de Trámite
Área
Generadora
INICIO
2
1
Recibe
solicitud,
proporciona
los
formatos y la asesoría para la
integración de los expedientes con
base en la Ley de Archivos
Solicita a la Unidad de Archivo de
Trámite los formatos correspondientes
para realizar su guarda y custodia.
1
3
Recibe asesoría y formatos.
6
Recibe inventario documental y da
fecha
para
la
revisión
de
la
documentación.
4
7
Requisita los formatos, ordena en cajas
conforme
a
las
indicaciones
y
normatividad establecida.
Acude en la fecha programada al área
generadora, revisa
la integración
cotejando con el inventario documental.
Formatos
5
Entrega a la Unidad de Archivo de
Trámite, copia simple para revisión de
las series documentales.
No
¿¿Están correctamente
integrados los
expedientes?
Sí
10
Otorga Visto Bueno, encinta caja, anota
sobre el lomo de la misma la fecha, el
nombre del archivónomo y firma de
revisión.
8
Anota las inconsistencias detectadas y
indica conservar el ejemplar en donde
se realizaron las anotaciones para su
posterior verificación.
9
Recibe, corrige inconsistencias y
regresa inventario documental sin
firmas para su revisión.
1
Año
11
Indica que la información documental
deberá ser enviada a la Subdirección
de Correspondencia, Archivo y OIP,
anexando dos juegos originales y en
dispositivo electrónico.
A
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Página:
De:
Año
7
7
4.2 Integración de Archivos en las Unidades Administrativas para su Traslado y
Resguardo en la Unidad de Archivo de Trámite
4.2.4 Diagrama de Flujo
Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina
de Información Pública
Unidad de Archivo de Trámite
Área
Generadora
A
14
12
Recibe y verifica que el inventario
contenga las firmas y procede a firmar
el inventario.
Recibe inventario, firma el encargado
de elaborar el inventario documental y
el titular del área generadora.
17
15
13
Envía a la Unidad de Archivo de
Trámite, dos ejemplares originales y
en archivo magnético del inventario
documental y las cajas con los
expedientes.
2-0
Entrega al área acuse, indicando el
número con el que podrá solicitar la
consulta de su documentación.
Anota el número de entrada en la
“Bitácora
de
Registro”
de
la
Dependencia que resguarda las
cajas, (SESAT), tres dígitos para el
orden de entrada y tres para el año de
recepción.
Oficio
Inventario
18
Coloca las cajas de acuerdo a la
ubicación asignada.
16
Anota la fecha, el número de entrada,
el área generadora, el número de
cajas, la ubicación, el período, la
serie, nombre del responsable del
Área Generadora y observaciones.
19
Informa a la Subdirección de
Correspondencia, Archivo y Oficina
de Información Pública, sobre las
transferencias efectuadas.
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Archivo y Oficina de Información
Pública
Lic. Alejandra Araceli Aguirre Sosa
FIN
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Año
1
9
4.3 Transferencia Primaria y Recepción de los Expedientes de las Unidades
Administrativas y/o Unidades Médicas a la Unidad de Archivo de Concentración
4.3.1. Objetivo General
Garantizar que la documentación que cumplió con su periodo de trámite o gestión y deje de
tener utilidad inmediata para las actividades administrativas y operacionales de las
Unidades Administrativas y/o Unidades Médicas de la Secretaría de Salud del Distrito
Federal, sea transferida sistemáticamente a la Unidad de Archivo de Concentración para su
resguardo precautorio y consulta esporádica hasta el vencimiento de sus valores primarios.
4.3.2 Políticas y/o Normas de Operación
• La Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública
(SCAOIP) adscrita a la Oficina de la Secretaría de Salud es responsable de la
aplicación del presente procedimiento.
• El presente procedimiento es de observancia obligatoria para todo el personal
involucrado en el desarrollo del mismo.
• Para el tratamiento del presente procedimiento, se apegará a lo establecido en la
materia por la Circular Uno “Normatividad en Materia de Administración de Recursos”,
apartado 7 “Administración de Documentos y Archivística” en su inciso 7.5. De los
Procesos Archivísticos; 7.6. De los Instrumentos de Control Archivístico; y 7.8 De los
Archivos de Trámite; y por la Ley de Archivos del Distrito Federal, Título Segundo. De
la Organización y Funcionamiento de los Sistemas Institucionales de Archivos del D.F.,
Capitulo IV De los Procesos Documentales y Archivísticos.
• Conforme al numeral 7.5.11. De los Procesos Archivísticos, de la Circular Uno
“Normatividad en Materia de Administración de Recursos”, el artículo 4º de la Ley de
Archivos del Distrito Federal, se deberá entender por transferencia primaria al proceso
de traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica del Archivo
de Trámite al Archivo de Concentración, y se llevará a cabo haciendo uso del
instrumento archivístico de inventario documental.
• Las Unidades de Archivo de Trámite de las áreas administrativas y los Archivos de
Trámite de las Unidades Médicas de la Secretaría de Salud del Distrito Federal,
deberán transferir la documentación a la Unidad de Archivo de Concentración, una vez
cumplido con sus vigencias documentales.
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4.3 Transferencia Primaria y Recepción de los Expedientes de las Unidades
Administrativas y/o Unidades Médicas a la Unidad de Archivo de Concentración
• El titular de la Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información
Pública, a través de la Unidad de Archivo de Trámite (UAT), es responsable del
traslado, resguardo y custodia de la información documental que se encuentre en sus
instalaciones, en los términos establecidos por la Ley de Archivos del Distrito Federal.
• Aplicará para la ordenación de archivos y acceso a la información, los conceptos de
fondo, sección, subsección, serie, subserie, valoración, vigencia e inventario
documental; así como de información pública y datos personales para su eficiente
resguardo, localización y seguro acceso, conforme se establece en la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública, la Ley de Protección de Datos
Personales, y la Ley de Archivos, todas del Distrito Federal.
• El área generadora, en el proceso de conformación y uso de expedientes, está
obligada a garantizar su integridad y conservación, y son responsables de la misma en
los términos del ejercicio de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de
los Servidores Públicos.
• La Unidad de Archivo de Trámite y de Concentración, asesorarán, apoyarán y
establecerán una coordinación permanente con las Unidades Administrativas y
Unidades Médicas de la Dependencia, para la integración documental de sus archivos,
y vigilarán que se realice de conformidad con la normatividad establecida.
• La Unidad de Archivo de Trámite y de Concentración deberá indicar a las áreas
generadoras identifiquen la información conforme a lo establecido en la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública, Ley de Protección de Datos
Personales, y la Ley de Archivos del Distrito Federal, todas del Distrito Federal.
• La Unidad de Archivo de Trámite y de Concentración proporcionará asesoría a las
áreas generadoras de documentos para la identificación, localización, y acceso a
expedientes el formato “Carátula de Identificación del Expediente”; por su parte, a
efecto de establecer el control del expediente por serie documental, anotará numero
consecutivo a cada uno de ellos, con el objeto de preservar su integridad, señalará que
deberán folear documento por documento, evitando el uso de clips o grapas, así como
ordenar la documentación de forma cronológica, es decir del año más reciente al más
antiguo.
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4.3 Transferencia Primaria y Recepción de los Expedientes de las Unidades
Administrativas y/o Unidades Médicas a la Unidad de Archivo de Concentración
• La Unidad de Archivo de Trámite y de Concentración deberá indicar a la Unidad
Médica, que de acuerdo a la NOM-004-SSA3-2012, el expediente clínico deberá
transferirse una vez que ha cumplido con el período de resguardo de 5 años, contados
a partir del último acto médico.
• La Unidad de Archivo de Trámite proporcionará el formato “Inventario de Transferencia
Primaria para unidades administrativas y/o Médicas” para la descripción de series
documentales, localización y control del acervo documental.
• El formato “Inventario de Transferencia Primaria para unidades administrativas y/o
Médicas” deberá ser firmado por el encargado de elaborar el inventario de la propia
oficina, el responsable de la Unidad de Archivo de Concentración y titular del área
generadora.
• En el caso de las Unidades de Trámite de las Unidades Médicas, tratándose de
expedientes clínicos, deberán rotular las cajas al frente y cara posterior, con los datos:
número de caja en relación con el total de ellas, Secretaría de Salud del Distrito
Federal, nombre del área generadora de la documentación, serie documental, años que
contiene cada caja.
• Para la integración de la serie documental expediente clínico, se deberán considerar
los siguientes criterios para las subseries:
Para el expediente clínico, expediente clínico por defunciones, expediente médico
legal:
• no se incluye carátula al expediente, se establece una por caja.
• no va foliado.
• se cuenta el total de fojas del que consta el expediente.
• inventariar uno a uno los expedientes.
• Además de las anteriores de forma particular para las subseries del expediente clínico,
se establecen los siguientes criterios:
Hojas de Urgencias, Hojas de Consulta Externa, Hojas de Referencia y
Contrareferencia.
• ordenar por mes del primero al último folio.
• ordenar por período: cuando se trate del envió por año se ordenaran por mes.
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9
4.3 Transferencia Primaria y Recepción de los Expedientes de las Unidades
Administrativas y/o Unidades Médicas a la Unidad de Archivo de Concentración
Recetas
• Relacionar en el Inventario de Transferencia Primaria, por paquete, ya sea por
semana, mes o año de acuerdo al volumen que genere cada unidad.
• Relacionar del primer al último folio de cada paquete.
• Cuantificar el número de fojas por paquete.
• Se entiende por “Unidad Médica correspondiente”, a la Red de Hospitales, Centros
Toxicologicos y la Torre Médica Tepepan adscritos a la Secretaría de Salud del Distrito
Federal.
• Se entiende por “Unidad de Archivo de Trámite”: a la unidad responsable de la
administración de los documentos de archivo de uso cotidiano en trámite y necesarios
para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cada área administrativa.
• Se entiende por “Unidad de Archivo de Trámite Correspondiente”: a las Unidades de
Archivo de Trámite de las Unidades Administrativas y a las Unidades de Archivo de
Trámite de la Unidad Médica Correspondiente.
• Se entiende por “Unidad de Archivo de Concentración”: a la unidad responsable de la
conservación precautoria (de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental)
de los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades
administrativas de los entes públicos y cuyos valores primarios de carácter
administrativo, legal y fiscal aún no prescriben.
• Se entiende por “Área Generadora” a las Unidades Administrativas y a las Unidades
Administrativas de Apoyo Técnico Operativo adscritas a la Secretaría de Salud del
Distrito Federal.
• Se entiende por “Transferencia Primaria” al Envío controlado y sistemático de
expedientes de consulta esporádica de la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de
Archivo de Concentración; así como del traslado controlado y sistemático de
documentos de la Unidad de Archivo de Concentración a la Unidad de Archivo Histórico
para su conservación permanente.
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De:
Año
5
9
4.3 Transferencia Primaria y Recepción de los Expedientes de las Unidades
Administrativas y/o Unidades Médicas a la Unidad de Archivo de Concentración
• En el caso de las Unidades de Archivo de Trámite de las Unidades Administrativas que
no cuentan en sus áreas con el espacio necesario para resguardar la documentación,
efectúan el traslado de su documentación, a un Área Central de Resguardo de Archivo
de Trámite, que cuenta con un responsable el cual vigila y efectúa la transferencia
primaria al archivo de concentración cuando la documentación ha cumplido su vigencia
documental.
• Se entiende por “Expediente” al conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un
método determinado y que tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y
estructura básica de una serie documental.
• El tiempo determinado como variable implica las actividades del área , en las cuales no
es posible establecer tiempos de respuesta.
•
Las siglas referidas en el Diagrama de Flujo corresponden a las Unidades
Administrativas que intervienen en la descripción narrativa del procedimiento.
Subdirectora de Correspondencia,
Archivo y Oficina de Información Pública
Lic. Alejandra Araceli Aguirre Sosa
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Procedimiento
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CORRESPONDENCIA, ARCHIVO Y
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01
Abril 2013
Página:
De:
Año
6
9
4.3 Transferencia Primaria y Recepción de los Expedientes de las Unidades
Administrativas y/o Unidades Médicas a la Unidad de Archivo de Concentración
4.3.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Unidad de Archivo de 1
Trámite Correspondiente
Subdirección
de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información
Pública
Unidad de Archivo de
Concentración
Descripción de la Actividad
Tiempo
Selecciona los expedientes que han cumplido variable
su período de gestión, los ordena de acuerdo a
los criterios normativos para cada serie y
subserie, y los coloca en cajas de archivo.
7
2
Elabora el
Primaria”.
“Inventario
de
3
Solicita por medio de oficio a la Unidad de variable
Archivo de Concentración, la revisión de los
expedientes y del inventario de transferencia
primaria para realizar el envió de las cajas.
4
Recibe solicitud, la revisa y programa visita a la 20 min
Unidad de Archivo de Trámite correspondiente.
5
Acude en la fecha programada, a la Unidad de
Archivo de Trámite correspondiente, revisa la
integración de expedientes e inventario de
transferencia primaria.
¿Están
correctamente
inventariados?
Transferencia variable
ordenados
1 día
e
No
Unidad de Archivo de
Trámite Correspondiente
6
Anota observaciones en el inventario, asesora
para la correcta integración y entrega para su
corrección.
1 día
7
Recibe
inventario,
lo
revisa,
realiza
correcciones y lo entrega nuevamente a la
Unidad de Archivo de Concentración para su
revisión.
1 día
(Regresa a la actividad No. 4)
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De:
Año
7
9
4.3 Transferencia Primaria y Recepción de los Expedientes de las Unidades
Administrativas y/o Unidades Médicas a la Unidad de Archivo de Concentración
4.3.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Subdirección
de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información
Pública
8
Unidad de Archivo de
Concentración
Descripción de la Actividad
Tiempo
7
Sí
Otorga Visto Bueno, firma el inventario, hace
anotaciones en caja y encinta.
1 día
9
Indica que se debe enviar con oficio dirigido al
10
titular de la Subdirección de Correspondencia, minutos
Archivo y Oficina de Información Pública, el
inventario de transferencia primaria con su
archivo electrónico.
Unidad de Archivo de
Trámite Correspondiente
10
Elabora oficio y envía al Archivo de
Concentración cajas con expedientes y dos
originales del inventario de transferencia
primaria, firmados por los responsables de la
Unidad de Archivo de Trámite correspondiente
y del titular del Área Generadora y en respaldo
magnético.
1 día
Subdirección
de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información
Pública
Unidad de Archivo de
Concentración
11
Recibe las cajas, inventario y soporte
magnético correspondiente, coteja los datos de
rotulación de las cajas contra los datos del
Inventario de Transferencia Primaria.
1 día
12
Otorga visto bueno y firma el Inventario de
Transferencia Primaria.
1 día
13
Consulta el consecutivo del número de entrada
en la “Bitácora de Registro de Números de
Entrada”; anota en oficio y en cada una de las
cajas, lo siguiente: Las siglas SEDESA
(Secretaría de Salud) y consonante “C”
(concentración), tres dígitos para el año de
recepción y tres para el orden de entrada
(número consecutivo).
1 día
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De:
Año
8
9
4.3 Transferencia Primaria y Recepción de los Expedientes de las Unidades
Administrativas y/o Unidades Médicas a la Unidad de Archivo de Concentración
4.3.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
7
14
Entrega
a
la
Unidad
de
Archivo 10 min
correspondiente el acuse del oficio y copia del
inventario de Transferencia Primaria e indica el
número de entrada con el que deberá solicitar
la consulta de su documentación, archiva
originales.
15
Anota en “Libreta de Registro” la fecha de 15 min
recepción de la documentación, el número de
entrada, la denominación del área generadora,
el número de cajas, la clave de ubicación
topográfica, el período recibido, la serie
documental, nombre del responsable del Área
Generadora y observaciones.
16
Asigna ubicación topográfica a las cajas y las 20 min
coloca.
Fin del procedimiento
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Archivo y Oficina de Información Pública
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9
9
Página:
De:
4.3 Transferencia Primaria y Recepción de los Expedientes de las Unidades
Administrativas y/o Unidades Médicas a la Unidad de Archivo de Concentración
Procedimiento
4.3.4 Diagrama de Flujo
Subdirección de Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública
Unidad de Archivo de Concentración
Unidad de Archivo de
Trámite
Correspondiente
INICIO
1
1
11
4
Recibe las cajas, inventario y soporte
correspondiente, coteja los datos contra
los datos del Inventario.
Recibe solicitud y programa visita a la
Unidad de Archivo de Trámite.
Selecciona los expedientes que han
cumplido su período de gestión, los
ordena de acuerdo a la normatividad y
los coloca en cajas de archivo.
2
5
Elabora el “Inventario de Transferencia
Primaria”.
12
Otorga visto bueno y firma el Inventario.
Acude en fecha programada, a la
Unidad de Archivo de Trámite, revisa la
integración de expedientes e inventario.
Inventario
3
13
Solicita a la Unidad de Archivo de
Concentración, la revisión de los
expedientes y del inventario para
realizar el envió de las cajas.
No
Oficio
7
Recibe inventario,
revisa,
realiza
correcciones y lo entrega a la Unidad
de Archivo de Concentración para su
revisión.
¿Están correctamente
ordenados e
inventariados?
Consulta en “Bitácora de Registro de
Números de Entrada”; anota en oficio y
en cajas: Las siglas SESA y
consonante “C”, tres dígitos para el año
y tres para el orden de entrada.
Sí
8
14
Otorga Visto Bueno, firma el inventario,
hace anotaciones en caja y encinta.
Entrega a la Unidad de Archivo el
acuse, copia y el número de entrada
para solicitar la consulta de su
documentación, archiva originales.
6
Anota observaciones en el inventario,
asesora y entrega para su corrección.
9
Indica que se debe enviar inventario
con oficio dirigido a la Subdirección de
Correspondencia, Archivo y Oficina de
Información Pública, con su archivo
electrónico.
1
15
Anota la fecha, el número de entrada, el
área generadora, el número de cajas, la
clave de ubicación, el período, la serie,
nombre del responsable del Área
Generadora y observaciones.
16
Asigna ubicación a las cajas y las
coloca.
10
Elabora oficio y envía cajas y dos
originales del inventario, firmados por
los responsables de la Unidad de
Archivo de Trámite y del Área
Generadora y en respaldo magnético.
