GESTIÓN DE INSTALACIONES BASADA EN LA NUBE

GESTIÓN DE INSTALACIONES
BASADA EN LA NUBE
LA RESPUESTA PARA UNA MEJOR RENTABILIDAD, EFICIENCIA OPERATIVA Y RENDIMIENTO
Principales tendencias que afectan
el futuro de la gestión de instalaciones
Comodidad. Seguridad. Eficiencia. Estas son las máximas que rigen la vida de los gerentes de instalaciones,
proveedores de servicios y propietarios de edificios como usted. Algunas realidades, sin embargo, han introducido
obstáculos considerables entre usted y estos objetivos estratégicos.
Los edificios son cada vez
más antiguos. Las estructuras
El costo de mano de obra
calificada está aumentando.
Las presiones normativas
continúan creciendo. Los mandatos
construidas hace décadas o
incluso siglos requieren mayor
mantenimiento, reparaciones
frecuentes y mejoras, lo que desafía
a la mano de obra y el presupuesto.
Se debe maximizar la producción de sus
empleados. La persona a la que asigna
cada tarea no solo necesita el conjunto
de habilidades adecuado, sino que
necesita acceso a la información, las
herramientas y los recursos necesarios
para realizar la tarea de la manera más
eficiente y rentable posible..
medioambientales y las iniciativas de
sostenibilidad obligan a disminuir la
huella de carbono de cada instalación
y maximizar el consumo eficiente de
energía. Mientras tanto, las normativas
de salud y seguridad influyen en las
operaciones cotidianas. A fin de cuentas,
una parte importante del tiempo se
dedica a cumplir normas y a demostrar la
conformidad con datos en tiempo real.
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2
Un problema de fragmentación
Abordar estas presiones de manera correcta requiere
visibilidad en cada faceta de las instalaciones que se
gestiona, además de una transparencia operativa total.
Sin embargo, el mundo de la gestión de instalaciones está
inherentemente fragmentado. Ya sea que se administre
un edificio o miles, se trabaja con múltiples proveedores
y contratistas, supervisa y se prestan servicios a una gran
cantidad de equipamientos y activos, y se deben retener
y elaborar informes sobre una cantidad de información
aparentemente infinita, desde garantías y normativas
hasta acuerdos de nivel de servicio (SLA).
Como resultado, controlar los datos y extraer perspectivas
valiosas son desafíos monumentales. Pero sin estas
perspectivas, los gastos pueden elevarse de manera
inexplicable. Los incumplimientos de conformidad
inadvertidos pueden poner el negocio y los arrendatarios
en riesgo. Y se pueden perder importantes SLA debido a
problemas no identificados.
1
FMLink. resultados de la encuesta entre BIM y FM, 2015.
La gestión de instalaciones es lenta
para adoptar nuevas tecnologías
La manera más común en que los
propietarios de edificios/gerentes de
instalaciones realizan un seguimiento
del espacio y los activos es a través de
Microsoft Excel® (el 43,9 % indicó que
utilizan hojas de cálculo para esta tarea).
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3
UN DESAFÍO DE:
DATOS Y ESCALA
La entrada de datos en rápido aumento complica aún más
las cosas. Los edificios de hoy son más inteligentes y los
sistemas confían cada vez más en acciones automáticas
impulsadas por datos recopilados de manera constante.
Asimismo, es probable que se estén utilizando múltiples
aplicaciones dispares para impulsar las operaciones de
gestión de instalaciones, desde el modelado de información
del edificio hasta sistemas de gestión de órdenes de trabajo.
Lamentablemente, los datos que impulsan los sistemas
suelen existir en silos, lo que complica la tarea de coordinar
actividades, compartir información y aprovechar los datos de
distintos sistemas. Como resultado, es posible que se estén
perdiendo oportunidades de mejorar la eficiencia operativa,
optimizar costos y cumplir con los mandatos de conformidad.
Y luego está el tema de la escala.
Para 2019,
el valor de la industria
de la gestión de
instalaciones:
que representa una
tasa de crecimiento
anual compuesta de:
USD
43,69 mil millones
12,1%
2014 a 2019
2
Con un crecimiento en el horizonte tan grande, necesita
garantías de que la infraestructura subyacente de TI está
preparada para ofrecer soporte a los nuevos edificios y de
que esta sea lo suficientemente flexible para integrarse en
aplicaciones externas.
Una necesidad de integración
Más de la mitad de los gerentes de
instalaciones/propietarios de edificios
(61,4 %) señaló que utilizan sistemas de
electricidad, calefacción y refrigeración
automáticos en sus instalaciones, pero
solo un cuarto (28,6 %) informó que
estos sistemas están integrados a su
sistema de gestión de instalaciones.3
2
Marketsandmarkets.com, “Facility Management Market by Solutions (CAFM, IWMS, CMMS, BIM,
IWMS) & Services—Worldwide Market Forecasts and Analysis (2014–2019)”, mayo de 2014
3
FMLink. resultados de la encuesta entre BIM y FM, 2015.
