“Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú”

“Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú”
“Año de la Diversificación productiva y del Fortalecimiento de la Educación”
TÉRMINOS DE REFERENCIA
SERVICIO PARA EL FORTALECIMIENTO DEL EQUIPO DE TRABAJO ENCARGADO DEL TRÁNSITO DE
ENTIDADES AL NUEVO RÉGIMEN DEL SERVICIO CIVIL
1.
Antecedentes
La Autoridad Nacional del Servicio Civil –SERVIR es el organismo técnico especializado y rector del
Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos del Estado, encargado de establecer,
desarrollar y ejecutar la política de Estado respecto del Servicio Civil.
La Ley del Servicio Civil, Ley Nº 30057, que ha sido promulgada por el Presidente de la República
en julio del año 2013 y cuya reglamentación ha sido aprobada en junio del año 2014, por Decreto
Supremo Nº 040-2014-PCM (Reglamento General de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil),
Decreto Supremo Nº 041-2014-PCM (Reglamento del régimen especial para gobiernos locales) y
Decreto Supremo Nº 138-2014-EF (Reglamento de compensaciones).
La Tercera Disposición Complementaria Transitoria de la LSC establece que la misma y su
Reglamento establecen las reglas, procesos y metodologías que deben seguir las entidades
seleccionadas para el traspaso al régimen del Servicio Civil.
Dentro de SERVIR, la Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos (GDSRH), es el
órgano encargado de la implementación y supervisión de las políticas de gestión de los recursos
humanos. En este sentido, está liderando a través del Equipo de Tránsito, la transición de las
entidades al nuevo régimen del Servicio Civil, con apoyo técnico y metodológico.
Desde el establecimiento de dicho Equipo de Tránsito hasta la actualidad se ha ido incrementando
las entidades que han entrado al proceso de tránsito, contando en la actualidad con más de 160
entidades de los ámbitos nacional, regional y local.
En este sentido, se hace necesaria una revisión de los procesos de trabajo dentro de dicho Equipo
de Tránsito que permita mejorar la eficacia, eficiencia y calidad de los procesos de dicha equipo
dentro de la GDSRH.
2.
Objetivo
Brindar un servicio para definir e implementar los procesos, metodologías, y mejores prácticas
internacionales de gestión de proyectos para el equipo responsable del Tránsito al Nuevo
Régimen del Servicio Civil, a fin de asegurar la calidad y eficiencia en la gestión de los servicios que
brinda, la documentación y homogeneidad en su funcionamiento
3.
Alcances del Trabajo
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Para el cumplimiento del objetivo, se deben realizar, como mínimo, las siguientes actividades:
4.
-
Análisis del marco legal asociado al tránsito de las entidades a la Ley del Servicio Civil.
-
Análisis de las metodologías definidas en el contexto de los Lineamientos para el Tránsito
de una Entidad Pública al Régimen del Servicio Civil.
-
Levantamiento de las prácticas actuales en la gestión del equipo de tránsito.
-
Reflexión y definición de la estrategia, funciones y enfoque operativo del equipo de
Tránsito
-
Identificar y caracterizar los procesos necesarios para gestión del tránsito de las entidades
al nuevo régimen, así como los roles y el reporting necesario. Incluyendo todos los
elementos de planificación, seguimiento y control.
-
Diseñar el modelo organizacional y funciones para el equipo de Tránsito.
-
Definición de estructura organizativa y perfiles requeridos dentro del equipo de tránsito
-
Definición de los procesos de gestión de proyectos según la metodología de Gestión de
Proyectos (concepto PMO)
-
Definición de herramienta de gestión del cambio dentro del equipo de Tránsito
-
Definición de operativa para la estandarización del proceso de tránsito de las entidades.
Metodología del trabajo
Se aplicará la siguiente metodología:
 El contratista desarrollará sus actividades trabajando de manera coordinada con la GDSRH
y las personas que esta designe.
Etapas del servicio
El servicio consta de cuatro (04) etapas:
1)
Preparación
 Definición del marco de gestión y metodología que será empleada durante la
ejecución del servicio.
 Ajustar la estrategia y técnicas de trabajo, las etapas y actividades presentados en
la propuesta técnica.
 Presentación del equipo del proveedor que participará en el servicio a la GDSRH,
especificando roles y funciones.
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 Identificación de los requerimientos de participación del equipo de la GDSRH u
otras áreas que se considere de SERVIR, así como el cronograma de reuniones y
visitas a realizarse como parte del servicio.
 Presentación de la estructura detallada del trabajo y el cronograma del servicio.
2)
Definición estratégica del equipo de Tránsito
 Análisis del contexto normativo y metodológico del equipo de Tránsito
 Análisis de la documentación de relevancia vinculada a todos los procesos de
SERVIR asociados al tránsito del nuevo régimen.
 Definición del marco estratégico: misión, visión, objetivos e indicadores de
desempeño del equipo de Tránsito
 Estructura organizativa: organigrama del equipo y definición de perfiles de puestos:
función y responsabilidades
 Levantamiento y análisis de los procesos actuales de operativa del equipo.
 Realización de mesas de trabajo para reflexión conjunta sobre dicha propuesta con