Oficio
Subdirectora de Correspondencia,
Subdirectora
de
Archivo y Oficina
de Información
Pública
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública
Lic. Alejandra Araceli Aguirre Sosa
FIN
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1
6
4.4 Control de Consulta y Préstamo de Expedientes
4.4.1. Objetivo General
Controlar la consulta y préstamo de expedientes de las áreas generadoras de la Secretaría
de Salud del Distrito Federal, a fin de que éstas cuenten con la información necesaria para
atender eficientemente su gestión y otorgar la información externa que proceda.
4.4.2 Políticas y/o Normas de Operación
• La Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública
(SCAOIP) adscrita a la Oficina de la Secretaría de Salud del Distrito Federal, a través
de la Unidad de Archivo de Trámite y de la Unidad de Archivo de Concentración es la
responsable de la aplicación del presente procedimiento.
• El presente procedimiento es de observancia obligatoria para todo el personal
involucrado en el desarrollo del mismo.
• El área generadora en el proceso de consulta y uso de expedientes, está obligada a
garantizar su integridad y conservación, siendo responsable de la misma en los
términos del ejercicio de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los
Servidores Públicos.
• Para la aplicación de este procedimiento, se apegará a lo establecido en la materia
por la Circular Uno “Normatividad en Materia de Administración de Recursos“,
apartado 7. “Administración de Documentos y Archivística” 7.5. De los Procesos
Archivísticos; 7.6. De los Instrumentos de Control Archivístico; 7.7. De los Archivos de
Oficina; y 7.8 De los Archivos de Trámite; y por la Ley de Archivos del Distrito Federal,
Título Segundo. De la Organización y Funcionamiento de los Sistemas Institucionales
de Archivos del D.F., Capitulo IV. De los Procesos Documentales y Archivísticos.
• La Unidad de Archivo de Trámite de la Dependencia y los Archivos de Trámite de las
Unidades Hospitalarias transfieren su documentación a la Unidad de Archivo de
Concentración, una vez que ha cumplido su vigencia de resguardo de dos años en la
primera y de cinco años en la segunda.
• Para que sea otorgado el servicio de préstamo y/o consulta tanto por la Unidad de
Archivo de Trámite como por la Unidad de Archivo de Concentración, el personal
designado por el área generadora, presentará credencial del trabajador, con número
de empleado, oficio e inventario documental que contiene el número de entrada con el
que será localizado el (los) expediente(s) solicitados.
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2
6
4.4 Control de Consulta y Préstamo de Expedientes
• El préstamo de expedientes se efectuará por un período maximo de treinta días
naturales, y en caso de requerir más tiempo el área generadora deberá renovarlo a su
vencimiento. En el caso de que el área generadora requiera conservar
permanentemente un expediente, deberá efectuar por oficio el aviso respectivo al
titular de la Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información
Pública.
• El préstamo de expedientes se llevará a cabo mediante la requisitación del “Vale de
Préstamo”, que será firmado por el responsable de la Unidad de Archivo de Trámite o
en su caso, por el de la Unidad de Archivo de Concentración, así como del área
solicitante.
• La solicitud de préstamo o consulta de expedientes al Archivo de Concentración, se
deberá realizar mediante oficio dirigido al titular de la Subdirección de
Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública.
• Se entiende por “Área Generadora” a las Unidades Administrativas y a las Unidades
Administrativas de Apoyo Técnico Operativo adscritas a la Secretaría de Salud del
Distrito Federal.
• Se entiende por “Expediente” al conjunto de documentos ordenados de acuerdo con
un método determinado y que tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y
estructura básica de una serie documental.
• Se entiende por “Unidad de Archivo Correspondiente” a la Unidad de Archivo de
Trámite y a la Unidad de Archivo de Concentración.
• Se entiende por “Usuario” a cualquier persona que consulta información.
• Las siglas referidas en el Diagrama de Flujo corresponden a las Unidades
Administrativas que intervienen en la descripción narrativa del procedimiento.
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Procedimiento 4.4 Control de Consulta y Préstamo de Expedientes
4.4.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Subdirección
de 1
Recibe del área generadora solicitud de
10
Correspondencia, Archivo y
préstamo de expedientes por medio de oficio minutos
Oficina de Información
e Inventario Documental correspondiente.
Pública
Unidad de Archivo
Correspondiente
2
Coteja en la “Libreta de Registro de número
10
de entrada de la Dependencia”, la ubicación minutos
topográfica en donde se encuentra la
documentación.
7
3
Localiza caja y extrae expediente.
4
Requisita “Vale de Préstamo” en original y dos
15
copias con los datos correspondientes, e minutos
indica al solicitante la fecha límite que tiene
(de treinta días naturales) para regresar el
expediente.
5
Entrega expediente al solicitante, le solicita
5
firma de recibido en “Vale de Préstamo” y le minutos
entrega primera copia del vale.
6
Integra original del vale en la carpeta “Vales
5
de Préstamo Vigentes” y la segunda copia del minutos
vale en la caja donde se extrajo el expediente.
7
Anota en la “Libreta de Control de Vales”:
15
número de folio del vale, fecha de préstamo, minutos
fecha de devolución, Nombre del Área
Generadora, número de entrada, número de
caja; nombre del expediente, número de fojas
del expediente; nombre del usuario solicitante,
nombre de quien entrega y observaciones.
¿Regresó el usuario del Área Generadora el
expediente en la fecha límite del préstamo?
No
20
minutos
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4
6
Procedimiento 4.4 Control de Consulta y Préstamo de Expedientes
4.4.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
8
Informa vía telefónica al usuario del área
15
generadora el vencimiento del periodo de minutos
consulta, e indica debe devolver el expediente
o renovar el periodo de préstamo.
7
Área Generadora
9
Acude
a
la
Unidad
de
Archivo
30
correspondiente, entrega el vale caduco y minutos
solicita renovación del plazo de préstamo.
10
20
Recibe copia del vale vencido, requisita un
vale nuevo con los datos del anterior y nueva minutos
fecha de préstamo, entrega copia al usuario y
registra en la libreta “Registro de Vales de
Préstamo”, con fecha de préstamo actualizada
y archiva.
Usuario
Subdirección
de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información
Pública
Unidad de Archivo
Correspondiente
(Regresa a la actividad No. 6)
Sí
11
Recibe expediente, revisa que el mismo esté
15
completo
y
que
la
documentación minutos
corresponda con lo descrito en el “Vale de
Préstamo”.
¿Corresponde la documentación
descripción del “Vale de Préstamo”?
con
la
No
Área Generadora
Usuario
12
Notifica al área generadora que la
10
documentación no corresponde o no está minutos
completa y que debe subsanar esa situación.
13
Devuelve la documentación correcta
y
completa
a
la
Unidad
de
Archivo
correspondiente.
(continúa en actividad 14)
1
día
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Página:
De:
Año
5
6
Procedimiento 4.4 Control de Consulta y Préstamo de Expedientes
4.4.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
7
Subdirección
de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información
Pública
Unidad de Archivo
Correspondiente
14
Sí
Extrae original del vale de la “Carpeta Vales
20
de Préstamo Vigentes” sella original y copia minutos
con la leyenda “Entregado” y fecha, entrega
copia al usuario y registra datos de entrega en
la libreta “Registro de vales de Préstamo”.
15
20
Ubica topográficamente la caja de origen del
expediente, extrae segunda copia del vale de minutos
préstamo y coloca el expediente en la caja.
16
Anota en segunda copia del vale de préstamo
15
la fecha de devolución del expediente, escribe minutos
la leyenda de “Entregado” y archiva junto con
el original en el bibliorato de “Vales de
Devolución”.
Fin del procedimiento
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Archivo y Oficina de Información Pública
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6
Página:
De:
Procedimiento 4.4 Control de Consulta y Préstamo de Expedientes
4.4.4 Diagrama de Flujo
Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública
Unidad de Archivo Correspondiente
Área Generadora
Usuario
INICIO
1
7
Anota en la “Libreta de Control de
Vales”:
número de folio, fecha de
préstamo, fecha de devolución, nombre
del usuario, nombre de quien entrega y
observaciones.
Recibe solicitud de préstamo de
expediente por medio de oficio e
Inventario Documental correspondiente.
2
¿Regresó
el usuario del Á.G.
el exp. en la fecha
límite?
Sí
Coteja en la “Libreta de Registro”, la
ubicación en donde se encuentra la
documentación.
No
8
11
Recibe expediente, revisa que esté
completo y que la documentación
corresponda con lo descrito en el “Vale
de Préstamo”.
3
9
Acude a la Unidad de Archivo
correspondiente,
entrega el vale
caduco y solicita renovación del plazo
de préstamo.
Informa vía telefónica al usuario del
área generadora el vencimiento del
periodo de consulta, e indica debe
devolver el expediente o renovar el
periodo de préstamo.
Localiza caja y extrae expediente.
10
3
4
Requisita “Vale de Préstamo” en
original y dos copias, e indica al
solicitante la fecha límite que tiene para O-2
regresar el expediente..
Recibe copia del vale, requisita un vale
nuevo con fecha de préstamo, entrega
copia y registra en la libreta, con fecha
de préstamo actualizada y archiva.
No
¿Corresponde
la docu. con la
descripción del “Vale
de P.”?
Sí
V: P.
V. P.
12
14
Notifica al área generadora que no
corresponde o no está completa y que
debe subsanar esa situación.
Extrae vale, sella original y copia con
leyenda “Entregado” y fecha, entrega
copia y registra datos de entrega en la
libreta.
1
2
5
Entrega expediente, solicita firma de
recibido en “Vale de Préstamo” y
entrega primera copia del vale.
13
15
Ubica la caja de origen del expediente,
extrae segunda copia del vale de
préstamo y coloca el expediente en la
caja.
Devuelve documentación correcta y
completa a la Unidad de Archivo
correspondiente.
2
1
16
6
Integra el vale en la carpeta “Vales
de Préstamo Vigentes” y la copia del
vale en la caja donde se extrajo el
expediente.
Anota en segunda copia del vale la
fecha
de
devolución,
escribe
“Entregado” y archiva junto con el
original en el bibliorato de “Vales de
Devolución”.
FIN
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y Oficina de Información
Pública
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Sosa
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Año
1
9
4.5 Elaboración, Actualización y Difusión de Instrumentos de Descripción
Archivística
4.5.1. Objetivo General
Elaborar, actualizar y difundir los instrumentos de descripción archivística necesarios
para garantizar el adecuado funcionamiento de la Unidad de Archivo de la Subdirección
de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública para el control, de la
documentación generada y recibida en el Ente Obligado.
4.5.2 Políticas y/o Normas de Operación
• La Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública
(SCAOIP) adscrita a la Oficina de la Secretaría de Salud del Distrito Federal es
responsable de la aplicación del presente procedimiento.
• El presente procedimiento es de observancia obligatoria para todo el personal
involucrado en el desarrollo del mismo.
• Para la aplicación del procedimiento, se apegará a lo establecido en la materia por la
Circular Uno “Normatividad en Materia de Administración de Recursos“, apartado 7
“Administración de Documentos y Archivística” 7.5. De los Procesos Archivísticos; 7.6.
De los Instrumentos de Control Archivístico; 7.7. De los Archivos de Oficina; y 7.8 De
los Archivos de Trámite; por la Ley de Archivos del Distrito Federal, Título Segundo.
De la Organización y Funcionamiento de los Sistemas Institucionales de Archivos del
D.F., Capitulo IV. De los Procesos Documentales y Archivísticos; por la Ley de
Protección de Datos Personales del Distrito Federal, Titulo Segundo. De la Tutela de
Datos Personales; y por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
del Distrito Federal. Artículo 14, fracción XIII.
• La Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública, es la
responsable de presentar para su aprobación ante el Comité Técnico Interno de
Administración de Documentos (COTECIAD) de la Secretaría de Salud del Distrito
Federal, los Lineamientos Generales para la Integración de Archivos, el Instructivo de
traslado al Archivo de Trámite y transferencia documental al Archivo de
Concentración, asimismo, los instrumentos de descripción archivísticos para que sean
avalados y posteriormente difundidos a las áreas generadoras, dichos instrumentos
son:
• Cuadro General de Clasificación.
• Catálogo de Disposición Documental.
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Página:
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Año
2
9
4.5 Elaboración, Actualización y Difusión de Instrumentos de Descripción
Archivística
•
El COTECIAD es el Órgano Técnico Consultivo de Instrumentación y
retroalimentación de la normatividad aplicable en materia de archivos, integrado por
los titulares de la Unidad de Archivo de Trámite, Unidad de Archivo de Concentración
y por aquellas personas que por su experiencia y función dentro de la Dependencia,
son consideradas necesarias para promover y garantizar la correcta administración
de documentos y gestión de la Dependencia.
•
Se entiende por “Área Generadora” a las Unidades Administrativas y a las Unidades
Administrativas de Apoyo Técnico Operativo adscritas a la Secretaría de Salud del
Distrito Federal.
•
Se entiende por “Unidad de Archivo Correspondiente”, a la Unidad de Archivo de
Trámite y a la Unidad de Archivo de Concentración.
•
Las siglas referidas en el Diagrama de Flujo corresponden a las Unidades
Administrativas que intervienen en la descripción narrativa del procedimiento.
Subdirectora de Correspondencia, Archivo
y Oficina de Información Pública
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De:
Año
3
9
4.5 Elaboración, Actualización y Difusión de Instrumentos de Descripción
Archivística
4.5.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Subdirección de
1 Determina la necesidad de crear o actualizar los
1
Correspondencia, Archivo y
documentos de descripción archivística para
día
Oficina de Información
simplificar, adecuar y/o mejorar el funcionamiento
Pública
del área.
7
Subdirección de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información
Pública
Unidad de Archivo
Correspondiente
Subdirección de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información
Pública
2
Indica a los responsables de la Unidad de Archivo
Correspondiente para que elaboren nuevos
instrumentos archivísticos de apoyo operativo o la
actualización de los ya existentes, según el
diagnóstico situacional del área.
1
día
3
Reciben indicaciones y proceden a crear y/o
actualizar los instrumentos archivísticos de apoyo
operativo.
5
días
4
Entregan la actualización y/o los nuevos
20
instrumentos archivísticos al titular de la minutos
Subdirección de Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública.
1
Recibe instrumentos, los revisa, y analiza.
día
5
¿Son adecuados a las necesidades operativas del
Servicio?
No
Subdirección de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información
Pública
Unidad de Archivo
6
Devuelve los instrumentos a los responsables de
20
la Unidad de Archivo Correspondiente con minutos
observaciones y comentarios para su corrección.
7
Reciben instrumentos, analizan las observaciones,
proceden a su corrección conforme a indicaciones
y los regresan a la Subdirección de
Correspondencia, Archivo y Oficina de Información
Pública.
3
días
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Año
4
9
Página:
De:
4.5 Elaboración, Actualización y Difusión de Instrumentos de Descripción
Archivística
4.5.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa No.
Descripción de la Actividad
Correspondiente
(Regresa a la actividad No. 5)
Sí
Tiempo
7
Subdirección de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información
Pública
8
Otorga visto bueno a los instrumentos y los
20
presenta a los Miembros del Comité Técnico minutos
Interno de Administración de Documentos
(COTECIAD) para su aprobación.
Comité Técnico Interno de
Administración de
Documentos
9
Recibe instrumentos, revisa, analiza y determina
con base a las necesidades del servicio y a la
normatividad vigente.
¿Satisfacen las necesidades
normativas de la Institución?
operativas
1
día
y
No
10 Emite observaciones, comentarios y sugerencias
para la corrección de los instrumentos y entrega a
la Subdirección de Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública.
Subdirección de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información
Pública
1
día
11 Recibe instrumentos, analiza observaciones y los
20
regresa a los responsables de la Unidad de minutos
Archivo Correspondiente con recomendaciones
para su corrección.
Subdirección de
12 Reciben y proceden al análisis y corrección de los
Correspondencia, Archivo y
instrumentos conforme a las indicaciones, y los
Oficina de Información
regresa nuevamente al Comité Técnico Interno de
Pública
Administración de Documentos a través de la
Unidad de Archivo
Subdirección de Correspondencia, Archivo y
Correspondiente
Oficina de Información Pública
3
días
(Regresa a la actividad No. 9)
Sí
Comité Técnico Interno de
Administración de
13 Envía al Consejo General de Archivos del Distrito
20
Federal para
su aprobación
y
registro minutos
SECRETARIA DE SALUD
Dirección General de Planeación y Coordinación Sectorial
Procedimiento
MANUAL ADMINISTRATIVO
Día
Mes
SECRETARÍA DE SALUD
SUBDIRECCIÓN DE
CORRESPONDENCIA, ARCHIVO Y
OFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA
01
Abril 2013
Año
5
9
Página:
De:
4.5 Elaboración, Actualización y Difusión de Instrumentos de Descripción
Archivística
4.5.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
Documentos
Consejo General de
Archivos del Distrito
Federal
No.
Descripción de la Actividad
correspondiente.
14 Recibe, analiza y determina si procede
aprobación y registro correspondiente.
Tiempo
7
la
1
día
15 Devuelve instrumentos al Comité Técnico Interno
de Administración de Documentos de la Secretaría
de Salud con las observaciones para su
corrección.
1
hora
¿Procede el registro?
No
Comité Técnico Interno de
Administración de
Documentos
16 Recibe instrumentos con las observaciones y
20
remite a la Subdirección de Correspondencia, minutos
Archivo y Oficina de Información Pública para su
adecuación.
Subdirección de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información
Pública
17 Recibe y analiza conjuntamente con la Unidad de
Archivo Correspondiente las inconsistencias en los
instrumentos, corrigen y regresan a los Miembros
del Comité Técnico Interno de Administración de
Documentos.
2
días
(Regresa a la actividad No. 13)
Sí
Consejo General de
Archivos del Distrito
Federal
18 Aprueba los Instrumentos de Descripción
Archivística, emite registro y envía al presidente
del COTECIAD de la Secretaría de Salud.
1
día
Comité Técnico Interno de
Administración de
Documentos
19 Recibe y envía a la Subdirección de
20
Correspondencia, Archivo y Oficina de Información minutos
Pública para su difusión.
