Inf - Municipio de Quito

MINISTERIO DE FINANZAS
DIRECCION METROPOLITANA FINANCIERA
DIRECCION METROPOLITANA DE INFORMATICA
Mnewidana
Inlwr415,1
ACTA DE REUNION
AYUDA MEMORIA
ACTA DE REUNION No. 11
PROYECTO IMPLANTACIÓN
e-SIGEF DEL MINFIN en el MDMQ
ASUNTO:
LUGAR:
VISITA TÉCNICA A LA I. MUNIICPALIDAD DE AMBATO
FECHA:
HORA:
18 DE FEBRERO DE 2011
10H00 — 16H30
MUNICIPIO DE AMBATO
SALA DE REUNIONES DEL CONCEJO
1. PARTICIPANTES
NOMBRE / sigla
No.
1
José Jácome
2
Leonor Gufanty
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
20
21
22
23
23
Irma Lucero
Marlene Guerrero
Martín Córdova
Francisco López
Rita Fernández
Rubén Guerra
Manuel Balseca
Rosita Gualoto
Oswaldo Hurtado
Anita Gaibor
Janeth Moya
Norma Aguilar
Alex Goyes
Mary Barrionuevo
Patricia Aguirre
Telmo Insuasti
Raúl Zambrano
Hugo Ortiz
Oscar Valencia
Carlos Tapia
INSTITUCIÓN / AREA
Ilustre Municipalidad de
Ambato (IMA)
IMA
IMA
IMA
IMA
IMA
MDMQ
MDMQ/DMF
MDMQ/DMF
MDMQ/DMF
MDMQ/DMF
MDMQ/DMF
MDMQ/DMF
MDMQ/DMF
MDMQ/DMF
MDMQ/DMF
MDMQ/DMF
MDMQ/DMRH
MDMQ/DMRH
MDMQ/DMI
MINFIN
MDMQ/DMI
CARGO / ROL
Director de RRHH
Jefe de Presupuesto
Jefe de Contabilidad
Jefe de Tesorería
Jefe de RRHH
Director de Informática
Tesorera
Contador General
Jefe de Presupuesto
Contabilidad
Contabilidad
Presueuesto
Presupuesto
Tesorería
Tesorería
Tesorería
Tesorería
RRHH
RRHH
Asesor
Consultor
PM
2. TEMAS TRATADOS
DESCRIPCIÓN DEL TEMA
1
2
Explicación experiencia de la I. Municipalidad en la Implantación del
e-SIPREN
Explicación de cada una de las temáticas: Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, RRHH e
Informática.
3. ACUERDOS
DESCRIPCIÓN DEL ACUERDO
1
Difundir la presente Acta con las explicaciones y
principales novedades reportadas por los técnicos de
la I. Municipalidad de Ambato.
RESPONSABLE(s)
Carlos Tapia
FECHA
22-Feb-2011
1
CkrnoGión
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4. LECCIONES APRENDIDAS
A) Operaciones Presupuestarias (Leonor Gufanty):
Todos los manuales de ayuda del e-SIGEF se encuentran en la siguiente dirección:
https://esigef.mef.gov.ec/esigef/login/index.htm
El sistema actual SI está conectado on-line con el Ministerio de Finanzas con IESS, SRI
Desde la salida a producción son dos años y meses de experiencia en el e-SIGEF.
Por parte del MINFIN Si se está respetando la autonomía de acuerdo al modelo de gestión
Se definió el modelo de gestión - UDAF y UE (4) — Con cuatro unidades ejecutoras
Se encuentran dos perfiles definidos: administrativo y financiero.
Las fechas de aprobación del Presupuesto Municipal es diferente al del gobierno, de acuerdo a la
ley hasta el 10 de diciembre. El MINFIN habilita hasta los primeros días de enero del siguiente año.
Esto como gobierno seccional. Si existe un trato preferencial
Se informa que la estructura y la planificación estratégica ingresan las UDAF (Presupuesto), no las
UE. Con la información de: objetivos, metas, indicadores, etc.
Las UE no realizan transferencias al Banco Central para los pagos. Las transferencias sólo las
hacen las UDAF.
Las UE no pueden obtener Estados Financieros, pero si pueden obtener los balance de
comprobación; esto de acuerdo al modelo de gestión.
Se indica que los enlaces contables presupuestarios ya vienen dentro del clasificador
En la Municipalidad de Ambato, los auxiliares de ingresos lo llevan en otro sistema llamado Cabildo.
(auxiliar). Este punto es necesario clarificar el por qué se lleva en otro sistema.
Trabajan exclusivamente con el catálogo del Ministerio de Finanzas.