la GDSRH (que incluya entrevistas con al menos seis (06) entidades del ámbito
nacional y regional que se encuentren en proceso de tránsito al nuevo régimen).
3)
Definición Operativa del equipo bajo enfoque de PMO
-
Definición del Modelo Operativo del equipo de Tránsito.
-
Incorporación de metodología de gestión de proyectos (PMM: Project Management
Method), considerar como mínimo:
 Gestión documental: Protocolo guardado, nomenclatura, gestión de versiones
 Modelo relacional: Procedimientos de actuación ante la comunicación
(telefónica, personal, mail..) con entidades y sus diferentes representantes
 Comunicación con las entidades homogéneas y con protocolos de actuación por
perfiles. (niveles de atención)
 Gestión de riesgos: Procedimiento para la detección, comunicación y mitigación
de riesgos asociados a las entidades
 Prever y gestionar los riesgos asociados a la hoja de ruta.
 Modelo de Reporting: Emisión de informes con carácter constantes o puntuales
con diferentes niveles de información
 Elaboración de herramienta ofimática de seguimiento de proyectos.
4)
Definición de procesos de mejora y estandarización del tránsito
 Definición de metodología de análisis y estandarización de procesos
 Definición de metodología para el análisis y estandarización de funciones
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 Definición de herramienta de gestión del cambio para ser implementada por las
entidades en tránsito
 Elaboración de metodología para el monitoreo de las procesos y cargas de trabajo
de las entidades públicas en el tránsito
5.
Productos o entregables
Los productos que deberán ser entregados por el contratista son:
Producto 1: Plan de trabajo
Definición del plan de trabajo para el servicio en el que se describa al menos:
 Metodología, herramientas empleadas y marco de gestión propuesto por el
contratista para las diversas fases del servicio.
 Cronograma del servicio, indicando los plazos de ejecución y, cuando corresponda,
los entregables, así como un esquema de relación entre el contratista y la GDSRH.
 El cronograma de trabajo con la secuencia de las actividades, indicando los plazos
de ejecución, los responsables y, cuando corresponda, los entregables.
Producto 2: Definición estratégica del equipo de Tránsito
Documento de definición de la estrategia del equipo, que deberá incluir al menos:
 Análisis de las misión, visión y objetivos del equipo
 Definición de las funciones del equipo
 Propuesta organizativa del equipo
 Definición de mecanismo de seguimiento de objetivos del equipo en base a
indicadores operativos, de resultado e impacto.
Producto 3: Definición de modelo operativo del equipo de Tránsito
Documento en el que se definen los procesos incluidos dentro del equipo de tránsito
en base a metodologías de gestión por proyectos:
 Procesos de gestión documental dentro del equipo
 Procesos de gestión de alcance, tiempo y calidad de proyectos
 Procesos de gestión de riesgos
 Procesos de gestión de las comunicaciones (internas y externas)
 Modelo de reporting del equipo
 Herramienta ofimática de seguimiento de proyectos
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Producto 4: metodologías de mejora y estandarización del tránsito
Documento en el que se definen las metodologías de mejora y estandarización de los
procesos incluidos dentro del tránsito, que deberán incluir al menos:
 Metodología de estandarización de procesos
 Metodología de estandarización de funciones
 Metodología de seguimiento de cargas de trabajo de las entidades
 Definición de herramienta de gestión del cambio
6.
Plazo de ejecución del servicio
El plazo del servicio es de 120 días calendario. Los productos se deberán entregar según el
siguiente cronograma:
7.
Actividad
Período
Producto 1
A los 3 días calendario, contados a partir del día siguiente de la
suscripción de la orden de servicio.
Producto 2
A los 30 días calendario, contados a partir del día siguiente de la
suscripción de la orden de servicio.
Producto 3
A los 90 días calendario, contados a partir del día siguiente de la
suscripción de la orden de servicio.
Producto 4
A los 120 días calendario, contados a partir del día siguiente de
la suscripción de la orden de servicio.
Requerimiento del contratista y de su personal
El servicio puede ser ejecutado por una persona jurídica especializada en consultoría en el sector
público y privado, que, de modo deseable cuente con certificaciones internacionales basadas en
gestión y/o calidad.
Perfil del Postor:
 Empresa consultora que en dónde los últimos cuatro (04) años haya ejecutado al menos cinco
(05) servicios vinculados a la gestión de los Recursos Humanos en entidades públicas.
 Experiencia específica comprobada en al menos un (01) servicio y/o proyecto asociado a la
definición de una oficina de gestión de proyectos (o PMO) para una entidad del Sector Público
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y al menos un (01) servicio y/o proyecto de definición de una oficina de gestión del cambio (o
CMO) para una entidad del Sector Público
Además deberá acreditar experiencia en al menos tres (03) diseño y/o definición de
metodologías, instrumentos o herramientas vinculadas a la gestión de los Recursos Humanos
en entidades públicas.
Asimismo, la empresa deberá acreditar un equipo conformado por los siguientes perfiles:
Perfil mínimo del Coordinador de Proyecto