Subdirección de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información
20 Recibe los instrumentos aprobados y los entrega a
20
los responsables de la Unidad de Archivo minutos
Correspondiente para su difusión en las áreas
SECRETARIA DE SALUD
Dirección General de Planeación y Coordinación Sectorial
Procedimiento
MANUAL ADMINISTRATIVO
Día
Mes
SECRETARÍA DE SALUD
SUBDIRECCIÓN DE
CORRESPONDENCIA, ARCHIVO Y
OFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA
01
Abril 2013
Página:
De:
Año
6
9
4.5 Elaboración, Actualización y Difusión de Instrumentos de Descripción
Archivística
4.5.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Pública
generadoras.
Subdirección de
21 Recibe instrumentos y realiza los trámites
3
Correspondencia, Archivo y
necesarios para su difusión a las diferentes áreas
días
Oficina de Información
generadoras.
Pública
Unidad de Archivo
Correspondiente
7
Área Generadora
20
22 Reciben instrumentos para su aplicación en el
ámbito de su competencia.
minutos
Fin del procedimiento
Subdirectora de Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública
Lic. Alejandra Araceli Aguirre Sosa
SECRETARIA DE SALUD
Dirección General de Planeación y Coordinación Sectorial
Procedimiento
MANUAL ADMINISTRATIVO
Día
Mes
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SUBDIRECCIÓN DE
CORRESPONDENCIA, ARCHIVO Y
OFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA
01
Abril 2013
Página:
De:
Año
7
9
4.5 Elaboración, Actualización y Difusión de Instrumentos de Descripción
Archivística
4.5.4 Diagrama de Flujo
Subdirección de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información
Pública
Subdirección de
Correspondencia,
Archivo y Oficina de
Información Pública
7
Unidad de Archivo
Correspondiente
Comité Técnico Interno
de Administración de
Documentos de la
Secretaría de Salud
INICIO
2
3
1
Determina la necesidad
crear
o
actualizar
documentos para adecuar
mejorar el funcionamiento
área.
de
los
y/o
del
9
Recibe instrumentos, revisa
analiza y determina con base
en necesidades del servicio y
a la normatividad vigente.
Reciben
indicaciones
y
proceden a crear y/o actualizar
los instrumentos archivísticos
de apoyo operativo.
Instrumentos
2
4
Indica a los responsables de la
UAC para que elaboren nuevos
Instrumentos de. Apoyo, según
necesidades del área.
Entregan la actualización y/o
los
nuevos
instrumentos
archivísticos al titular de la
Subdirección
de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública.
Sí
¿Satisfacen las
necesidades operativas y
normativas de la
Institución?
No
3
13
10
Emite observaciones, para su
corrección y entrega a la
Subdirección
de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública.
1
5
Recibe
instrumentos,
revisa, y analiza. .
los
Envía al Consejo General de
Archivos del Distrito Federal
para su aprobación y registro..
Observaciones
Sí
¿Son adecuados a
las necesidades
del
Servicio?
No
A
6
8
Otorga visto bueno y los
presenta a los Miembros del
Comité (COTECIAD) para su
aprobación.
Devuelve los instrumentos a
los responsables de la Unidad
para su corrección.
7
Reciben instrumentos, analizan
las observaciones, proceden a
su corrección conforme a
indicaciones y los regresan a la
SCAyOIP
1
11
Recibe instrumentos, y los
regresa a la Unidad de Archivo
Correspondiente
con
recomendaciones
para su
corrección.
12
Recibe y corrige instrumentos y
los regresa al CTIAD, a través
de la SCAyOIP
2
SECRETARIA DE SALUD
Dirección General de Planeación y Coordinación Sectorial
Procedimiento
MANUAL ADMINISTRATIVO
Día
Mes
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CORRESPONDENCIA, ARCHIVO Y
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01
Abril 2013
Año
8
9
Página:
De:
4.5 Elaboración, Actualización y Difusión de Instrumentos de Descripción
Archivística
4.5.4 Diagrama de Flujo
7
Consejo General de Archivos del
Distrito Federal
Comité Técnico
Interno de
Administración de
Documentos de la
Secretaría de Salud
Subdirección de
Correspondencia,
Archivo y Oficina de
Información Pública
A
14
Recibe, analiza y determina si
procede la aprobación y registro
correspondiente.
16
17
Recibe instrumentos con las
observaciones y remite a la
Subdirección
de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública
para su adecuación
Sí
Recibe
y
analiza
conjuntamente con la U.A.C.
las inconsistencias en los
instrumentos,
corrigen
y
regresan a los Miembros del
COTECIAD.
No
¿Procede el registro?
3
18
Aprueba los Instrumentos de
Descripción Archivística, emite
registro y envía al presidente
del
COTECIAD
de
la
Secretaría de Salud.
15
Devuelve
instrumentos
al
Comité Técnico Interno de
Administración de Documentos
de la Secretaría de Salud con
las observaciones para su
corrección.
19
20
Recibe
y
envía
a
la
Subdirección
de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública
para su difusión.
Recibe
y
envía
a
la
Subdirección
de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública
para su difusión.
3
B
SECRETARIA DE SALUD
Dirección General de Planeación y Coordinación Sectorial
Procedimiento
MANUAL ADMINISTRATIVO
Día
Mes
SECRETARÍA DE SALUD
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CORRESPONDENCIA, ARCHIVO Y
OFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA
01
Abril 2013
Página:
De:
Año
9
9
4.5 Elaboración, Actualización y Difusión de Instrumentos de Descripción
Archivística
4.5.4 Diagrama de Flujo
7
Subdirección de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública
Unidad de Archivo Correspondiente
Área Generadora
B
21
Recibe instrumentos y realiza
los trámites necesarios para su
difusión a las diferentes áreas
generadoras.
22
Reciben instrumentos para su
aplicación en el ámbito de su
competencia.
FIN
Subdirectora de Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública
Lic. Alejandra Araceli Aguirre Sosa
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Procedimiento
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01
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Página:
De:
Año
1
16
4.6 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente, correo
electrónico institucional en la Oficina de Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del
Instituto de Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
7
4.6.1 Objetivo General
Atender las solicitudes de Información Pública en posesión o dentro del ámbito de la
competencia de la Secretaría de Salud del Distrito Federal, cuando ésta es presentada
personalmente, por escrito, verbalmente, correo electrónico institucional de la Oficina de
Información Pública o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del Instituto de
Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal,
dando así cumplimiento a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del
Distrito Federal.
4.6.2 Políticas y/o Normas de Operación
• La Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública
adscrita a la oficina de la Secretaría de Salud del Distrito Federal es responsable de la
correcta aplicación del presente procedimiento.
• El presente procedimiento es de observancia obligatoria para todo el personal
involucrado en el desarrollo del mismo.
• Cuando el particular presente su solicitud de acceso a la información pública
personalmente, por escrito, verbalmente o por correo electrónico institucional, deberá
aplicarse lo siguiente:
La Oficina de Información Pública registrará y capturará en el módulo manual de
INFOMEX-II el mismo día en que se presente, excepto cuando ésta se hubiese
presentado después de las quince horas o en día inhábil, en cuyo caso, el registro
se hará el día hábil siguiente.
La Oficina de Información Pública entregará al particular el acuse de recibo
generado por INFOMEX-II, el cual indicará la fecha de recepción de la solicitud,
así como el número de folio que le haya correspondido y precisará los plazos de
respuesta aplicables.
• En el caso que el particular desee ingresar su solicitud de información pública
mediante el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF), deberá aplicarse lo
siguiente:
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01
Abril 2013
Página:
De:
Año
2
16
4.6 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente, correo
electrónico institucional en la Oficina de Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del
Instituto de Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
7
Los agentes u operadores del Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales
del Distrito Federal, deberán capturar las solicitudes de información pública en el
módulo manual del Sistema INFOMEX-II, que serán remitidas a la Oficina de
Información Pública para ser tramitadas y gestionadas; realizando las
notificaciones y prevenciones directamente al solicitante, a través del medio
señalado por él para recibir notificaciones.
El horario de atención del Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF), será de
lunes a viernes de 9:00 a 18:00 hrs.
Para la captura de la solicitud el solicitante deberá proporcionar al operador los
datos que requiere el módulo manual INFOMEX-II (Nombre si así lo desea, el
ente obligado a quien va dirigida la solicitud, medio para recibir notificaciones, y
la modalidad de acceso a la información, la información solicitada, y si lo desea
la edad, escolaridad y en su caso ocupación). Una vez registrada la solicitud, el
operador proporcionará al usuario el número de folio de acuse de recibo y los
datos de la Oficina de Información Pública a la cual remitió su solicitud.
Advirtiéndole que deberá conservar y tener disponibles dichos datos para que
posteriormente pueda requerir información sobre el estado de su solicitud.
• La Oficina de Información Pública apoyará al solicitante en el llenado del formato
respecto a la información solicitada, subsanando las deficiencias cuando ésta no sea
precisa o no contenga todos los datos requeridos, informándole los medios de acceso
que existe para solicitar Información Pública.
• Registrada la solicitud, se verificará si cumple con los requisitos establecidos por el
artículo 47 de la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal, y/o
en el caso de que no sea precisa la solicitud, dentro de los cinco días hábiles
siguientes a aquel en que se tenga por recibida, se prevendrá al solicitante a través
de módulo electrónico INFOMEX-II, para que en un término de cinco días hábiles
aclare o complete la solicitud, en caso de no atenderla se tendrá por no presentada
en términos del artículo 32 de la Ley de la materia.
• Se notificará al solicitante la ampliación del plazo de la respuesta por una sola vez por
el volumen o complejidad de la información hasta por diez días hábiles más en
términos del artículo 51 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
del Distrito Federal, para lo cual se hará el registro en el módulo manual de
INFOMEX-II de la emisión de la ampliación.
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Dirección General de Planeación y Coordinación Sectorial
Procedimiento
•
MANUAL ADMINISTRATIVO
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CORRESPONDENCIA, ARCHIVO Y
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01
Abril 2013
Página:
De:
Año
3
16
4.6 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente, correo
electrónico institucional en la Oficina de Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del
Instituto de Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
7
En la notificación de las respuestas recaídas a las solicitudes, la Oficina de
Información Pública deberá indicar al solicitante que, en caso de estar inconforme
con la respuesta recibida, podrá interponer ante el Instituto de Acceso a la
Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, recurso de
revisión dentro de los quince días hábiles siguientes a aquel en el que surta efectos
la notificación de la respuesta.
• Cuando el Ente Obligado de que se trate no sea competente para entregar la
información o no la tenga por no ser de su ámbito, dentro de los cinco días hábiles
posteriores a aquel en que se tenga por recibida la solicitud, deberá comunicarlos al
solicitante y remitir la solicitud a la Oficina de Información Pública que corresponda,
de conformidad con lo establecido por el artículo 47 último párrafo de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal; la orientación
será registrada en el módulo manual de INFOMEX-II.
•
Se utilizará el módulo manual de INFOMEX-II para registrar y capturar la respuesta
recaída a la solicitud, notificándola al solicitante dentro de los diez días hábiles
siguientes a aquel en que se tenga por recibida la solicitud, observándose:
Si la respuesta otorga el acceso a la información, se deberá registrar y en su
caso calcular el pago de los derechos por la reproducción, el módulo electrónico
desplegará las fichas de pago respectivas, para que el particular realice el
depósito correspondiente en las instituciones Bancarias autorizadas.
Si la respuesta niega el acceso a la información por estar clasificada como de
acceso restringido, la Unidad Administrativa correspondiente deberá fundar y
motivar la clasificación en términos de los artículos 42 y 50 de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.
• Si la respuesta otorga el acceso a una versión pública de la información, por contener
partes o secciones reservadas o confidenciales, se deberá fundar y motivar la
clasificación respectiva, una vez aprobado por el Comité.
• Cuando el Comité determine la inexistencia de la información, expedirá una resolución
que la confirme y podrá ordenar que se genere cuando sea posible, y lo notificará al
solicitante a través de la Oficina de Información Pública así como al Órgano Interno de
Control del Ente Obligado, para los efectos legales conducentes.
SECRETARIA DE SALUD
Dirección General de Planeación y Coordinación Sectorial
Procedimiento
MANUAL ADMINISTRATIVO
Día
Mes
SECRETARÍA DE SALUD
SUBDIRECCIÓN DE
CORRESPONDENCIA, ARCHIVO Y
OFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA
01
Abril 2013
Página:
De:
Año
4
16
4.6 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente, correo
electrónico institucional en la Oficina de Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del
Instituto de Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
7
• Para efectos de las notificaciones éstas serán determinadas por el solicitante y podrán
ser: Personalmente en el domicilio de la Oficina de Información Pública; en el
domicilio señalado en el territorio del Distrito Federal; por correo electrónico; a través
de Sistema INFOMEX-II; y cuando no se indique, será por lista que se fijará en los
estrados de la Oficina de Información Pública, misma que surtirá efectos al siguiente
día de su publicación, debiendo permanecer en éstos durante el plazo concedido al
solicitante para ejercitar el derecho de que se trate, esto de conformidad con lo
dispuesto en los artículos 47 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública del Distrito Federal y 41 de su Reglamento.
• El Ente Obligado que responda favorablemente la solicitud de información deberá
notificar al interesado sobre el pago de derechos correspondientes a la reproducción
de la información solicitada. Una vez que el solicitante compruebe haber realizado el
pago, la Oficina de Información Pública deberá entregar la información en un plazo
que no deberá exceder de tres días hábiles, conforme al artículo 51 de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.
• En caso de que el solicitante no realice el pago de derechos dentro de los treinta días
hábiles siguientes a la recepción de la notificación, operará la caducidad del trámite,
de conformidad con lo dispuesto por el artículo 51 de la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, la Oficina de Información Pública
emitirá el Acuerdo de Caducidad, notificándose por lista de estrados.
• Se entiende por “Unidad Administrativa Competente” al área adscrita a la Secretaría
de Salud del Distrito Federal, dotada de atribuciones de decisión y ejecución.
• Las Áreas atenderán de manera total o parcial, en base a su ámbito de competencia,
las solicitudes de información pública que le sean canalizadas.
• Se entenderá por “Oficina de Información Pública”: Al área de apoyo técnico operativo
que apoya en la gestión de las solicitudes de Información Pública, así como de las
solicitudes para el acceso, rectificación, cancelación y oposición de datos personales
en posesión de los entes obligados, a cuya tutela estará el trámite de las mismas,
conforme a lo establecido en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública y la Ley Protección de Datos Personales ambas del Distrito Federal.
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Dirección General de Planeación y Coordinación Sectorial
Procedimiento
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01
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Página:
De:
Año
5
16
4.6 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente, correo
electrónico institucional en la Oficina de Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del
Instituto de Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
7
•
Se entiende por “INFOMEX II” al sistema electrónico mediante el cual las
personas podrán presentar sus solicitudes de acceso a la información pública y
de acceso, rectificación, cancelación y oposición de datos personales y es el
sistema único para el registro y captura de todas las solicitudes recibidas por los
entes públicos a través de los medios señalados en la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública del Distrito Federal y la Ley de Protección de
Datos Personales para el Distrito Federal, así como para la recepción de los
recursos de revisión interpuestos a través del propio sistema, cuyo sitio de
Internet es: www.infomexdf.org.mx.
•
Se entiende por “Comité” al Comité de Transparencia de la Secretaría de Salud
del Distrito Federal.
•
El “Comité” es el Órgano Técnico Consultivo que analiza, propone, vigila, asesora
y evalúa el cumplimiento en el ente correspondiente, de las disposiciones
normativas en materia de transparencia y acceso a la información pública, bajo
principios de legalidad y rendición de cuentas.
•
Se entiende por “Solicitante” a toda persona que presente solicitud de acceso a la
información pública o de acceso, rectificación, cancelación y oposición de datos
personales ante los entes públicos.
•
Las siglas referidas en el Diagrama de Flujo corresponden a las Unidades
Administrativas que intervienen en la descripción narrativa del procedimiento.
Subdirectora de Correspondencia, Archivo y
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Lic. Alejandra Araceli Aguirre Sosa
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01
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Página:
De:
Año
6
16
4.6 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente, correo
electrónico institucional en la Oficina de Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del
Instituto de Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.6.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Subdirección
de 1 Recibe solicitud de información pública por 5 min.
Correspondencia, Archivo
cualquiera de los medios establecidos, la registra en
y Oficina de Información
el módulo manual INFOMEX-II entregando al
Pública
particular (o enviando vía correo electrónico) el
Oficina de Información
acuse de recibo; o identifica solicitud ya registrada a
Pública
través del sistema INFOMEX-II, cuando ésta es
ingresada por el Centro de Atención Telefónica
(TEL-INFODF).
7
2
Analiza el contenido de la solicitud a efecto de 10 min.
determinar la competencia de la Secretaría de
Salud del Distrito Federal.
¿Es competencia de la Secretaría de Salud del
Distrito Federal?
No
3
Orienta al solicitante vía sistema INFOMEX-II 10 min.
indicándole cuales son las autoridades o instancias
competentes y en su caso, turna la solicitud a la
Oficina de Información Pública correspondiente.
(Pasa al fin del procedimiento)
Sí
Unidad Administrativa
Competente
4
Determina la Unidad Administrativa Competente,
20
canaliza la solicitud a ésta y en el caso, espera minutos
respuesta.
5
Recibe solicitud, analiza y determina si es clara y
20
precisa.
minutos
¿Es precisa?
Sí
6
Procede a integrar respuesta.
(Pasa a la actividad No.14)
1 día.
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CORRESPONDENCIA, ARCHIVO Y
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01
Abril 2013
Página:
De:
Año
7
16
4.6 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente, correo
electrónico institucional en la Oficina de Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del
Instituto de Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.6.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
7
No
Subdirección de
Correspondencia, Archivo
y Oficina de Información
Pública
Oficina de Información
Pública
7
Emite prevención y turna vía electrónica en sistema
INFOMEX-II a la Oficina de Información Pública.
1
Hora
8
Recibe prevención, analiza, registra en sistema
10
INFOMEX-II, notifica al solicitante y espera minutos
desahogo.
¿El Solicitante desahoga prevención?
No
9
Se tiene por no presentada la solicitud y finaliza la
gestión.
3 min.
(Pasa al fin del procedimiento).