El sistema permite abrir 3 tipos de auxiliares. Es un tema de parametrización pero cada cuenta
contable tiene la posibilidad de generar 3 auxiliares. En la parte de presupuesto no se puede abrir
auxiliase. Este punto es necesario solicitar el compromiso del MINFIN, para que se habilite dicha
opción.
Cuando se elabora la Proforma Presupuestaria, es cuando se solicita la información para que pueda
ser formalizada. Para llevar el manejo presupuestal se debe llevar a nivel de actividad, este nace
desde la formulación.
Es importante que todas las observaciones que se vierten al respecto sean tomadas muy en cuenta
en el documento ARQUITECTURA DE LA SOLUCIÓN, a fin de determinar quién lo va a resolver y
si es del caso del MINFIN en que fechas estará disponible.
El e-SIGEF:
Respeta la autonomía de los gobiernos seccionales
Cero costo mantenimiento del sistema, capacitación y upgrade del sistemas gratis
Han tenido un trato preferencial.
El presupuesto del I.M.Ambato
Es de 75 millones de dólares en planta central.
Cada ente contable maneja presupuestos relativamente bajos.
Municipio de Ambato está al día en sus registros contables.
Si no avanzan a transaccionar en un mes, debe registrarse al día siguiente pero con la
fecha real del sistema. NO se pueden registrar transacciones de fechas anteriores. Validar
en el MDMQ cómo se va a proceder en estos casos.
En el I.M. de Ambato van al día en el registro de sus transacciones.
Municipio de Ambato lleva aproximadamente 200 proyectos al año.
El proceso de implantación les llevó de agosto 2008 a enero 2009 que iniciaron con la actividad de
parametrización del sistema.
B) Operaciones Contables (Irma Lucero)
Se realiza el registro manual de todo lo recaudado en forma diaria. No existe interface construida.
Ha sido solicitada al MINFIN, pero no han sido atendidos.
EN el e-SIGEF la base es la partida presupuestaria, que se enlaza con la cuenta contable. En la
actualidad el MDMQ la cuenta contable está relacionada con la partida presupuestaria.
Los Técnicos del I. Municipio de Ambato solicitan que el Ministerio de Finanzas haga el interface
del Área de Tesorería (Cabildo) con el e-SIGEF. SI el MDMQ va a solicitar dicho trabajo.
2
Metropoeitana
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En relación a los ingresos; operaciones no presupuestarias en el parte de recaudación, es resumen
de todos los movimientos, no podríamos dividir el asiento. (Fondos propios y fondos de terceros) Se
debe definir cómo a realizar a través de la herramienta e-SIGEF. Si se lo va a realizar a través de
otro sistema que se debería construir o cómo?.
La implantación del sistema ha obligado a realizar cambio en procesos y procedimientos.
E-SIGEF amerita cambios en procesos y en la construcción de interfaces.
Para el INTERFACE debe trabajarse tomando en cuenta partida presupuestaria y cuenta contable.
Esto debe tomarse en cuenta en el documento Arquitectura de la Solución. Para generar una
interoperatividad entre los sistemas.
En el nuevo e-SIGEF el corazón del sistema es el Presupuesto, en el anterior era la Contabilidad.
Los Técnicos de la 1. Municipalidad de Ambato, indican que No genera el comprobante de retención
automático; para mayo o junio de este año se ofreció por parte del MINFIN. Quien entrega dicho
documento es la Contabilidad en el M. 1. Ambato.
Se tiene que crear un programa adicional para crear este comprobante de retención. Favor tomar en
cuenta en la implantación del e-SIGEF en el MDMQ.
Oscar Valencia indica que en la actualidad se tiene una réplica en línea con el SRI, ej. Facturas
falsas, no va a dejar generar. Antes no se tenía acceso directo con el SRI, por eso no generaba
comprobante de retención.
La idea es inclusive llegar al anexo transaccional, para cerrar el ciclo. El sistema actual e-SIGEF,
tampoco genera el Anexo Transaccional.
EL CG actual que utiliza el MDMQ, realiza comprobante de retención, el anexo transaccional y la
declaración de impuestos. Este sistema el E-SIGEF no lo tiene. Se ofrece para el segundo semestre
de este año.
Todos los reportes del e-SIGEF se bajan a Excel o archivo plano. Esto es una facilidad.
Se partió del ASIENTO DE APERTURA en enero del 2009.
Se ingresó manualmente todas las cuentas, incorporando todos los datos de las Unidades
Ejecutoras a nivel de UDAF.
La parametrización llevó de enero a marzo 2009. (de dos a tres meses aprox.).