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4
El camino a seguir
¿Qué pasaría si se pudiera gestionar
más con menos? Específicamente, ¿qué
pasaría si se pudieran abordar las necesidades
específicas de gestión de instalaciones con
tecnología eficiente y adaptable, todo dentro de
un marco integrado en la nube?
Controlar los costos
$
Se podría garantizar de mejor manera la
comodidad, la seguridad y la eficiencia de
los edificios que administra con una profunda
visibilidad y capacidades integrales que lo
ayudan a:
Mejorar la eficiencia
operativa
Controlar y mantener
el rendimiento de
mejor manera
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5
Controlar sus costos
$
Ahorrar dinero y optimizar los gastos es una de sus principales preocupaciones. Asimismo, es una de las más
desafiantes, porque son muchos los factores que pueden influir en los costos y deben tenerse en cuenta a diario.
UN EJEMPLO CONCRETO:
• El mantenimiento preventivo conservará, protegerá y
prolongará la vida útil de los edificios y equipamiento.
Pero hay una línea muy delgada entre hacer demasiado
poco y hacer tanto que el mantenimiento agota los
presupuestos operativos. Por ejemplo, el mantenimiento
realizado de acuerdo con un cronograma (fijo o por
conjeturas) a diferencia del realizado cuando es necesario.
• Hasta el 20 % de la energía utilizada en edificios
comerciales se desperdicia.4 ¿Debería combatir el
desperdicio con iniciativas de bajo costo, tales como
modificar los ajustes del termostato, o realizar inversiones
de capital, tales como reemplazar los refrigeradores o las
calderas con modelos más eficientes? Sin una profunda
visibilidad de cómo consumen recursos su edificio, los
habitantes y los activos, puede resultar casi imposible
saber dónde invertir.
$ 20%
WASTED
4
Roskoski, Maureen K., Conrad Kelso, Brian Gilligan y Lisa Shulock, “Building Re-Tuning: The Two Day ROI”, IFMA
Facility Fusion, Rosen Shingle Creek, Orlando, 23 de abril de 2015, Feapc.com, sitio web, 14 de agosto de 2015.
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LA SOLUCIÓN:
Adopte un enfoque
orientado a los datos
Una suite de software de gestión de instalaciones
basado en la nube lo puede ayudar a optimizar
la gestión de un edificio o muchas instalaciones.
Además, puede alcanzar una visibilidad completa
en el rendimiento de sus activos, el estado
de sus órdenes de trabajo y presupuestos, la
programación de la fuerza laboral y la gestión de
necesidades energéticas.
Una solución que funciona en la nube y no
de forma local le permite convertir un costo
de capital impredecible en un costo operativo
predecible y, al mismo tiempo, eliminar las
preocupaciones sobre la escala y la carga de la
administración de TI.
A fin de ayudarlo a controlar los costos, la solución de
gestión de instalaciones debe ofrecer funciones de:
• Gestión del trabajo: realice un seguimiento de todas las tareas realizadas
sobre los activos, el riesgo desde la instalación de nuevo equipamiento
hasta el mantenimiento. Los análisis integrados ayudan a asignar fondos
para activos que requieren reemplazo o mantenimiento, mientras que
las herramientas avanzadas para gestionar solicitudes de trabajo, mano
de obra, planificación y programación ayudan a optimizar el tiempo de
recursos y la asignación de costos.
• Gestión de garantías: lleve un registro de las garantías de los activos y
procese reclamos de manera automática para reducir considerablemente
los gastos innecesarios.
• Gestión del rendimiento de energía: supervise y mida el rendimiento
de energía para identificar de forma inmediata y abordar las causas que
ocasionan el desperdicio y los gastos excesivos.
• Gestión de alertas: reciba advertencias inmediatas acerca de las
tendencias de las condiciones de los activos que salen de los parámetros
óptimos de funcionamiento para prevenir averías costosas.
• Análisis de fallas: prediga fácilmente los probables puntos de falla y las
causas para maximizar el tiempo de funcionamiento.
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Mejorar la eficiencia operativa
Una encuesta reciente identifica las dos
preocupaciones principales mencionadas por los
integrantes de la industria de gestión de instalaciones:
la falta de recursos y la creciente carga de trabajo.5 Los
gerentes de instalaciones, los propietarios de edificios
y los proveedores de servicios buscan constantemente
aumentar la eficiencia operativa. El problema es
que se dedica demasiado tiempo a lidiar con el
papeleo, coordinar tareas, extraer datos y atender
las necesidades de los arrendatarios, contratistas y
proveedores. ¿Y si pudiera reducir en gran medida
el tiempo y los recursos que destina a gestionar su
edificio?
5
ORDEN DE
TRABAJO
5
• Una orden de trabajo requiere cinco horas hombre,
dos de las cuales se dedican a la investigación
(instrucciones de reemplazo, arquitectura de las
infraestructuras y estado de las garantías). Imagine
los ahorros anuales si esas dos horas hombre
pudieran eliminarse de la rutina.