Sí
10 Recibe desahogo de la prevención y remite a la
Unidad Administrativa Competente.
Unidad Administrativa
Competente
5 min.
11 Recibe desahogo y verifica que el solicitante haya 15 min.
cumplido con la prevención.
¿Satisface la prevención?
No
12 Remite solicitud a la Oficina de Información Pública
para que notifique al solicitante que no satisfizo el
desahogo de la prevención.
5 min.
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CORRESPONDENCIA, ARCHIVO Y
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01
Abril 2013
Página:
De:
Año
8
16
4.6 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente, correo
electrónico institucional en la Oficina de Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del
Instituto de Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.6.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Subdirección de
13 Recibe, notifica al solicitante y toma por no 10 min.
Correspondencia, Archivo
presentada la solicitud conforme al artículo 47 de la
y Oficina de Información
Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública
Pública del Distrito Federal.
Oficina de Información
Pública
(Pasa al fin del procedimiento)
7
Sí
Unidad Administrativa
Competente
14 Gestiona la respuesta correspondiente.
10 min.
¿La información es de oficio?
Sí
15
Subdirección de
16
Correspondencia, Archivo
y Oficina de Información
Pública
Oficina de Información
Pública
Emite la respuesta y envía
Información Pública.
a la Oficina de 60 min.
Recibe respuesta, la notifica al solicitante por el 30 min.
medio señalado para tal efecto, y le indica que la
información se encuentra publicada en el Portal de
Transparencia de la Secretaría.
(Pasa al fin del procedimiento).
No
Unidad Administrativa
Competente
17
Determina conforme a la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública del Distrito Federal
si requiere ampliación de plazo.
¿Requiere ampliación
respuesta?
Sí
del
plazo
para
emitir
5 min.
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MANUAL ADMINISTRATIVO
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01
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Página:
De:
Año
9
16
4.6 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente, correo
electrónico institucional en la Oficina de Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del
Instituto de Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.6.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
18 Solicita a la Oficina de Información Pública la 5 min.
ampliación del plazo.
7
Subdirección de
19 Recibe, registra en el Sistema INFOMEX-II y notifica 10 min.
al solicitante la ampliación del plazo y espera
Correspondencia, Archivo
y Oficina de Información
respuesta.
Pública
(Pasa a la actividad No. 20)
Oficina de Información
Pública
No
Unidad Administrativa
Competente
20 Determina si la información es pública, restringida o
inexistente.
5 min.
¿Es de acceso restringido?
No
21 Integra información.
30 min.
(Pasa a la actividad No. 28).
Sí
22 Remite al Comité la solicitud, así como los 10 min.
elementos necesarios para fundar y motivar dicha
clasificación.
Comité
23 Recibe y analiza la clasificación de acceso
restringido, emite resolución mediante la que:
confirma y niega el acceso; modifica la clasificación
y concede el acceso a una parte de la información; o
revoca la clasificación concede el acceso. Remite la
resolución a la Oficina de Información Pública.
1 día
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Año
10
16
4.6 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente, correo
electrónico institucional en la Oficina de Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del
Instituto de Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.6.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa No.
Descripción de la Actividad
Subdirección de
24 Recibe la resolución del Comité.
Correspondencia, Archivo
y Oficina de Información
Pública
Oficina de Información
Pública
¿La resolución modifica o revoca clasificación?
7
Tiempo
10 min.
No
25 Notifica resolución al solicitante de que la
información es de acceso restringido por el medio
señalado para tal efecto.
5 min.
(Pasa al fin del procedimiento).
Sí
26 Remite a la Unidad Administrativa Competente para
que proporcione la información conforme a la
Resolución.
Unidad Administrativa
Competente
27 Recibe
resolución y genera
consecuencia.
5 min.
información en 60 min.
28 Determina si requiere pago por reproducción de la
información.
5 min.
¿Requiere de pago?
No
29 Emite la respuesta y la envía
Información Pública.
a la Oficina de 10 min.
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Año
11
16
4.6 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente, correo
electrónico institucional en la Oficina de Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del
Instituto de Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.6.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
7
Subdirección de
30 Recibe respuesta, registra en el Sistema INFOMEX- 10 min.
II y notifica al solicitante por el medio señalado.
Correspondencia, Archivo
y Oficina de Información
(Pasa a la actividad No. 35)
Pública
Oficina de Información
Pública
Sí
Unidad Administrativa
Competente
31 Emite y envía la respuesta; con el requerimiento
de pago a la Oficina de Información Pública.
1
día
Subdirección de
32 Recibe la respuesta, calcula y notifica el pago de 10 min.
Correspondencia, Archivo
derechos por reproducción y genera la ficha de pago
y Oficina de Información
a través del Sistema INFOMEX-II y espera que el
Pública
interesado efectúe éste.
Oficina de Información
Pública
33 Notifica respuesta y entrega al interesado el recibo 10 min.
de pago de derechos por la reproducción.
¿El particular realizó el pago de derechos?
No
34 Opera la caducidad del trámite conforme al Artículo
51 de la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública del Distrito Federal, dicta el
Acuerdo y lo notifica por medio de lista en los
estrados de la Oficina de Información Pública.
(Pasa al fin del procedimiento)
Sí
5 min.
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4.6 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente, correo
electrónico institucional en la Oficina de Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del
Instituto de Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.6.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
35 Entrega la información al solicitante dentro del 10 min.
término señalado por la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.
7
Fin del procedimiento
Subdirectora de Correspondencia,
Archivo y Oficina de Información Pública
Lic. Alejandra Araceli Aguirre Sosa
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13
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Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente, correo
electrónico institucional en la Oficina de Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del
Instituto de Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.6.4 Diagrama de Flujo
Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina
de Información Pública
Unidad Administrativa
Competente
Oficina de Información Pública
INICIO
1
Recibe solicitud, la registra en el MM de
INFOMEX-II entregando acuse de
recibo;
o identifica
solicitud
ya
registrada en
sistema INFOMEX-II,
cuando ingresa por el Centro de
Atención Telefónica.
5
Recibe solicitud y determina si es clara
y precisa.
2
Analiza la solicitud a efecto de
determinar la competencia del ente
obligado.
No
Sí
¿Es precisa?
No
Sí
¿Es competencia de
la Secretaría de
Salud del Distrito
Federal?
4
3
Orienta al solicitante de las autoridades
competentes o en su caso, turna la
solicitud a la Oficina de Información
Pública correspondiente.
6
7
Procede a integrar respuesta.
Emite prevención y turna a la Oficina
de Información Pública.
Determina la Unidad Administrativa
Competente, canaliza la solicitud a ésta
y en el caso, espera respuesta.
Prevención
2
1
11
8
Recibe prevención, registra en sistema
INFOMEX-II,
notifica
y
espera
desahogo.
No
¿El solicitante
desahoga
prevención?
9
Se tiene por no presentada y finaliza la
gestión.
3
Recibe desahogo y verifica que el
solicitante haya cumplido.
No
Sí
10
Recibe desahogo y remite a la Unidad
Administrativa Competente.
¿Satisface la
prevención?
Sí
2
12
14
Remite solicitud a la Oficina de
Información Pública para que notifique
que no satisfizo el desahogo.
Gestiona la respuesta correspondiente.
A
B
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Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente, correo
electrónico institucional en la Oficina de Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del
Instituto de Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.6.4 Diagrama de Flujo
Subdirección de Correspondencia,
Archivo y Oficina de Información Pública
Unidad Administrativa
Competente
Oficina de Información Pública
A
B
13
Recibe, notifica al solicitante conforme
al
artículo 47 de la Ley de
Transparencia
y
Acceso
a
la
Información Pública del Distrito Federal.
Sí
¿La información es
de oficio?
No
15
17
Determina conforme a la Ley si requiere
ampliación de plazo.
Elabora la respuesta y envía a la
Oficina de Información Pública.
4
Respuesta
16
¿Requiere
ampliación del plazo
para emitir
respuesta?
Sí
Recibe respuesta e indica al solicitante
por el medio señalado para tal efecto,
que la información se encuentra
publicada en el Portal de Transparencia
de la Secretaría.
No
6
18
20
Determina si la información es pública,
restringida o inexistente.
Solicita a la Oficina de Información
Pública la ampliación del plazo.
5
19
No
¿Es de acceso
restringido?
Sí
Recibe, registra
en
el
Sistema
INFOMEX-II y notifica al solicitante la
ampliación
del
plazo
y
espera
respuesta.
21
Integra información.
22
Remite al Comité lo necesario para
fundar y motivar dicha clasificación.
6
7
C
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15
16
Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente, correo
electrónico institucional en la Oficina de Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del
Instituto de Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.6.4 Diagrama de Flujo
Subdirección de Correspondencia,
Archivo y Oficina de Información Pública
Oficina de Información Pública
Comité
Unidad Administrativa
Competente
C
24
27
Recibe la resolución del Comité
Recibe
resolución
y
información en consecuencia.
genera
23
Recibe y analiza, emite resolución
niega el acceso o concede el acceso a
una parte de la información; o revoca la
clasificación
concede el acceso.
Remite a la OIP.
Información
7
No
Resolución
¿La resolución
modifica o revoca
clasificación?
Sí
28
Determina
si requiere pago
reproducción de la información.
26
25
Notifica resolución al solicitante por el
medio señalado para tal efecto.
por
Remite a la Unidad Administrativa
Competente para que proporcione la
información conforme a la Resolución.
No
8
¿Requiere de pago?
Sí
29
31
Emite la respuesta y la envía a la
Oficina de Información Pública.
Emite y envía la respuesta; con el
requerimiento de pago a la Oficina de
Información Pública.
Respuesta
30
Recibe respuesta, registra y notifica al
solicitante por el medio señalado, que
puede pasar por la información
solicitada.
32
Recibe la respuesta, calcula el pago de
derechos por reproducción y envío de
la información; y genera la ficha de
pago a través del Sistema INFOMEX-II.
9
F. de p.
D
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16
16
Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente, correo
electrónico institucional en la Oficina de Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del
Instituto de Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.6.4 Diagrama de Flujo
Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública
Oficina de Información Pública
D
33
Notifica respuesta y entrega
interesado el recibo de pago.
No
al
Sí
¿El particular realizó
el pago de
derechos?
9
34
35
Opera caducidad del trámite Art. 51 de
la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública del Distrito Federal,
dicta el Acuerdo y lo notifica en lista de
estrados de la OIP.
Entrega información dentro del término
de la Ley de Transparencia y Acceso a
la Información Pública del Distrito
Federal.
1
5
10
3
Subdirectora de Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública
8
4
10
Lic. Alejandra Araceli Aguirre Sosa
FIN
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1
14
4.7 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas a través del Sistema INFOMEX-II del
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.7.1 Objetivo General
Atender las solicitudes de Información Pública en posesión o dentro del ámbito de la
competencia de la Secretaría de Salud del Distrito Federal, cuando ésta es presentada a
través del Sistema INFOMEX-II del Instituto de Acceso a la Información Pública y
Protección de Datos Personales del Distrito Federal dando así cumplimiento a la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.
4.7.2 Políticas y/o Normas de Operación
• La Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública
adscrita a la Oficina de la Secretaría de Salud del Distrito Federal es responsable de
la correcta aplicación del presente procedimiento.
•
El presente procedimiento es de observancia obligatoria para todo el personal
involucrado en el desarrollo del mismo.
•
Para presentar solicitudes de acceso a la información pública en el módulo
electrónico de INFOMEX-II, los particulares deberán contar con una clave de usuario
y una contraseña, que deberán proporcionar al momento de registrarse en el
sistema, en el sitio www.infomexdf.org.mx. Una vez que el solicitante registre su
solicitud, el sistema INFOMEX-II desplegará un acuse de recibo con número de folio
único y fecha de recepción.
•
Registrada la solicitud, se verificará si cumple con los requisitos establecidos por el
artículo 47 de la Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito
Federal, y/o en el caso de que no sea precisa la solicitud, dentro de los cinco días
hábiles siguientes a aquel en que se tenga por recibida, se prevendrá al solicitante a
través de módulo electrónico INFOMEX-II, para que en un término de cinco días
hábiles aclare o complete la solicitud, en caso de no atenderla se tendrá por no
presentada en términos del artículo 47 de la Ley de la materia.
•
Se notificará al solicitante la ampliación del plazo de la respuesta por una sola vez
por el volumen o complejidad de la información hasta por diez días hábiles más en
términos del artículo 51 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública del Distrito Federal, para lo cual se hará un registro en el módulo manual de
INFOMEX-II de la emisión de la ampliación.
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2
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4.7 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas a través del Sistema INFOMEX-II del
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
• Cuando el Ente Obligado de que se trate no sea competente para entregar la
información pública o no la tenga por no ser de su ámbito, dentro de los cinco días
hábiles posteriores a aquel en que se tenga por recibida la solicitud, deberá
comunicarlo al solicitante y remitir la solicitud a la Oficina de Información Pública que
corresponda, de conformidad con lo establecido por el artículo 47 noveno párrafo de
la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal; la
orientación será registrada en el módulo manual de INFOMEX-II.
•
La Oficina de Información Pública a través del módulo electrónico de INFOMEX-II
notificará al particular la respuesta recaída a su solicitud, dentro de los diez días
hábiles siguientes a aquel en que se tenga por recibida la solicitud, observando lo
siguiente:
Si la respuesta otorga el acceso a la información, se deberá registrar y en su
caso, calcular el pago de los derechos por la reproducción, el módulo electrónico
INFOMEX-II desplegará las fichas de pago respectivas, para que el particular
realice el depósito correspondiente en las instituciones Bancarias autorizadas.
Si la respuesta niega el acceso a la información por estar clasificada como de
acceso restringido, la Unidad Administrativa correspondiente deberá fundar y
motivar la clasificación en términos de los artículos 42 y 50 de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.
Si la respuesta otorga el acceso a una versión pública de la información, por
contener partes o secciones reservadas o confidenciales, se deberá fundar y
motivar en términos del artículo antes señalado, una vez aprobado por el Comité.
Cuando el Comité determine la Inexistencia de la Información, expedirá una
resolución que la confirme, y podrá ordenar que se genere, cuando sea posible y
lo notificará al solicitante a través de la Oficina de Información Pública, así como
al Órgano Interno de Control del Ente Obligado, para los efectos legales
conducentes.
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3
14
4.7 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas a través del Sistema INFOMEX-II del
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
Para efectos de las notificaciones éstas serán determinadas por el solicitante y
podrán ser: personalmente en el domicilio de la Oficina de Información Pública;
en el domicilio señalado en el territorio del Distrito Federal; por correo electrónico;
a través de Sistema INFOMEX-II; y cuando no se indique, será por lista que se
fijará en los estrados de la Oficina de Información Pública, misma que surtirá
efectos al siguiente día de su publicación, debiendo permanecer en éstos durante
el plazo concedido al solicitante para ejercitar el derecho de que se trate, esto de
conformidad con lo dispuesto en los artículos 47 de la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública del Distrito Federal y 41 de su Reglamento.
El Ente Obligado que responda favorablemente la solicitud de información
deberá notificar al interesado sobre el pago de derechos correspondientes a la
reproducción de la información solicitada. Una vez que el solicitante compruebe
haber realizado el pago, la Oficina de Información Pública deberá entregar la
información en un plazo que no deberá exceder de tres días hábiles , conforme al
artículo 51 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del
Distrito Federal.
En caso de que el solicitante no realice el pago de derechos dentro de los treinta
días hábiles siguientes a la recepción de la respuesta, operará la caducidad del
trámite, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 51 de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. La
caducidad del trámite se notificará al solicitante de manera automática por el
Sistema.
•
En la notificación de las respuestas recaídas a las solicitudes, la Oficina de
Información Pública deberá indicar al solicitante que en caso de estar inconforme
con la respuesta recibida, podrá interponer ante el Instituto de Acceso a la
Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, recurso
de revisión dentro de los quince días hábiles siguientes a aquel en el que surta
efectos la notificación de la respuesta, de acuerdo a lo establecido por el articulo 78
de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.
•
Se entiende por “Unidad Administrativa Competente”, al Área adscrita a la Secretaría
de Salud del Distrito Federal, dotada de atribuciones de decisión y ejecución.
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•
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4
14
4.7 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas a través del Sistema INFOMEX-II del
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
Se entenderá por Oficina de Información Pública: al área de apoyo técnico operativo
que apoya en la gestión de las solicitudes de Información Pública, así como de las
solicitudes para el acceso, rectificación, cancelación y oposición de datos personales
en posesión de los entes obligados, a cuya tutela estará el trámite de las mismas,
conforme a lo establecido en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública y la Ley Protección de Datos Personales ambas del Distrito Federal.
• Se entiende por “INFOMEX II” al sistema electrónico mediante el cual las personas
podrán presentar sus solicitudes de acceso a la información pública y de acceso,
rectificación, cancelación y oposición de datos personales y es el sistema único para
el registro y captura de todas las solicitudes recibidas por los entes públicos a través
de los medios señalados en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública del Distrito Federal y la Ley de Protección de Datos Personales para el
Distrito Federal, así como para la recepción de los recursos de revisión interpuestos
a través del propio sistema, cuyo sitio de Internet es: www.infomexdf.org.mx.
• Se entiende por “Comité” al Comité de Transparencia de la Secretaría de Salud del
Distrito Federal.
• El “Comité” es el Órgano Técnico Consultivo que analiza, propone, vigila, asesora y
evalúa el cumplimiento en el ente correspondiente, de las disposiciones normativas
en materia de transparencia y acceso a la información pública, bajo principios de
legalidad y rendición de cuentas.
• Se entiende por “Solicitante” a toda persona que presente solicitud de acceso a la
información pública o de acceso, rectificación, cancelación y oposición de datos
personales ante los entes públicos.
•
Las siglas referidas en el Diagrama de Flujo corresponden a las Unidades
Administrativas que intervienen en la descripción narrativa del procedimiento.
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4.7.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Subdirección
de 1 Detecta en su revisión de rutina del sistema 5 min.
Correspondencia, Archivo
INFOMEX-II la solicitud, la revisa y analiza.
y Oficina de Información
Pública
Oficina de Información
Pública
¿Corresponde la atención de la solicitud a alguna
de las Unidades Administrativas de la Secretaría
de Salud del Distrito Federal?