Si hicieron cambios de procesos a nivel Municipalidad para implantar el sistema.
Reportes UDAF a través del e-SIGEF:
Balance de Comprobación
Estado de Situación Financiero
Estado de Resultados
Estado de Flujo Efectivo
Estado de Ejecución Presupuestaria
Reportes UE
Balance de Comprobación
En el e-SIGEF ya genera la cédula con el recaudado en los ingresos y con lo pagado en los gastos
de forma automática.
Ruta: Contabilidad-_> Registro Contable Autorizar Pago
C) Operaciones Tesorería (Marlene Guerrero)
Las UE. Llegan solo hasta las autorizaciones de pagos.
Las UDAF realizan los pagos.
Son 7 las actividades de tesorería.
Ruta: Catálogos
Tesorería
Beneficiarios
Los auxiliares deben ser personas o instituciones. E-SIGEF obliga con el RUC o número de cédula,
sino el Banco Central rechaza. Analizar este tema en el actual que nos obligatorio.
Hasta antes de la Transferencia de Autorización del Pago, la nómina puede ser vuelta a procesar de
forma total con otro código.
Generación de transferencias SPI 6 pasos.
e-SIGEF ya no es necesario realizar la hoja Excel SPI; se lo hace directamente.
Qué no tiene el e-SIGEF: (Tomar en cuenta en la implantación del e-SIGEF en el MDMQ)
El módulo de Conciliaciones no tiene el e-SIGEF
El módulo de Garantías no tiene el e-SIGEF
Indican que estos módulos NO está contemplado desarrollar en el transcurso de este año.
Para esto se maneja con archivos Excel.
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Nroc.in
Metreocbtana
Inicommr,
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D) Operaciones Nómina (Martín Córdova)
Se maneja con tres sistemas el pago de remuneraciones
Con dos fuentes de ingresos (plantillas Excel y Sigef Institucional)
Municipio de Ambato a través del SIGEF Institucional se construye toda la nómina
SIPREM
Ruta: Sigef Institucional -› eSIMPREM
SIGEF Institucional
Ingreso de Personal
Llena Distributivo
Construcción de Nómina
eSIPREN
Reformas Web Individuales
Validación de Nómina
SIPREM
Reformas Web
Declarar vacantes
Llenar vacantes
Reclasificaciones
Fondos de reserva se calcula de forma manual Excel y se sube al e-Sigef. Tomar en cuenta esta
novedad.
Municipio de Quito tiene 8 regímenes laborales
Uno de las desventajas es que el trabajo se duplica o se triplica de lo que se hacía antes en el
SIGEF. Se calcula la nómina y es enviada al eSIPREN, valida la nómina generada, si no cuadra se
arregla vía SIPREM (Reformas WEB).
El SIPREM es una herramienta avanzada que permite: reclasificar puestos, vacantes, reformas,
cambiar estructura del puesto.
Una ventaja del Sigef Institucional es que al menos en el mes se pueda crear 30 nóminas.
Del eSIPREN validado directamente pasa a Tesorería para el pago.
En el SIPREM podemos consultar las remuneraciones por regímenes.
Ventajas
Herramienta segura
Permite mayor control
Está integrado al eSIGEF por lo que facilita el registro contable
Desventajas
El trabajo se duplica
La BDD se maneja en el MEF (Quito)
Retardos por sistema se cuelga.
A veces se ha tenido que esperar horas
Indican que en algunas ocasiones han aparecido tickets (reportes) del Ministerio de Agricultura al
enviar a imprimir en la Municipalidad de Ambato.
Problemas de conectividad si se han presentado. El tiempo de respuesta en ocasiones se ha vuelto
lento. Han tenido que esperar horas para poder levantar el sistema.
Oscar Valencia.
Utiliza Citrix para procesar Nómina. Día martes próximo se tratara este tema
Nuevo sistema de remuneraciones se apertura la oferta en estos días, la misma que se
aspira estará terminado hasta el próximo año (2012) y se va a enlazar con el IESS on-line.
Al momento estamos conectados con el IESS pero con un retraso de 24 horas
Criterio personal del expositor es que las BDD estén afinadas por todas las peripecias que debieron
pasar el Municipio de Ambato, tema Bomberos y Mercado Mayorista. Tómense su tiempo en
remuneraciones para que todo el ambiente de pruebas sea probado. Según su criterio al menos en
el MDMQ nos llevaría unos tres meses el afinar todo este tema.
Es importante dejar sentado la DEPURACIÓN DE LA BDD de Nómina que tiene que realizar
MDMQ. Se tiene que realizar un análisis de impacto para saber que se vería comprometido.