Título profesional Universitario en Administración de Empresas, Ingeniería, Gestión y Alta
Dirección, Ciencia Política y Gobierno Economía o carreras afines; y que además cuente con
certificación vigente en proyectos emitida por Project Management Institute - PMI.

Experiencia general mínima de diez (10) años de experiencia general desarrollando
consultoría para entidades del sector público y/o privado.

Experiencia en el desarrollo de al menos cinco (05) proyectos relacionados a la optimización
de servicios y/o procesos para el sector público.

Experiencia en la ejecución de al menos un (01) servicio y/o proyecto asociado a la definición
de una oficina de gestión de proyectos (o PMO).
Perfil mínimo del Especialista Senior 1 (Organización y Procesos)

Título profesional Universitario en Administración de Empresas, Gestión y Alta Dirección,
Ciencia Política y Gobierno Economía o carreras afines; y que además cuente con MBA,
maestría en gestión, dirección de empresas u otras a fines.

Estudios de cursos en gestión de procesos con un mínimo acumulado de cien horas (100)
lectivas.

Experiencia general mínima de cinco (05) años desarrollando consultoría para entidades del
sector público, en donde haya ejecutado al menos cinco (05) servicios relacionados a gestión
de procesos y definición de funciones y/o puestos.

Experiencia específica mínima de dos (02) servicios en donde se haya diseñado y/o
implantado Modelos de Oficinas para el sector público.
Perfil mínimo del Especialista Senior 2 (Modelos de Gestión)

Título profesional Universitario en Administración de Empresas, Gestión y Alta Dirección,
Ciencia Política y Gobierno Economía o carreras afines; y que además cuente con MBA,
maestría en gestión, dirección de empresas u otras a fines.

Estudios de cursos en gestión de procesos con un mínimo acumulado de cien horas (100)
lectivas.

Experiencia general mínima de cinco (05) años desarrollando consultoría para entidades del
sector público, en donde haya ejecutado al menos cuatro (04) servicios relacionados al diseño
y/o desarrollo e implantación de modelos de gestión para el sector público.
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
Experiencia en el diseño de al menos dos (02) modelos metodológicos para la optimización de
procesos y/o procedimientos.
Perfil mínimo del Especialista en Instrumentos y Herramientas de RRHH

Titulado en Administración, Economía, Derecho, Gestión y Alta Dirección, Ciencia Política y
Gobierno o carreras afines.