7
No
2
Orienta al solicitante vía Sistema INFOMEX-II,
indicándole cuáles son las autoridades o instancias
competentes y en su caso turna la solicitud a la
Oficina de Información Pública correspondiente.
10
min.
(Pasa al fin del procedimiento)
Sí
Unidad Administrativa
Competente
3
Canaliza la solicitud vía electrónica en Sistema
INFOMEX-II,
a
la
Unidad
Administrativa
Competente y espera respuesta.
15
min
4
Recibe la solicitud, analiza
precisa.
1
día
y determina
si es
¿Es precisa?
Sí
5
Procede a integrar la respuesta.
1día
(Pasa a la actividad No.13)
No
6
Emite la prevención y turna vía electrónica en 1 hora
Sistema INFOMEX-II, a la Oficina de Información
Pública.
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De:
6
14
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Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.7.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Subdirección
de 7 Recibe prevención, notifica al solicitante, vía
5
Correspondencia, Archivo
Sistema INFOMEX-II y espera su desahogo.
minutos
y Oficina de Información
Pública
Oficina de Información
Pública
¿El solicitante desahogó la prevención?
7
No
8
Se tiene por no presentada la solicitud y finaliza la
5
gestión.
minutos
(Pasa al fin del procedimiento)
SÍ
9
Unidad Administrativa
Competente
Recibe el desahogo de la prevención en el Sistema
20
INFOMEX-II y remite a la Unidad Administrativa minutos
Competente.
10 Recibe desahogo y verifica que el solicitante haya
20
cumplido con la prevención.
minutos
¿Satisface la prevención?
No
11 Remite
solicitud a la Oficina de Información
20
Pública para que notifique al solicitante que no minutos
satisfizo el desahogo de la prevención.
Subdirección
de 12
Correspondencia, Archivo
y Oficina de Información
Pública
Oficina de Información
Pública
Recibe, notifica al solicitante y toma por no
15
presentada la solicitud conforme al artículo 47 de la minutos
Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública del Distrito Federal.
(Pasa al fin del procedimiento)
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4.7.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
7
Sí
Unidad Administrativa
Competente
13 Gestiona la respuesta correspondiente.
1
día
¿La información es de oficio?
Sí
14 Emite la respuesta y envía
Información Pública.
a la Oficina de
1
día
Subdirección
de 15 Recibe, registra respuesta y notifica al solicitante
20
Correspondencia, Archivo
vía Sistema INFOMEX-II que la información se minutos
y Oficina de Información
encuentra publicada en el portal de transparencia
Pública
de la Secretaria.
Oficina de Información
Pública
(Pasa al fin del procedimiento)
Unidad Administrativa
Competente
No
16 Determina conforme a la Ley de Transparencia y
20
Acceso a la Información Pública del Distrito minutos
Federal si requiere ampliación de plazo.
¿Requiere
respuesta?
ampliación de plazo para emitir
Sí
17 Solicita a la Oficina de Información Pública la
20
ampliación del plazo.
minutos
Subdirección
de 18 Recibe solicitud, notifica al solicitante y registra la
15
Correspondencia, Archivo
ampliación del plazo vía Sistema INFOMEX-II y minutos
y Oficina de Información
espera respuesta.
Pública
Oficina de Información
Pública
(Pasa a la actividad No. 19)
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Página:
De:
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14
4.7 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas a través del Sistema INFOMEX-II del
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.7.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
7
Unidad Administrativa
Competente
No
19 Determina
si la información es de acceso
30
restringido o inexistente.
minutos
¿Es de acceso restringido?
No
20 Integra la información
1 hora.
(Pasa a la actividad No. 26)
Sí
Comité
21 Remite
al Comité, la solicitud así como los
elementos necesarios para fundar y motivar dicha
clasificación.
1
día
22 Recibe y analiza la clasificación de acceso
restringido, emite resolución, mediante la que:
confirma y niega el acceso; modifica la clasificación
y concede el acceso a una parte de la información;
o revoca la clasificación y concede el acceso.
Remite resolución a la Oficina de Información
Pública.
1
día
Subdirección
de 23 Recibe resolución del Comité.
Correspondencia, Archivo
y Oficina de Información
Pública
Oficina de Información
Pública
¿La resolución modifica o revoca clasificación?
1
hora
No
24 Notifica resolución al solicitante vía Sistema
INFOMEX-II.
20
min
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De:
9
14
4.7 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas a través del Sistema INFOMEX-II del
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.7.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
(Pasa al fin del procedimiento)
Tiempo
7
Sí
25 Remite a la Unidad Administrativa Competente
20
para que proporcionen la información conforme la minutos
resolución.
Unidad Administrativa
Competente
26 Recibe
resolución y genera información en
consecuencia.
1
día
¿Requiere de pago?
No
27 Emite respuesta y la envía a la Oficina de
10
Información Pública.
minutos
Subdirección
de 28 Recibe respuesta, registra en sistema INFOMEX-II
20
Correspondencia, Archivo
y notifica al solicitante por el medio señalado.
minutos
y Oficina de Información
Pública
(Pasa al fin del procedimiento)
Oficina de Información
Pública
Sí
Unidad Administrativa
Competente
29 Emite y envía la respuesta a la Oficina de
20
Información Pública con requerimiento del pago.
minutos
Subdirección
de 30 Recibe respuesta, calcula y notifica el pago de
20
Correspondencia, Archivo
derechos por reproducción y genera las fichas de minutos
y Oficina de Información
pago a través del Sistema INFOMEX-II, y espera
Pública
que el interesado efectúe éste.
Oficina de Información
Pública
¿El particular realizó el pago de derechos?
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Procedimiento
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De:
10
14
4.7 Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas a través del Sistema INFOMEX-II del
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.7.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
7
No
31 Opera la caducidad del trámite conforme al Artículo
10
51 de la Ley de Transparencia y Acceso a la minutos
Información Pública del Distrito Federal. Dicta el
Acuerdo y lo notifica por medio de lista en los
estrados de la Oficina de Información Pública.
(Pasa al fin del procedimiento)
Sí
32 Entrega la información al solicitante dentro del
10
término señalado por la Ley de Transparencia y minutoss
Acceso a la Información Pública del Distrito
Federal.
Fin del procedimiento
Subdirectora de Correspondencia,
Archivo y Oficina de Información Pública
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11
14
Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas a través del Sistema INFOMEX-II
del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.7.4 Diagrama de Flujo
7
Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina
de Información Pública
Unidad Administrativa
Competente
Oficina de Información Pública
INICIO
1
Detecta en sistema INFOMEX-II la
solicitud, la revisa y analiza.
4
Recibe,
precisa
¿Corresponde la
atención de la solicitud a
alguna de las U A de la
SSDF
No
analiza
y determina si
es
Sí
No
Sí
3
2
Orienta al solicitante, indicándole
cuáles son las instancias competentes
y en su caso turna la solicitud a la
Oficina
de Información Pública
correspondiente
¿Es Precisa?
Canaliza la solicitud vía electrónica a la
Unidad Administrativa Competente y
espera respuesta.
6
5
Procede a integrar la respuesta
Emite la prevención y turna vía
electrónica a la Oficina de Información
Pública.
1
Prevención
2
7
Recibe prevención, notifica y espera su
desahogo.
10
Recibe desahogo y verifica que se haya
cumplido con la prevención.
No
¿El solicitante
desahogó la
prevención?
8
Se tiene por no presentada y finaliza la
gestión.
3
No
Sí
Sí
Remite solicitud a la Oficina de
Información Pública para que informe
que no satisfizo el desahogo.
A
2
13
11
9
Recibe el desahogo y remite a la
Unidad Administrativa Competente.
¿Satisface la
prevención?
Gestiona la respuesta.
B
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12
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Atención a Solicitudes de Información Pública cuando son presentadas a través del Sistema INFOMEX-II
del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.7.4 Diagrama de Flujo
Subdirección de Correspondencia,
Archivo y Oficina de Información Pública
7
Unidad Administrativa
Competente
Oficina de Información Pública
A
B
12
Recibe, notifica al solicitante y toma por
no presentada la solicitud conforme al
artículo 47 de la Ley de Transparencia
y Acceso a la Información Pública del
Distrito Federal
Sí
¿La información es
de oficio?
No
14
16
Determina conforme a la Ley de
Transparencia
y
Acceso
a
la
Información Pública del Distrito Federal
si requiere ampliación de plazo.
Emite la respuesta y envía a la Oficina
de Información Pública.
4
Respuesta
15
Recibe e
Sistema
información
el portal
Secretaria.
¿Requiere
ampliación del plazo
para emitir
respuesta?
Sí
indica al solicitante vía
INFOMEX-II
que
la
se encuentra publicada en
de transparencia de la
No
6
19
17
Determina si la información es pública,
restringida o inexistente.
Solicita a la Oficina de Información
Pública la ampliación del plazo.
5
18
No
¿Es de acceso
restringido?
Sí
Recibe,
registra
en
el
Sistema
INFOMEX-II y notifica al solicitante la
ampliación
del
plazo
y
espera
respuesta.
20
Integran información.
21
Remite al Comité la solicitud, así como
los elementos necesarios para fundar y
motivar dicha clasificación.
6
7
C
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4.7.4 Diagrama de Flujo
7
Subdirección de Correspondencia,
Archivo y Oficina de Información Pública
Oficina de Información Pública
Comité
Unidad Administrativa
Competente
C
7
23
26
Recibe la resolución del Comité.
Recibe
resolución
y
información en consecuencia.
genera
22
Recibe y analiza, emite resolución
mediante la que: confirma y niega el
acceso; modifica la clasificación y
concede el acceso a una parte de la
información; o revoca la clasificación
concede
el
acceso.
Remite
la
resolución a la OIP.
Información
No
Resolución
¿La resolución
modifica o revoca
clasificación?
Sí
No
Sí
¿Requiere de pago?
24
Notifica resolución al solicitante por el
medio señalado para tal efecto.
25
Remite a la Unidad Administrativa
Competente para que proporcionen la
información conforme a la Resolución.
8
27
29
Entrega respuesta a la Oficina de
Información Pública.
Entrega respuesta y la envía a la
Oficina de Información Pública con
requerimiento del pago
Respuesta
28
Recibe respuesta, registra en el
Sistema INFOMEX-II y notifica al
solicitante por el medio señalado para
tal efecto, que puede pasar por la
información solicitada.
30
Recibe la respuesta, calcula el pago de
derechos por reproducción y envío de
la información; y genera la ficha de
pago.y espera que el interesado realice
el pago
9
F. De pago
D
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14
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4.7.4 Diagrama de Flujo
7
Subdirección de Correspondencia,
Archivo y Oficina de Información Pública
Oficina de Información Pública
D
No
Sí
¿El particular realizó
el pago de
derechos?
31
32
Opera la caducidad del trámite ( Art. 51
de la LTAIPDF), dicta Acuerdo y
notifica en los estrados de la Oficina de
Información Pública.
Entrega la información al solicitante
dentro del término de la LTAIPDF.
5
10
1
8
3
9
4
10
FIN
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Página:
De:
1
13
Atención a las solicitudes de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición de Datos Personales (ARCO) cuando
son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente o por correo electrónico institucional en la Área de
Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del Instituto de Acceso a la Información
Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
7
4.8.1 Objetivo General
Atender las solicitudes para el acceso, rectificación, cancelación u oposición de datos
personales (ARCO) en posesión o dentro del ámbito de la competencia de la Secretaría
de Salud del Distrito Federal, cuando son presentadas personalmente, por escrito,
verbalmente o por correo electrónico institucional en la Oficina de Información Pública; o
en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del Instituto de Acceso a la
Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, dando así
cumplimiento a la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal.
4.8.2 Políticas y/o Normas de Operación
• La Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública
adscrita a la Oficina de la Secretaría de Salud del Distrito Federal, es responsable de
la correcta aplicación del presente procedimiento.
• El presente procedimiento es de observancia obligatoria para todo el personal
involucrado en el desarrollo del mismo.
• En el caso que el particular desee ingresar su solicitud de acceso, rectificación,
cancelación u oposición de datos personales (ARCO) mediante el Centro de Atención
Telefónica (TEL-INFODF) deberá aplicarse lo siguiente:
Los agentes u operadores del Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF),
deberán capturar las solicitudes de acceso, rectificación, cancelación u
oposición de datos personales (ARCO) en el módulo manual del Sistema
INFOMEX-II, que serán remitidas a la Oficina de Información Pública para ser
tramitadas y gestionadas; realizando las notificaciones y prevenciones
directamente al solicitante, a través del medio señalado por él para recibir
notificaciones. Indicando que para entrega de información, el particular o
representante legal deberá acreditarse ante la Oficina de Información Pública.
El horario de atención del Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) será de
lunes a viernes de 9:00 a 18:00 hrs.
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Atención a las solicitudes de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición de Datos Personales (ARCO) cuando
son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente o por correo electrónico institucional en la Área de
Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del Instituto de Acceso a la Información
Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
7
Para la captura de la solicitud, el solicitante deberá proporcionar al operador los
datos que requiere el modulo manual INFOMEX-II. (Ente Obligado, Nombre,
Modalidad de entrega de los datos, datos personales a los que requiere tener
acceso). Una vez registrada la solicitud, el operador proporcionará al usuario el
número de folio de acuse de recibo y los datos de la Oficina de Información
Pública correspondiente, advirtiéndole que deberá conservar y tener disponibles
dichos datos para que posteriormente pueda requerir información sobre el estado
de su solicitud.
• La solicitud de acceso, rectificación, cancelación y oposición de datos personales
solamente podrá ser formulada directamente por el titular de los mismos o por su
representante legal, previa acreditación de su identidad.
• La identidad del interesado o de su representante legal, así como la personalidad de
este último, se acreditarán ante la Oficina de Información Pública desde la
formulación de la solicitud. Serán documentos oficiales idóneos para acreditar la
identidad los siguientes: credencial para votar, pasaporte vigente, cartilla del servicio
militar o cédula profesional, el representante legal además deberá acreditar su
personalidad mediante instrumento público.
• La Oficina de Información Pública registrará y capturará en el módulo manual de
INFOMEX-II las solicitudes de acceso, rectificación, cancelación y oposición de datos
personales que se presenten personalmente, por escrito, correo electrónico o
verbalmente, el mismo día en que se presente, excepto cuando ésta se hubiese
presentado después de las quince horas o en día inhábil, en cuyo caso, el registro y la
captura se podrá hacer el día hábil siguiente.
• La Oficina de Información Pública entregará al particular el acuse de recibo de
INFOMEX-II, el cual indicará la fecha de recepción de la solicitud, así como el número
de folio que le haya correspondido y precisará los plazos de respuesta aplicables.
• Registrada la solicitud, se verificará si cumple con los requisitos establecidos por el
artículo 34 de la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal, y/o
en el caso de que no sea precisa la solicitud, dentro de los cinco días hábiles
siguientes a aquel en que se tenga por recibida, se prevendrá al solicitante a través
de módulo electrónico INFOMEX-II, para que en un término de cinco días hábiles
aclare o complete la solicitud, en caso de no atenderla se tendrá por no presentada
en términos del artículo 32 de la Ley de la materia.
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13
Atención a las solicitudes de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición de Datos Personales (ARCO) cuando
son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente o por correo electrónico institucional en la Área de
Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del Instituto de Acceso a la Información
Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
7
• Los medios por los cuales el solicitante podrá recibir notificaciones y acuerdos de
trámite serán: correo electrónico, notificación personal en su domicilio o en la propia
Oficina de Información Pública que corresponda. En el caso de que el solicitante no
señale domicilio o algún medio de los autorizados por la Ley de Protección de Datos
Personales para el Distrito Federal para oír y recibir notificaciones, se notificará por
lista que se fije en los estrados de la Oficina de Información Pública del Ente
Obligado que corresponda.
• En el caso de solicitudes de acceso a datos personales, el interesado, o en su caso,
su representante legal deberá acreditar su identidad y personalidad al momento de la
entrega de la información. Asimismo, deberá acreditarse la identidad antes de que el
Ente Obligado proceda a la rectificación o cancelación.
• En el caso de solicitudes de rectificación de datos personales, el interesado deberá
indicar el dato que es erróneo y la corrección que debe realizarse y acompañar la
documentación probatoria que sustente su petición, salvo que la misma dependa
exclusivamente del consentimiento del interesado y ésta sea procedente.
• En el caso
señalar las
ajusta a lo
Federal, o
oposición.
de solicitudes de cancelación de datos personales, el interesado deberá
razones por las cuales considera que el tratamiento de los datos no se
dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito
en su caso, acreditar la procedencia del ejercicio de su derecho de
• Se notificará al solicitante, a través del módulo manual de INFOMEX-II la ampliación
del plazo de respuesta por una sola vez, siempre y cuando así lo justifiquen las
circunstancias del caso, hasta por quince días hábiles más en los términos del artículo
32 de la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal.
• El único medio por el cual el interesado podrá recibir la información referente a los
datos personales será presentándose a la Oficina de Información Pública, y sin
mayor formalidad que la de acreditar su identidad y cubrir los costos de conformidad
con la Ley de Protección de Datos Personales y el Código Fiscal ambos del Distrito
Federal.
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De:
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Atención a las solicitudes de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición de Datos Personales (ARCO) cuando
son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente o por correo electrónico institucional en la Área de
Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del Instituto de Acceso a la Información
Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
7
Cuando la respuesta otorgue el acceso a los datos personales o determine la
procedencia de su rectificación y genere derechos de reproducción o de emisión
de constancia de rectificación, la Oficina de Información Pública le notificará al
interesado el monto de los derechos, calculándolos a través del módulo manual
de INFOMEX-II.
• Una vez acreditado el pago, se reproducirán los datos personales o se emitirá la
constancia de rectificación, cancelación u oposición, y se pondrán a disposición del
solicitante o de su representante legal en la Oficina de Información Pública.
En caso de que no proceda la solicitud, la Oficina de Información Pública deberá
notificar al peticionario de manera fundada y motivada las razones por las cuales
no procedió su solicitud, la respuesta deberá estar firmada por el responsable del
Sistema de Datos Personales.