SIARH
CG en el Municipio
En la actualidad SIGEF
En la nómina tiene que estar cada empleado atado a una partida presupuestaria y eso en el MDMQ
no existe. Debe trabajar RRHH con presupuesto en la asignación de la partida presupuestaria a
cada empleado. Tomar muy en cuenta esta observación en el proceso de implantación.
Modulo de conciliaciones, Garantías,
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Diroc,u5n
Motropd,'Itana
Inlorm,41,14
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E) Operaciones Informática (Francisco López)
Toda su plataforma está en Oracle 11g.
Cabildo (sistema general del Municipio)- Recaudaciones, Catastro, Impuestos, Obras, Compras.) de
donde se genera la información para el estado.
Ninguna interface han construido entre Municipio y el e-SIGEF
Conciliaciones y garantías.
Son opciones desarrolladas. No son aplicaciones
No es un manejo de control de garantías
No se tiene un módulo de conciliaciones bancarias
Para garantizar la conectividad I. Municipio de Ambato — MINFIN, se contrataron dos conexión a
través del Telconet y Andinatel y dependiendo de cual es más rápido y con el uso de un
balanceador de carga, utiliza el uno o el otro. Se tiene un contrato de 2MB con cada uno proveredor
Desde el punto de vista es bueno; no excelente.
Se vuelve lento fin de mes y mucho peor fin de año.
Informa que nunca han necesitado la BDD o algún tipo de reporte especial que el e-SIGEF del
MINFIN no tenga.
Confía en la seguridad de información del MINFIN. Nunca ha tenido problemas que les hayan
subido un backup anterior.
Como plan piloto les trataron muy bien.
Nunca el MINFIN les han atendido con interfaces.
En el tema soporte; es preferible que un equipo de informáticos estén dedicados a MDMQ. Se debe
tener cuidado en el nivel de soporte que se disponga por parte del MINFIN (informático, financiero)
que se comunique con el Municipio a través de un solo canal de comunicación Oficial por
especialidad o temática.
Indica que desde un inicio ha solicitado el poder realizar cargas completas de información batch de
transacciones que se registre en el e-SIGEF. No han sido atendidos. NO tienen la opción de cargas
masivas de registros. El MDMQ va a necesitar de las mismas.
Con la implantación del e-SIGEF se han racionalizado los procesos financieros. Se tiene ahora una
línea clara.
No permite el e-SIGEF ninguna toma de información para inteligencia de negocios. No se podría
utilizar las Bases de Datos.
Para el caso del MDMQ. realizar las gestiones para que se permita extraer la información de la BDD
del MINFIN.
En el aplicativo Cabildo están los módulos de: recaudación, retenciones, inventarios, control de
garantías.
F) Operaciones Generales Notas
Número de usuarios definidos al sistema e-SIGEF y número de usuarios Concurrentes
15 usuarios definidos (cont. Tesos. Presup.)
7 usuarios Hospital y Unidades Ejecutoras
Total 22 usuarios definidos aproximadamente.
Tipo de Soporte recibido desde el MINFIN y como fue planteada la estrategia
Han recibido atención preferente.
A veces no ha sido atendidos tan urgentemente. Un día y medio.
Quien les ha atendido es el técnico asignado en el MINFIN
Caídas de sistema y tiempo sin servicio
En forma general indican que No han tenido mayores interrupciones, el tiempo de respuesta
es bueno, a excepción de diciembre de cada año, que el performance es lento.
Interfaces que ha desarrollado a la fecha M. Ambato con MINFIN
No se ha desarrollado ninguno. El tema ingresos lo llevan en el sistema (CABILDO).
Municipio necesita Interfaces con Recaudación, Catastro, Bienes, y otros.
La planificación debe realizarse a nivel de detalle.
Al arrancar tuvieron problemas en:
Especialmente en el manejo de la nómina.
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ACTA DE REUNION
Transaccionalidad al mes
o 1000 compromisos mensuales aproximadamente.
La Nómina en el I. Municipio de Ambato está compuesta por 1230 personas. Funcionarios (799) y
Trabajadores (431 personas).
5. GESTION DE SEGUIMIENTO
DIFUSION:
Se remite la presenta AYUDA MEMORIA (Acta de Reunión) vía correo electrónico a
todos los invitados y participantes de la misma, con el resumen de los temas tratados,
problemas encontrados y como recordatorio de compromisos adquiridos.
MONITOREO:
Los responsables de los Equipos de Trabajo definidos harán el seguimiento de
novedades y problemas en la implantación del e-SIGEF en el MDMQ..
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