Experiencia general mínima de cuatro (04) años en consultoría en el sector público.

Haber participado en al menos cuatro (04) servicios de relacionados con la definición
metodológica de instrumentos de gestión en Recursos Humanos en el sector público.
Nota:
Los grados de estudios del personal, serán acreditados mediante copia simple del grado o
título profesional universitario, según corresponda.
La experiencia del personal profesional, deberán ser acreditados mediante presentación de
copia simple de, i) contratos u orden de servicios con su respectiva conformidad o ii)
constancias o iii) certificados o iv) cualquier otro documento que, de manera fehaciente
demuestre la experiencia del personal propuesto.
Los conocimientos del personal, se acreditarán con certificados o constancias de estudios,
diplomas, u otros que acrediten los conocimientos solicitados.
8.
Coordinación y Supervisión
La coordinación y supervisión estará a cargo de la Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos
Humanos del Servicio Civil de SERVIR.
9.
Contrataciones y servicios cubiertos por SERVIR
Los costos de traslados en Lima serán asumidos por el contratista y deberán ser considerados en
la propuesta económica.
10. Forma de pago
El servicio se pagará de la siguiente forma:

60% del monto total a la conformidad del producto 2 por parte de la Gerencia de Desarrollo
del Sistema de Recursos Humanos del Servicio Civil de SERVIR. Para ello, el producto 1
también deben haber recibido la conformidad por parte de la Gerencia de Desarrollo del
Sistema de Recursos Humanos de SERVIR en el plazo previsto.
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
40% del monto total a la conformidad del producto 4 por parte de la Gerencia de Desarrollo
del Sistema de Recursos Humanos del Servicio Civil de SERVIR. Para ello, el producto 3
también deben haber recibido la conformidad por parte de la Gerencia de Desarrollo del
Sistema de Recursos Humanos de SERVIR en el plazo previsto.
La conformidad del servicio deberá efectuarse en un plazo que no excederá de diez (10) días
calendarios de recibidos los productos. El pago se efectuará dentro de los quince (15) días
calendarios siguientes de la emisión de la conformidad.
11. Propiedad intelectual
El contratista no tendrá ningún título, patente u otros derechos de propiedad en ninguno de los
documentos preparados, tales derechos pasarán a ser propiedad de SERVIR.
12. Reserva y Confidencialidad
 EL CONTRATISTA reconoce que la naturaleza de los servicios objeto del presente contrato
permite el acceso a datos e información confidencial y privilegiada, y se compromete a no
revelar, comentar, suministrar o transferir de cualquier forma, tal información a terceros sin
la aprobación expresa de SERVIR, otorgada con anterioridad y por escrito. Esta obligación
incluye a todo el personal designado para la prestación del servicio. EL CONTRATISTA se
compromete a adoptar las medidas necesarias para garantizar el fiel cumplimiento de lo
dispuesto en la presente cláusula.
 EL CONTRATISTA deberá mantener en forma reservada toda la información suministrada por
SERVIR. Al término de cada encargo, EL CONTRATISTA devolverá todos los documentos que le
hubiesen sido entregados por SERVIR.
 En caso de incumplimiento de lo que ha sido indicado precedentemente, EL CONTRATISTA
deberá indemnizar hasta un máximo de diez por ciento (10%) de monto del contrato a SERVIR
por el daño causado sea cual fuere, sin perjuicio de iniciar las correspondientes acciones
legales que SERVIR pueda iniciar contra EL CONTRATISTA. La obligación de confidencialidad
sobrevivirá a la terminación del contrato y permanecerá en el tiempo y no podrá divulgarse en
ningún momento; el incumplimiento de esta obligación por EL CONTRATISTA y/o su personal,
originará el derecho de SERVIR para accionar legalmente contra EL CONTRATISTA y/o su
personal.
13. Responsabilidad
El plazo máximo de responsabilidad del contratista, por la calidad ofrecida y por los vicios ocultos
del servicio, es de un (01) año contado a partir de la conformidad del servicio.
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