Cuando los datos personales respecto de los que se ejerciten los derechos de
acceso, rectificación, cancelación u oposición, no sean localizados en los
sistemas de datos del Ente Obligado, se hará del conocimiento del interesado a
través de acta circunstanciada, en la que se indiquen los sistemas de datos
personales en los que se realizó la búsqueda.
• En caso de que el Ente Obligado determine que es procedente la solicitud, deberá
notificar al interesado la procedencia de su petición, para que, dentro de los diez días
hábiles siguientes, el interesado o su representante legal acrediten fehacientemente
su identidad ante la Oficina de Información Pública y se proceda a su rectificación o
cancelación.
• En caso de que el solicitante este inconforme con la respuesta recibida podrá
interponer el recurso de revisión ante el Instituto de Acceso a la Información Pública y
Protección de Datos Personales del Distrito Federal, dentro de los quince días hábiles
siguientes a aquel en que surta efectos la notificación de dicha respuesta, de
conformidad con lo establecido por los artículos 38, 39 y 40 de la Ley de Protección
de Datos Personales y 78 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública ambas del Distrito Federal.
• Se entiende por “Unidad Administrativa Competente” a las Unidades Administrativas y
las Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo adscritas a la Secretaría de
Salud del Distrito Federal.
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Atención a las solicitudes de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición de Datos Personales (ARCO) cuando
son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente o por correo electrónico institucional en la Área de
Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del Instituto de Acceso a la Información
Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
7
•
Se entenderá por Oficina de Información Pública: al área de apoyo técnico operativo
que apoya en la gestión de solicitudes de Información Pública y acceso, rectificación,
cancelación u oposición de datos personales en posesión de los entes obligados, a
cuya tutela estará el trámite de las mismas, conforme a lo establecido en la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Ley Protección de Datos
Personales ambas del Distrito Federal.
• Se entiende por “Solicitante” a toda persona que presente solicitud de acceso a la
información pública o de acceso, rectificación, cancelación y oposición de datos
personales ante los entes públicos.
• Las siglas referidas en el Diagrama de Flujo corresponden a las Unidades
Administrativas que intervienen en la descripción narrativa del procedimiento.
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De:
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Atención a las solicitudes de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición de Datos Personales (ARCO) cuando
son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente o por correo electrónico institucional en la Área de
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4.8.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Subdirección de
1 Recibe solicitud de Acceso, Rectificación,
20
Correspondencia, Archivo
Cancelación u Oposición de datos personales por minutos
y Oficina de Información
cualquiera de los medios establecidos, la registra
Pública
en el módulo manual INFOMEX-II entregando al
Oficina de Información
particular (o enviando vía correo electrónico) el
Pública
acuse de recibo. O identifica solicitud ya
registrada a través del sistema INFOMEX-II,
cuando ésta es ingresada por el Centro de
Atención Telefónica (TEL-INFODF).
2
Analiza el contenido de la solicitud a efecto de
10
determinar la competencia de la Secretaría de minutos
Salud del Distrito Federal.
¿Es competencia de la Secretaría de Salud del
Distrito Federal?
No
3
Notifica al solicitante de manera fundada y
motivada las razones por las cuales no procedió
su solicitud.
1
día
(Pasa al fin del procedimiento)
Sí
Unidad Administrativa
Competente
4
Canaliza la solicitud vía electrónica en el sistema
10
INFOMEX-II, a la Unidad Administrativa minutos
Competente, y espera respuesta.
5
Recibe la solicitud, la analiza y determina.
1
hora
¿Es precisa?
Sí
6
Gestiona la respuesta correspondiente.
(Pasa a la actividad No.14)
10 min.
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De:
7
13
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son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente o por correo electrónico institucional en la Área de
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4.8.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
7
Emite la prevención y la envía a la Oficina de
Información Pública.
1
hora
8
Recibe la prevención vía Sistema INFOMEX-II,
20
notifica al solicitante y espera su desahogo.
minutos
No
Subdirección de
Correspondencia, Archivo
y Oficina de Información
Pública
Oficina de Información
Pública
¿El solicitante desahoga la prevención?
No
9
Se tiene por no presentada y finaliza la gestión.
10
minutos
(Pasa al fin del procedimiento)
Sí
10 Recibe desahogo de la prevención, registra en el
20
Sistema INFOMEX-II y remite a la Unidad minutos
Administrativa Competente.
Unidad Administrativa
Competente
11 Recibe desahogo y verifica que el solicitante
haya cumplido con la prevención.
1
hora
¿Satisface la prevención?
No
12 Remite solicitud a la Oficina de Información
20
Pública para que notifique al solicitante que no minutos
satisfizo el desahogo de la prevención.
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De:
8
13
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son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente o por correo electrónico institucional en la Área de
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4.8.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Subdirección de
13 Recibe, notifica al solicitante y toma por no
20
Correspondencia, Archivo
presentada la solicitud conforme al artículo 32 de minutos
y Oficina de Información
la Ley de Protección de Datos Personales para el
Pública
Distrito Federal.
Oficina de Información
Pública
(Pasa al fin del procedimiento)
Sí
Unidad Administrativa
Competente
14 Gestiona la respuesta correspondiente.
1
día
¿Requiere ampliación del plazo para emitir
respuesta?
Sí
15 Solicita a la Oficina de Información Pública la
20
ampliación del plazo.
minutos
Subdirección de
16 Recibe, registra en Sistema INFOMEX-II la
20
Correspondencia, Archivo
ampliación del plazo y notifica de la misma al minutos
y Oficina de Información
solicitante por el medio establecido para tal fin.
Pública
Oficina de Información
(Pasa a la actividad No. 19)
Pública
No
Unidad Administrativa
Competente
17 Determina si requiere pago por reproducción de
10
la información
minutos
¿Requiere pago?
No
18 Emite la respuesta y la envía a la Oficina de
Información Pública.
1
hora
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Página:
De:
9
13
Atención a las solicitudes de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición de Datos Personales (ARCO) cuando
son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente o por correo electrónico institucional en la Área de
Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del Instituto de Acceso a la Información
Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.8.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Subdirección de
19 Recibe la respuesta, la registra y notifica al
20
Correspondencia, Archivo
solicitante por el medio establecido para tal fin y minutos
y Oficina de Información
que puede pasar a recogerla.
Pública
Oficina de Información
Pública
(Pasa a la actividad No. 23)
Sí
Unidad Administrativa
Competente
20 Emite y envía
respuesta a la Oficina de
20
Información Pública, notificando requerimiento de minutos
pago.
20
Subdirección
de 21 Recibe la respuesta, calcula y notifica el pago de
los derechos por reproducción y envío de la minutos
Correspondencia, Archivo
información y genera la ficha de pago a través del
y Oficina de Información
Sistema INFOMEX-II y espera que el interesado
Pública
efectúe el pago.
Oficina de Información
Pública
¿El particular realizó el pago de derechos?
No
22 Opera la caducidad del trámite, dicta el acuerdo y
10
lo notifica por medio de lista en los estrados de la minutos
Oficina de Información Pública.
(Pasa al fin del procedimiento)
Sí
23 Requiere al titular o representante legal acredite
5
su personalidad.
minutos
¿El titular o representante legal acreditó su
personalidad?
No
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4.8
Procedimiento
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01
Mes
Año
Abril 2013
Página:
De:
10
13
Atención a las solicitudes de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición de Datos Personales (ARCO) cuando
son presentadas personalmente, por escrito, verbalmente o por correo electrónico institucional en la Área de
Información Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del Instituto de Acceso a la Información
Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.8.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
24 La Oficina de Información Pública se encuentra
2
imposibilitada para la entrega de la información.
minutos
(Pasa al fin del procedimiento)
Sí
25 Entrega al solicitante la reproducción de los datos
10
personales o la constancia de su rectificación, minutos
cancelación u oposición dentro del término
señalado por la Ley de Protección de Datos
Personales para el Distrito Federal.
Fin del procedimiento
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Archivo y Oficina de Información
Pública
Lic. Alejandra Araceli Aguirre Sosa
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Mes
Año
Abril 2013
Página:
De:
11
13
4.8 Atención a las solicitudes de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición de Datos Personales (ARCO) cuando son
presentadas personalmente, por escrito, verbalmente o por correo electrónico institucional en la Área de Información
Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección
de Datos Personales del Distrito Federal
4.8.4 Diagrama de Flujo
Subdirección de Correspondencia,
Archivo y Oficina de Información Pública
Oficina de Información Pública
Unidad
Unidad
Administrativa
Administrativa
Competente
Competente
INICIO
2
Analiza solicitud para determinar la
competencia de la Secretaría de Salud
del Distrito Federal.
1
Recibe
solicitud de
cualquiera de los medios
la registra en el M.M.
entregando o enviando
recibo.
ARCO por
establecidos,
INFOMEX-II
el acuse de
No
Recibe solicitud,
determina.
3
Notifica de manera fundada y motivada
que no procedió su solicitud.
5
Sí
¿Es competencia de
la Secretaría de
Salud del Distrito
Federal?
la
analiza
y
4
Determina
Unidad
Administrativa
Competente, canaliza solicitud a ésta y
espera respuesta.
No
Sí
¿Es precisa?
1
7
6
Gestiona la respuesta.
Emite prevención y la envía a la Oficina
de Información Pública.
8
Recibe la prevención, notifica
solicitante y espera su desahogo.
al
Prevención
2
No
¿El solicitante
desahoga la
prevención?
Sí
10
9
Se tiene por no presentada y finaliza la
gestión
3
Recibe desahogo, registra
Sistema
y
remite
a
Administrativa Competente.
en el
Unidad
11
Recibe desahogo y verifica que se
haya cumplido con la prevención.
A
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12
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4.8 Atención a las solicitudes de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición de Datos Personales (ARCO) cuando son
presentadas personalmente, por escrito, verbalmente o por correo electrónico institucional en la Área de Información
Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección
de Datos Personales del Distrito Federal
Procedimiento
4.8.4 Diagrama de Flujo
Subdirección de Correspondencia,
Archivo y Oficina de Información Pública
Oficina de Información Pública
Unidad Administrativa
Competente
A
13
2
Sí
No
¿Satisface la
prevención?
Recibe, notifica y toma por no
presentada la solicitud. Artículo 32 de
la Ley de Protección de Datos
Personales del Distrito Federal..
Sí
14
12
Integra la respuesta.
Remite solicitud a la Oficina de
Información Pública para notificar que
no satisfizo el desahogo.
4
No
16
Sí
¿Requiere
ampliación de plazo
para emitir
respuesta?
Recibe,
registra
en
Sistema la
ampliación del plazo y comunica al
solicitante por el medio establecido.
15
17
Determina si se requiere pago por la
información.
Solicita a la Oficina de Información
Pública la ampliación del plazo.
5
Sí
5
No
¿Requiere pago?
19
20
Emite y envía respuesta a la Oficina de
Información Pública, requiriendo pago.
Respuesta
18
Recibe respuesta, y la comunica al
solicitante por el medio establecido.
Emite la respuesta y la envía a la
Oficina de Información Pública.
Respuesta
6
B
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De:
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13
4.8 Atención a las solicitudes de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición de Datos Personales (ARCO) cuando son
presentadas personalmente, por escrito, verbalmente o por correo electrónico institucional en la Área de Información
Pública; o en el Centro de Atención Telefónica (TEL-INFODF) del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección
de Datos Personales del Distrito Federal
4.8.4 Diagrama de Flujo
Subdirección de Correspondencia,
Archivo y Oficina de Información Pública
Oficina de Información Pública
B
21
Recibe respuesta, genera las fichas de
pago y notifica a través del Sistema
INFOMEX-II.
F: de pago
No
Sí
¿El particular realizó
el pago de
derechos?
22
6
23
Requiere al titular o representante legal
acredite su personalidad.
Opera la caducidad del trámite, dicta el
acuerdo y lo notifica en los estrados de
la Oficina de Información Pública.
7
No
¿El titular o
representante legal
acreditó su
personalidad?
Sí
24
25
Entrega la reproducción de los datos o
la constancia de su rectificación,
cancelación u oposición dentro del
término.
No se puede entregar la información.
1
4
8
Subdirectora de Correspondencia,
Archivo y Oficina de Información
Pública
3
7
8
FIN
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De:
1
12
Atención a las Solicitudes de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición de Datos Personales
(ARCO) cuando son presentada a través del Sistema Electrónico INFOMEX-II del Instituto de Acceso
a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.9.1 Objetivo General
Atender las solicitudes para el acceso, rectificación, cancelación u oposición de datos
personales (ARCO) en posesión o dentro del ámbito de la competencia de la Secretaría
de Salud del Distrito Federal, cuando son presentadas a través del sistema electrónico
INFOMEX II, dando así cumplimiento a la Ley de Protección de Datos Personales para
el Distrito Federal y a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del
Distrito Federal.
4.9.2 Políticas y/o Normas de Operación.
• La Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública
adscrita a la Oficina de la Secretaría de Salud del Distrito Federal, es responsable
de la correcta aplicación del presente procedimiento.
• El presente procedimiento es de observancia obligatoria para todo el personal
involucrado en el desarrollo del mismo.
• Para presentar solicitudes de acceso, rectificación, cancelación u oposición de datos
personales en el módulo electrónico de INFOMEX-II, los particulares deberán contar
con una clave de usuario y una contraseña, que deberán proporcionar al momento
de registrarse en el sistema, en el sitio www.infomexdf.org.mx. Una vez que el
solicitante registre su solicitud, el sistema INFOMEX-II desplegará un acuse de
recibo con número de folio único y fecha de recepción.
• La solicitud de acceso, rectificación, cancelación y oposición de datos personales
solamente podrá ser formulada directamente por el titular de los mismos o por su
representante legal, previa acreditación de su identidad.
• Registrada la solicitud, se verificará si cumple con los requisitos establecidos por el
artículo 34 de la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal, y/o
en el caso de que no sea precisa la solicitud, dentro de los cinco días hábiles
siguientes a aquel en que se tenga por recibida, se prevendrá al solicitante a través
de módulo electrónico INFOMEX-II, para que en un término de cinco días hábiles
aclare o complete la solicitud, en caso de no atenderla se tendrá por no presentada
en términos del artículo 32 de la Ley de la materia.
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2
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Atención a las Solicitudes de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición de Datos Personales
(ARCO) cuando son presentada a través del Sistema Electrónico INFOMEX-II del Instituto de Acceso
a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
• Los medios por los cuales el solicitante podrá recibir notificaciones y acuerdos de
trámite serán: correo electrónico, notificación personal en su domicilio o en la propia
Oficina de Información Pública que corresponda. En el caso de que el solicitante no
señale domicilio o algún medio de los autorizados por la Ley de Protección de Datos
Personales del Distrito Federal para oír y recibir notificaciones, se notificará por lista
que se fije en los estrados de la Oficina de Información Pública del Ente Obligado
que corresponda.
• En el caso de solicitudes de acceso a datos personales, el interesado, o en su caso,
su representante legal deberá acreditar su identidad y personalidad al momento de
la entrega de la información. Asimismo, deberá acreditarse la identidad antes de que
el Ente Obligado proceda a la rectificación o cancelación.
• En el caso de solicitudes de rectificación de datos personales, el interesado deberá
indicar el dato que es erróneo y la corrección que debe realizarse y acompañar la
documentación probatoria que sustente su petición, salvo que la misma dependa
exclusivamente del consentimiento del interesado y ésta sea procedente.
• En el caso de solicitudes de cancelación de datos personales, el interesado deberá
señalar las razones por las cuales considera que el tratamiento de los datos no se
ajusta a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito
Federal o en su caso, acreditar la procedencia del ejercicio de su derecho de
oposición.
• Se notificará al solicitante, a través del módulo electrónico INFOMEX-II la ampliación
del plazo de respuesta por una sola vez, siempre y cuando así lo justifiquen las
circunstancias del caso, hasta por quince días hábiles más en los términos del
artículo 32 de la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal.
• El único medio por el cual el interesado podrá recibir la información referente a los
datos personales será presentándose a la Oficina de Información Pública, y sin
mayor formalidad que la de acreditar su identidad y cubrir los costos de conformidad
con la Ley de Protección de Datos Personales y el Código Fiscal ambos del Distrito
Federal.
Cuando la respuesta otorgue el acceso a los datos personales o determine la
procedencia de su rectificación y genere derechos por la reproducción o emisión
de la constancia de rectificación, la Oficina de Información Pública le notificará
al solicitante el monto de los derechos. Calculándolos a través del módulo
electrónico INFOMEX-II.
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Procedimiento
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Mes
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Página:
De:
3
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Atención a las Solicitudes de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición de Datos Personales
(ARCO) cuando son presentada a través del Sistema Electrónico INFOMEX-II del Instituto de Acceso
a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
• Una vez acreditado el pago, se reproducirán los datos personales o se emitirá la
constancia de rectificación, cancelación u oposición, y se pondrán a disposición del
solicitante o su representante legal en la Oficina de Información Pública.
• Serán documentos oficiales idóneos para acreditar la identidad los siguientes:
credencial para votar, pasaporte vigente, cartilla del servicio militar, cédula
profesional, el representante legal deberá acreditar además su personalidad
mediante instrumento público.
En caso de que no proceda la solicitud, la Oficina de Información Pública
deberá notificar al peticionario de manera fundada y motivada las razones por
las cuales no procedió su solicitud, la respuesta deberá estar firmada por el
responsable del Sistema de Datos Personales.
Cuando los datos personales respecto de los que se ejerciten los derechos de
acceso, rectificación, cancelación u oposición, no sean localizados en los
sistemas de datos del Ente Obligado, se hará del conocimiento del interesado
a través de acta circunstanciada, en la que se indiquen los sistemas de datos
personales en los que se realizó la búsqueda.
• En caso de que el Ente Obligado determine que es procedente la solicitud, deberá
notificar al interesado la procedencia de su petición, para que, dentro de los diez
días hábiles siguientes, el interesado o su representante legal acrediten
fehacientemente su identidad ante la Oficina de Información Pública y se proceda a
su rectificación o cancelación.
• En caso de que el solicitante este inconforme con la respuesta recibida podrá
interponer el recurso de revisión ante el Instituto de Acceso a la Información Pública
y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, dentro de los quince días
hábiles siguientes a aquel en que surta efectos la notificación de dicha respuesta, de
conformidad con lo establecido por los artículos 38, 39 y 40 de la Ley de Protección
de Datos Personales y 78 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública ambas del Distrito Federal.