• Ahora imagine cuánto más eficiente en términos
de recursos podría ser manejar una solicitud de
servicio si, en lugar de comunicarse con un centro
de atención telefónica, los arrendatarios pudieran
informar las fallas del equipamiento a través de
una aplicación que, además, ofrece acceso a
actualizaciones del estado en tiempo real.
2
HORAS HOMBRE
HORAS SOLO
EN TOTAL
INVESTIGANDO
FacilitiesNet. Encuesta anual FM Pulse de gestión operativa de edificios de 2014.
UN EJEMPLO CONCRETO:
40 %
USE LA
APLICACIÓN
DE AHORRO
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SU SOLUCIÓN:
Colaborar más
allá de los límites
Con un sistema de gestión de instalaciones
unificado y basado en la nube, esta
eficiencia está a su alcance. Los
arrendatarios, contratistas, empleados y las
partes interesadas tendrán las herramientas
necesarias para colaborar de manera más
eficiente. Y como todos tendrán acceso a la
misma información centralizada, se podrán
eliminar esfuerzos duplicados y optimizar
los flujos de trabajo de forma considerable.
Para mejorar la eficiencia operacional, el sistema para la
gestión de las intalaciones debe brindar herramientas para:
Asignación de recursos: optimice la eficiencia de la mano de obra
con despachos automáticos, asociaciones de piezas/equipamiento
y mapeo de habilidades con requisitos.
Acceso móvil: proporcione a los empleados remotos acceso móvil
a información detallada sobre órdenes de trabajo para mejorar la
eficiencia y la eficacia.
Listas de verificación: lleve un registro de las actividades de
mantenimiento preventivo y proporcione instrucciones paso a paso,
listas de verificación, listas de materiales requeridos y demás detalles
pertinentes.
Colaboración social: impulse la productividad con una comunicación
dinámica y herramientas de interacción social entre los distintos
sistemas, departamentos y personas.
Modelado de información de construcción: visualice el mantenimiento
de los trabajos de construcción con diagramas detallados de
las instalaciones conectados con datos pertinentes, incluido el
equipamiento, las especificaciones, las garantías y los planos.
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Controlar y mantener el rendimiento
Ya sea que se contraten servicios externos
de gestión de instalaciones o dentro de la
empresa, se debe trabajar con parámetros
establecidos a fin de garantizar la comodidad,
seguridad y satisfacción de los ocupantes. Esto
incluye cumplir con las normativas estatales,
federales y propias con relación a la seguridad
y la accesibilidad.
Pero sin una visión holística de los datos
provenientes de diversos sistemas y entornos,
no se tiene la perspectiva necesaria para
abordar las dificultades de rendimiento y
servicio de manera inmediata, así como las
infracciones de cumplimiento.
¿El resultado? Pérdida de productividad
mientras su equipo lucha por gestionar,
razonar y asociar múltiples versiones de la
información, lo que podría llevar a un mayor
riesgo de problemas de rendimiento, seguridad
y cumplimiento.
SIN UNA VISIÓN
HOLÍSTICA
Rendimiento
insuficiente
Infracciones
Accidentes
Centro de
Cumplimiento
Seguridad
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SU SOLUCIÓN:
Obtenga perspectivas
a partir del caos
¿Y si pudiera transformar un embrollo de
información en una estrategia útil con
acceso a datos en tiempo real en cualquier
momento y lugar? Con una suite de gestión
de instalaciones basada en la nube, obtiene
un conjunto de herramientas de análisis y
cumplimiento integradas que operan en todo
el sistema para proporcionar una versión
única en tiempo real de la información.
Para controlar y mantener el rendimiento, su solución
de gestión de instalaciones debe ofrecer:
Análisis en contexto: incorpore datos de distintos sistemas
para presentar una visión única de la información sobre el
rendimiento y permita un modelado de “supuestos” para
tomar mejores decisiones en función de pruebas.
Gestión de cumplimiento: asegúrese de que los SLA
y las normativas se cumplan siempre con capacidades
de gestión de documentos integrales para la retención
de registros, cumplimiento con los acuerdos de nivel
de servicio, normas laborales, finanzas, contabilidad y
recursos humanos.
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Cómo puede ayudar Infor
Infor CloudSuite™ Facilities Management
ofrece soluciones integradas, profundas y comprobadas, diseñadas
específicamente para satisfacer las necesidades de los propietarios
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• Enfoque específico para la industria: esta solución, basada en
más de 30 años de experiencia en gestión de instalaciones,
incluye funciones predefinidas, cada cual con su propio flujo de
trabajo para garantizar la eficiencia, además de elaboración de
informes y tableros especialmente diseñados para los indicadores
clave de rendimiento (KPI) pertinentes.
• Acceso global seguro: esta infraestructura es administrada por
Infor en su totalidad, con la seguridad y confiabilidad de los
centros de datos regionales supervisados por líderes en el área
de gestión de grandes volúmenes de datos. Infor se asocia con
Amazon Web Services® para brindar lo mejor en servicios en la
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un tiempo de creación de valor más rápido, con una inversión
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