• Se entiende por “Unidad Administrativa Competente” al área adscrita a la Secretaría
de Salud del Distrito Federal, dotada de atribuciones de decisión y ejecución.
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Procedimiento
•
Día
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Mes
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De:
4
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Atención a las Solicitudes de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición de Datos Personales
(ARCO) cuando son presentada a través del Sistema Electrónico INFOMEX-II del Instituto de Acceso
a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
Se entenderá por Oficina de Información Pública: al área de apoyo técnico operativo
que apoya en la gestión de las solicitudes de Información Pública, y acceso,
rectificación, cancelación u oposición de datos personales en posesión de los entes
obligados, a cuya tutela estará el trámite de las mismas, conforme a lo establecido
en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Ley Protección de
Datos Personales ambas del Distrito Federal.
• Se entiende por “INFOMEX II” al sistema electrónico mediante el cual las personas
podrán presentar sus solicitudes de acceso a la información pública y de acceso,
rectificación, cancelación y oposición de datos personales y es el sistema único para
el registro y captura de todas las solicitudes recibidas por los entes públicos a través
de los medios señalados en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública del Distrito Federal y la Ley de Protección de Datos Personales para el
Distrito Federal, así como para la recepción de los recursos de revisión interpuestos
a través del propio sistema, cuyo sitio de Internet es: www.infomexdf.org.mx.
• Se entiende por “Solicitante” a toda persona que presente solicitud de acceso a la
información pública o de acceso, rectificación, cancelación y oposición de datos
personales ante los entes públicos.
• Las siglas referidas en el Diagrama de Flujo corresponden a las Unidades
Administrativas que intervienen en la descripción narrativa del procedimiento.
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(ARCO) cuando son presentadas a través del Sistema Electrónico INFOMEX-II del Instituto de
Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.9.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Subdirección de
1 Detecta vía electrónica en Sistema INFOMEX-II
20
Correspondencia, Archivo y
en su revisión de rutina, la solicitud de Acceso, minutos
Oficina de Información
Rectificación, Cancelación u Oposición de Datos
Pública
Personales la revisa y analiza, registra datos del
Oficina de Información
solicitante y le envía anotando número de folio
Pública
para consultar respuesta y decide.
¿Corresponde la atención de la solicitud a alguna
de las Unidades Administrativas de la Secretaría
de Salud del Distrito Federal?
No
2
Notifica al solicitante vía electrónica en Sistema
10
INFOMEX-II, de manera fundada y motivada las minutos
razones por las cuales no procedió su solicitud.
(Pasa al fin del procedimiento)
Sí
Unidad Administrativa
Competente
3
Canaliza la solicitud vía electrónica en Sistema
10
INFOMEX-II, a la Unidad Administrativa minutos
Competente y espera respuesta.
4
Recibe la solicitud, la analiza y determina.
1 hora
¿Es precisa?
Sí
5
Gestiona la respuesta correspondiente.
(Pasa a la actividad No.13)
No
1
día
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6
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(ARCO) cuando son presentadas a través del Sistema Electrónico INFOMEX-II del Instituto de
Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.9.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
Subdirección de
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información
Pública
Oficina de Información
Pública
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
6 Emite la prevención y la turna vía electrónica en
30
Sistema INFOMEX-II, a la Oficina de Información minutos
Pública.
7
Recibe prevención, notifica al solicitante, vía
20
Sistema INFOMEX-II y espera su desahogo.
minutos
¿El solicitante desahoga la prevención?
No
8
Se tiene por no presentada la solicitud y finaliza la
5
gestión.
minutos
(Pasa al fin del procedimiento)
Sí
Unidad Administrativa
Competente
9
Recibe el desahogo de la prevención en el
10
Sistema INFOMEX-II y remite a la Unidad minutos
Administrativa competente.
10
Recibe desahogo y verifica que el solicitante haya
20
cumplido con la prevención.
minutos
¿Satisface la prevención?
No
11
Remite solicitud a la Oficina de Información
10
Pública para que notifique al solicitante que no minutos
satisfizo el desahogo de la prevención
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Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.9.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Subdirección de
12 Recibe, notifica al solicitante vía Sistema
20
Correspondencia, Archivo y
INFOMEX-II y toma por no presentada la solicitud minutos
Oficina de Información
conforme al artículo 32 de la Ley de Protección de
Pública
Datos Personales para el Distrito Federal.
Oficina de Información
Pública
(Pasa al fin del procedimiento)
Sí
Unidad Administrativa
Competente
13
Gestiona la respuesta correspondiente.
¿Requiere ampliación
respuesta?
de
plazo
para
1
día
emitir
Sí
14
Solicita a la Oficina de Información Pública la
30
ampliación del plazo.
minutos
Subdirección de
15
Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información
Pública
Oficina de Información
Pública
Recibe, registra y notifica vía Sistema INFOMEX20
II al solicitante la ampliación del plazo y espera minutos
respuesta.
(Pasa a la actividad No.18)
No
Unidad Administrativa
Competente
16
Determina si requiere pago por reproducción de
30
la información.
minutos
¿Requiere pago?
No
17
Emite la respuesta y la envía a la Oficina de
Información Pública.
1
día
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(ARCO) cuando son presentadas a través del Sistema Electrónico INFOMEX-II del Instituto de
Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.9.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Subdirección de
18
Correspondencia, Archivo
y Oficina de Información
Pública
Oficina de Información
Pública
Descripción de la Actividad
Tiempo
Recibe la respuesta, la registra y notifica al
30
solicitante a través del Sistema INFOMEX-II que minutos
su solicitud ha sido atendida y que puede pasar a
recogerla.
(Pasa a la actividad no. 22)
Sí
Unidad Administrativa
Competente
19
Subdirección de
20
Correspondencia, Archivo
y Oficina de Información
Pública
Oficina de Información
Pública
Emite y envía respuesta a la Oficina de
Información Pública con requerimiento del pago.
1
día
Recibe la respuesta, calcula y notifica el pago de
30
los derechos por reproducción y envío de la minutos
información, genera la ficha de pago a través del
Sistema INFOMEX-II y espera que el interesado
efectúe el pago.
¿ El particular realizó el pago de derechos?
No
21
Opera la caducidad del trámite, dicta el acuerdo y
20
lo notifica por medio de lista en los estrados de la minutos
Oficina de Información Pública.
(Pasa al fin del procedimiento)
Sí
22
Requiere al titular o representante legal acredite
5
su personalidad.
minutos
¿El titular o representante legal acreditó su
personalidad?
No
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(ARCO) cuando son presentadas a través del Sistema Electrónico INFOMEX-II del Instituto de
Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.9.3 Descripción Narrativa
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
23 La Oficina de Información Pública se encuentra
2
imposibilitada para la entrega de la información.
minutos
(Pasa al fin del procedimiento)
Sí
24 Entrega al solicitante la reproducción de los datos
10
personales o la constancia de su rectificación, minutos
cancelación u oposición dentro del término
señalado por la Ley de Protección de Datos
Personales para el Distrito Federal.
Fin del procedimiento
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4.9.4 Diagrama de Flujo
Subdirección de Correspondencia,
Archivo y Oficina de Información Pública
Oficina de Información Pública
Unidad Administrativa
Competente
INICIO
1
Detecta vía electrónica en Sistema
INFOMEX-II la solicitud ARCO de datos
personales la analiza, registra y decide.
No
Recibe
determina.
2
Notifica vía electrónica de manera
fundada las razones por las cuales no
procedió su solicitud.
4
Sí
¿Corresponde la
atn. de la solicitud a
alguna de las UA de
la SSDF?
solicitud,
la
analiza
y
3
Canaliza la solicitud vía electrónica a la
Unidad Administrativa Competente y
espera respuesta.
No
Sí
¿Es precisa?
1
6
5
Gestiona la respuesta..
Emite prevención y la turna vía
electrónica a la Oficina de Información
Pública.
7
Recibe prevención, notifica vía Sistema
y espera su desahogo.
Prevención
2
No
¿El solicitante
desahoga la
prevención ?
8
Se tiene por no presentada la solicitud
y finaliza la gestión.
3
Sí
9
Recibe el desahogo, en el Sistema y
remite a la Unidad Administrativa
Competente.
10
Recibe desahogo y verifica que se
haya cumplido con la prevención.
A
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(ARCO) cuando la solicitud es presentada a través del Sistema Electrónico INFOMEX-II del Instituto
de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.9.4 Diagrama de Flujo
Subdirección de Correspondencia,
Archivo y Oficina de Información Pública
Oficina de Información Pública
Unidad Administrativa
Competente
A
12
2
Sí
Recibe, notifica al solicitante vía y toma
por no presentada la solicitud conforme
al artículo 32 de la LPDPDF.
No
¿Satisface la
prevención?
Sí
13
11
Gestiona la respuesta.
Remite solicitud a la Oficina de
Información Pública para que notifique
que no satisfizo el desahogo.
4
No
15
Sí
¿Requiere
ampliación de plazo
para emitir
respuesta?
Recibe, registra y notifica vía Sistema
la ampliación del plazo y espera
respuesta.
14
16
Determina si requiere pago por la
información.
Solicita a la Oficina de Información
Pública la ampliación del plazo.
5
Sí
5
No
¿Requiere pago?
18
19
Emite y envía respuesta a la Oficina de
Información
Pública,
indicando
requerimiento de pago.
Respuesta
17
Recibe respuesta, registra y notifica
que su solicitud ha sido atendida y que
puede pasar a recogerla.
Emite respuesta y la envía a la Oficina
de Información Pública.
Respuesta
6
B
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Día
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CORRESPONDENCIA, ARCHIVO Y
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4.9
Procedimiento
Año
Mes
01
Abril 2013
Página:
De:
12
12
Atención de Solicitudes de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición de Datos Personales
(ARCO) cuando la solicitud es presentada a través del Sistema Electrónico INFOMEX-II del Instituto
de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal
4.9.4 Diagrama de Flujo
Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública
Oficina de Información Pública
B
20
Recibe respuesta, genera la ficha de
pago y notifica al solicitante.
F. de pago
No
Sí
¿El particular realizó
el pago de
derechos?
6
21
22
Requiere al titular o representante legal
acredite su personalidad.
Opera la caducidad del trámite, dicta el
acuerdo y lo notifica en la lista de
estrados de la OIP.
7
No
Sí
¿El titular o rep. Leg.
Acreditó su pers.?
23
la OIP. no
información.
puede
entregar
24
la
Entrega reproducción de datos o la
constancia, dentro del término señalado
por la LDPDF.
1
4
8
3
7
8
Subdirectora de Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública
Lic. Alejandra Araceli Aguirre Sosa
FIN
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5. Formatos e Instructivos
Día
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Mes
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De:
1
32
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Formato
Día
01
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Año
Abril
2013
Página:
De:
2
32
5.1 Vale de Préstamo. Unidad de Archivo de Trámite
Secretaría de Salud
Subdirección de Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública
VALE DE PRESTAMO
UNIDAD DE ARCHIVO DE TRÁMITE
(1)
(2)
Préstamo ______________
No. Entrada ____/____ Caja ____/ ___
(3)
Ubicación Topográfica PACH(4)
Piso(s): Altadena PB (2),(3), (4), (5), (6)
Fecha de:
Devolución_____________
(5)
FOLIO:
(6 )
Área Solicitante: __________(7) _____________________________________________________
Nombre del Usuario :_________________ (8)___________________________________________
Expediente(s):___________________(9)_____________________________Fojas: _____(10)_____
________________________________________________________________________________
OBSERVACIONES:_______________(11)_________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
Entrega
Recibe
(12)
Nombre y Firma
(13)
Nombre y Firma
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Formato
Día
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Mes
Año
Abril
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Página:
De:
3
32
5.1 Vale de Préstamo. Unidad de Archivo de Trámite
Instructivo de Llenado
Dice
No.
Debe anotarse
Número de entrada
1
Número de control que fue asignado por el Archivo de Trámite
para su ubicación
Caja
2
Número de caja en donde se localiza el expediente.
Ubicación topográfica
3
Lugar físico en donde se encuentran la caja
Piso ( s )
4
Lugar físico en donde se localiza al usuario
5
PRÉSTAMO: Día, mes y año en que se realiza el préstamo
Fecha
DEVOLUCIÓN: Día, mes y año en que serán devueltos los
documentos
Folio
6
Número consecutivo que se asigna a los vales de préstamo
Área solicitante
7
Nombre del área que solicita el expediente (s)
Nombre del usuario
8
Nombre de la persona que solicita el expediente (s)
Expediente ( s )
9
Nombre del expediente (s)
Fojas
10
Número total de hojas que contiene el expediente
Observaciones
11
Este renglón se ocupará para asentar datos importantes tales
como motivos de terminación del expediente, estado de
conservación de la documentación, donde se localizan los
originales u otras cuestiones que a juicio de los responsables
se considere relevante.
Entrega
12
Nombre y firma de la persona que entrega la documentación
Recibe
13
Nombre y firma de la persona que recibe la documentación
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Formato
01
Año
Mes
Abril 2013
Página:
De:
4
32
5.2 Vale de Préstamo. Unidad de Archivo de Concentración (UAC)
Secretaría de Salud
Subdirección de Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública
VALE DE PRESTAMO
UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN (UAC)
(1)
(2)
No. Entrada ____/____ Caja ____/ ___
Ubicación Topográfica P-
(3)
A-
(4)
Piso(s): PB (2),(3), (4), (5), (6)
Préstamo ______________
Fecha de:
(5)
Devolución _____________
CH-
FOLIO:
(6)
Área Solicitante: _______________________( 7 )____________________________________
Nombre del Usuario :____________________( 8 )___________________________________
Expediente(s):_________________________( 9 )________________________ Fojas: ___( 10 )_
OBSERVACIONES:_______________(11)_________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
__
Entrega
Recibe
( 12 )
( 13)
Nombre y Firma
Nombre y Firma
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Página:
De:
5
32
5.2 Vale de Préstamo. Unidad de Archivo de Concentración (UAC)
Instructivo de Llenado
Dice
No.
Debe anotarse
Número de entrada
1
Número de control que fue asignado por el Archivo de Trámite
para su ubicación
Caja
2
Número de caja en donde se localiza el expediente.
Ubicación topográfica
3
Lugar físico en donde se encuentran la caja
Piso ( s )
4
Lugar físico en donde se localiza al usuario
5
PRÉSTAMO: Día, mes y año en que se realiza el préstamo
Fecha
DEVOLUCIÓN: Día, mes y año en que serán devueltos los
documentos
Folio
6
Número consecutivo que se asigna a los vales de préstamo
Área solicitante
7
Nombre del área que solicita el expediente (s)
Nombre del usuario
8
Nombre de la persona que solicita el expediente (s)
Expediente ( s )
9
Nombre del expediente (s)
Fojas
10
Número total de hojas que contiene el expediente
Observaciones
11
Este renglón se ocupará para asentar datos importantes tales
como motivos de terminación del expediente, estado de
conservación de la documentación, donde se localizan los
originales u otras cuestiones que a juicio de los responsables
se considere relevante.
Entrega
12
Nombre y firma de la persona que entrega la documentación
Recibe
13
Nombre y firma de la persona que recibe la documentación
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32
5.3 Carátula de Identificación del Expediente
SECRETARÍA DE SALUD DEL DISTRITO FEDERAL
CARATULA DE IDENTIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE
1.-Número de Entrada: ____________ /___________
2.-Número de Caja: _____________de____________
3.-Número del Expediente dentro de la Caja :
4.-Número de Fojas:
5.-Clave de Clasificación: SEDESA-08
6.-Fondo: SECRETARÍA DE SALUD DEL D.F.
7.- Sección o Área Generadora: _______________________________________________
8.-Serie documental: ________________________________________________________
9.-Nombre o Título del Expediente: ____________________________________________
10.-Fecha de apertura: ___ ____
___
11.-Valor Documental:
Fecha de cierre:
___ ___ ___
Día /Mes /Año
12.-Vigencia documental:
Administrativo
Unidad de Archivo de Tramite
Legal
___ años
Unidad de Archivo de Concentración
Contable
13.-Contiene Datos Personales:
Si
No
14.-Forma Parte de un Sistema de
Datos Personales:
Si
No
Articulo 2 y 18 de la Ley de Datos Personales para el Distrito Federal
___ años
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Página:
De:
7
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5.3 Carátula de Identificación del Expediente
Instructivo de Llenado
Dice
No.
Debe anotarse
Es un número de control que asigna el Archivo (se colocará
dicho número cuando se solicite el préstamo del expediente)
Especificar el número de caja ejemplo: 1 de 10
Número de entrada
1
Número de caja
2
Número del
expediente
3
Número de fojas
4
Total de hojas que conforma el expediente
Clasificación
5
Es el resultado de los caracteres y dígitos asignados a fondo,
subfondo, sección, serie y subserie. (Este rubro no se llenará)
Nombre de la Institución de la que dependen las áreas que
generan la documentación; ejemplo. Secretaría de Salud del
Gobierno del Distrito Federal
Área que genera la documentación. (Ejemplo: Dirección,
Jefatura dentro de la unidad administrativa)
Conjunto de documentos que son agrupados por tema, asunto
o la misma actividad dentro de un expediente.
El nombre completo del expediente.
Fondo
6
Área Generadora
7
Serie Documental
8
Nombre o Titulo de
Expediente
9
Fecha de apertura:
10
Fecha de cierre:
11
Valor documental
Es el número consecutivo que le asigna el área.
Se le colocará el día, mes y año (en que se abrió el
expediente).
Se le colocará el día, mes y año (en que se concluyó el
expediente).
Valor Administrativo: Actividades rutinarias documentales de
la institución (oficios administrativos, minutas, memorando,
reuniones, trámites relacionados con proyectos etc.)
Valor Legal: Es aquel que sirve de testimonio ante la ley o
instituciones legales. También es el plazo durante el cual los
documentos de archivo se conservan en la institución para su
posible uso y/o consulta y así certificar derechos u obligaciones
de la administración pública. (Amparos, juicios, demandas,
etc.)
Valor Contable: valor de los documentos que sirven de
explicación, justificación y comprobación de las operaciones
contables y financieras y dan testimonio de las obligaciones
tributarias.(nóminas, pólizas).
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Mes
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8
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5.3 Carátula de Identificación del Expediente
Instructivo de Llenado
Dice
No.
Debe anotarse
12
Unidad de Archivo de Trámite: Área donde se resguarda,
conserva y custodia la documentación; su consulta es
constante.
Unidad Archivo de Concentración: Área donde se resguarda
la documentación cuya frecuencia de consulta a disminuido
Vigencia documental:
13
Contiene Datos
Personales:
14
Forma Parte de un
Sistema de
Datos Personales
Si: se marcará con una X cuando contenga información
numérica, alfabética, gráfica, acústica o de cualquier otro tipo
concerniente a una persona física, identificada o identificable.
Tal y como son, de manera enunciativa y no limitativa: el origen
étnico o racial, características físicas, morales o emocionales,
la vida afectiva y familiar, el domicilio y teléfono particular,
correo electrónico no oficial, patrimonio, ideología y opiniones
políticas creencias, convicciones religiosas y filosóficas, estado
de salud, preferencia sexual, huella digital, el ADN. y el número
de seguridad social, y análogos.
(LPDPDFArt.2o)
No: Se marcará con una X cuando no contenga ningún dato
referido anteriormente
Si: se marcará con una X cuando el conjunto ordenado de
datos personales contenga información numérica, alfabética,
gráfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a una
persona física, identificada o identificable. Tal y como son, de
manera enunciativa y no limitativa: el origen étnico o racial,
características físicas, morales o emocionales, la vida afectiva
y familiar, el domicilio y teléfono particular, correo electrónico
no oficial, patrimonio, ideología y opiniones políticas creencias,
convicciones religiosas y filosóficas, estado de salud,
preferencia sexual, huella digital, el ADN. y el número de
seguridad social, y análogos. (LPDPDFArt.2o)
No: Se marcará con una X cuando no contenga ningún dato
referido anteriormente
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De:
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32
5.4 Ficha Catalográfica
SECRETARÍA DE SALUD DEL DISTRITO FEDERAL
FICHA CATALOGRAFICA
1.-Número de Caja: _____________de____________
2. Número Total de Expedientes dentro de la Caja:
3.-Número Total de Fojas:
4. Clave de Clasificación: MXGDF09-SESA-08/ 5.- Fondo: SECRETARÍA DE SALUD DEL D.F:
6.- Sección o Área Generadora: _________________________________________________
7.-Serie Documental: _________________________________________________________
8. Colocar el No. o Nombre del primero y el No. o Nombre del último Expediente dentro
de la Caja: ___________________________________________________________________
9.-Fecha de apertura: _____
____ ____
10.-Valor Documental:
___ ____ ___
Día /Mes /Año
11.-Vigencia Documental:
AdministrativoX
Unidad
Legal
de
Archivo
de
Concentración:_______
años
Contable
12.- Contiene Datos Personales:
Si
Fecha de cierre:
13.- Forma Parte de un Sistema de Datos
Personales:
No
Si
No
.
Articulo 2 y 18 de la Ley de Datos Personales para el Distrito Federal
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Abril
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Página:
De:
10
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5.4 Ficha Catalográfica
Instructivo de Llenado
Dice
No.
Número de caja
1
Número Total de
expedientes
2
Número Total de fojas
3
Clave de Clasificación
4
Fondo
Sección o Área
Generadora
Serie Documental
No. del primero y el
último Expediente
dentro de la Caja
Fecha de apertura:
5
6
7
8
9
Fecha de cierre:
Valor documental
10
Debe anotarse
Especificar el número de caja ejemplo: 1 de 10
Es el número total de expedientes que se encuentran dentro de
la caja
El número total de hojas de todos los expedientes que se
encuentran dentro de la caja
Colocar la Clave de Clasificación
El nombre de la Institución de la que dependen las áreas que
generan la documentación: ejemplo. Secretaría de Salud del
Distrito Federal
Área que genera la documentación. (Ejemplo: dirección,
jefatura dentro de la unidad administrativa)
(Asociación de expedientes cuya creación y uso deriva del
desempeño de una misma función o atribución (licitaciones,
expedientes de personal, etc.)
Colocar el numero del primer expediente y el del ultimo dentro
de la caja
Se le colocará el día, mes y año (en que se abrió el
expediente).
Se le colocará el día, mes y año (en que se concluyo el
expediente ultimo acto medico).
Valor Administrativo: Actividades rutinarias documentales de
la institución (oficios administrativos, minutas, memorando,
reuniones, trámites relacionados con proyectos etc.)
Valor Legal: Es aquel que sirve de testimonio ante la ley o
instituciones legales. También es el plazo durante el cual los
documentos de archivo se conservan en la institución para su
posible uso y/o consulta y así certificar derechos u obligaciones
de la administración pública. (Amparos, juicios, demandas,
etc.)
Valor Contable: valor de los documentos que sirven de
explicación, justificación y comprobación de las operaciones
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De:
11
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5.4 Ficha Catalográfica
Instructivo de Llenado
contables y financieras y dan testimonio de las obligaciones
tributarias.(nóminas, pólizas)
Dice
Vigencia documental:
No.
11
12
Contiene Datos
Personales:
Forma Parte de un
Sistema de Datos
Personales
13
Debe anotarse
Unidad Archivo de concentración: Área donde se resguarda
la documentación cuya frecuencia de consulta ha disminuido, o
ya no es consultada.
Si: se marcará con una X cuando contenga información
numérica, alfabética, gráfica, acústica o de cualquier otro tipo
concerniente a una persona física, identificada o identificable.
Tal y como son, de manera enunciativa y no limitativa: el origen
étnico o racial, características físicas, morales o emocionales,
la vida afectiva y familiar, el domicilio y teléfono particular,
correo electrónico no oficial, patrimonio, ideología y opiniones
políticas creencias, convicciones religiosas y filosóficas, estado
de salud, preferencia sexual, huella digital, el ADN. y el número
de seguridad social, y análogos.
(LPDPDFArtículo 2o)
No: Se marcará con una X cuando no contenga ningún dato
referido anteriormente.
Si: se marcará con una X cuando se ha un conjunto
organizado de archivos, registros, ficheros, bases o banco de
datos personales de la institución, cualquiera que sea la forma
o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y
acceso;( LTAIP Art. 4o Fracción. XVIII)
No: Se marcará con una X cuando no contenga ningún dato
referido anteriormente
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De:
12
32
5.5 Inventario Documental
SEC R ETA R ÍA D E SA LU D
Subdirección de C orrespondencia,A rchivo y
O ficina de Inform ación Pública
( 7 ) Transferencia:
INVENTARIO DOCUMENTAL
( 8 ) Página ________ de ______________
SECRETARÍA DE SALUD DEL DISTRITO FEDERAL
Fondo:
(2)
Dirección de Área:
Seccion o Area Generadora
Clave de Clasificación:
Responsable del Archivo
Caja
Nombre o Título del
Expediente
No. de
Fojas
Año o Original (O)
Período Copia (X)
Contiene Datos
Personales
Si
( 10 )
( 11 )
( 12 )
El presente inventario consta de _____( 19 )_______
( 13 )
( 14 )
( 15 )
No
Forma Parte de Un
Sistema de Datos
Personales
Si
( 16 )
fojas y ampara la cantidad de __( 20 )____ expedientes en ___( 21 )_____
Fecha:
FORMULÓ
(17)
( )
Contable
( )
Observaciones
(18)
cajas, con un peso aproximado de _____( 22 )_____kilogramos
( 23 )
REVISÓ
( 25 )
Legal
No
VISTO BUENO
( 24 )
Valor: Administrativo (X)
(4)
(5)
(6)
Serie Documental:
No. Consecutivo
de Expediente
(9)
(3)
( 26)
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De:
13
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5.5 Inventario Documental
Instructivo de Llenado
Dice
Fondo
Dirección de área
Sección o área
generadora
Serie documental
Clave de
Clasificación
Responsable del
archivo de tramite
Tranferencia
No.
1
2
Área que genera la documentación. (Ejemplo: Dirección,
Jefatura dentro de la unidad administrativa).
4
Conjunto de documentos que son agrupados por tema, asunto
o la misma actividad dentro de un expediente.
5
El número o símbolo de identificación determinado, numérico o
alfa numérico, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación
el cual corresponda a cada area Generadora
Nombre del servidor Publico que funge como Responsable de
la Unidad de Archivo Correspondiente.
6
7
Página __de__
No. Consecutivo de
expediente
No de caja
Nombre o titulo del
expediente
No de fojas
Año o periodo
El nombre completo de la Dirección de Área bajo cuya
adscripción esté la unidad generadora de la documentación a
inventariar.
3
8
Valor
Debe anotarse
El nombre de la Institución de la que dependen las áreas que
generan la documentación: ejemplo. Secretaría de Salud del
Distrito Federal.
Numero de control que coloca el Área de Archivo
Todas las hojas del inventario sin excepción deberán foliarse o
en su caso contar una a una, indicando en el recuadro el
número de fojas, en el orden numérico consecutivo de ellas
hasta el total que se utilicen ejemplo: inicio; Página: 01 de 45,
cierre Página 45 de 45.
9
Con una (x) se señalará el valor administrativo, legal o contable
que contenga la documentación dentro de la caja de archivo.
10
Se anotará el número consecutivo de cada expediente por caja
hasta el total de ellas.
11
El número de la caja que contenga los expedientes.
12
El nombre completo del expediente .
13
14
Total de hojas que conforma el expediente
La fecha de inicio y conclusión o ultimo trámite del expediente.
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De:
14
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5.5 Inventario Documental
Instructivo de Llenado
Dice
Original o Copia
Contiene datos
personales
Forma Parte de un
Sistema de Datos
Personales
No.
15
16
17
Debe anotarse
Indicar con una (o) si se trata de originales y con una (x) si se
trata de copias.
Si: se marcará con una X cuando contenga información
numérica, alfabética, gráfica, acústica o de cualquier otro tipo
concerniente a una persona física, identificada o identificable.
Tal y como son, de manera enunciativa y no limitativa: el origen
étnico o racial, características físicas, morales o emocionales,
la vida afectiva y familiar, el domicilio y teléfono particular,
correo electrónico no oficial, patrimonio, ideología y opiniones
políticas creencias, convicciones religiosas y filosóficas, estado
de salud, preferencia sexual, huella digital, el ADN. y el número
de seguridad social, y análogos. ( LPDPDF Artículo 2o)
No: Se marcará con una X cuando no contenga ningún dato
referido anteriormente.
Si: se marcará con una X cuando se ha un conjunto organizado
de archivos, registros, ficheros, bases o banco de datos
personales de la institución, cualquiera que sea la forma o
modalidad de su creación, almacenamiento, organización y
acceso;(
LTAIP
Art.
4o
Fraccion
XVIII)
No: Se marcará con una X cuando no contenga ningún dato
referido anteriormente
Observaciones
18
Colocar datos relevantes o de utilidad para el área
El presente
inventario consta de
19
No: Se marcará con una X cuando no contenga ningún dato
referido anteriormente.
20
El número de expedientes que conforma el reporte del
inventario.
21
El total de cajas que contiene el reporte del inventario.
22
El peso aproximado de la documentación que integra el reporte
de inventario.
Y ampara la cantidad
de
Expedientes en
Con un peso
aproximado de
Para calcular el peso aproximado de la documentación se
ofrece una tabla con el promedio de peso del papel archivo.
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5.5 Inventario Documental
Instructivo de Llenado
Dice
No.
Debe anotarse
1 METRO LINEAL = 40 KG.
15 METROS LINEALES = 1 METRO CÚBICO.
1 METRO CÚBICO = 600 KG.
Fecha
23
Formulo
24
El nombre y firma del encargado de elaborar el inventario de la
propia oficina.
Reviso
25
El nombre del responsable del archivo de trámite.
Visto bueno
26
El nombre y firma del titular de el área Generadora de la
documentación.
Cancelar o cerrar los espacios sobrantes de modo tal, que
impida poder agregar mas información en dichos espacios.
Cada hoja del inventario se rubricará en el margen lateral
derecho, por el archivónomo que llevo acabo la revisión física
de los documentos.
Nota:
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De:
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5.6 Inventario de Baja Documental por Expediente
Secretaría de Salud del Distrito Federal
Subdirección de Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública
ARCHIVO DE CONCENTRACION
INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL POR EXPEDIENTE
FONDO:
7 pagina
SECRETARÍA DE SALUD DEL DISTRITO FEDERAL
1 de
DIRECCIÓN DE AREA: _______________2______________________
SECCION:________________3________________________________
SERIE:_______________________4____________________________
CODIGO DE CLASIFICACION: ____________5____________________
RESPONSABLE DEL ARCHIVO: ___________6___________________
No.
No. DE
BOLSA
No. DE
EXPEDIENTE
NOMBRE DEL
EXPEDIENTE
AÑO
9
10
11
CONTIENE DATOS
PERSONALES
INFORMACION
OBSERVACIONES
APERTURA
CIERRE
8
VALOR DOCUMENTAL
12
Y
ADMVO
LEGAL
CONTABLE
13
CONFIDENCIAL
RESERVADA
14
SI
NO
15
El presente inventario consta de _____17_____ fojas y ampara la cantidad de ___18___ expedientes en ___19___ Bolsa, con un peso aproximado de ____20___ kilogramos
FORMULO
REVISO
VISTO BUENO
FECHA
21
22
23
24
16
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Día
01
Mes
Año
Abril
2013
Página:
De:
17
32
5.6 Inventario de Baja Documental por Expediente
Instructivo de Llenado
Dice
No.
1
Fondo
Dirección de área
Sección
Debe anotarse
Nombre de la dependencia: Secretaría de Salud del Distrito
Federal
2
El nombre completo del área bajo cuya adscripción esté la
unidad generadora de la documentación a inventariar.
3
El nombre del área donde se generan los documentos de los
archivos objeto del inventario.
4
Asociación de expedientes cuya creación y uso deriva del
desempeño de una misma función o atribución (licitaciones,
expedientes de personal, etc.).
Serie
Código
clasificación
de
5
Clave designada conforme al Cuadro General de Clasificación
Archivística.
Responsable
archivo
del
6
Nombre del servidor Publico que funge como Responsable de
la Unidad de Archivo Correspondiente.
7
Pagina __de__
Todas las hojas del inventario sin excepción deberán foliarse,
indicando en el recuadro el numero de Hojas, en el orden
numérico consecutivo de ellas hasta el total que se utilicen
ejemplo: Pagina:01 de 45, Pagina:45 de 45.
No. Consecutivo de
expediente
8
Se anotará el número consecutivo de cada expediente hasta el
total de ellas.
Numero de bolsa
9
El numero bolsa que contenga los expedientes.
Numero
expediente
Nombre
expediente
Año
de
del
10
11
12
Es el número consecutivo que se le asigna dentro de la caja
El título o nombre del expediente y una síntesis del contenido
Apertura: Fecha del primer documento
Cierre: Fecha del ultimo documento
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Año
Abril
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Página:
De:
18
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5.6 Inventario de Baja Documental por Expediente
Instructivo de Llenado
Dice
No.
Valor documental
13
Información
14
Debe anotarse
Valor Administrativo: Actividades rutinarias documentales de
la relacionados con proyectos etc.)
Valor Legal: Es aquel que sirve de testimonio ante la ley o
instituciones legales. También es el plazo durante el cual los
documentos de archivo se conservan en la institución para su
posible uso y/o consulta y así certificar derechos u obligaciones
de la administración pública. (amparos, juicios, demandas, etc.)
Valor Contable: valor de los documentos que sirven de
explicación, justificación y comprobación de las operaciones
contables y financieras y dan testimonio de las obligaciones
tributarias.(nóminas, pólizas).
Confidencial:
Reservada:
15
Contiene datos
personales
Si: se marcara con una X cuando contenga información
numérica, alfabética, grafica, acústica o de cualquier otro tipo
concerniente a una persona física, identificada o identificable.
Tal y como son, de manera enunciativa y no limitativa: el origen
étnico o racial, características físicas, morales o emocionales,
la vida afectiva y familiar, el domicilio y teléfono particular,
correo electrónico no oficial, patrimonio, ideología y opiniones
políticas creencias, convicciones religiosas y filosóficas, estado
de salud, preferencia sexual, huella digital, el ADN. y el numero
de seguridad social, y análogos. ( LPDPDF Artículo 2o).
No: Se marcara con una X cuando no contenga ningún dato
referido anteriormente.
Observaciones
El presente
inventario consta de
Y ampara la cantidad
de
Expedientes en
16
17
Conclusión del trámite o datos relevantes.
El total de fojas que amparan el inventario.
18
El número de expedientes que conforma el reporte del
inventario.
19
El total de bolsas que contiene el reporte del inventario.
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5.6 Inventario de Baja Documental por Expediente
Instructivo de Llenado
Dice
Con un peso
aproximado de
No.
20
Debe anotarse
El peso aproximado de la documentación que integra el reporte
de inventario.
Para calcular el peso aproximado de la documentación se
ofrece una tabla con el promedio de peso del papel archivo.
1 METRO LINEAL = 40 KG.
15 METROS LINEALES = 1 METRO CÚBICO.
1 METRO CUBICO = 600 KG
Formuló
21
El nombre y firma del encargado de elaborar el inventario de la
propia oficina.
Revisó
22
El nombre del responsable del archivo de trámite.
Visto bueno
23
Fecha
24
El nombre y firma del titular de el área Generadora de la
documentación.
lugar y fecha de elaboración del inventario.
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6. Anexos
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6.1 Solicitud de Acceso a la Información Pública
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Mes
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De:
21
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6.2 Solicitud de Acceso a Datos Personales
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De:
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6.3 Solicitud de Cancelación de Datos Personales
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De:
25
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6.4 Solicitud de Rectificación de Datos Personales
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01
Mes
Año
Abril
2013
Página:
De:
27
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6.5 Solicitud de Oposición de Datos Personales
Día
01
Mes
Año
Abril 2013
Página:
De:
29
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6.5 Solicitud de Oposición de Datos Personales
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01
Mes
Año
Abril 2013
Página:
De:
30
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6.6 Recurso de Revisión
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6.6 Recurso de Revisión
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6.6 Recurso de Revisión
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Mes
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De:
33
32